UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Facultad de Ciencias Econmicas Licenciatura en Contadura Pblica y Auditora

Implementacin del mdulo Aspel/Prod para la preparacin de presupuestos de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin en la empresa Aire Total, S. A.
Prctica Empresarial Dirigida -PED-

Jorge Ernesto Aguilar Aguilar

Guatemala, julio 2012

Implementacin del mdulo Aspel/Prod para la preparacin de presupuestos de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin en la empresa Aire Total, S. A. Prctica Empresarial Dirigida -PED-

Jorge Ernesto Aguilar Aguilar (Estudiante)

Lic. Luis Fernando Rodrguez (Asesor) Licda. Ingrid de Nez (Revisor)

Guatemala, julio 2012

Autoridades de la Universidad Panamericana

M.Th. Mynor Augusto Herrera Lemus Rector

M. Sc. Alba Aracely Rodriguez de Gonzlez Vicerrectora Acadmica y Secretaria General

M. A. Csar Augusto Custodio Cbar Vicerrector Administrativo

Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas

M. A. Csar Augusto Custodio Cbar Decano

Lic. Luis Fernando Ajanel Coordinador

Tribunal que practic el examen general de la Prctica Empresarial Dirigida

Lic. Vctor Hugo Estrada Santizo Examinador

Lic. lego Aman Lopez Ramrez Examinador

Lic. Francisco Javier Escobar Prez Examinador

Lic. Luis Fernando Rodrguez Tutor

Licda. Ingrid de Nez Revisora

Nota: El autor del presente trabajo es el nico responsable del contenido.

Dedicatoria

A Dios:

La culminacin de esta etapa en mi formacin profesional la dedico a Dios por ser el centro de mi vida y mi gua diaria.

A mi esposa Flor: A mis hijas: A mis padres:

Por ayudarme cada da y ser mi apoyo moral en toda circunstancia. Daniela y ngeles quienes son la razn de todos mis esfuerzos. Miguel ngel y Fidelia que inculcaron en mi vida el respeto a Dios y a ser una mejor persona cada da.

A mis hermanos:

Jos Miguel, Elsa, Luis, Laura y Carolina.

Porque el SEOR da sabidura, de su boca vienen el conocimiento y la inteligencia. El reserva la prosperidad para los rectos, es escudo para los que andan en integridad,

Proverbios 2: 6 y 7

Agradecimientos

A Dios

Por darme la vida y la oportunidad de ser su hijo

A mis padres

Por su guianza en la vida

A mi esposa

Por su incansable apoyo

A mis hijas

Por ser la razn primordial de todos mis esfuerzos

A mi tutor

Luis Fernando Rodrguez por su apoyo en el proyecto.

A la Universidad Panamericana

Por mantener su estndar educativo en un alto nivel.

A mis catedrticos

Por proveer esos conocimientos que aportan a nuestro acervo profesional.

A la empresa donde se realiz la PED

Por darme la oportunidad de realizar este proyecto.

Contenido
Resumen Introduccin Captulo 1 1.1 Antecedentes 1.2 Marco Terico 1.3 Planteamiento del problema 1.4 Justificacin 1.5 Pregunta de Investigacin 1.6 Objetivos 1.7 Alcances y lmites Captulo 2 2.1. Tipo de investigacin 2.2. Sujetos de la investigacin 2.3. Instrumentos 2.4. Diseo de la investigacin 2.5. Aporte esperado Captulo 3 3. Anlisis y resultados Captulo 4 4.1. Propuesta de mejora 4.2. Viabilidad de la propuesta 4.3. Cronograma de actividades de campo Conclusiones Recomendaciones Referencias Anexos i ii

1 9 15 16 16 17 17

18 18 18 19 19

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50 104 105 106 107 108 109

Resumen
La presente prctica fue realizada en una empresa dedicada a la climatizacin artificial de ambientes residenciales y comerciales as como la fabricacin de unidades de refrigeracin para alimentos perecederos.

En la evaluacin general que se practic en las reas se detect una deficiencia en la forma que se preparan los presupuestos de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin que sirven de base para presentar las ofertas a los potenciales clientes; la utilizacin de formatos en hojas electrnicas (Excel) las cuales fueron preparadas por el personal del departamento de Ingeniera y Diseo contienen un riesgo potencial para la compaa que puede generar prdidas financieras asignndoles valores menores de los reales o costos altos lo que derive en salir de precio de mercado y no efectuar la venta sobre la cual se trabaja. Preparar las cotizaciones en los formatos actuales toma un tiempo prolongado pues la persona encargada de realizarlas no cuenta con una base de datos verstil que permita proporcionar costos; cantidades y descripciones en una forma oportuna.

Considerando el sostenido crecimiento de la compaa y que derivado de ese crecimiento el nmero de cotizaciones y sus complejidades se hacen cada vez mas grandes es necesario implementar sistemas que permitan ser eficaces y eficientes.

En el siguiente estudio se presentan los resultados del anlisis y una propuesta de mejora para la compaa Aire Total, S. A. basado en un software ERP que permita la correcta planificacin de los presupuestos de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin que sirven de base para presentar las ofertas.

Introduccin
La profesin de Contadura Pblica y Auditara ofrece una amplia formacin, principalmente en el manejo de las leyes tributarios y aspectos financiero-contable, para estar preparados con las exigencias de los retos de la globalizacin de mercados y a la economa actual.

La Universidad Panamericana, como parte de su contribucin en la formacin de Contadores Pblicos y Auditores con un alto grado de competencia a travs de la Facultad de Ciencias Econmicas dise el programa de Actualizacin y Cierre Acadmico (ACA), con el propsito que estudiantes que hayan completado los cursos de formacin del pensum de estudios de la carrera de Contador Pblico y Auditor, deban realizar la Prctica Empresarial Dirigida (PED), la cual consiste en un anlisis completo de una empresa, con el fin de detectar deficiencias y proponer soluciones a sus procesos; optimizar los recursos y potencializar sus inversiones. La presente prctica fue realizada en Aire Total, S. A. empresa qumaribel87_vs@hotmail.come se dedica a la climatizacin artificial de ambientes residenciales y comerciales as como la fabricacin de unidades de refrigeracin para alimentos perecederos. El propsito fue evaluar sus reas Financieras, Tributarias, Control Interno y Operaciones.

La evaluacin de campo consisti en el estudio de las reas mencionadas en el prrafo anterior utilizando tcnicas de auditora con el fin de determinar el lugar donde se encuentran deficiencias para indicar un procedimiento de mejora. Los periodos evaluados fueron el dos mil diez completo y los meses de enero a agosto dos mil once.

La instalacin de un equipo de aire acondicionado o refrigeracin requiere un previo presupuesto en el cual se detallen todos los elementos necesarios para su instalacin y funcionamiento. Este presupuesto es elemento clave en las ofertas que se presentan a los clientes; pues de l dependen los precios a los cuales se ofertarn las instalaciones mencionadas. La preparacin de los presupuestos fue el objeto de estudio de la presente prctica empresarial dirigida por ser el punto de partida de las negociaciones de las ventas de la empresa y por ende la proyeccin de los mrgenes de utilidad. ii

El informe consta de cuatro captulos y sus anexos as:

En el Captulo 1 se describe la generalidad de la Compaa, los antecedentes, el planteamiento del problema, los alcances y lmites y todos aquellos procedimientos y sistemas de la empresa los cuales la definen en un aspecto general. El Captulo 2, contiene la metodologa utilizada en el curso del trabajo de investigacin. En el Captulo 3, contiene el anlisis de la informacin obtenida, los aspectos evaluados y el resultado del mismo. El Captulo 4, se presenta la solucin al problema o deficiencia potencial, lo cual consta en la implementacin de un software. La parte final de este informe, contiene las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliogrficas y anexos que son de utilidad.

iii

Captulo 1 1.1 Antecedentes 1.1.1 Breve descripcin de la empresa

Aire Total es una empresa de capital 100% local. Desde su inicio el uso del no apalancamiento ha sido una fortaleza. En su creacin, noviembre de 2002, la fuente principal de comercio fue instalacin y mantenimiento de equipos de Aire Acondicionado nicamente pero en la actualidad se est trabajando tambin el rea de la refrigeracin en industria y comercio.

1.1.2 Actividad principal que realiza

La actividad principal es la venta, instalacin, mantenimiento, repotenciacin, renta, reparacin y leasing de equipos de aire acondicionado, refrigeracin comercial e industrial. Dentro de la fase de planeacin, se implementaron la misin y visin de la empresa las cuales a la fecha han sido parte integral de su xito y expansin.

1.1.3 Estructura de la empresa

La empresa cuenta con un organigrama diseado para que cada departamento funcione independiente de los dems. La empresa en su totalidad est integrada por: Gerencia de Divisin; Gerencia de Refrigeracin Comercial; Gerencia de Operaciones; Gerencia Financiera; Gerencia del departamento Tcnico e Ingeniera y Diseo. Por su funcin una gerencia puede estar bajo otra segn corresponda.

Ilustracin No. 1 Organigrama de la empresa Aire Total, S.A.

Junta Directiva Gerencia General Gerencia Operaciones Gerencia Financiera

Gerencia RC

Asistente Financiero

Maya Extreme y Compras RT

Cobros y Facturacin

Mensajero

Gerencia DT
Bodega / Asistente

Ingeniera y Diseo
Asistente

Vendedor

Supervisor

Piloto

Tcnico Supervisor

Tcnico Supervisor

Tcnico Supervisor

Tcnico A Inst. # 1

Tcnico B Inst. # 2

Tcnico A Inst. Mante

Tcnico B Inst. Mante

Ductero 1

Ductero 2

Ayudante 1

Ayudante 2

Ayudante 3

Ayudante 4

Fuente: Proporcionada por la empresa, ao 2009

1.1.3.1 Funciones, tareas y descripciones de puestos gerenciales

Gerente general (de divisin)

La lnea jerrquica a la cual reporta es gerencia corporativa. Como gerente de la divisin de aire acondicionado y refrigeracin, tiene bajo su responsabilidad la planificacin, ejecucin y control de todas las actividades de la empresa coordinando juntamente cada actividad con las dems gerencias.

Gerente refrigeracin comercial

Reporta en forma directa a gerencia general. El departamento que dirige atiende a clientes institucionales en la lnea de enfriadores marca Criotec. No cuenta con un departamento de instalaciones ni reparaciones ya que la venta se efecta directamente al cliente como un componente 100% nuevo. mantener y atender a los clientes que demandan estos equipos. Su responsabilidad es

Gerente de operaciones
Constituye la parte medular de las operaciones de aire acondicionado y refrigeracin, reporta directamente a gerencia de divisin. Centraliza las operaciones de ventas y la ejecucin de la misma (instalacin de la venta). La funcin desde la venta a la ejecucin y entrega de cada proyecto de instalacin es monitoreada a su 100% para la entera satisfaccin del cliente.

Gerente financiero
Como parte de un grupo de empresas, el gerente financiero es tambin en funciones un contralor y auditor de la entidad. Su funcin es monitorear que las actividades de la compaa estn enmarcadas en la poltica general del grupo y que su rentabilidad sea la ptima.

Gerente del departamento tcnico

Es l quien dirige las actividades totales en cuanto a instalaciones y dems trabajo del departamento. Tiene bajo su supervisin el total de tcnicos, ayudantes y supervisores con lo que el departamento cuenta y la respectiva logstica en la coordinacin de los trabajaos a efectuar. Bajo su responsabilidad tambin se incluyen los vehculos de transporte, maquinaria y herramientas que se utilizan.

1.1.4Marco legal aplicable:

Aire Total, S. A. fue constituida bajo el marco legal guatemalteco en cuanto a comercio y tributacin se refiere. Las bases legales as como las leyes que lo rigen se detallan a continuacin:

Marco legal comercial:

Tomando como referencia lo que la constitucin reza: Artculo 43. Libertad de industria, comercio y trabajo. Se reconoce la libertad de industria, de comercio y de trabajo, salvo las limitaciones que por motivos sociales o de inters nacional impongan las leyes. 1 La sociedad se constituy bajo el amparo del Cdigo de Comercio (Decreto 2-70) en su artculo 10 y numeral 4to. establece la Sociedad Annima como una de las formas de organizarse en forma mercantil en Guatemala. Iniciando con el artculo 86 y finalizando en el 194 del mismo decreto detalla en forma ordenada tanto la forma de creacin, continuidad y en su momento la disolucin de una sociedad amparada en la forma de Sociedad Annima.

Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala 1987

Cumpliendo tambin lo establecido en el artculo 368 del Cdigo de Comercio (Decreto 2-70) la sociedad cuenta con el registro ordenado y en partida doble tomando como marco de referencia las normas internacionales de informacin financiera para pequeas y medianas empresas, estas ltimas aplicables para los ejercicios fiscales posteriores al ao 2,010. Dicha contabilidad es asentada en los libros autorizados en hojas simples movibles ante el Registro Mercantil de Guatemala y habilitados por la Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT por sus siglas).

Marco legal tributario:

En Guatemala el ente regulatorio en materia tributaria es La Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT); dicha entidad fue creada en 1,998 en sustitucin de la Direccin General de Rentas Internas y obedece a la modernizacin en Guatemala; cuenta con su propia ley la cual est contemplada en el Decreto 1-98 emitido por el Congreso de la Republica. Aire Total, S. A.; consiente de la obligacin social que tambin indica la constitucin en la tributacin, est sujeta a las normativas pertinentes y como sujeto pasivo de la obligacin tributaria que establece el Cdigo Tributario (Decreto 6-91) tributa en forma ordenada bajo los preceptos que dicho cdigo indica y adems determina los impuestos de acuerdo a las siguientes leyes:

Impuesto Sobre la Renta Decreto nmero 26-92- (ganancias): Para la tributacin sobre las utilidades obtenidas en el periodo fiscal, la sociedad se ampara en el rgimen optativo el cual se encuentra determinado en el artculo 72 del decreto en referencia y establece: Rgimen optativo de pago del impuesto. Las personas jurdicas y las individuales, domiciliadas en Guatemala, as como los otros patrimonios afectos y entes a que se refiere el segundo prrafo del artculo 3 de esta ley, que desarrollan actividades mercantiles, con inclusin de las agropecuarias, y las personas individuales o jurdicas enumeradas en el artculo 44 A, podrn optar por pagar el impuesto aplicando a la renta imponible determinada conforme a los artculos 38 y 39 de esta ley, y a las ganancias de capital, el tipo impositivo es del treinta y uno por ciento 5

(31%). En este rgimen, el impuesto se determinar y pagar por trimestres vencidos, sin perjuicio de la liquidacin definitiva del perodo anual. 2 Impuesto al Valor Agregado Decreto nmero 27-92-: El citado Decreto determina la obligacin de los sujetos pasivos del impuesto que celebren actos grabados por la misma ley; en el caso de Aire Total, S. A. debe establecer un tributo diferenciando el resultante de la tasa impositiva entre sus ventas y sus compras; el resultado debe ser reportado en el mes siguiente de su periodo impositivo ya sea el pago o crdito para el siguiente periodo. La sociedad cumple con el requisito establecido en ley de presentar en forma ordenada cada uno de los formularios por medios electrnicos facilitado por la modalidad de Bancasat. La presente ley tambin incluye una serie ms de cumplimientos por parte de los contribuyentes dentro de los cuales se puede mencionar el registro de los documentos de las compras y ventas en libros contables habilitados por la Administracin Tributaria. Impuesto de Solidaridad Decreto nmero 73-2008-: En el artculo primero el decreto obliga a
3

todas las personas individuales o jurdicas, los fideicomisos, los contratos de participacin, las

sociedades irregulares, las sociedades de hecho, el encargo de confianza, las sucursales, las agencias o establecimientos permanentes o temporales de personas extranjeras que operen en el pas, las copropiedades, las comunidades de bienes, los patrimonios hereditarios indivisos y de otras formas de organizacin empresarial, que dispongan de patrimonio propio, realicen actividades mercantiles o agropecuarias en el territorio nacional y obtengan un margen bruto superior al cuatro por ciento (4%) de sus ingresos brutos a pagar un impuesto el cual est determinado por la cuarta parte del monto del activo neto o la cuarta parte de los ingresos brutos; a esta base se debe aplicar el uno por ciento del que resulte mayor es el impuesto que se debe tributar. Por ser una entidad 100% dedicada al comercio y con el enfoque empresarial existen en materia tributaria impuestos complementarios los cuales sern aplicables si el hecho generador se da al igual que tributos los cuales se determinan dentro las mismas leyes antes mencionadas pero que

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Impuesto Sobre la Renta Decreto 26-92- Artculo 72 Decreto 73-2008 Ley del Impuesto de Solidaridad Articulo 1

depender como se mencion anteriormente de que la situacin se presente; algunos de estos tributos pueden ser: Pago de las retenciones de Impuesto Sobre la Renta efectuada a empleados; por facturas especiales y a empresas no domiciliadas en el pas. Pago del impuesto de circulacin de vehculos. Pago de Timbres Fiscales. Pago de IVA retenido en facturas especiales.

Marco legal laboral:

En Guatemala; el marco legal est determinado por la Constitucin de la Repblica y la ley especfica que lo regula es el Cdigo de Trabajo (Decreto nmero 1441) en el cual se determinan en general todas las obligaciones que la entidad debe cumplir con los trabajadores y de igual forma las responsabilidades de los trabajadores para con la empresa. Cada relacin laboral existente cuenta con un expediente con las generalidades del empleado en el cual existe la celebracin de un contrato laboral por un perodo indefinido y puede revocarse por lo estipulado en dicho cdigo. Existen prestaciones conexas en materia laboral tal como: La cobertura en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (Decreto nmero 295) El pago del aguinaldo (Decreto nmero 76-78) Bonificacin anual (Decreto nmero 42-92) Bonificacin mensual incentivo (Decreto nmero 78-89) Aire Total. S.A; como responsabilidad social cumple con lo estipulado en las leyes y convenios laborales ratificados por Guatemala; y en adicin promueve la capacitacin y la superacin de

cada empleado; as mismo proporciona a los trabajadores bonificaciones adicionales por los trabajos efectuados en forma correcta.

1.1.5. Anlisis y resultados de la evaluacin del entorno (FODA)

a) Fortalezas:
Cuenta con un taller y maquinaria completa lo que permite mantener un alto grado de competitividad y de instalaciones a satisfaccin del cliente. Existe un soporte administrativo directo por lo que todos los aspectos de seleccin de personal; coordinacin de ventas y dems son tratados directamente. El capital es propio y a la fecha no existen apalancamientos que reduzcan el flujo de efectivo. Se cuenta con representaciones de marcas de nombre internacional; lo que permite tener presencia en el mercado. Flotilla de vehculos 100% pagados, esto permite que el flujo destinado para el pago de los mismos sea utilizado en el abastecimiento de inventario.

b) Oportunidades:
Poca competencia en el mercado lo que da una mayor oportunidad de crecimiento en cuanto a cartera se refiere. El clima es apropiado para el producto por ser un pas de trpico. La competencia es de pequeos instaladores.

c) Debilidades:
Poca organizacin en el departamento tcnico. Falta de personal capacitado en el departamento tcnico. Desorganizacin en compras. Inventario de poca rotacin. Costos mal proyectados.

d) Amenazas:
La competencia se est tecnificando. Existen tiendas directas de fabricantes. Por ser un bien de lujo, la economa actual afecta.

1.2 Marco terico 1.2.1 Climatizacin artificial

La climatizacin consiste en crear condiciones de temperatura, humedad y limpieza del aire adecuadas para la comodidad dentro de los espacios habitados o de almacenamiento. La normativa espaola ha abandonado cualquier referencia al aire acondicionado, por ser una expresin equvoca, ya que parece referirse exclusivamente a la refrigeracin (climatizacin de verano), cuando en realidad debera referirse al acondicionamiento del aire en todas las pocas, verano e invierno.4

http://es.wikipedia.org/wiki/Climatizaci%C3%B3n

1.2.2 Equipo de aire acondicionado

Un equipo de aire acondicionado se encarga de producir fro o calor, o de impulsar el aire en el interior de la vivienda. Su funcionamiento bsico no deja de ser similar al de los tpicos frigorficos o congeladores, y como stos constan de cuatro componentes principales: evaporador, compresor, condensador y vlvula de expansin. El equipo de aire acondicionado aspira el aire del local a acondicionar a travs del evaporador donde se enfra y se deshumidifica. En el exterior circula el aire de condensacin, se trata de un aire tomado del exterior, que se calienta a su paso por el condensador, y vuelve a ser expulsado a una temperatura superior. En resumidas cuentas conseguimos un enfriamiento en el interior, a costa de un calentamiento en el exterior. Caso contrario sucede para efectos de calefaccin en donde los equipos de aire acondicionado pueden impulsar aire caliente al interior del local utilizando grupos de resistencias elctricas para generar el calor, o utilizando el sistema llamado de bomba de calor. El evaporador, al igual que en verano, continuar enfriando el aire, aunque en este caso lo har en el exterior. El condensador calentar igualmente el aire que aspire, pero en este caso lo har del interior.

1.2.3 Cmara de refrigeracin

Una cmara de refrigeracin o frigorfica es una instalacin industrial en la cual se almacenan mercaderas perecederas que para su conservacin necesitan mantenerse a temperaturas definidas para su posterior comercializacin. Las frutas y hortalizas son en su gran mayora perecederas. Despus de la cosecha sigue un proceso llamado comnmente "respiracin" durante el cual los azcares se combinan con el oxgeno del aire produciendo anhdrido carbnico y agua y despidiendo calor, hasta llegar a la completa maduracin del fruto. Al mismo tiempo, los microorganismos que estn presentes en los frutos a temperatura ambiente, se alimentan y reproducen a un ritmo exponencial, a medida que se acerca la maduracin, destruyendo los tejidos. Se comprob que si se mantiene el producto cosechado a temperatura menor que la del ambiente, se consigue alargar el perodo de maduracin un tiempo que vara desde 3-4 das hasta 6-8 meses, de acuerdo a la especie y a la variedad. La carne de animales (bovinos, porcinos, peces, aves) despus de sacrificados no siguen ningn proceso natural salvo el ataque de microorganismos que, a temperatura ambiente, atacan los 10

tejidos. La carne deja de ser comestible en 2-3 das. Tambin en este caso, manteniendo las carnes a bajas temperaturas, el proceso de deterioro se puede evitar y as consumir la carne varios meses despus del sacrificio. La posibilidad de ofrecer los frutos y las carnes durante un perodo ms largo tiene una importancia alimenticia y econmica muy grande, para ello se almacenan los productos en cuartos frigorficos a temperatura apropiada que permite ofrecerlo al consumidor mucho tiempo despus de la cosecha. Hay tablas que indican a qu temperatura y humedad relativa y cul es el tiempo mximo que es necesario mantener cada uno antes de enviarlos al mercado.5

1.2.4 Sistemas de calefaccin

En Guatemala es muy espordica una instalacin de equipos de calefaccin. Esta es una forma de climatizar que consiste en satisfacer el equilibrio trmico cuando existe una prdida corporal de calor, disipada hacia el ambiente, mediante un aporte calrico que permite una temperatura ambiente confortable. Estos sistemas son destinados a climatizar, mayormente en poca de frio, los ambientes interiores de los edificios, casas, locales comerciales, etc.

1.2.5

Equipos de aire acondicionado ms usados en Guatemala

Equipos tipo porttil: El evaporador y el condensador se ubican dentro del mismo aparato, este tipo de equipos suelen tener ruedas que facilitan su traslado de una habitacin a otra. Equipo de aire acondicionado split pared: Son los equipos ms populares en la actualidad, al no representar grandes gastos en el consumo de energa. Est compuesto por dos aparatos: el condensador y el evaporador. Aire acondicionado de ventana: Su diseo de caja cuadrada contiene todas las partes funcionales del sistema. Para instalarla se hace un agujero del tamao apropiado en la pared y se coloca el aparato de modo que el compresor quede hacia el exterior y el condensador-evaporador hacia el interior de la habitacin. Split cassette: Poseen una mayor capacidad de climatizacin y es la mejor opcin cuando se necesita climatizar ms de una habitacin o grandes espacios como oficinas, bodegas o industrias.

http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%A1mara_frigor%C3%ADfica

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Su instalacin suele ser ms costosa y compleja ya que requiere de la implementacin de un sistema de conductos que distribuya el aire a travs de los espacios. Equipo tipo split de ductos: Es un equipo de aire acondicionado tipo central en el cual uno o ms de los componentes principales son separados unos de otros y que son diseados para trabajar en conjunto. Equipo tipo paquete: Es un equipo de aire acondicionado tipo central, en el cual todos los componentes principales son acoplados en un solo gabinete.

1.2.6 Gases refrigerantes

Un gas refrigerante es un producto qumico, de fcil mezcla, que se utiliza para servir de medio transmisor de calor entre otros dos en una mquina trmica, y concretamente en aparatos de refrigeracin. Los principales usos son los refrigeradores y los acondicionadores de aire. El principio bsico de funcionamiento de algunos sistemas de refrigeracin se basa en un ciclo de refrigeracin por compresin, que tiene algunas similitudes con el ciclo de Carnot y utiliza refrigerantes como fluido de trabajo.

1.2.7 Contrato de instalacin

Un contrato de instalacin no es ms que el documento en el cual tanto oferente como demandante determinan las condiciones de venta e instalacin de un equipo de acondicionamiento de aire, bsicamente se estipula las obligaciones y los derechos de cada uno que intervienen en el mismo.

1.2.8 Costos estndar

Una manera muy comn que se utiliza en la determinacin de instalaciones de equipos de aire acondicionado son los costos estndar o costos estimados los cuales representan nicamente una tentativa en la anticipacin de los costos reales y estn sujetas a rectificaciones a medida que se comparan y actualizan a lo largo de la instalacin. Estos costos consisten en: Predeterminar los costos unitarios estimando el valor de los materiales; la mano de obra y los cargos indirectos que se consideran se deben obtener en el futuro. 12

Realizar una comparacin posterior de los costos estimados con los reales y ajustando las variaciones correspondientes constituyen un sistema de costos predeterminados tomando en consideracin la experiencia de trabajos anteriores.

