Partie I Introduction

1 Les achats
Dans ce chapitre, nous proposerons une dfinition gnrique des achats. Ensuite, nous aborderons les diverses prsentations des achats. Enfin, nous en donnerons diffrentes classifications possibles. Il est vident que ces diverses classifications sont prendre en considration selon deux paramtres principaux : la taille de lentreprise et son activit.

1.1 Dfinition des achats

Tous les articles, toutes les enqutes le soulignent : les achats reprsentent selon les donnes entre 50 et 60 % du chiffre daffaires de lentreprise. Les calculs prennent en considration les comptes suivants du plan comptable : achats de matires premires et de marchandises (compte 60) ; autres charges externes et services extrieurs (comptes 61/62). Mais si lon adopte la dfinition suivante des achats : Acquisition dun service ou dun bien auprs dun tiers moyennant une contrepartie en gnral financire , on saperoit quils reprsentent alors une part beaucoup plus importante. Il faut y intgrer les investissements qui se concrtisent presque

30 leviers au services de lacheteur

toujours par lacquisition dun bien et qui ncessitent souvent une prestation complmentaire. En allant plus loin dans le raisonnement, on peut considrer que les frais financiers sont la contrepartie dun service rendu par un banquier. Dailleurs, les grandes entreprises ngocient bien cette prestation. Il est rare toutefois que ce soit le service achats qui sen occupe. En consquence, les dpenses achetes peuvent tre reprsentes par lquation suivante : Dpenses achats = Acquisitions de produits, matires et services + dpenses dinvestissements Le pourcentage, en regard du chiffre daffaires, peut tre beaucoup plus important (70 80 % environ). Le poids des achats a tendance augmenter avec le retour des entreprises vers leur mtier de base.

1.2 Prsentation des achats

Les achats au sens large sont prsents de plusieurs faons :

1.2.1 Prsentation classique : Cot, Qualit, Dlai

Il est tonnant dans cette prsentation, qui apparat encore dans les cours dachat, que le dlai soit trait part. Lerreur est double car : dune part, le respect du dlai fait partie intgrante de la qualit demande un fournisseur, au mme titre que les rgles de scurit ou de confidentialit ; dautre part, le dlai faisant partie du besoin nest pas un critre dattribution ou de choix. En effet, il est presque toujours fix par le client.

1.2.2 Prsentation tendue : Cot, Qualit, Dlai, Service

Dans cette prsentation, on considre dans lachat une demande en qualit (domaine technique sur le produit et lquipement) et une demande sur les aspects service. Pourquoi dans ce cas ne pas intgrer la notion de dlai ?

Les achats

1.2.3 Prsentation de la mthode OPERA : Qualit et Cot

Dans la mthode OPERA, on aborde le besoin par lanalyse fonctionnelle. En consquence, la qualit demande prend en compte aussi bien les fonctions techniques (dans le cas de lachat dun quipement ou dun produit) que les attentes vis--vis du fournisseur (dlai, service).

1.2.4 Prsentation en triangle

Il semble intressant dintroduire une nouvelle notion : le risque ou la criticit. Un achat est donc une optimisation entre trois notions, selon ce schma :
COT

QUALIT

RISQUE

Figure 1.1 Le triangle des achats

1.3 Les diffrents types dachat

1.3.1 Par nature
Achat de prestations (aucun change dlments matriels) On distingue deux types de prestations : Prestations intellectuelles (PI deux premiers exemples) et prestations de service (PS). a) communication, b) formation, c) nettoyage, d) gardiennage Achat de fournitures (lments consomms ou revendus en ltat) a) essence, b) pices de rechange, c) sous-ensemble

30 leviers au services de lacheteur

Achats quipements (investissement) a) machines outils, b) matriel de manutention Achats de travaux de construction (investissement) a) btiment, b) rparation

1.3.2 Par origine de la demande

Achats de production (achats servant directement lactivit entreprise) a) machines, b) nergie, c) maintenance Achats hors production a) immobilier, b) dmnagement, c) accueil, d) reprographie, e) scurit, f) standard, g) espaces verts, h) logistique, i) voyages Ces achats taient souvent ngligs pour deux raisons principales : 1. ils taient considrs comme non stratgiques, 2. ils taient dilus chez de nombreux donneurs dordre et les cumuls des dpenses ntaient pas toujours raliss. Ils sont maintenant plus troitement surveills avec parfois une tendance trop les massifier avec les consquences perverses que cela comporte.

