OS REFLEXOS DA IMPLEMENTAO DE ERP EM UM ESCRITRIO DE CONTABILIDADE LUIZ ALBERTON UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA BERNADETE LIMONGI UNIVERSIDADE FEDERAL

DE SANTA CATARINA NOELI KRUEGER UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA Resumo Com a crescente complexidade do mundo dos negcios, o processo de tomada de deciso carece, cada vez mais, de informaes rpidas e precisas. A simples implantao de tecnologias de informao, sem alteraes estruturais e de reorganizao do sistema de trabalho para a melhoria dos processos, tende a ocasionar resultados pouco promissores. necessrio que toda a organizao passe por uma reestruturao organizacional e funcional para que ocorram as mudanas nos processos operacionais. Esta pesquisa teve como objetivo verificar os aspectos positivos e os negativos da implementao de um ERP na prestao de servios contbeis, por meio de um estudo de caso realizado em um escritrio catarinense de contabilidade. Para atingir tal objetivo, foi necessrio descrever a implementao do sistema integrado de informao, suas estratgias e objetivos, alm de identificar as mudanas que o sistema trouxe para a organizao. Como resultado do trabalho, constatou-se que a simples implementao de um sistema na organizao, sem planejamento adequado e sem uma pesquisa com os diversos fornecedores de tais sistemas, no traz contribuies para a melhoria dos processos da organizao e, quando mal implementado, pode trazer grandes prejuzos. 1 INTRODUO A economia mundial passa hoje por um processo de mudanas e transformaes nas empresas e produtos causadas por uma maior flexibilizao e pela virtualizao de mercados, estas provocadas, por sua vez, pela tecnologia de informao. A influncia dessas mudanas se faz sentir na contabilidade, exigindo que o profissional da rea adapte-se ao novo contexto cultural e tenha uma nova postura diante da sua profisso. Grandes mudanas esto ocorrendo na forma de realizao dos trabalhos contbeis. Os sistemas de informaes contbeis no integrados tm se mostrados insuficientes para auxiliar nas tomadas de decises dos gestores das empresas, fazendo com que estes se fundamentem em outros relatrios mais dinmicos. Entende-se que os relatrios contbeis so uma fonte rica de informaes que, na maioria das vezes, permanece subutilizada pela dificuldade do empresrio em conseguir os informes em tempo real, pois os sistemas de informaes contbeis so, geralmente, isolados dos demais sistemas da empresa, dificultando o seu acesso.

Atualmente h a necessidade crescente, por parte das empresas que almejam continuar no mercado, de adotar sistemas de informaes mais sofisticados, que atendam as suas necessidades. As tecnologias de informaes so mais complexas e abrangentes que o tradicional processamento de dados, incluindo, alm deste, uma imensa variedade de recursos. Com o avano da tecnologia de informao foi criado o Enterprise Resources Planning (ERP), cujo significado em portugus Planejamento dos Recursos Empresariais, embora a expresso mais utilizada seja Sistema Integrado de Gesto. Esse tipo de sistema foi constitudo para melhorar as rotinas contbeis, alm de proporcionar maior tempo para os contadores darem nfase s anlises e interpretaes das informaes contbeis. Para que ocorra a implantao de um ERP em uma empresa, necessrio que ela passe por uma reformulao operacional, no bastando a simples compra e implementao do sistema. Torna-se imprescindvel que os contadores conheam e dominem os impactos dos avanos tecnolgicos sobre a informao, incorporando-as no apenas nos procedimentos contbeis bsicos, mas tambm em situaes que exijam uma anlise contbil mais apurada e complexa. Assim, este trabalho pretende descrever a implementao de um sistema integrado de contabilidade em um escritrio que presta servios de contabilidade e evidenciar os impactos por ele provocados. 2 FUNDAMENTAO TERICA Neste tpico so revisadas as teorias sobre sistemas integrados de gesto, sobre a Contabilidade como sistema de apoio s tomadas de decises, sobre sistemas, tecnologia de informao e sistemas de informaes.

2.1 CONTABILIDADE COMO SISTEMA DE APOIO S TOMADAS DE DECISO Conforme Moraes e Madeira (2002, p. 33),
Historicamente, a Contabilidade apresenta-se, no primeiro momento, como anotaes e/ou registro das operaes de compra e venda. Em seguida, surge tambm a necessidade de registrar os bens patrimoniais, com o nico objetivo de mant-los sob controle. Mais tarde, porm, o comerciante sentiu a necessidade de conhecer a evoluo de seu patrimnio, de tempos em tempos. E assim, a Contabilidade foi se ajustando s necessidades das organizaes e de seus administradores.

