UNIVERSIDAD NACIONAL SANTIAGO ANTNEZ DE MAYOLO

FACULTAD DE ADMINISTRACIN Y TURISMO

M.Sc. RICARDO TOLEDO QUIONES

HUARAZ MAYO - 2 010

 Serie Estudio XXI por: Ricardo Toledo Quiones EDICIONES FAT Huaraz Per, MAYO 2 010.

Publicacin para los estudiantes del la FAT DERECHOS RESERVADOS.

Facultad de Administracin y Turismo.

NDICE
DISEO ORGANIZACIONAL 1. NIVELES ORGANIZACIONALES 2. DERIVACIN DE FUNCIONES 3. DEPARTAMENTALIZACIN 4. LOS ORGANIGRAMAS 5. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGNICAS 6. CRITERIOS DE RACIONALIZACIN BIBLIOGRAFA - 1 - - 1 - - 1 - - 4 - - 5 - - 8 - - 8 - - 12 -

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DISEO ORGANIZACIONAL
Definido el tamao, localizacin, ingeniera del negocio se debe: dimensionar fsicamente las oficinas, equipamiento, requerimientos de personal, los procedimientos administrativos y el costo involucrado para cubrir estas necesidades. El giro del negocio y las caractersticas de produccin, ventas y requerimientos de la gestin financiera establecern la necesidad de fijar los requerimientos de apoyo de personal administrativo y asesora. La estructura orgnica que se reflejar de manera grfica en un organigrama debe ser el producto de un anlisis de los requerimientos de tener determinados rganos especializados. Para lograr una mejor organizacin se encuentran, los criterios de racionalizacin, los diagramas de proceso y los organigramas. 1. NIVELES ORGANIZACIONALES Los niveles organizacionales sirven para precisar para cada unidad orgnica de la Empresa su nivel jerrquico y las relaciones de autoridad y dependencia. Es recomendable que se tenga una desagregacin mxima hasta el tercer nivel a fin de evitar una ramificacin excesiva del organigrama. A modo de ejemplo se muestra una posible clasificacin de niveles. CLASIFICACIN Primer Nivel Segundo Nivel Tercer Nivel Cuarto Nivel Quinto Nivel Nivel Bsico NIVELES ORGANIZATIVOS Sistema Subsistema Proceso Actividades Tareas NIVELES JERRQUICOS Gerencia General Gerencia Oficina Unidad Divisin Equipo Funcional

2.

DERIVACIN DE FUNCIONES La derivacin es una operacin de divisin o fraccionamiento de un todo (la funcin) en partes con relativa autonoma. Podemos guiarnos por los criterios clsicos de Departamentalizacin, referidas a las diversas maneras en que se puede dividir el trabajo, limitar los campos de accin y agrupar funciones.

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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NIVELES DE AGRUPACIN DE FUNCIONES PRIMER NIVEL DE DECISIN DE GESTIN AUXILIARES SEGUNDO NIVEL DIRECCIN POLTICA (ALTA DIRECCIN) DIRECCIN ADMINISTRATIVA TCNICO NORMATIVOS EJECUTIVOS DE INSUMOS DE EQUILIBRIO

Primer Nivel de Agrupacin: DE DECISIN: Aquellas que se refieren al condicionamiento a travs de determinacin de lneas o pautas de accin. Orientan las acciones y regulan de manera general las relaciones interiores de la organizacin (entre sus integrantes) y las exteriores (entre la organizacin y otras organizaciones o la colectividad. DE GESTIN: Aquellos que se refieren a los procesos de transformacin de medios a fines o productos exteriores, representan la naturaleza productiva o de servicios de la organizacin. Sirven para producir bienes o prestar servicios estando directamente vinculados con el objeto econmico y/o propsito final a que se dedica la entidad. Conforman los rganos denominados de lnea. AUXILIARES: Aquellas referidas al mantenimiento, equilibrio, supervivencia y conservacin de la entidad administrativa. Sirven para el desempeo de las funciones anteriores. Corresponden a los denominados sistemas administrativos y configuran rganos de apoyo (insumos), y de Asesora (equilibrio). Segundo Nivel de Agrupacin: Las funciones de Decisin podrn agruparse en otras: Direccin Poltica (Alta Direccin) tienen por finalidad el establecer los objetivos, polticas y pautas de accin. (Junta General de Accionistas, Directorio). Direccin Administrativa, cabeza de todo el sistema administrativo (Gerencia General). Las funciones de Gestin:

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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Tcnico Normativo, cuando su producto es el condicionamiento especfico. Ejecutivos, cuando deben aplicar las normas o brindad determinados servicios. Las funciones auxiliares: De Insumos: Son rganos de apoyo, prestan servicios o suministran los insumos y personal para facilitar el funcionamiento de la organizacin. Lo constituyen tpicamente: Administracin, Contabilidad, Tesorera, Personal, Informacin, Estadstica, Abastecimiento. De equilibrio: Son rganos de asesora, se orientan a preservar el equilibrio organizacional, proporcionando informacin y asesoramiento para la toma de decisiones, propone las condiciones generales para la autocorreccin y mejoramiento de la organizacin. Lo constituyen tpicamente: Planificacin, Presupuesto Racionalizacin, Jurdico, Control. El Mtodo para la Derivacin de Funciones es: Identificar la funcin bsica o general partir de la generacin de la razn de ser de la Empresa. sta debe tener: La accin: Expresada en verbo en infinitivo que puede estar complementado con un trmino que exprese el efecto o la accin. Respecto de qu: La materia o asunto que se va a tratar en la accin, en otras palabras el mbito material. Sobre qu actuar: Es decir el mbito formal. Una colectividad, mercado, grupo social, situacin, circunstancia territorial o temporal. Ejemplo: Normar (accin) la educacin de adultos (asunto) de los trabajadores de empresas Asociativas (mbito formal). Seleccin de los conceptos ms importantes a fin de conocer o entender la naturaleza de la intencin. En el Ejemplo anterior los conceptos claves podran ser cuatro: Normar, Educacin de Adultos, Trabajadores, Empresas Asociativas. Definir cada concepto seleccionado. Interpretar operacionalmente la funcin a fin de reformularla de ser necesario para finalmente derivarla especificando cmo hacerlo. En una empresa es comn con criterio sistmico dividir las funciones generales en los rubros siguientes:

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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Desarrollo Institucional: Que comprende las funciones relacionadas con: administracin, contabilidad, personal, logstica, planificacin, asesora legal y las de los niveles de decisin. Cubre los niveles de Decisin y Auxiliares. Produccin: Funciones que de manera directa se orientan a obtener los bienes y/o servicios generados por la empresa y sern motivo de transaccin. Corresponde a la funcin de Gestin. Marketing: Relacionada con la comercializacin del producto. Corresponde a la funcin de Gestin. Finanzas: Relacionada con las funciones de obtencin y utilizacin de los recursos financieros. Corresponde a la funcin de Gestin. 3. DEPARTAMENTALIZACIN Se denomina Departamentalizacin, al proceso mediante el cual se efecta la divisin del trabajo, para determinar la estructura orgnica de una entidad, es decir se establecen las unidades orgnicas necesarias para su funcionamiento. Los mtodos de Departamentalizacin ms usuales para el rea productiva de una empresa son: a. Funcional. Por Producto. Por Proceso. Territorial o Geogrfica. Por Equipos de Trabajo. Por Clientes. Departamentalizacin Funcional

Este mtodo es el ms usual, consiste en agrupar funciones o actividades anlogas o semejantes en una sola unidad orgnica. En su forma bsica la subdivisin es la siguiente: b. Unidad Orgnica de Planificacin y Desarrollo. Unidad Orgnica de Administracin. Unidad Orgnica de Produccin. Unidad Orgnica de Ventas o Marketing. Unidad Orgnica de Finanzas. Departamentalizacin por Producto

En este caso el criterio de divisin son los tipos de productos a producir o vender, por ejemplo: Departamento de Bicicletas. Departamento de Motocicletas. Departamento de Automviles.