Les achats

1.3.3 Par classification comptable

compte 60 ACHATS : stocks, non stocks, marchandises comptes 61 SERVICES EXTRIEURS sous-traitance gnrale, entretien et rparations, tudes et recherches comptes 62 AUTRES SERVICES EXTRIEURS personnel extrieur transport compte 68 AMORTISSEMENT Presque tous les investissements sont lis un processus achat.

1.3.4 Par frquence

Achats rcurrents Ils reprsentent les achats qui reviennent rgulirement au moins une fois lan soit sur le mme site, soit dans lentreprise globale, par exemple : gardiennage, maintenance, consommables. Achats ponctuels Ce sont principalement des investissements, par exemple : nouveau btiment, quipements spcifiques Cela peut tre galement des prestations ponctuelles : sous-traitance, conseil juridique.

2 Les leviers en achat

Nous apporterons une dfinition des leviers et les spcificits de leur typologie. Sur trois tableaux, nous prsenterons lensemble des 30 leviers avec leurs caractristiques principales.

2.1 Dfinition dun levier

Moyens, sous la responsabilit de lacheteur, qui permettent dobtenir directement ou indirectement des conomies dans le cadre dun processus achats.

Ces moyens sont bien sous la responsabilit de lacheteur mme si certains dpendent en tout ou en partie de dcisions manant de la direction gnrale. Des moyens comme le systme dInformation nont pas t intgrs dans ce panel car ils se situent au niveau global de lentreprise. Les leviers peuvent tre classs selon diffrentes typologies : cela na pour objectif que de donner une prsentation synthtique de ces lments.

10

30 leviers au services de lacheteur

2.2 Domaines daction des leviers

a) entreprises/fournisseurs, b) cahiers des charges, c) processus et organisation. Cette rpartition est relativement dlicate car certains outils pourraient trs bien se situer dans un autre domaine.

2.3 Phase du processus achat concerne

a) amont, b) cahier des charges, c) ngociation, d) contrat et suivi. Nous avons volontairement simplifi en quatre phases. En effet, la phase amont peut tre divise en deux grandes parties : mission du besoin, prslection des fournisseurs. Pour la phase cahier des charges, on distingue trois parties importantes (voir paragraphe sur mthode OPERA) : analyse du besoin, rdaction du besoin, valuation des offres.

Les leviers en achat

11

2.4 Objectif recherch

Pour lacheteur, lutilisation des leviers peut rpondre trois objectifs principaux.

2.4.1 Faire des conomies financires sur les montants achets (EF)
Il est vident quil sagit l dun des principaux soucis de lacheteur. Nanmoins, certains outils sont spcialement en adquation avec cet objectif. On peut citer par exemple lanalyse de la valeur ou la ngociation.

2.4.2 Faire des conomies sur le temps administratif (ET)

Lacheteur en gnral, et particulirement lacheteur public, se trouvent confronts une importance croissante du travail administratif. Et les changements frquents du Code des marchs publics ne risquent pas damliorer les choses. En consquence, lacheteur court en permanence aprs le temps, dautant que souvent ses clients mettent des demandes dans des dlais trs courts. Il est donc indispensable quil puisse conomiser sur le temps pour amliorer la qualit de sa prestation et faire ainsi des conomies financires. Cest cet impratif que rpondra un levier tel que documents standardiss.

2.4.3 Permettre lutilisation dautres leviers (L)

En effet, certains leviers napportent pas directement des conomies financires ou de temps. Par exemple les courbes A/B/C napportent aucune conomie dans le processus achat, mais elles permettent de dfinir des leviers qui seront adapts telle ou telle catgorie dachat. Certains leviers peuvent rpondre deux objectifs comme le fichier fournisseur. En effet ce dernier va permettre lacheteur des gains de temps (ET) dans sa recherche au moment de la consultation, mais il va galement lui permettre de dterminer chez quel fournisseur on pourrait mettre en place une dmarche de progrs (L).

12

30 leviers au services de lacheteur

2.5 La nature du levier

On considre quil existe trois natures de levier sensiblement diffrentes.

