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Curso de Excel Avanzado

Funciones, Macros & Formularios


Excel Avanzado

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Curso de Excel Avanzado

INTRODUCCION

Manual ilustrado; diseado con el fin que el usuario que lo adquiera pueda desarrollar sus propias formulas, tablas, macros y formularios que le permitan automatizar y agilizar sus tareas cotidianas en la oficina o de uso personal con clculos matemticos.

Metodologa de aprendizaje aplicada en el manual es: Tema explicado con ilustraciones Ejemplo por tema Ejemplo para completar del tema Video del tema Ejercicios a resolver del tema Quiz de Repaso del tema Este sistema de aprendizaje es el ms adecuado para cualquier persona que tenga la constancia y el inters en aprender el desarrollar grandes clculos con facilidad

Necesario trabajar sobre los temas en el orden presentado, por lo tanto es importante dominar los conceptos, ya que al final de cada tema este ser evaluado mediante ejercicios a resolver, que deben ser desarrollado tambin en su orden. Por que tales conformaran al finalizar nuestro manual una aplicacin que nos permitir hacer facturas.

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INDICES 1. Que es Excel 2. Hojas 2.1. Copiar 2.2. Eliminar 2.3. Mover 2.4. Insertar 2.5. Ocultar 2.6. Mostrar 2.7. Cambiar el nombre 2.8. Color etiqueta 3. Filas 3.1. Copiar 3.2. Eliminar 3.3. Insertar 3.4. Ocultar 3.5. Mostrar 3.6. Cambiar el tamao 4. Columnas 4.1. Copiar 4.2. Eliminar 4.3. Insertar 4.4. Ocultar 4.5. Mostrar 4.6. Cambiar el tamao 5. Celdas 5.1. Referencia absoluta de celda 5.2. Copiar 5.3. Hacer series 5.4. Mover 5.5. Combinar 5.6. Formato 5.6.1. Numero 5.6.2. Alineacin 5.6.3. Fuentes 5.6.4. Bordes 5.6.5. Relleno 5.7. Insertar un comentario

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6. Formato condicional 7. Barras de formula 8. Barra de estado 9. Barra desplazamiento y teclas de flechado 10. Barra de men 11. Men Vista 11.1. Mostrar y ocultar 11.2. Inmovilizar paneles 11.3. Zoom 12. Pegado especial 12.1. Copiar valor 12.2. Copiar formulas 12.3. Copiar formato 12.4. Transponer 13. Validacin de Lista 13.1. Validacin Lista nica 13.2. Validar Lista por rango de celdas 14. Validacin de datos 15. Ordenar o Sortear 16. Subtotal 16.1. Quitar Subtotal 17. Hipervnculo 17.1. Entre hojas 17.2. Entre Libros o archivos 18. Filtros 19. Tablas dinmicas 20. Hacer una grafica 21. Funciones 21.1. Matemtica y Trigonometra 21.1.1. Suma 21.1.2. Promedio 21.1.3. Sumar.si 21.2. Estadsticas
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21.2.1. Max 21.2.2. Min 21.2.3. Contara 21.3. Fecha y hora 21.3.1. Ahora 21.3.2. Hoy 21.3.3. Da 21.3.4. Mes 21.3.5. Ao 21.3.6. Dias360 21.4. Texto 21.4.1. Concatenar 21.4.2. Hallar 21.4.3. Largo 21.4.4. Izquierda 21.4.5. Derecha 21.4.6. Espacios 21.4.7. Mayscula 21.4.8. Minscula 21.5. Busque y Referencia 21.5.1. BuscarV 21.5.2. Elegir 21.6. Lgicas 21.6.1. SI 21.7.Informacion 21.7.1. Eserr 21.7.2. Esnod 22. Funciones anidadas 22.1. Da 22.2. Ao 22.3. Concatenar 22.4. Derecha 22.5. ESERR 23. Nombres definidos 23.2. Ver listados por Nombres 23.3. Modificar Nombres definidos 23.4. Eliminar Nombres definidos 23.5. Utilizar un nombre definido en una frmula

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24. Importar datos 25. Macros 25.1. Guardar una macro en libro Excel 25.2. Botn acceso rpido macro y seguridad 25.3. Habilitar la seguridad para los macros 25.4. Grabar una macro 25.5.Editar una macro 25.6. Trucos para grabar formulas extensas en una macro 25.7. Lneas de cdigos de macros ejemplos 25.7.1. Cdigo ordenar por Una columna 25.7.2. Cdigo ordenar por Dos columna 25.7.3.Cdigo ordenar por Tres columna 25.7.4. Cdigo Tabla dinmica 26. Formularios bajo Visual Basic de Excel 26.1. Guardar un archivo que tiene formulario 26.2. Propiedades del formulario: 26.3. Acceso rpido Botones Insertar controles y Modo diseo 26.4. Ver formulario desde la hoja de clculo 26.5. Controles 26.5.1. Propiedades de los controles 26.5.2. Control Etiqueta 26.5.3. Control Cuadro de texto 26.6. Comandos o funciones 26.6.1. MsgBox 26.6.2. Varrepuesta: 26.6.3. IF 26.6.4. IF, OR 26.6.5. Comando Unload me 26.6.6. Cdigo para desactivar el botn X que cierra el formulario 27. Ejemplo formulario Cumpleaos 27.2. Ejemplo formulario estudiantes

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1. Que es Excel Excel es una poderosa hoja de clculo, capaz de realizar innumerables operaciones matemticas con una rapidez y precisin total, en la cual se puede llevar, tablas, estadsticas, promedios, medidas, informes y listados; a travs de formulas, funciones lgicas, macros y formularios Esta ubicado, general/ el acceso directo en el escritorio o en la ruta - Inicio (botn) Todos los programas (opcin) Microsoft Office (opcin) Microsoft Excel (programa) Los archivos de Excel son llamados tambin libros y su extensin son XLS y XLSX en office2003 & office2007 Abrir un archivo de Excel: Con la combinacin de teclas Control + A Guardar un archivo Excel: Con la combinacin de teclas Control + G

2. Hojas: Se encuentran situada en la parte inferior del libro, las cuales estn identificadas por etiquetas (Hoja1, Hoja2, Hoja3 etc.), que se pueden, copiar, eliminar, mover, insertar, ocultar, mostrar, cambiar nombre y cambiar color 2.1. Copiar Hoja: Es duplicar una hoja con el mismo contenido - Oprimir Control + Clic sostenido hasta la nueva posicin de la copia o tambin de la de la forma - Clic derecho sobre la hoja Mover o copiar (opcin) Crear una copia Activar (casilla verificacin)

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2.2. Eliminar Hoja: Es borrar una hoja y su estructura completa - Clic derecho sobre la hoja Eliminar (opcin) Confirmar la eliminacin (Ventana emergente)

2.3. Mover Hoja: Es cambiar de posicin una hoja - Clic Sostenido sobre la hoja Arrastrar hasta la nueva posicin 2.4. Insertar Hoja: Cuando se quiere agregar una nueva hoja - Clic en icono despus de la ultima hoja, el cual tiene una estrellita - Clic derecho sobre la hoja Insertar (opcin Men contextual) Hoja de clculo (Aceptar Botn)

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2.5 Ocultar Hoja: Cuando no se quiere mostrar el contendido de una hoja - Clic derecho sobre la hoja Ocultar (opcin)

2.6. Mostrar Hoja: Es activar las hojas ocultas - Clic derecho sobre cualquier hoja Mostrar (opcin) Seleccionar la hoja (Aceptar Botn)

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2.7. Cambiar Nombre a la Hoja: Renombrar la hoja - Doble Clic sobre la hoja y digitar el nuevo nombre o tambin de la forma - Clic derecho sobre la hoja Cambiar nombre (opcin) Digitar VENTAS

2.8. Color Etiqueta de la Hoja: Asignar un color a una etiqueta de una hoja - Clic derecho sobre la hoja Color de etiqueta (opcin)

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HOJA

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VIDEO TUTORIAL HOJA


Reproducir con clic Ampliar pantalla completa, con doble clic Cancelar Pantalla completa, presionar la tecla escape Todas estas opciones se pueden hacer tambin haciendo Clic derecho sobre el video

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FILA

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3. Filas: Se encuentran situada en el libro de forma horizontal identificadas por nmeros, Excel 2007 tiene 1.048.576 filas, que se pueden, copiar, eliminar, insertar, ocultar, mostrar y cambiar tamao 3.1. Copiar Fila: Es duplicar el contenido de fila - Clic derecho sobre la fila (Fila 5) Copiar (opcin)

Seleccionar la nueva posicin de fila Clic derecho sobre la fila (Fila 1) Pegar (opcin)

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FILA

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3.2. Eliminar Fila: Es borrar una fila y su contenido - Clic derecho sobre la fila (Fila 5) Eliminar (opcin)

3.3. Insertar Fila: Cuando se quiere agregar una nueva Fila - Clic derecho sobre la fila (Fila 1) Insertar (opcin)

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FILA

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3.4. Ocultar Fila: Cuando no se quiere mostrar el contenido de una Fila - Clic derecho sobre la fila (Fila 4) Ocultar (opcin)

3.5. Mostrar fila: Es activar una fila o varias ocultas - Con clic sostenido Seleccionar antes y despus de la fila oculta (Fila3 hasta Fila 5) - Clic derecho sobre la filas Mostrar (opcin)

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FILA

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3.6. Cambiar el tamao Fila: Es ampliar el alto de fila - Situar el puntero de mouse entre el punto de separacin de las filas - Clic Sostenido hasta el tamao deseado

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EJERCICIOS HOJA

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4. Columna: Se encuentran situada en el libro de forma Vertical identificadas por letras. Excel 2007 van desde la A hasta XFD columnas, que se pueden, copiar, eliminar, insertar, ocultar, mostrar y cambiar tamao 4.1. Copiar Columna: Es duplicar contenido de la columna - Clic derecho sobre la columna (Columna F) Copiar (opcin)

Seleccionar la nueva posicin de Columna Clic derecho sobre la columna (Columna A) Pegar (opcin)

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EJERCICIOS HOJA

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4.2. Eliminar columna: Es borrar todo el contenido de la columna - Clic derecho sobre la columna (Columna F) Eliminar (opcin)

4.3. Insertar columna: Cuando se quiere agregar una nueva columna - Clic derecho sobre la columna (Columna A) Insertar (opcin)

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EJERCICIOS HOJA

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4.4. Ocultar Columna: Cuando no se quiere mostrar el contenido de una columna - Clic derecho sobre la columna (Columna C) Ocultar (opcin)

4.5. Mostrar columna: Es activar una columna o varias ocultas - Con clic sostenido Seleccionar antes y despus de la columna oculta (Columnas B y D) - Clic derecho sobre la columnas Mostrar (opcin)

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EJERCICIOS HOJA

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4.6. Cambiar el tamao columna: Es ampliar el ancho de la columna - Situar el puntero de mouse entre el punto de separacin de las columnas - Clic Sostenido hasta el tamao deseado

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EJERCICIOS FILAS & COLUMNAS

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VIDEO TUTORIAL FILA & COLUMNA


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CELDA

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5. Celdas: Es el rea de trabajo, el punto de encuentro de una columna con una fila; es cada cuadrito de la hoja de calculo, donde se introduce la informacin (texto, numero y formula) Se puede modificar la informacin con doble clic o la tecla F2. La cual podemos, copiar, mover, combinar y darle formato.

