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Ayudante de Cocina

TEMA 02
APROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y CRITERIOS DE ORDENACIN.

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TEMA 2. APROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y CRITERIOS DE ORDENACIN. 1. - PROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS. 1.1. - EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 1.2. - FLUJOS DE ENTRADAS. 1.3. - EL CICLO DE COMPRAS. 1.4. - LA EVALUACIN PROVEEDORES. 1.5. - DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIN DE GNEROS. 2.-SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y CRITERIOS DE ORDENACIN. 2.1. - LA RECEPCIN DE MATERIAS PRIMAS. 2.2. - PROCEDIMIENTO DE LA RECEPCIN DE MATERIAS PRIMAS. 2.3. - FUNCIONES BSICAS DEL RESPONSABLE DE LA RECEPCIN DE GNEROS. 2.4. ALMACENAMIENTO. 2.5. - DISTRIBUCIN DE GNEROS. 2.6. - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. 2.7. - VALORACIN DE EXISTENCIAS. 3.- BIBLIOGRAFA.

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1.-

APROVISIONAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS.

1. 1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

No todas las empresas pueden disponer orgnicamente de un departamento destinado nico y exclusivamente a lo relacionado con las compras y el aprovisionamiento. Los grandes establecimientos hoteleros disponen de un departamento de Economato y Bodega, cuya misin alcanza incluso el almacenamiento.

Por ello, establecer una adecuada poltica de compras, o simplemente una buena funcin de compras, puede determinar: Que un porcentaje de los beneficios, incluso un 10 %, proceda de ahorros generados por compras. Que una buena funcin de compras puede aportar un ahorro de un 2-3 %.

Por tanto, diremos que el DEPARTAMENTO DE COMPRAS es el departamento de la empresa cuyo fin es comprar cada vez mejor para mantener de forma permanente y regular el abastecimiento necesario. Su integracin posterior dentro de un departamento de Economato y Bodega lleva implcita la necesaria funcin de la distribucin interna. Por tanto, el departamento de compras, a la hora de realizar su funcin, debe plasmar necesariamente cuatro objetivos fundamentales:

1. Que la calidad del producto o servicio sea la necesaria para alcanzar sus fines. 2. Que el plazo de suministro sea adecuado.

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3. Que el precio sea justo en la relacin con la calidad. 4. Que las condiciones de pago sean ptimas.

Estos parmetros u objetivos principales se descomponen en otros secundarios que emanan de nuestra poltica de compras y de los condicionantes que deseemos incluir en nuestra metodologa de evaluacin y seleccin de proveedores. 1.2.- FLUJOS DE ENTRADAS.

Uno de los puntos crticos del circuito documental y del movimiento de la materia prima es el momento de recepcionar la mercanca y el tratamiento que hay que dispensar dependiendo de su naturaleza, tipologa y necesidades de almacenamiento (temperatura, grado de luminosidad, humedad,...). Un buen control se considera completo si comienza con las compras y termina con la consumicin de la materia prima.

La restauracin, definida como empresa de transformacin, puede esquematizarse de la manera siguiente:

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Al establecimiento hostelero llegan infinidad de materias primas, que llamaremos "flujos de entrada":

La explicacin del grfico anterior es: A: son los gneros con acceso directo al comedor sin pasar por la cocina, directo del economato (bebidas). B: es la entrada de gneros primero a economato, luego a cocina y despus a comedor (hortalizas y guisantes en lata). C: supone la entrada de gneros con acceso directo a cocina sin pasar por el economato (carne y pescado). D: es la materia prima que accede directamente al comedor sin pasar por el economato ni la cocina (pan).

Esta diversificacin plantea un problema de control por la disparidad fsica de los lugares de entradas y por el momento en que se van produciendo. Se pueden apuntar varias soluciones, sin que ninguna de ellas sea una panacea, sino que la empresa deber probar cul de todas le funciona mejor: SOLUCIN 1: Se trata de alinear todos los flujos de entrada de gnero, pasando de forma sistemtica por el mismo circuito, haciendo coincidir los puntos de control.

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SOLUCIN 2: La solucin presente considera las caractersticas de las materias primas y las distintas secciones de transformacin y consumo, hacindolas transitar y circular por un nico servicio, que se encarga de su recepcin y la posterior distribucin a los departamentos implicados, y control cualitativo y cuantitativo.

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La explicacin es la siguiente:

A y B: son los gneros no perecederos. C: gneros perecederos a corto plazo. D: gneros que tienen que entrar por una urgencia o falta de los mismos en un momento determinado.

Podemos clasificar las entradas de otra manera, en directas e indirectas, indicando el ciclo y el diagrama que siguen las materias primas, segn su naturaleza y quien las solicit. Las entradas directas pasan de inmediato a cocina, las indirectas permanecen en el almacn, cuya extraccin slo puede hacerse mediante el vale de pedido. Observar el grfico siguiente:

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1.3.- EL CICLO DE COMPRAS. Conocemos comprar como el mero hecho de adquirir una cosa, pero esta definicin no es necesariamente til a la hora de referirnos a la gestin de esas compras, que lleva relacionadas una serie de actuaciones de tipo administrativo irrenunciables. El proceso de compra empresarial incluye una serie de fases: a) DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES. En esta etapa se toman decisiones acerca de: Qu hay comprar. Cunto hay que comprar. Cundo hay que comprar.

Lgicamente, esta es una informacin que no procede nicamente del departamento de compras, sino que emana de otros departamentos de la empresa. b) SELECCIN DE PROVEEDORES. No debe confundirse con la evaluacin y seleccin que se hace de los proveedores para convertirlos en habituales dentro de la organizacin. En este caso se trata de elegir, en cada momento, y de acuerdo con los parmetros fijados, el que ms nos interese en cada momento. Normalmente, en este momento, la empresa dispone de varias ofertas, que debe analizar antes de escoger el proveedor ms adecuado. La empresa emplear los criterios de valoracin ms adecuados. Por ejemplo: Cumplimiento de las especificaciones del producto. Precio. Plazo de entrega previsto.