2.5.1 Mthode
ce stade, il convient de bien diffrencier deux termes : la dmarche correspond une manire de conduire un projet. En consquence, une dmarche est dfinie par : un systme organisationnel ; des mthodes dtudes et danalyse la mthode correspond la manire de faire dans le cadre dune tude. Une mthode va, entre autres choses, ncessiter des outils. Une mthode est dfinie selon quatre items : Les fondements : Pourquoi ? Les fondements permettent dapprhender les raisons qui ont amen mettre en place cette mthodologie. Cela permet den justifier lapplication dans un contexte donn. Lobjet : Sur quoi ? Pour tre utilise bon descient, une mthode doit avoir un champ dapplication prcisment dfini. Lobjectif : Vers quoi ? L utilisation dune mthode se justifie par des objectifs atteindre. Ils doivent tre clairement dfinis au dpart. Les caractristiques : Avec quoi ? Chaque mthode dispose de ses propres spcificits qui doivent tre connues si lon veut mettre en place les moyens ncessaires pour garantir le succs de leur application.

Les leviers en achat

13

Parmi les leviers, on retrouve les trois mthodes dexpression fonctionnelle du besoin : le Value Engineering (VE) ; la mthode OPERA (OPtimisation Et Rationalisation des Achats) ; lanalyse de la valeur (AV).

2.5.2 Action
Une autre possibilit pour lacheteur est de mettre en place des oprations qui ne relvent pas dune mthode ou dun outil prcis. On peut citer par exemple la ngociation ou la mise en concurrence organise.

2.5.3 Outil
Enfin, les outils sont les moyens pour faire une tude. Soit ils appartiennent directement des mthodes comme lanalyse fonctionnelle, soit ils sont indpendants comme la courbe A/B/C ou le TER (Tableau dvaluation des Rponses).

14

30 leviers au services de lacheteur

2.6 La ractivit du levier

Ce terme exprime aussi bien la facilit de mise en place que la rapidit dimpact sur lentreprise. Il est vident quun levier comme lanalyse de la valeur ncessite une prparation importante (formation, choix des thmes) et galement un dlai de rponse consquent (une tude dure de 4 6 mois). Par contre, des leviers comme les fichiers fournisseurs o la ngociation ne ncessite pas des dlais importants de mise en place donnent rapidement les rsultats escompts. La ractivit est mesure sur une chelle de 1 3. Les 30 leviers seront rpartis dans les 3 domaines. Ensuite, chaque fiche synthtique prsentera dans cet ordre : a) objectif : OB avec EF = conomies financires / ET = conomies et temps / L = sert dautres leviers ; b) nature : Na M. = mthode / A = Action / O = Outil ; c) phase : Ph de 1 4 ; d) ractivit : Re de 1 3. Ensuite seront prciss les liens avec les autres leviers, les actions mettre en uvre, les rsultats attendus et les points dvelopps dans la suite de la prsentation du levier.

Les leviers en achat

15

2.7 Synthse des leviers de type I

Ce tableau synthtise les leviers dans le domaine Entreprise / Fournisseur (tableau 2.1).
Tableau 2.1 Synthse des leviers du domaine Entreprise / Fournisseur Domaine I Leviers 1 Marketing achats 2 Classification du portefeuille achat en familles 3 Loi de Pareto et mesures de criticit 4 Benchmarking / Parangonnage Fournisseurs et march 5 Optimisation du nombre de fournisseurs 6 Mise en concurrence organise 7 Massification* (globalisation) 8 Allotissement* 9 Fichier du suivi des entreprises (REX) 10. Planification des achats Ob EFT L/ET L ETF EFT EF EF EF EFT EFT Na A O O O A A A A O A Ph 1 1 1 1/4 1/2 1/2 1 1 4 Re ** ** *** ** ** *** ** ** *

16

30 leviers au services de lacheteur

2.8 Synthse des leviers de type II

Ce tableau synthtise les leviers dans le domaine Cahier des charges (tableau 2.2).
Tableau 2.2 Synthse des leviers du domaine Cahier des charges Domaine II Leviers 1 Fonctionnement en groupe projet 2 Analyse dtaille des spcifications (demande) 3 Analyse financire des offres 4 Mthode OPERA (Cahier des charges fonctionnel CdCF) 5 Cotation fonctionnelle 6 TER : Tableau valuation des Rponses 7 Analyse de la valeur 8 Value engineering 9 Dmarche de progrs 10 Ngociation Ob EFT EF L ETF Na A A A M Ph 1/2 1/2 2/3 2 Re *** *** ** **

