Sie sind auf Seite 1von 457
Office 2003

Office 2003

Unser Online-Tipp für noch mehr Wissen … aktuelles Fachwissen rund um die Uhr – zum
Unser Online-Tipp
für noch mehr Wissen …
aktuelles Fachwissen rund
um die Uhr – zum Probelesen,
Downloaden oder auch auf Papier.
www.InformIT.de
Office 2003 Im Büro klappt's wie am Schnürchen! GÜNTER BORN leicht klar sofort RRRRR RRRRR
Office 2003 Im Büro klappt's wie am Schnürchen! GÜNTER BORN leicht klar sofort RRRRR RRRRR
Office 2003 Im Büro klappt's wie am Schnürchen! GÜNTER BORN leicht klar sofort RRRRR RRRRR
Office 2003
Im Büro klappt's wie am Schnürchen!
GÜNTER
BORN
leicht
klar
sofort
RRRRR
RRRRR
RRRRR

Markt&Technik Verlag

 

Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar.

Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig.

Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden.

Umwelthinweis:

 

Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

06

05

04

ISBN 3-8272-6582-7

 

© 2004 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Coverkonzept: independent Medien-Design, Widenmayerstraße 16, 80538 München Coverlayout: adesso 21, Thomas Arlt, München Titelfoto: ifa Bilderteam Lektorat: Birgit Ellissen, bellissen@pearson.de Herstellung: Monika Weiher, mweiher@pearson.de Satz: Ulrich Borstelmann, Dortmund Druck und Verarbeitung: Kösel, Kempten (www.KoeselBuch.de) Printed in Germany

4

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Liebe Leserin, lieber Leser

11

Die Tastatur

12

Schreibmaschinen-Tastenblock

13

Sondertasten, Funktionstasten, Kontrollleuchten, Zahlenblock

14

Navigationstasten

15

Zahlenblock 14 Navigationstasten 15 Die Maus 16 »Klicken Sie …« 16 »Doppelklicken
Zahlenblock 14 Navigationstasten 15 Die Maus 16 »Klicken Sie …« 16 »Doppelklicken

Die Maus

16

»Klicken Sie …«

16

»Doppelklicken Sie …«

17

»Ziehen Sie …«

17

1 Erste Schritte

18

Was ist Office?

20

Ein (Office-)Programm starten

21

Mit Dokumenten arbeiten

24

Wo gibt es Hilfe?

27

ist Office? 20 Ein (Office-)Programm starten 21 Mit Dokumenten arbeiten 24 Wo gibt es Hilfe? 27

6

3 2 Word – das erste Mal 34 Die ersten Schritte 36 Text bearbeiten 40

3

3 2 Word – das erste Mal 34 Die ersten Schritte 36 Text bearbeiten 40 Dokumente

2 Word – das erste Mal

34

2 Word – das erste Mal 34 Die ersten Schritte 36 Text bearbeiten 40 Dokumente speichern
2 Word – das erste Mal 34 Die ersten Schritte 36 Text bearbeiten 40 Dokumente speichern
2 Word – das erste Mal 34 Die ersten Schritte 36 Text bearbeiten 40 Dokumente speichern

Die ersten Schritte

36

Text bearbeiten

40

Dokumente speichern und laden

45

Ein Dokument drucken

51

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung

56

(Einladungs-)Text bearbeiten

67

Den Text formatieren

72

Testen Sie Ihr Wissen

89

Briefe und sonstige Word-Dokumente

90

So schreiben Sie einen Brief

92

Erstellen von Rechnungen

119

Techniken zur Dokumentgestaltung

126

Gestalten einer Telefonliste

133

Testen Sie Ihr Wissen

142

119 Tec hniken zur Dokumentgestaltung 126 Gestalten einer Telefonliste 133 T esten Sie Ihr Wissen 142
119 Tec hniken zur Dokumentgestaltung 126 Gestalten einer Telefonliste 133 T esten Sie Ihr Wissen 142

Inhaltsverzeichnis

4 Texteffekte und Grafik in Word

144

Inhaltsverzeichnis 4 Te xteffekte und Grafik in Word 144 T exteffekte und Grafik 146 Zeichenfunktionen nutzen

Texteffekte und Grafik

146

Zeichenfunktionen nutzen

152

Aufzählungszeichen wählen

156

Testen Sie Ihr Wissen

157

5

Excel-Schnelleinstieg

158

Excel-Einführung

160

Ein paar Eingaben gefällig?

165

Ein Haushaltsbuch mit Excel führen

169

Speichern, laden, beenden

188

Das Arbeitsblatt drucken

192

Testen Sie Ihr Wissen

198

169 Speichern, laden, beenden 188 Das Arbeitsblatt drucken 192 T esten Sie Ihr Wissen 198 7

8

 

6

Erweiterte Excel-Funktionen und Diagramme

200

Erstellen eines Umsatzberichts Daten als Diagramm aufbereiten 202 215  

Erstellen eines Umsatzberichts Daten als Diagramm aufbereiten

202

215

 

223

Weitere Excel-Arbeitstechniken Testen Sie Ihr Wissen

253

7

Präsentieren mit PowerPoint

254

PowerPoint, das erste Mal Eine Präsentation erstellen Folien erstellen und bearbeiten

256

257

264

 

271

 

Wiedergabe einer Präsentation Testen Sie Ihr Wissen

279

279
 

8 Office-Programme im Verbund nutzen

280

Serienbriefe erstellen Briefumschläge gestalten Po werPoint-Präsentation mit Excel-Daten Excel-Daten in Word nutzen

Serienbriefe erstellen Briefumschläge gestalten PowerPoint-Präsentation mit Excel-Daten Excel-Daten in Word nutzen

282

292

298

302

 
 

305

Objekte in Word einfügen Testen Sie Ihr Wissen

309

Inhaltsverzeichnis

9 E-Mail mit Outlook

310

Outlook-Schnellübersicht

312

E-Mail-Bearbeitung mit Outlook

318

Kontakte verwalten

346

Testen Sie Ihr Wissen

351

K ontakte verwalten 346 T esten Sie Ihr Wissen 351 10 Büroorganisation mit Outlook 352 Outlook

10

verwalten 346 T esten Sie Ihr Wissen 351 10 Büroorganisation mit Outlook 352 Outlook für Notizen

Büroorganisation mit Outlook

352

Outlook für Notizen nutzen

354

Aufgaben verwalten

356

Arbeiten mit dem Kalender

363

Outlook-Objekte löschen

368

Testen Sie Ihr Wissen

369

11 Installation und Anpassung 370 Office installieren und warten Symbolleisten anpassen Word-Einstellungen Die
11
Installation und Anpassung
370
Office installieren und warten
Symbolleisten anpassen
Word-Einstellungen
Die AutoKorrektur pflegen
Excel anpassen
372
382
389
397
401
PowerPoint anpassen
Outlook anpassen
406
408
Kleine Pannenhilfen
420
Lösungen
426
Lexikon
433
Liebe Leserin, lieber Leser
441
Stichwortverzeichnis
443
10
Liebe Leserin, lieber Leser Benutzen Sie Microsoft Office-Programme zum Schreiben, Rechnen, Präsentieren oder zur
Liebe Leserin, lieber Leser

Liebe Leserin, lieber Leser

Liebe Leserin, lieber Leser
Liebe Leserin, lieber Leser
Liebe Leserin, lieber Leser

Benutzen Sie Microsoft Office-Programme zum Schreiben, Rechnen, Präsentieren oder zur Verwaltung Ihrer E-Mails, Termine und Kontakte? Dann hilft Ihnen dieses Buch, die benötigten Funktionen schnell und sicher zu nutzen. Mit etwas Windows-Grundwissen und den nachfol- genden Anleitungen ist der Einstieg in Microsoft Office 2003 gar nicht so schwer – denn die Bedienung vieler Programmfunktionen ist weitest- gehend identisch.

Bereits nach wenigen Schritten können Sie Ihren ersten Brief verfassen oder eine Excel-Tabelle erstellen. Dann geht es weiter: Sie lernen, wie einfach der Umgang mit Word, Excel, PowerPoint sowie Outlook sein kann. Detaillierte Anleitungen mit Abbildungen zeigen Ihnen, wie et- was geht, und eine Hilfe rettet Sie bei kleinen Problemen. Sie können dabei das Buch komplett lesen oder bei Bedarf in den benötigten Kapi- teln zu den Funktionen eines bestimmten Programms nachschlagen. Neben den Funktionen der jeweiligen Programme wird Ihnen auch Hintergrundwissen (beispielsweise zur Briefgestaltung, zum Arbeiten mit elektronischer Post usw.) vermittelt. Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß mit Office 2003 und diesem Buch.

Post usw.) vermittelt. Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß mit Office 2003 und diesem Buch. E-Mail:

E-Mail: GBorn@mut.de

Die Tastatur

Die Tastatur A uf den folgenden drei Seiten sehen Sie, wie Ihre Computer- tastatur aufgebaut ist.

Auf den folgenden drei Seiten sehen Sie, wie Ihre Computer- tastatur aufgebaut ist. Damit es für Sie übersichtlich ist, wer- den Ihnen immer nur bestimmte Tastenblöcke auf einmal vorgestellt. Ein großer Teil der Computertasten funktioniert wie bei der Schreibmaschine. Es gibt aber noch einige zusätzliche Tasten, die auf Besonderheiten der Computerarbeit zugeschnitten sind. Sehen Sie selbst …

Diese Tasten bedienen Sie genauso wie bei der Schreibmaschine. Mit der Eingabetaste schicken Sie außerdem Befehle an den Computer ab.

Schreibmaschinen-Tastenblock

Die Tastatur

• • • Tabulatortaste Rücktaste • Feststelltaste • • Umschalttaste Leertaste Umschalttaste
Tabulatortaste
Rücktaste
Feststelltaste
Umschalttaste
Leertaste
Umschalttaste
Eingabetaste

14

Sondertasten, Funktionstasten, Kontrollleuchten, Zahlenblock • • Sondertasten und Funktionstasten werden für
Sondertasten, Funktionstasten,
Kontrollleuchten, Zahlenblock
Sondertasten und Funktionstasten werden für besondere Aufgaben bei der
Computerbedienung eingesetzt. S-, Â- und G-Taste meist in Kombi-
nation mit anderen Tasten. Mit der È-Taste können Sie Befehle abbrechen,
mit Einfügen und Entfernen u.a. Text einfügen oder löschen.
Einfügetaste
Escape-Taste
Kontroll-
Funktionstasten
Drucktaste
Unterbrechentaste
leuchten
Strg-Taste
Alt-Taste
Strg-TasteAltGr-Taste
Entfernentaste
Zahlenblock
Windows-Startmenü
Kontextmenü

Bild abCursor-Tasten

Rollen Bild aufZeilenanfangstaste

Mit diesen Tasten bewegen Sie sich auf dem Bildschirm.

Zeilenende-Taste

Navigationstasten

Die Tastatur

• • • • • •

Die Maus

»Klicken Sie …«

heißt: einmal kurz auf eine Taste drücken.

Mit der klicken …
Mit der
klicken …

linken Maustaste

einmal kurz auf eine Taste drücken. Mit der klicken … linken Maustaste Mit der rechten Maustaste

Mit der rechten Maustaste klicken …

Die Maus

»Doppelklicken Sie …«

heißt: die linke Taste zweimal schnell hintereinander ganz kurz drücken.

Doppelklicken
Doppelklicken

»Ziehen Sie …«

heißt: auf bestimmte Bildschirm- elemente mit der linken Maustaste klicken, die Taste gedrückt halten, die Maus bewegen und dabei das Element auf eine andere Position ziehen.

Ziehen
Ziehen

Kapitel 1

Erste Schritte

Kapitel 1 Erste Schritte Im Microsoft Office System gibt es viele Funktionen, die in allen Programmen

Im Microsoft Office System gibt es viele Funktionen, die in allen Programmen identisch sind. Dieses Kapitel vermittelt Ihnen die Grundlagen, um mit allen Office-Programmen umzugehen. Sie können nach der Lektüre die (Office-)Pro- gramme starten und wieder beenden. Außerdem wissen Sie, wie sich neue Office-Dokumente erstellen lassen. Mit dem Office-Assistenten sowie der Programmhilfe können Sie Zu- satzinformationen abrufen. Beherrschen Sie diese Techniken bereits, können Sie direkt zu den Folgekapiteln weiterblättern.

Ihr Erfolgsbarometer

Ihr Erfolgsbarometer Das lernen Sie neu: W as ist Office? 20 Ein (Office-)Programm starten 21 Neue

Das lernen Sie neu:

Was ist Office?

20

Ein (Office-)Programm starten

21

Neue Dokumente anlegen

24

Wo gibt es Hilfe?

27

20

20 W as ist Office? Falls Sie gerade erst einsteigen, fragen Sie sich vielleicht, was sich
20 W as ist Office? Falls Sie gerade erst einsteigen, fragen Sie sich vielleicht, was sich

Was ist Office?

Falls Sie gerade erst einsteigen, fragen Sie sich vielleicht, was sich hinter dem Begriff »Office« eigentlich alles versteckt. Microsoft hat eine Sammlung verschiedener Programme unter dem Begriff Microsoft Of- fice zusammengestellt. Diese Programme bieten Funktionen, die häufi- ger im Bürobereich benötigt werden. Allerdings gibt es unterschiedliche Versionen von Microsoft Office (Office 97, Office 2000, Office XP etc.). In diesem Buch geht es um die Version Microsoft Office System und deren Programme. Allerdings werden von Microsoft verschiedene Vari- anten dieses Office-Pakets angeboten. Ähnlich wie Sie T-Shirts in diver- sen Größen (S, M, L, XXL) kaufen können, hat Microsoft Office-Pakete mit verschiedenen Leistungsumfängen (z. B. Standard Edition, Professio- nal Edition etc.) geschnürt. Je nach Paket sind dann einige zusätzliche Funktionen enthalten. Hier die wichtigsten Office-Programme:

Microsoft Word

Word stellt Funktionen zur Textverarbeitung in Office zur Verfügung und ist in allen Paketen enthalten. Das Programm lässt sich also als erweiterte Schreibmaschine mit Komfortfunktionen zur Erstellung von Textdokumenten verwenden. Eine Einführung in die Funktionen erhal- ten Sie ab Kapitel 2.

Microsoft Excel

Bei Excel handelt es sich um ein so genanntes Tabellenkalkulations- programm, welches ebenfalls in allen Paketen enthalten ist. Das Pro- gramm stellt Ihnen Arbeitsblätter in Form von Tabellen zur Verfügung. In diese Tabellen lassen sich Zahlen eintragen, Berechnungen durchführen oder Grafiken auswerten. Die Excel-Funktionen werden ab Kapitel 5 besprochen.

Microsoft Access

Dieses Programm stellt Funktionen zum Anlegen und zur Bearbeitung einer Datenbank zur Verfügung. In einer Datenbank lassen sich Daten in Form von Tabellen hinterlegen. Weiterhin können in Access Formula- re zur Dateneingabe sowie Berichte zur Auswertung angefertigt werden. Das Programm Microsoft Access ist nicht in allen Office-Paketen enthal- ten und wird deshalb in diesem Buch nicht besprochen.

Programm Microsoft Access ist nicht in allen Office-Paketen enthal- ten und wird deshalb in diesem Buch

Ein (Office-)Programm starten

Microsoft PowerPoint

Hierbei handelt es sich um ein Programm zum Anfertigen von Präsentationsgrafiken. Wenn Sie Vorträge oder Präsentationen erstellen müssen, liefert das Programm genau die richtigen Funktionen, um Foli- en oder Dias anzufertigen. Alternativ lassen sich auch Diashows auf dem Computer mit PowerPoint präsentieren. Dieses Programm wird in Kapitel 7 besprochen, ist aber in der Basic-Version von Office System nicht enthalten.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook dient zur Bearbeitung der elektronischen Post und ist in allen Office-Paketen enthalten. Zusätzlich bietet das Programm einen Kalender, eine Art Notizblock, Funktionen zur Verwaltung von Auf- gabenlisten oder zur Pflege von Adressen bzw. Kontakten. Eine Einfüh- rung in die Funktionen von Microsoft Outlook erfolgt in Kapitel 10.

Je nach Paket umfasst Office noch zusätzliche Anwendungen. Da diese Programme nicht in allen Office-Paketen enthalten sind, werden sie in diesem Buch nicht besprochen.

Ein (Office-)Programm starten

Office-Programme lassen sich über das Windows-Startmenü aufrufen. Die Abläufe sind für alle Programme gleich. Deshalb soll das Starten eines Office-Programms exemplarisch am Beispiel von Microsoft Word gezeigt werden.

