Instituto Bblico El Sembrador

Catacamas, Olancho Honduras C. A. Pr. David Quiroz O.

PARA EL QUE NO SABE A DONDE VA CUALQUIER CAMINO LE SIRVE

El que sabe donde quiere llegar hace lo que hacen el tiempo y lugares adecuados, Planifica!
Los que se preparan para competir en un deporte, dejan de hacer todo lo que pueda perjudicarles. Y lo hacen para ganarse un premio que no dura mucho tiempo! Nosotros, en cambio, lo hacemos para recibir un premio que dura para siempre. YO ME ESFUERZO POR RECIBIRLO. ASI QUE NO LUCHO SIN UN PROPOSITO. 1Cor. 9: 25 26.

1 PRIMERA ETAPA: DIAGNOSTICO SITUACIONAL

1.1 PASO 1.- IDENTIFICACION DE CLIENTES EXTERNOS Y

DETERMINAR SUS DEMANDAS (necesidades) Los clientes externos son las personas, organizaciones, grupos que son muy importantes para la organizacin. Por lo cual todas sus expectativas y demandas deben tomarse en cuenta. En el caso del Instituto Bblico El Sembrador de los clientes sern:
1. 2. 3.

La iglesia local La denominacin (I.E.S.H.) Otras denominaciones

En esta etapa, la conocida como diagnostico, se recoge las necesidades, problemas, intereses y oportunidades

Cuando se conocen las expectativas y demandas de los clientes externos, permitir disponer de insumos valiosos para la planificacin estratgica. De manera que se puedan entregar productos de calidad que satisfagan sus expectativas. Ejemplos de demandas del cliente externo: Productos y servicios de calidad Transparencia en los productos

Atencin personalizada

1.2 PASO 2- IDENTIFICACION DE CLIENTES INTERNOS Y SUS

DEMANDAS Las personas, reas, departamentos al interior de la organizacin se las pueden considerar como clientes internos. Los estudiantes Las familias El personal La administracin
2 Tambin en esta etapa se recoge las necesidades, problemas, intereses. Que en la prctica no siempre se logran satisfacer.

Las expectativas y demandas de los clientes internos tambin son insumos importantes para la planificacin. Aunque no necesariamente la planificacin atender todas sus expectativas. Cuanto mayor el grado de satisfaccin de la demandas de los clientes internos, mayor ser el grado de motivacin y compromiso. Adems se incrementara la eficiencia y eficacia y la productividad de la organizacin. Ejemplo de expectativas y demandas de clientes internos Trato adecuado Comunicacin efectiva

Participacin en el proceso educativo

Capacitacin permanente Motivacin adecuada

1.3 PASO 3- BASE DE DATOS

La informacin histrica y actual con referencia a diferentes variables de la organizacin, nos ayudan a visualizar las tendencias para realizar pronsticos. La informacin cualitativa y cuantitativa que pueda recopilarse con respecto a la institucin, nos ayudara en el proceso de planificacin. En este caso debemos considerar como importantes los informes y otra documentacin respecto de: La participacin de los alumnos (el inters de venir al IBES) El nivel de rendimiento acadmico

Estado de salud espiritual, emocional y fsica

Nivel de impacto en el ministerio de la iglesia

Se deben considerar aspectos propiamente al entorno inmediato y mediato al IBES, es decir consideramos la:
-

Informacin sobre las demandas y ofertas del ministerio de la ciudad o la regin la que pertenece (inmediato) Y la misma informacin a nivel nacional (mediato)

1.4 PASO 4- ANALISIS DEL ENTORNO (AMENAZAS Y OPORTUNIDADES) El anlisis del entorno, nos permite determinar las tendencias con respecto a la organizacin, las cuales pueden ser positivas (oportunidades) o tendencias negativas (amenazas). Este anlisis debe ser realizado utilizando algunas tcnicas adecuadas de manera que nos otorgue informacin lo ms exacta posible. Mientras mayor sea la informacin, mayor ser la posibilidad de enfrentar con xito los desafos y las Amenazas presentados en el entorno.
Amenazas.- Son los factores de afuera que perjudicaran nuestro xito. Oportunidades.- son los factores de afuera que aprovecharamos para tener xito.

1.4.1 VARIABLES CLAVES DEL ENTORNO Aspectos importantes que pueden afectar nuestro trabajo, pero no dependen de nosotros.

