CONGRESO INDUSTRIAL

GENERAL....................................................................................................................... 2 PROMOCIN.................................................................................................................. 2 IMAGEN.......................................................................................................................... 3 PANEL............................................................................................................................. 3 INSCRIPCIONES............................................................................................................ 4 GITS............................................................................................................................... 5 VISITAS.......................................................................................................................... 6 ATENCIN..................................................................................................................... 7 RECOMENDACIONES..................................................................................................? ANEXOS......................................................................................................................... ?

GENERAL Para controlar los tiempos de cada actividad es ideal generar un diagrama de GANTT, de esta manera cada coordinador puede ver tanto los avances como las fechas limite para las actividades. Se debe de generar una hoja de acuerdos entre los coordinadores de cada comit para definir que actividades les va a corresponder a que comits, evitando malos entendidos. PROMOCIN Mandar a cada POF un agradecimiento por su participacin en el congreso anterior. Se puede aprovechar este momento para pedir retroalimentacin de los participantes para mejorar el congreso. Se debe de aclarar en la hoja de acuerdos que los patrocinios para este comit son responsabilidad del mismo. Hacer diagrama de GANT para determinar las actividades, las fechas y el rol que tendr cada coordinador de comit as como los colaboradores. Divisiones por reas: Campus / rea Metropolitana Precampaa 1. Sellar posters 2. Trpticos 3. Beneficios POFs 1. 2. 3. 4. 5. Campaa Pster Trpticos Promocin Salones Caminatas (A) Nacional Precampaa 1. Sellar posters 2. Trpticos 3. Beneficios POFs 4.(B) Campaa 1. Pster 2. Trpticos 3. (A) Internacional Precampaa 1. Sellar posters 2. Trpticos 3. Beneficios POFs 4. (B) Campaa 1. Pster 2. Trpticos 3. (A)

(A) Especificacin de persona, fecha, hora y a qu universidad se va a asistir. (B) Recuperar/hacer base de datos sobre universidades nacionales e internacionales, buscando trabajar con CARE (informacin regional e internacional) y con Programas Internacionales para contactos fuera del pas.

IMAGEN 1. 2. 3. 4. Precampaa Trpticos con informacin POF (Diseo) Logotipo Congreso (Basado en lo que conferencistas elija de tema) Playeras precampaa Artculos precampaa - Posters y trpticos (revisar con promo cantidad) 1. 2. Campaa Trpticos con informacin congreso Anuncio en pantalla electrnica del tec - Contacto pantalla - Revisin de formato de anuncio. Agenda TEC Playeras congreso - Revisar costos para patrocinios - Dar playeras especiales para organizadores. Posters y trpticos Diseo de carpeta Diseo de programa Video de clausura Video promocin en salones

3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. PANEL

Tema: Sobre IIS o de inters para este, definido por Coordinadores. Nota: Definirle al coordinador de panel lo que se quiere desde un principio. Definir ttulo de panel y funcionamiento de la dinmica. Dinmica: A opcin de panelistas y moderador. Contactar a panelistas (Apoyo con Direccin de Carrera, Felipe Quintanilla, Fernando Mata, etc.) Antes de contactar se debe de tener definido tema, ttulo y el porque se seleccion a la persona. Primer contacto es telefnico. Considerar un perodo de un mes para confirmacin de panelistas y moderador. Mantener a panelistas informados de los avances que se tengan. o Panelistas y moderador participantes. Patrocinio aparte (sala): Solo se ofrece mencin a la hora del panel, los loops en el escenario, folletera en carpetas de participantes y logotipo en pgina web. Tiempo estimado: dos meses Cuidar prestamos y revisar el firmar la salida y regreso de material.

