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GUA DIDCTICA Y MDULO

JOHNNY DE JESS TABARES ARROYAVE

FUNDACIN UNIVERSITARIA LUIS AMIG FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONMICAS Y CONTABLES

Colombia, 2009
COMIT DIRECTIVO Padre Jos Wilmar Snchez Duque Rector General Hernn Ospina Atehorta Vicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeacin Jos Jaime Daz Osorio Vicerrector Acadmico Francisco Javier Acosta Gmez Secretario General

PRESUPUESTOS Johnny de Jess Tabares Arroyave Decana Facultad de Ciencias Administrativas, Econmicas y Contables. Mara Victoria Agudelo Vargas Correccin de estilo: SOMOS PROFESIONALES LTDA. Diseo: Colectivo Docente Facultad de Ciencias Administrativas, Econmicas y Contables Impresin: Departamento de Publicaciones FUNLAM www.funlam.edu.co TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Medelln Colombia 2008

Presupuestos

CONTENIDO I GUA DIDACTICA


I GUA DIDACTICA PRESENTACIN 1. FICHA TNICA 2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 2.1. OBJETIVO GENERAL 2.2. OBJETIVOS ESENCIALES 2.3. OBJETIVOS COMPLEMENTARIOS PRESUPUESTOS OPERACIONALES 5. METODOLOGA GENERAL 6.1. Sistema de Evaluacin 6.2. Actividades de reconocimiento 6.3. Actividades de profundizacin JUSTIFICACIN 1. CONOCIMIENTOS PREVIOS 1.1. Elementos del Costo, el ciclo del costo. 3 6 9 10 10 11 11 14 15 22 24 25 29 30 31 31

El Ciclo del Costo....................................................................................................32 1.2. Contabilidad Financiera....................................................................................35 El concepto de contabilidad como tcnica o herramienta de informacin, tiene una gran importancia, toda vez que facilita tanto el proceso administrativo como la toma de decisiones internas y externas....................................................................35 De hecho, el mundo de los negocios es cada vez ms complejo y exige ms profesionalismo de las empresas si se quiere alcanzar un puesto o lugar destacado dentro del desarrollo econmico. Para ello, se requiere en gran parte, contar con un sistema de informacin relevante, oportuna y confiable, generado nicamente por un buen sistema de contabilidad general. .............................................................. 35
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En todas las organizaciones con o sin nimo de lucro, el mejor sistema de informacin cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, sus resultados, deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios que acuden a dicha informacin, de tal forma, que cada usuario, segn sus exigencias, tome las decisiones ms adecuadas sobre la organizacin. Si la contabilidad no cumple con su cometido, perdera su razn de ser........................................................................................... 35 De acuerdo con lo anterior y los conceptos previos adquiridos construya una definicin de contabilidad........................................................................................35 Digamos entonces que la contabilidad financiera es un sistema de informacin orientado a proporcionar informacin a terceras personas relacionadas con la empresa, con el fin de facilitar la toma de decisiones. Por lo tanto, la informacin generada por la Contabilidad Financiera, es utilizada como punto de partida para planificar hechos de futuro y adems, est regulada por los principios de contabilidad, dado que la informacin que se genera para fines externos tiene que ser producida con los mismos principios, de tal forma que el usuario est plenamente seguro de que en los estados financieros existe uniformidad en lo relativo a su presentacin, lo cual permite comparar resultados entre perodos, debido a que la informacin est plenamente regulada. ......................................... 36 Contabilidad Administrativa: Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin, para facilitar las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. ...............................................................................................................36 1.3. Taller.................................................................................................................40 47 2. PLANEACIN ESTRATGICA 2.1. Modelo de Planeacin Estratgica 48 51

Considerando las caractersticas de los mbitos pblico y privado, as como las peculiaridades gerenciales, es posible identificar tres modelos pertinentes de PE, considerando unidades propias de accin, gerencia, mercadeo, finanzas, servicios, produccin, investigacin y desarrollo. 51 - El Modelo General - La Planeacin por Sectores o grandes subsistemas sociales - La Planificacin Estratgica Situacional PES 51 51 51

2 .2. El Papel de los presupuestos en la Planeacin.................................................53 2. 3 El Aspecto Humano y los Presupuestos: Planificacin Financiera.................55 2.4. Caractersticas de un Sistema Presupuestal...................................................... 67 3. GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS 76
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3.1. Resea Histrica Con el surgimiento de la administracin uno de los criterios que aparece es la imposicin de la voluntad de un solo individuo, al absorber todas las actividades necesarias para manejar su propio

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negocio, desde luego, que esto trajo consigo sus inconvenientes, pues ello implic el establecimiento de normas basadas en los caprichos y particularidades de las experiencias personales y familiares. 3.2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos 3.3. Clasificacin de los presupuestos 76 77 78 85 4.1. Etapas en la elaboracin de un presupuesto. 85 4.1.2. Etapas a seguir en todo programa presupuestal.............................................86 4.2. Definicin de Misin 89 4.3. Fijacin de objetivos y estrategias 5. PRESUPUESTOS OPERACIONALES POR UNIDAD DE PRODUCTO (PPTO. N 2) GLOSARIO RESPUESTA A PREGUNTAS FRECUENTES BIBLIOGRAFA FUNDAMENTAL 91 98 118 131 133 136

4. METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DE LOS PRESUPUESTOS

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PRESENTACIN

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La Fundacin Universitaria Luis Amigo, les da un cordial saludo de bienvenida al programa de Ciencias Administrativas, Econmicas y Contables y les desea muchos xitos tanto en el desarrollo de su formacin profesional como en lo personal. Paradjicamente la educacin a distancia en vez de significar separacin o aislamiento, hace referencia a una particular forma de presencia que plantea opciones de mejoramiento profesional, vinculadas en forma directa, al contexto socio-laboral del sujeto que aprende. Por ello, este mdulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en la metodologa a distancia, la cual propicia no slo la ampliacin de la cobertura geogrfica sino tambin la apertura social y acadmica, como un nuevo reto y alternativa para la formacin de profesionales capaces de intervenir problemticas contemporneas, desde la aplicacin de la ciencia y la tecnologa con criterios ticos y de calidad. La educacin a distancia, hace posible una interesante ruptura de fronteras para abrir caminos a quienes deseen alcanzar diversos aprendizajes de estudios bsicos o superiores, inclusive, para quienes estn al servicio de entidades pblicas o privadas que an cuando se hallen dispersos geogrficamente pueden seguir recibiendo capacitacin o actualizacin sin necesidad de desvincularse de su puesto de trabajo ni realizar costosos desplazamientos. Seguramente, el estudiante ha llegado a la conclusin de que la educacin a distancia exige una mayor autonoma e independencia, dadas las condiciones en que se desarrolla el proceso de aprendizaje. En esta
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estrategia educativa el centro de todo el proceso ser el mismo estudiante. 7

Todo va a girar a su alrededor y el xito en los objetivos de aprendizaje depender casi en su totalidad de l, de su responsabilidad y dedicacin. Por otro lado, hay que destacar que para el logro de los objetivos, el maestro debe entender que su funcin no es dictar clase, no es pretender desarrollar ante sus alumnos el programa acadmico del curso en las horas programadas para la tutora. Debe quedar claro, que el programa lo desarrolla el propio estudiante a travs de los mdulos autoformativos adoptados oficialmente por la FUNLAM y entregados en forma particular a cada estudiante. Ahora bien, ms que construir un texto, es entender que el mdulo autoformativo es justamente el instrumento orientador que gua tanto la labor de los estudiantes como el desempeo del maestro. Por lo tanto, entendido el proceso autoformativo, los estudiantes deben asistir a las tutoras despus de haber estudiado por su propia cuenta en el modulo, haber ledo y tratado de comprender, de haber efectuado los ejercicios de aplicacin y las autoevaluaciones. Debe quedar claro, que asistir a un encuentro o tutora sin haber estudiado antes, es un error grave en el que no deben incurrir los estudiantes.

La gua facilita las orientaciones sobre el desarrollo del curso, dado que define los elementos necesarios para el dilogo entre estudiante y asesor, detallando en la metodologa las actividades a realizar para cada encuentro, bibliografa
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complementaria,

proceso

de

evaluacin

compromisos

adquiridos por los estudiantes. El mdulo desarrolla los contenidos bsicos 8

conceptuales, para la formacin del Administrador de Empresas en herramientas importantsimas profesional. El contenido de este material, nos permitir establecer una identidad educativa autentica, motivadora y con cobertura global, orientada hacia el enriquecimiento estratgico de la enseanza-aprendizaje, con calidad humana y conciencia comunitaria. de planeacin, como los presupuestos para su formacin integral, preparndolo para la toma de decisiones y en su hacer

1. FICHA TNICA
CURSO AUTOR INSTITUCIN
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PRESUPUESTOS JOHNNY DE JESS TABARES ARROYAVE

FUNDACIN UNIVERSITARIA LUIS AMIG

UNIDAD ACADMICA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECMICAS Y CONTABLES

PROGRAMA PALABRAS CLAVE

ADMINISTRACIN PLANEACIN, PRESUPUESTO, GERENCIA, GESTIN, CONTROL,PRODUCTIVIDAD

REA DE CONOCIMIENTO CRDITOS CIUDAD FECHA ACTUALIZACIN ADICIN DE TEMAS APROBADA POR

PROFESIONAL - CONTABLE 2 (DOS) MEDELLN NOVIEMBRE DE 2009

2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Aplicar las tcnicas del presupuesto empresarial como instrumento de control, de gestin, optimizacin de recursos y como fundamento de los pronsticos mercantiles, fabriles y financieros, afianzando adems aspectos como el amor a la vida, la familia, su profesin y a la institucin ; motivando en l, hbitos de estudio y garantizando as un buen desarrollo profesional y social.
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2.2. OBJETIVOS ESENCIALES


Analizar el presupuesto como parte del proceso de planeacin y su importancia en la gerencia. Conocer la metodologa en su preparacin y seguimiento. Preparar al futuro administrador para el uso y aprovechamiento de la tcnica presupuestal, sealando su importancia para la administracin de cualquier tipo de negocio y facilitando la toma de decisiones. Presentar al estudiante los elementos bsicos para la implementacin de un sistema presupuestal. Entregar al estudiante las herramientas bsicas que le permitan desarrollar la capacidad de presupuestar las diferentes operaciones de una empresa. Analizar la importancia y el procedimiento en la planificacin de los recursos financieros. Estructurar el presupuesto financiero. Presentar los informes derivados del sistema presupuestal y aplicar las herramientas de anlisis. Comprender y aplicar el proceso de control presupuestal.

2.3. OBJETIVOS COMPLEMENTARIOS


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Reconocer la importancia de los Presupuestos como un sistema bsico de informacin para las organizaciones. Identificar los elementos, componentes y finalidades de los Presupuestos. Conocer mediante las leyes y reglamentaciones la clasificacin de los Presupuestos y su aplicacin dentro de las organizaciones. Utilizar correctamente los procedimientos para la elaboracin de los Presupuestos Operacionales.

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3. FORMULACIN DE COMPETENCIAS
Clasificar correctamente los tipos de Presupuestos que se presentan en una organizacin. Elaborar correctamente un Presupuesto Financiero aplicando todos los principios de los Presupuestos Aplicar correctamente la metodologa para la elaboracin de los Presupuestos. Conocer las bases de presupuestacin para entidades oficiales. Realizar en forma adecuada un presupuesto para entidades oficiales.

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4. UNIDADES TEMTICAS
UNIDAD 1
Conocimientos previos

UNIDAD 2
Planeacin Estratgica

UNIDAD 3
Generalidades de los Presupuestos

UNIDAD 4
Metodologa para la elaboracin de los presupuestos.

UNIDAD 5
Presupuestos Operacionales

UNIDAD 6
Presupuestos Financieros

UNIDAD 7
Presupuesto de entidades oficiales

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5. METODOLOGA GENERAL
Para garantizar el buen desarrollo del curso se tendr en cuenta el Reglamento Estudiantil en lo concerniente a promocin, calificacin seguimiento del Portafolio Personal de Desempeo-PPD, entre otros. Los estudiantes debern consultar con anticipacin los temas a trabajar en cada encuentro, para poder generar inquietudes y profundizar ms los temas, generndose as una alta participacin para la solucin y aplicacin de casos, los cuales sern analizados y discutidos. En los encuentros presenciales se har claridad sobre aquellos conceptos que han presentado alguna dificultad en los estudiantes; prctica. As mismo, para ello se utilizarn explicaciones precisas sobre el tema con ejemplos y aplicacin se socializarn inquietudes sobre los talleres, cuestionarios y ejercicios de auto evaluacin. De otro lado, el logro de los objetivos propuestos en el mdulo, sern y

alcanzados una vez que los estudiantes realicen las actividades de forma consecuente con los encuentros presenciales. Se inician los encuentros presenciales con la presentacin del curso, se explica la metodologa y el sistema de evaluacin cualitativa integral, cuyo instrumento es el Portafolio Personal del Desempeo PPD-. Adicionalmente, se asumen compromisos, se fijan las fechas para los dems encuentros presenciales.

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Tambin se socializarn los lineamientos administrativos, tanto de la Decanatura como de la Vicerrectora Acadmica, destacando las responsabilidades y compromisos de docente y estudiantes. Se concertarn las fechas de las Prcticas Acumulativas de Conocimiento Individual-PACI -, las cuales como mnimo son dos (2) PACI al semestre. En la siguiente presencialidad los estudiantes debern tener leda y analizada, la Unidad N 1. Conocimientos Previos. Los estudiantes debern demostrar el logro de los objetivos propuestos, mediante la realizacin de los cuestionarios de autoevaluacin y los ejercicios de aplicacin prctica de dicha unidad. Se compartir el Portafolio Personal de Desempeo -PPD- elaborado por los estudiantes. Para una mayor profundizacin sobre sus contenidos se consultar adicionalmente la bibliografa conveniente anexa. Comprendidos y analizados los Conceptos Previos, y socializas las inquietudes y dificultades, los estudiantes deben haber ledo y analizado la Unidad N 2, Planeacin Estratgica, la cual le permitir al estudiante disear un proceso de planificacin estratgica que les permita construir tanto imgenes de futuro como decidir las condiciones para hacerlas viables. En esta Unidad, se identifican los elementos constitutivos desde la perspectiva de aprendizaje social, en los aprendizajes bsicos que al mismo tiempo necesita y produce las condiciones bsicas para que se desarrolle un proceso de planificacin estratgica. De otro lado y a manera de ensayo los estudiantes presentarn
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una

reflexin sobre el Aspecto Humano de los Presupuesto y una reflexin 16

personal sobre la Planeacin Financiera, de tal forma que a partir de las actividades y funciones de toda organizacin, se pueda precisar la trascendencia que tiene su aplicacin en la direccin de las organizaciones. Para una mayor profundizacin sobre sus contenidos se deber consultar la bibliografa anexa. Los estudiantes demostrarn el logro de los objetivos, mediante la

socializacin de talleres, cuestionario de autoevaluacin y los ejercicios de aplicacin prctica de la Unidad N. 2. Adems, se socializarn previo estudio y anlisis, por parte de los estudiantes las actividades complementarias. Se solicitar el Portafolio Personal de Desempeo-PPD- elaborado por los estudiantes. Asimismo, se abrirn espacios de reflexin sobre las caractersticas de un sistema presupuestal, para que el proceso de aprendizaje sea mucho ms amplio en el sentido investigativo, participativo y de discusin. Acorde con los avances presenciales y la lectura, anlisis y comprensin de las Unidades 1 y 2, los estudiantes estarn en capacidad de comprender fcilmente la Unidad N 3 Generalidades de los Presupuestos, cuyo objetivo es que el estudiante conozca algunas etapas de la evolucin histrica de estos, comprenda cuales son sus ventajas y limitaciones, establezca diferencia entre flexibilidad, periodo presupuestal, campo de aplicacin y el sector en el cual se aplica. Como actividad complementaria consultaran la clasificacin de los

presupuestos y sus principios y socializarn en la presencialidad, los conceptos y las pautas que orientan la elaboracin del presupuesto.
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Para una mayor profundizacin sobre sus contenidos se deber consultar la bibliografa anexa. Con el marco terico y los ejercicios realizados, el estudiante esta en condiciones de Metodologa comprender los fundamentos de la Unidad N para la elaboracin de los 4 presupuestos,

concientizndose sobre la importancia del proceso presupuestal y los planes empresariales, los cuales estn estrechamente relacionados, no solo, con la coordinacin para la preparacin del presupuesto, sino con las fuentes de informacin interna y externa en el aspecto funcional: Ventas, Produccin, Personal, Finanzas, etc., dado que son labores que se adelantan en los niveles operativo y administrativo. En el nivel operativo, recae la ejecucin de lo que un gerente se propone en su organizacin sea industrial, manufacturera, comercial o de servicios y en cuanto a lo administrativo, es fundamental que la gerencia conozca las ventajas de adoptar un presupuesto como plataforma de planeacin y control y definir la prospectiva comercial y financiera de la empresa. Para ello, es bsico que el estudiante haya analizado el esquema del presupuesto maestro y haber realizado las actividades complementarias. Para una mayor profundizacin sobre sus contenidos se deber consultar la bibliografa anexa. La Unidad N 5 se refiere a los Presupuestos Operacionales como un tipo de relacin en las empresas con las finanzas, en donde un verdadero plan presupuestal, debe definir claramente los presupuestos operacionales y sobre la base que se deben proyectar. Es as, como los presupuestos
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operacionales, tambin llamados econmicos, reflejan los resultados de las 18

decisiones de operacin, a travs de un proyecto financiero y de expansin, vale decir, estimando los ingresos y los costos o gastos en los que se hayan de incurrir en el periodo presupuestal. El cmputo anticipado de los ingresos es el primer paso en la formacin de todo programa presupuestal en las empresas privadas, ya que proporciona los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la organizacin. Asimismo, es fundamental, que el estudiante comprenda, que si bien el punto de equilibrio no pertenece especficamente a la tcnica presupuestal, se trata de determinarlo, para analizar el momento en el cual no existe utilidad ni perdida para la empresa y poder medir la eficiencia de operacin, dado que, permite analizar la planeacin y el control de las organizaciones. Es importante que los estudiantes analicen y socialicen con el grupo, la secuencia de los presupuestos operacionales a partir del concepto de ingresos y de costos de produccin proyectados, dado que estos reflejan los resultados de las decisiones de operacin, en donde se incluyen todas las actividades del perodo siguiente, reflejadas en el estado proyectado de ingresos y gastos, balance general presupuestado y origen y aplicacin de fondos presupuestado. Para una mayor profundizacin sobre sus contenidos se deber consultar la bibliografa anexa. Otro de los temas a tratar y que previamente el estudiante debe haber ledo y analizado, es la Unidad N 6, Presupuestos Financieros, en donde a partir de los presupuestos operacionales y los pasos para preparar un presupuesto maestro, se puedan usar los formatos o guas para la elaboracin de los presupuestos, de tal forma, que comprendan los presupuestos financieros como origen y aplicacin de recursos y todas
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aquellas operaciones de tipo financiero en que interviene la caja, puesto que 19

un presupuesto financiero no es lo mismo que el presupuesto de caja, aun cuando el presupuesto de caja representa un alto porcentaje del presupuesto financiero. El presupuesto financiero, es generalmente un presupuesto que se hace al final, porque se le deben realizar constantes ajustes. Se socializarn las a actividades los complementarias financieros. y los ejercicios mayor

correspondientes anexa.