Hinweis In diesem Buch wird vorausgesetzt, dass Sie zumindest über grundlegende Kenntnisse im Umgang mit
Hinweis
In diesem Buch wird vorausgesetzt, dass Sie zumindest über grundlegende
Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Windows verfügen. Techniken zum Ar-
beiten mit der Maus, zum Umgang mit Fenstern, Menüs, Dateien usw. werden
daher als bekannt vorausgesetzt. Falls Sie sich noch unsicher sind, empfehle
ich Ihnen einen der im Markt+Technik-Verlag erschienenen Easy-Titel zu
Microsoft Windows. Diese Titel werden für alle aktuellen Windows-Versio-
nen angeboten und vermitteln die zum Arbeiten mit Microsoft Office benötig-
ten Windows-Grundlagen. Microsoft Office System läuft ab Windows 2000
(SP3) bzw. kann auch unter Windows XP und nachfolgenden Versionen be-
nutzt werden. Zum Erstellen der Bildschirmfotos wurde in diesem Buch daher
durchgängig Windows XP verwendet.
1 Klicken Sie in der Windows- Taskleiste auf die Schaltfläche Start. 2 Klicken Sie im
1 Klicken Sie in
der Windows-
Taskleiste auf die
Schaltfläche Start.
2 Klicken Sie im Windows-Startmenü
auf den Eintrag Alle Programme, und
wählen Sie ggf. das Untermenü Microsoft
Office.
Windows öffnet ein Untermenü, welches auch die Symbole der Office-
Programme wie Microsoft Word oder Microsoft Excel enthält.
3 Klicken Sie im Untermenü auf den
Eintrag Microsoft Office Word 2003.
Windows startet anschließend das Programm Microsoft Word. Das zu-
gehörige Fenster wird auf dem Desktop geöffnet. Wie Sie mit diesem
Programm arbeiten, erfahren Sie in Kapitel 2. Auf die gleiche Weise
können Sie Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint usw. starten.
Hinweis
Sind bei Ihrem System die Symbole für Word, Excel, PowerPoint etc. nicht
sichtbar? Erscheint in Ihrem Startmenü dieses Symbol am
unteren Menürand? Bei Microsoft Office und auch bei Microsoft Windows
2000 kommen so genannte persönlich angepasste Menüs zum Einsatz. Beim
ersten Öffnen werden nur wichtige und bereits benutzte Befehle eingeblendet.
In diesem Fall klicken Sie auf das am unteren Menürand angezeigte Symbol,

22

Ein (Office-)Programm starten

um alle Menübefehle einzublenden. Fehlen die Symbole für Word, Excel etc. noch immer, sind die
um alle Menübefehle einzublenden. Fehlen die Symbole für Word, Excel etc.
noch immer, sind die betreffenden Programme auf Ihrem Rechner nicht instal-
liert. Im letzten Kapitel dieses Buches finden Sie Hinweise zur Installation.
Weiterhin können Sie sich die Symbole für Word, Excel etc. auch auf dem
Desktop einrichten (das Programmsymbol bei gedrückter rechter Maustaste
aus dem Startmenü zum Desktop ziehen, die Maustaste loslassen und im
Kontextmenü den Befehl Hierher kopieren wählen). Sobald die Symbole für
Office-Programme auf dem Desktop sichtbar sind, lassen sich die betreffen-
den Programme durch einen Doppelklick auf dieses Symbol starten.

Office-Anwendungen beenden

Wenn Sie mit einer Office-Anwendung gearbeitet haben, diese aber nicht mehr benötigen, können Sie das Programm beenden und das zu- gehörige Dokumentfenster schließen. Dies funktioniert genauso, wie Sie es bereits von anderen Windows-Anwendungen her kennen.

Sie es bereits von anderen Windows-Anwendungen her kennen. 1 Klicken Sie in der rechten oberen Ecke

1 Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Programmfensters auf die Schaltfläche Schließen.

des Programmfensters auf die Schaltfläche Schließen . 2 Alternativ können Sie per Maus das Menü Datei
des Programmfensters auf die Schaltfläche Schließen . 2 Alternativ können Sie per Maus das Menü Datei

2 Alternativ können Sie per Maus das Menü Datei öffnen und dort auf den Befehl Beenden klicken.

Windows erkennt Ihre Absicht und wird das Dokumentfenster schließen und das Programm beenden. Aber die Programme »denken mit«: Ent- hält das Programmfenster noch ein Dokument mit nicht gesicherten Än- derungen, erscheint ein Dialogfeld mit einer Warnung.

Än- derungen, erscheint ein Dialogfeld mit einer Warnung. 3 Klicken Sie auf eine der drei Schaltflächen,

3 Klicken Sie auf eine der drei Schaltflächen, um das Dialogfeld zu schließen.

24

24 Die Schaltfläche Ja bewirkt, dass das Programm das ungespeicherte Do- kument in einer Datei sichert.

Die Schaltfläche Ja bewirkt, dass das Programm das ungespeicherte Do- kument in einer Datei sichert. Mit der Schaltfläche Nein wird das Programm beendet, ohne die Änderungen zu sichern. Die Schaltfläche Abbrechen verhindert das Beenden des Programms. Sie können anschlie- ßend das momentan geöffnete Dokument weiterbearbeiten.

Mit Dokumenten arbeiten

Wenn Sie eine Office-Anwendung aufrufen, legt diese automatisch ein neues Dokument an. Sie können diese Dokumente anschließend als Dateien in Ordnern (z. B. im Ordner Eigene Dateien) speichern. Nach- folgend finden Sie noch einige Hinweise, wie Sie mit diesen Dateien arbeiten bzw. wie Sie leere Office-Dokumente erstellen können.

Office-Dokumente öffnen

Beim Arbeiten mit den Microsoft Office-Programmen werden Sie auf Ih- rer Festplatte oder auf Disketten entsprechende Dokumentdateien wie Briefe usw. hinterlegen. Weitere Office-Dokumente erhalten Sie vielleicht auf Diskette, per E-Mail und so weiter. Microsoft Windows erkennt anhand der Erweiterung im Dateinamen, um welchen Dokumenttyp es sich handelt.

Daher werden für die verschiedenen Of- fice-Dokumente auch unterschiedliche Symbole in der Anzeige der Ordner- fenster verwendet. Zum Öffnen dieser Dokumente mit dem zugehörigen Of- fice-Programm genügt ein Doppelklick auf das betreffende Dokumentsymbol.

Eine neue Dokumentdatei anlegen

Wie Sie in den einzelnen Office-Anwendungsprogrammen ein neues Dokument erzeugen, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln. Windows bietet Ihnen aber die Möglichkeit, ein neues Office-Dokument anzule- gen, ohne die betreffende Anwendung zu starten. Hierzu sind folgende Schritte notwendig:

ein neues Office-Dokument anzule- gen, ohne die betreffende Anwendung zu starten. Hierzu sind folgende Schritte notwendig:

Mit Dokumenten arbeiten

1 Öffnen Sie den Ordner, in dem die neue Office-Datei angelegt werden soll.

2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Ordnerfenster.

rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Ordnerfenster. 3 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neu
rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Ordnerfenster. 3 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neu
rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Ordnerfenster. 3 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neu
rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Ordnerfenster. 3 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neu

3 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neu.

3 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neu . 5 Geben Sie einen Namen für die

5 Geben Sie einen Namen für die neue Dokumentdatei vor.

5 Geben Sie einen Namen für die neue Dokumentdatei vor. 4 Klicken Sie im Unter- menü

4 Klicken Sie im Unter- menü auf den Typ der ge- wünschten Datei (z. B. Microsoft Word-Dokument).

der ge- wünschten Datei (z. B. Microsoft Word-Dokument ). Sobald Sie auf eine freie Stelle neben
der ge- wünschten Datei (z. B. Microsoft Word-Dokument ). Sobald Sie auf eine freie Stelle neben

Sobald Sie auf eine freie Stelle neben dem Dateisymbol klicken, wird der Datei der neue Name zugewiesen.

Hinweis

Über den Kontextmenübefehl Ordner lassen sich auf die gleiche Weise auch Dokumentordner anlegen. Achten Sie beim Anpassen des Dokumentnamens

darauf, dass die eventuell eingeblendete Dateinamenerweiterung (z.

B.

.doc)

erhalten bleibt. Andernfalls erhalten Sie von Windows einen Warnhinweis angezeigt, dass der Dateityp nicht mehr verwendbar ist. Hinweise zum Um- gang mit Dateien und Ordnern finden Sie in den bei Markt+Technik erschie- nenen Easy-Büchern zu Microsoft Windows.

26

Office-Dokumente von Vorlagen ableiten Häufig möchte man statt eines leeren Dokuments eine bestehende Vor- lage
Office-Dokumente von Vorlagen ableiten
Häufig möchte man statt eines leeren Dokuments eine bestehende Vor-
lage (z. B. mit einem Briefkopf) verwenden. Microsoft Office stellt die
Funktion Neues Office-Dokument bereit, über die Sie eine Vorlage wäh-
len und als neues Dokument übernehmen können.
Ist Microsoft Office installiert, finden Sie im Startmenü die beiden Ein-
träge Neues Office-Dokument und Office-Dokument öffnen. Der zuletzt
genannte Befehl öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl einer bereits beste-
henden Office-Datei und lädt dieses in der Office-Anwendung. Der ers-
te Befehl legt dagegen ein neues Office-Dokument an.
Was ist das?
Dialogfeld ist die Bezeichnung für die bei vielen Windows-Programmen ge-
öffneten kleinen Zusatzfenster, in denen Sie weitere Optionen abrufen kön-
nen. Die Elemente innerhalb der Dialogfelder werden als Steuerelemente be-
zeichnet, und die viereckigen Knöpfe mit Bezeichnungen wie OK, Abbrechen
etc. sind Schaltflächen. Manchmal reicht der Platz in einem Dialogfeld nicht,
um alles unterzubringen. Dann werden die Steuerelemente auf mehrere
Registerkarten aufgeteilt, die sich wie bei einem Karteikasten hintereinander
anordnen und über Registerreiter anwählen lassen.
1 Öffnen Sie das Startmenü
durch einen Mausklick auf die
Schaltfläche Start und wählen
Sie in Windows XP den Eintrag
Alle Programme.
2 Klicken Sie auf den
Befehl Neues Office-
Dokument.
Windows öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl der Dokumentvorlage.

Wo gibt es Hilfe?

Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie die Symbole für verschiede- ne neue, aber leere Office-Dokumente. Die restlichen Registerkarten enthalten die Symbole für neue Dokumente mit definiertem Inhalt (z. B. Briefvorlagen).

neue Dokumente mit definiertem Inhalt (z. B. Briefvorlagen). 3 Klicken Sie auf das gewünschte Symbol und

3 Klicken Sie auf das gewünschte Symbol und dann auf die OK-Schaltfläche.

Anschließend wird das neue Dokument angelegt und direkt in der zuge- hörigen Office-Anwendung geladen.

Wo gibt es Hilfe?

Auch wer täglich mit Office arbeitet, wird nicht alles sofort wissen. Die Microsoft Office-Programme greifen Ihnen auf Wunsch bei jedem Schritt unter die Arme.

Fragen an das Programm stellen

Wenn Sie irgendetwas in einem Office-Programm tun möchten, aber nicht weiterwissen, können Sie dem Programm eine direkte Frage stel- len.

können Sie dem Programm eine direkte Frage stel- len. 1 Klicken Sie rechts oben im Programm-

1 Klicken Sie rechts oben im Programm- fenster in das Feld Frage hier eingeben, und tippen Sie die Anfrage ein.

1 Klicken Sie rechts oben im Programm- fenster in das Feld Fr age hier eingeben ,
1 Klicken Sie rechts oben im Programm- fenster in das Feld Fr age hier eingeben ,

28

28 2 T ippen Sie Ihre Frage ein, und drücken Sie die [ -Taste. Das Office-Programm

2 Tippen Sie Ihre Frage ein, und drücken Sie die [-Taste.

Das Office-Programm öffnet das Fenster des so genannten Aufgabenbereichs und blendet nach einer gewissen Zeit die gefundenen Hilfeeinträge ein. Wird nichts gefunden, müssen Sie die Frage neu stellen oder die Quellen zur Suche in der un- teren Kategorie Suchen über das Listenfeld anpas- sen. Werden Hilfethemen angezeigt?

3 Klicken Sie auf die gewünschte Überschrift, um die Hilfeseite mit der gewünschten Beschrei- bung abzurufen.

Das Programm öffnet daraufhin ein Fenster mit der Hilfeseite.

Programm öffnet daraufhin ein Fenster mit der Hilfeseite. Sie können die Programmhilfe natürlich auch durch Drücken
Programm öffnet daraufhin ein Fenster mit der Hilfeseite. Sie können die Programmhilfe natürlich auch durch Drücken
Programm öffnet daraufhin ein Fenster mit der Hilfeseite. Sie können die Programmhilfe natürlich auch durch Drücken

Sie können die Programmhilfe natürlich auch durch Drücken der Funktionstaste ! oder über das Hilfemenü (das Menü mit dem Fra- gezeichen) abrufen. In Office wird die Hilfe als Formular mit Hyper- links in dem Aufgabenbereich am rechten Fensterrand eingeblendet. Sie können Suchbegriffe eingeben oder, wie hier gezeigt, über das In- haltsverzeichnis auf die Hilfethemen zugreifen.

Wo gibt es Hilfe?

So hilft der Office-Assistent

Beim Arbeiten mit den Office-Programmen gibt es noch eine zweite Funktion zur Unterstützung. Diese Funktion wird durch den so genann- ten Office-Assistenten bereitgestellt. Die wesentliche Aufgabe des Of- fice-Assistenten besteht darin, Ihre Arbeit zu beobachten. Machen Sie Fehler beim Aufruf einer Funktion oder haben Sie eine Frage, stellt der Office-Assistent Informationen zu den jeweiligen Themen aus der Programmhilfe zusammen. Dies erspart Ihnen die manuelle Suche in den Hilfeseiten.

Beim Arbeiten fällt Ihnen früher oder später eine stili- sierte Büroklammer auf, die im Dokumentbereich ein- geblendet wird. Es handelt sich um den Office-Assis- tenten Karl Klammer, der Sie bei der Arbeit mit den Office-Programmen begleitet und Ihnen auf Wunsch Tipps zum Arbeiten gibt.

Diesen Assistenten können Sie auch gezielt im Hilfe-Menü über den

Befehl Office-Assistenten anzeigen bzw. Office-Assistenten ausblenden

in der Anzeige ein- oder ausblenden. Stört der Assistent beim Arbeiten, ziehen Sie ihn per Maus an eine andere Stelle. Um Hilfe vom Assisten- ten zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Assisten- ten zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Klicken Sie auf das Symbol des Assistenten.
Assisten- ten zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Klicken Sie auf das Symbol des Assistenten.

1 Klicken Sie auf das Symbol des Assistenten.

Jetzt erscheint die »Sprechblase« in der An- zeige.

2 Klicken Sie auf das Textfeld in der Sprechblase, und tippen Sie Ihre Frage ein.

auf das T extfeld in der Sprechblase, und tippen Sie Ihre Frage ein. 3 Klicken Sie
auf das T extfeld in der Sprechblase, und tippen Sie Ihre Frage ein. 3 Klicken Sie

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.

30

Hinweis Um die Sprechblase zu schlie- ßen, ohne etwas suchen zu müssen, klicken Sie einfach
Hinweis
Um die Sprechblase zu schlie-
ßen, ohne etwas suchen zu
müssen, klicken Sie einfach er-
neut auf das Symbol des Assis-
tenten.
Der Assistent zeigt Ihnen jetzt eine Liste der
gefundenen Hilfethemen in dem Aufgaben-
bereich an.
4 Interessiert Sie ein Thema,
wählen Sie dieses durch einen
Mausklick auf die als Hyperlink
ausgeführte Überschrift an.
Über die Bildlaufleiste lässt sich in der Trefferliste blättern. Zudem kön-
nen Sie die Suche über das Listenfeld der Kategorie Suchen auf die
Offlinehilfe oder auf das Internet ausweiten.
Der Assistent zeigt dann eine weitere Seite mit zusätzlichen Überschriften
an. Ist das Thema nicht aufgeführt, müssen Sie Ihre Frage neu formulieren.
Haben Sie ein Thema ge-
wählt, blendet der Assis-
tent die Seite mit der Hilfe
ein. Bei eventuell blau be-
schrifteten Textstellen han-
delt es sich um Hyperlinks.
Hier reicht ein Mausklick
auf die Überschrift, um die
Folgeseiten abzurufen.
5 Benötigen Sie
das Hilfefenster nicht
mehr, klicken Sie in
der rechten oberen
Ecke auf die Schalt-
fläche Schließen .

Wo gibt es Hilfe?

Was ist das? Der Begriff Hyperlink stammt aus dem Internet. Ein Hyperlink kennzeichnet einen Verweis
Was ist das?
Der Begriff Hyperlink stammt aus dem Internet. Ein Hyperlink kennzeichnet
einen Verweis aus einem bestehenden Text auf eine Folgeseite. Klicken Sie
auf einen Hyperlink, ruft das betreffende Programm automatisch das Folge-
dokument auf. Hyperlinks werden häufig mit blauer Schrift und unterstrichen
dargestellt. Microsoft hat diese Technik der Hyperlinks auch in seiner Hilfe
und in den Office-Programmen eingebaut. Ein Textfeld ist ein viereckiger Be-
reich in einem Dialogfeld, in das Sie einen Text eingeben können.

Office-Assistenten abschalten

Der Assistent kann für Einsteiger recht komfortabel sein. Mit steigender Er- fahrung möchten Sie vermutlich gezielt nach Themen in der Hilfe suchen. Nervt Sie der Assistent beim Arbeiten mit der Office-Anwendung oder ver- deckt er den Dokumentbereich? Dann sollten Sie den Office-Assistenten abschalten und gegebenenfalls direkt mit der Programmhilfe arbeiten.

und gegebenenfalls direkt mit der Programmhilfe arbeiten. 1 Klicken Sie mit der rechten Maus- taste auf

1 Klicken Sie mit der rechten Maus- taste auf das Symbol des Assistenten.

mit der rechten Maus- taste auf das Symbol des Assistenten. Der Assistent blendet jetzt ein so

Der Assistent blendet jetzt ein so genanntes Kontextmenü ein.

Über die Befehle des angezeigten Kontextmenüs lässt sich der Assistent beeinflussen.

