UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO DE ANZOTEGUI EXTENSIN REGIN CENTRO SUR ANACO, EDO.

ANZOTEGUI CTEDRA: ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE HISTORIAS MDICAS EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTROS MDICOS DEL HOSPITAL Dr. JESS ANGULO RIVAS. ANACO, EDO. ANZOTEGUI

Tutor: Ing. Bigmar Rojas.

Integrantes: Guevara Mara J. Marcano Reinel. Semestre: 2008 1. Anaco, Marzo de 2008

NDICE GENERAL
Pg. INTRODUCCIN......i CAPTULO I. EL PROBLEMA: 1.1 Planteamiento del Problema....7 1.2 Objetivos de la Investigacin.............11 1.3 Justificacin de la Investigacin....12 1.4 Delimitacin del Problema............14 CAPTULO II. MARCO TERICO: 2.1 Descripcin del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas.16 2.2 Antecedentes de la Investigacin...22 2.3 Bases Legales.....25 2.4 Bases Tericas.......36 2.5 Glosario de Trminos.....50 CAPTULO III. MARCO METODOLGICO: 3.1 Tipo de Investigacin.........57 3.2 Diseo de Investigacin.............59 3.3 Poblacin...61 3.4 Muestra......62 3.5 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos..64 3.6 Tcnicas de anlisis y procesamiento de datos..68 3.7 Metodologa para el desarrollo de SIAIM (Sistema de Informacin Automatizado de ndices Mdicos)...................72 CAPTULO IV. ANLISIS DE LOS RESULTADOS: 4.1 Investigacin Preliminar....85 4.2 Sistema de Informacin Actual...... ...96 4.3 Sistema de Informacin Propuesto (SIAIM)...119 4.4 Diseo Lgico de SIAIM.140

4.5 Diseo Fsico de SIAIM..147 4.6 Diseo De Pantallas De Entrada, Salidas Y Reportes (SIAIM)..151 CONCLUSINES.160 RECOMENDACIONES............163 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS..165 ANEXOS...166

INTRODUCCIN
Los profesionales de la salud requieren que se trabaje constantemente en la bsqueda de mejores herramientas, que les permitan apoyar sus labores y, de esta manera, brindar una mejor atencin mdica a los pacientes.

La informtica mdica es un rea del conocimiento en constante progreso, que apoya a la medicina en todo su quehacer. Hoy da, se disponen y se continan desarrollando (o innovando) herramientas automatizadas para incorporarlas al sistema de salud actual que tienen por objetivo crear o mejorar dispositivos y/o mtodos para optimizar el almacenamiento, la recuperacin y la administracin de la informacin, con miras a resolver problemas y a tomar decisiones en las reas biomdicas.

La Tarjeta ndice se considera como el documento bsico de resumen de la Historia Mdica que se llena en algn momento de la atencin mdica prestada al paciente, sirve para realizar una recoleccin ordenada de datos de identidad, servicio mdico, resultados y otros elementos que permiten a la Seccin de Archivos del Departamento de Registros Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas hacer parte en el trabajo de llevar a cabo el control de las historias mdicas con el fin de mantener organizado el Sistema de Archivo y Desarchivo de Historias Mdicas, Habilitar el Acceso a las mismas y Generar Reportes mensuales sobre las admisiones u hospitalizaciones por motivos de cirugas, asma y diarrea.

Algunos la definen ms como un expediente clnico de ubicacin y control de la Historia Mdica, debido a que el documento no slo recoge una sntesis sobre la exposicin sistemtica de acontecimientos clnicos pasados y presentes, sino que adems puede reunir informacin de ndole variada. Este documento en algunos aspectos puede ser comparado con la libreta de notas del cientfico, pero a diferencia de ste, el tipo de anotaciones e informacin almacenada deben cumplir determinadas exigencias metodolgicas en todos los casos.

El cientfico experimental observa, anota y tabula utilizando un lenguaje fundamentalmente simblico y a la hora del informe final es que convierte estos smbolos en lenguaje expresivo comprensible para todos.

El mdico y, en este caso particular, las Trabajadoras del Departamento tambin observan, anotan y tabulan (constituyendo junto con la tarjeta el sistema de informacin actual de la Seccin de Archivos del Departamento de Registros Mdicos), pero su lenguaje tiene que ser menos simblico, debido a que -a diferencia del cientfico fsico, qumico y bilogo-, su objeto de estudio es a la vez sujeto, por tanto, se deben reflejar las interacciones recprocas que se establecen con cada enfermo.

Tambin, el trabajo en equipos multidisciplinarios e interdisciplinarios de los tiempos actuales obliga a que la informacin obtenida de cada paciente (generadas de los sistemas de informacin) sea igualmente comprensible para todos sus miembros, sobre todo para el personal no mdico en especial, para efectos de esta investigacin, las Auxiliares de la Seccin de Archivos.

La investigacin tiene como fin elaborar una propuesta de automatizacin plausible y viable denominada Sistema de Informacin Automatizado de ndices Mdicos (SIAIM), que con su eventual implementacin permita la manipulacin automtica de los datos, facilitar el control y posibilitar el acceso a las Historias Mdicas mejorando los tiempos de respuestas y la generacin de informes oportunos. As, queda estructurada de la siguiente manera,

Captulo I: Se plantea el problema, delimita y se establecen los objetivos y justificacin de la investigacin.

Captulo II: Previo a la descripcin del sistema ampliado (Departamento de Registros Mdicos y Seccin de Archivos) muestra, tambin, los antecedentes de la

investigacin que sirven de apoyo para posteriormente establecer las bases legales y tericas de la investigacin; y se definen algunos trminos tcnicos con relacin a las mismas.

Captulo III: Se describe el tipo de investigacin, la modalidad en la que fue diseada, la poblacin y muestra a ser estudiadas y la tcnica e instrumento utilizados para recolectar y procesar la informacin sobre el sujeto en estudio; as como, la metodologa para desarrollar el sistema de informacin propuesto.

Captulo IV: Comprende la ejecucin de las actividades sealas en la Metodologa para el Desarrollo de SIAIM: anlisis, diseo, desarrollo y construccin de un prototipo.

Para por ltimo establecer las conclusiones de la investigacin y las recomendaciones acerca de cmo mejorar la situacin actual del Sistema de Informacin de ndices Mdicos.

CAPTULO I: EL PROBLEMA

1.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Las caractersticas ms notables de la sociedad contempornea reflejan la

dedicacin del hombre en crear estructuras que faciliten la realizacin y optimizacin de sus actividades, pues es innegable el papel trascendental que ha venido cumpliendo, cumple y cumplir el desarrollo de los pueblos, hasta el punto de que se pueda afirmar que el grado de evolucin de stos se encuentra en relacin directa con los logros alcanzados en materia de investigacin y avance cultural.

Los sistemas organizacionales se crean con el fin de satisfacer necesidades concretas. Bajo su denominacin se agrupa a un conjunto de individuos en torno a una o ms actividades para alcanzar un objetivo comn, el cual puede ser de la ms variable ndole tal como obtener beneficios econmicos, polticos o econmicos; distraer o divertir; producir bienes (alimentos, tecnologa, vestidos, etc.) y/o servicios (agua, luz, telfono, proporcionar educacin, asistencia mdica, etc.). Se caracterizan por la coordinacin racional de sus tareas y la divisin funcional del trabajo.

As, constituyen ejemplos de organizaciones Instituciones Educativas (escuelas, liceos, politcnicos, universidades); El Gobierno Nacional y Regional; Instituciones Financieras (bancos, entidades de ahorro y prstamo); Agrupaciones (partidos polticos, sindicatos, colegios profesionales, consejos comunales, cooperativas); Empresas productoras de Bienes (Industria Manufacturera, Empresas Agrcolas,

Pequea y Mediana Industrias); Instituciones Religiosas y Culturales (iglesias, teatros, museos); Instituciones de Asistencia Mdica (clnicas, hospitales, geritricos, ambulatorios).

Particularmente, los Hospitales se dedican a brindar asistencia mdica, orientacin sobre aspectos concernientes a la salud y evaluaciones peridicas para el cuidado corporal y mental dependiendo del servicio mdico que corresponde a cada caso. Para lo cual, stos deben dotarse de recursos humanos tales como mdicos profesionales, personal administrativo, obrero y gerentes que administren adecuadamente. Adems de abastecerlos de recursos materiales (equipos mdicos, papelera) necesarios para la realizacin de sus actividades laborales.

Los hospitales venezolanos en gran medida por su ambiente dinmico y alta responsabilidad social, tienen la necesidad de adaptarse a las nuevas condiciones que le impone el medio, incluida la dotacin y mantenimiento adecuado de recursos materiales a la par de los adelantos tecnolgicos. Sin embargo, la realidad de hace aproximadamente 15 aos en estos centros se caracteriza por la carencia y desgate de los mismos, lo que ha generado consecuencias que inciden negativamente en su rendimiento.

El Hospital Tipo I Dr. Jess Eduardo Angulo Rivas, ubicado en Anaco- Estado Anzotegui, fundado en el ao de 1987 para prestar servicio a una poblacin de 89.973 habitantes fue dotado para ese entonces de los equipos necesarios para su funcionamiento. Sin embargo, al pasar los aos su poblacin ha ido aumentando llegando a los 223.114 mil usuarios (segn censo interno del 2006), presentando problemas de infraestructura, dficit de personal y equipos que recaen tanto en aquellas personas que demandan un servicio hospitalario eficaz y oportuno como en los trabajadores que requieren de un entorno adecuado para el desempeo de sus actividades de trabajo, respectivamente.

Uno de los departamentos donde se refleja esta problemtica es el Departamento de Registros Mdicos, quien se dedica a realizar actividades para el almacenamiento, control, acceso y resguardo de las historias mdicas y la orientacin al paciente del uso de los diferentes servicios. Tambin, se encarga de establecer normas para mantener un buen sistema de informacin de estadsticos que permita la produccin de indicadores de evaluacin para la posterior toma de decisiones.

Este Departamento est constituido por cuatro Secciones: Archivo Central, Consulta Externa, Admisin y Hospitalizacin y Estadstica y Codificacin. La Seccin de Archivo Central a su vez la conforman los servicios de: Archivo Activo e Inactivo, Secretara Quirrgica e ndice Paciente, el cual tiene como funcin el control y ubicacin de la historia clnica.

Para el acceso a la historia clnica se solicita al usuario la cdula de identidad del paciente junto con su nombre y apellido; datos necesarios para indagar e ubicar la misma. En caso de que el usuario no porte este documento (lo cual recurre muy a menudo segn informacin suministrada por los actores del sistema) se recurre al Registro Interno llamado tarjeta ndice que consta, entre otros datos, de datos personales del egresado, fecha de recepcin, diagnstico para esa fecha y nmero de historia clnica, si la tiene, siendo este ltimo la clave principal para su ubicacin.

El nmero de historia clnica se determinaba mediante la tcnica conocida como digito terminal compuesto, que consiste en que a cada historia se le asigna un respectivo nmero, por ejemplo: el lote de 03-95-00 que aumenta sucesivamente con la asignacin de historia clnica a un nuevo paciente; mtodo que generaba la prdida de valioso tiempo, incomodidad y en muchos casos el extravo de la historia clnica.

No obstante, recientemente (aproximadamente 1 ao) se ha implementado como clave principal la cdula del jefe o responsable de la familia y de esta manera el lote aumenta de acuerdo al parentesco que tiene el egresado con este individuo. Por

ejemplo, para un usuario de cdula de identidad 4880862 calificado como jefe de la familia su historia clnica se asigna al lote 4880862 y dentro del mismo se ubicara su historia clnica con la clave secundaria 00-00-00 y para uno de sus hijos se localizara dentro de lote ya especificado pero con la notacin secundaria 00-00-01. Dicho proceder ha mermado en gran medida los casos de extravo, no as el manejo poco prctico de los datos.

Las tarjetas ndices son almacenadas en un archivo vertical que forma parte activa en la dinmica de los procedimientos de acceso. El archivador se divide en un conjunto de 9 cajas (ver Anexo 2) de las cuales 3 se acondicionaron para el almacenamiento activo de las tarjetas ndices (con nueva numeracin de la historia clnica) ubicadas en la parte superior, mientras que en la parte inferior se aglomeran las fichas con la antigua clave de la historia clnica. En el momento en que un usuario (que haba dejado de acudir al hospital) regresa y es solicitada su historia clnica se actualiza su numeracin y se integra a la seccin activa del archivo.

Dicha situacin, realza tambin la problemtica del actual sistema de informacin puesto que trabajar en estas condiciones obliga a las auxiliares de la seccin de archivos a colocarse en posiciones corporales incmodas que le producen problemas de salud (desviaciones de columna, tensiones, etc.) (ver Anexo 5) que aunque quizs no puedan ser catalogadas como lesiones de gravedad es claro que amenazan su integridad fsica y an ms con la continuidad de la rutina; de igual manera este sistema genera perdida de tiempo en la bsqueda; lo cual se refleja como Tiempo de Espera para los usuarios; dicha situacin crea una serie de quejas y reclamos tanto por parte del usuario como del trabajador. Lo ideal sera contar con un sistema de almacenamiento que aunque debe ser fsico (el archivo vertical debe mantenerse) tenga slo utilidad como respaldo.

Asimismo, no se cuenta con un conocimiento de la existencia total de tarjetas ndices y slo se observa como la capacidad del archivo vertical se ha rebosado y se

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utilizan cajas de cartn para su depsito lo que a su vez provoca desorden y ocupacin de espacios fsicos en las mesas de trabajo e incomodidad (ver Anexo 6).

1.2
1.2.1

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN.
OBJETIVO GENERAL.

Desarrollar un sistema de informacin automatizado para el control de la historia mdica en el Departamento de Registros Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas. Anaco, Edo. Anzotegui con el fin de proporcionar a esta entidad una herramienta que apoye, mediante su implementacin, con la optimizacin de los procedimientos y los tiempos de respuesta durante la prestacin del servicio mdico.

1.2.2

OBJETIVOS ESPECFICOS.

Determinar el contexto del sistema ampliado que habilite la identificacin de situaciones problemticas del sistema actual de informacin haciendo uso de las tcnicas de recoleccin de datos la entrevista no estructurada y la observacin.

Definir los requerimientos de informacin de usuario del sistema de informacin. Utilizando para ello, diagrama de flujos de datos y los diccionarios de datos.

Disear el sistema de informacin que establezca la forma en que el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la fase de anlisis. Para ello, se utilizarn las tcnicas para el diseo de base de datos: Modelo Entidad-Relacin, Normalizacin, Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD), Tablas de datos, interfases.

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Construir el sistema de informacin automatizado, mediante el Lenguaje de Programacin Visual Basic 6.0 y la aplicacin Microsoft Access 2003.

Proponer la automatizacin del actual Sistema de Informacin de ndices de Pacientes, operativo en el Departamento de Registros Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas, mediante la facilitacin de los recursos materiales, econmicos y humanos necesarios por parte de la s entidades pertinentes.

1.3

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN.
En relacin al sistema de informacin para la ubicacin de la historia clnica con

el que cuenta actualmente el Departamento de Registro Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas se ha expuesto que constituye una situacin indeseable caracterizada por las deficiencias en la entrega oportuna de la historia clnica y las dificultades con las que deben lidiar los usuarios del sistema de informacin, es decir, quienes lo operan tanto el momento de la recoleccin de los datos como durante su ubicacin en los archiveros ya en el formato de tarjeta ndice.

La puesta en marcha del desarrollo de un sistema de informacin automatizado que contrarreste la problemtica suscitada proporcionar al Departamento de Registros Mdicos una herramienta automatizada sustentada en un conjunto de conocimientos cientficos acerca de cmo llevar a cabo este tipo de transformaciones de manera plausible y viable.

A futuro, en caso de que se decida implantar la propuesta de automatizacin, la organizacin obtendr beneficios en cuanto a la optimizacin de las caractersticas del nuevo sistema de informacin: satisfaccin, comodidad para el manejo de los datos y ubicacin de la informacin y reduccin notable de los tiempos de entradas de datos al sistema y obtencin de respuestas.

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En este punto es importante precisar la influencia de las nuevas tecnologas de informacin y telecomunicaciones (TIC) en el mbito organizacional las cuales han venido conformando un proceso basado en el conocimiento y su difusin, que ha posibilitado el acceso a la informacin de manera prctica y eficiente. As, mientras algunos gerentes se preocupan por como los cambios del entorno y las TIC influirn en sus organizaciones y cuales deben ser las decisiones a tomar, otros se aferran al pasado e intentan ignorar lo que est sucediendo.

Los directivos pertenecientes a instituciones que se dedican a la prestacin de servicios mdicos, no son la excepcin. La situacin se complica por las debilidades notorias en profesionales de la medicina prestados a la gerencia, cuya capacitacin en el rea, en caso de haberla recibido, frecuentemente no garantiza las mejores condiciones para la toma de decisiones.

Ahora bien, independientemente de las condiciones en las cuales se est moviendo la Gerencia de muchas Organizaciones, con todas sus dificultades, las nuevas formas de hacer negocios y los retos de hoy estn impulsando un intenso proceso de adaptacin sobre toda la actividad econmica Venezolana, al cual no escapan las organizaciones dedicadas a la prestacin de servicios de salud del pas.

Frente a lo descrito, la transformacin requerida consiste en orientar el cambio de una forma de gerenciar y organizar tradicional, hacia las nuevas formas de direccin que exige la existencia y aprovechamiento de las TIC; esto amerita comportamientos diferentes de la Alta Gerencia en la manera de asumir riesgos, aceptar responsabilidades, coordinar, comprometerse, aliarse con otros, cuidar su imagen, usar el poder, imaginar el futuro y comunicar la visin de la organizacin.

La visin gerencial disminuida, que impide ver ms all, es tal vez uno de los mayores obstculos para aprovechar de forma creativa la disponibilidad del conocimiento, con la realidad de la comunicacin posible a bajo costo especialmente

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por las bondades de Internet y la sofisticada tecnologa disponible que permiten, por ejemplo, mediante aplicaciones sencillas implantar proyectos como la propuesta de esta investigacin.

1.4

DELIMITACIN.
La investigacin lleva por ttulo Desarrollo de un sistema de informacin

automatizado para el control de la historia clnica en el Departamento de Registros Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas localizado en Anaco, Edo. Anzotegui.

Entre las funciones del sistema de informacin se cuenta con los mejoramientos de tiempos de entrada de datos tales como la captura de datos personales del paciente (nombre, apellido, cdula de identidad), fechas de recepcin del usuario y diagnsticos para la fecha, fechas de entrega de historia clnica y consignatario, fecha de entrega de historia clnica y consignador, calificacin de existencia de historia clnica como en espera o recibida.

Tambin salidas del sistema, tal como si el usuario cuenta o no con una historia clnica y en caso de ser afirmativo la obtencin de la clave primaria y secundaria correspondiente para su ubicacin en los anaqueles, chequeo de existencia de historia clnica obteniendo como resultado en espera o recibida.

Es prioritario el almacenamiento de la informacin contenida actualmente en la tarjeta ndice en una estructura de base de datos que propicie la condicin inactiva de los archivos verticales.

El acceso a los datos se define como multiusuario ya que se desea que el sistema utilizado por la coordinacin del departamento y el nuevo sistema de informacin

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cuenten con una comunicacin en red que permita monitorear las actividades de morbilidad realizadas por el departamento.

El proceso investigativo abarca el periodo comprendido desde 08/01/08 hasta 26//03/08.

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CAPTULO II: MARCO TERICO

2.1 DESCRIPCIN DEL HOSPITAL DR. JESS ANGULO RIVAS.

El Hospital Dr. Jess Angulo Rivas de capacidad Tipo I es considerado una institucin social que ha experimentado mayores y profundas transformaciones

durante las ltimas dcadas. Dicha entidad brinda a la comunidad de Anaco y pueblos adyacentes servicios de pediatra, ciruga, medicina general y obstreticia por lo que cuenta con mdicos para cada especialidad, tambin operan enfermeras, personal administrativo y obrero.

El personal que labora en este recinto se destaca por poseer una buena vocacin profesional al atender lo mejor posible a los pacientes, es decir, estos les brindan un proceso no tardo de acuerdo a la ejecucin de todos aquellos tramites que cada paciente tiene que hacerse a la hora de ser atendido por un mdico tratante bien sea por una consulta externa o de acuerdo a lo que la enfermedad amerite, si tiene que ser hospitalizado, efectuarse una operacin o en caso contrario son sometidos a observacin.

Ahora bien, todo sistema se determina por una reunin de partes y las relaciones que existen entre ellas; conformando un todo especfico mediante el cual se pretende lograr un propsito. Los sistemas organizacionales se crean con el objetivo de satisfacer determinadas necesidades y solo son capaces de subsistir, si sus productos o servicios mantienen esa condicin. No importa el tamao, experiencia, antigedad o

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cualquiera otra de las virtudes que puedan caracterizar una institucin, si esta no satisface las necesidades de los usuarios, su fracaso es inevitable.

El hospital

tambin puede ser examinado como la estructura paciente-

trabajadores-lugar de trabajo, elementos que conforman la cadena donde entran, salen y regresan quienes desean mejorar y prevenir su salud. Estas partes unidas justifican la existencia de esta institucin tan necesaria en la comunidad. A su vez el hospital esta representado por la organizacin de infraestructura, personal, insumos, normas, reglamentos, procedimientos, servicios y bienes o equipos. Entendindose como equipos aquellas mquinas, aparatos, enseres y recursos materiales en general que estn destinados a un uso especifico para proporcionar un buen rendimiento.

El Hospital Dr. Jess Angulo Rivas cuenta con un conjunto de equipos sealados segn su funcin como mviles y fijos, entre los cuales estn: aire acondicionado, mquina de anestesia, computadora, escritorios, sillas, equipos de otorrinolaringologa, calculadoras, tensimetros y otros. Cada uno de ellos posee un costo y tiempo de vida; estos equipos segn el producto de su actividad son asignados a cada rea, departamento o servicio que conforma el hospital.

2.1.1

DEPARTAMENTO DE REGISTROS MDICOS DEL HOSPITAL DR. JESS ANGULO RIVAS.

El funcionamiento de este departamento consiste bsicamente en que el personal que all labora tan pronto llegue un paciente por segunda vez a una consulta con cualquier especialista (donde concretamente ste ya tiene su historia creada) el mdico, central de citas, secretaras de hospitalizacin o admisin solicitan la historia clnica por motivos de hospitalizacin del paciente, consulta externa o cuando l va a una intervencin quirrgica; entonces es el encargado de la Seccin de Archivos del departamento de Registros Mdicos el responsable de recibir, ubicar y entregar la historia clnica al peticionario.