presupuestos

Para

una

profundizacin sobre sus contenidos se deber consultar la bibliografa

Para complementar el modulo de presupuestos, es necesario que los estudiantes estn en condiciones de hacer la distincin entre el presupuesto pblico y el privado, para ello deben haber ledo previamente la Unidad N 7 Presupuesto de Entidades Oficiales, conocer las bases de elaboracin, presentacin y ejecucin del presupuesto pblico, acorde con el nuevo enfoque normativo que se ha venido desarrollando en la ultima dcada como objetivo fundamental, a la racionalizacin fiscal y consecuentemente, a la estabilidad econmica. El desarrollo de un conjunto de normas orgnicas en materia presupuestal, ha contribuido decididamente a este propsito, como lo son el Estatuto Orgnico del Presupuesto Decreto 111/ de 1996, la Ley 617 de 2000 y la Ley 817 de 2003 de responsabilidad y transparencia fiscal. El estudio y aplicacin de su contenido no slo constituir material bsico, sino que seguramente se convertir en referencia para los estudiantes interesados en el tema de la Hacienda Pblica, en los diversos escenarios del conocimiento. Se realizarn problemas prcticos de Marco Fiscal de
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Mediano Plazo, Modelo esquemtico del Plan Financiero y PAC, elaboracin, 20

Evaluacin y Control. Para una mayor profundizacin sobre sus contenidos se deber consultar la bibliografa anexa.

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6. EVALUACIN INTEGRAL
6.1. Sistema de Evaluacin
La evaluacin es un proceso integral, continuo, acumulativo, racional, cientfico, cooperativo y tico, que busca valorar las aptitudes, actitudes, conocimientos, habilidades y destrezas del estudiante frente a un determinado programa docente y un seguimiento permanente que permite establecer el cumplimiento de los objetivos educacionales propuestos. El asesor ha de ver en la evaluacin un medio que le permita juzgar la efectividad para ayudar al estudiante a desarrollarse de modo integral. Por ello, requiere conocer sus intereses, necesidades, habilidades, aptitudes, a la calidad del aprendizaje y el desarrollo que est logrando a travs de sus experiencias educacionales. Los medios de evaluacin pueden ser pruebas, comprensin, anlisis, discusin crtica y en general de apropiacin de conceptos. El resultado de la aplicacin de las pruebas debe permitir apreciar el proceso de organizacin del conocimiento que ha elaborado el estudiante y de sus capacidades para producir formas alternativas de solucin de problemas. El Portafolio Personal de Desempeo-PPD-, es el instrumento de evaluacin del estudiante. En l se debe llevar el registro y compendio de las diferentes actividades evaluativas y de la reflexin permanente que realiza cada estudiante sobre su proceso de formacin.

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Tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades encontradas en el proceso por cada estudiante y las sugerencias de los docentes y compaeros para la obtencin de los logros propuestos. La escala valorativa tendr una expresin cualitativa dada en el artculo 80 del reglamento estudiantil y al finalizar el perodo acadmico. con base en la siguiente tabla. Se realizar

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RANGOS PARMETRO VALORACIN CUALITATIVA Cuando se logran los objetivos esenciales y 1 complementarios y, adems, los enriquece con sus aportes: excelente. Cuando se logran los objetivos esenciales y 2 complementarios satisfactoriamente: 4.0 - 4.5 sobresaliente. Cuando se logran los objetivos esenciales y 3 4 5 algunos complementarios: bueno. Cuando solo logra los objetivos esenciales: aceptable. Cuando no logra los objetivos esenciales aunque demuestra esfuerzo e inters: insuficiente. Cuando no logra los objetivos esenciales y, 6 adems, no demuestra inters ni 2.0 - 2.4 motivacin en el proceso: deficiente. Cuando no logra los objetivos esenciales ni 7 Tabla 1. los complementarios y no demuestra 1.0 - 1.9 inters ni motivacin: muy deficiente. 3.5 - 3.9 3.0 - 3.4 2.5 - 2.9 4.6 - 5.0 CUANTITATIVOS

6.2. Actividades de reconocimiento

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Estn planteadas para que los estudiantes

identifiquen los conceptos

previos al desarrollo de la temtica del mdulo. Esto le permitir comprender de forma rpida los conocimientos presentados en cada unidad.

6.3. Actividades de profundizacin


Permiten al estudiante reforzar los conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan en forma de autoevaluacin y de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales de los ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos.

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INTRODUCCIN
El Presupuesto es un estimado cuidadosamente preparado de las condiciones futuras de los negocios (empresas privadas, pblicas o familiares), como sistema de planeacin y control. Ese estimado tiene que incluir los ingresos, los costos probables y los gastos. Por ello la finalidad de los presupuestos es auxiliar a la gerencia en la coordinacin de sus funciones de venta, de produccin y de administracin. Sistema de planeacin y control, es el trmino aplicado al plan cuidadosamente elaborado que cubre la coordinacin de estas tres funciones, as como tambin un estudio y comparacin continua de los resultados operativos reales con las cifras presupuestadas para interpretar las causas de las diferencias. Como las condiciones de los negocios varan, los presupuestos preparados tambin varan. El principio bsico de la planeacin para el control, es el mismo para todos los negocios, sin que cuente para nada el tamao de ellos. En las pequeas empresas, la tarea de preparar el presupuesto ser probablemente una funcin del Contador. En una organizacin mayor, la preparacin del presupuesto estar supervisada por un Director de Presupuestos. Debe quedar claro, que el presupuesto es un instrumento de control; puede ser usado por la gerencia en la determinacin del valor de las desviaciones ocurridas respecto de los planes y las causas probables de esas desviaciones. Ahora bien, para referirnos a su tradicin, reas, niveles de responsabilidad, actividades y prctica, es de suma importancia tener aspectos claros como la Contabilidad General, la Contabilidad de Costos y los Principios Generales
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de Administracin, de tal forma, que podamos entender los presupuestos como sistema de planeacin y control. En general, podemos afirmar que el uso y manejo de recursos significa una obligacin imperiosa para todas las empresas, sean estas privadas, pblicas o familiares. Por lo tanto, el propsito y naturaleza de los presupuestos, es una herramienta bsica que iguala el estudio personal y empresarial, permitindole al estudiante lograr una rpida percepcin en materia presupuestal, proporcionndole las bases necesarias para su futuro desenvolvimiento profesional. Bajo estas premisas, la participacin del estudiante es fundamental y para ello, su intervencin en clase, su responsabilidad y compromiso de estudio, exige ms disponibilidad de tiempo para leer y realizar los ejercicios propuestos en el mdulo origen objeto de estudio. La realizacin de las autoevaluaciones y talleres correspondientes a cada unidad, permiten comprender, profundizar y actualizar continuamente el derrotero del curso. De ah, que el desarrollo del mdulo se fundamente en la necesidad de admitir la dinmica de un sistema de control de gestin adecuado, comprendiendo la importancia de la planeacin y los presupuestos, en su proceso de formacin integral.

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JUSTIFICACIN
Su propsito es permitir la reflexin del estudiante en las funciones y responsabilidades para el manejo presupuestal de tal forma que pueda precisar la trascendencia que tiene su aplicacin en la direccin de las organizaciones. Para ello, se deben tener claro los conceptos de la Contabilidad General, la Contabilidad de Costos y Administracin. Se trata de un estudio general y completo, en aras de que el estudiante pueda comprender con claridad los presupuestos a partir de un ordenamiento lgico, comenzando de lo general a lo particular y de la teora a la prctica. Qu se propone? Un proyecto de trabajo til y sencillo que inspire al estudiante a pensar y lo incite a establecer una clara relacin entre la Gerencia y el Presupuesto Empresarial. Cul es su fundamento? La Planificacin como visin empresarial, as como el adecuado y correcto manejo para Dirigir, Organizar, Coordinar y Controlar. Actividad complementaria: Qu es empresa? Cules tipos de empresa conoce? Qu es un costo? Qu es un Gasto? Qu es prdida?
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1. CONOCIMIENTOS PREVIOS
1.1. Elementos del Costo, el ciclo del costo.
Los elementos que entran en el costo de fabricacin de un artculo, de un lote o una cantidad determinada son: _______________, __________________, y los ______________ Los elementos que entran en la creacin de un negocio o servicio municipal en particular son: _______________________________________________ . Actividad complementaria Qu es el costo primo? Qu es el costo de conversin? La palabra costo, se aplica a una variedad de circunstancias de los negocios relacionadas con: la naturaleza de las operaciones de fabricacin, la fecha o mtodo de clculo, la funcin del negocio y las clases del negocio. De acuerdo con las operaciones de fabricacin los costos pueden ser: por rdenes de fabricacin, por procesos o departamentos y por clases. De acuerdo con la fecha o mtodo de clculo pueden ser: costos histricos, costos estimados, estndar o predeterminados y costos diarios, semanales o mensuales. En cuanto a los costos estimados, son costos que se deben calcular antes de comenzar las operaciones de fabricacin, en otras palabras, frecuentemente es necesario calcular de antemano los costos en que se incurrir, lo cual es fundamental para determinar los precios de venta.

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De acuerdo a la funcin del negocio, pueden ser: costos de produccin o de fabricacin, costos de distribucin, costos generales o costos administrativos, costos financieros, etc. De acuerdo con las clases de negocio, aunque ms sencilla que la de los costos de las empresas manufactureras, se encuentran: la contabilidad de costos para bancos, para el sector pblico, para las tiendas al detalle o por departamentos y costos de grandes organizaciones de servicios. El Ciclo del Costo El ciclo del costo, se refiere a la conversin de las materias primas o los materiales directos en un producto terminado vendible. Este ciclo se expresa mediante tres formas: 1. Mediante los modelos usados para recopilar dichos costos, 2. Mediante los registros de contabilidad y 3. Mediante el resumen o estado de los productos manufacturados o vendidos. As las cosas el objetivo financiero de la contabilidad de costos, consiste en la obtencin del costo unitario de los productos fabricados, con el fin de costear los inventarios que habrn de figurar en el balance general y determinar el costo de los productos vendidos que permitan la preparacin del estado de rentas y gastos y por ende la determinacin de la utilidad o prdida del perodo respectivo. Resumiendo, el ciclo completo del costo, es el siguiente: Al terminar una orden de fabricacin el departamento de costo procede a su liquidacin de la siguiente manera: 1. Totaliza los elementos del costo (MD,
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MOD y CIF), 2. Sumados los totales de cada elemento se obtiene el costo 32

total y 3. Para obtener el costo unitario se divide el costo total por el nmero de unidades. Luego, el departamento de costos, informa al departamento de contabilidad general sobre el costo total de produccin y al almacn sobre el costo total y el costo unitario para determinar el producto terminado. siguiente registro en el libro diario: Inv. P. en P. MD MOD CIF Inv. P. T Inv. P. en P. xx xx xx xx xx xx Observemos el

De otro lado, contabilidad general efecta los asientos respectivos para registrar la venta. Ejemplo: Se efecta una venta a crdito de $ 150.000 y un costo de Fabricacin de $85.000 Cuentas por cobrar (Ca. X) Ventas Costo de Productos Vendidos Inv. P.T. $ 85.000 $ 85.000 $150.000 $150.000

Los anteriores registros, son los 2 asientos tpicos para reflejar


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contablemente una venta si la empresa (sea comercial o industrial), emplea 33

el mtodo de inventario perpetuo. Observemos como el registro nmero 2, reduce la cuenta de Inventario de producto terminado por el costo de los productos vendidos. El almacenista ha efectuado en el sistema Programa de Inventario la reduccin correspondiente. Actividad Complementaria Cules son algunos de los mtodos ms comunes que se usan para valorar los inventarios?

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1.2. Contabilidad Financiera El concepto de contabilidad como tcnica o herramienta de informacin, tiene una gran importancia, toda vez que facilita tanto el proceso administrativo como la toma de decisiones internas y externas. De hecho, el mundo de los negocios es cada vez ms complejo y exige ms profesionalismo de las empresas si se quiere alcanzar un puesto o lugar destacado dentro del desarrollo econmico. Para ello, se requiere en gran parte, contar con un sistema de informacin relevante, oportuna y confiable, generado nicamente por un buen sistema de contabilidad general. En todas las organizaciones con o sin nimo de lucro, el mejor sistema de informacin cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, sus resultados, deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios que acuden a dicha informacin, de tal forma, que cada usuario, segn sus exigencias, tome las decisiones ms adecuadas sobre la organizacin. Si la contabilidad no cumple con su cometido, perdera su razn de ser. De acuerdo con lo anterior y los conceptos previos adquiridos construya una definicin de contabilidad.

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Digamos entonces que la contabilidad financiera es un sistema de informacin orientado a proporcionar informacin a terceras personas relacionadas con la empresa, con el fin de facilitar la toma de decisiones. Por lo tanto, la informacin generada por la Contabilidad Financiera, es utilizada como punto de partida para planificar hechos de futuro y adems, est regulada por los principios de contabilidad, dado que la informacin que se genera para fines externos tiene que ser producida con los mismos principios, de tal forma que el usuario est plenamente seguro de que en los estados financieros existe uniformidad en lo relativo a su presentacin, lo cual permite comparar resultados entre perodos, debido a que la informacin est plenamente regulada. Contabilidad Administrativa: Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin, para facilitar las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. Estados Financieros Bsicos La contabilidad de costos es una parte especializada de la contabilidad general y se convierte en un subsistema dentro del sistema contable general, debido a que en el caso particular de las empresas industriales, la aplicacin de los costos de produccin para determinar los costos unitarios, es bastante extensa. Los costos unitarios hacen ms fcil el clculo de unidades para el cierre de Inventarios y para conocer el CMV. Por ejemplo, supongamos que se producen 8.550 unidades a un costo total de $855.000. Si se venden 6.000 unidades: Cuntas unidades quedan en Inv. Por favor explicar qu clculo se debe realizar?
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La contabilidad general cubre todas las transacciones financieras con miras a la preparacin y presentacin de los Estados Financieros, que son principalmente: _____________________ y el ____________________. La cifra referente al costo de los Inventarios en el Balance General y al costo de los productos vendidos en el Estado de Ingresos y Gastos, se obtiene mediante la contabilidad de costos. Entre algunos fines principales se tienen: Determinar el costo de los Inventarios de productos fabricados para su presentacin el Balance General. - Determinar el costo de productos vendidos con el fin de calcular la utilidad o prdida para su presentacin en el Estado de Ingresos y Gastos. - Dotar a la gerencia de una herramienta til para la Planeacin y el Control de los costos de produccin. Cules son los trminos administrativos y de navegacin de una empresa? R/ Consecucin ptima de utilidades y situacin financiera sana, en tiempo y condiciones econmicas previsibles. Es decir: Dnde estoy? Estos son los llamados factores de Posicin y Rumbo A dnde voy? Qu factor brinda el Balance General? Qu factor brinda el Estado de Ingresos y Gastos R/ La posicin R/ El rumbo

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Conclusin: La posicin y el rumbo, son los factores que nos fijan el PRESUPUESTO. Estados Financieros

Balance General Empresa Comercial Activos corrientes: .. Inventario de Mercancas.. $ xx xx Empresa Industrial Activos Corrientes: .. Inventario Materiales $ xx Inventario- Prod. en Proc xx Inventario- Prod. Termin. Xx (Una sola cuenta de inventarios) (Varias Cuentas de inventario)

Estado de Ingresos y Gastos Ventas Costo de Mercanca Vendida Ganancia Bruta (costo de Mercanca vendida =
Precio de compra de la Mercanca)

$xx xx $xx

Ventas Ganancia Bruta

$ xx $ xx

Costo de Pdto. Vendido xx .


