TECNICAS DE OFICINA

TECNICAS DE OFICINA.- Estas se refieren a las caractersticas de una oficina, el trabajo que all se desempea el manejo de las mquinas y tiles de escritorio, de igual forma muestra como pueden ser la secretaria o el oficinista ayudando a desarrollar ciertas tcnicas, cualidades de tipo social, para efectuar con eficiencia sus labores y le hace conocer adems, la importancia del mejoramiento de las relaciones humanas a travs de la comprensin de la propia personalidad y del conocimiento del comportamiento humano. De la forma como la secretaria o el empleado ejecutivo ejecute su trabajo y cumpla con sus obligaciones, la cortesa y diligencia con que atienda a los clientes, la iniciativa que desarrollen sus funciones, de la lealtad, que demuestre a la institucin y del orden y la exactitud que tenga en el manejo de los documentos, depende en gran parte del xito de los negocios. Se dice tambin que es el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el servidor pblico, para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo dentro de la oficina. OBJETIVO.- El objetivo es facilitar al servidor pblicoy darle una visin general y actualizada de losprocedimientos y tcnicas que se utilizan en la gestin diaria de una empresa o institucin al finalizar el mismo los alumnos/as debern ser capaces de distinguir los elementos y funciones de una empresa o institucin;tambin sabrn valorar la importancia de la comunicacin oral y escrita en la empresa, comprendiendo la funcin que tienen los documentos y la correspondencia en la gestin de la misma, as como las tcnicas y sistemas para su archivo Analizarn la importancia de la contabilidad y como utilizar elPlan General de Contabilidad, identificando correctamente los grupos y las cuentas. IMPORTANCIA.-La importancia de mejoramiento de las relaciones humanas a travs de la comprensin de la propia personalidad y del conocimiento del comportamiento humano. Estas permiten una organizacin y sistematizacin de toda la informacin de la institucin. Facilitan el desempeo laboral en las instituciones o empresa y los funcionarios. Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organizacin ante el pblico. SU APLICACIN.- Estas se aplican en todas y cada una de los cargos de oficina es decir en las diferentes ocupaciones necesarias segn el requerimiento de la institucin o empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera sea la naturaleza de sus actividades, se consideran 3 factores importantes que son:

Equipo Humano (personal de trabajo) constituye un insumo bsico de un sistema de informacin, porque permite adecuar el diseo de un sistema de informacin a las necesidades o carencias de informacin que puedan detectarse, adems permite realizar los ajustes necesarios que permitan alcanzar los objetivos esperados. Material o equipo de trabajo.- esto se refiere a la instalacin de equipos y el local donde se va a desempear las funciones o sea el lugar.

 Recursos Financieros.- Son los medios que posibilitan contar con los dems elementos para poder disear, hacer la implantacin del sistema y controlar los recursos humanos. OCUPACIONES MS COMUNES DENTRO DE UNA OFICINA: 1. Recepcionista.- Es una funcin que desempea una persona atendiendo al pblico, sirviendo de enlace entre el pblico y el personal de la institucin, tarea interesante y a veces muy difcil, en algunas ocasiones pondr a prueba el criterio y la personalidad del servidor pblico. Funciones que debe cumplir: Recibir visitas y arreglar entrevistas con habilidad Causar buena impresin en la institucin a favor de las relaciones pblicas. capacidad distinguir entre las personas que visitan y los clientes que requieren algn trmite. Ser cmplice de todas las transacciones particulares tanto del jefe como de la compaa. CUALIDADES DE UNA BUENA SECRETARIA RECEPCIONISTA: Tener buena apariencia y disposicin, esto significa que cuida su apariencia personal, debe estar fuera de toda crtica. Tener hbito ordenado de trabajo, es decir su rea de trabajo en orden y limpia. Tener exactitud, es decir que la recepcionista debe concentrarse siempre en su trabajo y nunca confundir exactitud con velocidad. Interesarse siempre en los clientes No tener quejas de los clientes y evitar conflictos. Visin clara , voz agradable y bien articulada Buena memoria de las voces, mucho tacto y discrecin Memoria general y control, suficiente paciencia Sonrisa a flor de labios y la capacidad de interesarse en los dems Equilibrio y confianza, seguridad en s misma Dedicacin personal y a su trabajo Dominio de su idioma y de otros mas Sincero inters por las personas. LA SECRETARIA RECEPCIONISTA DEBE CONOCER LO SIGUIENTE: Manejo de la central telefnica La organizacin interna de la empresa Las normas y reglas de la compaa Los nombres de todo el personal incluyendo los de menor rango Los nmeros telefnicos de los clientes y relacionados con la compaa o institucin. Las extensiones correspondientes a cada departamento de la compaa. 2. Auxiliar de oficina.- Es el servidor pblico, que presta apoyo a la secretaria y dems servidores que trabajan en esa institucin.

