Servicio Nacional de Aprendizaje Sistema de Gestin de la Calidad

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN Y CODIFICACIN DE DOCUMENTOS

Versin 2.0

Cdigo: I05- 3030 - 001/02-06

Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Febrero de 2006

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Control del Documento

Autores Nombre Ximena Serrano Quiroga Cargo Profesional Dependencia Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Centros de Formacin Profesional Fecha Febrero de 2006. Febrero de 2006. Febrero de 2006.

Revisin

Aprobacin

Rosario del Pilar Ramos Contratista Daz Funcionarios responsables de la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad en Regionales y Centros de Formacin Mireya Lpez Chaparro Directora

Direccin de Planeacin Direccionamiento Corporativo

Control de los Cambios

Versin Fecha de No. Aprobacin 1.0 Junio de 2005 Descripcin de los Cambios Ajustes en la codificacin y en el contenido de los documentos del sistema. Se elimina el control de documentos el cual se establecer en el procedimiento Control de Documentos Solicit Revisin y actualizacin de la documentacin Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo

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CONTENIDO

OBJETIVO..........................................................................................................................4 DESCRIPCIN ..................................................................................................................4 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIN....................................................4 2.2 PRESENTACIN Y CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS .................................5 2.2.2 En cuanto al contenido:.............................................................................................6 Anexos..............................................................................................................................11 2.4 DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS ..............................................................14 2.5 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS................................................................15 Codificacin del Manual de Calidad.................................................................................17 Codificacin del Manual de Procesos y Procedimientos.................................................17 2.6 FORMATOS ..............................................................................................................18 3. REVISIN Y ACTUALIZACIN..................................................................................18 4. REFERENCIAS DOCUMENTALES............................................................................19 5. ANEXOS......................................................................................................................19 ANEXO A..........................................................................................................................20 ANEXO B..........................................................................................................................21

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OBJETIVO Definir los parmetros para la elaboracin y codificacin de los documentos relacionados con los procesos y procedimientos del SENA. El control de dichos documentos se establece en el procedimiento de Control de Documentos. DESCRIPCIN ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIN La estructura general de la documentacin se ilustra en la siguiente pirmide documental:

Descripcin del Sistema de Gestin de Calidad. incluye la Poltica de Calidad y los Objetivos de la Calidad y la descripcin de cada uno de los puntos de la Norma ISO 9000:2000.

MANUAL DE CALIDAD NIVEL I

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Nivel II

Mapas de proceso, documentos que caracterizan los procesos, sus actividades y Procedimientos generales. Documentos de trabajo especfico que se requiere para dar pautas de lo que se debe hacer en la ejecucin de una labor. Formatos, trmites, registros, fichas tcnicas de productos o servicios, Planes de Calidad, Trmites, Manual tcnico para la operacin o mantenimiento de una mquina o hardware, Manual del usuario de una aplicacin o software, Manual de Funciones y Requisitos etc. Otros Documentos especiales

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DOCUMENTADOS Nivel III FORMATOS Y REGISTROS, ESPECIFICACIONES, INSTRUCTIVOS DE EQUIPOS, OTROS DOCUMENTOS ESPECIALES (INTERNOS O EXTERNOS) - Nivel IV

Se ha establecido que todos los documentos elaborados en la entidad correspondientes a Guas, procedimientos, instructivos y manuales, deben contener como mnimo lo establecido en este instructivo, con algunas variaciones o excepciones en la descripcin o contenido. En aquellos casos donde existan metodologas o estructuras de presentacin de documentos definidos por instancias diferentes al SENA, el documento se ajustar a las mismas sin perder en lo posible la connotacin que la entidad le da a este tipo de documento.

