Planificacin de Sistemas de Informacin

INTEGRANTES: Raul Jaime Pol Elisa

Objetivos Identificar los factores de xito de la administracin de proyectos Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administracin de proyectos Representar grficamente una red de actividades Identificar la secuencia de actividades crticas de un proyecto

Actividad PSI 1
ANALISIS DE LA NECESIDAD PSI

IDENTIFICACION DEL ALCANSE DEL PSI

DETERMINACION RESPONSABLES

ANALISIS DE LA NECESIDAD PSI

Descripcin general

Conociendo la situacin actual de la institucin (Santa Anita) respecto a la falta de automatizacin de base de datos del alumnado de la institucin Y para facilitar la informacin de manera rpida al padre de familia de dichos alumnos

ANALISIS DE LA NECESIDAD PSI

Aprobacin de la solicitud formal Evaluacin de solicitud

Solicitud formal

Comit de investigacin Universidad nacional de Moquegua Grupo 2

IDENTIFICACION DEL ALCANSE DEL PSI

Procesos, reas y objetivos

Las reas implicadas son: Rendimiento y asistencia Procesos de registro y evaluacin Objetivo automatizar base de datos

IDENTIFICACION DEL ALCANCE DEL PSI

Estructuras, diseo, programacin, Base de datos

Anlisis de informacin Recopilacin de datos, Entidades, Entrevistas y documentos Comit de investigacin Universidad nacional de Moquegua Grupo 2

DETERMINACION RESPONSABLES

Unidades Organizativas Para la PSI

Viendo la estructura compleja se organizo las tareas con responsables

DETERMINACION RESPONSABLES

Eleccin de acuerdo a actitudes Grupo de investigacin PSI Responsable de proyecto Analista y diseo Editor de Programa SOFTWARE Y HARDWARE Personal de recopilacin

Responsable del proyecto Analista y diseo Programador Personal de recopilacin

RAUL ELISA JAIME Pol Comit(grupo 2)

Actividad de PSI 2

ORGANIZACIN DEL PSI

ESPECIFICACION DEL AMBITO Y ALCANCE

DEFINICION DEL PLAN DE TRABAJO

COMUNICACIN DEL PAN DE TRABAJO

ESPECIFICACION DEL AMBITO Y ALCANCE

Procesos de organizacin

Elaborando objetivos especficos tarea por procesos ( descripcin de tareas)

ESPECIFICACION DEL AMBITO Y ALCANCE

Proceso 1 ubicacin del problema

INICIO NUMERO DE COLEGIOS

BUSCAR INSTITUCION EDUCATIVA HASTA ENCONTRAR COLEGIO MAXIMO NRO DE COLEGIOS

FIN DE PRIMERA ETAPA

RESPONSABLES
COLEGIO PRIVADO O ESTALTA

Comit de investigacin Universidad nacional de Moquegua Grupo 2

COLEGIO ELEGIDO

ESPECIFICACION DEL AMBITO Y ALCANCE

Proceso 2 Buscar informacin para dar solucin

INICIO

ACREDITACION (INGRESO)

