SINOPSE

Neste trabalhos procurou-se compilar textos de diversos autores de renome, sob u

ma tica baseada em experincia profissional em cargos de chefia e como consultor de
empresas, durante estes quase 23 anos de trabalho. O intuito o de ordenarmos co
nceitos, idias e metodologias que nos permitissem ministrar cursos de Organizao, Si
stemas e Mtodos, voltados para uma viso organizacional moderna, porm, sem perder d
e vista os fundamentos bsicos mnimos para que os aprendizes se motivem a aprofunda
r os estudos, destes Conceitos e Ferramentas, devido ao conhecimento de como ut
iliz-los, visando um aperfeioamento contnuo dos Processos Empresariais.

ndice Sumrio
INTRODUO
I - O .S . M .
1.
1.1
1.2
1.3
2.
2.1
2.2
3.
3.1
3.2

Organizao
Estrutura Formal
Estrutura Informal
Organizao - Atividades de O . S . M .
Sistemas
Objetivos do Estudo de Sistemas nas Empresas
Sistemas - Atividades de O . S . M.
Mtodos
Objetividade de Mtodos
Mtodos - Atividades de O . S . M .

II - Organizao
1.
2.

Elaborao da Estrutura Organizacional

Metodologia de Desenvolvimento
2.1 Elementos da Estrutura Organizacional
2.1.1 Fatores Condicionantes da Estrutura Organizacional
2.1.2 Componentes da Estrutura Organizacional
2.1.2.1
Sistema de Responsabilidades
2.1.2.2
Sistema de Autoridade
2.1.2.3
Sistema de Decises
2.1.2.4
Sistema de Comunicaes
2.1.2.5
Nveis de Influncia da Estrutura
IIII - Sistemas

1.
1.1
1.2

Teoria de Sistemas
Elementos de um Sistema
Conceitos Bsicos
2. SIG - Sistema de Informaes Gerenciais
2.1 reas Bsicas da Empresa
A . reas Funcionais Fins
B . reas Funcionais Meios
2.2 Descrio das Atividades por rea
2.3 Estudo de um CASE - Indstria Farmacutica
IV - Mtodos
1.
2.

O Mtodo Cientfico
O Ciclo PDCA Como Mtodo de Soluo de Problemas
2.1 Planejamento - Plan - P
2.1.1 Do Problema
A . Como Pensar?
B . Elementos Para A Soluo de Problemas
B . 1 Os Dados e as Informaes
B . 2 As Ferramentas
B . 3 O Mtodo Estruturado
C . O Projeto de Anlise e Soluo de Problemas
2.1.2 Observao
A . Fluxograma
B . Folha de Verificao
C . Diagrama de Pareto
2.1.3 Anlise
A . Diagrama de Ishikawa
2.1.3.1 Validao das Teorias
2.1.3.2 Definio das Causas Primrias do Problema
2.1.4 Plano de Ao
2.1.4.1 Solues Alternativas
A . Matriz de Relaes
2.2 Execuo - DO - D
A . Descongelamento da Situao Atual
A . 1 HOUSEKEEPING - OS 5Ss
B . Implementao das Alteraes Planejadas
C . Congelamento da Nova Situao
2.3 Verificao - CHECK - C
A . Do Passado
B . Do Presente
C . Do Futuro
2.2.1 Verificao do Desempenho
2.4
Ao Corretiva - ACTION - A
2.4.1 Padronizao
APNDICE
A Qualidade Total
BIBLIOGRAFIA
Introduo

O estudo de Organizao, Sistemas e Mtodos e muito vasto e com diversas correntes, qu

e associam esta disciplina Tecnologia de Informaes, aos Mtodos Produtivos, s Medida
s de Desempenho, ao Desenvolvimento Organizacional, e Gesto de Processos Produtiv
os e Empresariais. Neste trabalho procurou-se abordar a disciplina de forma gera
l como podemos analisar no Captulo I - O . S . M . , no deixando de abordar as cara

ctersticas bsicas e prticas de Desenvolvimento de Estruturas Organizacionais - Captu

lo II - ORGANIZAO.
A viso sistmica to til no s na vida empresarial, como tambm no cotidiano das pessoas
icerada pelos conceitos discutidos no Captulo III - SISTEMAS .
Escolhemos uma metodologia de anlise e soluo de problemas - do QC STORY INSTITUTE na qual se baseia o Ciclo PDCA, para tratarmos de Metodologia e incluirmos conc
eitos bsicos de Ferramentas de Gesto de Processos de acordo com as fases do PDCA,
como podemos acompanhar no Captulo IV - MTODOS.
As demais Ferramentas que no foram encaixadas no Ciclo PDCA, podem ser analisadas
no texto anexo As Ferramentas Bsicas para a Gesto de Processos extradas da clssica pu
blicao THE MEMORY JOGGER, introduzidas pelo pequeno texto sobre a Qualidade Total r
eunido no Apndice desta apostila.