Desta forma, os objetivos da cincia contbil foram evoluindo juntamente com o avano das organizaes. Pode-se considerar que o principal objetivo da contabilidade fornecer informaes a respeito do patrimnio das entidades e suas mutaes para usurios internos e externos. Desta maneira, a contabilidade pode ser considerada o principal sistema de informaes gerenciais de uma organizao, porm, isto nem sempre acontece pelo fato das empresas no estarem habituadas a lidar com informaes contbeis gerenciais e, tambm, pelo fato destas no serem geradas em tempo real. Kaplan e Johnson (2000, p. 34) definem sistemas de contabilidade gerencial como sistemas de informaes que relatam os custos de atividades, processos, produtos, servios e

clientes da empresa, que so usados para uma variedade de tomadas de decises de melhorias de atividade. O sistema de contabilidade gerencial deve estar adequado organizao de forma que supra todas as necessidades referentes s informaes desejadas, de acordo com seus objetivos, metas e estratgias. Portanto, impossvel, atualmente, desenvolver um sistemapadro de contabilidade gerencial para todas as empresas. Para se ter uma boa informao, deve-se atentar para algumas caractersticas, segundo Freitas (1997), a informao para ser boa deve ser precisa, completa, econmica, flexvel, confivel, relevante, simples, em tempo, adequada, redundante, veloz, freqente, vlida, atual, densa, corretiva e confirmatria. 2.2 SISTEMAS Segundo Almeida (2002, p. 2), sistema um conjunto de partes integrantes e interdependentes, que formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo. Para Chiavenato (1999, p. 484), um sistema um conjunto de objetos unidos por alguma forma de interao ou interdependncia. O principal objetivo de qualquer sistema a prpria razo do sistema existir, ou seja, a finalidade para a qual o sistema foi criado. Toda construo de um sistema parte da definio clara de seus objetivos. Para Oliveira (1990, p. 3), alm dos objetivos principais, os componentes de um sistema so : entradas do sistema, processo de transformao e sadas do sistema. 2.3 TECNOLOGIA DE INFORMAO TI Segundo Paiva (2002, p. 77), as tecnologias de informao, em sentido amplo, abrangem as tecnologias da informtica e das comunicaes. Para Porter e Millar (1985, p. 211),
Uma compreenso mais abrangente da Tecnologia de Informao, evidencia que ela envolve mais do que simplesmente computadores e sistemas. Nos modelos de negcio atuais, o termo TI engloba toda a informao que as organizaes criam e usam, assim como a crescente convergncia de tecnologias que processam e tornam a informao disponvel para a tomada de deciso de negcios.

Os conceitos apresentados podem ser encarados como semelhantes, sendo que Porter e Millar fazem uma conceituao mais detalhada. Os seguintes componentes fundamentam a tecnologia de informao: hardware e seus dispositivos e perifricos, software e seus recursos, sistemas de telecomunicaes, gesto de dados e informaes. O principal benefcio proporcionado pela tecnologia de informao s organizaes a sua capacidade de melhorar a qualidade e disponibilidade das informaes importantes interna e externamente organizao, melhorar processos internos, reduzir custos e aplicar controles melhores. A chave para o uso adequado da tecnologia a mesma resposta para fazer as organizaes funcionarem adequadamente. A informao tecnolgica pode ser a maior ferramenta dos tempos modernos, mas o julgamento de negcios dos humanos que a faz poderosa.

2.4 SISTEMA DE INFORMAO SI Atualmente, necessrio que as empresas estejam familiarizadas com as novas tecnologias e meios de transmisso das informaes. O uso dos sistemas de informaes afetou a cultura das organizaes, fazendo com que estas alterassem seus meios de comunicao e produo para uma forma mais rpida, simples e segura. Para Stair (1998, p. 54), um sistema de informao uma srie de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam, manipulam, armazenam, disseminam dados e informaes e fornecem um mecanismo de feedback. Para Arajo (1997, p. 147), sistemas de informaes compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnolgicos e financeiros, agregados segundo uma seqncia lgica para o processamento de dados e a correspondente traduo em informao. Assim, o objetivo do SI melhorar o desempenho das pessoas na empresa, e no armazenar dados ou gerar relatrios, muito embora isto deva ocorrer, mas no como objetivo e sim como conseqncia. Os SIs podem ser classificados de formas variadas em funo de seus objetivos e das necessidades especficas dos indivduos que iro utiliz-los. De acordo com Padoveze (2002) e Almeida (2002), h cinco tipos de sistemas de informaes em uma organizao: a) sistemas de informaes transnacionais: so aqueles que processam grandes volumes de dados para funes administrativas rotineiras; b) sistemas de informaes gerenciais: proporcionam informaes peridicas para o planejamento e controle e para a tomada de decises estruturadas; c) sistemas de apoio deciso: tratam informaes que envolvem processos de deciso no-estruturados e so utilizados como base complementar para a tomada de deciso; d) sistemas especialistas: capturam o conhecimento de um especialista e tentam model-lo, assimilando a experincia de quem toma decises para reproduo da soluo de problemas; e) sistemas de apoio ao executivo: so aplicados em atividades pouco estruturadas e tm como objetivo a explorao da informao por meio de sua apresentao. Desta forma, todos os tipos de sistemas apresentados anteriormente tm por objetivo gerar informaes para aqueles que as necessitam, podendo estas ser indispensveis para a tomada de decises ou complementares. Uma das principais preocupaes com relao a esses sistemas a gerao de informaes em tempo certo, pois, se geradas com atraso, podem perder seu valor. Com essa preocupao e, tambm, com o objetivo de eliminar das organizaes os sistemas paralelos e redundantes, foram criados os sistemas integrados de gesto. 2.5 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTO SIG Os SIGs tiveram um expressivo crescimento nos anos 90, quando a globalizao comeou a forar as entidades a buscarem produtos e servios diferenciados e, ao mesmo tempo, a reduo dos seus custos.