Was ist das? Kontextmenüs lassen sich durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnen. In
Was ist das?
Kontextmenüs lassen sich durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnen.
In einem solchen Kontextmenü stellt das Programm die Befehle zusammen,
die sich in der aktuellen Situation (im Kontext) verwenden lassen. Dies erspart
Ihnen die Suche in den einzelnen Menüs und beschleunigt das Arbeiten mit
Windows und Office. Kontextmenüs werden Ihnen daher in diesem Buch
noch häufiger begegnen.

32

2 Klicken Sie auf den Befehl Ausblenden, um den Assistenten zu schließen. 3 Möchten Sie
2 Klicken Sie auf den
Befehl Ausblenden, um den
Assistenten zu schließen.
3 Möchten Sie den
Assistenten abschalten,
klicken Sie auf den Befehl
Optionen.
Die Anwendung öffnet das Eigenschaftenfenster Office-Assistent.
4 Holen Sie im Eigenschaftenfenster Office-Assistent
die Registerkarte Optionen in den Vordergrund, indem
Sie auf den zugehörigen Registerreiter klicken.
5 Heben Sie die Markierung
der Option Den Office-
Assistenten verwenden durch
einen Mausklick auf das
Kontrollkästchen auf.
6 Schließen Sie das
Eigenschaftenfenster über
die OK-Schaltfläche.
Benötigen Sie den Assistenten später erneut, klicken Sie im ?-Menü auf
den Befehl Office-Assistenten anzeigen.
Was ist das?
Die Einstellungen eines Programms werden auch als Eigenschaften bezeich-
net und in einem Dialogfeld (oft auch als Eigenschaftenfenster bezeichnet)
dargestellt. In vielen Dialogfeldern reicht der Platz nicht aus, um alle Informa-

Wo gibt es Hilfe?

tionen bzw. Eigenschaften darzustellen. Dann greift das Programm zu einem Trick: Die Informationen werden auf
tionen bzw. Eigenschaften darzustellen. Dann greift das Programm zu einem
Trick: Die Informationen werden auf mehrere Seiten verteilt, die wie Kartei-
karten hintereinander gestapelt werden. Über Registerreiter lässt sich jeweils
eine Seite, allgemein als Registerkarte bezeichnet, in den Vordergrund holen.
Kontrollkästchen sind die kleinen Vierecke auf einer Registerkarte oder in
einem Dialogfeld. Ein Häkchen im Kontrollkästchen zeigt an, dass die zuge-
hörige Option gesetzt ist. Im Gegensatz zu runden Optionsfeldern können Sie
mehrere Kontrollkästchen einer Gruppe gleichzeitig markieren. Sie brauchen
diese nur anzuklicken.

Der Aufgabenbereich, auch ganz hilfreich

Der am rechten Fensterrand eingeblendete Aufgabenbereich kann beim Einstieg ebenfalls ganz hilfreich sein.

Dort blenden alle Office-Anwendungen Hyperlinks zum Öffnen der zuletzt bearbeite- ten Dokumente, zum Anlegen neuer Doku- mente und so weiter ein. Zudem wird der Auf- gabenbereich zur Navigation in der Hilfe benutzt (siehe oben).

Da der Aufgabenbereich ggf. beim Arbeiten im Dokumentfenster stört, können Sie ihn über die Schaltfläche Schließen in der rech- ten oberen Ecke ausblenden. Um den Auf- gabenbereich einzublenden, drücken Sie die Tastenkombination S+!.

Alternativ können Sie die Schaltfläche Microsoft Word-Hilfe in der Symbolleiste oder den Befehl

Aufgabenbereich im Menü Ansicht zum Ein-/

Ausblenden wählen.

An dieser Stelle möchte ich die kurze Einführung beenden. Sie haben die wichtigsten Grundlagen kennen gelernt und sollten für die Arbeit mit Microsoft Office bereit sein. In den folgenden Kapiteln lernen Sie den konkreten Umgang mit den jeweiligen Office-Anwendungen ken- nen.

bereit sein. In den folgenden Kapiteln lernen Sie den konkreten Umgang mit den jeweiligen Office-Anwendungen ken-

Kapitel 2

Word – das erste Mal

Kapitel 2 Word – das erste Mal W ord ist mehr als ein »Schreibmaschinenersatz«, mit dem

Word ist mehr als ein »Schreibmaschinenersatz«, mit dem Sie einfache Texte erfassen, drucken und zur späteren Verwendung in Dateien speichern können. Bereits mit wenigen Grund- kenntnissen können Sie Ihre Texte (Briefe, Einladungen etc.) ansprechend gestalten und mit einer persönlichen Note verse- hen. Wie einfach der Umgang mit Word ist, zeigt Ihnen dieses Kapitel. Sie lernen Word und seine wichtigsten Funktionen kennen. So ganz nebenbei absolvieren Sie die ersten Schritte zum Erstellen von Textdokumenten.

Das können Sie schon:

Ihr Erfolgsbarometer

Ein (Office-)Programm starten

21

Neue Dokumente anlegen

24

Wo gibt es Hilfe?

27

Neue Dokumente anlegen 24 Wo gibt es Hilfe? 27 Das lernen Sie neu: Die ersten Schritte

Das lernen Sie neu:

Die ersten Schritte

36

Texte bearbeiten

40

Dokumente speichern und laden

45

Ein Dokument drucken

51

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung

56

(Einladungs-)Text bearbeiten

67

Den Text formatieren

72

36

Die ersten Schritte

Wenn Sie Word zum Erstellen Ihrer Texte verwenden, lassen sich diese speichern, bei Bedarf wieder laden und jederzeit ändern. Weiterhin kön- nen Sie problemlos mehrere Kopien eines solchen Dokuments ausdru- cken. Bevor Sie Ihren ersten Text eintippen, sollten Sie aber einige Grundlagen zum Umgang mit Word kennen lernen. Einiges haben Sie bereits im vorherigen Kapitel erfahren. Jetzt geht es in die Details.

Wenn Sie Microsoft Word starten (siehe Kapitel 1), öffnet das Programm automatisch ein neues Dokumentfenster, welches (meist) noch keinen Text enthält. Der Name des gerade bearbeiteten Dokuments (in diesem Fall Dokument1) erscheint dabei, wie hier gezeigt, in der Titelleiste des Word-Fensters.

Lineale Menüleiste Standard- Format- Einfügemarke Symbolleiste Symbolleiste Verborgene Textcursor Zeichen
Lineale
Menüleiste
Standard-
Format-
Einfügemarke
Symbolleiste
Symbolleiste
Verborgene
Textcursor
Zeichen ein/aus
Absatzmarke
Seite x von
y Seiten
Zeile
Statusanzeige
Anzeigemodi
Abstand
Spalte
Sprache
oberer
Nummer
Rand
aktuelle
Seite

Im Dokumentbereich (die weiße Fläche im Fensterinneren) finden Sie den (ggf. eingegebenen) Text. In der linken oberen Ecke des Dokument- bereichs sehen Sie bei einem neuen Dokument die Einfügemarke und den Textcursor. Sobald Sie ein Zeichen per Tastatur eingeben, bewegt sich die Einfügemarke um eine Position nach rechts.

Textcursor . Sobald Sie ein Zeichen per Tastatur eingeben, bewegt sich die Einfügemarke um eine Position

Die ersten Schritte

Hinweis Die Einfügemarke wird als senkrechter, blinkender schwarzer Strich dargestellt. Diese Marke zeigt an, wo
Hinweis
Die Einfügemarke wird als senkrechter, blinkender schwarzer Strich dargestellt.
Diese Marke zeigt an, wo das nächste eingegebene Zeichen auf dem Bildschirm
eingefügt wird. Einfügemarken werden in Windows überall dort verwendet, wo
Texte einzugeben sind. Zeigen Sie per Maus auf den Textbereich, erscheint
anstelle des Mauszeigers ein so genannter Textcursor. Dieser lässt sich genauso
wie der Mauszeiger handhaben. Sie können mit dem Textcursor auf ein Wort
zeigen, etwas markieren oder anklicken. Beim Klicken auf eine Textstelle ver-
schiebt Word die Einfügemarke zu dieser Stelle. Sie können dort anschließend
Text eingeben oder bestehenden Text bearbeiten.

Über die Word-Menüleiste können Sie die einzelnen Befehle zur Ge- staltung des Dokuments abrufen. Die Symbolleisten enthalten in Word die Schaltflächen und Elemente, um den Text zu speichern, zu drucken und mit Auszeichnungen (Formaten) zu versehen. Je nach eingeschalte- tem Anzeigemodus kann das Fenster noch ein horizontales bzw. verti- kales Lineal aufweisen. Die Bedeutung der verschiedenen Elemente in den Symbolleisten lernen Sie im Verlauf des Buches kennen.

In der Statusleiste zeigt Word Ihnen, in welchem Teil des Dokuments Sie sich befinden. Neben der Seitennummer sowie der Gesamtseitenzahl des Dokuments gibt Word auch die aktuelle Spalte der Zeile an. In wei- teren kleinen Kästchen, auch als Felder bezeichnet, zeigt Word Ihnen die verwendete Sprache, die Seitenzahl beim Ausdruck sowie weitere Statusanzeigen an.

Den ersten Text eingeben

Nach dem Starten hat Word ein neues Dokument angelegt (oder ein bestehendes Dokument geladen) und wartet auf Ihre Eingaben.

1 Klicken Sie auf den Dokumentbereich – die Textmarke sollte jetzt in der ersten Zeile des Dokument- bereichs stehen.

sollte jetzt in der ersten Zeile des Dokument- bereichs stehen. 2 Tippen Sie den gewünschten Text
sollte jetzt in der ersten Zeile des Dokument- bereichs stehen. 2 Tippen Sie den gewünschten Text

2 Tippen Sie den gewünschten Text per Tastatur ein.

38

Hier sehen Sie ein Beispiel für einen Text, der im Word- Fenster eingegeben wurde.Vielleicht ver-
Hier sehen Sie ein
Beispiel für einen
Text, der im Word-
Fenster eingegeben
wurde.Vielleicht ver-
suchen Sie, diesen
Text (einschließlich
der Schreibfehler)
einzugeben.
Lassen Sie sich nicht
stören, wenn die An-
führungszeichen bei
Ihnen etwas anders
aussehen. Dies lässt
sich in Word einstellen (siehe Kapitel 11). Sofern Sie sich mit der Bedie-
nung der Tastatur noch nicht auskennen, hier ein paar Tipps zur Eingabe
des Textes:
■ Tippen Sie einfach die Zeichen ein, um die betreffenden Wörter zu
schreiben. Der Zwischenraum zwischen den Wörtern wird durch die
K-Taste am unteren Rand der Tastatur eingefügt.
■ Normalerweise erscheinen beim Drücken der Buchstabentasten klei-
ne Buchstaben. Um einen Großbuchstaben einzugeben, halten Sie
die H-Taste fest und drücken anschließend die Taste mit dem ge-
wünschten Zeichen.
■ Möchten Sie Sonderzeichen über die oberste Tastenreihe eintippen,
müssen Sie ebenfalls die H-Taste gedrückt halten.
Hinweis
Drücken Sie die F-Taste, stellt sich die Tastatur auf Großschreibung um.
Alle eingetippten Zeichen erscheinen als Großbuchstaben. Nur wenn Sie
gleichzeitig die H-Taste drücken, erscheinen Kleinbuchstaben. Um den
Modus aufzuheben, tippen Sie kurz die H-Taste an.
Zahlen lassen sich auch über den rechten Ziffernblock der Tastatur eingeben.
Dieser Ziffernblock besitzt aber eine Doppelfunktion, er lässt sich auch zur
Cursorsteuerung im Textfenster verwenden. Die Umschaltung erfolgt durch
einmaliges Drücken der N-Taste (links oben im Ziffernblock). Leuchtet die
Anzeige Num auf der Tastatur, lassen sich Ziffern eingeben.

Die ersten Schritte

Wenn Sie eine Taste länger festhalten, schaltet der Computer in den Wiederhol- modus. Dann wird das Zeichen automa- tisch bei der Eingabe wiederholt.

Manche Tasten sind mit mehreren Zei-

chen belegt. Das zweite Zeichen errei- chen Sie, indem Sie die H-Taste beim Tippen gedrückt halten. Um auch an das dritte Zeichen zu gelangen,

müssen Sie die H-Taste zusammen mit der G-Taste drücken. Mit G+e erzeugen Sie das Eurozeichen und mit G+Q wird das in E-Mail-Adressen benutzte @-Zeichen eingegeben.

Um eine Zeile an einer bestimmten Stelle zu beenden und zum nächsten Absatz weiterzuschalten, drücken Sie die [-Taste. Diese Taste fügt einen so genannten Absatzwechsel in den Text ein. Wer von der Schreibmaschine umsteigt, sollte aber darauf achten, nicht aus Gewohnheit am rechten Zeilenrand immer die [-Taste zu drü- cken. Schreiben Sie stattdessen einfach am rechten Seitenrand wei- ter. Word erkennt dies und gibt den Text automatisch in der Folge- zeile aus. Mehrere Zeilen werden aber zu einem Absatzblock zusammengefasst. Benutzen Sie dagegen die [-Taste am Zeilen- ende, besteht der Text aus lauter Absätzen. Spätestens beim Forma- tieren des Textes oder beim Verändern der Breite bekommen Sie dann Probleme.

Haben Sie noch etwas Schwierigkeiten, die richtigen Tasten zu finden? Eine Übersicht über die Tastatur finden Sie am Anfang dieses Buches. Sind bei Ihnen mit einer geschlängelten roten Linie unterstrichene Wör- ter im Dokument zu sehen? Die Word-Rechtschreibprüfung zeigt Ihnen Stellen mit Schreibfehlern an. Auf dieses Thema wird später noch genauer eingegangen.

Hinweis Ein irrtümlich einge- gebenes Zeichen lässt sich sofort durch Drü- cken der R-Taste löschen.
Hinweis
Ein irrtümlich einge-
gebenes Zeichen lässt
sich sofort durch Drü-
cken der R-Taste
löschen.

Hinweis

Word besitzt eine Funktion, mit der Sie verborgene Zeichen wie die Leer- räume zwischen Wörtern oder Absatzwechsel auf dem Bildschirm sichtbar machen können.

Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche einblen- den/ausblenden, um die unsichtbaren Zeichen anzuzeigen.

Sie in der Standard -Symbolleiste auf die Schaltfläche einblen- den/ausblenden, um die unsichtbaren Zeichen anzuzeigen.

40

Ein zweiter Mausklick auf die Schaltfläche blendet die verborgenen Zeichen wieder aus. Beim Ausdruck eines
Ein zweiter Mausklick auf die Schaltfläche blendet die verborgenen Zeichen
wieder aus. Beim Ausdruck eines Dokuments sind diese verborgenen Zeichen
nicht mehr sichtbar.
Text bearbeiten
Bei der Eingabe von Texten geht es selten ohne Fehler ab. Schnell wird
ein Wort vergessen, ein Buchstabe ist zu viel oder es sind Ergänzungen
erforderlich. Vermutlich stellen Sie beim späteren Lesen des Textes fest,
dass dieser korrigiert werden muss. Und gerade die nachträgliche Bear-
beitung eines Textes ist eine der Stärken von Word. Daher soll im Fol-
genden kurz auf die betreffenden Techniken eingegangen werden. Sie
können den weiter vorne eingegebenen Text zum Üben verwenden.
Text einfügen und überschreiben
Möchten Sie ein neues Wort an eine bestimmte Stelle im Text einfügen?
Ich habe hier einmal eine Textstelle mit zusätzlichen Fehlern genom-
men, die jetzt schrittweise verbessert werden soll. Zuerst ist das Wort
»unsere« in den Satz einzufügen.
1 Klicken Sie an die Textstelle,
an die das Wort einzufügen ist.
2 Tippen Sie den gewünschten Text ein.
Word fügt (in der Standardeinstellung) die neu eingetippten Buchstaben
an die Position der Textmarke im Dokument ein. Der rechts von der
Textmarke stehende Text wird in Richtung Zeilenende verschoben.
Soll der rechts von der Textmarke stehende Text durch die neu ein-
getippten Buchstaben überschrieben werden?

Text bearbeiten

Text bearbeiten 1 Klicken Sie an die Textstelle, an der ein Text zu über- schreiben ist.

1 Klicken Sie an die Textstelle, an der ein Text zu über- schreiben ist.

die Textstelle, an der ein Text zu über- schreiben ist. 2 Drücken Sie die Taste *
die Textstelle, an der ein Text zu über- schreiben ist. 2 Drücken Sie die Taste *
die Textstelle, an der ein Text zu über- schreiben ist. 2 Drücken Sie die Taste *

2 Drücken Sie die Taste * auf dem numerischen Ziffernblock.

In der Statusleiste des Word-Fensters blendet das Programm die Mel- dung für den Modus Überschreiben ein.

Programm die Mel- dung für den Modus Überschreiben ein. 3 Tippen Sie den gewünschten Text ein.
Programm die Mel- dung für den Modus Überschreiben ein. 3 Tippen Sie den gewünschten Text ein.

3 Tippen Sie den gewünschten Text ein.

Der Text rechts von der Einfügemarke wird einfach durch die ein- getippten Zeichen überschrieben. Im aktuellen Beispiel wurde der Buchstabe »d« eingefügt – der von Word angezeigte Rechtschreibfehler verschwindet automatisch. Um zum Modus Einfügen zurückzukehren, drücken Sie erneut die *-Taste.

Text löschen

In einem weiteren Schritt soll jetzt der überflüssige Buchstabe »t« im Wort »Hiermitt« gelöscht werden.

