POLITICA Y GESTION PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS EN LA U.S.

C / ao 2006

CONTENIDO GENERAL DE LA PROPUESTA 1. Responsabilidades para el manejo y control general de Activos Fijos 2. Adquisicin de Activos 3. Categorizacin de Activos Fijos 4. Plaqueteo 5. Ingreso y registro de Activos al sistema AFUNO 6. Control fsico de Activos Fijos 7. Utilizacin y manejo en departamentos usuarios 8. Inventarios peridicos de control por parte de auditora Interna 9. Depreciaciones 10. Adiciones, retiros y valorizaciones 11. Poltica de capitalizacin 12. Ajustes por inflacin 13. Transferencia de Activos entre departamentos 14. Activos para mantenimiento o reparacin (Al interior de la USC)

15. Activos para mantenimiento o reparacin (fuera de la USC) 16. Prstamo de Activos (Al interior de la USC) 17. Prstamo de Activos (fuera de la USC) 18. Inventario fsico anual 19. Control fsico permanente por dependencias 20. Tramite de ajustes por: Bajas y Desuso de los Activos 21. Ventas de materiales, Activos usados y equipos en general 22. Donaciones de Activos de la USC 23. Donaciones Realizadas a la USC 24. Trmite a seguir con Elementos que ingresan y no son propiedad de la Institucin 25. Trmite a seguir con Elementos de propiedad de contratistas, arrendatarios y dems. 26. Sistematizacin del proceso 27. Formatos de soporte 28. Diagrama de responsabilidades 29. Disposiciones finales 30. Glosario

1. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE ACTIVOS FIJOS La propiedad planta y equipo como componente de la posicin financiera reflejada en los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente ya que constituye el principal activo de la Institucin y componente bsico del patrimonio que peridicamente dado su materialidad debe estar sujeto de evaluacin de los entes que dictaminan dichos estados. El enfoque de control debe estar orientado a: 1. Que los inventarios fsicos estn correctamente valorizados. 2. Que la informacin contable en pesos sea equivalente al inventario fsico. 3. Que los activos asignados a cada dependencia queden bajo la responsabilidad de los empleados (Jefes del rea) no solamente en cuanto a su custodia sino tambin en cuanto al manejo y conservacin; que a su vez puede ser delegado a sus subalternos sin perder el sentido de la responsabilidad principal. 4. Que los aplicativos CGUNO y AFUNO permanezcan conciliados mes a mes entre si, y con las existencias fsicas. 5. Que la codificacin de control fsico est permanentemente y debidamente sistematizada. unificada, controlada

6. Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de activos dentro y fuera del Alma Mater, en todas las sedes que se encuentren en funcionamiento. 7. Que las responsables del manejo y control acten coordinadamente en cuanto a las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos. Lo anterior implica que la informacin de activos fijos debe mantener actualizada

donde se pueda presentar una relacin valorizada de los activos fijos muebles e inmuebles de todas las sedes de la Universidad o lugares en donde presta sus servicios, as mismo, de todos los elementos de laboratorios, bodegas, bibliotecas, almacenes, gimnasio, apartahotel, centro recreacional, y de todas aquellas reas que manejan elementos o mercancas de propiedad de la Universidad , facilitando de esta manera los controles de auditora interna en la verificacin selectiva peridica. As mismo a travs del aplicativo de control se debe mantener actualizada la ubicacin y responsable por reas, dependencias u oficinas. Los conteos peridicos programados y realizados por la Gerencia Administrativa en coordinacin con las reas responsables deben reportarse oportunamente a contabilidad con el propsito de actualizar permanentemente los registros contables en el aplicativo CGUNO. ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS (Ver cuadro 1 adjunto) Se propone que la responsabilidad del manejo fsico de activos fijos est centralizada en la Gerencia Administrativa a travs de un Coordinador de Activos Fijos, que responda por la ejecucin y coordinacin de todas las actividades referentes a la operacin de las polticas que se proponen en este manual y aplicativo de control con que actualmente se manejan los activos de La Universidad. As mismo, las reas deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control fsico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Gerencia Administrativa en cuanto a movimientos, transferencias, salidas y reingresos por reparaciones, mantenimiento y dems situaciones que se puedan presentar.

