MANUAL DE FUNCIONES

Antecedentes El uso de los manuales, data de los aos de la segunda guerra mundial (1939 1945), en virtud que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instrua a los soldados en las actividades que deberan desarrollar en campaa.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorandos, instrucciones internas, entre otros; mediante los cuales se establecan las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecan de un perfil tcnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

Los manuales responden a lo siguiente:

Qu hacer? Las acciones Cmo hacer? Los procedimientos Quin lo hace? Responsabilidad Deberes y derechos de los Trabajadores

Concepto Instrumento de trabajo que contiene un conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades diarias, elaborado tcnicamente basados en procedimientos, sistemas, normas que

resumen guas y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e independencia mental o profesional de cada uno de

los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas apoyados por directrices de superiores y estableciendo con claridad la responsabilidad, obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el perodo, problemas e inconvenientes y soluciones; tanto los informes como los manuales debern ser evaluados permanentemente por los jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin.

Es un libro que delega actividades relacionadas con el funcionamiento y operacin del rea correspondiente.

Un manual de funciones o manual de organizacin comprende las funciones o responsabilidades de cada rea de la empresa, por ejemplo gerencia, produccin, ventas, entre otros; describiendo como se

intervienen en el funcionamiento general de la empresa, contiene la visin, misin, objetivos, metas, descripcin de cada rea y sus responsabilidades.

Objetivo

El objetivo de los manuales es decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas,

responsabilidades, autoridad, comunicaciones e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.

Importancia

Los manuales de funciones son importantes para definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman, as como funciones,

responsabilidades, requisitos y relaciones jerrquicas.

Ventajas: Logra y mantiene un slido plan de organizacin. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general, sus propios papeles y relaciones pendientes. Facilita el estudio de los problemas de la organizacin. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Sirve como gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin. Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposicin de funciones. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien. Conserva experiencia administrativa de los funcionarios antiguos. Sirve como gua para el adiestramiento de novatos.

Limitaciones:

Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin dejando de lado los informales, la vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

Algunas consideran que es costoso, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da.

Existe el temor que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

Pasos para desarrollar un manual de Funciones

1. Detallar la estructura organizacional de la empresa. 2. Definir la denominacin y nmero de cargos que conformarn la estructura. 3. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden. 4. Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) para desempear las funciones. 5. Establecer las relaciones jerrquicas entre los diferentes cargos. 6. Aprobar y socializar el manual en la empresa.

Clasificacin

Podemos clasificar los manuales administrativos en dos grupos: por su contenido y funcin especfica.

Por su contenido Manual de historia del organismo. Manual de organizacin. Manual de polticas. Manual de procedimientos. Manual de contenido mltiple (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo: polticas y procedimientos, historia y organizacin). Manual de adiestramiento o instructivo. Manual tcnico.

Por la funcin especfica

Manual de produccin. Manual de compras. Manual de ventas. Manual de finanzas. Manual de contabilidad. Manual de crdito y cobranza. Manual de personal. Manuales generales (los que se ocupan de dos o ms funciones operaciones.)

Quienes deben tener un manual de funciones

Las empresas pblicas y privadas, deben tener un manual de funciones que definan procedimientos, expliquen cmo realizar funciones y tareas de acuerdo a su estructura organizacional y actividad que realiza.

Aporte Investigativo

De acuerdo a investigacin realizada mediante encuesta a jefes y subalternos de empresas pblicas y privadas, se considera que la mayora dispone de un manual de funciones. Los funcionarios expresan estar de acuerdo con las funciones asignadas, con el cumplimiento y seguimiento de tareas.

Las empresas que no cuentan con un manual de funciones los empleados sugieren se realice este documento, con el objetivo de realizar un trabajo efectivo.

Puede decirse que la utilidad que tiene el manual es mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y los

puestos responsables de su ejecucin; se puede afirmar que la necesidad de elaborar un manual se justifica cuando se presenta.

Definicin de trminos

Manual.- Libro en que los hombres de negocios van anotando provisionalmente y como en borrador las partidas de cargo o data, para pasarlas despus a los libros oficiales, si estn obligados a llevarlos, por ejercer el comercio.

Funciones.- Tarea que corresponde realizar a una institucin o entidad, o a sus rganos o personas

Data.- Nota o indicacin del lugar y tiempo en que se hace o sucede algo y especialmente la que se pone al principio o al fin de una carta o de cualquier otro documento

Perfil.- Conjunto de rasgos peculiares que caracterizan a alguien o algo.

Directriz.- Conjunto de instrucciones o normas generales para la ejecucin de algo.

Norma.- Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, entre otras.

Cualitativa.- Que denota cualidad.

Estructura organizacional.- estructura determinada por la divisin formal de una organizacin en unidades de negocios, la localizacin de la toma de decisiones y la coordinacin de las actividades de las unidades de negocios.

Adiestramiento.- Hacer diestro, ensear, instruir.

BIBLIOGRAFA

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capit ulo3/funciones.htm http://espanol.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090605145751A AEGd61