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Delegar ciencia o arte?

Hemos odo muchas veces a clientes y compaeros frases como: Necesito das de 26 horas, Llevo tres aos sin vacaciones, Se me pas el cumpleaos de mi hijo,Hace un ao que no practico nada de deporte, Si no lo hago yo, no lo hace nadie Etc. Pero Qu tienen en comn todas estas frases que omos tan frecuentemente?. Por una parte que nos reafirman como importantes y necesarios en nuestra organizacin, e incluso a nivel social. Dice mucho de nuestra gran capacidad y actividad Sin duda engorda bastante nuestro ego. Si, pero a que coste?. A veces a coste de salud, amigos y familia. Dicho de otra manera, de nuestra calidad de vida. Para cambiar esto sin que afecte a la vida del negocio, incluso mejorndolo, es imprescindible desarrollar las habilidades para delegar. Un coach le ayudar a ello, tiene experiencia, lo ha hecho antes en diferentes empresas y con distintas personas. Delegar es una ciencia en el sentido de que es un conjunto de mtodos y tcnicas resultados predecibles y concretos. Y como tal, puede aprenderse. con

Brevemente vamos a exponer los pasos adecuados para que el proceso sea el correcto y alcance los resultados esperados.

Necesidad

El primer paso, siempre, es sentir la necesidad de delegar. Antes del bloqueo total, pensamos que no llegamos, ni siquiera buscando tiempo por todas partes. A veces dejando temporalmente asuntos personales importantes. Luego estos asuntos son aplazados indefinidamente. En este momento sentimos la necesidad de delegar alguna de nuestras actividades. Cuando sentimos esta necesidad de delegar, resulta que no estamos preparados para llevarla a trmino. Nos hemos autoconvencido de que somos imprescindibles en todo miedo a equivocarnos, de perder control y dudamos de los resultados. Tal no nos gusta hacer, lo intentamos delegar y, como es lgico, fracasa. experiencia negativa en lo referente a la delegacin, comprobamos que no y no lo intentamos de nuevo. lo que hacemos, tenemos vez buscamos aquello que Este fracaso genera una funciona, nos resignamos,

Pero la situacin es tozuda, se vuelven a producir los hechos descritos anteriormente, y vuelve a plantearse la necesidad de ceder alguna de las cosas que hacemos, de delegar. Llegados a este punto, buscamos cmo hacerlo, pedimos ayuda. Entonces surgen las preguntas:

Qu delego?

Siempre debemos delegar las tareas, nunca las funciones.

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Como concepto: funcin es aquello que est bajo nuestra responsabilidad (por ejemplo: un dueo de empresa en funciones de Director Comercial, fija la poltica de precios y condiciones de venta de su producto o servicio). Tarea es lo que hacemos (en el ejemplo anterior: salir a vender,). Como tarea es delegable. Si delegamos funciones perdemos el control, delegamos parte de responsabilidad. Una tentacin muy habitual es: Voy a ceder el kit completo, y me olvido de ello. En este caso no estamos delegando, estamos haciendo otra cosa: abdicar. Hemos hecho dejacin de funciones. Este es uno de los miedos que existen antes del proceso de delegacin: perder el control de nuestro negocio. Por lo tanto, delegaremos siempre tareas: delegar no es abdicar. Si hacemos un repaso de las tareas que realizamos cada da, con rapidez encontraremos aquellas que ms tiempo nos absorben y menos valor aadido nos aportan. Es la mejor opcin para empezar. Hazlo, vers lo resultados.

En quien delego?

Dentro de nuestro equipo seleccionaremos aquella persona que, objetivamente, ha demostrado ser suficientemente competente para la tarea que hemos pensado delegar. Es importante su disposicin, pero ms an nuestra capacidad por interesarle en el proyecto. Escchale activamente, hazle participar, apoya sus iniciativas. Hazle ver que realmente es una posibilidad para su crecimiento dentro de la empresa. Ten una imagen de futuro de tu negocio. No hars todo, pero estars al tanto de todo.

Cmo delego?

Cuando ya tenemos definida la tarea y la persona en la que vamos a delegar, slo queda poner en marcha el proceso. En primer lugar, en una reunin con la persona seleccionada explicamos claramente la tarea que delegamos. Preferiblemente por escrito. Hacemos una descripcin en la que debemos incluir: la propia tarea, los medios para desarrollarla, los resultados que esperamos y los indicadores que vamos a controlar, as como la fecha en la que lo haremos. Durante esta reunin permitimos que nos haga preguntas, que de su opinin, le apoyamos en las cuestiones que veamos interesantes y le aclaramos las dudas que tenga. Esto nos permite, adems, crear equipo. Es en este punto donde, en la mayor parte de los casos, la ayuda de un coach es fundamental para que nos apoye en el hecho de seguir ordenadamente el proceso, controlar las fases, estudiar los resultados y finalmente tomar las acciones necesarias.

Cundo lo hago?

La fecha de inicio viene condicionada por la necesidad de obtener resultados. Una respuesta habitual suele ser: Lo antes posible. No es una respuesta vlida, no es concreta, no compromete a nadie, ni siquiera a cada uno consigo mismo. Lo importante es poner una fecha exacta, en caso contrario el inicio se va a retrasar, y los resultados ms an. Debemos establecer fechas claras para el inicio, para la ejecucin, y fundamentalmente para ver los resultados.

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Conclusin

Estos resultados a corto plazo afectan a la vida personal del empresario que experimenta un aumento en su calidad. Para todos nosotros es muy importante hacer un ejercicio de delegacin. Busque una tarea que le ocupe mucho tiempo, alguien en que delegarla, siga los pasos. Pngala por escrito, establezca los indicadores de funcionamiento, los recursos, y en que fecha quiere que est hecha. Los resultados, sin duda, llegarn. Ha desarrollado las habilidades necesarias para llevar a buen trmino el hecho de delegar. Prubelo despus con ms tareas. Tendr ms tiempo. Lo podr dedicar a hacer ms cosas para su negocio y ste crecer. Usted y su equipo tendrn mejores resultados. Confiar ms en s mismo y en su equipo. En la medida en que su empresa crezca los miembros de su organizacin harn lo mismo (copiarn del jefe) lo que lleva a tener una organizacin estructurada en la que cada uno sabe lo que tiene que hacer, cundo tiene que hacerlo y cmo tiene que hacerlo. A partir de ese momento ha adquirido las habilidades para tener xito en el arte de delegar.

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