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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c.

Departamentalizacin por Proceso

Este mtodo es utilizado nica y exclusivamente para subdividir el Departamento de Produccin, teniendo como base las diferentes etapas del proceso productivo, por ejemplo: d. Departamento de Lavado y Clasificacin. Departamento de Molienda. Departamento de Prensado. Departamento de Centrifugado. Departamento de Envasado. Departamentalizacin Geogrfica

Se divide el trabajo en departamentos, que representan localidades o reas geogrficas. e. Departamentalizacin por Equipos de Trabajo

Los bloques de trabajo que tienen una unidad natural pueden considerarse como tarea para el personal que posee, como grupo, las aptitudes necesarias para hacer el producto. La responsabilidad del trabajo descansa completamente en todo el conjunto de tareas, pero por lo general slo un hombre acta como jefe de la cuadrilla o equipo de trabajo. f. Departamentalizacin por Clientes

Est basada en la clientela, y se emplea en algunos ramos, como en las empresas de radio y televisin y empresas conexas. En estos casos, el principal inters est en la venta de programas a clientes individuales, tales como una compaa tabacalera, un fabricante de jabn, etc. Una vez establecidos los departamentos que tendr la empresa se define la estructura orgnica que estar representada en los llamados organigramas. 4. LOS ORGANIGRAMAS Permiten representar grficamente mediante smbolos convencionales la estructura orgnica de una Entidad o Institucin. ELEMENTOS Y SIGNOS CONVENCIONALES a. Las Casillas representan las diversas unidades estructurales del Organismo. Son generalmente rectngulos horizontales. La importancia de la unidad graficada generalmente se manifiesta en el rea del rectngulo as como en la altura en el plano organizacional (tamao del rectngulo).

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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Las Casillas con lneas continuas indican estructuras existentes y las lneas punteadas, estructuras por crearse. Existente Por crearse

b. Las Lneas Quebradas, sealan que existe desconcentracin (unidad orgnica a la cual se ha delegado funciones, atribuciones y decisiones en determinado mbito geogrfico o territorial, sin autonoma operativa).

c. NOMENCLATURA Y UBICACIN DENTRO DE ORGANIGRAMA.- Los nombres con que se describan las unidades orgnicas obedecen a determinadas convenciones bien definidas para el sector pblico, el sector privado tiene libertad en este sentido, en el Cuadro siguiente se detallan algunos aspectos que pueden servir de orientacin, se debe considerar que las unidades de Asesoramiento, Apoyo y Control tienen sus equivalentes con los de Lnea, de modo tal que por ejemplo una Unidad (Apoyo) es equivalente a una Divisin (Lnea), lo que repercutir en los niveles de autoridad, responsabilidad y remuneraciones; significando adicionalmente que no debe utilizarse la nomenclatura de Divisin para una unidad de Apoyo d. El aporte de la Administracin Pblica en cuanto a la estructuracin de Organigramas y otros documentos de gestin ha sido de gran importancia. Por convencin utilizando los modelos desarrollados para la Administracin Pblica de acuerdo a las funciones que deben cumplir podemos establecer que toda organizacin puede clasificar sus Unidades Orgnicas en: Direccin. Asesoramiento. Apoyo Control Lnea.
DIRECCIN SECTOR PUBLICO Despacho Ministerial Despacho de Vice-Ministro Jefatura Direccin Tcnica ASESORAMIENTO, APOYO Y CONTROL SECTOR PUBLICO LNEA SECTOR PUBLICO Direccin General Direccin Gerencia Divisin Departamento

Oficina o Inspectora Unidad rea

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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Concejo Municipal Alcalda Direccin Ejecutiva Presidencia SECTOR PRIVADO (*) Junta de Accionistas (**) Directorio (**) Gerencia General

Equipo

Seccin

SECTOR PRIVADO (*)

SECTOR PRIVADO (*)

