SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS

El inventario de mercaderas consiste en una nmina detallada de: los productos o artculos que estn disponibles para la venta, los que estn en proceso de produccin y aquellos que van a ser empleados en la fabricacin de otros productos. Esta relacin contiene el nombre de la mercadera, el nmero de unidades de existencia, el valor unitario y el valor total por cada tipo de producto (cantidad por valor unitario), a una fecha determinada.

Para el control contable de los inventarios existen dos mtodos, conocidos con los nombres de: 1) sistema de inventarios peridicos 2) sistema de inventario permanente. El uso de uno u otro depende, generalmente, del tipo de empresa y tipo de mercadera.

Sistema de Inventarios Peridicos Este sistema, en su condicin de peridico, carece de mecanismos permanentes que permitan disponer a diario de la informacin sobre las mercaderas en existencia y de sus respectivos costos. Para obtener estos datos se hace (al trmino del perodo o en fechas intermedias) un conteo de las mercaderas en existencia (inventario fsico) para conocer el nmero de unidades por artculo; las que, luego, se multiplicarn por sus respectivos costos unitarios para determinar el valor de costo de las existencias (valuacin de inventario). Bajo este sistema, el costo de las mercaderas disponibles para la venta durante el perodo se determina sumando el valor de las compras del ejercicio al valor del inventario existente al inicio del mismo.

A su vez, el costo de las mercaderas vendidas durante el perodo se calcula restando el inventario final al costo de las mercaderas disponibles para la venta. La ilustracin siguiente resume lo aqu descrito: Inventario Inicial Ms: Compra del perodo Costo de las mercaderas disponibles para la venta Menos: Inventario Final Costo de la mercadera vendida $ 20.000 (1) $ 130.000 (2) $ 150.000 10.000 (1) $ 140.000

(1) Determinado por conteo fsico y luego valorizado. (2) Segn registros de las compras.

Frente a las ventajas que ofrece este sistema, particularmente por la sencillez en su aplicacin, presenta algunas deficiencias informativas en cuanto a las mercaderas vendidas. En efecto, como lo vendido se obtiene por diferencia entre lo disponible para la venta menos la existencia al trmino del perodo, cualquier error en la toma del inventario fsico o en su valuacin, afecta la cantidad y costo de la mercadera vendida.

Adems, en ocasiones no se identifica adecuadamente ni se separan aquellas salidas de mercaderas que, si bien disminuyen las existencias, no corresponden a ventas. Por ejemplo: eventuales mermas, prdidas, o a un retiro de mercaderas por los dueos o socios. Cuando esto sucede, las cantidades y costos resultantes de estas operaciones pasan a engrosar las cifras de cantidades y costos de la mercadera vendida, distorsionando los resultados operacionales e inducen a errores en mltiples decisiones relacionadas con los inventarios, ventas, costos o mrgenes de beneficios.

Sistema de Inventario Permanente Esta modalidad de control, a diferencia del sistema de inventarios peridicos, utiliza registros detallados de contabilidad que continuamente reflejan la cantidad y costo de las mercaderas en existencia, a la vez que proporcionan informacin sobre las entradas y salidas de mercaderas del inventario. Por cada tipo de artculo se lleva un registro que indica en todo momento el: inventario inicial, los aumentos, las disminuciones y las existencias finales en unidades y valores.

El empleo del sistema de inventario permanente, comparado con el sistema peridico, ofrece la ventaja de conocer adicionalmente y en todo momento: a) b) c) Las existencias disponibles para la venta Las cantidades y costos de la mercadera vendida El margen operacional (resultado bruto) al comparar las cifras de ventas con los costos de las mismas.

MAYOR AUXILIAR DE MERCADERAS Para el registro y control de las mercaderas en el Sistema de Inventario Permanente, se emplean tarjetas de control de existencia, denominadas tambin Mayores Auxiliares de la Cuenta Mercaderas. Veamos los siguientes movimientos del artculo Alfa para ilustrar lo descrito en el punto anterior y observar el registro en un modelo de mayor auxiliar:

1.) 2.) 3.) 4.) 5.)

