SIAGIE v3.3.

0 / AGO2012

Gua rpida de usuario SIAGIE v3.3.0

En esta nueva versin se ha incorporado un servicio de procesos que se traduce en la optimizacin de los procesos de carga masiva de plantillas Excel para Matrcula, Asistencia y Calificacin de estudiantes: Ahora ya no es necesario esperar a que la validacin y grabacin en la base de datos culmine para poder realizar otras actividades en el SIAGIE.

La actualizacin se refleja en los siguientes procesos: 1. Registro de asistencia mensual a la IE (forma directa) 2. Carga de asistencia mensual a la IE (por Excel) 3. Matrcula masiva (Excel) 4. Importacin de calificaciones 5. Listado de procesos por usuario 6. Mejora en la seguridad del aplicativo

Registro de asistencia mensual a la IE (forma directa)

Ingresamos a la opcin correspondiente: Asistencia mensual IE.

2 Asist. mensual IE 1 Asistencia

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En la siguiente pantalla seleccionamos el grado, la fase, la seccin y hacemos clic sobre el botn Registrar Asistencia correspondiente al mes que desea registrar la asistencia.
1 Grado
Seccin 3

2 Fase

Registrar asistencia 4

La siguiente pantalla es similar a la que se muestra. Para cambiar el estado de la asistencia de cada alumno, hacemos clic en la casilla correspondiente. Cuando terminemos el registro de asistencias, presionamos sobre el botn Grabar.

2 Grabar

1 Casillas de registro de asistencia

Carga de asistencia mensual a la IE (por Excel)

Este proceso consiste en (2.1) generar y descargar una plantilla en formato Excel, (2.2) llenar los datos en la plantilla a travs del Excel y (2.3) cargar la plantilla al SIAGIE. Para ello, ingresamos a la opcin correspondiente: Carga de asistencia Excel

2 Carga de asist. Excel 1 Asistencia

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2.1 Generar plantilla Excel

Al acceder a la pantalla, seleccionamos el grado y la fase. Luego hacemos clic en el botn Generar Plantilla Excel correspondiente al mes que desea registrar la asistencia.

2 Fase 1 Grado

Generar plantilla 3 Excel

A continuacin aparecer un mensaje para seleccionar las secciones a generar. Tras la seleccin, hacemos clic en el botn Confirmar.

Seccin a generar 1 Confirmar 2

Tras la confirmacin, se mostrar una ventana de descarga de un archivo en formato Excel (XLS) con la siguiente sintaxis: AsistenciaIE_12345678_12345678_12345.xls.
Dependiendo del navegador utilizado, la descarga puede solicitar confirmacin de descarga de archivo o realizarse automticamente. Se sugiere guardar el archivo en una carpeta de fcil acceso en su PC o dispositivo de memoria externa de ser el caso. IMPORTANTE: No debe modificarse el nombre del archivo descargado.

2.2 Registrar asistencia en Excel

Abrimos el archivo descargado en Excel. Se nos mostrar una primera pgina: Generalidades, en donde se muestra la informacin relacionada a la institucin educativa y las secciones seleccionadas. IMPORTANTE: No debe modificarse ningn campo en esta hoja

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Al pasar a la siguiente pgina, podremos pasar a registrar la asistencia mensual de los estudiantes de segn grado y seccin. Al culminar el llenado de la informacin, procedemos a guardar el archivo.

2.3 Procesar plantilla de Excel

Regresamos al mdulo Carga de Asistencia Excel (ver inicio de seccin 2). Seleccionamos el grado, la fase y hacemos clic sobre el botn Procesar Plantilla Excel segn el mes correspondiente a la asistencia.

2 Fase 1 Grado

Procesar plantilla 3 Excel

Aparecer una ventana en donde se nos solicitar ubicar el archivo Excel con la plantilla llena. Para ello presionamos sobre el botn Examinar, ubicamos el archivo y presionamos Aceptar. Luego hacemos clic sobre Procesar.
1 Examinar
Procesar

Esperamos a que el proceso de carga del archivo Excel termine. Al concluir, se nos mostrar un mensaje en donde se nos pide confirmar las secciones que contiene el archivo. Para confirmar la informacin, hacemos clic sobre Procesar.

1 Secciones a confirmar

Procesar
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Tras la confirmacin, aparecer un mensaje con un enlace para que el usuario pueda revisar el estado de procesamiento del archivo Excel cargado.

