UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO DE SUCRE ESCUELA DE ADMINISTRACIN DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN ASIGNATURA: PRESUPUESTO DE LAS EMPRESAS

Profesor: Miguel Romero Seccin: 01 Integrantes: Frontado Gabriela. C.I: 16.314.776. Salazar Zheila. Salas Luisa. C.I: 12.660.098. C.I: 14.498.838.

Cuman, Julio 2011

INTRODUCCIN El principal y ms integrado sistema de control de la actividad econmicoFinanciera de la empresa es el Control Presupuestario, el cual sirve tambin para controlar la gestin de las actividades y la adscripcin de responsabilidades. Un sistema de control presupuestal debe:

Incluir

las

principales

reas

de

la

empresa:

ventas,

produccin,

inventarios, compras, etc.

Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos

presupuestos.

Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas

necesarias para evitar que se repitan.

Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad. Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones

correspondientes.

Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo. Contribuir a lograr las metas de la organizacin. La previsin y control de las ventas se realiza a partir del estudio de

correlacin con otras magnitudes ms fcilmente previsibles. El objetivo fundamental del control de produccin es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.

CONTROL DE VENTAS Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el

establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales sera imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el nmero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar su perspectiva.

COMPARACIN DE LAS VENTAS Y GASTOS DE VENTAS REALES CON LAS VENTAS Y GASTOS DE VENTAS PRESUPUESTADOS Las ventas y gastos de ventas son aquellas operaciones que se realizan en la entidad, enfocndose en su fin ms inmediato, que es el de considerarse como una entidad rentable y obtener el mayor margen de utilidad posible, para ello, la empresa debe realizar un plan estratgico para las ventas y sus gastos de ventas, puesto que, es de gran importancia que el plan a ejecutar est de acuerdo con la realidad para evitar una sub o sobre estimacin innecesaria. Las ventas y gastos de ventas reales son aquellos resultados que la empresa obtiene en un periodo determinado, es decir todo lo que se incurri e ingres a la empresa proveniente de su actividad principal. Los resultados reales son de gran importancia porque le permite a las organizaciones evaluar el comportamiento que han tenido en aos anteriores, para as, corregir errores y mejorar la calidad de un producto o de un servicio en particular.

Las ventas presupuestadas son el resultado de un estudio previo del comportamiento de las operaciones de la empresa, en donde se deben tomar importantes decisiones acerca de acciones tales como, nuevos productos, descontinuar productos actuales, asignacin de precios, etc. Adems de los gastos de publicidad, de los gastos de venta y de los planes de mercadotecnia, un plan de ventas ya determinado abarca programas de trabajo y de organizacin de las ventas, as como una multitud de otros acuerdos coordinadores necesarios para la realizacin de esfuerzos eficientes y agresivos dirigidos a elevar al mximo, y a un costo mnimo, los ingresos por ventas.

CLCULO Y ANLISIS DE LAS VARIACIONES Para realizar el clculo de las variaciones en las ventas en trminos reales debemos tener en cuenta los cambios de precio. La variacin de los precios puede ser calculada a travs de varias vas: La variacin de los precios de venta en los negocios o por los servicios pagados por el pblico: el ndice de precios al consumo (al por menor). La variacin de los precios de los productos adquiridos por los mayoristas: el ndice de los precios al por mayor (o bienes manufacturados). La variacin de los precios de los bienes de equipo -mquinas, instalaciones, vehculos, etc.: el ndice de los bienes de equipo. Estas variaciones en los ndices vienen publicadas en documentos oficiales elaborados por el gobierno y en publicaciones de los institutos de investigacin econmica.

El ndice de precios apropiado para ajustar los valores del facturado depende de la naturaleza de la actividad de la sociedad. Si la actividad principal consiste en la venta de bienes o servicios directamente al pblico, el ndice de los precios al consumo sera el ms apropiado; si la sociedad vende la mayor parte de sus productos a mayoristas debemos escoger el ndice de precios al por mayor; si la sociedad est especializada en la fabricacin de maquinaria, deberamos utilizar el ndice de precios de los bienes capitales.

CONTROL DE PRODUCCION El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas. Las funciones del control de produccin son: Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en funcin del tiempo. Comprobar la demanda real, compararla con la planteada y corregir los planes si fuere necesario. Establecer volmenes econmicos de partidas de los artculos que se han de comprar o fabricar. Determinar las necesidades de produccin y los niveles de existencias en determinados puntos de la dimensin del tiempo. Comprobar los niveles de existencias, comparndolas con los que se han previsto y revisar los planes de produccin si fuere necesario. Elaborar programas detallados de produccin y

Planear la distribucin de productos.