Calcular dentro de una misma celda: Se inicia con el signo igual (=) y se introducen los datos a calcular EJ: Multiplicar 2 por 3 -Digitar el signo = Digitar el numero 2 Digitar el signo asterisco * Digitar el numero 3 Oprimir la tecla ENTER para confirmar el proceso Completar el ejemplo - multiplicar 2 por 3 formula es - sumar 7 mas 4 formula es - dividir 25 entre 25 formula es

Formulas entre celdas: Se inicia con el signo igual ms las celdas a calcular Ej.: Hallar el valor total de SAL, Situndose en la celda E2 realiza la siguiente operacin Multiplicar C2 por B2 menos D2 -Clic en la celda E2 Digitar el signo = Clic en la celda C2 Digitar el signo asterisco * Clic en la celda B2 Digitar el signo menos Clic en la celda D2

Completar el ejemplo -Situndose en la celda E4 sumar E3 mas E2 formula es =E3+E2 - Situndose en la celda F2 dividir E2 entre B2 formula es =E2/B2
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CELDA

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Formulas entre hojas: Los clculos entre hojas, se inician con el signo igual (=) mas el nombre de hoja seguida del signo de admiracin mas las referencia de la celda, digamos que se va a sumar el valor de la celda A5 mas valor B6 que esta en la hoja2. La formula es =A5+Hoja2!B6

EJ.: En la Hoja1 se tiene las ventas por unidades de los productos

En la Hoja2 se tiene el listado de precio de los productos

En la Hoja3 se va ha calcular el Total de Ventas, de la siguiente forma Clic en la celda B25 en la hoja3 Digitar signo

Clic en la hoja1 Clic en la celda B25 Digitar el signo asterisco

Clic en la Hoja2 Clic en la celda B25 Oprimir la tecla ENTER, para confirmar el proceso Repetir estos pasos para calcular el total de ventas de VESTIDO Y CAMISETA

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CELDA

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5.1. Referencia absoluta de celda: Es anclar una celda en la misma posicin en una formula, as la formula se copia a otra celda esta mantiene su misma posicin en la celda. Se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del nmero de fila. Por ejemplo $E$2; Para anclar una celda de forma fcil, para no digitar los signos de peso, al momento de digitar la formula. Estando en la formula presionar la tecla F4, esta genera los signo pesos para anclar la celda. Ej.: En la tabla siguiente, se va a calcular el valor del descuento para los productos que es del 20%. Clic en la celda E4 Digitar el signo = Clic en la celda D4 Digitar el signo asterisco * Clic en la celda E2 Oprimir la tecla F4 (para anclar la celda E2) Oprimir la tecla ENTER, para confirmar el proceso Copiar la celda E4 Seleccionar las celdas E4 hasta E8 y pegar

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CELDA

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5.2. Copiar celda: Es duplicar contenido de la celda - Clic derecho sobre la celda (celda A21) Copiar (opcin) (Control + C)

Seleccionar la nueva posicin de celda Clic derecho sobre la celda (celda A24) Pegar (opcin) (Control + V)

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CELDA

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5.3. Hacer serie: Incrementar el contenido de varias celdas en serie - Seleccionar la celdas a generar la serie Situar el puntero de mouse en la esquina inferior del lado derecho de las celdas seleccionadas Arrastrar con clic derecho sostenido cuando el puntero tome la figura de una cruz y soltar Rellenar serie (men contextual)

5.4. Mover celda: Es colocar una celda en una nueva posicin - Situar el puntero del mouse en un borde de una celda (A24) Cuando el puntero tome la forma de una flecha con estrella Mover con clic sostenido hasta la nueva posicin (B21) (control + X) En el ejemplo anterior se mueve Juan de la celda A24 hasta la celda B21

B21

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CELDA

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5.5. Combinar celda: Es la unin de varias celdas, es muy comn en encabezados en tablas - Seleccionar las celdas a combinar en este caso (D19, E19, F19) - Inicio (men) - Combinar y centrar (clic icono)

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EJERCICIO DE CELDA

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VIDEO TUTORIAL CELDA


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RESOLVER LOS SIGUIENTES EJERCICIOS

Resolver el siguiente Quiz de repaso

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FORMATO DE CELDA

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5.6. Formato celda: Es cambiar la presentacin de la celda, en la cual encontramos las siguientes fichas (Numero, Alineacin, Fuentes, Bordes, y Relleno), se accede con la combinacin de teclas Control + 1, o clic derecho sobre las celdas y se escoge la opcin Seleccionar formato de celda 5.6.1. Nmero: Esta ficha es la ms importante de todas, debido a que este tipo de formato le da vida a los datos ingresados o por ingresar a una celda, la ficha nmero se encuentra clasificada por categoras as.

General: Este formato aplica para: texto y nmeros simples Numero: Si se quieren colocar separadores de miles a una cifra Fecha: Si la celda va a contener fechas esta categora es la ideal Porcentaje: Aplica para celda que su contenido sea porcentaje para un calculo Texto: Esta categora identifica lo ingresado en la celda como texto, sean numero, o smbolos

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FORMATO DE CELDA

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Formato numero: Aplicar separadores de miles y quitar los decimales a la siguiente tabla

-Seleccionar las celdas C4 hasta C8 Control + 1 o clic derecho sobre las celdas (seleccionar formato celda) Clic Numero (Etiqueta) Clic Numero (categora) Usar Separadores de miles Posicin decimales: 0 Clic en Aceptar (Botn)

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FORMATO DE CELDA

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Formato Fecha: Aplicar el tipo numero de dos de las fechas, que muestra el da y la semana

-Seleccionar las celdas A3 Control + 1 o clic derecho sobre las celdas (seleccionar formato celda) Clic Numero (Etiqueta) Clic Fecha (categora) Clic en el tipo de fecha dos Clic en Aceptar (botn)

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FORMATO DE CELDA

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Formato texto: Se pretende hacer un listado para una rifa, el cual comienza con 001 hasta 0020, como se puede ver los nmeros para la rifa comienza con nmeros cero. En este caso se aplica formato de texto a las celdas en las cuales se va digitar los nmeros de la rifa.

-Seleccionar las celdas A2 hasta A21 Control + 1 o clic derecho sobre las celdas (seleccionar formato celda) Clic Numero (Etiqueta) Clic Texto (Categora) Clic en Aceptar (botn) Ahora digitar la numeracin de la rifa a partir de la celda A2 (001, 002, 003, hasta 0020)

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FORMATO DE CELDA

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5.6.2. Alineacin de celda: Esta ficha le da la orientacin a la informacin contenida en una celda Como: centrar, justificar, superndice y orientar horizontal o vertical un texto Ej.: Alinear 45 grados el contenido de la celda D19

Clic en la celda D19 Control + 1 o clic derecho sobre las celdas (seleccionar formato celda) Clic Alineacin (Etiqueta) Clic 45o (Orientacin) Clic en Aceptar (botn)

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FORMATO DE CELDA

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5.6.3. Fuentes a celda: en esta ficha se le aplica formato a una celda como tipo de letra, estilo, tamao y color Ej.: Aplicar formato de celda a la seleccin de celdas A20 hasta F20 as: Algerian, negrita, #12, Rojo

-Seleccionar las celdas A20 hasta F20 Control + 1 o clic derecho sobre las celdas (seleccionar formato celda) Clic Fuentes (Etiqueta) Clic Algerian (Fuentes) Clic Negrita (Estilo) Clic 12 (Tamao) Clic Rojo (Color) Clic Acepar (Botn)

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FORMATO DE CELDA

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5.6.4. Bordes celda: Ficha que se utiliza para aplicar lneas a cada celda, ya que las lneas que se ven en un libro son imaginarias es decir al momento de imprimir un libro no van a ser impresas Ej.: Aplicar bordes superior, inferior izquierda y derecha de color verde as:

-Seleccionar el rango de celdas A19 hasta F23 Control + 1 o clic derecho sobre las celdas (seleccionar formato celda) Clic Bordes (Etiqueta) Clic Verde (Color) Clic Estilo grueso (Lnea) Clic Izquierda (Borde) Clic Inferior (Borde) Clic Estilo Delgada (Lnea) Clic Derecha (Borde) Clic Superior (Borde) Clic Aceptar (Botn)

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FORMATO DE CELDA

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-Seleccionar el rango de celdas A20 hasta F20 Control + 1 o clic derecho sobre las celdas (seleccionar formato celda) Clic Bordes (Etiqueta) Clic Estilo doble (Lnea) Clic Inferior (Borde) Clic Aceptar (Botn)

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FORMATO DE CELDA

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5.6.5. Relleno celda: Ficha en el cual se le aplica diversidad de fondo a una o varias celdas Ej.: En la tabla siguiente, se le aplicara fondo a las celdas a dos colores, blanco azul

Seleccionar el rango de celdas A19 hasta F20 Control + 1 o clic derecho sobre las celdas (seleccionar formato celda) Clic Relleno (Etiqueta) Clic Efectos de relleno (Botn)

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FORMATO DE CELDA

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Clic Blanco (Color1:) Clic Azul (Color2:) Clic Variante Horizontal (Estilo de sombreado) Clic Aceptar (Botn)

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FORMATO DE CELDA

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5.7. Insertar un comentario: En una celda es dejar una nota, o una observacin Clic derecho sobre la celda B3 (o tambin con la combinacin tecla SHIFT + F2) insertar comentario (opcin) Digitar la nota

Eliminar un comentario: Clic derecho en la celda B3 Eliminar comentario (Opcin)

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FORMATO DE CELDA

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Darle Bordes a la siguiente tabla as:

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EJERCICIOS CELDA

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VIDEO TUTORIAL FORMATO CELDA


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RESOLVER LOS SIGUIENTES EJERCICIOS

Resolver el siguiente Quiz de repaso

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FORMATO CONDICIONAL

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6. Formato condicional en celda: Un uso oculto de la FUNCIN SI, es crear formato que dependen de ciertas condiciones, Un buen formato condicional puede hacer sper interesante a su hoja de clculo y hacer que sea tambin informativa: por ej.: si un nmeros > o < e igual que otro etc. En la siguiente tabla se colocar en color rojo la edad menor a 18 aos - Seleccionar la celdas aplicar el formato condicional (C21 hasta C24) Clic Inicio (men) Formato condicional (icono) Administrar reglas (opcin)

Nueva regla (botn)

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FORMATO CONDICIONAL

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Clic Utilice una formula que determine las celdas para aplicar formato (opcin) clic Dar formato a los valores donde esta formula sea verdadera:(digitar la formula o condicin) clic formato. (Botn donde se establece el formato)

Despliega la ventana de formato de celda; y se aplica el formato Clic en Aceptar (Botn)

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FORMATO CONDICIONAL

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Modificar una regla del formato condicional - Seleccionar la celdas aplicar el formato condicional (C21 hasta C24) Clic Inicio (men) Formato condicional (icono) Administrar reglas (opcin) Seleccionar la regla Editar regla (botn)

Se abre la siguiente ventana donde podemos modificar la regla

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FORMATO CONDICIONAL

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Borrar una regla del formato condicional - Seleccionar la celdas aplicar el formato condicional (C21 hasta C24) Clic Inicio (men) Formato condicional (icono) Administrar reglas (opcin) Seleccionar la regla Eliminar regla (botn)

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EJERCICIOS FORMATO CONDICIONAL

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VIDEO TUTORIAL FORMATO CONDICIONAL


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RESOLVER LOS SIGUIENTES EJERCICIOS

Resolver el siguiente Quiz de repaso

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BARRAS & MENU

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7. Barras de formula: Se utiliza para ver, modificar, borrar o crear un dato de una celda. La barra de formula esta ubicada en la parte superior del libro debajo de la barra de men, se identifica por que tiene unos iconos ( X, Chulito, Fx), la cual esta dividida en Cuadro de nombre (muestra lo seleccionado en la hoja) y Barra de formulas (Muestra contenido)

8. Barra de estado: Como su nombre lo indica nos muestra el estado de ciertos elementos como: Activacin mayscula, Bloque numrico, suma, promedio, zoom y el diseo de la hoja etc. -Esta situada en la parte inferior, debajo de las etiquetas de las hojas -Su utilizacin para operaciones matemticas es por seleccin En la figura el promedio de edad 16,6 - La edad mayor 20, - La suma Edades 50 Personalizar la barra de estado -Clic derecho sobre la barra de estado

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BARRAS & MENU

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- Se activan las opciones deseadas (men contextual)

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BARRAS & MENU

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9. Barra desplazamiento y teclas de flechado: Son aquellas que nos permiten mover la hoja arriba, abajo, derecha e izquierda - Barra desplazamiento Vertical: Mover una hoja hacia arriba y abajo, esta ubicada al lado derecho de la hoja - Barra desplazamiento Horizontal: Mover una hoja al lado derecho e izquierdo, esta ubicada en la parte inferior de la hoja al lado derecho.

