Guia Ejec Proy 2006

Anexo No.
16
GUIA DE EJECUCION DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA
Marzo 2006
La presente Gua est dirigida a todos los profesionales que participan en la ejecucin de los Proyectos de Infraestructura Social y Econmica financiados a travs del Modelo Ncleo Ejecutor de FONCODES. Tiene el propsito de proporcionar los criterios y lineamientos generales a ser utilizados para cautelar la correcta administracin de los recursos, que permita la adecuada ejecucin de las obras, a fin de facilitar el desempeo de las funciones del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, Residente, Supervisor de Proyectos, Municipalidad Distrital y Equipo Zonal de FONCODES. Cualquier informacin adicional, podr ser solicitada al Equipo Zonal de FONCODES respectivo.
Todos los documentos son de distribucin gratuita. .
Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura
1. Objetivo 2. De los Profesionales que intervienen en la ejecucin del Proyecto

2.1 2.2. 2.3. 2.4. rgano Representativo del Ncleo Ejecutor Residente Supervisor de Proyectos Incompatibilidad de Labores
2 2
2 2 3 3
3. Procedimiento durante la ejecucin del Proyecto

3.1 Antes del Inicio
3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. Suscripcin del Convenio Manejo de las cuentas Bancarias Intereses Penalidades y Recursos Excedentes Autorizacin para inicio de retiro de Fondos De la Programacin y Autorizacin de Gasto
3
3
3 4 4 5 5
3.2
Inicio y Ejecucin
3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.2.6. 3.2.7. 3.2.8. 3.2.9. 3.2.10. De la Entrega de Terreno e Inicio de Obra Plazo de Ejecucin y Cronograma de Avance de Obra Aporte Comunal Del Pago de la Mano de Obra De la Adquisicin de materiales, herramientas y alquiler de equipos Del Registro y Custodia de los documentos sustentatorios De las rendiciones de cuenta Pre Liquidacin De la Valorizacin de la Obra Solicitud de la Segunda Transferencia y posteriores Del Cuaderno de Obra
5
5 7 7 7 8 9 9 11 11 12
3.3.
Modificaciones al Convenio de Financiamiento

3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. Cambio del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y/o Residente Ampliacin de Plazo Modificacin o cambio Total del Expediente Tcnico Modificacin del Presupuesto del Convenio de Financiamiento
12
13 13 14 15
3.4.
Terminacin de Obra y Liquidacin de Obra

3.4.1. 3.4.2. 3.4.3. 3.4.4. 3.4.5. De la Terminacin de Obra Entrega Provisional de Obra De la Liquidacin del Convenio de Financiamiento De la Transferencia de la Obra De la Inauguracin de la Obra
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16 17 17 18 18
Presentacin de los Informes Mensuales

4.1. 4.2. Residente Supervisor de Proyectos
18
18 20
Pago de los Profesionales

5.1 5.2 Residente Supervisor de Proyectos
20
20 21
6 7
De los Incumplimientos De las excepciones y situaciones no previstas
21 21 22
1
ANEXOS
1. OBJETIVO
El objeto de esta Gua es establecer las normas y procedimientos que regulan la labor a desarrollar por el rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, el Residente, y el Supervisor de Proyectos, durante el proceso de ejecucin y culminacin de las obras de infraestructura financiadas a travs del Modelo Ncleo Ejecutor del FONCODES. En caso de Obras ejecutadas por la modalidad de Contrata, lo establecido en el presente documento, ser complementada con lo dispuesto en la Gua de Obras por Contrata.
2. DE LOS PROFESIONALES EJECUCIN DEL PROYECTO
QUE
INTERVIENEN
EN
LA
2.1. RGANO REPRESENTATIVO DEL NCLEO EJECUTOR

Est compuesto por cuatro (4) personas : Presidente, Tesorero, Secretario y Fiscal, (este ltimo es designado por la Municipalidad Distrital correspondiente), segn lo establece el Acta de la Asamblea de Constitucin del Ncleo Ejecutor. En los casos de cambio de alguno de ellos, se seguir lo dispuesto en el numeral 3.3.1 de la presente gua. El Ncleo Ejecutor delega a su rgano Representativo la responsabilidad de viabilizar la consecucin del financiamiento del Proyecto y de su posterior ejecucin, terminacin y liquidacin; as como de asegurar la futura operacin y sostenibilidad del mismo, mediante la Transferencia final de la obra a la Entidad Receptora. Su mandato se inicia y es efectivo desde la fecha del Acta de Asamblea en la que han sido elegidos. Sus obligaciones se encuentran establecidas en el Convenio de financiamiento y se complementan con lo estipulado en la presente Gua.
2.2. RESIDENTE
Persona natural, debidamente calificada y registrada por el Equipo Zonal del FONCODES y que ha sido seleccionado para ejercer la direccin tcnica del Proyecto de acuerdo al expediente tcnico aprobado; adems, asesora a los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, para el cumplimiento de sus funciones. Es responsable de la calidad de la obra y conjuntamente con el rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, de la correcta utilizacin de los fondos financiados, de acuerdo a los trminos del Convenio y sus anexos. Las funciones del Residente se encuentran estipuladas en el Convenio de Financiamiento y los Trminos de Referencia del Contrato suscrito con el Ncleo Ejecutor; siendo complementadas con lo sealado en la presente Gua. Desarrollar labores de capacitacin tcnica en los Convenios con este componente y asumir dicho encargo conforme lo establecido en las Guas de Capacitacin aprobadas. Implementar y verificar las medidas de control y mitigacin ambiental, en aquellos Convenios con dicho componente, de conformidad al presupuesto aprobado y las Guas de Impacto Ambiental. En el caso de Proyectos ejecutados bajo la modalidad de Obras por Contrata, a este profesional se le denomina Inspector y sus funciones se regirn complementariamente con la Gua de Obras por Contrata .
2.3. SUPERVISOR DE PROYECTOS

Persona natural, debidamente calificada y registrada por el Equipo Zonal del FONCODES y que ha sido seleccionado para que efecte el control y seguimiento de la ejecucin tcnico, administrativa y ambiental de la obra y verifique el cumplimiento de las obligaciones de los diferentes profesionales y otros que participan en dicha ejecucin. . . El Supervisor de Proyectos, debe cautelar el cumplimiento de las actividades establecidas en la presente Gua adems de las siguientes funciones: 1. Recibir y revisar toda la documentacin que le presente el rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y/o el Residente, emitiendo opinin sobre el asunto y tramitando su presentacin a la Zonal de FONCODES en un plazo mximo de siete (7) das calendario, contados a partir de su recepcin. (Formato N 01). 2. Tomar acciones inmediatas, si detecta que cualquiera de los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor o Residente evidencian falta de capacidad, se nieguen al cumplimiento de sus obligaciones, o incurran en algn otro hecho que contravenga las condiciones del Convenio de Financiamiento o est interfiriendo con la oportuna y correcta ejecucin de los trabajos. Para ello se recomienda que el Supervisor de Proyectos mantenga coordinacin permanente con el Fiscal del Ncleo Ejecutor. 3. Solicitar la convocatoria y/o participar en las Asambleas Generales de pobladores, cuando sea necesario (esto es, cuando se presuman irregularidades en la ejecucin, solicitud para el cambio de profesionales, Modificacin de los Trabajos, paralizacin de trabajos, etc.) La participacin del Supervisor de Proyectos en las Asambleas de pobladores debe limitarse a ser estrictamente informativa, orientadora y receptiva ante las decisiones que adopte la poblacin.
2.4. INCOMPATIBILIDAD DE LABORES

Es incompatible el ejercicio simultneo de funciones de Supervisor de Proyectos con las de Residente y/o Contratisa. El Supervisor de Proyectos no podr ejercer sus funciones en aquellos proyectos que haya participado como Proyectista o Evaluador de Proyectos.
3. PROCEDIMIENTOS DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO

3.1. ANTES DEL INICIO
4. SUSCRIPCIN DEL CONVENIO
Aprobado el financiamiento y la transferencia de fondos, el Equipo Zonal del FONCODES, en coordinacin con la Municipalidad Distrital, convocar a los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y al Residente seleccionado, para que reciban una Charla de Orientacin Tcnico Administrativo Legal, la misma que ser efectuada por personal tcnico del Equipo Zonal de FONCODES y constar en el Acta correspondiente (Formato N 02), luego del cual se proceder a suscribir el Convenio de Financiamiento y se recabar el Expediente Tcnico.
5.
MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS.

FONCODES procede a abrir una cuenta de ahorros en moneda nacional en una entidad bancaria autorizada del Sistema Financiero Nacional, la misma que tendr la denominacin que se indica en el convenio, es decir, estarn a nombre del Ncleo Ejecutor y tendrn el carcter de Cuenta Conjunta, de tal forma que para cualquier retiro de fondos ser indispensable la presencia y las firmas de los titulares de la cuenta, los mismos que son definidos en el Convenio de Financiamiento. El Equipo Zonal de FONCODES, emitir una carta de autorizacin al Ncleo Ejecutor para que proceda el registro de firmas y la administracin de la cuenta bancaria siempre y cuando se cumpla con lo dispuesto en el acpite 3.1.4 de la presente Gua.
FONCODES, a travs del Equipo Zonal, tiene la facultad de inmovilizar las cuentas de ahorros en caso de indicios de irregularidades y/o incumplimiento a lo indicado en el Convenio de Financiamiento y la presente Gua. 5.1.1.1. Prohibiciones
Abrir sub-cuentas, adicionales a las autorizadas. Abrir cuentas con distinta denominacin a la que establece el convenio, menos an a ttulo personal. Delegar el manejo o administracin de la(s) cuenta(s) o dinero del financiamiento en favor de terceros. Igualmente, el Residente est impedido de aceptar tal delegacin. Adquirir bienes de capital no considerados en el presupuesto de financiamiento.
El incurrir en cualquiera de estas prohibiciones, constituir motivo de acciones administrativas, sin perjuicio de iniciar los procesos legales correspondientes.
NOTA: PARA EL CASO DE OBRAS POR LA MODALIDAD DE CONTRATA,
INDICADO EN EL REGIRSE CONFORME A LO
GUA DE OBRAS POR CONTRATA
5.1.1.2. Intereses, Penalidades y Recursos excedentes

Los intereses generados por la cuenta de ahorros, podrn invertirse en la Obra con el fin de cubrir desfases presupuestales o mejorar y ampliar la infraestructura ejecutada, previa evaluacin y autorizacin del Supervisor de Proyectos, mediante Cuaderno de Obra. Las penalidades por incumplimiento en la presentacin de informes o por inasistencias del Residente y Supervisor de Proyectos, debern invertirse en el proyecto con el nico fin de mejorar las obras previa autorizacin escrita del Equipo Zonal. As mismo una vez cumplidas totalmente las metas del Convenio, el NUCLEO EJECUTOR reunido en Asamblea podr disponer de los recursos sobrantes (fondos y/o materiales y/o herramientas) a fin de complementar o ampliar las metas del proyecto en beneficio de la poblacin. Esta decisin deber constar en Acta de Asamblea, la que se alcanzar al Equipo Zonal del FONCODES para su respectiva aprobacin.
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6.
AUTORIZACIN PARA INICIO DE RETIRO DE FONDOS

