INTRODUCCIN La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario

por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. Por medio del siguiente trabajo de investigacin se darn a conocer algunos conceptos bsicos, normatividad y ejercicios necesarios para su comprensin.

2. INVENTARIO DE MERCANCA Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el nimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales. El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos comprados o producidos por una empresa, para su comercializacin. Se incluye en el inventario todas las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentra en almacn, bodega, en transito o entregadas en consignacin; as mismo se excluyen del inventario las mercancas que no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han recibido en consignacin o estn vendidas y aun no se han entregado a sus clientes. En las empresas comerciales, cuyo objetivo es comprar y vender mercancas, esta cuenta es el centro generador de utilidades; por lo tanto, los inventarios deben ser valorados y controlados tcnicamente. 3. SISTEMAS DE INVENTARIOS Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y existencias de mercancas, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a su necesidad. Los sistemas ms utilizados son: Sistema de Inventario Peridico. Sistema de Inventario Permanente.

3.1 SISTEMA DE INVENTARIO PERIDICO Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancas mediante la realizacin de un conteo fsico en forma peridica, el cual puede denominarse: INVENTARIO INICIAL: es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de mercancas que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despus de hacer un conteo fsico. INVENTARIO FINAL: es la relacin de existencias al finalizar un perodo contable.

3.1.1 Registro de entradas y salidas de mercancas Cuando se utiliza este sistema, la cuenta mercancas no Fabricadas por la Empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancas se hacen en las cuentas Compras y Comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. As mismo las devoluciones, rebajas y descuentos, se registran en las cuentas Devoluciones, Rebajas y Descuentos en compras, o en ventas. Ejemplo: El almacn Lucero y Ca., del rgimen comn inici operaciones el 30 de noviembre de 2007; en diciembre compra mercancas por $8.200.000; con IVA del 16% y retencin en la fuente de 3.5%; el vendedor es un gran contribuyente de otra ciudad. Cd. 6205 2408 2205 2365 Cuentas De mercancas Impuestos sobre ventas por pagar Proveedores nacionales Retencin en la fuente Debito 8.200.000 1.312.000 Crdito

9.225.000 287.000

En diciembre se vende mercanca a crdito por $7.000.000y un IVA de 16%, a Mario Rivas, persona natural del rgimen simplificado. Cd. 1305 13050570 4135 2408 Cd. 2205 2365 6225 2408 Cd. 4175 2408 13050570 Cuentas De mercancas Mario Rivas Comercio al por mayor y al por menor Impuestos sobre ventas por pagar Cuentas De mercancas Retencin en la fuente Devoluciones en compras Impuestos sobre ventas por pagar Cuentas Devoluciones en ventas Impuestos sobre ventas por pagar Mario Rivas Debito 8.120.000 7.000.000 1.120.000 Debito 461.250 14.350 Crdito Crdito

Devuelve el 5% de la mercanca comprada en el ejemplo 1.

410.000 65.600 Debito 350.000 56.000 Crdito

Los clientes devuelven el 5% de la mercanca vendida en el ejemplo 2.

406.000

*Determinacin del costo de ventas 3

Al cierre del periodo contable anual, el costo de mercancas vendidas se determina mediante el juego de inventarios, as: CONCEPTO Inventario Inicial (+)Compra de m/cias (-)Devolucin en compra (=)Total mercanca (-) Inventario Final TRATAMIENTO CONTABLE Se encuentra registrado en la cuenta 1435 al iniciar el periodo contable. Se cancela al finalizar el periodo. Saldo de la cuenta 6205, al final del periodo contable se cancela. Saldo en la cuenta 6225 al final del periodo contable se cancela. Valor de la mercanca disponible para la venta. Se registra en la cuenta 1435; es el inventario fsico que se toma al final del periodo contable.este inventario es el incial del periodo siguiente. Se registra en la cuenta costo de ventas al finalizar el periodo contable.

