3.

Pertimbangan Pembiayaan Pembiayaan operasional awal dimulai dengan berbagai macam pembayaran awal, proses pembentukan usaha, dan berakhir dengan penjualan pertama. Organisasi baru harus berada dalam posisi melakukan pembayaran awal untuk : 1. Security deposits. 2. Biaya set-up utility. 3. Membeli/menyewa peralatan awal dan instalasi. 4. Semua lisensi dan inspeksi. 5. Semua perlengkapan awal. 6. Merekrut dan melatih karyawan awal. 7. Biaya iklan awal. 8. Biaya set-up bank. Biaya-biaya ini dapat menjadi signifikan dan usaha baru tersebut harus memastikan memiliki sumber daya yang cukup untuk melaksanakan aktifitas pembayaran tersebut. Dengan melihat pada critical path analysis, bila salah satu elemen misalnya pembelian input-input penting harus ditunda karena kekurangan sumber daya, dapat mengakibatkan tertundanya pelaksanaan operasional bisnis baru. Point nomer 8 diatas memunculkan isu mengenai membangun hubungan dengan pihak bank. Beberapa dari isu utama tersebut adalah mengenai menerima kredit modal kerja, membuat akun credit card bisnis, dan membuat akun cek bisnis. Akun-akun ini memiliki penandatangan utama dan penandatangan konfirmasi untuk keamanan. Tidak ada individu yang bisa membuat cek diatas jumlah tertentu tanpa tanda tangan konfirmasi. Memilih bank untuk menjadi mitra adalah lebih dari sekedar memilih mana cabang yang paling dekat. Bekerjasama dengan usaha kecil adalah skil khusus yang semua bank mengaku memilikinya, tetapi dalam kenyataan sangatlah terbatas. Sebuah bank mungkin memiliki nasabah yang beragam, tetapi kita harus memastikan bahwa bank yang akan menjadi mitra memiliki keahlian/pengetahuan akan bisnis kita dan pemahaman akan isuisu seputar bisnis kita. Apakah bank yang akan menjadi mitra dapat memahami dan bekerjasama dalam menghadapi isu tersebut adalah pertanyaan penting bagi pemilik usaha baru. Keahlian dan pengalaman dalam menangani pemilik usaha yang sukses dalam

bidang usaha yang sama memberikan wawasan dan pengetahuan yang berharga dalam menangani isu-isu terkait. 4. Legitimasi Topik yang jarang dibicarakan dalam memulai usaha baru adalah isu mengenai legitimasi. Legitimasi adalah istilah yang merujuk pada penerimaan dan pengakuan oleh stakeholders utama, misalnya pelanggan dan suplier, bahwa usaha kita adalah asli dan masih akan beroperasi hingga tahun depan. Membangun persepsi legitimasi untuk pelanggan dan suplier bisa menjadi sulit, tetapi hal tersebut penting untuk keberlangsungan usaha dalam jangka panjang. Usaha baru harus terlihat dan beroperasi seperti usaha yang akan beroperasi dalam jangka panjang untuk mendapatkan legitimasi. Pelanggan dan suplier ingin melakukan bisnis dengan seseorang yang masih ada di bisnis tahun depan. Jika seorang konsumen membeli suatu produk dari perusahaan, tetapi kemudian perusahaan tersebut tidak beroperasi lagi, bagaimana bila konsumen tersebut memiliki masalah dengan produk? Jika suplier menjual barang dengan jangka waktu pembayaran 90 hari, dimana suplier akan mendapatkan pembayaran bila perusahaan yang membeli barang tersebut keluar dari bisnis sebelum 90 hari? Jadi baik pelanggan maupun suplier ingin memastikan usaha kita akan beroperasi dalam jangka panjang sebelum mereka melakukan bisnis dengan kita. Pemilik usaha kecil harus memikirkan cara yang tepat untuk membangun legitimasi usahanya dimata pelanggan dan suplier. Berikut adalah beberapa daftar item yang dapat membantu membangun legitimasi untuk usaha baru anda : 1. Akun cek bisnis dengan nama perusahaan tertera pada cek, nomer cek dimulai diatas 001 atau bahkan 101. 2. Kartu kredit bisnis. 3. Kredit pinjaman dari bank. 4. Kartu bisnis(nama) yang profesional. 5. Kop surat, slip tagihan, amplop yang profesional dll. 6. Iklan yang profesional. 7. Lokasi usaha yang prestise. 8. Nama jabatan 9. Sistem penerimaan telepon.

