MANAJEMEN PROYEK

PROSES DAN PROSEDUR PELELANGAN

Oleh A.A. Gde Agung Yana

http://staff.unud.ac.id/~agungyana
1

MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

Setelah tahap desain selesai dilaksanakan, maka tahap selanjutnya adalah tahap pengadaan pelaksana konstruksi. Mengelola pengadaan proyek adalah proses untuk membeli atau memperoleh produk jasa atau hasil yang diperlukan dari luar proyek untuk melaksanakan pekerjaan
Serangkian kegiatan untuk menyediakan barang/jasa dengan menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang dan jasa setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia terbaik

MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

v Process required to acquire goods and services from the

outside of the performing organization v Project procurement management is discussed from the perspective of the buyer v Role PM in Procurement
Identify risk and incorporate mitigation into the contract. Fit the schedule for completion into the schedule of the project Involve during contract negotiation Protect the integrity of the project Protect relationship with the seller

PMBOK PMI ed 2004

Section 3:
Capter 12 :
Project Procurement Management 12.1 Plan Purchases and Acquisitions PMBOK p. 274-280 12.2 Plan Contracting 12.3 Request Seller Responses 12.4 Select Sellers 12.5 Contract Administration 12.6 Contract Closure PMBOK p. 281-284 PMBOK p. 284-286 PMBOK p. 286-290 PMBOK p. 290-295 PMBOK p. 295-297

PMBOK p. 268

12 . Project Procurement Management

PM Process Planning 2004 3rd Edition Sections 12.1 Plan Purchases and Acquisition 12.2 Plan Contracting 12.3 Request seller Responses 12.4 Select sellers

Executing

Monitoring & Controlling Closing

12.5 Contract Administration 12.6 Contract Closure

5

METODE SELEKSI

SELECTION METHODS
CRITERIA SELECTION METHOD SOLICITATION INSTRUMENT

Price only Qualification only

Low bid selection Qualification based selection (QBS) Best value selection (BVS)

Invitation for bids (IFB) Request for qualifications (RFQ) Request for proposal (RFP)

Qualification and price

Low bid selection method

Contractor
Obtain the plans And specs Review the plans And specs Prepare the estimate

Owner
Construction begins Give notice To proceed

Contract is awarded

Tabulate the bid

Low bidder Is announced Owner opens The bid

Submit the Sealed bid

Best value selection method

Contractor
Owner releases RFQ

Owner
Design and Construction begins Notice is given To proceed Contract is awarded Winner is selected Proposal are evaluated

Qualification package Is prepared and submitted

Owner shortlists most Qualified candidates

Owner releases RFP Proposal is Prepared and submitted

RFQ = request for qualification RFP = request for proposal

Contoh : Low bid selection method Low

Base bid amount ($) Addenda noted #1 #2 Sub list Bid bond Non collusion affidavit Insuran ce confirm Experien ce certificat ion

Bidder

Rank

1. Acme construction 2. Basic builders, inc 3. Quality plus contractors 4. build-it-best construction 5. Hammer head construction 6. Superior construction, inc

5 1 3 4 2 6

6,789,900 4,900,000 5,678,100 6,100,500 5,250,850 6,940,00

Yes Yes Yes Yes Yes Yes

Yes Yes Yes Yes Yes Yes

Yes Yes Yes Yes Yes Yes

Yes Yes Yes Yes Yes Yes

Yes Yes Yes Yes Yes Yes

Yes Yes Yes Yes Yes Yes

Yes Yes Yes Yes Yes Yes

CONTOH: BEST VALUE SELECTION

Team A Best value proposal Score Points Score Points Design solution (Weight 10) Financial capability (Weight 8) Energy efficiency (Weight 6) Management Plan (Weight 10) TOTAL POINT 4 3 5 5 40 24 30 50 144 3 4 4 4 30 32 24 40 126 Score 5 5 3 4 Point 50 40 18 40 Team B Team C