Enlace

Al dar clic sobre el enlace, aparecer la pantalla Listado de procesos por usuario, en donde se muestra el histrico de los registros procesados (verde) o que tuvieron observaciones y no fueron registrados en la base de datos del SIAGIE (rojo). Para ver los detalles de cada registro (sea rojo o verde) presionamos sobre el botn Ver Reporte.
Ver reporte

Verde: procesado correctamente Rojo: con observaciones

Los registros que fueron observados pueden volverse a procesar despus de corregirse las observaciones en el archivo Excel. Tambin pueden ser registrados a travs del mdulo Asistencia Mensual IE (ver seccin 1 de esta gua)

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Matrcula masiva (Excel)

Este proceso consiste en (3.1) generar y descargar una plantilla en formato Excel, (3.2) llenar los datos en la plantilla a travs del Excel y (3.3) cargar la plantilla al SIAGIE. Para ello, ingresamos a la opcin correspondiente: Matrcula Masiva (Excel).

2 Matrcula 1 Matrcula

3 Matrcula masiva Excel

3.1 Generar plantilla Excel

Al acceder a la pantalla, seleccionamos el grado y la seccin. Luego hacemos clic en el botn Generar Plantilla Excel.
1 Grado 2 Seccin

3 Generar plantilla Excel

Tras la confirmacin, se mostrar una ventana de descarga de un archivo en formato Excel (XLS) con la siguiente sintaxis: Mats_12345678_X12345678X_12345678901.xls.
Dependiendo del navegador utilizado, la descarga puede solicitar confirmacin de descarga de archivo o realizarse automticamente. Se sugiere guardar el archivo en una carpeta de fcil acceso en su PC o dispositivo de memoria externa de ser el caso. IMPORTANTE: No debe modificarse el nombre del archivo descargado.

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3.2 Registrar matrculas en Excel

Abrimos el archivo descargado en Excel y procedemos al llenado de los datos correspondientes a la matrcula de cada estudiante del grado y seccin seleccionado. Al terminar, grabamos el archivo.

3.3 Procesar plantilla de Excel

Regresamos al mdulo Matrcula Masiva (Excel) (ver inicio de seccin 3). Seleccionamos el grado y la seccin y, hacemos clic sobre el botn Carga Nmina de Excel.
1 Grado 2 Seccin

3 Carga Nmina de Excel

Aparecer una ventana en donde se nos solicitar ubicar el archivo Excel con la plantilla de matrcula llena. Para ello presionamos sobre el botn Examinar, ubicamos el archivo y presionamos Aceptar. Luego hacemos clic sobre Cargar registros.

1 Examinar

2 Cargar registros

Tras culminar la carga, el sistema mostrar un mensaje con un enlace (ver estado de procesamiento) que lleva al mdulo Procesos de Usuario (descrito en la seccin 5 de esta gua)

Enlace

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Importacin de calificaciones

Con el fin de optimizar la carga de calificaciones desde Excel, se han realizado cambios en las siguientes opciones: A. Registro de notas finales desde Excel B. Subir notas por periodo desde Excel C. Subir notas por docente desde Excel Estos mdulos se ubican accediendo desde el men principal a Evaluacin > Registro de Calificaciones

2 Registro de calificaciones

A 1 Evaluacin

Estas opciones mantienen la funcionalidad que tenan hasta la versin anterior. A partir de esta versin se ha incorporado el envo del Excel a un Servicio que realiza el trabajo de validacin del archivo y la grabacin en la base de datos del SIAGIE, permitiendo al usuario continuar realizando la carga de calificaciones de otros grados y secciones, o realizar otras actividades en el sistema. Para las opciones mencionadas, luego de subir el archivo Excel, el usuario podr hacer seguimiento del estado de validacin y grabacin de dicho archivo, accediendo a travs del link Ver estado de procesamiento o acceder al mdulo Procesos por Usuario (descrito en la seccin 5 de esta gua). Para mayor referencia del mdulo de procesos puede remitirse al procedimiento de la seccin 2 la presente gua.

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Listado de procesos por usuario

Esta opcin muestra los registros de los archivos Excel subidos por el usuario. En ella se detalla su estado, duracin del proceso, etc. Para mayor referencia de este mdulo puede remitirse al procedimiento de la seccin 2 la presente gua.

2 Procesos por usuario

1 Miscelnea

Ver reporte

En la columna Estado podemos visualizar fcilmente que los registros que fueron procesados se muestran en verde. Aquellos que tuvieron observaciones y no fueron registrados en la base de datos del SIAGIE se muestran en rojo. Si deseamos visualizar un registro al detalle, hacemos clic sobre el botn Ver reporte.

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Mejoras de seguridad en el SIAGIE

Para mejorar la seguridad de acceso se han incorporado nuevas reglas en las contraseas de usuario: La longitud de la contrasea debe tener como mnimo 8 caracteres La contrasea debe contener como mnimo un nmero y una letra Para realizar el cambio de contrasea, accedemos a la opcin Cambiar password.

Gua elaborada por la Oficina de Informtica (OFIN) del Ministerio de Educacin

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