10. Web-page yang berkualitas. 11. Dewan penasihat/direksi dengan kemampuan visi yang baik. 12. Dukungan dari individu yang dikenal luas dan memiliki reputasi. Dari list tersebut ada beberapa yang murah, sementara yang lainnya menghabiskan waktu dan biaya tinggi. Disarankan bahwa semua usaha baru membuat rencana untuk membangun dan terus menerus meningkatkan legitimasinya. Penampilan tidak segalanya, tetapi penting, terutama pada awal usaha. 5. Manajemen Produksi Salah satu elemen penting dalam sukses usaha baru adalah pembentukan sistem manajemen produksi. Sistem manajemen produksi berkaitan dengan menentukan langkahlangkah yang diperlukan dalam berpindah dari penawaran produk/service hingga titik dimana menerima uang/pemasukan. Elemen ini semakin penting pada tahap awal usaha baru, dimana perusahaan memiliki sumber daya yang terbatas, dengan tekanan untuk memiliki performa yang baik pada awal usaha. Sebagai ilustrasi, sekelompok orang memiliki ide untuk mendaur ulang/me-refil cartridge printer dengan target

pelajar/mahasiswa. Rencana awalnya mereka menerima dan menangani berbagai cartidge yang masuk dengan mengandalkan kemampuan individu. Mereka menangani setiap cartidge yang masuk dan mengandalkan pengetahuan masing-masing dan pengalaman untuk membuka cartridge, me-refil tinta, menutup cartridge dan menyegel dalam kemasan untuk dijual kembali. Mereka menerima fakta bahwa mereka akan membuat prosedur untuk setiap tipe cartidge, dengan berjalannya waktu. Dengan pengalaman yang didapat akan membuat mereka menangani berbagai macam cartridge pada masa awal perusahaan. Dalam enam bulan mereka menangani 10.000 cartridge per bulan dan sistem yang ditangani langsung oleh pemilik usaha tidak membawa hasil yang baik. Waktu terbuang dengan tiap cartridge ditangani sebagai order unik membuat kesulitan dalam jangka pendek. Sebagai tindak lanjutnya, mereka memperkerjakan ahli mesin yang membangun prosedur sederhana dengan peralatan tetap untuk menangani tipe cartridge yang paling banyak. Untuk bagian dengan peralatan tetap tersebut, mereka memperkerjakan karyawan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Untuk tipe cartridge yang lain, mereka membuat bengkel kerja untuk membuat prosedur kerja dan memproses cartridge tersebut. Dalam delapan bulan berikutnya, mereka membangun sistem manajemen produksi dan metode yang dapat memotong biaya secara dramatis. Mereka mengatakan bahwa membangun

proses sebelum memulai usaha akan membawa hasil finansial yang besar bagi pemilik usaha. Semua usaha pada dasarnya memiliki sistem produksi masing-masing, baik disusun ataupun tidak. Semua usaha memiliki cara masing-masing dalam menangani pelanggan, paperwork, pesanan dan pelayanan. Hal ini mendasari pembentukan sistem produksi. Meletakkan sistem manajemen produksi untuk menangani rutinitas yang sering dihadapi akan memastikan penanganan yang konsisten dan membuat karyawan memfokuskan energi pada aspek yang tidak biasa pada pekerjaan tersebut. 6. Membuat chart produksi Banyak program software yang tersedia untuk membantu pemilik usaha baru menyusun proses produksi yang digunakan pada perusahaan. Pemilik usaha dapat melihat contoh pentingnya proses produksi pada perusahaan franchise. Salah satu kunci sukses sistem franchise adalah sistem franchise memiliki metode operasi yang teruji. Pihak franchisor menyiapkan metode untuk franchisee dalam langkah-langkah detil dalam

proses produksi dan kapan setiap langkah dilakukan. Hal ini sangat berguna untuk dilakukan oleh pemilik usaha baru. Pemahaman yang lebih baik dari proses produksi perusahaan dapat dilihat pada chart produksi. Chart produksi mirip dengan chart critical path, tetapi tidak memfokuskan pada menemukan usaha melainkan menggambarkan langkah-langkah dalam proses produksi. Chart produksi memberikan pemahaman langkah-langkah yang diperlukan dalam proses untuk menghasilkan produk kepada pelanggan. Chart dimulai dengan order yang diterima dan diakhiri dengan pengiriman barang kepada pelanggan. Berikut adalah contoh chart sederhana dari produksi plakat pada toko trophy.