1.2.9 Presupuesto de instalacin

En el campo de la arquitectura y la ingeniera civil, el presupuesto de instalacin u obra es el conjunto de documentos mediante los cuales se define el diseo antes de ser realizada. Es el documento base sobre el que se desarrolla el trabajo de los arquitectos, ingenieros y proyectistas de distintas especialidades. A lo largo de un proyecto o instalacin se desarrolla la distribucin de usos y espacios, la utilizacin de materiales y tecnologas y la justificacin tcnica del cumplimiento de las especificaciones requeridas por la normativa y tcnica aplicable. En muchos mbitos la elaboracin de un proyecto completo es obligatoria antes de iniciar el desarrollo de una construccin y puede tener carcter contractual. 6

1.2.10 Sistemas contables asistidos por computador

El software o sistema contable se constituye por todas las instrucciones y datos que corren en mayor o menor medida dentro del ordenador, es decir, la informacin misma, la razn de ser del hardware. Todo sistema contable est diseado para captar informacin y luego procesarla y arrojar resultados en forma inmediata. En nuestros tiempos a medida que la electrnica pone al alcance de todas estas prodigiosas maquinas verdaderas prtesis mentales, mediante el abaratamiento de la tecnologa y por tanto de los costos, en direccin completamente opuesta aumenta la inversin de los servicios y programas necesarios para optimizar y eficientar dichos equipos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto_de_obra

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1.2.11 Sistemas Aspel

Los sistemas Aspel administran y controlan los recursos de las empresas, simplificando sus procesos para tener un ptimo manejo de sus negocios; a la vez que brindan informacin clara y confiable del estado de la empresa facilitando la toma de decisiones. Estos sistemas cuentan con mdulos que pueden trabajar en forma independiente el uno del otro pero que a su vez pueden interactuar generando informacin ms oportuna y confiable.

1.2.12 Sistema Aspel/Prod

Aspel-PROD es un modulo integral que permite la planeacin y control de los procesos de fabricacin de la empresa, cumpliendo con las disposiciones fiscales relacionadas con el manejo del costo de lo vendido, asegurando una ptima administracin de costos e inventarios. Interacta con Aspel-SAE del que obtiene informacin de materiales y subensambles, para realizar los procesos de produccin y posteriormente actualizar el inventario con los productos terminados. Este mdulo bsicamente fue diseado para empresas manufactureras pero por su versatilidad y adaptabilidad cuenta con los elementos necesarios para disear costos de instalaciones de aire acondicionado y seguir muy de cerca su proceso desde su inicio a su finalizacin.

1.2.13 Cotizacin y presupuesto de instalacin

Interactuando con Aspel-SAE el sistema permite que se tome cada proyecto de instalacin en particular e iniciar con preparar un listado con los equipos y materiales necesarios para cada instalacin; a esto puede aunarse los tiempos y tipo de mano de obra que se necesiten. Cada elemento en particular cuenta con una escala de precios y costos los cuales permiten que quien elabore los presupuestos evale cada precio para tener la mejor rentabilidad de lo que se est ofreciendo.

1.2.14 Ordenes y seguimiento

Mediante la implementacin de cada orden por separado, este mdulo permite: Alta de rdenes, incluyendo datos como: producto a fabricar, referencia, cantidad a fabricar, fecha de captura y

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entrega, prioridad, tipo de costeo y observaciones para una mayor especificacin y eficiencia en el seguimiento. Generacin automtica de rdenes de produccin, considerando el stock mnimo y mximo de los productos, los pendientes por recibir y los pendientes por surtir, de esta manera, se calcula la cantidad ptima a producir. a. Registro automtico y fabricacin directa para un rpido seguimiento. b. Seguimiento a las rdenes de produccin. c. Entrada a fabricacin. d. Devoluciones de material. e. Entregas parciales. f. Cierre de rdenes g. Durante el seguimiento se puede consultar en cualquier momento el estado de la orden: cantidad terminada, total de gastos directos eindirectos, status de la orden y estado de avance, entre otros. h. Programacin de rdenes. i. Obviamente existen procesos que bajo el supuesto de instalaciones no son utilizados o su uso es bajo otra perspectiva.

1.3 Planteamiento del problema

En el perodo de acercamiento y evaluacin a la entidad se concluy que la empresa se encuentra en un estado aceptable en los aspectos econmicos, financieros, en el rea administrativa y en toda su organizacin mas sin embargo existe un punto medular que estn necesitando sea tratado en forma sistemtica; este consta de la elaboracin de presupuestos de instalacin en una forma ordenada; legible y con parmetros definidos los cuales al momento no se realizan con esas caractersticas.

Con la necesidad de determinar costos y los mrgenes de utilidad esperados, cada uno de los presupuestos es elaborado en una hoja de Excel indicando en forma emprica cada uno de los componentes y un aproximado de costos de los elementos y la mano de obra. 15

Realizndolo bajo estos supuestos existen limitantes las cuales pueden llegar a que el aproximado de costos varen en cualquiera de las dos vas (aumentados o disminuidos). Cada presupuesto presenta variaciones y particularidades lo cual no permite manejar recetas o estndares a lo cual esto predispone la posicin de equivocarse en los mismos. Otro elemento el cual presenta margen alto de no ser conciso en su clculo es la mano de obra derivado en la complejidad de cada instalacin es donde depender de ms o menos tiempo necesario en su realizacin.

1.4 Justificacin
En el departamento tcnico existe un rea crtica que fue el resultado de los estudios efectuados; esta rea es uno de los pilares sobre los cuales descansan las utilidades de la empresa por lo que es necesario implementar un procedimiento adecuado para la proyeccin de los costos de instalacin en el sentido que mantengan un margen de error aceptable al finalizar los mismos siempre y cuando las condiciones sean las adecuadas. Cuando se comparan los proyectos ya concluidos los costos varan sustancialmente tanto en bajo como alto costos. Esto perjudica tanto al cliente como a la empresa pues no se tiene una claridad de cuanto es la utilidad final y en donde se encuentra el punto de equilibrio de cada negociacin.

1.5 Pregunta de Investigacin

Derivado de la problemtica encontrada en el periodo de evaluacin de la empresa Aire Total, S. A. para lograr un aporte sustentable se presenta la siguiente interrogante: Cul es el aporte de la implementacin de un sistema de presupuesto de costos para optimizar el grado de rentabilidad de cada proyecto de instalacin de equipos de aire acondicionado?

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1.6 Objetivos 1.6.1 Objetivo general

Determinar la variacin de los costos de instalacin de los equipos de aire acondicionado y del impacto de dichas diferencias en cada una de las obras donde fue instalado un equipo de aire acondicionado o refrigeracin.

1.6.2

Objetivos especficos

Determinar un sistema funcional que permita la correcta planificacin de las instalaciones de equipos de climatizacin artificial; que optimicen el clculo de los costos, tiempos y el margen de utilidad considerable para la organizacin as como el punto de equilibrio de cada proyecto. Comprobar financieramente la correcta aplicacin de cada uno de los proyectos efectuados por la entidad.

1.7 Alcances y lmites 1.7.1 Alcances

La documentacin e informacin proporcionada por la entidad comprenden los aos 2,010 y 2,011; documentacin que a mi juicio es suficiente para llevar a cabo la presente practica.

1.7.1 Lmites
La administracin indic en la carta de aceptacin para elaborar la prctica empresarial dirigida que los datos financieros de propietarios, accionistas y de identificacin si pueden ser obtenidos en los anlisis sin embargo no pueden ser publicados en el proyecto final por razones de confidencialidad. Los datos fueron evaluados en las instalaciones de la empresa.

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Captulo 2 2. Metodologa 2.1. Tipo de investigacin

La investigacin aplicada es la denominada descriptiva donde todos los resultados para una investigacin deben contener un grado aceptable de exactitud, por ende es necesario para la misma realizar una planificacin donde la metodologa es pieza fundamental y clave para llevar a cabo la investigacin. Esta metodologa tiene como finalidad explicar los diferentes procesos del mtodo cientfico de la investigacin y as lograr la eficiencia y eficacia que persigue el mismo. La metodologa a aplicar consta de un conjunto de procedimientos sistemticos y definidos en base a la experiencia e indagacin de expertos los cuales al aplicarlos correctamente arrojaren los elementos de juicio completos para poder evaluar y plantear soluciones a la forma en que las empresas recopilan, procesan, presentan y analizan la informacin financiera.

2.2. Sujetos de la investigacin

Los ocho sujetos que participaron en la investigacin fueron: el personal de direccin junta de accionistas (dos personas); el encargado del departamento financiero (una persona); los integrantes del departamento de contabilidad (dos personas); muy especialmente en el departamento Tcnico (tres personas). Se obtuvo colaboracin de los dems que indirectamente estn relacionados con el trabajo de este departamento.

2.3. Instrumentos
Se aplicaron entrevistas directas donde el entrevistado pudo dar sus comentarios complementarios. La entrevista estuvo dirigida a todo aquel personal quien est involucrado de forma directa o indirecta con la recopilacin y procesamiento de informacin financiera. Adems de las entrevistas con el personal se realizo una reunin con los distribuidores de ASPEL/PROD para indicar las generalidades del sistema. 18

2.4. Diseo de la investigacin

El mtodo empleado fue el cientfico en sus etapas: la etapa de gabinete o documental en la cual se seleccion la entidad y su anlisis preliminar de acuerdo con los recursos con los cuales se contaban, el tema que se tom fue el que se conoce ms, a este se le asigna el problema y la situacin en la cual se pretendi dar un nfasis al complemento financiero. Posteriormente se formul la pregunta general la cual consta de la variable independiente con lo cual se generan los objetivos, se delimita el problema; luego de tener estructurado el problema se toman los instrumentos necesarios para poder hacer factible el estudio y posteriormente su anlisis y presentacin. Contando con los instrumentos necesarios, se procedi a aplicar la encuesta que fue necesaria para la investigacin, dirigida a todo el personal que est involucrado de forma directa e indirecta con la recopilacin y procesamiento de informacin de costos. En la etapa post campo se aplicaron las herramientas necesarias para el anlisis correspondiente de los datos recabados.

2.5. Aporte esperado 2.5.1. A la empresa :

El aporte sobre la cual se trabaj es la presentacin de un modelo bajo un sistema de proyeccin de costos que enmarque los rubros y lineamientos apropiados para la ejecucin fiable de cada instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin vendidos y que como consecuencia d el rendimiento financiero esperado para los accionistas de la entidad.

2.5.2. A la Universidad:
Proveer a la Universidad una herramienta de consulta que proporcione informacin sobre la forma ms metdica en preparar un presupuesto por medio de un Software integrado ERP Prod (Modulo de sistemas ASPEL) donde se pueda determinar un margen aceptable de error entre lo proyectado inicialmente contra lo ejecutado en una obra de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin. 19

2.5.3. Al estudiante:
Dar una base de anlisis financiera en la preparacin de presupuestos por medio Software integrado donde se llegue a conocer las posibles variables y determinantes que influyen en un presupuesto de instalacin de equipo de aire acondicionado.

2.5.4. Al pas:
Contribuir con el presente trabajo dando un gua a las empresas de aire acondicionado que ya se encuentran establecidas en Guatemala, como para futuros inversionistas en ese campo, para el correcto tratamiento contable de los presupuestos de instalacin.

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Captulo 3 3. Anlisis y resultados

En la evaluacin integral realizada a la empresa se utilizaron bases de auditora administrativa lo cual permiti tener un enfoque completo en cuanto a todos los procesos integrales de la misma.

Una auditoria administrativa implica planificar tomando bases de las Normas Internacionales de Auditoria (Nas) tal y como lo indica la NIA 300: El auditor deber planear el trabajo de auditora de modo que la auditora sea desarrollada de una manera efectiva.

La planeacin adecuada del trabajo ayuda a asegurar que se preste atencin adecuada a reas importantes y que los problemas potenciales son identificados. El grado de planeacin variar de acuerdo con el tamao de la entidad y el grado de certeza que se desee de la evaluacin. El conocimiento del negocio ayuda en la identificacin de eventos, transacciones y prcticas que puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros o cualquier otra informacin de carcter financiero para la toma de decisiones. Se evaluaron distintas reas de las cuales lo ms relevante en cuanto su anlisis es:

3.1. Evaluacin econmica financiera

Las decisiones de la empresa se toman en base a los resmenes financieros que se presentan a la administracin; una de las fortalezas encontrada fue el buen manejo de los recursos financieros (monetarios) de la empresa. Los informes inician con la presentacin diaria de saldos bancarios conciliados, cuentas por cobrar y cuentas por pagar hasta la presentacin oportuna de los informes financieros bsicos y complementarios en un promedio de cinco das posterior al cierre del mes que se informa.

Un informe financiero mensual de propsito general completo comprende: a) Estado de resultados: En este se indica el resultado de la operacin del periodo a informar.

21

b) Estado de flujo de efectivo: Comprende los movimientos del efectivo y sus equivalentes as como su procedencia y destino. c) Costo de produccin de servicios por cada venta efectuada: Se indican en resumen todos los costos invertidos en la generacin de las ventas. d) Balance general: Muestra la ejecucin financiera de la entidad con un comparativo al ao anterior. e) Ejecucin presupuestaria: Comparacin de los datos reales con la proyeccin anual de un presupuesto financiero en todas las reas. f) Anlisis de variacin con perodos anteriores: Informe que contempla una comparacin de los saldos del periodo en curso con los interanuales. g) Tendencias: Se clasifican en este informe desgloses de ratios financieros y administrativos. El objetivo primordial de los estados financieros y otros informes complementarios, para los directivos de la entidad, es proveer informacin completa sobre la situacin financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo; informacin que sea til para la toma de decisiones a corto y mediano plazo. Cabe mencionar que tambin toda la informacin financiera oportuna es utilizada por usuarios diferentes a los directivos y accionistas; ejemplo de ello pueden ser las entidades financieras; clientes; proveedores y entidades gubernamentales. Los informes financieros tambin muestran los resultados obtenidos por el desempeo de la administracin; dan cuenta de la responsabilidad en la gestin de los recursos confiados a los directivos.

Toda informacin financiera debe contener caractersticas cualitativas que generen confianza en los usuarios de los mismos. Estas caractersticas fueron evaluadas en la empresa y mostraron los siguientes resultados: a) Comprensibilidad: La informacin proporcionada en los estados financieros present un alto grado de comprensibilidad para los usuarios que tienen un conocimiento razonable de las actividades econmicas, empresariales y de la contabilidad. 22

b) Relevancia: La relevancia pudo ser evaluada al ayudar a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas con anterioridad. Un ejemplo de la relevancia es el anlisis actual que se realiz en la organizacin. c) Materialidad o importancia relativa: La informacin evaluada podra decirse que es material porque incluye todas las cifras necesarias para que los estados financieros y todos sus aspectos presente razonablemente las cifras y es ah donde se pone en prctica la relevancia de las mismas. d) Fiabilidad: Se pudo determinar que est libre de errores importantes por lo que la informacin evaluada es fiable. e) La esencia sobre la forma: Las transacciones y dems sucesos y condiciones se contabilizan y presentan de acuerdo con su esencia y no solamente en consideracin a su forma legal. f) Prudencia: Las incertidumbres que inevitablemente rodean muchos sucesos y

circunstancias se reconocen mediante la revelacin de informacin acerca de su naturaleza y extensin, as como por el ejercicio de prudencia en la preparacin de los estados financieros. g) Integridad: La informacin en los estados financieros es completa dentro de los lmites de la importancia relativa y el costo. Una omisin puede causar que la informacin sea falsa o equvoca y por tanto no fiable y deficiente en trminos de relevancia. h) Comparabilidad: Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de una entidad a lo largo del tiempo, esto se pone de manifiesto en los estados financieros al ser comparados con los perodos anteriores. i) Oportunidad: Lo oportuno de los informes financieros analizados se demuestra en que los primeros das posteriores al mes que se informa son trasladados a gerencia general. j) Equilibrio en costo/beneficio: Esto se demostr en que los informes financieros son preparados bajo un software completo y su beneficio es ampliamente sustentado con las decisiones de los directivos y accionistas.

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Ilustracin No. 02
AIRE TOTAL, S. A. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 31 DE AGOSTO DE 2,011 (Cifras expresadas en unidades de quetzales) NOTAS 2011 %

DESCRIPCION ACTIVOS Activos Corrientes Efectivo y cuentas monetarias Deudores comerciales Deudores no comerciales Inventarios para la venta Inventarios en transito Total este rubro Activos no Corrientes Propiedad, Planta y Equipo Activos intangibles Activos por impuestos Depreciaciones y Amortizaciones Total este rubro ACTIVOS TOTALES PASIVOS Pasivos Corrientes Proveedores Generales Locales Proveedores del Exterior Pasivo Laboral a Corto Plazo Otros pasivos corrientes Total este rubro

2010

A001 A002 A003 A004 A005

Q Q Q Q Q Q

798,452.89 91,237.47 393,918.39 2,498,642.35 2,048.52 3,784,299.62

21.10% 2.41% 10.41% 66.03% 0.05% 100.00%

Q Q Q Q Q Q

850,388.12 99,871.17 1,770.00 2,381,564.63 277,827.89 3,611,421.81

23.55% 2.77% 0.05% 65.95% 7.69% 100.00%

A006 A007 A008 A009

Q Q Q Q Q Q

879,478.15 100.15% Q 61,601.27 7.02% Q 120,400.36 13.71% Q (183,358.22) -20.88% Q 878,121.56 100.00% Q 4,662,421.18 Q

870,220.85 71.93% 58,270.48 4.82% 390,135.55 32.25% (108,878.45) -9.00% 1,209,748.43 100.00% 4,821,170.24

P002 P003 P004 P005

Q Q Q Q Q

51,624.26 193,614.61 16,274.99 34,253.61 295,767.47

17% 65% 6% 12% 100%

Q Q Q Q Q

335,696.25 526,636.50 18,518.92 13,689.61 894,541.28

37.53% 58.87% 2.07% 1.53% 100.00%

Pasivos no Corrientes Reserva para Indemnizaciones Crdito revolvente Total este rubro PASIVOS TOTALES PATRIMONIO Capital Accionado Reserva Legal Ganancias no distribuidas Resultado del periodo Capital no Accionado Total este rubro PASIVOS TOTALES Y PATRIMONIO

P006 P007

Q Q Q Q

44,095.40 701,747.32 745,842.72 1,041,610.19

6% Q 94% Q 100% Q Q

34,128.18 729,505.82 763,634.00 1,658,175.28

4.47% 95.53% 100.00%

C001 C002 C003 C004 C005

Q Q Q Q Q Q Q

2,000,000.00 662.79 859,459.25 106,726.65 653,962.29 3,620,810.99 4,662,421.18

55.24% 0.02% 23.74% 2.95% 18.06% 100.00%

Q Q Q Q Q Q Q

2,000,000.00 662.79 515,297.69 344,161.56 302,872.92 3,162,994.96 4,821,170.24

63.23% 0.02% 16.29% 10.88% 9.58% 100.00%

El infrascrito PERITO CONTADOR registrado en la Superintendencia de Administracion Tributaria (SAT) bajo el numero noventa y un mil ochocientos sesenta y tres (xxxxx) en calidad de CONTADOR GENERAL de la empresa AIRE TOTAL, S. A. CERTIFICA: Que el Estado de Situacion Financiera que antecede muestra razonablemente la situacion financiera

Juan Lopez y Lopez Representante Legal Juan Perez y Perez Contador General

Fuente: Datos originales de la empresa cambiados con un numero constante, informe 2,011

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El balance general que antecede, muestra la informacin financiera de la empresa a agosto 2,011 y un comparativo con diciembre 2,010. Como podr notarse cumple en su totalidad con la informacin requerida por la norma internacional de informacin financiera para pequeas y medianas empresas, norma que es aplicada en Guatemala como marco de referencia para la preparacin de la informacin financiera. El 29 de junio de 2010, en asamblea general

extraordinaria del Colegio de Contadores Pblicos y Auditores de Guatemala, se resolvi adoptar la "NIIF para las PYMES" como parte de los principios de contabilidad generalmente aceptados a que hace referencia el Cdigo de Comercio de Guatemala. Dicha normativa deber aplicarse de forma obligatoria a partir del 1 de enero de 2011, se permite su aplicacin anticipada. La norma internacional de informacin financiera para pequeas y medianas entidades (NIIF para las PYMES) est contenida en las secciones 1 a 35 y en el glosario. Las definiciones de trminos en el glosario estn en negrita la primera vez que aparecen en cada seccin. La NIIF para las PYMES viene acompaada por un prlogo, una gua de implementacin, una tabla de fuentes, estados financieros ilustrativos y una lista de comprobacin de informacin a revelar y presentar, as como de los fundamentos de las conclusiones. De igual forma presenta un anlisis vertical en referencia a sus propios rubros en donde los resultados de las comparaciones presentan: a) Activos corrientes: Estos se centran bsicamente en las disponibilidades; las cuentas por cobrar a clientes y la suma del inventario necesario para la produccin. b) Activos no corrientes: Para la operatividad se necesita de herramientas y maquinarias por lo que este rubro es el ms representativo dentro este apartado. Cabe mencionar tambin que aqu se incluyen los activos por impuestos anticipados que son liquidados en periodos diferentes. c) Pasivos corrientes: Como podr verificarse, la suma de los pasivos corrientes es mucho ms baja que los activos corrientes lo que a simple vista puede dar un indicador de liquidez de la organizacin. En este rubro se clasifican todas las obligaciones de la empresa que se liquidaran en el periodo fiscal y contable sobre el cual se est informando. d) Pasivos no corrientes: Una estrategia es mantener una lnea de crdito disponible, en este caso la lnea de crdito es cancelable nicamente con el monto que existe en las 25

disponibilidades; otro ndice de que la empresa cuenta con liquidez inmediata. Se clasifican aqu todas aquellas obligaciones que superan el ciclo normal contable, ms de un ao. e) Patrimonio: El patrimonio lo integran el total de las acciones y un saldo adicional pendiente de capitalizar, el total de las utilidades a la fecha no ha sido distribuido.

Ilustracin No. 03
AIRE TOTAL, S. A. ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL DEL 01 DE ENERO AL 31 DE AGOSTO DE 2011 COMPARATIVO DEL 01 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2,010 (Cifras expresadas en unidades de quetzales) NOTAS 2011 % ERN01 ERN02 ERN03 ERN04 Q Q Q Q 2,742,140.38 100.00% Q Q 1,392,154.94 50.77% Q 1,349,985.44 Q

DESCRIPCION Ventas Generales Ventas a entidades relacionadas Costo de las ventas y Servicios Resultado bruto en las ventas

2010

4,501,329.04 100.00% 2,255,501.83 50.11% 2,245,827.21

GASTOS DE OPERACIN Gastos Generales Tienda No. 1 Gastos Generales Tienda No. 2 Gastos Generales Administracin (FEE 80%) Gastos Generales Administracin (FEE 20%) Gastos Generales Tienda No. 3 Otros Gastos Financieros Ingresos diversos Resultado previo a impuestos Costo por impuesto a las ganancias Resultado neto del periodo Resultado Acumulado al inicio Dividendos Resultado al final del periodo

ERN05 ERN06 ERN07 ERN08 ERN09 ERN10 ERN11 ERN12 ERN13 ERN14 ERN15 ERN16 ERN17

Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q

588,319.27 244,812.52 97,142.82 24,285.76 116,180.26 134,520.54 9,952.04 154,676.31 47,949.66 106,726.65 859,459.25 966,185.91

21.45% 8.93% 3.54% 0.89% 4.24% 4.91% 0.36% 5.64%

Q Q Q Q Q Q Q Q

1,022,327.22 501,116.72 21,726.46 5,431.61 48,077.70 153,451.46 5,088.83 498,784.87 154,623.31 344,161.56 515,297.69 859,459.25

22.71% 11.13% 0.48% 0.12% 1.07% 3.41% 0.11% 11.08%

Q 3.89% Q Q Q 35.23% Q

7.65%

19.09%

El infrascrito PERITO CONTADOR registrado en la Superintendencia de Administracion Tributaria (SAT) bajo el xxxxxxxxxxxxx en calidad de CONTADOR GENERAL de la empresa AIRE TOTAL, S. A. CERTIFICA: Que el Estado de Resultados que antecede muestra razonablemente el resultado de la operacin de la empresa por el periodo del 01 de Enero al 31 de Agosto de 2,011 el cual fue elaborado con los documentos y registros propiedad de la misma y bajo Principios de Contabilidad Generalmente Acepados y un comparativo de la misma entidad por el resultado obtenido del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2,010

Juan Lopez y Lopez Representante Legal Juan Perez y Perez Contador General

Fuente: Datos originales de la empresa cambiados con un numero constante

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Al igual que el estado de situacin financiera; el estado de resultados integral que antecede muestra el desempeo de la entidad por el periodo del 1 de enero al 31 de agosto del ao en curso; muestra de igual forma un comparativo por el perodo completo 2,010. La tendencia en cuanto a resultados indica que es similar al periodo anterior y un punto que cabe sealar es el porcentaje que revela el costo de ventas en relacin a las ventas. Este porcentaje en base a las encuestas se indica que puede disminuir con una efectividad de la forma en que se realizan los presupuestos sobre los cuales se preparan las cotizaciones. Relacionado al anterior prrafo, se considera en base a las encuestas y entrevistas con la gerencia general que el objetivo a corto plazo que se ha trazado la administracin es alcanzable; el mismo radica en obtener un resultado equivalente a la tasa de inters en los prstamos bancarios. Como la norma lo indica (NIIF para Pymes) este resultado incluye las variaciones o cualquier movimiento en el patrimonio de la entidad; en este caso nicamente los movimientos incluyen las utilidades retenidas a la fecha.

