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MANUAL PRTICO DE AUDITORIA TRABALHISTA Para pesquisar rapidamente uma palavra, tecle CTRL+L Sumrio: (clique no ttulo para acessar o tema desejado) Introduo Siglas Utilizadas Auditoria Trabalhista Seleo dos Documentos Papis de Trabalho Relatrio 1. Documentao 2. Registro de Ponto e Jornada de Trabalho 3. Folha de Pagamento 4. INSS 5. Segurana e Medicina do Trabalho 6. Autnomos 7. Resciso de Contrato de Trabalho 8. Reclamatrias 9. Frias 10. Dcimo Terceiro Salrio 11. Outros 12. Procedimentos Prvios de Auditoria na Terceirizao 13. Controles Internos na rea de Pessoal
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SIGLAS UTILIZADAS CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados CIPA ou Cipa: Comisso Interna de Preveno de Acidentes CLT: Consolidao das Leis do Trabalho (Decreto-Lei 5.452/43) CTPS: Carteira de Trabalho e Previdncia Social DSR: Descanso Semanal Remunerado GFIP: Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social. GPS: Guia da Previdncia Social HE: horas extras IN: Instruo Normativa INSS: Instituto Nacional de Seguridade Social IR: Imposto de Renda IRF ou IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte LC: Lei Complementar MTb ou MTE: Ministrio do Trabalho e Emprego NR: Norma Regulamentadora de Segurana e Sade no Trabalho OS: Ordem de Servio PAT: Programa de Alimentao do Trabalhador PIS: Programa de Integrao Social (Lei Complementar 7/70) SRF: Secretaria da Receita Federal VT: Vale Transporte
AUDITORIA TRABALHISTA A importncia da Auditoria - autofiscalizao da empresa - diminui erros e prejuzos das rotinas auditadas - na situao de auditoria interna, cria filtra e peneira as tarefas de maior importncia, criando rgos de controle de qualidade do trabalho. - funciona como um freio na empresa, para evitar desvios, furtos, pagamentos indevidos e outras irregularidades. A falta de fiscalizao no Setor de Pessoal e Recursos Humanos d a sensao de desleixo, propiciando pequenos erros, que de incio so involuntrios, porm tornam-se a porta para desvios, fraudes, etc. - ferramenta de orientao tcnica e assessoramento - preveno e melhoria da atividade de administrao dos funcionrios na empresa
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d) EXAMES MDICOS (1.26) (5.17) O Auditor dever verificar se foram feitos os exames mdicos solicitados pela legislao.
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a) CONFERNCIA DA FOLHA DE PAGAMENTO COM O CARTO PONTO E DEMAIS RELATRIOS PARA O PAGAMENTO DAS VERBAS SALARIAIS O Auditor deve manter os seguintes raciocnios para realizar as recomendaes de auditoria: - se a empresa estiver pagando a menor s verbas trabalhistas, em relatrio dever mencionar que h diferenas no pagamento de verbas trabalhista e que eventualmente poder haver reclamatrias trabalhistas em funo da incorreo; - se a empresa estiver pagando a maior s verbas trabalhistas, deve demonstrar em relatrio as respectivas diferenas, recomendando o acerto para evitar o desembolso desnecessrio. - A empresa tem um curtssimo prazo para descontar do funcionrio as verbas pagas a maior, no entanto os valores pagos a menor ao funcionrio podem ser reivindicados em at 02 anos aps sua sada da empresa, para reclamar os ltimos 05 anos; - No importa se o erro a favor ou contra a empresa, ocorrendo o erro deve ser comentado em relatrio; - Solicitar a Conveno Coletiva de Trabalho dos funcionrios, normalmente cada Sindicato tem suas peculiaridades, bem como se atentar para o fato que as empresas com filiais em outras regies devem adotar a CCT da respectiva regio. a1) Atravs de testes por amostragem o Auditor dever selecionar cartes ponto e conferir se os dados apontados no carto ponto esto refletindo na folha de pagamento. Exemplo: - n de dias trabalhados, - n de faltas, - n de horas extras c/ 50%, - n de horas extras c/100%, - n de horas de adicional noturno, - outros a2) no caso do pagamento de comisses, solicitar ao responsvel pelo RH a origem das comisses, documento do setor comercial autorizando o pagamento de tal valor. Se no houver relatar como ponto de controle interno. b) CLCULOS NA FOLHA DE PAGAMENTO QUE DEVEM SER AVERIGUADOS (3.12) (3.13) (3.14) (3.15) (3.16) (3.17) O Auditor dever conferir os clculos constantes na folha de pagamento, observando as leis trabalhistas e a CONVENO COLETIVA DE TRABALHO de cada categoria e cada estabelecimento da empresa (matriz, filial, escritrio). Normalmente, a Conveno Coletiva de Trabalho tem suas peculiaridades que interferem no clculo na folha de pagamento. O Auditor deve atentar para as categorias estabelecidas em bases sindicais diferentes, pois tm exigncias distintas ( Ex.: funcionrio da matriz e da filial), bem como funcionrios no mesmo estabelecimento, mas com categorias diferenciadas. Verificar o clculo de: b1)Hora extra com adicional de 50% 44 horas semanais
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Clculo referente ao ms de ago/99. P= P= P= P= P= P= { { 1.833,00 138,08 [ ( 15,00 / 100 ) x ( 1.833,00 138,09 ( 2 x 90,00 ) P ) ] + 135,00 } x ( 20,00 / 100 ) } { { 1.694,92 [ 0,15 x ( 1.514,91 P ) ] + 135,00 } x 0,20 } { { 1.694,92 [ 227,23 0,15P ] + 135,00 } x 0,20 } { { 1.694,92 227,23 + 0,15P + 135,00 } x 0,20 } { { 1.602,69 + 0,15P } x 0,20 } { 320,54 + 0,03P }