A rpida evoluo tecnolgica e a crescente competitividade fizeram com que algumas organizaes mudassem suas estratgias de terceirizao, passando de um foco em tecnologia para a nfase na utilizao e gerenciamento da informao. Conseqentemente, as organizaes gastam menos tempo e recursos construindo uma infra-estrutura interna de computao e concentram seus esforos na efetiva utilizao das informaes. Para isso, foram desenvolvidos os sistemas integrados de gesto ou ERPs. Souza e Zwicker (2000, p. 283) definem ERP como:
sistemas de informao integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais, para suportar a maioria das operaes de uma empresa. Procuram atender requisitos genricos do maior nmero possvel de empresas, incorporando modelos de processos de negcio, obtidos atravs da experincia acumulada de fornecedores, consultorias e pesquisa em processos de benchmarking.

Segundo Peleias (2001, p. 40), um sistema integrado baseado na filosofia ERP uma soluo em processamento eletrnico de dados voltada para o atendimento das necessidades operacionais das empresas. A integrao possvel pelo compartilhamento de informaes comuns entre os diversos mdulos, armazenadas em um nico banco de dados centralizado. O ERP constitudo por vrios mdulos que abrangem todas as reas de uma empresa. Por tratar-se de um sistema genrico, no importa se a empresa que vai adot-lo de manufatura ou prestadora de servios. A abrangncia do sistema limitada pela empresa, podendo estar condicionada a vrios fatores, como custo de implantao dos mdulos, possibilidade de integrao de sistemas menores ao ERP, entre outros. ERPs funcionam com a utilizao de uma base de dados comum, como mostra a Figura 1.

Base de dados central

Figura 1: Estrutura tpica de funcionamento de um ERP. Fonte: Davenport (1998, p.316)

A estrutura tpica de funcionamento de um sistema ERP simplifica as decises que envolvem anlise de custos, propiciando uma melhor performance ao ratear os custos por toda a organizao ao invs de alguns departamentos apenas. Alm de evitar a conciliao manual das informaes obtidas entre as interfaces dos diferentes aplicativos, um sistema integrado oferece a possibilidade de melhoria de relatrios, fidelidade de dados, consistncia e comparao de dados devido utilizao de um critrio nico em todas as atividades da empresa. 2.5.1 Ciclo de Vida do ERP Segundo Souza e Zwicker (2000, p. 49), o ciclo de vida representa as diversas etapas pelas quais passa um projeto de desenvolvimento e utilizao de sistemas de informao. O ciclo de vida de um sistema de informao passa pela deciso e seleo, e implementao e utilizao. a) deciso e seleo Para o sucesso de um ERP em uma organizao, necessrio que sejam feitas algumas consideraes antes mesmo de ser adquirido o produto. preciso verificar se a entidade possui condies financeiras para cobrir os custos com a aquisio, implantao e treinamento de pessoal, se possui infra-estrutura (mquinas) adequada s configuraes mnimas exigidas pelo software e se as pessoas esto preparadas psicologicamente para mudanas de estrutura organizacionais. b) implementao e utilizao Adquirido o produto, deve-se observar a forma como ser implantado o ERP. Esta etapa pode ser entendida como o processo pelo qual o software colocado em funcionamento na empresa. A primeira medida de configurao de processos a seleo dos mdulos que devem ser instalados. A caracterstica modular permite que cada empresa utilize somente os mdulos que necessita e possibilita que mdulos adicionais sejam agregados com o decorrer do tempo, de acordo com novas necessidades da organizao. Para cada mdulo, so feitos ajustes nas tabelas de configurao para que o sistema se adapte da melhor forma possvel aos novos processos de negcio. Por esse motivo, a deciso de implementao de um sistema ERP s deve ser tomada aps uma anlise detalhada e rigorosa dos processos da empresa e da funcionalidade dos sistemas. Alm disso, muito importante que as empresas considerem, desde o incio da implementao, os impactos que a redefinio dos processos e a introduo do sistema tero na estrutura, cultura e estratgia da organizao. Aps a implementao do ERP, passa-se a utiliz-lo efetiva e diariamente. Segundo Deloitte (1998, p. 12), os benefcios dos sistemas ERP s podem ser obtidos na etapa de utilizao se aps a implementao a empresa mantiver o foco e esforos na obteno de resultados. Uma vez implantados, os sistemas ERP mantm-se em constante evoluo. As empresas fornecedoras procuram incorporar novos recursos para atender novas necessidades de seus clientes, corrigir problemas detectados e apresentar novas e melhores formas de executar os processos abrangidos pelos pacotes. Essas atualizaes podem ser complexas, podendo variar desde simples mudanas de uma tela at mudanas drsticas na filosofia do pacote.

2.5.2 A Importncia da integrao do Sistema de Informao Contbil (SIC) Atualmente, tem-se a necessidade cada vez maior de informaes rpidas e precisas, principalmente porque os problemas enfrentados pelos gestores esto cada vez mais complexos. Uma das formas encontradas para dar suporte s tomadas de decises tem sido o uso do Sistema de Informao Contbil (SIC). O SIC fundamenta-se na gerao de informaes para os vrios nveis das empresas, suprindo a necessidade de vrios usurios. Segundo Deloitte (1998, p. 14),
Essa necessidade de informaes teis, com valor preditivo, como uma forma de feedback das aes realizadas nas empresas e, principalmente, a tempo certo para as tomadas de decises, fez com que sistemas paralelos fossem criados, onerando as empresas. O SIC na realidade pode ser considerado o mais importante sistema de informaes da empresa, capaz de prover todas as reas com informaes relevantes.

