Administracin de inventarios

El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tienen las empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricacin antes de su venta, en un periodo econmico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda organizacin.

INTRODUCCION Adicionalmente, el inventario es uno de los activos mas grandes existentes en una empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados. Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo tanto fsico como contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de produccin y de esta forma afrontar la demanda. Dada la importancia de los inventarios en el xito econmico de las empresas, es indispensable conocer de forma amplia aspectos relacionados con su administracin, mtodos de costeo y control, aspectos stos que se esbozarn en la presente investigacin.

Administracin de Inventarios Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administracin de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en polticas que permitan decidir cundo y en cunto reabastecer el inventario. La administracin de inventarios se centra en cuatro aspectos bsicos:

1) Nmero de unidades que debern producirse en un momento dado. 2) En qu momento debe producirse el inventario. 3) Qu artculos del inventario merecen atencin especial? y 4) Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artculos en inventario? La administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operacin al costo ms bajo posible. El objetivo de la administracin de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversin del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podran financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos. Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la inversin. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin. El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar: Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento). Peligro de obsolescencia. La administracin de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos: Maximizar el servicio al cliente. Maximizar la eficiencia de las Minimizar la inversin en inventarios. unidades de compra y produccin, y

Anlisis del Inventario - Nivel ptimo de Inventario Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una poltica para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales desarrolla su objeto social.

Una poltica eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel ptimo de la inversin en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles ptimos si se cumplen. Nivel ptimo de Inventario: Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la mnima inversin. Existen diferentes reas dentro de la empresa que tienen necesidades diferentes en cuanto al nivel de inventarios: Al momento de fijar una poltica de inventarios en cuanto a su nivel ptimo, la empresa tendr que tener en cuenta diversos factores: 1. Ritmo de los consumos: a travs de la experiencia determinar cmo es el consumo de materia prima durante el ao: Lineales: la produccin se comporta siempre de la misma manera. Estacionales: hay periodos donde la produccin es baja y periodos donde es alta. Combinados: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta con lneas de produccin estacionales. Impredecibles: la produccin no se puede planear, pues depende de factores externos no controlables. 2. Capacidad de compras: Suficiencia de capital para financiar las compras. 3. Carcter perecedero de los artculos: La duracin de los productos es fundamental para determinar el tiempo mximo que puede permanecer el inventario en bodega. 4. Tiempo de respuesta del proveedor: Abastecimiento instantneo: Justo a Tiempo Abastecimiento demorado: Niveles altos 5. Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de las bodegas, se podr mantener ms o menos unidades en inventario. Alternativas: Alquiler de bodegas. Pactos con proveedores para suministros peridicos. 6. Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo. Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo. Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto. 7. Costos asociados a mantener el inventario: Manejo

 Seguros Depreciacin Arriendos 8. Proteccin: Contra posible escasez del producto. Contra demanda intempestiva. Contra aumentos de precios. 9. Riesgos incluidos en los inventarios: Disminucin de precios. Deterioro de los productos. Prdidas accidentales y robos. Falta de demanda. Tcnicas de Administracin del Inventario Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administracin de inventarios, es tratar de equilibrar la inversin en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, de manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como de los clientes. Para lograr este objetivo, las organizaciones deben desarrollar mtodos y tcnicas de control de inventarios. A continuacin se explican diversos mtodos de control de los inventarios: SISTEMA ABC, EN LOS INVENTARIOS: Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente. El anlisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de productos: el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al nmero de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario est representado por el 20% de los artculos y el 80% de los artculos representan el 20% de la inversin. Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20% de los artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor medio, abarcan un nmero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por ltimo los artculos C, que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de inventarios. Este sistema permite administrar la inversin en tres categoras o grupos para poner atencin al manejo de los artculos A, que significan el 80% de la inversin en inventarios, para que a travs de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversin en inventarios, mediante una administracin eficiente.

LOTE ECONOMICO DE COMPRAS La siguiente pregunta que se suele plantear el gestor a la hora de plantear el reaprovisionamiento es: Cuanto Pedir? Esta es la principal pregunta a la que los analistas han tratado de dar respuesta desde que se puso de manifiesto la importancia de la gestin cientfica de stock. La respuesta ms conocida a esta cuestin es la famosa "Formula del modelo de Wilson" para la determinacin del lote econmico de compras (LEC) o, en ingles, economic order quantity (EOQ). El modelo de Wilson se formulo para el caso de una situacin muy simple y restrictiva, lo que no ha sido bice para generalizar su aplicacin, muchas veces sin el requerido rigor cientfico, a otras situaciones ms prximas a la realidad. Estrictamente el modelo de Wilson se formula para la categora de modelos de aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y contante, en los siguientes supuestos respectivos Solamente se consideran relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo que equivale a admitir que: El costo de adquisicin del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable. Los costos de ruptura de stock tambin son no evitables. Adems se admite que la entrega de las mercaderas es instantnea, es decir con plazo de reposicin nulo.