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Experiencias previas con el proveedor. Equipo humano del proveedor. Garantas que ofrece respecto al producto. Sistema de calidad y certificacin. Solvencia de la empresa.

c) REALIZACIN DE LA COMPRA.

Esta operacin se har de la forma habitualmente reglamentada a tal efecto. Esta fase, adems, no finaliza en el mero acto administrativo de la peticin, sino que alcanza hasta la recepcin del gnero y su paso a almacenamiento despus de superar los controles fijados a la hora de la recepcin. d) PUESTA A DISPOSICIN DE LO COMPRADO PARA EL RESTO DE DEPARTAMENTOS QUE AS LO PRECISEN.

As, cuando anteriormente nos referamos al Departamento de Economato y Bodega de un gran establecimiento hotelero, estamos pensando en una amplia red de distribucin interna en la cual existen pedidos a almacn que son solventados sin que deba realizarse una compra externa.

1.4.- LA EVALUACIN PROVEEDORES.

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En este momento ya podemos asumir que el proceso de aprovisionamiento es un elemento clave para la buena marcha de un negocio del sector y que existen una gran cantidad de variedades en cuanto a las calidades de los gneros, las cantidades a aprovisionar, la composicin de los precios de los lotes, etc. Por tanto, el aprovisionamiento en la empresa afecta a:

La calidad de los productos finales elaborados en el sector de la hostelera. El cumplimiento de los compromisos que se adquieren desde la carta y los mens elaborados. Los niveles de stock acumulado en almacenes y la composicin de los lotes de reposicin. La estructura de los costes, especialmente del food cost.

Por ello, la empresa de hostelera y turismo debe asegurar que sus proveedores le aseguren la efectividad y calidad de los productos, al tiempo que cumple perfectamente las condiciones econmicas y los plazos de entrega fijados. Para que los objetivos se puedan cumplir en este particular, es aconsejable que la empresa defina e implante un sistema de evaluacin de proveedores. Este sistema debe definir:

El mbito de la evaluacin, con lo que se determinan los productos y servicios, si proceden, que van a ser objeto de evaluacin.

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El sistema de clasificacin, que servir para fijar los niveles por producto y las condiciones que deben cumplirse en cada particular, por ejemplo, los niveles de calidad de los gneros culinarios. Los criterios de evaluacin, que definen los criterios que van a valorarse para poder establecer la evaluacin de cada proveedor, los indicadores a tener en cuenta y la frecuencia con que van a obtenerse. Las responsabilidades y comunicacin, en las que se fija quien realiza cada rea y como se traslada la informacin dentro y fuera de la empresa.

1.4.1.- El mbito de la evaluacin. Supone discriminar proveedores y productos que van a ser evaluados. En el sector de la Hostelera y el Turismo, el nmero de productos que entrar en el almacn es amplsimo, al igual que con una gran diversidad de proveedores. Evaluarlos a todos ellos supone un costoso esfuerzo que no siempre es asumible. Por ello, resulta aconsejable establecer un nmero de productos y proveedores que van a serlo. Es lo que conocemos como el ALCANCE DE EVALUACIN. Preferiblemente se escogern aquellos productos y proveedores cuya situacin pueda considerarse como crtica. 1.4.2.- El sistema de clasificacin: Se establecen las bandas de clasificacin en funcin de la puntuacin obtenida en la evaluacin. Por ejemplo, proveedores de tipo A, B y C. 1.4.3.- Los criterios de evaluacin: Son los criterios que se fijan para poder establecer una evaluacin cuantitativa y cuantificable. Por ejemplo: La calidad de los gneros. El cumplimiento de los plazos de entrega. La adaptacin del proveedor a las necesidades de la empresa. La fiabilidad de los documentos del proveedor, como facturas, albaranes, recibos... El precio de los productos.

1.5.- DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA PARA LA SOLICITUD Y RECEPCIN DE GNEROS. PROPUESTA DE PEDIDO. Si queremos que nuestras relaciones con los proveedores funcionen, al igual que nuestra tesorera y el control de existencias, vayan por buen camino, tenemos que darnos cuenta que el sistema de compras es un pilar bsico en este tema.

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La propuesta de pedido es un documento crucial en la gestin y previsin de las existencias en los diversos departamentos. Los jefes de cada departamento, en funcin de las necesidades futuras, y en base a la informacin, sobre ocupacin, nmero de reservas, celebraciones especiales, grupos, actividades programadas como limpieza de salones, o limpiezas generales,... deben elaborar al final de la jornada su propuesta de pedido. La misin de este documento es doble:

Impedir compras no autorizadas; de esta manera no se compra nada que el departamento encargado de las mismas no permita o autorice y tampoco se filtra a este departamento ninguna solicitud que el jefe de cada departamento no crea necesaria. Facilitar la recepcin de los productos, porque como se van haciendo las solicitudes a medida que se hacen necesarios los artculos, pero sin esperar al ltimo momento, transcurre un tiempo prudencial hasta que se reciben, as no se incurre en el riesgo de la rotura de stock. Adems, cuando se realiza un pedido no siempre se realiza al mismo proveedor (de cocina nos solicitan carne, pescado, legumbres,...), y tambin coincide que a un mismo proveedor se le pueden encargar productos para varios departamentos (Coca Cola, para el bar, para el restaurante y para la discoteca). Si utilizamos este documento sabemos que productos corresponden a cada departamento.

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LISTA DE MERCADO.

Se la conoce tambin por proposicin o pedido de mercado. Es un documento que se utiliza en el departamento de cocina cuando en el momento en que se ha efectuado el relev (parte de consumo realizado por cocina. Para su clculo se parte del inventario inicial de las materias primas, se le aaden las entradas, y se le restan las existencias finales, con lo cual conocemos el consumo diario) ya se conocen las existencias de que disponemos para el prximo da; y en base a las previsiones de servicio y las posibilidades del mercado, se solicitarn las cantidades necesarias de aquellos gneros que son recibidos directamente en cocina. El pedido se pasar al responsable de compras para que los curse a cada proveedor.