Conforme Rezende (2000, p. 36), uma dificuldade enfrentada pelo SIC quanto ao grau de objetividade e de confiana na mensurao contbil. Toda mensurao contbil deve levar em conta trs fatores distintos: objeto a ser mensurado, o sistema de mensurao, com suas regras e instrumentos, e o mensurador. A forma de o SIC atingir seus reais objetivos, ou seja, fornecer informaes teis aos usurios internos e externos da empresa, passa por uma reformulao na sua forma de operacionalizao. Conforme Riccio e Peters (1997, p. 9), o SIC
pode ser considerado como um subsistema de informao, que tem como principal usurio o governo, com a nica finalidade de clculo de impostos. Os sistemas gerenciais das empresas duplicam os registros j realizados na contabilidade tradicional, uma vez que usam os mesmos dados causando um re-processamento desses dados, com aumento do custo da empresa e com a criao, mas independente de informaes, paralelas ao SIC.

Como sada para essa situao, necessrio redefinir os objetivos do SIC e o uso de prticas contbeis internas da empresa, abandonando a rigidez dos Princpios Fundamentais de Contabilidade e, principalmente, fornecer informaes no-monetrias. A importncia da informao no-monetria deve ser verificada analisando-se quais so os usurios das informaes do SIC. O SIC deve deixar de ser tratado como um recurso exclusivo do contador, para ser uma fonte de informaes para toda a empresa. Para isso, necessrio que ocorra uma srie de mudanas, inclusive no processo de gesto do SIC. O contador no deve ser o nico a entender o porqu da existncia do SIC e quais so os seus objetivos. Conforme Riccio e Peters (1997, p. 10),
O SIC deve ser aberto e flexvel, para prover informaes a todos os setores da empresa e no ser exclusivo do setor contbil. Alm disso, necessrio que ele trabalhe em tempo real, e no como ocorre em uma parcela significativa das empresas, onde as transaes so contabilizadas muitos dias aps a sua ocorrncia.

Para que o SIC fornea informaes em tempo til para os tomadores de decises, necessrio que o sistema esteja integrado aos demais sistemas, ou seja, o SIC deve ser um mdulo de ERP. Assim, o SIC ser capaz de atender vrios usurios ao mesmo tempo e com nvel de segurana e integridade dos dados muito maior, eliminando a redundncia que ocorre em muitos casos quando so criados, alm do prprio SIC, sistemas paralelos. Essa integrao do

SIC como mdulo de ERP far com que um lanamento contbil alimente a prpria contabilidade e outros setores ao mesmo tempo. O ERP tambm permitir armazenamento de dados externos empresa, tais como tendncias de mercado e polticas internacionais, que representam informaes nomonetrias. Essas informaes tero origem, principalmente, nos valores e crenas dos executivos das empresas. Assim, por meio do ERP possvel obter a reunio de informaes textuais e quantitativas. O SIC deve, em suma, oferecer informaes teis a todos os demandantes de informaes, tanto em nvel interno quanto externo, tanto no plano operacional quanto no estratgico. O mdulo contbil em um ERP normalmente divide-se em trs partes: contbil, patrimonial e fiscal. No sub-mdulo contbil so feitos os lanamentos apenas de ajuste, e no todas as transaes da entidade como na maioria dos sistemas contbeis no-integrados. Isto ocorre justamente pelo fato do mdulo contbil estar integrado com os demais mdulos. Por exemplo: no setor de contas a pagar foi paga uma duplicata; esse lanamento feito no prprio departamento de contas a pagar, sendo exportado para o contbil. 3. METODOLOGIA O presente estudo caracteriza-se como uma pesquisa exploratria, a qual, segundo Gil (1996, p. 45), tem como objetivo principal o aprimoramento de idias ou a descoberta de intuies. Tambm permite maior familiaridade com o problema, tornando-o mais explcito. Em relao forma de abordagem do problema, a presente pesquisa considerada qualitativa, na qual h uma relao dinmica entre o mundo real e o sujeito, isto , um vnculo indissocivel entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que no pode ser traduzida em nmeros (MENEZES E SILVA, 2000, p. 20). Segundo Beuren (2003, p.83), os procedimentos na pesquisa cientfica referem-se maneira pela qual se conduz o estudo, e, portanto, se obtm os dados. Este trabalho pode ser considerado um estudo de caso pois, para Gil (1996, p. 73), o estudo de caso caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo, tarefa praticamente impossvel mediante os outros tipos de delineamentos considerados. O estudo de caso foi realizado em um escritrio de contabilidade de Florianpolis, denominado neste trabalho YZ Contadores. Tomou-se essa empresa para estudo, por ser de fcil acesso e uma pesquisadora ser integrante da mesma, bem como pelo auxlio dos dirigentes e colaboradores que se dispuseram a prestar todos os dados e informaes necessrias ao estudo. Alm disso, trata-se de uma organizao que tem como uma das metas principais a constante atualizao tecnolgica. Assim, importante ressaltar que este estudo possui a caracterstica de ser uma pesquisa-ao que, conforme Thiollent (1985, p. 14),
um tipo de pesquisa com base emprica que concebida e realizada em estreita associao com uma ao ou com resoluo de um problema coletivo e no qual os pesquisadores e participantes representativos da situao problema esto envolvidos de modo cooperativo ou participativo.

