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Riesige Zahlenmengen oder Datenberge bewltigen? All das geht mit Microsoft Excel. Die Tabellenkalkulation ist nicht ohne Grund uerst beliebt, denn kein anderes Programm bietet derart viele Mglichkeiten. Allerdings sind auch nur wenige Werkzeuge vergleichbar komplex und mitunter auch kompliziert in der Handhabung. Ich kenne Excel-Experten, die holen aus dem Programm wirklich Erstaunliches heraus. Aber darum soll es in diesem eBook gar nicht gehen: Dieses eBook ist kein Ratgeber fr eingefleischte ExcelExperten, sondern fr "ganz normale" Excel-Benutzer, die mit dem Werkzeug arbeiten wollen und sich mit ein paar Tricks die Arbeit erleichtern wollen. Die Erfahrung zeigt: Die meisten Menschen nutzen nur einen winzigen Bruchteil der Funktionen, reizen das Potenzial von Excel nicht mal ansatzweise aus. Dabei sind viele Funktionen, die Excel zu bieten hat, nicht nur fr Power-User interessant, sondern knnen auch den Alltag vereinfachen. Ich zeige Ihnen versteckte Funktionen und praktische Abkrzungen, wie Sie schneller zum Ziel gelangen.
Klar ist aber auch: Nur wer die Funktionen kennt und richtig zu nutzen wei, kann wirklich alles aus der wirklich komfortablen Tabellenkalkulation herausholen. Da Excel heute kein Handbuch mehr beiliegt, kennen die meisten Menschen den Groteil der Funktionen und Mglichkeiten aber gar nicht. Was schade ist. Deshalb zeige ich Ihnen in diesem eBook meine 50 besten ExcelTricks, die jeder kennen sollte. Sie werden schon sehr bald nicht mehr darauf verzichten wollen. Nun mchte ich Ihnen aber erst mal viel Spa bei Lektre dieses eBooks wnschen. Sie werden staunen, was Microsoft Excel alles kann wenn man nur wei, wie man es aus der Tabellenkalkulation rauskitzelt. Herzlich,
PS: Natrlich bin ich auf Ihr Feedback angewiesen. Scheuen Sie sich also nicht, Lob und Kritik loszuwerden. Schreiben Sie mir einfach eine E-Mail. Auch, wenn Sie Themenwnsche haben sollten. Ich freue mich darauf: kontakt@schieb-report.de
50 Hammertipps fr Excel
Schneller und besser arbeiten mit Excel .............................7
1. 2. 3. 4. 5. 6. Excel individuell starten ........................................................................7 Schneller starten ohne Makros...........................................................11 Defekte Excel-Dateien ffnen und wiederherstellen..........................11 Excel-Dateien als PDF-Dokument speichern.......................................12 Daten in Zellbereichen schneller eingeben.........................................16 ber den Ziffernblock Datum und Uhrzeit schneller eingeben ..........18
7. Auf einen Schlag mehrere Zellen mit identischen Werten ausfllen ...........................................................................................................20 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. Schneller durch Tabellen und Arbeitsbltter navigieren ....................21 Excels geheime Auswahllisten ............................................................22 Bequemer den Tabellenausschnitt verschieben.................................23 Excels 256-Spalten-Grenzen sprengen ...............................................24 Tabellen drehen und Zeilen und Spalten tauschen ............................26 Zellbereiche und Tabellenbltter ruck, zuck kopieren........................28 Mehr Platz bei langen berschriften ..................................................29 Datenbereiche schnell mit der (_)-Taste verschieben ...................31 Tabellenbereiche fixieren und dauerhaft sichtbar machen................32 Mit der Excel-Kamera andere Zellbereiche einblenden .....................35 Ansichten speichern und auf Knopfdruck abrufen .............................38 Wo ist was bei Excel 2007? .................................................................40 Tabellenbltter millimetergenau vergrern oder verkleinern ............. ......................... Mehr Abwechslung mit farbigen Gitternetzlinien ..............................44 Daten bequemer mit der Datenbankmaske eingeben .......................46
23. Tabellen bunter machen: Mehr Farbe bei benutzerdefinierten Zellformaten .....................................................................................................49
Excel-Dateien schlanker machen ........................................................52 AutoAusfllen de luxe: Zellen per Doppelklick automatisch ............................................................................................................54 Falscheingaben und ungltige Werte abfangen .................................57 So machen Sie mehr als 16 Schritte rckgngig machen....................59
28. Rot, gelb, grn: So sortieren Sie Excel-2007-Tabellen nach Farben ............................................................................................................61 29. So ermitteln Sie die Reihenfolge einer Excel-Liste..............................63 30. Die Lesbarkeit erhhen: Jede zweite Excel-Zeile andersfarbig darstellen..........................................................................................................65 31. Bitte ohne Null: Alle Nullwerte ausblenden .......................................67 32. Whrungen mal anders: Das Whrungssymbol linksbndig und den Wert rechtsbndig formatieren ................................................................70 33. Palette und Paletten: Singular und Plural fr benutzerdefinierte Formate selbst festlegen ..................................................................................72 34. 35. 36. 37. 38. Mehrere Zellbereiche markieren und auf ein Blatt drucken ..............74 Doppelte Werte finden und entfernen...............................................76 Die Eingabe doppelter Werte verhindern...........................................79 Die interaktive Suchfunktion fr Tabellen ..........................................81 Versteckte Systeminformationen einfgen ........................................84
42. Fehler, welche Fehler? Beim Drucken Fehlermeldungen ausblenden .......................................................................................................90 43. 44. 45. Fehler verstecken................................................................................92 Eigene Fehlermeldungen fr #DIV/0 (Division durch Null).................96 Nur jede x-te Zelle auswerten.............................................................98
46. Summen, Mittelwerte, Minimum, Maximum und vieles mehr ohne Formel berechnen ...................................................................................99 47. 48. Texte, Daten und Formeln in einer Zelle mischen ............................101 In Formeln die Spaltenberschriften verwenden .............................102
49. Auf einen Schlag alle Formeln einer Tabelle anzeigen und formatieren ....................................................................................................103 50. Summen ber komplette Spalten und Zeilen berechnen.................106
excel /e
Bei Windows Vista und Windows 7 reicht es sogar, das Startmen zu ffnen und den Startbefehl ins Suchfeld des Startmens einzugeben. Durch den Schalter /e erscheint nach einem Klick auf OK sofort (und ohne Logo) das Excel-Fenster. Das ist aber noch nicht alles. Excel kennt weitere Schalter mit interessanten Funktionen. Was Excel beim Starten so alles drauf hat, zeigt folgende bersicht: Schalter /e Funktion Startet Excel ohne Splashscreen (Logo) und ohne leere Mappe. /i /s Startet Excel im Vollbildmodus. Startet Excel im abgesicherten Modus ntzlich, wenn zum Beispiel fehlerhafte Add-Ins den normalen Start verhindern. /m /r Datei Excel mit leerem Makrosheet starten. Startet Excel und ffnet die angegebene Datei schreibgeschtzt. /p Verzeichnis Startet Excel und wechselt sofort in das an-
gegebene Verzeichnis. /automation Startet Excel ohne Add-Ins und Startdateien. /unregserver Excel aus der Registrierdatenbank entfernen (nur zu Reparaturzwecken notwendig). /regserver Excel neu registrieren (nur zu Reparaturzwecken notwendig). /o Fehlende Eintrge in der Registry ergnzen (nur zu Reparaturzwecken notwendig).