2. ADQUISICION DE ACTIVOS Esta funcin debe estar centralizada en la Unidad de Compras y Suministros quien debe cumplir con los requisitos y niveles de autorizacin establecidos en el reglamento y ser responsable de hacer cumplir la poltica institucional de adquisicin de bienes acorde a las polticas de calidad, servicio al cliente por parte del proveedor, y condiciones econmicas de pago. Igualmente, esta rea tendr la responsabilidad

de recepcionar el(los) bien(es), del cual deber enviar un documento con las caractersticas del mismo a la Gerencia Administrativa quien en conjunto con el responsable de ingreso de datos en el AFUNO (contabilidad) se encarguen del respectivo ingreso de la informacin al sistema. Compras y suministros participar en los inventarios que programe la Gerencia Administrativa con el apoyo de Auditoria Interna y las reas con activos a cargo.

3. CATEGORIZACIN DE ACTIVOS FIJOS Se debe realizar una categorizacin de activos debido a que sera improcedente asignar a un solo departamento la responsabilidad de todos los Activos de la Universidad, por lo tanto se tomarn las diferentes reas que se responsabilizarn de sus activos y desde ellos se iniciar el proceso para cualquier movimiento. Este proceso de categorizacin as mismo ser el inicio del historial de un Activo dentro de la Organizacin donde desde el momento mismo que se recibe el activo por parte de la Unidad de Suministros se categorizar, plaquetear y se enviar el documento Formato nico para el movimiento de Activos de la USC (Con descripcin, categorizacin y datos del Activo) a la Gerencia Administrativa quien se encargar de verificar, dar el visto bueno e informar al Departamento de Contabilidad para que realice el ingreso de los datos al sistema AFUNO. Posteriormente se retornar el documento a la Unidad de Suministros y ah se realizar la entregar formalmente al Usuario Inicial del Activo y as mismo Suministros deber enviar copia del formato a la Gerencia Administrativa. Por ningn motivo los funcionarios de la Universidad debern recibir activos que no estn acompaados del Formato nico para el movimiento de Activos de la USC totalmente diligenciado y con las firmas y sellos respectivos.

4. PLAQUETEO Ser un proceso exclusivo del La Unidad de Suministros y se realizar al recibir el Activo. Este proceso deber realizarse antes de entregar cualquier activo a las reas

responsables. Todos los activos que ingresan deben tener su registro de inventario (plaqueta) en un lugar visible. Se considera procedente a partir de un inventario fsico total plaquetear todos los activos, sistematizar el control numrico y as unificar las numeraciones existentes.

5. INGRESO Y REGISTRO DE ACTIVOS AL SISTEMA AFUNO Ser un proceso coordinado entre La Gerencia Administrativa y Contabilidad. Tal como est establecido, todos los activos adquiridos se ingresarn al sistema AFUNO con las especificaciones requeridas por el aplicativo en forma individual. Los activos de menor cuanta cuyo valor sea inferior a 1 SMMLV deben ingresarse al sistema para el control fsico y contablemente se cargarn como gasto pagado por anticipado cuya amortizacin proceder en un trmino de doce meses (poltica de capitalizacin).

6. CONTROL FISICO DE ACTIVOS FIJOS El control fsico parte desde el ingreso del activo con el respectivo registro y plaqueteo en la Unidad de Compras y Suministros. La Gerencia Administrativa programar un inventario total con la identificacin numrica como punto de partida debidamente conciliado en los registros, en unidades AFUNO y pesos CGUNO. Una vez determinado el ajuste en pesos se debe seguir un control riguroso de cada uno de los movimientos de activos (Entradas, salidas, prestamos, reubicaciones, movimientos por mantenimiento o reparacin, baja por obsolescencia o desuso, etc.)

7. UTILIZACION Y MANEJO DE LOS ACTIVOS EN DEPARTAMENTOS USUARIOS El adecuado manejo de todos los activos en cada una de las dependencias corresponder a respectivo usuario. El jefe de oficina o departamento responder por perdidas, daos o deterioro por mal uso. Una vez establecida la responsabilidad se proceder a descontar por nmina el valor que se determine para el activo afectado.