- Teclas de flechado: Cumplen las mismas funciones de las barra de desplazamiento. Mediante el teclado para desplazarse por celdas por arriba, abajo, a la derecha e izquierda. Combinaciones de teclas: Muy tiles cuando se maneja volmenes grandes de informacin y se quieres desplazar al final o seleccionar un rango de celda rpidamente. Control + Flecha Derecha: Se desplaza al final de un prrafo derecho Control + Flecha Izquierda: Se desplaza al final de un prrafo izquierdo Control + Flecha Arriba: Se desplaza al final de un prrafo hacia arriba Control + Flecha Abajo: Se desplaza al final de un prrafo abajo Control + Shift + Flechas: Selecciona el rango de celda segn la direccin de las teclas de flechado

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BARRAS & MENU

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10. Barras de Men: Encontramos todos los procesos que se pueden llevar a cabo en una hoja de clculo. La barra de men son las etiquetas que se encuentran en la parte superior de la hoja en las cuales estn: Men Inicio, Men Inserta Men Diseo de pagina Men Formulas Men Datos Men Revisar Men vista

11. Men Vista: Donde se personaliza la presentacin de la hoja de calculo como: Mostrar y ocultar lneas de cuadricula, inmovilizar paneles y cambiar el zoom o tamao de la hoja 11.1. Mostrar y ocultar lneas: De la cuadricula que se ven inicial/ en un libro, las cuales son imaginarias y las utilizamos como gua. Mas no se imprimen ni se ven en una vista preliminar Clic Vista (men) Mostrar u ocultar (icono) Lneas de cuadricula (Desactivar casilla verificacin)

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BARRAS & MENU

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11.2. Inmovilizar paneles: Es bloquear un bloque de celdas para que no se muevan cuando nos desplazamos abajo o hacia los lados, es muy comn en tablas de listados que tiene muchas filas Seleccionar la celda donde queremos inmovilizar (celda 21) Clic Vista (men) Inmovilizar paneles (icono) Movilizar paneles (opcin)

11.3. Zoom: Es ampliar la vista de la hoja o el tamao, tambin se puede hacer en la barra estado Clic Vista (men) Zoom (icono)

Seleccionar el tamao a ver

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EJERCICIOS BARRAS & MENU

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VIDEO TUTORIAL BARRAS & MENU


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RESOLVER LOS SIGUIENTES EJERCICIOS

Resolver el siguiente Quiz de repaso

Resolver los siguientes ejercicios de repaso de los temas vistos

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PEGADO ESPECIAL

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12. Pegado especial: Se utiliza para copiar cierta informacin de celdas de forma especial como copiar una formula o valor, copiar el formato de una celda a otra y trasponer informacin. 12.1. Copiar valor: Cuando se tiene una formula pero queremos copiar el valor contenido en la celda Seleccionar la celda. Ej.: -Seleccionar el rango de celdas F3 hasta F4 Copiar (control + c)

Clic derecho en la celda C8 Clic Pegado especial (opcin men contextual) Clic Valores (opcin pegar) Clic Aceptar (botn)

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PEGADO ESPECIAL

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12.2. Copiar formula: Cuando se quiere copiar la formula de una celda a otra Ej.: Seleccionar la celda F3 copiar (control + c)

Clic derecho en la celda F8 Clic Pegado especial (opcin men contextual) Clic Formulas (opcin pegar) Clic Aceptar (botn)

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PEGADO ESPECIAL

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12.3. Copiar formato: Es pasar el formato que tiene una celda a otra (letra, fondo, categora, bordes) Ej.: -Seleccionar el rango de celdas B8 hasta F8 Copiar (control + c)

Clic derecho en la celda B2 Clic Pegado especial (opcin men contextual) Clic Formato (opcin pegar) Clic Aceptar (botn)

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PEGADO ESPECIAL

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12.4. Transponer por valores: Es cambiar la orientacin de la informacin de varias celdas, de forma horizontal a vertical o viceversa. Ej.: -Seleccionar el rango de celdas B2 hasta F2 Copiar (control + c)

Clic derecho en la celda B7 Clic Pegado especial (opcin men contextual) Clic Valores (opcin pegar) Clic Transponer (opcin pegar) Clic Aceptar (botn)

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EJERCICIOS PEGADO ESPECIAL

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VIDEO TUTORIAL PEGADO ESPECIAL


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VALIDACION

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13. Validacin de Lista: Es la elaboracin de una lista de informacin en la cual se evalan los datos ingresado como: Lista de nombres, si o no, etc. Los listados se elaboran por listado nico o por rango de celdas. 13.1. Validar Lista nica: Esta clase de listado se elabora digitando varias palabras separadas por punto y coma (;) Seleccionar las celdas donde se quiere ver el listado -Seleccionar las celdas C5 hasta C7 Datos (men) Validacin de datos (icono) Configuracin (etiqueta) Lista (Permitir - opcin) Digitar SI; NO (separadas por punto y coma Origen es un campo de datos o ingreso informacin)

13.2. Validar Lista por rango de celdas: Es seleccionar un rango de celda y llevarlas a validacin de lista. Esta clase de listado se puede utilizar dentro de la misma hoja. Ej.: Hay un listado de productos en la hoja1 en la columna G estn los tems en columna H los productos el cual se validara un listado en la en la celda A5
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VALIDACION

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-Seleccionar la celda A5 Datos (Men) Validacin de datos (icono) Configuracin (etiqueta) Lista (Permitir opcin) Seleccionar el rango de celdas H2 hasta H9 (en Origen:)

14. Validacin de datos: En ocasiones es necesario especificar el tipo de datos que se van a capturar, esto con el fin de evitar errores. Se pueden establecer tipos especficos (nmeros enteros, con decimales o texto). Digamos que en la tabla de calificaciones, se quiere solo introducir una nota mnima de 0 y mxima de 5, se van a validar los datos a introducir para evitar posibles errores.

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VALIDACION

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- Seleccionar el rango a validar (E4:G6) Datos (men) Validacin de datos (icono) Configuracin (etiqueta) Decimal (Criterio de validacin) Datos: Entre Mnimo: 0 Mximo: 5

Mensaje de entrada (etiqueta) Titulo: Que se muestra al seleccionar la celda (NOTA) Mensaje de entrada: Que se muestra al seleccionar la celda (Mnima 0, Mxima 5)

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VALIDACION

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Mensaje de error (etiqueta) Estilo: Seleccionar (Grave) Titulo: Mostrado al introducir informacin incorrecta (NOTA NO VALIDA) Mensaje de entrada: Mostrado al introducir informacin incorrecta (COMPRUEBE LA NOTA)

Unas vez terminado el proceso de validacin, digitamos un valor que no corresponda de 0 a 5 en unas de las notas en este caso en la celda E6, miremos el mensaje que muestra.

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EJERCICIOS VALIDACION

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VIDEO TUTORIAL VALIDACION


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Resolver el siguiente Quiz de repaso

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ORDENAR

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15. Ordenar o Sortear: Es organizar de forma Ascendente o Descendente, es decir de mayor a menor o viceversa informacin contenida en una tabla o listado. EJ.: En la tabla siguiente organizar, alfabticamente por vendedor y luego por Fecha - Seleccionar todo el bloque de celdas A6:F15 (sin el encabezado) Clic Datos (men) Clic Ordenar (icono)

Clic Desactivar Mis datos tienen encabezados (ventana emergente) Ordenar por: Columna A (Criterio A a Z ) Ordenar por: Columna C (Criterio A a Z )

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EJERCICIOS ORDENAR

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VIDEO TUTORIAL ORDENAR


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Resolver el siguiente Quiz de repaso

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SUBTOTAL

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16. Subtotal: Es sumar una serie de informacin en cada cambio de criterio de manera automticamente, se generan tres informes Detallado, Resumido parcial y Resumido General. - Seleccionar todo el bloque de celdas A5:F15 (incluido el encabezado) Datos (men) Subtotal (icono) Para cada cambio en: (es el criterio que analiza para la suma eje. Vendedor) Usar funcin: (tipo operacin a realizar eje. Suma) Agregar subtotal a: (columna que se suma es donde quedara el subtotal eje. V. total) Aceptar (botn)

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SUBTOTAL

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16.1. Quitar Subtotales - Seleccionar todo el bloque de celdas e incluido el encabezado Datos (men) Subtotal (icono) Quitar todos (botn)

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EJERCICIOS SUBTOTAL

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VIDEO TUTORIAL SUBTOTAL


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HIPERVINCULO

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17. hipervnculo: Como su nombre lo indica es vincular un objeto, para tener rpido acceso, el hipervnculo se puede hacer entre celdas, hojas o archivos 17.1 Hipervnculo entre hojas Seleccionar la celda C5 (a vincular) Clic derecho Hipervnculo (men contextual)

Clic Lugar de este documento (Vincular a: opcin) Clic en la hoja Producto (opcin eje. Producto) Escriba la referencia de celda A10 (Es donde llega el vnculo eje. ) Aceptar (botn)

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HIPERVINCULO

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17.2. Hipervnculo entre Libros o archivos: Es vincular un archivo con otro, para abrirlos de una manera rpida y sin tener que buscar archivo por archivo. Ej.: Se tienen cuatro archivos de Excel (Cotizacin, Productos, Ventas y Men) Se quiere hacer hipervnculo, en el archivo men para que permita abrir los dems archivos

- Abrir el archivo llamado Menu.xlsx Seleccionar la celda A6 (a vincular) Clic derecho Hipervnculo. (Men contextual)

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HIPERVINCULO

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Archivo o pagina web existente Clic Buscar archivo a vincular

Seleccionar el archivo a vincular Aceptar (botn)

Repetir estos pasos para vincular el archivo, productos y Ventas

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EJERCICIOS HIPERVINCULO

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VIDEO TUTORIAL HIPERVINCULO


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Resolver el siguiente Quiz de repaso

Resolver los siguientes ejercicios de repaso de los temas vistos

Resultado en video como queda el stop mnimo del ejercicio de repaso

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FILTRO

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18. Filtros: consiste en el resumen de un conjunto de datos, por medios de botones que estn en el encabezado de las tablas Seleccionar cualquier celda A5 (que compone la tabla) Clic Datos (men) Clic Filtro (clic icono) Una vez activado el filtrado, haga clic en la fecha del encabezado de la columna para elegir el filtro

Otra forma de activar y desactivar el filtro es pulsando la combinacin de tecla CONTROL + SHIFT + L

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EJERCICIOS FILTROS

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VIDEO TUTORIAL FILTROS


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Resolver el siguiente Quiz de repaso

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TABLAS DINAMICAS

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19. Tablas dinmicas: Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales por medio de filtros, Cambiando la presentacin de los datos. El xito de nuestra tabla dinmica radica generar y escoger campos maestros que resuman la informacin. Ej.: El siguiente estado de cartera, lo vamos a expresar en una tabla dinmica para que se ha mas fcil y simple de analizar la informacin. La cual esta compuesta por 11 campos que son: Cliente, Fecha, Mes, Factura, Valor, Corriente, Hasta 30 D, Hasta60 D, Hasta 90 D, Mas de 90 D y Estado

Para ellos nos vamos al men Insertar Clic Tabla dinmica (Icono)

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TABLAS DINAMICAS

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Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla. Selecciones una tabla o rango: Son los datos que se les asigna la tabla dinmica desde A5 hasta K11 . Nueva hoja de calculo: si quiere que la tabla dinmica se genere en una nueva hoja Hoja de calculo existente: que la tabla dinmica se genere en la hoja (Informe) celda (A6)

Hasta aqu se ve nuestra tabla dinmica, sin filtrar ninguna informacin

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TABLAS DINAMICAS

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Listado de campos de tabla dinmica activar y desactivar

Clic en un espacio de la tabla dinmica Clic Herramientas de tabla dinmica Clic Lista de campos

reas de campos: Es la ubicacin que le damos a cada uno de nuestros datos en la tabla dinmica, Para asignar cada de nuestros campos reas se arrastra con clic sostenido.

Filtro de informe: Son los encabezados principales de nuestra tabla ej. (Estado, Mes) Rotulo de fila: Son los datos contenidos en la tabla (Cliente, Fecha, Factura) Valores: Son los datos que tiene informacin numrica que se pueden calcular o sumar (Valor)

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TABLAS DINAMICAS

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Hasta aqu se ve nuestra tabla dinmica, sin darle formato

Quitar los Subtotal a los campos

Clic derecho en campo Cliente Clic subtotal Cliente para desactivarlo Este mismo paso para quitarle los subtotales a Fecha y Factura

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TABLAS DINAMICAS

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Asignar separadores de miles al campo Valor

Clic derecho sobre cualquiera de los valores del campo Valor Clic Configuracin de campo de valor..

Clic en Formato de nmero

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TABLAS DINAMICAS

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Clic Numero Clic Usar separadores de miles Clic Posicin decimales (poner en cero)

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TABLAS DINAMICAS

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Separar el encabezado Estado y Mes en dos columnas

Clic derecho sobre cualquiera campo de la tabla Clic Opciones de tabla dinmica

Clic Campo de filtros de informe por columna Aumentar a: 1

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TABLAS DINAMICAS

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Desactivar Botones +/- y Mostrar tabla dinmica clsica

Clic derecho sobre cualquiera campo de la tabla Clic Opciones de tabla dinmica

Desactivar Mostrar botones para expandir y contraer Activar Diseo de tabla dinmica clsica (permite arrastrar campos en la cuadricula)

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TABLAS DINAMICAS

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Diseo de tablas dinamicas

Clic sobre la tabla dinmica Clic Herramientas de tabla dinmica (men) Clic en Diseo (men)

Muestra final de nuestra tabla dinmica con un diseo de color verde

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TABLAS DINAMICAS

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Actualizar tabla dinmica: Cuando se crea una tabla dinmica esta crea un vinculo con la informacin que alimenta la tabla, Si uno de los datos que conforman cada uno de los campos de nuestra tabla dinmica tiene alguna modificacin en su hoja origen, se necesita actualizar la tabla dinmica para que se reflejen esos cambios en nuestra tabla. Clic derecho sobre la tabla dinmica Seleccionar Actualizar (opcin)

Mantener Los elementos eliminados del origen de datos: Esto se hace con el fin que la tabla no tenga informacin basura o temporal en memoria

Clic derecho sobre cualquiera campo de la tabla Clic Opciones de tabla dinmica Datos (ficha) Mantener Los elementos eliminados del origen de datos: Seleccionar Ninguno

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GRAFICA

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VIDEO TUTORIAL TABLAS DINAMICAS


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Resolver el siguiente Quiz de repaso

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FUNCIONES

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21. Funciones: Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar operaciones ms complejas y de forma sencilla, tanto con valores numricos o valores de texto. Todas las funciones tienen en comn, el nombre de la funcin la cual la identifica y una serie de argumentos, todos ellos separados por punto y comas. Todos ellos dentro de parntesis. Veremos que puede haber algunas que no tenga ningn tipo de argumento, pero siempre existirn los parntesis despus del nombre de la funcin. Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas todas por separado ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo las funciones es ms fcil poder encontrar la combinacin de funciones con que podemos encontrar el resultado deseado