1 Klicken Sie im
1
Klicken Sie im

Text hinter das zu entfernende Zeichen.

gelöscht werden. 1 Klicken Sie im T ext hinter das zu entfernende Zeichen. 2 Drücken Sie
gelöscht werden. 1 Klicken Sie im T ext hinter das zu entfernende Zeichen. 2 Drücken Sie
gelöscht werden. 1 Klicken Sie im T ext hinter das zu entfernende Zeichen. 2 Drücken Sie

2 Drücken Sie die R-Taste.

gelöscht werden. 1 Klicken Sie im T ext hinter das zu entfernende Zeichen. 2 Drücken Sie

42

Word entfernt jetzt das links von der Einfügemarke stehende Zeichen. Im aktuellen Beispiel verschwindet dabei auch die geschlängelte Linie, mit der Word ein fehlerhaft geschriebenes Wort markiert. Durch mehrfaches Drücken dieser Taste lässt sich beliebig viel Text vor der Einfügemarke löschen. Korrigieren Sie vielleicht jetzt noch das Wort »Außendiensteler« mit der R-Taste.

Word erlaubt Ihnen aber auch Zeichen rechts von der Einfügemarke zu entfernen. Dies soll jetzt am Wörtchen »Außendiennst tagung« auspro- biert werden, welches noch falsch geschrieben ist. Auch hier unter- streicht Word die fehlerhafte Textstelle mit einer roten geschlängelten Linie. So korrigieren Sie dieses fehlerhafte Wort:

1 Klicken Sie im
1
Klicken Sie im

Text vor den Buchsta- ben »n« im Wort.

1 Klicken Sie im Text vor den Buchsta- ben »n« im Wort. 2 Drücken Sie die
1 Klicken Sie im Text vor den Buchsta- ben »n« im Wort. 2 Drücken Sie die

2 Drücken Sie die Taste

Word entfernt jetzt das Zeichen »n« rechts von der Einfügemarke. Der restliche Text der Zeile wird nach links verschoben.

3 Drücken Sie jetzt mehrfach die Cursortaste W, oder klicken Sie vor das Leerzeichen zwischen »Außendienst tagung«.

4 Drücken Sie erneut die Taste

Word entfernt das Leerzeichen zwischen den Wörtern.

Mit diesen Schritten haben Sie den Schreibfehler korrigiert. Da die Rechtschreibprüfung aber offenbar das Wort »Außendiensttagung« nicht kennt, blendet Word auch weiterhin die geschlängelte rote Linie ein. Wie Sie die Rechtschreibprüfung nutzen, wird weiter unten erläutert.

auch weiterhin die geschlängelte rote Linie ein. W ie Sie die Rechtschreibprüfung nutzen, wird weiter unten
auch weiterhin die geschlängelte rote Linie ein. W ie Sie die Rechtschreibprüfung nutzen, wird weiter unten

Text bearbeiten

Hinweis

Mit der Taste _ löschen Sie immer Zeichen, die rechts von der Einfüge- marke stehen. Um ein Zeichen links von der Einfügemarke zu entfernen, drü- cken Sie die R-Taste.

Haben Sie irrtümlich etwas gelöscht oder sonst etwas am Text ver- ändert, das nicht hätte sein sollen? Wenn Sie die Tastenkombinati- on S+Z drücken, die nebenstehende Schaltfläche anklicken

das nicht hätte sein sollen? Wenn Sie die Tastenkombinati- on S + Z drücken, die nebenstehende

oder den Befehl Rückgängig:

im Menü Bearbeiten wählen, wird die letzte

Änderung rückgängig gemacht. Bei Word klappt dies sogar, um mehrere Be-

fehle rückgängig zu machen.

Positionieren im Text

Die Einfügemarke können Sie mit einem Mausklick an jeder beliebigen Stelle im Text positionieren. Sie haben im letzten Schritt aber auch er- fahren, dass sich die so genannten Cursortasten benutzen lassen, um die Einfügemarke im Text zu bewegen. Nachfolgend finden Sie eine Auf- stellung der wichtigsten Tasten und Tastenkombinationen, um die Ein- fügemarke im Text zu bewegen.

Tasten

Bemerkung

Y

Verschiebt die Einfügemarke im Text eine Zeile nach oben.

V

Verschiebt die Einfügemarke im Text eine Zeile nach unten.

Í

Verschiebt die Einfügemarke im Text ein Zeichen nach links in Richtung Textanfang.

W

Verschiebt die Einfügemarke im Text ein Zeichen nach rechts in Richtung Textende.

S

+Í

Verschiebt die Einfügemarke im Text um ein Wort nach links.

S

+W

Verschiebt die Einfügemarke im Text um ein Wort nach rechts.

P

Drücken Sie diese Taste, springt die Einfügemarke an den Zeilenanfang.

:

Mit dieser Taste verschieben Sie die Einfügemarke an das Zeilenende.

44

Markieren von Texten Bei bestehenden Texten kommt es häufiger vor, dass ganze Sätze oder Textteile
Markieren von Texten
Bei bestehenden Texten kommt es häufiger vor, dass ganze Sätze oder
Textteile gelöscht werden müssen. Sie könnten hierzu die Einfügemarke
an den Anfang des Textbereichs setzen und dann die _-Taste so lange
drücken, bis alle Zeichen gelöscht sind. Ähnlich ließe sich die R-
Taste verwenden. Eleganter klappt das Löschen aber, wenn Sie den Text
vorher markieren.
Was ist das?
Der Begriff markieren kommt in Windows und in den zugehörigen Program-
men häufiger vor. Sie können Dateien, Symbole, Ordner, Textbereiche oder
Bildausschnitte mit der Maus markieren. Je nach Programm zeigt Windows
den markierten Bereich mit einem farbigen Hintergrund oder durch eine ge-
strichelte Linie an.
Das Markieren lässt sich mit dem farbigen Kennzeichnen eines Textes
auf einem Blatt Papier vergleichen. In Word benutzen Sie hierzu den
Textcursor, den Sie über den zu markierenden Text ziehen.
1 Klicken Sie mit der
Maus an den Anfang des zu
markierenden Textbereichs.
2 Halten Sie die linke
Maustaste gedrückt, und
ziehen Sie die Maus zum Ende
des Markierungsbereichs.
Der markierte Textbereich wird farbig hervorgehoben. Haben Sie einen
Textbereich markiert, wirken alle Befehle auf den Inhalt der Markierung.
Wenn Sie jetzt zum Beispiel die _-Taste drücken, wird der gesamte
markierte Textbereich gelöscht. Tippen Sie dagegen einen neuen Text
ein, wird der markierte Bereich durch den neuen Text ersetzt. Zum Auf-

Dokumente speichern und laden

heben einer Markierung klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des mar- kierten Bereichs.

Hinweis

Sie können Texte auch mit der Tastatur markieren. Verschieben Sie die Ein- fügemarke an den Anfang des zu markierenden Bereichs. Anschließend halten Sie die H-Taste gedrückt und verschieben die Einfügemarke mit den oben beschriebenen Cursortasten im Text. Word markiert die jeweiligen Zeichen.

Und hier noch ein paar Tipps zum Markieren von Text per Maus: Doppel- klicken Sie auf ein Wort, wird dieses markiert. Ein Mausklick vor eine Zeile markiert die komplette Zeile. Ein Dreifachklick auf ein Wort markiert den Ab- satz. Drücken Sie die Tastenkombination S+a, wird das gesamte Doku- ment markiert.

An dieser Stelle soll es mit den ersten Übungen genügen. Sie können jetzt einen einfachen Text eingeben, Textstellen markieren und auch kor- rigieren.

Dokumente speichern und laden

Haben Sie die Einladung gemäß den obigen Anweisungen gestaltet? Dann sollten Sie dieses Dokument zur späteren Verwendung in einer Datei speichern. Eine solche Datei lässt sich später erneut laden, anpas- sen und ausdrucken. Die entsprechenden Schritte lernen Sie jetzt ken- nen. Das Speichern eines neuen Dokuments ist in Word ganz einfach:

Speichern eines neuen Dokuments ist in Word ganz einfach: 1 Klicken Sie in der Stan- dard

1 Klicken Sie in der Stan- dard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern.

Stan- dard -Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern . Bei einem neuen Dokument erscheint das Dialogfeld Speichern

Bei einem neuen Dokument erscheint das Dialogfeld Speichern unter. Dieses Dialogfeld ermöglicht Ihnen, den Zielordner zum Speichern der Datei, den Dateinamen und auch den Dateityp auszuwählen. Da der Aufbau des Dialogfelds Speichern unter bei allen Office-Anwendungs- programmen gleich ist, möchte ich an dieser Stelle etwas detaillierter auf die betreffenden Aspekte beim Speichern eingehen.

46

Dokumente lassen sich auf der Festplatte oder auf einer Diskette spei- chern, wobei die dabei entstehenden Dateien in Ordner aufgeteilt wer- den (siehe ggf. auch die entsprechenden Windows-Titel der Easy-Reihe aus dem Markt+Technik-Verlag). Standardmäßig schlagen die meisten Programme den Ordner Eigene Dateien zum Speichern von Dokument- dateien vor. Sie können aber jeden beliebigen Speicherort im Computer zum Ablegen des Dokuments wählen.

Anzeigemodi Neuer Ordner Übergeordneter Ordner Laufwerk/Ordner auswählen Existierende Ordner und Dateien
Anzeigemodi
Neuer Ordner
Übergeordneter Ordner
Laufwerk/Ordner auswählen
Existierende Ordner und Dateien
Speicherorte
Dateiname
Dateityp

Das Dialogfeld Speichern unter enthält in der linken Leiste die Symbole für verschiedene Speicherorte. Klicken Sie bei Bedarf auf das Symbol des gewünschten Speicherorts. Enthält der angewählte Speicherort bereits Ordner und Dateien, werden deren Symbole im Anzeigebereich eingeblendet. Durch einen Doppelklick auf ein Ordnersymbol lässt sich zu diesem Ordner wechseln. Die Schaltfläche Eine Ebene nach oben am oberen Rand des Dialogfelds wechselt zum übergeordneten Ordner.

n e E b e n e n a c h o b e n am

Dokumente speichern und laden

Über das Listenfeld Speichern in können Sie eine Liste mit den auf dem Computer verfügbaren Laufwerken und Spezial- ordnern öffnen. Das Listenfeld lässt sich durch einen Mausklick auf das kleine schwarze Dreieck öffnen.

Für unsere Zwecke soll das Dokument

im Ordner Eigene Dateien/Briefe hinter-

legt werden. Da dieser Unterordner (vermutlich auf Ihrem System) noch nicht existiert, sind einige zusätzli- che Schritte erforderlich.

existiert, sind einige zusätzli- che Schritte erforderlich. 2 Klicken Sie ggf. in der linken Leiste des

2 Klicken Sie ggf. in der linken Leiste des Dialogfelds auf das Symbol Eigene Dateien, um diesen Ordner im Dialogfeld anzuwählen.

Dateien , um diesen Ordner im Dialogfeld anzuwählen. 3 Wählen Sie in der Symbolleiste des Dialogfelds
Dateien , um diesen Ordner im Dialogfeld anzuwählen. 3 Wählen Sie in der Symbolleiste des Dialogfelds
Dateien , um diesen Ordner im Dialogfeld anzuwählen. 3 Wählen Sie in der Symbolleiste des Dialogfelds

3 Wählen Sie in der Symbolleiste des Dialogfelds die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen.

des Dialogfelds die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen. 4 Tippen Sie den Ordnernamen »Briefe« in das Dialogfeld
des Dialogfelds die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen. 4 Tippen Sie den Ordnernamen »Briefe« in das Dialogfeld
des Dialogfelds die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen. 4 Tippen Sie den Ordnernamen »Briefe« in das Dialogfeld

4 Tippen Sie den Ordnernamen »Briefe« in das Dialogfeld Neuer Ordner ein, und bestätigen Sie dies durch Anklicken der OK-Schaltfläche.

Word legt den neuen Ordner an und öffnet diesen automatisch.

ord legt den neuen Ordner an und öffnet diesen automatisch. 5 Geben Sie den Dateinamen in
ord legt den neuen Ordner an und öffnet diesen automatisch. 5 Geben Sie den Dateinamen in

5 Geben Sie den Dateinamen in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

48

Word schließt das Dialogfeld und legt jetzt das Dokument in einer Datei im gewünschten Ordner
Word schließt das Dialogfeld und legt jetzt das Dokument in einer Datei
im gewünschten Ordner ab. Die Datei erhält den von Ihnen gewählten
Namen und die Dateinamenerweiterung .doc.
Hinweis
Im Feld Dateityp lassen sich die Dateiformate zum Speichern des Textes wählen
(die Standardeinstellung ist .doc). Wählen Sie beispielsweise den Typ .txt, spei-
chert Word das Dokument als einfache Textdatei. Allerdings geht die Formatie-
rung beim Speichern in eine .txt-Datei verloren. Das Format .rtf (Rich Text Format)
erlaubt den Dokumentaustausch mit Textverarbeitungsprogrammen von Dritther-
stellern. Beachten Sie aber, dass diese Dateinamenerweiterungen je nach
Windows-Einstellung ein- oder ausgeblendet werden. Wenn Sie in einem Ordner-
fenster den Befehl Ordneroptionen im Menü Extras wählen, lassen sich die Datei-
namenerweiterungen auf der Registerkarte Ansicht über die Option Dateinamen-
erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden beeinflussen (löschen Sie
die Markierung des Kontrollkästchens, um die Erweiterung anzuzeigen).
Möchten Sie ein geändertes Dokument speichern, dem bereits eine
Dateibezeichnung zugewiesen wurde, genügt ein Mausklick auf die
Schaltfläche Speichern. Word sichert dann die Änderungen ohne weite-
re Nachfragen in der zugehörigen Datei. Um ein Dokument unter ei-
nem neuen Namen zu speichern, wählen Sie im Menü Datei den Befehl
Speichern unter. Dann erscheint das oben gezeigte Dialogfeld Speichern
unter, und Sie können einen neuen Dateinamen angeben.
Word beenden
Ist das Dokument gespeichert? Dann können Sie Word bei Bedarf
beenden. Hierzu klicken Sie in der rechten oberen Ecke des An-
wendungsfensters auf die Schaltfläche Schließen . Oder Sie wählen
im Menü Datei den Befehl Beenden. Sie brauchen beim Schließen von
Word übrigens keine Bedenken zu haben, dass Ihr Text eventuell verlo-
ren gehen könnte. Enthält das Dokumentfenster noch ungespeicherte
Änderungen?
Dann fragt Word in ei-
nem Dialogfeld nach,
ob das Dokument ge-
speichert werden soll.

Dokumente speichern und laden

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, um das Dokument einschließlich Ihrer Änderungen zu speichern. Mit der Schaltfläche Nein werden Än- derungen verworfen und Word wird beendet. Über die Schaltfläche Ab- brechen gelangen Sie zum Dokumentfenster zurück und können dann die Bearbeitung des Dokuments fortsetzen.

Ein Dokument erneut laden

Haben Sie Word beendet? Prima, dann werden Sie jetzt sehen, wie Sie ein bestehendes Dokument erneut laden. Das Beispieldokument hatten Sie ja (hoffentlich) im Ordner Eigene Dateien/Briefe gespeichert. Hier die Schritte zum Laden dieses Dokuments:

1 Starten Sie erneut das Pro- gramm Word.

Dokuments: 1 Starten Sie erneut das Pro- gramm Word. 2 Klicken Sie in der Stan- dard-
Dokuments: 1 Starten Sie erneut das Pro- gramm Word. 2 Klicken Sie in der Stan- dard-

2 Klicken Sie in der Stan- dard-Symbolleiste von Word auf die Schaltfläche Öffnen, oder rufen Sie im Menü Datei den Befehl Öffnen auf.

, oder rufen Sie im Menü Datei den Befehl Öffnen auf. Das Dialogfeld Öffnen zur Auswahl

Das Dialogfeld Öffnen zur Auswahl des Speicherorts und der Dokument- datei wird geöffnet. Jetzt müssen Sie den Speicherort der Datei (sofern nicht angezeigt) im Dialogfeld Öffnen anwählen.

3 Klicken Sie bei Bedarf in der linken Leiste des Dialogfelds auf das Symbol des Speicherorts (z. B. Eigene Dateien), um diesen Ordner zu wählen.

(z. B. Eigene Dateien ), um diesen Ordner zu wählen. 4 Doppelklicken Sie ggf. auf das

4 Doppelklicken Sie ggf. auf das Ordnersymbol Briefe, falls dieser Unterordner noch nicht geöffnet ist.

wählen. 4 Doppelklicken Sie ggf. auf das Ordnersymbol Briefe , falls dieser Unterordner noch nicht geöffnet

50

50 5 Markieren Sie die Datei Einladung Außendiensttagung.doc mit einem Mausklick. 6 Klicken Sie auf die

5 Markieren Sie die Datei Einladung Außendiensttagung.doc

mit einem Mausklick.

Datei Einladung Außendiensttagung.doc mit einem Mausklick. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen . Word lädt

6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Mausklick. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen . Word lädt jetzt das Dokument und zeigt

Word lädt jetzt das Dokument und zeigt dieses im Dokumentfenster an. Über die Bildlaufleisten können Sie im Dokument blättern.

jetzt das Dokument und zeigt dieses im Dokumentfenster an. Über die Bildlaufleisten können Sie im Dokument
jetzt das Dokument und zeigt dieses im Dokumentfenster an. Über die Bildlaufleisten können Sie im Dokument

Ein Dokument drucken

Hinweis

In vielen Fällen können Sie sich zum Laden eines bestehenden Dokuments den Weg über das Dialogfeld Öffnen sparen.