Cada dependencia tendr la relacin de activos a cargo debidamente registrada ante la Gerencia Administrativa (segn datos entregados por el departamento de Contabilidad y que son arrojados por el AFUNO) y debern contar con la firma de aceptacin del Jefe principal del Departamento quien recibir por parte de La Gerencia Administrativa un Acta donde se relacionan todos los activos que a partir de la fecha quedan a su cargo. Cabe anotar que el empleado quien tendr a cargo X cantidad de activos asume la responsabilidad de su cuidado y por ello se obliga a entregar su inventario completo al finalizar el contrato laboral con la Institucin, de lo contrario podr dejar de recibir sus prestaciones sociales y dems pagos legales hasta tanto no deje solucionada esta situacin con la Institucin. Esto est comprendido dentro de los contratos laborales que los empleados firmarn al inicio de cada ao y por lo tanto ser de su conocimiento previo. Cada funcionario al tomar posesin de su cargo, recibir de su jefe de rea el inventario correspondiente de su dependencia. Igualmente al hacer entrega del cargo se verificar el estado del inventario y el jefe est en la obligacin de entregar al funcionario su paz y salvo administrativo, as como la Gerencia Administrativa revisar y confrontar los inventarios de Activos de los Jefes (incluyendo los de sus colaboradores de la dependencia) para poder expedir el paz y salvo administrativo a los directivos.

8. INVENTARIOS PERIODICOS DE CONTROL POR PARTE DE AUDITORIA INTERNA La Gerencia Administrativa solicitar peridicamente al Departamento de Auditora Interna para que conjuntamente con las reas responsables de los Activos elaboren un plan de inventarios rotativos que permita mediante muestreos aleatorios detectar el comportamiento de los Activos, sus asignaciones y se establezca si est operando adecuadamente la poltica y gestin de los mismos al interior de la Universidad.

9. DEPRECIACIONES La Gerencia Financiera a travs de su departamento de contabilidad har depreciaciones de los activos de acuerdo al mtodo contable tcnicamente reconocido y designado por la Direccin central de la Universidad en forma coherente al uso o deterioro del activo pero de manera uniforme y teniendo en cuenta la vida til de cada lnea de activos tal como lo establecen las normas contables.

10. ADICIONES, RETIROS Y VALORIZACIONES Slo se debe considerar adicin desde el punto de vista contable aquellas erogaciones que aumenten el valor comercial del activo, su vida til, capacidad y eficiencia. Todo retiro de activos de la operacin normal tiene que estar plenamente justificado y verificado por La Gerencia Administrativa y deber contar con el concepto de los dems entes de control que lo revisen adems del rea responsable segn los siguientes conceptos: MAL ESTADO DESUSO (REEMPLAZO) OBSOLESCENCIA PERDIDA Contablemente los retiros deben estar plenamente justificados, soportados (con el acta respectiva, verificada por parte de Auditoria Interna, soportes tcnicos del estado del Activo y con el visto bueno de la Gerencia Administrativa, para lo cual se definir el procedimiento correspondiente. Las valorizaciones o desvalorizaciones se harn de acuerdo a las normas legales vigentes (avaluos tcnicos).

11. POLITICA DE CAPITALIZACION Todas erogaciones que sean inferiores a 1 SMMLV tal como se indic en el punto 5 que no afecten el activo, se considerarn gastos amortizables o de mantenimiento. Contabilidad debe evaluar cada caso especifico y determinar en que condiciones la erogacin es capitalizable o no.

12. AJUSTES POR INFLACION Mensualmente el Departamento de Contabilidad antes del cierre contable har los ajustes por Inflacin de los rubros que le apliquen coherentemente con las disposiciones tributarias vigentes, reflejando el efecto neto de la inflacin en el estado de resultados.

13. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS ENTRE DEPARTAMENTOS Todos los movimientos de activos entre las dependencias u oficinas sern controlados por la Gerencia Administrativa, ningn activo asignado contablemente a una dependencia puede cambiar fsicamente de ubicacin sin antes diligenciarse los siguientes requisitos: a. Formato nico para el movimiento de Activos de la USC el cual ser autorizado por el rea responsable despus que quienes entregan y reciben lo hayan firmado en seal de aceptacin. b. Este formato de transferencia de activos igualmente deber contar con el visto bueno de la Gerencia Administrativa. A partir de este momento se podr realizar el movimiento del Activo.

c. Posterior a estos trmites la Gerencia Administrativa enviar la documentacin al

Departamento de Contabilidad para que se realice el respectivo registro o modificacin en el AFUNO y ah se completar el movimiento. Esto permitir

mantener contablemente actualizado el aplicativo de control fsico y conciliaciones de los inventarios fsicos que se programen por la

Gerencia Administrativa.
d. La Gerencia Administrativa coordinar posteriormente con el rea a la cual se transfiri el activo la inclusin del mismo en el listado que inicialmente recibi.

