REDContable.

com Comunidad Virtual de Contadores, creada por Contadores para Contadores

TIP EXCEL N 007: Elaboracin de formato de kardex valorado de existencias

Tema Objetivo del TIP Qu encontrar en este TIP? : : : Formato de Kardex de mercaderas Dar a conocer una propuesta de frmulas y formatos para un kardex o tarjeta de control de existencias valorada utilizando el mtodo de valuacin de existencias promedio mvil. - Formateo de celdas de textos, numricas y fechas - Formateo de bordes exterior e inferior. - Frmulas para determinar costos totales y costo promedio. - Funciones: redondear y si (condicional)

En este TIP vamos desarrollar los formatos y frmulas para configurar un kardex o tarjeta valorada de control de mercaderas. Con este fin vamos a suponer datos relacionados a una compaa comercializadora de artefactos electrodomsticos que utiliza el mtodo de valuacin de existencias promedio. A continuacin el detalle de los datos de la empresa, el producto que comercializa y las operaciones supuestas. Enunciado 1.Datos de la empresa, periodo y producto: Razn Social : Comercial Crdova S.A. Periodo de operaciones : Mes de enero del 2006 Producto : Lavadoras Marca Automatic Cdigo : M001 Unidad de Medida : Unidades Color : Blanco Datos de las operaciones del periodo: Saldo inicial al 01/01/06 : 15 unidades Compra del 03/01/06 : 10 unidades Ventas del 04/01/06 : 5 unidades Ventas del 06/01/06 : 2 unidades Ventas del 09/01/06 : 10 unidades Compra del 11/01/06 : 10 unidades Ventas del 12/01/06 : 6 unidades Ventas del 16/01/06 : 7 unidades Compra del 19/01/06 : 15 unidades Ventas del 23/01/06 : 8 unidades Ventas del 26/01/06 : 4 unidades Ventas del 30/01/06 : 2 unidades a 150.00 U.M. cada una a 155.00 U.M. cada una

2.-

a 160 U.M. cada una a 162 U.M. cada una

Solucin Primer Paso: Hacer el formateado general de la hoja. 1.Colocamos el nombre de la compaa en la parte superior izquierda y luego colocamos el ttulo del formato, los datos generales del producto y los encabezados de las columnas del formato:

2.-

Procedemos a realizar el formateo general de la hoja para que tenga una presentacin adecuada. 2.1El ttulo: KARDEX VALORADO lo centramos entre las columnas A y J. Para ello seleccionamos las celdas desde A3 hasta J3 y luego hacemos clic en el botn Combinar y Centrar de la barra de formato.

Como resultado tendremos lo siguiente:

2.2.-

A continuacin vamos a realizar un formateo similar con los encabezados ENTRADAS, SALIDAS y SALDO del cuadro. Seleccionar desde D7 hasta E7 Clic en el botn Combinar y Centrar Seleccionar desde F7 hasta G7 Clic en el botn Combinar y Centrar Seleccionar desde H7 hasta J7 Clic en el botn Combinar y Centrar

Como resultado debe quedar de la siguiente manera:

2.3.-

Ahora vamos a modificar los anchos de columna para adecuarlos a la informacin que va a ir en cada una de ellas. Para ello nos ubicamos en medio de la letra de cada columna y la siguiente (por defecto las columnas de Excel vienen con ancho de 10.71) y arrastramos hacia la derecha o izquierda y soltamos. La columna descripcin le vamos a poner ancho 14.00

Las otras columnas que van a ser modificadas en su ancho son las siguientes: Las columnas D8, F8 y H8 le vamos a poner ancho 6.00

2.4.-

Obsrvese que el contenido de la celda G6 ha quedado muy pegado a la celda I6. Entonces vamos a mover el contenido de las celdas G5 y G6 a las celdas F5 y f6. Para ello seleccionamos G5 y G6 pulsamos el botn cortar o CTRL-X y luego nos ubicamos en F5 y pulsamos el botn pegar o CTRL-V.

2.5.-

A continuacin vamos a dar formato a la columna de fecha. Seleccionamos desde A9 hasta A24. Luego vamos al Men Formato/Celdas

y elegimos la categora Fecha y el tipo 14/03/01:

Aceptar

2.6.-

Ahora vamos a dar formato a las columnas Costo Unitario y C.U. En ambos casos deseamos que nos salgan con 6 decimales y con separador de miles. Entonces seleccionamos primero desde la celda C9 hasta C24 y luego, sin borrar la seleccin anterior y pulsando la tecla Ctrl, con el Mouse seleccionamos desde I9 hasta I24.