Mein Tipp, wenn Sie regelmig mit einem Schalter starten mchten: richten Sie fr den Individualstart eine eigene Verknpfung ein. Dann knnen Sie Excel wahlweise normal oder mit den Spezialschaltern starten. Um auf dem Desktop eine neue Excel-Verknpfung fr den Individualstart anzulegen, gehen Sie folgendermaen vor:
2.
Bereich des Desktops, und rufen Sie den Befehl NEU | VERKNPFUNG auf.
C:\Programme\Microsoft Office\Office12\EXCEL.EXE
Welches Office-Verzeichnis gewhlt werden muss, hngt von der installierten Office-Version ab. Bei Office 2007 heit es OFFICE12, bei Office 2003 OFFICE11 und bei Office XP OFFICE10.
4. Ergnzen Sie
am Ende der Zeile hinter dem schlieenden Anfhrungszeichen die Startbefehle, zum Beispiel
"C:\Programme\Microsoft Office\Office12\EXCEL.EXE" /e
Klicken Sie auf WEITER.
5. Geben Sie einen passenden Namen fr die Verknpfung ein, und klicken Sie auf FERTIG STELLEN.
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Notfallmanahme Nummer 1: Speichern Sie die Datei im HTML-Format. Bei der Umwandlung in eine Webseite werden alle Tabellendaten gefiltert und lassen sich danach meist problemlos wieder ffnen. Falls es geklappt hat, speichern Sie die fehlerfreie HTMLDatei unter einem anderen Namen wieder im Excel-Format. Sollte es mit dem HTML-Trick nicht klappen, hilft der kostenlose Excel-Viewer oder die Textverarbeitung Word. Wenn Sie die Datei im Viewer oder Word ffnen, gehen zwar die Formeln verloren - alle Werte der Tabelle bleiben aber erhalten. Das ist zwar rgerlich, aber immer noch besser als mit leeren Hnden da zustehen. Den Excel-Viewer zum Retten beschdigter Excel-Dateien gibt es kostenlos auf folgender Webseite: http://www.microsoft.com/downloadS/details.aspx?displayla ng=de&FamilyID=1cd6acf9-ce06-4e1c-8dcf-f33f669dbc3a
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die Frage, wie aus einer Excel-Datei ein PDF-Dokument wird. Mit Excel 2007 ists ganz einfach; bei frheren Versionen gehts mit einem Zusatzprogramm. Wenn Sie Excel 2007 verwenden, mssen Sie nur das Service Pack 2 fr Office 2007 installieren. Danach sind alle Office-2007-Programme auch PDFfhig. Das Service Pack und weitere Updates gibt es kostenlos unter der Adresse office.microsoft.com/de-de/downloads (ohne www.). Die Schaltflche AUF MICROSOFT-UPDATES
PRFEN
ten Stand. Nach der Installation des Service Pack 2 finden Sie im Office-Men und im Dialogfenster SPEICHERN UNTER das neue Format PDF. ber die Schaltflche OPTIONEN knnen Sie weitere PDF-Einstellungen vornehmen und zum Beispiel nur einzelne Seiten oder markierte Tabellenbereiche als PDF speichern.
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Kein Office 2007 installiert? Macht nichts. Auch mit frheren Excel-Versionen knnen Sie PDF-Dateien erzeugen. Sie brauchen hierzu das Gratisprogramm CIB PDF BREWER, zu finden auf der Webseite www.cib.de/deutsch/products/pdfplugin/download.asp Das Tool macht jedes WindowsProgramm (und damit auch Excel) PDF-fhig. Der Trick: Das PDFProgramm installiert einen (virtuellen) Drucker, ber das die Datei ins PDF-Format gedruckt wird. Nach der Installation gibt es in Excel eine neue Symbolleiste und das neue Men CIB PDF. Mit dem Befehl CIB PDF | EINSTEL-
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LUNGEN
Zum Speichern im PDFFormat rufen Sie den Befehl CIB PDF | SPEICHERN UND BENUTZERDEFINIERTE AUSLSEN
AKTION
nen Sie den Druckbefehl aufrufen und als Drucker das Modell CIB PDF BREWER verwenden. ber die Schaltflche EIGENSCHAFTEN
Einstellungen anpassen. Mit einem Klick auf DRUCKEN wird aus der Tabelle das fertige PDF-Dokument.
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1. Bei Excel 2007 klicken Sie auf die OfficeSchaltflche und anschlieend auf EXCEL-OPTIONEN . Im nchsten Fenster wechseln Sie in den Bereich ERWEITERT.
Bei frheren Excel-Versionen rufen Sie den Befehl EXTRAS | OPTIONEN auf und klicken auf die Registerkarte BEARBEITEN.