14. ACTIVOS PARA MANTENIMIENTO O REPARACION (Al interior de la USC) Los Activos de La Universidad Santiago de Cali pueden presentar daos leves, fallas, desgaste por el uso u otras situaciones que ameriten el retiro del equipo para una revisin ms detallada y una reparacin, por lo tanto en caso de suceder esto el responsable del Activo deber diligenciar el Formato nico para el movimiento de Activos de la USC y hacerlo firmar solamente por el responsable de la reparacin o mantenimiento del Activo, quedando cada uno con un documento de modo que el activo se pueda movilizar por la Universidad con este formato. Es deber del responsable del activo coordinar el retorno del mismo a la dependencia (ya reparado). Al realizarse esta devolucin el reparador del activo har firmar la devolucin de este y quedar con el documento para su record y control. No ser valida ninguna excusa para el no asumir la responsabilidad de activos en reparacin, si por algn motivo el encargado del mantenimiento del elemento no devuelve el mismo a pesar de las solicitudes entonces deber informarse a la Gerencia Administrativa mediante oficio radicado con copia a Auditora Interna y se deber tener el documento de soporte de que el activo sali para mantenimiento.

15. ACTIVOS PARA MANTENIMIENTO O REPARACION (Fuera de la USC) Algunos de los activos sufren desgastes y daos mas severos que requieren de la intervencin de personal especializado para su mantenimiento y/o reparacin. Ningn activo de propiedad de la USC podr salir de las instalaciones de la Universidad sin la respectiva autorizacin y trmite correspondiente ante Gerencia Administrativa, Suministros y la dependencia que tiene asignada el activo. Se deben cumplir los siguientes requisitos:

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a. Trmite inicial de la dependencia responsable del Activo con la Unidad de Suministros, para que se cotice el mantenimiento o reparacin (segn el caso). b. La Unidad de Suministros agotar el procedimiento acostumbrado (3 cotizaciones) y elevar la solicitud ante la Gerencia Administrativa para la respectiva autorizacin del gasto. c. La Gerencia Administrativa responder a la solicitud (segn criterio y concepto del Gerente) y enviar la respuesta a La Unidad de Suministros; donde de ser positivo informarn al rea responsable. d. El rea diligenciar el Formato nico para el movimiento de Activos de la USC en todas sus partes donde se autoriza la salida o retiro temporal del activo para reparacin o mantenimiento y este se llevar a la Unidad de Suministros para su respectivo despacho. En cada dependencia debe quedar copia de este formato para justificar el faltante, en caso de conteos fsicos con la respectiva firma de entregado del Departamento u oficina usuaria responsable del activo. e. Como esta salida es temporal, se optar como poltica que los activos que hayan sido retirados deber enviarse copias a la Gerencia Administrativa (para control) y al Departamento de Contabilidad para el respectivo registro en el aplicativo AFUNO. f. Al retornar el activo a la institucin la Unidad de Suministros se encargar de tramitar la devolucin del equipo al rea responsable y a su vez informar a la Gerencia Administrativa (para el control) y a Contabilidad para el respectivo registro en el aplicativo AFUNO.

IMPORTANTE: La empresa de seguridad tiene instrucciones precisas de no permitir la salida de ningn elemento propiedad de la USC que no est acompaado del formato de movimientos totalmente diligenciado y con todas las firmas y sellos respectivos.

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16. PRESTAMO DE ACTIVOS (Al interior de la Universidad) Si en casos espordicos alguna dependencia desea colaborar en una eventualidad prestando un activo a su cargo entonces se deber diligenciar el Formato nico para el movimiento de Activos de la USC y este deber estar firmado por el responsable del Activo ante la Universidad y el responsable del evento donde se utilizar el activo. Al devolver el mismo se entregarn los formatos y se firmarn nuevamente por las partes en seal de conformidad. De presentarse alguna anomala sobre esta situacin deber informarse por escrito a la Gerencia Administrativa con copia al Departamento de Auditora Interna con copia del respectivo soporte y estas dependencias se encargarn de dirimir esta situacin.

