ANALISIS DE SISTEMAS

I. INTRODUCCIN

II. CONCEPTOS BSICOS EN EL ANLISIS DE SISTEMAS 1. DEFINICIN DE SISTEMAS 2. SISTEMAS DE INFORMACIN 3. SISTEMATIZAR 4. CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS 5. USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN 6. OBJETIVOS DE LA SISTEMATIZACION DE UN AREA ESPECFICA 6.1 OBJETIVOS GENERALES 6.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

III. FASES EN EL ESTUDIO DE UN PROYECTO A SISTEMATIZAR 1. ANLISIS DEL SISTEMA ACTUAL 2. DISEO DEL NUEVO SISTEMA 3. DESARROLLO DEL NUEVO SISTEMA 4. IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISTEMA

IV. TCNICAS PARA LA RECOLECCION DE DATOS DEL SISTEMA ACTUAL 1. ENTREVISTA CON USUARIOS Y SUBALTERNOS 2. CUESTIONARIOS 3. REVISIN DE REGISTROS 4. OBSERVACIN DEL SISTEMA EN FUNCIONAMIENTO

V. DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

1. DEFINICIN 2. TIPOS DE REQUERIMIENTOS 2.1 REQUERIMIENTOS BSICOS 2.2 REQUERIMIENTOS DE TRANSACCIN DE LOS USUARIOS 2.3 REQUERIMIENTOS DE DECISIN DE LOS USUARIOS 2.4 REQUERIMIENTOS PARA TODA LA EMPRESA

VI. DIAGRAMAS 1. DIAGRAMA PICTRICO 2. DIAGRAMA SECTORICO 3. DIAGRAMA DE DISTRIBUCIN FSICA 4. DIAGRAMA ESQUEMATICO

VII. ESTUDIO DE DOCUMENTOS 1. DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS 2. ANLISIS DE LOS CAMPOS 3. DIAGRAMA DE RECORRIDO DE DOCUMENTOS

VIII. DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

IX. DICCIONARIO DE DATOS

X. SISTEMA PROPUESTO

PUNTOS PARA EL TRABAJO FINAL

1. RESEA HISTORICA DE LA EMPRESA

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1. ACTIVIDADES Y PROPSITOS DE LA EMPRESA 2. ORGANIGRAMA GENERAL 3. DESCRIPCION DE FUNCIONES

3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA 1. OBJETIVOS GENERALES 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

4. AREA OBJETO DE ANLISIS 1. ORGANIGRAMA DEL AREA 2. OBJETIVOS DEL AREA A SISTEMATIZAR 1. OBJETIVOS GENERALES 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

5. DIAGRAMAS 1. DIAGRAMA PICTRICO 2. DIAGRAMA SECTORICO 3. DIAGRAMA ESQUEMATICO 4. DIAGRAMA DE DISTRIBUCIN FSICA

6. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA SEGN EL USUARIO

7. ESTUDIO DE DOCUMENTOS 1. ANALISIS DE LOS DOCUMENTOS 2. ANALISIS DE LOS CAMPOS

3. DIAGRAMA DE RECORRIDO DE DOCUMENTOS

8. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

9. DICCIONARIO DE DATOS

10. SISTEMA PROPUESTO POR EL ANALISTA

Introduccin

Anlisis de Sistemas de Informacin en un aula es todo un reto ya que la materia se imparte fuera del contexto de las Organizaciones donde, en general, aparecen estos Sistemas. Gran parte del anlisis y diseo de sistemas depende de herramientas, experiencias y situaciones que son difciles de recrear en un aula. Con este trabajo se pretende que el estudiante practique lo aprendido directamente in-situ o sea en el lugar que se est haciendo el anlisis.

El mtodo se basa fundamentalmente en la nter actuacin alumno-empresa, se considera que no es suficiente explicar los conceptos tericos de esta disciplina apoyndonos en ejercicios prcticos ya muy trabajados, como punto de partida est bien, pero a mi entender no es suficiente. El alumno debe de encontrarse con situaciones que le sean verdaderamente difciles de resolver por s solo, y en las que necesite ayuda de un equipo Slo de esta forma se aprende verdaderamente. Pues bien, lancemos al alumno a esa rbita y pongmoslo a realizar un trabajo real, esta es bsicamente la filosofa.

Los Sistemas y los Anlisis de Sistemas

Al finalizar de estudiar esta seccin usted estar en capacidad de:

a. Definir qu es un sistema b. Distinguir las caractersticas que identifican a los sistemas. c. Reconocer los sistemas de informacin que se presentan en las empresas.

d. Identificar los distintos componentes de los sistemas de informacin e. Identificar qu es y qu no es el anlisis de sistemas f. Reconocer las actividades que debe desarrollar el analista de sistemas g. Distinguir las caractersticas que identifican los distintos tipos de usuarios de sistemas

DEFINICIN DE SISTEMAS

Un sistema es un conjunto de elementos que se relacionan entre si para alcanzar algn objetivo; de hecho, sistemas son todas aquellas cosas que rodean al ser humano. Los componentes de un sistema pueden ser materiales, seres vivientes o combinacin de ambas.

Una organizacin empresarial es un sistema y sus componentes trabajan interrelacionados para el logro de mltiples objetivos, siendo cada uno de esos componentes un sistema en si mismo, el cual se llamar SUBSISTEMA.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS

La razn de existir de los sistemas es su propio OBJETIVO. Para el cumplimiento de esos objetivos los sistemas deben interrelacionarse con su medio ambiente, o sea aquello que est por fuera de los mismos. Los sistemas estn separados de su ambiente por FRONTERAS. Los sistemas que interactan con sus medios ambientes, reciben entradas y producen salida, se llaman SISTEMAS ABIERTOS.

Todos los sistemas en marcha son abiertos, por lo tanto los sistemas cerrados, existen solamente en forma conceptual.

En los sistemas de cualquier tipo debe existir un CONTROL, para que ajusten su rendimiento a niveles aceptables, de tal manera que continen funcionado; los que no pueden hacerlo se detendrn.

Un modelo de control bsico consiste en los siguientes elementos: 1. Un nivel de rendimiento aceptable; 2. Una forma de medir ese rendimiento; 3. Unos mtodos que permiten comparar el rendimiento real con el nivel aceptable y 4. Un mtodo que permita al sistema retroalimentarse.

En resumen, un sistema debe poder REGULARSE Y AJUSTARSE.

ELEMENTOS DE CONTROL DE UN SISTEMA

Fronteras del sistema

Entrada

Salida

Retroalimentacin de los resultados De la comparacin

SISTEMAS EMPRESARIALES

Ya vimos que la empresa es un sistema formado por otros sistemas, cada uno de los cuales presenta idnticas caractersticas a las definidas anteriormente.

Para alcanzar sus objetivos los sistemas de la empresa interactan entre s y con el medio ambiente y para que puedan seguir funcionando deben estar controlados.

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LAS EMPRESAS

Los sistemas de informacin son propios de toda organizacin, desde los organismos vivos hasta las entidades empresariales y sociales y se encargan de informar para tomar toda clase de decisiones, tanto para su funcionamiento interno como para su relacin con el entorno. Un sistema de informacin debe cumplir los siguientes propsitos: a. Suplir las necesidades de proceso de datos, relacionados con todas las actividades y transacciones de la empresa; b. Suministrar la informacin a los administradores para apoyarlos en las funciones de planeacin, direccin y control. c. Producir los informes que sean necesarios para el entorno de la empresa.

Fundamentalmente un sistema de informacin convierte unos datos de entrada en salida, para lo cual debe cumplir un proceso cuyos componentes son: a. ENTRADA DE INFORMACIN: Mediante el cual se convierte la informacin de la representacin humana a la representacin aceptable por el sistema. En esta etapa del proceso es posible que se presenten errores. b. VALIDACIN Y EDICIN: Mediante el cual la informacin se depura y se pone en forma tal que el sistema la pueda procesar. Se chequea su tipo, rango y consistencia, para luego guardarla donde el sistema la pueda procesar posteriormente. c. PROCESAMIENTO: Mediante el cual la informacin depurada de toma de los medios de almacenamiento para producir nueva informacin, que a la vez pueda ser nuevamente almacenada o sacada del sistema directamente. Parte de esta o toda la informacin, al ser almacenada, puede servir para retroalimentar el sistema. d. EDICIN DE SALIDA: En la cual la informacin que sale debe drsele una representacin que sea aceptable como tal. e. SALIDA DE LA INFORMACIN: La cual se produce una vez ya no hay ms procesos a realizar y se transforma en una manera entendible por quien la requiere. f. CONTROLES DEL SISTEMA: Los cuales se presentan a lo largo del sistema, desde la captura hasta la salida de la informacin y que busca asegurar la consistencia de los resultados o evitar que se pierda la informacin.

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Entrada

Salida

Control

DEFINICIN DE SISTEMATIZAR

Es el proceso mediante el cual se le da solucin a un problema o se satisface la necesidad de un usuario de un sistema de informacin, con el propsito de obtener informacin actualizada, procesada y oportuna.

Este proceso consta de las siguientes fases: Anlisis del sistema actual; Diseo del nuevo sistema; Desarrollo del nuevo sistema; Implementacin del nuevo sistema.

ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS

En el campo empresarial el anlisis y el diseo de sistemas est referido al proceso de estudiar una situacin especfica de la empresa con la intencin de mejorarla mediante nuevos mtodos y procedimientos.

El Anlisis de Sistemas es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras.

El primer paso es comprender completamente el sistema actual y determinar si es posible cmo se puede utilizar el computador de una manera ptima para que la operacin sea ms eficiente.

Esta actividad de recopilar informacin e interpretar hechos, diagnosticar problemas y utilizar todos estos hechos para mejorar el sistema es lo que se denomina ANLISIS DE SISTEMAS.

El segundo paso consiste en planear el nuevo sistema dentro de la empresa para modificar o complementar el existente y esto es lo que se denomina DISEO DE SISTEMAS.

Ahora, el anlisis de sistemas no siempre se refiere a estudiar sistemas ya existentes; tambin se utiliza para planear sistemas que se deseen implementar por primera vez. Dada esta situacin se orienta el estudio hacia el futuro y deben considerarse cules sern las necesidades futuras de la empresa, recomendando la mejor opcin que deba adoptarse. Una vez que se toma la decisin se debe desarrollar un plan que incluya todas las caractersticas de diseo de sistemas como captura de datos, especificaciones de los archivos, procedimientos de operacin y caractersticas del equipo y el personal necesarios.