 Formato: Cuatro Panelistas y un Moderador Tiempos: Una hora de panel Quince minutos de preguntas y respuestas INSCRIPCIONES La pgina de internet debe de estar lista para cuando el Foro de industriales se concluya. Se busca que la pgina tenga el mismo servidor que la pgina de SAIIS. La base de datos debe de estar totalmente lista para principios de Agosto. Dar de alta personas Revisar el estado de cuenta de SAIIS Hacer corte diario de los depsitos. El stand se pone a mediados de Agosto La renta de computadoras, impresoras y Hub se hace dos semanas antes del evento. Se planea una ida a hoteles para entregar el material a los forneos. Hablar con hoteles para solicitar mdulo y red Coordinarse con imagen para gafetes y diplomas o Listos para el lunes antes del evento. Solicitar cdulas al momento de pedir facturas. (participantes) Los gafetes y diplomas deben de estar listos para el Lunes antes del evento. Durante el evento: Jueves Registro e imprimir gafetes faltantes o Solicitar 400 gafetes de colchn. o Solicitar 400 diplomas de colchn. Revisar pulseras Viernes Imprimir diplomas Sbado

 Entregar diplomas Sugerencias: Precauciones para elegir coordinador Colchn carpetas Tener gente con experiencia previa para que forme parte del comit

Nota: Dominio vence en Junio 2006 GITS Se ajusta el nmero de GITs de acuerdo a las expectativas de los Coordinadores Generales. Bsqueda de temas de inters (enfocados en los temas de actualidad) y relacionados con el tema y slogan del congreso. Proporcin de dos a uno entre nmero de GITS y temas de los mismos (ideal uno a uno). Esto quiere decir que idealmente debe de ser un tema distinto para cada GIT pero se puede aplicar dos veces el mismo en caso de ser necesario por el nmero de participantes. Proporcin de uno a uno entre nmero de GITS y organizadores dentro del comit. Esto quiere decir que idealmente por cada GIT debe de haber un organizador para que todo salga bien. Bsqueda de apoyo por parte de la direccin de carrera y profesores para la obtencin de temas y gitistas. Comunicar a coordinadores para su aprobacin. Se debe de poner de acuerdo con logstica para saber como se van a manejar los gits es decir: una fecha, dos fechas, simultneos, etc. Se debe de poner de acuerdo con inscripciones para revisar como se va a manejar (colores, claves, etc.) Comunicar a integrantes de comit para obtener retroalimentacin y hacerlos sentir parte del proceso. Distribucin de trabajo dentro del comit La herramienta para llegar con el gitista es una carta que el coordinador debe de mandar a todos los miembros del comit con toda la informacin necesaria. Puede tener el siguiente formato: o Introduccin Aclaracin de concepto GIT o Presentar objetivo de llamada o Propuesta al gitista o Informacin sobre fechas y horarios

o Informacin sobre el tipo de pblico o Propuesta de tema al gitista El gitista tambin puede proponer tema. Datos generales del gitista Despus de contactar al gitista por telfono se deben de seguir los siguientes pasos: o Hacer llegar una carta oficial con invitacin formal. o Acordar la fecha para volver a contactarse y afinar detalles. o Pedir que manden currculo corto, un abstracto del tema a tratar y si requiere de materiales para trabajar. o Tres das antes del evento comunicarse para re-confirmar. o Reunin de comit para asignar persona-GITs. VISITAS Camiones Contratacin de camiones o Autobs 40 pasajeros del 2001 en adelante o Precio $2,400 Contratacin camiones estilo expreso o Se utiliza para el traslado del Tec a hoteles o Precio $350 o 18 autobuses en total ms 10 traslados extras aproximados. o Contratacin de 8 AM a 3 de la maana para fiestas. Aclarar con la empresa que los choferes deben de saber llegar a todos los destinos sin ningn problema. De preferencia choferes locales y no forneos. Empresas Se debe de hacer una carta de invitacin a visitas a empresa. Es recomendable que se haga una carta prototipo con toda la informacin para que los organizadores solo cambien el nombre de la empresa y la persona a la cual se dirige, esto con la finalidad de estandarizar el proceso y hacerlo ms eficiente. Realizar lista de posibles empresas a visitar, con telfonos y contactos actualizados. o El primer contacto con la empresa se debe de hacer 2 meses antes del evento. Reconfirmar la visita 2 semanas antes y 3 das antes del evento. Tiempos El tiempo de la visita en total desde que se sale del auditorio hasta el regreso es de tres horas y media. o Una hora de ida o Una hora de visita o Una hora de regreso 6

