Recomendaciones para implantar adecuadamente un software ERP en Nahi Industrias.

Por :Ciro Larrazabal De la Via En este tiempo de grandes avances tecnolgicos y desarrollo de sistemas que administran contenidos (informacin) muchas empresas asumen que tener un ERP (Enterprise resource planing) es sinnimo de tecnologa, innovacin , solucin integral, eficiencia, optimizacin y reduccin de costos; en muchos casos no se logra nada de lo anterior y en los casos en los que la meta se alcanza el camino es arduo y generalmente con costos superiores a los estimados . El ERP es un sistema integral que tiene como funcin centralizar , la informacin de todos los recursos de la empresa para una planificacin eficiente. Los sistemas ERP contribuyen en gran medida a la gestin del negocio, son una poderosa herramienta para la correcta toma de decisiones. Adems de que estn diseados para redefinir y automatizar la mayora de los procesos. Estos sistemas poseen los atributos para elevar la competitividad de la empresa llevando su desempeo a nuevos niveles de desarrollo. Teniendo esto en mente se debe entender que un sistema de estas caractersticas no se implanta para conseguir pequeas mejoras sino mas bien cambios radicales en la capacidad de produccin y gestion, lo que nos lleva a la seria tarea de analizar el costo beneficio de una inversin de esta magnitud . Debemos tener certeza de que nuestro mercado actual no esta saturado y que adems tiene una tendencia a duplicarse o a crecer exponencialmente. la implementacin de un sistema ERP, no es simple, no es sencilla, no es solamente un tpico de paquetes computacionales (software). Un grave error en la actualidad sucede cuando las empresas adquieren un ERP-de cajn, el cual se implementa para sustituir el sistema actual, sin redefinir la forma de trabajar; al final de un ao, siguen trabajando de la misma manera, con los mismos tiempos de operacin, con los mismos recursos y con los mismos errores. Un sistema ERP debe por regla convertirse en un beneficio tangible: rentabilidad, capacidad para hacer ms con menos. Los sistemas ERP generan un cambio organizacional, un cambio en la cultura de trabajo, un cambio en la forma de hacer las cosas, el cual requiere de planeacin, atencin, definicin y una correcta implementacin.

Que es relevante? Los Procesos y Procedimientos se relacionan directamente con la forma en que hacemos las cosas. Si la razn para la implementacin de un ERP es obtener mejores resultados, automatizar actividades, optimizar recursos, poder tomar mejores decisiones debemos de comenzar por redefinir nuestros procesos y transacciones. Seguir haciendo las cosas de la misma manera, siempre dara los mismos

resultados. Es por eso importante, identificar nuestro mejor proceso antes de implementar un sistema ERP, por que lo que se quiere que el ERP se adecue a las necesidades de la empresa y no la empresa acoplarse a las funciones de un sistema. (definir la mejor forma de trabajo no es competencia de un paquete , sino del administrador de la gestin) Aunque tengamos el mejor ERP del mundo, si los procesos no se remodelan, seguirn siendo igual de eficientes o ineficientes como lo eran hasta el momento de la implantacin y entonces, la implantacin del ERP tendr bajo o nulo impacto en la eficacia y eficiencia. Es recomendable recurrir a un tercero para la implementacin del sistema, difcilmente la operacin da a da de nuestro negocio nos permite dar un paso atrs para analizar, proponer y ejecutar actividades ajenas a la operacin.(otra opcin es formar un equipo interno teniendo en cuenta que descuidara sus tareas habituales en gran medida.) Debemos de implementar un sistema ERP de manera planeada, ordenada e inteligente. Esto implica que se lo considere como un proceso mas, dentro de una gestin de cambio organizacional que contempla todos los aspectos de la empresa (operacin, gestin, transacciones, recursos)Fase I Proceso para la implementacin de un ERP 1. Levantamiento y estudio de los procesos del negocio ,el anlisis previo para definir los objetivos del proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades concretas de la organizacin, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que supondr la implantacin del ERP. 2. Identificar las necesidades de la empresa (actuales y en un futuro) Obviamente, la gestin del cambio es un elemento clave. Por ello, el correcto anlisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos desde el primer momento de la implantacin es clave para conseguir buenos resultados con el proyecto. Adems, se debe definir exactamente que se va a obtener cada una de las personas de la organizacin con la implantacin y definir un plan de comunicacin para "vender" el proyecto a todas las personas de la organizacin. 3. Alinear la capacidad del equipo con la capacidad de operacin del sistema (Estudio de compatibilidad)

4. Definir el equipo de implementacin

5. Desarrollo del cronograma a detalle con actividades, responsable y tiempos de entrega 6. Levantamiento y estudio de la informacin que manejan los procesos del negocio

7. Alinear los procesos del negocio a los procesos del sistema 8. Identificar las necesidades para la importacin de datos de los sistemas anteriores

9. Desarrollar las interfaces para la comunicacin con otras aplicaciones o sistemas 10. Parametrizar el sistema ERP

11. Desarrollar el material de apoyo para cada usuario buscando transferir el conocimiento del sistema 12. Definir y ejecutar pruebas al sistema, pruebas integrales

13. Establecer fecha para comenzar a operar el sistema ERP 14. Definir reportes para asegurar que al momento de operar, el sistema funcione correctamente

15. Capacitar al personal involucrado en la implementacin del sistema 16. Comenzar a operar el sistema ERP

17. Ajustar y modificar pequeos detalles de operacin

(finalmente se sugiere realizar un prueba de produccin real a baja escala para determinar una lnea base sobre la cual realizar mejoras y sirva tambin como unidad de medida en la planificacin)