Las actividades de anlisis y diseo de sistemas deben cumplirse con la participacin del personal de la empresa. Los gerentes, Jefes de Departamento o Seccin y los empleados son quienes saben lo que es y lo que no es til para la empresa y conocen lo que puede estar ocasionando problemas, en qu aspectos se debe o no cambiar y dnde afectar o no los cambios que se produzcan.

FUNCIONES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

La descripcin de lo que es anlisis de sistemas da una idea de las funciones de los analistas, pero estas cambian de acuerdo con la empresa en que se trabaje.

Las funciones ms usuales que cumplen los analistas de sistemas pueden clasificarse as: a. Anlisis de sistemas: esto es adelantar el estudio que del conocimiento de los hechos relevantes relacionados con la actividad empresarial. Se trata, por lo tanto de establecer las caractersticas del sistema (Analista de informacin). b. Anlisis y diseo de sistemas: en este caso se trata de hacer el estudio completo del sistema, hasta disear el nuevo sistema (Diseadores de sistemas, diseadores de aplicaciones). c. Anlisis, diseo y programacin de sistemas: aparte de analizar el sistema actual y disear el nuevo sistema, desarrolla el software, esto es, realiza los programas de computador para poner en marcha el diseo (Analista programador).

El aspecto clave del asunto est en el entendimiento de las caractersticas de una situacin, por lo cual de lo que se trata es de estudiar el proceso en la empresa y evaluarlo.

Como puede observarse el analista trabaja en PROBLEMAS COMERCIALES, por lo cual debe tener un amplio conocimiento de los distintos temas empresariales y trabajar de la mano, comprendiendo de paso, las necesidades del personal de la empresa a diferentes niveles.

LOS USUARIOS DE SISTEMAS

Los usuarios son aquellas personas que interactan con el sistema, pero el grado de informacin y de participacin requerida depende del tipo o nivel de los mismos. Los tipos de usuarios que se presentan son: a. Los USUARIOS DIRECTOS, o sea aquellos que interactan directamente con el sistema y son quienes alimentan (suministran) datos o reciben salidas. b. Los USUARIOS INDIRECTOS, son aquellos que se benefician de los informes o resultados generados por el sistema pero no interactan directamente con l. Estos son usualmente jefes de algn rea que utilizan la informacin para tomar decisiones, de acuerdo con su jerarqua. c. Los USUARIOS ADMINISTRATIVOS, son quienes tienen responsabilidad en la administracin de los sistemas y pueden ser directores de alto nivel, con diferentes funciones y que tienen autoridad para aprobar o no la inversin en el desarrollo, ampliacin o modificacin de los mismos. Es de vital importancia que estos usuarios participen en todos los esfuerzos para el desarrollo de los sistemas.

Cada tipo de usuario tiene informacin esencial relacionada con la empresa, por lo cual es importante que participen en todo el desarrollo del trabajo.

OBJETIVOS DE LA SISTEMATIZACION DE UN AREA ESPECFICA

OBJETIVOS GENERALES: Son aquellos con los que se identifican unos propsitos que contribuyen a satisfacer una necesidad particular de la empresa. Ej: Obtener o suministrar informacin actualizada, precisa y en el momento oportuno para poder tomar decisiones de tipo administrativo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Son las metas o propsitos que pretenden alcanzar cada uno de los elementos o secciones del sistema y contribuyen al logro del objetivo general del sistema. Ej:

Pasar los datos de las distintas transacciones en el momento oportuno para alimentar el sistema y generar los correspondientes informes.

EVALUACIN

1. Qu es un sistema? 2. Cules son las caractersticas que identifican a los sistemas? 3. Qu diferencia conceptual existe entre sistema y sistema de informacin? 4. Qu propsitos deben cumplir los sistemas de informacin? 5. Cules son los componentes de un sistema de informacin? Explique cada uno de ellos. 6. Qu es anlisis de sistemas? 7. En qu consiste el diseo de sistemas? 8. Cul es el propsito de un estudio de sistemas? 9. Qu personas deben intervenir en el estudio de sistemas? Por qu razn? 10. Cules son las funciones primordiales de los analistas de sistemas? 11. Los analistas de sistemas deben ser expertos nicamente en programacin de computadores? Deben tener conocimientos en otras reas? Cules? Explique su respuesta. 12. Identifique los distintos tipos de usuarios de sistemas de informacin y describa sus caractersticas. 13. Por qu es importante que los usuarios administrativos participen en todos los esfuerzos para el desarrollo de sistemas?

EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

OBJETIVOS

Al finalizar de estudiar esta seccin usted estar en capacidad de:

a. Reconocer paso a paso las etapas que comprende el ciclo de vida de un sistema de informacin. b. Identificar los motivos que generalmente mueven a adelantar un proyecto de sistemas. c. Identificar donde pueden originarse los proyectos de sistemas. d. Distinguir las distintas formas de administrar el desarrollo de un proyecto de sistemas. e. Resear los elementos que conforman la solicitud de un proyecto de sistemas.

CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS Al referirnos a los sistemas de informacin, debemos tener en cuenta la totalidad de su ciclo vital y no solamente la produccin de resultados al final del desarrollo del mismo lo cual exige, adems, la formulacin y establecimiento de estrategias y polticas de administracin, mantenimiento y control.

El ciclo de vida de un proyecto se inicia cuando la empresa se da cuenta de que determinado sistema necesita mejorarse. Todos los proyectos por consiguiente pasan por una serie de estados que van desde su concepcin, anlisis, diseo de especificaciones, construccin de prototipos, hasta su operacin y mantenimiento. El ciclo de vida y su duracin estn relacionados ntimamente con las metodologas que se empleen, no descuidando que se ejerza control sobre la totalidad del ciclo de vida.

Las etapas que comprende el ciclo de vida del desarrollo de un sistema de informacin pueden definirse as:

1. ESTABLECIMIENTO DEL MARCO Y TERMINOS DE REFERENCIA DEL PROYECTO: Se recolecta toda la informacin posible del estado de la empresa y de las expectativas del usuario del sistema. Se deben efectuar reuniones con los ejecutivos de alto nivel de la empresa, a fin de recolectar datos y definir claramente los objetivos del proyecto.

2. ESTUDIO DE FACTIBILIDADES: Debe realizarse un estudio de la situacin a fin de plantear y seleccionar alternativas de solucin que permitan cumplir con los requerimientos y expectativas del usuario. El estudio de factibilidad debe hacerse teniendo en cuenta cuatro aspectos bsicos. a. FACTIBILIDAD TCNICA: Permite determinar si el proyecto puede adelantarse con el equipo actual con las aplicaciones y el personal disponible o si por el contrario se requiere nueva tecnologa y si existen posibilidades de que pueda desarrollarse.

b. FACTIBILIDAD OPERATIVA: trata de determinar si el sistema en caso de desarrollarse e implementarse, se utilizar o si por el contrario habr resistencia de los usuarios. c. FACTIBILIDAD ECONOMICA: establece si existen beneficios suficientes con el desarrollo del proyecto, de tal manera que los costos sean aceptables o por el contrario son tan altos que el proyecto no debe llevarse a cabo. d. FACTIBILIDAD FINANCIERA: permite determinar las distintas alternativas de financiacin que existen para el desarrollo del proyecto, seleccionando la que sea ms favorable.

3. ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL: Consiste en el estudio pormenorizado del sistema existente, bien sea que est computarizado o que corresponda a procesos manuales. Se trata de prestar atencin al flujo de datos e informacin a travs de la organizacin. Esta foto lograda del sistema actual, acompaa de los requerimientos y expectativas de los usuarios, permite proponer las mejoras y las modificaciones que correspondan.

4. DISEO DEL NUEVO SISTEMA: Produce los elementos que establecen la manera como cumplir el sistema los requerimientos identificados en la etapa anterior. En esta fase se determinar lo que har el sistema de informacin, proporcionando a los programadores las especificaciones completas y precisas que establezcan lo que deben hacer las nuevas aplicaciones.

5. DESARROLLO DE LAS APLICACIONES: En esta etapa se puede instalar o elaborar, segn sean, aplicaciones comerciales que se hayan adquirido o escribir programas nuevos diseados a la medida. La decisin al respecto depende de factores diversos, tales como: costo de cada una de las aplicaciones, tiempo disponible para elaborarlas, disponibilidad de programadores, capacidad de las aplicaciones, etc. Las aplicaciones deben estar debidamente documentadas, incluyendo comentarios que expliquen cmo y por qu se utiliz un determinado procedimiento al codificar en determinada forma. La documentacin es fundamental para probar el programa y darle mantenimiento una vez que la aplicacin se pone en marcha.

6. IMPLEMENTACION: Se comienza a operar el sistema de informacin utilizando el medio ambiente propio de la empresa y contempla corridas paralelas del nuevo sistema con el sistema anterior. Se observan los resultados haciendo los ajustes finales para que el sistema pueda operarse libremente reemplazando al anterior.

7. REVISIN: Durante un perodo preestablecido se observa el funcionamiento del sistema y si cumple o no con los requerimientos establecidos, de acuerdo con los trminos de referencia.

8. OPERACIN Y MANTENIMIENTO: Es la etapa en la cual el sistema opera en forma autnoma y de acuerdo con las especificaciones. En forma peridica debe hacerse una revisin de su comportamiento y efectuar las modificaciones o adecuaciones que sena necesarias.

MOTIVOS PARA ADELANTAR UN PROYECTO DE SISTEMAS

Los proyectos de sistemas de informacin se originan prcticamente en todas las reas funcionales de la empresa y se relacionan con una gran cantidad de problemas empresariales.