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La organizacin de dicho departamento se rige por normas establecidas por los entes Unidad de Registros Mdicos del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, hoy Ministerio de Salud y Desarrollo Social. El organigrama comprende, la jefatura y cuatro secciones fundamentales de trabajo (Ver Figura):

Coordinacin o Jefatura del Departamento:

Como coordinadora o jefe del Departamento la persona encargada representa la autoridad dirigida dentro del marco de las actividades, al logro de los objetivos de la organizacin con el mximo de efectividad en la administracin de los recursos disponibles.

Dentro de la compleja organizacin del establecimiento, el encargado de esta tarea desempea funciones de tipo tcnico, administrativo, docente y de investigacin, lo que exige que mantenga relaciones directas con la Directiva del Establecimiento, los Departamentos Clnicos, Servicios Auxiliares de Diagnsticos y Tratamiento, Departamento de Administracin, Oficina de Personal, y otros Servicios Tcnicos como: Enfermera, Mantenimiento, entre otros.

Seccin de Estadsticas:

La seccin de Estadsticas es responsable de la recopilacin, tabulacin, presentacin y anlisis descriptivo de toda la informacin estadstica que se produce en el establecimiento de salud, as como de, el anlisis cuantitativo de la historia clnica, la codificacin y registro de la morbilidad atendida en el rea de hospitalizacin y el control y atencin a las solicitudes para los trabajos de investigacin, lo que permitir evaluar cualitativa y cuantitativamente los servicios integrales que se presentan a la comunidad a travs de la promocin, proteccin, defensa y restitucin de la salud. Est conformada esta seccin, por las siguientes reas de trabajo:

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rea de Coordinacin. Codificacin y Registro de la Morbilidad Hospitalaria. Procesamiento de Datos. Anlisis Cuantitativo de la Historia Clnica. Investigacin y Estudios Especializados.

Las reas que conforman la Seccin de Estadsticas, tambin pueden variar de acuerdo a la complejidad del establecimiento de salud a dems de que tambin pueden ser realizados por una sola persona. En el caso del hospital en estudio esta las funciones de esta seccin son realizada por dos personas: la jefa de la Seccin y una auxiliar adjunta.

Seccin de Admisin:

La seccin de Admisin es responsable de las acciones relacionadas con la admisin de pacientes, seguimiento durante su internacin a travs de las Secretarias de Hospitalizacin y alta del establecimiento de salud; mantener el registro, archivo y custodia de las historias clnicas de usuario del Servicio de Emergencia, y de recolectar, procesar y tabular estadsticamente las actividades en ellas realizadas.

La seccin de admisin del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas esta estructurada por las siguientes reas de trabajo:

Secretara de Admisiones. Secretara de Emergencia. Secretaria de Hospitalizacin.

En este establecimiento de salud las funciones realizadas por las reas de trabajo ocupadas por las secretarias de admisin y de emergencias son realizadas por una misma persona.

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Seccin de Consulta Externa:

La seccin de consulta externa, se responsabiliza por: procesar las admisiones de pacientes que solicitan atencin en la consulta general y/o especializada, asignar el tipo de cita que solicite y mantener con veracidad y oportunidad el registro secundario de la morbilidad atendida en esta rea.

Hospital Dr. Jess Angulo Rivas esta seccin est estructurada por las siguientes reas de trabajo:

Central de citas. Registro de morbilidad.

Seccin de Archivos:

La seccin de archivos, asume la responsabilidad de mantener la integridad de la historia clnica, as como su custodia y conservacin para fines administrativos, docentes y de investigacin. La seccin de archivos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas esta dividida en tres reas:

rea de archivos. rea de taquilla.

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PRESIDENCIA
Dpto. de Registros Mdicos Direccin Jefe Distrito Sanitario IV

Coordinacin o Jefatura del Dpto.

Dpto. de Administracin

Dpto. Clnico

Servicios de Enfermera

Servicios de Mantenimiento

Seccin de Estadsticas

Seccin de Admisin

Seccin de Consulta Externa

Seccin de Archivos

rea de Coordinacin Codificacin y Registro de Morbilidad Procesamiento de Datos Anlisis Cuantitativo de la Historia Clnica Investigacin y Estudios Especializados Secretara de Admisiones Central de Citas Registro de Morbilidad

rea de Archivos rea de Taquilla

Secretara de Emergencia Secretara de Hospitalizacin

Figura 1: Organigrama del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas

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2.2

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN.
Los antecedentes de la investigacin son todos aquellos trabajos o investigaciones

realizadas con anterioridad a la investigacin de gran similitud o que guardan relacin con el tema en estudio. Se caracterizan por una descripcin breve de la investigacin, su objetivo y las conclusiones a las cuales se lleg; valindose de los recursos de citas propias del autor y/o el parafraseo.

Aray Mildred, Guerra Marleny (2007) realizaron un Trabajo Especial de Grado presentado como requisito para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en Informacin de Salud que fue otorgado por la Universidad Central de Venezuela Facultad de Medicina, Barcelona Edo. Anzotegui. Dicho trabajo de investigacin se titula: Propuesta Para Equipamiento Del Departamento De Registros Mdicos, Hospital Dr. Jess E. Angulo Rivas de Anaco (Edo. Anzotegui).

Se utiliz para el estudio la clsica Metodologa del Mtodo Cientfico, tambin conocida metodologa de la investigacin, con el objetivo de mejorar las

condiciones de trabajo, mediante la dotacin adecuada de equipos en el departamento de la mencionada institucin de salud. Las conclusiones de la investigacin fueron:

Se pudo constatar que desde la creacin de este Centro Hospitalario (hace 20 aos) no se ha equipado este Departamento, el cual es considerado de mucha importancia para el Registro de Actividades Mdicas y de apoyo al Diagnostico, as como el resguardo de todo documento generado de estas acciones, exceptundose los pocos casos de donaciones por entes privados. Esta situacin ha generado como resultado el retrabajo, retraso de actividades, enfermedades profesionales y desmotivacin laboral entre el grupo sin embargo el personal cumple con la mayora de las actividades asignadas. Las condiciones actuales en cuestin de equipamiento que presenta este Departamento nos lleva a la siguiente reflexin: el empleado es tan importante como el usuario, por eso es necesario hacer del trabajo un placer y no un compromiso.

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Moreno Mara Victoria (2006) realiz un Trabajo de Grado para optar el titulo de Ingeniero de Sistemas que fue otorgado por la Universidad El Bosque - Facultad De Ingeniera De Sistemas, Bogot D.C.; el cual se titul Sistematizacin De La Historia Mdica Deportiva Para El Nio Y El Adolescente.

Dicha investigacin, tuvo como objetivo general disear, desarrollar e implementar un software para la sistematizacin de historias mdicas deportivas para el nio y el adolescente.

La metodologa utilizada para el desarrollo de HISTOMEDEP (Modelo De Historia Mdica Deportiva) fue Extreme Programing (XP), escogida por su propiedad de adaptarse al desarrollo de proyectos de corto plazo y corto equipo. As, lo comenta la autora del proyecto:

Esta metodologa consiste en una programacin rpida, cuya particularidad es tener como parte del equipo, al usuario final, pues es uno de los requisitos para llegar al xito del proyecto. Propone que el cliente se incorpore como miembro activo del proyecto, programacin de pruebas unitarias a los principales procesos, y reutilizacin de cdigo para lo cual se crean patrones o modelos estndares, siendo ms dinmica la respuesta al cambio. Es una metodologa flexible; consiste en la retroalimentacin del cliente en los requerimientos del sistema en cualquier momento del desarrollo, el aspecto ms importante, para tener xito al aplicar esta metodologa, es la retroalimentacin; concreta y frecuente del equipo de desarrollo, el cliente y los usuarios finales.

El proceso comprende un ciclo de vida que se divide en las siguientes fases o actividades: Organizacin Inicial del Proyecto, Anlisis de requerimientos, Diseo, Implementacin, Pruebas e Implantacin. De esta manera, finalizado el estudio se lleg a las conclusiones:

El desarrollo de este proyecto, permiti identificar otros trabajos que la medicina del deporte necesita, sean desarrollados, para optimizar o apoyar los objetivos de esta rea de conocimiento.

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Con el desarrollo de esta aplicacin, se cuenta con un medio de almacenamiento de informacin mdica, que una estar disponible para realizar estadsticas y obtener datos para futuros estudios o toma de decisiones a las que se de lugar. Desde el punto de vista de la Ingeniera de Sistemas, fue necesario ejecutar cada una de las etapas de desarrollo de software, para cumplir con el objetivo general; los resultados demuestran que el uso de la metodologa permite el desarrollo de herramientas estables, en la que se pueden identificar fcilmente los componentes del software para su posterior optimizacin o rediseo. El resultado final de un proyecto de software es un producto que toma forma a lo largo del desarrollo del proyecto. La calidad del producto final, est estrechamente ligada a la calidad del proceso de desarrollo de software.

Cayamos Yesenia (2003) desarroll un proyecto de trabajo de grado para optar al ttulo Ingeniero de Sistemas otorgado por la Universidad de Oriente - Ncleo de Anzotegui: Diseo De Un Sistema Para El Registro Y Control De Historias Mdicas De La Clnica Industrial PEQUIVEN Aplicando La Tecnologa De Huella Dactilar.

Se utiliz la Metodologa Para Sistemas Blandos de Peter Checkland y el Lenguaje Unificado Para Modelado (UML). La primera est basada en siete estadios para el desarrollo de principios concernientes al uso de las ideas de sistema en la solucin de problemas en situaciones del mundo real; mientras que el UML es un lenguaje para unificar, visualizar, construir y documentar los artefactos de un sistema de software orientado a objetos, as como tambin, para el modelado de negocios y otros sistemas no basados en software.

El anlisis y diseo orientado a objetos usando el UML est basado en la creacin de esquemas estticos y dinmicos de un modelo lgico o un modelo fsico, para capturar los diferentes procesos que se relacionan con el sistema y que son importantes para el desarrollo de las aplicaciones. Utilizando la semntica y la notacin disponible, el UML, permite la creacin y refinamiento de estos esquemas en un modelo general, del dominio del problema o del sistema de software.

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La investigacin se realiz con el fin de desarrollar un sistema para el registro y control de las historias mdicas del personal contratado que ingresa a la clnica industrial del complejo petroqumico Anzotegui, utilizando la tecnologa de la huella dactilar; llegando la autora a las siguientes, entre otras, conclusiones:

- En la actualidad las historias mdicas de la Clnica Industrial de Pequiven, se generaran manualmente, con tiempo y recursos optimizables. El uso de aplicaciones automatizadas como las planteadas en el siguiente Trabajo de Investigacin, ayudara en gran medida a mejorar este proceso. En la clnica se cuenta con una plataforma cliente servidor, que permitira a los usuarios autorizados revisar algn dato necesario de manera remota. - El SIPHIME, es un sistema integrado que logra disminuir de una manera significativa la problemtica presente dentro de la clnica industrial, en lo que respecta a la elaboracin de las historias mdicas; ya que todo el proceso era manual. Automatizar el proceso, le produce muchos beneficios de tipo econmico, evitar la usurpacin de personalidad, prdida de tiempo, extravo de las fotos de los pacientes. - El diseo de la base de datos, es una tarea un tanto complicada, debido a la existencia de los requisitos a seguir, que deben estar estrechamente relacionados entre si, que cumplan satisfactoriamente, con los requisitos funcionales, de los usuarios y sobre todo del tiempo y del espacio.

2.3

BASES LEGALES.
En el desarrollo de las Bases Legales se har referencia al sustento legal de la

investigacin basada en las leyes y reglamentos que normalizan la asignacin de recursos a la Administracin del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Ley Orgnica del Trabajo y Ley del Patrimonio Pblico.

Adems, con el fin de proteger la propiedad exclusiva de los criterios y modelos particulares desarrollados este escrito se citarn artculos pertinentes de la Ley Sobre Derechos de Autor.

25

2.3.1 CONSTITUCIN VENEZUELA. (1999).

DE

LA

REPBLICA

BOLIVARIANA

DE

Para la elaboracin de todo sistema de informacin se necesita de recursos econmicos an ms cuando este es automatizado; tomando en cuenta lo contenido en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, que aprueba la Constitucin de la Repblica, el da veinte del mes de Diciembre de mil novecientos noventa y nueve, la cual refirindose a las condiciones necesarias para trabajar con salud dice:

Art. 85: El Financiamiento del Sistema Pblico Nacional de Salud es obligacin del Estado, que integrar los recursos fiscales, las cotizaciones obligatorias de la seguridad social y cualquier otra fuente. El Estado garantizar un presupuesto para la salud que permita cumplir con los objetivos de la Poltica Sanitaria. Art. 87: Todo patrono o patrona garantizar a sus trabajadores y trabajadoras condiciones de seguridad, higiene y ambiente de trabajo adecuado. El Estado adoptar medidas y crear instituciones que permitan el control y la promocin de estas condiciones. Art. 89: El Trabajo es un hecho social y gozar de la proteccin del Estado. La Ley dispondr lo necesario para mejorar las condiciones materiales, morales e intelectuales de los trabajadores y trabajadoras.

El artculo 85 expresa la responsabilidad del Estado venezolano en destinar un porcentaje de los recursos pblicos a los gastos de las instituciones de salud de carcter oficial mediante la asignacin de un presupuesto para que stas puedan cumplir sus objetivos.

As, en relacin al artculo 87 y 89 establecen que el trabajo es un derecho social del cual gozan todos los venezolanos. De esta manera, las personas de mayor poder dentro de una organizacin representadas en el caso del hospital por la Direccin del mismo deben garantizar a sus empleados condiciones adecuadas de trabajos con un

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buen sistema de recompensa (salarios) y entorno que no amenace con la salud fsica y emocional de ellos.

2.3.2

LEY ORGNICA DEL TRABAJO.

Art. 236: El Patrono deber tomar las medidas que fueran necesarias para que el servicio se preste en condiciones de higiene y seguridad que respondan a los requerimientos de salud del trabajador en un medio ambiente de trabajo adecuado y propicio para el ejercicio de sus facultades fsicas y mentales.

La Ley Orgnica del Trabajo establece de igual manera que la Constitucin el compromiso de la gerencia del hospital en asegurar a sus trabajadores las buenas condiciones de higiene y seguridad para no atentar con la salud fsica y mental de ellos.

2.3.3

LEY DEL PATRIMONIO PBLICO.

Titulo VI Art. 58: Cualquiera de las personas sealadas en el Artculo 2 de la presente Ley que se apropie o distraiga, en provecho propio o de otro, los Bienes del Patrimonio Pblico o en poder de algn Organismo Pblico, y cuya recaudacin administracin o custodia tengan por razn de su cargo, ser penado con prisin de tres a diez aos y multa de veinte al sesenta por ciento del valor de los bienes objeto del delito. Se aplicarn las mismas penas si el agente aun cuando no tenga en su poder los bienes, se los apropia o distrae contribuye para que sean apropiados o distrados, en beneficio propio o ajeno, valindose de la facilidad que le proporciona su condicin de funcionario pblico. Art. 100: Se considera de orden Pblico la obligacin de restituir o indemnizar los perjuicios inferidos al Patrimonio Pblico, por quienes resultarn responsables de las infracciones previstas en esta ley. En cuanto a la responsabilidad legal del Personal de los Departamento de Registros y Estadsticas de Salud en la guarda y custodia de la Historia Clnica y por ende la responsabilidad de la informacin; para lo cual es necesario que el Estado cumpla con el Articulo 85 antes mencionado para que estos profesionales cuenten con los equipos necesarios para tal fin.

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Estos artculos explican que aquellas personas que se apropien o hagan uso indebido de los recursos econmicos (para beneficio propio o ajeno) asignados a las instituciones de salud para la administracin del mismo cometen un acto ilegal (delito) penado por la Ley; quienes debern someterse a las infracciones previstas por la misma.

Tambin, habla sobre la responsabilidad de los empleados del departamento de registros mdicos en la relacin a mantener la confidencialidad de la informacin que recogen las historias mdicas. Para ellos existen un conjunto de protocolos a cumplir, como ejemplo la entrega exclusiva por parte de una auxiliar del departamento al peticionario debidamente autorizado.

La informacin sobre los pacientes que se produce en un centro hospitalario es totalmente confidencial debido a que todo esto se refiere a un historial detallado de la salud de cualquier paciente y esta bajo el manejo del personal que all trabaja, es decir, Mdicos y auxiliares y coordinador del Departamento de Registros porque slo ellos son los emiten diagnsticos y trabajan con esa informacin, respectivamente.

2.3.4

LEY SOBRE DERECHOS DEL AUTOR.

La Ley Sobre Derecho del Autor tiene muchas fortalezas y pocas debilidades. Entre las fortalezas tenemos que es evidente que es conceptualmente slida y est bien orientada; pues establece como sus principales objetivos la competencia y la eficiencia.

Segn sta los sistemas de informacin consisten en una estructura bien organizada de datos que permite hacer, entre otras operaciones, almacenar datos, consultas y reportes escritos con informacin sumariada.

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Para referirse a la regulacin jurdica se tiene que hacer alusin a los fines de los mismos. En su aspecto de creacin, comprenden no slo a la informacin en s seleccionada y almacenada, sino a los procesos de almacenamiento, seleccin y produccin de los mismos.

Al llegar a este punto, se debe exaltar que los autores de estos sistemas automatizados como sucede en cualquier obra que sea considerada como objeto de proteccin por las normas o legislacin de la propiedad intelectual, contendrn una cantidad de contenido moral, referido a derechos morales, y de explotacin con respecto a dichas obras, impartiendo los primeros un carcter de irrenunciabilidad, inalienabilidad, inembargabilidad e imprescriptibilidad, como lo determina la Ley Sobre Derecho del Autor:

Art. 5: Es necesario destacar que el autor de la obra intelectual posee la titularidad originaria, ya que sta pertenece a quien sea el creador. Esta titularidad no impide que alguna o todas las facultades que conforman el derecho patrimonial sean susceptibles de ser transferidas a un tercero a ttulo derivativo originando una titularidad derivada.

En la creacin de un software concurren una gran cantidad de personas, por cuanto ese personal es el que concreta la finalidad de esa obra - creacin; as pues, en el diseo estructural de la base de datos, en la seleccin y almacenamiento de los datos, modificacin, actualizacin y complementacin de la informacin contenida, hace que no sea posible generalmente distribuir separadamente al personal interviniente en un derecho individualizado sobre la totalidad de la obra. Por lo cual muchos autores las catalogan como obras de carcter colectivas o si as lo desean estn en derecho de transferir su titularidad a otro especificado por l.

Art. 16: Se entiende por programa de computacin a la expresin en cualquier modo, lenguaje, notacin o cdigo, de un conjunto de instrucciones cuyo propsito es que un computador lleve a cabo una tarea o una funcin determinada, cualquiera que sea su forma de expresarse o el soporte material en que se haya realizado la fijacin.

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Art. 17: Los autores y las autoras del programa de computacin podrn, por medio de pacto expresamente celebrado, ceder en forma parcial y temporal, el derecho de comercializacin sobre la obra audiovisual, y el consentimiento para decidir acerca de la divulgacin. El productor o la productora debern ejercer los derechos morales, en cuanto respecta a la produccin de la obra, sin perjuicio del derecho moral del autor o la autora.

Teniendo claro lo que es una programacin de computacin, la Ley establece que el autor o la autora del programa de computacin es la persona natural que toma la iniciativa y la responsabilidad de la realizacin de la obra, y ste en su facultad es el nico que puede cederle a otra persona su derecho de comercializar o distribuir la obra (vender para obtener prestaciones econmicas o de alguna otra ndole). Esta persona puede desempearse como productor siempre y cuando sus actividades no vallan dirigidas a daar los derechos morales del autor o autora del programa.

Cuando se analiza el contenido de la base de datos, donde ya no se est evaluando a la base de datos en su forma externa, sino en su contenido, es en este aspecto donde entra la propiedad intelectual a actuar como institucin reguladora, debido a que si se separa todo el material de trabajo que hizo posible la base de datos, se encontrara: el programa, realizado por un programador; el contenido o material doctrinal, jurisprudencial o textos de normas legales proporcionados por el abogado; en este caso, considera el autor que la propiedad intelectual protege los

trabajos individualmente: el del programador, como creador del programa respectivo; y el del abogado, en su carcter de experto legal.

De manera que viendo el contenido de las bases de datos, podra enfocarse a cada contenido por su autor respectivo, haciendo el trabajo de cada uno de ellos de carcter individual, ms no es el caso de la visin que presenta una base de datos, donde estos trabajos individualizados, permiten que una base de datos sea tal; sea, que desde esta perspectiva, considerando a las bases de datos como la suma de todos los trabajos individuales antes mencionados, hacen que el trabajo sea colectivo y determine a las obras de bases de datos de carcter colectiva.

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Artculo 42: Siempre que la Ley no dispusiere otra cosa, es ilcita la comunicacin, reproduccin o distribucin total o parcial de una obra sin el consentimiento de autor o, en su caso, de los derechohabientes o causahabientes de ste. En la disposicin anterior quedan comprendidas tambin la comunicacin, reproduccin o distribucin de la obra traducida, adaptada, transformada, arreglada o copiada por un arte o procedimiento cualquiera.

Una de las ventajas o derechos que tiene el titular de la base de datos consiste en el derecho de modificarla y complementarla, adecundola a las necesidades actuales.

El titular debe en todo momento reconocer la intervencin de la autora, que es ese personal que interviene en la creacin, produccin y almacenamiento de la informacin o data; pero que convierte la obra en general en un trabajo colectivo; quedando bajo la potestad de los autores la determinacin de las pautas para la reproduccin y adquisicin de la informacin contenida en los sistemas de informacin. Por consiguiente, toda persona que comunique, distribuya o comercialice la obra sin el consentimiento del autor titular comete un acto ilegal y la Ley puede someterlo a la pena jurdica correspondiente.

2.3.5

LA LEY ESPECIAL CONTRA LOS DELITOS INFORMTICOS.

La Asamblea Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela decreta lo dispuesto en la Gaceta oficial N 37.313 del 30 de octubre del 2001:

Ttulo II: De los Delitos: Captulo I: De los Delitos Contra los Sistemas que Utilizan Tecnologas de Informacin. Art. 6 Acceso Indebido: Toda persona que sin la debida autorizacin o excediendo la que hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un

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sistema que utilice tecnologas de informacin, ser penado con prisin de uno a cinco aos y multa de diez a cincuenta unidades tributarias. Art. 7 Sabotaje o Dao a Sistemas: Todo aquel que con intencin destruya, dae, modifique o realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un sistema que utilice tecnologas de informacin o cualesquiera de los componentes que lo conforman, ser penado con prisin de cuatro a ocho aos y multa de cuatrocientas a ochocientas unidades tributarias.