17. PRESTAMO DE ACTIVOS (fuera de la Universidad) Ningn activo de la USC saldr de las instalaciones de la USC bajo esta modalidad sin que est diligenciado el Formato nico para el movimiento de Activos de la USC y este a su vez est debidamente autorizado por la Gerencia Administrativa y el rea responsable y con una justificacin apoyada en un contrato, carta de autorizacin de Rectora o Gerencia Administrativa o convenio avalado Institucionalmente. Se firmar un pagar (en la Gerencia Administrativa) para garantizar la devolucin y su reintegro o reingreso no deber ser superior a 30 das. La Gerencia Administrativa enviar posteriormente el documento de soporte al Departamento de Contabilidad para que se actualice el sistema AFUNO.

NOTA IMPORTANTE: Cualquier activo que se encuentre en la situacin de los numerales 14, 15, 16 y 17 ser responsabilidad de quien lo manipule en el momento o de quien est haciendo uso de l, y los formatos de movimientos de activos sern las pruebas de esta responsabilidad, por ello la importancia de diligenciarlos completamente y no extraviarlos.

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18. INVENTARIO FISICO ANUAL La Gerencia Administrativa programar junto con La Unidad de Suministros, El Departamento de Contabilidad y Auditora interna la ejecucin de un inventario anual con la participacin del personal el cual tendr como prioridad conciliar no solamente el aplicativo de control sino el aplicativo contable, que es la base para la presentacin de los Estados Financieros a diciembre 31 de cada ao.

19. CONTROL FISICO PERMANENTE POR DEPENDENCIAS: El Departamento de Contabilidad que opera el aplicativo de control, conjuntamente con cada rea y La Gerencia Administrativa, programarn por dependencias, oficinas o bloques, las verificaciones selectivas que permitirn confirmar si los activos estn correctamente ubicados y completos. Para este control se enviar el listado con los activos asignados a la dependencia responsable y esta lo devolver debidamente firmado en seal de aceptacin y confirmacin de que los activos estn en buen estado. Los inventarios confirmados se enviarn tanto al rea como a La Gerencia Administrativa, para su verificacin fsica en forma posterior y selectiva.

20. TRAMITE DE AJUSTES POR BAJAS O DESUSO DE LOS ACTIVOS Las bajas o retiros por cualquier concepto deben ser verificadas por Auditora Interna y el rea en cuestin previo Vo.Bo del Gerente Administrativo de acuerdo con la siguiente metodologa: a. Determinacin tcnica del estado del activo por parte del Responsable del rea, tcnico de la institucin o tcnico externo. b. Si es un equipo que va a ser reemplazado pero se encuentra en buenas condiciones debe custodiarse a cargo de Auditora Interna hasta que se determine su reubicacin. c. Si es un equipo que va a ser reemplazado debido a su mal funcionamiento y deficientes condiciones y no amerita su reparacin El rea debe proponer la

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baja del activo tramitando el Formato nico para el movimiento de Activos de la USC autorizado por quien dio el dictamen tcnico, El rea responsable, Auditora Interna y la Gerencia Administrativa (generalmente con la firma nica del seor gerente). Se enviar a contabilidad la informacin de soporte para la respectiva actualizacin del AFUNO y CGUNO en pesos.

21. VENTAS DE MATERIALES, ACTIVOS USADOS Y EQUIPOS EN GENERAL La Gerencia Administrativa ser la nica dependencia que autorizar ventas y decidir precios y condiciones de pago, previo concepto del rea tcnica y la verificacin del Departamento de Auditora Interna. Como poltica se dar prioridad en la seleccin del comprador quienes integren en forma directa la comunidad universitaria (Directivos Empleados, docentes, estudiantes) en las mejores condiciones de negociacin y aprovechamiento para la institucin generando otros ingresos. Una vez efectuado el trmite anterior se proceder a tramitar el Formato nico para el movimiento de Activos de la USC para dar de baja los activos con el visto de las personas indicadas en el punto anterior y enviar al Departamento de Contabilidad para los registros en AFUNO y CGUNO.

En estos casos se continuar con el procedimiento actual, se reciben ofertas por un tiempo limitado, se evalan y se vender al mejor postor de modo que sea lo mejor para la Institucin. Se informar al ofertante ganador y este deber consignar en la cuenta de la Universidad y deber presentarse con el recibo de consignacin al Departamento de Auditora interna para coordinar la entrega de los elementos comprados. Se levantar un acta del proceso.
22. DONACIONES DE ACTIVOS DE LA USC La Universidad Santiago de Cali como institucin prestadora de servicios de Educacin es objeto constante de solicitudes de diferentes organismos No gubernamentales e instituciones de escasos recursos para la donacin de artculos dados de baja. Estos procesos sern del resorte nico del seor Rector y del Gerente

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Administrativo siempre y cuando se confronte con la disponibilidad de contar con activos dados de baja o estimados para No USO posterior por parte de la Institucin. No ser necesario para la Institucin solicitar el certificado de donacin debido a que la institucin es declarante no contribuyente. Cuando se presenten este tipo de situaciones, sern supervisadas por el Departamento de Auditora Interna.