Ilustracin No. 04
Aire Total, S. A.
Estado de Flujo de Efectivo Metodo Directo Por el periodo terminado al 31 de Agosto de 2,011 Efectivo por actividades de operacin Efectivo recibido de clientes Efectivo pagado a proveedores y empleados Otros Efectivo por actividades de Inversion Adquisicion de equipo Q (9,257.30) Q 2,750,774.08 Q (2,275,655.94) Q (841,126.95) Q (9,257.30) Q (366,008.81)

Efectivo por actividades de financiamiento Credito Revolvente Variacion neta de efectivo y sus equivalentes Efectivo al inicio del periodo Efectivo al final del ejercicio Q 323,330.87

323,330.87

Q Q Q

(51,935.24) 850,388.12 798,452.88

Fuente: Preparado en el anlisis.

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El flujo de efectivo que se presenta se construy en base a la informacin obtenida del Balance y Estado de resultados; en el mismo se puede verificar el flujo negativo por las operaciones que generaron una salida del efectivo o sus equivalentes, esto como el decremento de los proveedores y acreedores.

3.1.1. Indicadores Financieros

a) Razn cida - rpida (RA) Mide la capacidad ms inmediata que posee la empresa para enfrentar sus compromisos a corto plazo. Se diferencia de la razn circulante, porque elimina las partidas menos lquidas, es decir, las caractersticas dentro de un balance general que se hacen menos propensas a transformarse en capital o circulante. Frmula de clculo:

Prueba cida = (activos corrientes totales-inventarios) / pasivos corrientes

Efectivo y cuentas monetarias Deudores comerciales Deudores no comerciales TOTAL Pasivos Corrientes

PRUEBA ACIDA Aplicacin de la Formula Q 798,452.89 Q 91,237.47 Q 393,918.39 Q 1,283,608.75 Q 295,767.47

433.99%

Fuente: Datos obtenidos de la empresa, ao 2,011

Por ser una prueba rigurosa, la prueba cida muestra el cmo la empresa puede responder en un momento de cancelar todos sus pasivos a corto plazo con los activos ms lquidos que tenga. En el caso particular de la empresa analizada supera por cuatro veces los activos de los compromisos derivado que su flujo en caja es bastante alto y sus cuentas por cobrar comerciales son bajas por vender en forma contado la mayora de sus productos. 28

Tambin el anlisis de la prueba cida muestra que si el resultado es un nmero elevado podra tener complicaciones la entidad en no ser rentable por mantener el capital sin movimiento. Al consultar esto en el historial de la compaa Aire Total, S. A. se muestra la tendencia que los bancos mantienen siempre capacidad de pago elevada pues las compras de inventario se realizan en un 100% en el exterior y es donde se provisionan los fondos para contar con la disponibilidad inmediata al momento de requerir la compra.

b) Razn de efectivo (REf): Razn que relaciona las inversiones financieras temporales que una empresa puede convertir en efectivo en 1 o 2 das, el cual excluye aquellas cuentas bancarias que no sean de libre disposicin por estar afectas a garanta. Frmula de clculo:

Razn de efectivo= efectivo / pasivo circulante

Efectivo y cuentas monetarias Pasivos Corrientes

RAZON DE EFECTIVO Aplicacin de la Formula Q 798,452.89 Q 295,767.47

269.96%

Fuente: Datos obtenidos de la empresa, ao 2,011

La prueba de la razn del efectivo (REf) confirma lo analizado en la prueba acida (RA), la REf indica que se cuenta con un valor alto en mas de dos veces y media de efectivo en relacin a las obligaciones inmediatas y este valor debe ser invertido en el caso particular en la compra de inventario cuando as se requiera.

29

c) Capital de trabajo neto sobre total de activos (KTSA): Mide la relacin del capital de trabajo, K = AC PC (el dinero que posee una empresa para trabajar, ya sea, en caja, cuentas corrientes, cuentas por cobrar en 1 ao, es decir, a corto plazo), tras haber pagado sus deudas en el corto plazo (pasivo corriente) con sus activos disponibles. Frmula de clculo: Capital de trabajo neto sobre total de activos (KTSA)=(activos corrientes-inventario- pasivo corrientes) / total activos

Capital de Trabajo Neto sobre total de activos (KTSA) Aplicacin de la Formula Efectivo y cuentas monetarias Q 798,452.89 Deudores comerciales Q 91,237.47 Deudores no comerciales Q 393,918.39 Pasivos Corrientes Q (295,767.47) TOTAL Q 987,841.28

21.19%

Activos Totales

4,662,421.18

Fuente: Datos obtenidos de la empresa, ao 2,011

Al anlisis para que el resultado fuese ms liquido se rest el valor de los inventarios; esto nos da como las razones anteriores que la entidad a la fecha de anlisis cuenta con un valor sumamente alto en sus activos corrientes; principalmente en la cuenta de caja y bancos.

d) Razn de endeudamiento (RE): Indica el grado de endeudamiento de una empresa, en relacin a la respuesta de sus activos. Esta razn es utilizada para determinar el porcentaje que los pasivos corrientes y no corrientes representan con el total de activos netos.

30

Frmula de clculo: Razn de endeudamiento (RE)= (pasivo corriente + pasivo no corriente) / total activos

Pasivos Corrientes Pasivos No Corrientes TOTAL

Razon de Endeudamiento Aplicacin de la Formula Q 295,767.47 Q 745,842.72 Q 1,041,610.19

22.34%

Activos Totales

4,662,421.18

Fuente: Datos obtenidos de la empresa, ao 2,011

RE muestra al aplicarla que no existe nivel alarmante de endeudamiento de Aire Total, S. A. y que por el contrario existe una sobre liquidez de la misma.

e) Rotacin de inventarios (RI) Razn que relaciona el costo de las ventas con la existencia de productos en inventario o bodega. Frmula de clculo: RI=(costo de ventas / inventarios)

Costo de Ventas Inventario

ROTACION DE INVENTARIOS Aplicacin de la Formula Q 1,392,154.94 Q 2,498,642.35

55.72%

Fuente: Datos obtenidos de la empresa, ao 2,011

31

La frmula indica que se vendi el inventario 55.72 veces, en tanto se agoten las existencias, por consiguiente se pierdan ventas lo cual no es el caso para esta empresa.

f) Das de rotacin de inventarios (DRI): Esta razn indica los das que lleva un inventario en ser rotado, esto tomando como base la rotacin misma relacionada con el costo de ventas y los das del ao.

Frmula de clculo: DRI=365 / rotacin inventarios

Dias del ao Rotacion del inventario

DIAS DE ROTACION DE INVENTARIOS Aplicacin de la Formula 365 0.56

655.06

Fuente: Datos obtenidos de la empresa, ao 2,011

El Inventario rot 655.06 veces en el periodo analizado.

Lo dinmico de los indicadores es que se pueden construir algunos en relacin a las necesidades; con el rendimiento del capital podemos determinar que la empresa genera un porcentaje en relacin a el mismo; esto podemos cotejarlo con operaciones pasivas bancarias y nos da una referencia de que si es ms beneficioso tener el capital en el banco o su respectiva inversin.

En conclusin, la empresa Aire Total, S. A. muestra una solidez y liquidez aceptable a la fecha evaluada.

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3.2. Evaluacin de aspectos fiscales

Se verific el cumplimiento exacto y ordenado de las obligaciones tributarias de la empresa y otras contribuciones de carcter obligatorio donde funcione como agente retenedor obedeciendo a lo establecido en el artculo 28 del Decreto nmero 06-91 Cdigo Tributario o de cuotas tales como las del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. La evaluacin contempl la verificacin que los tributos tanto directos como indirectos hayan sido calculados en forma exacta y presentados y pagados en los tiempos que cada ley especifica estipula.

Como aspectos relevantes en la revisin de los tributos estn:

1) Revisin de la declaracin anual del Impuesto Sobre la Renta del rgimen optativo por los perodos 2,009 y 2,010. 2) Revisin de la declaracin trimestral del Impuesto Sobre la Renta (pagos a cuenta) por los periodos 2,009, 2,010 y 2,011. 3) Revisin de la declaracin trimestral del Impuesto de Solidaridad por los periodos dos mil nueve, 2,010 y 2,011. 4) Revisin de otros impuestos (Retenciones ISR (proveedores y empleados), ISR de facturas especiales, IVA de facturas especiales y retenciones por fletes prestados en el exterior para los periodos 2,009, 2,010 y 2,011. 5) Revisin de las cuotas patronales y laborales del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social para los periodos 2,009, 2,010 y 2,011. 6) Revisin de la declaracin mensual del Impuesto al Valor Agregado por los periodos 2,009, 2,010 y 2,011. La empresa utiliza para todos sus impuestos la herramienta provista de Bancasat; por medio de 2 contratos bancarios los cuales le permiten hacerlos efectivos en fechas establecidas. Una poltica interna manejada por efectos flujos es que los pagos y presentaciones se hacen el penltimo da del vencimiento, esto para lograr tener en las cuentas los valores por un tiempo ms prolongado cuando existe impuesto valor a pagar. 33

Los impuestos son preparados por el contador general y el visto bueno es a cargo del gerente financiero para una mayor certeza de que los mismos estn libres de errores; como punto final, auditora externa previa a presentar la declaracin anual revisa cada una de las declaraciones. Cada uno de los impuestos u otras obligaciones es cotejado con las partidas de diario y el mayor que corresponde para lograr una mayor exactitud en el pago del tributo que se est realizando.

3.3. Evaluacin de control interno relacionado con los presupuestos que sirven de base para realizar las cotizaciones de equipos de aire acondicionado y refrigeracin
En los primeros acercamientos con la empresa la recomendacin inicial de la administracin fue enfocar el trabajo de la Practica Empresarial Dirigida al rea donde se preparan todos los presupuestos que sirven de base para hacer las ofertas a los clientes en cuanto a instalaciones de equipos de aire acondicionado o refrigeracin se refiere, derivado de que sus conclusiones apuntaban a que en ese departamento de la empresa existan aspectos de mejora, considerando que en mltiples ocasiones al comparar los presupuestos iniciales utilizados y las instalaciones de los equipos de aire acondicionado ya finalizados existan variaciones sustanciales que podan influir en elevar la rentabilidad de las operaciones. Efectivamente al evaluar la parte del control interno en el departamento de ingeniera y diseo que es donde se calculan los presupuestos en mencin se detect una deficiencia sustancial al ser preparados (los presupuestos) en hojas electrnicas (Excel) lo que hace posible que la persona que prepara esta informacin (los presupuestos) tienda a equivocarse tomando datos de referencia inexactos o no actualizados y no de una base de datos concreta histrica y con ello provoca inconsistencias al comparar lo que se presupuest inicialmente y lo que al finalizar la instalacin del equipo de aire acondicionado se utiliz tanto en cuanta de equipos y materiales de instalacin como en los costos de los mismos ocasionando perdidas financieras para la empresa. El siguiente cuadro muestra el formato de Excel utilizado para preparar los presupuestos de las instalaciones de los equipos de aire acondicionado y refrigeracin el cual muestra las deficiencias encontradas segn los resultados de la investigacin: 34

Cuadro No. 1 Presupuesto y clculo de instalacin de equipo de aire acondicionado en formato Excel.
TIPO DE SISTEMA MARCA VOLTAJE UBICACIN A ITEM # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 31 32 2 PAQUETES DE 10 TONS GOODMAN 220/3/70 ESQUIPULAS, CHIQUIMULA

COSTO EQUIPO Y M ATERIALES INSTALACION DESCRIPCION CANTIDADPRECIO UNITARIO Q. PRECIO TOTAL Q. EQUIPO EQUIPOS PAQUETE DE 10Tn 2 Q 30,000.00 Q 60,000.00 DRENAJES DE PAQUETES CODOS 1/2 pvc 90 4 Q TEE 1 1/2 pvc 90 2 Q TEE 1/2 pvc 4 Q TUBO 1 1/2 1 Q TUBO 1/2 pvc 125ps i 0.5 Q REDUCTOR 1 1/2*1/2 pvc 2 Q TAPON 3/4 pvc 2 Q PEGAMENTO PVC 1/4 1 Q DUCTERIA FUELLE 4 Q LAMINA GALVANIZADA CAL 24/ducto 88 Q LAMINA GALVANIZADA CAL 26/ducto 120 Q UNIONES DE DUCTOS HORIZONTALES 15 Q LAMINA GALVANIZADA CAL 26 CONECTOR 4 Q UNIONES DE DUCTOS VERTICALES 8 Q ESPUMA POLIUTERANO 3 Q TARUGOS DE EXPANCIO 3/8 20 Q CLAVOS HILTI CON FULMINATE 200 Q WUASHAS 3/8 500 Q TORNILLOS 3/8 PUNTA DE BROCA 500 Q ANGULAR 1 1/2*1 1/2* 20 s oporte ducto/lam ina 9 Q rejilla de puerta 12x12 8 Q REJILLAS DE RETORNO 24/24 9 Q rejillas perforada ps 10 Q pegam ento de contacto 8 Q charras para s oporte de fibra 5,000.00 Q SILICON TRANSPARENTE 50 Q CINTA PLATEADA 3 Q FIBRA NEGRA INTERIOR 4*100 12 Q DIFUSOR DE 10/10 7 Q DIFUSOR DE 10/8 15 Q CABLE TELEFONICO 3 PARES 40 Q CINTA DE AISLAR 3 Q CABLE TSJ DE 3X8 20 Q TERMINALES HEMBRA 10 Q HULE PARA ANTIVIBRACION 4 Q PROTECTOR TRIFACICO 2 Q TERMOSTATO 2 Q TACOS DE HULE REDUCTORES DE VIBRACION 8 Q SUB TOTAL COSTO DIRECTO MATERIALES 1.5% DE IMPREVISTOS EN COSTO DIRECTO MATERIALES TOTAL COSTO DIRECTO M ATERIALES 0.90 4.80 1.10 40.70 18.50 3.25 4.00 145.00 200.00 210.00 175.00 175.00 175.00 175.00 50.00 7.00 2.50 0.45 0.15 96.00 150.00 600.00 175.00 140.00 1.09 36.00 74.00 1,243.00 200.00 200.00 4.30 26.00 41.44 1.96 78.86 1,326.00 1,500.00 150.00 Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q 3.60 9.60 4.40 40.70 9.25 6.50 8.00 145.00 800.00 18,480.00 21,000.00 2,625.00 700.00 1,400.00 150.00 140.00 500.00 225.00 75.00 864.00 1,200.00 5,400.00 1,750.00 1,120.00 5,450.00 1,800.00 222.00 14,916.00 1,400.00 3,000.00 172.00 78.00 828.80 19.60 315.44 2,652.00 3,000.00 1,200.00 151,709.89 2,275.65 153,985.54

B ITEM # 1 2 3 4 5 6 7 8

COSTO M ANO DE OBRA Y V IATICOS DESCRIPCION CANTIDADPRECIO UNITARIO Q. PRECIO TOTAL Q. MANO DE OBRA TECNICOS REFRIGERACION 2 Q 150.00 Q 300.00 GRUA PARA MONTAJE DE EQUIPO 0 Q 2,500.00 Q TRANSPORTE DE PAQUETE A OBRA 0 Q 2,000.00 Q TRABAJOS DE SOLDADURA 1 Q 500.00 Q 500.00 MANO DE OBRA DUCTERO 20 Q 30.00 Q 600.00 ALQUILER ANDAMIO 0 Q 800.00 Q VIATICOS PERSONAL 0 Q Q COMBUSTIBLE 0 Q 100.00 Q TOTAL COSTO M ANO DE OBRA Y V IATICOS Q 1,400.00 SUB TOTAL M ATERIALES, M ANO OBRA, V IATICOS Y UTILIDAD DESCRIPCION PRECIO TOTAL Q. COSTO DIRECTO MATERIALES 1 Q 153,985.54 MANO OBRA Y VIATICOS 1 Q 1,400.00 SUB- TOTAL 1 Q 155,385.54 UTILIDAD % 38 Q 59,046.50 VALOR A COTIZAR Q 214,432.04

C ITEM # 1 2 3 4

Fuente: Informacin de la empresa, 2,011

35

Explicacin del formato: El numeral uno del rubro de equipos muestra la maquinaria que es la que genera el aire frio; este puede contemplar una sola unidad o varias dependiendo la necesidad del cliente y el rea a climatizar. El rubro de drenajes contempla tanto el fluido de gases que son parte esencial de la generacin de frio como cualquier otro liquido que sea producto de la condensacin del aire y sea necesario trasladarlo. En la parte de ductera se contemplan todos aquellos ductos necesarios para la transportacin del aire y ser distribuidos en el rea que se desea climatizar. Estos ductos pueden ser fabricados en diferentes materiales pero los ms utilizados son la lmina y la fibra de vidrio rgida por sus propiedades de aislamiento. El apartado de la mano de obra incluye los costos que surgen como efecto de la instalacin del equipo necesario para la climatizacin del rea. Al final se muestra un resumen sobre la suma de todos los rubros y as proyectar el margen de utilidad esperado de la venta el cual es designado de acuerdo a la poltica de fijacin de precios de la empresa. Para indicar una razn concreta sobre la necesidad de realizar un cambio en la forma que se preparan los presupuestos que sirven de base para realizar las cotizaciones de equipos de aire acondicionado y refrigeracin de una forma manual en formato de Excel a un sistema integrado con una base de datos histrica se realiz una comparacin en un proyecto de instalacin de 2 paquetes de aire acondicionado marca Goodman con un cliente en Esquipulas, Chiquimula utilizando el presupuesto original y preparando el mismo en el sistema Aspel/Prod. Dicho presupuesto muestra en forma detallada los equipos y elementos necesarios para la instalacin de los aires acondicionados con una base de datos histrica y tomada de todos los artculos que conforman el inventario de la compaa. Contar con una base de datos verstil no nicamente determina un costo proyectado ms fiable si no que permite elaborar el presupuesto en un tiempo ms corto.

36

Cuadro No. 2 Presupuesto y clculo de instalacin de equipo de aire acondicionado en sistema Aspel/Prod.
TIPO DE SISTEM A MARCA VOLTAJE UBICACIN 2 PAQUETES DE 10 TONS GOODMAN 220/3/70 ESQUIPULA S, CHIQUIMULA COSTO EQUIPO Y M ATERIALES INSTALACION ITEM # CODIGO ACTUAL 1 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 2 3 4 5 6 7 PTPA QGOOD120000 PTVPC10 PTTEEPVCPOT011/2 PTTEEPVCPOT01/2 PTTUBOPVC1-1/2 PTTUBOPVC01/2 PTREDPVC2187268 PTTA PPVCROS006 PTTA NGIT1/4GA LON EQUIPO EQUIPOS PAQUETE GOODMAN 10 TONS 280-230-1-60 DRENAJES DE PAQUETES CODOS PVC DE 1/2 A 90 TEE PV C POTA BLE 1-1/2" TEE PV C POTA BLE 1/2" TUBO PV C 1-1/2" 250 PSI X METRO TUBO PV C 1/2" POTABLE 315PSI X METRO RED BUSH PVC 1-1/2" X 1-1/4" TAPON PVC CON ROSCA MA CHO DE 3/4" PEGAMENTO TANGIT 1/4 GL. 2 4 2 4 1 0.5 2 2 1 Q Q Q Q Q Q Q Q Q 26,482.50 0.96 11.38 0.98 12.92 3.16 3.35 4.02 125.00 Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q 52,965.00 3.82 22.76 3.92 12.92 1.58 6.70 8.04 125.00 14,571.92 18,664.80 622.16 101.04 134.00 848.00 825.00 875.88 1,157.12 4,094.46 2,669.60 996.32 7,650.00 1,205.50 117.00 32,400.00 548.38 981.30 101.20 69.63 191.80 9.30 235.68 1,666.92 2,580.36 146,467.11 CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTAL

DUCTERIA Y FIJACION FUELLE 4 PTLA MGA LV C24 LAMINA GALV . C.24, 4X8 (PIES) 88 PTLA MGA LV C26 LAMINA GALV . CALIBRE 26 - 4X8 120 UNIONES DE DUCTOS HORIZONTA LES 15 PTLA MGA LV C26 LAMINA GALV . CALIBRE 26 - 4X8 4 UNIONES DE DUCTOS V ERTICALES 8 PTESPUMAPOLI12O ESPUMA POLIURETA NO 333 LA TA 12 OZ 3 PTTA RUEXP0003/8 TARUGO DE EXPA NSION P/BLOCK DE 3/8 20 PTTA RUHILTI001/2 TARUGO HILTI DE EXPA NSION 1/2 200 WUASHA S 3/8 500 PTTORNLAM1005 TORNILLO P/LA MINA DE 8*3/4" GA LV . 500 PTANGULAR001@1/2 A NGULAR DE 1-1/2" * 1/8" LEGITIMO 9 PTDIF4VIA S12X12S DIFUSOR 4 VIA S 12 X 12 SIN DA MPER 8 PTREJILLA RE24X24 REJILLA RETORNO S/FILTRO 24X24 RA24X24 9 PTDIFPERFGDR-PSR DIF PERFORADO C/MARCO 24X24 C/DEF SUMINI 10 PTCEMCONT1000 CEMENTO DE CONTA CTO (GALON) 8 PTCHARRASFV 001 CHA RRAS PARA FIBRA NEGRA 5,000.00 PTPA SILITRA NS302 SILICON BOSS TRANSPARENTE 302T PACHA 50 PTCINTAPLA TEADA CINTA ALUMINIO ROLLO 2"X50 YDS FASSON 3 PTFIBRANEGRA 100' FIBRA NEGRA ROLLO 100' 12 PTREJRET10X10REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X10 RA 10X10 7 PTREJRET10X8REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X8 RA10X8 15 PTCABLETELF3PA PTCINTAISLA R0001 PTCSJ134X14 PTTERMELECHEM12 PTELIMINA QV E-118 PTPROTECTORVOTRI PTTERMOIF951213W MATERIALES ELECTRICOS CABLE TELEFONICO 3 PARES (METRO) 40 CINTA AISLAR NEGRA GRANDE 3 CABLE TSJ 4X14 (METRO) 20 TERMINAL HEMBRA, ELECTRICA 10 A NTIVIBRADOR 1 1/8" QV E-118 4 PROTECTOR V OLTA JE TRIF QPM-400 2 TERMOSTATO TOUCH SCREEN WESTIN IF95-1213 2 TOTAL MATERIALES DIRECTOS MANO DE OBRA Y TRANSPORTE

Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q

165.59 155.54 155.54 33.68 6.70 4.24 1.65 97.32 144.64 454.94 266.96 124.54 1.53 24.11 39.00 2,700.00 78.34 65.42 2.53 23.21 9.59 0.93 58.92 833.46 1,290.18

1 2 3 4 5 6 7 8

DESCRIPCION CANTIDAD MANO DE OBRA TECNICOS REFRIGERACION 2 GRUA PA RA MONTA JE DE EQUIPO 1 TRA NSPORTE DE PA QUETE A OBRA 1 TRA BA JOS DE SOLDADURA 1 MANO DE OBRA DUCTERO 20 A LQUILER A NDAMIO 1 V IA TICOS PERSONA L 8 COMBUSTIBLE 900 TOTAL MANO DE OBRA, V IATICOS Y TRANSPORTE

COSTO UNITARIO Q 167.00 Q 2,500.00 Q 4,500.00 Q 500.00 Q 167.00 Q 800.00 Q 200.89 Q 0.67

Q Q Q Q Q Q Q Q Q

COSTO TOTAL 334.00 2,500.00 4,500.00 500.00 3,340.00 800.00 1,607.14 600.00 14,181.14

1 2 3 4 5

DETERMINACION DEL PRECIO DE V ENTA COSTO DIRECTO MA TERIA LES Q MANO OBRA Y V IATICOS Q SUB- TOTAL Q UTILIDAD % 38% Q IVA 12% PRECIO A COTIZAR Q

146,467.11 14,181.14 160,648.26 61,046.34 26,603.35 248,297.94

Fuente: Informacin de la empresa, 2,011

37

Se trat de hacer un anlisis horizontal de lo que se presupuest para esta venta en particular con el formato de Excel original y la proyeccin que se realiz tomando los costos histricos en la base de datos del krdex de la empresa, esto no fue posible derivado que los datos de ambas proyecciones no son homogneos en su totalidad.

Segn el anlisis comparativo las inconsistencias encontradas fueron:

3.3.1. Desglose incorrecto de los materiales

que sern utilizados en cada

instalacin de los equipos de aire acondicionado o refrigeracin:

Con la preparacin de los presupuestos de las instalaciones de equipos de aire acondicionado o refrigeracin en formatos de hojas electrnicas (Excel) existe riesgos de clasificar y desglosar en forma incorrecta los equipos y materiales necesarios en cada venta en particular puesto que no se tiene a la vista una base de datos completa que contengan todos los cdigos que identifican a cada elemento (equipos y materiales de instalacin) necesarios en cada uno de los trabajos a realizar. Como se detalla en el cuadro siguiente (preparado en Aspel/Prod) en la parte de ductera se dieron costos a materiales de instalacin que son de fabricacin interna, como ejemplo los fuelles son partes que se fabrican de lmina galvanizada que ya haba sido tomada en consideracin y se les est dando un valor de ochocientos Quetzales (Q. 800.00). Realizando los presupuestos en hojas de Excel (el formato actual) existe una duplicidad de materiales para estos accesorios de fabricacin interna; no as en Aspel/Prod. De igual forma las uniones para ductos que cuentan con un valor de dos mil seiscientos veinticinco Quetzales exactos (Q. 2,625.00) son de igual fabricacin. Las washas son parte ntegra del tornillo y se les est asignando un valor de doscientos veinticinco Quetzales exactos.