Oficina Unidad rea Equipo

Gerencia Sub Gerencia Divisin Departamento Seccin

(*)

(**)

No existen convenciones al respecto, constituyendo una nomenclatura recomendada por el Docente, los rganos de Direccin dependern del tipo de Empresa que legalmente se constituya. Nomenclatura aplicable a una Sociedad Annima. No constituyen unidades orgnicas pero constituye una prctica adecuada para dividir las funciones la generacin de equipos funcionales. Como ejemplos de la ubicacin de las Unidades Orgnicas, tpicamente se consideran (ver en ANEXO 1 A una aplicacin prctica): DE CONTROL DE ASESORA DE APOYO DE LNEA : : : : Oficina de Auditoria Interna. Oficina de Planificacin y Desarrollo, Oficina de Asesora Legal. Oficina de Administracin, Unidad de Trmite Documentario, Unidad de Informtica. Gerencia de Produccin, Gerencia de Marketing, Gerencia de Finanzas.

Cada uno tiene su ubicacin dentro del Organigrama (ver a continuacin Figura mostrada en forma de Organigrama). e. UBICACIN DE LAS UNIDADES ORGNICAS: En la figura mostrada a continuacin se establece los aspectos formales que se tiene en cuenta al ubicar una unidad orgnica, as: rgano de Control Ubicado en la parte superior del organigrama y hacia el lado izquierdo. rganos de Asesora - Ubicado hacia el lado derecho del organigrama. rganos de Apoyo - Ubicado hacia el lado izquierdo del organigrama. rgano de Lnea Ubicado en forma horizontal en la parte baja del organigrama.

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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5.

FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGNICAS Las funciones de las unidades orgnicas que figuran en el Organigrama se detallan. Ejemplo: JUNTA DE ACCIONISTAS: Remover a los miembros del directorio y designar a sus reemplazantes. Modificar el estatuto. Aumentar o reducir el capital social. Elegir cuando corresponda a los miembros del directorio y fijar su retribucin. Resolver sobre la aplicacin de las utilidades, si las hubiere. ..... (etc.).

6.

CRITERIOS DE RACIONALIZACIN Racionalizacin es el proceso de mejorar constantemente todos los componentes de la entidad. Como ejemplo de criterios para aplicar cuando se persigue la mejor utilizacin del espacio, se debe tomar en cuenta factores tales como: Proximidad.- Cercana a oficinas y a otros puestos de trabajo. Comodidad.- Facilidad de acceso y movimiento para pblico y trabajador. Flexibilidad.- Debe permitir modificaciones posteriores. El procedimiento para lograr lo anterior es: -8-

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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a. Planteamiento del Anlisis.- Precisar los problemas que se quieren solucionar. Se debe interrelacionar con las necesidades de otras reas. b. Reconocimiento de la Situacin.- Se debe observar y describir el proceso (secuencia en que se realiza). Para facilitar la descripcin y probar soluciones debe utilizarse plantillas que reproduzcan a escala los elementos intervinientes en el problema. c. Elaboracin de las Soluciones.- Examinar ordenada y sistemticamente las repercusiones sobre los criterios antes expuestos (Proximidad, Comodidad y Flexibilidad). A modo de ejemplo de ndices aceptados tenemos: REQUERIMIENTO DE SUPERFICIES: (UNIDAD DE MEDIDA m2). DIRECTORES JEFES DE OFICINA ASESORES JEFES DE GRUPO SECRETARIAS ADMINISTRATIVOS AUXILIARES ILUMINACIN Es un factor que condiciona la calidad de vida y determina las condiciones de trabajo en que se desarrolla la actividad laboral. Es necesario que la luz y la visin se complementen convenientemente para el desarrollo de la productividad y el mximo grado de comodidad. TIPOS DE ILUMINACIN: NATURAL; ARTIFICIAL: Incandescencia, Fluorescencia, Descarga de gases. ILUMINACIN PTIMA: Es aquella que permite distinguir formas, colores y objetos en movimiento; asegurando un confort visual permanente. La luz natural es preferible a la luz artificial. ILUMINACIN INADECUADA Es la que dificulta el trabajo y es una de las causas de accidentes laborales, porque cuanto menos luz exista en el rea mayor ser el tiempo de necesitan nuestros ojos para captar las imgenes. MEDICIN DE LA INTENSIDAD DE LA ILUMINACIN: Se realiza por medio de un aparato llamado luxmetro; que mide directamente la intensidad lumnica en sus unidades: lux. NIVELES DE INTENSIDAD DE ILUMINACIN RECOMENDADAS Tipo de Actividad y/o reas Almacenes Salas de mquinas Central telefnica Promedio Lux 200 200 300 35 m2 (5x7) 20 m2 (4x5) 15 m2 (3x5) 12 m2 (3x5) 9 m2 (3x3) 7.5 m2 (2.5x3) 5 m2 (2x2.5)