El Residente deber presentar al Supervisor de Proyectos, en un plazo no mayor a los 3 das de suscrito el convenio de financiamiento, los siguientes documentos: 1. Cronograma de Avance de Obra Valorizado.(Formato N 03). 2. Programacin de Gastos, del total del monto financiado, sobre la base del listado de insumos a adquirir. 3. Copia de la autorizacin para consultar y obtener reportes de las cuentas bancarias del Ncleo Ejecutor a favor del Supervisor de Proyectos, donde conste el sello de recepcin del Banco (Formato N 04). 4. Copia de Contratos del Residente y del Maestro de Obra con el Ncleo Ejecutor (para el caso de Obras por Contrata, solo se deber adjuntar copia del Contrato del Inspector con el Ncleo Ejecutor). 5. En caso de que la Entidad Receptora del Proyecto, se haya definido como una Junta Administradora de Agua Potable y Saneamiento (JAAPS), deber adjuntarse copia de la Constancia de Inscripcin en el Equipo Zonal correspondiente. El Supervisor de Proyectos deber revisar los documentos antes sealados, de encontrarlos conformes los visar y proceder a informar al Equipo Zonal para que comunique a los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y al Residente que los responsables del uso de los recursos, se encuentran autorizados para la administracin de la cuenta bancaria, asimismo se proceder a definir la fecha de Entrega de Terreno. De encontrar observaciones, debe cursar la notificacin respectiva, otorgando un plazo prudencial para su absolucin, comunicando al Equipo Zonal para mantener bloqueada la cuenta bancaria, hasta que se superen las observaciones sealadas. Luego de revisado el expediente tcnico, si en caso el Residente informe la necesidad de una modificacin del Proyecto y/o del costo del mismo, el Equipo Zonal de FONCODES no podr autorizar la administracin de la cuenta bancaria, la misma que se mantendr bloqueada y debe procederse de acuerdo a lo indicado en el numeral 3.3.
7.
DE LA PROGRAMACIN Y AUTORIZACIN DE GASTOS 7.1.1.1. Sobre la base del listado de insumos por adquirir, de la Programacin de
Gastos y de las cotizaciones, los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor con el asesoramiento del Residente, elaborarn y suscribirn las respectivas Autorizaciones de Gasto (Formato N 05), para que los retiros del banco se realicen en forma oportuna y obedezcan a gastos especficos, inmediatos y previamente aprobados, debiendo respetar la programacin presentada segn lo sealado en el acpite 2 del numeral 3.1.4, de la presente Gua.
7.1.1.2. Corresponde al Residente y Fiscal del Ncleo Ejecutor controlar que los
gastos se ejecuten previa emisin de la Autorizacin de Gastos. Debern contar con las firmas requeridas de los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor (en estricta sujecin a los montos detallados en el Presupuesto de Financiamiento). El Supervisor de Proyectos podr observar una Autorizacin de Gasto cuando alguno(s) de los pagos o retiros autorizados por los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, no estn debidamente justificados, debiendo rehacerse esta autorizacin.
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Toda autorizacin de Gastos deber contar con el VB del Fiscal, Residente y del Supervisor de Proyectos, previo al retiro del dinero y ejecucin del gasto.
7.2. INICIO Y EJECUCIN

8. DE LA ENTREGA DE TERRENO E INICIO DE OBRA
El Residente y Supervisor de Proyectos se constituirn a la localidad donde se ejecutar la obra, para coordinar la entrega de Terreno y proceder a su inicio, pudiendo presentarse las siguientes situaciones:
a) Existe conformidad, del expediente tcnico con el terreno, en tal caso se

proceder a suscribir el Acta de Entrega de Terreno (Formato N09).
b) Si la Obra motivo de Convenio se encuentra parcialmente ejecutada. En este

caso, el Residente certificar que la financiacin no incluye las partidas ejecutadas o de lo contrario proceder a calcular el deductivo, responsabilizndose conjuntamente con los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor a realizar la devolucin del monto que no corresponda ejecutar, conforme se establece en el numeral 3.3.4.2 de la presente Gua, luego de ello y de considerarlo conforme el Supervisor de Proyectos podr autorizar la suscripcin del Acta de Entrega de Terreno.
c) Si la Obra motivo de financiamiento estuviera totalmente ejecutada, o en

ejecucin con fuentes de financiamiento distintas a los sealados en el Convenio suscrito. En este caso, se gestionar la resolucin del convenio. El Equipo Zonal, conjuntamente con emitir la autorizacin para el inicio del tramite de Resolucin del Convenio de financiamiento, notificar al Ncleo Ejecutor y al Residente para que la devolucin de los fondos se efecte mediante Cheque de Gerencia o papeleta de deposito en la cuenta deposito Transitorio de FONCODES, en un plazo que no exceda los cinco (5) das hbiles de su notificacin. Dichas papeletas de deposito debern incluir el nombre y numero del Convenio y el comprobante de pago. En caso de incumplimiento, el Equipo Zonal dispondr el inicio de las acciones administrativas y/o legales pertinentes, para el recupero de los fondos no utilizados. d) Si alguno de los trabajos no se encuentra conforme con lo aprobado en el Expediente Tcnico y requiere de modificaciones tcnicas. En este caso, se proceder segn lo establecido en la presente Gua respecto a las Modificaciones de Proyecto (numeral 3.3), luego del cual y previo a la aprobacin de la modificacin por parte del Equipo Zonal, se podr autorizar la suscripcin del Acta de Entrega de Terreno, comunicando de ello a la Municipalidad Distrital. La fecha sealada en el Acta de Entrega de Terreno se considerar como la fecha de inicio de obra, debiendo ser como mximo 7 das calendario despus de la fecha de la carta de desbloqueo de la cuenta bancaria, emitida por el Jefe Zonal, segn lo establece el numeral 3.1.4 de la presente Gua. Conjuntamente con el inicio de Obra, los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, deben comunicar al Equipo Zonal, las gestiones realizadas con la Entidad Receptora que finalmente asumir la titularidad de la infraestructura culminada, dicha entidad se encuentra definida conforme lo estable la Ley N 27171 y su Reglamento aprobado por D.S. N 005-2000-PRES y modificatorias.
9.
PLAZO DE EJECUCIN Y CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA

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9.1.1.1. Corresponde al Residente cumplir el Cronograma de Avance de Obra

Valorizado (Formato N 03), siendo responsable del atraso o paralizacin injustificada del mismo. En estos casos deber actualizar el Cronograma, a fin de buscar la reprogramacin de actividades que permita el cumplimiento del plazo establecido inicialmente en el convenio. El Supervisor de Proyectos deber verificar y hacer cumplir dicho Cronograma.
9.1.1.2. Ser causal de Notificacin al Residente y miembros del rgano

Representativo del Ncleo Ejecutor, cuando el avance real de Obra sea menor al 75% del programado.
9.1.1.3. Si se produce un atraso injustificado y el Avance Fsico Valorizado es

menor al 75% del programado, el Residente deber elaborar dentro de los 7 das del mes siguiente a la valorizacin, un cronograma que contemple la aceleracin de los trabajos (Cronograma Acelerado) y asegure la culminacin de la Obra en el plazo establecido. Este, debe ser presentado obligatoriamente al Supervisor de Proyectos en su visita siguiente.
9.1.1.4. De persistir el atraso injustificado en la Valorizacin siguiente, se

considerar como incumplimiento de funciones del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y del Residente; pudiendo ser motivo de la aplicacin de acciones administrativas sealadas por FONCODES.
10. APORTE COMUNAL

De acuerdo a los trminos del Convenio de Financiamiento, el Ncleo Ejecutor, se compromete a colaborar en la ejecucin de la obra, mediante el APORTE COMUNAL, que podr considerarse dentro de los siguientes conceptos: Terreno, Equipo, Infraestructura, Instalaciones, Herramientas, Materiales de Construccin, Otros Materiales, mano de Obra, Transporte o Traslado, etc., cuyos montos se encuentran fijados en el presupuesto del proyecto. El cumplimiento del aporte comunal debe realizarse durante la ejecucin de la obra. En los casos de existir co-financiamiento de otras instituciones, debe efectivizarse de preferencia antes del inicio de la Obra. En Obras por Contrata el aporte comunal deber realizarse segn cronograma de avance de obra. Sin embargo, es conveniente y en muchos casos necesario, que la Comunidad beneficiaria realice mayor aporte que en mnimo establecido. Todo aporte adicional deber cuantificarse e informarse mensualmente en el Formato "Valorizacin de Aporte Comunal".(Formato N 15) El aporte del Ncleo Ejecutor con Mano de obra gratuita, mediante Faenas Comunales, debe ser cuantificado por el Residente, anotndose en el Cuaderno de Obra. Dicho aporte deber valorizarse en la Rendicin de Cuentas, como aporte comunal.
11.
DEL PAGO DE LA MANO DE OBRA

La Mano de Obra no calificada debe ser preferentemente de la Comunidad. La Mano de Obra calificada, excepcionalmente podr ser de otra localidad, tratando que sta sea de la Comunidad ms cercana posible y slo en el nmero y especialidad no habida en la Comunidad beneficiada en el Proyecto. Para las Obras por Contrata la Mano de Obra es responsabilidad del Contratista. El Residente verificar y cautelar que los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor realicen el pago de la Mano de Obra de acuerdo a rendimientos
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equivalentes a los JORNALES FONCODES, sealados en el Presupuesto del Expediente Tcnico que como Anexo forma parte del Convenio de Financiamiento respectivo, controlando que el pago se realice por cada "da efectivamente trabajado" y en forma oportuna. El control y pago debern efectuarse respetando los formatos de las Hojas de Tareo y Lista de Jornales. (Formatos N s 06, 07 y 08) El Residente y Fiscal deben controlar que los pagos mensuales al Maestro de Obra se realicen en proporcin al avance de obra, valorizado en el mes, siempre y cuando haya cumplido con su coeficiente de participacin.
12.
DE LA ADQUISICIN DE MATERIALES, HERRAMIENTAS Y ALQUILER DE EQUIPOS. 12.1.1.1. El Residente deber asesorar y cautelar que los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor realicen las adquisiciones de herramientas y materiales de acuerdo a la Programacin de Gastos presentada y con las caractersticas de calidad y garanta que establecen las especificaciones tcnicas aprobadas.
12.1.1.2. Los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor, bajo
responsabilidad deben realizar las adquisiciones de un mismo material, de acuerdo a las siguientes modalidades: Directamente, (preferentemente en funcin a las cotizaciones generales presentadas) si el monto total del insumo en el presupuesto es igual o menor a treinta y cinco mil nuevos soles (S/.35,000.00) Mediante tres (03) cotizaciones especificas como mnimo, si el monto total del insumo en el presupuesto es mayor a treinta y cinco mil nuevos soles (S/.35,000.00). Para determinar la modalidad de adquisicin, se considerar la cantidad y el costo total de cada material necesario para la ejecucin del proyecto hasta su culminacin.
12.1.1.3. Respecto a la adquisicin y/o alquiler de herramientas y equipos,

considerados especficamente en el Expediente Tcnico que como Anexo forma parte del Convenio de Financiamiento, los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor bajo responsabilidad deben adquirir el material de acuerdo a las siguientes modalidades: Directamente, (preferentemente en funcin a las cotizaciones generales presentadas) si el monto total es igual o menor a quince mil nuevos soles (S/.15,000.00) Mediante tres (03) cotizaciones especificas como mnimo, si el monto total es mayor a quince mil nuevos soles (S/.15,000.00). Para los efectos de determinar la modalidad de adquisicin y/o alquiler se considerar el costo total de cada equipo o herramienta necesario para la ejecucin del proyecto hasta su culminacin.
12.1.1.4. El pago por la adquisicin de materiales, y/o herramientas, deber hacerse

contra entrega del bien, recibiendo el comprobante de pago respectivo. Esta prohibido efectuar pagos adelantados o a cuenta. Slo en casos especiales se efectuar pagos a cuenta. Previamente se debe obtener las garantas necesarias para la entrega oportuna del bien o cumplimiento del servicio (Carta Fianza o Cheque de Gerencia). Estos casos debern ser informados al Supervisor de Proyectos y esperar autorizacin escrita.
12.1.1.5. El control de los materiales se realizar a travs de los Cuadros