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Se excepta de utilizar lo establecido en este instructivo, los Manuales o Instructivos de aplicativos u otros documentos cuyos contenidos hayan sido elaborados por los fabricantes o entidades externas al SENA, sin embargo a estos documentos se les deber adicionar las dos (2) primeras hojas establecidas en este instructivo (portada y control de documentos y cambios) con el fin de ubicarlos y controlarlos fcilmente. Dependiendo el nivel en el que se encuentra el documento a elaborar se debe tener en cuenta el siguiente contenido:
Contenido Titulo Portada Encabezado Tabla de Control del documento y control de cambios Tabla de Contenido Manual de Calidad X X X X X Manual de Procesos y Procedimientos X X X X X Procedimientos X X X X X Opcional X Opcional X X X X X X X X Opcional X Opcional Instructivos X X Registros X X Otros Documentos (de origen interno) X X X

Introduccin

Objetivo Alcance Normatividad Referente Terico y Definiciones Descripcin cumplimiento requisitos de la norma ISO 9001:2000 Descripcin Grfica (Diagrama de flujo) Descripcin Detallada (Matriz) Descripcin Desarrollo (abierto) Anexos

X X X X

X X X X

X X

X Opcional X Opcional X*

X X

X X Opcional * El desarrollo abierto corresponde a las pautas de lo que se debe hacer en la ejecucin de una labor

2.2

PRESENTACIN Y CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

2.2.1 En cuanto a su forma, todos los documentos tendrn las siguientes caractersticas: Papel: Bond blanco, tamao carta.

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Letra: Arial, tamao 12. (La nica excepcin es el ttulo del documento en la portada que se escribe en tamao 20, los pies de pgina que se escriben en tamao 10 y los encabezados en tamao 8 para los extremos y el nombre de la entidad). Ttulos de los captulos: Se escriben centrados, en maysculas fijas y en negrilla. Se numeran con nmeros arbigos seguidos de punto. Subttulos: Se escriben contra el margen izquierdo, en maysculas fijas y en negrilla. Siguen un orden secuencial, precedidos del nmero del captulo. Despus del nmero que designa el ltimo nivel no se coloca punto. Mrgenes: La portada del documento y las dems pginas tendrn mrgenes de 2 cm. para las mrgenes superior e inferior y de 2,5 cm. para las mrgenes izquierdo y derecho con respecto a cada uno de los bordes de la hoja. Interlineado: Espacio sencillo. Separacin de prrafos: Entre el ttulo de un captulo y el primer prrafo habr una separacin de 2 interlneas; entre prrafos consecutivos, 2 interlneas; entre el ltimo prrafo de un captulo y el ttulo del siguiente captulo, 3 interlneas. Encabezado: Las pginas, llevarn el siguiente encabezado:
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NOMBRE DEL DOCUMENTO

2 cm.

2cm. 2 cm. Codificacin: Todo documento correspondiente al Manual de Calidad, a los procesos y procedimientos, a los instructivos, formatos y otros de origen interno, que estn dentro del Sistema de Gestin de Calidad tendrn un cdigo de identificacin.

2.2.2 En cuanto al contenido:

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Portada: La portada de los documentos se utiliza para el Manual de Calidad, Manual de Procesos y Procedimientos, procedimientos e Instructivos. La portada tiene las siguientes caractersticas: o Marco con lnea doble de 1 puntos de grueso. Entre el marco y los bordes de la hoja se dejan 3 centmetros. o Logotipo del SENA: Centrado en la parte superior en color verde institucional o negro, de 2 cm de alto por 2 cm de ancho, dentro del marco. En la base del logotipo, en letra Arial de 12 puntos y sin negrilla, Servicio Nacional de Aprendizaje y Sistema de Gestin de la Calidad, cada una en un rengln y separadas por 2 interlneas. o Ttulo del documento: Se escribe centrado horizontalmente con relacin al marco, en letra Arial de 20 puntos, en negrilla y en mayscula fija. No se dividen las palabras. o Nmero de la versin: A tres espacios del ttulo y centrada horizontalmente se escribe la palabra Versin seguida del nmero correspondiente. o Cdigo: A tres espacios despus del nmero de la versin, se ubica en negrilla dentro de un recuadro que se centra horizontalmente. Los caracteres alfabticos se escriben en maysculas. El cdigo del documento se asigna de acuerdo a lo descrito en el numeral 7. de esta Norma. o rea que produce el documento: A 6 espacios despus del Cdigo se escribe el rea, la Direccin o su equivalente. Se debe escribir el nombre completo, sin abreviaturas. o Fecha: A un espacio despus del rea que produce el documento, se indica el mes y el ao en que la versin del documento ha sido aprobado.