Inventario inicial 100 unidades a $ 20 c/u Compra de 300 unidades a $ 20 c/u Venta de 350 unidades Compra de 200 unidades a $ 20 c/u Venta de 150 unidades PRODUCTO ALFA

Fecha

Detalle

Precio Compra Unitario

Unidades Entrada Salida Saldo Entrada

Valores Salida Saldo

Costo Unitario

1 2 3 4 5

Inv. Inicial Compra Venta Compra Venta 20 20 300 350 200 150

100 400 50 250 100 6.000 7.000 4.000 3.000

2.000 8.000 1.000 5.000 2.000

20 20 20 20 20

El diseo de esta tarjeta, como casi todos los formatos empleados en Contabilidad, no es nico, existen diversos modelos. Aqu se ha preferido uno de los modelos ms estandarizados. Una operacin de control sobre la exactitud en los registros consiste en multiplicar el saldo de unidades por el costo unitario para obtener el valor del saldo o costo de las existencias. De aqu se deduce que cuando hay diferentes precios unitarios de compra y se trabaja con costos promedios, el costo unitario se obtiene dividiendo el saldo de valores sobre el saldo de unidades.

Una columna significativamente importante de esta tarjeta de control es la correspondiente a la salida de valores, pues de la suma de los valores registrados en ella se obtiene el costo de las mercaderas vendidas de un perodo determinado (exceptuando salidas por conceptos diferentes a las ventas); siendo la fuente de informacin para preparar el asiento de centralizacin por el costo de la mercadera vendida.

(1)

MAYOR AUXILIAR DE MERCADERIA

(2) DOCUMENTO DE COMPRA Totales LIBRO DE COMPRAS LIBRO (2) DOCUMENTO DE VENTA Totales LIBRO DE VENTAS DIARIO LIBRO MAYOR CTA. MERC. INVENTARIO Y BALANCE DE CTA. MERCADERA

Facturas, Notas de Crdito, Notas de Dbito, Gua de Despacho, etc.

Asientos de centralizacin Detalle de de compras y ventas del movimiento y de perodo y del costo de existencia de Mayor (1) Registro detallado e ventas Auxiliar a la cuenta individualizado de cadade (2) Registro de totales principal producto de los doc de y Traspaso del Diario a la documentos de compras compras y ventas Cuenta Mercaderas y a ventas otras del Mayor

Siguiendo este supuesto, si se compra a $ 20 la unidad y se repite este valor en las dems compras, el costo unitario de las existencias viene a ser el mismo de las compras; por consiguiente, al vender, el costo unitario de la venta ser tambin de $ 20, independientemente del precio de venta que se fije. En la prctica y realidad de los negocios, aun cuando haya estabilidad econmica, los precios de las mercaderas son fluctuantes; lo que plantea el problema de cmo valorizar las existencias y cmo determinar el costo de las mercaderas vendidas cuando existen diferentes precios de compras.

Las causas de las fluctuaciones de precios de las mercaderas son de variada naturaleza. Sin profundizar en este tema, ms relacionado con estudios de economa y mercados, podemos mencionar algunas de estas causas, como las siguientes: 1) Cambios en los niveles de precio ocurridos por razones de oferta o demanda. 2) Fluctuaciones de precios por los volmenes de compras (Descuentos por Volumen: a mayor cantidad de compra, menor precio unitario). 3) Variaciones de precio por razones financieras y de plazos de pago (Descuentos por Pronto Pago: las compras al contado tienen mas bajo precio que compras a plazo). 4) Modificaciones en los niveles de precio debido a razones inflacionarias. (Tendencia generalizada y sostenida al aumento en los precios).