38

Sumando estas desviaciones (como se muestra en la columna de excedentes) encontradas totalizan costos adicionales por cinco mil cincuenta Quetzales exactos (Q. 5,050.00) valor que no se incluye tomando las bases de datos histricas de compras segn el krdex que se maneja a la fecha y que reflejan una perspectiva ms clara de los costos de equipos, materiales e insumos de instalacin de los equipos de aire acondicionado y refrigeracin. Cuadro No. 3 Comparacin de presupuesto original preparado en Excel contra el preparado en Aspel/Prod para los materiales de ductera.
DUCTERIA Y FIJACION 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 FUELLE 4 PTLAMGALVC24 LAMINA GALV. C.24, 4X8 (PIES) 88 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 120 UNIONES DE DUCTOS HORIZONTALES 15 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 4 UNIONES DE DUCTOS VERTICALES 8 PTESPUMAPOLI12O ESPUMA POLIURETANO 333 LATA 12 OZ 3 PTTARUEXP0003/8 TARUGO DE EXPANSION P/BLOCK DE 3/8 20 PTTARUHILTI001/2 TARUGO HILTI DE EXPANSION 1/2 200 WUASHAS 3/8 500 PTTORNLAM1005 TORNILLO P/LAMINA DE 8*3/4" GALV. 500 PTANGULAR001@1/2 ANGULAR DE 1-1/2" * 1/8" LEGITIMO 9 PTDIF4VIAS12X12S DIFUSOR 4 VIAS 12 X 12 SIN DAMPER 8 PTREJILLARE24X24 REJILLA RETORNO S/FILTRO 24X24 RA24X24 9 PTDIFPERFGDR-PSR DIF PERFORADO C/MARCO 24X24 C/DEF SUMINI 10 PTCEMCONT1000 CEMENTO DE CONTACTO (GALON) 8 PTCHARRASFV001 CHARRAS PARA FIBRA NEGRA 5,000.00 PTPASILITRANS302 SILICON BOSS TRANSPARENTE 302T PACHA 50 PTCINTAPLATEADA CINTA ALUMINIO ROLLO 2"X50 YDS FASSON 3 PTFIBRANEGRA100' FIBRA NEGRA ROLLO 100' 12 PTREJRET10X10REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X10 RA10X10 7 PTREJRET10X8REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X8 RA10X8 15 Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q 165.59 155.54 155.54 33.68 6.70 4.24 1.65 97.32 144.64 454.94 266.96 124.54 1.53 24.11 39.00 2,700.00 78.34 65.42 Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q 14,571.92 18,664.80 622.16 101.04 134.00 848.00 825.00 875.88 1,157.12 4,094.46 2,669.60 996.32 7,650.00 1,205.50 117.00 32,400.00 548.38 981.30 Exedentes Q 800.00

Q Q

2,625.00 1,400.00

225.00

Fuente: Informacin de la empresa y anlisis, 2,011

Este fue uno de los primeros hallazgos que proponen sugerir la utilizacin de un sistema completamente integrado con el cual se cuenta ya instalado en el servidor de cmputo de la empresa y sin ser utilizado (Aspel/Prod) a cambio de la forma tradicional en formatos de hojas electrnicas de Excel en los presupuestos que sirven de base para realizar las cotizaciones de equipos de aire acondicionado y refrigeracin.

39

3.3.2. Los equipos, materiales e insumos de instalacin de los equipos de aire acondicionado y refrigeracin en el presupuesto de formato Excel incluye el Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Al incluir en los equipos, materiales, insumos y mano de obra para realizar cada presupuesto de instalacin de los equipos de aire acondicionado y refrigeracin el impuesto al valor agregado (IVA); se tiene como resultado que la utilidad que se proyecta en cada una de las ventas no muestra en valores absolutos lo real, al multiplicar el total de los costos por un porcentaje de utilidad el valor absoluto ser menor al deducir dicho impuesto. Otro aspecto que influye la proyeccin errnea de los presupuestos que sirven para presentar las cotizaciones, es que los datos no son de igual origen o procedencia (algunos internos sin ser afectos al Impuesto al Valor Agregado) en relacin a este impuesto pues la mano de obra al ser parte de la planilla de la empresa no genera crdito fiscal por IVA lo que distorsiona ms aun el resultado deseado. Analizando el presupuesto preparado inicialmente en formato hoja electrnica Excel para la venta de los equipos tipo paquete de 10 toneladas de capacidad de enfriamiento al cliente de Esquipulas Chiquimula se pudo constatar que el valor total de la venta (facturado) fue de doscientos catorce mil cuatrocientos treinta y dos Quetzales con cuatro centavos (Q. 214,432.04) monto que incluye el impuesto al valor agregado (IVA). El monto proyectado de la utilidad en ese mismo presupuesto supona un treinta y ocho por ciento de utilidad (38%) que ascenda a cincuenta y nueve mil cuarenta y seis Quetzales con cincuenta centavos (Q. 59,046.50) suma que no corresponde la valor absoluto de la utilidad pues para determinar efectivamente la rentabilidad de este proyecto se debe deducir el impuesto al valor agregado (IVA) de acuerdo a la forma en que se calcul en su forma inicial. El efecto de presupuestar los costos en una mala distribucin obedece a que al hacerlo en formato de hojas electrnicas (Excel) no se tiene un panorama completo de toda la gama de equipos, materiales e insumos necesarios en una instalacin de un equipo de aire acondicionado, adems de ello la forma de calcular los presupuestos no proyecta la utilidad esperada con margen de error mnimo. Si comparamos el margen esperado en el primer presupuesto preparado en formato Excel de la venta en anlisis con el preparado en Aspel/Prod tenemos: 40

Cuadro No. 4 Diferencia entre la utilidad proyectada inicial en formato Excel y la proyectada en sistema Aspel/Prod.
DIFERENCIA ENTRE LA UTILIDAD PROYECTA INICIAL Y LA PROYECTADA EN SISTEMA ASPEL PROD 1 Utilidad inicial proyectada (Excel) 38% Q 59,046.50 2 Menos Impuesto al valor agregado (IVA) 12 Q 6,326.41 3 Utilidad real esperada (Excel) Q 52,720.09 4 Menos Utilidad proyectada (Aspel/prod) 38% Q 61,046.34 Valor dejado de percibir por mal presupuesto inicial

(8,326.24)

Fuente: Papeles de trabajo en el anlisis, 2,011

Como se puede notar en el cuadro anterior los ocho mil trescientos veintisis Quetzales con veinticuatro centavos (Q. 8,326.24) fueron proyectados de menos en la percepcin de la utilidad. Tomando el valor sobre el cual se realiz la venta tendremos un efecto en que el costo de ventas tiene un margen de error en los estados financieros de la siguiente forma: Cuadro No. 5 Efecto de la variacin en el costo de ventas acumulado en los informes financieros del periodo que se informa.

EFECTO DE LA VARIACION EN EL COSTO DE VENTAS ACULADO Costo de Ventas acumulado Q Variacion en la utilidad proyectada de la venta Q Valor de la venta neta en analisis Q Variacion posible porcentual del costo de ventas Valor posible de la variacion absoluta Variacion en la utilidad proyectada de la venta
Fuente: Papeles de trabajo en el anlisis, 2,011

1,392,154.94 (8,326.24) 191,457.18

4.35%
4.35% Q -4.35% Q 60,543.15 (60,543.15)

41

El efecto individual de esta venta aplicado al costo de ventas acumulado nos da (como lo muestra el cuadro 3.8) una variacin de un 4.35% (variacin en la utilidad proyectada dividida el valor neto de la venta en anlisis) donde tomado el total a la fecha una variacin +/- de sesenta mil quinientos cuarenta y tres Quetzales con quince centavos (Q. 60,543.15) que pueden disminuir o aumentar los resultados. El error antes mencionado tiende a disminuir sustancialmente utilizando el programa Aspel/Prod pues de l se toma cada material (equipo, repuestos e insumos) en costos sin ningn incremento por impuestos, con la suma total de los materiales primarios de instalacin (equipos, materiales, mano de obra y transportes) se estima un margen de utilidad y el ltimo paso es el incremento del impuesto al valor agregado IVA el cual es determinado sumando el total de los costos estimados mas la utilidad proyectada por el porcentaje legal (12%), esto como se muestra en la siguiente figura: Cuadro No.6 Determinacin del precio de venta del proyecto.
DETERMINACION DEL PRECIO DE VENTA 1 2 3 4 5 COSTO DIRECTO MATERIALES MANO OBRA Y VIATICOS SUB- TOTAL UTILIDAD % IVA PRECIO A COTIZAR Q Q Q 38% Q 12% Q 146,467.11 14,181.14 160,648.26 61,046.34 26,603.35 248,297.94

Fuente: Papeles de trabajo en el anlisiscuadro 3.5

3.3.3. No se estiman los valores de la mano de obra correctamente.

Se observ que cuando se estiman los tiempos en los cuales se pretende quede terminado un trabajo de una instalacin de un equipo de aire acondicionado y refrigeracin; el valor por unidad de tiempo que se asigna no concuerda con el tiempo efectivamente utilizado. Esto ha obedecido a muchos factores pero principalmente que el valor que se toma como costo de mano de obra

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(horas hombre) es mucho ms bajo que lo que realmente gana el personal de instalaciones y sus respectivas prestaciones. Derivado del volumen de trabajo de temporada o por la falta de personal capacitado en ciertas reas, en ocasiones es necesario la subcontratacin de personal externo (outsoursing) para realizar un trabajo; estos en ocasiones son de un costo ms elevado que la mano de obra propia y por lo tanto la utilidad esperada de la venta disminuye factor. por no haber tomado en consideracin este

Cuadro No. 7 Comparacin de la estimacin inicial en formato Excel de la mano de obra y la estimacin segn sistema Aspel/Prod
1 2 3 4 5 DIFERENCIA EN LA ESTIMACION DE LA MANO DE OBRA POR PAREJA DE Salario ordinario Tecico en refrigeracion Salario ordinario Ayudante Bonificacion Tecnico en refrigeracion Bonificacion Ayudante Proporcion de bono 14 8.33% Proporcion de Aguinaldo 8.33% Proporcion de Indemnizaciones 8.33% Proporcion de vacaciones 4.17% Cuota patronal Igss 12.67% Costo mensual de la mano de obra real Costo diario (costo total/30) Costo asignado acualmente Diferencia no incluida en el costo actualmente por da laborado TRABAJADORES Q 3,000.00 Q 2,068.00 Q 500.00 Q 250.00 Q 422.16 Q 422.16

Q Q Q Q

642.12 7,937.94 264.60 150.00

114.60

Fuente: Papeles de trabajo en el anlisis, 2,011

La estrategia de trabajo es por parejas la cual cuenta con un tcnico en refrigeracin y aire acondicionado y un ayudante. Bajo el esquema actual (utilizacin de formatos de Excel) no se estn incluyendo ciento catorce Quetzales con sesenta centavos (Q. 114.60) a cada da proyectado de labor por presupuesto, esto equivale a un 43.31% de cada da de labor (Q. 114.60/Q. 264.60). Un aspecto muy relevante para resaltar es que la entrevista realizada con la persona que elabora los presupuestos se evidencia que cuando se hizo la pregunta sobre los tiempos estimados de instalacin de un equipo de aire acondicionado se obtuvieron respuestas como las siguientes con 43

frecuencia las palabras yo digo que como; talvez; alrededor; esto evidencia que no existe un parmetro que indique un margen relativamente exacto de los tiempos reales utilizados en el trabajo. Utilizando la herramienta de Aspel/Prod se pueden estimar con ms fiabilidad los valores de la mano de obra pues cuenta con un proceso el cual permite mantener los datos histricos y en tiempo real de lo que efectivamente un empleado devenga por unidad de tiempo.

3.3.4. El valor del transporte es sub estimado.

Es frecuente que la empresa necesite usar equipo especial para el transporte de equipos de enfriamiento de volmenes y peso elevado tales como paquetes de aire acondicionado y de igual forma utilizar gras para el levantamiento e instalacin de los mismos; al momento de informar del costo que se necesita para estas actividades se asumen los costos a utilizar en la contratacin de servicios de fletes y gras y no se realiza una bsqueda histrica en una base de datos, esto derivado de la forma actual de considerar los costos (formato de Excel) o que se efecte una cotizacin del servicio a contratar directamente con empresas que pueden prestar estos servicios. En la venta de equipo de aire acondicionado que se esta presentando como anlisis y ejemplo, se pudo constatar que inclusive por error de la frmula de Excel (formato actual) no se incluyeron esos dos rubros importantes (flete al lugar de instalacin y gra para colocacin de los paquetes de aire acondicionado) lo que ascendi a un total de siete mil Quetzales exactos (Q. 7,000.00) lo cual repercuti en la negociacin pues el precio proporcionado de venta fue inferior al que se debi ofrecer. Esto sin considerar en el mismo rubro del clculo de la mano de obra, fletes y viticos analizado las dems variaciones que en total suman doce mil setecientos ochenta y un Quetzales con catorce centavos (Q. 12,781.14) segn lo muestra el cuadro que a continuacin se muestra:

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Cuadro No. 8 Anlisis del presupuesto de mano de obra; viticos, levantamiento de equipos y fletes segn el formato actual en Excel y comparado con los costos de Aspel/Prod.

PRESUPUESTO PARA LOS RUBROS DE MANO DE OBRA, VIATICOS, TRANSPORTE Y LEVANTAMIENTOS DE EQUIPO EN FORMATO ACTUAL
B ITEM # 1 2 3 4 5 6 7 8 COSTO M ANO DE OBRA Y VIATICOS DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO UNITARIO Q. MANO DE OBRA TECNICOS REFRIGERACION 2 Q 150.00 GRUA PARA MONTAJE DE EQUIPO 0 Q 2,500.00 TRANSPORTE DE PAQUETE A OBRA 0 Q 2,000.00 TRABAJOS DE SOLDADURA 1 Q 500.00 MANO DE OBRA DUCTERO 20 Q 30.00 ALQUILER ANDAMIO 0 Q 800.00 VIATICOS PERSONAL 0 Q COMBUSTIBLE 0 Q 100.00 TOTAL COSTO MANO DE OBRA Y VIATICOS PRECIO TOTAL Q. Q 300.00 Q Q Q 500.00 Q 600.00 Q Q Q Q 1,400.00

VALORES EN SISTEMA PROD

COSTO TOTAL Q 334.00 Q 2,500.00 Q 4,500.00 Q 500.00 Q 3,340.00 Q 800.00 Q 1,607.14 Q 600.00 Q 14,181.14

TOTAL INCIAL DE FLETES Y GRUAS TOTAL FLETES Y GRUAS EN SISTEMA ASPEL/PROD EFECTO NEGATIVO

Q Q Q

7,000.00 7,000.00

TOTAL INICIAL DE LOS RUBROS SEGN CALCULO EN HOJA ELECTRONICA EXCEL TOTAL PRESUPUESTADO EN SISTEMA ASPEL/PROD PARA ESTOS RUBROS EFECTO NEGATIVO

Q Q Q

1,400.00 14,181.14 12,781.14

Fuente: papeles de trabajo en el anlisis ssegn cuadros 3.4 y 3.5 el los rubros de mano de obra y transporte, 2,011

Con el anlisis anterior se manifiesta una necesidad ms para cambiar de un sistema manual de presupuestos de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin como el actual en formatos de Excel a un sistema integral como es el caso de Aspel/Prod en donde toda la gama de tems necesarios para llegar a un costo final se tienen a la vista y los clculos por medio de frmulas no son manipulables ni contiene el riesgo de no incluir como se present en el caso de los flete de transporte de los equipos de aire acondicionado a obra y la gra para colocarlos en la loza del proyecto.

45

3.3.5. Los costos de muchos elementos (equipos de aire acondicionado o refrigeracin, repuestos y materiales) son supuestos y no costos histricos.
Al igual que en los puntos anteriores; la persona que realiza cada uno de los presupuestos asume en mltiples ocasiones el costo de los equipos, repuestos e insumos de una instalacin de aire acondicionado y refrigeracin y no se buscan en el sistema segn el historial de las compras o del inventario. Particularmente esto sucede cuando los equipos, insumos y mano de obra del presupuesto sobre el cual se esta trabajando no son usados con frecuencia. En esta debilidad se pudo notar que existen variaciones en proporcionar valores mas altos y valores mas bajos de los que efectivamente tienen los materiales a utilizar (se sobrevalora o subvaloran costos). La mayora de los equipos de aire acondicionado deben previamente a ponerse en funcionamiento ser instalados. Esta instalacin es por lo general bastante fcil en los equipos domsticos pero igualmente se necesita un profesional para realizarla. Los precios de instalacin de aire acondicionado varan segn de qu equipo y de la cantidad de trabajo que haya que realizar para su instalacin. Un presupuesto completo debera contener los costos completos los cuales puedan ser comparados en el transcurso del tiempo en la misma base de datos de la empresa. En la actualidad no es posible ese factor pues los costos en mltiples ocasiones son arbitrarios y se limitan a la experiencia de la persona que lo prepara mas no al historial concreto. Aspel/Prod para limitar este punto utiliza el catlogo de inventarios de Aspel-SAE y proporciona un completo control sobre las existencias de las materias primas y subensambles en diferentes almacenes. Proporciona un completo control sobre los catlogos de sustitutos que permite definir para una materia prima, otra que la pueda reemplazar en determinado momento. Bsquedas por clave y descripcin, entre otros. Considerando la venta del proyecto de climatizacin en anlisis se presenta el cuadro de comparacin en donde se evidencia el efecto de utilizar las hojas electrnicas como herramienta y un sistema integral como Aspel/Prod. Considerando el cuadro que se presenta a continuacin se puede verificar la necesidad y justificacin de utilizar el sistema que se est proponiendo para lograr una mayor fiabilidad no solo en los costos si no en la utilidad que se est proyectando. 46

Cuadro No. 9 Comparacin de costos en el presupuesto preparado en sistema Aspel/Prod y la forma actual de formatos de Excel y comparativo del precio otorgado calculado en el formato actual y el calculado en sistema Aspel/Prod
TIPO DE SISTEMA MARCA VOLTAJE UBICACIN COSTO EQUIPO Y MATERIALES INSTALACION ITEM # CODIGO ACTUAL 1 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 2 3 4 5 6 7 8 2 PAQUETES DE 10 TONS GOODMAN 220/3/70 ESQUIPULAS, CHIQUIMULA
Costos Presupuesto Aspel/Prod Costos Presupuesto Excel

CANTIDAD COSTO UNITARIO

EQUIPO EQUIPOS PTPAQGOOD120000 PAQUETE GOODMAN 10 TONS 280-230-1-60 2 DRENAJES DE PAQUETES PTVPC10 CODOS PVC DE 1/2 A 90 4 PTTEEPVCPOT011/2 TEE PVC POTABLE 1-1/2" 2 PTTEEPVCPOT01/2 TEE PVC POTABLE 1/2" 4 PTTUBOPVC1-1/2 TUBO PVC 1-1/2" 250 PSI X METRO 1 PTTUBOPVC01/2 TUBO PVC 1/2" POTABLE 315PSI X METRO 0.5 PTREDPVC2187268 RED BUSH PVC 1-1/2" X 1-1/4" 2 PTTAPPVCROS006 TAPON PVC CON ROSCA MACHO DE 3/4" 2 PTTANGIT1/4GALON PEGAMENTO TANGIT 1/4 GL. 1 DUCTERIA Y FIJACION FUELLE 4 PTLAMGALVC24 LAMINA GALV. C.24, 4X8 (PIES) 88 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 120 UNIONES DE DUCTOS HORIZONTALES 15 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 4 UNIONES DE DUCTOS VERTICALES 8 PTESPUMAPOLI12O ESPUMA POLIURETANO 333 LATA 12 OZ 3 PTTARUEXP0003/8 TARUGO DE EXPANSION P/BLOCK DE 3/8 20 PTTARUHILTI001/2 TARUGO HILTI DE EXPANSION 1/2 200 WUASHAS 3/8 500 PTTORNLAM1005 TORNILLO P/LAMINA DE 8*3/4" GALV. 500 PTANGULAR001@1/2 ANGULAR DE 1-1/2" * 1/8" LEGITIMO 9 PTDIF4VIAS12X12S DIFUSOR 4 VIAS 12 X 12 SIN DAMPER 8 PTREJILLARE24X 24 REJILLA RETORNO S/FILTRO 24X24 RA24X24 9 PTDIFPERFGDR-PSR DIF PERFORADO C/MARCO 24X24 C/DEF SUMINI 10 PTCEMCONT1000 CEMENTO DE CONTACTO (GALON) 8 PTCHARRASFV001 CHARRAS PARA FIBRA NEGRA 5,000.00 PTPASILITRANS302 SILICON BOSS TRANSPARENTE 302T PACHA 50 PTCINTAPLATEADA CINTA ALUMINIO ROLLO 2"X50 YDS FASSON 3 PTFIBRANEGRA100' FIBRA NEGRA ROLLO 100' 12 PTREJRET10X10REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X10 RA10X10 7 PTREJRET10X8REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X8 RA10X8 15 MATERIALES ELECTRICOS PTCABLETELF3PA CABLE TELEFONICO 3 PARES (METRO) 40 PTCINTAISLAR0001 CINTA AISLAR NEGRA GRANDE 3 PTCSJ134X14 CABLE TSJ 4X14 (METRO) 20 PTTERMELECHEM12 TERMINAL HEMBRA, ELECTRICA 10 PTELIMINAQVE-118 ANTIVIBRADOR 1 1/8" QVE-118 4 PTPROTECTORVOTRI PROTECTOR VOLTAJE TRIF QPM-400 2 TACOS DE HULE REDUCTORES DE VIBRACION PTTERMOIF951213W TERMOSTATO TOUCH SCREEN WESTIN IF95-1213 2 TOTAL MATERIALES DIRECTOS MANO DE OBRA Y TRANSPORTE

26,482.50 0.96 11.38 0.98 12.92 3.16 3.35 4.02 125.00

52,965.00 3.82 22.76 3.92 12.92 1.58 6.70 8.04 125.00 14,571.92 18,664.80 622.16 101.04 134.00 848.00 825.00 875.88 1,157.12 4,094.46 2,669.60 996.32 7,650.00 1,205.50 117.00 32,400.00 548.38 981.30 101.20 69.63 191.80 9.30 235.68 1,666.92 2,580.36

53,571.43 3.21 8.57 3.93 36.34 8.26 5.80 7.14 129.46 714.29 16,500.00 18,750.00 2,343.75 625.00 1,250.00 133.93 125.00 446.43 200.89 66.96 771.43 1,071.43 4,821.43 1,562.50 1,000.00 4,866.07 1,607.14 198.21 13,317.86 1,250.00 2,678.57 153.57 69.64 740.00 17.50 281.64 2,367.86 1,071.43 2,678.57

165.59 155.54 155.54 33.68 6.70 4.24 1.65 97.32 144.64 454.94 266.96 124.54 1.53 24.11 39.00 2,700.00 78.34 65.42 2.53 23.21 9.59 0.93 58.92 833.46 1,290.18

146,467.11
CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTAL 2 167.00 334.00 1 2,500.00 2,500.00 1 4,500.00 4,500.00 1 500.00 500.00 20 167.00 3,340.00 1 800.00 800.00 8 200.89 1,607.14 900 0.67 600.00

135,455.26

1 2 3 4 5 6 7 8

DESCRIPCION MANO DE OBRA TECNICOS REFRIGERACION GRUA PARA MONTAJE DE EQUIPO TRANSPORTE DE PAQUETE A OBRA TRABAJOS DE SOLDADURA MANO DE OBRA DUCTERO ALQUILER ANDAMIO VIATICOS PERSONAL COMBUSTIBLE

267.86

446.43 535.71

TOTAL MANO DE OBRA, VIATICOS Y TRANSPORTE DETERMINACION DEL PRECIO DE VENTA COSTO DIRECTO MATERIALES MANO OBRA Y VIATICOS IMPREVISTOS SUB- TOTAL UTILIDAD % IVA PRECIO A COTIZAR

14,181.14
146,467.11 14,181.14 160,648.26 61,046.34 26,603.35

1,250.00
135,455.26 1,250.00 2,275.65 138,980.91 52,720.09 22,974.86 214,675.86

1 2 3 4 5 6

38% 12%

248,297.94
214,675.86 248,297.94 (33,622.08)

Pre cio facturado pre supuestado en hojas excel Pre cio dete rminado en sistsema Aspel/prod Diferencia establecida

Fuente: papeles de trabajo, 2,011

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Como puede notarse en el cuadro anterior, la primera columna muestra los valores obtenidos utilizando el sistema Aspel/Prod y suma un total de Ciento cuarenta y seis mil cuatrocientos sesenta y siete Quetzales con once centavos (Q. 146,467.11) por costos de equipos, insumos y materiales necesarios para realizar la instalacin del equipo de aire acondicionado un valor superior en un 17.44% a la segunda columna que fue tomado del formato Excel original usado que muestra el total de Ciento veinticuatro mil setecientos doce Quetzales con cuarenta centavos (Q. 124,712.40) de costos resultantes con la utilizacin del forma de hoja electrnica de Excel (a este valor se le dedujo el impuesto al valor agregado). Este porcentaje (17.44%) indicado es un valor que se dej de percibir en la venta.

3.3.6. La cantidad de equipos y materiales necesarios para la instalacin del equipo de aire acondicionado y refrigeracin no es calculada con fiabilidad.
Una consecuencia de no realizar la verificacin correcta en el lugar fsico de instalacin de un equipo de enfriamiento de ambiente y de asumir las medidas de los espacios a enfriar; las distancias de donde sern instaladas las evaporadoras y condensadoras dan margen a que la cantidad de materiales no sea calculada con exactitud y por ende el presupuesto final distar del que en realidad debiese ser. Se pudo detectar que esta debilidad se da mucho en la tubera de cobre y tambin en la lmina que se utiliza para transportar el aire; estos dos elementos son parte muy vital en cada proyecto.