Funciones: Para acceder a las funciones Inicio (men) Insertar funcin (icono) o tambin con la combinacin de teclas SHIFT + F3

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FUNCIONES

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Buscar una funcin: en este campo se digita la funcin o formula a buscar Ir: Botn para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin y clic en el botn Aceptar para utilizar la funcin

21.1. Matemtica y Trigonometra: Son formulas que calculan y suma valores dados Eje: En la tabla siguiente de ventas se quiere saber, el total de ventas, promedio de ventas y cual fue el total de ventas de Juan

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VIDEO FUNCIONES SUMA, PROMEDIO, SUMAR.SI

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21.1.1. Suma: Con esta funcin calculamos el total de ventas -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin SUMA Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin SUMA Clic en Aceptar (botn) Numero1: Seleccionar el rango a sumar, G2:G11

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VIDEO FUNCIONES SUMA, PROMEDIO, SUMAR.SI

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21.1.2. Promedio: Con esta funcin Calculamos el Promedio de ventas -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin PROMEDIO Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin PROMEDIO Clic en Aceptar (botn) Numero1: Seleccionar el rango a promediar, G2:G11

Juan

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VIDEO FUNCIONES SUMA, PROMEDIO, SUMAR.SI

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21.1.3. Sumar.si: Con esta funcin calculamos de unos valores, definidos por una condicin o un criterio. La funcin sumar.si esta definida por tres argumentos. - Rango: Conjunto de celdas que contienen los criterios ha sumar y se debe iniciar desde la columna que contienen los criterios - Criterio: es el concepto o celda que determina la condicin a sumar - Rango suma: Es el conjunto de celdas que contienen los valores del criterio Ej.: Sumar las ventas de Juan -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin SUMAR.SI Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin SUMAR.SI Clic en Aceptar (botn) Rango: Seleccionar desde B2:G11 (No incluir los encabezados) Criterio: Celda B15 el vendedor Juan Rango suma: Seleccionar las celdas G2:G11 las celdas del V. total

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VIDEO FUNCIONES SUMA, PROMEDIO, SUMAR.SI

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VIDEO TUTORIAL FUNCIONES SUMA, PROMEDIO, SUMAR.SI


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Resolver el siguiente Quiz de repaso

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FUNCIONES MATEMATICAS

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21.2. Estadsticas: Son formulas que se utilizan para resumir clculos en datos especficos entre las formulas ms comunes tenemos MAX, MIN, CONTARA 21.2.1. Max: Se utiliza para hallar un valor mximo en un rango de celdas que contienen valores numricos ej.: En listado a continuacin se quiere hallar el valor mximo de un producto

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FUNCIONES MATEMATICAS

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-Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin MAX Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin MAX Clic en Aceptar (botn) Numero1: Seleccionar el rango de los valores hallar el valor mximo, D4:D16 (Argumento)

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FUNCIONES MATEMATICAS

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21.2.2. Min: Formula se utiliza para hallar un valor mnimo en un rango de celdas que contienen valores numricos ej.: En listado a continuacin se quiere hallar el valor mnimo de un producto -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin MIN Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin MIN Clic en Aceptar (botn) Numero1: Seleccionar el rango de los valores hallar el valor mnimo, D4:D16 (Argumento)

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FUNCIONES MATEMATICAS

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21.2.3. CONTARA: Esta funcin cuenta el nmero de celdas que no estn vacas, ideal para utilizar como contador de registro en una tabla. Ej.: en listado siguiente se quiere saber la cantidad de registro que tienen productos. -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin CONTARA Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin CONTARA Clic en Aceptar (botn) Valor1: Seleccionar el rango de celdas a contar C4:C16 (Argumento)

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VIDEO FUNCIONES MAX, MIN, CONTARA

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VIDEO TUTORIAL FUNCIONES MAX, MIN, CONTARA


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FUNCIONES FECHA

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21.3.1. Ahora: Formula para ver la fecha y hora exacta -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin AHORA Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin AHORA Clic en Aceptar (botn) Tambin se pude llamar, al igual que las dems formulas digitando la funcin directamente en la celda as: precedida por el signo igual mas la palabra AHORA y terminada con parntesis =AHORA() 13/05/2010 23:02

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FUNCIONES FECHA

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21.3.2. Hoy: Formula para ver la fecha -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin HOY Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin HOY Clic en Aceptar (botn) Tambin se pude llamar, al igual que las dems formulas digitando la funcin directamente en la celda as: precedida por el signo igual mas la palabra HOY y terminada con parntesis =HOY() 13/05/2010

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FUNCIONES FECHA

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21.3.3. Da: Formula que extracta el da de una fecha -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin DIA Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin DIA Clic en Aceptar (botn) Ej.: Se quiere averiguar da de la fecha que esta en la celda C1, mediante formula Num_de_serie: buscar o digitar la celda que contiene la fecha para hallar el DIA (C1)

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FUNCIONES FECHA

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21.3.4. Mes: Formula que extracta el mes de una fecha -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin MES Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin MES Clic en Aceptar (botn) Ej.: Se quiere averiguar mes de la fecha que esta en la celda C1, mediante formula Num_de_serie: buscar o digitar la celda que contiene la fecha para hallar el MES (C1)

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FUNCIONES FECHA

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21.3.5. Ao: Formula que extracta el AO de una fecha -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin AO Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin AO Clic en Aceptar (botn)

Ej.: Se quiere averiguar AO de la fecha que esta en la celda C1, mediante formula Num_de_serie: buscar o digitar la celda que contiene la fecha para hallar el AO (C1)

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FUNCIONES FECHA

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21.3.6. Dias360: Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das (doce meses de 30 das) que se utiliza en algunos clculos contables -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin DIAS360 Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin DIAS360 Clic en Aceptar (botn) Ej.: Averiguar cuantos das hay entre la fecha 20/03/2010 (celda B2) y 1/05/2010 (celda B3) Fecha_inicial: Es la celda que contiene la fecha mas antigua B2 Fecha_final: Es la celda que contiene la fecha mas reciente B3 Mtodo: siempre va ser cero 0

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EJERCICIOS FUNCIONES MATEMATICA & FECHA

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VIDEO TUTORIAL FUNCIONES MATEMATICA & FECHAS


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Resolver el siguiente Quiz de repaso

Resolver los siguientes ejercicios de repaso de los temas vistos

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FUNCIONES TEXTO

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21.4. Texto: Son formulas que se utilizadas en palabras o cadenas de textos, entre las formulas ms comunes tenemos CONCATENAR, HALLAR, LARGO, IZQUIERDA, DERECHA, ESPACIOS, MAYUSC y MINUSC 21.4.1. Concatenar: Utilizada para unir cadenas de textos en celdas diferentes, esta funcin consta de varios argumentos Texto1, Texto2 donde se buscan las celdas a unir los datos -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin CONCATENAR Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin CONCATENAR Clic en Aceptar (botn)

Ej.: Unir el nombre Andrs (celda C2) con Gonzales (celda D2) en la celda E2 Texto1: Se busca la celda a unir, la cadena de texto C2 contiene el nombre Texto2: Se busca la celda a unir, la cadena de texto D2 contiene el apellido

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FUNCIONES TEXTO

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21.4.2. Hallar: busca uno o varios carcter dentro de una cadena de texto y devuelven el nmero de la posicin inicial, digamos que quiero saber en que posicin esta la letra A en la palabra JUAN vemos que JUAN tiene cuatro caracteres, la posicin de A es 3 -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin HALLAR Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin HALLAR Clic en Aceptar (botn) Ej.: Listado siguiente se quiere hallar en el tercero Andrs 96254782 en que posicin esta el numero 96 dentro la celda C2 Texto_Buscado: Es el carcter (96) o palabra que se le va a buscar su posicin dentro la celda Dentro_del_Texto:Es la celda donde vamos a buscar el caracteres o palabra ( C2 ) Num_inicial: Es la posicin donde se va empezar a buscar ( 1 )

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FUNCIONES TEXTO

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21.4.3. Largo: Determina el nmero de caracteres de una cadena de texto, digamos que se quiere saber cuntas letras tiene la palabra JUAN; tiene 4 letras -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin LARGO Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin LARGO Clic en Aceptar (botn) Ej.: Listado siguiente determinar el numero de caracteres de los tercero1, Tercero2, Tercero3 Texto: se busca o digita la celda que se le quiere saber el largo o cantidad de caracteres (C2)

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FUNCIONES TEXTO

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21.4.4. Izquierda: Esta funcin extrae letra o caracteres del lado izquierdo de un texto o frase determinado por un numero la cantidad de caracteres a extraer -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin IZQUIERDA Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin IZQUIERDA Clic en Aceptar (botn) Ej.: En listado siguiente vamos a extractar cuatro letras de cada tercero, con la funcin IZQUIERDA Texto: Este campo se busca la celda donde se quiere extractar los caracteres ( C2) Num_de_caracteres: determinan el numero de caracteres que se quieren extraer a la izquierda (4)

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FUNCIONES TEXTO

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21.4.5. Derecha: Esta funcin extrae letra o caracteres del lado Derecho de un texto o frase determinado por un nmero la cantidad de caracteres a extraer. -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin DERECHA Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin DERECHA Clic en Aceptar (botn) Ej.: En listado siguiente se tiene unos tercero, pero tanto el nombre como el NIT estn unidos en una sola celda: extractar solo el NIT mediante formulas

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FUNCIONES TEXTO

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Para separar el NIT del nombre se utilizan tres formulas: hallar, Largo y derecha Hallar: con esta frmula en la columna D se busca el carcter comn presente en los terceros en este caso es el carcter espacio ( " " ), que nos determina donde se encuentran las letras con los nmeros Largo: con esta frmula aplicada en la columna E, calculamos el numero de caracteres que contiene cada tercero Derecha: Como ya tenemos el numero de caracteres, y posicin intermedia de cada tercero lo que hacemos es aplicar una resta entre el largo menos la posicin del carcter espacio ( " " ) en la columna F por medio de la formula DERECHA Texto: Este campo se busca la celda donde se quiere extractar los caracteres ( C2) Num_de_caracteres: determinan el numero de caracteres que se quieren extraer de la derecha que es la resta entre el numero de caracteres del tercero y la posicin espacio (E2-D2)

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FUNCIONES TEXTO

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21.4.6. Espacios: Elimina los espacios sobrantes de un texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin ESPACIOS Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin ESPACIOS Clic en Aceptar (botn) Ej.: Los dos nombres tienen espacios doble y triple en sus apellidos, con la funcin ESPACIOS, se corrigen Texto: En este campo se busca la celda a corregir los ESPACIOS excedentes a sencillos

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FUNCIONES TEXTO

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21.4.7. Mayscula: Pone el texto de una celda en mayscula -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin MAYUSC Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin MAYUSC Clic en Aceptar (botn) Texto: En este campo se busca la celda que contiene el texto que pasa a mayscula (D3)

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FUNCIONES TEXTO

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21.4.8. Minscula: Pone el texto de una celda en minscula -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin MINUSC Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin MINUSC Clic en Aceptar (botn) Texto: En este campo se busca la celda que contiene el texto que pasa a minscula

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EJERCICIOS FUNCIONES DE TEXTO

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VIDEO TUTORIAL FUNCIONES DE TEXTO


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Resolver el siguiente Quiz de repaso

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FUNCIONES BUSQUEDA & REFERENCIA

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21.5. Busque y Referencia: Son funciones de bsqueda de informacin en campo o matriz de terminado entre las comunes tenemos BUSCARV y ELEGIR

21.5.1. BuscarV: Esta funcin se utiliza para buscar un valor de forma vertical en un conjunto de datos y retomar el valor asociado al valor encontrado -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin BUSCARV Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin BUSCARV Clic en Aceptar (botn)

Valor_buscado: es el valor a buscar Matriz_buscar_en: conjunto de datos donde se busca el valor, el cual debe iniciar en la primera columna lo que se desea encontrar, y en las siguientes columnas el valor que se desea mostrar. Indicador_columnas: Ojo Es el numero de la columna donde est el resultado mas no la letra Orden: es un orden que se le da a la bsqueda que encuentre coincidencia exacta se pone cero (0) siempre

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FUNCIONES BUSQUEDA & REFERENCIA

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Ej.: Buscar en el listado siguiente la edad de mara -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin BUSCARV Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin BUSCARV Clic en Aceptar (botn) Valor_buscado: mara que est en la celda B11 Matriz_buscar_en: La matriz la componen tres columnas C,D,E seleccionar el rango C2 hasta E8 Indicador_columnas: es la columna tercera donde est la edad de mara Orden: siempre se digita cero para que encuentre coincidencia exactas

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FUNCIONES BUSQUEDA & REFERENCIA

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21.5.2. Elegir: Con esta funcin escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de un ndice. Digamos que en el ndice digitamos 2 y en los valores digitamos as Valor1 Maana, Valor2 Da, Valor3 Noche Como resultado seria lo que se ha digitado en el valor2 es decir Da

EJ: En el reporte de ventas siguiente se tiene en la columna C el Mes, pero en nmero; vamos a convertir en mes en Texto. En la columna H