En estas circunstancias el razonamiento de Wilson es el siguiente: a. Adoptemos la siguiente terminologa: b. "Q": cantidad a solicitar del producto analizado (en cantidad o en precio) "V": volumen de ventas anuales del producto ( en cantidad o en precio ) "a": el costo del almacenamiento expresado en una tasa anual sobre el costo del producto almacenado "b": El costo de lanzamiento de un pedido. "c": El costo de adquisicin de un producto, utilizado exclusivamente para determinar los costos de almacenamiento en funcin de la tasa antes citada. c. Admitamos que los stock evolucionan, coherentemente con la hiptesis antes expuesta. a. El numero de pedidos lanzados al ao es: V/Q b. El stock medio es: Q/2 c. El costo de adquisicin del stock cclico es: c * (Q/2) d. El costo anual de almacenamiento es: a * c * (Q/2) e. El costo anual del lanzamiento de pedido es: b * (V/Q) d. Se deduce inmediatamente que:

C = b * (V/Q)+ a * c * (Q/2) e. En consecuencia el costo total anual de los inventarios en la hiptesis expuesta ser: f. La condicin de que el costo total sea mnimo dara el siguiente valor del lote econmico de compra Qoptimo = 2.V.b a.c Que es la expresin habitual de la formula de Wilson. Consideremos el siguiente ejemplo.....

Una determinada Empresa presenta los siguientes datos: a. b. c. d. demanda anual 1.359 unidades costo de almacenamiento, expresado en forma de tasa anual "ad valorem" 18% costo de lanzamiento de un pedido $5 por pedido costo de adquisicin del producto $100

Aplicando la formula de Wilson se deduce que el tamao optimo de pedido ( LEC o EOQ ) es de 27.48 unidades (redondeado a 28 unidades), por lo que la empresa deber lanzar unos 49 pedidos al ao. Si en vez de haber utilizado unidades para el clculo hubiramos utilizado datos de precio para las ventas anuales, el tamao ptimo de pedido aparecera tambin expresado en precio. La generalizacin de esta frmula a otros supuestos mas prximos a la realidad (como, por ejemplo, costos de transporte variables con el tamao del pedido, bonificacin por volumen, demandas variables y probabilsticas, etc.) es analticamente sencillo, aunque con serias dudas en los casos mas complicados acerca de la rigurosidad matemtica del empeo. Considerando el ejemplo anterior aadiendo una nueva condicin:

A partir de las 32 unidades de compra el proveedor aplica un descuento del 5% sobre el total de la compra.

En este caso la hiptesis del modelo de Wilson se modifica en el sentido de que el costo de adquisicin del inventario deja de ser no evitable y pasa a ser relevante para el anlisis. Al costo implcito en la Formula de Wilson, que fue el indicado en el epgrafe d) anteriormente expuesto, habra que sumar el costo de adquisicin. En consecuencia, el costo total del lote econmico de compra seria el siguiente: C = 5* (1359/32) + 0,18 * 100 * (28/2) + 100 * 1359 = $ 136.395,00 Supongamos ahora que, en lugar del lote econmico de compra antes calculado, adquirimos el mnimo nmero de unidades necesarias para conseguir el descuento, es decir 32 unidades a $95 c/u , el costo total seria: C = 5* (1359/32) + 0,18 * 95 * (32/2) + 95 * 1359 = $ 129.591,00 Como el nuevo costo total resulta inferior al anterior, la decisin optima seria adquirir en cada pedido el numero de unidades ms prximo a 28 que de lugar al descuento ofrecido, en este caso 32 unidades. En un caso tan sencillo como este, para evitar riesgos en el uso combinado del lote econmico de compra (28 unidades indicadas mas atrs) y el nuevo limite (que no tenemos la seguridad que sea el optimo) de 32 unidades, lo idneo seria simular con la ayuda de una hoja de calculo la evolucin del costo total del Reaprovisionamiento para distintas hiptesis del tamao del pedido, y elegir la que presente un costo mnimo

DETERMINACIN DEL PUNTO DE REORDEN: Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el nmero de das necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que los artculos estarn en trnsito. El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artculo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una seal, papel, tarjeta, o una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, y las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas ms sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a travs de programas de computadora. Algunas herramientas de este control de inventarios son: La requisicin viajera: El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobacin para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artculos de los inventarios en las empresas. Existen dos sistemas bsicos que se usan la requisicin viajera para reponer las existencias, stos son:

 rdenes o pedidos fijos. En ste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda mxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacn. Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.

EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS: (ampliar esta informacin) La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artculos. Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos semiterminados para balancear los requerimientos de produccin de los diferentes procesos o departamentos de que consta la produccin y as poder ajustar las programaciones de la produccin y surtir a tiempo. Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos. La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofa de servicio a la clientela que produce un incremento en la participacin del mercado que se atiende. CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO: En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los inventarios y se inserten en la produccin en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios. Una compaa puede reducir su produccin en proceso mediante una administracin ms eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artculos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reducen los inventarios de ste tipo.