Para resolver los efectos del problema tcnico que plantea la fluctuacin de los precios de compra en la valorizacin de las mercaderas en existencia y en la determinacin del costo de las ventas, estudiaremos a continuacin tres mtodos de valorizacin, conocidos por las siglas FIFO o PEPS, LIFO o UEPS y PMP; todos los cuales responden adecuadamente al principio contable del Costo como Base de Valuacin. A estas herramientas de contabilidad, en ocasiones, se les denominan mtodos de valorizacin de existencia, lo que sugiere su utilidad para valorizar slo el stock de mercaderas, restndole importancia a la valorizacin y costeo de aquellas que han sido vendidas.

Mtodo FIFO La sigla FIFO corresponde a la expresin inglesa first in first out que en espaol equivale a primeras en entrar, primeras en salir. Este significado ha dado lugar a la abreviatura PEPS con la que tambin se conoce este mtodo de valorizacin de mercaderas. El mtodo FIFO o PEPS considera, para efectos de costo, que los precios unitarios de las primeras unidades recibidas son los que primero se utilizan, por tanto, el costo de salida o costo de venta corresponde a los precios ms antiguos; mientras que las unidades que quedan en existencia se valorizan a los ltimos precios de compra.

Compras 2 julio 5 julio 15 julio 20 julio Ventas 10 julio 30 julio

800 unidades a 900 unidades a 500 unidades a 400 unidades a 300 unidades en 1.500 unidades en

$10 $12 $13 $14 $ 6.000 $ 30.000

PRODUCTO XYZ
Fecha Detalle Precio Compra Unitario Unidades Entrada Salida Saldo Entrada

Mtodo FIFO
Valores Salida Saldo Costo Unitario

2.7 5.7 10.7 15.7 20.7 30.7

Compra Compra Venta Compra Compra Venta

10 12 13 14

800 900 300 500 400 1.500

800 1.700 1.400 1.900 2.300 800

8.000 10.800 3.000 6.500 5.600 17.100

8.000 18.800 15.800 22.300 27.900 10.800

10

(1)

Mtodo LIFO La abreviatura LIFO con que se identifica a este mtodo corresponde a la expresin inglesa last in - first out. La traduccin o expresin en espaol viene a ser ltimas en entrar, primeras en salir y cuya abreviatura es UEPS. Con este mtodo, las salidas de mercaderas se valorizan a los ltimos precios de compra y las existencias en inventario se valorizan a los primeros precios; precedindose de manera inversa al funcionamiento del mtodo FIFO.

Compras 2 julio 5 julio 15 julio 20 julio Ventas 10 julio 30 julio

800 unidades a 900 unidades a 500 unidades a 400 unidades a 300 unidades en 1.500 unidades en

$10 $12 $13 $14 $ 6.000 $ 30.000

PRODUCTO XYZ
Fecha Detalle Precio Compra Unitario Unidades Entrada Salida Saldo Entrada

Mtodo LIFO
Valores Salida Saldo Costo Unitario

2.7 5.7 10.7 15.7 20.7 30.7

Compra Compra Venta Compra Compra Venta

10 12 13 14

800 900 300 500 400 1.500

800 1.700 1.400 1.900 2.300 800

8.000 10.800 3.600 6.500 5.600 19.300

8.000 18.800 15.200 21.700 27.300 8.000

10

(1)

Mtodo PMP Esta abreviatura se refiere al precio medio ponderado que constituye el tercer mtodo de nuestro estudio. Con este mtodo se valorizan las salidas y las existencias a un mismo precio unitario, el precio promedio. El PMP se obtiene al dividir el costo total de las existencias por el nmero total de unidades en existencia (saldo de valores sobre el saldo de unidades). El precio promedio se modifica cuando hay nuevas compras a precios unitarios diferentes a los del promedio que tienen las unidades en existencia, debindose calcular un nuevo PMP de la manera antes indicada.