Toda persona que obtenga o utilice un sistema de informacin ser penado con cinco a diez aos de prisin y multa de quinientas a mil unidades tributarias, si los efectos indicados en el presente artculo se realizaren mediante la creacin, introduccin o transmisin, por cualquier medio, de un virus o programa anlogo.

Incurrir en la misma pena quien destruya, dae, modifique o inutilice la data o la informacin contenida en cualquier sistema que utilice tecnologas de informacin o en cualquiera de sus componentes.

Art. 8 Favorecimiento Culposo del Sabotaje o Dao. Si el delito previsto en el artculo anterior se cometiere por imprudencia, negligencia, impericia o inobservancia de las normas establecidas, se aplicar la pena correspondiente segn el caso, con una reduccin entre la mitad y dos tercios. Art. 9 Acceso Indebido o Sabotaje a Sistemas Protegidos. Las penas previstas en los artculos anteriores se aumentarn entre una tercera parte y la mitad, cuando los hechos all previstos o sus efectos recaigan sobre cualesquiera de los componentes de un sistema que utilice tecnologas de informacin protegido por medidas de seguridad, que est destinado a funciones pblicas o que contenga informacin personal o patrimonial de personas naturales o jurdicas. Art. 11 Espionaje Informtico. Toda persona que indebidamente obtenga, revele o difunda la data o informacin contenidas en un sistema que utilice tecnologas de informacin o en cualquiera de sus componentes, ser penada con prisin de tres a seis aos y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias.

Si el delito de obtencin o acceso ilegal a un sistema de informacin ocurre de manera accidental la pena se reducir entre la mitad y dos tercios. Se aumentar entre una tercera parte y la mitad si se pusiere en peligro la seguridad del Estado, la

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confiabilidad de la operacin de las instituciones afectadas o resultare algn dao para las personas naturales o jurdicas, como consecuencia de la revelacin de las informaciones de carcter reservado.

Si el delito previsto en el artculo 11 se cometiere con el fin de obtener algn tipo de beneficio para s o para otro ser penado con tres a seis aos de prisin y una multa de 300 600 unidades tributarias.

Artculo 12 Falsificacin de Documentos Quien, a travs de cualquier medio, cree, modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice tecnologas de informacin; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o incorpore a dicho sistema un documento inexistente, ser penado con prisin de tres a seis aos y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias.

Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para s o para otro algn tipo de beneficio, modificando, deshacindose de reportes o elaborando un documento con informacin incorrecta la pena ser de tres a seis aos de prisin y una multa de 300 600 unidades tributarias.

Captulo II: De los Delitos Contra la Propiedad.

Art. 13 Hurto. Quien a travs del uso de tecnologas de informacin, acceda, intercepte, interfiera, manipule o use de cualquier forma un sistema o medio de comunicacin para apoderarse de bienes o valores tangibles o intangibles de carcter patrimonial sustrayndolos a su tenedor, con el fin de procurarse un provecho econmico para s o para otro, ser sancionado con prisin de dos a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. Art. 14 Fraude. Todo aquel que, a travs del uso indebido de tecnologas de informacin, valindose de cualquier manipulacin en sistemas o cualquiera de sus componentes, o en la data o informacin en ellos contenida, consiga insertar instrucciones falsas o fraudulentas, que produzcan un resultado que permita obtener un provecho injusto en perjuicio ajeno, ser penado con prisin de tres a siete aos y multa de trescientas a setecientas unidades tributarias.

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Quien a travs del acceso y uso ilegal de sistemas de informacin se apropie de bienes o valores que pertenecen a un particular o son de carcter pblico ser penado con dos a seis aos de prisin y una multa de 200 a 600 unidades tributarias.

Mientras quien, de igual manera, manipule ilegalmente un sistema de informacin para realizar actividades fraudulentas para obtener beneficios propios o ajenos ser penado con tres a seis aos de prisin y una multa de 300 a 600 unidades tributarias

Captulo III: De los Delitos Contra la Privacidad de las Personas y de las Comunicaciones

Art. 20 Violacin de la Privacidad de la Data o Informacin de Carcter Personal. Toda persona que intencionalmente se apodere, utilice, modifique o elimine por cualquier medio, sin el consentimiento de su dueo, la data o informacin personales de otro o sobre las cuales tenga inters legtimo, que estn incorporadas en un computador o sistema que utilice tecnologas de informacin, ser penada con prisin de dos a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. La pena se incrementar de un tercio a la mitad si como consecuencia de los hechos anteriores resultare un perjuicio para el titular de la data o informacin o para un tercero.

Artculo 21 Violacin de la Privacidad de las Comunicaciones. Toda persona que mediante el uso de tecnologas de informacin, acceda, capture, intercepte, interfiera, reproduzca, modifique, desve o elimine cualquier mensaje de datos o seal de transmisin o comunicacin ajena, ser sancionada con prisin de dos a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. Artculo 22 Revelacin Indebida de Data o Informacin de Carcter Personal. Quien revele, difunda o ceda, en todo o en parte, los hechos descubiertos, las imgenes, el audio o, en general, la data o informacin obtenidas por alguno de los medios indicados en los artculos 20 y 21, ser sancionado con prisin de dos a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias.

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Si la revelacin, difusin o cesin se hubieren realizado con un fin de lucro, o si resultare algn perjuicio para otro, la pena se aumentar de un tercio a la mitad.

Aquella persona que viole la privacidad de las comunicaciones accediendo, capturando, distribuyendo, modificando o desviando la informacin o data proveniente de una comunicacin ajena ser penado con dos a seis aos de prisin y multa de 200 a 600 unidades tributarias.

De esta manera, quien difunda o ceda imgenes, sobre la informacin o data obtenida de manera ilegal, para causar daos a otro tambin incurre en delito aumentando la pena de un tercio a la mitad a las previstas en los artculos 20 y 21.

Ttulo III: Disposiciones Comunes:

Art. 27 Agravantes. La pena correspondiente a los delitos previstos en la presente Ley se incrementar entre un tercio y la mitad: 1. Si para la realizacin del hecho se hubiere hecho uso de alguna contrasea ajena indebidamente obtenida, quitada, retenida o que se hubiere perdido. 2. Si el hecho hubiere sido cometido mediante el abuso de la posicin de acceso a data o informacin reservada, o al conocimiento privilegiado de contraseas, en razn del ejercicio de un cargo o funcin. Art. 30 Divulgacin de la Sentencia Condenatoria. El Tribunal podr adems, disponer la publicacin o difusin de la sentencia condenatoria por el medio que considere ms idneo.

Entonces, toda aquella persona que valindose de un cargo o privilegio dentro de una organizacin de manera que conozca los detalles para el acceso a un sistema de informacin tal como la contrasea y haga uso de esto para cometer actos delictivos se incrementar su pena de un tercio a la mitad.

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2.4

BASES TERICAS.
Las bases tericas indican los fundamentos tericos en los que se sostiene la

investigacin. A continuacin se sealan doctrinas referentes a los sistemas de informacin para las organizaciones.

2.4.1 SISTEMA DE TARJETAS NDICES.

La tarjeta ndice es una hoja de registro de datos sobre los pacientes que son admitidos por consulta externa o emergencia (Ver Figura 2 y 3). Representa un proceso de tcnica manual ya que la informacin suministrada por boca de los pacientes o mdico tratante, dependiendo del dato, se llena a mano por las enfermeras o mdicos tratantes. El documento o ficha consta de los siguientes registros:

Fachada:

Iniciales Nombre y Apellido. Apellidos y Nombres. Direccin. Fecha y Lugar de Nacimiento. Servicio. Doctor. Edad. Sexo. Fecha de Ingreso.

36


Reverso:

Fecha de Egreso.

Ingreso. Egresado. Resultado. Doctor. Fecha. Cambio de Direccin. N Historia.

Figura 2: Formato de Tarjeta ndice (fachada).

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Figura 3: Formato de Tarjeta ndice (reverso).

El procedimiento para el llenado de la tarjeta ndice es el siguiente: Se admite al paciente desde:

Emergencia: Al llegar el paciente se evala y de acuerdo a sus sntomas, se le llena una historia de observacin (por el mdico o enfermera) que consta de datos personales y una breve descripcin de su estado. Cuando este permanece no ms de 48 horas en el hospital se le anexa la tarjeta ndice llenada por la seccin de archivos del Departamento de Archivo y Registro Estadsticas Mdicas. En caso de que el paciente permanezca ms de 48 horas en el hospital se le realiza una historia completa (historia clnica) que consta de datos personales, descripcin de evaluacin y rdenes mdicas.

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Consulta externa: Al llegar el paciente, se evala y de acuerdo a los sntomas que presenta se le fija una nueva cita mdica, si lo amerita, para un da y hora especfica. Se atiende por medicina general, el mdico es quien da la orden al paciente para ser remitido a un especialista. El especialista es quien plasma su respectivo expediente mdico o la enfermera como auxiliar del mdico. De acuerdo a la evolucin del paciente, se puede llegar a anexar la tarjeta ndice correspondiente.

2.4.2 ARCHIVO VERTICAL.

El archivador o archivo vertical es el medio fsico (estante de metal) para el almacenamiento de los formatos de tarjeta ndice, consta de nueve cajas o gavetas. Se encuentra ordenado alfabticamente tomando en cuenta la inicial del primer nombre e inicial del primer apellido del paciente ubicndolas desde la caja superior hasta la inferior.

Para determinar el N Historia se utilizaba el mtodo estadstico dgito terminal compuesto que consiste en que a cada historia se le asigna un respectivo nmero que aumenta con cada nuevo paciente con historia mdica, por ejemplo: el lote de 03-9500 va a aumentar sucesivamente el nmero terminal hasta llegar a 03-95-99, como se puede observar hay 100 personas comprendidas en este lote. Sin embargo, desde hace aproximadamente un ao se ha utilizado la cdula de identidad del jefe o responsable de la familia quien es la persona duea del lugar de residencia o considerada la adecuada para asignarle esa potestad.

Razn por la cual, el archivador se encuentra dividido en dos secciones conocidas como archivo activo e inactivo, respectivamente. El primero, almacena las fichas con el N Historia con la nueva numeracin (C.I de responsable de la familia) mientras que en el segundo se acumulan las tarjetas ndices con la obsoleta numeracin (dgito terminal compuesto).

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2.4.3 DATOS E INFORMACIN.

La informacin constituye el recurso esencial el recurso esencial en el proceso de toma de decisiones y en la solucin de problemas de una organizacin.

Davis (1974) define la informacin datos que han sido procesados en una forma que es significativa para quien los utiliza y que son de valor real y perceptible en decisiones actuales y futuras. Los datos, por lo tanto, constituyen la materia prima para producir informacin y se definen como grupos de smbolos no aleatorios que representan cantidades, acciones, cosas, etc.

En otras palabras, los datos son representaciones abstractas de hechos (eventos, ocurrencias o transacciones) u objetos (personas, lugares, etc.). Cuando estos de ordenan en un contexto adecuado por medio de un procesamiento, adquieren significado y proporcionan conocimiento sobre los hechos u objetos que los originan, transformndose en lo que se denomina informacin.

Los datos se forman mediante combinaciones ordenadas de caracteres que pueden ser de los tipos siguientes:

Alfabticos: A Z, a z. Numricos: 0 9. Especiales: + - / * . , $ B s = ( ) ; etc.

De este modo, los siguientes grupos de smbolos constituyen datos:

Bs. 3.555,75 V 0768901

Representa una cantidad de dinero. Representa un cdigo o identificador.

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Masculino Pedro Garca

Representa el sexo de uma persona. Representa el nombre de una persona.

Para Davis (1974) la informacin son datos procesados que se caracterizan por lo siguiente:

Agrega algo a la representacin simblica de hechos u objetos, es decir, a los datos. Le dice, algo, a quien lo recibe, que no conoca. Reduce la incertidumbre.

Organizando en forma adecuada los datos dados como ejemplos, se puede informar sobre las caractersticas de un empleado de una empresa, de la siguiente manera:

Nombre del empleado: PEDRO GARCA. Cdula del empleado: V 0768901. Sexo del empleado: MASCULINO. Sueldo del empleado: 3.555,75 Bs.

sta informacin adquiere un verdadero valor y sentido cuando se interpreta por un usuario particular, aquel que lo necesite. Para un usuario ajeno a la actividad asociada, esa informacin puede que no tenga significado alguno y puede considerarla como simple datos.

La informacin constituye, consiguientemente, segn Puleo (1977) el significado que se el asigna a cierta representacin simblica expresada en forma de smbolos,

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los cuales se caracterizan por seales o impresiones grficas en forma de nmeros, letras, etc..

En forma muy general, se puede decir que la funcin esencial de la informacin es incrementar el conocimiento de un hecho u objeto y reducir la incertidumbre de quien la utiliza. Dentro del marco organizacional, la funcin de la informacin es servir de elemento de apoyo en el proceso de toma de decisiones, permitiendo al usuario ganar conocimiento ms profundo de lo acontecido, lo que acontece y lo que puede acontecer en la organizacin.

2.3.4 SISTEMAS DE INFORMACIN.

Segn Teichroew (1976), un sistema de informacin es, una coleccin de personas, procedimientos y equipos diseado, construido, operado y mantenido para coleccionar, registrar, procesar, almacenar, recuperar y mostrar informacin.

Para James Senn (1978) es, un sistema (basado en el computador) que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de tomas de decisiones.

Paralelamente, Burch y Strater (1974) lo definen como sigue:

Un ensamblaje formal y sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para (a) satisfacer los requerimientos, (b) proporcionar informacin a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificacin, control y toma decisiones, y (c) proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos. A partir de estas definiciones podemos extraer y discutir algunas caractersticas esenciales de los sistemas de informacin:

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Es un sistema hombre-mquina, integrado por personas, procedimientos y equipos. El uso de mquinas (computadoras, registradoras, mquinas contables, calculadoras, etc.) han facilitado la ejecucin de las funciones de un sistema de informacin. Por lo tanto, la relacin hombre-mquina en un sistema de informacin depende del grado o nivel de participacin de personas y del grado o nivel de utilizacin de mquinas, por lo que se pude aceptar como tal, a un sistema de informacin totalmente manual, mecanizado y un sistema de informacin automatizado o computarizado.

El objetivo del sistema de informacin es proporcionar informacin que facilite la ejecucin de tareas, operaciones y funciones en una organizacin.

La operacin central del sistema de informacin est constituida por el Procesamiento de Datos, el cual permite capturar y procesar los datos originados por las transacciones y entidades; y producir y diseminar informacin para la organizacin y su ambiente.

2.3.4.1 COMPONENTES COMPUTARIZADO.

DE

UN

SISTEMA

DE

INFORMACIN

a. Componentes fsicos:

Subsistema computador: Est formado por el equipo de computacin (procesador, unidades de entrada y salida de datos, etc.) y por los programas de apoyo de ese equipo (sistema operativo, sistema de manejo de datos, editores, compiladores, utilitarios, etc.)

Subsistema de personal: Lo constituyen los usuarios del sistema, el administrador de la base de datos, los operadores, el personal de entrada de datos y el grupo de desarrollo y soporte (gerente de procesamiento de datos, ingenieros de datos, ingenieros de sistemas, analistas y programadores).

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Subsistema programado: Consiste en los programas de aplicacin para ejecutar el procesamiento en el computador y de los procedimientos para hacer las aplicaciones operativas, estos es, formas, manuales de operacin, manuales del usuario, manual del sistema, instrucciones para la entrada de datos, formularios, planillas, etc.

Subsistema de datos: Constituido por los elementos de almacenamiento de datos. Estos elementos pueden ser de dos tipos: (1) archivos convencionales o (2) base de datos.

b. Componentes funcionales:

Subsistema de procesamiento de transacciones: Su propsito es capturar, clasificar, ordenar, calcular y resumir los datos originados por las transacciones relevantes que acontecen en la organizacin.

Subsistema de administracin de datos: Los datos originados por las transacciones deben almacenarse en medios apropiados tales como base de datos o archivos. Se requiere entonces, un subsistema encargado del mantenimiento y actualizacin de esos medios de almacenamiento de forma, tal que facilite el acopio, acceso y transformacin de datos de informacin.

Subsistema de procesamiento de informacin: Se encarga de producir y distribuir la informacin requerida por los usuarios del sistema. Este subsistema toma los datos de la base de datos o archivos, los procesa de acuerdo a patrones predefinidos (algoritmos, modelos, etc.) y los distribuye presentando la informacin en forma de reporte (informes, grficos, etc.).

2.3.5 SISTEMAS DE BASE DE DATOS.

Una base de datos es un conjunto de datos almacenados entre los que existen relaciones lgicas y ha sido diseada para satisfacer los requerimientos de

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informacin de una empresa u organizacin. En una base de datos, adems de los datos, tambin se almacena su descripcin.

El modelo seguido con los sistemas de bases de datos, en donde se separa la definicin de los datos de los programas de aplicacin, es muy similar al modelo que se sigue en la actualidad para el desarrollo de programas, en donde se da una definicin interna de un objeto y una definicin externa separada. Los usuarios del objeto slo ven la definicin externa y no se deben preocupar de cmo se define internamente el objeto y cmo funciona.

Una ventaja de este modelo, conocido como abstraccin de datos, es que se puede cambiar la definicin interna de un objeto sin afectar a sus usuarios ya que la definicin externa no se ve alterada. Del mismo modo, los sistemas de bases de datos separan la definicin de la estructura de los datos, de los programas de aplicacin y almacenan esta definicin en la base de datos. Si se aaden nuevas estructuras de datos o se modifican las ya existentes, los programas de aplicacin no se ven afectados ya que no dependen directamente de aquello que se ha modificado.

En palabras ms fciles de asimilar se puede decir que la base de datos hace posible la construccin de ficheros, con los diferentes campos que forman sus registros. A cada campo hay que darle un nombre y definir su tamao en caracteres (letras, nmeros, signos en general). Una vez hecho esto, la base de datos permite introducir datos de los diferentes registros, eliminarlos y modificarlos.

Una base de datos es como una serie de datos, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular.

Igualmente, proporcionan la infraestructura requerida para los sistemas de apoyo a la toma de decisiones y para los sistemas de informacin estratgicos, ya que estos sistemas explotan la informacin contenida en las bases de datos de la organizacin

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para apoyar el proceso de toma de decisiones o para lograr ventajas competitivas. Por este motivo es importante conocer la forma en que estn estructuradas estas y su manejo.

2.4.6 SISTEMA GESTOR DE BASE DE DATOS (SGBD).

El sistema de gestin de la base de datos (SGBD) es una aplicacin que permite a los usuarios definir, crear y mantener la base de datos, y proporciona acceso controlado a la misma.

El SGBD es la aplicacin que interacciona con los usuarios de los programas de aplicacin y la base de datos. En general, un SGBD proporciona los siguientes servicios:

Permite la definicin de la base de datos mediante el lenguaje de definicin de datos. Este lenguaje permite especificar la estructura y el tipo de los datos, as como las restricciones sobre los datos. Todo esto se almacenar en la base de datos.

Permite la insercin, actualizacin, eliminacin y consulta de datos mediante el lenguaje de manejo de datos. El hecho de disponer de un lenguaje para realizar consultas reduce el problema de los sistemas de ficheros, en los que el usuario tiene que trabajar con un conjunto fijo de consultas, o bien, dispone de un gran nmero de programas de aplicacin costosos de gestionar.

Proporciona un acceso controlado a la base de datos mediante:

Un sistema de seguridad, de modo que los usuarios no autorizados no puedan acceder a la base de datos.

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Un sistema de integridad que mantiene la integridad y la consistencia de los datos. Un sistema de control de concurrencia que permite el acceso compartido a la base de datos. Un sistema de control de recuperacin que restablece la base de datos despus de que se produzca un fallo del hardware o del software. Un diccionario de datos o catlogo accesible por el usuario que contiene la descripcin de los datos de la base de datos.

2.4.7 VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE BASES DE DATOS.

Los sistemas de bases de datos presentan numerosas ventajas que se pueden dividir en dos grupos: las que se deben a la integracin de datos y las que se deben a la interface comn que proporciona el SGBD.

a. Ventajas por la integracin de datos:

Control sobre la redundancia de datos. En los sistemas de bases de datos todos los ficheros estn integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los mismos datos (duplicidad). Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos, o bien es necesaria para mejorar las prestaciones.

Consistencia de datos. Consiste en mantener correcto los datos o en concordancia. Si un dato est almacenado una sola vez, cualquier actualizacin se debe realizar slo una vez, y est disponible para todos los usuarios inmediatamente.

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Ms informacin sobre la misma cantidad de datos. Al estar todos los datos integrados, se puede extraer informacin adicional sobre los mismos. Comparticin de datos. La base de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estn autorizados. Adems, las nuevas aplicaciones que se vayan creando pueden utilizar los datos de la base de datos existente.

Mantenimiento de estndares. Gracias a la integracin es ms fcil respetar los estndares necesarios, tanto los establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales.

b. Ventajas por la existencia del SGBD.

Mejora en la integridad de datos. La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Mejora la seguridad. La seguridad de la base de datos es la proteccin de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Mejora en la accesibilidad a los datos. Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicacin que realice tal tarea.

Mejoras en el mantenimiento gracias a la independencia de datos. Los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.

Aumento de la concurrencia. En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que la mayora de los SGBD

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gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran problemas de prdida de informacin o, incluso, de la integridad.

Mejora en los servicios de copias de seguridad y de recuperacin ante fallos. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada da, y si se produce algn fallo, utilizar estas copias para restaurarlos. los SGBD actuales funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo.

2.4.8 COMPONENTES PRINCIPALES DE UN SGBD.

Datos. Los datos son la Base de Datos propiamente dicha. Hardware. El hardware se refiere a los dispositivos de almacenamiento en donde reside la base de datos, as como a los dispositivos perifricos (unidad de control, canales de comunicacin, etc.) necesarios para su uso. Software. Est constituido por un conjunto de programas que se conoce como Sistema Manejador de Base de Datos (DMBS: Data Base Management System). Este sistema maneja todas las solicitudes formuladas por los usuarios a la base de datos. Usuarios. Existen tres clases de usuarios relacionados con una Base de Datos: El programador de aplicaciones, quien crea programas de aplicacin que utiliza la base de datos; El usuario final, quien accede la Base de Datos por medio de un lenguaje de consulta o de programas de aplicacin; El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base Administrator), quien se encarga del control general del Sistema de Base de Datos.