Cuadro de Control del Documento y Control de Cambios

En la segunda pgina del documento se ubicarn los cuadros del control de documentos y control de cambios. El ttulo del cuadro de Control del Documento va en negrilla centrado horizontalmente, ocupa la parte superior de la misma, en l se indican las personas responsables de la elaboracin, la revisin y la aprobacin del documento. Sus datos se colocan en columna, va seguido de la fecha en que se termina el documento, se elabora, revisa o se aprueba.

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Control del Documento

Nombre Autor Revisin Aprobacin Cargo Dependencia Fecha

Cuando el documento haya sido elaborado, revisado o aprobado por ms de una persona, se dejarn en la tabla los correspondientes espacios. El ttulo del cuadro de Control de los Cambios va en negrilla centrado horizontalmente, en l se describen los cambios correspondientes realizados al documento y el que solicit el cambio. Los ajustes a los documentos, solo podrn ser realizados por el responsable de la elaboracin del documento. Control de Cambios
Versin Fecha de No. Aprobacin 01 Enero de 2004 Descripcin del Cambio Se suprimen los trminos: Gua y Manual por el de Instructivo. Solicit Coordinacin de Calidad

Tabla de Contenido

En formato de tabla, se relacionan aqu las grandes divisiones temticas del documento y sus correspondientes subdivisiones, indicando en cada caso la pgina en la cual se encuentran. Ocupar la tercera pgina del documento despus de la Portada y de los cuadros de control del documento y control de los cambios. Tendr tres columnas: - La primera, en el extremo izquierdo, presenta verticalmente, en estricto orden, los nmeros de los captulos y sus divisiones. Los nmeros de los captulos van seguidos de punto; los que corresponden a sus divisiones no terminan en punto.

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- La segunda columna reproduce en maysculas fijas y sin negrilla los ttulos de los captulos y los de sus divisiones. - La tercera columna indica la pgina en que se encuentran cada captulo y cada una de sus respectivas divisiones. Esta columna va justificada a la derecha, de manera que las unidades y las decenas se alineen verticalmente. El ttulo va centrado en la parte superior de la pgina, en mayscula fija y negrilla. Objetivo del Documento

El objetivo describe el propsito del documento que se est elaborando, su redaccin inicia con un verbo en infinitivo. Los objetivos deben ser claros y en lo posible breves, la descripcin del objetivo debe ser comprensible para quien desconozca el procedimiento; slo de esta manera es posible asegurar que un nuevo funcionario durante la fase de Induccin al puesto de trabajo, un visitante externo, o un Auditor puedan formarse una idea adecuada del objetivo que se busca y que se presenta en el documento. Alcance

El Alcance describe el escenario en el cual se aplican los documentos, su descripcin debe arrojar claridad sobre cuales actividades, personas, dependencias, territorios, etc. estn comprendidos por el procedimiento y cules (por exclusin) estn fuera de su cobertura. Cuando se considere procedente, pueden enumerarse de manera expresa las reas, dependencias, etc. que no estn contempladas dentro del alcance del procedimiento que se est documentando. Normatividad

En este apartado se relaciona la descripcin puntual del artculo, numeral o inciso de las normas que soportan el desarrollo de los contenidos tcnicos del documento en el siguiente orden: Leyes, Decretos, Resoluciones. Se debe transcribir textualmente y entre comillas el aparte que se relaciona con el tema del documento. Referente terico y definiciones

En este apartado se presenta la descripcin breve de la teora o teoras que sustentan el desarrollo de los contenidos tcnicos del documento en los casos que sea requerido; en los dems casos se presentan en orden alfabtico, los trminos tcnicos o aquellos que tienen una connotacin particular dentro del contexto del documento. Cada trmino va en negrilla, con mayscula inicial solamente. A rengln seguido, pero sin negrilla, se escribe la definicin. Los renglones siguientes al primero forman bloque con l.