O levantamento dos dados coletados, etapa indispensvel para se alcanar os objetivos da pesquisa, foi feito dentro da empresa pesquisada, por meio de questionrios abertos durante e aps a implantao do novo SIC. O escritrio da YZ Contadores possuia, no segundo semestre de 2003, 52 funcionrios.

Tambm foi aplicada uma entrevista no-estruturada ou informal, por permitir maior conhecimento e interao das realidades dos colaboradores. De acordo com Trivios (1995, p. 146), esse tipo de entrevista ao mesmo tempo que valoriza a presena do investigador, oferece todas as perspectivas possveis para que o informante alcance a liberdade e a espontaneidade necessrias, enriquecendo a investigao. 4 ESTUDO DE CASO Neste tpico so estudadas as caractersticas da empresa, os motivos que a levaram a trocar o sistema, as principais metas a serem alcanadas, a descrio do sistema adotado e as etapas de implementao, uso e retrocesso do sistema. 4.1 CARACTERSTICAS DA EMPRESA No foi possvel utilizar o nome real da empresa pesquisada, portanto, para fins deste trabalho, a empresa foi denominada YZ Contadores. A YZ Contadores atua na prestao de servios contbeis e uma das principais empresas do ramo na grande Florianpolis, estando inserida no mercado h mais de 19 anos. Atualmente, possui 240 clientes e conta com 52 colaboradores. Os servios na empresa esto divididos nos seguintes departamentos: Departamento Pra-legal: responsvel pela abertura, alteraes e fechamentos de empresas, alvars sanitrios, licenas e outros; Departamento Pessoal: responsvel pelo clculo da folha de pagamento, frias, rescises e 13 salrio, alm dos impostos incidentes sobre a folha de pagamento, tais como INSS, FGTS e IRRF. Tambm responsvel pela transmisso de informaes para GFIP e CAGED; Departamento Fiscal: responsvel pela apurao do ICMS e pela elaborao e transmisso da GIA; Departamento Contbil: responsvel pela contabilidade de seus clientes, pelo clculo de impostos incidentes sobre a receita e/ou sobre o lucro, tais como IRPJ, PIS, COFINS e CSS , e pela elaborao e emisso de DCTF, DIRF e DIPJ; Departamento de Informtica: presta apoio parte tecnolgica da empresa; Departamento Financeiro: responsvel pelo recebimento das receitas e pagamento das despesas; Direo: responsvel pelo planejamento da organizao, tomada de decises e apoio aos demais departamentos.

Os departamentos pra-legal, pessoal, contbil e fiscal so, em suma, responsveis pela execuo dos servios que a YZ Contadores presta, sendo que a direo, o departamento financeiro e o de informtica servem para o funcionamento e gerenciamento da empresa. Cada departamento utilizava um software distinto e especfico para a execuo de seus trabalhos, sendo que o departamento contbil importava do departamento fiscal as entradas e sadas de mercadorias/servios e do departamento pessoal as folhas de pagamento. Existia, ainda, um software para os bens patrimoniais, que tambm era importado pela contabilidade.

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Esse modo de trabalho vinha sendo executado desde que a contabilidade passou a ser executada eletronicamente, porm, apresentou algumas falhas no decorrer dos anos, o que influenciou a gerncia a investir em tecnologia de informao. O sistema utilizado apresentava-se defasado em relao aos sistemas atuais. Alm disso, o sistema no estava mais sendo adequado por exigir uma grande quantidade de retrabalho por parte dos colaboradores, ou seja, o sistema no integrava bem alguns processos, o que fez com que alguns controles paralelos fossem criados, aumentando, conseqentemente, o custo dos servios e o tempo para a gerao das informaes. Outros motivos foram identificados pelos entrevistados para a adoo do novo sistema, tais como: troca eletrnica de dados, multiprocessamento, novas funcionalidades integradas, centralizao das informaes e implantao de um sistema mais rgido, confivel e com menos abertura para entrada de dados errados. Desta forma, os principais motivos para a implantao foram tecnolgicos, objetivando, principalmente, a reduo dos custos e o aumento da qualidade dos servios prestados. 4.2 METAS PREVISTAS COM A UTILIZAO DO NOVO SISTEMA A deciso de implementao de um novo SIC na YZ Contadores foi tomada pela gerncia, que destacou como principal motivo a defasagem tecnolgica do sistema que estava sendo utilizado. Com o uso do novo sistema, esperou-se que os processos fossem executados de forma mais rpida e segura. A idia subjacente adoo desse sistema era fazer com que os clientes adquirissem o mdulo financeiro e comercial, em que poderiam executar as suas principais tarefas administrativas. Se o cliente adotasse esses mdulos, o trabalho de lanar todos os documentos no sistema contbil seria eliminado, sendo que, uma vez informados no mdulo administrativo, eles seriam exportados para o mdulo contbil. Dessa maneira, os contadores no precisariam mais se preocupar em alimentar o sistema, ficando a cargo do prprio cliente faz-lo. Um dos principais benefcios do ERP o fato de ser possvel manter a contabilidade sempre atualizada, ou seja, se o cliente o usar como ferramenta para os processos administrativos e comerciais, a contabilidade estar sempre retratando o patrimnio da organizao. Caso o cliente necessite de um relatrio gerencial, fiscal ou contbil, poder emiti-lo atravs do seu prprio computador, da mesma forma que a gerao de guias de impostos. Dessa forma, reduzir-se-ia o custo com a impresso de documentos e tambm com o trabalho dos office-boys em levar os relatrios e guias at os clientes. O trabalho dos contadores passaria a ser, primordialmente, a anlise dos dados e informaes e no a gerao dos mesmos, e o contador seria uma espcie de orientador para seus clientes. 4.3 IMPLEMENTAO DO TECNO Denomina-se Tecno o ERP adotado pela empresa, visando preservao do nome real do sistema implantado na empresa em estudo. So analisados seu funcionamento e as principais mudanas que ele trouxe entidade.

