30 minutos semanales para la mejora continua.

El mayor obstculo para implementar mejoras en las empresas.

Por lo regular pensamos que los cambios resultan difciles de implementar debido a la falta de recursos de las empresas para generar las mejoras. Si bien este puede ser un factor importante muy pocas veces resulta determinante para generar las transformaciones. Hemos notado en gran cantidad de empresas que el mayor obstculo radica en la poca disponibilidad de tiempo que los directivos otorgan a los procesos de mejora, esto significa que en la mayora de los casos, por lo regular el responsable de la direccin de la empresa no asigna el tiempo suficiente y necesario para detener la marcha vigorosa del trabajo cotidiano y detenerse para el proceso de planeacin. Esto significa hacer un alto en el camino y preguntarse es el rumbo que asegura la permanencia de la empresa? En este artculo le presento 8 recomendaciones bsicas para que Usted, como lder, pueda mejorar la competitividad de su negocio a partir de un nuevo hbito que le resultar sumamente provechoso. 1.-Detenerse un momento.

Qu podra ocurrir si un da por semana usted dedicara los primeros 30 minutos del da a planear la semana? Por una parte es muy posible que usted ya este acostumbrado a empezar el da realizando actividades operativas, muchas de las que seguramente no le corresponden a usted, sin embargo, por tradicin usted las haya venido realizando desde mucho tiempo antes. Si hace esto se estar convirtiendo en un operativo muy caro, puesto que su salario es superior y sus actividades deben tener una mayor responsabilidad. Detngase un momento y dedquese 30 minutos a analizar los acontecimientos ocurridos que exigen un proceso de mejora en su empresa. Puede preguntar a su personal cules han sido las reclamaciones ms frecuentes de sus clientes y empezar con el anlisis de quejas.

En relacin a la pregunta qu hice: qu podra ocurrir si un da por semana usted dedicara 30 minutos del da a planear la semana? Seguramente no ocurrir nada, nos afectarn sus procesos ni habr graves implicaciones con su ausencia, tenga por seguro que no ocurrir nada. 2.- inicie con una idea en mente.

De las quejas detectadas seguramente ya tendr usted una idea en mente, o sea, habr detectado el problema de mayor incidencia o gravedad. Qu problema o situacin es importante resolver cuanto antes? Cul de ellas implica mayor riesgo para la economa y estabilidad de la empresa? Cul de todos es ms sencillo de resolver? Iniciar con una idea en la mente significa tener claridad para resolver y plantear un problema especfico para buscar la solucin que pueda resolverla de manera definitiva. Aunque usted pueda ser el director general de la compaa, tenga la seguridad de que no podrn tener tanto xito sin la colaboracin de su personal de mando, ese personal que tiene bajo su cargo a los responsables de dar una solucin eficaz a la situacin que se ha estado presentando. Necesitar el apoyo de su gente, de lo que resulta la necesidad de una junta breve. Ese es el siguiente paso. 3.-Comparta con su personal la situacin. Es muy frecuente que la mayora de los problemas que usted detecta ya han sido percibidos por su personal de mando, sin embargo, puesto que usted no ha preguntado ni ha solicitado sugerencias, su personal no le propondr soluciones a menos que se lo indique. Invite a su personal subordinado hacer propuestas e identificar situaciones crticas, seguramente ellos tendrn en sus manos una solucin muy viable y eficaz que pueda frenar de una vez por todas el problema. Compartir la situacin con su personal de mando le dar seguridad y confianza, adems, su personal percibir que es escuchado y tomado en cuenta. Nuestra gente quiere participar en procesos de mejora, desea verdaderamente que la empresa sea mejor y ms competitiva, recuerde y ellos dedican la mayor parte de su tiempo disponible en la empresa, verdaderamente es su segunda casa. 4.-Proponga una solucin junto con su personal.

As como lo dijimos en el punto anterior, es cierto que su personal con mando, aquel que tiene el poder de actuar, tiene tambin la solucin al problema que usted est expresando as que no hay que hacer otra cosa ms que pedir a ellos su consejo y establecer un programa de trabajo que resuelva de una vez por todas el problema est incidiendo en la productividad de negocio. Hgalo con orden establezca: objetivo; acciones;

responsables; fecha de inicio; fecha de trmino; y avances.

5.-Comparta y responsabilice a su personal en las medidas tomadas.

No pierda de vista que, a menos que usted quiera realizar todo el trabajo del proceso de mejora, deber apoyarse de su personal de mando, de otra manera sera imposible que usted, con su propio esfuerzo pueda generar mejoras verdaderamente importantes. Recuerde que el personal es dueo de sus procesos. Permita que ellos mismos establezcan las fechas de revisin de objetivos y resultados, no sugiero usted ninguna fecha, se dar cuenta que el personal por propia iniciativa establecer las fechas Meta. 6.-Evale los resultados. Es natural que la vorgine del trabajo lo haga perder con facilidad la direccin y el rumbo de los procesos de mejora, este es el mayor dolor de cabeza para quienes tratan de establecer procesos de mejora por s mismos. El seguimiento lo es todo. Los resultados son la razn de ser de cualquier proceso de mejora, resultar ilgico no revisar los resultados propuestos. Esperamos que usted haya establecido indicadores que nos permitan calificar los resultados obtenidos. Si no establece usted mismo candados que le permitan fijar fechas precisas para revisin de resultados, ser muy fcil que Ud. Pierda la posibilidad de capitalizar los mismos resultados que usted est buscando. 7.-Exponga los resultados y motive a su personal a seguir adelante. Los resultados buenos o malos siempre son esperados. No tenga miedo a publicar resultados negativos, la informacin mientras sea real, debe estar presente. De qu otra forma podra darse cuenta su personal de que no estn tomando las acciones que se comprometieron a tomar? Para cualquier lder cuyo equipo no funciona adecuadamente y no cumple sus compromisos representa un riesgo, puesto que su prestigio del lder estar en tela de juicio mientras que, para el personal, el hecho de tener malos resultados, significar desprestigio frente a los dems colaboradores puesto que esto significa que son incapaces de realizar una tarea por simple que sta pudiera parecer. Cuando los resultados han sido satisfactorios resulta importante que el lder de la organizacin ofrezca un reconocimiento del tipo que sea, abierto, honesto y desinteresado. Recuerde que al personal no siempre se le motiva con dinero, hay cosas ms importantes que no representan un desembolso grave para la empresa. 8.- Inicie la siguiente semana con una nueva accin, sin perder de vista el anterior y asigne el seguimiento necesario.

Si la primera semana necesit cerca de 30 minutos, probablemente la segunda necesitar una hora, esto se debe a que est teniendo resultados y su personal ya comenz a participar en la dinmica de mejora. Felicidades!. Recuerde que su papel de lder consiste precisamente en eso, en establecer la lnea de direccin, detectar y percibir el nivel de insatisfaccin de sus clientes y proponer procesos de mejora para llevar a un nivel ms slido su negocio. Ponga de lado su trabajo operativo y el que cuando menos una hora por semana el trabajo de planeacin y mejora, sta es verdaderamente la razn por la que usted es el director del negocio.

ltimas recomendaciones: Invierta hoy mismo sus primeros 30 minutos. Convirtalo en un hbito.