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ACCIONES DE PROTOCOLO. 1. INVITACIONES.

La invitacin puede hacerse a travs de: - Tarjetas: deben contener los datos bsicos: quien invita, a quien, a qu, cundo y dnde. El agradecimiento por la asistencia y los telfonos para las confirmaciones. Deben ser enviadas por lo menos 15 das como mnimo antes del acto. - Oficios: As se enven tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas personalidades, a quien se debe sustentar la importancia de la ceremonia. - Conformaciones: es necesario asignar a alguien, pero es siempre una labor de equipo. Fundamenta para las precedencias, es aconsejable no buscar confirmaciones de todos los invitados, sino principalmente de aquellos que ocuparn lugares importantes. - Directorio y actualizaciones: es muy importante contar con un directorio en permanente actualizacin para que sirva de insumo antes que se empiece a elaborar los sobres y tarjetas. AL PRESIDENTE DE LA REPBLICA Y OTRAS AUTORIDADES. Si se desea invitar al Presidente de la Repblica, Presidente del Congreso de la Repblica, Ministros de Estado u otras autoridades con igual jerarqua, la invitacin debe ser cursada por una autoridad de igual jerarqua. Las autoridades locales o regionales pueden ser invitadas por el Director General de la Institucin. A los dems invitados, se les enviar una tarjeta de invitacin, observando cuidadosamente su redaccin y el adecuado uso de escudos, logos y colocando el telfono correspondiente para la confirmacin. El tiempo de despacho previo de una invitacin es de siete das hbiles como mnimo y 15 como mximo. 3. REGALOS INSTITUCIONALES. Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboracin de algn funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio y reconocimiento. Cuando se trata de obsequiar, existen diversas alternativas: a. Artculos de artesana. De ser el caso, procurar no adquirir productos que signifiquen un molesta al agasajado para el traslado a su pas de origen (volumen, fragilidad del obsequio, etc.). b. Adornos en general.

Si la artesana no es una opcin, dependiendo del nivel y rango de la autoridad agasajada, se puede adquirir diversos adornos y/o tiles de oficina (relojes de mesa, cortadores de papel, portalpiceros, etc), generalmente de plata Ecuadorana. c. Obras de arte. Adquirir pinturas, tejidos, esculturas pequeas con motivos Ecuadoranos. e. Publicaciones de la propia institucin. f. Recuerdos institucionales. Solapines, medallas. g. Flores. Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar si vendr acompaado por su esposa, si fuera el caso, para prever la entrega de flores de bienvenida. johana

4. LAS PRESENTACIONES. La presentacin es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocan previamente. A la hora de las presentaciones deberemos tener presente que "el de menos siempre ser presentado al de ms": - El de menor rango ser presentado al de mayor rango. - El de menos edad ser presentado al de ms edad. - En igualdad de condiciones, el soltero ser presentado al casado. - En igualdad de condiciones, el hombre ser presentado a la mujer.

Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma: "El Seor y la Seora Campos", nunca "el Seor Campos y su esposa". El esposo por su parte presenta as: "Mi esposa ..." nunca "mi seora". Si vamos a presentar a un visitante, lo correcto es decir seor o doctor (apellido del visitante) le presento a la Directora de......., Lic. (apellido) no la Lic. Rosa o la Dra. Jimena. 5. RECEPCIN CONDUCCIN Y ATENCIN DE INVITADOS.

La ubicacin de los invitados se har de acuerdo al orden de precedencia. Si se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un nmero impar de personas, conformado por las autoridades de mxima jerarqua que participen en ese acto. El ordenamiento de las dems autoridades se establece alternndose de derecha a izquierda de mayor a menor jerarqua (Se entiendo como derecha a aquella de la autoridad que preside la reunin). La alternancia, se observa tambin en las primeras filas. (No es recomendable ponerle rtulos con el nombre de la persona invitada a las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la participacin del funcionario o autoridad. Es ms recomendable colocar rtulos de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales). Sin embargo, siempre debe contarse con un plano de distribucin de los espacios preferentes, que pueda ayudar a este fin. a. Prever la recepcin con postas, en caso que las distancias entre puerta del local y puerta del Saln de la ceremonia sean excesivas para un solo equipo. b. Una funcin central del equipo de recepcin, adems de la correcta atencin al invitado, es la de "Capturar" sus nombre y cargo y transmitirlo correctamente a los responsables en el Saln, de modo que tanto quienes ubican invitados otorguen un adecuado tratamiento, cuanto los oradores correspondientes obtengan la informacin para las menciones. c. En este rubro, hay que considerar la recepcin y despedida, ya sea en el lugar donde se desarrolla el acto o en el aeropuerto, de los invitados especiales. Esto involucra desde las gestiones ante las autoridades correspondientes (Protocolo del aeropuerto) hasta aspectos administrativos del servicio (personal, transporte, carteles de identificacin, etc.).