23. DONACIONES REALIZADAS A LA USC La Universidad Santiago de Cali como institucin prestadora de servicios de Educacin tambin puede recibir donaciones de diferentes instituciones o Empresas que a bien lo consideren. Para tal efecto se establece que toda donacin realizada a la Universidad Santiago de Cali deber ser tramitada con el procedimiento descrito en los numerales 2, 3, 4 y 5 de la presente poltica, sin perjuicio de lo establecido en los estatutos generales de la USC. El Contador general de la Institucin deber expedir el respectivo certificado de donacin para los efectos legales; en caso de ser solicitado por la organizacin que realiza la donacin. Cuando se presenten este tipo de situaciones, sern supervisadas por el Departamento de Auditora Interna.

24. TRAMITE A SEGUIR CON ELEMENTOS QUE INGRESAN Y NO SON PROPIEDAD DE LA INSTITUCIN Dentro de este documento deben quedar consignadas las acciones a seguir para con los elementos que provienen de fuera de la Institucin (que no son de su propiedad) pero que se movilizan y utilizan dentro de sus instalaciones por parte de cualquier miembro de la comunidad Universitaria. Cualquier aparato elctrico, electrnico, mquina o dispositivo de cualquier tipo

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deber presentarse ante los guardas de seguridad de las puertas de acceso principal con quienes se encargarn de diligenciar la minuta de control y el Formato nico para el ingreso y/o salida de elementos no propiedad de la USC que comprende la informacin del equipo y su propietario y el cual servir para que el mismo pueda movilizar dicho elemento al interior de la Universidad sin ningn problema. Cabe anotar que dicho documento ser de obligatoria devolucin para poder retirar nuevamente el elemento, de lo contrario el usuario deber presentarse ante el Departamento de Auditora interna quien se encargar de evaluar la situacin y generar un documento especial para retirar el elemento. Por ningn motivo la Institucin se responsabilizar del uso o acontecimientos que sucedan con dicho elemento al interior de la Universidad, quedando as en entera responsabilidad de su propietario.

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TRAMITE A SEGUIR CON ELEMENTOS DE CONTRATISTAS, ARRENDATARIOS Y DEMS

PROPIEDAD

DE

Los contratistas poseen sus equipos, insumos y dems los cuales estn bajo su absoluta responsabilidad y por ello al momento de retirar cualquiera de estos elementos debern diligenciar el Formato nico para el ingreso y/o salida de elementos no propiedad de la USC que deber contar con la aprobacin del Administrador de Locales Comerciales y/o del Jefe de Servicios Generales previa tramitacin del Paz y salvo ante el Departamento de Contabilidad. Posteriormente si el bien mueble o equipo ingresado por el arrendatario o contratista va a permanecer dentro de las instalaciones para el funcionamiento del local comercial correspondiente, deber incluirse en el inventario de bienes del arrendatario, para que despus no tenga inconvenientes para retirarlo.

26. SISTEMATIZACION DEL PROCESO Todas las polticas consignadas en este documento proceden, teniendo como soporte los aplicativos actuales pero se considera de gran importancia para la institucin que en el nuevo diseo de los aplicativos para el rea financiera y administrativa se involucre como prioridad el control fsico de los activos e integrada totalmente con la informacin financiera y contable.

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27. FORMATOS DE SOPORTE Se proponen varios formatos que modifican los actuales por ello una vez evaluados y aprobado este instructivo, se implementarn y se socializarn con todo el personal para su manejo, estos son: Formato nico para el movimiento de Activos de la USC FAF 01GA. Formato para entrega de Activos a empleados de la USC FEA 02GA. Acta de entrega de Activos a Directivos de la USC AEA 03GA Formato nico para el ingreso y/o salida de elementos no propiedad de la USC FENP 04GA Paz y salvo Administrativo PYZA 05GA

28. DIAGRAMA DE RESPONSABILIDADES

(Ver anexo)
29. DISPOSICIONES FINALES Esta poltica de gestin y manejo de los Activos de la Universidad Santiago de Cali comenzar a regir a partir de Enero 1 de 2006 y deber ser presentada y socializada a la comunidad administrativa de la USC mediante visitas programadas a cada una de las dependencias y mediante la adopcin de una campaa seria que instruya y genere conciencia de la importancia del manejo adecuado de los Activos Fijos. Todos los trmites aqu consignados que requieran la intervencin de la Gerencia Administrativa podrn ser autorizados con la firma del Asistente de la Gerencia Administrativa. Solamente en los casos de bajas, donaciones y cualquier tipo de ventas se requerir la firma del Gerente Administrativo de manera obligatoria.