o Media hora de colchn Reconocimiento de las rutas Es recomendable hacer un rally de integracin y reconocimiento del recorrido con todos los integrantes del comit. Es preferible que este se haga una vez que ya se sepa quien va a ir a cual empresa para que se aprendan las rutas ms accesibles y se calcule el tiempo del recorrido (recordando que se viajar en camin). Hacer mapas con direccin exacta, contacto y nombres de inscritos. Back-Up Cervecera es un buen back-up ya que se pueden acomodar visitas fcilmente. Se debe de tomar en cuenta que el porcentaje de cancelacin de las empresas es de un 20% aproximadamente. Video Si los camiones cuentan con equipo reproductor de video es recomendable que se les pase a los participantes un video en el cual se hable del tema relacionado a la visita a la que asistirn. Algunos temas podran ser: o Calidad o Manufactura esbelta o Seis sigma o Logstica o Planeacin de plantas Logstica Se debe planear la logstica para subir a las personas a los camiones, se pueden utilizar porta nombres con los nombres de las empresas para que los participantes ubiquen a su gua ms fcilmente. Se debe de recordar que la logstica para subir a las personas a los camiones es una de las ms importantes en el evento y por tanto se debe de planear con cuidado. Consideraciones Tomando en cuenta que la asistencia es de un 60% en la maana y de 80% en la tarde se pueden inscribir a ms personas del cupo de la visita para aprovechar los lugares. El 90% de las personas que van al congreso quieren una visita. Se deben de dar a conocer los requerimientos para las visitas, esto podra ser a travs de los POFs, en la pgina del congreso, en el librito y mediante mails que se envan dos semanas antes a las personas inscritas para evitar malos entendidos. El comit debe de ser de entre 12 y 15 personas solamente. ATENCIN A PARTICIPANTES FORNEOS Comit encargado de la atencin y traslado de participantes forneos durante los das del evento. Su trabajo va de 1 a 2 das antes de los das del evento, hasta 1 a 2 das despus de la fecha antes mencionada. A continuacin, se tratar de desarrollar el proceso, programacin y asignaciones de trabajo de este comit.