Öffnen Sie in einer Anwendung das Menü Datei, zeigt dieses häufig die Namen der vier zuletzt bearbeiteten Dateien. Dann ge- nügt ein Mausklick auf diesen Eintrag, um das Dokument zu la- den.

Namen der vier zuletzt bearbeiteten Dateien. Dann ge- nügt ein Mausklick auf diesen Eintrag, um das

Oder Sie wählen die Dokumentdatei direkt per Doppelklick im Ordnerfenster an. Windows startet Word und veranlasst das Laden der Dokumentdatei.

Ein Dokument drucken

»Was du schwarz auf weiß besitzt, kannst du getrost nach Hause tra- gen.« Dieser Spruch gilt nach wie vor auch im Zeitalter der Computer. Um Ihre Einladung zu verteilen, müssen Sie diese ausdrucken. Das Dru- cken eines Dokuments ist in Word und in den anderen Office-Anwen- dungen sehr einfach.

1 Laden Sie bei Bedarf das zu druckende Dokument in Word.

1 Laden Sie bei Bedarf das zu druckende Dokument in Word. 2 Klicken Sie in der

2 Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die nebenstehend gezeigte Schaltfläche.

auf die nebenstehend gezeigte Schaltfläche. Word bereitet jetzt die Ausgabe auf dem Drucker vor.
auf die nebenstehend gezeigte Schaltfläche. Word bereitet jetzt die Ausgabe auf dem Drucker vor.
auf die nebenstehend gezeigte Schaltfläche. Word bereitet jetzt die Ausgabe auf dem Drucker vor.

Word bereitet jetzt die Ausgabe auf dem Drucker vor. Während dieser Zeit sehen Sie in der Statusleiste ein stilisiertes Druckersymbol.

Bei einem mehrseitigen Dokument erkennen Sie auch, wie viele Seiten bereits zum Drucken aufbereitet wurden.

52

Hinweis Haben Sie die Schaltfläche Drucken irrtümlich angewählt? Dann wählen Sie das stilisierte Druckersymbol in
Hinweis
Haben Sie die Schaltfläche Drucken irrtümlich angewählt? Dann wählen Sie
das stilisierte Druckersymbol in der Word-Statusleiste per Doppelklick an. Der
Druck wird abgebrochen.
Druckausgaben werden direkt an den Windows-Druckmanager übergeben
und von diesem im Hintergrund an den Drucker weitergeleitet. Dies erlaubt
Ihnen, während der Druckausgabe mit Word bzw. anderen Programmen wei-
terzuarbeiten. Um einen Druckauftrag im Druckmanager abzubrechen, wäh-
len Sie das im Statusbereich der Taskleiste angezeigte stilisierte Drucker-
symbol per Doppelklick an. Im Fenster der Druckerwarteschlange sehen Sie
die anstehenden Druckaufträge. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den
Namen des Druckauftrags, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag
Druckauftrag abbrechen, um den Auftrag zu verwerfen. Treten beim Ausdruck
Probleme auf, lesen Sie bitte im Anhang dieses Buches nach. Dort finden Sie
einige Tipps zum Beheben von Druckerstörungen.
Seitenvorschau abrufen
Die Seitenvorschau ermöglicht Ihnen, das Dokumentlayout bereits vor
dem Ausdruck anzusehen und so ggf. die Anzahl der Probeausdrucke
zu reduzieren.
Was ist das?
Layout ist der Fachausdruck für
den Aufbau einer Seite. Das Lay-
out bestimmt die Anordnung der
Elemente einer Druckseite oder
einer Grafik.
1 Klicken Sie in der Stan-
dard-Symbolleiste auf die
Schaltfläche Seitenansicht.

Ein Dokument drucken

Word öffnet ein Vorschaufenster mit einer verkleinerten Ansicht des Do- kuments.

Der Mauszeiger nimmt die Form einer Lupe an. Ein Mausklick auf das Dokument vergrö- ßert dieses auf 100 %, ein zweiter Mausklick reduziert die Anzeige auf die vorherige Grö- ße.

Mausklick reduziert die Anzeige auf die vorherige Grö- ße. Über das Kombinationsfeld Zoom der Symbol- leiste
Mausklick reduziert die Anzeige auf die vorherige Grö- ße. Über das Kombinationsfeld Zoom der Symbol- leiste

Über das Kombinationsfeld Zoom der Symbol- leiste können Sie die Anzeige aber auf beliebige Vergrößerungen einstellen.

Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie über die beiden Schalt- flächen Mehrere Seiten und Eine Seite die Darstellungsart umschalten.

Seiten und Eine Seite die Darstellungsart umschalten. 2 Zum Schließen der Vorschau klicken Sie auf die

2 Zum Schließen der Vorschau klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen in der Symbolleiste.

Sie auf die Schaltfläche Schließen in der Symbolleiste. Word wechselt dann zur normalen Darstellung des Dokuments

Word wechselt dann zur normalen Darstellung des Dokuments in der Normalansicht oder in der Seitenlayoutansicht zurück.

54

Was ist das? Kombinationsfelder und Listenfelder werden Ihnen in Windows häufiger be- gegnen. Diese Felder
Was ist das?
Kombinationsfelder und Listenfelder werden Ihnen in Windows häufiger be-
gegnen. Diese Felder haben am rechten Rand eine Schaltfläche, die bei der
Anwahl eine Liste mit wählbaren Optionen einblendet. Sie können dann eine
Option durch Anklicken anwählen. Bei einem Kombinationsfeld lässt sich ein
Wert über die Liste wählen oder direkt per Tastatur eingeben. Ein Listenfeld
erlaubt dagegen nur die Auswahl eines Werts aus einer Liste.
In Word 2003 gibt es die neue Funktion Lesemoduslayout, die Sie entweder
über den gleichnamigen Befehl im Menü Ansicht oder über die entsprechend
benannte Schaltfläche (in der linken unteren Word-Ecke) einschalten kön-
nen. Der Lesemodus verhält sich ähnlich wie die Seitenansicht. Der Text der
Seite wird aber automatisch so angepasst, dass er sich lesen lässt. Dies ist z. B.
zum Korrekturlesen von Schriftstücken am Bildschirm hilfreich.
Druckoptionen
Word erlaubt Ihnen, zusätzliche Optionen beim Drucken zu verwen-
den. Haben Sie ein mehrseitiges Dokument verfasst und möchten nur
einige Seiten ausdrucken? Oder soll mehr als eine Kopie gedruckt wer-
den?
1 Wählen Sie im Menü
Datei den Befehl Drucken,
oder drücken Sie die Tasten-
kombination S+p.
Word öffnet das Dialogfeld Drucken, welches bei den anderen Office-
Anwendungen genauso aussieht. Über dieses Dialogfeld lassen sich die
Druckoptionen festlegen.
2 Bestimmen Sie ggf. die
gewünschten Druckoptionen,
und schließen Sie das Dialog-
feld über die OK-Schaltfläche.

Ein Dokument drucken

Um gezielt einzel- ne Seiten auszudru- cken, klicken Sie auf das Optionsfeld Seiten der Gruppe

Seitenbereich. Dann

geben Sie die zu druckenden Seiten- zahlen in das zuge- hörige Feld ein. Die

Seitenzahlen kön- nen durch Semiko- la getrennt werden (z. B. 5; 7; 8 druckt die Seiten 5, 7 und 8). Oder Sie geben ein Seitenintervall in der Form 2– 4 in das Feld Seiten ein, um die fortlaufenden Seiten 2, 3 und 4 zu drucken. Um lediglich die aktuelle Seite zu drucken, markieren Sie das Optionsfeld Aktuelle Seite. Hatten Sie einen Dokumentbereich vor dem Aufruf des Dialogfelds Drucken markiert, wird automatisch das Options- feld Markierung freigegeben und lässt sich verwenden. Möchten Sie mehr als eine Kopie dru-

cken? Stellen Sie im Dreh- feld Anzahl die gewünschte Kopienzahl ein.

Möchten Sie ein mehrsei- tiges Dokument in mehreren Kopien ausdrucken? Dann

sollten Sie das Kontrollkäst- chen Sortieren in der Gruppe Exemplare markieren. Word druckt die ein- zelnen Blätter so aus, dass immer ein zusammengehörendes Dokument entsteht. Sie brauchen die ausgedruckten Kopien nicht mehr selbst zu sortieren. Allerdings kann der Zeitvorteil insbesondere bei Seiten mit Gra- fiken schnell wieder zunichte gemacht werden, weil die jeweiligen Seiten einzeln in den Druckerspeicher geladen werden müssen.

Word kann aber noch mit einer weiteren Komfortfunktion aufwarten. In der Gruppe Zoom können Sie im Feld Seiten pro Blatt angeben, dass Sie beispielsweise zwei Seiten pro Blatt ausdrucken möchten. Word ver-

zwei Seiten pro Blatt ausdrucken möchten. Word ver- Was ist das? Drehfeld ist ein spezielles Bedienelement
Was ist das? Drehfeld ist ein spezielles Bedienelement mit zwei Schaltflächen zur Eingabe von Werten.
Was ist das?
Drehfeld ist ein spezielles Bedienelement
mit zwei Schaltflächen zur Eingabe von
Werten. Über die beiden Schaltflächen
lässt sich der Wert des Felds schrittweise
erhöhen oder verringern.

56

kleinert dann den Ausdruck auf A5 und gibt jeweils zwei Seiten auf einem DIN-A4-Blatt aus.
kleinert dann den Ausdruck auf A5 und gibt jeweils zwei Seiten auf
einem DIN-A4-Blatt aus.
Hinweis
Weitere Einstellungen lassen sich über die Schaltflächen Eigenschaften und
Optionen abrufen. Verwenden Sie ggf. die Schaltfläche der Direkthilfe (erst
auf die Schaltfläche mit dem Fragezeichen in der Titelleiste des Dialogfelds
und dann auf das interessierende Element klicken), um mehr über die Optio-
nen herauszufinden.
AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung
Bei der Texterfassung unterlaufen Ihnen sicherlich Fehler. Und spätes-
tens beim Durchlesen des ausgedruckten Dokuments stoßen Sie auf
weitere Fehler. Word unterstützt Sie daher beim Verfassen von Texten
durch eine automatische Korrektur und Rechtschreibprüfung. In diesem
Lernschritt werden Ihnen die Grundfunktionen zur Fehlerkorrektur nä-
her erläutert. Im Grunde ist Ihnen die Rechtschreibprüfung bereits be-
gegnet, sofern Sie die vorherigen Seiten durchgearbeitet haben.
AutoKorrektur
Eine beliebte Fehlerquelle sind verdrehte Buchstaben, vergessene
Großschreibung am Satzanfang etc. Hier greift Word bereits beim Ein-
tippen des Textes helfend und korrigierend ein:
1 Öffnen Sie ein neues
Word-Dokument über die
Schaltfläche Neues leeres
Dokument.
2 Tippen Sie jetzt
versuchsweise Wörter
wie »dei«, »edr«, »enu«
und »Erflg« ein.
Wenn alles geklappt hat, sehen Sie im Word-
Fenster plötzlich die Wörter »die«, »der«,
»neu« und »Erfolg«.

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung

Das erste Wort der Zeile wird sogar automatisch mit einem

Großbuchstaben eingeleitet. Wenn Sie ein Wort mit doppelten Anfüh-

einfassen, macht Word daraus automatisch so ge-

nannte typographische Anführungszeichen (

Word und viele Office-Programme besitzen die Funktion AutoKorrektur, die automatisch Ihre Eingaben überwacht und bestimmte, häufiger vor- kommende Fehler automatisch korrigiert. Dies ist auch der Grund, wa- rum das erste Wort im Satz mit einem Großbuchstaben beginnt oder Anführungszeichen angepasst werden. Bei der Eingabe der Zahlen- kombination 1/2 setzt Word diese automatisch in 1 / 2 um.

). Was passiert denn da?

rungszeichen ("

")

Hinweis Geht bei der automatischen Korrektur etwas schief, hilft die erneute Eingabe des Begriffs leider
Hinweis
Geht bei der automatischen Korrektur etwas schief, hilft die erneute Eingabe
des Begriffs leider nicht weiter. Word setzt konsequent die Eingabe um. Aber
Sie müssen nicht gleich verzweifeln. Drücken Sie einfach die Tastenkombina-
tion S+Z, um die letzte Änderung rückgängig zu machen. Word hebt dann
die AutoKorrektur für die Eingabe auf und zeigt den Text in der von Ihnen
eingetippten Form an. Welche Wörter von der AutoKorrektur überwacht wer-
den, lässt sich in Office einstellen. Sie können sich also Ihr eigenes Office
anpassen. Näheres zu diesem Thema finden Sie in Kapitel 11.

Leider löst die AutoKorrektur nicht alle Probleme, da diese Funktion lediglich typische Eingabefehler korrigiert. Beim Arbeiten mit den diver- sen Office-Anwendungen werden Sie daher feststellen, dass die AutoKorrektur viele Eingabefehler ignoriert.

Hinweis

Beim Eintippen bestimmter Begriffe zeigt Word Ihnen nach wenigen Buchsta- ben bereits einen Textvorschlag als QuickInfo an.

Buchsta- ben bereits einen Textvorschlag als QuickInfo an. Drücken Sie die Eingabe -Taste, wird das Wort

Drücken Sie die Eingabe-Taste, wird das Wort von der Funktion Auto- Vervollständigen in den Text eingefügt. Die Wörter lassen sich auf der Registerkarte AutoText (Menü Extras, Befehl AutoKorrektur-Optionen) fest- legen. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel 11.

58

Rechtschreibprüfung während der Texteingabe Alle Tippfehler, die die AutoKorrektur nicht verbessert, kann Word bereits
Rechtschreibprüfung während der Texteingabe
Alle Tippfehler, die die AutoKorrektur nicht verbessert, kann Word
bereits während der Texteingabe mittels der Rechtschreibprüfung analy-
sieren und als fehlerhaft anzeigen.
1 Laden Sie den Text
mit der Einladung.
2 Bauen Sie in
den Text kleine
Schreibfehler ein.
Ich habe beispielsweise das erste Wort in »Hiermid« geändert.
Wenn alles glatt geht, sehen Sie im Text jetzt
die durch Word mit einer geschlängelten Linie
markierte Textstelle.
Zusätzlich zeigt Word in der Statusleiste das Symbol der
(aktiven) Rechtschreibprüfung an.
Hinweis
Wird das Symbol der Rechtschreibprüfung bei der Eingabe nicht angezeigt, ist
diese abgeschaltet. Sie können dann die Rechtschreibprüfung während der
Eingabe aktivieren oder die Prüfung nachträglich für das Dokument durchfüh-
ren. Näheres finden Sie auf den folgenden Seiten.
3 Klicken Sie mit der rechten Maus-
taste auf das als falsch markierte Wort.

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung

Word öffnet ein Kontextmenü, in dem Sie die gewünschte Option wählen.

4 Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Hiermit.

4 Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Hiermit . Der Eintrag Hiermit im Kontextmenü stellt

Der Eintrag Hiermit im Kontextmenü stellt die von Word als richtig er- kannte Schreibweise dar. Manchmal schlägt Word mehrere Begriffe vor, die durch eine horizontale Linie von den restlichen Befehlen getrennt werden. Bei Anwahl eines dieser Einträge korrigiert Word daher den betreffenden Begriff gemäß der vorgeschlagenen Schreibweise.

Was ist aber beispielsweise mit Begriffen wie »Außendiensttagung«, die ebenfalls als fehlerhaft angezeigt werden? Die Rechtschreibprüfung be- nutzt ein Wörterbuch, welches nur einen begrenzten Vorrat an Wörtern aufweist. Sobald die korrekte Schreibweise des Wortes nicht ermittelt wer- den kann, markiert das Programm die Textstelle vorsorglich als falsch.

1 In diesem Fall klicken Sie mit der rechten Maus- taste auf das fehlerhaft ausgewiesene Wort.

rechten Maus- taste auf das fehlerhaft ausgewiesene Wort. 2 Wählen Sie im K ontextmenü den Befehl
rechten Maus- taste auf das fehlerhaft ausgewiesene Wort. 2 Wählen Sie im K ontextmenü den Befehl

2 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Alle ignorieren.

Wählen Sie im K ontextmenü den Befehl Alle ignorieren . Das Wort wird im aktuellen Dokument
Wählen Sie im K ontextmenü den Befehl Alle ignorieren . Das Wort wird im aktuellen Dokument

Das Wort wird im aktuellen Dokument zukünftig als richtig geschrieben erkannt, auch wenn die Rechtschreibprüfung keinen Vorschlag machen kann. Benutzen Sie dieses Wort in einem zweiten Dokument, wird es wieder als fehlerhaft markiert.

Hinweis Bei häufiger vorkommenden Wörtern sollten Sie den Befehl Hinzufügen zum Wörterbuch im Kontextmenü wählen.
Hinweis
Bei häufiger vorkommenden Wörtern sollten Sie den Befehl Hinzufügen zum
Wörterbuch im Kontextmenü wählen. Word übernimmt dann das betreffende
Wort in seiner Schreibweise in ein benutzerdefiniertes Wörterbuch. Diese
Wörterbücher werden ebenfalls zur Rechtschreibprüfung herangezogen.

60

Wort. 2 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Sprache. 4 Klicken Sie im Untermenü auf
Wort.
2 Wählen Sie im
Kontextmenü den
Befehl Sprache.
4 Klicken Sie im
Untermenü auf den
Befehl Sprache festlegen.