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A la hora de solicitar el gnero a los diferentes proveedores, o incluso de los diferentes departamentos a Economato Bodega, emplearemos los siguientes mtodos o tipos de pedido: Pedido verbal: Realizado normalmente a travs del telfono. Pedido en soporte papel: Ya sea en formato predefinido por la compaa o sin formato, pudiendo adems en este caso proceder con la transmisin de los pedidos a travs del fax. Pedido electrnico: A travs de la red, pudiendo ser tambin en formato predefinido por la compaa o sin formato.

REPORTE DE COMPRAS DIARIAS. Es un documento de los que se denominan internos pues no tiene ms relacin que la interdepartamental. La funcin de este reporte es controlar tanto el cmputo total de las compras realizadas en el da, como la cantidad de las mismas que corresponde a cada departamento, es decir, realizar la imputacin de las compras a aquellos departamentos que las solicitaron. Este documento lo formula el departamento encargado de controlar y recepcionar los pedidos, y ms tarde se lo pasa al departamento de Compras para que coteje con los pedidos cursados en su momento, y los albaranes recibidos a la par que los artculos, y se puedan realizar las imputaciones de consumo.

Se enva una copia al departamento implicado en la compra y el original se archiva en Compras, o en Administracin o en Facturacin, dependiendo de la configuracin de cada empresa.

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Restaurante Merl C/ Verbena, 17 47005 VALLADOLID Albarn

REPORTE DE COMPRAS DIARIAS Artculo

Fecha_______

PROVEEDOR

IMPUTACIN DEL CARGO A: Cocina Economato Rte Otros

TOTALES

PARTE DE CONSUMOS DIARIOS.

Es otro de los documentos de control denominados internos. Permite relacionar todas las salidas del da ocasionadas en el Economato, realizadas en base al vale de pedido para poder imputar a cada departamento los consumos originados. Si no se realizara este control, difcilmente se podran evaluar los consumos de cada departamento y habra que imputar todos los costes al economato, cosa que no sera cierta.

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El documento se realiza al menos por duplicado, enviando una copia a cada departamento implicado y el original a Administracin o a su equivalente.

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ALBARN.

Es el documento por el cual queda acreditada la entrega de mercancas. Es el documento que acompaa a la factura en el proceso de compras, cuando se han producido a crdito. Puede reconocerse tambin con el nombre de Nota de Entrega,

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pero en cualquier caso, sirve para probar la recepcin del producto por parte del cliente, porque una vez comprobando el gnero cualitativa y cuantitativamente se le da el visto bueno firmando y sellando este documento. Puede ser: Albarn de entrega o de devolucin, en cuanto al objeto de su existencia. Albarn parcial o total, sin incluye una parte de la mercanca solicitada o su totalidad, y siempre en casos en los que la mercanca se entrega dividida. Albarn valorado o sin valorar, si refleja o no los precios a facturar.

Se divide en las siguientes partes, siempre en relacin de los datos que debe contener: Encabezamiento: Es la parte superior del documento y en l deben figurar: Datos del emisor: Nombre o Razn social, domicilio y C.I.F. como mnimo. Datos del cliente: Nombre o Razn social, lugar de entrega,... Identificacin del documento: Nmero y fecha de emisin. Cuerpo: Es la parte destinada a describir los artculos entregados. Debe indicar: Cdigo del artculo o referencia, si los posee. Denominacin o descripcin del artculo o servicio. Cantidad entregada. Precio unitario del artculo y, si se desea, valoracin del documento. Los distintos tipos impositivos del IVA, y el importe del albarn. Pie: Se destina para incluir datos adicionales y de conformidad, como son: Fecha de entrega de la mercanca. Firma de la persona que la recibe. Observaciones que deseen indicarse.

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FACTURA. Es un documento externo que recoge la informacin sobre la operacin de compraventa. Su funcin es acreditar legalmente esa operacin. Lo habitual es que vaya por duplicado, quedndose una parte la empresa proveedora, que es quien la emite, y otra el cliente. Para que fiscalmente sea vlida debe cumplir unas normas: Emiten facturas las empresas y profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad. Se emiten facturas por la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios, realizados por las personas en el desarrollo de su actividad, excepto, en las operaciones realizadas por sujetos pasivos del IVA acogidos al Rgimen de recargo de equivalencia, y aquellas operaciones que se declaren exentas.

Los requisitos de la factura, se recogen en el Real Decreto 2402/85: Debe aparecer el nmero y la serie de numeracin correlativa. Nombre y apellidos de la persona fsica o denominacin social, si se trata de una persona jurdica. CIF o NIF. Domicilio del expedidor y del destinatario, aunque si ste fuera una persona fsica que no realiza ninguna actividad empresarial o profesional, respecto de ella, slo hace falta el nombre, los apellidos y el NIF. Descripcin de la operacin (bienes y servicios) y su contraprestacin econmica. Se incluir la base y el tipo tributario al que est sujeto cada artculo o servicio (4, 8 18). Cuando el IVA vaya incluido en el precio deber aparecer la expresin IVA incluido y el tipo de referencia. El IVA debe desglosarse en los diferentes tipos impositivos que cargan a cada una de las mercancas, el cual se aplicar sobre las distintas bases imponibles que resulten. Lugar y fecha de emisin. Firma.

Por ltimo, decir que se pueden contemplar un par de situaciones especiales en cuanto a la factura: En vez de hacer y emitir una factura por operacin, se puede hacer una sola para el mismo destinatario, de todas las operaciones del mismo mes natural. Cuando se pague antes de realizar la operacin, es obligatorio dar factura por el importe que se haya abonado, tanto si es slo una parte del global, como si es el montante total.

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ENCABEZAMIENTO

Discal SA C/ Potasio, 7 47013 VALLADOLID

CLIENTE: Restaurante Merl. C/ Verbena, 17 7005 VALLADOLID

CIF: B/47002523

CIF: A- 47485012

FACTURA N --------------------------------FECHA: CDIGO CONCEPTO CANTIDAD PRECIO UNITARIO

IMPORTE

CUERPO

BASE IMPONIBLE...............................

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I. V A . I. V A . I. V A .

4%.............................. 8%.............................. 18%..............................

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PIE

TOTAL FACTURA................................