Memilih bahan kayu

5 menit

Mengetikkan informasi yang diperlukan pada mesin pengukir

10 menit

Mengukir plakat

15 menit

Quality Check

Memoles plakat

5 menit

Mengemas plakat

5 menit

Dalam tahap awal usaha, chart produksi dapat menjadi kompleks dengan cepat. Bayangkan pada restoran, kesulitan membuat makanan dari menu yang memiliki 25 hidangan utama dengan pilihan sayuran yang berbeda. Bagaimana restoran tersebut memastikan semua hidangan diproduksi sehingga yang memerlukan waktu lama dimulai terlebih dahulu dan yang memerlukan waktu lebih singkat bisa dimulai belakangan, sehingga semua hidangan yang dipesan bisa diselesaikan dalam waktu bersamaan dan dikirimkan ke meja pemesan dalam puncak kesibukan. Tambahkan dengan kompleksitas seperti penampilan hidangan, makanan pembuka, salad, dan minuman. Chart produksi yang sederhana dapat menjadi kompleks. Semua usaha memiliki proses produksi. Hal ini mudah dikenali dalam proses di pabrik manufaktur. Tetapi pemilik usaha kecil harus mengetahui bahwa bahkan perusahaan ritel memiliki proses produksi. Barang tiba di toko kemudian dihitung, diberi label, dimasukkan dalam stok, dijual, label dilepas, dimasukkan dalam tas belanja, dan apabila tidak terjual dipindahkan ke area diskon. Jika perusahaan tidak memiliki pengertian yang mendalam tentang metode yang diperlukan dalam proses dasar ini maka akan berakibat negatif bagi pelanggan dan karyawan. Misalnya pada sebuah toko, pemilik usaha memakai line dial-up telepon untuk transaksi kartu kredit. Bila dibandingkan dengan line dedicated high speed, transaksi membutuhkan waktu 45 detik lebih lama dan line yang sibuk dan delay sering menjadi masalah. Komplain terus bertambah dan si pemilik usaha memperhatikan bahwa semakin banyak calon pembeli yang keluar dari toko atau tidak jadi berbelanja dan berpindah toko karena melihat antrian panjang di kasir/checkout. Si pemilik usaha memutuskan mengganti line dial-up dengan dedicated high speed. Juga pemilik usaha merubah sistem pencatata penjualan di buku dengan sistem barcode yang

lebih cepat. Line dedicated high speed dan sistem barcode lebih mahal, tetapi begitu pemilik menyadari efek negatif pada proses produksinya jika tidak memilikinya, maka kebutuhannya menjadi semakin rasional. Dalam contoh yang lain, pada sebuah toko pakaian yang tidak memiliki pemahaman yang jelas akan proses yang terjadi di toko, atau bagaimana seharusnya proses tersebut dilakukan. Pemilik tetap menyimpan item-item yang tidak terjual pada inventory. Hal ini berakibat meningkatnya persentase stock barang yang usang yang membawa kegagalan dimana ruang penyimpanan dan toko dipenuhi oleh barang yang di atas kertas memiliki nilai berharga tetapi dalam kenyataan memiliki nilai yang kecil atau tidak sama sekali. Pihak bank menyadari hal tersebut dan memotong credit line dari perusahaan tersebut menjadi nol. Kesulitan keuangan ini mengakibatkan ketidakmampuan untuk mengadakan produk/barang yang dibutuhkan toko tersebut dan toko pun akhirnya tutup. Sangatlah penting untuk membuat prosedur untuk menangani kasus stock seperti contoh di atas. Banyak sistem manajemen produksi yang tersedia untuk pemilik usaha baru. Jika anda memulai usaha pada industri yang sudah berjalan baik, maka anda harus berbicara dengan orang lain dalam industri untuk memilih manajemen yang tepat dalam bisnis anda. Sedikit usaha dalam melakukan investigasi di industri menghasilkan efek positif bagi organisasi