Fremdsprachliche Textstellen prüfen

Ein anderer Fall sind Fremdwörter im Text. Die Rechtschreibprüfung unterstützt neben Deutsch verschiedene Sprachen. Kann die Recht- schreibprüfung den fremdsprachlichen Begriff nicht zuordnen und die- sen mit dem betreffenden Rechtschreibmodul überprüfen? Gehen Sie dann folgendermaßen vor:

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das fehlerhaft

ausgewiesene

mit der rechten Maustaste auf das fehlerhaft ausgewiesene 3 Klicken Sie im Untermenü auf eine der

3 Klicken Sie im Untermenü auf eine der angegebenen Sprachen.

Die Rechtschreibprüfung wird dann auf das Wörterbuch der betreffen- den Sprache zugreifen. Ist die benötigte Sprache im Untermenü nicht verfügbar?

Die Rechtschreibprüfung öffnet ein Dialogfeld Sprache, in dem Sie die gewünschte Sprache interaktiv festlegen können.

Rechtschreibprüfung öffnet ein Dialogfeld Sprache , in dem Sie die gewünschte Sprache interaktiv festlegen können.

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung 5 Suchen Sie die gewünschte Sprache in der Liste, und markie- ren Sie

5 Suchen Sie die gewünschte Sprache in der Liste, und markie- ren Sie diese durch einen Mausklick.

Liste, und markie- ren Sie diese durch einen Mausklick. 6 Schließen Sie das Dialogfeld über die
Liste, und markie- ren Sie diese durch einen Mausklick. 6 Schließen Sie das Dialogfeld über die

6 Schließen Sie das Dialogfeld über die OK-Schaltfläche.

Sie das Dialogfeld über die OK -Schaltfläche. Word verwendet zukünftig die Wörterbücher der gewählten

Word verwendet zukünftig die Wörterbücher der gewählten Sprache zur Überprüfung der Textstelle.

Hinweis

Wenn Sie einen fremdsprachlichen Text markieren, können Sie über den Be- fehl Sprache des Menüs Extras ebenfalls das Dialogfeld Sprache öffnen und dem Text die gewünschte Sprachversion zuweisen. Dann verwendet Word bei der Rechtschreibprüfung des betreffenden Textausschnitts automatisch die Wörterbücher dieser Sprache.

Nach der Office-Installation ist in Word die Rechtschreibprüfung während der Eingabe automatisch eingeschaltet. Laden Sie ein bestehendes, noch nicht kor- rigiertes Dokument, wird die Fehlerkorrektur ggf. sehr viele fehlerhafte Text- stellen anzeigen. Ab einer bestimmten Fehlerzahl schlägt Word vor, die Recht- schreibprüfung abzuschalten. Gleiches empfiehlt sich, falls Sie die Markierun- gen der Rechtschreibprüfung bei der Texteingabe stören. Klicken Sie im Menü Extras auf den Befehl Optionen.

62

Auf der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik müssen Sie dann die Markierung des Kontrollkästchens
Auf der Registerkarte
Rechtschreibung und
Grammatik müssen Sie
dann die Markierung
des Kontrollkästchens
Rechtschreibung wäh-
rend der Eingabe über-
prüfen durch Anklicken
löschen. Dann werden
die Markierungen feh-
lerhafter Wörter ausge-
blendet.
Rechtschreibprüfung gezielt aufrufen
Haben Sie die Rechtschreibprüfung während der Eingabe abgeschaltet?
Dann gibt Word Ihnen die Chance, den Dokumenttext jederzeit durch
die Rechtschreibprüfung analysieren zu lassen.
1 Klicken Sie in der
Standard-Symbolleiste auf
die Schaltfläche Recht-
schreibung und Grammatik.
Word startet die Rechtschreibprüfung, die sich mit einem Dialogfeld
meldet und dann den Text analysiert. Gefundene Schreibfehler werden
im Dialogfeld angezeigt. Zur Korrektur gehen Sie folgendermaßen vor.

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung 2 Falls nicht bereits markiert, klicken Sie in der Liste Vorschläge auf den
AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung 2 Falls nicht bereits markiert, klicken Sie in der Liste Vorschläge auf den
AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung 2 Falls nicht bereits markiert, klicken Sie in der Liste Vorschläge auf den

2 Falls nicht bereits markiert, klicken Sie in der Liste Vorschläge auf den korrekten Begriff.

Alternativ können Sie natürlich das falsch geschriebene Wort direkt im Textfenster Nicht im Wörterbuch korrigieren.

3 Klicken Sie auf die Schalt- fläche Ändern, um das falsch geschriebene Wort durch die Rechtschreibprüfung korrigie- ren zu lassen.

durch die Rechtschreibprüfung korrigie- ren zu lassen. 4 Ist das Wort richtig geschrieben, wählen Sie die
durch die Rechtschreibprüfung korrigie- ren zu lassen. 4 Ist das Wort richtig geschrieben, wählen Sie die

4 Ist das Wort richtig geschrieben, wählen Sie die Schaltfläche Einmal ignorieren.

wählen Sie die Schaltfläche Einmal ignorieren . Daraufhin wird das als fehlerhaft angezeigte Wort
wählen Sie die Schaltfläche Einmal ignorieren . Daraufhin wird das als fehlerhaft angezeigte Wort

Daraufhin wird das als fehlerhaft angezeigte Wort übergangen.

Hinweis Neben einer einfachen Fehlerkorrektur ermöglicht die Rechtschreibprüfung die Einstellung diverser Optionen,
Hinweis
Neben einer einfachen Fehlerkorrektur ermöglicht die Rechtschreibprüfung
die Einstellung diverser Optionen, die Sie über die Schaltflächen des Dialog-
felds abrufen. Mit der Schaltfläche Alle ändern erreichen Sie, dass die Recht-
schreibprüfung ein mehrfach im Text vorkommendes Wort automatisch korri-
giert. Um alle Textstellen mit dem Begriff im Dokument zu ignorieren, wählen
Sie die Schaltfläche Alle ignorieren. Möchten Sie den Begriff in das Benutzer-
wörterbuch aufnehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Wörterbuch
hinzufügen. Ist Ihnen ein Schreibfehler häufiger unterlaufen, klicken Sie auf

64

die Schaltfläche AutoKorrektur. Dann werden der fehlerhafte und der korrekte Begriff zur Tabelle mit den
die Schaltfläche AutoKorrektur. Dann werden der fehlerhafte und der korrekte
Begriff zur Tabelle mit den automatisch zu korrigierenden Wörtern hinzuge-
fügt. Word korrigiert solche Begriffe anschließend direkt bei der Eingabe. Über
das Listenfeld Wörterbuchsprache lässt sich während der Prüfung zwischen
verschiedenen Sprachen (Deutsch, Englisch) umschalten.
Ist Ihnen bei der Korrektur ein Fehler unterlaufen und haben Sie bereits mit
Ändern bestätigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig. Die Recht-
schreibprüfung geht zur letzten Korrekturstelle im Dokument zurück und stellt
den alten Zustand wieder her. Sie können die Schaltfläche Rückgängig mehr-
fach benutzen, um unterschiedliche Textkorrekturen rückgängig zu machen.
Grammatikprüfung
Mit der Rechtschreibprüfung lassen sich offensichtlich falsche Schreib-
weisen in Wörtern aufdecken. Allerdings kann diese Funktion keine feh-
lenden Wörter oder andere sinnentstellende Fehler aufdecken. Eine der
Optionen der Rechtschreibprüfung erlaubt, die Grammatik der einzel-
nen Sätze nach bestimmten Kriterien zu analysieren.
1 Für diesen Zweck markieren Sie das Kontrollkästchen
Grammatik überprüfen im Dialogfeld Rechtschreibung und
Grammatik (oder aktivieren Sie die Option auf der gleich-
namigen Registerkarte über Extras/Optionen).
In diesem Fall wird Ihnen das Ergebnis der grammatikalischen Analyse
während der Rechtschreibprüfung mit angezeigt. Sie erhalten zusätzlich

AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung

Korrekturvorschläge. Im Gegensatz zu den rot angezeigten Recht- schreibfehlern werden Grammatikfehler mit grüner Farbe markiert.

2 Korrigieren Sie die bemängelten Textstellen im Dialogfeld, oder markieren Sie den Vorschlag der Grammatikprüfung.

oder markieren Sie den Vorschlag der Grammatikprüfung. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern , um
oder markieren Sie den Vorschlag der Grammatikprüfung. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern , um

3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern, um die Korrektur vorzunehmen.

Schaltfläche Ändern , um die Korrektur vorzunehmen. Über die restlichen Schaltflächen können Sie die

Über die restlichen Schaltflächen können Sie die Korrektur ignorieren, die Grammatikregel übergehen oder den nächsten Satz überprüfen. So- bald dieses Dialogfeld erscheint, ist die Rechtschreibprüfung des Doku- ments abgeschlossen.

ist die Rechtschreibprüfung des Doku- ments abgeschlossen. 4 Schließen Sie das Dialogfeld über die OK

4 Schließen Sie das Dialogfeld über die OK-Schaltfläche.

Weitere Details zur Rechtschreibprüfung entnehmen Sie bitte der Programmhilfe.

Ganz nett: Übersetzen und Nachschlagen

Müssen Sie gelegentlich Texte in andere Sprachen übersetzen oder ste- hen Sie vor dem Problem, Texte auch sprachlich zurechtzufeilen? Dann bietet Ihnen Word mit der integrierten Übersetzungsfunktion und dem Synonymwörterbuch (Thesaurus) zwei nette Funktionen. Nehmen wir einmal an, Sie möchten sich über die Bedeutung eines Wortes oder des- sen Synonyme (sinnverwandte Wörter) schlau machen.

66

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort, dessen Synonyme Sie abrufen möchten.

auf das Wort, dessen Synonyme Sie abrufen möchten. Im Kontextmenü erscheint jetzt die Liste der möglichen

Im Kontextmenü erscheint jetzt die Liste der möglichen Befehle.

erscheint jetzt die Liste der möglichen Befehle. 2 Wählen Sie den Befehl Synonyme , erscheint die

2 Wählen Sie den Befehl Synonyme, erscheint die Liste der im Synonymwörterbuch zum Begriff gefundenen Einträge.

Über den Eintrag Thesaurus im Untermenü können Sie das Synonym- wörterbuch im Aufgabenbereich einblenden.

Benötigen Sie die fremdsprachliche Übersetzung für ein Wort? Auch hier kann Word Ihnen helfend unter die Arme greifen.

1 Klicken Sie mit der rechten Maus- taste auf das zu

übersetzende Wort.

rechten Maus- taste auf das zu übersetzende W o r t . 2 Wählen Sie im

2 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Übersetzen.

rechten Maus- taste auf das zu übersetzende W o r t . 2 Wählen Sie im
rechten Maus- taste auf das zu übersetzende W o r t . 2 Wählen Sie im
rechten Maus- taste auf das zu übersetzende W o r t . 2 Wählen Sie im

(Einladungs-)Text bearbeiten

Dann wird das Übersetzungsformular im Aufgabenbereich des Word-Fens- ters eingeblendet.

3 Korrigieren Sie in der Rubrik Übersetzung über die Listenfelder bei Bedarf noch die Ursprungssprache und die Zielsprache.

bei Bedarf noch die Ursprungssprache und die Zielsprache. Existiert der Begriff, wird die Übersetzung im

Existiert der Begriff, wird die Übersetzung im Aufgabenbereich einge- blendet.

Hinweis

Über den Hyperlink Übersetzungsoptionen des Aufgabenbereichs lässt sich noch ein Dialogfeld zur Auswahl der einzubeziehenden Übersetzer (z. B. Wörterbücher Deutsch/Englisch, Französisch/Englisch etc.) öffnen. Vorausset- zung zur Übersetzung ist, dass die betreffenden (meist kostenpflichtigen) Wör- terbücher installiert sind.

Die Schaltfläche neben Gesamtes Dokument übersetzen setzt einen Online- Zugang zum Internet voraus. Dann wird ein neues Fenster geöffnet und ein maschineller Übersetzer (z. B. WorldLingo) im Internet benutzt.

(Einladungs-)Text bearbeiten

Mit Word lassen sich Texte erfassen, korrigieren, speichern, erneut laden und auch drucken. Das können Sie nun schon. Selbst die Handhabung der Rechtschreibprüfung haben Sie kennen gelernt. Aber Word bietet weit mehr. Manchmal möchte man einen Textausschnitt im Dokument

68

verschieben oder mehrfach verwenden. Oder Sie kennen sicher Doku- mente, in denen der Text besonders ansprechend gestaltet wurde. Die Einladung für die Tagung soll jetzt etwas umgestaltet werden.

Textbereiche verschieben

Beschäftigen wir uns zuerst mit der Frage, wie sich Textbereiche in ei- nem Dokument verschieben oder kopieren lassen. Dies ist vor allem bei der Übernahme bereits bestehender Texte äußerst hilfreich. Wenn Sie den Beispieltext gemäß den obigen Vorgaben eingetippt haben, ist die Reihenfolge der Punkte im Rahmenprogramm noch nicht in Ordnung.

Die Begrüßung durch den Ge- schäftsführer erfolgt wohl zuerst und dann werden Mitarbeiter geehrt.

Anstatt jetzt die betreffenden Zeilen zu löschen und neu einzutippen, können Sie die Funktionen zum Ausschneiden und Einfügen von Text- stellen in Word verwenden. Hier die Schritte, um die Zeile »Begrü-

ßung

verwenden. Hier die Schritte, um die Zeile »Begrü- ßung « an den Anfang des Rahmenprogramms zu

« an den Anfang des Rahmenprogramms zu versetzen.

ßung « an den Anfang des Rahmenprogramms zu versetzen. 1 Markieren Sie die gewünschte Zeile (hier

1 Markieren Sie die gewünschte Zeile (hier einschließlich der Absatzmarke).

gewünschte Zeile (hier einschließlich der Absatzmarke). 2 Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche
gewünschte Zeile (hier einschließlich der Absatzmarke). 2 Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche

2 Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Ausschneiden.

in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Ausschneiden . Der Text verschwindet jetzt im Doku- mentfenster. Windows

Der Text verschwindet jetzt im Doku- mentfenster.

Windows hat den markierten Text in die so genannte Zwischenablage übernommen.

verschwindet jetzt im Doku- mentfenster. Windows hat den markierten Text in die so genannte Zwischenablage übernommen.
verschwindet jetzt im Doku- mentfenster. Windows hat den markierten Text in die so genannte Zwischenablage übernommen.

(Einladungs-)Text bearbeiten

(Einladungs-)Text bearbeiten 3 Klicken Sie im Text an die Stelle, an die der ausgeschnittene T ext

3 Klicken Sie im Text an die Stelle, an die der ausgeschnittene Text einzufügen ist.

Stelle, an die der ausgeschnittene T ext einzufügen ist. 4 Klicken Sie in der Symbolleiste auf
Stelle, an die der ausgeschnittene T ext einzufügen ist. 4 Klicken Sie in der Symbolleiste auf
Stelle, an die der ausgeschnittene T ext einzufügen ist. 4 Klicken Sie in der Symbolleiste auf

4 Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Einfügen.

Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Einfügen . Word fügt jetzt den Text aus der

Word fügt jetzt den Text aus der Zwischenablage an die Einfügemarke im Dokument ein.

Sie haben mit diesen Schritten quasi den vorher markierten Text an die neue Position verschoben. Da vor dem Ausschneiden die Absatzmarke mit markiert wurde, erfolgt ein automatischer Zeilenumbruch beim Ein- fügen aus der Zwischenablage.

Zeilenumbruch beim Ein- fügen aus der Zwischenablage. Was ist das? Windows besitzt einen bestimmten
Was ist das? Windows besitzt einen bestimmten Speicherbereich, der als Zwischenablage bezeichnet wird. Wählen Sie
Was ist das?
Windows besitzt einen bestimmten Speicherbereich, der als Zwischenablage
bezeichnet wird. Wählen Sie die Befehle Ausschneiden oder Kopieren (z. B.
im Menü Bearbeiten), übernimmt Windows den markierten Bereich (Text,
Bildbereiche, Dateinamen etc.) in die Zwischenablage. Mit dem Befehl Einfü-
gen im Menü Bearbeiten wird der Inhalt der Zwischenablage in das aktuelle
Fenster eingefügt. Der Inhalt der Zwischenablage geht beim Ausschalten des
Computers verloren.

oder kopieren

Möchten Sie eine Textstelle lediglich kopieren (d. h. der markierte Be- reich soll erhalten bleiben), lassen sich ähnliche Schritte verwenden:

soll erhalten bleiben), lassen sich ähnliche Schritte verwenden: 1 Markieren Sie den zu kopierenden Textbereich. 69

1 Markieren Sie den zu kopierenden Textbereich.

soll erhalten bleiben), lassen sich ähnliche Schritte verwenden: 1 Markieren Sie den zu kopierenden Textbereich. 69

70

70 2 Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Kopieren . Word überträgt jetzt eine

2 Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Kopieren.

Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Kopieren . Word überträgt jetzt eine Kopie der markierten

Word überträgt jetzt eine Kopie der markierten Textstelle in die Zwischenablage. Der markierte Text bleibt aber im Dokument erhalten.

Der markierte Text bleibt aber im Dokument erhalten. 3 Klicken Sie an die Textstelle, an die

3 Klicken Sie an die Textstelle, an die Sie den zu kopierenden Text einfügen möchten.

an die Sie den zu kopierenden Text einfügen möchten. 4 Klicken Sie in der Symbolleiste auf
an die Sie den zu kopierenden Text einfügen möchten. 4 Klicken Sie in der Symbolleiste auf

4 Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Einfügen.

Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Einfügen . Word fügt den Text aus der Zwischenablage

Word fügt den Text aus der Zwischenablage an die aktuel- le Position der Einfügemarke ein.

Der vorher markierte Textbereich bleibt bei der Funktion Kopieren er- halten. In obiger Abbildung sehen Sie zweimal den Text »Ehrung lang- jähriger Mitarbeiter«. Sie könnten jetzt den zweiten Text anpassen (z. B. »Auszeichnung unseres erfolgreichsten Außendienstlers«).

Frage: Wissen Sie noch, wie sich der letzte Schritt rückgängig machen lässt? Richtig, Sie brauchen nur die Tastenkombination S+Z zu drü- cken. Schon entfernt Word den letzten, aus der Zwischenablage einge- fügten Satz.

die Tastenkombination S + Z zu drü- cken. Schon entfernt Word den letzten, aus der Zwischenablage
die Tastenkombination S + Z zu drü- cken. Schon entfernt Word den letzten, aus der Zwischenablage

(Einladungs-)Text bearbeiten

Hinweis

Sie können nicht nur einzelne Sätze markieren, sondern auch ganze Abschnit- te und diese in die Zwischenablage übernehmen. Anschließend lässt sich der Inhalt der Zwischenablage beliebig oft in das Dokument einfügen. Markieren Sie auch das Zeichen der Absatzmarke mit, wird dieses beim Kopieren über die Zwischenablage mit übertragen.

Der Datenaustausch über die Zwischenablage funktioniert auch zwischen verschiedenen Fenstern. Sie können zum Beispiel Word zweimal starten. Mar- kieren Sie in einem Fenster den Text, und übernehmen Sie diesen in die Zwischenablage. Dann wechseln Sie zum zweiten Dokumentfenster und fü- gen den Text aus der Zwischenablage wieder ein.

Alternativen zum Ausschneiden und Kopieren

Benutzen Sie die Funktionen zum Ausschneiden, Kopieren oder Einfü- gen markierter Textbereiche häufiger? Wie an vielen anderen Stellen er- laubt Word Ihnen, diese Funktionen über verschiedene Varianten abzu- rufen. Bei den meisten Windows- und Office-Programmen sind die drei auf den vorhergehenden Seiten benutzten Schaltflächen in der Standard- Symbolleiste vorhanden. Zu Beginn empfiehlt es sich, diese Schalt- flächen zum Abrufen der Funktionen zu verwenden. Manchmal ist es aber hilfreich, wenn Sie auch die Alternativen kennen.

Mit dieser Schaltfläche schneiden Sie einen markierten Text- bereich im Word-Fenster aus und übernehmen diesen in die Zwischenablage. Alternativ lässt sich der Befehl A u s s c h n e i d e n im Menü Bearbeiten Ausschneiden im Menü Bearbeiten verwenden. Noch schneller geht es, wenn Sie die Tastenkombination S+x drücken.

Verwenden Sie diese Schaltfläche, wenn ein markierter Text erhalten bleiben soll und Sie eine Kopie in der Zwischenablage benötigen. Fehlen die Schaltflächen bei einem Programm, ver- wenden Sie den Befehl Kopieren im Menü Bearbeiten . Oder Sie greifen auf die Tastenkombination S + c zurück. Kopieren im Menü Bearbeiten. Oder Sie greifen auf die Tastenkombination S+c zurück.

Mit dieser Schaltfläche wird der Inhalt der Zwischenablage an die Position der Einfügemarke im Dokument eingefügt. Dies kann der vorher ausgeschnittene oder kopierte Text sein. Den gleichen Effekt erreichen Sie mit der Tastenkombination S + v oder mit dem Befehl Einfügen im Menü Bearbeiten . S+v oder mit dem Befehl Einfügen im Menü Bearbeiten.

72

Sie können nicht nur Texte per Zwischenablage handhaben. Auch Bilder oder andere Elemente lassen sich
Sie können nicht nur Texte per Zwischenablage handhaben. Auch Bilder
oder andere Elemente lassen sich in anderen Programmen markieren,
mit den obigen Funktionen in die Zwischenablage übertragen und
wieder in das Dokument einfügen.
Hinweis
Sobald Sie etwas aus der Zwischenablage in das Dokument einfügen, blendet
Word das Symbol der Schaltfläche Einfügen-Optionen im Dokumentbereich
ein. Über das kleine Dreieck am rechten Rand der Schaltfläche lässt sich per
Mausklick ein Menü öffnen. In diesem Menü finden Sie verschiedene Befehle,
mit denen sich festlegen lässt, wie die Daten der Zwischenablage zu überneh-
men sind. Neben dem reinen Text können Sie auch die Formatierung der Daten
(siehe auch folgende Seiten) an der neuen Stelle übernehmen. Die im Menü
angezeigten Befehle hängen aber von der Office-Anwendung sowie von der
betreffenden Situation ab.
Und es gibt noch einen Trick: Sie können beispielsweise einen markierten Text-
bereich auch per Maus (bei gedrückter linker Maustaste) zu einer anderen Stelle
im Dokument ziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, verschiebt Word den
markierten Bereich. Halten Sie beim Ziehen die rechte Maustaste gedrückt, öff-
net Word zusätzlich ein Kontextmenü. In diesem Menü lässt sich wählen, ob
der Text verschoben oder kopiert werden soll. Da viele Benutzer aber
erfahrungsgemäß Probleme mit dieser als Drag&Drop bezeichneten Technik
haben, empfehle ich Ihnen, nach der oben gezeigten Methode vorzugehen.
Den Text formatieren
Häufig erhält man im Schriftverkehr Briefe oder Textdokumente, die op-
tisch ansprechend gestaltet sind. Das reicht von fett oder unterstrichen
hervorgehobenen Textteilen über vergrößerte Buchstaben bis hin zu in
der Zeilenmitte ausgerichteten Überschriften. Die Gestaltung eines Text-
dokuments mit verschiedenen Schrifteffekten wie Fettschrift, Einrückun-

Den Text formatieren

gen, größere Buchstaben usw. bezeichnet man auch als formatieren. Word bietet Ihnen zahlreiche Funktionen zum Formatieren des Text- dokuments, deren Anwendung Sie jetzt kennen lernen werden.

Text horizontal ausrichten

Sie kennen dies von vielen Texten: Alle Zeilen beginnen am linken Rand. Aber dies muss nicht zwangsläufig so sein. Manchmal soll eine Überschrift in der Zeilenmitte ausgerichtet werden. Dies ist in Word mit wenigen Schritten möglich.

1 Klicken Sie auf die erste Zeile des Textes.

möglich. 1 Klicken Sie auf die erste Zeile des Textes. 2 Klicken Sie in der Format
möglich. 1 Klicken Sie auf die erste Zeile des Textes. 2 Klicken Sie in der Format
möglich. 1 Klicken Sie auf die erste Zeile des Textes. 2 Klicken Sie in der Format

2 Klicken Sie in der Format-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zentriert.

Word setzt die erste Zeile in die Zeilenmitte und richtet sie exakt zwi- schen dem rechten und dem linken Rand aus. Man sagt auch, dass die Zeile zentriert ausgerichtet wurde.

Hinweis Das Ausrichten bezieht sich auf den aktuellen Absatz oder auf den markier- ten Textbereich.
Hinweis
Das Ausrichten bezieht sich auf den aktuellen Absatz oder auf den markier-
ten Textbereich. Falls Sie also bei der Texteingabe jede Zeile am Ende mittels
der [-Taste umbrechen, entstehen viele Absätze und das Ausrichten wird
recht aufwändig. Blocksatz funktioniert bei einzelnen Zeilen überhaupt nicht.
Daher zahlt es sich aus, den Text gemäß den Empfehlungen am Kapitelanfang
in Absätzen zu schreiben.

74

T ext linksbündig ausrichten, Text linksbündig ausrich- ten, Text linksbündig ausrichten, Text linksbündig ausrich-

Text linksbündig ausrichten, Text linksbündig ausrich- ten, Text linksbündig ausrichten, Text linksbündig ausrich- ten, Text linksbündig ausrichten

Text zentriert ausrichten, Text zentriert ausrichten

Text rechtsbündig ausrichten, Text rechtsbündig aus- richten, Text rechts- bündig ausrichten, Text rechtsbündig ausrichten

Text mit Blocksatz, Text mit Blocksatz, Text mit Blocksatz, Text mit Blocksatz, Text mit Blocksatz.

Varianten zum Ausrichten

Benötigen Sie eine andere Ausrichtung der markierte(n) Zeile(n)? Auch dies ist kein Problem. Word enthält in der Format-Symbolleiste verschie- dene Schaltflächen, die die horizontale Ausrichtung einzelner Absätze regeln.

Die Schaltfläche Linksbündig sorgt dafür, dass die Zeilen am linken Rand ausgerichtet werden. Erreicht der Text den rechten Rand, wird das nächste Wort au- tomatisch in die Folgezeile übernommen (umbrochen). Weil die Zeilen am rechten Rand unterschiedlich lang sind, bezeichnet man dies auch als »Flatterrand«. Eine links- bündige Ausrichtung ist die übliche Art der Texterfassung.

bündige Ausrichtung ist die übliche Art der Texterfassung. Verwenden Sie die Schaltfläche Zen- t r i

Verwenden Sie die Schaltfläche Zen- triert, um Texte zwischen dem linken und rechten Rand zu zentrieren. Die- se Anordnung eignet sich zum Beispiel zur Gestaltung von Überschriften.

eignet sich zum Beispiel zur Gestaltung von Überschriften. Über die Schaltfläche R e c h t

Über die Schaltfläche Rechtsbündig enden die Textzeilen am rechten Seitenrand, während der »Flatterrand« links auftritt. Sofern Sie keine hebräischen oder arabischen Texte verfassen, dürfte diese Schaltfläche vielleicht beim Ausrichten einer Datumszeile in Briefen recht hilfreich sein. Ein Mausklick und die Datumszeile erscheint am rechten Rand des Briefes.

Datumszeile in Briefen recht hilfreich sein. Ein Mausklick und die Datumszeile erscheint am rechten Rand des
Datumszeile in Briefen recht hilfreich sein. Ein Mausklick und die Datumszeile erscheint am rechten Rand des

Verwenden Sie die Schaltfläche Blocksatz, richtet Word den Text am linken und am rechten Rand bündig aus. Notfalls wird der Wortzwischenraum et- was erweitert, damit alle Zeilen eines Absat- zes die gleiche Breite aufweisen.

Notfalls wird der Wortzwischenraum et- was erweitert, damit alle Zeilen eines Absat- zes die gleiche Breite

Den Text formatieren

So ändern Sie die Zeichengröße

Beim Verfassen von Texten benötigen Sie vermutlich recht bald unter- schiedliche Schriftgrößen. In der Einladung soll jetzt die Zeile mit der Überschrift noch mit etwas größeren Buchstaben hervorgehoben wer- den.

1 Markieren Sie den Text der ersten Zeile. 2 Klicken Sie auf den Pfeil neben
1 Markieren Sie den
Text der ersten Zeile.
2 Klicken Sie auf
den Pfeil neben dem
Listenfeld Schriftgrad.
Sie auf den Pfeil neben dem Listenfeld Schriftgrad. 4 Klicken Sie auf eine Stelle neben dem
Sie auf den Pfeil neben dem Listenfeld Schriftgrad. 4 Klicken Sie auf eine Stelle neben dem

4 Klicken Sie auf eine Stelle neben dem Text, um die Markierung aufzuheben.

3 Klicken Sie in der geöffneten Liste auf den Wert 16.

3 Klicken Sie in der geöffneten Liste auf den Wert 16. Die Überschrift der Einladung erscheint

Die Überschrift der Einladung erscheint vergrößert.

3 Klicken Sie in der geöffneten Liste auf den Wert 16. Die Überschrift der Einladung erscheint

76

Was ist das? Bei der Formatierung von Texten werden verschiedene Fachbegriffe benutzt. Die Größe der
Was ist das?
Bei der Formatierung von Texten werden verschiedene Fachbegriffe benutzt.
Die Größe der Zeichen nennt man nicht Zeichengröße oder Zeichenhöhe, der
korrekte Fachausdruck lautet Schriftgrad. Die Zahlen geben dabei den Schrift-
grad in Punkt an. Punkt ist eine Maßeinheit, ähnlich wie mm. Je größer der
Wert, umso größer erscheinen die Buchstaben. Normalerweise arbeiten Sie
mit einem Schriftgrad von 10 oder 11 Punkt.
und so ändern Sie die Schriftart
Zur Darstellung von Texten werden so genannte Schriftarten benutzt. Die-
se beschreiben die Form der einzelnen Buchstaben. Die Schrift einer
Zeitung sieht sicherlich anders aus als das Werbeplakat Ihres Lebensmittel-
händlers.
Hinweis
Es gibt eine Unmenge verschiedener Schriftarten, die
mit Namen wie Times, Courier, Helvetica usw. be-
zeichnet werden und für unterschiedliche Stile ste-
hen. Solche Schriftarten unterliegen dem Copyright-
schutz. Daher wurden die von Microsoft entwickel-
ten und unter Windows bzw. Office verfügbaren
Schriftarten mit geringfügig anderen Namen ver-
sehen.
Üblicherweise verfasst man einfache Schriftstücke in der Schriftart Times, die
unter Windows als »Times New Roman« auftritt. Bei Überschriften kommt häu-
figer die Schriftart Helvetica (eine serifenlose Schriftart, die keine Querstriche an
den Enden von Buchstaben aufweist) – in Windows als »Arial« bezeichnet –
zum Einsatz. Courier-Schriftarten entsprechen in ihrem Schriftbild dem einer
Schreibmaschine, da die Buchstaben alle die gleiche Breite besitzen.
Die Schriftart lässt sich ähnlich wie der Schriftgrad direkt über ein
Listenfeld der Format-Symbolleiste abrufen.
1 Klicken Sie auf das kleine
Dreieck des Felds Schriftart.

Den Text formatieren

Den Text formatieren 2 Suchen Sie die gewünschte Schriftart in der Liste aus, und klicken Sie

2 Suchen Sie die gewünschte Schriftart in der Liste aus, und klicken Sie auf den Eintrag.

in der Liste aus, und klicken Sie auf den Eintrag. War ein Text markiert, weist Word

War ein Text markiert, weist Word diesem die neue Schriftart zu. Ist nichts markiert, merkt sich Word die eingestellte Schriftart. Tippen Sie einen Text ein, wird dieser in der soeben gewählten Schriftart darge- stellt.

Hinweis

Sie sollten aber vorsichtig bei der Verwendung mehrerer Schriftarten in einem Dokument sein. Die Verwendung gemischter Schriftarten sieht nicht immer gut aus, und die Lesbarkeit des Dokuments leidet dadurch.

Texte fett, kursiv und unterstrichen

Neben der Variation des Schriftgrads und der Schriftart können Sie Text- stellen auch fett, kursiv oder unterstrichen formatieren. Word bietet Ih- nen hierzu drei Schaltflächen:

Diese Schaltfläche formatiert den markierten Text mit fetten Buchstaben. fetten Buchstaben.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, erscheint der markierte Text mit schräg gestellten Buchstaben. Man bezeichnet dies auch als kursiv formatieren. kursiv formatieren.

78

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche(n), deren F ormat Sie zuweisen möchten (z. B. Schaltfläche

2 Klicken Sie auf die Schaltfläche(n), deren Format Sie zuweisen möchten (z. B. Schaltfläche Fett und/oder Kursiv).

Sie auf die Schaltfläche(n), deren F ormat Sie zuweisen möchten (z. B. Schaltfläche Fett und/oder Kursiv
möchten (z. B. Schaltfläche Fett und/oder Kursiv ). Um einen markierten Text zu unterstreichen, klicken Sie

Um einen markierten Text zu unterstreichen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Sie können dabei die Formate kombinieren und einen markierten Text- abschnitt beispielsweise fett, kursiv und unterstrichen darstellen.

1 Markieren Sie die gewünsch- te Textstelle (z. B. im Beispiel- dokument die Ortsangabe).

te Textstelle (z. B. im Beispiel- dokument die Ortsangabe). Hier sehen Sie einen Ausschnitt aus dem
te Textstelle (z. B. im Beispiel- dokument die Ortsangabe). Hier sehen Sie einen Ausschnitt aus dem

Hier sehen Sie einen Ausschnitt aus dem Beispieldokument, in dem die Überschrift sowie die Begriffe »Ort« und »Datum« fett, die Datums- und Zeitangaben kursiv und die Ortsangabe unterstrichen formatiert wur- den.

Im hier gezeigten Beispiel steht die Textmarke auf dem unterstrichenen Wort »Germersheim«. In der Format-Symbolleiste hebt Word die Schalt- fläche Unterstrichen hervor. Klicken Sie also auf einen markierten Text, lässt sich an den Schaltflächen erkennen, ob dieser fett, kursiv und/oder unterstrichen ausgezeichnet wurde.

Text, lässt sich an den Schaltflächen erkennen, ob dieser fett, kursiv und/oder unterstrichen ausgezeichnet wurde.

Den Text formatieren

Um die Formatierung einer Textstelle aufzuheben, markieren Sie diese und wählen die Schaltfläche zum Formatieren erneut an. Wenn die Schaltfläche nicht mehr »markiert« dargestellt wird, ist das Format auf- gehoben.