2.4.9 ARQUITECTURA DE LOS SISTEMAS DE BASES DE DATOS.

El objetivo de la arquitectura de tres niveles es el de separar los programas de aplicacin de la base de datos fsica. En esta arquitectura, el esquema de una base de datos se define en tres niveles de abstraccin distintos:

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En el nivel interno se describe la estructura fsica de la base de datos mediante un esquema interno. Este esquema se especifica mediante un modelo fsico y describe todos los detalles para el almacenamiento de la base de datos, as como los mtodos de acceso.

En el nivel conceptual se describe la estructura de toda la base de datos para una comunidad de usuarios (todos los de una empresa u organizacin), mediante un esquema conceptual. Este esquema oculta los detalles de las estructuras de almacenamiento y se concentra en describir entidades, atributos, relaciones, operaciones de los usuarios y restricciones. En este nivel se puede utilizar un modelo conceptual o un modelo lgico para especificar el esquema.

En el nivel externo se describen varios esquemas externos o vistas de usuario. Cada esquema externo describe la parte de la base de datos que interesa a un grupo de usuarios determinados y ocultos a ese grupo el resto de la base de datos. En este nivel se puede utilizar un modelo conceptual o un modelo lgico para especificar los esquemas.

La mayora de los SGBD no distinguen del todo los tres niveles. Algunos incluyen detalles del nivel fsico en el esquema conceptual. En casi todos los SGBD que se manejan vistas de usuario, los esquemas externos se especifican con el mismo modelo de datos que describe la informacin a nivel conceptual, aunque en algunos se pueden utilizar diferentes modelos de datos en el nivel conceptual y externo.

2.5

GLOSARIO DE TRMINOS.
Actividad. Consiste en la ejecucin de ciertos procesos o trabajos, mediante la utilizacin de los Recursos Humanos, materiales y financieros asignados.

Amueblar. Dotar de muebles un edificio o alguna parte de l.

50

Aplicacin: Un conjunto de cdigo y elementos visuales que funcionan juntos como un nico programa. Los desarrolladores pueden crear y ejecutar aplicaciones en el entorno de desarrollo, mientras que los usuarios normalmente ejecutan las aplicaciones como archivos ejecutables fuera del entorno de desarrollo.

Bases de datos de Access: es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica.

Base Legal. Es el documento Jurdico o de carcter Legal, que expide la reglamentacin de la organizacin.

Cadena o instruccin de SQL: expresin que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.

Causas. Todos aquellos factores que producen condiciones insatisfactorias en el contexto de anlisis de una necesidad social.

Consulta especfica de SQL: consulta que consta de una instruccin SQL. Las subconsultas y consultas de paso a travs, unin y definicin de datos son consultas especficas de SQL.

Consulta de definicin de datos: consulta especfica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definicin de datos). Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos.

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Cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.

Consulta de unin: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o ms consultas de seleccin.

Consultas de paso a travs: una consulta especfica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC. Las consultas de paso a travs permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.

Departamento. Es la unidad tcnico administrativa que realiza o ejecuta actividades afines y/o especificas, distintas a las realizadas por otras unidades administrativas.

Diagrama de base de datos: representacin grfica de una parte del esquema de una base de datos. Puede ser una imagen completa o parcial de la estructura de la base de datos. Incluye tablas, las columnas que contienen y las relaciones entre las tablas.

Dotar. Asignar a una oficina los enseres, equipos y otros materiales necesarios para prestar un servicio.

Eficacia. Cumplimiento del programa, objetivos y metas en cantidad y calidad requerida. Expresa la relacin entre los resultados alcanzados y los objetivos y metas programadas.

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Eficiencia. Aprovechamiento mximo de recursos y capacidad instalada, con un mnimo de desperdicio para generar producto con la calidad requerida.

Entorno Multiusuario. En un entorno multiusuario, cada usuario a menudo necesita tener su propia copia del archivo de proyecto de Access conectada a la misma base de datos de Microsoft SQL Server. No se pueden modificar objetos, como formularios e informes, del mismo archivo del proyecto de Access entre dos o varios usuarios. En la prctica, cuando se est ejecutando una aplicacin compartida a menudo se proporciona una copia del archivo de proyecto de Access a cada usuario de la aplicacin. En este caso, cada usuario tiene su propia copia de formularios, informes, pginas de acceso de datos, macros y mdulos.

Equipo. Grupo de operarios organizado para prestar un servicio determinado, de manera que permitan un trabajo fluido y funcional.

Ergonoma. Ciencia que trata la integracin del hombre con las mquinas, en especial el entorno de trabajo para evitar fatiga en la realizacin de tareas.

Formulario: Una ventana o cuadro de dilogo.

Funcin definida por el usuario: consulta que toma parmetros de entrada y devuelve un resultado como procedimiento almacenado. Tipos: escalar (varias instrucciones; devuelve un valor), en lnea (una instruccin; un valor de tabla actualizable) y tabla (varias instrucciones; valor de tabla).

Historias Mdicas. Servicio que se ha profesionalizado con tal magnitud, que exige que sus servicios y personal sean debidamente jerarquizados a fin que cumplan las delicadas funciones que esta especialidad les viene asignando.

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Hospital. Establecimiento pblico o privado donde los pacientes acuden en bsqueda de prevenir o curar una enfermedad.

ID. Exclusivo o ID. De Cliente: permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de ID. Exclusivo de una tabla a otra tabla y despus se define una relacin, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

Informe o Reporte: procesamiento de datos y despliegue de la informacin obtenida.

Mantenimiento. Efecto de mantener o de mantenerse.

Microsoft Office Access 2003: En Microsoft Office Access 2003, se puede ver informacin sobre dependencias entre objetos de bases de datos. Ver una lista de objetos que utiliza un objeto especfico ayuda a mantener una base de datos y a evitar errores relacionados con fuentes de registro que faltan.

Oficina. Sitio donde se hace, ordena o trabaja una cosa. Departamento donde trabajan los empleados pblicos o particulares.

OLE DB: arquitectura de base de datos de componentes que proporciona un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos de orgenes de datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos sin formato y hojas de clculo.

Servir. Accin y efecto de estar al servicio de otro. Estar empleado en la ejecucin de una cosa que beneficia a otro. Ejercer un empleo o cargo.

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Subconsulta: instruccin SQL SELECT que est dentro de otra consulta de seleccin o de accin.

Partida Presupuestaria. Identificacin de los flujos origen y aplicacin de recursos que se generan de las operaciones econmicas y financieras realizadas por las unidades ejecutoras ellas se clasifican: genricas, especficas y subespecificas.

Personal. Es el conjunto de obreros empleados de una Institucin, Empresa, Negocio y otros.

Procedimiento almacenado: coleccin precompilada de instrucciones SQL e instrucciones de control de flujo opcionales almacenadas con un nico nombre y procesadas como una unidad. La coleccin se almacena en una base de datos SQL y se puede ejecutar con una llamada desde una aplicacin.

Programa. Es cuando se desarrolla un conjunto de acciones integradas y/o de obras especficas, coordinadas con los recursos humanos, materiales y financieros asignados, con un costo global y unitario determinado.

Proyecto de Microsoft Access: es un archivo de datos de Access que proporciona un acceso eficaz en modo nativo a una base de datos de Microsoft SQL Server mediante la arquitectura de componentes OLE DB. Con un proyecto de Access se puede crear una aplicacin cliente/servidor con la misma facilidad que una aplicacin servidor de archivos. Recibe el nombre de proyecto porque contiene nicamente objetos de base de datos basados en cdigo o en HTML: formularios, informes, nombre y ubicacin de las pginas de acceso a datos, macros y mdulos. Estos son los objetos de base de datos que se utilizan para crear una aplicacin.

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Tabla: objeto de base de datos que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Los datos suelen ser sobre una categora concreta de cosas, como empleados o pedidos.

Vista (objeto): en un proyecto de Access, un tipo de consulta que es una tabla virtual basada en una instruccin SQL SELECT. Por ejemplo, una vista puede contener nicamente 3 de las 10 columnas disponibles en una combinacin de dos tablas, con el fin de limitar el acceso a determinados datos.

Vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.

Vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de datos.

Visual Basic 6.0: Visual Basic 6.0 es un lenguaje de programacin visual, tambin llamado lenguaje de 4 generacin. Esto quiere decir que un gran nmero de tareas se realizan sin escribir cdigo, simplemente con operaciones grficas realizadas con el ratn sobre la pantalla. Visual Basic 6.0 es tambin un programa basado en objetos, aunque no orientado a objetos. La diferencia est en que Visual Basic 6.0 utiliza objetos con propiedades y mtodos, pero carece de los mecanismos de herencia y polimorfismo propios de los verdaderos lenguajes orientados a objetos tal como Java y C++.

56

CAPTULO III: MARCO METODOLGICO

3.1

TIPO DE INVESTIGACIN.
Introduccin a las Tcnicas de Investigacin Social (1976) define la investigacin

como:

El estudio sistemtico, controlado, emprico, reflexivo, y crtico de proposiciones hipotticas sobre las supuestas relaciones que existen entre fenmenos naturales. Permite descubrir nuevos hechos o datos, relaciones o leyes, en cualquier campo del conocimiento humano. Es una indagacin o examen cuidadoso en la bsqueda de hechos o principios, una pesquisa diligente para averiguar algo (p. 25).

En otras palabras, la investigacin es la aplicacin de tcnicas y procedimientos con el fin de lograr la solucin de problemas esenciales que afectan a una sociedad. A su vez, permite encontrar respuestas a preguntas y estudiar la relacin entre factores y acontecimientos.

Este concepto recoge el modo de pensar del investigador tradicional que refleja el nfasis de la investigacin cuantitativa-positivista, que se limita a recoger datos, a descubrir hechos y analizar fenmenos, pero que no trasciendes a la interpretacin de esos hechos o fenmenos. Sin embargo, en relacin a los factores tecnolgicos busca transformar la realidad del actual contexto.

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La propuesta que se desarrolla sin duda alguna busca contrarrestar cualquier inconveniente asociado a la prdida de tiempo y es analizada en muchos aspectos dentro de los cuales se encuentra el econmico a travs del llamado anlisis costobeneficio que apoya la factibilidad de un proyecto cuando el beneficio supera los costos basado en una proyeccin determinada.

Como se puede observar los indicadores asociados para obtener este resultado son ms que todo de tipo numrico por lo que se hace necesario compararlos con el sistema actual. Aqu se est en presencia de una investigacin que se clasifica como de tipo cuantitativa y a su vez se especifica en:

3.1.1 INVESTIGACIN DESCRIPTIVA.

El tipo de investigacin

necesario para fundamentar esta propuesta es la

descriptiva puesto que sta busca conocer la situacin actual que se presenta dentro del Departamento de Registros Mdicos, es decir cmo es y cmo est el objeto a estudiar, el sistema de control de historias mdicas, dentro del contexto de su funcionamiento incluyendo las actividades que realiza el personal de dicho departamento. Para ello se caracteriza el problema al igual que se busca definir y presentar el fenmeno dando una descripcin del entorno y planteando su relacin con ste.

Por lo tanto, para la elaboracin de este proyecto cada caracterstica de la problemtica y su relacin con el medio de accin dentro del departamento proporcionar los conocimientos necesarios para identificar la situacin en la que actualmente se encuentra dicho sistema organizacional a fin de buscarle mejoras a travs del desarrollo de un sistema de informacin automatizado para el control de historias mdicas.

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3.2

DISEO DE INVESTIGACIN.
Segn Metodologa de la Investigacin (1995) el diseo metodolgico explica

cmo se llevar a cabo el estudio. La investigacin es diseada con el fin de maximizar la validez y confiabilidad de la informacin y reducir errores en los resultados. La confiabilidad se refiere a la firmeza, coherencia o estabilidad de la informacin recolectada, mientras que la validez es el grado de certeza de los resultados obtenidos.

Por otra parte es importante mencionar que un proyecto factible es el que permite la elaboracin de una propuesta de un modelo operativo viable, o una solucin posible, cuyo propsito es satisfacer una necesidad o solucionar un problema. Los proyectos factibles se deben elaborar respondiendo a una necesidad especfica, ofreciendo soluciones de manera metodolgica.

Es as que el proyecto factible consistir en la investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizacin o grupos sociales, refirindose en este caso particular a la formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos.

El proyecto comprende las siguientes etapas generales:

El diagnstico. Planteamiento, justificacin y fundamentacin terica y legal de la propuesta. Procedimiento metodolgico: Dentro del cual se efecta la evaluacin Tcnica, Financiera y Psicosocial de forma que un proyecto factible, es decir, que se puede ejecutar, es el que se ha aprobado en estas tres evaluaciones bsicas.

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La aprobacin o visto bueno de cada evaluacin se denominarn viabilidad. Estas viabilidades se deben dar al mismo tiempo para alcanzar la factibilidad de un proyecto; por ejemplo un proyecto puede ser viable tcnicamente pero puede no ser viable financieramente, y as las otras posibles combinaciones; entonces con una evaluacin que resulte no viable, el proyecto no ser factible. Para ello se presenta un breve anlisis y conclusiones en referencia a la viabilidad y realizacin del proyecto, en caso de su desarrollo la ejecucin de la propuesta y la evaluacin tanto del proceso como de sus resultados.

Por algunas caractersticas y formas del objeto en estudio, para el desarrollo de la investigacin, el diseo de investigacin como proyecto factible descansa a su vez en los diseos de tipo bibliogrfico y de campo.

3.2.1 DISEO BIBLIOGRFICO.

La informacin recabada para evaluar y sustentar la propuesta planteada de la automatizacin del Control de Historias Mdicas en el Departamento de Registros Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas, en parte, se ha extrado de diferentes fuentes de informacin secundarias (o de segunda mano), tales como informes de investigacin, libros, lecturas complementarias de estudios universitarios avanzados, internet. De esta manera, se utiliza el diseo bibliogrfico debido a que una porcin del anlisis del contenido de la investigacin se ha basado en documentos ya escritos con anterioridad por otros autores debido a que es de suma responsabilidad garantizar la confiabilidad y validez de las fuentes consultadas.

3.2.2 DISEO DE CAMPO.

Describir la estructura del tarjetero ndice siendo este precisamente uno de los principales elementos que conforma el Control de Historias Mdicas, as como su funcionamiento y principales actividades que realizan las auxiliares que laboran

60

dentro del Departamento de Registros Mdicos requiri la bsqueda de informacin de primera mano (fuentes primarias) obtenindola de las personas involucradas directamente con el sistema a travs de un diseo de investigacin de campo. Con esto se garantiza conocer las condiciones del logro de la informacin.

Esta clasificacin tiene su mayor representacin en el diseo de encuesta, el cual se caracteriza por la obtencin instantnea de la informacin directamente de las personas o hechos involucrados en el fenmeno en estudio. A travs de este diseo se ha de seleccionar una muestra representativa de la poblacin, es decir que reproduzca de algn modo sus rasgos ms bsicos, con el fin de obtener resultados vlidos.

3.3

POBLACIN.
Fayad Camel (1) define la poblacin o universo como la totalidad de individuos

o elementos en los cuales puede presentarse determinada caracterstica susceptible de ser estudiada.

Esta definicin establece en forma clara el trmino poblacin, ya que ciertamente es un conjunto de elementos que tienen en comn una caracterstica en la cual se tiene cierto inters por lo que es sometida a estudio.

Por otra parte, Polit/Hungler (2), la definen como toda la agregacin o cmulo de casos que cumple con un conjunto predeterminado de criterios.

Polit y Hungler crean un concepto ms general de poblacin puesto que ese conjunto predeterminado de criterios puede reunir el inters que se tiene en ese grupo de casos, las caractersticas que poseen en comn entre otros aspectos.

La investigacin tiene por poblacin el conjunto de empleados que realizan sus actividades laborales dentro del Departamento de Registros Mdicos de Hospital Dr.

61

Jess Angulo Rivas, incluyendo algunos mdicos y pacientes ya que estos ltimos tambin se ven afectados por la problemtica actual existente. A este grupo se le generalizarn los hallazgos encontrados en la muestra.

En sntesis, la poblacin es todo el conjunto de individuos de los que se desea conocer algo en la investigacin. En este caso, el estudio del grupo de auxiliares, mdicos y pacientes tiene como fin ltimo conocer la situacin que se presenta en el Departamento de Registros Mdicos en la facultad del Control de las Historias Mdicas en relacin a sus funciones que realizan da a da, a parte que se pretende predecir el impacto psicosocial que se generara con la llevada a cabo del sistema automatizado.

3.4

MUESTRA.
Metodologa de la Investigacin (IDEM) referencia sobre la muestra que es un

subconjunto o parte de la poblacin en que se llevar a cabo la investigacin con el fin posterior de generalizar los hallazgos al todo.

Por otra parte, define el muestreo como un procedimiento en el que se escoge un grupo pequeo de una poblacin que pueda tener un grado de probabilidad de que posea las caractersticas del universo que se est buscando. En este caso esa parte que se estudia tiene que ser representativa del universo, es decir debe poseer las caractersticas bsicas del todo. Sin embargo, esto no es siempre posible o conveniente; por ejemplo cuando el universo es finito (construido por un delimitado o conocido de unidades o elementos) puede surgir la imposibilidad de ser estudiado todo por ser el universo muy grande. No obstante, si el universo es infinito (cuando est formado por una cantidad ilimitada de unidades), la imposibilidad de estudiarlo todo surge por no conocer su magnitud.

62

El muestreo puede realizarse a travs de mtodos probabilsticos o no probabilsticos. El mtodo probabilstico se caracteriza por la asignacin de probabilidades y rasgos aleatorios a la variable en estudio. El mtodo no probabilstico carece de menor confiabilidad con respecto al probabilstico. Sin embargo, en algunos estudio es vlido porque el investigador conoce la poblacin y puede elegir deliberadamente cules son los elementos que van a formar parte en su muestra segn los objetivos y resultados que desea lograr.

En general, en la investigacin se trabaja con muestras, y a pesar de que no se puede garantizar su representatividad si no medir la mejor aproximacin de los resultados a la realidad, hay una serie de ventajas que se pueden destacar:

Permite que el estudio se realice en menor tiempo. Se incurre en menos gastos. Posibilita profundizar en el anlisis de las variables. Permite tener mayor control de las variables a estudiar.

Dentro de este marco la investigacin se llevar a cabo en una muestra noprobabilstica de tipo intencional o deliberado de forma que se conoce la poblacin en estudio, y en este orden de ideas se permiti elegir a un grupo de auxiliares, mdicos en el ejercicio de su profesin y pacientes con el fin de conocer su posicin, opiniones y caractersticas de sus actividades para posteriormente interpretar la informacin recabada y llegar a conclusiones sobre el tema.

La muestra est integrada por las siguientes personas:

Nombre(s) y Apellido(s) Iraima Tineo

CARGO Y/O DEDICACIN

PRESTA SERVICIO Y/O VISITA

Auxiliar de Registros

Hospital Dr. Jess

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Mdicos Luisa Natera Auxiliar de Registros Mdicos Auxiliar de Registros Mdicos Auxiliar de Registros Mdicos

Angulo Rivas Hospital Dr. Jess Angulo Rivas Hospital Dr. Jess Angulo Rivas Hospital Dr. Jess Angulo Rivas

Niurka Martnez

Luisa Guerra

Tabla 1: Muestra

3.5

TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE

DATOS.
Acerca de tcnica de investigacin Metodologa de la Investigacin II (1985) enuncia que constituyen un conjunto de procedimientos que se utilizan durante el proceso de recoleccin de datos.

El proceso investigativo utiliz como tcnica de investigacin la encuesta, la cual consiste en obtener informacin del objeto de estudio y de las personas que utilizan el sistema operando, proporcionado por ellos mismos, sobre opiniones, conocimientos, actitudes, o sugerencias. En esta clasificacin existen dos maneras de obtener informacin: la entrevista y el cuestionario. En la entrevista, las respuestas son formuladas verbalmente y se necesita del entrevistador; en el cuestionario las respuestas son formuladas por escrito y no se requiere la presencia del entrevistador.

La investigacin utiliza la entrevista no estructurada como tcnica para recolectar la informacin.

64

3.5.1 ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA.

Durante el proceso de recoleccin de informacin se hizo entrevistas a un grupo de auxiliares, mdicos que salen y entran en el Departamento de Registros Mdicos, adems de pacientes que gozan del servicio hospitalario.

La entrevista fue no estructurada porque no se utiliz un formato idntico de preguntas para cada sesin sino que stas fueron formuladas con libertad, tratando el investigador de adaptarlas a la persona entrevistada de acuerdo a lo que el entrevistado fue respondiendo y la informacin que se quiso conocer. Adems, cada participante tuvo la libertad de responder las interrogantes formuladas conforme a su experiencia y lo que deseaba expresar pertinente al asunto sobre el cual estaba siendo interrogado.

El diseo de la gua de entrevista para los pacientes, mdicos y auxiliares de Registros Mdicos se muestra a continuacin:

65

Figura 5: Formato de encuesta para Auxiliares.

66

3.5.2 LA OBSERVACIN.

Metodologa de la Investigacin II (IDEM) considera que el procedimiento ms antiguo y universalmente ms utilizado para recabar la informacin necesaria es la observacin, la cual se considera como el proceso caracterstico de las ciencias. Kaplan afirma al respecto que ella es:

Parte de (la) investigacin controlada, la observacin cientfica a diferencia de las percepciones casuales y en gran parte pasivas de la vida cotidiana, es la bsqueda deliberada, llevada a cabo con cuidado y premeditacin. Este control y deliberacin del proceso de observacin es distintivo de la ciencia sobre todo, observacin significa que s est poniendo especial cuidado; la raz de la palabra no es slo ver sino vigilar.La observacin es conducta intencionada dirigida hacia metas que yacen ms all del acto de la observacin misma: el objetivo es la obtencin de materiales que tomaron parte en otras fases, tales como la formacin y validacin de la hiptesis.

Kerlinger la define en un sentido ms estricto y especfico cuando afirma que la observacin consiste en ver lo que la gente dice y hace, es decir el proceso mediante el cual el cientfico adquiere directamente conocimientos de los hechos y fenmenos para comprobar los supuestos que fundamentan su trabajo o estudio.

Considerando los medios utilizados para la sistematizacin de lo observado, la observacin puede ser estructurada y no estructurada. La primera (estructurada) se denomina tambin sistemtica; la caracterstica bsica de esta modalidad es la recoleccin de datos mediante instrumentos cientficamente elaborados. En este tipo de observacin se establece previamente los aspectos ms relevantes a observar en atencin a los propsitos del estudio, lo cual favorece la elaboracin de un plan para la realizacin y registro de la informacin antes de iniciar el proceso de recoleccin pertinente.