COMPARACIN DE LA PRODUCCIN REAL CON LA PRODUCCIN PRESUPUESTADA La produccin real se refiere aquella que se calcula en forma monetaria tomando como base los precios de un perodo o un ao, y refleja el incremento fsico real de la produccin una vez eliminada la variacin o fluctuacin de los precios. Generalmente, se utilizan los ndices de precios para deflactar la produccin nominal y volverla en trminos reales, o a precios constantes, mientras que la produccin presupuestada surge de previsiones de costos en los que se va a incurrir. No se trata de aplicar metodologas de costos normalizados ni estndares. Es simplemente un clculo aproximado que deber luego ser comparado con el resultante a efectos de los ajustes necesarios en casos de presupuestos.

CLCULO Y ANLISIS DE LAS VARIACIONES PRESUPUESTARIAS Las variaciones presupuestarias que se presentan a continuacin, tienen referencia a los elementos del costo: materiales directos, mano de obra directa, y costos indirectos de fabricacin. Variaciones en el costo de materiales directos: Las variaciones en el costo del material o en los precios del material que resultan de pagar importes mayores o menores de lo que se estim. Entre las causas de las variaciones se encuentran: 1. Contratos y condiciones de compras desfavorables o favorables. 2. Cambios no previstos en los precios de mercado. 3. Costos de envo ms altos o ms bajos de lo esperado. 4. Errores al calcular el monto de los descuentos sobre compras esperados. 5. Oportunidad de compra adecuada o inadecuada.

Las variaciones de la cantidad de materiales o del uso del material, que resultan de utilizar una cantidad mayor o menor de material. Estas variaciones pueden ser atribuidas a: 1. Emplear diferente grado de material o un substituto del mismo. 2. Mejor control, o falta de control, de la merma o del desperdicio. 3. Las operaciones eficientes o ineficientes de la planta que resultan de la supervisin del tipo de herramientas usadas y de las habilidades de los trabajadores. 4. Variaciones en el rendimiento de los materiales utilizados. Puede calcularse y registrarse la variacin en el costo del material: 1. En el momento de la compra de los materiales. 2. En el momento del uso del material. En el primer procedimiento, el inventario de materias primas se registra en los libros al precio estndar de los materiales. La variacin del costo total o del precio se registra en los libros antes de que se usen los materiales. Al identificar la variacin en el precio del material en el momento de las compras se hace resaltar pronto la variacin.

VARIACIN DE LA MANO DE OBRA DIRECTA Hay dos tipos de variaciones que deben ser tomadas en cuenta: 1. El costo o cuota de las variaciones 2. Las variaciones del uso El costo de Mano de Obra se calcula de la siguiente forma: se toma la diferencia entre la cuota real de salarios y la cuota estndar de los mismos y se multiplica por el nmero de horas de Mano de Obra directa utilizadas. El clculo de la eficiencia de la Mano de Obra o variacin de uso representa tomar la diferencia entre las horas reales empleadas y las horas estndar.

Despus se multiplica esta diferencia por la cuota estndar de salarios. Si las Hs estndar son ms que las horas reales, se considera que hay una variacin favorable.

ANLISIS DE LA VARIACIN DE LOS CIF CON LOS PRESUPUESTOS FLEXIBLES: Cuando se utiliza un sistema de presupuestos flexibles, las variaciones se calculan sobre la base de un presupuesto ajustado por los costos que podra tener el nivel real de actividad que se conoce al inicio del periodo del presupuesto. Cuando se emplea un presupuesto flexible, hay dos enfoques a los clculos de variaciones:

MTODO DE LAS TRES VARIACIONES: Las tres variaciones que se calculan de acuerdo con este mtodo se conocen como la variacin del presupuesto o de gasto, la variacin de capacidad o volumen y la variacin de eficiencia. La variacin del presupuesto refleja la diferencia en niveles de gastos que han sucedido durante el periodo con lo que se hubiera esperado para el nivel real de actividad. La variacin es desfavorable debido a que se gast ms de lo que se hubiera permitido de acuerdo con el presupuesto ajustado. La variacin de capacidad refleja el efecto de distribuir los costos fijos totales entre un nmero diferente de unidades de las que en un principio sealaba el presupuesto. La tercera variacin es la de eficiencia, la cual refleja la diferencia entre el tiempo real utilizado para terminar cierta cantidad de produccin y el tiempo que debiera haberse empleado para completar esa cantidad. Es claro que si se necesitaran ms Hs. que las permitidas, la variacin sera desfavorable.

