LA NOMINA PROCESO DE PREPARACION.

. FACILITADOR: JORGE DE LA ROSA MOLINA INTRODUCCION: El proceso de nminas est enfocado en los procedimientos utilizados por la organizacin para el manejo y el pago del personal. Los costos y gastos de la nmina representan una erogacin muy importante para cualquier tipo de empresa. En este sentido el control y las salidas de dinero derivadas de la nmina representa un proceso que debe ser administrado por un sistema aplicable al ciclo y es por esto que esta segunda unidad trataremos todos los aspectos relacionados con los documentos que se deben utilizar para recopilar toda la informacin que permita hacer un efectivo control sobre el pago del personal. COMPETENCIA LABORAL : Al terminar la presente unidad el participante estar en capacidad de: Recopilar toda la informacin referente al personal. Manejar los soportes y anexos referentes al control del personal. Calcular y controlar los desembolsos originados por los pagos del personal.

PROCESO DE NOMINAS: Al estar enfocado este proceso en una secuencia generada en el control del pago del personal debemos tener en cuenta la jornada de trabajo que es fundamental en su desarrollo. La legislacin laboral colombiana define una jornada ordinaria de trabajo como aquella que convienen las partes que intervienen en el contrato de trabajo y que no puede exceder la mxima legal y el trabajo suplementario, como el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso, de la mxima legal (artculos 158 y 159 del CST).

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Respecto de la duracin mxima de la jornada ordinaria de trabajo, el artculo 161 del CST, reformado por el artculo 20 de la Ley 50 de 1990, determina: Artculo 161. Duracin. La duracin mxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8) horas al da y cuarenta y ocho (48) a la semana. A) En las labores que sean especialmente insalubres o peligrosas, el gobierno puede ordenar la reduccin de la jornada de trabajo de acuerdo con dictamen al respecto; B) La duracin mxima legal de la jornada de trabajo del menor se sujetar a las siguientes reglas: A su vez, el artculo 22 de la Ley 50 de 1990, fij las horas extras mximas diurnas o nocturnas a laborar en el da, en dos (2) horas diarias y doce (12) semanales. Lo anterior significa que en ningn evento, es permitido que un trabajador labore ms de 10 horas al da o 60 horas en la semana. Si as lo exige el empleador, el trabajador puede acudir a la inspeccin de trabajo ms cercana a su domicilio para presentar la denuncia correspondiente. Respecto de los descansos otorgados por el empleador a los trabajadores dentro de la jornada de trabajo, el artculo 167 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, dispone: ARTCULO 167. DISTRIBUCIN DE LAS HORAS DE TRABAJO. Las horas de trabajo durante cada jornada deben distribuirse al menos en dos secciones, con un intermedio de descanso que se adapte racionalmente a la naturaleza del trabajo y a las necesidades de los trabajadores. El tiempo de este descanso no se computa en la jornada.

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Con fundamento en lo anterior, durante la jornada de trabajo es permitido distribuir el horario en dos fases, con el fin de conceder un intermedio de descanso al trabajador, generalmente de una hora o segn las necesidades de las partes, pero este tiempo de interrupcin de labores no se debe computar en la jornada establecida. Sin embargo, es oportuno indicar que la legislacin laboral colombiana no consagr la obligacin de conceder al trabajador ms descansos durante la jornada de trabajo, as como tampoco se estableci si stos deben descontarse de la jornada en caso de ser concedidos voluntariamente por el empleador. Solo el artculo 108 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, al regular el contenido del Reglamento Interno del Trabajo, dispuso que este deba sealar las horas de entrada y salida de los trabajadores y el tiempo destinado para las comidas y perodos de descanso durante la jornada. En este sentido, el artculo 108 del citado cdigo seala: El Reglamento debe contener disposiciones normativas de los siguientes puntos: 4) Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efecta por equipos; tiempo destinado para las comidas y perodos de descanso durante la jornada. Finalmente, es preciso anotar que en el ordenamiento legal colombiano no existe ninguna norma que obligue a los empleadores a suministrar a sus trabajadores ningn tipo de alimentacin. En los anteriores trminos damos respuesta a las inquietudes planteadas, no sin antes advertir que este concepto tiene los alcances determinados en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo.

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TRABAJO EXTRA : La duracin mxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8) horas al da y cuarenta y ocho (48) a la semana. El tiempo que exceda de la jornada mxima legal (Art. 161 CST) ser trabajo suplementario de conformidad con el artculo 159 del C.S.T, as: Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada mxima ordinaria y en todo caso el que excede de la mxima legal El artculo 160 del C.S.T., Modificado por la L. 789 de 2002, art. 25, frente al trabajo ordinario y nocturno, seala: 1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 am) y las veintids horas (10:00 p.m.) 2.Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintids horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.) Ahora bien, para efectos del trabajo nocturno y el suplementario o de horas extras, este se remunera conforme lo establece el artculo 168 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artculo 24 de la Ley 50 de 1990, que consagra: ART. 168.- Subrogado L. 50/90, art. 24, Tasas y liquidacin de recargos. 1. El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno se remunera con un recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor del trabajo diurno, con excepcin del caso de la jornada de treinta y cinco (35%) sobre el valor del trabajo diurno, con excepcin del caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales prevista en el articulo 20 literal c) de esta ley. 2. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por cinto (25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.