3.3.7. Al realizar la comparacin de lo proyectado en los presupuestos iniciales y el total real de los costos al finalizar la instalacin de los equipos de aire acondicionado, los costos varan significativamente.
Cuando una instalacin de un equipo de aire acondicionado y refrigeracin finalizada, se procede a realizar el respectivo cierre del trabajo efectuado; considerando para ello el presupuesto inicial y comparndolo con todas las salidas de material que fueron utilizados en la misma instalacin y los tiempos utilizados por el personal directo; en el mismo, es donde se determina el resultado marginal real contra lo que fue proyectado inicialmente. Este es el punto final pero por ser ya 48

histrico es una forma de medir y determinar si se logro el margen esperado y las variaciones que pudiesen darse en el transcurso de la instalacin; la necesidad actual es que al realizar cada trabajo la variacin de la proyeccin se de un porcentaje aceptable y que no se sub o sobre estimen los valores y mantener as una visin clara de los costos y lograr una mejor competitividad. Contar con un procedimiento que permita a la empresa mantener un monitoreo constante de que cada presupuesto que sirve de base para cada cotizacin da una herramienta de negociacin y los proyectos de instalaciones de equipos de aire acondicionado; tambin da funcionalidades como la forma de abastecimiento de los equipos y de los insumos necesarios que deben mantenerse en inventario y de aquellos que sean de compra inmediata por su cuanta econmica. Reduciendo el margen de error en cada instalacin tambin permitir a un plazo corto contar con precios fijos de instalaciones que puedan darse en forma comn; es decir que si una instalacin de aire acondicionado se repite en forma similar ya existe un precedente para tomar en consideracin y ser ms precisos en presentar un precio.

3.4.Resultado
Considerando cada punto del anlisis anterior en donde se puede verificar que la forma que se preparan los presupuestos que sirven de base en las propuestas de venta para la climatizacin artificial de ambientes utilizando hojas de Excel existe un margen alto de error que trae consecuencias en estimar valores muy bajos o muy altos y por ello se puede dejar de ganar una venta o tener una perdida financiera. Como resultado del anlisis se concluye en la necesidad de utilizar el sistema Aspel/Prod el cual la empresa ya posee las licencias necesarias y sustituir la forma actual de proyectar los presupuestos en formatos de hojas electrnicas Excel.

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Captulo 4 4.1. Propuesta de mejora 4.1.1. Antecedentes

Se realiz una revisin completa en las reas administrativa, financiera, contable y fiscal de la entidad donde se detectaron puntos de mejora, sin embargo un punto que influye mucho y que obtuvo la aceptacin de la administracin es que a la fecha no existe un mtodo adecuado en la preparacin de los presupuestos que sirven de base para la elaboracin de las cotizaciones de ventas. Como complemento se provee tambin la adopcin de un cdigo inteligente que permita la adecuada preparacin de dichos presupuestos y la identificacin clara de cada elemento (equipos, repuestos y materiales) que son necesarios para la instalacin de los equipos de aire acondicionado y refrigeracin el cual ser elaborado por parte de las personas encargadas del departamento de bodega. La administracin cuenta con el sistema Aspel completo en todos sus mdulos y no utiliza el de produccin (Aspel/Prod) el cual dar un valor agregado juntamente con la correcta utilizacin de sistema administrativo (Aspel/Sae).

Posterior a la evaluacin de la informacin y conocer los resultados de la investigacin con base en el anlisis realizado; se presenta una propuesta de mejora la cual ser implementada en dos fases.

1) Que el personal de bodega encargado del resguardo de los productos de inventario coordine la estructuracin de cdigos de identificacin de los equipos, repuestos e insumos de inventario que son utilizados en las instalaciones de equipos de aire acondicionado y refrigeracin de la empresa. 2) Implementar un software que permita elaborar en forma ordenada y confiable los presupuestos que sirven de base para la preparacin de las cotizaciones de ventas.

50

4.1.2. Objetivo general

Proporcionar un adecuado modelo y sistema que permita a la empresa elaborar cada uno de los presupuestos que sirven de base en la preparacin de las cotizaciones de ventas y lograr que las proyecciones de utilidades sean las adecuadas.

4.1.3. Objetivos especficos

a) Estructurar todos los artculos que conforman el inventario en una forma ordenada y comprensible para todos los usuarios. b) Proporcionar los lineamientos especficos para que los presupuestos de las cotizaciones reflejen un margen de utilidad razonable.

4.1.4. Estructuracin de los cdigos en una base inteligente (Smart Code)

La creacin de cdigos inteligentes que identifican a cada uno de los elementos que integran el inventario de mercadera por parte del personal de bodega se basar en las necesidades de la empresa lo cual permitir una versatilidad en el momento de necesitar consultar los mismos. La creacin de cdigos en este mbito es compleja por lo que se necesitan seguir algunos pasos para que se codifiquen los artculos en una forma ordenada y comprensible como se muestra a continuacin: Cuadro 1/2
ESTRUCTURA ELEMENTAL DE LA CREACION DE CODIGOS EN SISTEMA DE INVENTARIO TIPO DE Cdigo Los primeros 2 caracteres identifican primariamente al elemento.
M P A P C I C C G G O O P T C S P N V S A V I G Material Primario Proyecto Terminado Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo Cuentas de Capital Cuentas de Ingresos (Ventas) Cuentas de Costo de Ventas Cuentas de Costo de Servicios Cuentas de Gastos Administrativos Cuentas de Gastos Ventas Cuentas de Otros Ingresos Cuentas de Otros Gastos Producto Producto Servicio Servicio Servicio Servicio Servicio Servicio Servicio Servicio Servicio Servicio

51

Cuadro 2/2
Los siguientes 2 caracteres identifican al tipo de elemento
M P E A A A A A E Q C E S D P Q W M G S C W H L M E R H C P S M V P S H Q P S T T P 0 0 0 0 0 0 0 2 3 4 5 6 7 2 2 0 8 2 3 Equipos Accesorios Accesorios Accesorios Accesorios Accesorios de Cobre Electricos de Sujecion de Ducteria PVC TIPO DE Cdigo Producto Producto Producto Producto Producto Producto TIPO DE Cdigo Producto Producto Producto Producto Producto TIPO DE Cdigo Producto Producto Producto Producto Producto Producto TIPO DE Cdigo Producto Producto Producto Producto Producto Producto

Los siguientes 2 caracteres identifican la marca del elemento

M P Westinghosue Miller Goodman Smart Electric Criotec Chillers Paquetes Splits Mini Splits Ventanas Portatiles 02 Toneladas 03 Toneladas 04 Toneladas 05 Toneladas 06 Toneladas 07 Toneladas

Los siguientes 2 caracteres identifican la division/capacidad del elemento

M P E Q

Los siguientes 2 caracteres identifican la medida del elemento

M P E Q W H

Los siguientes 6 caracteres son discrecionales por cada elemento

M P E Q W H S P

TIPO DE Cdigo 0 Equipo tipo Split de 2 toneladas en 208/230 Producto

Fuente: Propuesta de mejora.

a) Caracteres identifican primariamente al elemento (Naturaleza): El total de los dgitos en los cdigos es de 16, esto puede ser en forma numrica, alfabtica o la combinacin de ambas. Los primeros dos dgitos identificarn cada uno de los mismos en su forma primaria; es decir su naturaleza general.

1) Materiales Primarios (MP): Caracteres alfabticos que incluyen todos aquellos elementos primarios o primos sin los cuales la instalacin de un equipo de aire acondicionado o de refrigeracin no se pueda realizar y que son parte directa y elemental.

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2) Proyecto Terminado (PT): Cada instalacin, reparacin o mantenimiento de equipos de aire acondicionado o refrigeracin genera un cdigo que al igual que los de materiales primos debe ser identificable en forma singular.

3) Cuentas de Activo (CA): El sistema de inventarios genera cuentas de servicios las cuales al ser ingresados sus movimientos de compras en el mismo generan las plizas que afectan la contabilidad por lo que todas las cuentas de balance y resultados deben tambin incluirse en el presente esquema. Estos cdigos estn identificados seguidamente de las dos literales por la cuenta que se utiliza en la nomenclatura contable en el modulo de COI.

4) Cuentas de Pasivo (PS) Los cdigos de las cuentas de pasivo estn compuestos por las primeras literales y la cuenta contable que se utiliza en el modulo contable.

5) Cuentas de Capital (CP) Los cdigos de las cuentas de capital estn compuestos por las primeras literales y la cuenta contable que se utiliza en el modulo contable.

6) Cuentas de Ingresos (IN) Las cuentas de ingresos estn formadas de igual forma con la cuenta contable que corresponde en la nomenclatura con el prefijo IN, las mismas representan los movimientos de inventario por las ventas que se efectan.

53

7) Cuentas de Costo de Ventas (CV) Estos cdigos son formados por el prefijo CV y la cuenta contable que continua segn la referencia contable que corresponda, cabe mencionar que en estos cdigos se acumulan los valores por el costo de los materiales utilizados.

8) Cuentas de Costo de Servicio (CS) Los cdigos de de las cuentas de costo de servicios se forman con el prefijo CS y seguidas por los nmeros que corresponden a las cuentas contables de COI, este rubro contempla todos los elementos directos e indirectos en los trabajos que no sean materiales directos.

9) Cuentas de Gastos (GA, GV, OG y OI) Al igual que los incisos anteriores, estos cdigos son formados por las literales iniciales y con el complemento de las cuentas contables que correspondan segn el catlogo contable que se utiliza en la organizacin.

En los cdigos de productos se parametriza la utilizacin de un krdex de inventario con costo promedio de acuerdo a sus salidas y entradas. Los cdigos de servicios son los vnculos que el sistema SAE utiliza para generar la informacin contable y trasladarla al mdulo de contabilidad COI.

b) Caracteres que identifican el tipo del elemento (Clase): Luego de identificar plenamente la naturaleza se procede a determinar la clase de elemento del cual se trata. Esta determina una familia a la cual pertenece cada uno de los elementos; nuevamente est determinado por caracteres alfabticos con las iniciales comunes de las familias. Estas familias deben ser esquematizadas de acuerdo a cada grupo de elementos necesarios en las actividades.

1. Equipos (EQ): Se deben incluir en este rubro todos los equipos que generen directamente la climatizacin artificial. Se identifican con las literales ya mencionadas. 54

2. Accesorios de Cobre (AC): Literales que agruparan todos los elementos de cobre que conducen los fluidos y gases que son parte vital en la generacin o cambio del ambiente.

3. Accesorios Elctricos (AE): Todos los equipos de climatizacin artificial utilizan la electricidad como fuente de poder; en este rubro se deben incluir todos aquellos elementos vinculados con la conduccin de las corrientes, modificaciones, etc.

4. Accesorios de Sujecin (AS): Al referirse a la sujecin se puede incluir todos aquellos elementos que permiten la fijacin de los equipos y sus accesorios; esta familia aglomera tanto tornillos, tarugos, varillas roscables, abrazaderas y todo aquel elemento que funja la funcin de sostener.

5. Accesorios de Ductera (AD): En aire acondicionado es tpico escuchar esta frase, se refiere a conductos que transportan el aire desde donde se generan hasta las rejillas las cales expanden el mismo. Se deben incluir aqu todos aquellos artculos que provean o estn implcitos en esta conduccin.

6. Accesorios de PVC (AP): Familia que incluye a todos aquellos productos de resinas de PVC que se utilizan para transportar el agua que se genera por la condensacin del aire.

c) Caracteres que identifican la marca del elemento: Por la calidad de que cada marca pueda significar, se debe contemplar que se deje constancia en cada cdigo de la casa fabricante del elemento. En los mltiples insumos existen casas fabricantes las cuales proveen elementos suficientes en la industria relacionada pero que de alguna medida sus calidades son diferentes y a su vez el precio.

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d) Caracteres que identifican la divisin (Modelos): En los equipos de aire acondicionado y refrigeracin como sus insumos existen diferentes modelos; estos pueden ir desde una torre central en un edificio gigante hasta un aire porttil; de un cuarto frio de refrigeracin hasta una hielera. Esto inclina la creacin de caracteres como el caso presente que identifiquen cada uno de los diferentes modelos; este rubro puede ser tan extenso como equipos existan por lo que un resumen usual puede ser: Chillers Paquetes Splits Mini splits Ventanas Porttiles

e) Caracteres que identifican la capacidad de enfriamiento: La capacidad de enfriamiento (BTU) es medida por tonelada, cada equipo puede ser de parte de tonelada o mltiplos de la misma por lo que este carcter es el numrico que identifica de igual forma la capacidad en toneladas de enfriar.

f) Caracteres discrecionales por cada elemento: Para completar los 16 caracteres que forman parte de los que el sistema necesita quedan 6 los que son muy particular para cada uno de los elementos que por su particularidad necesiten una ampliacin de la descripcin.

La estructura antes expuesta est correlacionada con un sistema de pasos que el sistema necesita. Se deben agregar particularidades de cada cdigo y la descripcin del elemento ingresado. Para dar un panorama explicito se indican los pasos de creacin de cada cdigo segn el sistema a utilizar.

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4.1.5. Pasos necesarios para la creacin de los cdigos en sistema Aspel/Sae.

Inventarios, en este mdulo se tendr el registro de los productos o servicios de la empresa, se dar de alta atravez de una clave que sea sencilla de ocupar para el resto de los procesos de la administracin de los inventarios a continuacin se presenta la ventana de captura.

Figura No. 1 Fuente: ERP Aspel/Sae

Ir al men Mdulos despus seleccionamos el submen: Inventarios

Figura No. 2 Fuente: ERP Aspel/Sae

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Mostrar la pantalla donde se enlista el inventario como se ve en la siguiente ventana.

Figura No. 3 Fuente: ERP Aspel/Sae

Podemos encontrar los iconos de: nuevo, modificar y eliminar algn producto siempre y cuando se encuentre en cero existencias. Dentro de la ventana siguiente nos encontramos con las opciones que en un momento dado se tienen que seleccionar dependiendo el inventario que se lleve en la empresa son Productos, Servicios, Kit o un grupo de productos con esto quedara registrado en alguno de estos rubros.

1) Datos Generales

Figura No. 4 Fuente: ERP Aspel/Sae

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a) Clave: En este campo se incluyen los cdigos que identificaran al elemento segn las variables del punto 4.1.4. Es un cdigo nico y no se permite su repeticin en todo el catlogo. Contiene una extensin mxima de 16 caracteres los cuales pueden ser alfabticos, numricos o la combinacin de ambos, de igual forma se reconoce a lo largo del proceso y catlogo como singulares. La creacin y utilizacin de un cdigo dndole historial es sumamente delicado puesto que el mismo ya no puede ser eliminado.

b) Clave alterna: Este mdulo permite darle un seudnimo o clave alterna a cada tem; esto permite un mayor grado de identificacin y localizacin de cada elemento que integra el catlogo general. Lo recomendado para este campo es utilizar el cdigo de origen del proveedor ya que este llega impreso en cada mercadera y por ello puede ser de gran utilidad.

c) Descripcin: La descripcin es el nombre que identificar cada elemento integrante del catlogo de inventario. Su funcin es de suma importancia pues ante todo es lo que indicar el producto del que se trate. Al igual que el cdigo puede ser una combinacin alfanumrica pero que debe ser concreta y a su vez clara.

d) Producto: Bajo producto se deben incluir aquellos artculos tangibles y los proyectos sobre los cuales se trabaja. Los productos generan un movimiento de Krdex de entradas y salidas por lo que se debe de limitar y ser cuidadoso en la apertura de dichos cdigos.

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e) Servicio: El mdulo permite la utilizacin de cdigos de servicios los cuales son un complemento muy importante en el seguimiento de un trabajo de instalacin de equipos de aire acondicionado o refrigeracin; estos cdigos no generan existencia ni movimientos de Krdex, pero dejan un historial el cual es de muy buen funcionamiento para los servicios o costos indirectos que conlleva un trabajo.

f) Kit y Grupo de productos: Estos dos campos pueden ser utilizados cuando existe como su nombre lo indica elementos que se complementen que deban utilizarse en su conjunto; el mdulo los maneja como una parte integral pero diferenciados a su vez.

g) Lnea: Una lnea de productos es un grupo de productos relacionados. Al contrario que la agrupacin de productos en la que varios productos se combinan en uno, la creacin de lneas de productos implica el ofrecer varios productos relacionados entre s pero de forma individual. Una lnea puede comprender productos de varios tamaos, tipos, colores, cantidades o precios.

h) Alta de lneas de productos Mdulo Inventarios / Men Archivos, opcin Catlogo de lneas de producto / Men Edicin / Agregar. Se podr dar de alta la clave que llevar la lnea de producto, su descripcin y la cuenta contable a la que le reporta. Adems, se podr definir el alta de lneas que te permitirn el manejo de grupos y subgrupos de productos.

i) Tiempo de surtido: Para gestionar una mejor estrategia de compras en base a mnimos y mximos de inventario, cada cdigo puede estar complementado con un tiempo establecido de surtido; el llenado de este campo indica alertas de surtido de acuerdo a lo estipulado en el mismo. 60

j) Control del almacn: Una herramienta muy til es la de determinar la ubicacin de cada producto en las bodegas; este campo es determinado por un lugar fsico en el cual se encuentra cada elemento del inventario.

k) Volumen y peso: Estas dos variables estn dentro de la creacin de un cdigo y permiten mantener un control en los artculos del catlogo en base a su presentacin, ya sea esto en peso o tamao del mismo.

l) Nmeros de serie: Al ingresar un nmero de serie en cada uno de los artculos permite mantener un control de lo que efectivamente se instala; es parte muy importante en el reclamo de garantas pues se lleva un record especfico de cada elemento.

m) Lotes: Al realizar compras en volumen es permitido bajo este campo; capturar lotes especficos; esto en determinado momento puede utilizarse para eficiencia o resultado de las compras segmentadas en un mismo artculo pero con diferente intervalo de tiempo de produccin.

n) Pedimentos aduanales: Este catlogo permite controlar informacin de nmero de lotes y pedimentos aduanales para aquellos productos que manejen esta informacin.

o) Unidad de entrada; unidad de salida y factor: Esta ventana aparece cuando un producto maneja su unidad de entrada diferente a la unidad de salida. Lo que se debe escribir en el campo de esta ventana es el factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida.

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Por ejemplo: al comprar el producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la se maneja por piezas, entonces el factor entre unidades ser 20. En el ejemplo anterior: Factor=20/1=20, si por ejemplo se compran piezas y se venden cajas de 20 unidades el factor ser igual a: Factor = (1/20)/1=0.05/1=0.05.

2) Precios y Control:

Figura No. 5 Fuente: ERP Aspel/Sae

a) Precios: Esta opcin permite modificar los precios de venta de un producto o grupo de productos, sin necesidad de ingresar a cada registro para cambiarlo; esto disminuye el tiempo invertido en la actualizacin de precios. Se deben indicar los precios que se van a modificar de manera general. Se tiene una lista de 5 precios, desde esta opcin se pueden modificar todos ellos: precio pblico, precios de lista 2, 3, y 4, y precio mnimo; el sistema sugerir el monto o porcentaje a cambiar de acuerdo a lo indicado en los campos. Cada precio es recomendable aumentar el porcentaje de utilidad en base al ltimo costo conocido.

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Al dar de alta el producto, es recomendable que el precio mnimo sea el menor de cualquiera de los precios de la lista, ya que al aplicar polticas de descuento en facturas y vendedores, se tomar a ste precio como el lmite al cual no debe rebajarse el precio.

b) Impuestos: Este catlogo contiene la informacin bsica de los esquemas de impuestos, los cuales se podrn asociar a un producto, es decir, cada uno de los productos dados de alta en el inventario pueden tener asociado un esquema de impuestos en particular, de tal forma, que al momento de calcular los impuestos correspondientes, slo se calculen los impuestos especificados en el esquema de impuesto asociado y/o seleccionado dentro del Catlogo de productos de inventarios/ Detalle. En nuestro caso el nico porcentaje aplicable es el actual del IVA 12%.

c) Costeo: El sistema calcula el costo del movimiento de salida a partir del costeo que maneje el producto. El sistema maneja 5 tipos de costeo: U.E.P.S., P.E.P.S., Promedio, Estndar e Identificado y se definen para cada producto.

d) Cantidades: Por control de sobre stock o un inventario mnimo, el sistema contiene la versatilidad de mantener cantidades mnimas y mximas que puedan dar un parmetro de compra en un perodo determinado.

e) Proveedores: Es usual que solo a uno o dos proveedores se compren el mismo tipo de mercadera; por eso existe un historial y asignacin dentro del mismo cdigo de los proveedores ms frecuentes para ese artculo en particular.

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3) Registro y Acumulados:

Figura No. 6 Fuente: ERP Aspel/Sae

El mdulo maneja un sistema de acumulados para muchas variables en el sub mdulo de inventarios, los mismos proveen de informacin muy til para la toma de decisiones. Contiene una relacin de acuerdo a los parmetros antes definidos de las cantidades por recibir de acuerdo a los pedidos realizados y las cantidades por surtir a efecto de los stocks mnimos determinados.

Se puede tambin determinar el total de ventas y compras anuales tanto en unidades como en cantidad monetaria al igual que la ltima fecha de venta o compra. Son importantes tambin los campos sealados de costos pues muestra el promedio y el ltimo adquirido.

Este apartado de los cdigos es muy importante porque facilita ver los historiales y determinar proyecciones a futuro de los artculos adems de dar una panorama muy amigable cada producto.

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4) Datos adicionales:

Figura No. 7 Fuente: ERP Aspel/Sae

Los campos adicionales de los cdigos de productos son de importancia para agregar informacin complementaria que pueda ser til en determinado momento. Adicional a ello pueden mantener informacin o concatenacin con reportes y con las interfaces con otros mdulos del sistema Aspel.

Resumen de la creacin del cdigo inteligente a) El software a utilizar es el Aspel/Sae complementado con el Aspel/Prod; estos mdulos interactan para dar la informacin deseada. b) El sistema cuenta con capacidad ilimitada de cdigos pero su longitud no debe exceder los 16 caracteres los cuales pueden ser alfabticos, numricos o la combinacin de ambos. Cada cdigo a crear se deben sub agrupar tomando dos caracteres de izquierda a derecha y cada uno debe incluir las dos primeras letras de lo que se desea identificar. c) Los primeros 2 dgitos identifican la clase de elemento ya sean estos equipos, repuestos, materiales de instalacin o insumos. Los siguientes dos cdigos identifican el tipo de elemento. Los siguientes 2 caracteres identificarn la marca de cada elemento. Los siguientes dos caracteres deben identificar capacidad. Los siguientes 2 caracteres deben 65

identificar la medida y los 6 caracteres restantes son los que definieran ms claramente el artculo. Adicional al cdigo esta la descripcin donde se debe ser ms explicito y mantener la concordancia con el artculo a definir. d) El cdigo es la llave que une a todas las transacciones de artculos; pero tambin existe la clave alterna; en la misma se debe consignar el cdigo original de proveedor. e) Se deben llenar todos los campos que la ventana de creacin de los cdigos indica. f) Los cdigos deben ser creados y consensuados por el encargado de bodega y el supervisor tcnico. g) Por la complejidad de los artculos se deber tener sumamente precaucin en la creacin de nuevos cdigos ya que pueden existir artculos similares a los que se esta creando el cdigo y tomarlos como ya existentes necesitando este nuevo articulo un cdigo diferente. h) La solicitud de nuevos cdigos proviene de quien elabora las rdenes de compra quien deber enviar un correo con la solicitud en el asunto del mismo al encargado de bodega con copia al supervisor tcnico. i) Los cdigos pueden ser agrupados en lneas; una lnea de productos es un grupo de productos relacionados. Al contrario que la agrupacin de productos en la que varios productos se combinan en uno, la creacin de lneas de productos implica el ofrecer varios productos relacionados entre s pero de forma individual. Una lnea puede comprender productos de varios tamaos, tipos, colores, cantidades o precios.

4.1.6. Implementacin de un ERP que permita elaborar en forma ordenada y confiable los presupuestos que sirven de base para la preparacin de las cotizaciones de ventas.
Para lograr una efectividad en los mrgenes de utilidad esperada se disea el siguiente proceso acompaado por el ERP Aspe/Sae y Aspel/Prod que permite aunado con la codificacin inteligente una estructuracin uniforme y confiable de cada una de las cotizaciones, los pasos a seguir son: 66

1) Visita por parte del personal de diseo y clculo al lugar de trabajo. En la determinacin de las necesidades especficas de cada trabajo se es necesario que la persona que disea cada uno de los planos y determina los equipos a usar visite el lugar y verifique todas las variables que afectan una modificacin de temperatura.

a) Altura sobre el nivel del mar. b) Humedad del ambiente. c) Tamao del espacio. d) Cargas trmicas internas. e) Ventanera. f) Todo aquello que influya en la variacin de la temperatura.

Juntamente con ello se debe llenar el documento de levantado de datos que se anexa. Esta visita puede llevar la necesidad de fotografas que muestre en determinado momento un panorama ms completo cuando se necesite.

2) Diseo de la instalacin del equipo y planos: Con los datos recabados se procede a la elaboracin de los planos necesarios que servirn de base para determinar las necesidades de equipos y materiales necesarios. En este paso es donde se deben establecer todos los equipos; materiales; insumos; tiempos necesarios y todos aquellos elementos que sirvan en forma directa o indirecta para la cuanta de la instalacin de los equipos.

3) Elaboracin del presupuesto que sirve de base para la preparacin de la cotizacin de venta: Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendera la compra de cierta mercanca. Un aspecto importante en este tipo de documento es la fecha de vigencia. Por la naturaleza de las cotizaciones, stas no afectan a ningn mdulo, es decir, al elaborar en el sistema una cotizacin al cliente, no se generan movimientos al inventario ni se crea una cuenta por cobrar. 67

Este es el punto medular sobre el cual se presenta la propuesta y deber contener los pasos siguientes:

Ingreso de los datos generales del cliente: Partiendo del ingreso al Aspel/Sae, se selecciona el mdulo de facturacin tal y como se muestra en la siguiente pantalla.

Figura No. 8 Fuente: ERP Aspel/Sae

Para realizar la cotizacin se selecciona la pestaa de archivos y posteriormente se selecciona cotizaciones; este proceso se puede abreviar con las teclas Ctrl+Shift+C presionndolas en forma conjunta.

Figura No. 9 Fuente: ERP Aspel/Sae

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Para generar una nueva se selecciona el icono de agregar.

Figura No. 10 Fuente: ERP Aspel/Sae

En la pantalla a continuacin se muestra la opcin de cotizaciones que se debe seleccionar, indicar hacer una nueva y llenar los datos de clientes y generales en la primera parte.