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Si la definicin es tomada, en todo o en parte, de otro documento, se debe colocar el texto entre comillas, indicando la fuente en una nota de pie de pgina1. Descripcin del documento

Este numeral se desarrolla de acuerdo al numeral 2.3 de este instructivo; si corresponde a un procedimientos o instructivo, en caso contrario su descripcin es libre. Revisin y Actualizacin

En este componente se indican los pasos en la revisin y el ajuste del documento, as como la instancia o las instancias responsables y la periodicidad con que debe hacerse. Si es pertinente, se indicar tambin el procedimiento que se deber seguir para oficializar la versin revisada y para establecer la vigencia de la misma. Referencias Documentales

En este captulo se relacionan alfabticamente las fuentes documentales registradas en cualquier soporte (impreso, medio magntico, audiovisual, etc.) que fueron consultadas por los autores del documento y que permiten ampliar la comprensin del documento que se esta elaborando. El nombre Referencias Documentales va siempre comenzando pgina, en maysculas fijas y centrado, entre l y la primera referencia documental se dejan dos interlneas. Una referencia documental consta, en su orden, de los siguientes elementos: autor, ttulo, subttulo, nmero de la edicin (si no se trata de la primera), lugar de publicacin, nombre del editor, ao de publicacin, nmero del volumen o tomo, serie o coleccin, ciudad, imprenta y ao. (Se excluyen aquellos elementos que no apliquen en un caso determinado). El apellido del autor corporativo se escribe en maysculas fijas; a continuacin, seguido de coma, se escribe el nombre con mayscula inicial solamente. El nombre de la obra se escribe a continuacin del nombre del autor separado de ste por un punto. Ejemplo: MONTERO LEITE, Elenice. El rescate de la Calificacin. Montevideo: Cinterfor/OIT, 1996.
1

Para los pies de pgina se utilizarn nmeros arbigos (1, 2, 3, ...). El tipo de letra ser Arial, en tamao 10. No se utilizarn negrillas ni letra cursiva sino en los casos en que haya necesidad de resaltar alguna parte del texto. Los documentos de referencia que se citen deben contener nicamente: autor o autores, ttulo y fecha. La cita completa debe ir en Referencias Documentales.

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Si se trata de un autor institucional, se escribe su nombre completo en mayscula fija. Ejemplo: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA. Proceso curricular de la Formacin Profesional Integral basado en Competencias Laborales. Orientaciones Generales. Santaf de Bogot, Divisin de Investigacin y Desarrollo Tcnico Pedaggico, 2000. Anexos En este apartado se presentan los documentos que dan soporte o complementan las actividades u otro componente del procedimiento. Los Anexos se ubican al final del documento, despus de desarrollados todos los dems componentes, siguiendo el orden de las letras del alfabeto (A, B, C. etc.). Cuando se decide transcribir el documento que se presenta como anexo, se coloca en la parte superior de la caja tipogrfica el ttulo ANEXO seguido de la letra correspondiente, y entre l y el ttulo del documento que se transcribe se dejan dos interlneas. Cuando se trata de facsmile (es decir, obtenido por fotocopia, fax u otro tipo de reproduccin), el documento que se anexa debe estar precedido de una hoja con el texto ANEXO seguido de la letra correspondiente, en maysculas fijas y centrado tanto horizontal como verticalmente. En este ltimo caso se puede incluir, dos espacios ms abajo, el ttulo del documento cuyo facsmile se presenta como Anexo. 2.3 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS Cuando se requiera documentar un Procedimiento o Instructivo se deber realizar teniendo en cuenta lo establecido a continuacin: 2.3.1 Condiciones Generales En este numeral se especifican cuando sea necesario, las condiciones o directrices generales del procedimiento, que aclaran de manera especial lo descrito en forma detallada. 2.3.2 Descripcin Grfica El Diagrama de Flujo muestra grficamente el procedimiento que se est documentando, en el caso del Manual o instructivo se usa solo cuando este lo requiera ya sea por su tamao o su complejidad, debe presentarse en forma vertical. En la parte superior de la caja tipogrfica se escribe el ttulo en maysculas fijas, en negrilla, centrado y sin dividir las palabras.