(costo de Productos Vendidos= Transformacin en productos terminados)

.
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Podemos observar que el Estado de Ingresos y Gastos de una empresa industrial difieren del de una empresa comercial en el rengln de Costo de Productos Fabricados y Vendidos o simplemente Costo de Producto Vendido. La pregunta es: Cmo obtenemos esta cifra en las empresas Industriales?

ILUSTRACIN Ca. R Estado de Costo de Producto Vendido A.. Materiales Directos +Mano de Obra Directa +Costos Indirectos de Fabricacin =Costo de Produccin +Inv. I. Prod. En Proc. =Costo de Prod. En Proc. -Inv. F. Prod. En Proc. =Costos Producto Terminado +Inv. I. Prod. Terminado =Costo Prod. Disponible Venta -Inv. F. Prod. Terminado =Costo de Productos Vendidos Conclusiones
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Entender la importancia de la contabilidad de costos, le proporciona al estudiante la comprensin y aplicacin de los presupuestos a partir de la informacin de costos de productos, inventarios, operaciones o funciones, permitindole comparar cifras reales con las predeterminadas y al mismo tiempo, ayuda a tomar decisiones diarias, a la vez que le suministra la informacin esencial para los planes de corto, mediano y largo plazo. Apoyados en lo anterior, se puede afirmar que el uso y manejo de recursos significa una obligacin para todas las organizaciones. De hecho, el propsito y naturaleza de los presupuestos es entenderlos como una herramienta bsica, que iguala el estudio personal y empresarial desde el punto de vista financiero, que en otros trminos, no es ms que la maximizacin del valor de la empresa. As las cosas, el estudiante debe entender la importancia de los presupuestos en su ejercicio profesional, de tal forma que pueda tomar decisiones, con el fin de alcanzar el objetivo bsico financiero y los objetivos complementarios de liquidez y rentabilidad empresarial, lo cual, tambin le permiten el control de todas las operaciones y la evaluacin de la gestin financiera. 1.3. Taller 1.3.1. Cuestionario de Evaluacin 1. Cul es el significado de la expresin ciclo de la contabilidad de costos? 2. Cul es el principal objetivo de la contabilidad?
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3. En la medida en que los negocios se tornan ms complejos, un buen manejo presupuestal y ms econmico se puede lograr a travs de: (a) ms horas de trabajo, (b) mejores oficinas, (c) personal bien capacitado, (d) procesamiento electrnico de datos, por qu? 4. Para qu sirve el Estado de resultados? Qu muestra? 5. Para qu sirve el Balance General? De qu partes se compone? 6. Qu significa el trmino Perodo contable? 7. Por qu es importante una adecuada valoracin de los inventarios? Analice su incidencia sobre el Balance General y el Estado de Resultados. 8. Los materiales directos ms la mano de obra con qu nombre se conocen. 9. Los costos del perodo se pueden cargar al ingreso corriente (a) cierto (b) falso y por qu? 10. Los tres elementos de los costos del producto incluyen todo menos: a) MD, b) MOI, c) Costos de Fbrica d) MOD. 11. Qu diferencia se puede establecer entre las cuentas de MD y M y Suministros? 12. Es posible que una empresa tenga un elevado saldo en caja y al mismo tiempo una prdida acumulada? Por qu? 13. En qu se diferencia un Estado de Fuente y Aplicacin de Fondos y un Presupuesto Efectivo?
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14. Explique cmo el Presupuesto de ventas de la empresa sirve para determinar los volmenes de inversin en inventarios. 15. Defina y grafique: Costo total, Costo fijo y Costo variable. De un ejemplo de cada concepto. 16. El proceso de identificar, resumir y consolidar informacin para planear, controlar, tomar decisiones gerenciales y costear un producto se denomina. a) Contabilidad Administrativa Costos d) Control Presupuestal 17. Para medir el desempeo de una funcin es necesario: revisar, evaluar y medir. Cierto ( ) Falso ( ) Por qu? 18. La percepcin y desempeo empresarial y profesional hacen parte de la prospectiva, la toma de decisiones, mayor rentabilidad y manejo financiero. Cierto ( ) Falso ( ) Por qu? 19. Uno de los instrumentos ms importantes en la planeacin de la contabilidad financiera es: a) Costo de Mercanca Vendida d) El Presupuesto 20. Qu dificultad o dificultades encuentra en la unidad de conocimientos previos? Por favor, presntelas en su PPD. Socialice con el grupo. 1.3.2. Ejercicios de Aplicacin Prctica
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b) Costeo Directo

c) Contabilidad de

b) Costo Directo

c) Costo unitario

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1. La siguiente informacin es suministrada por Industrias B con el fin de que usted calcule el costo de los materiales usados: Compra de Materiales y Suministros $4.200, MI Usados $3.150, Inv. Inicial de M y Suministros $12.450 e Inv. Final de M y Suministros $2.450.

2. La Ca. Y, muestra en libros la siguiente informacin: P. en Proceso Inventario Inicial Inventario Final $ 125.000 $ 25.350 P. Terminado $85.750 $38.250 Calcular el

El costo de Mercanca Manufacturada y Vendida $147.500. Costo de Mercanca Manufacturada.

3. La siguiente informacin corresponde a la Compaa J: Costo de Produccin $158.000, los MD y la MOD equivalen al 50% y 20% del Costo de Produccin, el Inv. Producto Terminado a junio 30 de 2009 $12.800, el Costo de Producto Disponible para Venta $198.000, los gastos de venta $14.500 y los gastos de Administracin $14.000, impuestos 38%. Con dicha informacin se requiere que usted prepare: a) Estado de Costo de Productos Fabricados y Vendidos b) Estado de Ingresos y Gastos. Reporte de Ventas $350.500 4. Con el fin de que usted reconstruya el Estado de Costos de Producto Vendido, la Ca. @ le suministra la siguiente informacin:
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Material Directo Usado Inventario Inicial P. en P. Costo de Producto Terminado Inventario Final P.T. MOD Costo de P. disponible Venta CIF

$20.200 14.250 50.000 8.500 18.800 102.800 21.000

5. La empresa & necesita conocer sus ventas para el mes de agosto de 2009, para ello cuenta con la siguiente informacin: Costo de mercanca manufacturada $ 45.750 Utilidad Bruta Inv. de P. T. Julio 31 de 2009 Inv. de P.T. Agosto 31 de 2009 Inv. de P en P. Julio 31 de 2009 .. Inv. de P. en P agosto 31 de 2009 .. 9.250 17.500 7.500 60.500 32.200

6. Con base en la siguiente informacin prepare el Estado de Costo de Productos Vendidos para el primer semestre de 2009, de la Ca. Nacional de Plsticos. Inv. de MD a diciembre 31 2008 .. $26.000 Compras de MD .. 70.000 20.000 7.500 72.000 44 Devoluciones de compras Fletes en compras.. MD Usado
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Nmina 60.000

MOI..

2.000

Inv. de P. en P a diciembre 31 de 2008 35.400 Inv. de P. en P a junio 30 de 2009. 12.900 Inv. de P.T. a enero de 2009.. 65.300 Costo de Productos Vendidos .. 110.000 CIF 35% del Costo Primo, no incluye MOI 7. Con la siguiente informacin elabore el Estado de Costo de Producto Manufacturado y Vendido. Balance de Inventarios Materiales Directos Trabajo en Proceso Mercanca Terminada Fletes de entrada Total MD usado MOD CIF Costo de Producto manufacturado y vendido Julio 1 $75.000 10.000 100.000 Julio 31 $85.000 72.000

3.000 93.000 98.000 63.000 190.000

8. Con la siguiente informacin elabore un Estado de Resultados para la Empresa Comercial S.A. a diciembre de 2009. Ventas Brutas. Descuentos en Ventas.. Devoluciones en ventas Inv. Inicial de Mercanca Compras Netas... Inv. Final de Mercanca. Gastos de Administracin.
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$12.500 600 400 2.800 4.500 3.100 1.200 45

Gastos de Ventas.. Gastos Financieros Ingresos Egresos. Provisin para Impuestos .

2.100 1.600 300 200 1.000

9. La Empresa Manufacturera S.A. necesita conocer las ventas brutas y la Utilidad bruta del mes de julio de 2009, para ello le suministra la siguiente informacin: Ventas Netas $145.800, Costo de Productos Vendidos (trabaje con el resultado del problema No. 6), Devoluciones en ventas $11.200. Descuentos de ventas $23.500. 10. Qu dificultad o dificultades encuentro en la realizacin de los ejercicios? Por favor, escrbalas en su PPD. Socialice con el grupo.

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2. PLANEACIN ESTRATGICA
Hablar de Planeacin Estratgica, es referirnos a un futuro deseado as como los medios necesarios para alcanzarlo. Planificar traduce un llamado importante a hacer patria, empresa diaria, propsito y compromiso de gerencia y gestin, para darle un nuevo dinamismo a las organizaciones, sean estas pblicas o privadas, con la participacin permanente y continua de las personas. Es por ello, que toda organizacin para el logro de sus propsitos y su correcto funcionamiento, debe definir una metodologa de trabajo coherente, consistente y estable. Un concepto sencillo de administracin es la maximizacin o Sin

aprovechamiento de los recursos con que cuenta una empresa para el logro de objetivos, vale decir, minimizar costos y maximizar resultados. gerenciar mal. Ahora bien, pensando en el proceso administrativo, Cmo pueden ser las actividades y funciones de toda organizacin? Estticas o Dinmicas. Las Estticas estn referidas a la Previsin, Planeacin y Organizacin. Las Dinmicas corresponden a las fases de Coordinacin o Integracin, Direccin y Control. Actividad complementaria: Consultar embargo, se puede administrar bien o administrar mal, gerenciar bien o

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Qu es Planificar?, Qu es Planificacin?, Por qu es importante la Planeacin?, Qu es Planeacin Estratgica?, Cul es el papel de la Planeacin Estratgica dentro de la Gestin? Algunos conceptos de manejo organizacional: Proceso, Colectivo e Imagen de Futuro. Proceso: Significa que existe un plan y es un plan, porque expresa lo que la administracin tratar de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado perodo. El Plan debe revisarse continuamente y desarrollarse de manera flexible, es ms, el mismo proceso puede dar lugar a diversos planes consecutivos o a planes de diversos niveles de complejidad o reas de decisin. Con base en el plan se puede evaluar y revisar el proceso de planificacin Colectivo: Significa que involucra la amplia participacin activa y positiva de toda la organizacin. Imagen de futuro: Es el elemento distintivo de la planeacin estratgica y significa la accin estratgica que se construye por la problemtica, la visin y la misin. La problemtica, se refiere a los elementos que conforman una brecha entre lo que debe hacerse (segn valores, normas y expectativas) y lo que se hace (segn datos y percepciones). Actividad Complementaria: - Leer y analizar los conceptos de Misin y Visin.
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- A partir del concepto Emprendimiento E, cree una empresa, defina su Misin y su Visin. Elabore dos conclusiones desde el punto de vista empresarial. Socializar. Si se entiende el concepto de planeacin estratgica, debe quedar claro, que la conduccin de un negocio, basado en la intuicin, en la tradicin o en la rutina, no permite el logro de buenos resultados. planeacin, organizacin, coordinacin, direccin Por consiguiente, la y control de sus administracin de un negocio, empresa u organizacin, exige previsin, operaciones. Estos son conceptos que se deben tener muy claros antes de entrar no solo a definir qu es el Presupuesto, sino a entender su manejo y resultados para la toma de decisiones gerenciales. Previsin: Preconocer lo necesario Prepara de antemano lo conveniente para entender a tiempo las necesidades presumibles probables factibles. la elaboracin y ejecucin del presupuesto. Planeacin: Qu y cmo se va a hacer? La planeacin no es un fin en si mismo, sino un medio o herramienta til para ordenar la gestin establece los procesos, los mecanismos los medios y los recursos que permiten alcanzar una situacin objetivo, a partir del reconocimiento de una situacin de partida. MEDIOS TIEMPO INVERSIONES = META CAMBIO.
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El objetivo desde la

perspectiva presupuestal es tener anticipadamente, todo lo conveniente para

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Es el camino a seguir, con unificacin y sistematizacin de actividades. Para una mejor comprensin, empecemos por responder tres guas: Qu? Con qu? y Cmo? Qu se va a hacer? Establecer objetivos antes de comenzar actividades. Con qu se va a hacer? Contar con los factores de produccin que hagan factible la obtencin de los resultados planeados. Cmo se va a hacer? Organizacin, funciones, procesos, procedimientos y personal responsable.

2.1. Modelo de Planeacin Estratgica


Considerando las caractersticas de los mbitos pblico y privado, as como las peculiaridades gerenciales, es posible identificar tres modelos pertinentes de PE, considerando unidades propias de accin, gerencia, mercadeo, finanzas, servicios, produccin, investigacin y desarrollo. - El Modelo General - La Planeacin por Sectores o grandes subsistemas sociales - La Planificacin Estratgica Situacional PES Modelo General, que est constituido por los puntos centrales y bsicos de la mayor parte de los diseos de planificacin. Este modelo general se puede aplicar tanto a instituciones como a programas. Es tambin llamado modelo Global, es bsico en la mayora de los ejercicios de planificacin, en cuyo caso, es frecuente que en esta etapa se prepare informacin interna y externa que va a ser analizada dentro del proceso.
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Modelo para planificar sectores o grandes subsistemas sociales. Tambin llamado sectorial, se caracteriza por considerar una perspectiva de PE especialmente para formacin y desarrollo de la agenda empresarial, es decir, bajo el marco de actividades sociales, en lo poltico o en escenarios de economa solidaria. Modelo de Planificacin Estratgica Situacional PES. Especialmente

relevante para la formacin y desarrollo de actividades y procesos de la agenda poltica pblica, tanto desde la perspectiva del Estado como del resto de actores del sistema poltico. Actividad complementaria. Dada la importancia de la planeacin en el manejo gerencial y presupuestal, se requiere que usted consulte acerca de: Qu es improvisacin?, Qu paralelos se pueden establecer entre improvisacin y planeacin? Principios de la Planeacin, explicar cada uno de ellos, socialice con el grupo. Ventajas de la planeacin - Se piensa en todas las actividades. - Se integran polticas y decisiones - Se fijan modelos de desempeo futuro y se concretan actuaciones del personal

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2 .2. El Papel de los presupuestos en la Planeacin El Presupuesto, es para todo tipo de empresa un instrumento fundamental. Es por ello que la palabra presupuesto como herramienta de Administracin, es: La estimacin programada en forma sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por una empresa, en un perodo determinado. Para la Economa Industrial, es: Una tcnica de planeacin y predeterminacin de cifras sobre bases estadsticas apreciaciones de hechos y fenmenos aleatorios. La palabra Presupuesto se compone de dos races latinas: PRE SUPUESTO = antes de o delante de = hecho, formado

Por lo tanto, Presupuesto significa antes de lo hecho Si la planeacin y el control financiero como partes de la planeacin estratgica, se materializan por medio de un presupuesto, entonces el presupuesto es un completo plan financiero, diseado para orientar al empresario hacia la consecucin de las metas propuestas.

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Actividad complementaria: Consultar y socializar 1. Dos definiciones de presupuesto, analcelas y socialcelas con el grupo. 2. Qu es el presupuesto Pblico? 3. Qu diferencia existe entre el presupuesto de las entidades pblicas y el presupuesto de las empresas privadas? 4. Establezca tres factores comunes entre el presupuesto de las empresas privadas y las pblicas. 5. Qu relacin existe entre la planeacin y el presupuesto? 6. Qu funcin desempea el presupuesto en la administracin? Todo lo dicho hasta aqu, nos permite afirmar que un presupuesto es un estado formal de las expectativas de una empresa o negocio, en la cual se tienen que considerar costos, produccin, ventas y otras transacciones financieras para un perodo venidero. Por lo tanto, un Presupuesto es un conjunto de estados financieros proyectados o planeados. Siendo coherentes con los conceptos de presupuesto y su papel en la planeacin, se dice que el presupuesto es un plan integrador y coordinador, que se expresa en trminos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para un perodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados pro la alta gerencia. Por qu se dice que es un plan? Es un plan, porque expresa lo que la administracin tratar de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado perodo.