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3. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo de setena y cinco (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno. 4. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva, es decir, sin acumularlo con alguno otro Sin perjuicio de lo anterior, el Cdigo Sustantivo del Trabajo en sus artculos 172, subrogado por el artculo 25 de la Ley 50 de 1990, y 177, modificado por el artculo 1 de la Ley y 51 de 1983, dispone que los empleadores estn obligados a dar descanso dominical remunerado y descanso remunerado en los das de fiesta de carcter civil o religioso. Adicionalmente, el numeral 2 del artculo 174 del citado cdigo dispone que: En todo sueldo se entiende comprendido el pago del descanso en los das que es legalmente obligatorio y remunerado. Por su parte, en el artculo 179 del C.S.T., modificado por el artculo 26 de la Ley 789 de 2002, se encuentra establecido que el trabajo en domingos y festivos se remunerar: con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario en proporcin a las horas trabajadas. A su vez, en el pargrafo 2 de esta misma norma se define que el trabajo dominical es ocasional cuando el trabajador labora hasta dos domingos durante el mes calendario, y es habitual cuando este labora tres (3) o ms domingos durante el mes calendario. Respecto de la labor en da de descanso obligatorio, cuando es ocasional, el artculo 180 del C.S.T., subrogado por el artculo 30 de la Ley 50 de 1990, dispone que el trabajador tiene derecho a un descanso compensatorio remunerado, o a una retribucin en dinero, a su eleccin, en la forma prevista en el artculo anterior.

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Cuando dicha labor en da de descanso obligatorio es habitual, el artculo 181 del C.S.T., subrogado por el artculo 31 de la Ley 50 de 1990, establece que el trabajador tiene derecho: a un descanso compensatorio remunerado, sin perjuicio de la retribucin en dinero prevista en el artculo 180 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. Con respaldo en las normas citadas, esta oficina es del siguiente criterio respecto de la remuneracin de los das dominicales y festivos que se laboran: Cuando el trabajador labora habitualmente en das festivos y dominicales, tiene derecho a percibir: 1.00 por el descanso dominical (art. 174 nm. 2), ms la remuneracin por el trabajo -en ese da que corresponde al valor de un da ordinario de su salario con un recargo de setenta y cinco por ciento, es decir; ms 1.75, en proporcin a las horas laboradas. Tiene derecho, adems, a un da de descanso compensatorio remunerado (art. 181 del C.S.T.). Si la labor en das de descanso obligatorio es excepcional, el trabajador tiene derecho a percibir: 1.00 por el descanso dominical (art. 174 nm. 2), ms la remuneracin por el trabajo en ese da que corresponde al valor de un da ordinario de salario con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%), es decir, ms 1.75, en proporcin a las horas laboradas; o puede optar por un descanso compensatorio remunerado (art. 180 del C.S.T.), que no excluye el derecho a recibir la remuneracin por el descanso dominical (art. 174, nm. 2 del C.S.T.). As las cosas, si el trabajador labora horas extras nocturnas festivas, tendra derecho a que se le cancelar los recargos nocturnos del (35%) por todo el tiempo laborado ms el recargo dominical del (75%); si el trabajo es extra diurno festivo, se le cancelara al trabajador el (25%) por el recargo extra diurno ms el (75%) por todo el tiempo laborado. LA NOMINA: La nmina es el documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagados, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado durante un periodo determinado, ya sea semanal, quincenal o mensual. _______________________________________________________________________ www.formateya.com - Telfono: 3465405 - Barranquilla. Colombia

El formato de la nmina debe contener: Encabezamiento: Nombre del empleador, nombre del Documento y el periodo de pago. Esquema Central: Primera Parte: Nombre y cargo del trabajador. Das laborados Valor devengado. Deducciones. Neto Pagado. Firma del trabajador. Segunda parte: Aportes parafiscales, salud, pensin y riesgos profesionales .Apropiaciones para prestaciones sociales. Firma de quien elabora y aprueba la nmina.

CLASES DE NOMINAS. La nmina se clasifica de acuerdo la base utilizada para calcular el salario: . Nominas por Das laborados. NOMINAS . Nominas por horas. . Nominas por unidades producidas.