2.
Im Feld MARKIERUNG NACH DRCKEN DER EINGAwhlen Sie aus, wohin der Cur-
BETASTE VERSCHIEBEN
sor beim Besttigen mit () wandern soll, zum Beispiel nach RECHTS.
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Jetzt lassen sich Tabellen auch zeilenweise schnell ausfllen. Der Cursor springt automatisch nach rechts. Auch in die andere Richtung gehts blitzschnell. Wenn Sie statt () die Tastenkombination (_)+() drcken, wandert der Cursor in die entgegengesetzte Richtung. Der Trick zum schnellen Ausfllen geht sogar noch weiter: Wenn Sie Daten nicht nur unter- oder nebeneinander, sondern in einem bestimmten Zellbereich eingeben mchte, knnen Sie ebenfalls auf manuelle Cursorschiebereien verzichten. Um ganze Zellebereiche ohne Zusatzklicks auszufllen, markieren Sie zunchst den gewnschten Zellbereich. Dabei muss es sich nicht zwangslufig um einen zusammenhngenden
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Bereich handeln. Sie knnen mit gedrckter (Strg)-Taste auch verstreut liegende Zellen markieren. Sobald der Bereich markiert ist, knnen Sie mit der Eingabe beginnen. Tragen Sie in die derzeit aktive Zelle die Daten ein, und drcken Sie die ()-Taste - Excel springt nicht nach rechts oder unten, sondern automatisch zur nchsten Zelle innerhalb der Markierung.
25-03-2010
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wandelt Excel beim Wechsel in die nchste Zelle automatisch ins richtige Format um. Die Hand kann also auch beim Datum auf dem numerischen Tastenblock bleiben. Bleibt nur noch das Problem des fehlenden Doppelpunkts fr Uhrzeiten wie 13:15. Da es auf dem Ziffernblock keinen Doppelpunkt gibt, sind bei Uhrzeiten Umwege ber die normale Tastatur notwendig. Und das auch nur in Kombination mit der Tastenkombination (_)+(.). Aber auch hier lsst sich Excel austricksen. Ich missbrauche einfach die Autokorrektur-Funktion. Um den Arbeitsfluss nicht zu behindern, lasse ich die Eingabe von zwei Kommata hintereinander in einen Doppelpunkt umwandeln. Das geht folgendermaen:
1. Bei Excel 2007 klicken Sie auf die OfficeSchaltflche sowie auf EXCEL-OPTIONEN und dann auf DOKUMENTPRFUNG und AUTOKORREKTUR-OPTIONEN. Bei frheren Excel-Versionen rufen Sie den Befehl EXTRAS | AUTOKORREKTUR-OPTIONEN auf.
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Das wars. Ab sofort kann die Hand auch beim Doppelpunkt auf dem Ziffernblock bleiben. Fr die Eingabe eines Doppelpunkts mssen Sie nur zwei Kommata hintereinander eingeben. Beim nchsten Tastendruck zaubert Excel daraus einen Doppelpunkt.
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So gehts: Zuerst mssen Sie die betreffenden Zellen markieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein zusammenhngender Zellenblock oder mit gedrckter (Strg)-Taste kreuz und quer einzelne Zellen markiert werden. Sobald die Markierung gesetzt ist, den gewnschten Wert eintragen und - ganz wichtig - die Eingabe mit der Tastenkombination
(Strg)+() besttigen. Das Ergebnis: Alle zuvor markierten Zellen werden mit diesem Wert gefllt.
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ganz klein und wird zum Turbobalken. Mit jedem Zentimeter berspringt Excel gleich mehrere hundert Zeilen oder Spalten. Damit spurtet Excel von Zeile 1 zu Zeile 65.536 in unter einer Sekunde; bei Excel 2007 sogar bis zur Zeile 1.048.576.
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1. Markieren Sie mit (Strg)+(A) das gesamte Tabellenblatt. Bei einigen Tabellen mssen Sie die Tastenkombination zwei Mal hintereinander drcken, damit wirklich alles markiert ist.
3. Im Bereich ORIENTIERUNG
stellen Sie den Winkel -90 GRAD ein und besttigen mit OK. Die Tabelle besteht jetzt aus maximal 65.536 Spalten die in Wirklichkeit gedrehte Zeilen sind. Wenn Sie einen drehbaren Monitor besitzen, sollten Sie den Bildschirm schwenken, um die Zellen ohne Kopfakrobatik mit Inhalt zu fllen.
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Da wir gerade bei den Grenzen einer Excel-Tabelle sind: die folgende Tabelle zeigt die Limits der verschiedenen ExcelVersionen: Maximale Anzahl von Spalten Zeilen Sortierschlssel 16.384 1.048.576 64 bei Excel 2007 bei Excel 97 bis 2003 256 65.536 3
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Farben Zellformate Verschachtelungen in Funktionen Zeichen in Formeln Zeichen in einer Zelle Bedingungen bei bedingten Formatierungen
64 65.536 64
3 ca. 4.000 7
8.192 32.767
1.024 32.767
ohne Limit
30 1.000
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3. Platzieren Sie den Mauszeiger in einem leeren Tabellenblatt in eine leere Zelle.
4. Bei Excel bis zur Version 2003 rufen Sie den Befehl BEARBEITEN | INHALTE EINFGEN
auf und
Besttigen Sie die Auswahl mit OK. Bei Excel 2007 klicken Sie in der Multifunktionsleiste START auf den kleinen Pfeil unterhalb der EINFGEN-Schaltflche und dann auf TRANSPONIEREN. Die Daten werden daraufhin mit vertauschten Zellen und Spalten
eingefgt.
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(Strg)-Taste.
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Zum Kopieren in Rekordzeit markieren Sie die Zellen, halten die (Strg)-Taste gedrckt und ziehen den Rand der Markierung an die neue Position - schon ist der Block kopiert. Ohne (Strg)-Taste wird der Bereich verschoben. Die (Strg)-Taste hat noch ein weiteres Geheimnis zu bieten: Wenn Sie mit gedrckt gehaltener (Strg)-Taste auf einen Tabellenreiter klicken und ihn nach rechts verschieben, legen Sie blitzschnell eine Kopie der gesamten Tabelle an. Schneller gehts kaum.