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Por qu se dice que es integrador? Porque es la preparacin conjunta y armnica que se realiza entre todas las dependencias de la organizacin. Qu quiere decir en trminos financieros? Qu el presupuesto es presentado en unidad monetaria, para que sirva como medio de comunicacin, ya que de otra forma surgirn problemas en su anlisis anual. Operaciones: Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinacin de los ingresos que se obtendrn, as como el de los gastos que se van a producir. Recursos: No es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro, la empresa tambin debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin. 2. 3 El Aspecto Humano y los Presupuestos: Planificacin Financiera Es paradjico que muchos, por no decir que todos nosotros, con manejo o entendimiento de Finanzas, no nos preocupemos de nuestra propia Planificacin Financiera, con el esmero y dedicacin que lo hacemos para terceros, llmese empresa u organizacin para la que trabajamos.

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En la mayora de estos casos cuando se habla de finanzas sean empresas pblicas o privadas, corporativas, mercados de capitales, inversiones, bonos, bolsa de valores, etc., nos lleva a pensar que se trata de un problema de otros, por lo tanto, poco o nada tiene que ver con nosotros. Que tan equivocados estn quienes as piensan, porque permanentemente debemos referirnos a su importancia, dado que este tema, desde la perspectiva humana resulta muy interesante. Es posible que nos intereses porque el propsito es reflexionar sobre nuestras propias finanzas, nuestro dinero, nuestro ahorro y la planificacin (presupuesto) de nuestro futuro econmico. Importancia del Dinero. Sin lugar a duda, un tema frecuente en cualquier conversacin entre las personas es el dinero. Por todas partes, en el da a da, la gente habla de dinero mucho ms que de otras cosas o de otros temas que en su momento pueden ser mucho ms importantes. Esto es as, pues el dinero, adems de ser una pieza clave desde el punto de vista de lo econmico, es fundamental en la vida diaria y en el desarrollo de las personas, las familias y la sociedad. A partir de esta reflexin, debera ser moderado esperar que la gente y quizs en particular quienes tienen labores directivas en el mbito empresarial, dedicaran parte de su tiempo a analizar y considerar razonablemente la planeacin de las fuentes y destinos de su propio dinero a lo largo del tiempo. Pero no es as. Aunque el tema es importante, lo incomprensible, es que muchos directivos, a todo nivel, incluso aquellos con fuerte injerencia en la planeacin estratgica de las empresas en las que trabajan, no se ocupan de su propia planeacin financiera. Ejecutivos que dedican horas, das y meses
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al estudio de inversiones y a la proyeccin econmica de sus empresas, no 56

llegan a dedicarle unos minutos por da a la planeacin presupuestal del futuro financiero de sus familias. ninguna manera una excusa. Si la misin de un directivo es dirigir la empresa con el objetivo de crear valor para los accionistas, asegurando la sustentabilidad y el crecimiento a largo plazo. familia? Planeacin y Ahorro Familiar Cuando decimos que las Finanzas Personales se ocupan de nuestras propias finanzas podramos afirmar que comprenden el anlisis y planeacin de las fuentes y usos personales a lo largo de los aos, con el objetivo de lograr una mejora en la calidad de vida. Por calidad de vida en lo financiero familiar, vamos a entender ausencia de deudas de incierta cancelacin, ingresos suficientes, un cierto nivel de holgura financiera que permita ahorrar e invertir, proteccin ante la incertidumbre, etc. La Planeacin financiera familiar busca asegurarnos para tener una vivienda digna y hacia futuro una buena educacin a nuestros hijos, una buena cobertura de seguros, una buena cobertura mdica, etc. En definitiva, es al mismo tiempo, una brjula que nos muestra nuestro norte y que nos dice si vamos en el camino correcto. Comprende decisiones tales como: la forma de financiar nuestra vivienda, la eleccin de un leasing o un prstamo bancario para financiar la compra de
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Un viejo refrn, en casa de herrero,

cuchillo de palo, este podra ser un posible supuesto explicativo, pero de

Cul ser la obligacin en trminos financieros de un padre de

vehculo (cambiar el actual), seleccionar un bueno instrumento financiero 57

para invertir los ahorros, constituir un fondo para imprevistos (crisis familiar, prdida del empleo, un accidente, etc.). Cambios en el bienestar econmico. El ser humano siempre ha sido testigo de grandes transformaciones en todos los mbitos. En Amrica Latina los ltimos aos no han sido una excepcin y podramos decir, sin entrar en detalles, que las transformaciones en Si algunos aspectos han sido ms que radicales y hasta traumticas.

viviramos en Estados Unidos o en Europa, tampoco hubiramos quedado a salvo de los cambios, solo que probablemente estos hubieran venido dados por los avances tecnolgicos, los nuevos modelos de negocios, la globalizacin, etc. Aunque vivamos en Estados Unidos, Bogot o Chile, los cambios afectarn siempre, por algn motivo y de alguna forma, nuestra situacin laboral, nuestro bienestar econmico, nuestras expectativas de desarrollo profesional, etc. Lo que hasta hace poco esperbamos para nuestro futuro se ver de alguna manera afectado. En lo econmico y financiero un Gerente de Familia previsor podra preguntarse Qu cosas pueden cambiar que afecten nuestra economa familiar? Diramos que muchas cosas, por ejemplo, los precios en general y los de la vivienda en particular, el alquiler, las variaciones en la oferta de prstamos para vivienda y sus tasas de inters, la salud, las vacaciones, los colegios, los seguros y sin lugar a duda, el ahorro personal, etc.

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El ser humano Vs el dinero Una lectura de aproximacin al tema de el dinero y su utilidad, no debe estar relacionado solamente con conceptos de ndole puramente econmico, podramos decir que el dinero tiene fuertes connotaciones sicolgicas que repercuten en temas como la cultura, los valores, el carcter y la personalidad. Es as, como la cultura de valores de cada persona, sus ideales y creencias se convierten en elementos fundamentales para su orientacin en la vida y estos elementos de alguna manera, deben ser combinados con las actitudes hacia el dinero, el ahorro, la inversin, etc. Cada peso que gastamos es un peso que no invertimos Supongamos una persona que le asigna una gran importancia a la vida Familiar, con seguridad preferira trabajos o tareas menos estresantes y que demanden menos tiempo extra o en viajes. En este caso muy seguramente optar por empleos que le permitan trabajar desde la casa o le permitan flexibilidad en el horario, aunque ello implique una disminucin de sus ingresos. Un caso contrario sera el de una persona que le da gran importancia al nivel social y a la imagen de riqueza y progreso, dicha persona seguramente dedicar una gran proporcin de sus ingresos a la compra de bienes y servicios, lo que le permitir aparentar opulencia y un elevado nivel econmico. Esta persona buscar posiciones de alta remuneracin an cuando le exijan mucha dedicacin y esfuerzo. Cada uno de los diversos posicionamientos de las persona, ante el dinero,
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tendr adems, profundas implicaciones en lo educativo y en lo familiar. No 59

ser extrao entonces, que un padre buscador de imagen y sus propios hijos se sientan deslumbrados, ms por lo que tienen las personas, que por lo que piensan o son en realidad. Por esto es que plantearse objetivos en lo financiero, requiere en primer lugar, la consideracin del conjunto de elementos que conforman nuestros fundamentos personales y familiares. Y es que en la familia an respetando las visiones individuales de sus miembros, se va generando una visin compartida de la vida. De las cosas y de las personas, una escala de valores, de ideales y preferencias que terminan configurando la verdadera responsabilidad de la familia. La postura de una familia hacia el dinero y lo que con el se puede obtener, es entonces, una parte importante a considerar sobre todo teniendo en cuenta que no son pocos los casos en los cuales se producen peleas o distanciamientos por estos motivos. Llegando a este punto y con la idea de entender ms la actitud propia de nuestra familia ante el dinero, los bienes, el consumo y el ahorro, en definitiva, los diversos aspectos de las finanzas personales, valdra la pena intentar responder algunas preguntas. a. Tengo claro el nivel de gastos que hay en mi familia en aspectos de alimentacin, aseo personal, limpieza, salud, educacin, etc.? b. Se como han evolucionado estos gastos, es decir, el aumento en relacin con mis ingresos? c. Tengo un fondo disponible para emergencias? d. La forma de consumir de mi familia es moderada? e. De mis ingresos tengo la costumbre de ahorrar un porcentaje?
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f. Somos consumidores en mi familia de las marcas o antigedad de la ropa, vehculo, vivienda ostentosa, etc.? Son muchas las preguntas que surgen alrededor de este tema, pero si en estas pocas lneas, usted ha sumado por lo menos 3 cuya respuesta es NO, no se preocupe, pero sin duda estar de acuerdo en que es el momento de empezar a pensar en este tema. Este autocuestionamiento le puede servir para mirar los hbitos de su familia en lo financiero. Elementos bsicos de la Planificacin Financiera Los elementos bsicos de toda planificacin financiera son: 1. Dnde estamos 2. Dnde queremos estar 3. El Camino para llegar de 1 a 2 El primer elemento es lo que en contabilidad se conoce como Balance General, El Inventario de lo que tenemos: dinero, propiedades, bienes diversos, etc., ir en el Activo y el detalle de todo lo que debemos, ir en el Pasivo, la diferencia ser el Patrimonio Neto Familiar. El segundo elemento, es decir, donde queremos estar, hace referencia a los objetivos planeados a diversos plazos, como cambiar de apartamento, comprar o cambiar carro, financiar una Especializacin, ayudar a la familia en algn imprevisto, etc. Estos objetivos se vern reflejados en un balance futuro y en flujos de fondos proyectados. En donde estamos en trminos financieros, es decir, cual es el camino para
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llegar de 1 a 2, es la base para analizar diversos caminos que nos pueden 61

llevar a donde queremos llegar a tiempo. Este camino no es ms que la construccin del flujo de fondos familiares de acuerdo con nuestros planes y escenarios, de tal forma que el flujo de fondos sea bien detallado por lo menos a un plazo de dos (2) aos. Actividad complementaria: - Elabore tres preguntas relacionadas con el Aspecto Humano de los Presupuestos, resuelva una. - Elabore dos conclusiones como compromiso pedaggico. PLANEACIN FINANCIERA Cmo lograr los sueos con calidad de vida? Toda persona desea garantizar la mejor educacin para sus hijos, alcanzar la independencia financiera, tener su propia empresa, disfrutar de unas vacaciones en Colombia o cualquier lugar del mundo con la familia e incluso tener una casa propia. Alcanzar el estado financiero y acumular el dinero suficiente para cumplir los objetivos de vida deseados, no son cosas de ganarse la lotera, obtener un mejor trabajo o aumentar el sueldo, la clave es: LA PLANEACIN FINANCIERA. Cmo alcanzar la planeacin financiera? Para lograr este primer objetivo, se debe partir de un anlisis de la situacin financiera actual y luego, con base en los objetivos de vida, determinar prioridades, establecer un plan de inversin y monitorearlo sistemticamente.
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Este proceso se denomina Planeacin Financiera. Adquirir una disciplina 62

financiera y desarrollar hbitos de ahorro son claves en el logro de este objetivo. La planeacin financiera da luz, direccin y significado a cada una de las decisiones financieras que se tomen a lo largo de la vida. As mismo, permite tomar conciencia de las necesidades econmicas y determinar la estrategia ms adecuada para alcanzar las metas propuestas. Dicha planeacin inicia con la formacin y creacin de capital, luego se da la etapa de crecimiento y aumento patrimonial, seguida de esta debe venir la etapa de preservacin de capital y por ltimo la de transferencia patrimonial a las nuevas generaciones. Para esto es necesario que las personas desarrollen hbitos de ahorro adecuado que inviertan su capital en productos y servicios financieros, que les brinden la seguridad y rentabilidad necesaria para construir un capital semilla, crecerlo, preservarlos y consolidar un patrimonio que garantice su calidad de vida, la de su familia y la de las futuras generaciones. Para el desarrollo de una planeacin financiera inteligente, se deben tener entre otros los siguientes procesos: Establecer los objetivos de corto, mediano y largo plazo. Realizar un anlisis integral de la situacin actual Priorizar sus objetivos de inversin Conocer su perfil de riesgo Determinar el horizonte de tiempo necesario para el cumplimiento de dichos objetivos. Consejos prcticos para lograr la planeacin financiera

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Para lograr la libertad financiera e iniciar una planificacin financiera exitosa es necesario desarrollar los pasos que se describen a continuacin: Paso 1: Identifique claramente sus ingresos - Liste los ingresos familiares y tenga conciencia plena de los descuentos que se le realizan en cada uno de ellos, identificando aquellos que son variables o que pueden llegar a disminuir. - Conozca los beneficios tributarios que les otorga la ley, existe dinero que usted puede poner a trabajar a su favor. - Una vez tenga claridad sobre sus ingresos y egresos, es hora de comenzar a hacerse preguntas inteligentes: necesito realmente llenar mi carro con gasolina Premium, comer menos por fuera, por qu sigo pagando esto si no lo utilizo, existen alternativas ms econmicas, etc. Paso 2: Tome control de sus gastos y elabore su presupuesto - Haga una lista de todos sus gastos fijos (crditos hipotecarios y de consumo, arriendo, servicios, gasolina, mercado, colegios) - Estime sus gastos variables (salidas a comer, entretenimiento, ropa, artculos para la casa, etc.) - Comience a llevar un control de sus gastos. Elabore una lista de sus

gastos durante el ao, la cual le permita tener el control de cada uno de ellos. Esta puede ser realizada en una agenda personal o si lo prefiere cree un documento especial en Excel.
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- Al final de cada mes dedique unos minutos (los que usted estime convenientes), a examinar la lista de sus gastos. Paso 3: Disminuya a su nivel de endeudamiento. - Haga un uso eficiente de sus tarjetas de crdito. Las tarjetas de crdito pueden ser tiles para sus emergencias y viajes. El uso ineficiente de esto, lo puede hacer caer en el riesgo de gastar ms de lo que tiene y perder el control de sus finanzas. - Identifique las tasas de inters que est pagando por sus tarjetas, comience a eliminar aquellas tarjetas con ms inters y as sucesivamente. Paso 4: Cree la Disciplina del AHORRO - Cree un fondo de emergencia por el equivalente a 6 meses de ingresos. Este es el nico fondo del cual usted debe retirar el dinero cuando se le presente una emergencia. Un buen instrumento para guardar este dinero es un fondo comn ordinario. - En la medida que se haya ido liberando de sus deudas, destine este mismo dinero para AHORRO - Cree un rubro en su presupuesto con el nombre de AHORRO, en lo posible no debe ser inferior al 10% de sus ingresos. Paso 5: Asesrese bien - No cualquier persona puede asesorarlo. Busque un asesor financiero que tenga el conocimiento del entorno local y global. Es la forma de conocer al mximo las oportunidades que le ofrece el mercado y de estructurar un plan que le permita alcanzar sus propsitos financieros.
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- Haga un acuerdo de trabajo con su asesor donde queden delimitadas las responsabilidades de cada uno, lo que quieren lograr juntos, en el tiempo que le dedicarn a su plan y la periodicidad con que lo revisarn. - Una vez alcanzados estos 5 primeros pasos, la persona puede estar segura de que ha logrado una disciplina de AHORRO la cual debe continuar su camino hacia la libertad financiera. A dnde quiero llegar? Una vez adquiera la disciplina del AHORRO es importante comenzar a hacerse la siguiente pregunta, Qu quiero de mi plan financiero?, para ello debe: - Hacer una lista de sus objetivos financieros, divdalos aos), mediano (3 5 aos) y largo plazo (ms de 5 aos) - Identifique el costo de cada uno de estos objetivos, asgneles prioridades e identifique cunto debera ahorrar mensualmente para alcanzarlos y bajo que instrumentos los realizar. Asegure la educacin de sus hijos. Uno de los objetivos de AHORRO, debe ser la educacin de sus hijos. Dependiendo de sus ingresos, destine un AHORRO mensual para la educacin de ellos. Recuerde que en el mercado existen excelentes alternativas que le permiten desde ya la educacin. Su retiro, su independencia, su jubilacin entre corto (1-3