(=) Costo de ventas

Ejemplo: El almacn Lucero y Ca. Presenta un inventario inicial a 30 de noviembre de 2007 por valor de $3.000.000, se realizaron compras durante el mes de diciembre por valor de $8.200.00, efectu una devolucin del 5% de esta mercanca. El 31 de diciembre del ao 2007 realiz inventario fsico y se determin por un valor de $4.000.000. El costo de ventas se determina mediante el juego de inventarios, as: CONCEPTO Inventario Inicial (+) Compras netas Compras (-) Devoluciones (=) Mercanca disponible para la venta (-) Inventario Final (=) Costo de ventas DEBE 8.200.00 (410.000) 1.0790.000 4.000.000 6.790.000 HABER 3.000.000 7.790.000

Este proceso debe realizarse por lo menos una vez al ao al finalizar el periodo contable. Contabilizacin al cierre del periodo contable.

Cd. CONCEPTO 6135 Costo de mercancas 1435 6135 6205 6225 6135 Mercancas no fabricadas por la empresa. Para cancelar el Inv. Final Costo de mercancas Compra de mercancas. Para trasladar las compras a costo de mercancas. Devoluciones en compras Costo de mercancas. Para trasladar las devoluciones en compras al costo de mercancas. Mercancas no fabricadas por la empresa. Costo de mercancas. Para registrar inventario final

DEBE 3.000.000

HABER 3.000.000

8.200.000 8.200.000 410.000 410.000

1435 6135

4.000.000 4.000.000

3.2 SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar inventario fsico, porque los movimientos de compra-venta de mercancas se registran directamente en la cuenta Mercancas no Fabricadas por la empresa, a precio de costo. La empresa que usa este mtodo, requiere un fichero o auxiliar de mercancas denominado KARDEX, en el cual se registra cada artculo como subcuenta de la cuenta de mercancas, por este motivo este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancas. Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artculos con distintas referencias, para controlar las mercancas es conveniente llevar un krdex sistematizado. Las empresas obligadas a presentar su declaracin tributaria firmada por revisor fiscal o contador pblico, debern utilizar el sistema de inventario permanente. 3.2.1 Registro de entradas y salidas 5

En este sistema se registran al costo, en la cuenta Mercancas no Fabricadas por la empresa, todas las operaciones de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas. As: a) Compras: la adquisicin de mercancas se contabiliza con un dbito en la cuenta Mercancas no Fabricadas por la empresa y un crdito en Bancos o Proveedores, segn el caso. Ejemplo 1: Sistecom Ltda: gran contribuyente, compra mercancas al contado por $670.000; IVA 16% retencin en la fuente 3.5%, IVA retenido de 50% y reteica de 6*1.000, paga con cheque. Vendedor rgimen comn. Cd. 1435 2408 1110 2365 2367 2368 Cuentas Mercaras no fabricadas por la empresa Impuestos sobre ventas por pagar Bancos Retencin en la fuente Inpuesto a las ventas retenido Impuesto de industria y comercio retenido Debito 670.000 107.200 Crdito

696.130 23.450 53.600 4.020

Ejemplo 2: Compra mercancas a crdito a Frabilujo perteneciente al rgimen comn, por $850.000; con IVA 16%, retencin en la fuente de 3.5% y reteica de 6*1.000. El comprador es un gran contribuyente. Cd. 1435 2408 2205 2365 2367 2368 Cuentas Mercaras no fabricadas por la empresa Impuestos sobre ventas por pagar Nacionales Retencin en la fuente Impuesto a las ventas retenido Impuesto de industria y comercio retenido Debito 850.000 136.000 Crdito

883.150 29.750 68.000 5.100

Como se observa el registro de compras por los dos sistemas de inventarios slo se diferencia en el nombre de la cuenta que se debita, de acuerdo con el sistema utilizado.

b) Devoluciones en compras: Estas operaciones se contabilizan as:

Ejemplo 1: Devolucin de mercanca comprada al contado por $750.000; IVA 16%, retencin en la fuente 3.5%, IVA retenido 50%, reteica 6*1.000.El comprador es gran contribuyente. Cd. 1105 2365 2367 2368 1435 2408 Cuentas Caja Retencin en la fuente I Impuesto a las ventas retenido Impuesto de industria y comercio retenido Mercancas no fabricadas por la empresa Impuestos sobre ventas por pagar Debito 779.250 26.250 60.000 4.500 Crdito

750.000 120.000

Ejemplo 2: Se compran a crdito mercancas por $840.000.; IVA 16%, retencin en la fuente 3.5%. Se paga con cheque del Bancolombia el valor de la factura antes de la fecha de vencimiento y se recibe un descuento del 5% sobre el valor de la mercanca; comprador y vendedor grandes contribuyentes, autoretenedores de retencin en la fuente y reteica. Asiento de compra: Cd. 1435 2408 2205 Cuentas Mercaras no fabricadas por la empresa Impuestos sobre ventas por pagar Nacionales Debito 840.000 134.400 Crdito

974.400

Asiento de pago con descuento: Al recibir descuento por pronto pago, la cuanta se contabiliza como un crdito en la cuenta. Ingresos Financieros y no se afectan ni el Impuesto sobre las Ventas por Pagar, ni la Retencin en la Fuente. Descuento = 840.000. x 5% = 42.000. Cd. 2205 4210 1110 Cuentas Proveedores Nacionales Ingresos Financieros Bancos Dbito 949.200 Crdito 42.000 907.200

c) Ventas: En este sistema para contabilizar la venta de mercancas se requieren dos asientos:

En el primer asiento se registra la salida de mercanca al precio de venta, tal como se hace en el inventario peridico, tomando los valores de la factura de venta. En el segundo asiento se registra la venta a precio de costo, debitando la cuenta Costo de Ventas 6135 y acreditando la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa 1435, los valores se toman de la columna salidas de la tarjeta de krdex.

Ejemplo: Venta de mercancas al contado a varios clientes por $ 153.276; IVA 16%. Costo de ventas de la mercanca $97.000. Registro a precio de venta: IVA = 153.276 x 16% = 24.524 Cd. 1105 4135 2408 Cuentas Caja Comercio al por mayor y menor Impuesto sobre las ventas por pagar Dbito Crdito 177.800 153.276 24.524

Registro a precio de costo: Cd. 6135 1435 Cuentas Comercio al por mayor y menor (costos) Mercancas no fabricadas por la empresa Dbito 97.000 Crdito 97.000

d) Devoluciones en ventas: Por este sistema, igual que en las ventas, se requieren dos asientos para registrar las devoluciones: En el primer asiento se registrar la devolucin a precio de venta, segn nota crdito, tomando los datos de la factura de venta. En el segundo asiento se registra la devolucin a precio de costo los valores de krdex.

Ejemplo:

Pedro Rendn devuelve mercancas facturadas a crdito por $285.000 ms IVA 16% costo de ventas por $171.000. Asiento de devolucin de ventas a precio de venta. Cd. 4175 2408 1305 Cuentas devoluciones en venta Impuesto sobre las ventas por pagar Clientes Dbito 285.000 45.600 Crdito

330.600

Asiento de devoluciones en ventas a precio de costo. Cd. 1435 6135 Cuentas Mercancas no fabricadas por la empresa Comercio al por mayor y al por menor Dbito 171.000 Crdito 171.000

e) Descuentos en ventas por pronto pago: En este caso, una rebaja no implica entrada de mercanca al almacn; por tanto se registra en un solo asiento, con dbito a Gastos Financieros y un crdito a Clientes, Caja o Bancos, segn el caso; y de igual forma como el sistema de inventario peridico. Ejemplo: Eduardo Caicedo paga la factura de mercancas vendidas a crdito por $687.000, con IVA de 16% y se acoge al descuento por pronto pago de 5% sobre el valor de la mercanca. IVA= $687.000 * 16% = $109.920 Clientes: $687.000 + $109.920 = $796.920 (valor factura de venta) Descuento: $687.000 * 5% = $34.530 Cd. 1105 5305 53053 5 1305 Cuentas Caja Financieros Descuentos comerciales condicionados Clientes Dbito 762.570 Crdito