Hinweis

Markieren Sie einen Textabschnitt, wirkt das Format auf den gesamten Text. Steht die Einfügemarke in einem Wort, wird das gesamte Wort mit dem ent- sprechenden Format versehen. Vielschreiber kommen schneller mit den fol- genden Tastenkombinationen voran:

S+H+f Fett S+H+k Kursiv S+H+u Unterstrichen

Möchten Sie beim Eingeben des Textes das Format zuweisen? Dann klicken Sie auf die gewünschte Schaltfläche und tippen den Text ein. Welche Formate gerade benutzt werden, sehen Sie ebenfalls an den »gedrückt« dargestellten Schaltflächen.

Einrücken in Spalten

Bei der Gestaltung von Listen (z. B. Telefonlisten) oder bei eingerückten Absätzen haben manche Anwender ein Problem.

Hier ist ein Ausschnitt aus einer Telefon- liste als Beispiel. Die einzelnen Einträge wurden durch eingefügte Leerzeichen spaltenweise ausgerichtet. Ein Ansatz, den die meisten Anwender bevorzugt verwenden.

Obwohl ich mir Mühe gegeben habe, sind die Einträge in den Spalten leicht gegeneinander verschoben. Die eingerückten Zeilen erscheinen beim Ausdruck nicht sauber in einer Spalte, sondern leicht verrutscht.

verschoben. Die eingerückten Zeilen erscheinen beim Ausdruck nicht sauber in einer Spalte, sondern leicht verrutscht. 79

80

Hinweis Das saubere Einrücken von Listen ist mit Leerzeichen nahezu unmöglich, da die Buchstaben der
Hinweis
Das saubere Einrücken von Listen ist mit Leerzeichen nahezu unmöglich, da
die Buchstaben der einzelnen Schriften meist unterschiedliche Breiten aufwei-
sen. Dadurch kommt es zu einem geringen Versatz innerhalb der Spalten, der
sich besonders beim Drucken auswirkt. Bei einer Schreibmaschine wird dage-
gen häufig die Schriftart Courier benutzt, deren Typen (das sind die Buchsta-
ben der Schreibmaschine) gleiche Zeichenbreiten für alle Buchstaben aufwei-
sen. Benutzen Sie daher die nachfolgend besprochenen Tabulatoren oder die
im folgenden Kapitel erwähnten Tabellen zum Gestalten von Listen.
Das saubere Einrücken von Absätzen oder das Erstellen von Listen ist
mit wenig Aufwand möglich. Dies soll jetzt am bereits vorliegenden
Beispiel demonstriert werden – die Ortsangabe sowie Zeit- und Datums-
angabe soll etwas eingezogen und als Spalte untereinander angeordnet
werden.
1 Klicken Sie hinter das
dem Wort »Ort:« folgende
Leerzeichen.
2 Drücken Sie
einmal die T-Taste.
3 Klicken Sie hinter das
Leerzeichen, das dem Wort
»Datum:« folgt.
4 Drücken Sie
einmal die T-Taste.
Word fügt jetzt bei diesen Schritten Tabulatorzeichen in das Dokument
ein. Dies bewirkt, dass der rechts stehende Text eingerückt wird.

Den Text formatieren

Hier sehen Sie das Ergebnis, die Tabulatorzeichen erscheinen im Doku- ment als kleine Pfeile (sofern die Anzeige verborgener Zeichen einge- schaltet ist). Durch die Verwendung der T-Taste sparen Sie sich den Aufwand, viele Leerzeichen einzutippen. Gleichzeitig stellen die Tabu- latoren sicher, dass der Text immer in der gleichen Spalte beginnt.

Allerdings gibt es noch ein kleines Problem: Die Tabulatorstopps sind (wie bei einer Schreibmaschine) auf festen Positionen vordefiniert. Im aktuellen Beispiel führt dies dazu, dass der eingerückte Text der obers- ten Zeile um eine Tabulatorposition nach links verschoben ist. Sie könn- ten dies korrigieren, indem Sie in der ersten Zeile mit der Ortsangabe die T-Taste zweimal drücken. Bei umfangreicheren Listen ist es aber besser, wenn Sie die Positionen der Tabulatorstopps – wie nachfolgend gezeigt – manuell setzen. Dann lässt sich später die Spaltenbreite für die komplette Liste anpassen.

Setzen und Löschen von Tabstopps

Die vordefinierten Tabstopps erfordern häufig, dass Sie mehrere Tabulatorzeichen eingeben müssen, um Texte in Listenform zu gestal- ten. Meist benötigt man aber die Tabstopps an definierten Positionen in der Zeile. Word erlaubt Ihnen, die Tabstopps gezielt zu setzen.

1 Markieren Sie die Zeilen/Absätze, für die die neuen Tabulatorstopp- Positionen gelten sollen.

die die neuen Tabulatorstopp- P ositionen gelten sollen. 2 Klicken Sie an der gewünschten Position auf
die die neuen Tabulatorstopp- P ositionen gelten sollen. 2 Klicken Sie an der gewünschten Position auf

2 Klicken Sie an der gewünschten Position auf den unteren Rand des Lineals.

P ositionen gelten sollen. 2 Klicken Sie an der gewünschten Position auf den unteren Rand des

82

Word markiert die neue Tabstopp-Position durch eine Marke. Die Form des Zeichens gibt Ihnen einen Hinweis auf die Art des Tabulators (linksbündig, rechtsbündig, zentriert etc.).

Tabulators (linksbündig, rechtsbündig, zentriert etc.). Den Tabstopp-Typ wechseln Sie durch einen Mausklick auf
Tabulators (linksbündig, rechtsbündig, zentriert etc.). Den Tabstopp-Typ wechseln Sie durch einen Mausklick auf

Den Tabstopp-Typ wechseln Sie durch einen Mausklick auf das Symbol links neben dem horizontalen Lineal.

Zum Verschieben eines Tabstopps zeigen Sie mit der Maus auf das Symbol, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen das Tabstopp-Symbol nach links oder rechts.

und ziehen das Tabstopp-Symbol nach links oder rechts. 3 Ziehen Sie das Tabstopp- Symbol nach oben
und ziehen das Tabstopp-Symbol nach links oder rechts. 3 Ziehen Sie das Tabstopp- Symbol nach oben

3 Ziehen Sie das Tabstopp- Symbol nach oben oder unten aus dem Lineal heraus, wird der Tabstopp entfernt.

unten aus dem Lineal heraus, wird der Tabstopp entfernt. Tabstopps verwenden Sie in den folgenden Kapiteln

Tabstopps verwenden Sie in den folgenden Kapiteln zum Ausrichten von Tabellenspalten.

Aufzählungen und Nummerierungen gefällig?

Jetzt fehlen Ihnen noch zwei häufig in Dokumenten benutzte Format- auszeichnungen im Text: Aufzählungen und Nummerierungen. In der eingangs gezeigten Vorlage sind die Punkte für das Rahmenprogramm mit einer Nummerierung versehen, d. h. jede Zeile erhält eine vorange- stellte Nummer. Die Highlights des Sommerballs wurden dagegen als Aufzählung mit einem vorangestellten Punkt formatiert. Beide Formatie- rungen lassen sich in Word sehr einfach zuweisen.

Formatie- rungen lassen sich in Word sehr einfach zuweisen. 1 Markieren Sie die Zeilen bzw. Absätze,

1 Markieren Sie die Zeilen bzw. Absätze, die als Numme- rierung erscheinen sollen.

sich in Word sehr einfach zuweisen. 1 Markieren Sie die Zeilen bzw. Absätze, die als Numme-

Den Text formatieren

Den Text formatieren 2 Klicken Sie in der Format -Symbolleiste auf die Schalt- fläche Nummerierung .

2 Klicken Sie in der Format-Symbolleiste auf die Schalt- fläche Nummerierung.

-Symbolleiste auf die Schalt- fläche Nummerierung . Word versieht nun die be- treffenden Zeilen mit ei-

Word versieht nun die be- treffenden Zeilen mit ei- ner vorangestellten Num- mer.

be- treffenden Zeilen mit ei- ner vorangestellten Num- mer. 3 Klicken Sie auf eine Textstelle neben

3 Klicken Sie auf eine Textstelle neben der Markie- rung, um diese aufzuheben.

Textstelle neben der Markie- rung, um diese aufzuheben. Hinweis Um gegebenenfalls eine Aufzählung oder
Hinweis Um gegebenenfalls eine Aufzählung oder Nummerierung aufzuheben, mar- kieren Sie den betreffenden Bereich und
Hinweis
Um gegebenenfalls eine Aufzählung oder Nummerierung aufzuheben, mar-
kieren Sie den betreffenden Bereich und klicken erneut auf die jeweilige
Schaltfläche Aufzählung oder Nummerierung. Ähnlich wie bei Fettschrift etc.
hebt Word setzt das aktuelle Format zurück.

Möchten Sie dagegen eine Aufzählung anlegen, sind folgende Schritte durchzuführen:

1 Markieren Sie die Zeilen bzw. Absätze, die als Aufzäh- lung erscheinen sollen.

folgende Schritte durchzuführen: 1 Markieren Sie die Zeilen bzw. Absätze, die als Aufzäh- lung erscheinen sollen.
2 Klicken Sie in der Format-Symbolleiste auf die Schaltfläche Aufzählungszeichen. 3 Klicken Sie auf eine
2 Klicken Sie in der Format-Symbolleiste auf die Schaltfläche
Aufzählungszeichen.
3 Klicken Sie auf
eine Textstelle neben
der Markierung, um
diese aufzuheben.
Word setzt nun vor die betreffenden ersten Zeilen der Absätze einen
kleinen Punkt (auch Schmuckpunkt oder Aufzählungszeichen genannt).
Der Text der betreffenden Absätze wird durch die vorangestellten Num-
merierungen oder Schmuckpunkte etwas nach rechts verschoben. Ent-
hält ein Absatz mehrere Zeilen, werden die Folgezeilen an den Anfang
der ersten Zeile angepasst. Man sagt dazu auch, dass die Folgezeilen
zur gleichen Spalte der ersten Zeile eingezogen werden.
Hinweis
Word besitzt in der Symbolleiste die beiden nebenstehenden Schalt-
flächen, mit denen Sie markierte Absätze ebenfalls nach links oder
rechts einziehen können. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie
Absätze ohne Nummerierungssymbol oder Schmuckpunkt etwas nach
rechts einrücken möchten. Markieren Sie die betroffenen Absätze und
erhöhen bzw. reduzieren Sie den Einzug über die beiden nebenste-
hend gezeigten Schaltflächen.
84

Den Text formatieren

Die Zeilenlänge anpassen

Eine weitere Option zur Gestaltung eines Schriftstücks bietet die Zeilen- länge für den Text. Word beginnt mit der Zeile am linken Rand und sorgt dafür, dass der Text am Zeilenende in der nächsten Zeile fortgesetzt wird.

Die Ränder des Blatts werden am rechten und linken Rand des vertikalen Lineals als dunkler Teil angezeigt.

In der Seitenlayoutansicht können Sie mit der Maus auf den Übergang zeigen und den Seitenrand verschieben. Neben der Verstellung des Seitenrands lassen sich auch die Einzüge für die einzelnen Textzeilen eines Absatzes rechts bzw. links definiert setzen.

Im vertikalen Lineal sehen Sie am linken und rechten Rand kleine Dreiecke.

Diese Dreiecke werden auch Randsteller genannt. Sie können mit dem linken und dem rechten unteren Randsteller den Einzug für den Zeilenanfang und das Zeilenende festlegen. Der Randsteller links oben legt bei Absätzen mit mehreren Zeilen den Anfang der ersten Zeile fest. Man sagt auch, dass dieser Randsteller den Erstzeileneinzug (d. h. den Einzug der ersten Zeile eines Absatzes) festlegt. Dies soll jetzt verwendet werden, um den rechten Rand des Textes etwas nach links einzuziehen.

den rechten Rand des Textes etwas nach links einzuziehen. 1 Markieren Sie den gesamten Text des
den rechten Rand des Textes etwas nach links einzuziehen. 1 Markieren Sie den gesamten Text des

1 Markieren Sie den gesamten Text des Dokuments.

1 Markieren Sie den gesamten Text des Dokuments. Hinweis Sie können den Text durch Ziehen mit
1 Markieren Sie den gesamten Text des Dokuments. Hinweis Sie können den Text durch Ziehen mit
Hinweis Sie können den Text durch Ziehen mit der Maus markie- ren. Schneller geht es
Hinweis
Sie können den Text durch
Ziehen mit der Maus markie-
ren. Schneller geht es aber,
wenn Sie die Tastenkombina-
tion S+a drücken.

86

2 Zeigen Sie auf den rechten Randsteller, und ziehen Sie diesen nach links. Word zeigt
2 Zeigen Sie auf den rechten Randsteller, und ziehen
Sie diesen nach links.
Word zeigt die Position im Dokument durch eine vertikale gestrichelte
Linie an.
Durch das Ziehen des rechten Randstellers nach links wird die Zeilen-
breite etwas reduziert. Word rückt den Text am rechten Rand entspre-
chend ein und sorgt auch für den Zeilenumbruch. Als Ergebnis erhalten
Sie einen etwas schmäleren Absatztext. Auf diese Weise können Sie zum
Beispiel den linken oder rechten Textrand festlegen.
Achtung
Die Randsteller wirken sich nur auf den aktuellen Absatz (oder auf einen
markierten Bereich) aus. Soll der Textrand für ein Dokument neu gesetzt
werden, müssen Sie das gesamte Dokument wie hier gezeigt vorher mar-
kieren.

Den Text formatieren

Absatzabstände anpassen

Als Letztes kommen wir auf das Thema Absatzabstände zu sprechen. Viele Benutzer drücken beim Schreiben zweimal die [-Taste. Dies sorgt dafür, dass die Zeilen einen genügend großen vertikalen Abstand erhalten. Ich benutze dies selbst gelegentlich, wenn ich zu faul zum Anpassen der vertikalen Absatzabstände bin. Beim Schreiben von Brie- fen ist dies auch so akzeptabel. Bei längeren Dokumenten sollten Sie aber auf diese Technik verzichten.

Das zweimalige Drücken der [-Taste er- zeugt eine Leerzeile bzw. einen leeren Ab- satz.

-Taste er- zeugt eine Leerzeile bzw. einen leeren Ab- satz. Fällt diese Leerzeile später auf einen

Fällt diese Leerzeile später auf einen Seitenwechsel, beginnt die Folge- seite u. U. mit einer Leerzeile, was nicht erwünscht ist.

Besser ist es, wenn Sie die Absätze bei sol- chen Dokumenten nur durch eine Absatz- marke trennen und den vertikalen Absatz- abstand zum vorhergehenden bzw. nachfolgenden Text anpassen.

Wie dies funktioniert, soll Ihnen das folgende Beispiel erläutern. In der Einladung folgen die einzelnen Absätze recht eng aufeinander.

folgen die einzelnen Absätze recht eng aufeinander. 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Absatz, dessen Abstand anzupassen ist.

Maustaste auf einen Absatz, dessen Abstand anzupassen ist. 2 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Absatz
Maustaste auf einen Absatz, dessen Abstand anzupassen ist. 2 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Absatz
Maustaste auf einen Absatz, dessen Abstand anzupassen ist. 2 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Absatz

2 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Absatz.

Maustaste auf einen Absatz, dessen Abstand anzupassen ist. 2 Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Absatz

88

Auf der Registerkarte Ein- züge und Abstände gibt Ih- nen Word die Möglichkeit, die vertikalen
Auf der Registerkarte Ein-
züge und Abstände gibt Ih-
nen Word die Möglichkeit,
die vertikalen Absatzab-
stände in der Gruppe Ab-
stand anzupassen.
3 Setzen Sie den
Wert des Drehfelds Vor
beispielsweise auf 6 pt.
4 Setzen Sie den
Wert des Drehfelds
Nach bei Bedarf
ebenfalls.
Die beiden Felder Vor und Nach legen fest, wie groß der Abstand vor
und nach dem Absatz zum restlichen Text sein soll.
5 Schließen Sie die Registerkarte
Einzüge und Abstände über die OK-
Schaltfläche.
Nach dem Schließen der Registerkarte passt Word die Absatzabstände an.
Hinweis
Das Abstandsmaß pt steht dabei für die Maßeinheit Punkt. Sie können den
Wert für den gewünschten Abstand direkt im Feld eintragen, indem Sie dieses
durch Anklicken markieren und dann den Wert eintippen. Alternativ lassen
sich die kleinen Schaltflächen mit den Dreiecken des zugehörigen Drehfelds
verwenden, um den Wert des Felds schrittweise zu verstellen. Beim Wert Auto
legt Word den vertikalen Absatzabstand automatisch in Abhängigkeit vom
Schriftgrad fest.
Beim Korrekturlesen längerer Dokumentausdrucke (z. B. Buchmanuskripte)
müssen häufig handschriftliche Anmerkungen eingefügt werden. Für diesen
Zweck arbeitet man mit einem vergrößerten Zeilenabstand. Mit den folgenden

Testen Sie Ihr Wissen

Tastenkombinationen können Sie den Zeilenabstand in einem Absatz oder in einem markierten Bereich schnell anpassen:
Tastenkombinationen können Sie den Zeilenabstand in einem Absatz oder in
einem markierten Bereich schnell anpassen:
S+1 Zeilenabstand einfach
S+2 Zeilenabstand doppelt
S+5 Zeilenabstand eineinhalbfach

In den vorhergehenden Lernschritten haben Sie die wichtigsten Funktio- nen zum Formatieren eines Dokuments kennen gelernt. Word besitzt noch weitere Funktionen zur Formatierung. Näheres entnehmen Sie bit- te der Programmh