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Para algunos tiempo de descanso, para otros una segunda etapa de su vida. En cualquiera de los casos su retiro debe ser planeado con anticipacin. Inicie desde ya. 2.4. Caractersticas de un Sistema Presupuestal El presupuesto es una herramienta utilizada tanto en la Planeacin como para el Control. Al comienzo del perodo, el presupuesto es un plan o patrn, al final del perodo sirve como un mecanismo de control para ayudar a la administracin a medir lo ejecutado del plan, de tal forma que el futuro desempeo se puede mejorar. Si el presupuesto es una herramienta de planeacin, es fundamental que conozcamos sus caractersticas, para comprender todas las funciones que permiten alcanzar sus objetivos. Las caractersticas son: 1. De formulacin 1.1 Adaptacin a la entidad 1.2 Planeacin, Coordinacin y Control de funciones. 2. De presentacin 2.1 Acorde con las normas econmicas y contabilidad 3. De aplicacin 3.1 Situacin dada por las caractersticas de mercado, por lo tanto, es preciso aplicarlos con elasticidad y criterio.
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Actividad complementaria: Consultar dichas caractersticas y socializar con el grupo. Qu debe caracterizar un buen presupuesto? Un buen presupuesto se caracteriza: Por unos objetivos generales de largo plazo, unas metas especficas de corto plazo, un plan financiero de largo plazo elaborado en forma general, un plan financiero de corto plazo presentado en forma discriminada y un proceso de seguimiento permanente y continuo. Conclusiones. El propsito de la planificacin es anticipar el futuro que se requiere construir, a travs de la definicin de sueos realizables. Esto resulta importante porque fija objetivos ms factibles y estables que sirven de foco a la planificacin del corto, mediano y largo plazo, en especial para perodos de largo plazo (15 a 20 aos) La planificacin de largo plazo es importante porque vivimos en un mundo cada ve ms globalizado e interdependiente, con un grado de incertidumbre constante, con ciclos de desarrollo cientfico y tecnolgico ms cortos y veloces, los cuales hacen que las empresas u organizaciones que no dispongan de un direccionamiento estratgico estn al vaivn de los acontecimientos cotidianos . Aunque los cambios de las administraciones o gerencias se producen de acuerdo con los resultados, se hace mucho ms importante la necesidad de mantener definido el rumbo, para lograr los resultados esperados por las
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empresas, con el fin de consolidar la visin de futuro acordada a fijar los objetivos. Por lo tanto, construir un proceso de planeacin en la exploracin de alternativas de futuro, hace que podamos llegar a construir estrategias para interrelacionar dimensiones ambientales, econmicas, tecnolgicas, sociales y culturales, en un contexto empresarial sea pblico o privado, de lo que se trata es de lograr y ofrecer mejores oportunidades de bienestar y desarrollo. As las cosas, podemos afirmar que la planificacin es un proceso integral que articula diferentes polticas, pblicas o privadas, el cual permite alcanzar sostenibilidad, competitividad, equidad y crecimiento en un mundo cada vez ms exigente. 2.5 Taller. Cuestionario de evaluacin 1- Un diagnostico organizacional, nos permite visualizar los componentes de anlisis de planeacin (P) en la organizacin (O), luego, teniendo en cuenta los objetivos, las finalidades, valores y tareas, presente como actividad en su PPD: 1.1 Cul es la finalidad de la existencia de la P en la O? 1.2 Qu tareas cumple la P en la O? 1.3 Qu valores guan a la P en la O? 1.4 Por qu existe la P en la O? 1.5 Existen estrategias de futuro para la P en las O? 1.6 Son coherentes las funciones de P en las otras funciones administrativas?

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2- El proceso administrativo ordena sus actividades y funciones en estticas __________________, __________________, _______________ y dinmicas __________________, ______________, ______________. 3 En la Hoja de trabajo que aparece a continuacin, se presentan 15 conceptos financieros, se requiere que usted ordene dichos conceptos en la casilla de Orden asignado, justificando su prioridad u orden. HOJA DE TRABAJO Conceptos Financieros 1- Consumo y Costo de materiales 2- Anlisis de caja 3- Produccin 4- CIF 5- Gastos de Ventas, Admn., generales, etc. 6- M. de O. 7- Uso de Materiales 8- Compras de materiales 9- Inv. de productos Terminados 10-Ventas 11-Inv. de materia prima 12-Costos de produccin o de fabricacin 13-Ganancias y Prdidas 14-Balance General 15-Origen y Aplicacin de Fondos Orden asignado 12345678910 11 12 13 14 15 -

4- __________________ es conocer por anticipado las necesidades para evaluar y ejecutar un presupuesto. 5- _________________ se refiere a las metas que deben alcanzarse, mientras que la _______________ hace referencia a la manera de obtenerlas.

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6- Para medir el desempeo de una actividad presupuestal es necesario _______________, ______________ e _______________ . 7- La materializacin de un presupuesto, se logra por medio de la ________________ y el _______________. 8- Una empresa _______________ transforma materias primas en productos terminados, mientras una empresa __________________ vende su inventario sin alterar la forma en que lo adquiri. 9- Sin presupuesto las decisiones gerenciales son subjetivas Verdadero ( ) Falso ( ) y Por qu? 10- Sin planes ni presupuesto las organizaciones tienen problemas para practicar el control. Verdadero ( ) Falso ( ) y Por qu? 11- La Planeacin y el Presupuesto tienen mayor trascendencia en ambientes econmicos llenos de incertidumbre. Verdadero ( ) Falso ( ) y Por qu?

12 La EMPRESA COMERCIAL SA., produce y comercializa varios productos, los cuales para cumplirle a sus clientes, le exigen manejar altos costos primos y alta publicidad. La Junta Directiva en su ltima reunin, dej constancia de su preocupacin, debido a la disminucin de sus utilidades ocasionadas por los problemas econmicos como la devaluacin, la inflacin y la acelerada cada del US$, etc.
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La empresa viene trabajando bajo los conceptos tradicionales de administracin, sin renovar sus esquemas y como si fuera poco no se tiene un modelo de planeacin, pues segn el gerente no es necesario. Para aliviar la problemtica financiera de la empresa, se plantean algunas alternativas: a. Control ms estricto en el desempeo del personal. b. Despido del personal no vinculado a la labor mercantil y ampliacin de la plantilla de vendedores. c. Reconocimiento de mayores comisiones a los Asesores Comerciales. Ante esta situacin se solicita: 1. Que usted evale la situacin de la gerencia. 2. Que disee un modelo de planeacin como alternativa de solucin, para incrementar las ventas. 3. Que presente un plan general, a corto plazo, en aras de abrir nuevos mercados. 13- La Compaa Alborada planea vender 9.200 artculos a $100 c/u, al por mayor. La informacin de la empresa muestra 500 artculos con un costo de $80 cada uno. La produccin planeada es de 18.000 artculos y para ello debe incurrir en los siguientes costos estimados: MD $22.500, MOD $19.800 y CIF 40% del Costo Primo. La Compaa emplea el mtodo PEPS para valorar sus inventarios. Los
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gastos de venta por lo general ascienden al 15% de las ventas y se espera 72

que los Gastos de Administracin se incrementen en un 20% respecto a los registrados del ao anterior los cuales ascendieron a $112.000. Con dicha informacin se requiere: a. Estado de Costo de Produccin y Ventas presupuestado b. Estado de Ingresos y Gastos proyectado c. Qu clase de presupuesto es? Informacin adicional: Una de las frmulas para calcular el Inv. Final de PT es Inv. Final de PT = Produccin disponible (Pd) x Costo de Produccin Unitario (Cpu) Pd = Inv. Inicial de PT + Produccin Programada Ventas Planeadas Cpu = Costo de Produccin (Cp) Produccin Programada (Pp) 14. La informacin que se presenta a continuacin para la Ca. Altagracia S.A. corresponde a dos actividades A y B, las cuales se encuentran en proceso. COSTOS MD MOD CIF Actividad A $ 8.650 5.350 30% del costo primo Actividad B $ 9.860 3.780 20% del costo primo

Para terminar el proceso, se requiere de los siguientes costos adicionales: MD $ 21.400 distribuidos as: Actividad A 55% y Actividad B 45% MOD $ 3.225 para la A y para la B el 20% del costo de conversin. CIF 70% del costo primo en A y 80% del costo de conversin en B.
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Los precios de venta unitarios, definidos para cada actividad son para A $130 y para B $ 80. a. Si el costo total unitario para cada actividad es de $100, calcular la produccin terminada en cada trabajo. b. Cul es la utilidad para cada actividad 15- Definir objetivos, polticas, estrategias y programas. 16- Con un ejemplo ilustre un caso de efecto planeado (favorable o desfavorable), como consecuencia de las perspectivas futuras. Preferiblemente ilustre un caso real, puede ser empresa privada o pblica. 17- El objetivo financiero de toda empresa es maximizar las utilidades. Est de acuerdo con esta afirmacin? 18- Enuncie y explique brevemente dos elementos que en las actuales condiciones de la vida del pas, financiero en la toma de decisiones. 19- Consulte y comente los comportamientos econmicos relacionados con el Dlar en la Bolsa de Valores. Establezca sus consecuencias (favorables o desfavorables), en relacin con los presupuestos y la planeacin. 20- Qu dificultad o dificultades encontr en la realizacin de los ejercicios?. Por favor escrbalas en su PPD y socialice con el grupo. debe tener en cuenta el administrador

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3. GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

3.1. Resea Histrica


Con el surgimiento de la administracin uno de los criterios que aparece es la imposicin de la voluntad de un solo individuo, al absorber todas las actividades necesarias para manejar su propio negocio, desde luego, que esto trajo consigo sus inconvenientes, pues ello implic el establecimiento de normas basadas en los caprichos y particularidades de las experiencias personales y familiares. No obstante, los negocios manejados por una sola persona nicamente pueden tener resultados razonablemente positivos, mientras las actividades que se tienen que controlar no sean numerosas. Conforme las empresas crecen, se hace necesario delegar funciones y responsabilidades, de tal forma que el control de las operaciones, se efecte a travs de un orden administrativo establecido y no sujeto al libre manejo de quien administra. Es preciso entender entonces que los problemas administrativos pueden ser tratados siguiendo las normas administrativas en vez de ser resueltos arbitrariamente, pero al precisar sus principios y establecer un orden cientfico en sus postulados, es importante comprender como se delega y a quien se delega las responsabilidades, vale decir proponer manejos por reas y niveles. La historia y el acontecer empresarial y familiar, nos dicen que cualquier persona natural o jurdica es sujeta de presupuesto, porque siempre de alguna manera han tratado de anticiparse al futuro, previendo lo que puede
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suceder, ideando mecanismo o analizando estrategias para enfrentar circunstancias inciertas. Es por ello, que la voluntad en la implantacin del presupuesto por parte de directivos y su respaldo, es indispensable para una buena realizacin y desarrollo, dndole al presupuesto un uso no solamente informativo, sino que lo convierte en un plan de accin operativo y de patrn, al compararlo con lo ejecutado. As las cosas, el presupuesto debe tener, cuando menos, las siguientes caractersticas primordiales o requisitos: Conocimiento de la entidad: Es la base para hacer el presupuesto con adecuacin. Planificacin General previa: En la cual se integran las polticas y objetivos futuros, generales a gran nivel. Formacin de programas: En donde el detalle y anlisis conviertan los objetivos generales en planes de operacin. Cuantificacin: En trminos monetarios o en unidades de valor reconocido, de los planes operativos. Control: Verificar que los planes presupuestados se cumplan o se superen. Se debe analizar las variaciones o desviaciones, determinar las causas y sus posibles rectificaciones y ajustes a tiempo. Respaldo directivo: Su concepto sobre cual debera ser el respaldo directivo como caracterstica presupuestal.

3.2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos


Ventajas Determina la disponibilidad de recursos Selecciona las decisiones de mayores beneficios
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Aplica los estndares en la determinacin del presupuesto (materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricacin) y se pondera el valor de actividades Limitaciones Por ser estimados, sus datos estarn sujetos al juicio o a la experiencia de quienes los determinan. No son hechos reales Deben adaptarse continuamente para ajustarlos a los cambios que se presentan normalmente. Su ejecucin no ocurre automticamente. No reemplaza ni reemplazar a la Gerencia Analizar, ampliar y socializar en el grupo, las ventajas y limitaciones de los presupuestos.

3.3. Clasificacin de los presupuestos


3.3.1. Segn la flexibilidad - Rgidos, estticos, fijos o asignados - Flexibles o variables 3.3.2. Segn el perodo que cubran - A corto plazo - A largo Plazo 3.3.3. Segn el campo de aplicacin en la empresa - De operacin o econmicos - Financieros (Tesorera y Capital)
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3.3.4 Segn el sector en el cual se utilicen - Pblico - Privado Analizar, explicar y socializar cada una de ellas.

3.4 Principios de los presupuestos


Qu son los principios presupuestales? Los principios presupuestales son preceptos generales que sirven de orientacin para su formulacin, elaboracin, aprobacin y ejecucin. En este sentido, podemos afirmar que el presupuesto es la base sobre la cual se fundamentan: la administracin por objetivos, la planeacin estratgica y la gerencia participativa. del presupuesto. Dichos principios son: planificacin, coordinacin, continuidad, coherencia, eficiencia. Actividad complementaria: consulte, analice, defina y explique cada uno de los principios presupuestales. En consecuencia, los principios no son simples requisitos, sino pautas determinadas que orientan la elaboracin

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3.5. Taller. Cuestionario de Evaluacin


1- Por qu el control al presupuesto, es una fase importante de la contabilidad de Costos? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 2- Cmo pueden algunas empresas realizar sus operaciones o actividades sin un presupuesto? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 3- El presupuesto de fabricacin tiene que ser preparado de acuerdo con sus elementos MD, MOD, CIF. En relacin con esto indique: a) Qu factores tienen que ser considerados al preparar un presupuesto de MD? b) Cmo puede un fabricante usar el presupuesto de MOD? c) Qu quiere decirse con el presupuesto flexible de CIF? a) b) c)

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4- El presupuesto fijo (recuerda que es un presupuesto fijo), no puede ser usado para medir los resultados reales del perodo. afirmacin. 5- Si una empresa desea establecer un presupuesto flexible para el departamento de produccin. fbrica. MOI Actividades repetidas Supervisin Suministros de fbrica 6- El presupuesto de produccin de una empresa, est basado en una produccin real prevista de 500 unidades por semana de cinco das. Al finalizar seis meses, la produccin promedio es de 400 unidades por semana, aunque las partidas reales en el informe mostraban un aumento sobre las partidas correspondientes del presupuesto. Qu pasos recomendara usted que se dieran y por qu? 7- Los gastos causados durante la produccin, distintos de los MD y de la MOD, se denominan gastos de fbrica _______________, los que se cargan a la produccin con base en estimativo se denominan gastos de fbrica _____________ . 8- La diferencia entre los CIF reales y los presupuestados para un nivel de operacin se denominan variacin en el __________________. Como determinara usted los valores del presupuesto para: la MOI, actividades repetidas, supervisin, suministros de Explique esta

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9- Los gastos por unidad de la parte ___________ de los CIF vara de acuerdo con el volumen de produccin, mientras que la parte _________ permanece estable con el volumen de produccin. 10- Los materiales no pueden ponerse en proceso: a) Al comienzo de una operacin c) Al final de una operacin b) Continuamente d) En el departamento de embarque

11- Por qu se dice que los presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 12- En que consiste la toma de decisiones administrativas desde la funcin presupuestal? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 13- Un presupuesto financiero consta de: _____________________________________________________________ 14- Segn su criterio, Cules son algunos factores que afectan las ventas? _____________________________________________________________ 15- Un Comit de presupuesto desarrolla entre otras la labor de control, por lo tanto, cuando hay variaciones, estas se determinan comparando: a) Lo ejecutado con lo histrico b) Lo real con lo estimado
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c) Lo presupuestado con lo planeado d) Lo Histrico con el resultado 16- Qu dificultad o dificultades encontr en la realizacin del cuestionario? Por favor, escrbalas en su PPD. Socialice con el grupo.

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4. METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DE LOS PRESUPUESTOS


Hablar de metodologa para la elaboracin de los presupuestos, es referirnos a la coordinacin de las actividades de toda organizacin, por medio de un plan, cuyas partes forman un conjunto coherente, en el que los errores de cualquier dependencia afectarn el logro de los objetivos propuestos. Podemos afirmar, que la metodologa tiene como reflejo el conjunto de presupuestos parciales a cada una de las diferentes actividades de una empresa. Es por ello, que trataremos el aspecto terico para la elaboracin de los presupuestos as como las fases y objetivos del proceso administrativo, del que se valen las empresas para proyectar, estimar, dirigir y controlar todas sus operaciones. Lo anterior, se logra a travs de la comparacin ordenada del conjunto de previsiones establecidas para cada centro de costos o departamentos, con los datos histricos que refleja la contabilidad durante el mismo perodo.

4.1. Etapas en la elaboracin de un presupuesto.


Todo estudio sistemtico requiere de un orden para su desarrollo. Respecto a las etapas a seguir para la elaboracin de un presupuesto, tenemos:

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4.1.1 Fases del proceso administrativo y objetivos del presupuesto FASES PROCESO ADMINISTRATIVO PREVISIN PLANEACIN ORGANIZACIN COORDINACIN DIRECCIN CONTROL OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO Tener por anticipado todo lo conveniente para la planeacin, elaboracin y ejecucin Planificacin unificada de las posibles acciones de acuerdo con los objetivos propuestos Adecuada, precisa y funcional estructura de la organizacin para llevar el presupuesto. Entre todas las reas para que se cumplan los objetivos presupuestales Polticas a seguir, decisiones y visin empresarial, as como el adecuado y correcto manejo para gerenciar Comparacin a tiempo de los presupuestos con los resultados, efectuando oportunamente los anlisis para hacer las correcciones del caso.

