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UNIDAD 3: EXCEL: HOJA DE CLCULO LOGRO: Valora la contribucin de la hoja de clculo en el desarrollo de mis habilidades lgica matemticas. TEMATICA: hojas de clculo, Uso Bsico de Microsoft Excel, configuracin del entorno de trabajo, operaciones Bsicas Celdas, formulas y funciones, formato: celdas, filas, nmeros y datos, creacin de grficos. PREGUNTA PROBLEMATIZADORA: Cmo contribuye la Hoja de Clculo en el desarrollo de mis habilidades lgica matemtica? PREGUNTAS PROBLEMICAS: Qu es una hoja de clculo?, Cul ha sido la historia de la hoja de clculo?, Cules son las hojas de clculo que existen?, Cules son las caractersticas, funciones y versiones de Microsoft Excel?, Cmo se accede a Microsoft Excel?, Cules son los elementos de la ventana de Microsoft Excel?, Cmo se guarda y abre las hojas de clculo de Microsoft Excel?, Cmo se configuracin el entorno de trabajo de Microsoft Excel?, Cules son las operaciones bsicas de Microsoft Excel?, Cmo se crea grficos en Microsoft Excel?
DESARROLLO DE TEMATICAS
1. SUITE OFIMTICA
Una suite ofimtica o suite de oficina es una recopilacin de aplicaciones, las cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. archivos y documentos. Son ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilacin), hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es ms complejo, al tener que conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, ms caro. Generalmente en las suites ofimticas, al incluir los programas en estas, no hay un estndar sobre los programas a incluir; pero la gran mayora incluyen al menos un procesador de texto y una hoja de clculo. Adicionalmente, la suite puede contener un programa de presentacin, un sistema de gestin de bases de datos, herramientas menores de grficos y comunicaciones, un gestor de informacin personal (agenda y cliente de correo electrnico) y un navegador web.
En la actualidad las suites ofimticas dominantes en el mercado son, por parte del software pagado, Microsoft Office, la cual posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Respecto al software libre, est OpenOffice.org, desarrollado por Sun Microsystems, tambin con un formato para cada programa, pero de cdigo abierto. Debido a esto y a la pobre compatibilidad entre las suites de Microsoft con otros formatos abiertos (como OpenDocument), en cada suite ofimtica se hacen desarrollos que, generalmente, son poco adaptables a los cambios que hace una y otra suite.
2.2 LIBREOFFICE Suite libre y gratuita, bifurcacin de OpenOffice.org, creada por el grupo de desarrolladores de este ltimo que crearonThe Document Foundation, despus de la adquisicin de Sun Microsystems por parte de Oracle Corporation. Contiene un procesador de texto (Writer), presentaciones en diapositivas (Impress), una hoja de clculo (Calc), un gestor de bases de datos (Base), un programa de diseo de grficos vectoriales (Draw) y un editor de frmulas matemticas (Math). Es compatible con Windows, GNU/Linux y Mac OS X. LIBREOFFICE CALC: es un software de hoja de clculo. Crea las hojas en formato ODS (Open Document Sheet), aprobado por ISO, pero adems puede abrir y editar archivos XLS(x) procedentes de Microsoft Excel. Tiene tambin una serie de caractersticas adicionales exclusivas, incluyendo un sistema que, automticamente, define series de grficas sobre la base de la disposicin de la informacin del usuario. Calc tambin puede exportar hojas de clculo al formato PDF directamente, sin software adicional, como todos los dems elementos de la suite.
2.3 COREL WORDPERFECT OFFICE Suite propietaria de Corel (WordPerfect, Quattro Pro, Paradox, Corel Presentations, CorelCENTRAL yDragon NaturallySpeaking). QUATTRO PRO: es un programa de planilla de clculo desarrollado originalmente por la empresa Borland International, y desde 1996 perteneciente a la compaa desarrolladora canadiense Corel Corporation, como parte de su suite de oficina Corel WordPerfect Office. 2.4 LOTUS SMARTSUITE (Word Pro, Lotus 1-2-3, Lotus Organizer, Lotus Approach y Freelance Graphics). LOTUS 1-2-3: es un clsico programa de planilla u hoja de clculo creado o desarrollado por la empresa Lotus Development Corporation (que sera adquirida por IBM en 1996). Fue la primera killer application (aplicacin matadora o asesina) para la plataforma IBM PC. La inmensa popularidad que logr alcanzar a mediados de la dcada de 1980 contribuy significativamente a afianzar el xito de las PC dentro del ambiente corporativo y de oficina.1 2.5 MICROSOFT OFFICE Es una suite de oficina que abarca e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS X. Microsoft Office fue lanzado por Microsoft en 1989 para Apple Macintosh,1 ms tarde seguido por una versin para Windows, en 1990.2 La primera versin de Office contena Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Adems, una versin "Pro" (profesional) de Office inclua Microsoft Access ySchedule Plus. Con el tiempo, las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y de forma ms estrecha con caractersticas compartidas, como un corrector ortogrfico comn, la integracin de datos OLE y el lenguaje de secuencias de comandos de Microsoft, Visual Basic para aplicaciones. Microsoft tambin posiciona Office como una plataforma de desarrollo para software de lnea de negocios, bajo la marca de Office Business Applications (aplicaciones empresariales de Office u OBA por sus siglas en ingls). La suite us desde 1997 hasta 2003 un grupo de formatos conocido como 97-2003 o 98-2004. En los aos 2007 y 2008, con la introduccin de Office 2007 y Office 2008, se cre un nuevo grupo de formatos denominados Office Open XML (docx, xlsx, pptx), los cuales se mantienen en las ms recientes versiones de la suite, Office 2010 y Office 2011 para Mac. De acuerdo con Forrester Research, a junio de 2009 las diferentes versiones de Microsoft Office son usadas por ms del 80% de las empresas alrededor del mundo. Un anlisis afirm que las versiones de Office 2007/Office 2008 ocupaban entonces el 80% de las instalaciones. Actualmente, el paquete ofimtico de Microsoft afronta una fuerte competencia por parte OpenOffice.org, LibreOffice, IBM Lotus Symphony, Google Docs y iWork. Microsoft Excel es un programa de hoja o planilla de clculo. Al igual que Microsoft Word, posee actualmente un mercado dominante. Fue originalmente el ms fuerte competidor del entonces
popular Lotus 1-2-3, y en tercera posicin estuvo Quattro Pro; pero eventualmente Excel se vendi ms, se populariz y se convirti en el estndar de facto. Est disponible para plataformas Windows y Macintosh. Extensiones comunes: .xls (Excel 97-2003), .xlsx (Excel 2007-2010)
MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
2.5.1 HISTORIA Y VERSIONES Microsoft comercializ originalmente un programa de Hoja de clculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M , pero en los sistemas MS-DOS perdi popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft public la primera versin de Excel para Mac en 1985, y la primera versin de Windows (numeradas 2-05 en lnea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecucin de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayud a Microsoft a alcanzar la posicin de los principales desarrolladores de software para hoja de clculo de PC. Este logro solidific a Microsoft como un competidor vlido y mostr su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft empuj su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos aos. La versin actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, tambin denominada Microsoft Excel 2010. La versin actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011. La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:
En el ao 1987 Excel 2.0. En el ao 1990 Excel 3.0. En el ao 1992 Excel 4.0. En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3). En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95). En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97). En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000). En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP).
En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003). En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007). En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010).
A principios de 1993, Excel se convirti en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tena a la venta de un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero. Como resultado de la controversia Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurdicos. Sin embargo, con el tiempo esta prctica ha sido ignorada, y Microsoft aclar definitivamente la cuestin cuando se adquiri la marca del otro programa. Microsoft tambin alent el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todava consiste en una estilizada combinacin de las dos letras, y laextensin de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0) o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0). Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales caractersticas de las hojas de clculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de clculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una frmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas. Excel fue la primera hoja de clculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carcter y celdas). Tambin introdujo recomputacin inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de clculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando especfico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad grfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinacin de correspondencia. Cuando Microsoft primeramente empaquet Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, redise las GUIs de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento. Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programacin basado en Visual Basic, que aade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexin a la aplicacin que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabacin de macros puede producir cdigo (VBA)
para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatizacin de simples tareas. (VBA) permite la creacin de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creacin) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores aadieron soporte para los mdulos de clase permitiendo el uso de tcnicas de programacin bsicas orientadas a objetos. La funcionalidad de la automatizacin proporcionada por (VBA) origin que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tom medidas tardamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la adicin de la capacidad para deshabilitar la ejecucin automtica de las macros al abrir un archivo.
2.5.2 ESPECIFICACIONES, LMITES Y PROBLEMAS ESPECIFICACIONES Y LMITES Las caractersticas, especificaciones y lmites de Excel han variado considerablemente de versin en versin, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versin 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede destacar que mejor su lmite de columnas ampliando la cantidad mxima de columnas por hoja de clculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el lmite mximo de filas por hoja de clculo de 65.536 a 1.048.576 filas1 por hoja. Otras caractersticas tambin fueron ampliadas, tales como el nmero mximo de hojas de clculo que es posible crear por libro que pas de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creci de 1 GB a 2 GB soportando adems la posibilidad de usar procesadores de varios ncleos.
Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.
Desde el icono de Excel del escritorio. Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aqu te explicamos cmo compaginar dos sesiones .
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas
las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
, Deshacer
o Rehacer
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.
Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.
Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.
Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.
La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La Ayuda
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable repasarlo aqu .
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar este Ejercicio de desplazamiento en una hoja.
Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG
En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sera aconsejable realizar el Ejercicio de desplazamiento en un libro.
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamosFLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar celda seguir con el valor que tena. de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
Si deseas una explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita nuestro bsico
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal
como:
Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.
Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.
O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:
Haz clic sobre el botn: Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez que guardamos. S para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena.
En el cuadro que aparecer deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar
Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir.
Nota: En el entorno de Windows Vista, este dalogo no es igual, aunque las opciones son prcticamente las mismas.
Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre el icono a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar. que se encuentra
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Si quieres conocer ms sobre los operadores ms utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro bsico
de la barra de frmulas.
Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento(para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a=SUMA(A1:A5).
Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn.
Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx(obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. Laforma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz
Seleccin de una celda Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn.
Seleccin de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
Seleccin de una columna Para seleccionar seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a
Seleccin de una fila Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionary hacer clic sobre ste.
Seleccin de una hoja entera Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
CIBERGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/Suite_ofim%C3%A1tica http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office