norma

7. MAESTRO DE CEREMONIAS (M. C.). Antiguamente el Maestro de Ceremonias, era una especie de intermediario entre los reyes y el pueblo. Estaba en contacto diario con el rey transmitindole las necesidades de la gente, a la que mantena informada despus, de las decisiones tomadas por el rey. En la mayora de las reuniones de importancia, plenarias festivas, eventos, est, adems de la persona que preside, el Maestro de Ceremonia, en este caso deber ocupar un lugar cerca del atril desde donde dirigir la misma. El M.C. debe elaborar un guin el que guiar el desarrollo de la ceremonia, y deber ceirse a la exclusiva lectura, no es adecuado que improvise, comente o que haga de orador.

El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecunime y muy formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y solo realizar lo necesario durante la misma, salvo que se le haya pedido en un inicio que realice comentarios luego de cada intervencin deber evitar hacerlos. Si debe comentar, deber prestar atencin de las ponencias y hacer una sntesis muy breve resaltando lo principal de cada expositor. Recordemos que el Maestro de ceremonias no es el centro de atencin de la actividad sino un facilitador que hace que las acciones sucedan en un orden lgico y sin contratiempos, por lo que su participacin deber ser imperceptible. Si hablamos del Maestro de Ceremonias debemos hablar de su herramienta fundamental como es el GUIN. ORDEN DE PRECEDENCIA. Ejemplo de Sesin Solemne del ministerio de salud: - MINISTRO DE SALUD. - VICEMINISTRO DE SALUD. - SRES. EX MINISTROS DE SALUD QUE ME HONRAN CON SU PRESENCIA. - SRS. CONGRESISTAS DE LA REPBLICA. - SRS. VICEMINISTROS DE SALUD. - SEORES REPRESENTANTES DEL COLEGIO MDICO DEL ECUADOR. - SEORES AUTORIDADES DE ESSALUD. - SEORES REPRESENTANTES DE LAS SANIDADES DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLICIALES. - SEORES REPRESENTANTES DE ORGANISMOS Y AGENCIAS DE COOPERACIN DE SALUD. - SEORES REPRESENTANTES DE LAS ACADEMIAS NACIONALES DE MEDICINA. - SEORES MIEMBROS DEL CONSEJO NACIONAL DE SALUD. - SEORES AUTORIDADES DE LAS UNIVERSIDADES DEL PAS. - SEORES JEFES DE ORGANISMOS PBLICOS DESCENTRALIZADOS, DIRECTORES DE DISAS, INSTITUTOS ESPECIALIZADOS Y HOSPITALES DE LIMA Y CALLAO.

- REPRESENTANTES DE LA FEDERACIN MEDICA ECUADORANA, ASOCIACIN NACIONAL DE MEDICOS DEL MINISTERIO DE SALUD Y DE ESSALUD. - REPRESENTANTES DE LA FENUTSSA, GREMIOS Y SUTAC PRONIEM, DIGESA Y DIGEMID. - TRABAJADORES DEL MINISTERIO DE SALUD. - AMIGOS Y AMIGAS.

E. POST-EVENTOS Post-Evento. Al concluir el evento, deber llevarse a cabo una serie de trabajos que permitirn dar por terminado el acontecimiento tales como: 1. Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolucin. 2. Recoger objetos perdidos que puedan ser reclamados. 3. Recopilar los documentos sobrantes. 4. Enviar cartas de agradecimientos. 5. Editar discursos, puntos de discusiones, informe final, acta final y otros. 6. Preparar lista definitiva de participantes con datos institucionales y personales. 7. Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores. El cierre financiero de las actividades en cualquier entidad, debe hacerse en forma cuidadosa y detallada, ya que supone la presentacin del informe del evento. Si hacemos el evento privadamente, debemos saldar deudas y efectuar todos los pagos que hayan quedado pendientes. Es importante establecer el costo final del evento. Evaluacin: Evaluar el evento implica una doble finalidad. 1. Mejorar la calidad de los eventos. 2. Suministrar datos que permitan una mejor preparacin y administracin de los futuros eventos. As se tienen las siguientes comisiones:

1. Comisin de Logstica. Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecucin del evento. Segn la especificidad de las tareas a ejecutar se puede clasificar en actividades o subcomisiones de: Subcomisiones de: - transporte. - alimentacin. - alojamiento. - secretara. - apoyo tcnico-acadmico. - apoyo tcnico-audiovisual. - apoyo de servicios generales. La subcomisin de apoyo tcnico-audiovisual se centra en coordinar todo lo relacionado con sonido, grabacin, filmaciones, fotografas y equipos necesarios para la presentacin de trabajos tales como retroproyector, pantalla, data show, entre otros. La subcomisin de apoyo de servicios generales se encarga de coordinar lo referente a los servicios de iluminacin, telfono, ventilacin y electricidad, del local o auditorio donde tendr lugar el evento, su sealizacin, adecuacin, seguridad y vigilancia, ambientacin la provisin o suministro de materiales, en general, necesarios para realizar el evento, servicio de reproduccin, manejo de computadoras, entre otros.

2. La comisin de Relaciones Pblicas y Protocolo atiende bsicamente todas aquellas actividades que abarca la promocin y difusin del evento, las relaciones interinstitucionales que derivan de ejecucin, la organizacin y realizacin de recepciones o actividades sociales y del ceremonial de los actos del evento en atencin a normas protocolares, que permitan proyectar adecuadamente la imagen de la institucin. Al igual que para los otros entes de la Comisin Organizadora, ms adelante se ofrece informacin detallada. 3. La Comisin de Finanzas centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a las actividades administrativas y financieras del evento, al presupuesto, su elaboracin y ejecucin. En algunas oportunidades las actividades financieras son de competencia directa del Coordinador General. No obstante, si el evento implica un presupuesto muy elevado,

diversidad de gastos y gestiones es recomendable nombrar un coordinador exclusivamente designado para estas funciones. 4. La Comisin Cultural es la encargada de elaborar y ejecutar el Programa Cultural Recreativo, Turstico y de Exhibicin que se acuerde realizar para el evento. Cualquiera que sea la actividad (congreso, seminario, graduacin, condecoracin, encuentro deportivo), las instituciones acostumbran organizar programas culturales que permitan proyectar las agrupaciones artsticas de la institucin, de la regin o del pas segn sea la necesidad, como medios para el descanso y la recreacin de los participantes y como recurso para el afianzamiento de valores y de proyecciones de la identidad cultural. F. DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS. Para ofrecer un discurso en alguna actividad o ceremonia ste debe prepararse con anterioridad. Para saber que decir se debe conocer el tipo de acto en el que se va a intervenir y conocer que personas conforman el auditorio. Todos estos factores condicionan el discurso o conferencia. Fernanda

USO DE SMBOLOS PATRIOS. El estandarte nacional y de la institucin, debern estar presentes en todas las ceremonias oficiales que organice la institucin. Si son ceremonias internas slo estar el Estandarte Nacional y el de la institucin. Es importante observar algunas normas: 1. Los estandartes nunca pueden ser de diferente tamao. 2. Si en la ceremonia o acto se ha previsto la colocacin de los estandartes nacional e institucional, ya no se hace necesario la ubicacin de banderitas de mesa. 3. El Himno Nacional ser interpretado nicamente en los actos solemnes: celebracin del aniversario institucional, aniversario patrio, presencia del Presidente de la Repblica, Ministros de Estado y al comienzo de ceremonias de carcter nacional o internacional. 4. En el caso de las actividades acadmicas se deber considerar nicamente los banderines de mesa. 5. Se debe procurar tener la versin oficial del Himno Nacional 6. Los estandartes nunca deben estar cubiertos por plsticos durante las ceremonias. En el momento de los discursos la regla general suele ser de menor a mayor. Empiezan a hablar los invitados de menor rango, para terminar el de mayor rango, aunque se puede variar el orden por diversas razones de organizacin.

Al momento de dirigir un discurso se debe tener en cuenta los siguientes consejos: - No trate de mencionar a todo el mundo, siempre podra olvidarse de alguien. - No intente dirigir un discurso en un idioma que no domine. - Limite el saludo al invitado de honor o al anfitrin. - Cuidado con extenderse demasiado en su discurso, tampoco se vaya al extremo siendo demasiado breve. - Si acude a un acto en el que pueda ser invitado a dirigir unas palabras al auditorio, no est de ms llevarse unas palabritas apuntadas. - Evite, a no ser que sea un orador excelente, el discurso hablado y opte por el discurso ledo. Es ms seguro y no le traicionar la memoria. - Si es de los ltimos en hablar, trate de ser ms breve y ameno que el resto. La audiencia est ms cansada y distrada que al principio y muchas de las cosas ya estn dichas. - Comn para todos los discursos: sea breve, claro y ameno. Jenny F

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