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2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung, und rufen Sie den Befehl ZELLEN FORMATIEREN
auf.
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Verschieben Werte berschrieben werden. Wenn Sie whrend des Verschiebens zustzlich die (_)-Taste gedrckt halten, verndert der Mauszeiger seine Form in eine waagerechte oder senkrechte Linie und zeigt an, dass die Daten nicht berschrieben, sondern dazwischen eingefgt werden. Sobald Sie die Maus- und (_)-Taste loslassen, rcken die Zellen entsprechend nach unten oder rechts.
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- Linker vertikaler Ausschnitt Um eine oder mehrere der linken Spalten zu fixieren, markieren Sie die Spalte rechts neben der Stelle, an der die Teilung erfolgen soll. - Oberer und unterer Ausschnitt gleichzeitig Sie knnen auch sowohl einen oberen als auch einen linken Tabellenbereich fixieren. Hierzu markieren Sie die Zelle unterhalb und rechts neben der Stelle, an der die Teilung erfolgen soll. Bei Excel XP bis 2003 rufen Sie anschlieend den Befehl FENSTER | FENSTER FIXIEREN auf, bei Excel 2007 klicken Sie in der Multifunktionsleiste ANSICHT auf den Befehl FENSTER FIXIEREN | FENSTER FIXIEREN.
bereiche links und/oder oberhalb der Markierung dauerhaft sichtbar. Nur der nicht fixierte Teil lsst sich mit den Bildlaufleisten oder den Pfeil- und Bildlauftasten verschieben. Mit dem Befehl FIXIERUNG AUFHEBEN gehts zurck zur Normalansicht.
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Zum Fixieren gibt es eine schne Alternative. ber die Bildlaufleisten knnen Sie den Bildschirm in bis zu vier unabhngige Bereich teilen - und durch jeden separat scrollen. Zum Teilen klicken Sie auf den winzigen Trennbalken ganz oben in der vertikalen (bzw. ganz rechts in der horizontalen) Bildlaufleiste und verschieben ihn mit gedrckter Maustaste. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird die Tabellenansicht an dieser Stelle geteilt.
Das Praktische an der Aufteilung: Jeder Teilbereich lsst sich unabhngig voneinander bearbeiten.
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Das Scrollen im unteren Fensterbereich hat zum Beispiel keine Auswirkung auf die Ansicht im oberen Fensterbereich. Sehr ntzlich, um zwei oder mehr Bereiche einer groen Tabellen gleichzeitig zu bearbeiten. Ein Doppelklick auf den Trennstrich hebt die Teilung wieder auf.
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Bei Excel 2007 nehmen Sie das Kamerasymbol in die Symbolleiste fr den Schnellzugriff auf:
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5. Schlieen Sie das Fenster mit OK. Das neue Symbol finden Sie in der Symbolleiste fr den Schnellzugriff, direkt neben der Office-Schaltflche.
Um die Kamera zu aktivieren, markieren Sie den Bereich, den Sie im Kamerafenster beobachten mchten und klicken auf die neue Kamera-Schaltflche. Im nchsten Schritt klicken Sie auf die Stelle im Tabellenblatt, an der das Kamerabild erscheinen soll. ber die Anfasser an den Ecken knnen Sie das Fenster anpassen und zum Beispiel drehen, ska-
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lieren oder mit einem Rahmen versehen. Per Doppelklick ins Kamerafenster gelangen Sie direkt zum beobachteten Tabellenbereich.
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So funktionierts: Nachdem Sie die Ansicht wie gewnscht eingerichtet haben, rufen Sie den Befehl ANSICHT | BENUTZERDEFINIERTE
Excel 2007 klicken Sie in der Multifunktionsleiste ANSICHT auf die SCHALTFLCHE BENUTZERDEF. ANSICHTEN. Anschlieend klicken Sie auf HINZUFGEN, geben einen passenden Namen fr die Ansicht ein und schlieen das Fenster mit OK. Auf diese Weise knnen Sie beliebig viele Ansicht auf ein- und dieselbe Tabelle speichern. Zum schnellen Wechsel rufen Sie den Befehl erneut auf und klicken doppelt auf den Namen.
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brigens: Ansichten verwende ich gerne, um verschiedene Druckversionen einer Tabelle zu generieren. Wenn Sie fr jede Druckvariante eine Ansicht speichern, mssen Sie vor dem Drucken nur die Ansicht wechseln, um das Dokument in der gewnschten Form zu Papier zu bringen.
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Hier gehts zum Menvergleich zwischen Excel 2007 und frheren Versionen: http://office.microsoft.com/assistance/asstvid.aspx?assetid= XT101493291031&vwidth=1044&vheight=788&type=flash& CTT=11&Origin=HA101491511031
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Wichtig: Der Service funktioniert nur, wenn die aktuelle Version des Adobe-Flash-Players installiert ist. Sollte statt des Excel-Vergleichs nur eine weie Flche erscheinen, mssen Sie zuerst den Flashplayer nachinstallieren. Das geht ber die Webseite get.adobe.com/de/flashplayer (ohne www.) ganz schnell. Mein Extratipp: Entfernen Sie auf der Downloadseite das Hkchen vor KOSTENLOSE GOOGLE TOOLBAR (EMPFOHLEN), damit auch wirklich nur der Flashplayer und nicht die (in meinen Augen berflssige) Google Toolbar installiert wird.
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wird dann so vergrert, dass der markierte Bereich exakt auf die Bildschirmseite passt.
1. Markieren Sie mit gedrckter Maustaste den Tabellenbereich, der auf exakt einer Bildschirmseite dargestellt werden soll.