4.1.2. Etapas a seguir en todo programa presupuestal 4.1.2.1 Anlisis interno y externo de la empresa Es la actividad que permite efectuar un diagnstico de la empresa sobre las variables internas y externas, controlables y no controlables que pueden afectar el desarrollo operacional y normal de la entidad. Tambin incluye un anlisis de las limitaciones que tiene toda organizacin. 4.1.2.2. Plan Administrativo 4.1.2.2.1 Objetivos Generales: Es la filosofa de la organizacin y sirve para desarrollar suficiencia y respeto por una entidad ante el personal, los dueos, los clientes, la competencia y el pblico en general. 4.1.2.2.2 Metas especficas: Definen los fundamentos que nos llevan a detallar los objetivos generales, de tal forma que se puedan especificar para
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convertirlos en metas definidas y medibles para la empresa y para cada rea determinada. Por ejemplo, un objetivo es maximizar utilidades y una meta especifica lograr el 15% de utilidad neta sobre las ventas esperadas para el prximo perodo. 4.1.2.2.3. Estrategias a seguir: buscar mejores alternativas para alcanzar los objetivos generales y las metas especficas. En general, representan el plan de accin a seguir y el como hacer las cosas las cuales se deben concentrar en reas crticas, tales como: resultados financieros, manejo de ventas, control de calidad, productividad, capital humano, recursos econmicos, clientes, etc. 4.1.2.2.4 Pautas: Es la comunicacin de las diferentes directrices que se espera llevar a cabo y la expectativa de lo que se va a hacer. Conjuntamente con las estrategias se desarrolla el plan de accin para lograr los objetivos y metas. 4.1.2.3. Plan Financiero: Hace referencia a la formulacin, evaluacin y preparacin de proyectos en un plan econmico de corto y largo plazo, mediante: 4.1.2.3.1. Formulacin y Evaluacin de Proyectos: Todo proyecto cubre perodos de tiempo variables, cada proyecto tiene su dimensin de tiempo, diferente a otros proyectos. Los proyectos se refieren a actividades que pueden ser identificadas por separado por quien planea, por ejemplo el ensanche de la planta, nuevos productos, construir un nuevo edificio, ampliacin tecnolgica, etc.
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4.1.2.3.2. Presupuesto de Corto plazo: Es la cuantificacin de objetivos y metas con estrategias y premisas establecidas, en la cual deben intervenir todos los ejecutivos encargados de centros de responsabilidad. Este plan, normalmente se conoce con el nombre de presupuesto anual o presupuesto de operaciones. Est compuesto por los presupuestos de: ventas, produccin, MD, compras, inventarios, MOD, CIF, Inventario de producto terminado, gastos de ventas (distribucin y promocin), gastos de administracin, estado de ingresos y gastos proyectado, flujo de caja proyectado y balance general proyectado. 4.1.2.3.3. Presupuesto a Largo plazo: Al igual que el plan de corto plazo, este debe ser elaborado con las mismas premisas de planeacin y con los responsables de cada rea. No se elabora tan detallado, pero si se proyecta teniendo en cuenta: Plan de utilidades, estado de ingresos, proyeccin flujo de caja, proyeccin ventas, necesidades de materiales, mano de obra, CIF, gastos de administracin y ventas, investigacin, necesidades de capital, nuevos mercados, etc. Todo a largo plazo. 4.1.2.4. Seguimiento y Control 4.1.2.4.1 Anlisis suplementarios: Se refiere al desarrollo y anlisis de modelos econmicos de planeacin, costo volumen utilidad o punto de equilibrio, presupuestos variables y retorno de inversin TIR, entre otros, que sirven de complemento a los planes financieros. 4.1.2.4.2. Ejecucin de los Planes: En esta etapa entra en juego la funcin administrativa, encargada de dirigir la realizacin de objetivos, metas, estrategias, premisas y polticas de tal forma que estas sean apreciadas y comprendidas por la organizacin.
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4.1.2.4.3. Informes peridicos: Su finalidad es analizar y cuantificar los resultados obtenidos por cada centro de responsabilidad con sus resultados presupuestados, lo cual permite examinar las variaciones que se presentaron y ajustar las responsabilidades a cada centro de responsabilidad. 4.1.2.4.4. Seguimiento: Es una fase fundamental del control en el proceso de la presupuestacin, por lo tanto, es importante distinguir entre causa y efecto. Los efectos son variaciones que se presentan entre lo real y lo presupuestado y la causa es la identificacin de responsabilidad de cada jefe o directos de rea. El seguimiento debe ser diseado para determinar la eficacia de las acciones correctivas para el mejoramiento de los presupuestos futuros.

4.2. Definicin de Misin


Es la razn de ser de toda organizacin sea pblica o privada. detalles especficos. Su formulacin es una declaracin de conceptos y actitudes, ms que de El propsito de definir la misin es proporcionar motivacin, direccin general, imagen y una filosofa que sirva de gua para la organizacin. Es tambin una declaracin duradera de objetivos que distinguen a una institucin de otras similares, es el credo, el propsito, la filosofa, los principios y las creencias de una organizacin. En general, la definicin de misin debe tener entre otras las siguientes consideraciones:

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- Sealar que es la organizacin y lo que aspira a ser, mostrando una visin de largo plazo en trminos de que quiere y a quien debe servir la organizacin. - Ser suficientemente especfica para excluir algunas actividades y suficientemente amplia para permitir el desarrollo creativo. - Ser un elemento de distincin de la organizacin frente a las dems. - Sirve de base para evaluar las actividades actuales y futuras de la organizacin. - Se deben describir los valores de la entidad. Adicionalmente, para la formulacin de la misin es importante tener en cuenta: 1. Los clientes 2. Los productos o servicios 3. Los mercados 4. La tecnologa 5. Filosofa 6. La Imagen 7. Responsabilidad Social Actividad complementaria: El estudiante debe socializar con el grupo la actividad realizada en la Unidad Numero 2 Planeacin Estratgica, relacionada con la MISIN.

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4.3. Fijacin de objetivos y estrategias


La fijacin de objetivos y estrategias empresariales representan el punto bsico de la toma de decisiones durante el proceso de planeacin. objetivos de una entidad son generales y de largo plazo. Los objetivos generales deben ser enfocados con mucha claridad, primordialmente cuando se detalla el perodo de tiempo para alcanzarlos, para ello, debemos tener muy claro que nos referimos a cifras cuantitativas y a decisiones administrativas de responsabilidad, asignadas a todas las reas de la organizacin. Su orientacin debe estar sintonizada con la misin, de tal forma, que el objetivo fundamental permita obtener la mxima eficiencia en los diferentes procesos de la administracin, tener satisfechos a los clientes con el producto o servicio que se presta, obtener el mximo desarrollo de las personas que trabajan en la organizacin y maximizar el valor de la empresa en el mercado. Recuerda el concepto de presupuesto maestro? De acuerdo con lo anterior, se puede afirmar que los objetivos y metas radican bsicamente en el desarrollo de unas estrategias las cuales nos especifican Cmo hacer las cosas?, para alcanzar los objetivos y metas. El detalle de la planeacin se presenta cuando la administracin materializa los objetivos al desarrollar uno o ms planes financieros por responsabilidades, los cuales estn estructurados y cuantificados en los presupuestos. Un ejemplo de estrategias puede ser la estandarizacin de productos o servicios, la distribucin adecuada de productos (presentacin, calidad, oportunidad) determinacin de necesidades y contar con una adecuada
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evaluacin de proyectos de inversin (ttulos valores o activos fijos, ventas tributarias, etc.). 4.4. Fijacin de metas y polticas. En cuanto a la fijacin de metas y polticas hemos hecho referencia directa o indirectamente, pero para complementar y comprender las polticas nos describiremos las siguientes reas: - Produccin: debemos tener polticas claras en el manejo de inventarios: de materiales, de suministros, de compras, de productos en proceso y de productos terminados. - Ventas: debemos tener polticas claras: de precios, medios publicitarios, formas de ventas, canales de distribucin, investigacin de mercados, etc. - Personal: se deben tener polticas muy claras sobre el proceso administrativo de personal. - Finanzas: El estudiante debe consultar y socializar en forma concreta y precisa el concepto de finanzas.

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4.5. Taller. 1- El presupuesto de ventas para los cinco primeros meses de 2010, de la Ca. Casi, se da para una lnea particular de producto Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Presupuesto de ventas en unidades 12.000 15.000 11.500 10.000 9.500

El Inv. de PT al final de cada mes debe ser igual al 305 de las ventas estimadas para el prximo mes. En enero 1 hubo disponibles 3.000 unidades del producto. No existe trabajo en proceso al final de cualquier mes. Cada unidad de producto requiere dos tipos de materiales en las siguientes cantidades: Material A: 4 unidades y Material B: 5 unidades. Los materiales son iguales a la mitad de los requisitos del prximo mes y deben estar al final de cada mes. Este requisito se cumpli al 1 de enero de 2010. Con dicha informacin se requiere: a) Presupuesto de produccin para el primer trimestre y el mes de abril de 2010. b) Presupuesto de uso de materiales directos y de compras para el primer trimestre de 2010 2- La empres & tiene las siguientes necesidades de MOD para la produccin de una maquina: MOD Tiempo requerido por unidades Maquinado 6 Ensamble 10 Tasa por Hora requerida 10 8

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Las ventas pronosticadas para junio, julio, agosto y septiembre son: 6.000, 5.000, 8.000 y 7.000 unidades, respectivamente. El inventario estimado en junio 1 del conjunto de maquinas fue de 1.500. El inventario deseado cada mes es la mitad de las ventas pronosticadas para el siguiente mes. Preparar: a) Presupuesto de produccin para los meses de junio, julio y agosto b) Presupuesto de MOD para los meses de junio, julio y agosto y para cada tipo de mano de obra directa 3- En el comit de presupuesto de la Empresa , se aprob preparar el presupuesto de ventas y los ingresos de caja esperados, para el ao terminado el 31 de diciembre de 2010, en sus respectivos formatos. La caracterstica de la Empresa, es presupuesto anual con ejecucin trimestral y para ello le suministra la siguiente informacin: Las ventas esperadas, en unidades, por trimestre son 10= 800, 2= 700, 3= 900 y 4= 800. Las ventas totales $ 64.000, $ 56.000, $ 72.000 y $ 64.000. Las cuentas por cobrar proyectadas a diciembre 31 de 2009 son $ 150.000 y su recaudo se programa para el primer trimestre de 2010, en un 6.5%. El 70% de las ventas de un trimestre se recauda en el respectivo trimestre de la venta y un 28% se recauda en el trimestre siguiente. El 2% restante es incobrable. 4- La informacin de produccin y materiales requeridos para los productos A y B e inventario, pertenecen a Industrias : CONCEPTO Produccin (unidades) Materiales
Presupuestos

PRODUCTO A 2.000 3.0 4.0

PRODUCTO B 3.000 1.0 6.5 94

P R E S Inv. de Materiales U P U E S T Calcular: O

Inicial 3.000 4.000

Final 3.000 5.500

Precio / unidad $ 1.8 $ 1.5

a) Nmero de productos A y

b) Costo de c) Nmero de d) Costo de

O P E R A T I V

unidades de material necesario para fabricar los B materiales para produccin unidades de material a comprar materiales comprados

PRESUPUESTO DE INGRESOS

PRESUPUESTO DE COSTOS DE OPERACIN


Presupuestos

95

P R E S U P U E S T O M A E S T R O

PERSONALES

GENERALES

PRESUPUESTO DE COSTOS DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO

PRESUPUESTO DE COSTOS DE INVESTIGACIN Y MARKETING

PRESUPUESTO DEL COSTO ADMINISTRATIVO P R E S U P U E S T O F I N A N C I E R O

PRESUPUESTO DEL COSTO DE FINANCIACIN

PROYECCIN ESTADO DE RESULTADOS

BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO

FLUJO DE CAJA

PRESUPUESTO PARA INVERSIN Y FINANCIAMIENTO

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97

5. PRESUPUESTOS OPERACIONALES
Los fundamentos tericos y prcticos de los presupuestos, como herramienta de planificacin y control tuvieron su origen en el sector gubernamental del siglo XVIII. En esta poca se le presentaron al parlamento britnico los planes de gastos y se daban pautas sobre su posible ejecucin y control. Debido a su naturaleza, el rea de presupuesto est relacionada en las empresas con las finanzas, la administracin de personal, la mercadotecnia o la produccin. Es decir, como se dijo en el marco de la planeacin estratgica, cuando nos preguntamos por qu es integrador?. Ahora bien, para referirnos a un verdadero plan presupuestal, debemos tener muy claro lo que significan los presupuestos operacionales y sobre que bases se deben proyectar. De hecho, los presupuestos operacionales tambin llamado econmico, reflejan los resultados de las decisiones de operacin, incluye el presupuesto de todas las actividades del periodo siguiente y su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas proyectado. Dentro de ellos se incluyen: Ventas Produccin- Compras Uso de materiales MOD y Gastos operacionales. Actividad complementaria: A partir de las ventajas y limitaciones de los presupuestos, analice y socialice cada concepto de ellos. Si el presupuesto tiene limitaciones que deben ser consideradas tanto al momento de su elaboracin como durante su ejecucin, en cules limitaciones
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sustentara la necesidad de recurrir a expertos o asesores 98

financieros?, o por el contrario, siendo usted el encargado del manejo presupuestal, cmo reaccionara al escuchar que las limitaciones no existen? SECUENCIA DE LOS PRESUPUESTOS OPERACIONALES

PRESUPUESTO DE VENTAS PRESUPUESTOS DE REQUISICIONES DE MATERIA PRIMA MANO DE OBRA

PRESUPUESTO DE PRODUCCIN

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN GASTOS DE VENTAS GASTOS DE ADMINISTRACIN

ESTADOS FINANCIEROS
ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO ORIGEN Y APLICACIN PRESUPUESTADO

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En sntesis el presupuesto anual est integrado bsicamente por dos reas que son: a. El Presupuesto de Operacin b. El Presupuesto Financiero Los presupuestos de una organizacin, empresa o negocio,

fundamentalmente son tres: 1- Estado de Ingresos y Gastos, por el ejercicio presupuestado. Concentra los resultados de los costos de produccin y/o el estado de costo de productos manufacturados y vendidos. 2- Balance general presupuestado 3- Estado predeterminado del origen y aplicacin de fondos. Digamos en trminos generales que un presupuesto financiero consta de un presupuesto de caja y un balance general presupuestado 5.1 De Ingresos El presupuesto de ventas es el punto de partida para preparar el presupuesto maestro, ya que el volumen de ventas estimado influye directamente en todos los otros elementos que aparecen a lo largo del Presupuesto maestro. El Presupuesto de Ventas, ordinariamente indica la cantidad esperada de cada producto a Vender durante un perodo.

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Hoy del pronstico de ventas dependen todas las fases del plan de utilidades. El hecho de pronosticar las ventas es una tarea que implica mucha incertidumbre. De hecho, existen multitud de factores que afectan las ventas, como: las polticas de precio, el grado de competencia, la actitud de los compradores, los nuevos productos, las condiciones econmicas, etc. Sin embargo, muchas organizaciones, empresas o entidades grandes han desarrollado tcnicas muy refinadas para efectuar sus pronsticos hasta el punto de poder lograr, regularmente una realizacin de ventas del 97% o 98%. Las apreciaciones referidas a ventas, se verifican con estudios cuidadosos de mercados. Actualmente y con motivo de las tcnicas cientficas aplicadas por la administracin, han desaparecido los aspectos aleatorios y de especulaciones con los resultados. Es por ello, que para poder determinar el presupuesto de ventas, se encuentran diversos procedimientos que sirven para prever casi en forma acertada las ventas de un perodo. Por lo general, el presupuesto de ventas es el eje de los dems presupuestos, luego lo primero que se hace es cuantificar las ventas en unidades y valores por cada tipo o lnea de producto, artculo o servicio, esto hace que su evaluacin se realice con los precios del mercado, los cuales se rigen por la oferta y la demanda o por el precio de venta unitario, determinando as el monto de las ventas en valores monetarios. V = Ventas P = Precio Q = Cantidades
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V=PxQ

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Observemos una plantilla o formato del presupuesto de ventas PRESUPUESTO DE VENTAS Productos A B P Precio $ 100 85 Q Cantidades 500 2.500 Ventas Totales Estimadas $ 50.000 212.500

Ahora bien, partiendo del concepto de la planeacin como herramienta de control presupuestal, es necesario recordar algunas de las bases para una buena fundamentacin. 1- Dedicacin y compromiso administrativo: se refiere a la necesidad de que la alta gerencia se comprometa, est de acuerdo y apoye completa y competentemente un plan presupuestal. Es decir, para tener xito en un plan presupuestal, este debe tener el apoyo completo de todos y cada uno de los miembros que maneja la empresa. 2- Estructura Organizacional: se debe contar con una estructura firme y una clara designacin de autoridad y responsabilidad. Para el logro de esto se debe subdividir la empresa por centros de responsabilidad: Centro de costos: Departamentos de contabilidad, tesorera, publicidad, relaciones industriales, su importancia radica en la responsabilidad de los costos controlables por rea, etc. Centro de Utilidad: departamento de ventas, su importancia radica en la cifra de utilidades.