Funciones que debe cumplir.- Especficamente las funciones en la oficina es la de recoger informacin, procesarla, registrarla y utilizarla, los medios para realizar estas funciones dependern del grado de automatizacin alcanzado. 3. Secretaria Ejecutiva.BUENOS MODALES: Los Buenos modales son la expresin de lo mejor que cada uno tiene en su corazn para dar a los otros. Bondad o egosmo? No es simple romanticismo o cursilera. Los buenos modales verdaderamente expresan el nivel de conciencia que tenemos hacia la dignidad de los dems. Es importante: Aprender a sonrer, independientemente de tu temperamento. Tener el hbito de saludar, independientemente de tu posicin en la empresa. Vigilar el tono de tus palabras para no ofender al otro. Ser consciente del dao que hacen las malas palabras. Cuando hay necesidad de llamar la atencin o discutir es necesario recordar que queremos integrar no desintegrar. Ser consciente las carcajadas en una mujer la hacen parecer vulgar. Se puede rer con muchas ganas sin necesidad de hacer escndalo. En el aspecto fsico.-Porque estars preocupada por aprender e ir en la bsqueda de un estilo personal tuyo que abarcar las piezas de tu guardarropa, maquillaje y peinado. Ese estilo tiene que expresar la verdadera t, tus valores, as como tus ambiciones profesionales. En el aspecto humano.-Cuando, por ejemplo, nos decidimos a tomar unas clases de etiqueta para aprender el uso y manejo de los cubiertos, estars aumentando la confianza en ti misma ya que ante el conocimiento de lo que es correcto y de lo que es incorrecto, te manejaras con mayor soltura. En aspecto Espiritual.- No es lo mismo saludar con la alegra de saber que vas a un encuentro con otros, a saludar porque es una costumbre. La verdadera relacin con los otros se construye desde las potencias espirituales y requiere de un esfuerzo interior para hacer de un saludo simple, aparentemente, una cancin de bienvenida para los otros. Esto requiere, que haya en efecto reservas, combustible, abono. Se refiero a que la vida interior, aade un velo especial al alma de una mujer. Te hace ms sensible, ms clida, ms humana. El corazn se vuelve frondoso, y ansioso por crear nuevas formas de relacionarse con los otros. Un consejo que no estar de ms. Los buenos modales se demuestran en gestos, igual que en palabras y hechos. Su distintivo es la sonrisa. El poeta Horacio lo deca: "Nada impide decir la verdad sonriendo". Pinsalo. TECNICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVO: Es el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fcil y rpidamente y protegerlos de prdidas y deterioro etc. Este sistema va a permitir clasificar y buscar rpidamente los documentos.

Su importancia.- representa la memoria de un negocio o conservacin de los documentos, solo se guarda los documentos importantes. LA FINALIDAD DE ARCHIVAR.- un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los ttulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente. TIPOS DE ARCHIVOS: Existen varias clases de archivo entre ellos mencionaremos los ms importantes: Archivo inactivo.- Es el que est guardado por varios aos Archivo Central.- El que est guardado en el Stano Archivoactivo.- Son los documentos actuales. Archivo Semi-activo.- Documentos guardado de un ao, son ocupados para consulta y constatacin. SISTEMA DE ARCHIVO:alfabtico, numrico, geogrfico por asunto: Sistema Alfabtico.- viene a ser la asociacin de la letra A hasta la letra Z. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS.Documentos vitales.- incluye documentos legales de constitucin ttulos de propiedad escrituras pblicas. Documentos importantes.- incluye facturas, registro de compra correspondencias recibidas y expedidas. Documentos tiles.-Incluye alguna correspondencia general como ser memorndum, cartas, informes, normas legales, recibos y otros. Documentos no esenciales.- anuncios formatos, afiches, invitaciones y material de folletera. UTILES DE OFICINAS.- Existe un sin nmero de utensilios que son utilizados dentro de una oficina, entre ellos nombraremos a: Archivador de oficio ancho Archivador de oficio delgado Canastilla porta documentos Engrampadora Perforadora Bolgrafo Escritorio de computadora Cuaderno empastado grande