Movimiento Diario de Almacn-Ingreso-Egreso
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"Resumen
del
Movimiento de AlmacnIngreso-Egreso (Formato N 10 y 11), el cual verificar el Residente y debe contar con el Visto Bueno del Fiscal. Para poder visualizar fcilmente el movimiento de materiales es conveniente llevar independientemente un control por cada material.
3.2.5.6. El control de horas de alquiler de maquinaria y/o equipo deber registrarse

en el cuaderno de obra.
13.
DEL REGISTRO SUSTENTATORIOS
CUSTODIA
DE
LOS
DOCUMENTOS
13.1.1.1. El Residente y el Fiscal debern verificar y exigir que el Tesorero obtenga

los comprobantes de pago, boletas de venta, recibo por honorarios profesionales etc., correspondientes a los gastos autorizados, tan pronto se efecte la adquisicin del bien o el pago del servicio. 13.1.1.2. El Residente verificar que todo comprobante de pago que se reciba cumpla con los requisitos que exige el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria - SUNAT, y que el tipo de negocio corresponda con el servicio brindado.
13.1.1.3. El Residente y Fiscal verificarn que el Tesorero del Ncleo Ejecutor se

encargue de registrar los documentos justificatorios de los gastos, en el Manifiesto de Gastos.
13.1.1.4. El Residente, el Presidente y el Tesorero del Ncleo Ejecutor visarn la

documentacin sustentatoria del gasto, la que quedar bajo custodia del Tesorero (en la eventual ausencia del Tesorero, los documentos debern quedar en custodia del Secretario) y estar a disposicin del Supervisor de Proyectos, de los Representantes acreditados de las entidades fiscalizadoras o de control y del Equipo Zonal, las veces que sea requerida.
13.1.1.5. El Residente exigir, en todos los casos, que sea el Secretario del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor quien custodie y conserve la copia del Convenio de Financiamiento, los contratos del Ncleo Ejecutor con los diversos profesionales, el Expediente Tcnico, cuadro resumen de movimiento de almacn, copia de las solicitudes de Transferencia de fondos, copia de los informes emitidos, las comunicaciones recibidas de parte de FONCODES o del Supervisor de Proyectos.
13.1.1.6. Los documentos sustentatorios del gasto debern cumplir con las
formalidades sealadas en la Gua de Liquidacin de Convenios financiados por FONCODES
14. DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS - PRE LIQUIDACIN 14.1.1.1. El Supervisor de Proyectos debe revisar la documentacin que sustenta el
gasto realizado de acuerdo a las formalidades de los documentos sustentatorios del gasto, sealadas en la Gua de Liquidacin de Convenios financiados por FONCODES
14.1.1.2. El rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y el Residente, mediante

asambleas mensuales debe rendir cuenta a la poblacin beneficiaria sobre los gastos incurridos, publicar el manifiesto de gastos en lugares visibles y de fcil acceso, y suscribir el Acta de Rendicin Mensual. Debern seguir el procedimiento establecido al respecto, y el Supervisor de Proyectos cautelar que ello ocurra.
3.2.7.3. Pre-liquidacin : Es el acto de administracin a travs del cual FONCODES

determina formalmente el monto efectivamente gastado en un proyecto antes de su conclusin. El procedimiento a seguir se encuentra sealado en la Gua de Liquidacin de Convenios financiados por FONCODES
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15. DE LA VALORIZACIN DE LA OBRA 15.1.1.1. El encargado de presentar la Valorizacin es el Residente, de acuerdo a

los metrados y precios unitarios que figuran en el Presupuesto del Expediente Tcnico. Se deber realizar con relacin al ltimo da de cada mes. Contendr tambin informacin de lo valorizado en los meses anteriores, as como de lo acumulado y saldos (Formato N 12).
15.1.1.2. La Valorizacin del Estado Financiero est conformada por el Resumen del
Estado Financiero (Formato N 13), el Manifiesto de Gastos (Formato N 14), la Valorizacin de Aporte Comunal (Formato N 15) y la Relacin de Material en Cancha (Formato N 16).
16.
SOLICITUD DE SEGUNDA TRANSFERENCIA Y POSTERIORES

En caso que el financiamiento de MIMDES/FONCODES se realice con mas de una transferencia de fondos hacia la cuenta bancaria, se debe tener en cuenta lo siguiente:
16.1.1.1. El Residente es el encargado de la oportuna presentacin de la solicitud

de la segunda Transferencia y posteriores, si los hubiera. Juntamente con los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, debern gestionar el la siguiente Transferencia, inmediatamente despus que se cumplan estas condiciones: Se hayan realizado gastos, y rendido cuenta, por el sesenta por ciento (60%) de la ltima Transferencia de Fondos recibido. Que se haya realizado por lo menos un avance fsico equivalente al 75% del avance programado (a la fecha de la solicitud) en el Calendario de Avance de Obra Actualizado. Si se tratara de Transferencia(s) posterior(es) a la segunda, debern rendir cuenta del 60% de la ltima Transferencia de Fondos y del cien por ciento (100%) de las Transferencias precedentes. La fecha de solicitud de la Transferencia de Fondos ser como mximo a los sesenta (60) das de recibido la Primera Transferencia, o al 50% del plazo de ejecucin del proyecto, lo que ocurra primero.
16.1.1.2. Los documentos necesarios para solicitar la Segunda Transferencia de

Fondos son:

Solicitud de Transferencia de Fondos (Formato N 17). Declaracin Jurada del Avance Fsico-Financiero del Convenio, para la solicitud de Transferencia de Fondos. (Formato N 18). Presentar original de toda la documentacin sustentatoria de los gastos efectuados a la fecha (en caso de haberse presentado la preliquidacin que se hace referencia en el literal a del numeral 3.2.7.5 de la presente Gua adjuntar copia de los documentos de los gastos complementarios de dicha preliquidacin), cumpliendo con todos los requisitos, especialmente los tributarios. Copia simple del ltimo estado de la cuenta bancaria del Ncleo Ejecutor. Hoja de Evaluacin para Trmite de la transferencia autorizada por el Supervisor de Proyectos y visada por el Supervisor Zonal. (Formato No.19)
16.1.1.3. El Supervisor de Proyectos verificar la informacin y el contenido de la

documentacin la misma que de encontrarlo favorable, emitir pronunciamiento en el Formato N 19 y proceder a gestionar su presentacin al Equipo Zonal de FONCODES, quien dispondr el tramite interno de transferencia respectivo. Para el caso de Equipos Zonales que
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cuenten con un encargado de Liquidaciones Zonal, este profesional revisar los documentos originales de la pre liquidacin y de encontrar observaciones dispondr su comunicacin dentro de los diez das de recibido los documentos sustentatorios del gasto, a fin de que sean levantadas en un plazo que no exceda los quince das contados a partir del da siguiente de su notificacin. Una vez subsanadas las observaciones, el Supervisor de Proyectos entregar la documentacin al encargado de Liquidaciones de el Equipo Zonal para la revisin y consolidacin correspondiente. Los documentos originales permanecern en el Archivo del Equipo Zonal, bajo responsabilidad.
17. DEL CUADERNO DE OBRA 17.1.1.1. El Cuaderno de Obra es el documento donde se registran las principales
incidencias ocurridas en la obra, tales como avance de los trabajos, consultas, respuestas del Residente y Supervisor de Proyectos y, en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales, plazo, modificaciones, etc.
17.1.1.2. El Residente verificar la adquisicin y legalizacin del Cuaderno de Obra

ante un Notario Pblico, ante un Juez de Paz o ante Autoridades Locales, segn sea el caso, antes del inicio de la obra. Las hojas debern ser debidamente foliadas; tendrn un original y tres (3) copias desglosables, que se distribuir de la siguiente manera : El original para el Expediente de liquidacin. Una copia para el Supervisor de Proyectos. Una copia para el Residente. Una copia para el Ncleo Ejecutor.
17.1.1.3. El Residente y el Supervisor de Proyectos tendrn el encargo de:

Abrir el(los) Cuaderno(s) de Obra que se requieran desde el inicio hasta la terminacin de la Obra. Registrar en el Cuaderno de Obra la apertura del mismo e inicio de Obra, con la firma y conformidad de los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y autoridades presentes. El primer asiento corresponde a la trascripcin del Acta de Entrega del Terreno. Registrar, durante el proceso de ejecucin, las principales incidencias ocurridas en obra, como consultas, paralizaciones, solicitudes de modificacin, etc. Cerrar (dar por terminado), mediante anotacin expresa, el Cuaderno de Obra al trmino de la misma. El Residente lo solicita mediante anotacin expresa el trmino de la obra y el Supervisor de Proyectos dar su conformidad y proceder al cierre del mismo.
17.1.1.4. El uso y el llenado del Cuaderno de Obra debe ser efectuada por el
Residente y el Supervisor de Proyectos. De igual manera, su custodia y permanencia en obra ser responsabilidad del Residente y de los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor.
17.2.MODIFICACIONES AL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO

11
Son todos aquellos cambios que se realicen a los trminos del convenio de financiamiento suscrito, pudiendo ser las siguientes:
18.
CAMBIO DEL ORGANO REPRESENTATIVO DEL NCLEO EJECUTOR Y/O RESIDENTE. 18.1.1.1. La eleccin y compromiso de los miembros del rgano Representativo del
Ncleo Ejecutor y Residente es hasta la terminacin del Convenio. Slo podrn ser cambiados cuando se produzca alguna de las siguientes situaciones: Renuncia escrita irrevocable. Cambio de domicilio de miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor a un lugar fuera del mbito del Convenio. Por enfermedad que impida el desempeo de sus funciones. Por fallecimiento, acreditado con el respectivo certificado de defuncin Por deficiente desempeo de funciones sustentado con informe del Supervisor de Proyectos. Por sentencia condenatoria. Por incurrir en incompatibilidad de funciones. Por tener registro vigente en la Base de Datos, prevista en el Instructivo para la aplicacin de la RDE N 062-2002-FONCODES/DE aprobado por RDE N 227-2002-FONCODES/DE. En estos casos, en lo que corresponda, deber procederse a resolver el contrato respectivo. Para el cambio de cualquiera de los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, se requiere que la poblacin mediante asamblea elija a sus nuevos integrantes, y para ello la asistencia a la asamblea deber ser por lo menos igual a la mitad que los eligi. En caso del Fiscal, corresponde a la Municipalidad Distrital designar el cambio de su representante mediante Resolucin de Alcalda.
18.1.1.2. En caso de cambio del Tesorero del Ncleo Ejecutor y/o del Residente, el
Supervisor de Proyectos comunicar al Equipo Zonal de FONCODES, para que se proceda a inmovilizar la cuenta bancaria.
18.1.1.3. Producido el (los) cambio(s), deber(n) formalizarse mediante la

suscripcin de la Addenda respectiva. Si la(s) causal(es) que motivaron el cambio de los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor o del Residente lo justifican, se aplicarn las acciones administrativas establecidas en las Normas vigentes por el incumplimiento de obligaciones.
19.
AMPLIACIN DE PLAZO
Las ampliaciones de plazo se otorgarn por causales justificadas que hayan alterado la duracin de las actividades que gobiernan la ejecucin de la Obra. Son Causales de Ampliacin de Plazo, las siguientes:
a) Demora por desabastecimiento de materiales y/o insumos u otros casos

fortuitos o de fuerza mayor como lluvias, huaycos, comprobados por el Supervisor de Proyectos.
b) Demora en la entrega de las Transferencias de Fondos parciales, siempre y

cuando stos hayan sido solicitados oportuna y adecuadamente, y aprobados por el Supervisor de Proyectos.
c) Por modificaciones de Obra: ampliacin, obras adicionales, vicios ocultos,

reformulacin, u otros FONCODES. previamente reconocidos por el Equipo Zonal de
12
19.1.1.1. La ampliacin de plazo por atraso mayor a siete (07) das deber ser
solicitada va cuaderno de obra y comunicada por escrito al Equipo Zonal, sustentando con documentos las causas del atraso. Esta solicitud se presentar como mximo a los veinte (20) das de cesada la causal, a la que se adjuntar el Calendario Valorizado de Avance de Obra Reprogramado.
19.1.1.2. La ampliacin de plazo deber ser aprobada sucesivamente por el