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-As importncias descontadas a menor do funcionrio, para pagamento da requerente da penso judicial, podero ser exigidas da empresa, pelo no cumprimento da determinao judicial. D) DESCONTO DO VALE TRANSPORTE VERIFICAR SE: d1) a empresa est observando o limite de 6% para o desconto do vale-transporte sobre o salrio-base e comisses (no podendo efetuar o desconto sobre horas extras, adicional noturno, insalubridade, DSR, e outros adicionais); d2) o funcionrio apresenta anualmente a Declarao de Utilizao do Vale Transporte; (1.5) d3) os clculos esto sendo feitos proporcionais aos dias trabalhados no ms, em funo das admisses e demisses; d4) os vales no utilizados pelo funcionrio esto sendo descontados na resciso ou se existe evidncia de que os mesmos foram devolvidos pelo funcionrio (as devolues podem ser constatadas no formulrio de controle de estoque dos vales, caso a empresa no tenha controle, o auditor deve mencionar tal situao em relatrio); (7.10) d5) o desconto do vale est sendo integral at o limite do valor do preo pago pela aquisio, para os funcionrios cujo desconto de 6% superior ao preo pago pelo vale, ou seja, no pode descontar valor maior do que o vale-transporte custa para a empresa; e) DESCONTO DO IRRF Lembrando que o auditor deve ter em mos a tabela atualizada para o clculo do IRRF incidente sobre verbas salariais. e1) o IRRF sobre a folha tem sua incidncia pelo regime de caixa, ou seja, a base de clculo o pagamento, assim diferenas salariais, de horas extras e etc, tero a incidncia acumulada na data do pagamento; e2) no h reteno do IRRF, quando o valor do desconto for inferior a R$ 10,00, exceto quando se referir ao 13 salrio, pois sua tributao exclusiva na fonte, sendo devida a reteno at mesmo se o desconto for inferior a R$ 10,00; (3.18) e3) para fins de reteno do IRRF sobre frias gozadas (normais) deve ser somado o salrio base + salrio varivel + 1/3 constitucional + abono pecunirio; ( art. 625 RIR/99) e4) Verbas que no incidncia tm incidncia do IRRF na folha de pagamento: Abono do Pis, pago pela empresa e reembolsado pelo governo; Abonos eventuais - as importncias recebidas a ttulo de ganhos eventuais e abonos expressamente desvinculados do salrio, por fora da lei; Aviso Prvio Indenizado (Enunciado 305 TST); Ajuda de custo, parcela nica, mudana de local de trabalho, art. 470 da CLT; Reembolso bab, pago conforme legislao trabalhista, para crianas at 06 anos;
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e5) as demais verbas tero a incidncia do IRRF, porm existindo dvidas o auditor dever consultar a tabela de incidncias de IRRF.; Em nov/2003, vigora a seguinte tabela progressiva mensal (verificar posteriores alteraes) Base de Clculo R$ At 1.058,00 De 1.058,00 at 2.115,00 Acima de 2.115,00 Deduo por dependente: R$ 106,00 Observao: MEDIDA PROVISRIA N 202, DE 23 DE JULHO 2004. Art. 1 Fica excluda, para fins de incidncia na fonte e no ajuste anual do imposto de renda da pessoa fsica, a quantia de R$ 100,00 (cem reais) mensais do total dos rendimentos tributveis provenientes do trabalho assalariado pagos nos meses de agosto a dezembro do ano-calendrio de 2004. Pargrafo nico. O disposto no caput aplica-se, tambm, ao dcimo terceiro salrio, para fins de incidncia do imposto de renda na fonte. Verificar se: e6) o clculo do IRRF do funcionrio selecionado est correto, para isso soma-se todas as verbas salariais (salrio, HE, adicionais noturnos, periculosidade, etc), diminui-se o desconto do INSS, da penso alimentcia (se houver) e os dependentes, dessa forma, tem a base de clculo. Sobre a base de clculo aplicar a tabela progressiva. (Salrio INSS P. Alimentcia Dependentes = base de clculo IRRF); e7) os dependentes deduzidos do IR esto declarados na Declarao de Encargos de famlia para fins de IR (nmero menor ou maior deve ser mencionado no relatrio); Alquota % 15% 27,5% Parcela a deduzir R$ 158,70 423,08
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A PARTIR DE JANEIRO/2004 (Portaria MPS 12/2004) SALRIOS-DE-CONTRIBUIO ALQUOTAS at R$ 720,00 7,65 % de R$ 720,01 at R$ 1.200,00 9,00 % de R$ 1.200,01 at R$ 2.400,00 11,00 % TABELA DE CONTRIBUIO DOS SEGURADOS EMPREGADO, EMPREGADO DOMSTICO E TRABALHADOR AVULSO, PARA PAGAMENTO DE REMUNERAO A PARTIR DE 01 DE MAIO DE 2004 ANEXO II, da Portaria INSS 479 de 07/mai./2004 Salrio-de-contribuio R$ At 752,62 De 752,63 at 780,00 De 780,01 at 1.254,36 De 1.254,37 at 2.508,72 Alquota para fins de recolhimento INSS - % 7,65%* 8,65%* 9,00% 11,00%