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A YZ Contadores adotou os mdulos contbil, financeiro e comercial para a execuo de seus servios. Conforme a fundamentao terica, a implementao o processo em que o sistema posto em funcionamento, realizando-se as adaptaes necessrias, e o pessoal capacitado. No houve um processo de estudo com vrios fornecedores de sistemas ERPs para se escolher o sistema a ser implementado. H algum tempo, a direo estava planejando investir em um novo sistema, mas no tinha definido qual escolheria, ento, um fornecedor j conhecido indicou o Tecno. Assim, o sistema foi analisado e concluiu-se que seria um bom investimento. A escolha dos mdulos financeiro, contbil e comercial deu-se devido relevncia desses sistemas para a organizao, sendo que os demais no atendiam s necessidades da empresa. Inicialmente, procurou-se reorganizar a empresa de modo que todos se adaptassem ao novo modo de trabalho. Foram feitas reunies para motivar os colaboradores, mostrar a importncia do sistema e os procedimentos que cada equipe deveria adotar. Tambm foi contratada mais uma pessoa para o departamento de informtica, com a funo principal de dar assistncia aos contadores sobre o novo sistema. O treinamento de pessoal foi dado especificamente para dois colaboradores da YZ Contadores, sendo um do departamento contbil e o outro do departamento de informtica. Eles participaram de cursos e palestras, fizeram treinamentos e ficaram encarregados de repassar o treinamento para o restante do grupo. Foram adquiridos novos computadores, pois alguns no correspondiam s configuraes mnimas exigidas pelo Tecno. Tambm foi preciso melhorar a infra-estrutura tecnolgica, sendo adquirido um novo servidor que melhorou a reduo de interrupes na utilizao do sistema. No incio do uso do Tecno foram repassados aos colaboradores os treinamentos necessrios para a incluso das empresas no sistema, como o cadastramento das empresa, de planos de contas, dos bens e cadastramento dos impostos, sendo que estes dados foram informados manualmente por cada Contador. Em seguida, estando todas as empresas cadastradas, comeou-se a utilizar propriamente os sistemas contbil, patrimonial e de impostos. Porm, a integrao dos sistemas financeiro e comercial no estava ocorrendo devido ao fato de que os clientes no adotaram esses dois mdulos do sistema. Conforme foi constatado na entrevista com alguns colaboradores, notou-se grande resistncia em aceitar o novo sistema como principal ferramenta de trabalho, o que natural, pois acarreta grandes mudanas na cultura da organizao. Alm disso, alguns se queixaram da falta de tempo e treinamento para adaptao ao Tecno. O prazo para a implantao seria de um ms, sendo que cada Contador ficaria responsvel pelo cadastro das empresas sob sua responsabilidade. Como os servios estavam acumulados, no houve tempo suficiente para que o prazo fosse atendido e, dessa forma, o prazo de implementao se estendeu por mais dois meses. O Tecno acabou ficando em segundo plano para os contadores, que estavam mais preocupados com o cumprimento dos prazos do que com a implantao do novo sistema. O Tecno passou a ser utilizado apenas por uma parte da equipe e no por todos na organizao. Isso ocorreu devido grande quantidade de trabalhos pendentes na empresa e