MTODO DE LAS DOS VARIACIONES: En este mtodo, las diferencias entre lo real y el estndar se dividen en la variacin controlable o de gastos y la variacin en volumen de la planta. La variacin de gastos refleja la diferencia entre los CIF aplicados y el presupuesto ajustado a las Hs. Estndar admitidas. Refleja la diferencia entre los costos en que se incurri y en los que se debi haber incurrido. La variacin del volumen de la planta es la diferencia entre el presupuesto entre las Hs. Estndar admitidas y lo CIF que fueron cargados a la produccin. Variaciones de los CIF con presupuesto fijo o esttico:

Se emplean tres variaciones: Variacin del presupuesto de gastos: son variaciones del costo de los CIF y se deben bsicamente a CIF que eran ms altos o ms bajos que el estimado. Variaciones de capacidad o volumen: estas representan variaciones de volumen para la planta considerada comunidad y se produce porque el volumen estimado de produccin en la planta, como una unidad, difiere del real. Estas horas se calculan multiplicando las horas en exceso por la cuota estndar predeterminada para los gastos indirectos. Variacin de eficiencia: acontecen porque en la produccin se ha empleado ms, o menos, tiempo o esfuerzo del que se debi emplear para obtener una determinada cantidad de produccin. Estas variaciones representan un anlisis de las diferencias de los gastos indirectos de fabricacin aplicados de ms o de menos debido a cambios en costos y en el volumen de produccin. Un punto dbil en el empleo de esta variacin de presupuesto es que no se reconocen los cambios en los volmenes de produccin. El empleo de las tcnicas del presupuesto flexible ayudara a resolver el problema al preparar un presupuesto ajustado por la produccin real.

ANLISIS DE LAS VARIACIONES

Al analizar un estado de resultados proyectado y compararlo con los resultados reales de un ao, se observarn generalmente variaciones en la utilidad bruta, esta variacin se debe principalmente a variaciones de volumen, precio y mezcla de producto. En cuanto a la variacin de volumen, el efecto que tiene sobre la utilidad bruta el hecho de vender ms o menos que lo presupuestado, suponiendo que no hay variacin en el precio del presupuesto o en la mezcla de producto. La variacin de precio, el efecto que tiene sobre la utilidad bruta la diferencia entre los precios reales y los presupuestados para la cantidad real de productos vendida. La variacin de la mezcla del producto, el efecto que tiene sobre la utilidad bruta la diferencia entre la mezcla del producto real de productos vendida, es decir, la proporcin de cada producto en el total, y la mezcla presupuestada. La variacin de volumen puede dividirse an ms, en una variacin del mercado de la industria y en una participacin de la variacin en el mercado.

CONTROL DE LOS COSTOS DE PRODUCCIN El control de los costos de produccin, es un estudio que se realiza mediante los clculos tcnico-econmicos de la magnitud de los gastos para la fabricacin de toda la produccin y de cada tipo de artculo que compone el surtido de la misma. El costo de la produccin est constituido por el conjunto de los gastos relacionados con la utilizacin de los activos fijos tangibles, las materias primas y materiales, el combustible, la energa y la fuerza de trabajo en el proceso de produccin, as como otros gastos relacionados con el proceso de fabricacin, expresados todos en trminos monetarios.

La fabricacin es un proceso de transformacin que demanda un conjunto de bienes y prestaciones, denominados elementos, y son las partes con las que se elabora un producto o servicio: Materiales directos Mano de obra directa Gastos indirectos de fabricacin. El objetivo fundamental de un gerente al tener un control sobre los costos de produccin, consiste en la determinacin previa de los gastos indispensables para obtener un volumen determinado de produccin con la calidad establecida. Asimismo, la magnitud del costo planificado y controlados se utiliza en: La confeccin de los planes de las empresas, expresando la eficiencia de su actividad econmico-productiva. La valoracin de la efectividad econmica de las diferentes medidas tcnico-organizativas y de la produccin en su conjunto. La valoracin de la eficiencia econmica obtenida en cada una de las reas de la empresa (talleres, establecimientos, brigadas). En la medicin de la efectividad del plan y en su ejecucin, se emplean los indicadores del costo por unidad de produccin en las producciones comparables y costo por peso de produccin bruta y mercantil, para el nivel de actividad total de la empresa.

CONTROL DE LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS Comparacin de los gastos reales con los presupuestados El control administrativo, es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. Los gastos de administracin son todos aquellos gastos que no sean de produccin ni de distribucin, y los mismos se incurren en las reas de responsabilidad que proveen supervisin y servicio a todas las funciones de la empresa, ms que ejecutar ninguna funcin en particular.

Cada rengln de gastos de administracin debe identificarse directamente con un centro o rea de responsabilidad, cuyo gerente debe ser responsable por la planificacin y control del gasto Los gastos se incurren debido: Al transcurso del tiempo. A la produccin o a la actividad productiva. A una combinacin del tiempo y produccin o actividad. Las comparaciones en los presupuestos flexibles se emplean cuando se aplica el concepto de presupuesto flexible, los gastos reales incurridos se comparan con las cifras de los presupuestos flexibles en el centro de la responsabilidad.