 Atencin y Coordinacin General En la primera junta de coordinadores, se dan a conocer las expectativas de asistencia fornea al evento y se define el alcance que tendra si se cumpliera lo antes mencionado. Coordinacin general y el (la) Coordinador(a) de Atencin, se ponen de acuerdo para cotizar lo que sea necesario desde hoteles, camiones hasta posibles actividades fuera de congreso (paseos, visitas a mall, etc.)[Nunca se ha hecho]. Teniendo el acuerdo, ambas coordinaciones cotizan hoteles, planeando que es un evento internacional y la posible cantidad de audiencia. Asimismo, se busca que sean patrocinadores, de manera que se llegue a un tarifa preferencial para los participantes y para los organizadores, o bien que se patrocinen las habitaciones de los organizadores. El hotel redacta una carta detallando los acuerdos a los que se ha llegado con coordinacin general y atencin, y es firmado por las partes interesadas. Hoteles y Camiones Los hoteles deben ser de 4 a 5 estrellas y deben contar con servicio de Internet (indispensable). Las habitaciones pueden ser cudruples, ya que son las que se cotizan a mejor precio y se pueden hospedar ms participantes por hotel. Los camiones, idealmente, deben ser de un lnea de transportes local, con operarios locales y que conozcan bien el rea metropolitana, de manera que sea ms viable el transporte de los participantes, por aquellos organizadores que se les complique un poco ubicarse. o Si hay presupuesto suficiente, el camin debe de contar con clima. Integracin y juntas generales El o la Coordinador(a) de Atencin, se presenta y explica a manera breve el trabajo que el comit requiere, para posteriormente aquellos que se integren, se les diga detalladamente todo lo que conlleva estar en el comit. o El nmero de organizadores en este comit es de acuerdo al nmero de participantes, expectativas y hoteles que se tengan contemplados. o Lo ideal, es que los que se integren conozcan bien el rea metropolitana de Monterrey, de manera que ubiquen y tomen la mejor ruta del hotel al auditorio, y viceversa. o Los organizadores en el comit, deben entender que esos das no hay clases para ellos, a menos que sea muy justificable, y que su residencia al menos esos das es el hotel. o Deben tener actitud amable, tomar las cosas con calma y resolver posibles problemas de manera razonada; para ello, requiere de buena comunicacin, estar informado por completo de las actividades del congreso y de los horarios. Visitas a hoteles Teniendo ya definidos los hoteles sedes, todos los integrantes del comit se renen uno o dos fines de semana para visitar cada uno de los hoteles sedes, para que en conjunto conozcan al encargado del hotel, las instalaciones, las habitaciones, los servicios incluidos y por su puesto la ubicacin del mismo. 8

o Todos tienes derecho de preguntar, retroalimentar y opinar acerca del hotel y lo que en la reunin se dijo. o Es necesario tomar en cuenta el nmero de habitaciones disponibles para el evento; generalmente va de entre 50 a 150, dependiendo la capacidad del hotel. Restaurantes (SOLO PARA LA HORA DE COMIDA) El (la) coordinador(a) hace una lista de restaurantes que se encuentran cerca del auditorio, de acuerdo al nmero de participantes forneos que sean contemplados. A cada uno de los integrantes de comit se le asigna un restaurante para conseguir tarifa preferencial o promociones, adems de comidas para los organizadores que guen al grupo a comer a ese restaurante. Si es necesario, el organizador escribe una carta membretada. En dado caso, la carta debe ser firmada tanto por el organizador como el encargado del restaurante o la persona con la que hicieron el acuerdo. Si solo fue de manera verbal, recalcar las fechas y horas en las que se llevar a los participantes. En ambos casos, es necesario solicitar nombre de la persona del restaurante, el telfono del lugar, y un nombre alterno en dado de que no se encuentre la persona. La carta membretada debe de dar a conocer el evento de manera breve, las fechas, horas y el comn acuerdo, tales como: o Precio promocin. o Una comida gratis por cada 5, 10, 15 clientes. o Tantas comidas por cada camin con participantes. o Etc. Preparativos Se redactan cartas responsivas, para los participantes, en la cual se explica y se hace constar que no nos hacemos responsables (ni Congreso, ni SAIIS, ni ITESM) de problemas que generen durante su estancia en Monterrey. Se refiere ms que todo a problemas legales, de daos en los hoteles y de llamadas de atencin por parte de la gerencia de hotel. (VER ANEXO EJEMPLO CARTA). o Nombre y Firma de encargado de habitacin y de cada uno de los que se hospedan en ella. o Universidad de la que nos visitan y el telfono de la misma o Nmero de habitacin. o Telfono personal (opcional) o Si cuentan con seguro: Nmero y aseguradora (opcional) Se genera una base de datos propia del comit de Atencin, para llevar un control de aquellos que ya firmaron y entregaron la carta, adems de estar dados de alta en la Web del Congreso. Se hacen los carteles donde se pondr el nombre de los restaurantes confirmados. A los organizadores se les entrega una camisa polo de color diferente a la de los dems, para que sean identificados por los forneos ms rpido, si es que requieren de ayuda, informacin, etc. 9