Compras 2 julio 5 julio 15 julio 20 julio Ventas 10 julio 30 julio

800 unidades a 900 unidades a 500 unidades a 400 unidades a 300 unidades en 1.500 unidades en

$10 $12 $13 $14 $ 6.000 $ 30.000

PRODUCTO XYZ
Fecha Detalle Precio Compra Unitario Unidades Entrada Salida Saldo Entrada

Mtodo PMP
Valores Salida Saldo Costo Unitario

2.7 5.7 10.7 15.7 20.7 30.7

Compra Compra Venta Compra Compra Venta

10 12 13 14

800 900 300 500 400 1.500

800 1.700 1.400 1.900 2.300 800

8.000 10.800 3.318 6.500 5.600 17.988

8.000 18.800 15.482 21.982 27.582 9.594

10 11,059 11,059 11,569 11,992 11,992

Tratamiento de las Devoluciones de Compras Las devoluciones de compras constituyen salidas de mercaderas las que se registran en las tarjetas de control de existencia al valor que seale la nota de crdito del proveedor, valor que puede o no coincidir con el precio al que haba sido inicialmente ingresada. Las salidas por devoluciones de compras se anotan en las columnas de salida para unidades y para valores de la tarjeta; o bien, se pueden tambin anotar con signos negativos o entre parntesis en las columnas de entradas, con el fin de reflejar en estas columnas las entradas netas de mercaderas.

Tratamiento de las Devoluciones de Ventas Las devoluciones de ventas, en tanto, son reingresos de mercaderas, las que deben registrarse al valor de salida que tuvieron al efectuarse la venta, o si no es posible identificar la devolucin con la venta, se pueden valorizar con el ltimo valor de costo unitario que figure en la tarjeta de control. Los reingresos de mercaderas que ocasionan las devoluciones de ventas, se anotan en las columnas de entradas para unidades y valores; o tambin se pueden anotar con signos negativos o entre parntesis en las columnas de salidas, porque en definitiva constituyen menores salidas de mercaderas.

Estos criterios para valorizar y anotar en la tarjeta las devoluciones de compras y de ventas son igualmente vlidos para los tres mtodos de valorizacin comentados. (PEPS, PMP y UEPS) y no ofrecen ningn tipo de diferenciaciones.

Efectos Comparativos de los Mtodos FIFO, LIFO Y PMP Para la adopcin de uno u otro de estos mtodos de valorizacin de las mercaderas es preciso tener cierta claridad acerca de los efectos que cada uno produce, particularmente en cuanto a: El costo de la mercadera vendida, El margen operacional, por ser el resultado de los ingresos por ventas menos el costo de las mercaderas vendidas, y El costo de la mercadera que permanece en existencia.

Considerando estas tres variables y el valor de $ 36.000 indicado anteriormente para la venta de las 1.800 unidades, en el siguiente cuadro comparativo con los datos de los mtodos descritos, obtenemos la siguiente informacin:
Ventas 10 julio 30 julio 300 unidades en 1.500 unidades en 1.800 $ 6.000 $ 30.000 $ 36.000

FIFO Ventas (1.800 unidades) - Costo de Ventas Margen operacional Costo de la mercadera en existencia 36.000 (20.100) 15.900 10.800

LIFO 36.000 (22.900) 13.100 8.000

PMP 36.000 (21.306) 14.694 9.594

Los tres mtodos estudiados anteriormente dan cumplimiento al principio contable del Costo como Base de Valuacin, por consiguiente, desde el punto de vista de la tcnica contable no habra restricciones para el empleo de uno u otro, dependiendo tan slo del tipo de negocio y caractersticas de la mercadera, la eleccin del ms conveniente a los propsitos de informacin, considerando, eso s: los efectos distintos que producen en el costo de ventas, en el margen operacional y en el costo de las existencias. La decisin por tanto debera incluir, entre otros elementos, las tres variables aqu estudiadas.