Son varias las razones que motivan a adelantar un proyecto de sistemas de informacin y entre las cuales podemos citar:

1. MS RAPIDEZ EN LOS PROCESOS: Se busca utilizar la capacidad de los equipos para calcular, clasificar y consultar datos e informacin, buscando ms velocidad que la del personal que realiza esas mismas tareas. 2. MS EXACTITUD Y CONSISTENCIA: Se trata de que se lleve a cabo correctamente y en la misma forma cada vez los procesos de clculo que incluyan aritmtica. 3. CONSULTA MAS RAPIDA DE INFORMACIN: Busca localizar y consultar informacin que se encuentre guardada en los medios de almacenamiento, incluso efectuando rastreos que puedan ser complejos. 4. INTEGRACIN DE LAS AREAS DE LA EMPRESA: Pretende coordinar las actividades de la empresa que se realizan en reas distintas, a travs de la captacin y distribucin de la informacin. 5. REDUCCIN DE COSTOS: Trata de utilizar la capacidad de procesamiento y cmputo para trabajar datos a menor costo, conservando la exactitud, consistencia y niveles de rendimiento. 6. MAYOR SEGURIDAD: Busca proteger datos que sean confidenciales e importantes, de tal manera que solo tengan acceso a ellos aquellas personas que estn debidamente autorizadas.

ORIGEN DE LAS SOLICITUDES DE PROYECTOS

Las solicitudes de proyectos de sistemas pueden provenir de cualquier parte de la empresa, pero cualquiera que sea su origen, estas pueden buscar aplicaciones nuevas o modificaciones en las ya existentes. Los proyectos de sistemas pueden proceder de:

1. JEFES DE DEPARTAMENTO: Es frecuente que las personas que trabajan diariamente en el desarrollo de las actividades de la empresa, buscan ayuda a sus problemas internamente. Cuando los jefes de departamento buscan ayuda operativa especfica para resolver sus propios problemas, no piensan posiblemente en la interaccin con otros departamentos, aunque las implicaciones en tal sentido sean altas.

2. EJECUTIVOS DE ALTO NIVEL: Estos regularmente tienen informacin sobre la empresa que no est al alcance de los jefes de departamento y junto con las responsabilidades por ellos asumidas, determinan sus propios requerimientos de proyectos de sistemas, siendo estos ms amplios en sus objetivos que los de aquellos.

3. PERSONAL DE SISTEMAS: Estas personas pueden detectar reas donde se deban desarrollar proyectos, formulando ellos mismos sus propuestas o motivando a otros para que las formulen. Es importante resaltar que el personal de sistemas tambin puede ser usuario del mismo.

4. GRUPOS EXTERNOS: La demanda de entidades externas proporcionan requerimientos de proyectos, ya sea para nuevos sistemas o para modificacin de los actuales y estos son tan importantes como los que se generan internamente.

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS DE SISTEMAS

Son muchas las solicitudes de proyectos de sistemas que pueden generarse en las empresas, de las cuales algunas sern interesantes y otras posiblemente no. Es necesario, por tanto, decidir cules se van a realizar y cules se van a rechazar o por lo menos a aplazar. Estas decisiones pueden realizarse de diferentes formas y por diferentes estamentos de la empresa.

Tal vez el mtodo ms adecuado para revisar y seleccionar los proyectos es el de la conformacin de un COMIT, el cual puede ser de varios tipos:

1. COMIT DE GERENCIA: Normalmente est constituido por Jefes de Departamento de la empresa y presidido por el Gerente General. El comit recibe propuestas y las evala, siendo su principal responsabilidad tomas una decisin, para lo cual puede solicitar estudios e investigaciones ms profundas. Este mtodo es importante, por cuanto al ser los proyectos de

sistemas de inversiones de negocios, las decisiones deben tomarse con base en el costo del proyecto, los beneficios para la empresa y la factibilidad de desarrollarlo dentro de los lmites tecnolgicos y econmicos de la empresa.

2. COMIT DE SISTEMAS: Est conformado por el Jefe y analistas del Departamento de sistemas, quienes revisan las solicitudes de proyectos de sistemas de informacin. El comit aprueba o no las solicitudes, asignando prioridades e indicando cules son ms importantes y deben recibir atencin inmediata. Este mtodo puede utilizarse para proyectos pequeos o de mantenimiento de aplicaciones, puesto que estas personas tienen un buen conocimiento de las mismas; sin embargo, presenta inconvenientes en aquellos proyectos en los cules se necesita autoridad para tomar decisiones sobre equipos y desarrollarse a largo plazo.

3. COMIT DE USUARIOS: Son conformados por los departamentos, quienes tienen individualmente el control del desarrollo y puesta en marcha del proyecto respectivo. Adems de los problemas de decisin, este mtodo tiene el problema del desperdicio de recursos y de la oportunidad de coordinar esfuerzos con otros departamentos para planificar un sistema que puedan compartir, integrndolo de tal manera que beneficie a la empresa en su conjunto.

LA SOLICITUD DEL PROYECTO

La solicitud del proyecto inicia realmente el estudio de sistemas. En ella se identifica la situacin donde se necesita ayuda; proporcionando detalles e indicando por qu, quien la hace considera que es importante.

En resumen, debe indicarse al menos los aspectos siguientes: Cul es el problema? Detalles del problema Qu tan significativo es el problema? Cul cree el usuario que es la solucin? Cmo ayudarn los sistemas de informacin? Con qu otras dependencias se relaciona el sistema?

EVALUACIN

1. Cul es el ciclo de vida del desarrollo de un sistema de informacin? Explique cada etapa. 2. Por qu razones se inician los proyectos de sistemas de informacin? Explique cada una. 3. Quines habitualmente solicitan proyectos de sistemas? Fundamente su respuesta. 4. Cmo mejorar los sistemas computarizados en el caso de presentarse cualquiera de las razones que motivan un proyecto de sistemas? 5. Cules son las formas que pueden adoptar los comits para administracin de proyectos de sistemas? Cules son las funciones bsicas de cada tipo de comit? 6. Qu ventajas y desventajas ofrece cada tipo de comit? Enumere los elementos mnimos que debe contener una solicitud de proyectos de sistemas.

TCNICAS PARA RECOPILAR INFORMACIN

OBJETIVOS

Al finalizar de estudiar esta seccin usted estar en capacidad de:

1. Identificar las distintas tcnicas que se utilizar para recolectar informacin en un estudio de sistemas. 2. Diferenciar las entrevistas estructuradas de las entrevistas no estructuradas y decidir cuando se deben utilizar las unas y las otras. 3. Planificar adecuadamente el desarrollo de una entrevista. 4. Disear en forma adecuada cuestionarios para recoleccin de informacin relacionada con el desarrollo de operaciones. 5. Identificar la informacin que se recolecta mediante revisin de documentos, diferenciando las distintas clases de documentos que manejan las empresas. 6. Reconocer la informacin que se puede recolectar mediante la observacin directa de los procesos. 7. Aplicar las distintas tcnicas estudiadas en el desarrollo de una investigacin de sistemas.

GENERALIDADES

Hay distintas formas o mtodos para recolectar la informacin que se relaciona con una situacin especfica que se desee analizar. Cada una de ellas presenta diversas caractersticas y por lo tanto tiene sus ventajas y desventajas e incluso en ocasiones debern utilizarse varias de ellas simultneamente. El analista debe, por lo tanto, evaluar la situacin especfica objeto del anlisis para poder determinar con un buen juicio cules son las herramientas que va a utilizar para recolectar la informacin en cada caso. Las tcnicas ms utilizadas para el anlisis de una situacin dada son: Entrevista Cuestionarios Revisin de documentos y Observacin directa del sistema

LAS ENTREVISTAS

Se utilizan para recolectar informacin de una manera verbal, por medio de preguntas formuladas al personal involucrado en la situacin que se analiza.

Las personas entrevistadas pueden estar ubicadas en cualquier nivel de la estructura organizacional y pueden ser usuarios actuales o potenciales del sistema de informacin.

Debe tenerse presente que una entrevista no debe ser un interrogante si no una forma de dilogo y en la cual se trata de obtener informacin, sobre todo cualitativa acerca del sistema.

La informacin cualitativa se relaciona esencialmente con: Nuevos productos, Opiniones; Descripcin oral de actividades;

 Problemas; Cambios en polticas con relacin a clientes; Proyectos de nuevos desarrollos; Ampliaciones y Mercados.

Son vitales las opiniones, comentarios, ideas o sugerencias que se relacionen con la forma como se podra desarrollar el trabajo.

Las entrevistas son importantes para recibir informacin de personas que no pueden expresarse por escrito y por lo tanto ser de utilidad para detectar malos entendidos, falsas expectativas y resistencias al desarrollo del proyecto. En ocasiones, es ms fcil conseguir una cita para entrevistas con ejecutivos de alto nivel que conseguir que llenen cuestionarios.

Las entrevistas son de dos clases:

a. ENTREVISTAS NO ESTRUCTURADAS: Consisten en una serie de preguntas y respuestas libres y cuyo objetivo es adquirir alguna informacin de tipo general. Su caracterstica libre y abierta de la oportunidad de conocer actitudes, opiniones, ideas y creencias del entrevistado. b. ENTREVISTAS ESTRUCTURADAS: Consisten en una serie de preguntas clasificadas y ordenadas. Son aplicadas cuando se requiere obtener informacin especfica sobre el sistema que se analiza y cuyas respuestas a las preguntas formuladas deben ser altamente confiables.

Las preguntas formuladas pueden ser tambin de dos clases: a. Preguntas para respuestas abiertas: Permiten al entrevistado responder de cualquier manera que le parezca apropiada, o sea, con sus propias palabras. b. Preguntas para respuestas cerradas: Consisten en un conjunto de opciones dentro de las cuales puede seleccionar el entrevistado, todos los entrevistados deben responder basados en un mismo conjunto de posibles respuestas.

Para la seleccin de las personas a entrevistar se debe tener cuidado de incluir a aquellas que tienen la informacin correspondiente a sus funciones y conocimientos.

Durante la etapa de la investigacin general y/o preliminar, las entrevistas deben hacerse a nivel de gerencia y jefes de departamento. Para el anlisis o investigacin detallada, donde se trata de descubrir aspectos especficos y como se manejan las operaciones desempeadas actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles, dependiendo de quien pueda proporcionar informacin til para el estudio.