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SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO Y CRITERIOS DE ORDENACIN

2.1.- LA RECEPCIN DE MATERIAS PRIMAS. El proceso de recepcin implica un conjunto de operaciones cuya finalidad es:

Asegurar que las materias primas recibidas se correspondan con las pedidas en producto, medida, pvp, calidad,... Permitir que si una mercanca es rechazada por no cumplir los estndares marcados, pueda ser sustituida por otra.

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Seleccionar y ordenar los productos por categoras, respetando su modo de conservacin. Realizar el almacenamiento lo ms rpido posible, para proteger los alimentos y minimizar los riesgos de contaminacin. Asegurar una rotacin ptima de cada lote de productos para que se garantice su frescura.

2.2.- PROCEDIMIENTO DE LA RECEPCIN DE MATERIAS PRIMAS. Debemos tener en cuenta que el proceso no es exactamente el mismo en todas las empresas de restauracin, pero bsicamente consiste en: Preparar el rea de recepcin y efectuar una higiene rigurosa del espacio fsico y de los elementos de medida y control. Comprobar que las mercancas recibidas se corresponden con las especificaciones dadas en los vales de pedido. Pesar por separado cada producto, comprobando que el peso neto corresponde con el vale de pedido y el albarn de entrega. Comprobar que los pvp se ajustan al vale de pedido, al listado de pvp ofertados por los proveedores o a los que figuren en la hoja de mercado. Comprobar de consumo, caducidad y entrega de los gneros recibidos. Cambiar los productos de sus envases originales a los de uso interno para evitar contaminaciones.

La funcin del almacn, desde el punto de vista de la gestin de compras, consiste bsicamente en recibir los pedidos esperados. Para ello, el responsable del almacn debe conocer los pedidos realizados por la empresa, donde se detallan las mercancas y su cantidad, sus especificaciones tcnicas, el proveedor y el plazo de envo. Una vez contrastados los datos de los albaranes de entrega de los transportistas con los datos de los pedidos, el encargado del almacn ordena la descarga del material, recuenta los bultos comprobando que no existan daos externos y notorios (si existen daos, lo comunica al departamento de compras para que haga la reclamacin oportuna) y acepta la mercanca a falta del examen final. A este recuento o conteo de las unidades recibidas se le denomina control cuantitativo. La evolucin tecnolgica y, en concreto, los importantes avances producidos en el campo de la informtica hacen que este control se efecte utilizando distintos sistemas que permiten una identificacin rpida y eficaz de los productos. Las mercancas recibidas deben ser sometidas a un proceso de control de calidad o control cualitativo antes de darles la entrada de manera definitiva en el almacn. Para ello, se remiten al departamento de control de calidad, el cual se encarga de verificar si las mercancas responden a las especificaciones de calidad establecidas en el pedido. Cuando el nmero de artculos sobre los que hay que realizar el control de calidad es muy elevado, se recurre al sistema del muestreo.

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El departamento de control de calidad debe emitir un informe favorable sobre la calidad de las mercancas recibidas para dar la entrada definitiva al pedido.

Una de las funciones ms importantes del almacn es descubrir todos los errores de la compra: faltas, equivocaciones en los artculos (tipo, cantidad, etc.), daos, defectos, etc., ya que su deteccin a tiempo evitar muchos de los problemas que ocasiona darse cuenta de ellos demasiado tarde.

El empresario recibe la mercanca y comprueba que cumple las condiciones pactadas. Si es as, la acepta y firma un documento presentado por quien entrega la mercanca. La firma da conformidad a esta operacin. Cada parte se quedar con una copia. Segn el Cdigo de Comercio:

Art. 329 Si el vendedor no entregase en plazo estipulado los efectos vendidos, podr el comprador pedir cumplimiento o la rescisin del contrato, con indemnizacin, en uno u otro caso, de los perjuicios que se les haya irrogado por la tardanza.

Art. 330 En los contratos en que se pacte la entrega de una cantidad determinada en un plazo fijo, no estar obligado el comprador a recibir una parte, ni an bajo promesa de entregar el resto; pero si aceptare la entrega parcial, quedar consumada la venta en cuanto a los gneros recibidos, salvo el derecho del comprador a pedir por el resto el cumplimiento del contrato o su rescisin,...

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Art. 334"Los daos y menoscabos que sufran las mercancas, an por caso fortuito, sern por cuenta del vendedor...si la venta se hubiera hecho por nmero, peso o medida o la cosa vendida no fuere cierta o determinada con marcas o seales que le identifique. Art. 336 El comprador que al tiempo de recibir las mercancas las examinare a su contento, no tendr accin de repetir contra el vendedor alegando vicio o defecto de calidad o cantidad en las mercancas. El comprador tendr derecho de repetir contra el vendedor por defecto en la calidad o en la cantidad de las mercancas recibidas, enfardadas o embaladas, siempre que ejercite su accin dentro de los cuatro das siguientes al de su recibo, y no proceda la avera de caso fortuito, vicio propio de la cosa o fraude. El comprador podr optar por la rescisin del contrato o por su cumplimiento con arreglo a lo convenido, pero siempre con la indemnizacin de los perjuicios causados. El vendedor podr evitar esta reclamacin exigiendo en el acto de la entrega que se haga reconocimiento en cuanto a calidad y cantidad a contento del comprador.

Art. 337 Si no se hubiere estipulado el plazo para entregas de mercancas, el vendedor deber tenerlas a disposicin del comprador dentro de las veinticuatro horas siguientes al contrato.