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29. GLOSARIO Para efecto de interpretacin del siguiente documento se utilizarn las siguientes definiciones:

Activo fijo: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las actividades diarias de
una dependencia, oficina o centro de costos y no esta disponible para la venta.

Registro: inclusin en el aplicativo contable AF-1 para el control fsico y en el

aplicativo CG-1 con su respectivo valor en pesos.

Sistema AFUNO: Aplicativo contable que registra los activos fijos en forma
individual desde su valor de costo, sus adiciones, su ubicacin, sus depreciaciones, sus valorizaciones y las bajas por desuso, venta, transferencia etc.

Sistema CGUNO: Aplicativo contable que registra los activos fijos a nivel de grupos
de activos como terrenos, propiedad raz, construcciones, maquinaria y equipo en montaje, maquinaria y equipo, vehculos, muebles y enseres, equipos de computo, sus respectivos movimientos en cuanto a adiciones, retiros, depreciaciones, valorizaciones y dems conceptos propios de la contabilidad.

Plaqueta o sticker: Rotulo de identificacin que puede ser metlico, acrlico o de

algn material adherible a la superficie del articulo y el cual denota que este articulo ha sido registrado.

Conteo fsico selectivo: Inventario por oficinas, dependencias o centros de costos

en el cual se relacionan los activos existentes para luego efectuar la comparacin con los registros contables.

Uso o manejo de los activos: es la utilizacin de los activos en las actividades

propias de la institucin, dependencia o centros de costos.

Conciliar el aplicativo AFUNO: Es la verificacin de los activos inventariados con

los activos registrados en el sistema y poder identificar activos sobrantes y faltantes.

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Estado de los activos: Es el nivel de eficiencia con que operan los activos o la
situacin en que se encuentran para prestar un adecuado servicio.

Inventario: Conteo fsico de los activos Activos en desuso: Aquellos activos que pueden encontrarse en buen estado pero
que ya fueron reemplazados por otros y que en el momento del inventario no estn siendo utilizados.

Activos obsoletos: Aquellos activos que sin encontrarse en estado deficiente no tienen una eficiencia acorde con la necesidad de la oficina y que ameritan su cambio. Poltica de capitalizacin: Determinacin de un valor mnimo que se adiciona a un
activo fijo y que incrementa su vida til, su eficiencia y su valor comercial. Las erogaciones inferiores a este valor mnimo se pueden considerar como cargo diferido, como gasto o elemento devolutivo.

Elementos devolutivos: Activos de menor cuanta (pueden ser inferiores a 1

SMMLV) que se han registrado como gastos o cargos diferidos.

Gasto capitalizable: Erogacin que aumenta el valor del activo y que esta sujeta al
calculo de depreciacin.

Transferencias: Reubicacin de un activo o cambio de centro de costos. Depreciacin: Es la estimacin en pesos por el desgaste o uso de un activo dentro
de su vida til.

Avalos tcnicos: Es la determinacin del valor de un activo y su estado por una persona especializada y autorizada para esta funcin. Valorizacin: Es el aumento de valor de un activo, entre su valor comercial y el valor registrado o valor de costo. Desvalorizacin: Es la disminucin de valor entre el valor comercial y su costo.

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Mantenimiento: Gastos en que se incurre en un activo para mantener su eficiencia

operativa en forma normal.

Reparacin: Gastos relacionados con el reemplazo o correccin de partes del activo

para su normal funcionamiento.

Recuperacin: Valor de venta de un bien menos el costo en libros. Aprovechamiento: Ingresos diferentes no provenientes de la actividad misional de
la institucin relacionadas con la venta de un activo ya depreciado o sin valor contable para la institucin.

Otros ingresos: Valores generados por actividades diferentes al giro principal de la

institucin.

HEBERT CELN NAVAS Rector

ALEXANDER CIFUENTES ALARCN Gerente Administrativo

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