Para asegurar que la entrevista sea til deben al menos seguir los siguientes pasos: a. Definir claramente el objetivo de la entrevista; b. Solicitar anticipadamente la cita con quienes se vaya a entrevistar; c. Planear el tiempo de duracin de la entrevista; d. Adquiera de antemano conocimiento sobre las personas que va a entrevistar; e. Familiarcese con el tema de la entrevista y preprese un conjunto apropiado de preguntas que deban formularse;

Durante la entrevista no olvide: a. Comenzar por presentarse, subrayando el tema de la entrevista y estableciendo la naturaleza del proyecto sobre el cual se trabaja. b. Comenzar por preguntas generales que establezcan el marco de trabajo con el cual se conducir el resto de la entrevista. c. Limitar la toma de apuntes para evitar distraer al entrevistado. d. Cuando se hayan discutido todos los temas previstos, realcense otras preguntas que se consideren convenientes como complemento. e. Al final de la entrevista, resumir la informacin recolectada durante la misma. Si se cree conveniente, indquese que se preparar para quienes respondieron un resumen escrito de la entrevista, con el fin de que puedan examinarlo. f. Considrese la posibilidad de continuar luego con la entrevista.

El tacto y la imparcialidad ayudan a asegurar el xito de la entrevista. En el desarrollo de una entrevista suelen presentarse problemas de comportamiento del entrevistado, que quien la conduce debe corregir en forma inmediata. En resumen, a travs de la entrevista, quien la conduce debe formularse a s mismo los siguientes cuestionamientos:

 Qu es lo que me est diciendo el entrevistado? Por qu razn me lo est diciendo a mi? Qu puede estarse olvidando? Qu espera esta persona que yo haga?

Si cada elemento de la informacin se considera dentro del marco de esas preguntas, el investigador tendr ms conocimiento, tanto de la informacin recolectada como de su importancia.

LOS CUESTIONARIOS

Representan una alternativa muy til para las entrevistas; sin embargo en algunas situaciones pueden ser apropiados y en otras no y deben disearse con cuidado para lograr una mayor efectividad. Puede ser el mtodo ms apropiado para recolectar informacin cuando se trata de relacionarse con un nmero grande de personas para conocer varios aspectos del sistema o que estn ubicados en sitios distantes.

El desarrollo y distribucin de los cuestionarios es costoso, por lo cual el tiempo invertido debe utilizarse inteligentemente.

Existen dos clases de cuestionarios para recolectar datos: a. CUESTIONARIO ABIERTO: Se aplica cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales. Tambin son tiles al explorar el problema bsico. El cuestionario abierto proporciona una amplia oportunidad para que quien responda escriba las razones de sus ideas. b. CUESTIONARIO CERRADO: Limita las respuestas posibles del interrogado, controlando el entrevistador el marco de referencia. Es el mejor mtodo para obtener informacin sobre los hechos y obliga a las personas a adoptar una posicin, formando su opinin sobre los aspectos ms importantes. Algunas formas de cuestionario cerrado son: SI / NO DE ACUERDO / EN DESACUERDO Seleccin de respuestas por escalas: TOTALMENTE DE ACUERDO / DE ACUERDO / NO ESTOY SEGURO / EN DESACUERDO / ABSOLUTAMENTE EN DESACUERDO.

 Nmero posible de ocurrencias de un evento. Rangos de seleccin. Orden de causas de ocurrencia de un evento

Los cuestionarios bien hechos no se desarrollan rpidamente, llevan tiempo desarrollar preguntas bien formuladas y siempre deben probarse y modificarse, si es el caso, antes de que se imprima y se distribuya.

Para la recoleccin efectiva de la informacin sobre sistemas por medio de cuestionarios, deben seguirse los siguientes lineamientos: a. Determinar claramente el objetivo del cuestionario; b. Determinar los datos que se quieren recolectar y quienes son las personas calificadas para proporcionarlos; c. Seleccionar el tipo de cuestionario que se ha de utilizar (abierto o cerrado). Puede ser una combinacin de preguntas con respuestas abiertas y cerradas; d. Desarrllese un grupo de preguntas, para incluirlas en el cuestionario que puedan ser intencionalmente redundantes y que busquen asegurar respuestas consistentes por parte de quien responde; e. Examinar el cuestionario para encontrar fallas y errores tales como: 1. Interrogantes innecesarias; 2. Preguntas que puedan ser mal interpretadas debido a su enfoque o a su redaccin; 3. Preguntas que no puedan responderse por que la respuesta no est al alcance del interrogado; 4. Preguntas que puedan ser interpretadas en forma diferente dependiendo del marco de referencia de cada entrevistado; 5. Preguntas que no proporcionan opciones adecuadas de respuesta y 6. Un ordenamiento inadecuado de las preguntas o respuestas. f. Probar el cuestionario con un grupo pequeo de personas, con el fin de detectar posibles problemas; g. Analizar las respuestas del grupo de prueba para asegurar que el estudio de los datos puede llevarse a cabo con la informacin recolectada; h. Realizar cambios finales al formato e imprimir el cuestionario en forma definitiva;

i. Distribuir el cuestionario.

Aquellas personas que reciban el cuestionario deben seleccionarse de acuerdo con la informacin que puedan proporcionar, verificando los antecedentes y experiencias que fueron la base para desarrollar el cuestionario.

LA REVISIN DE DOCUMENTACIN

En algunas empresas la informacin ya est disponible para conocer las actividades y operaciones con las cuales no se est familiarizado. En la revisin de manuales, se examinan datos y descripciones que ya estn escritos y que se relacionan con el sistema y los departamentos que lo forman.

Los manuales escritos se relacionan con polticas, regulaciones, funciones y procedimientos que la mayora de las empresas mantienen como gua para gerentes y empleados.

Los manuales que documentan o describen las operaciones para los procesos de datos existentes o sistemas de informacin que entran en el rea de investigacin, usualmente son obsoletos por cuanto no se actualizan oportunamente para sealar los procedimientos en la medida en que la empresa crece y se introducen modificaciones.

Los documentos comerciales y formas que se utilizan (an los que estn en blanco) proporcionan conocimientos al analista de sistemas. Deben buscarse las formas y documentos que la mayora desconoce, aquellas que las personas elaboran para su propio uso, pero que no son parte de los procedimientos preestablecidos. Pueden ser seales de ineficacia de los mtodos estndar o causas de problemas.

No deben olvidarse estudios hechos con anterioridad, informes de gerencia y resmenes de asesoras recibidas antes. Esto puede proporcionar una historia que explique el mecanismo de los procedimientos y algn dato sobre aspectos ya detectados y aun no solucionados.

OBSERVACIN DIRECTA

La observacin de las operaciones proporciona hechos que no se podran obtener de otra forma, sobre todo en el anlisis del flujo de datos.

La observacin proporciona informacin de primera mano en relacin con la forma en que se llevan a cabo las actividades. Las preguntas sobre la utilizacin de documentos, la manera como se realizan las tareas y si ocurren los pasos preestablecidos, pueden contestarse fcilmente si se observan las operaciones. Los analistas deben observar etapas poco usuales en los procesos y aquellas tareas problemticas que llevan a los empleados a cometer errores con frecuencia al desarrollarlas, as como las que pueden retardar el procedimiento.

Los CUELLOS DE BOTELLA son lugares o etapas del proceso en donde las cargas de trabajo se incrementan debido a que las tareas no pueden realizarse tan rpido como llegan; no solo son un problema de operacin tambin se presentan a nivel de gerencia. La observacin puede ayudar a detectar la causa y revelar si el cuello de botella se rompe alguna vez (y cmo) o si por el contrario se incrementa an ms.

Observar las operaciones de la empresa, ya sea a nivel de transacciones o en situaciones de toma de decisiones puede tener sus problemas, dado que el simple hecho de que alguien observe puede cambiar la forma en que las personas lleven a cabo el trabajo.

Hay ocasiones en que la naturaleza del trabajo hace que los analistas no puedan comprender totalmente lo que sucede o entender un trabajo sin conocerlo. En la OBSERVACIN PARTICIPATIVA los analistas se convierten en parte de la situacin y hacen parte del trabajo por s mismo. Cuando terminan, los analistas poseen informacin adicional que no estara disponible por medio de otros mtodos.

EVALUACIN

1. Cules son las tcnicas utilizadas para recopilar informacin? 2. Qu tipo de informacin se obtiene mejor por cada una de las tcnicas? 3. Cuntas clases de entrevistas hay? 4. De qu clases pueden ser las preguntas formuladas? 5. Cules son los pasos que deben seguirse para asegurarse de que las entrevistas sean tiles?

6. Cuntas clases de cuestionarios hay? 7. Qu tipo de documentos deben examinarse para obtener conocimientos de un sistema? 8. Qu son cuellos de botella? 9. Qu problemas presenta la observacin directa de operaciones? 10. En qu consiste la observacin participativa?

DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS

OBJETIVOS

Al finalizar de estudiar esta seccin usted estar en capacidad de:

a. Determinar qu es un requerimiento de sistemas y en qu consiste su determinacin. b. Estructurar la investigacin de los requerimientos bsicos de un sistema de informacin. c. Entender el funcionamiento de un proceso. d. Definir, diferenciar y relacionar requerimientos de transacciones y de decisin. e. Determinar en qu forma afectan los requerimientos de toda la empresa a los requerimientos de transacciones y de decisin. f. Recolectar datos mediante tcnicas y definir el problema de sistemas.

REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS

Un requerimiento es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema y puede consistir en una forma de: Captar o procesar datos; Producir informacin; Controlar una actividad; Dar apoyo a la gerencia.

La determinacin de los requerimientos es la conclusin del anlisis del sistema actual, estudiando cmo trabaja y determinando dnde debe mejorarse.

ESTRUCTURA DE LA INVESTIGACIN

La estructura de la investigacin se establece al determinar los siguientes aspectos: Cul es el proceso bsico? Qu datos se utilizan o producen durante el proceso? Cules son los lmites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo? Qu controles de rendimiento se utilizan? REQUERIMIENTOS BSICOS

Para adquirir el conocimiento de un proceso se debe comenzar por lo bsico, o sea investigando los antecedentes de los datos fundamentales y de las descripciones del sistema.

La investigacin se puede orientar respondiendo a estas preguntas: Cul es el propsito de esta actividad? Cules son los pasos que se realizan? Quin los ejecuta? Cunto tiempo requieren? Con qu frecuencia se realizan? Quin utiliza la informacin resultante?

Las respuestas a estas preguntas proporcionan un entendimiento ms amplio del sistema y muestran realmente su objetivo, pero los antecedentes adquiridos permiten realizar preguntas ms detalladas.