ENTREVISTA CON EL COODINADOR RESPONSABLE

RESPONSABLE Comit de investigacin Universidad nacional de Moquegua Grupo 2

RECIBO DE INFORMACION

ENTREGA DE DOCUMENTOS

SALIDA

ESPECIFICACION DEL AMBITO Y ALCANCE

Proceso 3 Anlisis del problema

INICIO

ESTUDIO DE INFORMACION

IDENTIFICAR LOS PUNTOS CRITICOS

PLANIFICAR PARA DAR SOLCUCION

RESPONSABLES
SOLUCION DEL PROBLEMA

Analista y Diseo
DISEO Y ESTRUCTURA DE SOLUCION

SALIDA

ESPECIFICACION DEL AMBITO Y ALCANCE

Proceso 4 Programacin
INICIO VEREFICACION DEL DISEO

DETERMINACION DE UN LENGUAJE APROPIADO

CODIFICACION

RESPONSABLE

VERIFICAR RESULTADOS DEL PROGRAMA Y CORRECCION DE ERRORES

Editor de Programa
APROBACION DEL PROGRAMA

SALIDA

ESPECIFICACION DEL AMBITO Y ALCANCE

Proceso 5 Implementacin Y Prueba

INICIO

PRUEBA DEL SISTEMA

VERIFICACION DE ERRORES

IMPLEMENTACION

RESPONSABLE Responsable del proyecto

SISTEMA EN OPERACION

SALIDA

Proceso de recepcin de control de alumnos

SI INICIO PADRE DE FAMILIA IDENTIFICACION SECRETARIA RECEPCION NO SI ES ALUMNO A

BUSCA OBTENCION DE NOTAS DE ASISTENCIA

INFORME DIRECCION

INICIAL 3 MESES

PRIMARIA 3 MESES

SECUNDARIA 3 MESES

ENTREGA DE DOCUMENTO

3 AOS 4 AOS 5 AOS

1er GRADO 2do GRADO 3ro GRADO 4to GRADO 5to GRADO 6to GRADO

1er GRADO 2do GRADO 3ro GRADO 4to GRADO 5to GRADO

SALIDA PADRE

inicio

Padre de familia pide informacion de sus hijos

Secretaria pide nombre grado y nivel de educ.

Nivel secundario

buscar los registros de controlde asistencias busca los registros de control de asistencias de alumnos buscar los registros de notas de los alumnos busca los registros de notas de los alumnos Clasifica el rendimiento del alumno

Primaria/inicial

busca los registros de asistencia

Obtiene la informacion soliitada por parte de P.F

Llevar la informaion obtenida al director y hacer firmar

Entrega la informacion solicitada al P.F

Fin

DIRECCION GENERAL

SIUB DIRECTOR

APAFA

ADINISTRACION

COORDINADORES

DOCENTES

ALUMNNOS

Nro

Actividades Analisis de la necesidad del PSI Identificacion del alcance del PSI Determinacion de responsbles Especificacion del ambito del alcance Seleccin y analisis de antecedentes

L x

OCTUBRE M M J V x x x x

S x

L x

NOVIEMBRE M M J V S x x x x x x x

total horas 16 10 3

18

Definiciones Preliminares
PROYECTO:
es un esfuerzo temporario, llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo

temporario: principio y fin definidos nico: definido especficamente

21

Ejemplos de proyectos
Adquisicin de una empresa Desarrollo de nuevos productos Planificacin de nuevas localizaciones Ejecucin de auditoras Campaas publicitarias Administracin de una campaa de ayuda en desastres Certificacin de calidad Alianza estratgica

22

Definiciones Preliminares
ADMINISTRACION DE PROYECTOS PROJECT MANAGEMENT
es el conjunto de conocimientos,

habilidades,
herramientas y tcnicas; aplicadas a las actividades a realizar, para satisfacer los requerimientos del Proyecto

23

Definiciones Preliminares
STAKEHOLDER personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecucin o finalizacin del Proyecto

24

Ciclo de vida de Proyectos

Uso de Recursos / Costos

Implementacin

Desarrollo

Cierre

Concepcin

Tiempo
25

Ciclo de vida de Proyectos

FASE I Concepcin

Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas

Establecer criterios
Estimar programa Desarrollar Presupuesto

Preliminar
Aprobacin
26

Ciclo de vida de Proyectos

FASE II Desarrollo
Plan de Recursos
Personal Materiales Equipos

Fondos

Plan General
Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos
27

Ciclo de vida de Proyectos

FASE III Implementacin Organizacin Comunicacin Liderazgo del Proyecto Motivacin Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo

Accin Correctiva

28

Ciclo de vida de Proyectos

FASE IV Cierre

Negociar desactivacin Reduccin progresiva equipos proyecto Evaluacin Final Lecciones aprendidas

29

Recursos del Proyecto

Personas

Informacin y Tecnologa

30

Recursos

Resultados / Tecnologa

Fuente: Harold Kezner

31

Factores crticos en la Administracin de Proyectos

Gerente de Proyecto

Sistema de Administracin
Equipo de Proyecto

32

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Responsabilidades

Gerente de Proyecto

integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas reas de la organizacin para alcanzar los objetivos del proyecto definir la metodologa de trabajo proveer recursos asegurar contrataciones adecuadas evaluar progresos establecer medidas correctivas

33

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Gerente de Proyecto

Competencias
Liderazgo Comunicacin Coordinacin Motivacin Negociacin Capacitacin

34

Equipo de Proyecto

Equipo de Proyecto

Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto representan generalmente reas funcionales u organizaciones desempean roles especficos su nmero suele variar durante el avance del proyecto al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus reas u organizaciones