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El trazo de los smbolos se hace con lnea sencilla de 1 punto de grosor. La lnea es continua (es decir, no punteada). Las flechas de conexin tendrn 1 punto de grosor e irn en lnea sencilla y continua. El texto al interior de los smbolos va en letra Arial de 10 puntos, sin negrilla y con mayscula inicial solamente. Si por razones de espacio se hace necesario disminuir el tamao de la letra, sta podr ser hasta de 8 puntos. Si an con este tamao resulta insuficiente el rea tipogrfica de la hoja para presentar el diagrama completo, se debe optar por el uso de conectores para continuar en la pgina adyacente el diagrama de flujo. Se utilizarn los siguientes smbolos en los Diagramas de Flujo:
Smbolo Nombre Inicio o Fin Tarea Toma de decisin Documento o registro Multidocumento Proveedor o cliente Conector de actividades Conector de pginas Archivo Base de datos Observacin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del smbolo. Al interior del rectngulo se inicia con un digito iniciando con 1, seguido de un punto y en un rengln aparte se escribe el nombre de la tarea, utilizando un verso en imperativo.. Tiene por lo menos dos salidas (S/No; Aprobado/ Rechazado, etc.). En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento o registro. Se utiliza cuando de una Actividad o Decisin se genera ms de un documento. Organizacin o persona que proporciona un producto o recibe un producto. Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se desean conectar. En su interior va una letra (por ejemplo: A) en los dos puntos que se conectan. Se utiliza para indicar que el Diagrama contina en otra pgina. Indica que un documento debe conservarse. Indica que la informacin debe registrarse o conservarse en un sistema de informacin. Indica la conexin entre dos tareas u otros elementos del Diagrama de Flujo.

Flecha de conexin entre actividades, o de destino

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Para aquellos instructivos que requieran de una descripcin a travs de un diagrama de flujo especfico, diferente al propuesto, por ejemplo diagramas de: Diseo de base de datos, bloques, diseos de web, ingeniera de procesos, ingeniera elctrica, ingeniera mecnica, diseo de redes Intranet, diseo de software, etc., se usarn los cdigos grficos propios de dichos diagramas. 2.3.3 Descripcin Detallada Los Procedimientos o instructivos se describen siguiendo el orden secuencial del Diagrama de Flujo, redactando en forma clara paso a paso cada una de los pasos del procedimiento. Se utiliza cuando se necesita especificar un puesto de trabajo o una labor especfica. All se explica qu se hace, quin lo debe hacer, cundo, donde y cmo se debe hacer, qu materiales, equipos y documentos se deben usar y cmo se controlar y registrar el procedimiento. Las tareas que se apartan del eje central del Diagrama de Flujo (por corresponder a caminos surgidos de una Decisin) se describen a continuacin de las que anteceden a la correspondiente decisin. El nombre de las tareas se inicia con un verbo en imperativo (por ejemplo: Revise..., Analice..., etc.), tal como deben estar en el Diagrama de Flujo. El nombre de cada tarea va en negrilla, en mayscula inicial solamente y con numeracin consecutiva, su descripcin no lleva negrilla. Los renglones siguientes al primero deben formar bloque con l. Toda aclaracin relacionada con una actividad y diferente de su descripcin se hace en un pie de pgina. Dependiendo de su complejidad se pueden utilizar las siguientes herramientas: Matriz de Descripcin detallada de tareas:
TAREA (1) DESCRIPCIN DE LA TAREA (2) RESPONSABLE (Cargo y dependencia) (3) FRECUENCIA (4) DOCUMENTO SOPORTE (5)