REQUERIMIENTOS DE TRANSACCIONES

Comprenden las actividades cotidianas de las cuales dependen las empresas e incluyen procesos de datos. Las actividades son rutinarias, ocurren con frecuencia y en la misma forma.

Los sistemas de procesamiento de transacciones automatizadas buscan como su objetivo bsico la eficiencia, velocidad y exactitud en el procesamiento de grandes cantidades de datos. Para saber cmo se procesan las transacciones deben formularse preguntas tales como: Qu conforma la transaccin que se esta procesando? Qu inicia la transaccin? Quin inicia realmente la transaccin? Con qu frecuencia ocurren las transacciones? Qu cantidad se asocia con cada una? Existen condiciones diferentes que puedan afectar la forma en que se procesa la transaccin? Qu datos se necesitan para procesar la transaccin? Qu informacin se genera?

REQUERIMIENTOS DE DECISIN

Se utilizan para dar apoyo directo a los ejecutivos de alto nivel responsables de la toma de decisiones al interior de la empresa.

Las decisiones, a diferencia de las actividades de transaccin pueden no seguir un procedimiento especfico. Las rutinas no son tan claras y los controles pueden ser muy vagos.

Las decisiones se hacen al integrar informacin de tal forma que los ejecutivos puedan saber qu acciones llevar a cabo.

Los sistemas de toma de decisiones pueden enfocarse hacia: El apoyo de decisiones recurrentes o nicas;

 Utilizacin de datos que se originan dentro de la empresa o en forma exterior; Procesar datos de transacciones a fin de proporcionar nueva informacin para la toma de decisiones.

Para la investigacin de los sistemas de apoyo para la toma de decisiones deben formularse las mismas preguntas relacionadas con los aspectos de tiempo y frecuencia de ocurrencia, al igual que las siguientes: Qu informacin se utiliza para tomar la decisin? Cul es la fuente de la informacin? Qu sistemas de transacciones producen los datos utilizados en el proceso de decisin? Qu datos del procesamiento de transacciones se requieren, pero no resultan del procesamiento mismo? Qu datos se originan de fuentes externas a la empresa? Cmo deben procesarse los datos para producir la informacin necesaria? Cmo debe presentarse la informacin?

RELACIONES ENTRE LOS DISTINTOS TIPOS DE REQUERIMIENTOS

Si los sistemas de transacciones no captan y almacenan los datos que se necesitan para tomar las decisiones, no habr informacin importante disponible. Los datos que se almacenan se procesan ms adelante para producir informacin peridicamente y analizar resultados, establecer polticas o decidir sobre planes futuros.

Esto significa: a. Al investigar los sistemas de toma de decisiones se debe estar conciente de los sistemas de transacciones que lo apoyan; b. Los sistemas efectivos de toma de decisiones requieren que en primer lugar se tengan procedimientos adecuados de procesamiento de transacciones.

En las empresas las diferentes reas dependen entre s para proporcionar servicios, fabricar productos y satisfacer a los clientes o usuarios por lo cual el trabajo que realiza un rea afecta

a otras. Cuando se estudian los sistemas para un rea, tambin se deben tener en cuenta las implicaciones que haya en otras reas que interactan con el sistema que se investiga. Algunas veces los sistemas incluyen trabajo que se lleva a cabo en varias reas y en otros casos, los sistemas que operan en forma separada dependen de datos que otras reas proporcionan.

Como conclusin es necesario identificar las dependencias entre reas y determinar cmo pueden afectar al proyecto de sistemas.

EVALUACIN

1. Qu son requerimientos de sistemas y en que consisten? 2. Qu aspectos determinan la estructuracin de un anlisis de sistemas? 3. Cmo se puede orientar la investigacin para adquirir conocimiento sobre un proceso? 4. Qu son requerimientos de transacciones? 5. Qu debe investigarse para saber cmo se procesan las transacciones? 6. Qu son requerimientos de decisin? Hacia dnde se enfocan? 7. Qu debe investigarse para conocer los sistemas de apoyo para la toma de decisiones? 8. Qu relacin hay entre los requerimientos de transacciones y los de decisin? Qu debe tenerse en cuenta al investigar un sistema con relacin a las dems reas de la empresa?

DIAGRAMAS

CARGOS Jefe de Depto. .

Planeador

Supervisor

Secretaria

CANTIDAD DE PERSONAS

|EMPRESA | |Produccin |50% | |Ventas |30% | |Contabilidad |20% | | | | | | | | |

| | | | | | | | | | |

|AREA DE Pn. | |Planeacin |60% | |Mantenimiento | | |

|[pic] | | | | | |

|20% | |Control |20% | | |

| | | | |

| |

Se refiere al plano de la empresa (teniendo en cuenta la ubicacin del rea).

ESTUDIO DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS

Al finalizar de estudiar esta seccin usted estar en capacidad de:

1. Determinar los casos en que pueda ser til el estudio de documentos para recopilar datos. 2. Establecer los documentos que deban estudiarse en cada caso. 3. Describir en forma general los documentos que contienen datos. 4. Efectuar un anlisis detallado de los campos que conforman los documentos.

GENERALIDADES

En muchas empresas gran parte, si no toda, la informacin ya se encuentra disponible para conocer las actividades u operaciones que se relaciona con el sistema que se analiza.

En la revisin de los documentos encontramos que hay datos y descripciones que ya estn escritos y registrados en manuales sobre polticas, regulaciones y procedimientos de operaciones. Estos manuales, que describen las operaciones para los procesos de datos, proporcionan una visin clara sobre la forma como debe conducirse la empresa.

En la mayora de las empresas los manuales de funciones y procedimientos de operaciones son obsoletos y desactualizados, por cuanto no se ponen al da en la medida en que se producen las modificaciones.

Los manuales y formas que se utilizan en el sistema nos pueden proporcionar conocimientos muy valiosos sobre el mismo. Al comparar las formas con el procedimiento y los manuales de operacin muestran cmo deben llenarse y permiten sealar cualquier variacin entre el uso real y el preestablecido para el respectivo documento. Tambin deben buscarse aquellas formas y documentos que no son conocidos o sea aquellos que las personas elaboran para su propio uso y que no son parte de los procedimientos preestablecidos.

No deben pasarse por alto los informes de estudios anteriores, los resmenes de asesores y consultores externos, los informes gerenciales (de y para la gerencia); estos pueden proporcionar una historia que explique el mecanismo de los procedimientos observados durante el estudio y proporcionar informacin sobre los puntos ya detectados con anterioridad y a los cuales no se les ha dado solucin.

DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS

La descripcin del documento consiste en dar una informacin general sobre el mismo y debe contener al menos los siguientes datos:

1. NOMBRE DEL DOCUMENTO: Factura de venta, factura de compra, etc. 2. NOMBRE DEL SISTEMA: Una factura puede ser utilizada en cartera, inventarios, etc. 3. USO DEL DOCUMENTO: La factura de venta se utiliza para describir cliente, pedido, fecha, cantidad, valor unitario, valor total, descuentos impuestos, etc.. 4. FINALIDAD DEL DOCUMENTO: La factura de venta tiene por finalidad registrar una venta. 5. ORIGEN DEL DOCUMENTO: El lugar o persona que da origen al documento: vendedor, cartera, cajera, secretaria, departamento de ventas, etc. 6. NUMERO DE COPIAS: FACV (0, 1, 2, 3) 7. USUARIOS DEL DOCUMENTO: Vendedor, cliente, cartera, contabilidad, etc. 8. FRECUENCIA DEL DOCUMENTO: Cunta: diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.

9. DISTRIBUCIN DEL DOCUMENTO: FACV0: cliente FACV1: vendedor FACV2: cartera FACV3: contabilidad 10. RESPONSABILIDAD: Debe indicarse que case de soporte presta el documento en el rea objeto de anlisis. Por ejemplo: soporte para cobranzas.

ANLISIS DE LOS CAMPOS

Consiste en el estudio detallado de cada uno de los campos que contienen datos utilizados en el sistema.

Para el estudio de los campos se elaborar una descripcin en forma detallada que contenga: 1. Nmero de la fila; 2. Nombre del campo; 3. Caractersticas del campo; 4. Nmero del campo; 5. Observaciones especiales.

EVALUACIN

1. En qu casos es til recopilar datos mediante el estudio de documentos? Qu tipo de documentos en cada caso? 2. Qu informacin debe darse al hacer la descripcin general de un documento? 3. Qu informacin debe darse al describir los campos que conforman un documento?

ESTRATEGIAS PARA DETERMINAR LOS REQUERIMIENTOS DE

SISTEMAS

OBJETIVOS

Al finalizar de estudiar esta seccin usted estar en capacidad de:

1. Identificar los flujos de datos. 2. Determinar las etapas para la elaboracin de un Diagrama de Flujo de Datos (DFD). 3. Identificar los smbolos utilizados en los diagramas de flujo de datos. 4. Desarrollar los DFD de un rea especfica de investigacin.

ESTRATEGIA DE FLUJO DE DATOS

Para determinar los requerimientos de un sistema es necesario conocer: 1. Los propsitos del sistema; 2. La entrada; 3. Las salidas y 4. Los procesos incluidos.

La principal estrategia para determinar los requerimientos de informacin es el estudio del flujo datos y mediante el cual se busca conocer las respuestas para cuatro preguntas especficas; 1. Qu procesos integran el sistema? 2. Qu datos se utilizan en cada proceso? 3. Qu datos entran y salen del sistema?

Cuando se sigue el flujo a travs de los procesos de la organizacin, buscamos conocer cmo se estn llevando a cabo los objetivos empresariales.

Al manejar las transacciones y completar las tareas los datos de entrada se procesan, almacenan, consultan, utilizan, modifican y se emiten.

El estudio del flujo de datos permite conocer el uso de estos en cada actividad y documenta el hallazgo en los DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS (DFD) que muestran grficamente la relacin entre los procesos y los datos y en los DICCIONARIOS DE DATOS (DD) que describen formalmente los datos de sistemas y dnde se utilizan.

CONCEPTO DE FLUJO DE DATOS

Los DFD muestran la utilizacin de los datos en el sistema en forma grfica; es decir, todos los componentes esenciales del sistema y cmo se relacionan entre si.

Puede ser difcil entender por completo un proceso de negocios a travs de una descripcin verbal solamente, por lo cual los DFD son una gran ayuda para ilustrar los componentes esenciales de un proceso y la forma en que interactan.