35

Sistema de Administracin de Proyectos

Estructura Organizacional

Sistema de Administracin

Sistema de Informacin

36

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL
Director Ejecutivo

Sistema de Administracin

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

37

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director Ejecutivo

Sistema de Administracin

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

38

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION MIXTA

Sistema de Administracin

Estructura de Matriz
Gerente Funcional Gerente Funcional

Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente de Project Managers

Project Manager

Coordinacin Proyecto B
Project Manager

Project Manager

Personal afectado a Proyectos

Coordinacin del Proyecto A

39

Sistema de Administracin de Proyectos

Sistema de Administracin

Sistema de Informacin
proporciona los medios para la planificacin integradora y el control del proyecto

provee una base de informacin de

desempeo el uso de recursos los costos incurridos interrelaciones tiempos y costos proyectados para la terminacin del proyecto
40

Sistema de Administracin de Proyectos

Condiciones que destacan su importancia
Esfuerzo de magnitud Necesidad de coordinacin

Sistema de Administracin

Incorporacin de conocimientos y competencias

Necesidad de flexibilidad para responder a cambios Independencia de las reas funcionales Importancia crucial del xito del Proyecto
41

Mtodos de Planificacin de Red

Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre s que pueden representarse por un diagrama de red formado por nodos y arcos que representan las relaciones

42

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Creada en la dcada del 50 Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU

Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas

43

CPM (Critical Path Method)

Creada en la dcada del 50
Desarrollada por Remington Rand y Du Pont para la programacin de operaciones de mantenimiento durante la suspensin de actividades

44

Ventajas de los mtodos

Identifican y organizan las actividades Proporcionan una base de discusin Permite estimar el tiempo de finalizacin de los proyectos y sus interrelaciones Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalizacin del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos

45

Pasos en la Administracin de Proyectos

1. 2. 3.

descripcin del proyecto elaboracin del diagrama de red estimacin del tiempo de terminacin

4.

monitoreo de los progresos del proyecto

46

1.- Descripcin del Proyecto

Punto final: producto / servicio Descripcin de todos los aspectos que lo componen

Actividades y relaciones de precedencia

Actividad: unidad ms pequea de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse Precedencia: secuencia de actividades

47

2.- Elaboracin del diagrama de red

Red de actividades en arcos (AOA)
Actividades = arcos Nodos = eventos

U
3 T 4 S y T debern completarse antes de que se inicie U
48

2.- Elaboracin del diagrama de red

Red de actividades en nodos (AON)
Enfoque orientado a actividades

S U

S y T debern completarse antes de que se inicie U

49

Traslado de Hospital
Actividad A B C D E F G H I J K Descripcin Seleccionar personal administrativo y mdico Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo Seleccionar el equipo Preparar los planos y la distribucin fsica para la construccin definitiva Llevar los servicios pblicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermera, ayudantes, mantenimiento y seguridad Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo Construir el hospital Desarrollar un sistema de informacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ayudantes Predecesor

A B B A C D A E,G,H, F,I,J

50

Actividad en los nodos

Actividad

12 C 22 14 10 24
Duracin de la actividad dE

51

Red AON para el proyecto del Hospital

I 15

A 12

F 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4
52

Estimacin de tiempos de terminacin

Fecha temprana de comienzo Ftc
es el tiempo de terminacin ms prximo de la actividad que la precede en forma inmediata cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos

Fecha temprana de finalizacin Ftf

es la fecha temprana de inicio, ms su duracin esperada dE Ftf = Ftc + dE

53

Nodos Fechas tempranas

Actividad

Fecha temprana de comienzo Ftc

Fecha temprana de finalizacin Ftf

12 C 22 14 10 24
Duracin de la actividad dE

54

Rutas A-I , A - F
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

55

Ruta A C G
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

56

Rutas B D H , B E - J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

J 4

57

Llegada al nodo J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 4

58

Llegada al nodo K
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

63 K 69 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 4

59

Camino Crtico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere ms tiempo
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

63 K 69 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 4

60

Estimacin de tiempos de terminacin

Fecha Tarda de Finalizacin FTF
es igual al tiempo de inicio ms lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma inmediata. Si existen ms de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF ser el ms prximo de los tiempos de inicio ms lejanos de esas actividades

Fecha Tarda de Comienzo FTC

es igual al tiempo de terminacin ms lejano menos la duracin esperada de la tarea FTC = FTF dE

