GESPBLICA Ncleo da Excelncia Pblica no Maranho

GESPBLICA-MA

P LAN E J A N D O EVE N T O S
1 - Contatos: gespublica.nep.ma@gmail.com

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ANTES DO EVENTO

O QUE FAZER?

Definir tema central do evento; Definir responsveis pela coordenao e pelo apoio realizao do evento; Definir o tipo de evento a ser realizado (curso, seminrio, palestra, workshop, frum etc); Planejar as principais etapas do evento (5W 2H); Definir a programao ou pauta do evento; Definir perfil dos profissionais compatveis com a temtica do evento;

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Selecionar voluntrio para a coordenao e/ou instrutoria; Contatar voluntrio selecionado para verificar viabilidade de atuao; Agendar reunio com o voluntrio para adequao da pauta e definio da estratgia de atuao; Solicitar, ao voluntrio selecionado, a grade de assuntos, a disponibilidade de horrio (dias) para elaborao do material de divulgao e para o fornecimento da relao dos recursos didticos (instrucionais e de apoio) necessrios; Verificar junto ao voluntrio se os participantes tero que levar material de apoio, tais como: canetas, blocos para anotaes, pastas para a guarda de material etc. Disponibilizar local adequado para a realizao do evento junto s organizaes parceiras; Disponibilizar recursos didticos instrucionais, solicitados pelo voluntrio, junto s organizaes parceiras, tais como: apostilas, textos, avaliaes, retroprojetor, datashow, flipshart,etc.; Disponibilizar, junto s organizaes parceiras, os materiais de consumo solicitados pelo voluntrio, tais como: tesoura, grampeador, clips, fita adesiva, grampo para grampeador, papel sulfite, papel para flip shart, canetas, cartolina etc; Preparar material de divulgao do evento, tais como: folders, banners, painis, mensagens etc.; Enviar folder e mensagem de divulgao do evento s organizaes parceiras, adesas e demais participantes da Rede Maranhense de Gesto Pblica; Realizar inscries solicitadas; Preparar release sobre o evento; Enviar release mdia.

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Enviar release Coordenao Geral do programa em Braslia. Preparar controle de frequncia dos participantes; Preparar identificao para a porta do local do evento; Preparar lista de acesso; Enviar lista de acesso organizao cedente do espao para a realizao do evento, com antecedncia mnima de 24 horas, certificando-se sempre do recebimento da mesma em tempo hbil; Certificar-se em tempo hbil da qualidade e do funcionamento dos recursos de apoio didtica (datashow, apostilas, transparncias etc.) disponibilizados; Certificar-se da qualidade e da situao das instalaes do local de realizao do evento, com antecedncia mnima de uma semana; Verificar se existe conforto trmico no ambiente disponibilizado para a realizao do evento; Verificar a qualidade da iluminao do ambiente; e Viabilizar lanche, cafezinho ou local para a realizao de refeies a preos melhores, conforme o caso;

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DURANTE O EVENTO

O QUE FAZER?

Chegar ao local de realizao do evento com a antecedncia necessria para a adequao do ambiente, adotando medidas, tais como:

1. Iluminar o ambiente, se necessrio; 2. Verificar o conforto trmico do ambiente e, se for o caso, ligar o sistema de refrigerao ou abrir janelas; 3. Fechar ou abrir cortinas e/ou janelas, quando necessrio; 4. Verificar o funcionamento dos recursos de apoio didtica;

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5. Organizar e/ou distribuir o material de apoio e o material didtico do instrutor/multiplicador; 6. Verificar se a posio das cadeiras e mesas foi adequada s exigncias do instrutor/multiplicador; 7. Recepcionar adequadamente o instrutor/multiplicador; 8. Viabilizar solicitaes ltimas do instrutor/multiplicador; 9. Recepcionar os participantes; 10. Apresentar o instrutor/multiplicador quando da abertura do evento; 11. Diariamente:

Controlar a assinatura da frequncia pelos participantes; Fazer as adequaes dos horrios das paradas para o cafezinho/lanche/almoo conforme o caso e dos horrios dos retornos sala de aula, em comum acordo com o instrutor/multiplicador e os participantes; Manter sob controle e em segurana, os recursos didticos instrucionais e recursos materiais de apoio que esto sendo utilizados no evento; Organizar o local de realizao do evento aps cada perodo de trabalho, para mant-lo apto ao reincio imediato dos trabalhos no perodo seguinte; Desligar todas as luzes e aparelhos, diariamente, aps cada turno de realizao do evento. Aplicar as avaliaes do evento e do voluntariado atuante, utilizando os modelos pr-existentes.

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DEPOIS DO EVENTO

O QUE FAZER?

Organizar o local de realizao do evento para devoluo do espao organizao cedente em condies adequadas de utilizao; Sempre que possvel, deixar mensagem informal de agradecimento organizao cedente, no local de realizao do evento; Separar os recursos didticos utilizados no evento para, conforme o caso: Devolv-lo(s) (s) organizao(es) cedente(s); Traz-los de volta ao ncleo estadual para guarda e proteo; Entreg-los ao instrutor/multiplicador, quando lhes pertencer.

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Desligar todas as luzes e aparelhos antes de deixar o local de realizao do evento; Certificar-se de que os acessos ao local de realizao do evento esto fechados, quando necessrio; Realizar reunio de anlise crtica do evento, com a presena do coordenador do ncleo estadual e do pessoal de apoio ao evento, sempre que possvel.

Digitar a frequncia do evento no Sistema de Administrao de Ncleo Estadual, SISANE;

Tabular os dados referentes s avaliaes do evento e do voluntariado atuante, utilizando os modelos pr-existentes.

Listar os participantes que recebero certificados, uma vez observada a exigncia de frequncia igual a 100% da carga horria estabelecida para o evento; Elaborar certificados de participao para eventos locais; Solicitar a expedio de certificados Coordenao Geral do programa em Braslia, remetendo a frequncia, os resultados das apuraes das avaliaes do evento e do voluntariado atuante e das tcnicas utilizadas, sempre que o evento tiver a origem naquela Coordenao; Elaborar certificado virtual equivalente atividade desenvolvida e encaminh-lo por e-mail para o instrutor/multiplicador; Certificar-se de que todos os certificados virtuais esto corretos e assinados pela Coordenao Executiva do Ncleo Estadual do programa Gespblica, realizando a garantia da qualidade do evento; Enviar, por e-mail, certificados de: 1. agradecimento s organizaes parceiras; e 2. participao s pessoas fsicas.

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Elaborar o relatrio do evento, conforme modelo utilizado pelo ncleo estadual; Enviar o relatrio do evento coordenao do programa em Braslia, por meio virtual, sempre que o evento tiver origem naquela coordenao; Enviar o relatrio do evento aos gestores organizacionais, aos membros do CGE-Comit Gestor Estadual e aos responsveis pelos Comits Gestores Internos das organizaes adesas ao programa no Estado, por meio virtual; Agradecer formalmente s organizaes que apoiaram a realizao do evento, expedindo: 1. ofcio s no adesas; 2. e-mail s adesas; 3. cartas s organizaes privadas/pessoas fsicas. 1. 2. 3. Arquivar em envelope individualizado e identificado: o original do controle de freqncia; o original das avaliaes do evento. o original do relatrio do evento

Fonte: Ncleo da Excelncia Pblica no Maranho, elaborado pela consultora ad hoc Rosa Graa Lima Barreto Domingues

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