Figura No. 11 Fuente: ERP Aspel/Sae

Directa: La cotizacin se hace de forma directa desde el mismo mdulo para que se llenen todos los datos que solicita.

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Numero: La numeracin es automtica y permite llevar una secuencia e historial de cada una de las cotizaciones.

Fecha de emisin y vigencia: Provee de fechas tanto en la que fue emitida como el ltimo da en que la misma debe ser vlida. La validez se recomienda de 3 semanas por la variacin que pueda darse en los costos.

Cdigo y datos de los clientes: Al seleccionar el cdigo del clientes (bsqueda con F2) automticamente importa todos los datos que se parametrizaron al dar de alta un cliente en el modulo correspondiente.

Condicin: Este campo es aprovechado para designar el proyecto sobre el cual se est trabajando.

Seleccin de los elementos totales del presupuesto: Tomando como punto de partida los cdigos creados y con el listado de materiales que se determinaron en el punto 4.15. se deben seleccionar cada uno segn sea la necesidad.

Cada cdigo desplegara la descripcin y el ltimo costo al cual fue adquirido. El sistema cuenta con herramientas de bsqueda como el F2 posicionndose en el campo del cdigo tal y como se muestra en la figura siguiente.

Figura No. 12 Fuente: ERP Aspel/Sae

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El orden en el cual deben ser seleccionados los equipos y materiales debe ser: a) Equipos necesarios. b) Ducteria y sujecin. c) Accesorios de cobre. d) Accesorios elctricos. e) Accesorios de PVC. f) Otros directos. g) Mano de obra directa. h) Gastos directos de instalacin.

El orden anterior muestra los elementos segn su importancia, esto no significa que los ltimos sean innecesarios, lo importante es en relacin a su costo y servir de base para el seguimiento del trabajo al aprobarlo el cliente.

Finalizacin del presupuesto: Seleccionados todos los elementos del presupuesto, se procede a guardar la cotizacin respectiva; la misma se realiza como se muestra en la siguiente figura y se procede a la impresin y entrega de la misma al rea de ventas quien determina los mrgenes de utilidad que se deben incluir y elabora la cotizacin final para el cliente con las condiciones de venta que correspondan.

Figura No. 13 Fuente: ERP Aspel/Sae

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4) Seguimiento en la realizacin del trabajo: Para dar seguimiento a un proyecto de instalacin de equipo de aire acondicionado o refrigeracin que ya este vendido y su ejecucin sea efectiva se debe utilizar el mdulo Aspel/Prod, mdulo que determinar el costo total por los insumos directos e indirectos y su respectiva comparacin con lo presupuestado para concluir en la variacin de la utilidad esperada y los tiempos estimados.

a) Cdigo que identifica cada proyecto: Cada proyecto es al igual que todos los insumos identificable con un cdigo el cual reunir todos los costos necesarios para su finalizacin. Como se muestra en el punto 4.1.4 donde se indican los cdigos de Proyectos Terminados se debe identificar con las dos literales y las variables que identifiquen el mismo. Previo a cualquier ingreso en Prod se debe crear en modulo Sae el cdigo respectivo. Se debe seguir como lo muestran las pantallas siguientes:

Seleccionar el modulo de Prod.

Figura No. 14 Fuente: ERP Aspel/Prod

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ASPEL/Prod es un mdulo dirigido a empresas productoras de bienes, subensambles o servicios, de tal forma que para estas, sea un apoyo en la administracin de costos de produccin, pues arroja informacin de la planeacin de la produccin y de la proyeccin de utilidades. Aspel/PROD puede trabajar en estrecha relacin con Aspel/SAE, ya que PROD controla la produccin de la fbrica que elabora los productos, los cuales son vendidos por la compaa que administra SAE; esto favorece un control eficiente de las ventas y de la distribucin del producto entre los almacenes. De hecho, PROD no podr funcionar si no tiene acceso a los datos de la empresa en SAE. Aspel/PROD se encarga de manejar (a travs de hojas de costos) las materias primas, mano de obra y otros insumos necesarios para la fabricacin de un producto; a la vez que permite calcular su costo antes de producirlo, lo que podr apoyar la decisin de elaborarlo o no. Tambin controla el seguimiento de las rdenes de produccin elaboradas, donde se registra el consumo de las materias primas, subensambles e insumos conforme se va avanzando en la fabricacin de un artculo. Una vez cubierta total o parcialmente una orden de produccin, PROD calcula el costo de fabricacin del producto terminado, utilizando para ello dos tipos de costeo: costeo real (basado en el consumo efectivo de materias primas, mano de obra y otros insumos y en los costos asignados en el inventario de SAE) o costeo estndar (costo estimado asignado al producto con base en rdenes de produccin anteriores y que se utiliza principalmente para efectos de planeacin). Aspel/SAE se encarga de proporcionar las materias primas y subensambles necesarios para que los artculos puedan ser fabricados. Posteriormente, controla lo que se refiere a la contabilizacin de los movimientos al inventario que ocurren cuando la fbrica realiza una entrega total o parcial del producto, as como todo lo correspondiente a su venta. Aspel/PROD hace posible la estimacin de la cantidad de materiales, subensambles e insumos diversos que se requerirn para fabricar un producto, indicando los materiales y subensambles que no se encuentran en existencia y que ser necesario adquirir o producir (esto, a travs de la Explosin de materiales).

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Permite conocer la cantidad que se puede fabricar de un producto de acuerdo a las existencias reales de materias primas y subensambles (Implosin de materiales). PROD cuenta con reportes que arrojan informacin referente a los insumos registrados, a las hojas de costos, a las rdenes de produccin y su seguimiento, y a los productos entregados; cada uno de ellos podr ser delimitado de acuerdo a una serie de parmetros que, al ser combinados, permiten obtener listados tan generales o especficos como los que se requiera.

b) Dirigirse a crear el nuevo Proyecto. Son todos aquellos elementos que se obtienen como resultado de un proceso de transformacin de los insumos y materiales. Estos productos pueden ser de dos tipos: artculos terminados o finales (por ejemplo, zapatos, vestidos, etc), que estarn listos para ser comercializados, y productos terminados que forman parte de otro producto terminado, que tambin es elaborado por su compaa. A los primeros se les denominar Productos terminados y, a los segundos, Subensambles Los productos terminados y subensambles deben de estar dados de alta dentro del inventario de Aspel/SAE para que PROD pueda trabajar con ellos. A cada producto terminado o sub-ensamble le corresponde una hoja de costos, donde se indican los insumos y materiales que lo componen as como la cantidad necesaria de cada uno de ellos para fabricar una unidad del producto. La explicacin de por qu un sub-ensamble debe manejarse dentro del inventario de Aspel/SAE y no dentro del mdulo de insumos diversos es sencilla. Pongamos el ejemplo del motor de un automvil que produce un fabricante como parte del auto. Aunque es un componente del producto terminado, tambin es en s un producto terminado, ya que se puede vender como tal para reposicin de otra unidad. Otro ejemplo de la utilizacin de productos terminados como subensambles es cuando se forman paquetes de ciertos productos y se venden en su conjunto. PROD permite un fcil manejo de todas estas combinaciones.

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Figura No. 15 Fuente: ERP Aspel/Prod

Ingresar el cdigo creado en Sae y rellenar todo lo que necesita el formato.

Figura No. 16 Fuente: CRP Aspel/Prod

5) Orden de produccin (instalacin) Considerando tener ya el cdigo que identificar a cada proyecto de instalacin, esto conlleva a la necesidad de dar inicio a la orden de produccin (instalacin) respectiva.

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La presente orden rene todos los elementos ingresados en la creacin del cdigo que identificar a cada proyecto y permite la versatilidad que posee un registro el cual si en un futuro una orden es similar nicamente se asigna el cdigo y nuevamente los materiales son puestos a la vista. Cada orden contempla un correlativo asignado automticamente, cuenta tambin con elementos identificables adicionales. Para agregar cada una de las rdenes se conduce a lo que muestra la siguiente pantalla:

Figura No. 17 Fuente: CRP Aspel/Prod

Al igual que en modulo ASPEL/Sae en la creacin de cdigos es necesario crear una nueva orden diferente a las dems la cual permita trabajar y agregarle todos los parmetros necesarios para seguir el procedimiento de instalacin de un equipo de aire acondicionado o refrigeracin tal y como lo muestran las siguientes imgenes:

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Figura No. 17 Fuente: ERP Aspel/Prod

Antes de proceder a dar de alta la hoja de costos para un producto terminado, se debe revisar los siguientes aspectos:

a) Manejo: El producto/proyecto terminado, las materias primas y sub-ensambles que se requieran para su fabricacin, deben estar dados de alta en el mdulo de Inventarios y servicios de Aspel/SAE. Si en Aspel/SAE se trabaja con multi-almacenes, el producto terminado y/o el subensamble debe pertenecer al inventario del almacn receptor; por su parte, las materias primas deben formar parte del inventario del almacn definido como proveedor. Los insumos diversos o no inventariables que se necesiten en la produccin deben formar parte del Catlogo de Insumos diversos de PROD.

5. Campos de este proceso/Campos de la Cabecera a. Campo Descripcin: Producto terminado: En este campo es necesario que se indique la clave del

artculo terminado para el que se elaborar la hoja de costos. Se cuenta con la tecla F2, que despliega una ventana donde se muestran la clave y descripcin de los productos registrados en el inventario de Aspel/SAE. Si se trabaja bajo el esquema de 77

mul-tialmacn, la ventana presentada corresponder a las claves y existencias registradas en el inventario del depsito definido como receptor de productos terminados; con esta ayuda se puede elegir el producto o servicio que se desee. Con las teclas Shift+F2 el sistema dispara el archivo de ayuda del catlogo de inventarios y servicios. Otra forma de indicar la clave del producto terminado es teclendola directamente en el campo. Si se decide hacerlo as, se debe poner atencin en escribir la clave exactamente igual a como fue dada de alta, respetando incluso el tipo de letra utilizado (maysculas o minsculas). Para el sistema las claves PRODUCTO-01 y producto-01 son diferentes. Si se comete algn error al escribir la clave, el sistema enviar el siguiente mensaje: Clave de producto invlida o repetida y no permitir continuar con la captura hasta que la clave sea corregida. Por otra parte, cuando el producto no pertenezca al inventario del almacn receptor se enviar la advertencia: el producto no existe en el almacn. Un producto puede asociarse slo a una hoja de costos, dado que sta es la estimacin de los materiales y costos que intervendrn en su produccin. Por ello, el sistema no permite que se elabore una segunda hoja de costos para un producto. Si se intenta hacerlo, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Producto terminado previamente dado de alta. Adems, el sistema no acepta servicios, Kits o grupo de productos como productos terminados, por lo que si la clave indicada corresponde a un servicio o kit el sistema mostrar el mensaje: El producto terminado no puede ser: Servicio o Kit.

c) Lnea / Unidad de medida:

Estos campos son desplegados automticamente por

el sistema una vez que se indic la clave del producto terminado y no se podr ingresar a ellos. La lnea y unidad de medida correspondern a la informacin del mdulo de Inventarios y servicios de Aspel/-SAE.

d) Lote sugerido: Aqu se debe anotar el nmero de productos terminados a fabricar, que ser el sugerido en cada orden de produccin donde se vaya a fabricar este producto terminado.

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e) Tipo de costeo: En este campo se debe elegir el mtodo de costeo bajo el cual se calcularn los gastos indirectos que intervienen en la fabricacin de un artculo o subensamble. Esto servir para determinar el costo de entrada al almacn de un producto terminado o de un sub-ensamble. El sistema cuenta con cuatro mtodos de costeo: Estndar Costeo real Grupo 1 Costeo real Grupo 2 Costeo

real Grupo 3. Se debe recordar que los factores de prorrateo que se utilizarn para el costeo real son dados de alta en parmetros del sistema.

6) Parmetros / Prorrateo de Gastos Indirectos a. Costo estimado: Se elige el tipo de costo que se desea que se aplique como costo unitario de la materia prima; se selecciona entre: Costo promedio y ltimo costo; estas cantidades son tomadas del mdulo de Inventarios de Aspel/SAE, ya que se encuentran definidas en l por las compras realizadas a los proveedores. El sistema siempre sugerir el ltimo costo.

b. Almacn para Productos terminados: En este campo se anota el nmero de almacn de Aspel/SAE donde se depositarn los productos terminados, el sistema sugiere el nmero definido en la carpeta SAE de los Parmetros del sistema, pero se puede modificar. El almacn definido en este campo tiene mayor prioridad sobre el definido en parmetros del sistema, como almacn de productos terminados.

c. Concepto para productos terminados: Se anota aqu el nmero del concepto de movimientos al inventario bajo el cual se registrar la entrada del producto terminado al almacn en Aspel/SAE. El sistema sugiere el concepto 3, de Entrada de fbrica, pero se puede cambiar. Se cuenta con la tecla F2, con la que puedes ver un listado de los conceptos definidos en Aspel/SAE.

d. Perodo de produccin: En este campo se puede definir la periodicidad con que se pretende fabricar el producto. Para ello, se elige entre: Anual, Semestral, Trimestral,

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Bimestral, Mensual y Semanal. Hay que sealar que el periodo definido determinar el rango de fechas sugeridas en la agenda de produccin.

e. Observaciones: Todas las partidas de la ventana tendrn la opcin de llevar una observacin de su componente, el cual es independiente a la observacin que se tenga por producto terminado.

Figura No. 18 Fuente: ERP Aspel/Prod

Figura No. 19 Fuente: ERP Aspel/Prod

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Figura No. 20 Fuente: ERP Aspel/Prod

7) Ingreso a fabricacin:

a. Proceso: Este campo se presenta slo si se tiene activado el parmetro: Maneja procesos de produccin. Se anota aqu l o los procesos que estarn involucrados en la fabricacin del producto terminado; si se oprime la tecla F2 el sistema mostrarn una lista de los procesos de produccin que estn dados de alta en el catlogo.

Proceso de Produccin: Hay dos casos en los que el sistema le asigna automticamente a este campo el PROC_UNICO; dichos casos se explican a continuacin:

Si la traduccin se realiza teniendo activo el parmetro "Maneja procesos" de produccin el sistema crear el archivo correspondiente con el PROC_UNICO, de esta forma se le asignar automticamente dicho proceso a todos los componentes definidos en la Hoja de Costos en el campo de Proceso. Si despus de la traduccin se desactiva el parmetro Maneja proceso, stos ya no se presentarn. 81

Cuando se dio de alta un producto terminado teniendo inhibido el parmetro y posteriormente se activa.

b. Duracin: Se anota el tiempo en horas que se tardar el proceso de produccin que se haya elegido para la fabricacin del producto terminado. Este campo slo se presenta si tiene activado el parmetro de Maneja procesos.

c. Cantidad: En este campo indica la cantidad de material o insumos que se necesitan para fabricar un solo elemento del producto terminado. El campo acepta hasta 10 dgitos contando enteros y decimales. El nmero de decimales a capturar depender de lo especificado en los parmetros del sistema. No. de decimales en cantidades

d. Almacn: Este campo slo se presenta, si en Parmetros se definen almacenes diferentes para la materia prima y el producto terminado, el sistema sugiere en este campo el almacn definido en parmetros, sin embargo dicho almacn puede

modificarse y dicha modificacin depende del parmetro "Captura de almacn en las partidas de PT". El almacn que aqu se indique tendr mayor prioridad sobre el definido en Parmetros como almacn de materia prima. Captura de Almacn

e. Componente: En este campo se anota la clave de la materia prima, sub-ensamble o insumo que se utilizar en la fabricacin del producto terminado a producir. Se cuenta con un espacio de 16 caracteres, el cual acepta nmeros y letras. Se puedes teclear directamente la clave, pero si los catlogos de materiales e insumos son muy grandes, es ms recomendable que se utilice las teclas de ayuda, con objeto de disminuir los errores de captura y agilizar la operacin. En este campo se cuenta con tres teclas de funcin que te proporcionan distintos tipos de ayuda: F2 Muestra una ventana con la clave y descripcin de todos los productos registrados en el inventario de Aspel/SAE. Si se trabaja bajo el esquema de multi-almacenes, aparecer la clave y existencias de los materiales registrados en el depsito definido como proveedor de materia prima. 82

F5 Presenta una pantalla con la clave y descripcin de todos los insumos registrados. El catlogo se incluye el concepto de Mano de obra. F6 Despliega una pantalla con la clave, descripcin y existencias de los artculos que han sido registrados como productos terminados, es decir, aquellos para los que se ha elaborado una hoja de costos. Al desplegar estos productos, PROD permite registrarlos como componentes de otro artculo, convirtindose as en sub-ensambles. Si un producto aparece en la ventana de la materia prima, no quiere decir que forzosamente se deber convertir en un sub-ensamble. Cuando el sistema registra la hoja de costos de un producto, internamente lo reconoce o clasifica como producto terminado. Si este producto es definido como componente en la hoja de costos de otro artculo, el sistema modifica su clasificacin interna y lo cataloga como sub-ensamble. Si un producto nunca es utilizado como componente de otro, el sistema lo reconocer como producto terminado.

f. Tipo: Al capturar la clave del material o insumo, el sistema desplegar automticamente el tipo de componente de que se trate. Para ello, utiliza la siguiente clasificacin:

PT Producto terminado. sta clasificacin es desplegada cuando un artculo para el que ya fue elaborada una hoja de costos y registrado como producto terminado, se toma como componente de otro producto; es decir, cuando es utilizado como sub-ensamble.

GI Gasto indirecto. Este tipo corresponde a los insumos diversos registrados dentro del sistema, a los que se defini una aplicacin como Gasto indirecto.

GD Gasto directo. Este tipo de componente se relaciona con los insumos, cuya aplicacin al costo de produccin de un artculo fue definida como Gasto directo.

MP Materia prima. Este tipo se aplicar a todos aquellos componentes registrados en el inventario de Aspel/SAE que no son productos terminados ni 83

subensambles, pero que pueden ser inventariados sin problema. No se podr ingresar a este campo, ya que slo es informativo.

g. Costo unitario: En este campo se debe anotar el costo por unidad del componente especificado. Si es una materia prima o un sub-ensamble, el sistema sugerir el monto dependiendo del costo elegido en el campo "Costo estimado con" (ver explicacin del campo Costo estimado con), pero se puede modificar. Por el contrario, si el componente es un insumo diverso, se desplegar el contenido del campo Costo unitario, del Catlogo de Insumos de PROD. Si se decide modificar este costo, se contar con un espacio que acepta hasta once nmeros enteros y dos decimales. El campo de costo unitario no se ve afectado por lo definido en el parmetro de redondeo, ya que siempre se presentarn los dos decimales. Si se captura ms de dos decimales, la cifra se mostrar redondeada. En este punto es necesario hacer una recomendacin. En pocas de inflacin, ms que el ltimo costo registrado es conveniente utilizar el Costo de reposicin, es decir, el costo al que se adquiri el material o insumo en ese momento. El sistema permite as que la hoja de costos refleje siempre datos reales que servirn para evitar prdidas si se decide fabricar un producto; tambin ser til para establecer de forma correcta los precios de entrada al almacn.

h. Tiempo de fabricacin: El sistema calcula el nmero de horas totales que ocupar la fabricacin del producto terminado mediante la suma de las cantidades indicadas en la columna Duracin.

i. Costo estimado: Este costo es igual a la suma de los totales para cada componente y se entiende como el costo que tendr cada unidad o pieza del producto terminado al ingresar al almacn, en caso de que la estructura de componentes y costos anotada no sufriera modificaciones.

j. Partida actual: Indica el nmero de partida en la que se est trabajando. 84

Figura No. 21 Fuente: ERP Aspel/Prod

8) Seguimiento de Ordenes de Instalacin: El seguimiento de rdenes de produccin constituye la esencia del sistema, dado que en ste se concentran las operaciones que se pueden aplicar a las rdenes de produccin.

A travs del men Seguimiento se podr registrar todos los componentes que van ingresando a la fbrica para cubrir la produccin requerida en las diferentes rdenes. As mismo, permite anotar entregas parciales al almacn, realizar devoluciones de mercanca o cancelar una orden, tambin posibilita a dar por terminada la orden (Cierre de orden), operacin en la que se calcula el costo real de la produccin.

El seguimiento de rdenes de produccin trabaja en estrecha relacin con Aspel/SAE y afecta a diversos mdulos de dicho sistema. Una vez que se genere una orden de produccin es indispensable darle seguimiento, es decir, hacer efectivo el ingreso de los materiales e insumos que se utilizarn en la fabricacin. Estos materiales e insumos pueden ser los mismos que los anotados en la hoja de costos del producto o pueden ser modificados.

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a. Acceso: Men Seguimiento, Entradas a fabricacin. Esta opcin permite registrar el consumo de las materias primas y subensambles que son necesarios para satisfacer una orden de fabricacin, conforme vayan siendo utilizados o requeridos en la produccin. Para que se pueda realizar una entrada de materiales e insumos, se deber haber registrado la orden de fabricacin correspondiente. Al capturar el movimiento de entrada a fabricacin, el status de la orden cambia de en Espera, a Activa.

Las ventajas de esta opcin son:

Registra materiales no anotados en la hoja de costos original. Se puede sustituir algn material o insumo diverso de los que ya se tienen en la hoja de costos. Por ejemplo, debido a una emergencia se sustituyen las horas-hombre de un pintor por horas-hombre de un carpintero habilitado como pintor, cuyo salario por hora es diferente.

Permite eliminar algn componente que por alguna situacin especial no vaya a ser utilizado en la fabricacin del producto.

b. Orden: Se debe anotar el nmero o clave de la orden a la que se aplicar el consumo de material o insumo. Se cuentas con ayuda al oprimir la tecla F2, que presenta en una pequea ventana el nmero de la orden y la clave del producto a fabricar, as como la cantidad a producir. Una misma orden puede utilizarse tantas veces como sea necesario, hasta llegar al cierre de la orden o a su cancelacin.

c. Fecha del movimiento: Anota la fecha en que se captura el movimiento; el sistema sugiere la fecha de ingreso al sistema, pudiendo modificarla. Con esta fecha es dado de alta el movimiento de salida a fbrica en el archivo de Movimientos al inventario de Aspel/SAE.

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d. Proceso actual: Anota o selecciona en qu fase de la produccin (o proceso) se encuentra el producto a fabricar (producto terminado). Este campo slo estar activo cuando se manejen procesos. Si la orden a la que se le va a dar entrada a fabricacin se maneja varios procesos, con este campo se le puede dar entrada a todos los componentes de un proceso en particular o a todos los procesos si se deja el campo en blanco. En caso de que el proceso este eliminado, al momento de elegir el proceso el sistema te mostrar que ste no existe en el catlogo, pero esto no impedir que se realice el seguimiento de la orden, por lo cual se debe dejar el campo vaco, para que se pueda realizar el seguimiento.

e. Documento: En este campo se anota el cdigo con el que es identificado el movimiento de entrada de consumos. Este nmero de documento es anotado tambin en Aspel/SAE al registrar el movimiento al inventario de salida a fabricacin. El campo de Documento acepta de uno a nueve caracteres, que pueden ser nmeros, letras o combinaciones de ambos. Es necesario hacer dos observaciones para el uso de este rubro:

1. No es conveniente dejar el campo en blanco, dado que es una forma para identificar el movimiento tanto en PROD como en Aspel/ SAE. 2. Una orden de produccin puede tener asociados varios movimientos de registro de consumos. Sera conveniente que se decidiera si todos los movimientos van a ser registrados bajo un mismo nmero de documento o si va a establecer ciertas diferencias para saber de qu movimiento se trata. El sistema sugiere la referencia que fue capturada al dar de alta la orden.

f. Producto terminado: Cuando se selecciona el nmero de la orden se despliega automticamente la clave, descripcin del producto y cantidad de producto, al igual que su referencia y el cdigo de lnea de producto que se tenga registrado en Aspel/SAE. Despus de anotar el nmero de la orden, se mostrarn como 87

sugerencia los datos de los materiales e insumos diversos cuya aplicacin es como gasto directo, anotados en la hoja de costos del producto. En este punto se podrn enfrentar cuatro situaciones:

1. Los materiales e insumos (gastos directos) y sus cantidades son idnticas a los requeridos en la hoja de costos. Esto se presenta cuando no se ha registrado ningn movimiento de entrada a fabricacin asociado a la orden elegida. 2. Los materiales e insumos (gastos directos) son los mismos que en la hoja de costos, pero sus cantidades son menores a las calculadas para cubrir la orden. Esta situacin indica que existe uno o varios movimientos de registro de consumos asociados a la orden. El sistema resta los consumos que vayan recibindose en la fbrica de las cantidades computadas para dar solucin a la orden de fabricacin. 3. En la informacin desplegada falta uno o varios de los componentes. Esto sucede cuando se han registrado varias entradas a fbrica y con ellas se ha cubierto la cantidad necesaria del componente, calculado al momento de generar la orden. Esto no impide que se pueda registrar un nuevo movimiento de entrada de consumos para alguno de los materiales que ya no aparecen desplegados. 4. No se despliega ningn dato sobre los componentes. Esto indica que las entradas a fabricacin asociadas a una orden han alcanzado la cantidad de los componentes calculada al generar la orden de fabricacin. Al igual que en el caso anterior, se podr dar de alta sin problema otros movimientos de entrada de consumos utilizando los materiales que ya no aparecen en pantalla.

g. Cantidad del Prod. Terminado: En este campo se deber anotar la cantidad a recibir en la fbrica de un producto determinado. Si el sistema sugiere alguna cantidad, se podr aceptarla o modificarla. El nmero que se escriba podr ser 88

mayor o menor al sugerido sin que exista problema, dado que lo calculado al generar la orden de fabricacin slo es una cantidad estimada que puede modificarse al efectuarse realmente la produccin.

h. Referencia de la orden: Se escribe el nmero de referencia de la orden para que la informacin del reporte sea ms precisa.

i. Lnea: Se escribe la lnea del producto que se fabricar.

j. Componente: Se deber anotar la clave del material o insumo a registrar. Para facilitar la captura de este campo se presentan cuatro teclas de ayuda:

1. F2: Despliega la clave, descripcin y existencias de las materias primas anotadas en Aspel/SAE. Si se trabaja bajo el esquema de mul-tialmacn, slo presentar la clave, descripcin y existencias de las materias primas que formen parte del inventario del almacn proveedor. 2. F5: Muestra la clave y descripcin de los insumos diversos registrados en PROD. 3. F6: Presenta la clave, descripcin y existencias de los productos terminados, es decir, de aquellos que tengan registrada su hoja de costos. Dentro de stos estarn incluidos los subensambles. 4. F9: Presenta el catlogo de sustitutos incluyendo slo los sustitutos definidos para ese componte en caso de los que tenga, de esta forma se podr consultar la clave y descripcin de la materia prima y la clave del sustituto asignado pudiendo seleccionar alguno.

