INTRODUCCIN A LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN LOS NEGOCIOS

DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN LOS NEGOCIOS De a poco se va expandiendo tanto en empresas grandes, medianas o pequeas y por ende esta dejando de ser una tendencia y se esta transformando en una realidad cada vez mas aplicada como es el intercambio electrnico de datos. Dentro de los documentos digitales que ya se estn utilizando se encuentran las facturas electrnicas, comprobantes, resmenes de tarjetas de crdito o debito va email, rdenes de compra y entre otros. El desarrollo de estos sistemas depende de cada pas o regin y de acuerdo a los requerimientos administrativos y legales de cada lugar. Pero el objetivo es el mismo agilizar y simplificar el intercambio de informacin entre el estado, las empresas, los proveedores y los clientes. Los beneficios de los documentos electrnicos Esta es una herramienta tecnolgica que permite bajar o ahorrar costos fijos de papelera, mensajera, transporte, tiempo, espacio y gasto de almacenamiento fsico, disminuye la posibilidad de falsificacin adems permiten mejorar notablemente los procesos comerciales para aumentar la productividad y eficacia de la gestin administrativa diaria en especial en el rea comercial, facturacin, cobranza en conclusin agiliza y mejora la interaccin entre clientes y proveedores. Las empresa que utilizan este tipo de tecnologa permite que los documentos sean generados y almacenados en medios electrnicos, con muy poca intervencin de personas, pero poseen un alto grado de seguridad para las partes relacionadas. Es aconsejable la inversin en este tipo de tecnologa para empresas que poseen procesos comerciales importantes o complejos con gran cantidad de clientes, proveedores y otros organismos como bancos u otras instituciones pblicas. Este tipo de iniciativas son impulsadas por los estados de cada pas para que determinen ciertas pautas de uso y validacin de los documentos.

La tecnologa y los negocios El diseo e implementacin de estos sistemas deben ser adecuados a cada sector y de una implementacin lo mas simple posible para que pueda ser utilizado por cada vez mas empresas de diferentes tamaos, no solo por grandes corporaciones, permitiendo una mejora y disminucin de tiempo y esfuerzo en tareas administrativas que no aportan demasiado valor agregado a la organizacin. La capacitacin del personal es fundamental para que este tipo de sistemas funcione correctamente. La tecnologa es una gran aleada de las empresas para la mejora de sus procesos y ayuda considerablemente a generar aplicaciones para hacerla mas eficiente.