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FUNCIONES BUSQUEDA & REFERENCIA

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-Seleccionar la celda H4 -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin ELEGIR Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin ELEGIR Clic en Aceptar (botn) Num_indice: es la posicin del valor a elegir Valor1:ENERO (mes que va en el primer valor) Valor2:FEBRERO (mes que va en el segundo valor ) Valor3:MARZO (mes que va en el tercer valor ) Valor4:ABRIL (mes que va en el cuarto valor )

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EJERCICIOS FUNCIONES BUSQUEDA & REFERENCIA Curso de Excel Avanzado

VIDEO TUTORIAL FUNCIONES BUSCARV & ELEGIR


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BUSCARV

ELEGIR R

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Resolver el siguiente Quiz de repaso

Resolver los siguientes ejercicios de repaso de los temas vistos

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FUNCION LOGICA SI

Curso de Excel Avanzado

21.6. Lgicas: Son funciones que evalan una condicin dada como verdadero o falso; en la cual tenemos la funcin SI 21.6.1. SI: Es una de las funciones mas importantes en evaluacin de informacin; determina un valor dado y devuelve un valor verdadero o falso, prueba lgica SI 10>11 si este afirmacin es verdadera ponga 10numeropar" o si esta afirmacin es falta ponga "11numeroimpar" -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin SI Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin SI Clic en Aceptar (botn) Prueba_logiga: es el valor a analizar (10>11) Valor_si_verdadero: si prueba lgica es verdadera entonces ponga ("10numeropar") Valor_si_falso: si prueba lgica es falsa ponga ("10numeropar") Resultado de la formula = 11numeroimpar

Ej.: Buscar en el listado siguiente los vendedores mayores y menores de edad, especificar la edades, en la columna F (si Andrs es mayor de edad colocar en la celda F2 mayor)

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FUNCION LOGICA SI

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-Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Buscar una funcin: digitar la funcin SI Clic en Botn Ir para que se ejecute las bsqueda Seleccionar la funcin SI Clic en Aceptar (botn) Prueba_logiga: es el valor a analizar (E2>17) Valor_si_verdadero: si prueba lgica es verdadera entonces ponga ("Mayor") Valor_si_falso: si prueba lgica es falsa ponga ("Menor") Resultado de la formula = Mayor

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FUNCION LOGICA SI

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VIDEO TUTORIAL FUNCION SI


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FUNCION ESERR & ESNOD

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21.7. Informacin: Son funciones que se utilizan para obtener datos de una celda o del resultado de una formula, las ms comunes tenemos ESERR, y ESNOD 21.7.1. ESERR: Evala si el resultado de una formula es de tipo error #VALOR!, y devuelve un valor FALSO o VERDADERO, que es muy comn que se genere cuando multiplicamos numero con letras, es decir =1*A, esta clase de multiplicacin genera un error #VALOR!, Ej.: Se esta multiplicando B2*C2 en la celda D2 genera un error -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Seleccionar la Categora: Informacin Seleccionar la funcin ESERR Clic en Aceptar (botn)

Valor: celda a evaluar D2

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FUNCION ESERR & ESNOD

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Vista previa de la funcin ESERR

21.7.2. ESNOD: Evala si el resultado de una formula es de tipo error #N/A, y devuelve un valor FALSO o VERDADERO, que es muy comn cuando se utiliza la funcin BuscarV en una matriz y el valor buscado no es encontrado Ej.: En la matriz o rango de celda C2:E8 se esta buscando el nombre Lina en la celda C11 el cual no se encuentra y la funcin BuscarV genera el error #N/A, -Llamar el cuadro de formulas (SHIFT + F3) o Clic en icono Insertar funcin Seleccionar la Categora: Informacin Seleccionar la funcin ESNOD Clic en Aceptar (botn)

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FUNCION ESERR & ESNOD

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Valor: celda a evaluar C11

Vista previa de la funcin ESNOD

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VIDEO DE FUNCION ESERR & ESNOD

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VIDEO TUTORIAL FUNCION ESERR & ESNOD


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Resolver los siguientes ejercicios de repaso de los temas vistos

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FUNCIONES ANIDADAS

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22. Funciones anidadas: son formulas que calculan dentro de una misma formula uno o varios valores. Aqu comienza la etapa que necesita tu mayor concentracin para entender y adaptarse a pruebas lgicas anidas o contenidas 22.1. Da anidado: ej.: Digamos que se quiere saber el da actual, en una sola celda independiente Llamar la funcin DIA Num_de_serie: la funcin HOY() Sintaxis: =DIA (HOY())

22.2. Ao anidado: ej.: Digamos que se quiere saber el AO actual, en una sola celda independiente Llamar la funcin AO Num_de_serie: la funcin HOY() Sintaxis: =AO(HOY())

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FUNCIONES ANIDADAS

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22.3. Concatenar anidado: Utilizada para unir cadenas de textos en celdas diferentes se va a calcular el promedio de ventas en una cadena de texto Texto3: Esta anidado la funcin PROMEDIO que esta calculando el promedio de ventas (F3:F12) Resultado de la formula: De enero hasta abril el promedio de ventas fue de $ 331000 mil pesos

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FUNCIONES ANIDADAS

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22.4. Derecha anidada: Esta funcin extrae letra del lado derecho de un texto o frase determinado por un numero Ej.: Se tiene una lista de tercero pero el nombre y Nit estn en sola celda, separarlos por medio de de la funciones HALLAR y LARGO anidadas en la formula DERECHA

Primer paso llamar la formula DERECHA Texto: se busca o se digita la celda C2 que contiene los tercero Num_de_caracteres: Determina el numero de caracteres a extraer, mediante la funciones anidadas LARGO y HALLAR

Segundo paso en el argumento numero de caracteres: Anidar la funcin LARGO Clic en cuadro de nombre (esta en la Barra de formulas) Clic mas funciones

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FUNCIONES ANIDADAS

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Se busca la funcin LARGO Texto: Seleccionar o digitar la celda C2 clic en aceptar

La funcin se cerro pero sigue activa Abrirla nuevamente (SHIF + F3) y digitar el signo menos al final de la formula largo (c2)-

Tercero paso en el argumento numero de caracteres: Anidar la funcin HALLAR Clic en cuadro de nombre (esta en la Barra de formulas) Clic Mas funciones

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FUNCIONES ANIDADAS

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Se busca la funcin HALLAR Texto_Buscado: un espacio entre comillas (" ") Dentro_del_texto: seleccionar o digitar la celda C2 Num_inicial: que comience a buscar desde la posicin 1

Para tener el concepto claro de que se hizo, como se sabe que el largo de C2 es 15caracteres y el carcter que separa el nombre del NIT en los terceros es el espacio, y se halla en la posicin 7, se resta el largo menos la posicin del espacio; da como resultado 8 que los caracteres que se extraen de C2 a la derecha. Num_de_caracteres: Esta anidado las formulas largo y hallar

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FUNCIONES ANIDADAS

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22.5. ESERR anidada: Esta funcin anidada con la funcin SI, permite mostrar un valor diferente cuando se genera un error en una formula. Cuando multiplicamos numero con letras, es decir =1*A, esta clase de multiplicacin genera un error #VALOR!, Prueba_logica: Se esta multiplicando B2*C2 y dentro de la funcin ESERR Valor_si_verdadero: Si la prueba lgica es verdadera y pone CERO Valor_si_falso: Si es falso multiplicando B2*C2

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EJERCICIOS FUNCIONES ANIDADAS

Curso de Excel Avanzado

VIDEO TUTORIAL FUNCIONES ANIDADAS


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FECHA ANIDADA

DERECHA ANIDADA

SI ANIDADAS

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Resolver el siguiente Quiz de repaso Resolver los siguientes ejercicios de repaso de los temas vistos

Completar el ejemplo de Nomina

Video de Nomina
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NOMBRES DEFINIDOS

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23. Nombres definidos: Los nombres se utilizan en las formulas para facilitar su comprensin, por ejemplo, puedes nombrar las celdas de la C4 hasta E16 como MPRODUCTOS, este conjunto de celdas en una formula se denomina Matriz, que estn compuesta por Tres columnas; la columna 1 es C, la columna 2 es D, y la columna 3 es E - Primero seleccionar el rango de celdas que se le va asignar el nombre (celdas C4 hasta E16) Clic en el Cuadro de Nombre (Barra de formulas) Digitar el nombre asignar al rango de celdas Enter (ejemplo MPRODUCTOS)

23.2. Ver listados por Nombres: Una forma sencilla de ver cuntos listados por nombres hay en nuestro libro es -Clic cuadro de nombre en el puntero de listado

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NOMBRES DEFINIDOS

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23.3. Modificar Nombres definidos: Ampliar la seleccin del rango de celdas definidas con nombre - Formulas (men) Clic Administrador de nombres (icono) Seleccionar el nombre a modificar Clic Editar (botn)

Hacer referencia a: Clic en este icono para ampliar o modificar la seleccin de celdas del nombre MPRODUCTOS

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NOMBRES DEFINIDOS

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23.4. Eliminar Nombres definidos: - Formulas (men) Clic Administrador de nombres (icono) Seleccionar el nombre a Eliminar Clic Eliminar (botn)

Confirmar la eliminacin del nombre

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NOMBRES DEFINIDOS

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23.5. Utilizar un nombre definido en una frmula: Escojamos como ejemplo el nombre definido MPRODUCTOS, que lo conforman tres columnas la uno Productos, la dos Cdigo y la tercera V. unitario, Mediante la funcin BUSCARV, encuentra el V. unitario del producto Teclado

Shitf + F3: para llamar la funcin Valor_buscado: Teclado (celda, palabra, o valor a buscar) Matriz_columna_en: MPRODUCTOS (Nombre definido que consta de tres columnas) Indicador_columnas: es la columna tercera donde est el resultado de la bsqueda Orden: Siempre se digita cero para que encuentre coincidencia exactas

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EJERCICIOS NOMBRES DEFINIDOS

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VIDEO TUTORIAL NOMBRES DEFINIDOS


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IMPORTAR DATOS

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24. Importar datos: es obtener datos externos, generados por otro programa los cuales son generados en archivos en formato txt o bases de datos dbf. Por un programa contable ej.: Digamos que se gneros un listado de producto del modulo de inventario y lo guardamos en C:\Informes\ con el nombre de lista.txt y lo queremos manipular en Excel. Datos (men) Obtener datos externos (icono) Desde texto (opcin) Buscar la ruta C:\Informes\lista.txt

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IMPORTAR DATOS

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Una vez seleccionado el archivo lista.txt e imprtalo se abre el asistente para importar texto Paso1 del asistente Seleccionar De ancho fijo: Clic siguiente (botn)

Paso2 del asistente Consiste en separa con clic las diferentes columnas que va tener nuestro informe Luego clic siguiente (botn)

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IMPORTAR DATOS

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Paso3 del asistente Es buscar una posicin donde va quedar nuestro informe importado, en este caso se selecciono la hoja2 en la celda A2

Una vez importada la informacin, la presentacin es as

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IMPORTAR DATOS

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VIDEO TUTORIAL IMPORTAR DATOS


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Resolver el siguiente Quiz de repaso

Resolver los siguientes ejercicios de repaso de los temas vistos

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MACROS

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25. Macros: Los usuarios de la suite de oficina de Microsoft prefieren estar repitiendo y repitiendo pasos hasta lo incansable por el simple hecho de no saber crear una macro y mucho menos saber para que se usan. Una macro una serie de procedimientos agrupados (paso1, paso2, pasoX,) en una sola instruccin que se lleva a cabo automticamente cada vez que se solicita la ejecucin de dicha macro 25.1. Guardar una macro en libro Excel: Guardar un archivo de Excel que contiene macro, suena como extrao de empezar a guardar antes de crear, pero de office2007 en adelante, en Excel tiene una limitacin para guardar los macros en el misma extensin del archivo xlsx, hay dos opciones al momento de guardar el archivo de Excel; una es habilitar macros libros de Excel (xlsm) y la segunda es guardarlo en formato de Excel 2003, de las opciones las recomendable es la segunda ya que esta permite abrir el archivo de Excel desde el office2003 en adelante. Para Guardar el archivo Oprimir la tecla F12 Nombre de archivo: Nombre que va tener nuestro libro Excel Guardar como tipo: Ah seleccionamos libro de Excel 97-2003 (para que pueda trabajar los macros) Clic Guardar (Botn)

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MACROS

Curso de Excel Avanzado

25.2. Botn acceso rpido macro: crear un botn de fcil acceso a los macros Clic derecho sobre la barre de men en un espacio vacio Personalizar barra de herramientas de acceso rpido

Personalizar (opcin) Ficha Programador (comandos disponibles en) Grabar macro (seleccionarlo clic botn agregar) Clic aceptar (botn)

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MACROS

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25.3. Habilitar la seguridad para los macros: para que nuestro macros se puedan ejecutar Clic derecho sobre la barra de men en un espacio vacio Personalizar barra de herramientas de acceso rpido

Clic Centro de confianza Clic Configuracin del centro de confianza

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MACROS

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Configuracin de macros: Habilitar todas las macros