Supervisor de Proyectos (mediante la Hoja de Evaluacin de documentos correspondiente), el Supervisor Zonal y el Jefe del Equipo Zonal de FONCODES, despus de lo cual, las partes debern suscribir la Addenda respectiva. La Addenda deber sealar el nmero de das de ampliacin de plazo otorgados y la nueva fecha de terminacin de Obra. Por la naturaleza de los Proyectos que se financia, el otorgamiento de la Ampliacin de Plazo no generar el reconocimiento de mayores gastos generales.
20.
MODIFICACIN O CAMBIO TOTAL DEL EXPEDIENTE TCNICO 20.1.1.1. Modificacin del Expediente Tcnico
Es cualquier variacin que no cambie la meta inicial aprobada, ni perjudique la calidad de las especificaciones tcnicas y no signifique un mayor costo de obra; salvo casos debidamente demostrados. La modificacin de un proyecto se deber ejecutar previa aprobacin del Equipo Zonal, para lo cual la solicitud de modificacin, que incluye la opinin del Supervisor de Proyectos, debe ser revisada por el Evaluador Zonal, quien debe emitir un informe sobre ello, luego del cual corresponde al Supervisor Zonal formular la addenda correspondiente para la suscripcin de la misma, quedando autorizado la modificacin del proyecto. El expediente de modificacin debe contar con los siguientes documentos:

Solicitud del Ncleo Ejecutor y del Residente. Informe del Residente acompaado del Expediente modificado y el Presupuesto comparativo entre lo inicialmente aprobado y la modificacin propuesta. Informe y opinin del Proyectista. Informe y opinin del Evaluador de Proyectos Informe del Supervisor de Proyectos indicando procedencia y recomendaciones al respecto. Copia del Convenio y del Expediente Tcnico inicialmente aprobado; asimismo, de las Addendas que se hubiesen generado.
Luego de aprobada la modificacin planteada, el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente presentarn al Supervisor de Proyectos, en un plazo mximo de 03 das, los siguientes documentos:

Cronograma de avance de obra valorizado (Formato N 03). Programacin de gastos. Copia de Acta de Compromiso de Aporte de la Mano de Obra No calificada (Formato N 20).
Nota: El Supervisor de Proyectos podr autorizar va Cuaderno de Obra aquellas modificaciones que en forma acumulada no represente mas del 10% del Costo Directo de Obra, sin perjudicar la calidad de las especificaciones tcnicas o reducir las metas del Convenio. Ello, no exime
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de gestionar ante el Equipo Zonal la aprobacin de la Addenda correspondiente.
20.1.1.2. Cambio total del Expediente Tcnico

Es cuando la variacin planteada como consecuencia de la incompatibilidad encontrada genera el cambio total de la meta inicialmente aprobada o cuando el proyecto es incompatible con la realidad en la cual se va ejecutar, en ambos casos se considerara como un proyecto no ejecutable. Se proceder a la Resolucin del Convenio. El Equipo Zonal, conjuntamente con emitir la autorizacin para el inicio del tramite de Resolucin del Convenio de financiamiento, notificar al Ncleo Ejecutor y Residente para que la devolucin de los fondos se efecte mediante Cheque de Gerencia o papeleta de deposito, en un plazo que no exceda los cinco (5) das hbiles de su notificacin. Dichas papeletas de deposito debern incluir el nombre y el numero del Convenio y el comprobante de pago. El Equipo Zonal estudiar si amerita aplicar las acciones administrativas a los profesionales que intervinieron en la formulacin, evaluacin y ejecucin del Proyecto.
21.
MODIFICACIN DEL FINANCIAMIENTO
PRESUPUESTO
DEL
CONVENIO
DE
21.1.1.1. Ampliacin Presupuestal

Los presupuestos asignados, incluyen todos los costos necesarios para la ejecucin hasta la culminacin de la obra, sin embargo pueden presentarse situaciones excepcionales, que requieran un presupuesto adicional al aprobado para culminar la ejecucin de la obra financiada. Dentro de la modalidad de financiamiento, se propicia que el Ncleo Ejecutor, en base a una adecuada administracin de los fondos otorgados, as como los intereses que genera la cuenta de ahorros, puedan acceder a recursos adicionales que deben invertirse en la obra, ya sea cubrir mayores costos o ampliar las metas del proyecto. Sin embargo, si a pesar de ello el monto originalmente otorgado no permite la culminacin de la obra, la necesidad de un presupuesto adicional podr ser solicitada al Equipo Zonal, quien evaluar la disponibilidad presupuestal requerida y de corresponder dispondr el cumplimiento de la norma que rige dicho tramite. En este caso, el Equipo Zonal necesariamente debe evaluar la participacin de los profesionales que intervinieron en la formulacin, evaluacin, aprobacin y ejecucin del Proyecto, y en caso de encontrar responsabilidades disponer las acciones administrativas previstas en las directivas institucionales, todo ello sin perjuicio de proceder al inicio de las acciones legales a que hubiere lugar.
21.1.1.2. Presupuestos Deductivos

Corresponde al monto que no es necesario emplear para que la obra cumpla con las metas previstas. Cuando se determine la existencia de partidas fsicas o presupuestales que no son necesarias para el correcto desarrollo del Proyecto, el Residente deber presentar al Supervisor de Proyectos, el presupuesto deductivo de
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las partidas que no sern ejecutadas a fin de que el rgano Representativo del Ncleo Ejecutor proceda a devolver el monto correspondiente en el caso que ste se haya Transferido, o comunicar a FONCODES dicha disminucin del costo para que sea descontado de las futuras Transferencias. El supervisor de proyectos, deber verificar el monto a ser descontado y de encontrarlo conforme lo remite al Equipo Zonal, la misma que luego de su revisin, procede a la aprobacin del presupuesto deductivo y comunica al Ncleo Ejecutor el monto a ser devuelto, el mismo que deber efectuarse mediante cheque de Gerencia o papeleta de deposito, en un plazo que no exceda los cinco (5) das tiles de efectuada la comunicacin. Dichas papeletas de deposito debern incluir el nombre y numero del Convenio y el comprobante de pago. El Residente y el Supervisor de Proyectos debern verificar su cumplimiento, bajo responsabilidad. El presupuesto definitivo deber formalizarse con la Addenda respectiva al Convenio de Financiamiento.
21.2.TERMINACIN DE OBRA Y LIQUIDACIN DE OBRA

21.3. DE LA TERMINACIN DE OBRA
Una vez concluida la Obra, de acuerdo al Expediente Tcnico y modificaciones aprobadas, el Residente consignar este hecho en el Cuaderno de Obra, con la fecha correspondiente, y solicitar el pronunciamiento del Supervisor de Proyectos. De existir observaciones del Supervisor de Proyectos, stas debern ser totalmente levantadas en el plazo indicado por el Supervisor, el que no podr ser superior a quince (15) das calendarios. Luego que el Supervisor de Proyectos certifique en Cuaderno de Obra su conformidad a la Obra ejecutada, se proceder a:
Suscribir el Acta de Terminacin de Obra (segn Formato N 21), con participacin de la Municipalidad, Equipo Zonal, miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor el Residente y el Supervisor del Proyecto y para el caso de las obras del Proyecto Educacin en reas Rurales (PEAR), se suscribir el Acta de Terminacin de Obra (segn Formato N 31), con la participacin adicional del representante del Ministerio de Educacin. Convocar, conjuntamente con los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, a una Asamblea General de beneficiarios para presentar la Rendicin de Cuentas Final y se suscribir el Acta de Rendicin de Cuentas Final (Formato N 22). El Acta de Rendicin de Cuentas Final es el documento en el que constar el conocimiento y conformidad a la inversin realizada en la obra. Valorizacin Final, el inventario fsico valorizado cuando corresponda, as como los planos de replanteo de la Obra, y todos los documentos que se precisen para la transferencia en propiedad de la obra.
21.3.1.1. El Residente deber elaborar la Memoria Descriptiva Valorizada, la
21.3.1.2. La valorizacin final del Proyecto reflejar los trabajos realmente

ejecutados (incluyendo modificaciones, ampliaciones y deductivos), previamente formalizado, mediante Addenda al Convenio. El proceso de convocatoria, la presentacin y la publicacin de la rendicin de cuentas a la poblacin debern seguir el procedimiento establecido al respecto.
22.
ENTREGA PROVISIONAL DE LA OBRA

Una vez terminada la Obra, debe entrar en funcionamiento a la brevedad posible. La operacin y mantenimiento del Proyecto estarn a cargo de la entidad gubernamental
15
o local a la que es entregada, mediante el Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra (segn formato N23) mediante Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento de Obra (de electrificacin), segn formato N 30. El ente receptor, entidad gubernamental o Comit de Administracin, se har cargo de la sostenibilidad del Proyecto.
23.
DE LA LIQUIDACIN DEL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO PARA LA EJECUCIN DE OBRAS

A la terminacin del total de los trabajos, el rgano representativo del Ncleo Ejecutor y el Residente debern presentar, al Supervisor de Proyectos, la documentacin complementaria a la Preliquidacin, que se hace referencia en el numeral 3.2.7.5 de la presente Gua, para concluir con la Liquidacin final del Convenio de financiamiento.
23.1.1.1. La Liquidacin del Convenio se sustenta en:

La obra fsica ejecutada, reflejada en la Valorizacin Final. La Rendicin Final de Cuentas. 23.1.1.2. Los documentos a presentar en la Liquidacin de Obra y los plazos de presentacin se detallan en la Gua de Liquidacin de Convenios financiados por FONCODES
24.
DE LA TRANSFERENCIA DE LA OBRA
Los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor, Residente y el Supervisor de Proyectos, dentro del mbito de su competencia, adquieren el compromiso de colaborar en las acciones tendientes para lograr la Transferencia de la obra, conforme lo dispuesto en la Ley 27171 y su reglamento. En tal sentido, el personal que brinda apoyo en el proceso de transferencia llevado a cabo en el Equipo Zonal, realizar las coordinaciones pertinentes para la suscripcin del Acta de Transferencia en Propiedad y del Acta de Transferencia Contable.
25.
DE LA INAUGURACIN DE LA OBRA
Es requisito indispensable para la Inauguracin de la Obra, la presentacin previa de la Liquidacin de Obra.
26. PRESENTACIN DE LOS INFORMES MENSUALES

