Auditoras Integradas

Gestin de Calidad y Procesos

Fecha: 26 de Noviembre de 2.009

ndice
Auditoras Integradas
Definiciones Ventajas e inconvenientes Focalizacin

Planificacin
Elaboracin

Desarrollo
Realizacin de la Auditora Informes

Auditoras Integradas

Auditoras Auditoras Internas Auditoras Internas Auditoras Externas Auditoras Externas Auditoras primera parte, Auditoras primera parte, segunda parte, segunda parte, Auditoras Conjuntas Auditoras Conjuntas Auditoras Combinadas Auditoras Combinadas

Auditoras
Definiciones UNE-EN-ISO 19011
Auditora
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. Se realizan por o en el nombre de la organizacin para la revisin por la direccin y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una auto-declaracin de conformidad de una organizacin. Cuando se auditan juntos un sistema de gestin de la calidad y un sistema de gestin ambiental. Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar a un nico auditado. Extensin y lmites de la auditora. (Descripcin de ubicaciones, unidades de la organizacin, actividades y procesos, y periodo de tiempo cubierto)

Auditora interna Auditora combinada Auditora conjunta Alcance de Auditora

Sistemas de Gestin
Definiciones UNE 66177
Sistema de Gestin: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos (Puede incluir diversos sistemas de gestin) (UNE-EN-ISO 9000:2005) Integracin Accin y efecto de aunar, dos o ms polticas, conceptos, corrientes, etc., divergentes entre s, fusionndolos en una sola que las sintetice Gestin Integrada Parte de la gestin general de la organizacin que determina y aplica la poltica integrada de gestin. Surge de la integracin de las gestiones de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo. Sistema Integrado de Gestin Conjunto formado por la estructura de la organizacin, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestin integrada de los sistemas.

Auditoras Integradas
Sistema Integrado de Gestin Conjunto formado por la estructura de la organizacin, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestin integrada de los sistemas Auditora Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora

Auditora Combinada Calidad Medio Ambiente PRL

Auditora Integrada Proceso sistemtico, independiente y documentado de un sistema integrado de gestin de calidad, medio ambiente y prevencin de riesgos laborales, para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora

Auditoras Integradas
Ventajas
Posibilidad de realizar un anlisis global de los hechos y resultados en la misma auditora por las propias caractersticas del sistema integrado de gestin: Una poltica comn Mayora de procesos y documentos comunes a los tres sistemas, con fcil identificacin de los procesos y documentos especficos. Metodologa y herramientas comunes a los tres sistemas. Posibilidad de realizar un anlisis global de los hechos y resultados en la misma auditora. Menor nmero de interlocutores por la integracin en los procesos de negocio. Facilidad para verificar el nivel de despliegue de indicadores por niveles de la Organizacin. .
8

Auditoras Integradas
Inconvenientes
Mayor tiempo de preparacin de la auditora: Definicin del alcance de la auditora Conocimiento del negocio/actividad y sus procesos. Conocimiento legislacin seguridad y salud laboral, legislacin ambiental Mayor nivel de exigencia al equipo auditor para aportar informacin a la direccin respecto al nivel de madurez de la organizacin, eficacia, eficiencia y riesgo de los procesos. Mayor esfuerzo del equipo auditor para identificar evidencias y evaluar hallazgos durante la realizacin de la auditora Necesidad de que el equipo auditor realice la auditora con una visin a procesos .

Auditoras Integradas
Focalizacin

10

Auditoras Integradas

Responsabilidades de la Direccin

Gestin de Poltica y Objetivos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Planificacin del Sistema Integrado de Gestin Revisin del Sistema Integrado de Gestin Gestin de la mejora y el cambio Anlisis de la informacin y su gestin Adecuacin del sistema para alcanzar los objetivos Identificacin y gestin de los recursos.

11

Auditoras Integradas

Medicin, anlisis y mejora

Seguimiento y medicin: Evaluacin de la satisfaccin del cliente Realizacin de auditoras integradas Seguimiento y medicin de los procesos Seguimiento y medicin ambiental Evaluacin de riesgos, seguimiento y medicin de seguridad y salud en el trabajo Datos del proceso y su cumplimiento Control del producto no conforme: Gestin de productos no conformes y tratamiento de no conformidades Gestin de las quejas y reclamaciones de los clientes. Gestin de acciones correctivas, preventivas y de mejora

12

Auditoras Integradas

Prestacin del servicio

Identificacin de requisitos de las partes interesadas internas y externas Planificacin, realizacin, gestin y medicin del proceso Utilizacin de las herramientas del sistema Identificacin y gestin del riesgo Aplicacin de polticas Relacin con el cliente: Requisitos del servicio, plazos, calidad, etc. Atencin al cliente, reclamaciones, etc.

13

Auditoras Integradas

Sistema de Gestin

Planes de Emergencia: Comunicacin Interna: Proceso de comunicacin Responsabilidad de la Direccin Sistema Integrado de Gestin Gestin de los Recursos: Formacin y capacitacin del personal Determinacin de los recursos Determinacin y gestin del ambiente de trabajo Mantenimiento de equipos

Otros procesos de apoyo: Evaluacin de proveedores y contratistas Control y seguimiento de los dispositivos de seguimiento y medicin
14

Planificacin

15

Planificacin
Programa anual
Elementos de entrada
Identificacin de alcances / procesos certificados y tipo de certificacin. Legislacin del pas, regin, provincia, municipio, otras. Resultados auditoras realizadas Necesidades del negocio Revisin y ajustes del Programa Anual de Auditoras Disponibilidad de recursos .