148 winner

Scoring 5=excellent; 4=good; 3=fair; 2=poor

MEMBUAT KEPUTUSAN UNTUK TENDER

FAKTOR
Siapa ownernya

PERTIMBANGAN
Beberapa pemilik dikenal mudah bergaul akrab dengan orang, lainnya ada yang dikenal sulit. Mereka yang mempunyai suatu reputasi untuk mengendalikan, sangat litigious, atau sulit untuk menyenangkan mempunyai disiplin yang ketat pada kontraktor untuk diundang pada pekerjaan mereka Ada arsitek yang terkenal akan mutu dari kacamata dan rencana mereka dan arsitek yang dikenal lemah akan dokumen mutu. Kontraktor menghindar dari arsitek dengan reputasi jelek untuk memproduksi rencana mutu dan spesifikasi Jika proyek terletak dekat dengan kantor kontraktor, ini pada umumnya memberi suatu keuntungan strategis, ia menjadi terbiasa dengan pasar tenaga kerja yang lokal, dan ongkos exploitasi lokasi pekerjaan dapat dipenuhi minimum, jika proyek jauh sekali, kemudian biaya bagi pekerjaan yang dijalankan naik dan pasar tenaga kerja tak dikenal dan oleh karena itu suatu resiko lebih tinggi Beban kerja kontraktor selalu mempunyai dampak pada ikut lelang dan ketika tidak ikut lelang. Ketika banyak dari pekerjaan tertunda, kontraktor perlu memikirkan pekerjaan yang dilepas. pada sisi lain, ketika pekerjaan lambat, kontraktor umumnya ikut lelang pada pekerjaan yang jika tidak dapat menghindar dari hanya untuk menjaga operasi berjalan

Siapa arsiteknys

Lokasi proyek dimana

Beban kerja sekarang

MEMBUAT KEPUTUSAN UNTUK TENDER (lanjutan) (lanjutan)

FAKTOR
Aspek teknis dari pekerjaan

PERTIMBANGAN
Kontraktor harus menilai kemampuan dan keahlian teknisnya untuk mengatur dan mensupervisi pekerjaan itu sehubungan dengan kompleksitas teknis pekerjaan tersebut. Ketika kontraktor memutuskan untuk menawar pekerjaan dengan material, peralatan, atau sistem yang baru bagi kontraktor, kontraktor berarti menerima resiko lebih besar Ada pertimbangan untuk menerima suatu pekerjaan profil tinggi dan memberi alasan untuk menghindar darinya. Sesungguhnya, jika pemborong ingin meningkatkan kelayakan dan reputasinya mengambil proyek profil tinggi adalah satu cara yang dilakukan. Di dalam keadaan lain, seperti cara melihat kelayakan dilapangan, terutama pada proyek yang dimulai dengan kontroversial Kontraktor sering menjadi spesialis dalam jenis pekerjaan tertentu dan pionir untuk macam pekerjaan yang spesifik, di mana saja mereka ditempatkan Kontraktor biasanya terbatas menyangkut ukuran proyek yang mereka dapat pergi setelah itu karena kapasitas jaminan mereka. Perusahaan lebih besar tertarik kepada proyek yang lebih besar. Perusahaan lebih kecil mencari proyek yang lebih kecil

Ini merupakan suatu proyek profil tinggi

Tipe proyek

Ukuran proyek

UNDANGUNDANG-UNDANG & PERATURAN

UU Jasa Konstruksi UU bangunan Keppres Kepmen

PENGADAAN BARANG DAN JASA Berdasarkan Kepres 80 tahun 2003

Pengadaan barang dan jasa dalam proyek konstruksi dapat dilaksanakan dengan berbagai cara/metoda antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. Pelelangan Umum Pelelangan Terbatas Pemilihan Langsung Penunjukkan Lansung Swakelola

PELELANGAN UMUM
PELELANGAN UMUM adalah metoda pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka dengan mengumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.

PELELANGAN TERBATAS
bila diyakini jumlah penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan yang akan ditawarkan terbatas, maka pemilihan penyedia barang dan jasa dapat dilakukan dengan METODE

PELELANGAN TERBATAS,
dengan mengumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi juga dapat mengikutinya.