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Art. 342 El comprador que no haya hecho reclamacin alguna fundada en los vicios internos de la cosa vendida, dentro de los treinta das siguientes a su entrega, perder toda accin y derecho a repetir por esta causa contra el vendedor. Art.355 La responsabilidad del porteador comenzar desde el momento en que reciba las mercaderas,... Art.366 "Dentro de las 24 horas siguientes al recibo de las mercancas, podr hacerse la reclamacin contra el porteador, por dao o avera que se encontrase en ellas al abrir los bultos, con tal que no se conozcan por la parte exterior de estos las seales del dao o avera que diere motivo a la reclamacin, en cuyo caso, slo se admitir sta en caso del recibo. 2.3.- FUNCIONES BSICAS DEL RESPONSABLE DE LA RECEPCIN DE GNEROS. Inspeccionar y controlar la entrada de mercancas, comparando los albaranes, con el bono emitido por Compras. Registrar las diferencias sustanciales que se produzcan en las entradas y comunicrselos al Dpto. de Compras. Avisar al Dpto. Economato o al Dpto. usuario, de la llegada de gneros para que procedan a su retirada o almacenamiento de manera conveniente. Almacenar las diferentes mercancas en los lugares destinados a cada una de ellas (perecederos y no perecederos). Establecer los registros de entradas, devoluciones y retornos de gneros. Establecer y realizar controles de APPCC en los alimentos durante el proceso de recepcin, con el fin de garantizar la calidad de los gneros. Controlar los procedimientos de entrega, provisin y salidas irregulares de las mercancas. Informar al Dpto. de Compras de los incidentes ocurridos durante el proceso de recepcin.

2.4.- ALMACENAMIENTO. Una vez que la mercanca llega a poder de la empresa hay que almacenarla. Este hecho genera, adems, una serie de gastos, que posteriormente veremos. El almacenamiento responde a tres actividades bsicas: reunir, guardar y registrar. Almacenar supone reunir porque representa el acto de poseer aquello que resultar necesario en un futuro prximo y en cantidades suficientes para cubrir las necesidades. Almacenar supone guardar por el hecho de ubicarlo fsicamente en un lugar en el cual se pueda realizar su vigilancia y cuidado.

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Almacenar supone registrar por la obligacin de anotar lo que se guarda, es decir, existir un control documental del almacn. Estos datos que proceden de la obligacin de registro suponen la actualizacin de los datos del almacn.

Los costes de almacenamiento o de posesin son los costes que tiene la empresa por el hecho de tener existencias en el almacn. Los costes de almacenamiento o de mantenimiento de existencias comprenden los siguientes elementos:

Costes de capital o financieros. El dinero empleado en mercancas que estn almacenadas y que podra ser utilizado en actividades de mayor rentabilidad para la empresa tiene un coste financiero. Este coste se denomina coste de oportunidad del capital. Costes de servicio. El coste del seguro que cubre las mercancas depositadas en el almacn. Costes de almacn. Coste de los recursos materiales y humanos utilizados en el almacn (luz, agua, telfono, vigilancia,...). Costes de riesgos. Dentro de este tipo de costes consideramos los costes por obsolescencia, que es el coste de tener en el almacn una mercanca que no tiene salida, debido a los cambios en las modas y en los gustos de los consumidores, y los costes por daos y desperfectos generados por deterioros, prdidas, caducidad, roturas, etc., que sufren las mercancas al mantenerlas durante un determinado tiempo en el almacn.

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Habitualmente se expresa el coste de almacenaje como un porcentaje anual del valor del artculo. Este porcentaje se determina calculando los costes de los diferentes elementos que componen el coste de almacenaje (costes de capital, servicio, obsolescencia, daos,...) y se utiliza el mismo para todas y cada una de las mercancas del inventario. Una vez aceptados los gneros, se clasifican segn su naturaleza.

Productos frescos de consumo inmediato: conviene cambiarlos de envase para no introducir los que pudieran estar sucios o contaminados en las cmaras y recinto de produccin.

Su almacenamiento se realiza en cmaras frigorficas (refrigeradores) mediante lo que se denomina fro positivo (+3 C), o si son carnes, o pescados reduciendo la temperatura entre 1 C y 2 C. Adems, las cmaras debern ser distintas en funcin de los gneros conservados, carnes, pescados, verduras y hortalizas,...

Productos congelados: la norma bsica es evitar que se rompa la cadena de fro, ya que un producto que se descongela, no debe volver a ser congelado, porque al descongelarse la primera vez suelta lquido, y al congelarse de nuevo se convierte en cristales de hielos que desgarran el interior del producto afectando a sus seguridad alimenticia, y sobre todo, porque al descongelarse el gnero se puede generar contaminacin bacteriana.

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Este tipo de productos debe ser almacenado inmediatamente a su llegada en cmaras congeladoras mediante fro negativo (-18 C) y en su envase original intacto. Productos no perecederos. Se envan al economato o a la bodega en su embalaje original una vez realizada la recepcin, donde se mantiene a temperatura ambiente.

En los locales destinados al almacenamiento de productos alimentarios, est prohibido almacenar productos no alimentarios. No pudiendo realizarse otras operaciones que no estn relacionadas con estos productos. Los alimentos se guardarn apilados, guardando las distancias de seguridad entre ellos, las paredes y los techos, evitando en todo momento el contacto de dichos productos con el suelo, y en especial aquellos que vayan a consumirse sin ninguna transformacin posterior. El aire debe poder circular sin problemas y debe haber suficiente espacio fsico para permitir una adecuada rotacin de stocks y una limpieza escrupulosa. Los almacenes deben tener unas condiciones de temperatura y humedad adecuadas al tipo de alimento, de manera que no sufran ninguna alteracin o cambio que pueda afectar a la calidad y a la salubridad del producto. El espacio destinado a almacenar productos alimenticios no perecederos tienen que ser secos, frescos y bien ventilados, evitando as posibles alteraciones de los productos. Los alimentos deben almacenarse protegidos de la luz solar, de la humedad. Los productos susceptibles de transmitir olores u otro tipo de contaminacin se mantendrn aislados de aquellos que por sus caractersticas puedan ser susceptibles de absorberlos. Los productos almacenados en un mismo departamento, debern tener similares caractersticas en cuanto a naturaleza y forma de envasado. El almacenaje debe ser ordenado, facilitando as las tareas de inspeccin y reconocimiento de los productos, retirando aquellos que estn deteriorados, infestados o contaminados, as como aquellos envases que aparezcan defectuosos o con desperfectos y que puedan suponer un deterioro del contenido. Los cereales, harinas, azcar, legumbres secas deben almacenarse en recipientes hermticos y de fcil limpieza, o cuando estn a embalados en pequeo formato se dejan en los envases originales. El almacenamiento en el interior de las cmaras frigorficas, se har de forma similar al utilizado en almacenes no refrigerados.