CLCULO Y ANLISIS DE LAS VARIACIONES PRESUPUESTARIAS .El presupuesto flexible es resultante de la consideracin anticipada de las variaciones que pudieran existir en los ingresos en las ventas; esta posible efectuacin conduce a la predeterminacin de los cambios factibles en los volmenes de produccin y por consiguiente en los gastos. La aplicacin de este concepto significa que: Deben identificar los gastos es cuanto a sus componentes fijo y variable. Los gastos deben relacionarse razonablemente con la produccin. La produccin debe medirse en forma segura. Las formulas presupuestales flexibles deben ser en periodos especficos de tiempo. Se deben desarrollar frmulas para los fines de planificacin y control de responsabilidad en una empresa Gastos fijos, son aquellos que no varan con la produccin o a la actividad productiva. Se van acumulando principalmente por solo el transcurso del tiempo.

El control de los gastos fijos a veces se interpreta de forma incorrecta. Todos los gastos fijos son controlables en el curso del periodo de existencia de la compaa. Algunos plazos fijos, pero no todos, estn sujetos al control de la administracin en el corto plazo. Los gastos variables, se basan en la actividad y no en el transcurso del tiempo, porque los mismos se incurren como resultado directo de la produccin, la actividad, la actividad productiva o el trabajo desarrollado. Los gastos variables aumentan o disminuyen directamente con los cambios de produccin, por lo tanto si se duplica la produccin, el gasto variable tambin se duplica, o si disminuye la produccin en un diez por ciento, el gasto se reduce tambin en un diez por ciento. INORME DE DESEMPEO Los informes de desempeo del presupuesto comparan los datos presupuestados contra los resultados reales. stos revelan los problemas y permiten a la gerencia corregirlos, as como tambin mejorar los mtodos de estimacin. Debido a la influencia de los factores externos, no siempre asume la culpa de los desvos la gerencia. Sin embargo, es esencial que los presupuestos contengan objetivos alcanzables que motiven a los empleados y que prevengan la frustracin que pueden causar las metas no alcanzadas. PREPARACIN La planificacin y control integral de utilidades centra su atencin en: los informes de desempeo y en su evaluacin para determinar las causas tanto de los desempeos altamente satisfactorios como de los desempeos mediocres. CARACTERSTICAS DE UN INFORME DE DESEMPEO DEL PRESUPUESTO: El desempeo se clasifica por las responsabilidades que se asignan. El informe debe ser exactamente de conformidad con la estructura

organizacional.

Debe

formularse

un

informe

de

acuerdo

con

la

autoridad

responsabilidades asignadas. se designa los conceptos que son controlables y los que no lo son. estos

dos grupos deben precisarse con claridad para que la medicin sea clara y justa. 1. Se formulan informes oportunos. Para que el control sea eficaz, los informes de desempeo deben emitirse

sobre una base mensual, semanal o algunos casos, diariamente. Debe ocurrir inmediatamente despus de la identificacin de las causas del

problema. Para que sean tiles y efectivos, deben presentarse unos cuantos das

despus al fin del periodo. Cuanto ms tiempo se aplace la accin de control mayor ser el efecto

financiero desfavorable que se produzca. 2. Se compara los resultados reales con los resultados planificados, mostrando la diferencia entre los mismos. Los informes de desempeo deben tambin llamar la atencin hacia las

posibles causas de las variaciones. El seguimiento es parte importante del control eficaz. Los informes de desempeo se basan en las responsabilidades asignadas,

que constituyen el soporte de la actividad de seguimiento. Las variaciones en desempeo del presupuesto son efectos (los resultados) Hay que dar prioridad al anlisis para determinar las causas que

determinarn las variaciones en el desempeo tanto favorable como desfavorable. 3. Determinar la efectividad de las anteriores acciones correctivas. 4. Proporcionar una base para mejorar los futuros procedimientos de planificacin y control.

BIBLIOGRAFIA

WELSCH, GLENN Y OTROS. Presupuestos: Planificacin y Control de utilidades 2da edicin Prentice Hall. 1990. LAWRENCE GITMAN. Principios de Administracin Financiera. Editorial Prentice Hall Pearson. Dcima edicin. MALLO CARLOS Y MERLO JOS. Control de Gestin y Control Presupuestario. Madrid, Mc. Graw Hill. 1995. RAMIRO GAMBOA VELASQUEZ. Finanzas. Editorial Norma S.A 1993 BUENASTAREAS Balance General Presupuestado Consultado en: http://www.buenastareas.com/ensayos/Balance-General MONOGRAFIAS. El anlisis de las variaciones de los costos de produccin. Consultado en http://www.monografias.com/trabajos12/varia/varia.shtml SLIDESHARE. El papel del presupuesto para la planeacin y control. Consultado en http://www.slideshare.net/guest0ca052/r3-el-papel-del-presupuesto.