Cahier des charges et dfinition du besoin

EFT ETF EF EF EF EF

O O M M A A

2 2/3 1/4 1 2/4 4

** ** * * * ***

Les leviers en achat

17

2.9 Synthse des leviers de type III

Ce tableau synthtise les leviers dans le domaine Processus / Organisation (tableau 2.3).
Tableau 2.3 Synthse des leviers du domaine Processus / Organisation Domaine III Leviers 1 Organisation des acheteurs par spcialit 2 Analyse processus / procdures / A.V.A 3 Documents standard 4 Relevs dactivit acheteurs Processus Organisation 5 Moyens de traitement automatis des donnes 6 Internet 7 Systme information 8 Stratgies achat organises 9 Conseil en achat 10 Formation Ob L ETF EFT ET/L ETF/L EFT ET/L EF EFT EFT/L Na A M O O O O O A O O 13 ** Ph 1 1 14 14 14 13 14 1** Re * * ** ** * ** *

Partie II 30 leviers : MAO Mthodes Actions Outils

3 Leviers de type I : fournisseurs

1. Marketing achats 2. Classification du portefeuille achat en familles 3. Loi de Pareto et mesures de criticit 4. Benchmarking / Parangonnage 5. Optimisation du nombre de fournisseurs 6. Mise en concurrence organise 7. Massification (globalisation) 8. Allotissement 9. Fichier de suivi des entreprises 10. Planification des achats

Leviers de type I : fournisseurs

23

3.1 Levier I-1 Marketing achats

Rechercher des fournisseurs (produits ou services) OBJECTIF L = sert pour autres leviers en fonction des besoins actuels ou futurs aux conditions optimales pour lentreprise. EF = conomies financires X ET EF ET = conomies en temps L NATURE Mthode / Action / Outil PHASE Ractivit De 1 3 * Actions mettre en uvre M A O X

1 *

4 I-2, I-9

Lien avec autres leviers

Dfinition du champ de laction marketing (voir levier I-2). Ralisation de la dmarche. Actualisation dun fichier fournisseur en tenant compte des retours dexprience (I-9). Gains de temps pour acheteurs. Meilleure (pr) slection des fournisseurs. Prsentation. tapes de la dmarche. Analyse de loffre.

Rsultats attendus Points dvelopps

24

30 leviers au service de lacheteur

3.1.1 Prsentation du marketing achat

L acheteur peut tre considr en interne comme fournisseur (on parle bien des clients internes) et comme client vis--vis de ses fournisseurs. On peut donc rsumer cette activit sous la forme du schma ci-dessous :

SERVICES ACHAT Marketing Marketing externe interne Informations Besoin

FOURNISSEURS

SERVICES DE L'ENTREPRISE

Figure 3.1 Le triangle du marketing achat

Dans ce cas, on a une vue un peu statique du marketing achat. La dfinition de M.-J. Sostenes nous permet den envisager une vision plus dynamique :
Une dmarche la disposition de lacheteur, qui lui permet de prvoir et dintervenir de faon active dans la relation dchange avec le march amont afin dadapter les besoins de lentreprise aux possibilits du march ou dinfluencer loffre pour ladapter ses besoins dans lintrt de son entreprise.

On retrouvera dans louvrage beaucoup de leviers qui peuvent sintgrer cette dfinition du marketing achat, et notamment lanalyse de la valeur.

3.1.2 tapes de la dmarche

Il est vident quune dmarche de marketing achat est totalement diffrente selon la situation dans laquelle lacheteur se situe. Les deux extrmes sont les suivants : il est en position dacheteur famille , et il a tout un portefeuille analyser sans avoir rpondre un besoin ponctuel. Il est certain que dans ce cas, sa dmarche sera plus globale et sintgrera dans une prospective (voir levier III-1) ; il doit rpondre un besoin ponctuel et ce, en plus, dans un dlai trs court. Dans ce cas sa dmarche de marketing achat va tre la plus succincte possible et largement oriente vers une analyse des fournisseurs dj existants.

Leviers de type I : fournisseurs

25

Dans tous les cas, les grandes tapes dune vritable dmarche de marketing achat sont : la segmentation portefeuille achat. Ce point est dvelopp dans le levier suivant. Cette phase concerne une dmarche plus globale de marketing achat et non une rponse un besoin ponctuel ; ltude du besoin de lentreprise. On est soit dans une dmarche prospective soit, pour un besoin ponctuel, dans une dmarche de Cahier des charges fonctionnel (CdCF, voir levier II-4) ; lanalyse de loffre que lon peut diviser en deux parties : analyse du march global ; analyse des entreprises. llaboration du fichier fournisseurs ; la recherche des ajustements possibles entre le besoin et loffre (voir les leviers en gnral). ce stade, nous dvelopperons uniquement le point analyse de loffre .