67

Respecto a la participacin en la realidad observada, la observacin puede ser participante y no participante. A la primera se le denomina tambin activa, y consiste en la participacin directa en una situacin especfica. En la observacin no participante, se toma contacto con la situacin, pero permaneciendo ajena a la misma.

El instrumento utilizado en este proceso de observacin es: la cmara fotogrfica.

3.6 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS.

La capacidad para captar el flujo de la informacin se facilita debido al uso de los mtodos de anlisis y de diseo estructurado es por ello que se hace uso de este medio. Cabe destacar que existen dos mtodos principales para el anlisis del flujo de datos: los diagramas de flujo de datos y los diccionarios de datos.

Ante la presencia de la elaboracin de un diagrama de flujo (DFD) se dispone de la libertad conceptual que caracterizan dentro de todo sistema en este caso dentro del Departamento de Registros Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas.

En su estado original, los diagramas de flujo de datos presentan una visin, lo ms amplia posible de las entradas al sistema, los procesos y las salidas, puesto que despus que se concluyen estos diagramas en distintos niveles sucesivos se utilizan para ayudar a catalogar los procesos, el flujo, el almacenamiento, las estructuras y los elementos en un diccionario de datos. Los nombres utilizados para identificar los datos son de gran importancia, se deben utilizar nombres significativos que los distingan de otros nombres ya existentes en el sistema

68

3.6.1

El ENFOQUE DE FLUJO DE DATOS PARA EL ESTABLECIMIENTO

DE LAS NECESIDADES.

Cuando se logra indagar sobre los requisitos de informacin de los usuarios, se debe concebir la manera en que los datos fluyen a travs de la organizacin, los procesos o transformaciones que sufren tales datos y sus tipos de salidas. Aunque las entrevistas y la investigacin de documentos permiten contar con una narracin verbal del sistema, tambin puede obtenerse una descripcin visual que sea de gran utilidad.

Se agrupa un esquema grfico de los movimientos del flujo de los datos a lo largo de la organizacin, mediante el uso de la tcnica de anlisis estructurado denominada Diagramas de Flujo de Datos (DFD). El enfoque del flujo de datos enfatiza la lgica que sustenta al sistema. Por medio de slo cuatro smbolos se pude crear una descripcin pictrica de la informacin, que eventualmente proporcionar una documentacin slida del sistema. 3.6.2 VENTAJAS DE UN ENFOQUE DE FLUJO DE DATOS.

El enfoque de flujo de datos tiene tres ventajas principales a la explicacin narrativa sobre la manera en que la informacin fluye a travs del sistema. Tales ventajas son: La libertad de contar con rapidez con una implantacin tcnica del sistema. La comprensin adicional de la relacin existente entre los sistemas y los subsistemas. La comunicacin a los usuarios del estado actual del sistema, mediante los diagramas de flujo de datos.

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Entidad: Son los generadores o consumidores de informacin del sistema, no perteneciendo al mismo. Los flujos que parten o llegan a ellas definen la interfaz entre el sistema y el mundo exterior.

Flujo de datos: Es el camino por el que viajan los datos y que conecta el resto de componentes del DFD. Proceso: Funcin que transforma los flujos de datos de entrada en uno o varios flujos de datos de salida. El proceso genera los flujos de datos de salida a partir de los flujos de datos de entrada + informacin local al proceso.

Almacn de datos: Es la informacin del sistema almacenada de forma temporal.

Figura 6: Los cuatro smbolos bsicos que se utilizan en los diagramas de flujo de datos (Kendall & Kendall)

3.6.3 VENTAJAS DEL USO DE DICCIONARIOS DE DATOS.

Un diccionario de datos (Montilva) es una lista organizada de los datos utilizados por el sistema y que se encuentran representados por los flujos de datos y almacenes presentes en el conjunto de DFD.

Este diccionario es construido durante las fases de anlisis del sistema actual y definicin de requerimientos con el objeto de describir los componentes que integran los DFD (especficamente procesos, flujos y almacenes), que han sido elaborados mediante la tcnica de Anlisis Estructurado de Sistemas.

70

MEDI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin Nombre del Archivo: Descripcin: FLUJOS QUE ENTRAN

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Archivo:

. . FLUJOS QUE SALEN

Estructura de Datos que Contiene:

. . .

Organizacin Fsica:

Tabla 2: Diccionario de datos para archivo o almacn

MEDI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin Nombre del proceso: Descripcin:

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso:

. .

Entrada

LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales

Salidas

REF. PG.

. .

Tabla 3: Diccionario de datos para procesos

71

MEDI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin Nombre del Flujo: Descripcin: ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo:

. . ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre

Estructura de Datos que Contiene:

. . . .

Observaciones:

Tabla 4: Diccionario de datos para flujos

3.7

METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DE SIAIM DE INFORMACIN AUTOMATIZADO DE

(SISTEMAS

NDICES MDICOS).
Se presenta a continuacin la propuesta de una metodologa para el desarrollo de un sistema de informacin automatizado para el control de las historias mdicas del Departamento de Archivos y Estadsticas Mdicas del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas.

El proceso de desarrollo formado por las etapas de anlisis y diseo comienza cuando se detecta que un sistema necesita mejoras.

72

Analistas y diseadores de sistemas, tales como James Senn o Montilva idearon sus propios mtodos acerca de cmo desarrollar un sistema de informacin, que no es ms que el conjunto de actividades que los analistas, diseadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar este tipo de sistema.

En este caso particular, de inters acadmico, la metodologa ofertada se extiende hasta las actividades de desarrollo caracterizndose por estar estructurada en 5 fases secuenciales-iterativas que se inician con la determinacin de la factibilidad del proyecto y finaliza con la construccin de un prototipo, pero que puede devolverse a una etapa o fase ya ejecutada. Por ejemplo, durante la fase de construccin del sistema automatizado pueda que surjan nuevos requerimientos que de ser posible pudieran ser incluidos y renovar, as, el montaje del prototipo.

Se utiliz para las fases 1, 2 y 3 las referencias bibliogrficas: Mtodo del ciclo de vida para desarrollo de sistema (SDLC) de James A. Senn y la Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin (MEDSI) de J. Montilva que constituyen un conjunto de procedimientos acerca de cmo desarrollar un sistema de informacin en y para organizaciones de cualquier tipo. Entre sus caractersticas; estructurada, completa y particionada; cuentan tambin con que son modificables y adaptables permitiendo crear una metodologa particular (hbrido) que satisfaga la condiciones, exigencias y caractersticas de la organizacin a estudiar.

Adems, se recurri (para las fases 4 y 5) a los textos Diseo Conceptual de Bases de Datos. Un enfoque de entidades-interrelaciones de C. Batini, S. Ceri, S.B. Navathe (1994) y Database Systems. A Practical Approach to Design, Implementation and Management por T. Connolly, C. Begg, A. Strachan (Segunda Edicin, 1998); (junto con Montilva); que indican nociones sobre el diseo y administracin de bases de datos. As, la metodologa se define como sigue:

Fase 1. Investigacin preliminar.

73

Fase 2. Anlisis del Contexto. Fase 3. Determinacin y anlisis de los requerimientos del sistema. Fase 4. Diseo del sistema. Fase 5. Desarrollo del sistema.

Figura 7: Metodologa para el Desarrollo del Sistema Propuesto

74

3.7.1 FASE 1:

INVESTIGACIN PRELIMINAR.

Tiene por objetivo demostrar si se justifica o no desarrollar un sistema de informacin para satisfacer las necesidades de las entidades involucradas para lo cual se determina la factibilidad del proyecto al estimar los costos, tiempos y recursos requeridos, de tal manera que quienes se interesen en el proyecto puedan decidir si emprenderlo o no al conocer si este es posible o no de realizarse. Consta de los siguientes pasos:

3.7.1.1 Establecer nuevos requerimientos en forma general: Consiste en establecer los requerimientos generales para un nuevo sistema de informacin basndose en primera instancia de las declaraciones del usuario.

3.7.1.2 Determinar factibilidad tcnica: Para cada

sistema alternativo se debe

establecer su factibilidad tcnica, ello debe responder a dos interrogantes es posible desarrollar el sistema propuesto con la tecnologa actual existente?, y si es posible, qu tecnologa adicional debe adquirir la organizacin?

3.7.1.3 Determinar la factibilidad econmica: Se debe realizar un Anlisis CostoBeneficio que permita identificar y medir los costos de desarrollo y operacin y los beneficios que obtiene la organizacin del sistema propuesto. As, se debe cuestionar si los beneficios que se obtienen sern suficientes para aceptar los costos? y los costos asociados con la decisin de no crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar el sistema?

3.7.1.4 Determinar la factibilidad psicosocial: Se debe predecir o estimar el impacto social que el nuevo sistema pueda originar dentro de la organizacin, es decir, la aceptacin o rechazo al cambio tecnolgico que se pretende introducir.

75

3.7.1.5

Resumen y conclusiones del estudio de factibilidad: En esta actividad

se deben indicar los resultados que arrojaron los estudios de factibilidad tcnica, econmica y psicosocial previamente ejecutados. Asimismo, en base a estos datos, se procede a explicar de manera clara y precisa si el proyecto es viable para continuar con la metodologa.

3.7.1.6 Planificar el proyecto: Consiste en definir anticipadamente que debe hacerse para conseguir el objetivo general establecido. Cubre a su vez las siguientes tareas:

Realizar el plan de documentacin: En esta seccin del plan se identifican y describen los posibles documentos que se van a producir y los que se van a utilizar. Como por ejemplo de informes producidos: informe del estudio de factibilidad; documentos tcnicos: manuales del computador, planillas y formas tcnicas, manual y procedimientos de normas de programacin; documentos del sistema actual/ambiente: manuales, informes,

correspondencias, libros, etc. Realizar el calendario de eventos: En este plan se indican las fechas en que ocurren los eventos del proyecto. Los calendarios se representan mediante diagramas, grficos u otros medios visuales entre los cuales se destacan los Diagramas de Gantt y las Redes de Nodos o Flechas de la Tcnica PERT / CPM. Se decidir en el momento adecuado el elegido para su implementacin.

3.7.2 FASE 2:

ANLISIS DEL CONTEXTO.

Tiene por objetivo ganar un slido conocimiento del sistema ampliado dentro del cual se ubicar el nuevo sistema de informacin y determinar las deficiencias y problemas que presenta el actual sistema de informacin apoyndose en la informacin documental o de primera mano (obtenido de boca de los actores del sistema). Las actividades que se deben realizar en esta fase son:

76

3.7.2.1 Analizar el Contexto del sistema. Durante esta etapa se estudia el sistema de actividades (sistema ampliado) dentro del cual est enmarcado el sistema de informacin. Ello debe llevar a:

Determinar los objetivos de ese sistema. Definir su estructura (unidades funcionales de la organizacin que ejecutan las actividades pertinentes). Establecer sus procesos, esto es, las actividades o funciones que conforman el sistema.

3.7.2.2 Analizar el sistema actual de informacin: Se identifica los objetivos, estructuras y procesos del sistema actual de informacin. Esto lleva a efectuar las siguientes tareas:

Definir los objetivos del sistema de informacin. Identificar sus funciones Identificar las entradas, procesos y salidas de cada funcin. Identificar sus archivos.

3.7.2.3 Construir el modelo del sistema actual de informacin: A raz del anlisis anterior el grupo est preparado para representar el sistema actual mediante un modelo. Para ello utiliza la tcnica de Anlisis Estructurado de Sistema (Montilva) que le permite elaborar los modelos fsicos y lgicos del Sistema Actual de Informacin.

Construir el Diagrama de Flujo de Datos del Modelo Lgico. Elaborar el Diccionario de Datos. Describir cada proceso en detalle del diagrama de flujo de datos.

77

3.7.3 FASE 3:

DETERMINACIN

ANLISIS

DE

LOS

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.

Tiene por objetivo definir los requerimientos de usuarios y establecer las funciones y atributos que el nuevo sistema d informacin debe satisfacer. Pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen el muestreo, el estudio de datos, la entrevista, los cuestionarios, la observacin de la conducta de la toma de decisiones, as como su ambiente. El anlisis incluye el uso de diagramas de flujos de datos y, a partir de estos, se pueden desarrollar el diccionario de dato que contiene todos los elementos que utiliza el sistema.

3.7.3.1 Especificacin de lo requerimientos de informacin: Durante este paso el grupo se encarga de especificar junto con los usuarios del nuevo sistema las entradas, entradas y las estructuras de datos necesarias.

Requerimientos de salida: Clasificados como reportes (listado grfico o despliegue formal de informacin) y consultas interactivas. Requerimientos de entrada: Correspondiente a la captura y registro de los eventos o transacciones del sistema y a los datos que alimentarn a la base de datos. Requerimientos de almacenamiento: Corresponde al almacenamiento de datos del sistema.

3.7.3.2 Determinar los Requerimientos Funcionales: Este tipo de requerimientos constituyen las funciones que el nuevo sistema debe ejecutar para solucionar un problema o alcanzar objetivos. Se debe determinar aquellas funciones que deben continuar, las que se han de modificar o eliminar y las que se han de incorporar al nuevo sistema.

78

3.7.3.3 Representacin del modelo lgico del nuevo sistema de informacin: En esta actividad se deben efectuar las siguientes tareas:

Construir el diagrama de flujo de datos del nuevo sistema (a partir de los diagramas del sistema actual). Elaborar el nuevo diccionario de datos. Describir cada proceso en detalle de los diagramas de flujo de datos.

3.7.3.5 Determinar Restricciones: Esta restricciones se pueden agrupar tal como se muestra a continuacin:

Econmicas: De qu cantidad de dinero se dispone para desarrollar el sistema y para mantenerlo operando? Tcnicas: Qu equipo debe o puede utilizarse? De personal: De qu personal se dispone para operar y mantener el sistema? cul es la vida til estimada del sistema? Legales: Qu polticas, reglamentos, normas, leyes, tanto internas como externas deben acatarse para desarrollar, operar y mantener el sistema?

3.7.3.6 Determinar Interaccin Hombre-Mquina: Define la comunicacin que debe haber entre los usuarios y el computador, a travs del subsistema programado. Algunas de las interrogantes que se deben tratar de responder son:

Qu grado de interaccin hombre-mquina se desea? Qu tan fcil de usar debe ser le sistema? Qu tan fcil de entender debe ser el sistema? Qu tiempo de respuesta se desea para cada funcin?

79

Cul debera ser la accin y reaccin de los usuarios ante fallas del sistema? Cul debera ser la accin del sistema ante fallas o errores cometidos por los usuarios?

3.7.4 FASE 4:

DISEO DEL SISTEMA.

El diseo de sistema de informacin produce los detalles que establecen la forma en que el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la fase de anlisis.

3.7.4.1 Realizar el diseo lgico. En esta etapa se debe construir un esquema de la informacin que se usa en la empresa, basndose en el Modelo Entidad Relacin e independientemente de cualquier consideracin fsica. Las tareas a realizar en el diseo conceptual son las siguientes:

Identificar las entidades. Se deben definir los principales objetos que interesan al usuario, stos sern las entidades. Conforme se van identificando las entidades, se les dan nombres que tengan un significado y que sean obvias para el usuario. Identificar las relaciones. Una forma de identificar las entidades es examinar las especificaciones de requisitos de usuario. Una vez identificadas todas las relaciones, hay que determinar la cardinalidad mnima y mxima con la que participa cada entidad en cada una de ellas. Conforme se van identificando las relaciones, se les van asignando nombres que tengan significado para el usuario. Identificar los atributos y asociarlos a entidades y relaciones. Son atributos los nombres que identifican propiedades, cualidades, identificadores o caractersticas de entidades o relaciones. De igual manera, conforme se van

80

identificando los atributos, se les asignan nombres que tengan significado para el usuario. Determinar los identificadores. Cada entidad tiene al menos un identificador. En este paso, se trata de encontrar todos los identificadores de cada una de las entidades. Los identificadores pueden ser simples o compuestos. De cada entidad se escoger uno de los identificadores como clave primaria. Validar el esquema lgico mediante la normalizacin. La normalizacin se utiliza para mejorar el esquema lgico, de modo que satisfaga ciertas restricciones que eviten la duplicidad de datos. La normalizacin garantiza que el esquema resultante se encuentra ms prximo al modelo de la empresa, que es consistente y que tiene la mnima redundancia y la mxima estabilidad. Dibujar el diagrama entidad-relacin. Una vez identificados todos los conceptos, se puede dibujar el diagrama entidad-relacin correspondiente a una de las vistas de los usuarios. Se obtiene as un esquema conceptual local. Revisar el esquema lgico con el usuario. Antes de dar por finalizada la fase del diseo lgico se debe revisar ste con el usuario. Este esquema est formado por el diagrama entidad-relacin y toda la documentacin que lo describe. Si se encuentra alguna anomala, hay que corregirla haciendo los cambios oportunos, por lo que posiblemente haya que repetir alguno de los pasos anteriores. Este proceso debe repetirse hasta que se est seguro del esquema conceptual.

3.7.4.2 Realizar el diseo fsico. El diseo fsico es el proceso de producir la descripcin de la implementacin de la base de datos en memoria secundaria, estructuras de almacenamiento y mtodos de acceso que garanticen un acceso eficiente a los datos. Para el diseo fsico se utilizar Microsoft Access 199, abarca las siguientes actividades, cada una de ellas compuesta por una serie de pasos:

Disear las relaciones base para el SGBD especfico (Tablas): Las relaciones base se definen mediante el lenguaje de definicin de datos del SGBD. El

81

esquema lgico consta de un conjunto de relaciones y, para cada una de ellas, se tiene:

El nombre de la relacin. La lista de los campos entre parntesis. La clave primaria y las claves ajenas, si las tiene. Las reglas de integridad de las claves ajenas. Para cada una de los campos se tiene; su dominio: tipo de datos, longitud y restricciones de dominio; el valor por defecto, que es opcional; si admite nulos; si es derivado y, en caso de serlo, cmo se calcula su valor.

Considerar la introduccin de redundancias controladas: En ocasiones puede ser conveniente relajar las reglas de normalizacin introduciendo redundancias de forma controlada, con objeto de mejorar las prestaciones del sistema.

3.7.4.3 Disear las pantallas de Entrada y Salida. Esta actividad consiste en disear la estructura o formato de cada pantalla de entrada de datos al sistema y las funciones que realizan. Es conveniente tener en cuenta las siguientes

recomendaciones:

Utilizar ttulos que sean significativos, que identifiquen sin ambigedad el propsito del informe o formulario. Dar instrucciones breves y fciles de comprender. Hacer que el aspecto del informe o formulario sea atractivo a la vista. Utilizar nombres familiares para etiquetar los campos. Dar mensajes de error para los valores ``ilegales''.

82

3.7.4.4 Disear los Reportes. En esta actividad se deben disear los reportes que no fueron especificados en la actividad anterior. Estos son bsicamente los listados de papel, los grficos y los diagramas.

3.7.5 FASE 5:

DESARROLLO DEL SISTEMA.

5.1

Crear la base de datos. Se debe crear la base de datos con el SGBD

seleccionado y siguiendo las instrucciones y directrices propias de este sistema.

5.2

Definicin de Mdulos: Se definen los mdulos que forman la estructura del

subsistema programado teniendo en cuenta las normas y procedimientos de codificacin que se deben acatar. As como tambin, las diferentes especificaciones del programa.

5.3

Codificar mdulos. Mediante programacin se deben codificar los mdulos

segn el lenguaje que seale las especificaciones del programa. Para cada mdulo el programador debe realizar las siguientes tareas:

Refinar el algoritmo general del mdulo hasta un nivel de detalle que facilite su codificacin. Codificar el algoritmo detallado en el lenguaje especfico. Compilar el mdulo codificado. Depurar el mdulo, corrigiendo los errores de sintaxis que se presentan.

5.4

Realizar una visin estructurada del cdigo. Al finalizar la codificacin de

los mdulos, el grupo de desarrollo realiza una revisin estructurada del cdigo producido a fin de detectar errores, inconsistencias, desviaciones de normas y cualquier otra anormalidad que est presente en cada mdulo.

83

5.5

Construir y probar los programas de carga. En esta actividad se codifica

cada programa de inicializacin o carga que se haya especificado en el paquete de diseo y cualquier otro programa diseado para darle mantenimiento a la base de datos.

5.6

Inicializar y revisar de la base de datos. Mediante la ejecucin de los

programas de carga establecidos, se procede a inicializar la base de datos utilizando los archivos del viejo sistema de informacin (por ejemplo) u otras fuentes automatizadas de datos. A fin de detectar de errores o inconsistencias en la base de datos recientemente creada, el grupo de desarrollo realiza una revisin exhaustiva de su contenido y corrige cualquier anomala presente.

84

CAPTULO IV ANLISIS DE RESULTADOS

4.1

INVESTIGACIN PRELIMINAR.

4.1.1 REQUERIMIENTOS DEL USUARIO:

El propsito fundamental de requisitos es dirigir el desarrollo hacia el sistema correcto, para lo cual es necesaria la descripcin de las capacidades o condiciones que el sistema debe cumplir, tomando en cuenta las percepciones de los usuarios sobre los que debe o no hacer el sistema.

Se quiere un sistema que genere informacin rpida y veraz en cuento a las solicitudes que exigen los usuarios del sistema de informacin (auxiliares) y de la Seccin de Archivo del Departamento de Registros Mdicos. Es necesario disear una aplicacin que facilite la elaboracin y entrega de las tarjetas ndices. El sistema debe generar reportes y consultas de acuerdo a las necesidades de cada uno de los usuarios. El sistema debe contar con claves de acceso, para resguardar la integridad y confidencialidad de los datos. Es necesario un sistema de respaldo continuo, para mantener en existencia la data. El sistema debe ser de fcil uso, bajo un ambiente que pueda ser entendido por los usuarios autorizados pero con poca experiencia.

85

4.1.2 FACTIBILIDAD TCNICA:

Para establecer la factibilidad tcnica de la eventual implantacin de SIAIM se debe responder a dos interrogantes:

Es posible desarrollar el sistema propuesto con la tecnologa actual existente?