Econmicas Polticas y legales Competitividad

Sociales Tecnolgicas ticas

Los cambios en las variables claves del entorno afectan al inters de la gente en el producto o servicio y las alternativas que tiene la organizacin.

La identificacin y anlisis de las oportunidades y amenazas del entorno, permite a la organizacin a formular o reformular, disear su visin, escribir objetivos y establecer estrategias adecuadas.

Podemos considerar como competitividad a los hechos y/o que pueden afectar la posicin estratgica de la organizacin

1.4.2 ANALISIS FODA ASPECTOS INTERNOS EXTERNOS Fortalezas (Para impulsarlas) Positivos Debilidades (Para eliminarlas) negativos ASPECTOS Oportunidades (Para explotarlas) Amenazas (Para evitarlas)

ELABORACION MATRIZ DE EVALUACION DE FACTORES EXTERNOS Los procedimientos para la construccin de una matriz de evaluacin de factores externos son los siguientes:

Elaborar una lista de amenazas y oportunidades consideradas importantes para la organizacin.

Ponderar (P) (calificar) cada factor entre Sin importancia 0.0 Muy importante 1.0

Realizar una clasificacin (C) de uno a cuatro para indicar el impacto por variable: AMENAZA IMPORTANTE AMENAZA MENOR OPORTUNIDAD MENOR 1 2 3 4

OPORTNIDAD MAYOR

1.5

PASO 5- ANALISIS ORGANIZACIONAL (FORTALEZAS Y DEBILIDADES)

Las fortalezas (factores positivos) son fuerzas que contribuyen positivamente a la organizacin. Las debilidades (factores negativos) son obstculos que afectan la eficiencia de la organizacin

1.6

MATRIZ DE ANALISIS DE FACTORES INTERNOS

Debilidad.- Son nuestros factores que nos alejan del xito. Fortalezas.- Son los factores propios que nos aproximan al xito.

Esta herramienta analtica resume las fortalezas y las debilidades en las distintas reas o departamentos organizacionales. Los procedimientos para estructurar una matriz de anlisis organizacional son las siguientes:

Realizar un listado de fortalezas y debilidades claves de la organizacin Asignar una ponderacin a cada variable identificada entre: SIN IMPORTANCIA 0.0

MUY IMPORTANTE 1.0

- Realizar una clasificacin de uno a cuatro para indicar el impacto por variable:

DEBILIDAD IMPORTANTE

1 2 3 4

DEBILIDAD MENOR FORTALEZA MENOR FORTALEZA MAYOR

2 SEGUNDA ETAPA: ESTRUCTURACION DEL PLAN ESTRATEGICO

2.1 PASO 1- DEFINICION DE LOS VALORES CORPORATIVOS Los valores son el conjunto de principios y creencias que regulan la gestin organizacional. Constituyen la parte filosfica de la organizacin. Toda organizacin implcitamente o explcitamente tienen un conjunto de valores, estos deben ser analizados y divulgados.

Ejemplos de valores: - tica - Calidad - Seguridad

Valor.- Son las cosas, acciones, palabras o frases a los que les atribuimos un significado o mucha importancia.

- Responsabilidad social - Recursos humanos - Diversidad del producto - Estructura de la institucin - Integridad

2.2

PASO 2- FORMULACION DE LA MISION

La misin es la declaracin duradera de la organizacin, es un resumen de la razn de existir de la organizacin, describe la naturaleza del negocio y los principios y valores bajo los que pretende sustentarlo. La misin debe ser bsicamente amplia en su alcance para permitir la generacin de una vasta gama de objetos y estrategias. Los componentes principales que deben considerarse en la formulacin de la misin son los siguientes:
Misin.- Una misin bien declarada bsicamente responder a preguntas como: Quines somos? Qu hacemos? Para qu lo hacemos lo que hacemos?

La naturaleza de la institucin institucin La gente a la que usted sirve principales

2.2.1

la razn para que exista su los principios y valores

UTILIDAD DE UNA DECLARACION DE MISION BIEN FORMULADA

Una declaracin breve pero completa ayudara a: Establecer y mantener la constancia y la claridad del propsito en toda la organizacin.

 Proporcionar un marco de referencia para todas las decisiones de planificacin. Obtener el compromiso de todos a travs de una comunicacin clara de la naturaleza y el concepto de la organizacin.

