Combinar correspondencia Word - Excel

ltimamente estamos incidiendo en temas relacionados con la conexin de Excel con el exterior. Es decir, con la importacin y conexin de datos externos desde otras fuentes o tipos de archivo. En este caso, y animado por una consulta de una empresa, vamos a hacer lo contrario. Esto es, vero como otro programa (en este caso Microsoft Word) se relaciona con Excel mediante la utilidad "Combinar correspondencia".

Insistimos en que no es un tema propio de Excel, sino que la operativa se hace desde Word, pero dado el inters que despierta este tema entre el personal administrativo de multitud de empresas y entre profesionales, optamos por incluirlo en el Blog Tmpora Excel. "Combinar correspondencia" es una utilidad que incluye Word desde hace muchos aos (y muchas versiones) que permite generar, desde un documento-modelo creado una nica vez, un mailing a multitud de personas o empresas, sin que sea necesario escribir los nombres y direcciones de todos y cada uno de los destinatarios. Para ello, Word se conecta con Excel (tambin lo podra hacer con Outlook, por ejemplo) para leer una tabla y colocar los datos de cada registro en cada documento de carta (o etiquetas, sobres, etc.), de forma que queden dispuestos en un "bloque de direcciones" al uso. Tambin es posible aadir un "Saludo inicial" personalizado a cada destinatario:

...resultando posteriormente que si en Excel hay 200 registros, en Word obtenemos 200 pginas y cada una de ellas personalizada con un saludo, el nombre del destinatario, su direccin, etc.:

Pero vayamos a la prctica:

PASO 1
Desde Word, elegimos el tipo de documento que deseamos:

Aparentemente no ocurre nada en el caso de seleccionar Carta. Si hubieramos elegido Sobre o Etiquetas hubieramos obtenido un cuadro de dilogo para seleccionar algunas opciones, entre otras, el tamao/modelo de sobre o etiqueta:

PASO 2
Ahora debemos seleccionar los destinatarios, que en nuestro ejemplo es una tabla de Excel:

y una vez seleccionado el archivo Excel, debemos elegir la hoja donde est nuestra tabla de destinatarios:

Nuevamente, al aceptar, no ocurre aparentemente nada, pero realmente hemos conectado Word con la tabla de Excel.

PASO 3

En el siguiente paso, podemos filtrar y ordenar los registros desde Word (si no lo habamos hecho ya en Excel):

PASO 4
En este cuarto paso, debemos decidir qus es lo que queremos incluir en nuestra carta. Utilizaremos los botones del grupo "Escribir e insertar campos" de la ficha "Correspondencia". Botn Bloque de direcciones: Inserta el tpico bloque o prrafo donde figuran el nombre, apellidos, direccin, cdigo postal, ciudad, provincia, etc.

. pero como vemos anteriormente, es ms que posible que debamos adaptar la configuracin por defecto de Word a las carctersticas de nuestra tabla enExcel. Para ello, debemos hacer click en Asignar campos (ver imagen anterior) y obtener as el siguiente cuadro para poder emparejar los campos que conoce Word con los nombres de las columnas de nuestra tabla en Excel:

y hacemos click en Aceptar, consiguiendo que ahora el bloque de direcciones est ordenado y completo:

 y si volvemos a Aceptar , vemos que se ha incluido en nuestra carta la frase bloque de direcciones , que representa a toda la informacin que se vi en la ventana anterior (posteriormente, cuando acabemos el proceso, esta frase bloque de direcciones se sustituir por todos los campos):

podemos cambiarlo al lugar deseado situando el cursor antes del bloque de direcciones y presionando ENTER Y TAB.

 Botn Lnea de saludo: Inserta un saludo inicial a la carta, con la posiblidad de configurar la forma de ste. Vemos en el ejemplo siguiente, que se opta por un saludo informal:.

Botn Campo combinado: Es una opcin que nos facilita introducir, de forma individual, cualquiera de los campos de nuestra tabla en Excel en el lugar que deseemos (previamente situando el cursor en la zona deseada):

PASO 5
Llega la hora de decidir si queremos introducir alguna excepcin, comentario, etc. en nuestra correspondencia, mediante reglas diseadas por nosotros.

...por ejemplo...

y vemos el resultado...

PASO 6
Finalmente, podemos ver una presentacin preliminar de todo lo hecho hasta ahora, haciendo click en el botn:

....avanzando por los distintos registros.

Por ltimo, Finalizar y Combinar:

La opcin Editar documentos individuales (y posteriormente la eleccin de todos o de registro actual) provocar la salida del modo diseo de combinar correspondencia y el documeto queda combinado de forma definitiva en otro archivo Word que est por guardar. La opcin Imprimir documentos (y posteriormente la eleccin de todos o de registro actual) llevar a la impresin. La opcin Enviar mensajes de correo electrnico preguntar el campo donde buscar los nombres de los contactos. Por ejemplo, si seleccionamos Nombre, buscar en nuestra libreta de direcciones todos los nombre coincidentes (preguntando en caso de discrepancias) para asignarles un correo.