* Alquota reduzida para salrios e remuneraes at trs salrios mnimos, em razo do disposto no inciso II do art. 17 da Lei n 9311, de 24 de outubro de 1996, que instituiu a Contribuio Provisria sobre Movimentao ou Transmisso de Valores e de Crditos e de Direitos de Natureza Financeira - CMPF. f2) est sendo descontado o INSS sobre todas as verbas de natureza salarial, para isso o Auditor dever ter em mos relao das verbas que tem incidncia ou no da contribuio; f3) a empresa vem recolhendo o INSS descontado dos funcionrios, caso contrrio pode ser enquadrada como crime de apropriao indbita; (4.10) f4) contribuio previdenciria empregos simultneos: De acordo com o Inciso I, do Artigo 28, da Lei 8.212/91, entendese como salrio de contribuio, para o empregado e trabalhador avulso, a remunerao auferida em uma ou mais empresas, assim entendida a totalidade dos rendimentos pagos, devidos ou creditados a qualquer ttulo, durante o ms, destinados a
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j) Equiparao Salarial (3.7) (3.8) (3.9) Verificar se h funcionrios exercendo a mesma funo na empresa, no entanto com salrios diferentes. A equiparao salarial ocorre no prazo de at 02 anos da admisso de um e outro funcionrio ( 1, art. 461- CLT), exemplo: a)funcionrio admitido em 02.01.2000 e outro em 15.11.2001, pode ser pedido a equiparao salarial, pois a diferena entre a admisso de um e outro de 01 ano e 11 meses; b)funcionrio admitido em 02.01.2000 e outro em 01.03.2002, no pode ser pedido a equiparao salarial, pois a diferena entre a admisso de um e outro de 02 anos e 02 meses, ou seja, prazo superior a 02 anos. Para evitar a equiparao salarial o Auditor dever recomendar a empresa a criao do Quadro de Carreira (2, art. 461CLT), bem como a empresa deve abandonar a prtica de registrar quase todos os funcionrios com uma nica funo (exemplo: auxiliar administrativo, auxiliar de escritrio, etc). Em uma reclamatria trabalhista o funcionrio poder vir a reivindicar a equiparao salarial, alegando exercer a mesma funo, porm com salrio distinto, com base no artigo 461 da CLT. l) Reajuste Salarial Verificar se: l1) a empresa vem concedendo os reajustes salariais estipulados em conveno coletiva de trabalho; (3.10) l2) vem sendo efetuado corretamente o clculo proporcional para o reajuste salarial dos funcionrios que foram admitidos aps a ltima data-base da categoria, no caso em que esses funcionrios receberam reajuste integral, solicitar a autorizao por escrito do responsvel que autorizou o reajuste integral, no apresentado o documento de autorizao por escrito, comentar em relatrio. m) Salrio abaixo do estipulado em conveno coletiva Verificar se a empresa no remunera seus funcionrios com salrios inferiores aos estipulados pela Conveno Coletiva de Trabalho. (3.11) n) Reduo da jornada noturna Verificar se a empresa vem reduzindo a jornada de trabalho noturna de seus funcionrios de 60 minutos para 52 min e 30 seg. (3.20) (3.21) (3.22). 4. INSS
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b) OUTROS PROCEDIMENTOS b1) todo sistema tem uma tabela de parmetros de incidncia de INSS, FGTS, IRRF e outras verbas, na qual constam todas as verbas cadastradas e as respectivas incidncias. O Auditor dever verificar minuciosamente se as verbas e as respectivas incidncias esto cadastradas corretamente na tabela (com o auxlio de tabelas de incidncia de INSS/FGTS/IRRF divulgadas por boletins informativos). Esta anlise propiciar a deteco de possveis erros. Tambm, na tabela de incidncias cadastrada no sistema poder ser verificada a correta indexao das verbas trabalhistas (horas extras, adicionais e etc.) (4.3) (4.4) (4.5) b2) Visualizar se a GPIP est preenchida corretamente; informaes sobre o preenchimento da GFIP, constam no Manual da GFIP, aprovado pela Instruo Normativa INSS/DC n 86/2003; (4.19) b3) Verificar se a GRFP (GRFC) est preenchida corretamente; informaes sobre o preenchimento da GRFC, constam no Manual da GFIP, aprovado pela Instruo Normativa INSS/DC n 86/2003; (4;16) b4) Verificar se a GPS est exposta no quadro de avisos da empresa. (4.15) b5) ARQUIVOS DIGITAIS EXIGIDOS PELO INSS O auditor dever verificar se a empresa est em ordem com os arquivos digitais, caso contrrio fazer meno no relatrio. Por determinao da Lei 10.666/2003, desde 01/07/20003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negcios e atividades econmicas ou financeiras, escriturao de livros ou produo de documentos de natureza contbil, fiscal, trabalhista e previdenciria. A Portaria INSS-DIREP 42/2003, estabelece a forma de apresentao, a documentao de acompanhamento e as especificaes tcnicas dos arquivos digitais a serem entregues ao auditor-fiscal da Previdncia Social. b6) REGISTRO CONTBIL DO INSS O Auditor dever visualizar se a Contabilidade da empresa est observando os seguintes procedimentos: As remuneraes pagas, devidas ou creditadas aos trabalhadores devero estar devidamente escriturados nos Livros Dirio e Razo, os quais so exigidos pela fiscalizao aps noventa dias contados da ocorrncia dos fatos geradores das contribuies sociais, devendo: I - atender ao princpio contbil do regime de competncia; e II - registrar, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuies sociais de forma a identificar, clara e precisamente, as rubricas integrantes e as no-integrantes do salrio de contribuio, bem como as contribuies sociais previdencirias descontadas dos segurados, as contribuies sociais a cargo da empresa, os valores retidos de empresas