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La temperatura del interior de la cmara, as como su grado de humedad, ser el adecuado a cada alimento, establecido por reglamentacin tcnico-sanitaria, debiendo mantenerse constante en todo el recinto frigorfico. El control de temperatura y humedad, se har al menos dos veces al da en intervalos regulares. Se utilizarn los termmetros e higrmetros de los que estn dotados las cmaras. Las cmaras de congelacin y las de almacenamiento de productos refrigerados durante ms de ocho das, tendrn la obligacin de tener dispositivos de registro grfico de temperaturas. Las cmaras no se deben utilizar para refrigerar o congelar alimentos, sino para mantener o conservar en adecuadas condiciones los productos previamente refrigerados o congelados. Conservar diferentes productos refrigerados en la misma cmara:

No se pueden almacenar materias primas con productos elaborados en las mismas cmaras. No se pueden almacenar productos de origen animal con otros de origen vegetal salvo que estn envasados o cerrados debidamente. Los productos lcteos, los huevos, las aves, la caza de pelo o pluma, los pescados y mariscos, as como todas las carnes, debern almacenarse de forma aislada.

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Los productos de origen vegetal mantendrn separados atendiendo a la reglamentacin y las condiciones especficas de cada uno. Conservar diferentes productos congelados en la misma cmara:

Los productos envasados congelados no presentan incompatibilidad alguna, excepto las que se hagan mencin en las reglamentaciones especficas. Si se trata de alimentos no envasados, se mantendrn separados unos de otros de forma adecuada siendo estos: pescados y mariscos, productos de caza, tripas, carne de quidos y despojos.

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Normas para la correcta conservacin de alimentos: Uso de recipientes adecuados.

La conservacin de los diferentes alimentos se har en recipientes adecuados, tanto de tamao como de forma, cambindolos por otros siempre que sea necesario. Adecuado aislamiento de materias primas.

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Las materias primas y los productos elaborados estarn aislados entre s, y adems por tipo de alimento, en el caso de que pueda haber riesgo de contaminacin o transmisin de olores y sabores. En ningn caso estas estarn en contacto con el suelo, tanto en zona refrigerada como en no refrigerada. Poner los ms antiguos, ms cerca, dejando los ms recientes ms alejados para favorecer la rotacin de stocks por fechas. A la hora de organizar los productos debemos recin trados al fondo, haciendo as una buena rotacin de existencias. Debemos conservar siempre todas las materias primas aisladas unas de otras por medio de envases o envoltorios, para evitar la contaminacin entre ellos y el deterioro de los mismos. Este aislamiento se debe hacer tanto en refrigeracin como en congelacin. Uso correcto de las tcnicas de conservacin. Debemos utilizar de forma adecuada a cada alimento las tcnicas de conservacin. Controlando en grado de frescor y la fecha de utilizacin. Conservacin al vaco. La maquina de envasado al vaco debe estar en condiciones de limpieza y desinfeccin antes de cada uso. Las bolsas o barquetas de envasado deben guardarse y mantenerse de forma higinica. El proceso debe hacer en condiciones adecuadas del alimento, siempre con la mxima garanta de frescura de ste. Debemos respetar la temperatura de conservacin del alimento. Debemos etiquetar correctamente (al menos, fecha de envasado, nombre del producto, persona que lo hizo), de forma clara, mediante etiquetas o rotulador de punta blanda resistente a la humedad y al tiempo, ya que el bolgrafo puede romper la bolsa. Debemos mantener los productos envasados, en las condiciones particulares de cada uno, en cuanto a temperatura y humedad se refiere. Debemos conservarlos de forma organizada, teniendo mas cerca aquellos que lleven ms tiempo de envasado. Conservacin de las hortalizas y frutas. Se mantendrn a una temperatura entre 5-10C Las hortalizas y frutas se mantendrn en lugar fresco y seco, aislado de la luz y de la humedad. En caso de necesitar otro tipo de conservacin, se aislarn de los dems. Conservacin de las carnes y aves. Se mantendrn en cmara frigorficas entre 1 y 3C. Se mantendrn separados por productos, en recipientes adecuados.

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Conservacin de los pescados y mariscos. Se mantendrn en cmara frigorficas entre 0 y 2C.

Se mantendrn separados por productos, en recipientes adecuados, sobre una rejilla para escurrir posibles restos de agua y sangre, que por su pronta putrefaccin, y por contacto directo, pueden deteriorar los pescados. Conservacin de productos envasados. En ningn caso debemos mantener los envases originales de los productos.

Una vez abiertos los debemos pasar el contenido a envases propios adecuados, con cierre hermtico.

Debemos tener en cuenta que, a los gneros adems de por familias, y temperaturas de almacenaje y conservacin, podemos almacenarlos por fechas de entrada para mejorar su rotacin, sabiendo que lo primero que debemos usar y sacar del almacn, es el gnero que primero entr, y que por lo tanto ms tiempo lleva en l.

2.5.- DISTRIBUCIN DE GNEROS.

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Es la tercera de las funciones a realizar en un departamento de almacn o Economato Bodega. Mediante la entrega de la peticin procedente de alguno de los departamentos de un establecimiento, se procede a la entrega de los gneros solicitados. Este acto provoca en el almacn una serie de actuaciones: En el momento de la solicitud de gnero, se comprueba si hay o no existencia suficiente para cubrir el pedido del departamento afectado. De no haber gnero suficiente se procede a su pedido. Se entrega al departamento la cantidad solicitada. Se actualizan los datos del almacn y se comprueba la eficacia del stock mximo y stock mnimo fijados.

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2.6.- DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOs. VALE DE PEDIDO.

Es el documento que se utiliza para retirar y solicitar cualquier artculo del Economato. Sin este control se producira un caos administrativo al no poder controlar las existencias ni el destino de las salidas. Lo emite cada departamento y justifica las necesidades al retirar los artculos. Ir firmado por el jefe del departamento correspondiente, de manera que se autorice esa peticin y por el jefe del economato, dando validez a esa salida.

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Suele ser un documento de original y dos copias, que adems de los departamentos citados ya, se entrega una al departamento de Contabilidad o Administracin.