Se podr elegir cualquier componente, an cuando no est registrado en la hoja de costos original; su costo es tomado en cuenta al calcular el costo total del producto al momento del cierre de la orden y el costo unitario al momento de entrada al almacn. Si en este punto el sistema enva el mensaje: La cantidad es mayor que 89

las existencias disponibles, se actualizar a las disponibles, o en caso de que actualices la cantidad en ceros, se presenta el mensaje: "Precaucin: Cantidad cero, elimine esta partida o actualice existencias antes de continuar"; se deber revisar las existencias anotadas en ASPEL/SAE o (si se trabaja bajo el esquema de multialmacn) en el almacn proveedor de materia prima en caso de que el componente sea una materia prima; o en el almacn receptor de productos terminados, si el componente es un sub-ensamble. Tambin se podr sustituir el producto por otro, pero es necesario aclarar que el sistema despliega materias primas, subensambles e insumos diversos cuya aplicacin al costo total del producto es como gasto directo, dado que el monto de los gastos indirectos es capturado al cerrar la orden o al hacer una entrega parcial. Si en el rubro de material se elige un insumo diverso cuya aplicacin se defini como gasto indirecto, al momento de efectuar el cierre de la orden su monto aparecer dentro del rubro de Otros elementos, y es tomado como un costo diferente al de los indirectos. As mismo, si se desea que el sistema considere los costos asociados con la mano de obra (insumo diverso de tipo Mano de obra, se deber generar un movimiento de entrada a fabricacin por la cantidad de mano de obra a utilizar).

k. Tipo: El sistema despliega automticamente el tipo de materia prima de que se trata (Producto terminado, Materia prima y si el componente es un insumo presenta las siglas GD o Gi que corresponden a la forma en que se aplicar al costo de dicho insumo, es decir, como gasto directo o como gasto indirecto.

l. Descripcin: El sistema presentar de manera automtica la descripcin del componente a utilizar.

m. Trabajador: nicamente cuando se capture un insumo correspondiente a mano de obra el sistema te permitir el ingreso al campo de Trabajador. En ste se puede anotar una clave o clasificacin que sirva para identificar a la o las personas que realizaron el trabajo. 90

n. Costo: Este campo muestra el total por componente y no puede ser modificado. El monto desplegado se calcula multiplicando la cantidad del material por el ltimo costo o el costo promedio, (depende de lo que se tenga definido en la hoja de costos), que se tenga en Aspe/-SAE. En el caso de los insumos diversos, el clculo se realiza sobre el costo unitario anotado en PROD. Este campo puede no coincidir con el monto anotado en la hoja de costos, dado que en ella el usuario puede modificar el monto sugerido; en cambio, en el movimiento de entrada a fabricacin el monto es ledo directamente del inventario de Aspel/SAE. Esto pasar cuando el tipo de costeo es Real, y si los componentes del producto terminado han tenido movimientos de entrada o salida desde Aspel/SAE, ya que afecta al costo estimado que se tena en la hoja de costos. Cuando se maneja el tipo de costeo estndar no debe haber diferencias, ya que en la entrada a fabricacin se toma tal cual el costo que se tiene en la hoja de costos.

Figura No. 22 Fuente: ERP Aspel/Prod

9) Cierre de Ordenes:

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Posteriormente, al terminar la fabricacin del artculo se deber cerrar la orden, con objeto de que se efecte el movimiento de entrada al almacn, y se calcule tanto el costo real de produccin como el costo al que ingresar al depsito cada unidad manufacturada.

Por otra parte, en algunas empresas entre la generacin de la orden y su cierre pueden ocurrir otros procesos tales como: entregas parciales, devoluciones de materiales al almacn o cancelaciones de rdenes (estas opciones se llevan a cabo de manera manual). A su vez, el sistema ofrece tres procesos automticos: el Registro automtico, Fabricacin directa y la Generacin automtica de rdenes.

El sistema permite realizar devoluciones de los productos sobrantes o que fueron sustituidos por otros. En este caso es necesario que exista una entrada de materia prima a fabricacin y que la orden tenga el status de Activa, se puede registrar el movimiento por medio de la opcin de Devoluciones de fabricacin.

Si se realiza el registro automtico de las rdenes, se retoma la cantidad y componentes que fueron definidos en la hoja de costos, sin posibilidad de ser sustituidos por otros. En este caso, la orden se cierra automticamente, realizndose un slo movimiento de entrada de fbrica que ampara la cantidad total de productos terminados especificado en la orden de fabricacin. Con esta opcin no es posible cancelar la orden ni realizar entregas parciales, es por ello que se recomienda utilizarla para procesos muy conocidos y con pocas variaciones, que estaran representados generalmente por productos terminados cuyo mtodo de costeo sea el Estndar.

En el movimiento de cierre de rdenes (tanto en forma manual como automtica), un aspecto de suma importancia es el monto al que ascienden los gastos indirectos. Estos gastos corresponden a aspectos relacionados con la cantidad a producir, con algn componente a utilizar o con la mano de obra empleada, que representan un cargo extra en el costo de fabricacin de un artculo (p.ej. gastos por utilizar una bodega especial para almacenar los productos elaborados). Al momento de cerrar una orden el sistema solicita el total de gastos indirectos y los aplica a la orden de produccin de acuerdo al mtodo de costeo del producto. La posibilidad para capturar el 92

monto de los gastos indirectos depende del parmetro: Captura de gastos indirectos. El mtodo de costeo a utilizar es definido al momento de generar la hoja de costos y, en caso de emplear un mtodo de costeo de tipo Real, se deber indicar al sistema cul de los factores de prorrateo deber tomar en cuenta para calcular los gastos indirectos del producto elaborado.

Otro aspecto de importancia del seguimiento es el manejo del almacn proveedor de materiales y el receptor de productos terminados (en el caso de que Aspel/SAE funcione bajo el esquema de multi-almacenes). El nmero de almacn proveedor (materias primas) es considerado al momento de realizar un registro de materias primas ya sea en forma manual (entradas a fabricacin) o en forma automtica (por registro automtico de consumos y cierre de rdenes). Tambin es tomado en cuenta al efectuar una devolucin de fabricacin, dado que las materias primas sobrantes, mermas o materiales a sustituir deben regresar al depsito de donde fueron tomados. Dentro de la entrada a fabricacin se pueden definir varios almacenes de donde se tomar la materia prima.

Por su parte, el nmero de almacn receptor es utilizado para registrar tres operaciones diferentes: Entradas a fabricacin de componentes que sern reconocidos como subensambles, tanto en forma manual como automtica; devolucin de subensambles que no se emplearon en la produccin; y registro de movimientos de entrada de fabricacin de productos terminados, tanto en forma manual (entregas parciales y cierre de rdenes) como en forma automtica (por medio de un registro automtico de consumos y cierre de rdenes).

El proceso de Fabricacin directa y el Seguimiento manual tanto como el registro automtico se diferencian en que, para utilizar la opcin de Fabricacin directa se necesita nicamente dar de alta la hoja de costos, ya que esta opcin registra automticamente la orden de produccin, el seguimiento de la orden y el cierre de la misma; en cambio, con la opcin de Seguimiento se requiere que adems de la hoja de costos se haya generado la orden de produccin.

Por otra parte, el Seguimiento de rdenes no cuenta con la opcin de Eliminar o hacer Cambios, dado que cualquier movimiento realizado aqu afecta los archivos de Inventarios y servicios, Multi-almacn y Movimientos al inventario de Aspel/SAE. As los movimientos no pueden 93

borrarse o modificarse, sino que tendr que hacer un movimiento que compense o corrija el anteriormente dado de alta. Por ejemplo, si realizaste un movimiento de entrada a fabricacin del producto: PROD-0001 y despus decidiste sustituirlo por el producto: PROD-0008, no es posible eliminar el movimiento con el que se sac del inventario el producto PROD-0001. En este caso, lo que corresponde es realizar una devolucin del producto: PROD-0001 y, posteriormente, elaborar una entrada a fabricacin del: PROD-0008.

Una vez que se ha cubierto la orden de produccin o que se ha decidido suspender la fabricacin de un artculo, an cuando no se haya elaborado la cantidad solicitada, es posible dar por terminado el proceso de produccin, registrando un Cierre de orden.

Al momento de cerrar la orden se entregan los productos terminados o subensambles al almacn receptor, a la vez que se calcula su costo unitario de entrada de acuerdo a los consumos y al mtodo de costeo con el que se estimar el monto de los gastos indirectos.

Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la clave de la orden que se desea cerrar (usa la tecla F2 para poder elegirla). Slo se pueden cerrar las rdenes que tengan el status Activa, es decir, aquellas que tienen asociada una o varias entradas de componentes a fabricacin. Para cerrar una orden el sistema solicita los siguientes campos:

a. Nmero de orden: Este dato es desplegado automticamente al seleccionar la orden de la pantalla general.

b. Almacn: Es el nmero de almacn al cual es enviado el producto terminado.

c. Producto a fabricar: En este espacio se muestra la clave y descripcin del producto fabricado.

d. Documento: Nmero de documento con el que es identificado el movimiento de entrada de fabricacin en el mdulo de Movimientos al inventario de 94

ASPEL/SAE. El sistema sugiere la referencia que fue capturada al dar de alta la orden.

e. Fecha de entrega: Es la fecha que estaba programada para finalizar el proceso de produccin y entregar el producto terminado.

f. Cantidad a entregar: En este campo el sistema sugiere un nmero igual a la diferencia entre la cantidad a fabricar y la cantidad entregada en caso de haber realizado entregas parciales; puede aceptar este valor o anotar el correspondiente a la cantidad real a enviar al almacn. El sistema acepta cantidades mayores o menores a la que se sugiere, es decir, no importar si al terminar la orden se entrego una cantidad mayor o menor de mercanca, dado que el costo unitario de entrada al almacn se calcula con base en todos los consumos registrados si el producto maneja costeo real. La cantidad total entregada es desplegada en la segunda parte de la pantalla, en la columna de Cantidad fabricada.

g. Cantidad a fabricar: Este dato lo despliega automticamente el sistema y corresponde a la cifra registrada en la orden de produccin.

h. Cantidad entregada: Este nmero tambin es desplegado automticamente por el sistema; representa la cantidad que ha sido enviada al almacn, por medio de entregas parciales.

i. Diferencia: Para realizar el clculo de este campo, el sistema utiliza la siguiente frmula: Cantidad a entregar sugerida = Cantidad a fabricar Cantidad fabricada. Por lo que si la cantidad a entregar que se captura es menor a la cantidad sugerida, la diferencia ser positiva. Si la cantidad a entregar que se captura es mayor a la cantidad sugerida, la diferencia ser negativa. A continuacin, en la parte inferior de la ventana, aparece la seccin Elementos, que presenta varias columnas donde se informa sobre el costo real de los materiales que efectivamente se utilizaron 95

dentro de la fabricacin del producto terminado o sub-ensamble. No se podr ingresar a ninguno de ellos. Son calculados automticamente por el sistema de acuerdo a los consumos registrados. Son los siguientes:

j. Materiales: Son los costos asociados a las materias primas y subensambles, registrados en Aspel/SAE, y que fueron registrados por medio de la opcin de entradas a fabricacin.

k. Mano de obra: En este rubro se consideran los insumos de tipo de mano de obra a los que se les dio entrada a fabricacin junto con la orden.

l. Otros: Bajo este rubro se consideran los insumos de tipo materia prima, maquinaria y otros insumos, de aplicacin directa o indirecta, que se les haya dado entrada a fabricacin junto con la orden.

m. Entregas parciales: En este rubro se presenta el costo de las entregas parciales que hayas realizado al almacn de producto terminado. Es importante aclarar que si el producto terminado maneja costeo real, el monto que se presenta no considera los indirectos parciales y se obtiene multiplicando el costo unitario que se presenta en la entrega parcial por la cantidad a entregar de la misma. Si el producto maneja costeo estndar el monto presentado corresponder al costo estimado de la hoja de costos multiplicado por la cantidad entregada.

n. Total de componentes: En este total se suma el costo de los componentes (materiales, mano de obra y otros) que se ha requerido para la fabricacin del producto, restndole las entregas parciales efectuadas.

o. Indirectos calculados: En este rubro el sistema presenta el total de gastos indirectos correspondientes al total de los productos terminados de la orden, si el producto maneja costeo real y dependiendo del grupo utilizado (grupos 1, 2 3), el sistema 96

sugiere el monto total por indirectos obtenidos a partir de multiplicar el factor unitario definido en parmetros por las unidades a las que se dio entrada a fabricacin del componente (insumo/materia prima) por el que se va a costear (mano de obra o consumo de componentes), sin importar que se haya hecho entregas parciales de productos terminados. Si el producto maneja costeo estndar el monto sugerido en este campo corresponde a los insumos indirectos que se definieron en la hoja de costos del producto terminado.

p. Indirectos parciales: Este campo muestra el importe de los gastos indirectos de aquellos productos que hayas entregado antes de realizar el cierre de la orden.

q. Indirectos al cierre: Si el producto maneja costeo real, el sistema sugiere el importe que faltara para completar el total de los indirectos calculados, pero puedes modificarlo de acuerdo a lo que realmente ocupaste (gastos indirectos). As el monto sugerido en este campo se obtiene aplicando la formula: Indirectos al cierre = Indirectos calculados Indirectos parciales. Por ejemplo, si inicialmente se haba hecho un clculo de indirectos de 100 y en las entregas parciales se aplicaron 20, el importe que el sistema sugerir aqu ser de 80. Si el producto maneja costeo estndar el monto sugerido en este campo corresponde a los insumos indirectos que se definieron en la hoja de costos del producto terminado.

r. Columna Costo total: En esta columna se despliega el monto de cada uno de los componentes e indirectos hasta aqu mencionados. El total mostrado es calculado con base en los registros de entradas a fabricacin y las devoluciones de fabricacin; es decir, la cantidad que se presenta ya incluye la deduccin de las devoluciones. Es necesario hacer notar que las devoluciones se sustraen del rubro al que corresponden; esto es, si existi una devolucin de materia prima, su monto se resta al total de entradas a fabricacin de materia prima; si se trata de una devolucin en cualquiera de los insumos diversos, la deduccin se realizar sobre el monto de las entradas a fabricacin del rubro de otros. 97

s. Columna Cantidad fabricada: En esta columna se despliega automticamente la cantidad entregada total (cantidad entregada + cantidad a entregar).

t. Columna Costo unitario: En esta columna se indica el costo unitario por rubros de los componentes involucrados en la produccin (materiales, mano de obra y otros), as como de los indirectos al cierre. Esto es calculado dividiendo el costo total entre la cantidad fabricada.

u. Total de la columna de costo total: En esta posicin se presenta el resultado de sumar los campos de Total componentes ms indirectos al cierre:

La forma como se calculan los gastos indirectos al momento de cerrar una orden depende del mtodo de costeo registrado en la hoja de costos del producto, de lo definido en el prorrateo de costos indirectos dentro de los parmetros del sistema y de las entregas parciales si es que las hubo.

v. Costeo Estndar: El sistema considera el costo unitario de todos los componentes registrados como gastos indirectos dentro de la hoja de costos, multiplicando la cantidad necesaria del insumo para producir un elemento del producto por la cantidad a fabricar definida en la orden. Ejemplo, si para fabricar un elemento del producto: PROD-001 se necesitan 12 elementos del insumo indirecto INS-006, cuando se deseen fabricar tres elementos de PROD-001 sern necesarios 36 elementos del INS-006. Esta cantidad, multiplicada por el costo unitario del INS006, dar como resultado el monto de los indirectos.

Si se utiliza un Costeo Real, pueden presentarse las siguientes situaciones:

1. El producto tiene un mtodo de costeo por mano de obra: Se consideran todos los insumos de tipo mano de obra a los que se les haya dado entrada

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a fabricacin bajo la misma orden, en este caso la cifra anotada en el factor de prorrateo correspondiente se multiplicar por la cantidad de horas de mano de obra empleadas; por ejemplo, si para la elaboracin de un artculo se necesitaron 20 horas de trabajo de un obrero especializado, esta cantidad se multiplicar por el factor unitario de prorrateo correspondiente a Mano de obra.

Para este caso, es necesario que la mano de obra haya sido aplicada a los gastos de fabricacin por medio de un movimiento de Entrada a fabricacin.

2. Si se emplea un costeo real por unidades terminadas: La cantidad total entregada se multiplicar por el factor unitario de prorrateo anotado para ese tipo de costeo.

3. Si el mtodo de costeo corresponde al consumo de componente: Es necesario que en la fabricacin del producto tome parte aqul para el que se ha definido un factor de prorrateo. Si el componente no fue utilizado, no se reflejar el factor unitario de prorrateo anotado.

En el caso del costeo por consumo del componente, la cantidad total realmente utilizada de ese material o insumo se multiplicar por la cifra anotada en el factor unitario de prorrateo para ese tipo de costeo.

La cantidad total utilizada de un componente puede ser distinta a la anotada en la hoja de costos, dado que el sistema toma el dato de las entradas a fabricacin que se hayan registrado para esa orden de fabricacin y para ese componente.

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Cuando se utiliza cualquier tipo de costeo real, si existe una diferencia en la operacin del sistema, sta se puede modificar o no dependiendo de lo especificado en el parmetro Captura de indirectos, aunque el sistema calcula el total de los indirectos correspondientes a la entrega parcial o al cierre de la orden, dependiendo el caso, si se ha indicado que es permitida la captura del monto al que ascendieron los indirectos, se podrn ajustar la cantidad si se desea. En caso contrario, PROD calcular el monto y no consentir que se modifique el campo.

Figura No. 23 Fuente: ERP Aspel/Prod

10) Reporte de rdenes. Aspel Prod cuenta con una gama de reportes que permiten visualizar con claridad los procesos desde el inicio del producto o proyecto a trabaja hasta su conclusin. Es muy importante sealar que adems de los reportes cuenta con consultas en las pantallas las cuales son descargables en formatos de hojas electrnicas para un mejor manejo de la informacin o su traslado va correo electrnico.

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Dentro de los reportes y consulta ms importantes que ofrece el programa podemos mencionar:

1. Consulta de rdenes y su seguimiento. 2. Plan maestro de compras. 3. Explosin e implosin de materiales. 4. Comparativos de consumos vs. hojas de costos. 5. Productos por entregar. 6. Costos de produccin. 7. Materiales en proceso de fabricacin. 8. Productos terminados con y sin desglose de componentes incluyendo subensambles. 9. Etiquetas por producto. 10. Diario de movimientos. 11. Agenda de produccin. 12. Lista y tarjetas de rdenes.

En los reportes que se listan el de Productos terminados con y sin desglose de componentes incluyendo subensambles es el que utiliza mas; este muestra una comparacin en 2 aspecto claves; el primero lleva la secuencia de tiempo de inicio y finalizacin del proyecto, esto permite mantener una visualizacin del tiempo estimado con el tiempo real efectivamente utilizado para encontrar aquellos tiempos muertos de instalacin. El segundo permite comparar los materiales proyectados en el presupuesto original de cotizacin con los materiales utilizados finalmente, esto indicado tanto en valores como unidades, esto da una herramienta muy til en estables factores o desviaciones que se pueden estimar inicialmente al crear o proyectar un presupuesto.

Estos reportes son parte fundamental del programa; son la parte de retroalimentacin que el software contiene como herramienta de informacin, su utilizacin en forma ordenada y eficiente permite que cada uno de las cotizaciones sea de un mayor acercamiento a la realidad por lo que fue la parte que se encontr en la empresa como punto de apoyo. 101

Creacin de la cotizacin a) Se deben realizar un listado general de todos los artculos necesarios para la instalacin de equipo de aire acondicionado o refrigeracin. b) Partiendo del ingreso al Aspel/Sae, se selecciona el mdulo de facturacin; para realizar la cotizacin se selecciona la pestaa de archivos y posteriormente se selecciona cotizaciones. Seleccionando agregar nueva cotizacin se agregan los datos que se requieren. c) La parte inferior de la cotizacin es donde se listan todos los artculos que formaran parte de la instalacin. Agregando el cdigo aparecen las referencias de descripcin, cantidad existente y los costos de los artculos; si no se cuenta con el cdigo es posible una bsqueda con la tecla F2. d) Al concluir de ingresar todos los artculos se llega a un costo total del presupuesto; este valor est libre de cualquier impuesto y porcentaje de utilidad. Tomando en consideracin el valor total estimado se procede a incrementar los porcentajes de utilidad suministrados por gerencia y por ltimo el impuesto al valor agregado. e) Cada cotizacin debe imprimirse en archivo pdf y dejar una copia digital. Se deben imprimir 3 copias las cuales se distribuyen 1) Original para el cliente; 2) Copia para archivo de ventas y 3) Copia para el departamento de diseo. f) Con los valores ya establecidos se debe elaborar la propuesta de instalacin la cual contiene todas las caractersticas de los equipos que generarn el aire; tiempos de instalacin y dems caractersticas que necesitan explicar en la cotizacin. La cotizacin llevar al final una propuesta econmica donde se especifican formas y condiciones de pago adems del precio. g) La propuesta final debe llevar el visto bueno del vendedor; calculista y gerente de ventas. Para mayor claridad ver el anexo 14 de flujograma de creacin de la cotizacin.

1. Seguimiento de la cotizacin ya aceptada por el cliente. a) Para dar seguimiento a un proyecto de instalacin de equipo de aire acondicionado o refrigeracin que ya este vendido y su ejecucin sea efectiva se debe utilizar el modulo 102

Aspel/Prod, modulo que determinar el costo total por los insumos directos e indirectos y su respectiva comparacin con lo presupuestado para concluir en la variacin de la utilidad esperada y los tiempos estimados. b) El listado de materiales contenido en la cotizacin sirve de base para la creacin del proyecto en Aspel/Prod que en el sistema se le denomina orden. Cada proyecto se identifica con un cdigo de acuerdo a los parmetros indicados en la creacin de cdigos; este cdigo es el que reunir todos los costos efectivamente empleados para determinar el valor total en el proyecto efectuado. c) Cada orden en el sistema debe manejar una receta que es equivalente al listado de materiales contenido en la cotizacin. d) Los despachos de materiales se deben realizar con formas pre impreso, firmado de autorizacin por parte del jefe del departamento tcnico y las firmas de quien recibe y entrega adems de contener la identificacin general al proyecto que pertenece. Estos mismos formularios servirn para los excedentes de materiales e ingresarlos a bodega nuevamente. Cada formado debe ser procesado en el modulo Aspel/Prod para hacer las descargas respectivas de materiales y equipos. e) Todas las salidas menos los ingresos por excedentes sumaran el costo primario de los proyectos; el software cuenta con sistemas de reportes en los cuales se pueden hacer las comparaciones parciales y totales de los materiales proyectados y los utilizados para determinar un factor de desperdicio final. f) El sistema permite realizar devoluciones de los productos sobrantes o que fueron sustituidos por otros. En este caso es necesario que exista una entrada de materia prima a fabricacin y que la orden tenga el status de Activa, se puede registrar el movimiento por medio de la opcin de devoluciones de fabricacin. g) El seguimiento de rdenes de produccin constituye la esencia del sistema, dado que en ste se concentran las operaciones que se pueden aplicar a las rdenes de produccin. A travs del men Seguimiento se podr registrar todos los componentes que van ingresando a la fbrica para cubrir la produccin requerida en las diferentes rdenes. As mismo, permite anotar entregas parciales al almacn, realizar devoluciones de mercanca

103

o cancelar una orden, tambin posibilita a dar por terminada la orden (Cierre de orden), operacin en la que se calcula el costo real de la produccin. El seguimiento de rdenes de produccin trabaja en estrecha relacin con Aspel/SAE y afecta a diversos mdulos de dicho sistema. Una vez que se genere una orden de produccin es indispensable darle seguimiento, es decir, hacer efectivo el ingreso de los materiales e insumos que se utilizarn en la fabricacin. Estos materiales e insumos pueden ser los mismos que los anotados en la hoja de costos del producto o pueden ser modificados. h) Cuando el proyecto finaliza se agrega la mano de obra determinando los das efectivamente utilizados y se compara con lo proyectado inicialmente. i) La parte final es proceder a cerrar el proyecto el cual se traslada al listado para poder ser facturado. j) El sistema cuenta con una gama de reportes que proveen al usuario de informacin confiable en cuanto a lo que se proyecta y lo que se ejecuta en cada proyecto; desde los materiales hasta la mano de obra utilizada as como los tiempos efectivos de trabajo.

Con los puntos detallados se puede tener una base sustentable en conocer el costo total de cada venta realizada y para mejor compresin ver el anexo de flujograma de seguimiento y culminacin de la orden.

4.2.Viabilidad de la propuesta
La propuesta detallada con anterioridad fue basada en las necesidades actuales de la empresa. Por lo anterior y considerando que los programas ya son parte de los activos de la empresa la viabilidad de la propuesta es totalmente real, la condicin nica es la coordinacin de los departamentos de Ingeniera y Diseo; Bodega; Logstica y Finanzas involucrados para su implementacin.

104

4.3.Cronograma de actividades de campo

Cada una de las actividades y tareas identificadas en el cronograma siguiente se llevaron a cabo de forma organizada y ordenada ello permiti cumplir los tiempos establecidos conforme fuera planificada la investigacin.