Luego vamos al men Formato/Celdas y elegimos la categora Nmero:

Aceptar 2.7.Ahora vamos a dar formato a las columnas de Valor. En este caso deseamos que nos salgan con 2 decimales y con separador de miles. Entonces seleccionamos primero desde la celda E9 hasta E24, luego, pulsando la tecla Ctrl con el Mouse seleccionamos desde G9 hasta G24 y finalmente de la misma forma seleccionamos desde J9 hasta J24.

Luego vamos al men Formato/Celdas y elegimos la categora Nmero:

2.8.-

A continuacin vamos a colocar los bordes necesarios a las celdas para que el formato quede presentable.

Para ello seleccionamos desde A7 hasta A26 luego, pulsando la tecla Ctrl y con el Mouse, desde B7 hasta B27, con el mismo procedimiento seleccionamos desde C7 hasta C26, desde D8 hasta D26, desde E8 hasta E26, desde F8 hasta F26, desde G8 hasta G26, desde H8 hasta H26, desde I8 hasta I26, desde J8 hasta J26, la celda D7, la celda F7 y la celda H7.

Luego pulsamos el botn bordes externos:

y el resultado ser el siguiente:

2.9.-

Ahora vamos a colocar la lnea inferior que nos falta desde A8 hasta J8. Seleccionamos ese rango y elegimos borde inferior en el botn correspondiente.

y con esto la apariencia de nuestra hoja estara terminada.

Segundo Paso: Crear las frmulas antes del ingreso de las operaciones del mes.

En la celda C9 vamos colocar una frmula en la que slo si la celda B9=Venta jale el C.U. anterior (en este caso I8), caso contrario que quede en blanco para colocarle el costo unitario manualmente (en caso sea el saldo inicial o una compra).

Luego copiamos el contenido de la celda C9 al rango desde la celda C10 hasta C24. Lo podemos hacer estando ubicados en C9 y colocando el puntero del Mouse en el extremo inferior derecho de la celda donde el puntero se convierte en + y arrastramos manteniendo pulsado el clic izquierdo hasta celda 24 y soltamos:

Aparentemente no hay nada pero si nos ubicamos en cualquiera de las celdas veremos que la barra de frmulas nos muestra la que corresponde a cada celda.

A continuacin creamos la frmula para el valor de las ENTRADAS utilizando la funcin redondear (es necesario aclarar que no es lo mismo que el formato ya dado a la celda de 2 decimales, ya que este ltimo slo es visual) y la funcin SI para que no nos aparezca error en caso el valor de C9 sea (espacio en blanco):

Luego seguimos el mismo procedimiento anterior para copiar la celda E9 a las celdas desde E10 hasta E24.

Luego creamos la frmula para el valor de las SALIDAS utilizando la funcin redondear y la funcin SI para que no nos aparezca error en caso el valor de C9 sea (espacio en blanco):

Luego seguimos el mismo procedimiento anterior para copiar la celda G9 a las celdas desde G10 hasta G24. Luego creamos la frmula para la cant. del SALDO utilizando la funcin SI para que en caso se trate del Saldo Inicial jale la cantidad de la celda D9 y en caso contrario calcule el saldo actual.

El resultado da una Valor no reconocido en Excel, debe aparecer #####. No nos preocupamos porque cuando le ingresemos datos se arreglar esto. Luego copiamos esta frmula siguiendo el procedimiento descrito anteriormente a las celdas H10 hasta H24. Luego creamos la frmula para el C.U. del SALDO utilizando la funcin SI para que en caso se trate del Saldo Inicial jale el costo unitario de la celda C9, en caso sea una compra calcule el costo promedio y en caso sea una venta jale el costo unitario de la celda C9. Para esto vamos a utilizar la funcin SI anidada (dos veces) y la funcin redondear para el clculo del costo promedio.

A continuacin creamos la frmula para el Valor del SALDO utilizando la funcin SI para que en caso se trate del Saldo Inicial multiplique H9*I9 y en caso contrario determine el saldo actual en base al saldo anterior y sumando el valor de las entradas y restando el valor de las salidas.

El resultado que nos va a dar es #VALOR! (valor desconocido) pero no nos preocupamos ya que cuando ingresemos datos desaparecer este error.

Ahora copiamos a las filas siguientes hasta la 24 las tres frmulas de H9 hasta J9. Para ello seleccionamos esas tres celdas y nos ubicamos en el extremo inferior derecho de la celda J9 y arrastamos hasta la fila 24 y soltamos.

Tercer Paso: Ingreso de operaciones y obtencin de resultados de las frmulas ingresadas.

Al servicio de la profesin contable