Atraer la comprensin y el apoyo de agentes externos importantes para el xito de la organizacin.

Ejemplos de misin. Misin de asociacin de excursionistas guilas La asociacin de excursionistas guilas, es un grupo de compaas que planean y realizan excursiones de calidad en todo Olancho. La misin de la asociacin es ayudar a mejorar el rendimiento y la rentabilidad de la compaa de excursiones, con un nfasis especial en excursionismo de montaa. En apoyo a esto la asociacin se compromete a: Continuar y mantener la reputacin de servicio de calidad

Representar a los miembros con respecto a los asuntos gubernamentales

Elaborar informacin de bsqueda y asistencia del mercadeo para permitir que los miembros permanezcan en las competencia Explorar en busca de nuevos conceptos de negocio y tecnologa para los miembros.

Misin de Compasin International en Honduras

En cumplimento a la gran comisin y sensibles a la necesidad econmica- social de la niez. Compasin International en

Honduras es un instrumento que facilita procesos de Desarrollo Integral y Sostenible; Para que los beneficiarios lleguen a ser adultos cristianos responsables y realizados. Procuramos cumplir la misin por medio de: Sociedad con la Iglesia Procesos participativos para empoderar

Defensora como una manera de pensar y actuar

2.3

PASO 3 DISEO DE LA VISION

Visin: La visin permitir responder a preguntas como: Mi situacin ser diferente a la actual? Genera compromiso? Desafa a esforzarse?

La visin de futuro seala direccin y el rumbo que seguir la respuesta a la pregunta que queremos que sea la organizacin en los prximos aos? (3 a 5 aos)es la visin del futuro.

Visin del futuro es la declaracin amplia de donde se quiere la organizacin este dentro los prximos aos. Para la redaccin de la visin, se deben tener en cuenta los siguientes elementos: Inspira y plantea retos para su logro

Es creble y consistente con los valores estratgicos y la misin

Muestra la esencia de lo que debe de llegar a ser la organizacin proyecta sueos y esperanzas Incorpora valores e intereses comunes Comunica entusiasmo
10

Ejemplos de visin Visin de MOTORES DIESEL Motores Diesel S.A. ser siempre un empresa lder en el mercado, de alta rentabilidad, de reconocido prestigio, confianza y credibilidad, por la calidad de los productos y servicios que ofrece a los sectores que atiende; y, por la seguridad, estabilidad y bienestar que brinda a todos sus miembros. Motores Diesel S.A., se caracterizara: por ser una empresa en desarrollo y mejoramiento continuo; por su flexibilidad para adaptarse a los cambios del entorno y demandas de sus clientes; por el incremento permanente de su productividad; por mantener en su cultura de ventas la filosofa de: El cliente es lo primero ; por el trabajo en equipo; por la comunicacin efectiva en todos los niveles y por la preocupacin permanente para lograr la satisfaccin laboral de su personal, disponiendo as de recursos humanos capacitados, motivados y comprometidos.

Visin del Instituto Bblico El Sembrador en Honduras

El Instituto Bblico El Sembrador, es una organizacin con personal cristiano comprometido, con una cultura organizacional de excelencia, que en sociedad fortalecida con la I.E.S.H. y las iglesias de Olancho, es reconocida en el contexto nacional por su efectividad y logros alcanzados en su labor de procesos de formacin teolgica ministerial participativo, de un liderazgo que responda a las necesidades espirituales, sociales y econmicas de nuestro pas; con efecto multiplicador dirigido a las iglesias y su entorno comunitario.
2.4

PASO 4- FORMULACION DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos son las descripciones de los resultados que la organizacin desea alcanzar en un periodo determinado de tiempo. Por ser generales deben cubrir toda la organizacin. Los objetivos deben tener las siguientes caractersticas: Cuantificable
11

 Fijado para un periodo de tiempo Factible de lograrse

Relacionando con la misin y la visin

Para la elaboracin es necesario tomar en cuenta los siguientes insumos: Demandas de clientes internos Demanda de clientes externos Base de datos Amenazas y oportunidades Debilidades y fortalezas Se deben formular objetivos por cada rea crtica: Productividad Imagen organizacional Calidad del producto Tecnologa Participacin en el mercado Rentabilidad Ejemplos de objetivos: Hasta octubre del 2010, la empresa SOLIDEZ habr ampliado su rea de cobertura a las ciudades de Catacamas y San Pedro Sula con los mismos servicios de calidad que le caracteriza.
2.5