ETAPAS DE LA ESTRATEGIA DEL ANLISIS DEL FLUJO DE DATOS

Las etapas que se siguen para el anlisis del flujo de datos son: 1. Estudiar las operaciones y procesos en marcha; 2. Identificar las operaciones de procesamiento de datos al manejar transacciones y terminar tareas; 3. Seguir el flujo de datos:

Entrada, Proceso, Almacenamiento, Recuperacin y Salida. 4. Aadir gradualmente detalles a los niveles inferiores.

NOTACIN

Ahora analizaremos la notacin utilizada en los DFD, as como los objetivos que se procura lograr al representarlos durante la investigacin. Muestra los que se debe incluir en el diagrama y cmo se debe utilizar para su anlisis.

Los DFD lgicos se elaboran utilizando cuatro notaciones sencillas: 1. FLUJO DE DATOS: Los datos cambian en una direccin especfica, desde su origen hasta su destino, en forma de un documento, carta, llamada telefnica o de cualquier otra manera. El flujo de datos es en realidad un paquete de datos. 2. PROCESOS: El personal, procedimientos o dispositivos utilizan producen o transforman datos. No se identifican componentes fsicos.

3. ORIGEN O DESTINO DE DATOS: El origen externo o destino de los datos que pueden ser individuos, empresas u otras entidades que interactan con el sistema pero estn fuera de su lmite.

4. DATOS ALMACENADOS : Aqu los datos se almacenan o se hace referencia a ellos a travs de un proceso dentro del sistema.

Puede o no representar dispositivos fsicos.

En el diagrama cada componente de flujo de datos se ETIQUETA con un nombre especfico.

Los procesos se identifican con un nmero, el cual no representa la secuencia del mismo; se utiliza estrictamente para identificacin y tendrn otro valor cuando se explosione un proceso especfico para estudiar sus componentes.

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

La figura 1 muestra la notacin de un diagrama sencillo de flujo de datos que consiste en cinco flujos de datos, dos procesos, un almacenamiento de datos, un origen y un destino. En el uso real, cada etiqueta se reemplazar con una que se relacione con la situacin que se est estudiando.

FIG. 1

Flujo de Datos 1

Flujo de Datos 4

Flujo de Datos 2 Flujo de Datos 3

Flujo de Datos 5

Hay ocasiones en que pueden desarrollarse en forma simultnea varios flujos de datos o sea paralelamente. Esta es una ventaja que tienen los flujos de datos.

Los DFD permiten al analista representar las actividades con mayor exactitud mostrndolas en forma simultnea cuando se presentan.

Como su nombre lo indica, los DFD se concentran en los datos que se mueven a travs del sistema y no en los dispositivos o el equipo.

Entendiendo el proceso del rea especfica objeto de anlisis se identifican y describen los datos que se mueven a travs del sistema, por qu se introducen o retiran y qu proceso se est llevando a cabo. Es importantsimo determinar cuando entran y salen los datos del sistema.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

Estos diagramas son fcilmente entendidos por el usuario y por personas que son parte del proceso que se estudia. De esta manera, los analistas pueden trabajar con los usuarios y hacer que participen en el estudio del flujo de datos. Los usuarios pueden, por lo tanto, sugerir modificaciones de los diagramas para as describir ms exactamente la actividad; pueden examinar tambin los DFD y sealar los problemas rpidamente, de tal manera que se puedan corregir antes de iniciar la etapa del diseo del nuevo sistema.

El anlisis del flujo de datos permite aislar reas de inters de la empresa, estudiarlas y examinar los datos que entran al proceso y ver cmo se modifican cuando salen del mismo. Conforme se recopilan hechos y detalles, su creciente conocimiento del proceso los lleva a realizar preguntas sobre aspectos especficos del proceso, que a su vez conduce a investigaciones adicionales.

Una investigacin de sistemas elaborada en forma amplia produce conjuntos de muchos diagramas de flujo de datos, algunos de los cuales proporcionan una visin general de los procesos principales y otros dan mayor detalle para sealar campos, almacenamientos de estos y etapas del proceso para componentes de un sistema mayor. Si se desea revisar posteriormente un sistema en su totalidad se utilizan los diagramas generales. Si se est interesado en estudiar un proceso en particular, se utilizan los diagramas de flujo de datos de los procesos de menor nivel. Los DFD se desarrollan y utilizan en forma progresiva, que va de lo general a lo particular, para el sistema de inters.

VISION LOGICA DE LOS SISTEMAS

Los DFD muestran las caractersticas lgicas de las aplicaciones o sea sealan: Qu ocurre? Cundo ocurre?

Pero no establecen : Cmo ocurre?

Los detalles fsicos son mtodos de almacenaje, dispositivos de entrada, computadores, etc., los cuales no se estudian en la parte inicial del anlisis.

CASO ILUSTRATIVO (ANALISIS DEL SISTEMA CUENTAS POR PAGAR - D.F.D - D.D)

Se desea efectuar un anlisis sobre un sistema de CUENTAS POR PAGAR y se est particularmente interesado en conocer los elementos con que trabaja el sistema (ENTRADAS) y lo que produce (SALIDAS). En este sistema los Proveedores introducen Facturas y reciben Cheques de la empresa. El proceso requiere conocer los saldos por pagar y los datos de los proveedores.

El proceso de Cuentas por Pagar est formado por tres subprocesos: 1. Aprobacin de las facturas, 2. Liquidacin del saldo vencido y 3. Elaboracin de los cheques.

En el primer proceso, APROBACIN DE LAS FACTURAS, el jefe de compras compara los datos de la factura con los de la orden de compra, generando una orden de pago. Estas se archivan hasta que llegue el momento del pago respectivo.

En el segundo proceso, LIQUIDACIN DEL SALDO VENCIDO, el auxiliar de cuentas por pagar liquida el valor a pagar cuando llegue el vencimiento, ya sea por facturas individuales o lotes de facturas. Para proceder a la liquidacin se deben consultar los saldos que se tengan pendientes con el proveedor y determinar el saldo vencido.

En el tercer proceso, ELABORACIN DE LOS CHEQUES, el tesorero recibe el dato del saldo vencido, suministra el saldo vencido a contabilidad y consulta los datos del proveedor, para luego de elaborado el cheque entregarlo al proveedor.

De acuerdo con esta descripcin podremos elaborar los DIGRAMAS DE FLUJO DE DATOS de primero y segundo nivel, en los cuales el entendimiento a un nivel de detalle es extendido en forma descendente, de lo general a lo particular: El diagrama de la figura 2 describe el proceso de cuentas por pagar a nivel muy general.

Ntese que cada flecha representa el flujo de datos y est debidamente rotulada para mostrar los datos que se estn utilizando.

Los datos del saldo se consultan en el archivo de Cuentas por Pagar que estn almacenados para cada proveedor y la direccin, telfono, nombre del proveedor, etc., se consultan en el Archivo de Proveedores.

VER FIG. 2

La informacin contenida es inadecuada para entender los requerimientos del sistema, por lo cual el paso siguiente es describir el proceso de Cuentas por Pagar con mayor detalle.

La figura 3 muestra el proceso original extendido en tres subprocesos, los cuales aaden detalles para entender el proceso de Cuentas por Pagar.

El flujo de datos entre los procesos es como un sobre o paquete que contiene uno o ms elementos de datos. El sobre contiene todos los datos que fluyen conjuntamente entre dos procesos cada vez; sin embargo, si los diferentes datos cambian a diferentes tiempos, existen dos flujos de datos separados.

En el ejemplo presentado, el flujo de datos ORDEN DE PAGO, incluye los datos de la Factura suministrada por el Proveedor y los datos de la Orden de Compra; siempre van juntas y as se incluyen en el sobre ORDEN DE PAGO. Sera incorrecto mostrar dos flujos de datos a partir del proceso APROBACIN DE LA FACTURA (1.0), uno para la Factura y otro para la Orden de Compra.

En general, no se introducen en el nivel inferior nuevas entradas o salidas en el proceso que no se identificaron en los diagramas de mayor nivel. Sin embargo, dentro del proceso, se identifican nuevos flujos de datos y almacenamiento de los mismos. Los flujos de datos para FACTURA, FACTURA EN LOTE Y CUENTAS VENCIDAS, se identifican al extender el proceso de Cuentas por Pagar.

Este es precisamente el objetivo de la extensin de menor nivel: encontrar ms sobre los procesos internos.

Los diagramas desarrollados hasta este punto no incluyen informacin de control, ni cmo manejar los errores o excepciones.

Aunque esta informacin es necesaria en el anlisis final, no debe importar mientras se est identificando el flujo de datos en general.

VER FIG. 3

La explosin de los procesos y su presentacin en diagramas secundarios muestran un manejo de los errores y las excepciones en el proceso que se extiende, por ejemplo en un diagrama de tercer nivel.

El DFD de segundo nivel no toma en cuenta situaciones como FACTURAS NO FIRMADAS o FACTURAS AUTORIZADAS SIN LAS ORDENES DE COMPRA, que pueden ser parte del proceso APROBACIN DE FACTURAS.

Las descripciones asignadas a los flujos de datos y procesos deben sealar que est sucediendo. Todos los flujos de datos se deben rotular para relejar su contenido en forma exacta.

Los nombres asignados a los flujos de datos deben reflejar los datos de inters para los analistas, no el documento en el cual se reciben.

El sistema de numeracin mostrado, identifica plenamente los procesos, en especial entre distintos niveles. El diagrama de primer nivel no necesita numerarse. Los diagramas de menor nivel deben llevar un nmero de identificacin. Los procesos pueden identificarse con nmeros como 1.0, 2.0, 3.0, etc.. Las explosiones de menor nivel de esos mismos procesos se identifican con un decimal, para indicar que son explicaciones ms detalladas de los procesos de niveles superiores. Por ejemplo 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 y as sucesivamente aadiendo ms dgitos decimales. Una explosin de los DFD de segundo nivel para el sistema de Cuentas por Pagar, teniendo en cuenta las situaciones sealadas anteriormente, podr representarse en el DFD mostrado a continuacin.