prestadoras de servios, os valores pagos a cooperativas de trabalho e os totais recolhidos, por estabelecimento da empresa, por obra de construo civil e por tomador de servios. Esto desobrigados da apresentao de escriturao contbil o pequeno comerciante, a pessoa jurdica tributado pelo lucro presumido e SIMPLES desde que escriturem o Livro Caixa e o Livro de Registro de Inventrio. (Base art. 65, da Instruo Normativa INSS n 100/2003) b6) APOSENTADORIA ESPECIAL O Auditor dever verificar, atravs dos Laudos Tcnicos, PPRA, etc, se no h casos de aposentadoria especial na empresa, bem como se os recolhimentos esto sendo efetuados, conforme especificado abaixo: Exercendo o segurado atividade em condies especiais que possam ensejar aposentadoria especial aps quinze, vinte ou vinte e cinco anos de trabalho sob exposio a agentes nocivos prejudiciais sua sade e integridade fsica, devida pela empresa ou equiparada a contribuio adicional destinada ao financiamento das aposentadorias especiais, conforme previsto no pargrafo 6 do art. 57 da Lei n 8213, de 1991 e nos pargrafos 1 e 2 do art. 1 e no art. 6, todos da Lei n 10666, de 2003, observado o disposto no pargrafo 2 do art. 406, sendo estes:
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Manual de Auditoria Trabalhista se as reunies esto sendo realizadas nas datas determinadas pelo Calendrio Anual da CIPA enviada ao Ministrio do Trabalho; (5.3) (5.4) (5.5) (5.6)
a4) verificar se foi realizada a SIPAT Semana Interna de Preveno de Acidentes, a qual realizada anualmente. O Auditor dever analisar, tambm, se h documentos comprobatrios da realizao da SIPAT, tal como lista de presena das palestras, bem como se h comunicado ao Ministrio do Trabalho para a realizao da SIPAT NR-5 item 5.1.6, subitem o; a5) se a empresa promoveu treinamento para os membros da CIPA, titulares e suplentes, antes da posse. Normalmente h um certificado na pasta do funcionrio que realizou o curso da CIPA NR-5, itens 5.32 a 5.37; a6) compete ao empregador convocar eleies para escolha dos representantes dos empregados na CIPA, no prazo mnimo de 60 (sessenta) dias antes do trmino do mandato em curso; a7) elaborao da ficha de anlise de acidentes anexo II, item 5.16 NR-5, para cada acidente deve ser elaborado o anexo II, portanto o Auditor dever verificar se para cada CAT (Comunicao de Acidente de Trabalho) foi feito o anexo II; (5.7) a8) quantidade de tcnicos de segurana de trabalho em relao ao nmero de funcionrio na empresa (ver quadro II, NR4); (5.8) (5.10) a9) quantidade de profissionais em engenharia e em medicina de trabalho (Quadro II da NR-4); (5.9) (5.10) b) OUTROS ASSUNTOS b1) verificar se a empresa possui o PPRA -Programa de Preveno de Riscos Ambientais, NR-9; O PPRA visa preservao da sade e da integridade dos trabalhadores, atravs da antecipao, reconhecimento, avaliao e conseqente controle da ocorrncia de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em considerao a proteo do meio ambiente e dos recursos naturais. O PPRA dever ser efetuado, sempre que necessria e pelo menos uma vez ao ano, devendo ser realizada uma anlise global do PPRA para avaliao do seu desenvolvimento e concretizao dos ajustes necessrios e estabelecimento de novas metas e prioridades. (5.11) b2) verificar se a empresa possui o PCMSO -Programa de Controle Mdico e Sade Ocupacional, NR-7; as empresas que possuam empregados, independente do tamanho e grau de risco, desde que estejam regidos pela CLT, so obrigadas a implantar o Programa de Controle Mdico e Sade Ocupacional. um programa que especifica procedimentos e condutas a serem adotadas pelas empresas em funo dos riscos aos quais os empregados se expem no ambiente de trabalho, deve ser feito em conjunto com o PPRA; (5.12) b3) verificar se foi efetuado o relatrio anual do PCMSO; (5.13) b4) fazer uma breve inspeo fsica, verificando: vencimento dos extintores; se os funcionrios esto usando as EPIs NR-6, conforme PPRA (luvas, equipamento adequado para solda, botas adequadas nos casos de umidade; mscaras no caso de poeira, calados adequados, protetores auriculares nos casos de barulho, roupas especiais para entrar em cmaras frias, etc.); escadas e pisos escorregadios esto equipados com antiderrapantes; se h algum local com possibilidades de acidentes;
outras anlises podero ser feitas verificando as disposies contidas nas Normas Regulamentadoras; (5.14) (5.15)
b5) verificar se tcnico habilitado inspecionou os compressores e vasos de presso NR-13; (5.16) b6) livro de Inspeo de caldeiras NR-13 verificar se so efetuadas as inspees regularmente; c) EXAMES MDICOS (5.17) Nos testes efetuados na documentao do funcionrio o Auditor dever verificar se a empresa esta cumprindo os prazos para realizar os exames mdicos em seus funcionrios. De acordo com o Artigo 168 da Consolidao das Leis do Trabalho, e Item 7.4.1 da Norma Regulamentadora Relativa Segurana e Medicina no Trabalho NR 7 - Programa de Controle Mdico e Sade Ocupacional, obrigatria a realizao de exames mdicos admissionais, por ocasio da admisso do funcionrio, peridicos e demissionais, na sada do funcionrio da empresa.