61

Representacin completa del nodo

Fecha temprana de comienzo Ftc

Actividad

Fecha temprana de finalizacin Ftf

12 C 22 14 10 24
Fecha Tarda de Comienzo FTC Duracin de la actividad dE

Fecha Tarda de Finalizacin FTF

62

12 I 27 48 15 63

A 12 12

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 59 4 63

63

Llegada al nodo A
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 59 4 63

64

Llegada al nodo B
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

0 0

B 9

9 9

9 D 19 9 10 19

19 H 59 19 40 59

9 E 33 35 24 59

59 J 63 59 4 63

65

Traslado Hospital
septiembre Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Nombre de tarea Seleccionar personal adm. y mdico Seleccionar lugar y realizar estudio Seleccionar el equipo Preparar planos y distribucin Llev ar los serv icios pblicos al predio Entrev istar solicitantes e incorporar Comprar equipo y superv isar entrega Construir el hospital Desarrollar un sistema de inf ormacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ay udantes octubre nov iembre diciembre enero Duracin 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01 12 das 9 das 10 das 10 das 24 das 10 das 35 das 40 das 15 das 4 das 6 das

66

Holgura La holgura de una actividad (H) es la mxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duracin total del proyecto Se puede calcular de dos modos
H = FTF Ftf

H = FTC - Ftc

67

Clculo de Holguras
Nodo A B C D E F G H I J K Duracin 12 9 10 10 24 10 35 40 15 4 6 Ftc 0 0 12 9 9 12 22 19 12 59 63 FTC 2 0 14 9 35 53 24 19 48 59 63 Holgura 2 0 2 0 26 41 2 0 36 0 0

68

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Supuestos
Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo C G J K D H E I F Duracin 10 35 4 6 10 40 24 15 10 Ftc 16 26 61 65 10 20 10 16 16 FTC 14 24 59 63 9 19 35 48 53 Holgura -2 -2 -2 -2 -1 -1 25 32 37

69

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendr que ahorrar dos semanas en C-G-J-K , una de las dos semanas tendr que ser en D-H Si consigue ese ahorro habr dos caminos crticos: C-G-J-K Y D-H-J-K

70

Estimaciones probabilsticas de Tiempo Introduccin de factores de incertidumbre

1. El tiempo optimista (a) es el ms corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien El tiempo ms probable (m) es el tiempo que probablemente se requerir para realizar la actividad El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado ms largo que se requerir para la realizacin de la tarea

2.

3.

71

Distribucin de probabilidades
En las tcnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribucin de probabildad beta

media

b
72

Supuestos
Es posible estimar con precisin a,m, y b. Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarn a cargo de las actividades Se supone que la desviacin estndar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas

73

Clculo
La media se calcula ponderando

a 4m b te 6 La varianza para cada actividad

2

ba ( ) 6

74

Anlisis de probabilidades Actividades variables independientes

Tiempo esperado de terminacin de todo el proyecto
Te= tiempos en la ruta crtica

Varianza en la ruta

(Varianzas en la ruta crtica) ( )

ba 6

Probabilidad de terminacin en una fecha determinada

z T Te

Tabla distribucin Normal

75

Consideraciones sobre costos

Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal Tiempo Intensivo TI: tiempo ms corto posible Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo Suponiendo una relacin lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificacin para acortar una semana
Costo de intensificacin por semana= CI CN / TN - TI

76

Relaciones entre costos y tiempo

8000

Costo Intensivo Suposicin de costo lineal

Costo directo (pesos)

7000 6000 5000 4000 3000 2000 0 5 Tiempo Intensivo 6

Costo de reducir el tiempo dos semanas

Costo Normal

9 10 Tiempo Normal

77

Programa de costo mnimo

Se determina el camino crtico Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificacin ms bajo por semana Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo ms, otra ruta se convierta en crtica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del

acortamientos

78

Software de proyectos
Capacidades
Diagramas Gantt Diagramas PERT/CPM Informes de estado Informes de rastreo Mltiples proyectos

Productos
Primavera Microsoft Project Scitor

79

Conclusiones
Solamente mediante la administracin de Proyectos se puede garantizar la coordinacin de diferentes actividades la disponibilidad oportuna de los recursos lograr los resultados del Proyecto en los tiempos programados a los costos presupuestados y la satisfaccin de los clientes del Proyecto

80