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auf die Office-Schaltflche sowie EXCEL-OPTIONEN und wechseln in den Bereich ERWEITERT. Im Feld FARBE DER GITTERNETZLINIEN (Excel XP/2003) bzw. GITTERNETZLINIENFARBE
(Excel
2007) haben Sie die Wahl zwischen 50 Farbtnen. Gut geeignet sind helle Pastelltne - je heller, desto dezenter. Wer mchte, kann auch komplett auf die Hilfslinien verzichten. Wenn Sie das Kontrollkstchen GITTERNETZLINIEN (Excel XP/2003) bzw. GITTERNETZLINIEN EINBLENDEN (Excel 2007) deaktivieren, gibt es gar keine Hilfslinien mehr - fr Excel-Profis ist das aber kein Problem.
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1. Zuerst geben Sie die erste Zeile mit den Spaltentiteln der Tabelle ein.
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3. Bei Excel bis zur Version 2003 rufen Sie anschlieend den Befehl DATEN | MASKE auf. Bei Excel 2007 mssen Sie den Befehl zuerst in die Symbolleiste integrieren. Hierzu klicken Sie in der Symbolleiste fr den Schnellzugriff auf den nach unten weisenden Pfeil und rufen den Befehl WEITERE BEFEHLE auf. Im folgenden Fenster whlen Sie den Eintrag ALLE BEFEHLE, markieren in der Befehlsliste den Eintrag MASKE und klicken auf HINZUFGEN.
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In der Symbolleiste fr den Schnellzugriff klicken Sie auf die neue Schaltflche MASKE.
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Sie mit der ()-Taste zum nchsten Eingabefeld springen und mit () den Datensatz speichern. Sofort erscheint eine leere Maske und die Eingabe des nchsten Datensatzes kann beginnen. Zum schnellen und fehlerfreien Fllen langer Listen eine feine Sache.
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#.##0,00
;[Rot]-#.##0,00
Acht Farben sind allerdings recht mager. Fast durch Zufall bin ich auf einen Trick gestoen, der die Farbpalette auf 56 Farben erweitert. Eigentlich ist es ganz einfach: Um bei benutzerdefinierten Formaten neben den acht Grundfarben alle 56 Farben der Excel-Farbpalette verwenden zu knnen, mssen Sie nur die Farbnummer aus der ExcelFarbtabelle eintragen. Wer zum Beispiel negative Betrge in leuchtendem Orange darstellen mchte, verwendet FARBE 46:
#.##0,00
;[Farbe 46]-#.##0,00
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Welche Nummern die Farben im Excel-Malkasten haben, zeigt die Datei FARBPALETTE.XLS, die Sie kostenlos auf der Webseite von Claus Busch erhalten (www.clausbusch.de/Excel/Farbpalette.xls).
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FREIGABE.
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Excel schrumpft alle eingebetteten Bilder auf ein Minimum, so dass die Datei nur noch einen Bruchteil des ursprnglichen Speicherplatzes verbraucht. Netter Nebeneffekt: Auf langsamen Rechnern lsst sich die Tabelle wesentlich flotter bearbeiten.
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wie von Geisterhand aus. Das funktioniert mit Zahlenkolonnen genauso gut wie mit Monaten oder Wochentagen. Was viele Anwender nicht wissen: Oft reicht zum automatischen Fllen der Doppelklick. Ein Praxisbeispiel aus dem Excel-Alltag: In den Spalten A und B stehen Zahlenwerte, die in Spalte C summiert werden sollen. blicherweise tragen Sie in die erste Zelle der Spalte C die Formel =A1+B1 ein und ziehen den Anfasser nach unten, um die Formel auf alle betreffenden Zellen zu erweitern. Viel zu aufwndig. Einfacher gehts folgendermaen: Geben Sie wie gehabt in die erste Zelle der Spalte C die Formel ein, und jetzt kommts - klicken Sie doppelt auf das kleine schwarze Quadrat der markierten Zelle. Und siehe da: Excel erweitert auf einen Schlag und ohne Mausschiebereien die Formel auf alle relevanten Zellen in Spalte C. Wo wird gerade bei der AutoAusfllen-Funktion sind: Das automatische Ausfllen mit gedrckter Maustaste funktioniert bei allen gngigen Listen wie Wochentagen oder Monaten. Wenn Sie hufig exotische Listen verwenden, knnen Sie Excels AutoAusfllen-Gedchtnis um weitere Varianten ergnzen. Wer beispielsweise mit Excel EishockeyErgebnisse auswertet, braucht hufig Listen wie
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Die eigene Liste knnen Sie wie jede andere AutoAusfllen-Liste nutzen. Wenn Sie zum Beispiel ins erste Feld 1. DRITTEL eingeben und die AutoAusfllen-Markierung mit gedrckter Maustaste nach unten ziehen, fllt Excel die folgenden Felder automatisch richtig aus.
Damit das nicht passiert, sind bei meinen Tabellen alle kritischen Zellen vor Fehleingaben geschtzt. Excel ist mit einer cleveren Schutzfunktion ausgestattet, die bei der Eingabe eines unrealistischen Wertes - etwa einem Rabatt von mehr als zehn Prozent - Alarm schlgt. So funktionierts:
1. Markieren Sie die Zellen, die vor Fehleingaben geschtzt werden sollen.
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2.
cel bis zu Version 2003 den Menbefehl DATEN | GLTIGKEIT auf; bei Excel 2007 klicken Sie auf DATEN und dann in der Registergruppe DATENTOOLS
3. Im nchsten Fenster legen Sie den Spielraum fr sinnvolle Werte fest, bei Rabatten etwa nur Dezimalwerte zwischen 0 und 10.
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(WindowsTaste)+(R), und
geben Sie den Befehl REGEDIT ein. Besttigen Sie das Dialogfenster mit OK.
in den fol-
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MICROSOFT\OFF
ICE\10.0\EXCEL\OPTIONS
Die Zahl hinter \OFFICE\ gibt die Versionsnummer der OfficeVersion an (9.0 = Office 2000, 10.0 = Office XP/2002, 11.0 = Office 2003). Achten Sie darauf, dass im linken Fenster der Ordner OPTIONS markiert ist.
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an Rckgngig-Aktionen ein, zum Beispiel 250. Schlieen Sie das Dialogfenster mit OK. Das wars. Ab sofort kann Excel mehr als nur 16 Bearbeitungsschritte rckgngig machen.