34.350 796.920

4. MTODOS PARA LA VALORACIN DE INVENTARIOS DE MERCANCA 9

Las empresas deben valorar sus mercancas para determinar el valor de sus inventarios, el costo y la utilidad en ventas en cada perodo contable. a. Valoracin por identificacin especfica: en las empresas cuyo inventario consta de mercancas idnticas, cada artculo en existencia se distingue de los dems por sus caractersticas individuales de nmero, marca o referencia y tiene un costo determinado. Ejem: 2 radiotelfonos marca Motorola de la serie PRO 3150, el uno con serie PHUI35963, y el otro serie PHUI35985 tienen un costo de $780.000. cada uno. En el inventario se deben relacionar, por separado, cada uno con sus datos y el valor correspondiente a la factura de compra. b. Valoracin a precio estndar: este mtodo facilita el manejo de auxiliar de mercancas (krdex), por cuanto solo requiere llevarse en cantidades, por unidades homogneas. c. d. Valoracin al precio de costo. Significa que la empresa relaciona las mercancas al costo de adquisicin.

4.1 MTODOS PARA LA FIJACIN DEL COSTO Los mtodos ms utilizados para fijar el costo de las mercancas de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a continuacin se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicacin: 4.1.1 Mtodo del promedio ponderado Este mtodo consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artculos que hay en el inventario final cuando las unidades son idnticas en apariencia, pero no en el precio de adquisicin, por cuanto se han comprado en distintas pocas y a diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercanca por este mtodo se toma el valor de la mercanca del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, despus se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial ms las compradas en el periodo. Ejemplo:

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INVENTARIO INICIAL: + Compras: = Cantidad total:

10 unidades a $10.000 c/u 30 unidades a $ 15.000 c/u 40 unidades. Valor total:

$100.000 $450.000 $550.000

Costo promedio ponderado Valor total Cantidad total = $550.000 = $13.750 40

El valor promedio del costo por artculo es de $13.750 El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 = $68.750 El inventario final queda valorado al costo promedio mercanca en existencia. 4.1.2 Mtodo PEPS

Aplicndolo a las mercancas significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden. Con los datos del ejemplo anterior, el valor del inventario final se determina as: las ventas del periodo (35 unidades) salieron en orden de entrada, o sea 10 unidades del inventario inicial y 25 compradas en el periodo. Para el inventario final quedaron 5 unidades de la ltima compra. Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000 El inventario final queda valorado al costo de la ltima mercanca comprada.

4.1.3 Mtodo UEPS

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Este mtodo tiene como base que la ltima existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los ltimos adquiridos son los primeros que se venden. Con los datos del primer ejemplo, el valor del inventario final se determina as: las ventas del periodo (35 unidades) salieron de las existencias, empezando por las ultimas que entraron, o sea, 30 unidades de la ultima compra y 5 unidades del inventario inicial. Para el inventario final quedan 5 unidades al costo mas antiguo.
Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000 El inventario final queda valorado al costo de la primera mercanca en existencia. Anlisis final

Promedio PEPS UEPS

$ $ $

68.750 75.000 50.000

Al analizar los tres mtodos se puede sacar como conclusin que la valoracin ms baja es la obtenida con el UEPS, la ms alta con el PEPS y una valoracin intermedia con el promedio.

5. KRDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA INVENTARIOS

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Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar procedimientos de rutina que permitan controlar con exactitud el movimiento de las mercancas. Para visualizar claramente esta informacin se requiere un Krdex. El krdex est formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artculo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario fsico. Cada tarjeta krdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancas no fabricadas por la empresa, donde la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancas en existencia, a precio de costo. 5.1 MANEJO DE KRDEX POR EL PROMEDIO PONDERADO Los movimientos de la tarjeta de krdex por este mtodo se registran as: En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolucin. En salidas: se registra la cantidad de la mercanca vendida, y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del rengln anterior. En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas. Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se divide el costo total entre la cantidad total de cada rengln. El costo unitario vara siempre que se compran mercancas a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantiene el ltimo costo unitario. Ejemplo: Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: El 2 de enero de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo. El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

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Solucin. La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera: Fecha 01-01 03-01 04-01 15-01 28-01 31-01 Entradas Concepto Q Saldo inicial Compras 500 Venta Compras 600 Compras 500 Ventas Salidas VU VT Q $12 $6.000 1.100 15 18 9.000 9.000 1.200 14.84 $10.67 VU Saldo VT Q 1.500 $11.737 400 1.000 1.500 17.808 300 VU 10.67 10.67 13.26 14.84 14.84 VT 16.000 4.263 13.263 22.263 4.455

1.000 $10.00 $10.000

5.2 MANEJO DE KRDEX POR EL MTODO PEPS Por este mtodo la tarjeta de krdex se maneja as: En entradas: se registra, igual que en el mtodo del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, segn la factura de compra o la nota crdito por devolucin en compras. En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se traza una lnea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercanca que entr, es la primera que sale. En saldos: a diferencia del mtodo de promedio ponderado, en esta columna no se agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del ltimo saldo. Costo unitario: se determina de igual forma que en el mtodo de promedio ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al ltimo saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.

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Ejemplo: Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: El 2 de enero de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo. El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo. Solucin. La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Kardx) de la siguiente manera: Fecha Concepto 01-01 03-01 04-01 15-01 28-01 31-01 Saldo inicial Compras Venta Compras Compras Ventas 500 $12 $6.000 1.000 $10 $10.000 100 12 1.200 600 15 500 18 9.000 9.000 400 600 200 12 15 18 4.800 9.000 3.600 Entradas Q VU VT Salidas Q VU VT Q 500 400 600 500 300 Saldo VU VT 12 12 15 18 18 6.000 4.800 9.000 9.000 5.400

1.000 $10 $10.000

5.3 MANEJO DE KRDEX POR EL MTODO UEPS La tarjeta de krdex por este mtodo se registra as: En entradas: se registra de igual forma que en los mtodos promedio ponderado y EPS. En salidas: igual que en el PEPS, se traza una lnea para determinar el costo de las mercancas que se van a registrar en el movimiento. Por este mtodo se da salida a los ltimos artculos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercanca vendida en cada operacin.

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En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel. Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los mtodos anteriores. Ejemplo: Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios: El 2 de enero de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo. El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solucin. La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Krdex) de la siguiente manera: Entradas Concepto Q Saldo inicial Compras 500 Venta Compras 600 Compras 500 Ventas Salidas VT Q VU Saldo Q VU VT 1.000$10$10.000 $12 $6.000 500 12 6.000 10 4.000 15 9.000 18 9.000 500 $12 $6.000 600 10 6.000 400 9.000 600 9.000 500 500 18 9.000 600 15 9.000 100 10 1.000 300

Fecha 01-01 03-01 04-01 15-01 28-01 31-01

VU

VT

15 18

10 3.000

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6. CONCLUSIONES El inventario es esencial en la creacin y existencia de una empresa, ya que en ella podemos hacer un balance de los bienes con los que cuenta dicha organizacin. La carencia de un inventario en una empresa conllevara a la quiebra de esta, debido a que habra una desorganizacin, a consecuencia de las carencias o excesos de bienes se tomaran malas decisiones en el manejo de la empresa.

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7. BIBLIOGRAFA Contabilidad Plus Sexta edicin Editorial Mac Graw Hill (Pg.207-226)

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8. INFOGRAFA http://www.gerencie.com/metodo-ueps.html http://www.gerencie.com/metodo-peps.html http://www.gerencie.com/metodo-del-promedio-ponderado.html http://contabilidadvisual.com/glosario/k.htm

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