Barra de mensajes: No mostrar nunca informacin sobre contenido bloqueado

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EJERCICIOS MACRO HABILITAR

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VIDEO TUTORIAL MACRO HABILITAR SEGURIDAD


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MACROS ESTUDIANTES

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25.4. Grabar una macro: Ej.: Se va hacer una pequea macro, que guarde un registro de 20 estudiantes, los cuales se van a digitar uno por uno en la celda A4, B4. Y mediante la macro se van pasar en listado que esta en la columna D

Recuerden escribir en un papel, paso por paso antes de empezar la grabacin de la macro para que no se generen errores. Clic Grabar macro:

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MACROS ESTUDIANTES

Curso de Excel Avanzado

Se abre una ventana donde le vamos a dar un nombre a nuestro macro Nombre de la macro: Lestudiantes

Paso que se va a grabar en la macro:

a. Clic en la hoja estudiante

b. Seleccionar las celdas A4 hasta B4

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MACROS ESTUDIANTES

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c. Clic derecho copiar

d. Clic derecho en la celda D24 Pegado especial (Men contextual)

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MACROS ESTUDIANTES

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e. Valores (opcin y aceptar)

f. Seleccionar el rango de celda D4 hasta E24

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MACROS ESTUDIANTES

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g. Clic Datos (Men)

h. Clic en Ordenar por la columna D

i. Clic en A4 Clic en Detener Macro

Ya nuestro macro esta grabado, para probarlo Introducimos un nuevo estudiante, con la combinacin de teclas ALT + F8 llamamos los macros existentes Seleccionamos nuestro macro y le damos ejecutar

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MACROS ESTUDIANTES

Curso de Excel Avanzado

Nuestra macro para utilizarlo con mayor facilidad, se lo podemos asignar a una forma o imagen Insertar Una forma o una imagen (men insertar) Clic derecho sobre la forma Asignar macro. (Opcin)

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VIDEO MACRO ESTUDIANTES

Curso de Excel Avanzado

VIDEO TUTORIAL MACRO ESTUDIANTES


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Ej. Macro estudiante Resuelto

Resolver el siguiente Quiz de repaso

Completar el ejemplo que viene a continuacin de cotizacin

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MACRO COTIZACION

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Ej.: En la empresa el aprendiz, todos los das se hacen cotizaciones, y de la cual no queda ningn registro en sistema de cada cotizacin, y para ver una cotizacin de hace una semana toca buscar en el archivo fsico. Para ir archivando en el sistema, se va hacer una pequea macro, que va tomar los datos cotizados y los va a copiar en otras celdas Lo primero que hay que hacer es crear dos hojas, una llamada cotizacin donde se elaboran y otra hoja llamada archivocotizacion que va tener los mismos campos principales (cliente, fecha, producto, cantidad, V.unitario y V. total.

Una vez digitado la informacin, lo que vamos hacer es grabar nuestro macro Clic Grabar macro (botn en la barra de acceso rpido)

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MACRO COTIZACION

Curso de Excel Avanzado

Se abre una ventana donde le vamos a dar un nombre a nuestro macro Nombre de la macro: ARCHIVAR

Tenga en cuenta que apenas de Clic en aceptar, el macro empieza a grabar, y va recopilando todo lo que haga hasta detener su grabacin, por eso se aconseja tener en un borrador de los pasos escrito de lo que se quiere hacer para no tener errores.

Pasos que grabara la macro a- clic en la hoja Cotizacin b- clic en la celda A7 y empezar a seleccionar desde ah el rango A7 hasta F13 donde esta lo cotizado c- Clic derecho sobre la seleccin d- Copiar (seleccionar esta opcin) e- Clic en la hoja archivocotizacion f- Clic en la celda A99 (esto significa que nuestra macro va archivar 100 registro) g- Clic derecho A99 pegar h- Clic en la celda A5 (en la hoja archivocotizacion) i- Empezamos a seleccionar desde la A5 hasta celda F107 j- Una vez seleccionado el rango A5:F107 nos vamos a men datos y Ordenar la informacin por la columna A k- Clic en la hoja cotizacin L- Clic en el Detener (Botn para finalizar nuestra macro)

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MACRO COTIZACION

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Ya nuestro macro esta grabado, para probarlo Introducimos informacin nueva en la cotizacin con la combinacin de teclas ALT + F8 llamamos los macros existentes Seleccionamos nuestro macro y le damos ejecutar Una vez ejecutado nos vamos a la hoja archivocotizacion y miramos los resultados

Nuestra macro para utilizarlo con mayor facilidad, se lo podemos asignar a una forma o imagen Insertar Una forma o una imagen (men insertar) Clic derecho sobre la forma Asignar macro. (Opcin)

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MACRO COTIZACION

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VIDEO TUTORIAL MACRO COTIZACION


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Ej. Macro Cotizacin Resuelto

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MACRO

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25.5. Editar una macro: para ver la lnea de cdigos que genera el macro cuando se graba con la combinacin de teclas ALT + F8 llamamos los macros existentes Clic ARCHIVAR (macro) Clic Modificar (botn)

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MACROS TRUCOS

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25.6. Trucos para grabar formulas extensas en una macro: Cuando se necesit grabar formulas muy largas, o anidadas donde se busque funcin por funcin, el truco esta en hacer la formula antes de empezar a grabar el macro Ej.: En la tabla siguiente tiene un numero de campos, de los cuales el Cliente es el nico que no esta compuesto por formulas, se quiere grabar los dems en una macro

Primer paso hacer las formulas de la primera filas de la N5 hasta Q5

Segundo quitarle el signo igual (=) a la formula al principio para que la formula quede como texto

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MACROS TRUCOS

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Tercero copiar el rango de fila N5 hasta Q5 y pegar hasta N7

Cuarto Grabar Macro

Clic Aceptar

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MACROS TRUCOS

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Clic en la celda N5 Digitar la primera letra de la formula (en este caso B) Oprimir la tecla Enter que Excel tiene habilitado Autocompletar para valores de celda

Clic en la celda N5 Poner al inicio de la formula el igual = Oprimir la tecla Enter

Repetir el paso anterior hasta la celda Q5

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MACROS TRUCOS

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Copiar el rango de fila N5 hasta Q5 y pegar hasta N10

Finalizar o Detener la macro

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MACROS LINEAS DE CODIGO

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VIDEO TUTORIAL MACRO TRUCO EN FORMULAS


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INSERTAR FORMULARIO VISUAL

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26. Formularios bajo Visual Basic de Excel: Se elaboran con fin de afianzar, consolidar y mostrar de una forma atractiva y segura nuestra informacin, aplicando todo el conocimiento adquirido en formulas, tablas, macros y funciones. Recuerde que el manual est dirigido a persona que no poseen ningn conocimiento en programacin, de ah que parte la importancia de tu concentracin, dedicacin e ingenio para resolver un problema.

26.1. Guardar un archivo que tiene formulario: se debe guardar como libro de Excel 97-2003 Para Guardar el archivo Oprimir la tecla F12 Nombre de archivo: Nombre que va tener nuestro libro Excel Guardar como tipo: Ah seleccionamos libro de Excel 97-2003 (para que pueda trabajar los macros) Clic Guardar (Botn)

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INSERTAR FORMULARIO VISUAL

Curso de Excel Avanzado

Insertar un formulario Con la combinacin de teclas ALT + F11, se accede a la ventana de Visual Basic. Donde creamos nuestros formularios en el men Insertar

Insertar un formulario Insertar (Men) UserForm (opcin)

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INSERTAR FORMULARIO VISUAL

Curso de Excel Avanzado

26.2. Propiedades del formulario: son las que nos permiten editar o integrar el formulario con la hoja de clculo, para acceder a ellas clic derecho sobre el formulario propiedades (opcin). Entre las propiedades ms importante Por categora tenemos Varias (Name): Para cambiarle el nombre al formulario Apariencia Caption: Es el titulo del formulario Imagen Picture: Aplicar una imagen de fondo a nuestro formulario Posicin StartUpPosition: Es la posicin que tendr el formulario en la hoja de calculo 0-Manual, 1-Centrar en propietario, 2-Centrar en pantalla, 3-Predeterminado de Windows

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INSERTAR FORMULARIO VISUAL

Curso de Excel Avanzado

26.3. Para ver nuestro formulario creamos un acceso rpido a los botones Insertar Controles y Modo Diseo Clic derecho sobre la barre de men en un espacio vacio Personalizar barra de herramientas de acceso rpido

Clic Personalizar (opcin) Clic Ficha Programador (comandos disponibles en) Clic Modo Diseo (seleccionarlo clic botn agregar) Clic Insertar controles (seleccionarlo clic botn agregar)

Clic en Botn aceptar


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INSERTAR FORMULARIO VISUAL

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26.4. Ver formulario desde la hoja de clculo Clic el botn comando

Clic sostenido en nuestra hoja de clculo en un espacio para crear el botn

Clic en botn Modo Diseo: Para activar el modo diseo y poder entrar al cdigo del botn

Doble clic al botn comando para digitar el cdigo para llamar nuestro formulario

Se digita UserForm1.show : Que el nombre de nuestro formulario

Clic en la X para cerrar el modo Visual Basic

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INSERTAR FORMULARIO VISUAL

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Clic en botn Modo Diseo: Para Desactivar el modo diseo

Clic en botn comando, para abrir nuestro formulario


CommandButton1

As se ve nuestro formulario

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EJERCICIO INSERTAR FORMULARIO

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VIDEO TUTORIAL INSERTAR FORMULARIO VISUAL BASIC


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RESOLVER LOS SIGUIENTES EJERCICIOS

Completar el ejemplo de formulario a continuacin

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CONTROLES & BOTONES FORMULARIO

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26.5. Controles estn en el Cuadro de herramientas: Es cada uno de los botones que se le asignan al formulario, como el objetivo de este manual es facilitar las tareas de una manera rpida, se van a explicar los controles ms comunes para el desarrollo de pequeos formulario, se utilizan haciendo clic sobre la etiqueta y luego con clic sostenido sobre el formulario se hace el control. Clic Cuadro de herramientas (icono) para activar la barra de herramientas

a. Etiqueta: Se utiliza para digitar informacin predeterminada, la cual no se puede modificar al momento de iniciar el formulario

b. Cuadro de texto: Utilizado para digitar informacin, que se captura o se transfiere en la hoja de clculo

c. Cuadro combinado: Muy til para hacer listas desplegables, predeterminadas o modificables

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CONTROLES & BOTONES FORMULARIO

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d. Cuadro de lista: Captura y almacena informacin del mismo formulario, despus la transfiere en la hoja de clculo

e. Casilla de verificacin: Se utiliza para seleccionar una o varios opciones

f. Botn de opcin: Cundo se presentan varias opciones y se debe seleccionar una sola, muy comn para clasificacin de gneros

g. Botn de comando: Como su nombre lo indica, le podemos asignar varias tareas a realizar, se ha por funcin o macros anteriormente grabados.

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CONTROLES & BOTONES FORMULARIO

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26.5.1. Propiedades de los controles: Permiten editar o darle formato a un control para cambiar su apariencia. Las ms importantes en orden Alfabtica tenemos

(Name): Para cambiar el nombre al control BackColor: Asignarle un fondo al control BackStyle: Activar o desactivar la transparencia del fondo del control BorderColor: Color de los bordes del control BorderStyle: estilo del borde Caption: Es el titulo o frase para el control que se muestra en el formulario Font: Tipo de fuente y tamao que se le aplica al texto en el control ForeColor: Color de la fuente TextAlign: Alineacin del texto en el control

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CONTROLES & BOTONES FORMULARIO

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26.5.2. Control etiqueta: Asignarle el valor de una celda como titulo a un control etiqueta (Label): Digitar en la celda A1 El aprendiz Ltda Digitar en la celda A2 NIT: 3146442412

Con la combinacin de teclas ALT + F11, se accede a la ventana de Visual Basic. Donde creamos Agregar dos controles Etiqueta al formulario Clic Etiqueta Clic sostenido en el formulario para crear la etiqueta

Doble clic al formulario para acceder al cdigo Clic en la lista de Procedimientos Buscar y seleccionar el procedimiento Activate este procedimiento lo que haces es ejecutar una accin cada vez que se abra el formulario

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CONTROLES & BOTONES FORMULARIO

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Digitar la siguiente lnea de cdigo, la cual agrega el valor que tienen la celda A1 y A2 a los controles Lalbel1 y Label2 en los ttulos o en la propiedad Caption dentro el procedimiento Activate Label1.Caption = Range("A1") Label2.Caption = Range("A2")

Clic en la X para Cerrar el modo Visual Basic Clic en el botn commandButton1 para ver el resultado

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CONTROLES & BOTONES FORMULARIO

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26.5.3. Control Cuadro de texto: Asignarle el valor de una celda como titulo a un Cuadro de texto (TextBox): Digitar en la celda A3 la funcin que inserta la fecha =HOY()

Accedemos a la ventana de Visual Basic con la combinacin de teclas ALT + F11 Agregar el control Cuadro de texto Clic Cuadro de texto Clic sostenido en el formulario para cuadro de texto