Cabe destacar que el sistema que mantienen actualmente la Seccin de Archivos del Departamento de Registros Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas ubicado en la ciudad de Anaco es del todo manual, sus medios de almacenamiento son archivos verticales (estantes), adems para la elaboracin de cualquier clculo o de informes se requiere de la ayuda de grandes recursos humanos quienes deben recoger y apuntar (con plumas, lpices) manualmente en cuadernos, planillas y fichas la data para llevar el control de las historias mdicas, generar los informes, u otras solicitudes, sin disponer de algn medio computacional que facilite la gestin de las operaciones en funcin de ahorrar tiempo y esfuerzo.

De igual manera, en relacin a la temperatura adecuada para poner a funcionar una computadora slo se cuenta con ventiladores que tratan de mantener fresco el ambiente. (Ver Tabla 5).

Equipos

Vida Estimada

Archiveros de Metal

10 Aos

Calculadores

07 Aos 10 Aos

Escritorios de Metal

86

Lmpara de Escritorio

10 Aos

Maquinas sumadoras

10 Aos

Mostradores de madera

15 Aos

Mquinas de Escribir

05 Aos

Mesas de trabajo

10 Aos

Pizarrn

10 Aos

Reloj de Pared

15 Aos

Sillas secretariales

05 Aos

Ventiladores elctricos

02 Aos

Carros para transportar Historias

10 Aos

Gabinetes de madera

15 Aos

Sistema de comunicacin

10 Aos

Tabla 5: Recursos actuales de la Seccin de Archivos

Por consiguiente, no se puede desarrollar el sistema propuesto con los recursos actualmente existentes ya que se encuentran muy lejos de estar a la par de la

87

tecnologa que se encuentra que oferta el mercado en materia de procesamiento de datos. Qu tecnologa adicional debe adquirir la organizacin? Como el sistema que se pretende desarrollar, y futuro implantar, es automatizado se necesita como mnimo disponer de un sistema computacional bsico:

Monitor. CPU. Impresora. Teclado. Mouse. Regulador y cargador elctrico. Cableado adecuado de cada componente. Software: Sistema operativo, programas bsicos tal el paquete de Microsoft Office, entre otros.

Tambin, para llevar a cabo las actividades diarias es necesario la adquisicin de papelera en general: hojas de mquinas tipo carta y oficio, plumas, lpices, correctores, resaltadotes; consumibles de impresoras, entre otros, as para mantener en buen estado el sistema computacional se debe adquirir un aire acondicionado (para mantener la temperatura adecuada) y contratar a un tcnico para que realice actividades de mantenimiento correctivo y/o preventivo.

4.1.3

FACTIBILIDAD ECONMICA.

Permite identificar y medir los costos de desarrollo y operacin y los beneficios que obtiene la organizacin del sistema propuesto para verificar si los beneficios que

88

se obtienen sern suficientes para aceptar los costos implicados en la elaboracin del nuevo sistema.

1.

COSTO DE DESARROLLO.

1.1 Costo de Accesorios y Equipos: HARDWARE: Sistema Computacional Bsico (Pentium IV)...2000000 Bs. SOFTWARE: Visual Basic 6.0...30000 Bs. TOTAL..2030000 Bs. 1.2 Costo de Personal. Contratacin de tesistas.800000 Bs. Contratacin de tesistas.800000 Bs. Adiestramiento...0.00 Bs. TOTAL....1600000 Bs.

1.3 Costo de Suministros: Papelera...50000Bs. Consumibles de impresora....150000 Bs. CDS para respaldo.............10000 Bs. Varios..30000 Bs. TOTAL..240000 Bs.

Costo de Desarrollo = Costo de Accesorios y Equipos + Costo de Personal + Costo de Suministros Costo de Desarrollo = 2030000 + 1600000 + 240000 = 3870000 Bs.

Tabla 6: Costo de Desarrollo.

89

2.

COSTO DE OPERACIN (MENSUAL).

2.1 Costo de Mantenimiento: Contratacin de un Analista.....400000 Bs. TOTAL.....600000 Bs.

2.2

Costo de Suministro:

Papelera..50000 Bs. Consumibles de impresora....150000 Bs. CDS para respaldo.........................10000 Bs. Depreciacin...........................................................................................97222.22 Bs. TOTAL.307222.22 Bs.

Costo de Operacin = Costo de Mantenimiento + Costo de Suministro

Costo de Operacin = 400000 + 307222.22 = 707222.22 Bs.

Tabla 8: Costo de Operacin.

3.

RELACIN OPERATIVA DEL SISTEMA. % Usuario Bs./Hr.

100

Auxiliar

5000

Tabla 9: Operatividad del Sistema.

90

4. RELACIN DE HORAS HOMBRE ACTIVIDADES QUE REALIZAN. Actividad Transcribir datos en tarjeta ndice Consulta de tarjeta ndice Elaborar o generar informe Total Sistema Actual 80 80 90 250

DEL

SISTEMA

SEGN

Sistema Propuesto 1 1 2 4

Tabla 10: Horas-Hombre del Sistema. 5. RELACIN DE HORAS HOMBRE INVERTIDAS Usuario Auxiliares Total Calculo Estimado 250* 100%* 5000 Monto en Bs. 1250000 1250000

Tabla 11: Horas-Hombre invertidas (Sistema Actual). 6. RELACIN DE HORAS HOMBRE INVERTIDAS Usuario Auxiliares Total Calculo Estimado 4* 100%* 5000 Monto en Bs. 20000 20000

Tabla 12: Horas-Hombre invertidas (Sistema Propuesto).

7. BENEFICIO Beneficio= Horas-Hombre(Sistema Actual) Horas-Hombre(Sistema Propuesto) Beneficio= 1250000- 20000 Beneficio= 1230000 Bs.

Tabla 13: Beneficio.

91

8. RETORNO DE LA INVERSIN Mes 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Costo Mes 3870000 707222.22 707222.22 707222.22 707222.22 707222.22 707222.22 707222.22 707222.22 707222.22 707222.22 707222.22 707222.22 Costo Acumulado 3870000 4577222.22 5284444.44 5991666.66 6698888.88 7406111.1 8113333.32 8820555.54 9527777.76 10234999.98 10942222.2 11649444.42 12356666.64 Beneficio Mes 0 1230000 1230000 1230000 1230000 1230000 1230000 1230000 1230000 1230000 1230000 1230000 1230000 Beneficio Acumulado 0 1230000 2460000 3690000 4920000 6150000 7380000 8610000 9840000 11070000 12300000 13530000 14760000

Tabla 14: Retorno de la Inversin. Como se puede apreciar el proyecto es aplicable econmicamente y se ve el beneficio acumulado mayor que el costo acumulado especficamente en el mes 8.

4.1.4

FACTIBILIDAD PSICOSOCIAL.

Se debe predecir o estimar el impacto social que el nuevo sistema pueda originar dentro de la organizacin, es decir, la aceptacin o rechazo al cambio tecnolgico que se pretende introducir para ello fue necesario realizar ciertas encuestas para as poder llevar a cabo la entrevista de todas aquellas personas que interactan directa o indirectamente con el sistema. Presentacin de la Encuesta. Las encuestas fueron realizadas con el objetivo de determinar el impacto social estimado por el personal de la Seccin de Archivos del Departamento de Registros Mdicos, Mdicos y pacientes por la introduccin eventual de un sistema

92

de informacin automatizado, Hospital Dr. Jess Angulo Rivas, Anaco Edo. Anzotegui.

Muestra: 4 Auxiliares del Departamento de Registros Mdicos. 2 Mdicos residentes. 3 Pacientes. Preguntas que indican ms claramente la factibilidad psicosocial para los Auxiliares: 1. Tiene usted conocimientos bsicos de computacin? 2. Estara dispuesto a realizar o participar en cursos de especializacin en materia de informtica para el procesamiento automatizado de datos?

Anlisis Alternativas SI NO Total

Frecuencia 4 0 4

Porcentaje (%)

Frec. Acum. 4 4

100 0 100

Porc. (%) Acum. 100 100

Tabla 15: Conocimientos bsicos de computacin.

De acuerdo a los datos obtenidos por la muestra, se puede apreciar que el 100% de los entrevistados tienen conocimientos bsicos de computacin y adems quieren participar en la capacitacin para conocer el procesamiento automatizado de datos.

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SI NO

Grfico N 1. Preguntas que indican ms claramente la factibilidad psicosocial para los Mdicos, Pacientes: 1. Considera que la eventual iniciativa de introducir herramientas automatizadas para llevar a cabo los procedimientos de control de historias mdicas es?

Anlisis Alternativas BUENO MALO Total

Frecuencia 5 0 5

Porcentaje (%)

Frec. Acum. 5 5

100 0 100

Porc. (%) Acum. 100 100

SI NO

Grfico N 2.

94

Todos los mdicos y pacientes afirmaron que es buena la idea de llevar a cabo el desarrollo del sistema de informacin automatizado para el Control de Historias Mdicas de los pacientes de dicha institucin hospitalaria. Por eso es que se concluye que de implantarse el sistema de informacin automatizado este ser aceptado por contar con un visto bueno de los usuarios.

4.1.5 CALENDARIO DE EVENTOS (AO 2008).

Actividades

Mes 1 (Enero)

Mes 2 (Febrero)

Mes 3 (Marzo)

Semanas 1 2 2 3 4 1

Semanas 2 3 4 1

Semanas 2 3 4

Investigacin Preliminar Anlisis del Contexto

Determinacin y Anlisis de los Requerimientos del Sistema Diseo del Sistema

3 Desarrollo del Sistema Tabla 16: Diagrama de Gantt

95

4.2

SISTEMA DE INFORMACIN ACTUAL.

4.2.1 SISTEMA AMPLIADO: SECCIN DE ARCHIVOS.

La Seccin de Archivos constituye el sistema ampliado dentro del cual se encuentra el sistema actual de informacin. Tiene por objetivo mantener la integridad de la historia clnica, as como su custodia y conservacin para fines administrativos, docentes y de investigacin.

La Seccin de Archivos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas est dividida en dos reas:

rea de archivos: Se refiere a las actividades de recibir y archivar, as como desarchivar y entregar (hecha una solicitud) las historias mdicas.

rea de taquilla: Consiste en atender las solicitudes de acceso a la historia clnica y entrega de certificados de nacimiento.

Para ello, la seccin cuenta con un conjunto de Auxiliares de Historias Mdicas acreditadas para tales tareas al poseer una formacin acadmica de Bachilleres con cursos de especializacin en la materia y/o Tcnico Superior Universitario en Estadsticas de Salud. De esta manera, durante la realizacin de estas actividades se deben cumplir las funciones principales del sistema ampliado:

Ubicar las historias clnicas: Localizar las historias mdicas a travs de los datos recogidos en el formato de tarjeta ndice.

Mantener al da el archivo: consiste en actualizar el archivo durante cada solicitud y entrega de historias mdicas as como su recibo y

96

almacenamiento en los anaqueles llevando el registro de los formatos es espera y recibidos.

Generar informes de Hospitalizacin y Admisin: Mensualmente se deben generar informes sobre los diez motivos principales de hospitalizacin, as como pacientes admitidos por asma y diarrea.

Habilitar el acceso a las historias clnicas durante las 24 horas del da.

Las salidas de las historias mdicas deben ser sustentadas, para cada entidad solicitante, por los siguientes motivos:

a. Central de citas: El paciente va a consulta general o especializada. Se utiliza un listado de pacientes por Mdico o tipo de consulta, la historia se entrega a la entidad encarpetada.

b. Quirfano, Hospitalizacin o Admisin (Emergencia): Es cuando el paciente va a ser ingresado (hospitalizado) por alguno de estos medios. Para este caso particular, la historia se retira de la carpeta y se entrega al solicitante, quedando en la seccin de Archivos una gua que especifica que el paciente est hospitalizado.

c. Prstamo a otros departamentos o servicios: Se hace directamente por el interesado (Coordinacin del Departamento de Registros, Epidemiologa, Mdicos, entre otros)

Las entidades autorizadas para solicitar las historias clnicas son: Central de Citas, Hospitalizacin, Admisin y Mdicos. Una de las polticas de mayor importancia es la prohibicin de entrega de los formatos al paciente. La cesin y recibimiento de las historias solo deben hacerse por parte de las auxiliares del departamento.

97

4.2.2

SISTEMA DE INFORMACIN MANUAL DE NDICES MDICOS.

4.2.2.1 Objetivo del sistema de informacin.

Controlar las historias mdicas con el fin de mantener actualizado el sistema de almacenamiento ndice de pacientes.

4.2.2.2 Entradas, procesos y salidas de cada funcin.

Ubicar Historias Mdicas.

Entradas: Primer nombre y primer apellido del paciente. Proceso: Localizar historia mdica. Salida: Historia mdica

Primer nombre y primer apellido del paciente

Localizar historia mdica

Historia mdica

Figura 8: Diagrama de bloques para localizacin de historias mdicas

Mantener al da el Archivo:

Entradas: Nombre y Apellidos del Paciente, N de Historia Mdica.

Procesos: Registro de la fecha de prstamo de una historia, quien entrega (Nombre Auxiliar), quien recibe (consignatario), quien la devuelve (consignador) y fecha de entrega de la historia.

98

Salidas: Registro de Prstamo de Historias Mdicas.

Nombres y Apellidos del paciente, N de Historia Mdica.

Elaborar registro de prstamo de historia mdica

Registro de Prstamo de Historias Mdicas

Figura 9: Diagrama de bloques para la elaboracin de Registro de Prstamo

Generar Informe de Hospitalizacin y Consulta Externa.

Entradas: Nombre, Apellido, Diagnstico, Fecha, Tipo de Servicio (Hospitalizacin y Consulta).

Procesos: Elaborar lista de pacientes ingresados en hospitalizacin para la fecha dada, Elaborar lista de pacientes examinados en Consulta Externa para la fecha especificada.

Salidas: Informe de Hospitalizacin, Informe de Consultas.

Nombres, Apellidos, Diagnstico del paciente, Fecha, Servicio: Hospitalizacin

Elaborar lista de hospitalizacin

Informe de Hospitalizacin

Figura 10: Diagrama de bloques para la elaboracin de Informe de Hospitalizacin.

99

Nombres, Apellidos, Diagnstico del paciente, Fecha, Servicio: Consulta Externa

Elaborar listado de consultas

Informe de Consulta Externa

Figura 11: Diagrama de bloques para la elaboracin de Informe de Consulta Externa

Generar informe de Admisiones.

Entradas: Nombre, Apellido, Diagnstico (Asma y Diarrea), Fecha, Servicio: Hospitalizacin.

Procesos: Elaborar lista de pacientes admitidos por asma y diarrea.

Salidas: Informe de Admisiones.

Nombres, Apellidos, Diagnstico (asma y diarrea) del paciente, Fecha, Servicio: Hospitalizacin

Elaborar listado de pacientes admitidos por asma y diarrea

Informe de Admisiones

Figura 12: Diagrama de bloques para la elaboracin de Informe de Admisiones

100

4.2.2.3 Flujo de Informacin y Registros.

El flujo de la informacin es constante y dinmico puesto que es habitual el uso de la tarjeta ndice para ubicar las historias clnicas, esto se debe a que son muchos los casos en la que los pacientes son nios que an no poseen una cdula de identidad o cuando al paciente que si tiene este prerrequisito no lo trae consigo.

De igual manera, durante la salida (prstamos) de historias mdicas y su devolucin a la seccin se debe ir realizando documentando el estado para cada (en espera o recibida) as como el consignatario, fecha, entre otros datos en lo que las auxiliares denominan hoja de registro de datos o registro diario de prstamos.

4.2.2.4 Documentacin y procesos manuales.

Cada una de las actividades y funciones expuestas se llevan a cabo de manera manual, es decir, el llenado de las hojas de registro de datos, toma de datos para la ubicacin y entrega de historias clnicas as como la generacin de los informes de hospitalizacin y admisin son realizados por las auxiliares de manera manual mediante el uso de formatos de papel para cada caso y lpices de tintas. No se cuenta con una documentacin formal sobre los procedimientos que se llevan a cabo.

4.2.2.5 Tecnologa actual del sistema.

Los recursos con los que actualmente la seccin de archivos son inconvenientemente primitivos en comparacin con los que hoy se ofertan en el creciente e innovador mercado tecnolgico:

Planillas de papel Tarjetas o fichas de cartulina. Cuadernos.

101

Lpices, marcadores y lpices de tintas. Correctores. Un estante de nueve gavetas para el almacenamiento. Carpetas de cartulina.

4.2.3

MODELO DE DATOS LGICO DEL SISTEMA ACTUAL DE INFORMACIN.

4.2.3 Modelo de Datos.

Para la representacin lgica del sistema actual para el control de historias mdicas se utiliz el modelos de datos lgico de James Senn que proporciona un conjunto de conceptos que sirven para describir la estructura de este sistema en relacin a los datos, las relaciones entre stos y las restricciones que deben cumplirse. En otras palabras el modelo lgico describe la manera en que la mayora de los usuarios percibe los datos, a continuacin se presenta en su modalidad expandida y de contexto. Ver Figuras 13 y 14.

102

0 Solicitud de historia mdica Control de historias mdicas en el Departamento de Registros Mdicos. Hospital Dr. Jess Angulo Rivas
(Manual)
Auxiliar Seccin de Archivos

Historia mdica

Usuario Datos de nuevos pacientes

Usuario Tarjeta ndice

Figura 13: Diagrama de Contexto de Flujo de Datos del Modelo Lgico (sistema de informacin actual).

103

Notificacin de inexistencia
Solicitud de historia mdica

1
Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente
Auxiliar Seccin de Archivos

2
Datos activos consultados

Usuario

Buscar historia mdica

Auxiliar Seccin de Archivos

Historia mdica

Usuario

Datos de nuevos pacientes

Registro del paciente

Entrega de historia mdica

Historia mdica

5 A1 Registro activo del paciente

A3 Datos inactivos consultados Datos activos no consultados

Registro de historias mdicas

Historia Mdica

Actualizar Registros de Prstamos

Auxiliar Seccin de Archivos

Registro del paciente

3
Verificar datos inactivos y localizar cdigo de historia del paciente
Auxiliar Seccin de Archivos

4 Actualizar cdigo de historia mdica

Auxiliar Seccin de Archivos

Registro de datos de prstamos Registro de prstamos

Copia Registro del paciente

Registro del paciente sin actualizar

6 Elaborar tarjeta ndice del paciente

Auxiliar Seccin de Archivos

A4

Registro del paciente sin actualizar

Notificacin de inexistencia Usuario

Registro actualizado del paciente

A2

Registro inactivo del paciente

A1

Registro activo del paciente

Figura 14: Diagrama Expandido de Flujo de Datos del Modelo Lgico (sistema de informacin actual).

104

4.2.3.2 Descripcin del proceso actual.

Las tarjetas ndices recogen una serie de datos de los pacientes que se producen en el momento en que acuden al hospital para solicitar un servicio mdico especfico. El sistema de informacin controla los procesos de ubicacin y prstamos de historias mdicas con el fin de mantener al da el sistema de Archivo Activo de las Seccin de Archivos y generar Informes de Hospitalizacin y Admisin.

Los usuarios: Consulta Externa, Coordinacin del Departamento de Registros, Seccin de Admisin y Hospitalizacin, Mdicos (entre otros) constituyen los entes o personas autorizadas para solicitar prstamos de historias mdicas. La Auxiliar de la Seccin de Archivos luego de recibir la solicitud de prstamo que generalmente viene acompaada del primer nombre y apellido del paciente comprueba la existencia y exactitud de stos campos y del nmero de historia mdica; de no existir se informa al usuario y en caso contrario se procede a buscar la historia mdica (teniendo en mano el cdigo de la historia) en el Archivo Activo de encontrase en el registro de historias la Auxiliar la entrega al usuario autorizado.

Sin embargo, el sistema de archivo por encontrarse actualmente dividido en activo e inactivo por el reciente cambio de la tcnica de asignacin del cdigo de historias cuando no se encuentra la historia en el Archivo Activo de los pacientes se comprueba su existencia en el Archivo Inactivo y de existir se entrega la historia y se procede a actualizar el cdigo de la misma.

Previo a la entrega de historias clnicas se actualiza el registro de prstamos donde se debe especificar el paciente, nmero de historia, la fecha de entrega, el auxiliar que la entreg, a quin se le entreg, la fecha de devolucin y el consignador.

Por ltimo, la creacin de tarjetas ndices a nuevos pacientes admitidos requiere recoger informacin de los mismos propios del registro del paciente: nombre,

106

apellido, nmero de historia (si la tiene), servicio, mdico, resultado, fecha de ingreso, fecha de egreso, entre otros.

4.2.3.3 Diccionario de Datos.

Modelo de datos Lgico Expandido:

Almacn:

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Archivo: A1

Nombre del Archivo: Registro activo del paciente Descripcin: Estante para almacenar las tarjetas ndices activas de los pacientes.

FLUJOS QUE ENTRAN Registro actualizado del paciente Copia tarjeta ndice

FLUJOS QUE SALEN Registro del paciente

Estructura de Datos que Contiene: Iniciales Nombre y Apellido, Apellidos y Nombres, Direccin, Fecha y Lugar de Nacimiento, Servicio, Doctor, Edad, Sexo, Fecha de Ingreso, Fecha de Egreso, Resultado, Cambio de Direccin, N Historia.

Organizacin Fsica: 7 gavetas identificadas con dos letras que, varan desde a la A la Z, para el primer nombre y primer apellido del paciente .

Tabla 17: Registro activo del paciente

107

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin Nombre del Archivo:

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Archivo: A2

Registro inactivo del paciente

Descripcin: 2 gavetas para almacenar las tarjetas ndices inactivas de los pacientes (no se les ha actualizado el cdigo de historia) .

FLUJOS QUE ENTRAN

FLUJOS QUE SALEN Registro del paciente sin actualizar

Estructura de Datos que Contiene: Iniciales Nombre y Apellido, Apellidos y Nombres, Direccin, Fecha y Lugar de Nacimiento, Servicio, Doctor, Edad, Sexo, Fecha de Ingreso, Fecha de Egreso, Resultado, Cambio de Direccin, N Historia. Organizacin Fsica: 3 gavetas se identificadas con dos letras que, van desde a la A la Z, para el primer nombre y primer apellido del paciente .

Tabla 18: Registro inactivo del paciente

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Archivo: A3

Nombre del Archivo: Registro de historia mdicas Descripcin: Anaqueles para almacenar las historias mdicas de los pacientes. FLUJOS QUE ENTRAN Historia mdica Estructura de Datos que Contiene: FLUJOS QUE SALEN Historia mdica

. .

Organizacin Fsica: Anaqueles identificados con los ltimos dgitos de la cdula del responsable o jefe de la familia

Tabla 19: Registro de Historias Mdicas

108

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Archivo: A4

Nombre del Archivo: Registro de prstamos Descripcin: Cuaderno para almacenar los datos generados durante el prstamos de historias mdicas .