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Um beispielsweise eine kolorierte Umsatztabelle nach Farben zu gliedern, gehen Sie folgendermaen vor:
auf SORTIEREN.
2. Anschlieen whlen Sie im Listenfeld SPALTE die passende Spalte und im Feld SORTIEREN NACH den Eintrag ZELLENFARBE aus. Im Feld REIHENFOLGE bestimmen Sie eine der Hintergrundfarben als Sortierkriterium.
3. Klicken Sie auf EBENE HINZUFGEN, und wiederholen Sie die Schritte, um nach und nach die Reihenfolge der Farben festzulegen.
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sondern nummeriert sie nur durch. Ein Beispiel: Wenn in den Zellen A2 bis A20 unterschiedliche Zahlenwerte stehen, knnen Sie in Spalte B den Rang ermitteln. Hierzu gehen Sie folgendermaen vor:
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fhrt. Doch Halt: Bevor Sie von Hand jeder zweiten Zeile eine andere Farbe verpassen, sollten Sie folgenden Trick lesen. Mit einer bedingten Formel bernimmt Excel das Einfrben selbst. Und zwar folgendermaen:
1. Markieren Sie den gewnschten Tabellenbereich. 2. Bei Excel XP bis 2003 rufen Sie
den Befehl FORMAT | BEDINGTE FORMATIERUNG
auf. Im Dialogfenster
whlen Sie aus dem ersten Listenfeld den Eintrag FORMEL IST. Bei Excel 2007 klicken Sie in der Multifunktionsleiste START auf die Schaltflche BEDINGTE FORMATIERUNG und dann auf NEUE REGEL. Im Feld REGELTYP whlen Sie den Eintrag FORMEL ZUR ERMITTLUNG DER ZU FORMATIERENDEN ZELLE VERWENDEN.
3.
Formel ein:
=REST(ZEILE();2)=0
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habe, dass sich die Null auch ohne komplizierte Formel verstecken lsst. Eine versteckte Excel-Option gengt, um komplett auf Nullwerte zu verzichten. Bei Excel XP bis 2003 mssen Sie nur im Dialogfenster EXTRAS | OPTIONEN ins Register ANSICHT wechseln und die Option NULLWERTE deaktivieren. Bei Excel 2007 erreichen Sie das Dialogfenster ber die Office-Schaltflche und den Befehl EXCEL-OPTIONEN. Hier schalten Sie in der Kategorie ERWEITERT im Bereich OPTIONEN das Kontrollkstchen IN ZELLEN MIT NULLWERT EINE NULL
ANZEIGEN
zeigt.
Wer mchte, kann auch von Fall zu Fall entscheiden, ob die Null angezeigt werden soll oder nicht. Hierzu lassen Sie die Option IN ZELLEN MIT NULLWERT EINE NULL ANZEIGEN angekreuzt und verwenden im Tabellenblatt ein benutzerdefiniertes Zahlenformat.
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Um in einer Zelle oder einem Zellebereich die Ausgabe der Null zu unterdrcken, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen und whlen den Befehl ZELLEN
FORMATIEREN.
trag BENUTZERDEFINIERT und geben ins Feld TYP folgende Zeichenfolge ein:
0;-0;""
Schlieen Sie das Fenster mit OK. Bei einer Null bleibt die Zelle jetzt leer - egal, ob sie direkt eingegeben wird oder die Null das Ergebnis einer Formelberechnung ist.
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32. Whrungen mal anders: Das Whrungssymbol linksbndig und den Wert rechtsbndig formatieren
Bei Whrungen ist es Usus, dass zuerst der Wert und dann das Whrungssymbol geschrieben wird, zum Beispiel 22,50 . In Rechnungen ist aber oft die umgekehrte Reihenfolge erwnscht. Hier soll zuerst das Whrungssymbol und dann der Wert erscheinen. Mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat kein Problem. So gehts:
1. Markieren Sie die Zellen, in denen das neue Whrungsformat gelten soll.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung, und rufen Sie den Befehl ZELLEN FORMATIEREN
auf.
* #.##0,00
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Das Whrungszeichen erscheint daraufhin am linken Rand, whrend die Zahlenwerte rechtsbndig formatiert werden. Soll das Whrungszeichen direkt vor dem Betrag stehen, verwenden Sie alternativ folgendes Format ohne Sternchen:
#.##0,00
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33. Palette und Paletten: Singular und Plural fr benutzerdefinierte Formate selbst festlegen
Was wre Excel ohne die benutzerdefinierten Formate. Damit knnen Sie eigene Zahlenformate wie 10 PALETTEN oder 10 TTEN definieren. Doch was tun, wenn sich Singular und Plural unterscheiden? Damit in der Zelle nicht pltzlich 1 PALETTEN
scheidung zwischen Ein- und Mehrzahl. Damits klappt mssen Sie das benutzerdefinierte Format um eine Bedingung erweitern. Fr das Beispiel PALETTEN/PALETTE
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Excel achtet durch den Zusatz [=1] darauf, ob in der Zelle der Wert 1 oder eine andere Zahl steht. Beim Wert 1 kommt der Zusatz PALETTE zum Einsatz, bei allen anderen Werten inklusive der Null die Mehrzahl PALETTEN .
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Damits funktioniert, mssen Sie die Zeilen und Spalten ausblenden, die fr den Ausdruck nicht bentigt werden. Hierzu markieren Sie die entsprechende Zeile bzw. Spalte, klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung und whlen den Befehl AUSBLENDEN. Da die uninteressanten Bereiche jetzt unsichtbar sind, knnen Sie die zu druckenden Zellebereiche markieren und mit dem Befehl DATEI | DRUCKBEREICHE | DRUCKBEREICH FESTLEGEN als Druckbereich definieren. Bei Excel 2007 finden Sie den Befehl in der Multifunktionsleiste SEITENLAYOUT. Beim Aufruf des Druckbefehls gibt Excel die markierten Bereiche bersichtlich auf einer Druckseite aus. Nach dem Drucken sollten Sie die ausgeblendeten Zeilen und Spalten wieder sichtbar machen, indem Sie die Zeilen bzw. Spalten ber- und unterhalb der versteckten Bereiche markieren und per Rechtsklick den Befehl EINBLENDEN aufrufen.