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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Tipo de Actividad y/o reas Escaleras Oficinas Salas de dibujo Recepcin Pasillos, escaleras, ascensores Circulacin de pblico Procesamiento de datos Puestos de control Talleres Trabajos de precisin Laboratorios Tiendas Restaurantes Iglesias Aeropuertos y estaciones Auditorios

Promedio Lux 100 300 500 100 80 200 500 500 500 1 000 500 500 200 200 500 750

EFECTOS SOBRE LA SALUD DE UNA ILUMINACIN INADECUADA La fatiga visual: Viene acompaado con enrojecimiento ocular y lagrimeo. El deslumbramiento: Acompaado con visin alterada o en eritropsia o visin roja. El fototraumatismo: Lleva a una lesin permanente con la imposibilidad de una visin delicada. COLORES Azul: tiende a bajar la presin arterial y puede causar depresin y mal humor. Blanco: una pared totalmente blanca causa molestias por deslumbramiento. Verde: el verde manzana es sedante y conviene cuando hay grandes ventanas y luz natural. Amarillo: es muy estimulante y luminoso. Rojo: es estimulante pero irritante. Violeta: tranquiliza la mente y el cuerpo. Anaranjado: en combinacin con el verde causa impresin muy agradable. Tonos rojos: dan colores clidos apropiados para salas de espera. Colores clidos: amarillos, anaranjados y rojos conviene usarlos en cuartos que reciben luz de la maana. Colores frescos: azules, verdes, etc., deben usarse en los cuartos que reciben luz al medioda y en las tardes. El alumbrado con bombillas incandescentes tiende a dar un tinte amarillo a la habitacin, en cambio los fluorescentes un color blanco.

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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SONIDO: (UNIDAD DE MEDIDA decibel). El sonido en una oficina tranquila alcanza entre 25 a 35 decibeles. El sonido en una casa tranquila alcanza los 32 decibeles. NOTA: Los ruidos causan agotamiento y menor rendimiento. Se ha observado que por diferencias en el rgimen alimenticio el rendimiento puede ser del orden de 1/3. CLIMATIZACIN: Para nuestro pas se considera como clima ptimo los 18 grados, posible de ser alcanzado ya sea natural o artificialmente. Se ha probado que un aumento de 4 grados de la temperatura de 20 a 24 grados disminuye el rendimiento en un 15% en una oficina.

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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BIBLIOGRAFA
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INRENA GTZ LUNDBERG D.E. QUISPE, Esteban RUIZ MARQUILLO, Darwin SALAZAR LARRAN, Luis SHEIN, Edgar H. STONER, James FREEMAN, Edward GILBERT, Daniel U.N.I. VALLE CABRERA, Ramn

Psicologa de la Organizacin. Mxico, Prentice Hal 1 998. Administracin. Sexta edicin, Mxico, Prentice Hall 1 995. Complejo Turstico de Chancos. Lima, UNI, 1 983. La gestin estratgica de los recursos humanos. Estados Unidos, Addison-Wesley Iberoamricana, 1995. - 12 -

UNASAM FAT 2 010 RTQ / MTC