VER FIG. 4

El proceso LIQUIDACIN DEL SALDO VENCIDO (2.0), al descomponerse en un diagrama de ms bajo nivel, consulta el saldo de la cuenta del Proveedor, teniendo en cuenta que pueden haber saldos pendientes de otras facturas anteriores, devoluciones, descuentos u otros aspectos que afecten el saldo final. Igualmente confronta los detalles de la transaccin con los registros de Contabilidad General. Una vez revisada esta informacin debe efectuar el REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES para luego pasar los detalles de las Cuentas Vencidas a Tesorera para elaborar el Cheque y efectuar el pago correspondiente. Esto se ilustra en la Figura 5.

VER FIG. 5

En la figura siguiente se muestra la explosin del proceso ELABORACIN DE LOS CHEQUES (3.0).

El proceso ELABORACIN DE LOS CHEQUES (3.0) comprende varias situaciones que implican control y que van desde PREPARAR EL PAGO, hasta REGISTRAR LOS CHEQUES y dems controles de Auditoria hasta la APROBACIN DEL CHEQUE y por ltimo proceder a la entrega del mismo al Proveedor.

VER FIG. 6

EVALUACIN

1. Qu es necesario conocer para determinar los requerimientos de un sistema? 2. Cul es la ventaja de mostrar el flujo de datos en forma grfica, en vez de hacer una descripcin verbal? 3. Qu es flujo de datos? 4. En qu se diferencia un flujo de datos de un flujo de documentos? 5. Cul es la relacin entre los flujos de datos, los procesos y almacenamiento de datos? 6. Cules son los smbolos que se utilizan en los diagramas de flujos de datos y cmo se utilizan cada uno de ellos?

7. Qu ventajas ofrece el mtodo de Diagramas de Flujo de Datos, sobre otros mtodos de representacin?

7 LOS DICCIONARIOS DE DATOS

OBJETIVOS

Al finalizar de estudiar esta seccin usted estar en capacidad de:

1. Determinar en qu consiste un Diccionario de Datos. 2. Elaborar los Diccionarios de Datos de los elementos incluidos en un Diagrama de Flujo de Datos. 3. Identificar el uso de los detalles del Diccionario de Datos.

GENERALIDADES

El Diccionario de Datos es el segundo componente del anlisis de flujo de datos. Los DFD no describen por s solos y por completo el objeto de la investigacin, por lo cual el Diccionario de Datos proporciona informacin adicional sobre el sistema.

Un Diccionario de Datos es una lista de todos los elementos incluidos en el conjunto de los DFD que describen un sistema: Flujo de datos, Almacenamiento de Datos y Procesos. El Diccionario de Datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.

Si los analistas desean conocer cuntos caracteres hay en un dato, con qu otros nombres se le conoce en el sistema o en dnde se utilizan dentro del sistema, deben ser capaces de encontrar las respuestas en un DD apropiadamente desarrollado.

El DD se desarrolla durante el anlisis de flujo de datos y ayuda al analista en la determinacin de los requerimientos del sistema pero tambin se utiliza en la etapa de diseo de sistemas.

LOS DATOS

Todos los datos de un sistema consisten de CAMPOS y el conjunto de los campos se denomina ESTRUCTURA DE DATOS.

El nivel de datos esencial es el CAMPO; no hay ninguna unidad ms pequea que tenga significado para el usuario de sistemas.

Los campos son los bloques que construyen todos los otros datos del sistema y por s solos no proporcionan suficiente informacin a ningn usuario.

Una estructura de datos es un conjunto de datos que estn relacionados entre s y que describen en forma colectiva un componente del sistema.

Tanto el flujo de datos como el almacenamiento son estructuras de datos.

DESCRIPCIN DE LOS DATOS EN EL DICCIONARIO

Para distinguir un dato de otro los analistas les asignan nombres significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a travs del proceso total de desarrollo de sistemas, por lo cual debe tenerse cuidado para seleccionar en forma significativa y entendible los nombres de los datos. Ejemplo: FECHA FACTURA.

Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice o se puede modificar conforme los datos aumentan a travs del proceso. Ejemplo: FACTURA se convierte en FACTURA APROBADA, que a su vez cambia por FACTURA REVISADA o FACTURA AUDITADA.

Aunque todos estos nombres se refieren a los mismos datos, son alias de la palabra FACTURA.

REGISTRO DE LAS DESCRIPCIONES DE DATOS

Puesto que las descripciones de datos se utilizarn de una manera repetitiva a travs de una investigacin y luego durante el diseo es necesario utilizar un formato fcil de aplicar y que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

Para limitar la cantidad descriptiva necesaria para sealar las relaciones entre los datos y al mismo tiempo mostrarlas con claridad, a menudo se utilizan algunos smbolos tales como:

= es equivalente a + y [ ] cualquiera { } interacciones de ( ) opcional * incluye anotacin

Ejemplo: FACTURA = Requisicin de pago *para algunos puede no estar etiquetada * = Paquete de factura + Aprobacin de pago. = = Factura firmada. Factura auditada. [Nmero de orden de compra, aprobacin de

ORDEN DE PAGO

RECEPCIN DE FACTURA APROBACIN DE AUDITORIA

AUTORIZACIN DE COMPRA = Gerencia] + Fecha de autorizacin. DETALLES DEL ARTICULO del artculo. MONTO DE LA FACTURA de ventas)}. SALDO DEL PROVEEDOR SALDO INICIAL = =

Nmero de Artculo + Descripcin del artculo + costo

{Tamao del artculo + Monto de los fletes (+ Impuesto

Saldo inicial + Compras + Pagos + Crditos.

Saldo del proveedor *coloca el ciclo del siguiente mes*

DEFINICIN DEL FLUJO DE DATOS, ALMACENAMIENTOS DE DATOS Y PROCESOS

Una explicacin completa de todos los elementos que estn incluidos en el DFD, comprende una descripcin de cada Flujo de Datos, Estructura de Datos, Procesos y Almacenamiento.

Retornando al ejemplo propuesto en la unidad anterior, el flujo de datos PAQUETE DE FACTURAS, se origina en los procesos 1.3 y 1.4 y es una entrada al proceso 1.5.

El ejemplo muestra un Flujo de Datos complejo y recalca el FLUJO DE DATOS y no el movimiento de documentos:

La factura no se aprueba oficialmente hasta que haya sido verificada contra una Orden de Compra cuando llega la mercanca, la autorizacin debe llevarse a cabo por separado, antes de que sea posible adelantar algn proceso posterior, razn por la cual los datos del PAQUETE DE FACTURA pueden llegar de dos flujos diferentes.

Cada flujo de datos se nombra y describe brevemente. Se incluyen tambin los nombres e identificacin de los procesos asociados con ese flujo. Para completar la definicin de este flujo de datos, se deben listar las estructuras de datos. No es necesario definir los contenidos de las estructuras de datos, por cuanto esto se maneja en la DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS Y ANLISIS DE CAMPOS.

NOMBRE DEL FLUJO DE DATOS :

Paquete de facturas

DESCRIPCIN : Detalles de la factura firmada del Proveedor y Orden de Compra, para el total correcto y el impuesto. DE LOS PROCESOS : 1.3 Verificar la mercanca ordenada.

4. Autorizacin de recepcin de compra. A LOS PROCESOS aprobadas). : 1.5 Extensin de las facturas (a travs del retraso de facturas

ESTRUCTURAS DE DATOS

Paquete de facturas.

Detalles de la factura. Autorizacin de compra. Reconocimiento de recepcin.

Como se observa existe un retraso al procesar las facturas verificadas que se integran a un lote (representado por el almacenamiento de Datos FACTURAS APROBADAS) hasta que comience el siguiente paso en el proceso.

NOMBRE DEL ALMACENAMIENTO

: Facturas Aprobadas.

DESCRIPCIN : Solicitudes de proveedores para procesamiento de pagos. Divide la mercanca recibida por artculos, costo unitario y contiene la firma del empleado que la recibe. FLUJO DE DATOS INTERNOS FLUJO DE DATOS EXTERNOS DESCRIPCIN DE DATOS : : : Factura firmada. Detalles de la factura en el paquete. Datos del proveedor.

Nmero de la factura. Fecha de la factura. Referencia de orden de compra. Detalles del artculo. Monto que se debe. VOLUMEN : 20 diarios. Crece 10% por ao. Congestin al principio del mes. ACCESO : Se procesan secuencialmente.

La entrada de acceso indica la forma como se consultan los datos almacenados para la siguiente etapa del procesamiento.

PROCESO

1.3 Verificar la mercanca ordenada. Compara cada factura que entra con la Orden de Compra o

DESCRIPCIN : autorizacin. ENTRADAS :

Detalles de la factura. Detalles de la Orden de Compra.

SALIDAS

Paquete de Facturas.

Facturas no verificadas. RESUMEN LGICO : Comparar la factura recibida con la Orden de Compra vlida. Agregar la informacin de la Orden de Compra al paquete de facturas. Si no hay Orden de Compra, obtener la aprobacin del Gerente, anotar la aprobacin en la factura. Si no es aprobada por el Gerente, regrsese la factura a quien la origin anotando que no es aprobada para su pago.

USO DE LOS DETALLES DEL DICCIONARIO DE DATOS

Es muy valioso tener un conjunto claro de definiciones para todas las entidades del sistema que se est estudiando.

A menudo, el DD es la nica fuente comn de definiciones para los usuarios e investigadores. Se utiliza como fuente de respuestas a todas las preguntas que se relacionan con el formato y con el contenido de los conjuntos de datos utilizados en el sistema.

El proceso de desarrollo de los DD obliga a los analistas a aclarar su conocimiento de los datos del sistema. Encontrar cules son los Flujos de Datos que faltan, detectar definiciones duplicadas o descubrir datos posteriores en la determinacin de los requerimientos en el diseo del sistema.

El DD, tambin puede procesarse para revelar informacin adicional tal como: 1. Listado de campos / estructura de datos : conjunto completo de todos los datos utilizados en el sistema que se est investigando y que incluyen nombre, descripcin, longitud de campo y nombres alternos utilizados (alias). 2. Listado de procesos: un conjunto completo de todos los procesos que se llevan a cabo en el sistema junto con una descripcin de las actividades asociadas con cada uno de ellos. Incluye la identificacin de los datos utilizados y los flujos de datos involucrados. 3. Verificacin de referencia cruzada: determinacin de dnde se utilizan los datos en el sistema; por ejemplo, qu procesos utilizan los mismos datos? Qu datos no se utilizan? 4. Deteccin de errores: encontrar inconsistencias del rea que se est investigando, como datos necesarios de un proceso que nunca se introduce al sistema, procesos que no se alimentan con flujos de datos internos o que no producen flujos de datos como salida o procesos mltiples que duplican funciones de otros.