 Asignacin de organizadores a cada hotel. La asignacin de los organizadores, depende de la perspectiva del coordinador(a) tenga de cada uno de ellos en cuanto su forma de trabajar, experiencia o su toma de decisiones. Cualquiera que sea el caso, hay que tener en cuenta que por cada hotel habr: o Responsable de hotel. Reporta estado actual y desarrollo de actividades al(a) coordinador(a). Se encarga de las habitaciones de los organizadores. Da a conocer los posibles cambios y forma de trabajo durante la estancia y desarrollo del congreso. o Organizadores (depende de la cantidad de participantes que estn hospedados). Tienen la capacidad de tomar decisiones, sin afectar la moral de las personas, las reglas del hotel y de acuerdo al compromiso del Congreso. Existe la posibilidad de que algunos estn en desacuerdo con las asignaciones. De ser as, es necesario que se lo hagan saber al(a) coordinador(a), fundamentando sus razones, con el fin de llegar a un acuerdo. An y cuando esto pase, hay que tener en mente que a esas alturas del juego, todos los organizadores, al menos del comit, deben conocerse, por lo que se espera no haya problemas de ningn tipo. Si hubiera cambios en las asignaciones, el o la coordinador(a) debe comunicrselos a todos, con el fin de saber la ubicacin de cada uno. Lleg la hora! Generalmente los participantes empiezan a llegar un da antes del primer da de actividades del congreso, por la tarde y as hasta el primer da de actividades, por lo que es necesario que a partir del medio da, los organizadores ya estn instalados en el hotel, y estar preparados para recibir a los participantes. o Los organizadores deben estar ya identificados con camisa, gafete y llevar consigo un radio de larga distancia proporcionado por el comit de Logstica para esta en constante comunicacin con todos los dems. o Cada grupo es recibido por al menos uno de los organizadores: se presenta, da la bienvenida, da a conocer su rol (atender, informar, trasladar, convivir con participantes y resolver posibles problemas). o Idealmente, desde que empiezan a llegar los participantes, se deben de registrar en el mdulo de inscripciones, previamente instalado en un lugar especfico y estratgico del hotel (generalmente es en el lobby), con el fin de agilizar el proceso de registro y evitar congestionamiento en el auditorio. En dado caso que se presenten contratiempos, se acuerda una hora para empezar el registro con el comit de Inscripciones y dar la informacin a los participantes.

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En ambos casos, antes o durante el proceso se entrega la carta responsiva a cada encargado de habitacin para que la vayan llenando. o Una distribucin y logstica que puede ser factible para el proceso de registro puede ser representada de la siguiente manera:

Inscripciones: Dar de alta en lnea, asignar visita y git en dado caso que no lo tengan. Atencin: Dar de alta base de datos nombres de participantes por habitacin y recibir la carta responsiva firmada. Papelera: Entrega de carpeta, pulsera de acceso y pulsera de transporte (cuestiones de seguridad).

o Dar a conocer los horarios de salidas del hotel hacia el auditorio. Esto se hace con base en las horas establecidas por Logstica, para cada una de las actividades. Generalmente las salidas empiezan 1 hora antes de la primera actividad del da y as en lapsos de entre 20 y 30 minutos, de manera que si no llegan a la primera actividad, lleguen a la segunda y as sustantivamente. Los camiones son citados 20 minutos antes de la primera salida en el rea asignada de estacionamiento. o Ahora bien, es importante recalcar, que todos los participantes y organizadores deben estar en el auditorio al menos 30 minutos antes de la hora de comida y ya no se regresa hasta el hotel, hasta el trmino del da. o Durante la estancia de los participantes en el hotel, es necesario estas atentos a todo lo que puedan llevar a cabo. Siempre se sabe que cuando no estas en casa la fiesta es en grande, es por ello que los organizadores asignados a cada hotel deben estar despiertos hasta que todo est en calma. Tambin pueden turnarse. Siempre hay que estar en la mejor disposicin, tanto para los participantes como el personal administrativo del hotel.