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Centro de inversin: departamentos de produccin, su importancia radica en el retorno sobre la inversin. 3- Comunicacin Total: la administracin debe comunicar todas las metas y objetivos para alcanzar siempre el logro de ellos. 4- Expectativas realistas: el estudiante debe analizar esta expectativa y de acuerdo a los conceptos adquiridos socializar su criterio. 5- Aplicacin flexible: todo presupuesto es algo que no debe dominar la empresa o el negocio, no es una camisa de fuerza y debe siempre existir una flexibilidad en su aplicacin, ya que siempre existirn situaciones que pueden ser imprevisibles. 6- Seguimiento: accin de mantener un control constante en el logro de las metas. EJERCICIO Prepare un presupuesto de ventas y un presupuesto de produccin para el mes de diciembre de 2009: Inventario Estimado (Unidades) 14.350, Inventario deseado (unidades) 6.250, volumen de ventas esperado (unidades) 25.000, precio de venta unitario $500. Presupuesto de Ventas o Ventas Totales (VT) VT= Precio de Venta unitario x ventas esperadas (unidades) VT = $500 x 25.000 VT = $12.500.000
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Presupuesto de Produccin (PP) PP = Ventas Esperadas + Inventario Deseado Inventario Estimado PP = 25.000 + 6.250 -14.350 PP = 16.900 unidades 5.2. Punto de Equilibrio Si bien es cierto que el punto de equilibrio no pertenece especficamente a la tcnica presupuestal, es importante que el estudiante recuerde que es un concepto que se aplica para determinar y conocer el vrtice en el que se juntan las ventas y los gastos totales, es decir, representa el momento en el cual, no existen utilidades ni prdidas para la organizacin, empresa o entidad. Es decir, que los ingresos son iguales a los gastos. Algunos de sus objetivos son: a- Determinar el momento en el que los ingresos y costos son iguales, es decir no hay ni utilidad ni prdida. b- Por medio del punto de equilibrio se puede medir la eficiencia de operacin e igualmente controlar la consumacin de cifras predeterminadas, mediante la comparacin con las reales, acordes con las polticas de la Gerencia de la empresa. c- Es de gran importancia en el anlisis, la planeacin y el control de los estados de la organizacin o empresa.

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Actividad complementaria. El estudiante debe definir y graficar el costo total, el costo fijo y el costo variable y dar un ejemplo de cada uno. 5.3 De produccin Despus de que las ventas se han presupuestado, se puede determinar el presupuesto de produccin. Este es importante ya que de el depender el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarn en el proceso productivo. El nmero de unidades que se espera fabricar para cumplir el presupuesto de ventas y los requisitos de inventarios se fijan en el presupuesto de produccin. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las lneas que vende la organizacin hay que considerar las siguientes variables: las ventas presupuestadas de cada lnea, los inventarios deseados para cada lnea y los inventarios estimados con que se cuenta para cada lnea. Unidades a producir = ventas planeadas + inventario deseado inventario estimado. As las cosas, hemos planteado la necesidad de conocer los niveles de inventarios al principio y al final del perodo productivo, sin embargo, dentro de dicho perodo hay que determinar cual es la poltica deseada para cada empresa respecto a la produccin.

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5.3.1. Materiales - M Cuando se ha calculado el nivel de produccin, se deber elaborar un presupuesto de materiales directos para mostrar que tanto material directo se requerir para produccin y cunto material se debe comprar para cumplir este requisito de produccin. La compra depender de la utilizacin esperada de materiales y de los niveles de inventario. La frmula para calcular la compra es: Compra en unidades = Uso de materiales + inventario final deseado (en Unid). El presupuesto de requerimientos de materia prima se debe expresar en unidades monetarias y una vez que el departamento de compras defina el precio al que se va adquirir, obtenemos el costo de material presupuestado. En este presupuesto se incluye nicamente material directo, ya que los materiales indirectos (lubricantes, accesorios, etc.), se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos de fabricacin o CIF. Beneficios del presupuesto de materia prima: a) Indica las necesidades de materia prima para determinado perodo presupuestal, evitndose as cuello de botella en la produccin por falta de abastecimiento. b) Genera informacin para compras, lo que permite a este departamento planear sus actividades.
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c) d)

Determina niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia prima. Ejerce control administrativo respecto a la eficiencia con que se maneja la materia prima.

5.3.2. MANO DE OBRA - MO Los requisitos fijados en el presupuesto de produccin, tambin proporcionan el punto de partida para la preparacin del presupuesto de mano de obra directa. Para calcular los requisitos de mano de obra directa y el volumen de

produccin esperado para cada perodo, se multiplica por el nmero de horas de mano de obra directa requeridas para producir una sola unidad. Las horas de mano de obra directa requeridas para cumplir con los requisitos de produccin se multiplican entonces por el costo por hora de la mano de obra directa para obtener los costos directos de mano de obra totales presupuestados. 5.3.3 Costos indirectos de fabricacin CIF El presupuesto de CIF, debera proporcionar un programa de todos los costos de fabricacin, diferentes de los MD y de la MOD. Recuerda este importante concepto de contabilidad de costos? En el contexto del desarrollo del plan anual, es muy importante utilizar el denominado presupuesto flexible, que consiste en presupuestar a diferentes niveles de actividad tanto los ingresos como los gastos, lo cual depende del comportamiento que ambos manifiesten en funcin de una actividad determinada. Recuerda qu son presupuestos flexibles?
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5.4 De gastos operacionales y no operacionales. El presupuesto de gastos operacionales, lista los gastos de venta involucrados al vender los productos y en la administracin del negocio. Para completar el estado de resultados presupuestado, se deben calcular los gatos operacionales y los no operacionales, tanto como los gastos variables de venta y de administracin por unidad.

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6. PRESUPUESTOS FINANCIEROS.
Comprende el presupuesto de caja (origen y aplicacin de fondos). No

obstante el presupuesto financiero, de acuerdo con su naturaleza tiene mayor alcance que el presupuesto de caja, porque en el presupuesto financiero est integrado el de caja, puesto que tiene por objeto pronosticar y controlar la posicin financiera, es decir el Balance General. De hecho, el efecto de producir estimaciones sobre caja, bancos y tomar decisiones, su efecto recae en la estructura financiera, o sea, el capital invertido en bienes que pueden ser: la planta, maquinaria, equipo y los inventarios. De acuerdo con lo anterior, podemos concluir, que el presupuesto financiero no es lo mismo que el presupuesto de caja. El presupuesto financiero es generalmente el presupuesto que se hace al final, porque recibe constantemente ajustes. Recordemos que los presupuestos operacionales, reflejan los resultados de las decisiones de operacin, en tanto que los presupuestos reflejan las decisiones financieras de la empresa. El presupuesto de operacin consta de:

financieros

Presupuesto de ventas, incluye el clculo de los ingresos a caja esperados. Presupuesto de produccin. Presupuesto de materiales directos, incluyendo un clculo de los egresos de caja esperados por los materiales.
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110

Presupuesto de mano de obra directa. Presupuesto de costos indirectos de fabricacin Presupuesto de inventario final. Presupuesto de gastos de venta y administrativos. Estado de resultados presupuestados, el cual se puede preparar en el formato tradicional o en el de contribucin. El Presupuesto financiero consta de: Presupuesto de Caja. Balance General presupuestado Los principales pasos al preparar el presupuesto maestro son:

1. 2. 3. 4. 5.

Preparar un pronstico de ventas. Determinar el volumen de produccin Estimar los costos de fabricacin y los gastos de operacin Determinar el flujo de caja y otros efectos financieros Formular estados financieros proyectados. 6.1. Presupuesto de efectivo Para una empresa es vital tener informacin del comportamiento de sus flujos de efectivo. Esto le permite una administracin ptima de su liquidez y as evitar problemas serios por falta de ella, que pueden ocasionar hasta la quiebra y la intervencin por parte de los acreedores, sobre todo en una poca en la cual el recurso ms escaso y caro es el efectivo.

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111

La liquidez de una empresa es igual a su capacidad de convertir un activo en efectivo y en general, de contar con los medios adecuados de pago para cumplir oportunamente con los compromisos contrados. La liquidez de una empresa est en funcin de dos dimensiones: a) El tiempo necesario para convertir el activo en efectivo. b) El grado de seguridad asociado con el precio al cual se realizar el activo. El presupuesto de efectivo (caja) se prepara con el propsito de planear y controlar la caja, por qu? Porque presenta los ingresos y egresos de caja esperados para un perodo de tiempo designado. Porque ayuda a la administracin a mantener los saldos de caja en una relacin razonable a sus necesidades. Porque ayuda a evitar innecesarios saldos de caja ociosos y posibles dficit de caja. 6.2 Estado de Costo Proyectado Ver aplicacin prctica formatos 4, 5, 6, 7, 8 y 9 6.3. Balance General Presupuestado Ver aplicacin prctica formato 12

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112

6.4 Anlisis de informacin y recomendaciones


Una vez realizado el taller de aplicacin prctica bicicletas ciclos, se realizar conversatorio con el fin de analizar la informacin procesada de los diferentes formatos, deducir las conclusiones pertinentes sobre los presupuestos operacionales y financieros y construir con y entre los estudiantes, las recomendaciones a que halla lugar. 6.5 Taller aplicacin prctica Unidades 5 y 6 PLAN MAESTRO DEL PRESUPUESTO A CORTO PLAZO Bicicletas Ciclos S.A., con sede en Medelln, se dedica a la produccin y venta de bicicletas en diferentes zonas del pas. La Gerencia y dems oficinas principales de la organizacin, estn elaborando el presupuesto para el primer ao, labor que coordina el Departamento de Presupuesto. Bicicletas Ciclos Produce dos tipos de bicicletas: A y B, que se distribuyen en tres zonas: Norte, Centro y Sur. Para ello, se utilizan tres tipos de materiales en su construccin, X, Y, y Z. Cuenta adems con dos departamentos productivos: Ensamble y Acabado. Los estimativos en el plan presupuestal para el prximo ao son: 1. Ventas: Bicicletas A B Norte 5.000 12.000 Centro 6.000 18.000 Sur 3.000 10.000 Total 14.000 40.000 Precio/U $ 25 $ 20

2. Inventarios: (UEPS) Inciales Q Producto Terminado:


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Finales Q Costo U. 113

Costo U.

A: B: Materia Prima: X: Y: Z: 3. 800 2.500 6.000

1.000 $ 12.500 2.000 $ 8.000

1.200 3.000

$ 1.4 $ 0.45 $0.60

4.000 6.000 9.000

$1.4 $0.45 $0.60

Mano de Obra Directa: (Por Unidad) PRODUCTO Departamento Ensamble Acabado A $ 3.5 $ 5.2 B $ 2.8 $ 3.0

4.

Necesidades de Materia prima: Para A: 1 Unidad de X y 2 de Z Para B: 2 Unidades de Y y 2 de Z

5.

Costos Indirectos de Fabricacin (Por unidad, incluye depreciacin de $ 10.000 anuales) PRODUCTO Departamento Ensamble Acabado A $ 1.45 $ 1.40 B $0.80 $0.95

6.

Gastos de Administracin y Ventas: $ 320.000. Incluye $ 20.000 de Depreciacin y $ 46.750 de intereses.

7.

El Balance (real) a diciembre 31 del ao que termin, era el siguiente 114

Presupuestos

BALANCE GENERAL ACTIVOS Corrientes


Caja y Bancos Cuentas por cobrar Inventarios Total Corrientes Fijos: Terrenos Depreciables Depreciacin Acumulada Total Fijo Total Activos:

($000) PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivo Corriente


$100.000 Cuentas por pagar 220.000 Documentos por pagar 34.345 Dividendos por pagar Imporrenta por pagar. 354.345 Total Corrientes 100.000 400.000 (120.000) 380.000 $734.345 PATRIMONIO Capital Reservas Utilidades Retenidas Total patrimonio Total Pasivo y Patrimonio $ 150.000 150.000 25.000 15.000 340.000 300.000 30.000 64.345 394.345 $734.345

8.

Ventas (Ingresos Planeados)

- Ventas de Contado: 75% del total. - Recaudos de Cuentas por Cobrar: $200.000 de las cuentas que aparecen en el balance. - Se proyecta una venta de acciones por $20.000 y un prstamo de $100.000. 9. Egresos Planeados:

- Se pagar de contado el 90% de las compras, se har un abono por $120.000 de las cuentas por pagar y de $ 100.000 de los documentos por pagar. - La Mano de obra Directa y los Costos Indirectos de Fabricacin se cancelarn en un 100%, siempre y cuando el gasto represente egreso de dinero.

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- De los Gastos de Administracin y Ventas se pagar el 90% del total que quede despus de la depreciacin y los intereses. Por concepto de intereses se abonarn $37.800. -Se espera hacer una compra de maquinaria por $ 80.000. - Adems se espera cancelar dividendos en la suma de $25.000 e Imporrenta por $15.000. Con la informacin anterior se pide: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Presupuesto de Ventas por producto y por zona. Presupuesto de Produccin por producto. Presupuesto de Materiales Directos. Por material y por producto. Presupuesto de Compras por Material. Presupuesto de Costo de Materiales Directos para la Produccin. Por material y por producto. Presupuesto de Mano de Obra departamento. Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricacin. Por producto y por departamento. Presupuesto de Costos de Produccin o de Fabricacin. producto. Presupuesto de Costo de Mercanca Vendida. Estado de Ingresos y Gastos Proyectado. Flujo de Caja Proyectado. Balance General Proyectado. Por Directa. Por producto y por

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ILUSTRACIN FORMATOS PARA LA ELABORACIN DE LOS PRESUPUESTOS

Partiendo de la metodologa para elaborar un presupuesto y el presupuesto maestro, vale decir, tener unas metas especficas a corto plazo, podemos trabajar desde sus componentes fundamentales, como lo son el presupuesto operativo y el presupuesto financiero. Es por ello que fijaremos la atencin en cada formato para proyectar el presupuesto de ingresos, el presupuesto de costos de operacin, el presupuesto del costo administrativo y el presupuesto del costo de financiacin, para finalmente referirnos a la proyeccin de resultados: Estado de Ingresos y Gastos Proyectado, Flujo de Caja Proyectado y Balance General Proyectado. Recordemos que todo parte de un buen criterio de planeacin y control.
COMPAA.. PRRESUPUESTO DE VENTAS (PPTO. N 1) Por Producto, Por Zona (Valores $ 000) A Producto A Producto B Cant. Q ZONA Norte Centro Sur Totales Precio Total Cant. Q Precio Total Totales$

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PRESUPUESTO DE PRODUCCIN Por Unidad de Producto (PPTO. N 2) A.. PRODUCTO(Unidades) A Unidades necesarias para las ventas (Pto1 ) Ms Inv. Final deseado Total Unidades necesarias Menos Inv. inicial Produccin Planeada PRESUPUESTO DE MATERIALES Por Material, Por Producto (PPTO. N 3) (Unidades) Producto A(P2) B(P2) Total Materiales PRESUPUESTO DE COMPRAS Por Material (PPTO. N 4) (Valores $ 000) X Unidades Necesarias para la produccin (P3 ) Ms Inv. Final deseado Total unidades necesarias Menos Inv. Inicial Total unidades a comprar Precio unitario Costo Total de Compras Gran total Compras $ Y Z Unidades a producir X Total Y Total Z Total

PRODUCTO(Unidades)

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PRESUPUESTO DE COSTO DE MATERIALES UTILIZADOS Por Producto, Por Material (PPTO N 5)

(Valores $000)
Producto A Q P(3) Material X Y Z Total PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA Por Producto, Por Departamento (PPTO N 6) (Valores $000) PRODUCTO A PRODUCTO B Costo Total M.O.D. DEPTO Ensamble Acabado Total PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN Por Producto, Por Departamento (PPTO N 7) (Valores $000) PRODUCTO A PRODUCTO B Costo Total C.I.F. DEPTO Ensamble Acabado Total
Unidades a Producir P(2) Unidades a Producir P(2)

Product oA Pu

Product oA Valor

Product oB Q (P3)

Product oB Pu

Producto B Valor

Totales Q P(3)

Totales Valor

Valor M.O.D por Unidad

Valor Total A

Unidades a producir P(2)

Valor M.O.D por Unidad

Valor Total B

Costo por Unidad

Valor Total A

Unidades a Producir P(2)

Costo por Unidad

Valor Total B

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PRESUPUESTO DEL COSTO DE FABRICACIN Por Producto (PPTO N 8) (Valores $000) PRODUCTO A PRODUCTO B M.D. X Y Z Total M.D. M.O.D Ensamble Acabado Total M.O.D. C.I.F. Ensamble Acabado Total C.I.F. Total Costo de Fabricacin Presupuestado por Unidad: $ $ Valores Total Valores Total