RELEV DE COCINA. Es un documento interno, que sirve como hoja de control de consumo diario de productos, porque se anotan los gneros que hay en la cocina, en base a las existencias iniciales, las entradas y las salidas, es decir sirve como parte de consumo en cocina. RELEVE FECHA: 10 mayo 2011 FAMILIA ARTICULO HORTALI ZANAHORI ZA AS TOMATES CEBOLLA S SETAS STOCK ENTRADA SALIDA TOTAL

CANTID CANTID CANTID UNIDAD TOTAL UNIDAD UNIDAD AD AD AD KG KG KG 0

KG

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INVENTARIO.

Es una relacin detallada de todos los artculos existentes en el almacn. Se relacionan y se clasifican todos y cada uno de los gneros disponibles en el establecimiento. Sirve para determinar los consumos correspondientes a un periodo en concreto (habitualmente un mes).

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INVENTARIO FECHA: 20 mayo 2011 FAMILIAS ARTICULOS ZANAHORIAS STOCK CANTIDA UNIDA D D KG FAMILIAS ARTICULOS POLLO ENTERO POLLO PECHUGA POLLO MUSLO SOLOMILLO VACUNO STOCK CANTID UNIDAD AD KG

TOMATES CEBOLLAS SETAS

KG KG KG

KG KG KG

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Para mantener actualizados los inventarios de un establecimiento o empresa, debe tenerse en cuenta que: Existencias iniciales + Compras = Existencias finales + Consumos Si despejamos para calcular el consumo habido a lo largo de un periodo determinado: CONSUMO = Existencias iniciales + Compras Existencias finales Anlisis de inventarios: Posteriormente veremos la gran importancia que tiene la valoracin de las existencias, sea cual sea el mtodo empleado. No obstante, resulta muy importante tambin mantener un buen control sobre las existencias, en dos situaciones determinadas: Cuando el almacn est configurado por un nmero importante de referencias Cuando su configuracin reporte determinados riesgos, como: Aumentos o disminuciones imprevistos derivados de la produccin, demanda o consumos puntuales. Retrasos en aprovisionamientos, obsolescencia o roturas de stocks. Aumento de producto no conforme, lgicamente en su proceso final. Por ello se siguen tcnicas de anlisis de los inventarios que nos permiten clasificar cada uno de los artculos en funcin de dos grandes parmetros: el valor del artculo y su nivel de necesidad. En un rpido recorrido por cualquier inventario de una empresa tipo de restauracin, se observar que existe un mayor control por artculos como la carne y el pescado que por otros del tipo de las especias o las harinas.

Para llevar a cabo este anlisis se suelen utilizar dos mtodos: Mtodo 20 80. Su justificacin es tan sencilla como reconocer que el 80 % de los consumos habidos en un restaurante se deben al 20 % de los artculos referenciados en el inventario Tambin podramos decir que el 80 % de los costes de una cocina se concentran en el 20 % de los artculos. Podemos afirmar que el 20 % de los artculos de una cocina, o de sus consumos, referidos a grupos de alimentos como la carne, los pescados, los huevos representarn el 80 % de los consumos o sus costes. Mtodo ABC. Mediante la aplicacin de este mtodo se clasifica a los artculos en tres grupos: A: artculos cuyo valor de consumo representa entre 65% y el 75 %. B: artculos cuyo valor de consumo representa entre el 20 % y 25%. C: artculos cuyo valor de consumo representa entre el 5 % y 10%.

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Este agrupamiento implica un incremento de los controles a realizar sobre aquellos artculos incluidos dentro del grupo A, con respecto de los otros. La ejecucin de un correcto control sobre este grupo implica una mayor seguridad en cuanto a las posibilidades de xito.

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FICHA DE INVENTARIO PERMANENTE.

Es un documento interno que sirve para mantener al das las existencias correspondientes a cada artculo en stock, generalmente se usa con los no perecederos.

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2.7.- VALORACIN DE EXISTENCIAS.

Uno de los principales problemas del Economato es la contabilizacin de las existencias, debido, fundamentalmente, a que se han adquirido en diferentes momentos, a precios distintos e incluso, a varios proveedores, con lo que la valoracin econmica se complica.

De la buena gestin del Almacn dependen en buena manera la obtencin de mayores o menores beneficios, porque si es el encargado de comprar, de almacenar y de abastecer de las materias primas o suministros de consumo al resto de los departamentos, si no desarrolla bien estas funciones, existir un descontrol en los abastecimientos, no se podrn realizar las imputaciones de gastos a quien corresponda, no se tendr control sobre la cantidad de inmovilizado real, las materias primas podrn caducar y estropearse,...

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Como vemos, un departamento a priori no demasiado importante, se convierte en un punto neurlgico de la empresa hostelera. Valoracin de entradas. Que se har segn el precio de adquisicin. Valoraciones de existencias finales y salidas. Este apartado se valora segn distintos sistemas. Los ms usuales en estos menesteres son:

FIFO. ( First In, First Out) Una traduccin directa al espaol sera: primera entrada, primera salida. Esta traduccin es la base del error extendido, de que lo primero que entra es lo primero que sale. Es conveniente aclarar, que aqu no se trata de ver qu mercanca saldr antes, y cul otra saldr despus. Lo lgico y normal, ser llevar un sistema de rotacin de salidas en el cual, efectivamente el primer artculo adquirido y almacenado, sea el primer artculo en abandonar el almacn, sobre todo en este tipo de empresas que trabajan con unos determinados productos cuya caducidad suele ser breve (carnes, pescados, frutas, hortalizas,...). En este sistema el error de traduccin no se hace patente porque coincide el criterio de valoracin econmica, con el criterio de rotacin fsica de los artculos. Sabemos ya, que los productos con los que se va a trabajar normalmente oscilan de precio, si no en cada entrada, si al cabo de varias de ellas. Unas veces la alteracin es altamente patente (oscilaciones del precio del marisco y pescado en fechas navideas), y otras no tanto. Por lo tanto, y en base a sus precios, tendremos en el almacn varias partidas de un mismo artculo. Cuando se va a efectuar alguna salida para suministrar a un departamento, puede que haya suficiente cantidad de ese producto a un precio determinado, pero puede que no sea suficiente, y haya que mezclar varios partidas, con sus respectivos precios distintos. Pues bien, en el primer caso no hay problema porque todas las unidades que salen, irn valoradas econmicamente al mismo precio, que en este sistema es el precio al que fueron adquiridas. El problema se plantea en el segundo caso, cuando hay que mezclar varios precios, y la solucin en este caso es ir valorando los artculos que salen por orden cronolgico de entrada, y as utilizar las partidas con los diversos precios que sean necesarias para completar el pedido. Ejemplo: Supongamos. Entradas de botellas de vino tinto: 22 de octubre, 10 unidades a 1/ un. 25 de octubre, 5 unidades a 0.95 /un. 30 de octubre, 4 unidades a 0.96 /un. Salidas de botellas de vino tinto: 1 de noviembre, 14 unidades. 3 de noviembre, 3 unidades.