I - O .

S .

M .

O. S. M. - uma atividade
administrativa voltada para a obteno da melhor produtividade possvel dos Recursos
Humanos - RH, Recursos Materiais - RM, e Recursos Tecnolgicos - RT, atravs de tcni
cas cientficas que envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais, no ambie
nte interno ou externo da empresa
1.

Organizao

Organizao da Empresa definida como a ordenao e agrupamento de atividades e recursos,

visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.
Estrutura Organizacional o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades,
comunicaes e decises das unidades organizacionais de uma empresa.

O termo Organizao freqentemente tem sido empregado como sinnimo de arrumao, ordenao
cia, porm, em nosso objetivo ORGANIZAO deve ser entendida no apenas como o quadro es
trutural de cargos definidos por:

respectivos ttulos;
atribuies bsicas;
responsabilidades;
relaes formais;
nvel de autoridade; e
aspectos culturais

Nestes termos, podemos definir como funo bsica de

trutura organizacional da empresa para que esta seja
r as necessidades reais e os objetivos estabelecidos
ganizao informal e as estratgias estabelecidas na

ORGANIZAO, o estudo cuidadoso da es

bem definida e possa atende
de forma integrada com a or
empresa.

1.1 A Estrutura Formal

aquele oficialmente definida na empresa com todas as formalidades e padres vigent
es quanto forma de preparao e divulgao de normas a respeito. Ser encontrada:

em simples comunicados;

instrues;

Manuais de Procedimentos ou Organizao

Forma Grfica: ORGANOGRAMA

Forma Descritiva: DESCRIO DE CARGOS

Embora necessria e tantas vezes desejada, a estrutura formal poder no ser adequada
em determinadas empresas, e mesmo sendo adequada ter que conviver com a Estrutura
Informal
1.2 Estrutura Informal
Os funcionrios das empresas pertencem automaticamente e inevitavelmente vida info
rmal das mesmas. Deste relacionamento do cotidiano, surgem

entendimentos extra-estruturais;

conceitos alheios s normas;

desentendimentos;

eventuais conflitos;

lideranas naturais; e

amizades e aes benficas ou prejudiciais empresa

Na maioria dos casos, dada liberdade total para a organizao informal, mas isto per
igoso e no tem razo de ser, porque administrvel e direcionvel positivamente. Exemplo
de Sucesso:
Empresas que esto praticando com critrios claros e de comum acordo, a participao de f
uncionrios na gesto e nos lucros
Nestes casos ocorre:

transparncia;

lealdade;

sentido colaboracionista

1.3 ORGANIZAO - Atividades de OSM

uo;

Projetar a criao, unio ou eliminao de unidades, bem como acompanhar a respectiva

Descrever e definir o objetivo e as funes de cada uma das unidades empresariais;

Divulgar, nos nveis competentes, os trabalhos desenvolvidos em OSM;

Implantar e acompanhar in loco os trabalhos desenvolvidos por OSM;

Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessrios;

Estudar os ciclos organizacionais;

Analisar as alternativas de ao para promover a maturidade organizacional;

Avaliar impactos ou desgastes provenientes das aes e dos ciclos; e

Estruturar as formas e necessidades de treinamento de pessoal visando o desenvol

vimento.
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2. Sistemas
Sistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente
, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo.
Na discusso de problemas empresariais de nossa poca a palavra SISTEMA, vem sendo u
sada com muita freqncia, de tal forma que pesquisadores esto estudando sistemas, an
alistas vem as organizaes como sistemas, e aumenta gradativamente a instituio de rgos
CIAS sob enfoque sistmico. Uma definio de Sistema em termos de Administrao de empre
sas poderia ser:
Sistema um conjunto de atividades interligadas de forma que todas estejam em uma
relao direta, de maneira a possibilitar que determinados objetivos sejam alcanados
2.1 Objetivos do estudo de Sistemas na Empresa