16

Planificacin
Programa anual (ejemplo)
Cuadre necesidades Valoracin recursos necesarios Alcances Elaboracin programa Agendan Auditoras Ejecucin Auditora Preparacin plan comunicacin (Interna / Externa) Aprobacin Programa Auditora Elaboracin Plan

Propuesta de fechas de auditora ms convenientes actividad

Negocio

Responsable Programa Auditoras

Negocios Certificadora

Responsable Programa Auditoras

Interlocutores Responsables

Planes Auditora

Auditores disponibles Cambios en legislacin o alcance. Otra informacin Requisitos Objetivos Resultados

Validacin Programa Registro Revisin Registro Revisin

Registro Informe

Revisin programa

17 17

Planificacin
Programa anual
Elementos de salida
Programa anual de auditoras. Objeto Alcances de auditora Criterios de auditora (generales y parciales por alcance si es preciso) Documentos de referencia Calendario con fechas previstas Plan de comunicacin. Publicacin y comunicacin del Programa Anual de Auditoras Determinacin indicadores de cumplimiento y fechas de seguimiento .

18

Desarrollo

19

Desarrollo de la Auditora
Fases

20

Desarrollo de la Auditora

F0

Recopilacin de la documentacin del Sistema

Al menos, una semana antes de iniciarse la auditora se mantendr una reunin del equipo de auditores internos con los responsables de calidad, medio ambiente y prevencin de riesgos laborales del negocio para recopilar la documentacin que se va a analizar. Documentacin y registros del sistema integrado, legislacin laboral, ambiental en los distintos niveles de proceso, seguimiento de objetivos e indicadores, informacin de accidentes, incidentes, no conformidades, etc. Adems de la documentacin propia del Sistema de Gestin se podrn revisar otros informes de gestin del negocio en el que aparezcan indicadores de negocio y que se utilicen de forma recurrente. Tambin se requerir una estimacin del personal con dedicacin total o parcial a la gestin del Sistema.
21

Desarrollo de la Auditora

F1

Entrevista con la Direccin

La auditora se iniciar con una entrevista con el Director responsable del proceso para conocer su valoracin sobre los puntos definidos en el anlisis, as como sus sugerencias para mejorar el Sistema. Se comentar el resultado de los objetivos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo del ao anterior y el despliegue de los objetivos del ao en curso.

22

Desarrollo de la Auditora

F2

Auditora de Gestin y Operaciones

La auditora interna se realizar con un doble enfoque: Asegurar el mantenimiento de la certificacin en la auditora externa. Realizar un diagnostico del Sistema Integrado de Gestin de Calidad Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales siguiendo el esquema expuesto en el apartado anterior.

23

Desarrollo de la Auditora

F3

Informe de Auditora

El informe de auditora interna se realizar con el formato establecido en el que se sealarn las no conformidades, las observaciones y las oportunidades de mejora para dar respuestas a los requisitos ISO, los legales, ambientales, los de la propia organizacin. El informe deber mostrar las conclusiones del diagnstico realizado, valoracin del nivel de riesgo y las propuestas de mejora para incorporar en el sistema.

24

Desarrollo de la Auditora
(ejemplo desarrollo por fases)
Planificacin, Ejecucin y Seguimiento de Auditoras
Secuencia Actividades
3 -5 SEM. 2 3 SEM.
FASE 0

Unidad Responsable Auditoras

1 SEM.

AUDITORA

2 SEM.

4 SEM.

FASE 0: PREPARACIN AUDITORA Envo cuestionario y propuesta calendario, objetivos, alcance y contenido Auditora y solicitud documentacin Sistema Anlisis documentacin y registros (Procedimientos, Normas, Mapa de Procesos, Indicadores, Objetivos, IRS, Proyectos de Mejora, No conformidades, Acciones Correctivas, requisitos legales, aspectos ambientales, comunicaciones, situaciones de emergencia, etc.) Confirmacin Calendario e Interlocutores FASE I: AUDITORA DIRECCIN Y UNIDADES CENTRALES Reunin Inicial Direccin General/Representante Auditora mediante entrevistas Interlocutores y Responsables Proceso Presentacin evidencias / hallazgos de Auditora (avance)

FASE I

FASE II

FASE II: AUDITORA GESTIN Y ACTIVIDADES Reunin Inicial Interlocutores Zona Auditora mediante entrevistas y verif icacin muestral registros Presentacin evidencias / hallazgos de Auditora (avance) FASE III: CIERRE AUDITORA Elaboracin y consenso borrador Inf orme Auditora a la Direccin Presentacin Inf orme Final Auditora Direccin General Registro Inf orme de Auditora Seguimiento con Interlocutor Direccin General
FASE III

25

Desarrollo
Informe de Auditora

Alcance y Objetivos

Conclusiones de Auditora

Hallazgos de auditora

Informe de auditora

Proceso de Auditora Integrada

Mejoras al Programa Anual Programa Anual

Ajuste y Mejora del Programa Anual

OPTIMIZAR PLANIFICAR

Planes de Auditora

A C
VERIFICAR

P D
EJECUTAR

Desarrollo Auditora

Seguimiento y revisin Programa Anual

Fases Informes de Auditora

27

Muchas gracias

28

Esta presentacin es propiedad del Grupo Gas Natural. Tanto su contenido temtico como diseo grfico es para uso exclusivo de su personal.

Copyright

Gas Natural SDG, S.A.

29