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PREPARACION DE LA NOMINA : En la preparacion de la nomina se requiere relacionar cada uno de los informes que permitan recopilar toda la informacion referente a la identificacion,asistencia y control de la jornada de trabajo.En este proceso de preparacion de la nomina identificamos los siguinets formularios : LA FICHA DEL TRABAJADOR : Es el documento que permite recopilar la informacion a cerca del trabajador como son : .- Nombre y apellido .- Codigo del trabajador. .- Documento de identidad. .- Deparatmento donde labora y Crago. .- Fecha de ingreso. .- Tipo de contrato. .- Jornada Laboral. .- Horario. .- Sueldo. .- Firma del trabajador y del jefe de seccion. DISTRIBUIDORA BARRANQUILLA LTDA Nit 890.240.302-3
FICHA DEL TRABAJADOR Nombre y apellidos: Carmen Londoo Cedula No : 32.007.320 de Barranquilla Dpto.: Ventas Jornada : Diurna Cargo: Vendedora Horario : 8:30 a 8 PM Fecha de Ingreso: julio 24 de 2010 Sueldo : $550.000.oo( Quinientos cincuenta mil pesos m/l ) Forma de pago: Mensual( Distribuidos en dos quincenas) Firma del trabajador: Carmen Londoo Firma del jefe de seccin____________

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Este documento se diligencia con la informacion del trabajador tomada del contrato de trabajo. CONTROL DE ASISTENCIA : De acuerdo a la nueva tecnologa el carnet del trabajador es el medio ms efectivo para el control magntico de la asistencia, ya que le trabajador con solo introducir el carnet en la ranura del reloj este automticamente a travs de cdigo de barra asignado registrara la hora de entrada y de salida facilitando as el control exacto de del tiempo. EL CARNET : Que de acuerdo al articulo 40 del CSdeT. Las empresas podrn, a su juicio y como control de identificacin del personal que le preste servicios en sus distintas modalidades, expedirles a sus trabajadores, contratistas y su personal y a los trabajadores en misin un carn en donde conste, segn corresponda, el nombre del trabajador directo, con el nmero de cdula y el cargo.
DISTRIBUIDORA BARRANQUILLA LTDA Nit 890.240.302-3 NOMBRE: Carmen Maria APELLIDOS: Londoo Acosta CEDULA: 32.007.320 De Barranquilla DEPARTAMENTO: Ventas FIRMA ______________ CARGO: Vendedor
CO DEBARRA DIGO

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LA TARJETA DE TIEMPO. Luego de haber terminado la labor del da el encargado de la nmina recoge la informacin del reloj y lo lleva a un documento, donde se resume la hora de entrada y salida del trabajador en cada uno de los das de la quincena y de acuerdo a la jornada laboral ya sea diurna o nocturna la cual no debe exceder de la mnima legal o sea ocho horas. Este documento recibe el nombre de TARJETA DE TIEMPO y se elabora una por trabajador. En este mismo documento el encargado hace una clasificacin del tiempo en horas ordinarias y en horas extras o sea la que sobrepasa la jornada ordinaria y las horas nocturnas que corresponden a la jornada de 10PM a 6AM inclusive, las horas nocturnas , los dominicales y las festivas y se debe elaborar una por cada trabajador. Ejemplo: Carmen Londoo labora en el departamento de ventas y la informacin del 16 al 21de mayo laboro en horario de 9:30 AM a 6PM y del 23 al 30 en horario de 8AM a 5:30 PM (Incluye domingos de 8AM a 12M

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Fecha 16-05 17-05 18-05 19-05 20-05 21-05 22-05 23-05 24-05 25-05 26-05 27-05 28-05 29-05 30-05

Entrada 9:30 9:30 9:30 9:30 9:30 9:30 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo 8:oo Total

Salida 6:oo 6:oo 6:oo 6:oo 6:oo 6:oo 12:o 5:30 5:30 5:30 5:30 5:30 5:30 12:o 5:30

Jornada diurna ordinarias Extras 8 0.5 8 0.5 8 0.5 8 0.5 8 0.5 8 0.5 -o-o8 1.5 8 1.5 8 1.5 8 1.5 8 1.5 8 1.5 -o-o8 1.5 104 13.5

Jornada Nocturna ordinarias extras -o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-ooo-o-o-o-o-

festivas o-o-o-o-o-o 4 o-o-o-o-o-o 4 -o8

Total 8.5 8.5 8.5 8.5 8.5 8.5 4.0 9.5 9.5 9.5 9.5 9.5 9.5 4.0 9.5 125.5

Elaborada por : ________________

Revisada por __________________

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PLANILLA DE TRABAJO : Una vez hecho el resumen de cada trabajador en la respectiva tarjeta de tiempo se procede a elaborar la planilla de trabajo donde se resume en la informacin de todos los trabajadores. Esta se elabora una por cada departamento. DISTRIBUIDORA BARRANQUILLA Nit 890.240.302-3 PLANILLA DE TRABAJO DEL 16 A 30 DE mayo DE 2010 DEPARTAMENTO : VENTAS
Cdigo Nombre del trabajador No Dias Horas extras Diurnas Nocturnas Recargo noct. Dominicales

30332007320

Carmen Londoo

15

13.5

-o-

-o-

8 horas

Totales APOYO BIBLIOGRAFICO: www.lared.com.co/.../casoslaborales/codigolaboral/textocodigolaboral.html copaso.upbbga.edu.co/.../Codigo%20Sustantivo%20del%20trabajo.pdf www.gestionhumana.com/.../regimen_laboral/regimen_laboral.asp -

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