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Desta forma, o PPP deve ser preenchido, atualizado e entregue ao trabalhador no momento da resciso somente em relao queles empregados que durante o contrato de trabalho estejam em contato com agentes nocivos sade. Empregado que no est exposto a estes agentes no precisa ter PPP, pelo menos por enquanto, at que a Previdncia Social faa a implantao do respectivo documento em meio magntico. Outra observao importante que a dispensa provisria do PPP para os trabalhadores de determinada empresa no significa que a mesma est dispensada de outras obrigaes e normas ambientais, como o PPRA - Programa de Preveno de Riscos Ambientais (NR-9) e o PCMSO - Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional (NR-7). d4) Documentao disposio da fiscalizao De acordo com o artigo 188 da IN DC-INSS 84/2002, o Agente de Inspeo do INSS, solicitar empresa, por estabelecimento, os seguintes documentos: 1. 2. 3. 4. PPRA - Programa de Preveno de Riscos Ambientais - NR-9; PCMSO - Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional - NR-7 (normas regulamentadoras tambm exigidas pelo Ministrio do Trabalho e Emprego); PPP - Perfil Profissiogrfico Previdencirio; Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social (GFIP); (no caso das empresas onde exista exposio a riscos ambientais, conforme a Legislao, as empresas pagam Previdncia, alquotas suplementares referente ao SAT. Estas informaes tambm devero estar relacionadas aos cdigos informados na GFIP). Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Informaes Previdncia Social (GRFP); Laudo Tcnico de Condies Ambientais do Trabalho (LTCAT) Comunicao de Acidente do Trabalho CAT (art. 68 Decreto 3048/99, introduzido pelo Decreto 4032/01).
5. 6.
d5) Multas: As multas relacionadas ao PPP esto definidas no art. 283, II, o, j e n do Decreto 3.048/99, adiante reproduzido: Art. 283. Por infrao a qualquer dispositivo das Leis ns 8.212 e 8.213, ambas de 1991, para a qual no haja penalidade expressamente cominada neste Regulamento, fica o responsvel sujeito a multa varivel de R$ 636,17 (seiscentos e trinta e seis reais e dezessete centavos) a R$ 63.617,35 (sessenta e trs mil seiscentos e dezessete reais e trinta e cinco centavos), conforme a gravidade da infrao, aplicando-se-lhe o disposto nos artigos 290 a 292, e de acordo com os seguintes valores: I - .... II a partir de R$ 6.361,73 (seis mil trezentos e sessenta e um reais e setenta e trs centavos) nas seguintes infraes: .... j) deixar a empresa, o servidor de rgo pblico da administrao direta e indireta, o segurado da previdncia social, o serventurio da Justia ou o titular de serventia extrajudicial, o sndico ou seu representante, o comissrio ou o liquidante de empresa em liquidao judicial ou extrajudicial, de exibir os documentos e livros relacionados com as contribuies previstas neste Regulamento ou apresent-los sem atender s formalidades legais exigidas ou contendo informao diversa da realidade ou, ainda, com omisso de informao verdadeira; ... n) deixar a empresa de manter laudo tcnico atualizado com referncia aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus trabalhadores ou de emitir documento de comprovao de efetiva exposio em desacordo com o respectivo laudo; e o) deixar a empresa de elaborar e manter atualizado perfil profissiogrfico abrangendo as atividades desenvolvidas pelo trabalhador e de fornecer a este, quando da resciso do contrato de trabalho, cpia autntica deste documento. Observe-se que por fora do artigo 373 do Decreto 3048/1999, os valores expressos em moeda corrente referidos no Regulamento, exceto aqueles referidos no art. 288, so reajustados nas mesmas pocas e com os mesmos ndices utilizados para o reajustamento dos benefcios de prestao continuada da previdncia social. Desta forma, o valor da multa j atualizado pela Portaria MPAS 727 corresponder no mnimo a R$ 9.910,20 e no mximo a R$ 99.102,12, conforme a gravidade da infrao, a partir de 1 de junho de 2003.
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a10) clculo do desconto do INSS, sendo que o desconto do INSS sobre o 13 Salrio em separado das demais verbas; a11) o Salrio Famlia dever ser pago proporcional aos dias trabalhados; Observao: A partir de 01/mai./2004, conforme art. 4, da Portaria do INSS n 479 de 07/05/2004. o salrio-famlia ser pago da seguinte forma: Art. 4 - O valor da cota do salrio famlia por filho ou equiparado de qualquer condio, at quatorze anos de idade, ou invlido de qualquer idade, a partir de 01 de maio de 2004, de: I - R$ 20,00 (vinte reais) para o segurado com remunerao mensal no superior a R$ 390,00 (trezentos e noventa reais); II - R$ 14,09 (catorze reais e nove centavos) para o segurado com remunerao mensal superior a R$ 390,00 (trezentos e noventa reais) e igual ou inferior a R$ 586,19 (quinhentos e oitenta e seis reais e dezenove centavos). Pargrafo 1 - Para os fins deste artigo, considera-se remunerao mensal do segurado o valor total do respectivo salrio-de-contribuio, ainda que resultante da soma dos salrios-de-contribuio correspondentes a atividades simultneas. Pargrafo 2 - O direito cota do salrio-famlia definido em razo da remunerao que seria devida ao empregado no ms, independentemente do nmero de dias efetivamente trabalhados. Pargrafo 3 - Todas as importncias que integram o salrio-de-contribuio sero consideradas como parte integrante da remunerao do ms, exceto o 13 salrio e o