En resumen, podemos concluir que la adecuada presentacin del DD tiene las siguientes ventajas: Detecta redundancias, Facilita el mantenimiento del sistema, Verifica consistencia e integridad de la informacin, Posibilita mantener sinnimos (alias), Una vez creado, ayuda a no volver a definir de cero, Provee una lista de datos disponibles, Permite listado de referencias cruzadas, Permite listado a la medida para distintos componentes del sistema con distintos grados de detalle.

EVALUACION

1. Qu es Diccionario de Datos? 2. En qu momento se desarrolla el Diccionario de Datos? 3. Qu es una Estructura de Datos? 4. Qu informacin adicional puede revelar el Diccionario de Datos? 5. Qu ventajas tiene la adecuada presentacin del Diccionario de Datos?

2 EL SISTEMA PROPUESTO

OBJETIVOS

Al finalizar de estudiar esta seccin usted estar en capacidad de:

1. Analizar los datos relacionados con el sistema actual.

2. Definir con claridad cules son los hechos representativos del sistema actual. 3. Identificar las estrategias a seguir en el diseo del nuevo sistema. 4. Definir las estrategias a seguir en el diseo del sistema propuesto.

ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOLECTADA

En el proceso de estudio del sistema actual se ha recolectado informacin que describe la forma como se realiza el trabajo y la efectividad y eficiencia del rea respectiva. Esta recoleccin de informacin es slo una parte del proceso de anlisis y por tanto no es suficiente mientras no guen y recomienden sobre las caractersticas que debe tener el nuevo sistema de informacin para cubrir las necesidades de los usuarios.

En conclusin, esta etapa debe dejar establecidas las recomendaciones para el diseo del nuevo sistema, a partir de la evaluacin de la forma es que se estn llevando a cabo las operaciones actuales y de las exigencias y expectativas de los usuarios del sistema.

El estudio de un sistema es el hallazgo de hechos seguido del anlisis de los mismos, para lo cual deben unirse los detalles de la investigacin y que nos sealan: Qu est pasando? Cmo se est haciendo? Cundo se est haciendo? Dnde se est haciendo? Con qu se est haciendo?

La integracin de estos detalles permiten evaluar el sistema actual y establecer la eficiencia con que se desarrollan ciertas actividades y la forma como contribuyen al resultado deseado.

HECHOS REPRESENTATIVOS DEL SISTEMA

Luego de examinar la informacin recolectada sobre el sistema, se debe desarrollar un perfil de cada rea del sistema y el cual consiste en una descripcin detallada de las caractersticas operativas del sistema.

Esta descripcin detallada es el resultado del anlisis y muestran los hechos encontrados y que permiten evaluar la efectividad de la situacin, determinando si se cometen errores u omisiones excesivas, con qu frecuencia suceden, por qu causas se suceden y cul es su costo.

Este perfil del sistema y la descripcin de los hechos representativos del mismo estn dados por: Procesos principales, Aspectos de personal, Detalles del procesamiento y Evaluacin del procesamiento.

CARACTERSTICAS DEL DISEO

Del anlisis de la situacin actual se formulan las caractersticas de diseo del nuevo sistema o sea, aquellos detalles que deben tenerse en cuenta para introducir las mejoras o cambios que previamente se determin que eran necesarios. Las mejoras se determinan comparando el desempeo actual con los objetivos de desempeo aceptables del sistema.

PROBLEMAS DE APLICACIN: ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

1. El comit directivo de sistemas de informacin de una compaa que brinda servicio evala una propuesta para un sistema de recepcin de pedido en lnea. El sistema de computo con el que cuenta la compaa tiene la capacidad suficiente de memoria y procesamiento para manejar la nueva aplicacin. Aunque la capacidad del sistema es adecuada ser necesario adquirir 10 terminales especiales, cada una con un costo de 2.700 dlares, para dar soporte al sistema propuesto. No se prev que la entrega de las terminales en un tiempo razonable sea problema alguno ya que la oferta por parte de los vendedores es suficiente.

Si el sistema se desarrolla el software ser ejecutado por una computadora que cuenta con un paquete de comunicaciones. Sin embargo el sistema propuesto requiere que la versin de este paquete sea actualizada, lo cual tiene un costo aproximado de 150 dlares al mes.

El personal para desarrollar el software del proyecto propuesto ser seleccionado de entre los miembros del Departamento de Sistemas. Se estima que para desarrollar el proyecto ser necesario que trabajen en l 8 personas durante 10 meses. El salario promedio de los desarrolladores del sistema ser de 26 mil dlares anuales (El paquete de prestaciones para estos empleados cuesta a la compaa un 25% adicional por persona al ao).

El uso de sistemas de informacin a nivel gerencial ha permitido a la compaa convertirse en lder de la industria. El equipo de sistemas de informacin, que desarroll e implant muchos sistemas sofisticados, recibe opiniones muy favorables por parte de la gerencia de la organizacin. Por otro lado, los representantes de otras empresas de la industria han visitado en varias ocasiones las instalaciones de la compaa para observar varios de sus sistemas de administracin.

La operacin de entrada de pedidos se ha hecho manualmente durante varios aos. Los pedidos se han elaborado en forma de ventas escritas a mano por las personas que toman los pedidos. Cuando se completan, las formas de pedidos se revisan en busca de errores, se aprueban y se totalizan. El grupo que realiza este trabajo es muy efectivo, sin embargo, normalmente es comn tener un porcentaje de error del 4%. Cuando ocurren los errores, frecuentemente son o cantidades errneas de pedidos o precios equivocados. En algunas ocasiones, las cantidades solicitadas por los clientes no se registran, aunque esto es raro; pero cuando sucede, los clientes notifican a la compaa el descuido y esta lo rectifica inmediatamente.

Los encargados de recibir los pedidos estn orgullosos de su trabajo y afirman que los errores ocasionales son inevitables. Su opinin es que no existe ningn problema y que, por consiguiente, no es necesaria la intervencin de la gerencia. Estos empleados no tienen conocimiento de la propuesta del sistema automatizado.

La gerencia de la compaa espera que la combinacin de planes de mercado ms agresivos junto con una lnea de nuevos productos, d como resultado el aumento significativo en ventas y pedidos. Con el personal disponible en ese momento, la compaa puede crecer hasta un 30% para satisfacer la demanda anticipada de pedidos. Sin embargo, si se desarrolla un sistema automatizado, entonces el personal actual de 10 personas podra manejar el aumento

de trabajo y no sera necesario contratar nuevo personal. (Nota: Cada empleado representa un costo promedio para la compaa de 26 mil dlares por ao en salarios y prestaciones).

a. Con base en la informacin proporcionada, analizar y discutir la propuesta en trminos de su factibilidad y decidir si el sistema se debe desarrollar o no. b. Supngase que los resultados finales del estudio de factibilidad indica que el sistema propuesto es tcnica y econmicamente factible; sin embargo los que toman el pedido no estn de acuerdo con la propuesta y han dado la impresin de que ellos evitaran o rechazaran su uso cuando se desarrolle y se ponga en marcha. De acuerdo con la informacin proporcionada en el anlisis anterior, cul sera la recomendacin en cuanto a la factibilidad del sistema? Por qu? c. Qu otra informacin especfica se necesitara a fin de realizar un estudio de factibilidad ms amplio para esta propuesta? Para cada parte de la informacin identificada, indicar quin debera proporcionar la informacin?

2. Los analistas de sistemas son responsables de dotar a los usuarios en las organizaciones con el soporte de sistemas de informacin que necesiten.

En muchas situaciones de desarrollo, el analista puede formular varias opciones diferentes para cumplir con los requerimientos de los usuarios.

Como es de esperarse, las opciones difieren en costos, beneficios y niveles de sofisticacin. As mismo, la forma en que se integran los recursos computacionales para formar un nuevo sistema tambin sern diferentes.

Los analistas de sistemas se enfrentan de manera constante con las siguientes preguntas: de las muchas opciones de sistemas que existen, Cules deben proponerse a la administracin?, Se debe siempre recomendar la mejor opcin para un sistema sin importar su costo?. Proporcione su opinin con respecto a esta situacin. Asegrese de explicar lo que entiende por la mejor opcin.

3. Una pregunta que con frecuencia se hace en las universidades y escuelas en donde se ofrecen planes de estudio en sistemas de informacin tiene que ver con el entrenamiento en programacin que deben tener los futuros analistas de sistemas. Muchos estudiantes interesados en esta carrera (pero a los que no les gusta la programacin de computadoras) no perciben razn alguna para este entrenamiento. Ellos afirman que no necesitan desarrollar

ninguna habilidad para escribir programas para computadora dado que el trabajo del analista de sistema no lo requiere.

Otros estudiantes se inscriben a la mayor parte de cursos de programacin de computadores que pueden tomar. Creen que el analista de sistemas ms eficaz es aquel que es un experto en programacin. Lleve a cabo una discusin con respecto a estos puntos de vista opuestos. Cul piensa usted que es el punto de vista correcto? Explique sus razones.

[pic]

----------------------VENTAS

BODEGA

DIAGRAMA ESQUEMATICO

DIAGRAMA PICTRICO:

ANLISIS DE CAMPOS DE LOS DOCUMENTOS

NOMBRE DEL SISTEMA:

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

NUMERO DE COPIAS:

| No. |NOMBRE DEL | |FILA |CAMPO | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |#

|CARACTERIS.

|No.

|OBSERVACIONES

N | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

AN | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

|CAMPO

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

| | |

| | |

| | |

| | |

| | |

| | |

| | |

| | |

Validacin Y Edicin

Procesamiento de la informacin depurada Edicin

Estndar

Real

Componentes del Sistema

Medio de Comparacin

INVENTARIOS

CONTABILIDAD

PRODUCCION

DIAGRAMA SECTORICO

[pic]

DIAGRAMA DE DISTRIBUCIN FISICA

Proceso 1

Destino

origen

Proceso 2

Almacenamiento De datos