(1) Tarea: Escriba la tarea que est definida en el diagrama de flujo (2) Descripcin de la tarea: Describa detalladamente cmo se realiza la tarea (3) Responsable: Define el cargo de la persona responsable de realizar la tarea, se coloca en trminos de dependencia ejemplo: Direccin de Formacin Profesional

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(4) Frecuencia: Indique la frecuencia con que la tarea se realiza ejem, mensual, trimestral, semestral, anual (5) Documento Soporte: Especifique los documentos, instructivos o formatos que se utilizan en el desarrollo de la tarea.

Matriz Insumo / Producto o de Crosby

PROVEEDOR (2) DESCRIPCIN DE LA TAREA (3) RESPONSABLE (4) PRODUCTOS O SERVICIOS (5) CLIENTES (6)

INSUMOS (1)

(1) Insumos: Establezca los productos de otros procesos, normatividad, recursos fsicos, financieros, humanos y tecnolgicos requeridos para desarrollar la tarea. (2) Proveedor: Escriba el Proceso, dependencia o entidad que proporciona el insumo. (3) Descripcin de las Tareas: Describa detalladamente cmo se realiza la tarea (4) Responsable: Defina el cargo de la persona responsable de realizar la tarea, se coloca en trminos de dependencia ejemplo: Direccin de Formacin Profesional. (5) Productos o Servicios: Indique el resultado que se espera de la aplicacin de la tarea. (6) Clientes: Establezca los procesos, dependencia, organizacin, entidad o persona que recibe o a quien va dirigido el producto y/o servicio. Descripcin abierta

El usuario puede redactar en forma libre el contenido del documento cuando considere que las matrices anteriormente expuestas no generan ningn valor no aplican al tipo de documento. Esta forma de descripcin es utilizada para documentos muy tcnicos que requieren un sustento terico o para dar pautas especficas sobre el desarrollo de una tarea. 2.4 DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS Se ha establecido que los procesos tendrn una descripcin grfica mediante un diagrama de bloques y sern documentados utilizando el formato Caracterizacin del Proceso que se muestra en el Anexo A, en el cual se describen los siguientes campos: (1) Nombre del Macro proceso: Relacionar el nombre del macro proceso, el cual debe coincidir con el nombre del macro proceso en el mapa de macro procesos. (2) Cdigo del Macro proceso: Relacionar cdigo del macro proceso

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(3) Nombre del Proceso: Relacionar el nombre del proceso, el cual debe coincidir con los nombres asignados en el mapa de procesos. (4) Responsable: Escribir el cargo de la persona que responde por el proceso ante la alta direccin. (5) Objetivo del Proceso: Debe iniciar con un verbo y muestra la razn de ser del proceso, indica lo que busca lograr el proceso o la meta esperada y por la cual existe el proceso en la organizacin. (6) Alcance: Definir los lmites del proceso y en donde se debe aplicar (7) Requisitos legales y reglamentarios: Relacionar los referentes legales y reglamentarios que rigen el funcionamiento del proceso. (8) Requisitos por Cumplir de la Norma Tcnica en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004: Especificar el numeral de la norma con la cual se relaciona el proceso. (9) Requisitos del cliente: Especificar la necesidad o expectativa del cliente que se espera satisfacer con el proceso. (10) Riesgo del Proceso: Establecer los riesgos que afecten el normal funcionamiento del proceso (11) Puntos de Control: Establecer los controles que el proceso tiene para evitar que los riesgos anteriormente definidos ocurran. (12) Recursos del Proceso: Corresponde a las herramientas, equipos, software, hardware, infraestructura, etc. que deben ser suministrados por la organizacin, con el fin de que se pueda ejecutar el proceso. (13) Documentos Relacionados: Nombre los procedimientos, normas, manuales e instructivos en los cuales se describe la ejecucin de la actividad. (14) Indicadores del Proceso: En esta casilla se coloca el nombre dado al indicador propuesto para medir la eficacia del proceso. (15) Insumo: Es el producto, servicio, documento, informacin, etc. que es entregado por el proveedor (casilla anterior) para dar inicio al desarrollo de la actividad. (16) Proveedor: En esta casilla se menciona qu proceso o parte interesada externa, entrega la entrada para poder ejecutar la actividad. (puede ser un proceso, el cliente, un proveedor o el gobierno) (17) Actividad: Definir la actividad que se realiza. Debe iniciar con un verbo y es lo que se ejecuta. Ejemplo: Recibir solicitudes, afiliar, vender, medir, analizar, etc. (18) Responsable: Definir el responsable de ejecutar la actividad. (19) Producto: Corresponde al resultado obtenido despus de realizada la actividad. Es un producto, servicio, documento, informacin, etc. Que se le entrega a otro proceso o a una parte interesada externa. (20) Cliente: En esta casilla se menciona qu proceso o parte interesada externa, que recibe la salida, despus de ejecutada la actividad. (puede ser un proceso, el cliente, un proveedor o el gobierno) 2.5 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