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2. Im nchsten Fenster
kreuzen Sie das Kontrollkstchen KEINE DUPLIKATE an und bestimmen im Bereich AKTION, ob die bereinigte Liste an der gleichen Stelle oder einem anderen Zellbereich eingefgt werden soll.
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Wenn Sie sich fr AN EINE ANDERE STELLE KOPIEREN entscheiden, mssen Sie noch im Feld KOPIEREN NACH die Position der bereinigten Liste angeben.
3. Klicken Sie auf OK, um alle doppelten Listeneintrge zu entfernen bzw. eine bereinigte Kopie der Liste anzulegen.
Wenn Sie die bereinigte Liste nicht an andere Stelle einfgen, sondern die doppelten Werte direkt an Ort und Stelle eliminieren mchten, gibts bei Excel 2007 einen praktischen Assistenten.
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Sie die Spalte an, die auf Dubletten berprft werden soll und klicken auf OK. Die doppelten Eintrge werden ersatzlos aus der Liste entfernt.
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1.
2.
Bei Excel bis zur Version 2003 rufen Sie den Befehl
DATEN | GLTIGKEIT auf und wechseln ins Register EINSTELLUNGEN. Bei Excel 2007 wechseln Sie zur Multifunktionsleiste DATEN und klicken im Bereich DATENTOOLS auf die Schaltflche DATENBERPRFUNG.
3.
folgende Formel ein:
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=ZHLENWENN($A$2:$A$50;A2)=1
Der Bereich in Klammern gibt an, fr welche Zellbereich die Einschrnkung gelten sollen, hier (hier A2 bis A50), die Zellkoordinate hinter dem Semikolon gibt die erste Rechnungsnummer in der Spalte an.
4.
karte FEHLERMELDUNG, kreuzen Sie das Kontrollkstchen FEHLERMELDUNG ANZEIGEN, WENN UNGLTIGE WURDEN
DATEN EINGEGEBEN
Fehlermeldung ein.
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81
Bei Excel 2007 klicken Sie in der Multifunktionsleiste START auf die Schaltflche BEDINGTE FORMATIERUNG und dann auf NEUE REGEL. Im Feld REGELTYP whlen Sie den Eintrag FORMEL ZUR ERMITTLUNG DER ZU FORMATIERENDEN ZELLE VERWENDEN.
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=INFO("Verzeichnis")
Excel ersetzt die Formel durch den Pfad und Ordnernamen, in dem das Dokument gespeichert ist.
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Das ist aber noch nicht alles. Mithilfe der INFO-Formel knnen Sie weitere interessante Systeminformationen einbauen. Hier die komplette Liste: INFO-Formel =INFO("Verzeichnis") =INFO("Dateienzahl") Funktion Speicherort der Datei. Anzahl der geffneten Tabellenbltter (ab Excel 2003). =INFO("Rechenmodus") Anzeige des aktuellen Rechenmodus, z.B. AUTOMATISCH oder MANUELL.
=INFO("Version")
=INFO("verfspeich")
=INFO("BenutztSpeich") Derzeit verbrauchter Speicher in Bytes (nur bis Excel 2003). =INFO("GesamtSpeich") Gesamter verfgbarer Arbeitsspeicher in Bytes, inklusive bereits belegter Teile des Speichers (nur bis Excel 2003). =INFO("Sysversion") Versionsnummer des Betriebssystems (ab Excel 2003).
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=INFO("System")
Name des Betriebssystems in Kurzform, zum Beispiel MAC fr Mac OS oder PCDOS fr Windows (ab Excel 2003).
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Regen stehen. Eine versteckte Hilfefunktion greift in Zweifelsfllen unter die Arme. Und so kommen Sie an die undokumentierte Formelhilfe: Drcken Sie whrend der Formeleingabe die Tastenkombination
(Strg)+(_)+(A). Excel ergnzt damit die Eingabe um Beispielargumente. Wenn Sie zum Beispiel nach der Eingabe von
=WENN
mit (Strg)+(_)+(A) um Hilfe bitten, fhrt Excel die Formel wie Geisterhand fort und macht daraus
=WENN(Prfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)
Jetzt mssen Sie nur noch die Beispielangaben ersetzen und fertig ist die fehlerfreie Formel.
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Komplizierte Formeln knnen Sie um Kommentare erweitern. Das geht bei allen Formeln, deren Ergebnis ein Zahlenwert ergibt. Geben Sie hinter die Formel den folgenden Zusatz ein:
+N("Mein Kommentar")
Fr eine Umsatzsteuerberechnung lautet die Ergnzung zum Beispiel:
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fort aufmerksam macht und in der entsprechenden Zelle ein kleines grnes Hkchen anzeigt. Ein Klick darauf ffnet ein Untermen mit weiteren Informationen zur Fehlerursache. Bei kleinen Tabellen ist die Fehlersuche schnell erledigt. Bei groen Kalkulationen siehts schon anders aus. Da wird der eine oder andere Fehler schnell bersehen. Um nicht in Tabellen mit hunderten Zeilen und Spalten manuell nach Formelfehlern zu fahnden, gibt es einen pfiffigen Trick, der sofort alle Fehler einer Tabelle anzeigt. Bei Excel 2007 klicken Sie in der Multifunktionsleiste FORMEL auf FORMELBERWACHUNG und dann auf FEHLERBERPRFUNG
frheren Excel-Versionen rufen Sie den Menbefehl EXTRAS | FEHLERBERPRFUNG. Im folgenden Dialogfenster knnen Sie Schritt fr Schritt zu den einzelnen Fehlern springen. Zu jedem Fehler gibt es ausfhrliche Hilfestellungen und Auswertungen. Mit der Schaltflche SPUR ZUM FEHLER finden Sie die Zellen und Verweise, die mglicherweise fr die Fehlermeldung verantwortlich sind. Die Korrektur ist damit schnell erledigt.