Identificar todos os sistemas que ocorrem na empresa, definindo

de forma objetiva as entradas, as operaes e as sadas, que devem
estar sempre em sintonia com os objetivos preestabelecidos;

Canalizar todas as foras e energias que ocorrem no sistema para os

objetivos preestabelecidos;

Estabelecer sistemas de controle e avaliao, permanentes em todas

as fases do sistema (entradas, processos, sadas e retroalimentao).
visando acompanhar e desempenho em relao aos objetivos; e

Criar sistemas de retroalimentao, que sejam verdadeiras

reintrodues no processo, para que este no perca o seu movimento
dinmico, no haja estrangulamentos no sistema de comunicaes
da empresa, auto-regulando os sistemas

2.2 SISTEMAS - Atividades de OSM

Anlise de viabilidade econmica no desenvolvimento de sistemas;

Elaborao de cronogramas fsico/financeiro/pessoal para
desenvolvimento;

Avaliao de equipamentos, instrumentos e ferramentas disposio;

Anlise e definio da amplitude dos nveis organizacionais contemplados;

Definio e estruturao dos dados a nvel operacional das informaes transacionais

Definio e estruturao das atividades dos sistemas de informao para integrao e

o das informaes gerenciais;

Definio e estruturao das informaes visando proporcionar flexibilidade, adaptabi

e respostas rpidas tomada e ao apoio s decises.

ANOTAES: __________________________________________________
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3. Mtodo
Mtodo o caminho ordenado e sistemtico para se chegar a um fim
Este caminho pode ser estudado como um sistema ou processo, tanto em nvel operaci
onal, ttico, estratgico como o filosfico, nos trs ltimos ocorrem os processos intelec
tuais.
Como processo intelectual, entendemos a abordagem de qualquer problema mediante
anlise prvia e sistemtica de todas as vias possveis de acesso soluo.
O processo operacional, a maneira lgica de organizar a seqncia das diversas ativida
des para chegar ao fim almejado. a prpria ordenao da ao.
Metodologia
Do Grego:
META
- ao largo
ODOS
- caminho
LOGOS - discurso, estudo

Na prtica, consiste em avaliar, analisar e estudar os vrios mtodos disponveis, identi

ficando, explicando e justificando as limitaes, principalmente as implicaes e possvei
s resultados de suas utilizaoes.
a aplicao do mtodo atravs de processos e tcnicas, sendo que no procura solues, mas
a a melhor maneira de abordar determinados problemas empresariais, no estado atu
al dos conhecimentos.
Cincia um conhecimento racional, metdico e sistemtico, capaz de ser submetido verifi
cao
Ao desenvolver as estruturas de recursos e de operaes na empresa, ao definir proce
dimentos, rotinas, mtodos, os profissionais estabeleceram a PADRONIZAO na anlise adm
inistrativa, envolvendo os aspectos Organizacionais e de Planejamento.

A padronizao procura a unificao e a simplificao das atividades administrativas, segund

padres, parmetros e modelos preestabelecidos, aceitos pela empresa ou impostos pe
la criao de novos hbitos ou mudanas organizacionais.
Os objetivos so:

o aumento da produtividade; e

a reduo de custos;

Os esquemas padronizados e sistemticos, possibilitam:

facilidade de consultas, leitura, atualizaes e guarda; e

formao de conjuntos compactos ou sistemas integrados de
informaes e dados

Exemplo de Padronizao de Procedimentos

Anlise Administrativa ou de Sistemas em O S M

Planejamento

Levantamento de Dados e Informaes

Anlise & Seleo de Alternativas

Proposta & Implementao de Alternativas

Avaliao & Ampliao/Melhorias

3.1 Objetividade dos Mtodos

Integrao de todas as atividades da empresa, por suas unidades

organizadas dinamicamente, atravs um inter-relacionamento
constante e padronizado;

Procurar a melhor qualidade na soluo dos problemas , evitando a

aplicao pura e simples de modelos externos nacionais ou
estrangeiros. aclimatizando-os quando possvel, considerando as
peculiaridades de cada cultura, linguagem e produto; e
Harmonizar recursos empresariais.

3.2 MTODOS - Atividades em O S M

Racionalizao do trabalho, ou seja:

Definir a movimentao de documentos;

Definir o Fluxo de decises dos sistemas;

Modificao dos mtodos de trabalho;

Municiamento da empresa com Ferramentas de anlise e gesto de Processos; e

Atualizao de Tcnicas de Administrativas e dos sistemas de trabalho;

ANOTAES: __________________________________________________
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