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PRESUPUESTO DEL COSTO DE MERCANCIA VENDIDA (PPTO N 9) (Valores $000) TOTAL Materiales Directos Utilizados: Inv. Inicial (Dado) Ms Compras P (4) Menos Inv. Final __ Total Costo de M.D. Utilizado Mano de Obra Directa P (6) Costo Indirectos de Fabricacin P (7) ______________ __ TOTAL COSTOS DE PRODUCCIN O FABRICACIN Ms Menos Inv. Inicial de P.P. Inv. Final de P.P. ________________ Costo Total de Productos Fabricados Ms Menos Inv. Inicial de P Terminados (Dado) Inv. Final de P Terminados $ $ $ 28.500 _____________ ___ Costo Total de Productos Vendidos $ $ 5.845 ______________ $

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ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIAS PROYECTADO (PPTO N 10) (Valores en $ 000) Ventas (P1) Costo de Mercanca Vendida (P 9) Utilidad Bruta en Ventas Menos Gastos de Admn. y Ventas Utilidad Antes de Impuestos Impuestos (30%) Utilidad Neta por Distribuir ______________________ $ ______________________ $ ______________________ $

FLUJO DE CAJA PROYECTADO PPTO N 11 (Valores en $ 000) Saldo Inicial Entradas: Ventas de Contado Recaudo de Cartera Prstamos Venta de Acciones Total Entradas Saldo Disponible Salidas: Compra Materiales Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Mano de Obra Directa C.I.F. Compra de Activos Fijos Gastos de Admn. y Ventas Dividendos por pagar Imporrenta Intereses Pagados Total Salidas Saldo Final en Caja
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_______________________ $

________________________ $

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BALANCE GENERAL PROYECTADO

PPTO N 12 (Valores en $ 000) ACTIVOS PATRIMONIO Activos Corrientes: Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Inventarios: Materiales Prod. Terminados Total Corrientes Activos Fijos: Terrenos Edificio, Maquinaria, Y otros Dep. Acumulada Total Fijos Total Activos $ $ $ PASIVOS Y Pasivos Corriente: Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Imporrenta por pagar Gastos por Pagar Intereses por pagar Total Corrientes Pasivo a Largo plazo: Documentos por Pagar Patrimonio: Capital Pagado Reservas Utilidades Retenidas Total Patrimonio $ Total Pasivo y Pat. $ $

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7. PRESUPUESTO DE ENTIDADES OFICIALES


Sin lugar a duda los nuevos enfoques normativos que se vienen desarrollando desde la ltima dcada tienen un objetivo fundamental y es la racionalizacin fiscal y la estabilidad econmica del pas. Es por ello que el conjunto de normas orgnicas en materia presupuestal a contribuido enormemente a las bases de presupuestacin elaboracin, presentacin y ejecucin presupuestal de conformidad con el artculo 3. Del ttulo XII de la Constitucin Rgimen econmico y de la Hacienda Pblica del Presupuesto. Las mas recientes normas en materia presupuestal, estn incluidas en las normas que apuntan al fortalecimiento de la descentralizacin y la racionalizacin del gasto pblico, como lo son las leyes 617 de 2000 y la ley 819 de 2003, de responsabilidad y transparencia fiscal. 7.1 Bases de Presupuestacin Existen diferentes conceptos presupuestales: - El presupuesto oficial es la estimacin de ingresos que se recaudarn durante una vigencia fiscal (un ao enero 1 diciembre 31) y los gastos de funcionamiento, deuda pblica e inversin, los cuales se pueden comprometer con base en los ingresos. - En materia financiera el presupuesto pblico es el instrumento operativo bsico. De su ejecucin anual depende el cumplimiento de las metas fijadas por la administracin, por tal motivo su proceso de preparacin debe ser elaborado tcnicamente para evitar la sobreestimacin de ingresos, la subvaloracin de los gastos, o viceversa.
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- El presupuesto se expide en el contexto de un sistema que permite optimizar la asignacin de los recursos pblicos. Primero se observan y analizan las fuentes y recursos disponibles. Luego se programa la inversin conforme a prioridades. anuales. Podemos decir entonces, que las bases de preparacin, estn dadas a partir del presupuesto anual, para ello se debe partir del principio de planificacin segn el cual el presupuesto de una entidad territorial, (departamentos, municipios), que se expide anualmente, deber reflejar los planes de largo, mediano y corto plazo. En consecuencia, para su elaboracin se tomarn en cuenta los objetivos de los planes de desarrollo, el proceso de planeacin financiera y la evaluacin que de estos se lleva a cabo conforme a las disposiciones consagradas en las respectivas normas. Dentro de la doctrina jurdica del presupuesto podemos entender que es un estado de previsin de ingresos y gastos del estado para un tiempo determinado. Es un acto particular, no establece ninguna regla general y permanente. En que consiste entonces el presupuesto? nicamente en la puesta en funcionamiento de las leyes preexistentes. El presupuesto no hace ms que asegurar la ejecucin de las leyes preexistentes. Por tanto, el presupuesto no es una Ley sino un acto administrativo. El presupuesto se mira como un acto condicin cuya existencia se requiere para que los impuestos y los gastos se puedan ejecutar. Posteriormente, se conjugan los resultados anteriores, mediante el instrumento de ejecucin de los ingresos y gastos

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7.1.1 Objetivos del Sistema Presupuestal El objetivo del sistema presupuestal de las entidades oficiales es el equilibrio entre los ingresos y los gastos pblicos, de tal forma, que permitan la sostenibilidad de las finanzas pblicas en el mediano plazo. La asignacin de los recursos debe ser acorde con las disponibilidades de ingresos y las prioridades de gasto y la utilizacin eficiente de los recursos en un contexto de transparencia. 7.1.2 Principios del sistema presupuestal. Los principios presupuestales son preceptos generales que sirven de base para la formulacin, elaboracin, aprobacin y ejecucin del sistema presupuestal. No son simples requisitos, sino pautas determinadas por la ley orgnica y determinantes de la ley anual del presupuesto, Estatuto Orgnico del Presupuesto Decreto 111 de 1996. Planificacin Anualidad Universalidad Unidad de caja Especializacin Programa integral Inembargabilidad Coherencia macroeconmica Homestasis presupuestal

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7.1.3 Principios Formales Responsabilidad Exclusividad Publicidad Exactitud Acuciosidad Especialidad 7.2. Presupuesto base cero. Se sabe de su origen porque ha sido empleado para resolver problemticas financieras, como consecuencia de altos costos de operacin, el cambio la globalizacin, anteriores. Qu es el presupuesto base cero? Es una metodologa de planeacin y presupuestacin que trata de resolver cada ao todos los programas y gastos. Por qu de planeacin? Porque tambin se fijan metas y objetivos . Para el manejo de los presupuestos base cero, se deben tener en cuenta los llamados paquetes de decisiones. Qu es un paquete de decisiones? Es un documento que identifica y describe una actividad especfica, de tal forma que se pueda evaluar, jerarquizar y tomar decisiones, bien sea
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etc.

Podemos decir que el presupuesto base cero se

fundamenta en elaborar un presupuesto sin tener en cuenta los presupuestos

tomndola o rechazndola. Ejemplo: una programacin de inventarios por 128

artculo terminado, se requiere personal, por lo tanto se debe programar el costo y por persona, etc. 7.3 Problemas prcticos para su elaboracin Para comprender en forma prctica la elaboracin de los presupuestos de las entidades oficiales, se realizar con y entre los estudiantes un ejercicio de marco fiscal de mediano plazo, el cual debe contener como mnimo un plan financiero, las metas de supervit primario, medidas especficas para sustentar el cumplimiento de metas, resultados fiscales de vigencias anteriores, estimacin del costo fiscal y el costo fiscal de los proyectos. Se estructurarn los elementos que articulan el proceso de la planeacin a partir del Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones POAI, el Plan Financiero y el Plan Anual Mensualizado de Caja PAC. 7.4 Taller Aplicacin Prctica. El Municipio de Loma Linda, es un Municipio de cuarta categora, de conformidad con el Artculo 2 de la Ley 617 de 2000. Hecho el anlisis de la Gestin Financiera correspondiente a la vigencia de 2008, se encontr en el PAC de ingresos y en especial en el rubro de Impuesto Predial, una serie de inconsistencias en los registros contables de las vigencias 2007 y 2006, determinantes en el Flujo Mensual de Recursos Consolidados. En consecuencia, se le comunic al Alcalde del Municipio acerca de
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Loma Linda,

las irregularidades, solicitndole que por intermedio de su 129

Secretario de Hacienda, del Municipio.

reconstruyeran y remitieran nuevamente el flujo

mensual de recursos consolidado y el PAC de Ingresos de Impuesto Predial

Lo anterior, por cuanto los resultados financieros no coinciden y el Balance General.

con los

registros reales, tanto en el Plan Financiero, como en el Presupuesto 2009

A partir de la situacin anterior, se requiere que usted haga las veces de Secretario de Hacienda y proceda de conformidad con el requerimiento, a evaluar la GF del Municipio. informacin. MUNICIPIO DE LOMA LINDA FLUJO MENSUAL DE RECURSOS CONSOLIDADO MILES DE PESOS
CONCEPTO Saldo inicial que pasa Recaudos Proyectados Gastos Proyectados Saldo acumulado CONCEPTO Saldo que pasa Recaudos Proyectados Gastos proyectados Saldo Acumulado ENERO 3.100 2.800 JULIO 5.000 FEBRERO 6.300 AGOSTO 7.800 MARZO 9.000 SEPBRE. 12.100 ABRIL 6.200 OCT. 4.100 MAYO 4.100 NOV. 6.300 JUNIO 6.600 DIC. 11.000

Para ello, se

le suministra la siguiente

Teniendo en cuenta el PAC DE INGRESOS referente al rubro de Impuesto Predial, para el Municipio de Loma Linda, se requiere que usted como Secretario de Hacienda, Consolidados. MUNICIPIO DE LOMA LINDA PAC DE INGRESOS
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reconstruya el Flujo Mensual de Recursos

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IMPUESTO PREDIAL MILES DE PESOS Presupuesto 2009 $ 78.900


AO FISCAL 2006 2007 2008 Promedio 2009 AO FISCAL 2006 2007 2008 Promedio 2009 AO FISCAL 2006 2007 2008 Promedio 2009 AO FISCAL 2006 2007 2008 Promedio 2009 ENERO 2.500 2.800 3.200 ABRIL 1.800 2.200 2.800 JULIO 3.800 3.900 4.100 OCTUB. 3.700 3.400 3.100 % DEL TOTAL FEBRERO 3.000 3.500 3.900 MAYO 3.000 3.000 3.800 AGOSTO 4.900 5.300 5.700 NOVIEMB. 4.500 4.900 4.600 % DEL TOTAL MARZO 6.000 5.700 7.400 JUNIO 5.600 5.000 6.100 SEPT. 7.900 8.700 9.600 DICIEM. 8.000 8.700 % DEL TOTAL

% DEL TOTAL

% DEL TOTAL

% DEL TOTAL

% DEL TOTAL

% DEL TOTAL

% DEL TOTAL

% DEL TOTAL

% DEL TOTAL

% DEL TOTAL

Con la informacin anterior, se requiere que usted reconstruya el valor correspondiente al mes de diciembre del ao fiscal 2008 y el promedio correspondiente a cada uno de los meses del ao 2009.

GLOSARIO
Persona: individuo de la especie humana, hombre o mujer que se ha perfeccionado para la vida en comunidad. Es el resultado de la lucha por armonizar lo recibido como persona natural y lo construido, en un proceso de personificacin para perfeccionarse y realizarse.

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Proyecto: Conjunto de acciones especficas y diferenciadas encaminadas al logro de los objetivos de los programas y subprogramas a que pertenecen. Subproyecto: Es la divisin de un proyecto que especifica su objetivo para facilitar su cumplimiento, en virtud del cual se fijan metas parciales y cuantificables que se cumplirn mediante acciones concretas y de ejecucin inmediata y que llevarn a cabo unidades operacionales determinadas, con el capital humano y los recursos materiales a l asignados. Metas: Es la especificacin de los objetivos. Son los resultados que se pretenden alcanzar en un futuro inmediato. Recursos: Es el conjunto de bienes y medios de que dispone una institucin para la realizacin de las actividades que le son propias. Pueden ser recursos humanos, materiales, financieros, sistemas y an bienes intangibles. Visin: Es la forma de visualizar la organizacin en el futuro, el sueo que se ha propuesto alcanzar y que ha de guiar las acciones en general. Eficacia: Virtud, fuerza, actividad y poder para obrar. Capacidad de logro. Eficiencia: Capacidad de optimizar el capital humano y los recursos de que se dispone. Estrategia: Concebir, preparar y dirigir acciones para el logro de un objetivo. Gestin Estratgica: Modelo sistemtico de planeacin organizacional
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RESPUESTA A PREGUNTAS FRECUENTES


1. Por qu es el control presupuestario una fase importante de la contabilidad de costos? Ninguna empresa puede operar su negocio mucho tiempo sin algn plan o presupuesto, respecto de lo que prev sern sus ventas, sus utilidades y sus gastos. En la contabilidad de costos por lo menos, el presupuesto es casi una necesidad, ya que los CIF tienen que ser pronosticados y predeterminados para aplicarlos a la produccin. Esto implica la preparacin de un presupuesto de ventas y de produccin. 2. Cmo pueden algunas empresas realizar sus operaciones industriales sin un presupuesto? Si algunas empresas solamente producen a base de pedidos especiales, podran realizar sus operaciones sin un presupuesto, pero en otros casos se confiara en sus resultados corriendo riesgos costosos y sin plataforma presupuestal. pueda parecer. 3. Cul es la diferencia entre la variacin de eficiencia y la variacin presupuestal cuando nos referimos a los CIF? La variacin de eficiencia de CIF se refiere a la variacin originada en ms o menos horas de mano de obra o de horas mquina, acorde con las cifras predeterminadas, las cuales indican que es lo que se necesita.
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Por ello, en realidad, ninguna empresa puede realizar sus

operaciones con xito sin alguna forma de presupuestos por simple que esta

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La palabra presupuestal en la variacin del Presupuesto de CIF se refiere a los costos de las cifras estimadas. Se trata de una variacin de precios y de costos reales. 4. Por qu deben ser ampliados los principios del presupuesto flexible a los costos de fabricacin hasta incluir los costos de distribucin y de administracin? El presupuesto fijo representa las cifras bajo ciertas condiciones definidas. Esas condiciones ideales definidas no existen en las organizaciones en ningn espacio de tiempo. Si las condiciones varan demasiado en un perodo dado y se producen fluctuaciones amplias, los resultados obtenidos de un presupuesto fijo no son dignos de confiar, puesto que no miden los resultados reales al final del perodo. 5. Qu es perodo o vigencia fiscal? Es el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada vigencia. 6. Qu es el Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI? Es un instrumento de gestin que permite operacionalizar los objetivos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo del Gobierno Central y sus Entes Territoriales, para cada vigencia anual. subprogramas y proyectos de inversin.
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El POAI es un elemento

integral del sistema presupuestal y su objetivo es determinar los programas,

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7. Qu es el Marco Fiscal de Mediano Plazo - MFMP? Es un instrumento de referencia con perspectiva de 10 aos para la toma de decisiones fiscales en la elaboracin de los presupuestos anuales. 8. Qu es el Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC? Es un instrumento de Planeacin Financiera, que permite estructurar la poltica fiscal acorde con la medida de liquidez y solvencia de los entes territoriales. Contribuye al desarrollo de la establecer metas mximas de ingresos y pagos. 9. Qu es el Plan Financiero? Es un programa de ingresos y gastos de caja con sus posibilidades de financiamiento. Es un instrumento de planificacin y gestin financiera del sector pblico, que tiene como base las operaciones efectivas, en consideracin a las previsiones de ingresos, gastos, dficit y su financiacin compatible con el PAC. 10. Qu es el Fondo Nacional de Regalas? Es una entidad con Personera Jurdica propia, adscrita al Departamento Nacional de Planeacin, cuyo recurso se destina, de conformidad con el artculo 361 de la Constitucin Nacional, a la promocin de la minera, la preservacin del medio ambiente y la financiacin de proyectos regionales de inversin definidos como prioritarios en los planes de desarrollo de las respectivas entidades territoriales.
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planeacin financiera al

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BIBLIOGRAFA FUNDAMENTAL
Burbano Ruiz Jorge, Ortiz Gmez Alberto. Presupuesto Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Segunda Edicin. Morales, Carlos M. Presupuestos, clave de Planeacin y Control Amat Joan M. Control Presupuestario 5. Edicin. Gestin 2000 Paniagua Victor. Sistema de control presupuestario Len Garca, Oscar. Administracin Financiera. Motossian, Pablo D. Gestin Presupuestal Pynnr Peter A. Presupuestacin base cero Gitman y Lawrence. Fundamentos de Administracin Financiera. Ramrez Padilla David. Contabilidad Administrativa, sexta edicin Constitucin Poltica de Colombia 1991 Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgnico del Presupuesto Ley 152 de 1994, Ley Orgnica de Planeacin Planes de Desarrollo Ley 617 de 2000, Saneamiento Fiscal y Financiero
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Ley 715 de 2001 y 1176 de 2007 Sistema General de Participaciones Ley 819 de 2003, de Responsabilidad y Transparencia fiscal

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