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Fehler auch beim Drucken auf. Es geht auch anders. Mit einem Trick knnen Sie Tabellen fehlerfrei drucken. Auf dem Papier sind Rechnungen oder Angebote dann garantiert fehlerfrei. Um Fehlermeldungen beim Drucken zu ignorieren, gehen Sie folgendermaen vor:
1. Bis zur Excel-Version 2003 rufen Sie zuerst das Dialogfenster DATEI | SEITE EINRICHTEN auf. Bei Excel 2007 wechseln Sie zur Multifunktionsleiste SEITENLAYOUT
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zur Version
folgenden Dialogfenster klicken Sie zustzlich auf FORMEL ZUR ERMITTLUNG DER ZU FORMATIERENDEN ZELLEN VERWENDEN.
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=ISTFEHLER(D2)
Die Zahl in Klammern gibt die Koordinate der markierten Zelle an, in diesem Beispiel D2. Ersetzen Sie den Beispielwert durch die Zellkoordinate Ihrer Tabelle. Statt alle Fehler abzufangen, knnen Sie sich auch gezielt einzelne Fehler beschrnken. Hierzu verwenden Sie eine Formel wie
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=FEHLER.TYP(D2)=2
In Klammern wird wieder der Zellbezug angegeben. Die Zahl hinter dem Gleichheitszeichen bestimmt, welcher Fehler gemeint ist. Folgende Werte sind mglich: Fehlerwert Wert hinter dem Gleichheitszeichen #NULL! #DIV/0! #WERT! #BEZUG! #NAME? #NV Sonstiges 1 2 3 4 5 7 #NV
4.
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6. Im letzten Schritt knnen Sie die bedingte Formatierung auf die brigen Zellen bertragen, indem Sie zunchst die zuletzt bearbeitete Zelle (mit der bedingten Formatierung) markieren und mit (Strg)+(C) in die Zwischenablage kopieren.
auf. Bei
Excel 2007 klicken Sie auf den kleinen Pfeil unterhalb der EINFGEN Schaltflche und dann auf INHALTE EINFGEN.
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Ein Beispiel: Wenn in einer Umsatztabelle die Zelle A2 durch B2 dividiert wird, erscheint der Fehler #DIV/0 immer dann, wenn in Zelle B2 der Wert 0 steht. Mit folgendem Trick ersetzen Sie die Fehlermeldung durch das Krzel N.A:
=A2/B2
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98
1.
=SUMME(WENN(REST(ZEILE(A1:A100);4)=0;A1:A10 0;0))
Der Parameter 4 bestimmt, welche Zeilen im angegebenen Zellbereich addiert werden soll - in diesem Beispiel jede vierte Zeile.
(Strg)+(_)+() ab.
Excel erzeugt aus der Formel eine Matrixformel; erkennbar an den geschweiften Klammern. Eine Matrixformel ist eine spezielle Tabellenformel, die wie eine Schleife einer Programmiersprache arbeitet und in diesem Beispiel den Zellbereich durchgeht und nur jede vierte Zelle addiert.
46. Summen, Mittelwerte, Minimum, Maximum und vieles mehr ohne Formel berechnen
Wussten Sie, dass sich viele Berechnungen auch ohne Formel durchfhren lassen? Wenn Sie auf die Schnelle die Summe eine Zellbereichs, den grten und kleinsten Wert oder die Anzahl der Werte ermitteln mchten, reicht ein Blick in die Statuszeile.
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Um kleinere Rechenaufgaben wie das Summieren von Zellen ohne Formel zu erledigen, mssen Sie nur die betreffenden Zellen markieren. Entweder markieren Sie mit gedrckter Maustaste einen ganzen Zellbereich oder halten die (Strg)-Taste gedrckt und klicken nacheinander auf beliebige Zellen. Sobald zwei oder mehr Zellen markiert sind, erscheint unten rechts in der Statuszeile die Summe der Zellinhalte. Das ist aber noch nicht alles. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Summe klicken, erscheint ein Kontextmen mit weiteren Rechenfunktionen. Hier knnen Sie selbst festlegen, welche Werte in der Statusleiste angezeigt werden, zum Beispiel der MITTELWERT, die ANZAHL der Werte oder das MINIMUM und MAXIMUM. Fr schnelle Ergebnisse zwischendurch eine praktische Sache.
100
="In der Rechnungssumme von "&(D33)&" Euro sind "&(D33/119*19)&" Euro Mehrwertsteuer enthalten."
Alles, was in &-Zeichen eingefasst wird, interpretiert Excel als Formel oder Zellverweis, der Rest ist normaler Text.
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=Anzahl*Preis
102
=SUMME(Preis)
einfacher als der kryptische Verweis auf Zellkoordinaten.
49. Auf einen Schlag alle Formeln einer Tabelle anzeigen und formatieren
Ob und welche Zellen Formeln enthalten, lsst sich per Mausklick herausfinden. Ein Blick in die Eingabezeile verrt, ob der Wert fest eingetragen wurde oder mit einer Formel berechnet wurde. Per Doppelklick werden sogar die Zellbezge farbig dargestellt. Doch was tun, wenn eine riesige Tabelle auf Formeln berprft werden soll? Ganz einfach: Mit der Tastenkombination
(Strg)+(#) werden
alle Formeln angezeigt. Durch erneutes Drcken der Tastenfolge geht es wieder zurck zur Normalansicht. Wenn Sie alle Formelfelder optisch hervorheben und zum Beispiel rot markieren mchten, hilft der Trick mit der GEHEZU-Funktion:
1.
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2.
Befehl BEARBEITEN | GEHE ZU (bis Excel 2003) auf bzw. klicken bei Excel 2007 ganz rechts auf das Fernglas und dann auf GEHE ZU.
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Register AUSFLLEN eine dezente Hintergrundfarbe und klicken auf OK. Die Formelfelder sind jetzt an der neuen Farbe erkennbar.
105
=SUMME(C:C)
Mchten Sie alle Werte in Zeile 41 summieren, gengt folgende Formel:
=SUMME(41:41)
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