8.Bases para la incorporacin de los costos estimados a la contabilidad de la empresa. 8.1.Clculo de la hoja de costos estimados. 8.2.

Clculo de la produccin terminada a costo unitario estimado. 8.3. Clculo del costo estimado de la produccin vendida. 8.4. Valoracin de la produccin en proceso a costo estimado. 8.5. Determinacin de las variaciones y su eliminacin. 8.6. Correccin de la Hoja de costos estimados por unidad

ASPECTOS EN LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE COSTOS

Organizacin y reorganizacin del sistema. Cuando una fbrica empieza a desarrollar sus funciones, es necesario antes de la implantacin de un sistema de costos, hacer una relacin de las fbricas cuyo giro sea semejante para tener una base que sirva de referencia, y as procurar informacin suficiente acerca del funcionamiento de las mismas. Partiendo de esos informes se proceder a organizar la contabilidad de costos, con los datos ms apegados a la realidad. Si por el contrario, la empresa se encuentra en plena marcha, pero ha trabajado con un sistema de costos globales y decide modificarlo, entonces se tendr que reorganizar la contabilidad de costos existente. En esta situacin el organizador tendr que hacer un estudio del sistema contable actual y de los procedimientos que se seguirn para su aplicacin; as como algunas entrevistas con el personal existente, a efecto de contar con la cooperacin necesaria, comunicacin y conocimiento de las personas relacionadas con el sistema, para tener un gran paso ganado, asegurndose de esta manera de la consecucin y xito de su implantacin. 1. Planeacin. Anteproyectos. Efectuados los estudios generales de la industria, y reunidos los datos suficientes, resultantes de la investigacin, se determinarn las irregularidades y fallas habidas, proponindose a los dirigentes interesados en el trabajo; una vez definidos los puntos por desarrollar, se proceder a la organizacin o reorganizacin segn el caso. Tambin se sugerir el sistema implantarse, el cual ser formulado por escrito y con carcter de anteproyecto, debiendo ser claro y breve. Finalmente se proceder a hacer eliminaciones o modificaciones, o unas y otras, a sugerencia de los funcionarios. Proyectos. De acuerdo con las decisiones finales acordadas, se proceder a efectuar una sistematizacin de las mismas y a establecer el orden que se ha de seguir, tomando en consideracin que el sistema de costos tendr que constituir una parte integrante del sistema de contabilidad, por lo que en este aspecto se requiere que exista una coordinacin absoluta entre las contabilidades "general y de costos".

Se elaborara un proyecto de los pasos que se seguirn en el diseo del nuevo sistema, as como de las formas de papelera que se habrn de utilizar, a efecto de obtener los informes y el control necesarios. a) Formas. Un aspecto importante en la implantacin de un sistema de costos, es el disear de manera correcta y adecuada las formas y dems papelera que hay que utilizar, teniendo que poner especial cuidado para evitar el diseo de documentacin innecesaria, pues esto elevara los costos y podra dar lugar a la obtencin de datos extemporneos y no adecuados. Entre los requisitos que deben llenar dichas formas para su mximo rendimiento, estn: que no contengan mas datos de los debidos, que sean de determinado color de papel (de acuerdo con su manejo); de tamao especial para que su archivo no sea complicado, que se indique su objeto para dar informacin oportuna, y tambin el personal que las utilizar. b) Catlogo de cuentas. Es indispensable que se haga una planificacin de cuentas, para facilitar la informacin contable y administrativa, as como para la elaboracin de estudios financieros. El catalogo de cuentas, dentro del sistema de costos, tiene peculiar importancia, pues incluye un grupo de cuentas relativas a la produccin que a su vez tienen sub cuentas , siendo necesaria una codificacin especial de acuerdo con los estudios realizados previamente con los movimientos y necesidades de la empresa. 4. Implantacin y control del nuevo sistema a) Implantacin del sistema. Con base en el proyecto de sistema aprobado el siguiente paso ser ponerlo en prctica. Lo ms conveniente para que empiece a funcionar el nuevo sistema, es que se fije una fecha determinada y al llegar sta, se corte con el funcionamiento del sistema anterior y se contine con el nuevo, no sin antes haber hecho un estudio de la forma de engranarlo. Para llegar a los fines deseados, es imprescindible que el sistema se someta a prueba durante un tiempo lgico, y se efecte posteriormente una comparacin entre los sistemas anterior y vigente, para aclarar y definir algunas situaciones; pueden surgir modificaciones adicionales, aunque estas sean en un grado mnimo. Control del sistema. El control sobre el sistema implantado. Se recomienda que se lleve a cabo en el siguiente orden: a) Compras, almacenaje y distribucin de materias primas. b) Produccin en proceso. c) Produccin terminada. Instructivo para la planeacin de un sistema de costos. El organizador del sistema no puede estar explicando continuamente al personal el funcionamiento del mismo, por lo tanto debe formular un manual que contenga los datos necesarios para resolver cualquier duda que se presente, tambin para instruir al personal