26.1.RESIDENTE
El Residente elaborar un Informe mensual sobre el desarrollo del Convenio hasta el ltimo da del mes correspondiente. Los informes mensuales debern versar sobre los siguientes aspectos: Resumen de las principales ocurrencias en la ejecucin de los trabajos y su Administracin por parte de los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor. Valorizacin de Avance de Obra (Formato N 12). Cronograma de Avance Valorizado (Formato N 03). Resumen del Estado Financiero (Formato N 13). Manifiesto de Gastos (Formato N 14). Valorizacin de Aporte Comunal (Formato N 15). Relacin de Material en Cancha (Formato N 16). Copias del Cuaderno de Obra del mes que corresponda. Fotografas que muestren el avance del Proyecto con la presencia del -Residente Ficha Mensual de Control Ambiental de Proyectos (Formato N 25).
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Copia del Acta de Rendicin Mensual de Cuentas a la poblacin beneficiaria
Adicionalmente, el Informe Mensual al finalizar la obra deber contener: Acta de Terminacin (Formato N 21). Fotografas que demuestren que la obra est concluida y operativa. Plano o Croquis de replanteo, de ser necesario. El Informe mensual del Residente deber ser presentado al Supervisor de Proyectos dentro de los primeros cinco (05) das calendarios del mes siguiente a su ejecucin. Su presentacin extempornea financiero del Convenio a la fechaestablecidas en su contrato y El clculo del avance lo har acreedor a las penalidades del informe, expresado en sus correspondientes Trminos de Referencia. p porcentaje, se calcular mediante la siguiente relacin: Luego de la revisin del informe mensual, y de encontrarlo conforme, el Supervisor de Proyectos autorizar el pago mensual correspondiente, visando la "Autorizacin de Gastos El clculo del gasto reportado del Convenio a la fecha del informe, expresado en (Formato 05). p porcentaje, se calcular mediante la siguiente relacin: . Si el El clculo del Proyectos fsico del Proyecto a la fecha del informe, expresado Supervisor de avance hiciera alguna observacin, el Residente deber subsanarla antesen porcentaje, siguiente mes.mediante la siguiente relacin: del e informe del se calcular De no hacerlo, el Supervisor de Proyectos no autorizar los siguientes pagos, todo ello sin perjuicio de las acciones administrativas que correspondan. Para los Informes correspondientes al componente de capacitacin tcnica, el Residente se regir por lo establecido en las Guas de Capacitacin y los trminos de referencia respectivos.
26.2.SUPERVISOR DE PROYECTOS
La presencia del Supervisor de Proyectos en la obra es necesaria para garantizar el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el Convenio de Financiamiento y expediente tcnico aprobado, por lo que debe estar presente en los eventos claves del proceso constructivo. Durante su permanencia en obra debe verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Convenio de Financiamiento, as como comprobar el adecuado proceso de ejecucin de la infraestructura en estricta sujecin a los planos y especificaciones tcnicas aprobadas, lo que permitir disponer la implementacin oportuna de correctivos a posibles desviaciones que pudieran detectarse. El Supervisor de Proyectos presentar un Informe mensual del desarrollo del convenio, desde el inicio y hasta la culminacin de la obra. Dichos informes debern ser presentados al Equipo Zonal hasta el da (10) diez del mes siguiente al inicio y/o ejecucin de las obras (como plazo mximo), Su presentacin extempornea lo har acreedor a la multa establecida en el Contrato correspondiente. El informe mensual de Supervisin debern contener los siguientes documentos:
a) b) c)
d)
Datos Generales del Convenio, solo en el primer informe (Formato N 26). Informe Mensual de Supervisin (Formato N 27). Ficha Mensual de Control Ambiental de Proyectos (Formato N 25). Las fotografas necesarias para evidenciar el avance fsico por el que se solicita pago. Deben mostrar tambin la presencia del Supervisor, indicando la fecha y un breve comentario ( mnimo dos por quincena ).
17
e)
Copia de todos los asientos en cuaderno de obra, comprendidas en el perodo supervisado (desde la ltima visita efectuada a la fecha). Terminacin de Obra. (Formato N 21)
f) En caso de obras que se informe el 100% del avance fsico, adjuntar copia del Acta de g) Informe del Residente.
NOTA: Adicionalmente presentar un Informe Resumen que contendr la documentacin referida al literal b) y d), adjuntando en el primer informe lo referido al literal a) y para el ltimo informe lo referido al literal f). Este Informe Resumen ser remitido al Equipo de Trabajo de Supervisin de Proyectos y/o Equipo de Trabajo de Supervisin de Articulacin Territorial segn corresponda. De igual manera, presentar un resumen del estado situacional de todos los convenios a su cargo (Formato N 28), a fin de que el Equipo Zonal pueda registrar la informacin a la Base de datos. Para la presentacin de los informes, el Equipo Zonal de FONCODES podr solicitar una reunin de trabajo con el Supervisor de Proyectos, en la cual se sustentar los informes presentados, la existencia de desviaciones en el proceso de ejecucin de los proyectos y la adopcin de medidas correctivas, as como cualquier otra ocurrencia importante durante el periodo informado.
27. PAGOS A LOS PROFESIONALES

27.1.RESIDENTE
27.1.1.1.
El pago de los gastos del Residente ser realizado por el Tesorero, previa autorizacin de los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor (Formato N 05) y del Supervisor de Proyectos, de acuerdo a los rubros, montos y condiciones establecidas en el Presupuesto de Financiamiento y contra presentacin del correspondiente Recibo de Honorarios Profesionales. El pago sin cumplir las condiciones estipuladas, conlleva responsabilidad para el Tesorero. . . Para autorizar el pago, los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor deben verificar que el Residente cumpla con demostrar un desempeo y una presencia efectiva en obra durante todo el proceso constructivo, de igual manera deben controlar que su participacin y asistencia se realice oportunamente y de acuerdo al tiempo que debe dedicarle obligatoriamente a la obra, el mismo que se encuentra definido en presupuesto de financiamiento. En caso de ausencias injustificadas, se debe establecer el descuento correspondiente. El Residente asumir el pago de los impuestos que le correspondan por la prestacin de sus servicios, siendo el nico responsable de su abono a la entidad correspondiente.
27.1.1.2.
27.1.1.3.
27.2.SUPERVISOR DE PROYECTOS
27.2.1.1.
El pago de los gastos de Supervisin ser realizado conforme a lo estipulado en los trminos de referencia de los contratos suscritos, previa conformidad del Equipo Zonal (Formato N 29) y contra presentacin del correspondiente recibo de honorarios profesionales La cancelacin del monto previsto en el Contrato de locacin de servicios, se efectuar conforme a lo siguiente:
27.2.1.2.
a) S/._____________ (85% de los Gastos de Supervisin) en forma proporcional al porcentaje (%) de avance fsico reportado mensualmente en los informes correspondientes, hasta la terminacin total de la obra, para lo cual debe haber cumplido con demostrar su presencia en la obra, de acuerdo a su coeficiente de participacin.
18
En caso de que no cumpla con demostrar su presencia en obra y/o incurra en retraso en la presentacin de los informes mensuales conforme a lo sealado en la Gua de Ejecucin corresponder aplicar las penalidades previstas en la Clusula Novena del Contrato. b) S/._____________ (15% Fondo de Liquidacin) ser cancelado a la conformidad del Equipo Zonal, de la Liquidacin del Convenio presentada.
27.2.1.3.
Para la autorizacin del pago del Supervisor de Proyectos, se debe verificar que su permanencia en obra haya cumplido con lo sealado en su coeficiente de participacin, el mismo que representa el numero mnimo de das que debe dedicarle mensualmente a la obra. La fraccin est expresada respecto a veinticuatro (24) das tiles por mes. Cuando la sumatoria de coeficientes de Participacin que le han sido asignados alcanza la unidad (1.00), significa que esta cubierta su capacidad operativa, no pudiendo hacerse cargo de mas obras.
28. DE LAS SANCIONES

En caso que los miembros del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, el Residente o el Supervisor de Proyectos, incumplan o transgredan cualesquiera de las obligaciones o condiciones establecidas en el Convenio de Financiamiento y anexos, contrato y addendas, Directivas, Guas y dems normatividad interna aprobada por FONCODES, la Entidad podr adoptar las acciones administrativas previamente establecidas, sin perjuicio del inicio de las acciones legales a que hubiere lugar.
29. DE LAS EXCEPCIONES Y SITUACIONES NO PREVISTAS

Las situaciones o hechos no previstos y/o las excepciones a lo normado en la presente Gua, sern resueltas por la Direccin Ejecutiva, con la previa opinin tcnica de la Unidad Gerencial de Proyectos de Infraestructura o de la Unidad Gerencial de Fomento al Desarrollo Productivo, segn corresponda, y a peticin expresa del Equipo Zonal donde se genere la incertidumbre.
19
ANEXOS
Reportes Formato 01: Hoja de Evaluacin de Documentos Formato 02: Acta de Participacin en Charla de Orientacin Formato 03: Cronograma de Avance de Obra Valorizado Formato 04: Autorizacin para Consultar Movimientos Bancarios y Obtener Formato 05: Autorizacin de Gastos Formato 06: Hoja de Tareo Formato 07: Hoja de Jornales Formato 08: Hoja de Jornales del Aporte Comunal Cuantificado Formato 09: Acta de Entrega de Terreno Formato 10: Cuadro de Movimiento Diario de Almacn-Ingreso-Egreso Formato 11: Cuadro Resumen del Movimiento de Almacn-Ingreso-Egreso Formato 12: Valorizacin de Avance de Obra Formato 13: Resumen del Estado Financiero Formato 14: Manifiesto de Gastos Formato 15: Valorizacin de Aporte Comunal Formato 16: Relacin de Material en Cancha Formato 17: Solicitud de Transferencia de Fondos
Formato 18: Declaracin Jurada del Avance FsicoFinanciero para solicitud de Transferencia de Fondos Fondos Formato 19: Hoja de Evaluacin de Documentos para Tramite de Transferencia de Formato 20: Acta de Compromiso de Aporte de Mano de Obra No Calificada Formato 21: Acta de Terminacin de Obra Formato 22: Acta de Rendicin de Cuentas Final
Formato 23: Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra Formato 24: Acta Valorizada de Sobrantes de Obra Formato 25: Ficha Mensual de Control Ambiental de Proyectos Formato 26: Datos Generales del Convenio Formato 27: Informe Mensual de Supervisin Formato 28: Resumen de Informes Mensuales de Supervisin Formato 29: Hoja de Autorizacin de Pago al Supervisin de Proyectos
Formato 30: Formato de Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento de Obra (de electrificacin) Formato 31: Acta de Terminacin de Obra (PEAR)
20
Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura FORMATO N 01
HOJA DE EVALUACION DE DOCUMENTO

Convenio N : Nombre del Supervisor :
REFERENCIA
A.1 DEL PROYECTO
Nombre : Localidad :
A.2 DEL ASUNTO

Valorizacin Manifiestos de Gastos Estado Financiero Informe : Inicial/Mensual/Final Solicitud de Ampliacin de Plazo Liquidacin Otros
EVALUACION DE DOCUMENTOS (Documentacin completa, presentacin oportuna) debidamente sustentada,
B.1 Aspectos Formales:
B.2 Aspectos Conceptuales:
(Apreciacin y manifestacin de la procedencia de la misma)
B.3 Pronunciamientos :
B.4
Recomendaciones :
B.5
Anexos :
(Documentos elaborados y presentados por el Supervisor para sustentar su pronunciamiento)
Fecha: Proyectos Firma y Sello del Supervisor de
21
FORMATO N 02 ACTA DE PARTICIPACION EN CHARLA DE ORIENTACION

En la ciudad de ........................................ Siendo las ............. horas del da ......... de ................................. de ................., reunidos en la Zonal MIMDES/FONCODES .............................. los miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor ......................................................................................................................................... Don(a).................................................................................................................. Presidente Don(a).....................................................................................................................Tesorero Don(a).................................................................................................................. Secretario Don(a).........................................................................................................................Fiscal Y el Residente: ......................................................................................................... Con la finalidad de participar en la Charla de Orientacin Tcnico Administrativa Legal, a cargo del Supervisor Zonal ..................................................................................., del Encargado de Liquidaciones y Transferencias Zonal ..........................................................................................y del representante del Estudio Jurdico ............................................................................................................... Dr. (a) ....................................................................................... En consecuencia, antes de suscribir el Convenio de Financiamiento con MIMDES/FONCODES, declaramos haber tomado conocimiento sobre la forma como se va a desarrollar el Proyecto ................................................................................................................. as como sobre el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades que se deriven a la firma del Convenio. En seal de conformidad suscribimos la presente Acta, siendo las ....... horas del da ............ de ............ del 200....
.................................................... Presidente N.E. Nombre ............................................. DNI ..................................................
........................................................ Tesorero Nombre................................................... DNI ........................................................
.................................................... Secretario Nombre ............................................... DNI .....................................................
........................................................ Fiscal Nombre................................................. DNI ......................................................
.................................................... Residente Nombre ............................................ DNI ..................................................
Nota: Archivar en Convenio de Financiamiento
22
CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA VALORIZADO

