Gua de archivo y correspondencia

Monday, February 21, 2011

RECOMENDACIONES GENERALES
Por conservacin no legajar los documentos de archivo (los que se transfieren al archivo central) Sacar copia de los documentos de archivo para la permanente utilizacin y consulta. Tener una gua en cartulina tamao oficio para perforar los documentos de todos los tamaos que legajan al archivar. El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento. La abreviatura de visto bueno es Vo. Bo. se debe poner en las comunicaciones siempre que este se requiera y se distribuye en pareja con el firmante o en forma vertical a seis interlineas del firmante. De acuerdo con el tema, por seguridad l responsable del contenido pueden poner su rubrica en cada hoja y siempre en la parte inferior izquierda. Los documentos remisorios son: a) Razonero: Comunicacin informal que se utiliza para remitir documentos, aclarar situaciones o asuntos de las comunicaciones oficiales, o del trmite. b) Nota Interna (FGO7) Comunicacin informal que se utiliza para remitir documentos informativos o de apoyo. Estos dos formatos NO pueden remplazar el memorando o la carta. El conocimiento de los procesos de la oficina productora y de la Institucin, permiten definir cuando se utiliza este medio o cuando es memorando o carta radicada.

 Elaborar las Comunicaciones Oficiales que se utilizan en la Institucin, con base en las Norma NTC 3397 para Memorando, 3393 para Carta, 3234 para Circular, 3394 para Acta, 3588 para Informe Administrativo, 3369 para Sobre, 4176 para Certificado y Constancia. Las comunicaciones oficiales que se radican en la Institucin son: memorandos, cartas, circulares, acuerdos, resoluciones y actas de eliminacin de documentos de apoyo. Elaborar las comunicaciones oficiales en soporte papel con base en el Acuerdo 060 en original y mximo dos copias, remitindose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en la tabla de retencin documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales dejando constancia en la misma comunicacin. Utilizar tipo y tamao de letra Arial 11 con el fin de facilitar el proceso de Reconocimiento ptico de Caracteres (OCR) al momento de su digitalizacin. El papel debe tener el gramaje adecuado 75 y 90 g libre de cido y exento de lignina cuyo valor del ph. est en el rango de 7.0 a 8.5 Utilizar tinta negra para firmar, as se garantiza la nitidez en los procesos de tecnificacin por lo tanto es la nica que se acepta. Verificar la direccin, datos correctos del destinatario y remitentes, firmas en todas las copias Para la escritura de nmeros, fechas, saludos y despedidas, espacios, maysculas y minsculas, transcriptor, tener en cuenta la norma NTC. Encabezar los memorandos, circulares y cartas internas con el logotipo para las comunicaciones externas pero sin el escudo y para las comunicaciones externas, utilizar papelera con membrete o con las

directrices de la Oficina Asesora de Comunicaciones en relacin con la imagen corporativa. En las comunicaciones no debe faltar el centro de costos actualizado, con los espacios adecuados y en el lugar indicado. Cuando las comunicaciones tienen ms de una pgina, es necesario poner el centro de costos y guin (-) en la parte superior izquierda y al frente en la parte superior derecha el nmero de pgina. Cuando no se conoce el nombre del destinatario, nunca poner SEORES, slo nombre de la entidad y la ciudad. No usar papelera impresa ni con membrete para memorandos, carta interna, circular y copias de comunicaciones externas. Coordinar con la Oficina Asesora de Comunicaciones el manejo de papelera con logotipos pertenecientes a grupos o gremios, que comprometen la imagen corporativa institucional. Utilizar las plantillas o los esquemas del Icontec para la elaboracin de comunicaciones. Radicar en el horario de atencin al pblico. Los estudiantes son responsables del trmite de las comunicaciones, son ellos quienes hacen entregan a los destinatarios., En el consecutivo de comunicaciones del Archivo Central, queda un sello con la firma de quien radica, como evidencia del trmite personal. Relacionar en la comunicacin los anexos y entregarlos completos. Las comunicaciones que no cumplan las normas de presentacin se devolvern. Los faxes recibidos en papel trmico y que se consideren documentos de archivo debe ser fotocopiadas, para garantizar la permanencia de la informacin contenida

 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la preservacin y conservacin de los documentos. Se debe utilizar tinta negra para firmar, as se garantiza la nitidez, en los procesos de automatizacin. Utilizar maysculas sostenida para resaltar un dato sin exagerar su uso. Para la escritura de nmeros, el uso de maysculas, denominaciones, abreviaturas y divisin silbica en cuanto la norma tcnica colombiana. La foliacin es de carcter obligatorio para los documentos de archivo que se transfieren al archivo central. Para los documentos de apoyo que lo ameritan es por voluntad de responsable de la documentacin. Consultar e interiorizar cada asunto de la gua y orientar a la persona de cada rea para lograr la formacin y normalizacin que exigen los procesos institucionales cuyo valor agregado es la calidad de la documentacin escrita y el mejoramiento continuo en la imagen corporativa. Presentar sugerencias relacionadas con el contenido de la gua para actualizarlo y mantenerla como herramienta de apoyo a la gestin. Verificar procedimientos, instructivos y formatos en la intranet antes de proceder, con el fin de evitar no conformidades. Acatar las directrices sobre el quehacer archivstico institucional El acatamiento de directrices y la acertada programacin de las actividades en todas las dependencias, genera mayor productividad en la gestin documental, trabajando con ms calidad y menos Recursos. Aprendamos a atender lo importante antes que lo URGENTE. Hacer las cosas URGENTES, muchas veces nos impiden pensar, planear hacerlas bien hechas precisamente porque SON URGENTES!

 Consultar permanentemente la GUA DE ARCHIVO y orientar a otras personas de su rea de gestin, con el fin de lograr la formacin y normalizacin que se requiere para tener la presentacin y calidad en el manejo de la documentacin y la comunicacin escrita institucional, que redunda en la buena imagen corporativa.