PASO 5 FORMULACION DE ESTRATEGIAS

La formulacin de las estrategias consiste buscar los diferentes caminos de cmo lograr los objetivos organizacionales.
12

Las estrategias son caminos a seguirse para el logro de los objetivos Ejemplo de Estrategias: Capacitar al personal Incrementar la participacin en el mercado Automatizar los procesos administrativos

2.6

PASO 6- FORMULACION DE INDICADORES

2.7

PASO 7- FORMULACION DE POLITICAS

Las polticas son las directrices generales para la toma de decisiones, establecen los lmites de las decisiones, y cuida que sean compatibles son los objetivos organizacionales. Ejemplo de polticas:

Todo el personal contratado deber participar en por lo menos 3 eventos de capacitacin al ao Para incrementar la participacin en el mercado, se dar prioridad al contacto personal.

Luego de la formulacin de las polticas se deben formular los procedimientos y normas para su aplicacin correctas y situaciones especficas.

2.8

PASO 8- ELABORACION DEL PLAN OPERATIVO

El plan operativo define con claridad los pasos a seguirse, para alcanzar los objetivos tiene como componentes:

Las metas del objetivo general

Metas: Las metas son los pasos anuales a seguir para alcanzar el objetivo.

13

Estrategias para alcanzar las metas los indicadores de alcance de las metas actividades

fechas

responsabilidades de la ejecucin de estas actividades mayores, conocidos como eventos

participantes, esto es quienes estn involucrados o a quienes se dirige la actividad. Los recursos que se necesita para la ejecucin de la actividad Los costos que significa la ejecucin en pleno del evento Producto, que se obtendr como resultado de la actividad

Ejemplo de meta:

A Diciembre del ao 2008 se habr evaluado los programas vigentes en el 10% de los proyectos vigentes con participacin de los alumnos y pastores.

Las actividades son los pasos a detalle para alcanzar las metas. 3 TERCERA ETAPA: EJECUCION DEL PLAN ESTRATEGICO Es la fase en el que la actividad y con los costos previstos tanto responsables y participantes deben llevar a cabo, la importancia de la ejecucin de las actividades no solo est en realizarlas sino que se las debe hacer en el tiempo establecido y siempre estn orientadas a obtener un logro. No se ejecutan las actividades porque si. 3.1 SEGUIMIENTO.- Es un proceso en que detalladamente se debe velar por:

14

 La ejecucin de cada actividad y evento: En las fechas establecidas Con el presupuesto asignado. Por la obtencin de productos luego de cada actividad. La consecucin de los productos, como evidencias tangibles permitir demostrar los niveles de alcance de indicadores de las metas, y finalmente de los objetivos. 3.2 EVALUACION.- Es una escapa del plan, sirve para dar juicios sobre los: Evaluacin: Es una etapa

Primero sobre Segundo sobre Tercero sobre Cuarto sobre

Los resultados El El

de la planificacin. Sirve para comparar los resultados alcanzados en proceso de ejecucin relacin a los resultados que se buscaban momento de planeacin inicialmente.

Los insumos

En la evaluacin se considera tambin en nivel de cumplimiento de responsabilidad de las personas en los cargos y tareas asignadas. El monitoreo como la evaluacin requieren del diseo previo de instrumentos de verificacin y/o control, en nuestro lenguaje a estos les llamamos con frecuencia Formularios.

4.

INFORME.- Es el documento que refleja fundamentalmente los logros y las formas en que se han obtenido dichos logros. se dirigen a los niveles de autoridad. En el particular En el caso del I.B.E.S. se remitirn los informes a:

4.1 Normalmente

El CEBITE
15

 La Escuela el Sembrador A la directiva de la I.E.S.H. Los informes son de distinta naturaleza y fin. Existen los informes del proceso de ejecucin, es decir del periodo en el que las actividades se estn desarrollando, en este periodo existe uno llamado informe Alterativo que tiene la caracterstica de reportar el incumplimiento de actividades y/o Eventos los que perjudicaran el alcance de Metas en la dimensin y fechas establecidas.

16