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Den Auendienstmitarbeitern stehen mit dem Zire alle der Initiative verfgbaren Informationen, wie Adressen, Telefonnummern und

Datenbankeintrge jederzeit zur Verfgung Ralf Lippold, Palm Projektmanager der Initiative Hilfe fr Dresden - Brger helfen Brgern

Branche ffentliche Verwaltung Lsungen Syncronisierung mehrerer Palms innerhalb einerbegrenzten Nutzergruppe (mit Infoaustausch zwischen den Nutzern) Verfgbarkeit von Informationen auerhalb des Bros Nutzung von Papierokumenten als eBook Kernpunkte der Lsung Adresssyncronisierung (ber mehrere Nutzer) Terminplanung IT-Architektur Palm Handhelds Zire (8 Stck) PalmOS 4.1 PC unter Windows NT, Windows 2000 integriert in DV-Netzwerk der Landeshauptstadt Dresden Syncronisation mit Groupsync (http://www.groupsync.co.uk) Aufgabe Die Initiative Hilfe fr Dresden - Brger helfen Brgern ist seit der Hochwasserkatastrophe 2002 aktiv und koordiniert freiwillige Hilfsgesuche und -angebote zur Beseitigung der Flutschden. Im Rahmen eines ABM-Projekts war diese Ttigkeit bis Ende Dezember 2002 auf ein Callcenter mit 15 Mitarbeitern und das telefonische Vermitteln beschrnkt. Mit Beginn des Jahres 2003 ist das Projekt qualitativ aufgewertet worden in Form eines Auendienstes -durch 5 Mitarbeiter-, der die Aufgabe hat, konkrete Hilfe durch persnliche Gesprche mit Betroffenen festzustellen und die hierfr erforderliche Hilfe zu koordinieren. Die Aufgaben werden in enger Zusammenarbeit mit den zustndigen mtern der Landeshauptstadt Dresden durchgefhrt. Um Doppelarbeiten zu vermeiden und Informationen aktuell verfgbar zu haben besteht die Notwendigkeit, die bisher genutzten Dokumente und Adresslisten regelmig auszutauschen bzw. zu ergnzen, um einen fr alle Mitarbeiter identischen Informationsstand zur Verfgung zu haben.

Eine Lsung musste gefunden werden, die Papierkosten und den damit verbundenen Aktualisierungsaufwand mglichst gering hahlt, so dass den Mitarbeitern mehr Zeit fr die wichtige Beratung von Hochwasseropfern zur Verfgung steht.. Lsung Die Initiative Hilfe fr Dresden - Brger helfen Brgern hat in Zusammenarbeit mit Palm Germany GmbH 8 Palm Handhelds (Zire) in die tgliche Arbeit integriert. Eine separate Softwarelsung war hierfr nicht erforderlich. Den Mitarbeitern ist es nun mglich -auch abseits der PC- off-line auf alle relevanten Daten zugreifen zu knnen, die fr die Koordinierungsaufgaben erforderlich sind. Die individuelle Fhrung von Papier-Timern durch die Mitarbeiter ist durch die Nutzung des integrierten Kalenders ebenfalls ersetzt worden. Der Abgleich der einzelnen Palm Handhelds geschieht mittels der Group-Software Groupsync, mit deren Hilfe alle arbeitsrelevanten Adressen in einer Masterdatenbank verwaltet werden. Darber hinaus ist es mglich, die zeitliche Planung und der Einsatz der Auendienstmitarbeiter mittels dieses Programm zentral an einem PC durch den Teamleiter vornehmen zu knnen. Durch die Nutzung der Freeware CSpotRun ist es mglich in txt.Format konvertierte WordDokumente und andere hochwasserrelevante Dokumente auf den mit relativ geringem Speicher ausgestatteten Zires abzulegen und fr die tgliche Arbeit zu nutzen. Auf ihren Auendiensteinstzen knnen die Mitarbeiter sich mittels der Merkzettelfunktion Notizen zu den einzelnen Besuchen machen und diese knnen nach Rckkehr ins Bro auf dem PC entsprechend weiterverarbeitet werden. Lean Thinking - Qualittssprung Durch die Nutzung der Palm Handhelds entflt ein groer Teil der fr die Administration erforderlichen Zeit und Manpower, da Adressen, Termine und Dokumente zentral erstellt und verwaltet werden. Informationen zu Adressen und innerhalb von Dokumenten knnen schnell mittels Suchfunktionen (Adressen mit Hilfe von FindHack 3.8.1;Suche innerhalb von Dokumentene in CspotRun) aufgefunden werden - das bliche Blttern im Timer oder in Listen entfllt.

Telefonnummern und Visitenkarten von Ansprechpartnern knnen ber die Infrarot-Schnittstelle problemlos auf den Zire -oder anderen Handhelds- und zurck (z.B. von Handys oder Handhelds) bertragen werden, d.h. eine manuellel Eingabentfllt und e.Der Zire bietet eine All-in-one Lsung und ermglicht die Einbindung in Groupware-Lsungen wie Lotus Notes und Outlook). Durch die Integration mehrerer Applikationen in einem Gert und den verringerten manuellen -teilweise mehrfachen- Dateneingabeaufwand wird den Mitarbeitern die Konzentration auf die wesentlichen auszufhrenden Aufgaben erleichtert. Die Nutzung von Palm Handhelds innerhalb ffentlicher Verwaltungen