Doble clic al formulario para acceder al cdigo Buscar y seleccionar el procedimiento Activate y dentro del procedimiento agregamos la lnea TextBox1.Text = Sheets("Hoja1").Range("A3")

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CONTROLES & BOTONES FORMULARIO

Curso de Excel Avanzado

Clic en la X para Cerrar el modo Visual Basic Clic en el botn commandButton1 para ver el resultado

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VISUAL COMANDO & FUNCIONES

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VIDEO TUTORIAL CONTROL & BOTONES FORMULARIO


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RESOLVER LOS SIGUIENTES EJERCICIOS


Resolver el siguiente Quiz de repaso

Completar el ejemplo de comando y funciones a continuacin

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COMNAOD & FUNCIONES FORMULARIO VISUAL

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26.6. Comandos o funciones: Se le aplican a los controles haciendo doble clic sobre el control accedemos al cdigo del control o formulario, o tambin clic derecho sobre el control o formulario se escoge ver cdigo Unload Me: comando para cerrar un formulario MsgBox ("hola prueba ): Con este comando podemos colar notas e observaciones sobre un control RowSource : Comando para hacer listados, Cuadro Combinado (control) llamado C6 el cual se le va aplicar un listado que esta en la hoja DATOS quedara as (C6.RowSource = "DATOS!A2:A5") vbNewLine: inserta una lnea nueva en un cdigo LEN(C1): Cuenta el numero de dgitos que se ingresan en un control, en este caso C1 AddItem: Comando para adicionar tems por tems en un listado en cuadros combinados ej.: al Control C8 se le va adicionar el tems masculino lnea de cdigo C8.AddItem "M" Cdigo para desactivar el botn cerrar del formulario costa de 5 lneas: Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer) If CloseMode = vbFormControlMenu Then Cancel = True End If End Sub El comando IF mediante un cdigo evala datos, Ej. Evala si en la hoja men la celda E8 es diferente a 1 y ejecuta un macro llamado Registro If SHEETS(MENU).Range("E8") <> 1 Then Registro End If El comando Varrepuesta: hace una pregunta SI o NO se desea realizar una opcin, Ej.: Pregunta si se quiere ingresar SI o NO a la hoja DATOS. las lnea de cdigo es varrepuesta = MsgBox("DESEA MODIFICAR DATOS " _ & vbNewLine & vbNewLine, vbYesNo + vbExclamation + vbDefaultButton2) If varrepuesta = vbNo Then Exit Sub Else SHEETS(DATOS).Select End If

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26.6.1. Comando MsgBox Creamos un botn comando Clic en botn Modo Diseo: Para activar el modo diseo y poder entrar al cdigo del botn

Doble clic al botn comando para entrar al cdigo del botn

Se digita MsgBox (hola prueba): Comando para colocar notas

Clic en la X para cerrar el modo Visual Basic Clic en botn Modo Diseo: Para Desactivar el modo diseo

Clic en botn comando, para ver el mensaje


CommandButton1

As se ve el mensaje

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26.6.2. Comando Varrepuesta: En este espacio digitamos el cdigo o comando que se quiere ejecutar, en este caso MsgBox varrepuesta = MsgBox("DESEA VER EL MENSAJE " _ & vbNewLine & vbNewLine, vbYesNo + vbExclamation + vbDefaultButton2) If varrepuesta = vbNo Then Exit Sub Else End If

Clic en botn Modo Diseo: Para activar el modo diseo y poder entrar al cdigo del botn

Doble clic al botn comando para entrar al cdigo del botn

Copiamos y pegamos las lneas de cdigo que componen el comando varrepuesta

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Clic en la X para cerrar el modo Visual Basic Clic en botn Modo Diseo: Para Desactivar el modo diseo

Clic en botn comando


CommandButton1

As se ve el comando varrepuesta

26.6.3. Comando IF : Mediante una lnea de cdigo evaluamos datos, si cumplen una condicin. Digamos SI en la hoja1 la celda A1 es igual, diferente, menor, o mayor que 2 y se arroja un resultado, A1 vale 1

Clic en botn Modo Diseo: Para activar el modo diseo y poder entrar al cdigo del botn

Doble clic al botn comando para digitar el comando con IF con su lnea de cdigo

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Copiamos o digitamos las lneas de cdigo IF, as If Sheets("Hoja1").Range("A1") = 2 Then MsgBox ("CONCENTRACION") End If If Sheets("Hoja1").Range("A1") <> 2 Then MsgBox ("ANALISIS") End If If Sheets("Hoja1").Range("A1") < 2 Then MsgBox ("REPETICION") End If If Sheets("Hoja1").Range("A1") > 2 Then MsgBox ("MANEJO") End If

Clic en la X para cerrar el modo Visual Basic


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Clic en botn Modo Diseo: Para Desactivar el modo diseo

Clic en botn comando

As se ve el resultado

26.6.4. Comando IF con Or (SI, O), El valor de la celda A1 es 3 Digamos SI en la Hoja1 la celda A1 es igual a Dos O si la celda A1 menor que Dos muestre la palabra CONCENTRACION Digamos SI en la Hoja1 la celda A1 es mayor que Dos O si la celda A1 diferente que Dos muestre la palabra REPETICION

Clic en botn Modo Diseo: Para activar el modo diseo y poder entrar al cdigo del botn

Doble clic al botn comando para entrar al cdigo del botn

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Digitar o copiar la siguiente lnea de cdigo If Sheets("Hoja1").Range("A1") = 2 Or Sheets("Hoja1").Range("A1") < 2 Then MsgBox ("CONCENTRACION") End If If Sheets("Hoja1").Range("A1") > 2 Or Sheets("Hoja1").Range("A1") <> 2 Then MsgBox ("REPETICION") End If

Clic en la X para cerrar el modo Visual Basic Clic en botn Modo Diseo: Para Desactivar el modo diseo

Clic en botn comando

As se ve el resultado

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26.6.5. Comando Unload Se me utiliza para cerrar un formulario, el cual es asignado a un botn comando. Insertar un formulario Con la combinacin de teclas ALT + F11, se accede a la ventana de Visual Basic. Donde creamos nuestros formularios en el men Insertar

Clic Cuadro de herramientas (icono) para activar la barra de herramientas

Clic Botn comando Clic sostenido en el formulario en un espacio para crear el botn comando

Doble clic al botn commanbutton1, para acceder al cdigo Digitar Unload Me

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26.6.6. Cdigo para desactivar el botn X que cierra el formulario

Doble clic sobre el Formulario para entrar al cdigo

Adicionar la siguiente lnea de cdigo al formulario en la parte de abajo

Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer) If CloseMode = vbFormControlMenu Then Cancel = True End If End Sub

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EJ. FORMULARIO CUMPLEAOS

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COMPLETAR EL EJEMPLO DEL FORMULARIO CUMPLEAOS

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EJ. FORMULARIO CUMPLEAOS

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27. Ejemplo formulario Cumpleaos. Disear un pequeo formulario que guarde los cumpleaos de los empleados los cuales va tener los siguientes datos: Nombre, Apellido, Cumpleaos Da Mes, Cargo, Estado civil, Telfono, Sexo Paso A: Insertar el formulario Con la combinacin de teclas ALT + F11, se accede a la ventana de Visual Basic. Donde creamos nuestros formularios en el men Insertar

Insertar un formulario Insertar (Men) UserForm (opcin)

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Paso B: Cambiarle el nombre al formulario UserForm1 por FCUMPLE y el titulo por Cumpleaos Clic derecho sobre el formulario Clic Propiedades (opcin)

Clic (Name) Clic Digitar FCUMPLE

Clic Caption Clic Digitar Cumpleaos

Pas C: Activar el cuadro de herramientas


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Clic al formulario FCUMPLE Clic Cuadro de herramientas (icono) para activar la barra de herramientas

Paso D: Creamos las etiquetas Clic Etiqueta Clic sostenido en el formulario en un espacio para crear los controles etiqueta para todos los datos

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Paso E: Cambiar el titulo a la etiqueta, por defecto trae Label1 por Nombre Clic a la etiqueta creada Se espera un segundo Clic nuevamente a la etiqueta Borrar Label1 y digitar Nombre

Repetir el Paso E hasta tener nuestro formulario con todas las etiquetas as Nombre, Apellido, Cumpleaos Da Mes, Cargo, Estado civil, Telfono, Sexo

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Paso F: Crear Seis Cuadros de texto y dos cuadros Combinados de igual forma que se crearon las etiquetas Cuadro de texto (icono) Cuadros Combinados (icono)

Pas G: Cambiar el nombre a los controles de cuadro texto y cuadro combinados, para que sean ms fcil de identificar cuando se utilic una lnea de cdigo Clic derecho sobre el primer Cuadro de texto (control) Clic propiedades (opcin)

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Ej.: Cambiar nombre TextBox1 por C1 Clic (Name) Clic Digitar C1

Renombrar los dems controles asi: TextBox2 por C2, TextBox3 por C3, TextBox4 por C4, TextBox5 por C5, ComboBox1 por C6, TextBox6 por C7, hasta ComboBox2 por C8 ComboBox2

Clic (Name)
Clic Digitar C8

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Pas H: Orden de tabulador o Enter en el formulario, cada vez que demos Enter en el formulario y para que avance de forma consecutiva, personalizamos el orden de tabulacin Clic derecho sobre el formulario Clic Orden de tabulacin (opcin)

Seleccionar cada unos de los controles C1 hasta C8 Clic Mover arriba (botn)

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Pas I: Crear Tres hojas llamadas Men, ARCHIVO, DATOS

En la hoja Men Crear un Botn comando para abrir el formulario Clic el botn comando

Clic sostenido en nuestra hoja de clculo en un espacio para crear el botn

Clic en botn Modo Diseo: Para activar el modo diseo y poder entrar al cdigo del botn

Doble clic al botn comando para digitar el cdigo para llamar nuestro formulario

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Se digita FCUMPLE.show: Que el nombre de nuestro formulario

Clic en la X para cerrar el modo Visual Basic En la hoja DATOS se digitan la siguiente informacin teniendo en cuenta el orden de las celdas

En la hoja ARCHIVO se digitan la siguiente informacin teniendo en cuenta el orden de las celdas

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Pas J: Asignarle comandos y lnea de cdigo a nuestros controles para que hagan comunicacin con nuestras tres hojas de clculo creadas Accedemos a la ventana de Visual Basic con la combinacin de teclas ALT + F11 Doble clic al control C1

Digitar Sheets(ARCHIVO).Range(A100) = C1

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Doble clic sobre el formulario para regresar al mismo

Doble clic al control C2

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Digitar Sheets(ARCHIVO).Range(B100) = C2

Repetir estos ltimos pasos para aplicar lneas de cdigo a los controles as

Control C3 C4 C5 C6 C7 C8

Lnea de cdigo Sheets("ARCHIVO").Range("C100") = C3 Sheets("ARCHIVO").Range("D100") = C4 Sheets("ARCHIVO").Range("E100") = C5 Sheets("ARCHIVO").Range("F100") = C6 Sheets("ARCHIVO").Range("G100") = C7 Sheets("ARCHIVO").Range("H100") = C8

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As se ve las lneas de cdigos

Pas K: Asignar lista personalizada y lista nica a los controles de cuadro combinados, C6 y C8 que hacen referencia estado civil y sexo

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Doble clic sobre el formulario (espacio sealado por la flecha)

Clic en la lista de Procedimientos Buscar y seleccionar el procedimiento Activate este procedimiento lo que haces es ejecutar una accin cada vez que se abra el formulario

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Dentro el procedimiento Activate Digitamos las lneas de cdigos C6.RowSource = "DATOS!A2:A5" (lista personalizada del estado civil que esta en la hoja DATOS) C8.AddItem "FEMENICO" (lista nica por intems al sexo) C8.AddItem "MASCULINO" (lista nica por intems al sexo )

As se ve el formulario con las listas

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Pas L: En este momento nuestro formulario, ya registra informacin en la hoja ARCHIVO en las celdas A100 hasta la H100, pero no archiva nada si no que va sobre escribiendo la informacin en las mismas celdas. Agregar dos botones de comando: Uno llamado REGISTRAR y otro CANCELAR

Doble clic sobre el botn CANCELAR para entrar al cdigo del botn Digitar Unload Me (este comando cierra el formulario)

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Crea un macro con el nombre RegistrarInformacion que seleccione y organice la informacin desde la celda A5 hasta H100 en la hoja ARCHIVO y ponerlo en la lnea de cdigo al botn REGISTRAR. Doble clic sobre el botn REGISTRAR para entrar al cdigo del botn Digitar esta lneas de cdigo RegistrarInformacion (macro que organiza informacin) Sheets("Menu").Select (despus del macro nos devolvemos a la hoja Menu) Unload Me (Comando cierra el formulario) FCUMPLE.Show (comando para abrir nuevamente el formulario)

As debe quedar la lnea de cdigo en el botn REGISTRAR

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Nota: si no se puede hacer el macro RegistrarInformacion, copia y pega la siguiente lnea de cdigo que remplaza al macro en el botn REGISTRAR Sheets("ARCHIVO").Select Range("A5:H100").Select Selection.Sort Key1:=Range("A5"), Order1:=xlAscending, Header:=xlNo, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _ DataOption1:=xlSortNormal Range("B6").Select Esta en la otra forma que debe quedar el cdigo del botn REGISTRAR, sin el macro