PEMILIHAN LANGSUNG
Bila metoda Pelelangan Umum dan Pelelangan Terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya pelelangan, maka dapat dilakukan METODA PEMILIHAN LANGSUNG. LANGSUNG. Pemilihan penyedia barang/ jasa dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negoisasi baik secara teknis maupun biaya.

PENUNJUKAN LANGSUNG
Dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus, pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan Metode Penunjukan Langsung terhadap 1 (satu) penyedia barang/jasa, serta dilakukan negoisasi teknis dan biaya agar didapat harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.

SWAKELOLA
Pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri.

II MACAM PELELANGAN
Secara pengadaan barang/jasa dapat dibedakan menjadi 2 (dua) 1.Pelelangan Umum 2.Pelelangan Terbatas

Perbandingan pelelangan umum dan pelelangan terbatas

deskripsi
Jumlah Peserta Kemampuan Peserta Lelang Penetapan pemenang lelang Kekurangan Kelebihan

Pelelangan umum
Relatif Banyak Tidak Semua diketahui kemampuannya Relatif lebih sulit Tidak diketahui dengan pasti kemampuan peserta lelang Pengguna jasa lebih leluasa dlm memilih penyedia jasa karena cukup banyak

Pelelangan terbatas
Relatif Sedikit Setiap peserta diketahui kemampuannya Relatif mudah Ada kecenderungan terjadi praktek kecurangan Kemampuan peserta sudah diketahui dengan pasti

Proses Pengadaan Barang/Jasa

Proses pengadaan barang/jasa pada pelelangan umum adalah : 1. Pengumuman dan pendaftaran peserta Panitia/pejabat pengadaan harus mengumumkan secara luas tentang pelelangan umum dengan pasca kualifikasi atau adanya prakualifikasi, dimana isi pengumuman memuat sekurang-kurangnya - nama dan alamat pengguna jasa yang mengadakan pelelangan umum - uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan

- pekiraan nilai pekerjaan - syarat-syarat peserta lelang - tempat, tanggal, hari dan waktu untuk mengambil dokumen pengadaan 2. Pasca kualifikasi dan pra kualifikasi Pada prinsipnya penilaian kualifikasi atas kompetensi dan kemampuan usaha peserta pelelangan umum, dilakukan dengan pascakualifikasi. Khusus untuk pekerjaan yang kompleks dapat dilakukan dengan prakualifikasi 3. Penyusunan daftar peserta lelang, penyampaian undangan dan pengambilan dokumen pemilikan penyedia barang dan jasa

3. Penjelasan lelang (aanwijziing) Pada tahap ini akan dijelaskan secara lengkap mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan beserta aturan-aturan yang akan dipergunakan dalam pelelangan. Pada penjelasan lelang akan dijelaskan : - Metoda pengadaan/penyelenggaraan pelelangan. - Cara penyampaian penawaran (satu sampul atau dua sampul atau dua tahap) - Dokumen yang harus dilampirkan di dalam dokumen penawaran - Acara pembukaan dokumen penawaran

Metoda evaluasi, Hal-hal yang menggugurkan penawaran, Jenis kontrak yang akan dipergunakan Ketentuan dan cara evaluasi Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha kecil, - Besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan penawaran. Bila dipandang perlu dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan jalan melakukan peninjauan langsung ke lapangan. -

5. Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran. - Mengikuti ketentuan yang disyaratkan dalam dokumen lelang - Dijalaskan dalam penjelasan lelang (aanwijzing) - Panitia mencatat waktu, tempat dan tempat penerimaan dokumen penawaran - Menolak dokumen yang terlambat Pembukaan dokumen penawaran dilaksakanakan sebagai berikut : - Panitia meminta sekurang-kurangnya dua wakil dari peserta pelelangan yang hadir sebagai saksi. - Panitia meneliti kotak/tempat pemasukan dokumen penawaran.