CONVENIO FECHA MONTO TOTAL PRESUPUESTADO
PARTIDAS
S/. P E S/. P E S/. P E S/. P E S/. P E S/. P E S/. P E S/. P E S/. P E S/. P E
AVANCE MENSUAL (%) AVANCE ACUMULADO (%) PROGRAMADO EJECUCION PROGRAMADO EJECUCION
1 MES
PERIODO 2 MES
3 MES
4 MES
AMPLIACIONES DE PLAZO
TRANSFERENCIAS N FECHA TRAMITE FECHA RECEPCION MONTO FECHA INICIO DE OBRA PLAZO DE EJECUCION FECHA DE TERMINO FECHA N DIAS PLAZO VIGENCIA FIN DE OBRA OBSERVACIONES
RESIDENTE
SUPERVISOR DE PROYECTOS
23
AUTORIZACION PARA CONSULTAR MOVIMIENTOS BANCARIOS Y OBTENER REPORTES
Sr. .............................................................. Administrador del Banco ................................ Ciudad.Por la presente se autoriza al Sr. RENATO ESPINOZA CACERES, con DNI N23995548, Supervisor de Proyectos del Convenio N 1920060129 " REDES SECUNDARIAS PICCHU ALTO MAMASAMANA CHINCHERCOMA" financiado por el FONDO DE COOPERACIN PARA EL DESARROLLO SOCIAL (FONCODES), a consultar los movimientos bancarios y obtener reportes de la cuenta a nombre del Ncleo Ejecutor " REDES SECUNDARIAS PICCHU ALTO MAMASAMANA CHINCHERCOMA con el siguiente nmero: ................
Agradeciendo la atencin a la presente, quedamos de Ud.
PRESIDENTE N.E. Nombre: DNI
TESORERO N.E. Nombre: DNI
RESIDENTE Nombre: DNI
24
AUTORIZACION DE GASTOS
N
CONVENIO No. MONTO FINANCIADO RECIBIDOS A LA FECHA MONTO ACUMULADO DE AUTORIZACIONES ANTERIORES SALDO DISPONIBLE GASTOS DE COSTO DIRECTO DETALLE INSUMO O SERVICIO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 MONTO TOTAL DE ESTA AUTORIZACION
SALDO ACTUAL DESPUES DE ESTA AUTORIZACION
FECHA:
: : : : : IMPORTE CANTIDAD PRECIO UNIT S/.
UND.
Son .......................................................................................... Nuevos Soles ........................................................................................................................................ Nuevos Soles

(en letras)
GASTOS DEL
RESIDENTE
(SOLO EN CASO DE PERSONA NATURAL)

DIAS DE RETRASO EN LA PRESENTACION DEL INFORME MENSUAL
La autorizacin de Gastos deL Residente slo se realizar una (01) vez al mes, posterior a la entrega del informe mensual respectivo y servir como constancia de permanencia en Obra. Para el caso de Persona Jurdica, el Pago del Residente se establecer segn se estipula en los contratos correspondientes.
COEFICIENTE DE PARTICIPACION DIAS POR ASISTIR EN EL MES DIAS ASISTIDOS (*) FACTOR DE ASISTENCIA
(*) Verificados en Cuaderno de Obra PRESUP CONCEPTO TOTAL A
HONORARIOS -RESIDENTE MOVILIDAD Y VIATICOS UTILES DE OFICINA (G) (H) (C = H/G)
(n)
ACUMULADO AUTORIZAD O ANTERIOR
PAGO QUE SE AUTORIZA AVANCE MES MONTO BRUTO Fdo.LIQUID. MONTO NETO
D=AxB/100xC
E=Dx5/1000x n
F=(DE)x0.15
D-E-F
TOTAL
PRESIDENTE DEL N.E.
FISCAL DEL N.E.
VB RESIDENTE
VB SUPERVISOR
El Tesorero es responsable de presentar los Comprobantes de Pago en un PLAZO DE 5 DIAS hbiles, contados desde la fecha de la presente autorizacin; y ser responsable del monto autorizado para Mano de Obra, que sustentar con Hoja de Jornaless firmadas. Los montos indicados en la Autorizacin de Gasto, debern ser compatibles con las cotizaciones previamente realizadas.
25
HOJA DE TAREO CONVENIO N PERIODO DEL

N de Orden
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja de Tareo han sido cancelados por concepto de mano de obra.
-FONCODES
AL
Nombre y Apellidos
Categora
Document o de Identidad
DIAS TRABAJADOS TOTAL Das Trabaj L M M J V S D L M M J V S
Residente DNI DNI
Maestro de Obra DNI
Tesorero N.E. DNI
Presidente N.E.
26
HOJA DE JORNALES
:
CONVENI O N PROYECT O
N de Orde n
FONCODE S
Semana N
PERIODO DEL
..../..../....
AL
..../..../....
Nombre y Apellidos
Catego ra
Gnero Fem. Masc.
Document o de Identidad
Das JORNAL Trabajad. (S/.)
TOTAL A PAGAR (S/.) FIRMA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Total
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido cancelados por concepto de Mano de Obra.
27

Residente DNI DNI Maestro de Obra DNI Tesorero N.E. DNI Presidente N.E.
28
HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO

:
CONVENI O N
FONCODE S
Semana N PERIODO DEL
PROYECT O
..../..../....
AL
..../..../....
N de Orde n
Nombre y Apellidos
Categora
Gnero Documento de Fem. Masc. Identidad
Das JORNAL Trabajad. (S/.)
Total del
Aporte Valorizado
FIRMA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Total
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido aportados con Mano de Obra.
29
V.B. Supervisor de Proyectos DNI
Residente DNI DNI
Presidente N.E. DNI
Tesorero N.E. DNI
Fiscal N.E.
30
ACTA DE ENTREGA DEL TERRENO(*) En la (el) Comunidad / Anexo / Casero de ........................................., del Distrito de ..................................., de la Provincia de .........................,del Departamento de ........................, siendo las ........ horas del da ........, del mes de ...................., de ....., reunida la poblacin conformante del Ncleo Ejecutor en el terreno donde se ejecutar el Proyecto ..............................................................................................., contando con la asistencia de los abajo firmantes. Se procedi a la Entrega del Terreno al Ncleo Ejecutor....., por parte.. (*)
Si la Entrega la efecta la Entidad Receptora y sta es propietaria del terreno, copia autenticada de la presente Acta se anexar al Expediente de Transferencia. Si la Entrega la efecta la Entidad Receptora y sta no es propietaria del terreno, se anexar a la presente Acta el documento privado de fecha cierta (presentado ante Jefe Zonal o notario pblico para que certifique la fecha o legalice las firmas) del cual conste la donacin del terreno a favor de la Entidad Receptora. Copia autenticada de la presente Acta y del documento de donacin se anexar al Expediente de Transferencia. Si la Entrega la efecta un tercero, se anexar a la presente Acta el documento privado de fecha cierta (presentado ante Jefe Zonal o notario pblico para que certifique la fecha o legalice las firmas) del cual conste la donacin del terreno a favor de la Entidad Receptora. Copia autenticada de la presente Acta y del documento de donacin se anexar al Expediente de Transferencia.
El rea donde se ubica el terreno tiene las siguientes caractersticas: (Describir sealando dimensiones y propiedades colindantes)
Asimismo, se verific que el terreno es compatible con los alcances del Proyecto y que corresponde a los datos sealados en el plano de ubicacin y en el plano general, y que se encuentra disponible y Libre de Reclamo por parte de terceros. En seal de conformidad con los trminos de la presente Acta, proceden a suscribirla : Representantes del Organismo que entrega el terreno
Nombre: Cargo: DNI: Nombre: Cargo: DNI:
Representantes del Ncleo Ejecutor que recibe el terreno

DNI: PRESIDENTE DNI: TESORERO
DNI:
SECRETARIO
DNI:
FISCAL
Otros Residente
SUPERVISOR DE PROYECTOS DNI: CONTRATISTA(en caso de obras por contrata) DNI:
DNI:
Autoridades asistentes a la entrega del terreno

Nombre: Cargo: DNI: Nombre: Cargo: DNI:
31
Siguen firmas de Pobladores de la Comunidad
32
CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN - ENTRADAS - SALIDAS

: FONCODE
CONVENIO N
S
FECHA DE PRESENTACION
PROYECT O
..../..../....
INGRESOS FECHA MATERIAL UNID. PROVEEDOR CANT. RECEPCION PARTIDA
EGRESOS CAN T. RECEPCION
33
Presidente N.E. DNI DNI
Tesorero N.E. DNI
Fiscal N.E. DNI
Residente
NOTA : Uso interno del Ncleo Ejecutor, se presentar cada vez que sea solicitado por el Supervisor de FONCODES.
34
FORMATO N 11
CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN ENTRADAS - SALIDAS

CONVENIO No. : FECHA DE PRESENTACION : PROYECTO : PERIODO DE CONTROL: DEL ...../...../........ AL ..../...../......
MATERIAL UNID. SALDO ANTERIOR FECHA INGRESOS PROVEEDOR CANT. INGRESO ACUMULADO FECHA EGRESOS PARTIDAS SALDO CANT.
- FONCODES
PRESIDENTE N.E.
TESORERO N.E.
FISCAL N.E.
RESIDENTE
NOTA: El presente cuadro se llenar hasta agotar el movimiento de un material, antes de pasar a otro.
35
FORMATO N 12
VALORIZACION DE AVANCE DE OBRA No. .......