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que foram priorizados, sendo o Tecno deixado em segundo plano. No perodo em que o Tecno foi utilizado foram destacados pontos fortes e pontos fracos do sistema. 4.3.1 Aspectos Positivos do Processo de Implementao e do Tecno O principal ponto forte da adoo do Tecno foi a criao de protocolos, que inexistiam na YZ Contadores. O protocolo emitido no prprio sistema, com destinatrio, data, valor, prazo de entrega e autor do protocolo. O encarregado de despacho de documentos acessa o sistema e consulta todos os protocolos emitidos naquele dia e confere se todos os documentos esto de acordo com os protocolos. A grande maioria dos entrevistados citou o sistema de protocolao como uma melhoria para a organizao. Outro aspecto positivo citado pelos colaboradores foi o grau de segurana que o sistema possui. Primeiramente, s os colaboradores que estavam cadastrados para acessar uma determinada empresa tinham acesso a ela. Tambm era possvel restringir quem podia alterar ou excluir lanamentos da contabilidade. Alm disso, o prprio processo de excluso e alterao de lanamentos era complexo, impossibilitando aos colaboradores alterarem ou exclurem lanamentos por distrao. Assim, a maior rigidez dos processos e a impossibilidade de manipular informaes aumentaram a confiana no sistema. O envio de relatrios contbeis e gerenciais e guias de impostos pela Internet foi uma das melhorias mais citadas pelos entrevistados, haja vista que economizava tempo, trabalho dos office-boys, papel e tinta para impresso dos documentos. Houve padronizao e seqncia dos processos a serem realizados. Com o mesmo sistema atuando em toda a empresa, os colaboradores passaram a entender melhor o processo e a influncia que uma atividade tinha na outra. Em relao aos relatrios emitidos, houve grande satisfao tanto por parte dos colaboradores como dos clientes, sendo que foi possvel criar novos relatrios a partir da necessidade de cada cliente, no prprio Tecno. 4.3.2 Aspectos Negativos do Processo de Implementao do Tecno Entre os pontos fracos do sistema, pode-se citar a lentido inicial de acesso ao Tecno, a qual retarda a informao ao cliente que, na maioria dos casos, aguarda pelo telefone. Muitas vezes era necessrio retornar a ligao mais tarde, pois o sistema no acessava a base de dados. Tal fato devia-se a constantes atualizaes que o sistema estava fazendo, justamente para se adaptar organizao. Outro problema constatado foi que, em algumas empresas, os lotes contbeis no estavam sendo efetivados. Para que os lanamentos manuais fossem contabilizados, abria-se um lote em que eram digitados todos os documentos e, logo aps, este era efetivado. Porm, esse processo no estava ocorrendo devido a uma falha do sistema, o que atrasou a contabilidade dessas empresas, gerando a insatisfao desses clientes. Aconteceu o fato de algumas informaes ficarem gravadas em algum lugar no sistema, isto , houve um caso em que um lanamento foi excludo do sistema. Entretanto, na composio do saldo das contas, ele permaneceu, quer dizer, houve falha na construo do sistema. Outro ponto fraco encontrado foi nos mdulos patrimonial e impostos, que no calculavam corretamente a depreciao e apurao, respectivamente.

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Os entrevistados tambm mencionaram que o sistema era um pouco complexo, o que aumentava o tempo de execuo de servios. Por um lado, o sistema era mais seguro mas, por outro, havia uma certa dificuldade para se pesquisar, alterar e excluir lanamentos, sendo que isso era necessrio para reverter o lote para a forma inicial, alterar ou excluir o lanamento e contabilizar o lote novamente. Certos relatrios contbeis tambm no estavam corretos, apresentando distores nas composies dos saldos, ocasionadas por falha na construo do sistema. Toda vez que se constatava alguma falha no sistema, repassava-se o problema para o departamento de informtica. Se este no conseguisse resolver, entrava-se em contato com o fornecedor do Tecno que, por sua vez, encaminhava um assistente para solucionar o problema. Algumas vezes o prprio assistente no conseguiu resolver o problema e teve que repassar para a equipe que desenvolveu o sistema. Isso demorava, pois o fornecedor do sistema residia em uma cidade distante de Florianpolis. O cronograma inicial previa um ms para o Tecno ser implementado, porm, esse prazo estendeu-se por oito meses, quando o investimento foi abandonado. O cronograma no foi acompanhado de forma simultnea: enquanto alguns colaboradores j estavam na utilizao do Tecno, outros nem tinham implementado as empresas no sistema. Isso impossibilitou a realizao de um novo cronograma para toda a equipe. Os pontos negativos foram considerados de maior impacto do que os pontos positivos, o que fez com que a direo da YZ Contadores revisse e analisasse novamente o sistema, ou seja, decidisse se era conveniente prosseguir com o investimento ou se era mais vivel abandon-lo.

4.4 ABANDONO DO TECNO O abandono do sistema deu-se no incio de sua utilizao, quando nem todos os colaboradores utilizavam-no. Alm dos problemas de implementao e do uso do sistema, houve outros fatores que levaram a gerncia a rever o investimento no novo sistema. Primeiramente, a idia de convencer os clientes a adquirir os mdulos financeiro e comercial no vingou. Os clientes que se interessaram no possuam tecnologias adequadas, sendo necessrio realizar um investimento nessa rea. Seria necessrio, tambm, fazer o treinamento das pessoas para estarem aptas a lidar com o Tecno. Assim, a falta de recursos para investimento em tecnologia e capacitao de pessoal imobilizou a implementao por esses clientes. Outros clientes concluram que, se eles adotassem tais mdulos e alimentassem o sistema, estariam fazendo o servio do Contador e, portanto, no precisariam pagar honorrios. Desta forma, a principal meta no foi alcanada e pode-se dizer que o Tecno no funcionou de forma integrada, pois os colaboradores continuaram tendo que alimentar o sistema diretamente na contabilidade e, assim, no houve uma integrao com os demais mdulos. Outro fato foi o custo da licena de uso do sistema Tecno, que se elevou de tal maneira que no estava mais sendo vantajoso continuar trabalhando com ele. Existia um contrato de licena de uso do sistema, que era cobrado por usurio que o utilizasse. O contrato foi cumprido, porm, a cada servio que o fornecedor prestava para YZ Contadores, eram