- Pembukaan dokumen penawaran dapat dilakukan dengan jalan Sistem satu sampul Sistem dua sampul Sistem dua tahap 6. Evaluasi Penawaran. Evaluasi penawaran dilakukan kepada semua penawaran yang dinyatakan lulus pada saat pembukaan penawaran Evaluasi tersebut meliputi - evaluasi administrasi, - evaluasi teknis, - dan evaluasi harga berdasarkan kriteria, metoda dan tata cara evaluasi yang sudah ditetapkan.

7.

8.

Pembuktian Kualifikasi. Terhadap penyedia jasa yang diusulkan sebagai pemenang dan pemenangan cadangan, dilakukan verifikasi terhadap semua data dan informasi yang ada. Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan Dari hasil evaluasi teknis, administrasi, dan biaya panitia pelelangan menuangkannya ke dalam berita acara hasil pelelangan (BAHP). Dalam BAHP memuat : - Nama semua peserta lelang dan harga penawaran, - metoda evaluasi yang dipergunakan, - unsur-unsur yang dievaluasi,

- rumus yang digunakan, - keterangan yang dianggap perlu mengenai hal ihwal pelaksanaan pelelangan - Tanggal dibuatnya berita acara, serta jumlah peserta yang lulus dan yang tidak lulus. - penetapan urutan dari tiga calon pemenang lelang 9. Penetapan Pemenang Lelang. Panitia menetapkan calon pemenang lelang yang menguntungkan bagi negara dalam artian : - memenuhi persyaratan teknis dan administrasi

9. Penetapan Pemenang Lelang. Panitia menetapkan calon pemenang lelang yang menguntungkan bagi negara dalam artian : - memenuhi persyaratan teknis dan administrasi - Perhitungan harga yang ditawarkan adalah terendah yang responsif - Memperhatikan penggunaan semaksimal mungkin hasil produksi dalam negeri - Penawaran tersebut adalah penawaran yang terendah diantara penawaran yang memenuhi syarat. Pejabat yang berwenang selanjutnya menetapkan pemenang lelang dan mengeluarkan Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)

10. Pengumuman Pemenang Lelang Pemenang lelang diumumkan dan diberitahukan oleh panitia kepada peserta selambat-lambatnya dua hari kerja setelah diterimanya SPPBJ dari pejabat yang berwenang. 11. Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat Kepada peserta lelang yang berkeberatan atas penetapan pemenang lelang diberikan kesempatan untuk mengajukan sangahan secara tertulis

12. Penerbitan Surat Keputusan Penetapan Penyedia Barang/Jasa Pengguna barang/jasa mengeluarkan surat keputusan penetapan penyedia barang/jasa (SKPPBJ) sebagai pelaksana pekerjaan yang dilelangkan, dengan ketentuan: - tidak ada sanggahan dari peserta lelang - Sanggahan tidak benar atau sanggahan sudah lewat masa sanggah

13. Pelelangan Gagal dan Pelelangan Ulang Pelelangan dinyatakan gagal apabila : - penyedia barang/jasa yang tercantum di dalam daftar calon peserta lelang kurang dari tiga - penawaran yang masuk kurang dari tiga - Tidak ada penawaran yang memenuhi syarat yang ditentukan dalam dokumen lelang - Tidak ada penawaran yang harga penawarannya lebih rendah atau sama dengan pagu dana yang tersedia. - Sanggahan peserta lelang adanya kesalahan prosedur ternyata benar - Sanggahan peserta lelang adanya KKN ternyata benar

- Calon pemenang lelang 1, 2, dan 3 mengundurkan diri dan tidak bersedia ditunjuk - Pelaksanaan pelelangan tidak sesuai dengan ketentuan dokumen lelang dan prosedur yang berlaku - Pengaduan masyarakat atas terjadinya KKN dalam pelaksanaan lelang ternyata benar 14. Pelelangan Ulang Dalam hal pelelangan dinyatakan gagal, pengguna barang/jasa/pejabat yang berwenang memerintahkan pelelangan ulang :

15. Penandatanganan Kontrak Setelah SPPBJ diterbitkan, pengguna barang dan jasa menyiapkan dan menandatangani kontrak pelakasanaan pekerjaan apabila dananya sudah cukup tersedia dalam dokumen anggaran

TERIMA KASIH