CORRESPONDIENTE AL MES DE CONVENIO FECHA DE PRESENTACION AVANCE S ACTUAL
Metrado Valorizado S/.
DE .......... DE ..........
PARTID A
DESCRIPCION
Unid.
PRESUPUESTO
Metrado P.Unit S/. Presup.
ANTE RIOR
Metrado Valorizado S/.
ACUMULADO
Metrado Valorizado S/. % Metrado
SALDO
Valorizado S/. %
COSTO DIRECTO TOTAL

POR EL NUCLEO EJECUTOR (Mnimo dos de ellos)
PRESIDEN TE NOMBRE: DNI NOMBRE: DNI RESIDENTE FISCAL TESORERO NOMBRE: DNI SUPERVISOR DE PROYECTOS
36

NOMBRE: DNI NOMBRE: DNI
37
FORMATO N 13
RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO

Convenio
Monto Financiado Monto Ampliacin Presupuestal Monto Total Financiado Transferen cias 1 2 3 Fecha
Proyecto
S/. ............................. . S/. ............................. . S/. ............................. . C/Pago N
CORRESPONDIENTE AL MES DE
Total Desembolsado Intereses Generados Inversin a la fecha S/. ....................................................... .................... S/. ....................................................... .................... S/. ....................................................... ....................
Importe
Cuenta Bancaria: S/.
............................................................ .......................
Total Desembolsado
Banco .................. ............................................................ ...... .......................
VALOR FINANCIADO ITEM

1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 9.0 10.0 11.0
RUBRO (S/.)
COSTO DIRECTO Mano de Obra Calificada Mano de Obra no Calificada Materiales Equipos Herramientas Encofrados Flete Equipamiento Otros GASTOS GENERALES UTILIDAD I.G.V. GASTOS DEL RESIDENTE GASTOS DE PRE-INVERSION APORTES DE LA COMUNIDAD COFINANCIAMIENTO DE OTRAS INSTITUCIONES INTERESES
GASTOS EFECTUADOS (segn docum.probatorios) (S/.)
EJECUCION OBSERVACIONES %
SUB TOTAL INVERSION

GASTOS DE CAPACITACION GASTOS DE SUPERVISION GASTOS DE LIQUIDACION
TOTAL INVERSION
38

Los que abajo suscribimos, certificamos que hemos verificado, en los documentos presentados por el Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente, que los motivos consignados en el presente informe, han sido cancelados durante el proceso de ejecucin del Proyecto, con arreglo a los trminos y condiciones del Convenio suscrito con FONCODES
PRESIDENTE NOMBRE DNI
TESORERO NOMBRE DNI
RESIDENTE NOMBRE DNI
VB SUPERVISOR NOMBRE DNI
39
FORMATO N 14
MANIFIESTO DE GASTOS
CONVENIO Correspondiente al mes de Fecha de presentacin de .. de ............
RUBRO (del Estado Financiero) :

No de Orden (**)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
(*)
DETALLE Razn Social o Nombre Concepto IMPORTE S/. OBSERVACIONES
Fecha
DOCUMENTO Clase (***)
No
TOTAL (*) Llevar el Manifiesto de Gastos por cada RUBRO (1 al 12) del Estado Financiero. (**) Anotar en orden cronolgico la totalidad de documentos que acrediten los gastos efectuados. (***) Clase: Factura, Comprobante, Recibo, Contrato, Declaracin Jurada, etc. Por el presente, los abajo firmantes declaramos bajo juramento que los gastos aqu detallados, estn previstos en el presupuesto aprobado y han sido utilizados, en su integridad, en la ejecucin del presente proyecto. Las copias de las facturas, comprobantes, recibos, etc., etc. que acrediten los gastos efectuados, debern permanecer en poder del TESORERO del Ncleo Ejecutor
TESORERO NOMBRE DNI

40
VB SUPERVISOR DE PROYECTOS NOMBRE DNI
FORMATO N 15
VALORIZACION DE APORTE COMUNAL No. .........

PROYECTO
MONTO DE : FINANCIAMIENTO FECHA DE INICIO DE OBRA : PLAZO DE EJECUCION :
OFICINA ZONAL
NIVEL DE POBREZA / / POBRE EXTREMO MUY POBRE POBRE REGULAR
CONVENIO
FECHA DE PRESENTACION: ...................../............../..............
APORTE COMPROMETIDO CONCEPTO

1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2.0 2.1 2.2 2.3 a.b.2.4 2.5 ACTIVO FIJO Terreno Semoviente Equipos Infraestructura Instalaciones Herramientas Otros CAPITAL DE TRABAJO Materiales de Construccin Otros Materiales Mano de Obra Calificada No Calificada Traccin animal Otros (Fletes, etc) RAZONES DE APORTE COMUNAL
Por desfase presupuestal Por estar considerado en el presupuesto Por ampliacin de metas os Otr Unid. Cantidad Valor Estimado S/. Parcial
ANTE RIOR
Cantidad Valorizado S/.
AVANCES ACTUAL
ACUMULADO
COSTO DIRECTO TOTAL

Explicar
CONTROL
DE
REQUISITO
MINIMO
DE
APORTE COMUNAL
SITUACION DEL PROYECTO

AVANCE FISICO AVANCE FINANCIERO % %
Aporte Mnimo de M.de O. No calificada % Monto exigido por convenio (S/.) Aporte acumulado de M.de O. No calificada % Monto (S/.) Los que abajo suscribimos, certificamos que los montos consignados en el presente informe, han sido aportados durante el proceso de ejecucin del proyecto.
41
TESORERO NOMBRE DNI
VB SUPERVISOR NOMBRE DNI
42
FORMATO N 16
RELACION DE MATERIAL EN CANCHA

CONVENIO : PROYECTO: Mediante el presente documento, los suscritos declaran que los siguientes materiales se encuentran en Almacn o en Obra, y sern utilizados ntegramente en la ejecucin de la misma: No. de Orden
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
FECHA:
Material
Unidad
Cantidad
Costo de compra (S/.)
TOTAL
Asimismo, contamos con material sobrante que se detalla: No. de Orden
1 2 3 4 5 6
Material
Unidad
Cantidad
Costo de compra (S/.)
JUSTIFICACION DEL DESTINO Y DETERMINACION DEL USO DEL MATERIAL SOBRANTE:
TESORERO del N.E. Nombre DNI
PRESIDENTE del N.E. Nombre DNI
FISCAL del N.E. Nombre DNI
SECRETARIO del N.E. Nombre DNI
RESIDENTE Nombre DNI
43
FORMATO N 17
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE FONDOS CONVENIO N ............ - ....... - FONCODES

Seor: Director Ejecutivo de FONCODES FECHA: / / Tenemos el agrado de dirigirnos a usted, a fin de solicitarle se sirva disponer la Transferencia de la cantidad de: .................................................................................................................................... ............................... y /100 Nuevos Soles (S/................................................). mediante abono en la cuenta de ahorros N ........................................... del Banco: ....................... Sucursal de:...................................................... a nombre del Ncleo Ejecutor: ............... ............................................................................... Para tal efecto, estamos presentando el Formato de Avance Fsico Financiero de la Obra, el que tiene carcter de Declaracin Jurada, y copia de libreta de ahorros; en los que se refleja el avance y cumplimiento de los requisitos establecidos. Respecto al cronograma de Avance, aprobado por la Supervisin, la obra se encuentra: a. Adelantada: ........... b. Normal: ............... c. Atrasada: .............
(De existir atraso, indique brevemente las razones y las medidas que ha tomado para superar esta situacin): El presente documento esta siendo entregado en : .........................................................
(Lugar)
el ....../......./........ al Supervisor de Proyectos:

(Nombre)
Atentamente
PRESIDENTE DEL NE Nombre DNI
TESORERO DEL NE Nombre DNI
Nombre DNI
RESIDENTE
VB SUPERVISOR Nombre DNI

FECHA:
44
DECLARACION JURADA DEL AVANCE FISICO - FINANCIERO PARA SOLICITAR LA ................TRANSFERENCIA DE FONDOS
NOMBRE PROYECTO N CONVENIO N CTA. BANCARIA MONTO TOTAL PRESUPUESTADO COSTO DIRECTO: TRANSFERENCIA 1 TRANSFERENCIA 2 TRANSFERENCIA 3 FECHA:
1.RESUMEN DE LA ULTIMA VALORIZACION DE AVANCE DE OBRA (del Formato N 12) AVANCE AVANCE AVANCE PRESUPUESTO ANTERIOR ACTUAL ACUMULADO COSTO DIRECTO S/. S/. S/. S/. 2. RESUMEN CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA VALORIZADO VIGENTE (del Formato N 03) AVANCE ACUMULADO % PROGRAMADO: % S/. EJECUTADO: % 3. RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO A LA FECHA DE VALORIZACION (del Formato N 13) VALOR GASTO EJECUCION FINANCIADO EFECTUADO % RUBRO 1. COSTO DIRECTO 2. GASTOS GENERALES 3. UTILIDAD 4. I.G.V. 5. GASTOS DEL RESIDENTE 6. GASTOS DE PREINVERSION 7. APORTE COMUNAL 8. INTERESES SUB TOTAL INVERSION 9. GASTOS DE CAPACITACION 10. GASTOS DE SUPERVISION 11. GASTOS DE LIQUIDACION TOTAL INVERSION 4. RESUMEN DEL MANIFIESTO DE GASTOS DEL COSTO DIRECTO (del Formato N 14) RUBROS FINANCIADO EJECUTADO MATERIALES MANO DE OBRA CALIFICADA MANO DE OBRA NO CALIFICADA EQUIPO HERRAMIENTAS ENCOFRADO FLETE EQUIPAMIENTO OTROS S/. S/. S/.
SALDO S/.
S/. S/.
OBSERVACION S/.
5. RESUMEN DEL MATERIAL EN CANCHA (del Formato N 16) VALORIZADOS EN ALMACEN O EN OBRA (los que sern utilizados ntegramente en la ejecucin de la misma) TOTAL S/. OBSERVACION Este documento tiene carcter de Declaracin Jurada, la comprobacion de falsedad en la informacin ser causal de sancin.
PRESIDENTE del N.E.
FISCAL del N.E.
TESORERO del N.E.
SECRETARIO del N.E.
RESIDENTE
SUPERVISOR
45
HOJA DE EVALUACION DE DOCUMENTOS PARA TRAMITE DE TRANSFERENCIA DE FONDOS

A. REFERENCIA
Convenio N ..................... FECHA Proyecto: ...........................................................
FORMATO : N 19
B. SUPERVISOR DE PROYECTOS Nombre: ......................................................................... Contrato N: .............................. C. CERTIFICACION El Suscrito, Supervisor del Proyecto, declara haber revisado y encontrado conforme toda la documentacin que se seala a continuacin : a. Solicitud de Transferencia de d. Valorizacin de Obra Fondos actualizada e. Relacin de materiales en b. Informe del Residente cancha c. Manifiesto de Gastos. f. Fotografa reciente. Igualmente certifica que el Ncleo Ejecutor e Residente han cumplido con los requisitos necesarios para solicitar la presente Transferencia de Fondos, tales como: 1) Haber gastado de acuerdo a normas el .................% de la Primera Transferencia de Fondos, con un gasto reportado de S/....................................... 2) Haber alcanzado un avance de obra de : .............% siendo el avance programado .......... %. D JUSTIFICACION (En caso de corresponder) a) La Transferencia de Fondos se ha solicitado habiendo gastado un % superior al 60% por la siguientes razones:
. . (Adjuntar documentos) . . .
b) La obra se encuentra atrasada por los siguientes motivos:
c) El monto a desembolsar permitir concluir satisfactoriamente la Obra (en caso negativo explicar):
. . .
d) El Supervisor tom las siguientes medidas preventivas y/o correctivas:
. . (Adjuntar documentos) .
Firma y Sello del Supervisor de Proyectos Nombre: Fecha:
VB del Supervisor de Planta Nombre: Fecha:
46
FORMATO N 20 ACTA DE COMPROMISO DE APORTE DE MANO DE OBRA NO CALIFICADA

Pagina N 1/2
En la Comunidad / Anexo / Casero .................................................................................................................... del Distrito de ......................................., Provincia de ........................................., Departamento de ..............................., Regin de ...................................................., siendo las .................. horas del da ............ de ............... de .................. se reunieron en Asamblea General los pobladores del lugar con la finalidad de ASUMIR EL COMPROMISO siguiente: 1.APORTAR MANO DE OBRA NO CALIFICADA para la ejecucin de la Obra: .................................................................................... Convenio N ............. - ........... FONCODES considerando como mnimo la que se indica en el Convenio en las siguientes partidas del presupuesto: PARTIDAS 1 2 3 4 5 6 7 2.- OTROS APORTES CONCEPTO (Ver Guia de Ejecucin 3.2.3) 1 2 3 4 METRADO N JORNALES VALORIZADO
METRADO
N JORNALES
VALORIZADO
Los aportes indicados en la presente acta no sern remunerados, toda vez que la Obra a ejecutarse redundar en beneficio de la Comunidad. El Cumplimiento del Aporte Comunal deber realizarse lo antes posible y como mximo antes de la solicitud de la 2da Transferencia de Fondos y ser requisito para este. Siendo las ......... horas del da, el Secretario da lectura a los acuerdos del Acta y luego de aprobarla se da por concluida y levantada la presente Asamblea, firmando los presentes.
PRESIDENTE Nombre DNI
TESORERO Nombre DNI
SECRETARIO Nombre DNI
FISCAL Nombre DNI
SUPERVISOR Nombre DNI
47
FORMATO N 20 ACTA DE COMPROMISO DE APORTE DE MANO DE OBRA NO CALIFICADA

Pagina N 2/2
Los que a continuacin suscriben, manifiestan su conformidad con los acuerdos de la Asamblea, referentes al compromiso del Aporte Comunal realizado el da .......... de .......... de ............. NOMBRE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 DNI FIRMA
48
(*) Se recomienda que la Asamblea la conforme por lo menos el 50% de la poblacin adulta que solicit el financiamiento.
49
FORMATO N 21
ACTA DE TERMINACIN DE OBRA
Por medio de la presente Acta, los que al final suscribimos, declaramos bajo juramento que en la fecha se ha culminado la obra ..................................................................................., realizada por el Ncleo Ejecutor : ..........................................................................., con recursos financiados por el Fondo de Cooperacin para el Desarrollo Social FONCODES segn Convenio N .............................FONCODES. Siendo las ........... horas, del da .........., del mes de ........................, de .............., los presentes: Presidente, Sr.(a) Tesorero, Sr.(a) Secretario, Sr.(a) Fiscal, Sr.(a) Residente Sr.(a) Supervisor de Proyectos, Sr.(a) y el Sr.(a)
(Nombre del Autoridad Poltica o Edil)
DNI DNI DNI DNI DNI DNI DNI
reunidos en: ...........................................................................................................................