adicional de frias previsto no inciso XVII do art. 7 da Constituio Federal de 1988, para efeito de definio do direito cota de salrio-famlia. Pargrafo 4 - A cota do salrio-famlia devida proporcionalmente aos dias trabalhados nos meses de admisso e demisso do empregado. a12) se foram efetuados os descontos do vale-transporte e vale-refeio referentes aos dias que faltam para concluir o ms; (7.10) a13) se h relao com a memria de clculo da mdia das variveis (horas extras e outros adicionais), as quais devem constar por exigncia legal; (7.5) a14) se a empresa est entregando o Comprovante de Rendimentos Pagos ou Creditados para fins de I.R., juntamente com a Resciso; (7.9) a15) se h extrato com os saldos do FGTS depsito, o qual foi utilizado para efetuar o clculo da multa rescisria de 50%; (7.15) a16) se funcionrios foram demitidos e recontratados acerto para o funcionrio receber o FGTS; (7.13) a17) se funcionrios no esto sendo demitidos e readmitidos com salrios a menor; (7.12) a18) se a empresa no est demitindo funcionrios com direito estabilidade: sindicalistas, cipeiros, funcionrios que se acidentaram no trabalho, gestantes, etc. (7.11) 8. RECLAMATRIAS
a) Contribuio previdenciria s/ parcelas pagas ao reclamante a1) conferir valores recolhidos na GPS com reclamatria trabalhista; a2) o auditor deve atentar que sobre as verbas indenizatrias (aviso prvio, frias indenizadas, FGTS) no tem incidncia de INSS; a3) a incidncia de INSS ocorre sobre as verbas de natureza salarial (salrios, horas extras, DSR, adicionais, 13 salrio); a4) de acordo com o Artigo 276 do Decreto 3.048/99, nas aes trabalhistas que resultarem em pagamento de verbas sujeitas contribuio previdenciria, o recolhimento da referida contribuio ser feito no dia dois do ms seguinte ao da liquidao da sentena. A5) em reclamatria trabalhista que discrimina apenas o percentual das verbas trabalhistas e indenizatrias. O Auditor dever atentar de que, devero constar discriminadamente, todas as verbas pagas, as quais devero manter relao com o processo. O simples arbitramento de percentuais sobre as verbas remuneratrias e indenizatrias constantes dos acordos
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Ms jun/02 jul/02 ago/02 set/02 out/02 nov/02 dez/02 jan/03 fev/03 mar/03 abr/03
20,00
50,00
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A indexao do salrio varivel ao salrio base do ms facilita a conferncia dos clculos das variveis, caso contrrio o Auditor deveria calcular a mdia segregando verba por verba. b2.6) observar que no exemplo acima citado, as gratificaes, prmios e outras verbas no calculadas em funo do salrio do funcionrio devero ser calculadas a parte e somadas mdia pelo valor original sem atualizao. b2.7) as comisses tambm no so atualizadas em funo dos reajustes salariais dos funcionrios, no entanto, na maioria das vezes a Conveno Coletiva de Trabalho divulga tabela de atualizaes, visando o clculo das mdias de comisses. Em outros casos, a Conveno determina que ser feita a mdia dos ltimos 03 ou 06 meses de comisso e comparados com os ltimos 12 meses, devendo ser pago a mdia maior. O Auditor dever ficar atento ao que estipula a Conveno da classe a que o funcionrio recolhe a Contribuio Sindical, no havendo disposio o clculo da mdia dever ser efetuado com base no perodo aquisitivo e sem atualizaes. c) Frias na Resciso (9.4) c1) frias vencidas e indenizadas na resciso - a mdia das verbas variveis (horas extras, adicionais, etc) ser calculada tendo em vista o perodo aquisitivo das frias. As empresas normalmente utilizam incorretamente a mdia dos ltimos doze meses (salvo conste em Conveno Coletiva); c2) frias proporcionais - a mdia varivel (horas extras, adicionais, etc) ser calculada tendo em vista o perodo proporcional das frias. O perodo proporcional que se refere a 02.01.x1 at 30.06.x1, a mdia dever ser calculada em funo das horas extras e outros adicionais no perodo de 02.01 a 30.06.x1; c3) normalmente ocorre erro no clculo de frias vencidas, frias proporcionais, 13 salrio e aviso prvio indenizado na resciso porque se utiliza, por comodismo e incorretamente, a mdia dos ltimos 12 meses para o clculo das variveis. A mdia das horas extras, adicionais e etc. deve ser calculada distintamente para cada verba, pois todas tm perodos diferentes de abrangncia, tambm, a legislao trabalhista determina que esses demonstrativos constem em anexo a resciso de contrato de trabalho. c4) o clculo dos avos das frias deve ser considerado em funo do perodo aquisitivo e no do ms de admisso. Por exemplo: O funcionrio foi admitido no dia 16.01, computa-se para fins de frias um ms em 15.02, dois meses em 15.03 e assim por diante. d) Integrao das Frias na Folha de Pagamento (9.5) -As frias devem ser integradas (inseridas) na folha de pagamento conforme o perodo de competncia. Exemplo: Funcionrio entrou em frias no dia 16 de abril; No recibo so pagas integralmente as frias; Na folha de pagamento deve constar segregado 15 dias trabalhados + 15 dias de frias com os respectivos adicionais que constituiro base de clculo para o INSS e o FGTS; No prximo ms constaro na folha de pagamento 15 dias de frias e respectivos adicionais + dias trabalhados no ms; Caso dispuser de forma diferente na folha de pagamento a empresa estar pagando em um ms a mais e em outro a menos o INSS e o FGTS. e) Antecipao de frias (9.6) - Verificar se a empresa antecipa as frias, antes do funcionrio ter completado o perodo aquisitivo.