FLUJOS QUE ENTRAN FLUJOS QUE SALEN Registro de datos de prestamos Registro de datos de prestamos Estructura de Datos que Contiene: Nombre del paciente, N de historia, Auxiliar que entrega, Consignatario, Fecha de prstamo Fecha de entrega, Consignador

Organizacin Fsica: Tablas con una fila para cada uno de los datos y columnas para el llenado de los mismos .

Tabla 20: Registro de prstamos

Procesos:

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 1

Nombre del proceso: Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente . Descripcin: Verificar la exactitud de los datos y localizacin del cdigo de historia (Manual) .

Entrada Solicitud de historia mdica Registro del paciente

LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales Verificar datos activos

Salidas Notificacin de inexistencia de historia Datos activos

Localizar cdigo de historia

109

consultados REF. PG. . .

Tabla 21: Verificacin y localizacin de datos

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 2

Nombre del proceso: Buscar historia mdica Descripcin: Localizar la historia mdica de manera manual .

Entrada - Datos activos consultados - Historia mdica - Datos inactivos consultados - Historia mdica REF. PG.

LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales Localizar historia mdica en anaqueles

Salidas Historia mdica

Localizar historia mdica en anaqueles

Historia mdica

. .

Tabla 22: Bsqueda de historia mdica

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 3

110

Nombre del proceso: Verificar datos inactivos y localizar cdigo de

historia del paciente

Descripcin: Verificar la exactitud de los datos inactivos del paciente y localizar el cdigo viejo de historia de manera manual.

Entrada

LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales

Salidas Respuesta de inexistencia de historia Datos inactivos consultados. Registro del paciente sin actualizar

Datos activos no Verificar la exactitud de los consultados datos Registro del paciente sin Localizar registro sin actualizar actualizar del paciente

Ref. Pg.

. .

Tabla 23: Verificacin y localizacin de datos inactivos

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 4

Nombre del proceso: Actualizar cdigo de historia mdica Descripcin: Sustituir el cdigo viejo de historia mdica por la nueva numeracin de manera manual

Entrada Registro del paciente sin actualizar Ref. Pg.

LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales Actualizar numeracin de historia mdica . .

Salidas Registro actualizado del paciente

Tabla 24: Actualizacin de historias

111

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin Nombre del proceso:

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 5

Actualizar registro de prstamos

. . .

Descripcin: Registrar los datos al momento de realizar los prstamos de historias y cuando stas sean devueltas LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales Actualizar hoja de registro de datos

Entrada - Entrega de historia mdica - Registro de datos de prstamos Ref. Pg.

Salidas Registro de datos de prstamos. Historia Mdica

. .

Tabla 25: Actualizar registros de prstamos

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 6

Nombre del proceso: Elaborar tarjeta ndice del paciente Descripcin: Elaborar las tarjetas ndices de los nuevos paciente

. .

Entrada Datos de nuevos pacientes

LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales Elaborar tarjeta ndice

Salidas Tarjeta ndice. Copia tarjeta ndice.

Ref. Pg.

. .

Tabla 26: Elaboracin de Tarjetas ndices

112

Flujos:
MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin Ref. Pg. Flujo: 1

Diccionario de Datos

Nombre del Flujo: Solicitud de historia mdica Descripcin: Consiste en la solicitud de prstamo de historias mdicas ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre Usuario

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 1

Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

Estructura de Datos que Contiene: Primer Nombre y Primer Apellido del paciente.

Tabla 27: Solicitud de historia mdica

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 2

Nombre del Flujo: Registro del paciente . Descripcin: Consiste en consulta de los datos del paciente almacenados en su registro activo . . ENTE, PROCESO O ENTE, PROCESO O ARCHIVO ARCHIVO ORIGEN DESTINO Ref. Nombre Ref. Nombre A1 Registro activo del paciente 1
Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

Estructura de Datos que Contiene: Iniciales Nombre y Apellido, Apellidos y Nombres, Direccin, Fecha y Lugar de Nacimiento, Servicio, Doctor, Edad, Sexo, Fecha de Ingreso, Fecha de Egreso, Resultado, Cambio de Direccin, N Historia. .

Tabla 28: Registro del paciente

113

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 3

Nombre del Flujo: Notificacin de inexistencia de historia

Descripcin: Los datos del paciente fueron verificados y se localiz el cdigo de historia mdica . ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre 1
Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre Usuario

Estructura de Datos que Contiene:

Tabla 29: Notificacin de inexistencia de historia

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 4

Nombre del Flujo: Datos activos consultados . Descripcin: Los datos del paciente fueron verificados y se localiz el cdigo de historia mdica . ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre 1
Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 2 Buscar historia mdica .

Estructura de Datos que Contiene:

Cdigo de historia mdica

Tabla 30: Datos activos consultados

114

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 5

Nombre del Flujo: Datos activos no consultados

Descripcin: Los datos activos del paciente no fueron verificados ni se localiz el cdigo actual de historia mdica . ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre 1
Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 3

Verificar datos inactivos y localizar cdigo de historia del paciente

Estructura de Datos que Contiene: Nombre, Apellido y Cdula de Identidad del paciente . .

Tabla 31: Datos activos no consultados

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin Nombre del Flujo: Historia Mdica

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 6

. .

Descripcin: Formato manual de la historia mdica ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre A3 2 5
Registro de historia mdicas

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 2 Buscar historia mdica Usuario A3
Registro de historia mdicas

Buscar historia mdica

Actualizar Registro de prstamos

Tabla 32: Historia Mdica

115

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 7

Nombre del Flujo: Registro del paciente sin actualizar

Descripcin: Los datos activos del paciente no fueron verificados ni se localiz el cdigo actual de historia mdica . ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre A2 3 Registro inactivo del paciente
Verificar datos inactivos y localizar cdigo de historia del paciente

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 3 4

Actualizar cdigo de historia mdica Verificar datos inactivos y localizar cdigo de historia del paciente

Estructura de Datos que Contiene: Nombre, Apellido y Cdula de Identidad del paciente, Cdigo de historia sin actualizar .

Tabla 33: Registro del paciente sin actualizar

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 8

Nombre del Flujo: Datos inactivos consultados

Descripcin: Los datos inactivos del paciente fueron verificados y se localiz el cdigo sin actualizar de la historia mdica . ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre 3
Verificar datos inactivos y localizar cdigo de historia del paciente

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 2 Buscar historia mdica

Estructura de Datos que Contiene: Cdigo sin actualizar de historia mdica .

Tabla 34: Datos inactivos consultados

116

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 9

Nombre del Flujo: Registro actualizado del paciente Descripcin: Actualizacin del registro del paciente ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre 4
Atualizar cdigo de historia mdica

. .

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre A1 Registro activo del paciente

Estructura de Datos que Contiene: Iniciales Nombre y Apellido, Apellidos y Nombres, Direccin, Fecha y Lugar de Nacimiento, Servicio, Doctor, Edad, Sexo, Fecha de Ingreso, Fecha de Egreso, Resultado, Cambio de Direccin, N Historia. .

Tabla 35: Registro actualizado del paciente

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 10

Nombre del Flujo: Entrega de historia mdica Descripcin: Devolucin de la historia mdica ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre Usuario ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 5
Actualizar Registro de prstamos

. .

Estructura de Datos que Contiene: Iniciales Nombre y Apellido, Apellidos y Nombres, Direccin, Fecha y Lugar de Nacimiento, Servicio, Doctor, Edad, Sexo, Fecha de Ingreso, Fecha de Egreso, Resultado, Cambio de Direccin, N Historia. .

Tabla 36: Entrega de historia mdica

117

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 11

Nombre del Flujo: Registro de datos de prstamos Descripcin: Actualizacin del registro de prstamos ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre 5 A4
Actualizar registro de prstamos

. .

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre A4 5 Registro de prstamos

Actualizar registro de prstamos

Registro de prstamos

Estructura de Datos que Contiene: Nombre y Apellido del paciente, N Historia, Auxiliar, Fecha de Prstamo, Consignador, Fecha de Entrega, Consignatario .

Tabla 37: Registro de datos de prstamos

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 12

Nombre del Flujo: Datos de nuevos pacientes Descripcin: Actualizacin del registro de prstamos ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre Usuario

. .

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 6 Elaborar tarjeta ndice

Estructura de Datos que Contiene: Iniciales Nombre y Apellido, Apellidos y Nombres, Direccin, Fecha y Lugar de Nacimiento, Servicio, Doctor, Edad, Sexo, Fecha de Ingreso, Fecha de Egreso, Resultado, Cambio de Direccin, N Historia. .

Tabla 38: Datos de nuevos pacientes

118

4.3
4.3.1

SISTEMA DE INFORMACIN PROPUESTO (SIAIM).

REQUERIMEINTOS DE INFORMACIN DE SIAIM.

4.3.1.1 Requerimientos entradas.

Los requerimientos de entradas son el enlace que conecta al sistema de con sus usuarios. Particularmente, el Sistema de Informacin de ndices Mdicos (SIIM) en relacin a la captura de datos debe permitir:

Ingresar los datos del paciente: nombres, apellidos, fecha y lugar de nacimiento, cdula de identidad si la tiene, direccin, telfonos, e-mails, n de historia. Ingresar datos la consulta mdica: servicio, diagnstico, fecha de ingreso, fecha de egreso. Ingresar datos del mdico: nombres, apellidos, condicin, especialidad. Ingresar datos sobre los prstamos: fecha de prstamo, consignatario, auxiliar que entrega, auxiliar que recibe, fecha de entrega. El sistema debe permitir modificar los datos de los pacientes y actualizar los datos de su ltima consulta mdica. El sistema debe permitir actualizar los datos generados por las actividades de prstamos y datos de la consulta mdica.

4.3.1.2 Requerimientos de salidas.

El trmino salida se aplica a cualquier informacin producida por un sistema, ya sea impresa, desplegada o verbal. SIIM utiliza 2 mtodos principales para la salida los cuales se clasifican en:

119

Impresin (documentos, reportes): Este tipo de salida es la que se encarga de producir grandes volmenes de informes impresos por alguna necesidad. Las opciones de salida impresa ms comunes en las empresas son en papel y formas especiales.

El sistema debe permitir la generacin de reportes sobre los casos de hospitalizacin para el servicio, fecha y momento que se soliciten. El sistema debe permitir la generacin de reportes sobre las admisiones por el motivo y servicio que se especifique para la fecha y momento que se soliciten. El sistema debe permitir imprimir el formato de tarjeta ndice. El sistema debe permitir imprimir el formato de registro de prstamos. El sistema debe permitir imprimir consultas sobre datos disponibles previamente establecidos.

Pantalla (mensajes):

El sistema debe permitir mostrar en pantalla las consultas individuales de los pacientes. El sistema debe permitir mostrar en pantalla las consultas individuales sobre los prstamos de historias mdicas. El sistema debe permitir mostrar los datos inmediatamente despus de su actualizacin. El sistema debe permitir mostrar los datos de los pacientes, mdicos, consultas mdicas, datos sobre los prstamos, etc. recientemente ingresados inmediatamente despus de su captura.

El objetivo principal durante el diseo de salida de la computadora es la informacin que ser presentada a las personas. La salida impresa puede utilizar papel en blanco o formas especiales, la salida visual puede utilizar una o mltiples pantallas para desplegar informacin.

120

4.3.1.3 Requerimientos de almacenamiento.

Se debe contar con una base de datos con la capacidad de almacenar los registros (en formato de tablas) de pacientes, ndices mdicos, prstamos, auxiliares, usuarios, servicios, etc. El sistema debe permitir almacenar las actualizaciones o modificaciones de las tablas en la base de datos. El sistema debe permitir almacenar la informacin de nuevos pacientes o prstamos de historias a nuevos usuarios. El sistema debe permitir almacenar los formatos de Tarjetas ndices, Registro de Prstamos, Informes de Hospitalizacin, Consulta Externa y Admisin.

4.3.2

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DE SIAIM.

El Sistema de Informacin Automatizado de ndices Mdicos (SIAIM) contempla la modificacin de las actividades que impliquen la utilizacin directa de los archivos activos e inactivos mediante la sustitucin de este medio de almacenamiento por el Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD).

La generacin de reportes, despliegue de informacin de pantallas, e impresin de documentos se realizarn de manera automtica quedando totalmente eliminado el la labor manual de tabulacin de datos. Adems, para el registro de datos durante las actividades de prstamo de historias mdicas, construccin de una tarjeta ndice para un nuevo paciente, entre otros la captura de los datos se har de manera automtica actualizando en el momento las copias de respaldo. Se ordenarn los flujos de informacin que garanticen la redundancia mnima posible con el fin de mejorar las prestaciones del servicio tanto para los pacientes como para los auxiliares.

121

Existen cinco objetivos para SIAIM: controlar la cantidad de entrada requerida, evitar los retrasos, controlar los errores, evitar pasos adicionales y mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos son:

Control de la Calidad de Entrada:

Consiste en garantizar que las capturas de datos sean admitidas por el sistema previendo para los mismos un tamao o longitud que pueda ser soportado por el sistema y que sea propia de las caractersticas de los datos que se generan en el actual sistema de informacin.

Evitar los Retrasos:

Tambin conocido con el nombre de cuello de botella en el flujo de datos, el objetivo consiste en que la obtencin de respuesta durante la realizacin de captura de datos y consultas la informacin se muestre en pantalla de manera inmediata. As, como la impresin de documentos abarquen un tiempo de respuesta ptima.

Evitar errores en los datos:

La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre ms pequea sean stas sern menores las oportunidades para cometer errores. Para ello, las auxiliares deben ser sometidas a programas de adiestramiento para que puedan ser capaces de adaptarse a las nuevas maneras de proceder en sus actividades.

Evitar los Pasos Adicionales:

Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparacin es algo que no se puede controlar por ello el analista experimentado, evitara diseos

122

para la entrada que traigan una mayor cantidad de pasos a seguir. Ya sea aadir o quitar pasos cuando se alimenta un proceso muchas veces al transcurso de un da.

Mantener la sencillez del Proceso:

El sistema mejor diseado se ajusta a las personas que lo utilizarn y al mismo tiempo proporcionarn mtodos para el control de los errores, la simplicidad funciona y es aceptada por cualquier usuario. Cuesta trabajo que las auxiliares de la seccin de archivos y en general cualquier usuario, acepten sistemas complejos o confusos que no cuenten con ninguna garanta para el xito al instalarlo y lograr que las personas lo dominen.

4.3.3 MODELO LGICO DEL SISTEMA DE INFORMACIN PROPUESTO (SIAIM).

Al tratarse de un sistema de informacin automatizado el sistema contar con una base de datos (BD) (almacn general consultado y actualizado en el modelo) con la capacidad de almacenar las tablas dispuestas para agrupar el conjunto de datos de una entidad u objeto especfico del cual se desea guardar o generar informacin entre otros. Dichas tablas representan los registros particulares de cada uno de las entidades en la base de datos. Tambin, es importante acotar que el propsito es la automatizacin del proceso de control de la historia clnica sin incluir la automatizacin de de este formato por lo que este factor mantendr su modalidad manual.

123

Notificacin de inexistencia Usuario

Solicitud de historia mdica

1
Verificar datos y localizar cdigo de historia del paciente
Auxiliar Seccin de Archivos

2
Datos del paciente consultados

Buscar historia mdica

Auxiliar Seccin de Archivos

Historia mdica

Usuario

Datos de nuevos pacientes

Registro del paciente

Historia mdica
BD BD

Tabla ndice de paciente en la BD

Registro del paciente

Informe

Tabla ndice de paciente en la BD

A1

Registro de historias mdicas

4 Generar Informes

Registro del paciente

Copia registro del paciente 5 Elaborar tarjeta ndice del paciente
Auxiliar Seccin de Archivos

Historia Mdica

Auxiliar Seccin de Archivos

3 Actualizar Registros de Prstamos

Auxiliar Seccin de Archivos

Copia de Informe
A2

Registro de prstamos Tabla prstamos en la BD

Archivo de informes en la BD

BD

Entrega de historia mdica

Figura 15: Diagrama Expandido de Flujo de Datos del Modelo Lgico (sistema de informacin propuesto).

124

0 Solicitud de historia mdica

Usuario

Control de historias mdicas en el Departamento de Registros Mdicos. Hospital Dr. Jess Angulo Rivas
(Automtico)

Historia mdica

Informe

Usuario

Datos de nuevos pacientes

Auxiliar Seccin de Archivos

Tarjeta ndice

Figura 16: Diagrama de Contexto de Flujo de Datos del Modelo Lgico (sistema de informacin propuesto).

125

4.3.3.1 Descripcin del proceso propuesto.

Se propone la implantacin de un sistema automtico con una base de datos (BD) con la capacidad de contener la informacin generada de los prstamos de historias mdicas, tarjetas ndices de regulares y nuevos pacientes, soportar actualizaciones y modificaciones de las tablas as como generar reportes en el momento en que se necesiten. De esta manera, queda sin utilidad el sistema de Archivo inactivo de tarjetas ndices al actualizar la data en actual existencia.

Entonces, al solicitar prstamos de historias de pacientes regulares el usuario debe suministrar el cdigo de la tarjeta bien o la cdula de identidad del responsable, junto con nombres y apellidos del paciente. Se verifican los datos y de existir stos se localiza el cdigo de historia para proceder luego a buscar la misma en los registros de historias, en caso de no encontrar los datos se notifica al paciente al usuario la inexistencia de la misma.

De igual manera, al proceso actual antes de entregar la historia y durante su devolucin se actualizan el registro de prstamos pero mediante procesos automticos. Se habilita el ingreso de informacin de los nuevos paciente (elaboracin de las nuevas tarjetas ndices) que se entrega al paciente y su copia se almacena en el sistema (registro de ndice del paciente).

Los reportes, Informes de Hospitalizacin y Admisin, podrn generarse de manera automtica en el momento en que se necesiten almacenando una copia en el sistema para luego ser entregados a la Coordinacin del Departamento de Registros Mdicos.

126

4.3.3.2 Diccionarios de Datos del Modelo de Datos Lgico Expandido.

Almacn:

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Archivo: BD

Nombre del Archivo: Tabla ndice de paciente en la BD

Descripcin: Archivo de la base de datos para almacenar las tarjetas ndices de los pacientes.

FLUJOS QUE ENTRAN Registro del paciente

FLUJOS QUE SALEN Registro del paciente

Estructura de Datos que Contiene: Cdigo tarjeta ndice, Fecha ingreso, Fecha egreso, Cdigo paciente, Cdigo servicio, Resultado, Cdigo empleado.

Organizacin Fsica: Tabla dividida en columnas para cada campo y filas para el llenado de los mismos .

Tabla 39: Tabla ndice de paciente en la BD

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Archivo: BD

Nombre del Archivo: Tabla prstamo en la BD

Descripcin: Archivo de la base de datos para almacenar los registros de prstamos de historias a otros departamentos o secciones de los pacientes . . FLUJOS QUE ENTRAN Registro de prstamos FLUJOS QUE SALEN Registro de prstamos

Estructura de Datos que Contiene: Cdigo prstamo, Cdigo

127

empleado, Cdigo tarjeta ndice, Fecha prstamo, Fecha Entrega.

Organizacin Fsica: Tabla dividida en columnas para cada campo y filas para el llenado de los mismos .

Tabla 40: Tabla prstamo en la BD

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Archivo: A2

Nombre del Archivo: Registro de historia mdicas Descripcin: Anaqueles para almacenar las historias mdicas de los pacientes. FLUJOS QUE ENTRAN Historia mdica Estructura de Datos que Contiene: FLUJOS QUE SALEN Historia mdica . .

Organizacin Fsica: Anaqueles identificados con los ltimos dgitos de la cdula del responsable o jefe de la familia

Tabla 41: Registro de historia mdicas

en la BD

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Archivo: BD

Nombre del Archivo: Archivo de informes en la BD Descripcin: Copia de informes generados FLUJOS QUE ENTRAN FLUJOS QUE SALEN Copia de Informe

. .

Tabla 42: Archivo de informes en la BD

128

Procesos:

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 1

Nombre del proceso: Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente . Descripcin: Verificar la exactitud de los datos y localizacin del cdigo de historia (Automtico) .

Entrada Solicitud de historia mdica Registro del paciente

LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales Verificar datos activos

Salidas Notificacin de inexistencia de historia Datos del paciente consultados

Localizar cdigo de historia

REF. PG.

. .

Tabla 43: Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 2

Nombre del proceso: Buscar historia mdica Descripcin: Localizar la historia mdica de manera manual .

Entrada - Datos del paciente consultados - Historia mdica

LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales Localizar historia mdica en anaqueles

Salidas Historia mdica

129

REF. PG.

. .

Tabla 44: Buscar historia mdica

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 3

Nombre del proceso: Actualizar registro de prstamos

Descripcin: Registrar los datos al momento de realizar los prstamos de historias y cuando stas sean devueltas . LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales Actualizar numeracin de historia mdica

Entrada - Entrega de historia mdica - Tabla prstamo Ref. Pg.

Salidas - Historia mdica - Tabla prstamo

. .

Tabla 45: Actualizar registro de prstamos

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 4

Nombre del proceso: Generar Informes

Descripcin: Elaboracin de informes de hospitalizacin y admisin. .

LGICA DEL PROCESO

130

Entrada Registro del paciente

Funciones / Actividades generales Elaborar infromes

Salidas - Registro del paciente - Informe - Copia de informe

REF. PG.

. .

Tabla 46: Generar Informes

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Proceso: 5

Nombre del proceso: Elaborar tarjeta ndice del paciente Descripcin: Elaborar las tarjetas ndices de los nuevos paciente

. .

Entrada - Datos de nuevos pacientes - Registro del paciente Ref. Pg.

LGICA DEL PROCESO Funciones / Actividades generales Elaborar tarjeta ndice -

Salidas Tarjeta ndice Registro del paciente

. .

Tabla 47: Elaborar tarjeta ndice del paciente Flujos:

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 1

131

Nombre del Flujo: Solicitud de historia mdica Descripcin: Consiste en la solicitud de prstamo de historias mdicas ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre Usuario

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 1

Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

Estructura de Datos que Contiene: apellido del paciente

Primer nombre y primer .