(lugar de la obra)
con la finalidad de verificar la culminacin de los trabajos materia del presente Convenio. Luego de haber revisado los planos, especificaciones tcnicas y memoria descriptiva aprobados por FONCODES, hacemos constancia que se ha cumplido con su ejecucin de acuerdo a los documentos del EXPEDIENTE TCNICO, en fe de lo cual suscribimos, la presente Acta de Terminacin.
PRESIDENTE del N.E. Nombre DNI
TESORERO del N.E. Nombre DNI
SECRETARIO del N.E. Nombre DNI
FISCAL del N.E. Nombre DNI
AUTORIDAD POLITICA Nombre DNI
SUPERVISOR DE PROYECTOS Nombre DNI
VB JEFE ZONAL FONCODES Nombre DNI
50
FORMATO N 22
ACTA DE RENDICIN DE CUENTAS FINAL En la (el) Comunidad / Anexo / Casero de ........................................., del Distrito de ..................................., de la Provincia de .........................,del Departamento de ........................, siendo las ........ horas del da ........, del mes de ...................., de ....., reunida la poblacin conformante del Ncleo Ejecutor en Asamblea General, contando con la asistencia de los abajo firmantes. Se procedi a la Rendicin de Cuentas Final por parte del Ncleo Ejecutor a la comunidad. Asimismo, dejamos constancia que se ha cumplido con la ejecucin de la obra, de acuerdo a los documentos del expediente tcnico. Representantes del Ncleo Ejecutor que realizan la Rendicin de Cuentas Final
DNI
PRESIDENTE
DNI
TESORERO
DNI
SECRETARIO
DNI
FISCAL
Otros
DNI
RESIDENTE
SUPERVISOR DE PROYECTOS DNI
Autoridades asistentes
Nombre: Cargo: DNI
Nombre: Cargo: DNI
Siguen firmas de Pobladores de la Comunidad
51
52
53
54
55
56
57
58
59
Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura FORMATO N 30 FORMATO DE ACTA DE COMPROMISO DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO DE OBRA (DE ELECTRIFICACION)
Siendo las .........., horas del da .........., del mes .................................. y ao .............., se renen el Presidente del Ncleo Ejecutor, Sr(a). .................................................................................. identificado con DNI N ...................... , el Residente Sr(a). ......................................................................... identificado con DNI N ...................... y el Supervisor del Proyecto / Supervisor Zonal Sr(a). ................................................................ identificado con DNI N ......................, y el(los) representante(s) de ................................................... (Entidad), Sr(a). ............................................................ identificado con DNI N ......................., en la localidad de ............................, Distrito de ..............................................., provincia de ....................................., Departamento de ................................, Regin de ............................................., con la finalidad de proceder a la entrega y recepcin para la administracin y mantenimiento de la Obra ......................................................................., acto que se efecta en los trminos siguientes: Primero: La Obra/Proyecto , objeto de entrega y recepcin, fue realizada por el Ncleo Ejecutor con financiamiento de FONCODES, segn Convenio N ............................-FONCODES, de fecha ................................. La Obra/Proyecto se ha terminado de acuerdo a los planos y especificaciones tcnicas consideradas en su Expediente, conforme se acredita en el Acta de Terminacin suscrita el da .......... del mes de .........................................., del ........................... y la correspondiente Memoria Descriptiva y Planos de la Obra que se adjunta a la presente Acta. En la fecha, el Ncleo Ejecutor del Proyecto, representado por su Presidente, Sr(a) ........................................................., con DNI N ..............................., entrega la citada Obra/Proyecto al Sr(a). ................................................................................................, con DNI N................................., representante de............................................................(Entidad) quin recibe y asume a partir de la fecha el compromiso de su Administracin y Mantenimiento, en tanto FONCODES apruebe la liquidacin de la obra y proceda a la transferencia definitiva de la propiedad de la misma de acuerdo a su marco legal vigente. ............................................................ (Entidad), se compromete a realizar y colaborar en las acciones que permitan el saneamiento fsico legal de la obra, de conformidad con lo establecido en la Ley N 27171, su Reglamento y dems normas modificatorias y concordantes.
Segundo:
Tercero:
Cuarto:
En seal de conformidad a los trminos de la presente Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento de Obra (Electrificacin), suscriben los presentes.
................................................................... Presidente Ncleo Ejecutor
........................................................................... Representante Entidad
........................................................................... Residente
............................................................................... Supervisor del Proyecto /Supervisor Zonal
.......................................................... VB Jefe EquipoZonal FONCODES
60
FORMATO N 31
ACTA DE TERMINACIN DE OBRA (PEAR)
Por medio de la presente Acta, los que al final suscribimos, declaramos bajo juramento que en la fecha se ha culminado la obra .............................................................................., realizada por el Ncleo Ejecutor : ..................................................................., con recursos financiados por el Fondo de Cooperacin para el Desarrollo Social FONCODES segn Convenio N .............................FONCODES. Siendo las ........... horas, del da .........., del mes de ........................, de .............., los presentes: Presidente, Sr.(a) Tesorero, Sr.(a) Secretario, Sr.(a) Fiscal, Sr.(a) Residente Sr.(a) Supervisor de Proyectos, Sr.(a) Representante de FONCODES, Sr (a) Representante del MED, Sr (a) y el Sr.(a)
(Nombre del Autoridad Poltica o Edil)
DNI DNI DNI DNI DNI DNI DNI DNI DNI
reunidos en: ...........................................................................................................................

(lugar de la obra)
Declaramos haber verificado la culminacin de los trabajos materia del presente Convenio, luego de haber revisado los planos, especificaciones tcnicas, memoria descriptiva del proyecto ejecutado y el Informe Final del Supervisor del Proyecto, dejando constancia de su ejecucin se ha cumplido de acuerdo a los documentos del EXPEDIENTE TCNICO, en fe de lo cual suscriben, junto con los miembros del Ncleo Ejecutor, los representantes de FONCODES y OINFE en representacin del Ministerio de Educacin.
PRESIDENTE Nombre DNI
TESORERO Nombre DNI
SECRETARIO Nombre DNI
FISCAL Nombre DNI
ALCALDE DISTRITAL Nombre DNI
SUPERVISOR DE PROYECTOS Nombre DNI
REPRESENTANTE DEL MED - OINFE Nombre DNI
REPRESENTANTE DE FONCODES Nombre DNI
61

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Anexo No.

GUIA DE EJECUCION DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA

Todos los documentos son de distribucin gratuita. .

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

1. Objetivo 2. De los Profesionales que intervienen en la ejecucin del Proyecto

3. Procedimiento durante la ejecucin del Proyecto

Modificaciones al Convenio de Financiamiento

Terminacin de Obra y Liquidacin de Obra

Presentacin de los Informes Mensuales

Pago de los Profesionales

De los Incumplimientos De las excepciones y situaciones no previstas

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

2. DE LOS PROFESIONALES EJECUCIN DEL PROYECTO

2.1. RGANO REPRESENTATIVO DEL NCLEO EJECUTOR

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

2.3. SUPERVISOR DE PROYECTOS

2.4. INCOMPATIBILIDAD DE LABORES

3. PROCEDIMIENTOS DURANTE LA EJECUCIN DEL PROYECTO

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS.

GUA DE OBRAS POR CONTRATA

5.1.1.2. Intereses, Penalidades y Recursos excedentes

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

AUTORIZACIN PARA INICIO DE RETIRO DE FONDOS

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

7.2. INICIO Y EJECUCIN

a) Existe conformidad, del expediente tcnico con el terreno, en tal caso se

b) Si la Obra motivo de Convenio se encuentra parcialmente ejecutada. En este

c) Si la Obra motivo de financiamiento estuviera totalmente ejecutada, o en

PLAZO DE EJECUCIN Y CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

9.1.1.1. Corresponde al Residente cumplir el Cronograma de Avance de Obra

9.1.1.2. Ser causal de Notificacin al Residente y miembros del rgano

9.1.1.3. Si se produce un atraso injustificado y el Avance Fsico Valorizado es

9.1.1.4. De persistir el atraso injustificado en la Valorizacin siguiente, se

10. APORTE COMUNAL

DEL PAGO DE LA MANO DE OBRA

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

12.1.1.3. Respecto a la adquisicin y/o alquiler de herramientas y equipos,

12.1.1.4. El pago por la adquisicin de materiales, y/o herramientas, deber hacerse

12.1.1.5. El control de los materiales se realizar a travs de los Cuadros

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

3.2.5.6. El control de horas de alquiler de maquinaria y/o equipo deber registrarse

DEL REGISTRO SUSTENTATORIOS

13.1.1.1. El Residente y el Fiscal debern verificar y exigir que el Tesorero obtenga

13.1.1.3. El Residente y Fiscal verificarn que el Tesorero del Ncleo Ejecutor se

13.1.1.4. El Residente, el Presidente y el Tesorero del Ncleo Ejecutor visarn la

14.1.1.2. El rgano Representativo del Ncleo Ejecutor y el Residente, mediante

3.2.7.3. Pre-liquidacin : Es el acto de administracin a travs del cual FONCODES

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

15. DE LA VALORIZACIN DE LA OBRA 15.1.1.1. El encargado de presentar la Valorizacin es el Residente, de acuerdo a

SOLICITUD DE SEGUNDA TRANSFERENCIA Y POSTERIORES

16.1.1.1. El Residente es el encargado de la oportuna presentacin de la solicitud

16.1.1.2. Los documentos necesarios para solicitar la Segunda Transferencia de

16.1.1.3. El Supervisor de Proyectos verificar la informacin y el contenido de la

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

17.1.1.2. El Residente verificar la adquisicin y legalizacin del Cuaderno de Obra

17.1.1.3. El Residente y el Supervisor de Proyectos tendrn el encargo de:

17.2.MODIFICACIONES AL CONVENIO DE FINANCIAMIENTO

Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura

18.1.1.3. Producido el (los) cambio(s), deber(n) formalizarse mediante la

a) Demora por desabastecimiento de materiales y/o insumos u otros casos

b) Demora en la entrega de las Transferencias de Fondos parciales, siempre y