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o Cada da de congreso, los organizadores deben estar listos al menos 20 antes del primer horario de salida, sin olvidar el uniforme y la identificacin y se checa si los camiones estn listos. En caso de que no se as, comunicarse con el proveedor, anteriormente presentado, para corregir y resolver de inmediato el problema. o Llega la hora de comida. Los organizadores toman un cartel con el nombre de un restaurante y se coloca en un lugar asignado para que la gente se formen para llevarlos a comer. Es necesario que sepan que es lo que preparan en cada restaurante y pueden aclarar dudas. La espera va de 5 a 10 minutos, pero si el camin esta lleno, inmediatamente hay que salir hacia el restaurante. La estancia en el restaurante va de 1 hora y 30 minutos a 2 horas. o Se regresan al auditorio para continuar actividades y los organizadores deben estar disponibles para cualquier otra actividad que se presente durante el congreso, y si no es necesario, se tiene un rea de descanso. o Al trmino de actividades, los participantes suben a los camiones asignados para su hotel y se espera un lapso de entre 20 a 30 minutos. Posteriormente, se trasladan hacia el hotel y si les informa del horario de salida hacia el antro, manejando un logstica parecida a la salida del hotel hacia el auditorio. Si es necesario, los camiones deben de ir y regresar para trasladar ms gente, pero eso depende de la cantidad de camiones disponibles por hotel. o Durante el traslado hacia el antro, se les informa a los participantes, los horario de regreso al hotel. Generalmente empieza a partir de la 1:00 a.m. y termina alrededor de las 2:30 a.m. NOTA: Se supone que la logstica de camiones en los antros es trabajo del comit de eventos, pero en caso de que no suceda, Atencin toma el trabajo y no disfruta de las fiestas. o Estando ya en el hotel, hay que seguir la misma logstica (CUIDAR PARTICIPANTES). o Al trmino de la fiesta de clausura, se trasladan a los participantes al hotel, se les agradece de antemano su asistencia, se despiden y el comit de Atencin es libre de hacer lo que quiera, claro, sin exagerar. o El responsable de hotel, se encarga del Check Out de las habitaciones asignadas a organizadores y el trabajo ha terminado. Importante Todos deben conocer y tener una tarjeta de los gerentes o encargados de al menos el hotel donde se quedan, as como el contacto de la lnea de transporte. Actitud positiva, amable, responsable, crtico y sentido comn. Evitar ponerse ebrio.

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Comentarios - Puntualidad - Corte de integracin al congreso - Fiestas de integracin - Reajuste en eventos (fiestas) - Revisar media hora antes de GITs el saln donde se llevar a cabo; adems del funcionamiento de instalaciones (proyector, conexiones, etc.) - Asignaciones de puestos para apoyo a GITs - Control de inscritos- nmero de carpetas. - Revisar funcionamiento de Redes sistemas de inscripciones (revisar noche anterior). - Puntualidad Atencin o Solo avisar la primera salida de cada turno aun cuando haya ms. Coordinadores de Atencin y Visitas ponerse de acuerdo con camiones. Comentarios: -Trato a participantes (resolver problemas) -Carpetas -Revisar venta de playeras a participantes. -Revisar si el sistema puede ajustarse para que al momento de inscribirte se te mande un resumen de visitas y gits junto con el horario - Informar sobre los detalles de seguridad (multas, comportamiento en hoteles y repercusiones) - Comida a operadores de autobuses - Dos personas en logstica de camiones (apoyo a comits que los ocupan). Contratar frecuencias para cada comit. (Pueden compartir atencin y visitas los radios) Horario de visitas que sea horario de trabajo para obreros. PATROCINIOS CONFERENCISTAS LOGSTICA EVENTOS CCA (Concurso de Consultora Aplicada)

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