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Ms
R$ HE 50%
R$ HE 100%
R$ DSR
R$ Adic.Not
soma variveis
R$ Salrio
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** O Auditor dever observar que o 13 salrio pago at o dia 20.12 de cada ano, dessa forma o RH ainda no fez o fechamento da folha de pagamento do ms de dezembro e nem sabe se o funcionrio fez ou no horas extras, para bater o clculo o Auditor dever somar a diferena do 13 salrio pago na folha de dezembro, paga at o 5 dia til do ms de janeiro. Ou se preferir desconsiderar as mdias do ms de dezembro e dividir por 11 para achar a mdia aritmtica. A indexao do salrio varivel ao salrio base do ms facilita a conferncia dos clculos das variveis, caso contrrio o Auditor deveria calcular a mdia segregando verba por verba. b3) observar que no exemplo acima citado, as gratificaes, prmios e outras verbas no calculadas em funo do salrio do funcionrio, devero ser calculadas a parte e somadas mdia pelo valor original sem atualizao. b4) As comisses tambm no so atualizadas em funo dos reajustes salariais dos funcionrios, no entanto, na maioria das vezes a Conveno Coletiva de Trabalho divulga tabela de atualizaes, visando o clculo das mdias de comisses. Em outros casos, a Conveno determina que ser feita a mdia dos ltimos 03 ou 06 meses de comisso e comparados com os ltimos 12 meses, devendo ser pago a mdia maior. O Auditor dever ficar atento ao que estipula a Conveno da classe a que o funcionrio recolhe a Contribuio Sindical, no havendo disposio o clculo da mdia dever ser efetuado com base no perodo aquisitivo e sem atualizaes. c) Conferncia do clculo das variveis perodo proporcional Exemplo: Funcionrio admitido em 01.06.03 R$ HE 50% R$ HE 100% R$ DSR R$ Adic.Not soma variveis 200,00 0,00 242,00 0,00 360,00 240,00 430,00 R$ Salrio 700,00 800,00 800,00 800,00 800,00 800,00 800,00 ndice variav / sal 0,286 0,303 0,450 0,300 0,538 1,876 7 0,268 800,00
Ms
Jun/03 150,00 50,00 jul/03 Ago/03 200,00 20,00 22,00 Set/03 Out/03 280,00 80,00 Nov/03 150,00 50,00 40,00 Dez/03 200,00 100,00 80,00 50,00 Total das variveis Mdia -divide por 07 meses (nmero de meses de jun a dez) Mdia Salrio do ms do pagamento do 13 salrio
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c) CONTRIBUIO SINDICAL CATEGORIAS DIFERENCIADAS (10.5) Verificar se a contribuio das categorias diferenciadas e dos profissionais liberais est sendo recolhida conforme o disposto abaixo. CATEGORIA DIFERENCIADA O conceito de categoria profissional diferenciada encontra-se disposto no 3 do art. 511 da CLT, onde se estabelece que essa categoria aquela "que se forma dos empregados que exercem profisses ou funes diferenciadas por fora do estatuto profissional especial ou em conseqncia de condies de vida singulares", a qual, quando organizada e reconhecida como sindicato na forma da lei, detm todas as prerrogativas sindicais (art. 513 da CLT).
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d) Emprstimos a funcionrios (10.4) d.1) os emprstimos feitos a funcionrios no firmados mediante contrato, e sem clusula de cobrana de encargos financeiros, podero ser considerados pelo fisco, como adiantamentos salariais e tributados na fonte, na ocasio da liberao dos recursos. d.2) alm do contrato de emprstimo, deve haver previso no contrato de trabalho sobre o desconto de emprstimos. e) CAGED E RAIS (10.6)
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a) b) c)
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Todos os documentos devem permanecer na pasta documental do funcionrio. 2) Controles das horas extras e suas implicaes Para evitar fraudes e pagamentos indevidos, as horas extras so pagas mediante autorizao diria. As autorizaes genricas contribuem para o aumento do custo com Horas Extras. As autorizaes devem conter detalhes sobre o motivo das horas extras; Para evitar o pagamento de horas extras, a empresa deve implementar o Banco de Horas.
O Artigo 59, 2, da Consolidao das Leis do Trabalho, com a nova redao dada pela Lei n 9.601/98, e posteriores alteraes, permite que seja dispensado o acrscimo de salrio se, por fora de acordo ou conveno coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuio em outro dia, de maneira que no exceda, no perodo mximo de 360 dias, a soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite de 10 horas dirias. A compensao das horas extras, atravs do sistema Banco de Horas deve ser feita mediante acordo com os funcionrios, homologado com o sindicato da classe. As horas extras devem ser pagas em conformidade com a anotao no carto ponto; As faltas e os atrasos vm sendo descontados na folha de pagamento, conforme apontadas no carto ponto; O RH vem fazendo reunies peridicas com os responsveis dos diversos setores, discutindo os motivos, necessidades e se as horas extras podem ser reduzidas mediante coordenao de tarefas, bem como buscando alternativas. Em uma empresa tudo pode ser modificado, desde que haja participao de funcionrios, gerncia e administrao; e as atitudes estejam sendo tomadas a curto e longo prazo, modificar uma cultura no fcil pior a empresa falir, se a empresa que voc trabalha no fizer esse esforo, a concorrente far. Horas extras oneram o salrio, INSS, FGTS, Frias, 13 Salrio, aviso prvio, acidentes de trabalho, desgastam o funcionrio, sua famlia e o pior que viciam, pois o funcionrio ganha um pouco mais no final do ms e quer continuar ganhando; O carto ponto contm a assinatura do funcionrio e do responsvel pelo setor; Um funcionrio deve confeccionar a folha de pagamento e outro funcionrio de departamento independente conferir; Acordo de compensao de jornada de trabalho obrigatrio quando o funcionrio trabalho a mais em alguns dias para compensar outro, exemplo: funcionrio trabalha de Segunda a Sexta , 08 horas e 48 minutos, e no trabalha no Sbado. Caso a empresa no possua esse acordo por escrito ou meno do acordo no contrato de trabalho, o funcionrio ter direito a 48 minutos extras por dia + DSR + 13 salrio + frias + FGTS, fazendo a conta em 05 anos, um funcionrio que percebe R$ 2.000,00, por ms, computando todas essas verbas aproximadamente em 05 anos ter a receber em uma reclamatria trabalhista a quantia de R$ 20.369,23 [( 16 HE/ms + 20% ( DSR)= 19,20 HE x R$ 13,64 ( valor hora normal + 50%) =R$ 261,88 x 60 meses = R$ 15.713,28 + R$ 1.309,44 (13 sal) + 1.741,55 (frias)+ R$ 1.594,96 (FGTS) = R$20.359,23]. Em uma reclamatria, o primeiro item que o Perito que faz o clculo analisa ( j existe software em que imputado o perodo e ltimo valor da hora extra e o clculo automtico); (base: artigo 7, inciso XVI da Constituio Federal)