nuevo, evitndose malas interpretaciones y adiestramiento innecesarios. Este manual contendr las instrucciones detalladas en relacin con las finalidades del sistema, de los procedimientos por seguir a cada paso, de las formas y documentacin asesora y del catlogo de cuentas. Supervisin sobre la ejecucin y realizacin del sistema Una vez implantado el sistema de costos, es indispensable efectuar una inspeccin constante de su buen funcionamiento, pues en muchas ocasiones, no obstante haber implantado un buen sistema, la mala vigilancia de su realizacin conduce al fracaso. En consecuencia, la supervisin deber ser no solo durante un periodo, sino siempre, y si el sistema puede mejorarse, se iran introduciendo algunos cambios que harn posible la continua superacin en el sistema de costos, por ende, de la empresa en general. Sin dejar de considerar que todo sistema, por bueno que sea, se envicia, envejece, y necesita una reorganizacin.

COSTOS ESTIMADOS Objetivos y caractersticas Objetivos: Determinacin del costo unitario Valuacin de la produccin terminada y en proceso. Determinacin del costo de produccin de lo vendido. Fijacin de los precios de venta Considerar lo precios actuales del mercado, y comparar con las estimaciones calculadas. Atender a la oferta y la demanda del mercado, as como su competencia respectiva. Conocimiento de los artculos que pueden venderse a diferentes precios. Establecer mximos y mnimos en precios de venta, si lo permite la oferta y la demanda. Decisin sobre producir o comprar el artculo que se est elaborando o un aspecto intermedio. Caractersticas: Auxilio enorme al control interno. Es una medida de comparacin, donde las variaciones son unas verdaderas llamadas de atencin. Sirve como escaln para el establecimiento de la tcnica de valuacin estndar. Es relativamente barata su implantacin, en relacin con el costo estndar, pero ms caro administrativamente. Adopcin de normas correctas de ventas para poder competir adecuadamente en el mercado. Determinar anticipadamente las posibles utilidades a lograr, en relacin a un volumen de operaciones en un periodo. En general es muy til para la administracin respecto a la informacin, toma de decisiones,

fijacin de precios de venta, etc. Registro contable Obtencin de la hoja de costos estimados unitarios. En concordancia con la capacidad productiva, en un periodo determinado, y experiencia sobre la industria en cuestin, se puede calcular la cantidad y valor de los materiales necesarios para el volumen de produccin y tiempos necesarios. Valuacin de la produccin terminada, a costo estimado. El costo unitario estimado es base para valuar la produccin terminada en el periodo, la cual se encuentra analticamente en el informe diario de produccin, resultando de este registro un asiento de concentracin, c}que puede ser mensual. Valuacin de la produccin vendida, a costo estimado. El registro de costo de produccin de lo vendido, en el que se analiza la venta habida por artculo y unidades, se valoriza tomando como base las hojas de costos estimados, con lo que se obtiene un asiento de concentracin. Valuacin de la produccin en proceso, a costo estimado. Para esta valuacin es necesario determinar la fase o grado de avance en que se encuentra la produccin en proceso, a efecto de determinar o convertir la produccin equivalente a unidades terminadas y valuarlas a costo estimado. Determinacin de las variaciones, su estudio y su eliminacin. La obtencin de las variaciones es relativamente sencilla si se utiliza, para el control contable de los costos, una cuenta de produccin en proceso para cada elemento del costo cmo sigue: Produccin Produccin Produccin Produccin en en en en proceso, proceso, proceso, proceso, materiales. mano de obra. gastos indirectos. gastos directos.