Listo ya es hora de ejecutar nuestro formulario y empezar a guardar los cumpleaos, el formulario almacena hasta 95 personas

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Pas M: Confirmacin y seguridad al formulario. Explicacin Con el Comando varrepuesta confirmamos cada vez que se oprima el botn REGISTRAR para ingresar una persona. Este es la lnea de cdigo, despus del comando Else y antes de End if vamos a ingresar la lnea de cdigo que ya tenemos en el botn REGISTRAR varrepuesta = MsgBox("REGISTRAR UNA PERSONA " _ & vbNewLine & vbNewLine, vbYesNo + vbExclamation + vbDefaultButton2) If varrepuesta = vbNo Then Exit Sub Else En este espacio ingresamos la lnea de cdigo que tiene el botn registrar

End If Procedimiento

Accedemos a la ventana de Visual Basic con la combinacin de teclas ALT + F11 Doble clic sobre el botn REGISTRAR para entrar al cdigo del botn

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As debe quedar la lnea de cdigo en el botn REGISTRAR Lnea de cdigo nueva Lnea de cdigo Anterior

Cerramos el modo Visual Basic y probamos Clic Botn comando Clic Botn REGISTRAR

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Con el Comando IF evaluamos si se introdujo informacin en los campos mas importes (Nombre*, Apellido*, Cumpleaos*, Telfono*) o si estn vacio, no se ejecutar el procedimiento que esta en el botn REGISTRAR. Explicacin Lnea de cdigo En este espacio ingresamos la lnea de cdigo que ya tiene el botn registrar If C1 = "" Or C2 = "" Or C3 = "" Or C4 = "" Or C7 = "" Then Else

End If Significado de la Lnea de comando If: Significa SI C1, C2, C3, C4, C7: Nombre de los controles = "": Significa si el control esta vacio o en blanco Then: Si la afirmacin es verdadera cancela la accin hasta aqu sin ejecutar el procedimiento Or: Significa O Then: Significa SI se cumple finalice hasta aqu, no ejecutando el procedimiento Else: Significa Haga End If: fin del comando o funcin

Nombre Control C1 C2 C4 C3

C7

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Procedimiento Accedemos a la ventana de Visual Basic con la combinacin de teclas ALT + F11 Doble clic sobre el botn REGISTRAR para entrar al cdigo del botn

As debe quedar la lnea de cdigo en el botn REGISTRAR Lnea de cdigo nueva Lnea de cdigo Anterior

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Cerramos la ventana visual Basic


Clic al botn comando para utilizar el formulario

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VIDEO TUTORIAL FORMULARIO CUMPLEAOS


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PARTE 1

PARTE 2

PARTE 3

Ej. Formulario Cumpleaos Resuelto

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COMPLETAR EL EJEMPLO DEL FORMULARIO ESTUDIANTES

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27.2. Ejemplo formulario estudiantes.: Disear un formulario con Cuadro de lista que capture y almacena 20 estudiantes con su edad, para la tabla siguiente

Pas A: Insertar formulario y controles se inserto el siguiente formulario, el cual se le agregaron controles como etiqueta, cuadro de texto, botones comando, y Cuadro de Lista

Etiquetas
Curadro de texto Botones de comando

Cuadro de lista

Botones de comando
Etiquetas
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Paso B: Cambiarle el nombre al formulario UserForm1 por FESTUDIANTES y el titulo por Ingreso de estudiantes Clic derecho sobre el formulario Clic Propiedades (opcin)

Clic (Name) Clic Digitar FESTUDIANTES

Clic (Name) Clic Digitar Ingreso de estudiantes

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Pas C: Cambiar el nombre a los controles de cuadro texto y cuadro combinados, para que sean ms fcil de identificar cuando se utilic una lnea de cdigo Clic derecho sobre el primer Cuadro de texto (control) Clic propiedades (opcin)

Ej.: Cambiar nombre TextBox1 por E1 Clic (Name) Clic Digitar E1

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Renombrar los dems controles as: TextBox2 por E2, CommandButton1 por BREGISTRAR, CommandButton2 por BRETIRAR, ListBox1 por E3, CommandButton3 por BACEPTAR, CommandButton4 por BCANCELAR. ListBox1 Clic (Name) Clic Digitar E3

As quedan nombrados los controles


NOMBRE CONTROLES

E1 E2 BRETIRAR BREGISTRAR

E3
BCANCELAR BACEPTAR

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Pas D: Orden de tabulador o Enter en el formulario, cada vez que demos Enter en el formulario y para que avance de forma consecutiva, personalizamos el orden de tabulacin Clic derecho sobre el formulario Clic Orden de tabulacin (opcin)

Pas E: Crear una hoja con el nombre Estudiantes, Insertar funcin contara y agregar botn comando Celda C2 insertar la funcin =CONTARA(C5:C22) Cuenta el numero de estudiantes ingresado por formulario

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Agrega un botn comando para abrir el formulario En la hoja Estudiantes Crear un Botn comando para abrir el formulario Clic el botn comando

Clic sostenido en nuestra hoja de clculo en un espacio para crear el botn

Clic en botn Modo Diseo: Para activar el modo diseo y poder entrar al cdigo del botn

Doble clic al botn comando para digitar el cdigo para llamar nuestro formulario

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Se digita FESTUDIANTES.show: Que el nombre de nuestro formulario

Pas F: Direccionar el boto comando BREGISTRAR mediante cdigo para que tengan comunicacin con la hoja de calculo Estudiante y los otros controles. Accedemos a la ventana de Visual Basic con la combinacin de teclas ALT + F11 Doble clic sobre el botn REGISTRAR para entrar al cdigo del botn Digitar esta lnea de cdigo: Que dice adicionar al control E3 el texto digitado en E1 y E2 FESTUDIANTES.E3.AddItem E1.Text & " -- " & E2.Text

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Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn REGISTRAR. Que Trasfiere la informacin que captura el cuadro de lista E3 y lo pasa a la hoja Estudiantes en la Fila 5 y Columna 3 exactamente en la celda C5

Dim fila As Integer For fila = 0 To FESTUDIANTES.E3.ListCount 1 Cells(fila + 5, 3) = FESTUDIANTES.E3.List(fila, 0) Next

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Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn REGISTRAR. Que borra el rango de celdas C5 hasta C7 en la hoja Estudiante, si se retiro algn estudiante, del cuadro de lista antes de confirmar el registro

Range("C5:C7").Select Selection.ClearContents Range("C5").Select

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Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn REGISTRAR. Para filtrar y darle seguridad a la informacin digitada en nuestro formulario. Mediante la funcin IF y Or

En el formulario por vez, se van registrar un mximo de 3 estudiantes, metiendo dentro la funcin IF la adicin de estudiantes, entonces se evala con la siguiente lnea de cdigo. If Range("C2") < 3 Then FESTUDIANTES.E3.AddItem E1.Text & " -- " & E2.Text End If

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Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn REGISTRAR. Para filtrar y darle seguridad a la informacin digitada en nuestro formulario. Mediante la funcin IF y Or

En el formulario cuando el control de texto E1 y E2 no tengan informacin o estn vacio, el botn registrar no trasfiera nada al cuadro de lista E3 If E1 = "" Or E2 = "" Then Else If Range("C2") < 3 Then FESTUDIANTES.E3.AddItem E1.Text & " -- " & E2.Text End If End If

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Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn REGISTRAR. Que limpie los controles E1 y E2 donde se digita el estudiante y la edad, apenas trasfiera la informacin al cuadro de lista
E1.Text = "" E2.Text = ""

Pas G: Direccionar el boto comando BRETIRAR mediante cdigo para que tengan comunicacin con la hoja de calculo Estudiante y los otros controles. Accedemos a la ventana de Visual Basic con la combinacin de teclas ALT + F11 Doble clic sobre el botn RETIRAR para entrar al cdigo del botn

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Digitar esta lnea de cdigo: Que retira al estudiante seleccionado del cuadro lista E3 E3.RemoveItem (E3.ListIndex)

Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn BRETIRAR. Para filtrar y darle seguridad a la informacin digitada en nuestro formulario. Mediante la funcin IF

La funcin If evala si el cuadro de lista E3 no tiene estudiante o no se ha seleccionado uno para retirar y cancela el cdigo removeritems If E3 <> 0 Then E3.RemoveItem (E3.ListIndex) End If

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Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn BRETIRAR. Que borra el rango de celdas C5 hasta C7 en la hoja Estudiante, si se retiro algn estudiante, del cuadro de lista antes de confirmar el registro Range("C5:C7").Select Selection.ClearContents Range("C5").Select

Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn BRETIRAR. Que Trasfiere la informacin que captura el cuadro de lista E3 y lo pasa a la hoja Estudiantes en la Fila 5 y Columna 3. Dim fila As Integer For fila = 0 To FESTUDIANTES.E3.ListCount 1 Cells(fila + 5, 3) = FESTUDIANTES.E3.List(fila, 0) Next

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Pas H: Hacer un macro que separe el nombre de la edad que, que nos arroja el formulario a partir de la celda C5 Hacer macro para llamado Mestudiantes para el botn BACEPTAR

Grabar Macro Mestudiantes con los siguientes pasos

Clic en la hoja Estudiantes Digitar en la celda A23 la formula =ZQUIERDA(C5;HALLAR(" --";C5;1)) Digitar en la celda B23 la formula =DERECHA(C5;2) Digitar en la celda C23 la formula =SI(B23=0;1;SI(B23="";2;0)) Seleccionar el rango de celda A23 hasta B23 y copiar Seleccionar el rango de celda A23 hasta A25 y hacer pegado especial por formula Seleccionar la celda C23 y copiar Seleccionar el rango de celda C23 hasta C30 y pegar Seleccionar el rango de celda A23 hasta C30 copiar y hacer pegado especial por valores en la misma posicin Seleccionar el rango de celda A23 hasta C30 y ordenar por la columna C Seleccionar el rango de celda A3 hasta B25 y ordenar por la columna A Seleccionar el rango de celdas A23 hasta C30 y borrar Seleccionar el rango de celda C5 hasta C7 y borrar Finalizar o Detener la macro

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Pas I: Asignarle el macro Mestudiantes a botn BACEPTAR Accedemos a la ventana de Visual Basic con la combinacin de teclas ALT + F11 Doble clic sobre el botn ACEPTAR para entrar al cdigo del botn

Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn BCEPTAR. Para que archive los estudiantes nuevos ingresados en el formulario Mestudiantes

Adicionar el siguiente comando Unload Me al botn BACEPTAR. Para que cierre el formulario

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Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn BACEPTAR. Para filtrar y darle seguridad a la informacin digitada en nuestro formulario. Mediante la funcin IF

La funcin If evala si el celda C2 que es el contador de estudiantes del formulario, es Mayor que cero para ejecutar el macro o procedimiento If Range("C2") > 0 Then Mestudiantes Unload Me End If

La funcin If evala si el celda C2 que es el contador de estudiantes del formulario esta cero y ejecuta el comando MsgBox If Range("C2") = 0 Then MsgBox ("NO HAY DATOS PARA REGISTRAR") End If

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Adicionar a la lnea de cdigo del botn BACEPTAR , el Comando Varrepuesta. Para que nuestro formulario pida confirmacin antes de archivar algn estudiante. En estas lneas de cdigo metemos el macro Mestudiantes y el comando Unload Me antes del IF

En este espacio digitamos el cdigo o comando que se quiere ejecutar, en este caso MsgBox varrepuesta = MsgBox("DESEA REGISTRAR " _ & vbNewLine & vbNewLine, vbYesNo + vbExclamation + vbDefaultButton2) If varrepuesta = vbNo Then Exit Sub Else

End If

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Pas J: Asignarle el comando Unload Me al botn BCANCELAR para que cierre el formulario Accedemos a la ventana de Visual Basic con la combinacin de teclas ALT + F11 Doble clic sobre el botn CANCELAR para entrar al cdigo del botn

Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn para cerrar el formulario Unload Me

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Adicionar la siguiente lnea de cdigo al botn BCANCELAR. Para que borre la informacin que esta en la celda C5 hasta C7 si se cancelo el formulario Range("C5:C7").Select Selection.ClearContents Range("C5").Select

Pas K: Insertar la funcin CONTARA, y asignar el comando IF, al botn commandButton1, para limitar mximo a veinte los estudiantes que se archiven Celda C1 insertar la funcin =CONTARA(A3:A22) Cuenta el numero de estudiantes archivados

Clic en botn Modo Diseo: Para activar el modo diseo y poder entrar al cdigo del botn

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Doble clic al botn comando para digitar el cdigo para llamar nuestro formulario

Agregar la siguiente lnea de cdigo, con el comando If que evalu si ya se ingresaron los 20 estudiantes

If Range("C1") <= 20 Then FESTUDIANTES.Show End If

Clic al botn comando para utilizar el formulario

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EJERCICIOS FORMULARIO

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Ej. Formulario Estudiantes Resuelto

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