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3) Salrio, reajuste salarial e aumento salarial - A empresa deve ter uma poltica salarial adequada e devidamente aprovada pela Diretoria. Essa poltica denomina-se Quadro de Cargos e Salrios (Quadro de Carreiras); Qualquer contratao, reajuste, aumento salarial deve ser efetuado de acordo com os cargos e salrios constantes da poltica da empresa e autorizado pela Diretoria; O Quadro de Cargos e Salrios existente na empresa evita que os funcionrios peam, em reclamatrias trabalhistas, a equiparao salarial, de acordo com o 1, art. 461 da CLT. O risco de contingncia trabalhista com equiparao salarial acontece nas empresas que registram quase todos os seus funcionrios como auxiliar de escritrio, auxiliar de administrao, auxiliar de produo e assim por diante. Dessa forma, no prazo de dois anos, se um funcionrio registrado como auxiliar de escritrio com salrio de R$ 500,00 e outro vem a ser registrado tambm como auxiliar de escritrio mas com salrio de R$ 1.200,00, o primeiro poder pedir equiparao salarial na justia; O Quadro de Cargos e Salrios evitar aumentos abusivos de salrios motivados por favoritismo na empresa; 4) FOLHA DE PAGAMENTO E DESCONTOS Todas as verbas pagas devem estar de acordo com o Carto Ponto, as excees devem estar autorizadas por escrito pela Diretoria. A no utilizao do carto ponto abre brecha para reclamao de horas extras, bem como reivindicao do cargo de confiana. Como citado acima, os supervisores e gerentes dispensados do ponto, caberia pagar 40% sobre o salrio a ttulo de cargo de confiana, conforme inciso II do art. 62 da CLT ( na verdade ao invs de contrat-lo por R$ 3.000,00, contrata-lo-ia por R$ 2.142,85 + 857,15 (40% funo gratificada) = R$ 3.000,00); Efetuar os descontos de faltas e atrasos, conforme consta no carto ponto. Pela legislao e jurisprudncia trabalhista a empresa tem de 02 a 03 meses para efetuar esses descontos em folha de pagamento, aps esse prazo, fica caracterizado que o funcionrio ficou disposio da empresa ou a empresa perdoou tais descontos no cabendo mais os descontos;
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5) INSS, FGTS, IRRF, FRIAS, 13 SALRIO O setor de pessoal deve conferir e manter composio de valores que serviram de base de clculo do INSS e do FGTS. No deve confiar cegamente nos valores fornecidos pelo sistema, pois todos os parmetros de incidncia so imputados no programa da folha de pagamento, podendo existir erros de incidncias, os quais podem ser corrigidos mediante a composio de saldos. Dirias de viagens at 50% da remunerao no tm incidncia de INSS, FGTS, 13 Salrio e Frias. Se as dirias forem superiores a 50% da remunerao (salrios, horas extras, adicionais, etc., no incluindo a prpria diria) recomendvel que a empresa adote o formulrio de prestao de contas, no qual o funcionrio apresenta todas as despesas de viagens (hotel, restaurante, locomoo, etc.) e ficando na folha de pagamento, a ttulo de dirias, somente despesas efetivadas e no comprovadas, mediante autorizao da Diretoria; (inciso VIII, do Pargrafo 9, do artigo 214, do Decreto n 3.048/99). Salrio Maternidade pago pela empresa e descontado do recolhimento INSS, bem como o 13 Salrio sobre o salrio maternidade deve ser descontado do recolhimento do INSS em 20 de dezembro de cada ano, a partir de 01.09.2003, tendo em vista a vigncia da Lei 10.710/2003. Os valores retidos e no recolhidos, a ttulo de impostos e contribuies, constituem-se perante a legislao atual como crime de apropriao indbita, conforme artigo 95, da Lei n 8.212/91. Portanto, os tributos retidos dos funcionrios devem ser recolhidos, mesmo que a empresa esteja em crise financeira, pois, alm da penalidade citada, esses tributos no podem ser parcelados; Os recolhimentos de INSS, FGTS e IRRF devem ser feitos mediante visto de autorizao e conferncia pelo responsvel do RH ou do Setor de Pessoal; Por amostragem o setor de Pessoal dever conferir a mdia das variveis (horas extras, DSR, adicionais, prmios, gratificaes, etc.) para o clculo de frias e 13 salrio. Lembrando que a mdia das variveis para o clculo de frias
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- clculo do desconto do INSS, sendo que o desconto do INSS sobre o 13 Salrio em separado das demais verbas; - o Salrio Famlia dever ser pago proporcional aos dias trabalhados; - se foram efetuados os descontos do vale-transporte e vale-refeio referentes aos dias que faltam para concluir o ms; - se foram efetuados os descontos de todos os benefcios: vale farmcia, seguros, mercado, etc.; -se h relao com a memria de clculo da mdia das variveis (horas extras e outros adicionais), as quais devem constar por exigncia legal; - se h extrato com os saldos do FGTS depsito, o qual foi utilizado para efetuar o clculo da multa rescisria de 50%; - se funcionrios foram demitidos e recontratados acerto para o funcionrio receber o FGTS, configurando fraude contra o FGTS; - se funcionrios no esto sendo demitidos e readmitidos com salrios a menor; - se a empresa no est demitindo funcionrios com direito estabilidade: sindicalistas, cipeiros, funcionrios que se acidentaram no trabalho, gestantes, etc.
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