La mecnica contable consiste en cargar las cuentas anteriores a costos reales y abonarlos a costos estimados, siendo la diferencia entre el monto de lo cargado y lo abonado, la variacin. Si el saldo es deudor, es porque los costos estimados fueron menores a los reales o insuficientes, y s por el contrario, el saldo es acreedor, indicar que los costos estimados se excedieron de los histricos. Las variaciones, que representan el saldo de las cuentas controladoras del costo, se traspasan a una cuenta que podra denominarse variaciones entre costo estimado y el histrico, mismas que es necesario analizar, para saber la causa que las originaron, antes de poder saldarlas. Las variaciones podrn ser absorbidas a travs del almacn de artculos terminados, del costo de produccin de lo vendido, y de la produccin en proceso, por medio de un coeficiente rectificador, o aplicndolas al costo de produccin de lo vendido, lo anterior si fuera por causas imputables a la produccin, pues si se deben a casos fortuitos o de fuerza mayor, se saldarn las prdidas y ganancias. Cuando las variaciones han sido de importancias normales o propias de la produccin, es conveniente ajustar la hoja de costos estimados, haciendo las correcciones con el fin de acercarlas lo ms posible a los futuros costos reales. En caso de no existir variaciones de

importancia, conviene conservar el costo estimado por el mayor tiempo posible, ya que las diferencias de un mes pueden ser compensadas con las de meses subsecuentes. Variaciones y su tratamiento Las variaciones habidas entre los costos estimados y los reales, se pueden tratar como sigue: Saldarlas por medio del costo de produccin de lo vendido. Saldarlas por medio de prdidas o ganancias. Obtener un coeficiente rectificador, a fin de corregir la hoja de costos estimados, con lo cual se podr ajustar: el costo de produccin de lo vendido, el almacn de artculos terminados y la produccin en proceso. Es decir, la variacin habida se absorbe a travs de las cuentas mencionadas. Saldarlas por medio de deudores diversos, si fue por causa imputable a la negligencia o incapacidad de algn obrero. Ventajas y desventajas Ventajas: Reduccin notable de los gastos de administracin. Cuando las estimaciones son bien hechas, considerando diferentes factores, la fijacin de polticas de precios de venta es bastante correcta. La necesidad de practicar inventarios fsicos de los materiales ayuda a que no se produzcan prdidas por robos continuados de las existencias. Se conocen separadamente los costos de los materiales y de las operaciones, conocindose as las alteraciones que ocurran. Facilita contar con estimaciones seguras cuando no cambia el diseo de un producto o el mtodo de fabricacin. Su estudio conduce a los costos eficientes. Su obtencin con anterioridad a la produccin conduce a la adopcin de normas correctas en las funciones de compra, produccin y distribucin. Se utilizan como escaln transitorio para llegar al desarrollo de un sistema ms completo de costos. Es decir, para llegar as a la elaboracin de la hoja de costos estimados. Desventajas: Se considera como desventaja el hecho de que las estimaciones por cada elemento del costo no son las ms correctas posibles, como es el caso de los costos estndar y muy probablemente en el caso de las estimaciones de los gastos generales de manufactura. Casos en los que es aconsejable su utilizacin Cuando las operaciones de fabricacin no son complejas. Cuando los artculos a fabricar son poco numerosos de estilos, tamaos y formas similares y repetitivas. Cuando la experiencia indica pocas y no elevadas variaciones tanto de un periodo a otro, como del mismo lapso. Generalmente, despus de tener la experiencia del costo histrico.

Cuando sus costos de implantacin y administrativas sean econmicamente justificables. Distincin entre costos estimados y costos histricos Los estimados se obtienen antes de elaborado el producto o durante su transformacin; los histricos despus de producido el artculo. Los costos histricos son un cmputo final, conocindose tardamente las deficiencias del costo. Para la obtencin del costo estimado es bsico considerar cierto volumen de produccin y determinar el costo unitario estimado. Los costos histricos son datos resultantes. Como caracterstica especial, es que al hacer la comparacin de los costos estimados con los costos reales, se debern ajustar los estimados a la realidad. Los costos histricos no requieren ajustes en la tcnica en s. El costo estimado indica lo que puede costar producir un artculo. El costo histrico indica lo que cost o se invirti.