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El precio al que sern valoradas las primeras unidades, como la partida inicial no tiene suficientes, ser el siguiente: 10 unidades a 1/un. 4 unidades a 0.95 /un. As tenemos las 14 que nos solicitaron. El precio de valoracin de las segundas salidas quedar de la manera siguiente: 1 unidad a 0.95 /un. 2 unidades a 0.96 /un. De esta manera logramos valorar econmicamente las 3 unidades que nos pidieron.

Este sistema es vlido para economatos pequeos de ritmo rpido, o en aquellos que los precios de las materias primas tienen escasa repercusin sobre los p.v.p.

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PRECIO MEDIO PONDERADO.

Posiblemente sea el sistema ms real a la hora de informarnos sobre los precios de las materias que salen o que tenemos almacenadas. Es conveniente utilizarlo cuando se trabaja con varios proveedores del mismo producto, para de esta manera se amortigua la diferencia de precios y por consiguiente, la inflacin.

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En este sistema cada vez que se origina una entrada se hace necesario volver a calcular el precio de valoracin. Est relacionado con el anterior, pero es ms complejo y fiable, porque adems de contar con los precios de entrada, se ponderan con las cantidades, de tal modo que cada precio de entrada, tenga su reflejo de manera proporcional en el nuevo precio resultante. La frmula de clculo de los nuevos precios es: P.M.P. = ( P1 * Q1) + ( P2 * Q2) + ( P3 * Q3) +... / Sumatorio de Q

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Ejemplo:

Supongamos: Entradas de botellas de vino tinto: 22 de octubre, 10 unidades a 1 /un. 25 de octubre, 5 unidades a 0.95 /un. 30 de octubre, 4 unidades a 0.96/un. Salidas de botellas de vino tinto: 27 de octubre 3 unidades. 1 de noviembre, 14 unidades. 3 de noviembre, 3 unidades. El precio al que sern valoradas las primeras unidades que salen y las que quedan almacenadas, ser el siguiente: P.M.P. = (10 un. * 1 ) + (5 un. * 0.95) / 15 un. P.M.P. = (10 + 4.75) / 15

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P.M.P. = 0.983 . El precio de valoracin de las segundas salidas quedar de la manera siguiente: En primer lugar hay que volver a calcular el precio porque hemos tenido una nueva entrada: 12 unidades que haba en el almacn, multiplicadas por el precio de valoracin 0.983 , a lo que habr que aadir la cantidad entrante (4 unidades) a su correspondiente precio (0.96 ). P.M.P. = (12 * 0.983) + (4 * 0.96 ) / 16 P.M.P. = (11.796+3.84) / 16 P.M.P. = 0.977/un Las 14 unidades sacadas en la segunda remesa irn valoradas al precio recin calculado. Por ltimo, la tercera salida de mercanca se valorar al mismo precio (0.977 ), puesto que no ha habido ninguna fluctuacin en los precios, ya que no se ha producido ninguna entrada a posteriori.

*El restaurante el Mejilln Chungal, realiza su ficha de control de producto del mes de enero. Son latas de ajos en conserva con salsa de pimienta. Las existencias iniciales, que fueron las finales del ejercicio anterior, son 220 latas, y estn valoradas a 2.87 cada una. Los movimientos y fluctuaciones son: El da 2 de enero se compra una remesa de 120 latas a 2.90 cada una. El da 5 de enero se sirve al departamento de cocina un pedido de 15 latas. El da 12 de enero, hay que entregar al departamento de Bar 20 latas para que haga unos entremeses. El da 15 del mismo mes, adquirimos una partida de 18 latas a 2.82 cada unidad.

Lo que se pide es calcular el precio de valoracin de las salidas, y la valoracin de las existencias finales. PMP

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EXISTENCIAS FINALES: 929.16

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FIFO

EXISTENCIAS FINALES: 929.71 Antes de acabar con el ejemplo, y el tema de la valoracin de las existencias, hacer una ltima observacin y es que dependiendo del sistema utilizado habr diferencias en la valoracin econmica: PMP FIFO

929.16

929.71

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3.- BIBLIOGRAFA.

ALONSO LVAREZ, EMILIO. OFERTAS GASTRONMICAS Y SISTEMAS DE APROVISIONAMIENTO. CARBONELL CARQUS, OSCAR PREELABORACIN Y CONSERVACIN DE LOS ALIMENTOS.

CERRA CULEBRAS, JAVIER Y OTROS. ED SNTESIS. GESTIN DE PRODUCCIN DE ALOJAMIENTOS Y RESTAURACIN.

DORADO, JOS ANTONIO. ED SNTESIS. ORGANIZACIN Y CONTROL DE EMPRESAS EN HOSTELERA Y TURISMO. GALLEGO, JESS FELIPE. ED PARANINFO. GESTIN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA HOTELES, BARES Y RESTAURANTES. GARCA BERMEJO, NGEL Y OTROS. ED. MC GRAW GASTRONMICAS Y SISTEMAS DE APROVISIONAMIENTO. HILL. OFERTAS

MESTRES SOLER, JUAN R. ED GESTIN 2000. TCNICAS DE GESTIN Y DIRECCIN HOTELERA. OJUGO, CLEMENT. ED PARANINFO. CONTROL DE COSTES EN RESTAURACIN.

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