Tabla 48: Solicitud de historia mdica

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 2

. Nombre del Flujo: Registro del paciente Descripcin: Consiste en consultar de los datos del paciente almacenados en la base de datos . . ENTE, PROCESO O ENTE, PROCESO O ARCHIVO ARCHIVO ORIGEN DESTINO Ref. Nombre Ref. Nombre BD Tabla ndice de paciente 1 4 Generar informe Tabla ndice de paciente en la BD
Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

BD Tabla ndice de paciente en la BD 4 Generar informe

Estructura de Datos que Contiene: Cdigo tarjeta ndice, Fecha ingreso, Fecha egreso, Cdigo paciente, Cdigo servicio, Resultado, Cdigo empleado

Tabla 49: Registro del paciente

132

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 3

Nombre del Flujo: Notificacin de inexistencia de historia

Descripcin: Los datos del paciente fueron verificados y se localiz el cdigo de historia mdica . ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre 1
Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre Usuario

Estructura de Datos que Contiene:

Tabla 50: Notificacin de inexistencia de historia

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 4

Nombre del Flujo: Datos del paciente consultados

Descripcin: Los datos del paciente fueron verificados y se localiz el cdigo de historia mdica . ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre 1
Verificar datos activos y localizar cdigo de historia del paciente

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 2 Buscar historia mdica

Estructura de Datos que Contiene:

Cdigo de historia mdica

Tabla 51: Datos del paciente consultados

133

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin Nombre del Flujo: Historia Mdica

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 5

. .

Descripcin: Formato manual de la historia mdica ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre A1 2 3
Registro de historia mdicas

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 2 Buscar historia mdica Usuario A1
Registro de historia mdicas

Buscar historia mdica

Actualizar Registro de prstamos

Estructura de Datos que Contiene:

Tabla 52: Historia Mdica

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 6

Nombre del Flujo: Registro de prstamos

Descripcin: Datos generados durante la devolucin de la historia mdica . ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre BD Tabla prstamos en la BD 3
Actualizar Registro de prstamos

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 3 BD

Actualizar Registro de prstamos

Tabla prstamos en la BD

Estructura de Datos que Contiene: Iniciales Nombre y Apellido, Apellidos y Nombres, Direccin, Fecha y Lugar de Nacimiento, Servicio, Doctor, Edad, Sexo, Fecha de Ingreso, Fecha de Egreso, Resultado, Cambio de Direccin, N Historia. .

Tabla 53: Registro de prstamos

134

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin Nombre del Flujo: Informe

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 1

Descripcin: Se refiere a la entrega de informes y copia de informes. ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre 4 4 Generar Informes Generar Informes ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre BD Archivo de informe en la BD Usuario Primer nombre y primer .

Estructura de Datos que Contiene: apellido del paciente

Tabla 54: Informe

MEDSI Metodologa Estructurada para el Desarrollo de Sistemas de Informacin

Diccionario de Datos

Ref. Pg. Flujo: 7

Nombre del Flujo: Datos de nuevos pacientes Descripcin: Actualizacin del registro de prstamos ENTE, PROCESO O ARCHIVO ORIGEN Ref. Nombre Usuario

. .

ENTE, PROCESO O ARCHIVO DESTINO Ref. Nombre 6 Elaborar tarjeta ndice

Estructura de Datos que Contiene: Cdigo tarjeta ndice, Fecha ingreso, Fecha egreso, Cdigo paciente, Cdigo servicio, Resultado, Cdigo empleado .

Tabla 55: Datos de nuevos pacientes

135

4.3.5 RESTRICCIONES.

Econmicas: De qu cantidad de dinero se dispone para desarrollar el sistema y para mantenerlo operando?

La asignacin de recursos al Departamento de Registros Mdicos depende directamente de las funciones desempeadas por la Administracin o Direccin del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas. A su vez, sta depende del ente SALUDANZ y Ministerio del Poder Popular para la Salud.

El departamento en s no dispone de la cantidad de dinero para desarrollar el sistema propuesto y para mantenerlo operando (ver Anlisis Costo-Beneficio) Ante un costo accesible y reconocimiento de la Factibilidad Econmica, la implementacin es una decisin no est en sus manos sino de Gerencias de mayor poder que estn en deuda ante la responsabilidad y el compromiso para el mejoramiento del actual proceso utilizado para el control de las historias mdicas.

Tcnicas: Qu equipo debe o puede utilizarse?

Durante la determinacin de la Factibilidad Tcnica se establece el equipo computacional bsico para implementar el sistema de informacin propuesto as como los recursos necesarios para mantenerlo operando y llevar a cabo las actividades diarias de trabajo.

Estos equipos pueden adquirirse (a costos accesibles, descuentos por paquetes o convenios por motivo de acuerdos con los proveedores) en diversas empresas de reconocido renombre a lo ancho del pas y utilizarse con una vida til estimada para cada equipo que debe reforzarse con actividades de mantenimiento preventivo y correctivo segn sea el caso.

136

De personal: De qu personal se dispone para operar y mantener el sistema? cul es la vida til estimada del sistema?

La Seccin de Archivos cuenta actualmente con 4 Auxiliares para llevar a cabo las actividades laborales. Sin embargo, de implantarse el sistema stas deben recibir un adiestramiento previo con el fin de familiarizarse y comprender la dinmica de los nuevos procedimientos.

Para realizar las actividades de mantenimiento, ser necesario un Tcnico o Administrador de Base de Datos acreditado en la materia para llevar acabo las actividades correctivas a la base de datos. Su contratacin puede ser permanente o externa para un tiempo especfico.

Legales: Qu polticas, reglamentos, normas, leyes, tanto internas como externas deben acatarse para desarrollar, operar y mantener el sistema?

Se deben cumplir cada uno de los reglamento, artculos y leyes sealados en las Bases Legales con el fin garantizar la confidencialidad de la data de los pacientes, un entorno adecuado de trabajo y la proteccin de los derecho de autor del modelo diseado en este escrito. De igual manera, el Departamento de Registros Mdicos debe desarrollar e implementar una serie de polticas sobre el acceso a los espacios donde se encuentre el sistema de informacin o comunicacin de informacin (en los informes emitidos) a terceras personas, para apoyar las medidas tomadas durante el diseo en relacin a los cdigos de accesos a los usuarios del nuevo sistema de informacin para de esta manera mantener la integridad de la data.

137

4.3.6 GRADO DE INTERACCIN HOMBRE-MQUINA.

Qu grado de interaccin hombre-mquina se desea?

Se desea que el grado de interaccin del usuario con el sistema sea los suficientemente alto de manera que en todo momento ste lo oriente (indicando el error y su solucin) acerca de la manera correcta para ingresar datos, generar reportes, realizar consultas, imprimir documentos, etc. La retroalimentacin es una caracterstica que debe aprovecharse para garantizarle un entorno amigable al usuario en el cual pueda trabaja cmodamente sin generarle complicaciones, ambigedades o complejidades.

Qu tan fcil de usar y entender debe ser el sistema? El sistema de informacin debe ser muy sencillo de usar debido a que las auxiliares del departamento no son especialistas en el rea de programacin por lo cual se debe garantizar que ste pueda ser comprendido para facilitar as su utilizacin. Para ello, se deben etiquetar los campos de las ventanas con trminos familiares a la tarea que se realiza, ofrecer en todo momento las diferentes opciones disponibles mediante el uso de mens, utilizar los recursos de retroalimentacin, entre otros.

Qu tiempo de respuesta se desea para cada funcin?

Los resultados de consultas, captura de datos, despliegue de informacin en pantalla, impresin de documentos, etc. se deben dar los ms inmediato posible para cada caso. En caso de fallas sistema debe reportar la falla, su origen, su solucin y si est en capacidad realizar l mismo las actividades de restauracin y recuperacin de informacin.

138

Cul debera ser la accin y reaccin de los usuarios ante fallas del sistema?

Ante fallas del sistema los usuarios deben recurrir a la documentacin del sistema o sistemas de ayuda desarrollados y habilitados previamente a la implementacin. Si comprende la informacin suministrada los sistemas de ayudas y est en capacidad de implementarlos debe ejecutarlas en caso contrario debe demandar la presencia de Tcnico o Administrador de Base de Datos.

Cul debera ser la accin del sistema ante fallas o errores cometidos por los usuarios?

El sistema ante fallas de captura de datos (u otras sencillas) debe indicar al usuario el error y su solucin. Mientras que ante fallas de gravedad debe estar en la capacidad de restaurarse, recuperar la informacin guardada a ltimo momento y mantener la integridad da la data ante transacciones de tipo concurrentes.

139

4.4

DISEO LGICO DE SIAIM (Modelo Entidad-Relacin).

PRSTAMO

CARGO

NDICE_ PACIENTE

EMPLEADO

SERVICIO_ MDICO DEPARTAMENTO PACIENTE

Figura 17: Diagrama Entidad Relacin (Modelo lgico de SIAIM)

140

PACIENTE: ID Paciente. Pk N _ Historia. Nombre. Apellido. Sexo. Fecha _ Nacimiento. Lugar _ Nacimiento. Direccin. Telfono.

SERVICIO_MDICO: Cdigo _ Servicio. - Pk Nombre.

NDICE _ PACIENTE: Cdigo _ ndice. - Pk Fecha _ Ingreso. - Pk CI _ Paciente. - Fk Cdigo _ Servicio. - Fk Fecha _ Egreso. Diagnstico. Resultado. Cdigo _ Empleado. - Fk PRSTAMO: Cdigo _ Prstamo. - Pk Cdigo _ Empleado. - Fk Cdigo _ ndice. - Fk Fecha _ Prstamo.

141

Fecha _ Entrega.

EMPLEADO: CI _ Empleado. - Pk Nombre. Apellido. Cdigo _ Cargo. - Fk Cdigo _ Departamento. - Fk DEPARTAMENTO: Cdigo _ Departamento. Pk Nombre.

CARGO: Cdigo _ Cargo. - Pk Nombre _ Cargo.

4.4.1 VALIDACIN NORMALIZACIN.

DEL

DISEO

LGICO

MEDIANTE

LA

La normalizacin es una tcnica para disear la estructura lgica de los datos de un sistema de informacin en el modelo relacional, desarrollada por E. F. Codd en 1972. Es una estrategia de diseo de abajo a arriba: se parte de los atributos y stos se van agrupando en relaciones (tablas) segn su afinidad.

Aqu no se utilizar la normalizacin como una tcnica de diseo de bases de datos, sino como una etapa posterior a la correspondencia entre el esquema conceptual y el esquema lgico, que elimine las dependencias entre atributos no deseadas. Las ventajas de la normalizacin son las siguientes:

142

Evita anomalas en inserciones, modificaciones y borrados. Mejora la independencia de datos. No establece restricciones artificiales en la estructura de los datos.

4.4.1.1 Primera forma normal (1FN).

Una relacin est en primera forma normal si, y slo si, todos los dominios de la misma contienen valores atmicos, es decir, no hay grupos repetitivos. Si se ve la relacin grficamente como una tabla, estar en 1FN si tiene un solo valor en la interseccin de cada fila con cada columna. Un conjunto de relaciones se encuentra en 1FN si ninguna de ellas tiene grupos repetitivos.

Tabla: PACIENTE.
ID_Paciente N _ Historia Nombre Apellido Sexo Fecha _ Lugar _ Direccin Telfono Nacimiento Nacimiento

Tabla: SERVICIO_MDICO. Cdigo _ Servicio Nombre

143

Tabla: NDICE _ PACIENTE.

Cdigo_ ndice Fecha_ Ingreso CI_ Paciente Cdigo_ Servicio Fecha_ Egreso Diagnstico Resultado CI_ Empleado

Tabla: PRSTAMO.
Cdigo_ Prstamo CI_ Empleado Cdigo_ ndice Fecha _ Prstamo Fecha_ Entrega

Tabla: EMPLEADO.
CI_ Empleado Nombre Apellido Cdigo_ Cargo Cdigo_ Departamento

Tabla: DEPARTAMENTO. Cdigo _ Departamento Nombre

144

Tabla: CARGO. Cdigo _ Cargo Nombre

4.4.1.2 Segunda forma normal (2FN).

Una relacin est en segunda forma normal si, y slo si, est en 1FN y, adems, cada atributo que no est en la clave primaria es completamente dependiente de la clave primaria. Para pasar una relacin en 1FN a 2FN hay que eliminar las dependencias parciales de la clave primaria. Para ello, se eliminan los atributos que son funcionalmente dependientes y se ponen en una nueva relacin con una copia de su determinante (los atributos de la clave primaria de los que dependen).

PACIENTE (ID _ Paciente, N _ Historia, Nombre, Apellido, Sexo, Fecha _ Nacimiento, Lugar _ Nacimiento, Direccin, Telfono)

SERVICIO _ MDICO (Cdigo _ Servicio, Nombre)

NDICE _ PACIENTE (Cdigo _ ndice, Fecha _ Ingreso, CI _ Paciente, Cdigo _ Servicio, Fecha _ Egreso, Diagnstico, Resultado, CI _ Empleado)

PRSTAMO (Cdigo _ Prstamo, CI _ Empleado, Cdigo _ ndice, Fecha _ Prstamo, Fecha _ Entrega)

EMPLEADO (CI _ Empleado, Nombre, Apellido, Cdigo _ Cargo, Cdigo _ Departamento)

145

DEPARTAMENTO (Cdigo _ Departamento, Nombre)

CARGO (Cdigo _ Cargo, Nombre)

4.4.1.3 Tercera forma normal (3FN).

Una relacin est en tercera forma normal si, y slo si, est en 2FN y, adems, cada atributo que no est en la clave primaria no depende transitivamente de la clave primaria. Para pasar una relacin de 2FN a 3FN hay que eliminar las dependencias transitivas. Para ello, se eliminan los atributos que dependen transitivamente y se ponen en una nueva relacin con una copia de su determinante (el atributo o atributos no clave de los que dependen).

PACIENTE (ID _ Paciente, N _ Historia, Nombre, Apellido, Sexo, Fecha _ Nacimiento, Lugar _ Nacimiento, Direccin, Telfono)

SERVICIO _ MDICO (Cdigo _ Servicio, Nombre) NDICE _ PACIENTE (Cdigo _ ndice, Fecha _ Ingreso, CI _ Paciente, Cdigo _ Servicio, Fecha _ Egreso, Diagnstico, Resultado, CI _ Empleado)

PRSTAMO (Cdigo _ Prstamo, CI _ Empleado, Cdigo _ ndice, Fecha _ Prstamo, Fecha _ Entrega)

EMPLEADO (CI _ Empleado, Nombre, Apellido, Cdigo _ Cargo, Cdigo _ Departamento)

DEPARTAMENTO (Cdigo _ Departamento, Nombre)

CARGO (Cdigo _ Cargo, Nombre)

146

4.5

DISEO FSICO DE SIAIM (Modelo Entidad-Relacin).

Figura 18: Relaciones.

Figura 19: Tabla Paciente.

147

Figura 20: ndice-Paciente.

Figura 21: Tabla Servicio.

148

Figura 22: Tabla Prstamo.

Figura 23: Tabla Empleado.

149

Figura 24: Tabla Departamento.

Figura 25: Tabla Cargo.

150

4.6

DISEO DE PANTALLAS DE ENTRADA, SALIDAS Y REPORTES (SIAIM).

Figura 26: Pantalla SEGURIDAD

151

Figura 27: Pantalla INICIO

152

Figura 28: Pantalla PACIENTE

153

Figura 29: Pantalla INDICE-PACIENTE

154

Figura 30: Pantalla SERVICIO

155

Figura 31: Pantalla PRESTAMO

156

Figura 32: Pantalla EMPLEADO

157

Figura 33: Pantalla DEPARTAMENTO

158

Figura 32: Pantalla CARGO

159

CONCLUSIONES
En la actualidad el Control de Historias Mdicas en el Departamento de Registros Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas se realiza de manera manual por el Sistema de Informacin de ndices Mdicos cuyas medidas desempeos en tiempo de respuestas y obtencin oportuna de informes es calificada como deficiente lo cual se evidencia por las continuas quejas de las Auxiliares de la Seccin de Archivos quienes manifiestan los problemas de tiempos de respuestas y generacin oportuna de los informes durante las actividades de registro, ubicacin y tabulacin manual de los datos, as como la dificultad para mantener al da el archivo e incomodidades al tratar diariamente con el sistema fsico de almacenamiento (estantes) durante el archivo y desarchivo manual de las Tarjetas ndices. De igual manera los pacientes u otros usuarios de la seccin manifiestan su inconformidad en relacin a los tiempos de esperas.

Es por ello, que el actual sistema de informacin cuenta con recursos, procedimientos y tiempos que pueden ser optimizables con la implementacin de aplicaciones como la propuesta en el presente trabajo. La coordinacin de los datos que deben llevar las Tarjetas ndices debe ser la ms adecuada, as como la estandarizacin de los mismos ya que juega un papel de importancia al ahora de automatizar la generacin de informacin por tal razn es importante llegar a un consenso general de lo que realmente se quiere y se necesita para disear formas de reportes oficiales, estndares y fciles de elaborar e interpretar.

Mediante el uso de metodologas para el desarrollo de sistemas de informacin automatizados de los autores James Senn y Montilva (entre otros) se logr disear la metodologa hbrida citada en este estudio que permiti realizar un anlisis para determinar la problemtica existente del sistema actual de informacin y en base a esto, junto con la informacin suministrada por boca de los usuarios, definir los requerimientos del nuevo sistema de informacin, elaborar el diseo del sistema,

160

orientado a objetos, basado en la creacin de un modelo lgico y fsico, diseo de pantallas de entrada y salidas de datos y diseo de reportes.

Como resultado se construy SIAIM que es un sistema integrado y estructurado que de ser implementado disminuira en gran medida la problemtica dentro de la Seccin de Archivos, en lo que respecta al control de las Historias Mdicas ya que plantea la automatizacin de la tarjeta ndice y el control de los prstamos de Historias Mdicas a usuarios autorizados. Su eventual implementacin permitira la manipulacin automtica de los datos, facilitara el control y posibilitara el acceso a las Historias Mdicas mejorando los tiempos de respuestas y la generacin de informes oportunos.

Previamente se determin la factibilidad tcnica, econmica y psicosocial del proyecto. Sin embargo, est en manos de entes de mayor de poder tales como la Direccin del Hospital y SALUDANZ la habilitacin de lo recursos econmicos y humanos necesarios para su implementacin. Son stas organizaciones quienes pueden y deben hacer valer los derechos de trabajadores y pacientes.

Desde el punto de vista de la Ingeniera de Sistemas, fue necesario ejecutar cada una de las etapas de desarrollo de sistemas de informacin, para cumplir con el objetivo general; los resultados demuestran que el uso de la metodologa permite el desarrollo de herramientas estables, en la que se pueden identificar fcilmente los componentes del sistema para su posterior optimizacin o rediseo.

El Ingeniero de Sistemas es un profesional de slida formacin analtica capaz de interpretar y solucionar problemas mediante el empleo de metodologas de sistemas y tecnologas de procesamiento de informacin.

Las organizaciones, necesitan para el desarrollo y xito de su infraestructura de un conjunto de profesionales que dedicados a una funcin especfica traduzcan el

161

conjunto de labores a desempear en el funcionamiento estable y confiable de una organizacin. De esta manera las empresas ganan prestigio y posiciones apreciables en las distintas actividades comerciales nacionales e internacionales de un pas. Tambin profesionales, como Ingenieros de Sistemas que contribuyen a su consolidacin, obtienen el respeto y la confiabilidad por parte de su comunidad.

Es por ello, que el campo laboral de los Ingenieros de Sistemas en relacin a sus habilidades y destrezas obliga al profesional a mantener sus conocimientos vigentes mediante la actualizacin a travs de cursos, post grados y maestras que mantendrn frescos las nociones bsicas referentes al rol que desempea en una organizacin, como profesional independiente, gerente, investigador, analista o programador.

El Ingeniero de Sistemas al seguir sus valores, conocimientos y fundamentos legales que rigen el ejercicio de su profesin lo llevaran ser reconocido como un profesional acreditado y dedicado al correcto cometido de su prctica laboral.

162

RECOMENDACIONES
Tomando en cuenta las conclusiones previamente establecidas y el rol tan importante que desempea el Profesional de Ingeniera de Sistemas particularmente en las Institucin Hospitalaria se sugiere lo siguiente:

Concientizar a las autoridades competentes a que tomen en cuenta el factor utilizacin y rendimiento del sistema de informacin actual.

Solicitar a las Autoridades Hospitalarias y los Entes Estadales la implementacin inmediata de la propuesta: Sistema De Informacin Automatizado De ndices Mdicos para el Control de Historias Mdicas en la Seccin de Archivos del Departamento de Registros Mdicos del Hospital Dr. Jess Angulo Rivas.

Sugerir a los entes administrativos locales, estadales y nacionales una ampliacin del presupuesto asignado para la compra y mantenimiento de equipos, el cual representa el 10% del presupuesto mensual.

Se recomienda este trabajo de investigacin para referencias de otras instituciones departamento y servicios que estn en condiciones similares o iguales.

Para la elaboracin de futuros desarrollos para manejo de historias mdicas, se hace necesario un control de motivo consulta que se asocie directamente con el diagnstico que ha realizado el mdico, adems del resultado para aliviar el problema de salud; de esta manera se puede diferenciar con claridad si la consulta (para la generacin de informes de hospitalizacin y admisin) esta asociada al control mdico del mismo a un diagnstico.

Promover el aprendizaje y la investigacin en desarrollo de tecnologas para aplicaciones mdicas que conduzca a establecer como fortaleza, ante las dems

163

universidades, el arte de desarrollar software para dispositivos con recursos limitados.

Permitir a los estudiantes que vienen atrs, aprender y mejorar las aplicaciones ya desarrolladas en la universidad, para darle continuidad a estos interesantes proyectos.

164

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
J. Montilva. Desarrollo de Sistemas de Informacin. Universidad de los Andes (1993).

J. Senn. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin (Edit. McGraw Hill).

C. Batini, S. Ceri, S.B. Navathe (1994). Diseo Conceptual de Bases de Datos. Un enfoque de entidades-interrelaciones. Addison-Wesley / Daz de Santos.

T. Connolly, C. Begg, A. Strachan (1996). Database Systems. A Practical Approach to Design, Implementation and Management. Addison-Wesley Segunda Edicin en 1998.

165

Anexos

166

Anexo 1: Hospital Dr. Jess Angulo Rivas

Anexo 2: Archivo Activo y Archivo Inactivo

167

Anexo 3: Estante para almacenar Tarjetas ndices (Archivos)

Anexo 4: Anaquel para almacenar Historias Mdicas

168

Anexo 5: Auxiliar en busca de Tarjeta ndice

Anexo 6: Cajas de Cartn que hacen de Archivo Inactivo

169

Anexo 7: Formato de encuesta para Pacientes y Mdicos (Percepciones).

170