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Se ha establecido la asignacin de un cdigo a los documentos para su identificacin y control, esta codificacin est relacionada con el macro proceso al cual soporta el documento y a la dependencia que lo elabora. La estructura general de la codificacin consta de 14 caracteres alfanumricos asignados de la siguiente manera: M: P: I: C: E: F: El primer caractr es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin del tipo de documento as: Manual Procedimiento Instructivo Caracterizacin Especificacin Formatos

Las guas son un tipo especial de documentos que se identificarn como instructivos. El segundo y tercer carcter son de tipo numrico y corresponden a dos dgitos relacionados con el macro proceso (ver ANEXO B) al cual pertenece el documento as: 01 = Normalizacin, Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales y Articulacin de Programas. 02 = Formacin Profesional Integral 03 = Gestin Empresarial y Apoyo a la Innovacin y el Desarrollo Tecnolgico. 04 = Gestin para el Empleo. 05 = Planeacin y Direccionamiento Corporativo. 06 = Control de Gestin. 07 = Jurdico. 08 = Control Interno Disciplinario 09 = Comunicaciones Institucionales. 10 = Mercadeo y Cooperacin Nacional e Internacional. 11 = Gestin del Talento Humano. 12 = Gestin de los Recursos Financieros 13 = Gestin Administrativa. 14 = Gestin Documental. 15 = Gestin de la Informtica y las Comunicaciones. El cuarto, quinto, sexto y sptimo caracter son de tipo numrico y corresponden a los asignados a cada una de las dependencias, de acuerdo a la resolucin 806 de 2004 Por la cual se establecen los cdigos de las Regionales y reas de

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Gestin del SENA establecidas por el Decreto 249 de 2004 y se modifican normas anteriores. Los caracteres octavo, noveno y dcimo son de tipo numrico y corresponden al consecutivo en la elaboracin del documento dentro del macro proceso, iniciando con el 001. Los caracteres onceavo y doceavo son numricos del 01 al 12 e indican el mes en que se elabor el documento. y los dos ltimos caracteres numricos indican el ao respectivo en el cual se dise o rediseo el documento.

Esta codificacin se ubicar en la portada del documento o en la parte superior derecha debajo del encabezado si es un formato. Ejemplo: Un Formato para el Ingreso de Alumnos se codificar: F02-6060-001/01-05, donde: F02: 6060: 001: 01-05: Es un formato correspondiente al macro proceso: Formacin Profesional Integral Fue elaborado por la Direccin de Formacin Profesional Es un consecutivo Se elabor en el mes de enero del ao 2005

Codificacin del Manual de Calidad La codificacin del Manual de Calidad ser: MQ 3030 01, en donde: MQ: Manual de Calidad. 3030: Cdigo de la Dependencia responsable de la elaboracin del Manual de Calidad Institucional 01: Corresponde a la versin del manual Para cada Centro de Formacin, se tendr en cuenta el cdigo del centro y la versin correspondiente Codificacin del Manual de Procesos y Procedimientos El Manual de Procesos y Procedimientos del SENA. Es un documento nico y su codificacin en todos los casos ser MPP-3030 - 01, en donde:

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MPP: 3030: 01:

Es el Manual de Procesos y Procedimientos Cdigo de la Dependencia responsable de la elaboracin del Manual de Procesos y Procedimientos Institucional Es la versin correspondiente

2.6 FORMATOS Son documentos diseados expresamente para facilitar la captura de informacin o datos relacionados con los procedimientos, no tienen que ser necesariamente de tamao carta aunque debe procurarse conservar este tamao. El nmero de sus componentes, as como el tipo y la cantidad de informacin a registrar, pueden eventualmente requerir un rea mayor o menor. Tiene las mismas caractersticas del encabezado de documento a excepcin de la columna 3, en la que se indica la fecha y la versin. Los formatos se pueden presentar a medida que se va haciendo referencia a ellos o formando parte de un Anexo. De cada formato se debe presentar la siguiente informacin: Nombre o ttulo. Componentes: Nombre o ttulo de cada una de las casillas, columnas o partes que componen el formato, explicando en qu consiste (Instrucciones para su Diligenciamiento). Adems del nombre, se indicar el tipo de informacin que en ella deba consignarse. 3. REVISIN Y ACTUALIZACIN El Instructivo para la Elaboracin y Codificacin de Procesos y Procedimientos ser revisado anualmente por la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, encargada del mantenimiento y control de la informacin relacionada con los Procesos y Procedimientos de la Entidad. En esta revisin se tendrn en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los Centros de Formacin u otras dependencias que lo hayan utilizado. Como resultado de la revisin, el Director de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, encargado del mantenimiento y control de la informacin relacionada con los Procesos y Procedimientos de la Entidad producir una nueva versin del Instructivo, la cual ser distribuida a los Centros de Formacin y dems dependencias.

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4. REFERENCIAS DOCUMENTALES SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA. Instructivo para la elaboracin, codificacin y control de documentos de procesos y procedimientos del SENA, versin 01, junio de 2005. Norma NTC ISO 9001 Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos 5. ANEXOS Anexo A, Formato para la Caracterizacin de Procesos Anexo B, Caracteres que identifican los macro procesos del SENA

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ANEXO A
Cdigo:

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Sistema de Gestin de la Calidad NOMBRE DEL MACROPROCESO: OBJETIVO DEL MACROPROCESO:

CARACTERIZACION DEL PROCESO

Versin

CODIGO MACRO PROCESO:

NOMBRE DEL PROCESO:

RESPONSABLE DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO:

ALCANCE:

REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS

REQUISITOS POR CUMPLIR DE LA NORMA TCNICA DE CALIDAD VIGENTE

REQUISITOS DEL CLIENTE

RIESGOS DEL PROCESO:

PUNTOS DE CONTROL:

RECURSOS REQUERIDOS PARA EL PROCESO:

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

INDICADORES DE PROCESO

INSUMO (ENTRADA) PROCESO PROVEEDOR ACTIVIDADES RESPONSABLE

PRODUCTO (SALIDA)

PROCESO CLIENTE

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ANEXO B
CARACTERES QUE IDENTIFICAN LOS MACROPROCESOS DEL SENA Cdigo M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 M08 M09 M10 M11 M12 M13 M14 M15 Macroproceso Normalizacin, Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales y Articulacin de Programas. Formacin Profesional Integral Gestin Empresarial y Apoyo a la Innovacin y el Desarrollo Tecnolgico Gestin para el Empleo Planeacin y Direccionamiento Corporativo Control de Gestin Jurdico Control Interno Disciplinario Comunicaciones Institucionales Mercadeo y Cooperacin Nacional e Internacional Gestin del Talento Humano Gestin de los Recursos Financieros Gestin Administrativa Gestin Documental Gestin de la Informtica y las Comunicaciones.