Actividades Diseo del trabajo de campo Evaluacin administrativa-financiera Entrevista con gerente de divisin Entrevista con gerente financiero-administrativo Recoleccin de informacin financiera y administrativa Evaluacin mercadolgica Entrevista con gerente de mercadeo y ventas Encuesta a personal de ventas Encuesta a back office de ventas Recoleccin de informacin de ventas Evaluacin tributario fiscal Entrevista con contador general Encuesta con auxiliares y asistentes de contabilidad Recoleccin de informacin fiscal Evaluacin de auditoria Entrevista con gerente financiero-administrativo Entrevista con contador general Encuesta con auxiliares y asistentes de contabilidad Entrevista con auditor interno y asesora externa Evaluacin econmico financiero Entrevista con gerente de divisin Entrevista con gerente financiero-administrativo Entrevista con gerente del departamento tcnico Encuesta a supervisores tcnicos Encuesta a tcnicos Recoleccin de informacin de operaciones Anlisis y evaluacin de la informacin
Fuente: Papeles de trabajo

1ra.

SEMANAS 2da. 3ra. 4ta.

5ta.

105

Conclusiones

1) Un sistema de costos con los parmetros definidos ayudar a que en cada venta de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin pueda determinarse con claridad la diferencia entre el costo proyectado inicialmente que origin el presupuesto y los costos efectivamente erogados en el proceso de instalacin.

2) El software permite mantener una planificacin ordenada de todas las instalaciones con que se cuentan en un periodo de tiempo determinado ya que posee calendarizaciones de inicio y una proyeccin de finalizacin as como sus avances continuos. Con el ingreso ordenando y sistemtico de los artculos que conforman el inventario se puede llegar a determinar con fiabilidad y en forma oportuna cada uno de los costos que contendrn las ventas y por consiguiente el resultado bruto de la operacin.

3) Conocer la rentabilidad por cada proyecto en particular es de vital importacin pues permite el anlisis de efectividad no solo en trminos monetarios si no en el tiempo que se logra cada instalacin; con ello permite mantener promedios los cuales facilitaran la proyeccin de nuevos proyectos estimando mrgenes de utilidad ms aceptables.

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Recomendaciones
1) Implementar el sistema de costos que se propone con los parmetros bien definidos para lograr determinar en una forma clara, rpida y concisa la variacin en los presupuestos de instalacin y los costos efectivamente erogados en cada uno de los trabajos de la empresa.

2) En la implementacin se debe planificar el ingreso ordenando y sistemtico de los artculos para lograr una fiabilidad de cada uno de los costos totales de las instalaciones de equipos de aire acondicionado y refrigeracin. Mantener una planificacin ordenada de todas las instalaciones.

3) Implementar los controles necesarios para determinar en una forma correcta la rentabilidad por cada proyecto en particular con los que se cuentan y de esa forma determinar para futuros los ndices de variacin de costos para futuros proyectos.

Un aspecto relevante recomendable es la incentivacin de trabajo en equipo; de los departamentos de Ingeniera y Diseo; Bodega; Logstica y Finanzas esto lograr que el proyecto se lleve a cabo en una forma ordenada y que colabore con cada uno en las necesidades de informacin. Por dems sofisticad un sistema ERP no sustituye al elemento humano por lo que debe considerarse: a) Que la(s) persona(s) encargadas de realizar los presupuestos considere una revisin posterior a cada presupuesto efectuado. b) El departamento financiero deber verificar en una forma constante la fluctuacin de los costos de inventario por cada cdigo existente. c) Efectuar una auditoria de proyectos finalizados estableciendo parmetros de revisin. d) Muy importante establecer con mayor exactitud las horas efectivas necesarias de trabajo. e) Llevar un registro impreso de todo lo operado en el sistema. f) Mantener un sistema de respaldo de informacin (back up) diario. 107

Referencias Electrnicas:
1) Climatizacin. http://es.wikipedia.org/wiki/Climatizaci%C3%B3n 2) Cmara frigorfica. http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%A1mara_frigor%C3%ADfica 3) Proyecto de obra. http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto_de_obra 4) Catlogo de equipos. http://www.catalogodeproveedores.com/subcat/702/miller.html 5) Ministerio de medio ambiente de Guatemala. http://www.marn.gob.gt/

Escritas:
1) Fleitman, Jack 1994. A. de C. V. Mxico. 2) Arens, Alvin 1994. Auditoria: Un Enfoque Integral Prentice Hall. Mxico 3) Federacin Internacional de Contadores IFAC-. 2009. Normas Internacionales de Auditoria. Nueva York, Nueva York, 10017, Estados Unidos de Norteamrica. 4) Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), 2009. Norma Evaluacin Integral McGraw-Hill Interamericana de Mxico, S.

Internacional de Informacin Financiera para Pymes. Nueva York, Nueva York, 10017, Estados Unidos de Norteamrica. 5) Hernndez, R. 2007. Metodologa de la investigacin (4. Edicin). Mxico: Mc GrawHill. 6) Instituto de Investigaciones Sociales 2011. Manual de estilo de trabajos acadmicos. Universidad Panamericana. Guatemala. 7) Universidad Panamericana. 2006. Gua de Prctica Empresarial Dirigida. Guatemala.

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Anexo No. 1

Entrevista con gerencia de divisin

Indique cual es la fecha de ingreso a la empresa. R/Inici labores en septiembre 2,010 Cul es la funcin principal que usted ejerce dentro de la organizacin? R/Dirijo en su conjunto las operaciones relacionadas a la entidad, esto contempla la operacin en su conjunto. Su funcin es acorde a lo que la organizacin necesita? R/Considero que s puesto que a la fecha se han logrado mejoras en todos los aspectos. Indique sus responsabilidades directas como directivo de la empresa. R/Se reduce a que con los elementos con los que cuento generar la mayor rentabilidad marcada en las metas de los presupuestos anuales. Cul es su posicin en el organigrama? R/La superior en la escala de la divisin; reporto directamente al gerente corporativo. En forma directa Cuntas personas estn bajo su direccin? R/Son 35 personas en forma directa. Cul considera usted que es la contribucin de su puesto a los objetivos de la organizacin? R/La contribucin es la direccin total

109

Existe alguna evaluacin de desempeo en su puesto? Si la respuesta es afirmativa, favor indicar la periocidad. R/Efectivamente, cada mes se evala mi desempeo en la presentacin de los reportes mensuales financieros. En general Cmo considera a la organizacin? R/Una empresa con un potencial muy explotable. Qu considera que debe mejorar la organizacin? R/Como toda organizacin existen cada da puntos a mejorar, pero en la actualidad existe uno que incide en mucho, la falta de un mtodo adecuado para la elaboracin de los presupuestos que sirven para realizar la cotizaciones de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin. Si hubiese un punto crtico que arreglar Cul considera que debiese ser? R/Como lo indiqu en la pregunta anterior se deme mejorar el mtodo de elaboracin de los presupuestos que sirven para realizar la cotizaciones de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin.

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Anexo No. 2 Entrevista con gerencia administrativa financiera

Indique cual es la fecha de ingreso a la empresa. R/Inici como contador en junio de 2,006 Cul es la funcin principal que usted ejerce dentro de la organizacin? R/Bsicamente es la coordinacin de los recursos financieros y que los mismos sean utilizados en una forma ordenada. Su funcin es acorde a lo que la organizacin necesita? R/Considero que a la fecha ha sido acorde pues se han sobrepasado las expectativas de los directivos.

Indique sus responsabilidades directas como directivo de la empresa. R/Bsicamente se reduce coordinar el rea financiera y todos los elementos que ah intervienen ms los elementos administrativos. Cul es su posicin en el organigrama?

R/Funciona como staf en la organizacin corporativa.

En forma directa Cuntas personas estn bajo su direccin? R/Directamente son 6, ms la incidencia en cada una de las divisiones tambin representa direccin indirecta. Cul considera usted que es la contribucin de su puesto a los objetivos de la organizacin? 111

R/La contribucin mayor es la determinacin de mejoras en el rea financiera

Existe alguna evaluacin de desempeo en su puesto? Si la respuesta es afirmativa, favor indicar la periocidad. R/Mensualmente y junto con la presentacin de la informacin financiera. En general Cmo considera a la organizacin? R/Una organizacin con un futuro potencial.

Existe un organigrama estructurado en la entidad? R/Efectivamente, para cada unidad de negocio se contempla un organigrama funcional. Cuentan con un sistema de control interno? Si la respuesta es afirmativa, favor indicar cmo usted considera este sistema. R/En el transcurso de mi gestin en la entidad se ha elaborado una gama de polticas y procedimientos sustentables para que cada una de las funciones de cada empleado sea ms efectiva. Considero que el SCI es apegado a la realidad actual y que tambin existen puntos a mejorar.

En cuanto a cada puesto de trabajo Existen manuales o instructivos que permitan conocer a cada empleado su posicin, funciones y obligaciones? R/Es parte del SCI diseado. Cuentan para los procesos con instructivos que permitan mantener no solo el monitoreo de los mismos si no que sean funcionales? 112

R/Cada proceso fue creado a las exigencias de la organizacin y con participacin de cada persona que interviene en el puesto de trabajo. En cuanto a la informacin financiera Con qu frecuencia se informa de la misma y a quien? R/Se presentan informes financieros mensuales y se realiza con cada gerente de unidad. Cul es el marco de referencia para la construccin de la informacin financiera? R/A partir de 2,010 se aplica la norma internacional de informacin financiera para pequeas y medianas empresas. Si hubiese un punto crtico que arreglar Cul considera que debiese ser? R/Existe un punto que se ha recomendado con puntualidad, la forma en que se realiza el presupuesto con el que se elabora cada cotizacin de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin contiene un grado alto de deficiencias por lo que es ese el punto crtico que considero debe ser tratado.

113

Anexo No. 3 Entrevista con gerencia de mercadeo y ventas

Defina en forma general su puesto. R/Se reduce a la direccin del personal de ventas que promueve los servicios que presta la organizacin. Existe un plan estratgico de ventas? R/Dentro del presupuesto anual se incluye la estrategia a seguir la cual es evaluada mensualmente. Si la respuesta anterior es afirmativa Quin lo elabora y quien lo aprueba? R/El plan es elaborado conjuntamente con los directivos y aprobado por el Gerente Corporativo Cmo promocionan sus productos y servicios? R/Se promocionan con visitas a puntos claves en su mayora; existen tambin publicaciones en las revistas de construccin y el mayor enfoque es en la pgina de internet. Existe una medicin del mercado? R/Se trata de mantener una medicin respecto a los precios de la competencia; por existir pocos oferentes la medicin es bastante fcil de concretar. Conoce usted su participacin en el mercado? R/Estamos como la No. 4 en el ranquin del mercado. Son suficientes sus colaboradores para promocionar los servicios y ventas de la empresa? R/Nos enfocamos al recurso humano por su calidad; considero que tengo los elementos necesarios y con la capacidad adecuada. Si hubiese un punto crtico que arreglar Cul considera que debiese ser? R/Un punto que siempre retrasa el poder ser efectivos es la forma en que se realiza cada presupuesto de costos, es ese talvez el punto que yo corregira. 114

Anexo No. 4
Jorge Ernesto Aguilar Aguilar Practica Empresarial Dirigida Analisis de empresa

ENCUESTA A PERSONAL DE VENTAS

SI Conoce usted totalmente la organizacin? SI Le proporcionan lo necesario para sus funciones? SI Los reportes son emitidos a tiempo? SI La facturacion y cobros son realizados en el momento indicado? SI Mantiene constante copacitacion?

NO

NO

NO

NO

NO

Si hubiese un punto crtico que arreglar Cul considera que debiese ser?

Fuente: Papeles de trabajo

115

Anexo No. 5
Jorge Ernesto Aguilar Aguilar Practica Empresarial Dirigida Analisis de empresa

ENCUESTA A PERSONAL DE VENTAS

SI Conoce usted totalmente la organizacin? SI Le proporcionan lo necesario para sus funciones? SI Considera que la empresa es competitiva en el mercado? SI Entiende el funcionamiento de control interno? SI Mantiene constante copacitacion?

NO

NO

NO

NO

NO

Si hubiese un punto crtico que arreglar Cul considera que debiese ser?

Fuente: Papeles de trabajo

116

Anexo No. 06 Entrevista con contador general

Cul es su funcin concretamente en la empresa? R/Preparar la informacin financiera, para ello desde su inicio a su presentacin mensual. Conoce el rol completa que juega en la organizacin? R/Si, bsicamente mi funcin es mantener informada a la administracin de los resultados de la operatividad de la empresa. Quin prepara los impuestos? R/Los impuestos son preparados por mi persona. Quin da el visto bueno a los impuestos? R/Gerencia Financiera lo revisa y da su visto bueno. Por qu medio se hace el pago o la presentacin correspondiente? R/Todos los impuestos son pagados y presentados por Bancasat. Existen reparaos o impuestos pendientes de pago? R/Al momento todos las obligaciones fiscales estn 100% cumplidas y no existe ningn repara o solicitud. Est usted registrado como contador general? R/Si Si hubiese un punto crtico que arreglar Cul considera que debiese ser? R/El clculo de costos. 117

Anexo No. 7
Jorge Ernesto Aguilar Aguilar Practica Empresarial Dirigida Analisis de empresa

ENCUESTA CON PERSONAL DE CONTABILIDAD

SI Participa en la preparacion de los impuestos? SI Conoce la legislacion tributaria? SI Tiene usted formacion universitaria? SI Estan al da cada uno de los libros fiscales? SI Se archivan correctamente los pagos de impuestos?

NO

NO

NO

NO

NO

Si hubiese un punto crtico que arreglar Cul considera que debiese ser?

Fuente: Papeles de trabajo

118

Anexo No. 8 Entrevista con gerente de divisin

Qu grado de fiabilidad contiene la informacin financiera que usted recibe? R/Aceptable En forma interna Existe una evaluacin de la informacin y los procesos para determinar la misma? R/Se encarga Gerencia Financiera Los estados financieros son auditados? De ser positivo Con qu frecuencia? R/Si, son auditados anualmente. Confa usted en la independencia de las personas que elaboran la auditoria? R/Si

119

Anexo No. 9 Entrevista con gerente financiero

Quin evala los sistemas de control interno? R/Son evaluados anualmente por auditora externa. La auditora interna y contralora es parte de sus funciones? R/Si. Qu tipo de servicios presta la auditora externa? R/Se cuenta con un servicio integral, auditora fiscal, administrativa; de procesos y financiera.

Existe alguna recomendacin en los informes de auditora? R/No

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Anexo No. 10 Entrevista con gerente de divisin

En General Qu se debe mejorar para que la empresa tenga ms presencia en el mercado y resalte su rentabilidad? R/Como toda organizacin existen cada da puntos a mejorar, pero en la actualidad existe uno que incide en mucho, la falta de un mtodo adecuado para la elaboracin de los presupuestos que sirven para realizar la cotizaciones de instalacin de equipos de aire acondicionado y refrigeracin.

Cmo considera usted que se deben mejorar los presupuesto de cotizacin? R/Existe un ERP disponible que es funcional para este propsito.

Qu efecto obtiene usted con la falta de certeza en un presupuesto? R/El principal es perder la capacidad de negociacin por estar no confiable en el costo que representa cada propuesta.

Considera usted que es mejorable la forma de cotizar actualmente? R/Totalmente

Qu recomienda para mejorar el sistema de cotizaciones? R/Utilizar el ERP (Aspel/Prod)

121

Anexo No. 11 Entrevista con gerente de departamento tcnico

Cul es su funcin dentro de la organizacin? R/Hacer efectivos las ventas realizadas por el departamento comercial. Con cuantas personas cuenta su departamento? R/22 Obtiene usted los insumos en tiempo para coordinar sus instalaciones? R/Si Existe algn punto que usted considera que se puede mejorar? R/Existen muchos; pero inicialmente los presupuestos creo que son los primordiales. La informacin que le proveen para realizar cada una de las instalaciones es confiable? R/Es variable porque en muchos presupuestos debo yo cambiar muchas cosas pues no estn apegados a la realidad. Qu considera usted que se debe mejorar de esa informacin? R/Que sea ms confiable. Cuenta usted con todos los recursos necesarios para la ejecucin de sus labores? R/Si

122

Anexo No. 12 Aire Total, S. A. Hoja de clculo de cargas trmicas

Calculo de cargas trmicas
LAT-N S-E S-O O NO-SE LAT-S N-E N-O O NE-SO (A) 0 0 0 0 (A) 2.- OTRAS VENTANAS NO INCLUIDAS EN 1 0 (B) 0 (B) 0 0 0 0 PIE 0 20 25 30 40 45 0 PIE 90 42 77 95 57 95 45 80 100 60 100 50 85 105 65 105 55 90 110 70 110 60 95 115 75 BTU/H 0 0 0 0

1.-VENTANAS EXPUESTAS AL SOL

CONSTRUCCION LIVIANA 3.- PAREDES EXPUESTAS AL SOL (Considerando solamente la pared con la orientacin que en ventana 1) CONSTRUCCION MACIZA 12 DE GRUESO O CON AISLAMIENTO

PIE LINEAL 60 40 70 50 80 60 90 70 100 80 0 0

PIE LINEAL 4.- PAREDES EXTERIORES NO INCLUIDAS EN (3) 25 35 45 55 65 0

5.- PAREDES INTERIORES (Si el espacio adyacente no esta acondicionado) habitacin no acondicionada arriba con desvn sin aislamiento arriba aislamiento 2 o mas horizontal con sin aislamiento cielo razo aislamiento 2 o mas concreto sin aislamiento o cielo razo espacios debajo no acondicionado no incluir pisos construidos sobre el suelo o con aotanos debajo numero de personas que permanecen en la habitacin (A) 0 0 0 0 0 0

PIE LINEAL 0

20

30

40

50

60

(B) 0 0 0 0 0 0

PIE 0 0 0 0 0 1 8 3 7 3 14 3 10 3 8 3 16 5 13 4 9 4 18 7 15 4 10 4 20 9 17 5 11 5 22 0 0 0 0 0 0

6.- TECHO (Escoja el tipo de techo que mejor describa la habitacin)

(A) 0

(B) 0

PIE 2 0 3 5 7 9 0

7.- PISO

# DE PERSONAS 1000 WATTS 3.4 PIE LINEAL 250 225 300 325 TOTAL 350 0 0 0

8.- PERSONAS 9.- LUCES Y APARATOS ELECTRICOS EN FUNCION 10.- PUERTAS QUE SE MANTIENEN NORMALMENTE ABIERTAS

TONS

Fuente: Proporcionado por la compaa.

123

Anexo No. 13
Aire Total, S. A. Flujograma de creacin de la cotizacin. Realizar un listado general de todos los artculos necesarios para la instalacin de equipo de aire acondicionado o refrigeracin
Se selecciona el mdulo de facturacin; para realizar la cotizacin se selecciona la pestaa de archivos y posteriormente se selecciona cotizaciones. Seleccionando agregar nueva cotizacin se agregan los datos que se requieren.

La parte inferior de la cotizacin es donde se listan todos los artculos que formaran parte de la instalacin. Agregando el cdigo aparecen las referencias de descripcin, cantidad existente y los costos de los artculos; si no se cuenta con el cdigo es posible una bsqueda con la tecla F2.

Tomando en consideracin el valor total estimado se procede a incrementar los porcentajes de utilidad suministrados por gerencia y por ltimo el impuesto al valor agregado.

Cada cotizacin debe imprimirse en archivo pdf y dejar una copia digital. Se deben imprimir 3 copias las cuales se distribuyen 1) Original para el cliente; 2) Copia para archivo de ventas y 3) Copia para el departamento de diseo.

Con los valores ya establecidos se debe elaborar la propuesta de instalacin la cual contiene todas las caractersticas de los equipos que generarn el aire; tiempos de instalacin y dems caractersticas que necesitan explicar en la cotizacin. La cotizacin llevar al final una propuesta econmica donde se especifican formas y condiciones de pago adems del precio.

La propuesta final debe llevar el visto bueno del vendedor; calculista y gerente de ventas.
Fuente: Papeles de trabajo

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Anexo 14 Aire Total, S. A.

Flujograma de seguimiento y culminacin de la orden.
El el modulo Aspel/Prod, modulo que determinar el costo total por los insumos directos e indirectos y su respectiva comparacin con lo presupuestado para concluir en la variacin de la utilidad esperada y los tiempos estimados. El listado de materiales contenido en la cotizacin sirve de base para la creacin del proyecto en Aspel/Prod que en el sistema se le denomina orden. Cada proyecto se identifica con un cdigo de acuerdo a los parmetros indicados en la creacin de cdigos; este cdigo es el que reunir todos los costos efectivamente empleados para determinar el valor total en el proyecto efectuado Cada orden en el sistema debe manejar una receta que es equivalente al listado de materiales contenido en la cotizacin. Los despachos de materiales se deben realizar con formas pre impreso, firmado de autorizacin por parte del jefe del departamento tcnico y las firmas de quien recibe y entrega adems de contener la identificacin general al proyecto que pertenece. Estos mismos formularios servirn para los excedentes de materiales e ingresarlos a bodega nuevamente. Cada formado debe ser procesado en el modulo Aspel/Prod para hacer las descargas respectivas de materiales y equipos. Todas las salidas menos los ingresos por excedentes sumaran el costo primario de los proyectos; el software cuenta con sistemas de reportes en los cuales se pueden hacer las comparaciones parciales y totales de los materiales proyectados y los utilizados para determinar un factor de desperdicio final. El sistema permite realizar devoluciones de los productos sobrantes o que fueron sustituidos por otros. En este caso es necesario que exista una entrada de materia prima a fabricacin y que la orden tenga el status de Activa, se puede registrar el movimiento por medio de la opcin de devoluciones de fabricacin.

A travs del men Seguimiento se podr registrar todos los componentes que van ingresando a la fbrica para cubrir la produccin requerida en las diferentes rdenes. As mismo, permite anotar entregas parciales al almacn, realizar devoluciones de mercanca o cancelar una orden, tambin posibilita a dar por terminada la orden (Cierre de orden), operacin en la que se calcula el costo real de la produccin. El seguimiento de rdenes de produccin trabaja en estrecha relacin con Aspel/SAE y afecta a diversos mdulos de dicho sistema. Una vez que se genere una orden de produccin es indispensable darle seguimiento, es decir, hacer efectivo el ingreso de los materiales e insumos que se utilizarn en la fabricacin. Estos materiales e insumos pueden ser los mismos que los anotados en la hoja de costos del producto o pueden ser modificados.

Cuando el proyecto finaliza se agrega la mano de obra determinando los das efectivamente utilizados y se compara con lo proyectado inicialmente. La parte final es proceder a cerrar el proyecto el cual se traslada al listado para poder ser facturado El sistema cuenta con una gama de reportes que proveen al usuario de informacin confiable en cuanto a lo que se proyecta y lo que se ejecuta en cada proyecto; desde los materiales hasta la mano de obra utilizada as como los tiempos efectivos de trabajo.

Fuente: Papeles de trabajo

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Glosario de trminos
Acondicionador de aire: Dispositivo utilizado para controlar la temperatura, humedad, limpieza y movimientodel aire en el espacio acondicionado, ya seapara confort humano o proceso industrial.

Aire acondicionado: Control de la temperatura, humedad, limpieza y movimiento de aire en un espacioconfinado, segn se requiera, para confort humano oproceso industrial. Control de temperatura significacalentar cuando el aire est fro, y enfriar cuando latemperatura es muy caliente

Ambiente: Condiciones circundantes.

Bomba: Cualquiera de las diferentes mquinas que impulsan un gas o un lquido hacia -o lo atraen de- algo, por succin o por presin.

Bomba de calor: Sistema del ciclo de compresin, utilizado para abastecer calor a un espacio de temperatura controlada. El mismo sistema, puede tambinremover calor del mismo espacio.

Bomba de condensado: Dispositivo para remover el condensado de agua, que se acumula debajo de unevaporador.

Camin refrigerado: Vehculo comercial equipado para mantener temperaturas abajo de la ambiental.

Cmara de refrigeracin: Espacio refrigerado comercial, que se mantiene a temperaturas abajo de la ambiental

Condensador: Componente del mecanismo de refrigeracin, el cual recibe del compresor vapor caliente aalta presin, enfrindolo y regresndolo luego a suestado lquido. El enfriamiento puede ser con aire o conagua. 126

Control interno (CI): El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

Enfriador de agua (Chiller): Sistema de aire acondicionado, el cual circula agua fra a varios serpentinesde enfriamiento, en una instalacin.

ERP: Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en ingls, Enterprise resource planning) son sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de bienes o servicios. La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y contabilidad de la compaa. Sin embargo, la Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos.

Evaporador: Componente del mecanismo de un sistemade refrigeracin, en el cual, el refrigerante se evapora y absorbe calor.

Fuelle: Contenedor cilndrico corrugado, el cual semueve al cambiar la presin, o proporciona un sello durante el movimiento de partes.

Gas: Fase o estado de vapor de una sustancia. Un gas es un vapor sobrecalentado, muy lejos de su temperaturade saturacin.

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Fren: Nombre comercial para una familia de refrigerantes qumicos sintticos, fabricados por E.I. DuPontdeNemours&CompanyInc

Pedimento aduanal: ERP Aspel es un sistema creado en la Republica Mexicana; en Mxico los comprobantes fiscales, mejor conocidos como Facturas, se expiden cuando una persona compra mercancas nacionales a un proveedor nacional cumpliendo ciertos requisitos establecidos en la legislacin aplicable; el equivalente en operaciones de Comercio Exterior llamado pedimento. El pedimento aduanal es un comprobante fiscal donde se demuestra que se han pagado todas las contribuciones ante la autoridad aduanera por la entrada y/o salida de las mercancas de comercio exterior hacia o desde el territorio nacional.

Refrigerante: Sustancia utilizada en los mecanismos de refrigeracin. Este absorbe calor en el evaporador, cambiando de estado de lquido a vapor, liberandosu calor en un condensador, al regresar denuevo del estado gaseoso al estado lquido.

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