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cobrados honorrios parte, bem como as dirias em hotel, pois o fornecedor vinha de outra localidade. Com tantos aspectos negativos apresentados pelo sistema, os colaboradores comearam a desmotivar-se com o Tecno e, assim, muitos nem chegaram a utiliz-lo. Tendo em vista todos esses problemas e o alto custo da licena do sistema, a gerncia decidiu abandonar o investimento, sendo que a grande maioria dos colaboradores apoiou a deciso. Os servios que estavam sendo feitos no Tecno foram transportados novamente para o sistema anterior e a maioria dos processos voltou a ser executada na forma anterior implementao do Tecno. Entretanto, o sistema de protocolao continuou sendo executado no Tecno. A gerncia reconheceu que o fracasso do investimento foi devido principalmente m escolha do sistema, falta de uma anlise mais profunda e falta de testes e simulaes antes de adot-lo. Isso levou a empresa a incorrer em um prejuzo aproximado de R$ 80 mil. Atualmente, a YZ Contadores possui um novo projeto referente tecnologia de informao, porm, est estudando melhor a sua viabilidade e o possvel impacto que a organizao sofrer. 5 CONCLUSES Este trabalho foi concludo respondendo s principais questes referentes ao impacto causado por um sistema integrado de informaes. As concluses enfocam os pontos mais relevantes de um sistema ERP. No final so apresentadas sugestes de pesquisa que destacam outros trabalhos relativos ao assunto aqui estudado, que podem complementar as concluses obtidas. O objetivo geral do trabalho foi atingido. A descrio da implementao e uso do sistema foi detalhada, assim como os principais fatos que fizeram a organizao abandonar o sistema. O ERP foi descrito de modo mais geral, no sendo o objetivo principal descrev-lo detalhadamente. Os pontos fortes e fracos foram descritos por meio de entrevista com os colaboradores, realizada simultaneamente ao processo de implementao e uso do sistema. O pessoal deve ser capacitado tanto para os processos do novo sistema como para as mudanas organizacionais e quebras de paradigmas. Um ERP impe muitas mudanas culturais, trabalho em equipe, aumento da responsabilidade das pessoas e a alterao de departamentos (estrutura). O ERP uma boa ferramenta de integrao e padronizao dos processos, entretanto, o sistema escolhido no atendeu s necessidades da organizao pesquisada. Pelo estudo, notou-se que o sistema no estava completamente apto a ser utilizado. de fundamental importncia empreender um estudo detalhado do sistema a ser implementado, fazendo, principalmente, simulaes e testes a fim de certificar-se se o sistema atende s necessidades da organizao. A necessidade da participao de pessoas com alto grau de conhecimento do sistema implica, normalmente, a contratao de uma consultoria externa. Pessoas da organizao que

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tiveram um treinamento mais detalhado podem ajudar, assim como consultores que conhecem os negcios da empresa. A metodologia de implementao deve contemplar atividades que vo da escolha at s revises ps-implementao do sistema. Apesar dos sistemas ERPs serem padronizados, a entidade deve procurar fazer com que este trabalhe de maneira mais prxima realidade da organizao. Acompanhar o cronograma estabelecido a nica maneira de cumpri-lo. Nele devem estar previstas possveis falhas para que o tempo de ajuste no prejudique a sua execuo. A utilizao do ERP no significa que se acabaram os cuidados com o sistema, os gastos e as preocupaes. Deve-se planejar parte do oramento para que, aps a estabilizao, sejam feitas revises, atualizaes e treinamentos, visando reviso de conceitos e capacitao dos usurios em funes que no puderam ser vistas com detalhes no processo de implementao. 6. REFERNCIAS ALMEIDA, Mario S. Administrao de Sistemas de Informaes. Apostila do curso de ps-graduao em Desenvolvimento Gerencial. Florianpolis: EDUFSC, 2002. BEUREN, Ilse M. Como elaborar trabalhos monogrficos em contabilidade: teoria e prtica. So Paulo: Atlas, 2003. CHIAVENATO, Idalberto. Teoria geral da administrao. So Paulo: Atlas, 1999. DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informao: por que s a tecnologia no basta para o sucesso na era da informao. Traduo de Bernadette Siqueira Abro. So Paulo: Futura, 1998. Ttulo Original: Iformation ecology. FREITAS, Henrique et al. Informao e deciso: sistemas de apoio e seu impacto. Porto Alegre: Ortiz, 1997. GIL, Antnio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 2 ed. So Paulo: Atlas, 1996. LAKATOS, E.M; MARCONI M. de A. Metodologia Cientfica. 2. ed. So Paulo: Atlas, 1991. KAPLAN, Robert S; JOHNSON, H. Thomas. Contabilidade gerencial: a restaurao da relevncia da contabilidade nas empresas. Rio de Janeiro: Campus, 2000. KRUEGER, Noeli. A Implementao de um ERP em uma Empresa de Servios Contbeis. Florianpolis, 2004. Monografia (Departamento de Cincias Contbeis), Universidade Federal de Santa Catarina. MORAES, Dlcio; MADEIRA, Geov. A contabilidade como sistema de apoio deciso. Contabilidade Vista & Revista. Belo Horizonte, volume 13, n. 03, p. 31-37 dez. 2002. PAIVA, Simone B. A contabilidade e as novas tecnologias de informao: uma aliana estratgica. Revista Brasileira de Contabilidade, Braslia, n. 135, ano XXXI, maio/jun 2002, p. 75-81. PELEIAS, Ivam R. Desafios e possibilidades para o contabilista no ambiente dos sistemas integrados. Revista Brasileira de Contabilidade, Braslia, n. 132, ano XXX, nov/dez 2001, p. 39-55.

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