Universidade Federal de Santa Catarina Programa de Ps -Graduao em Engenharia de Produo

APLICAO DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS: ESTUDO DE CASO DE ESCOLHA DE SOLUES

Srgio Rubens Fantini

Dissertao apresentada ao Programa d Pse Graduao em Engenharia de Produo da Universidade Federal de Santa Catarina como requisito parcial para obteno do ttulo de Mestre em Engenharia de Produo.

FLORIANPOLIS

2001 Srgio Rubens Fantini

APLICAO DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS: ESTUDO DE CASO DE ESCOLHA DE SOLUES

Esta dissertao foi julgada adequada e aprovada para obteno do ttulo de Mestre em Engenharia de Produo, especialidade em Inteligncia Aplicada, no Programa de Ps Graduao em Engenharia de Produ o da Universidade Federal de Santa Catarina.

Florianpolis, 03 de abril de 2001.

Prof. Ricardo Miranda Barcia, Ph. D. Coordenador do Curso

Banca Examinadora:

Prof. Fernando lvaro Ostuni Gauthier, Dr. Orientador

Prof. Joo Bosco da Mota Alves , Dr.

Prof. Luiz Fernando Jacintho Maia , Dr.

Dedico esta dissertao aos meus familiares que sempre me apoiaram e incentivaram nos meus estudos.

AGRADECIMENTOS

Agradeo...

Aos meus familiares, pelo incentivo e pela compreenso da minha ausncia para realizao deste trabalho; Aos Mestres que com sabedoria souberam transmitir os seus conhecimentos; Aos meus colegas, que durante vrios encontros na sala de videoconferncia da FURB, contribuiram com suas experincias individuais, quer como professor, quer como profissional, quer como cidado, permitindo um crescimento de todo o grupo; Aos meus colegas Rodrigo Lorenz Freitas e Marcelo Lessmann, pelo esprito de amizade e pelo incentivo na participao tanto no curso como na realizao dos trabalhos em equipe; Ao meu orientador, Prof. Dr. Fernando lvaro Ostuni Gauthier, pelo acompanhamento e orientao deste trabalho; A todos os colegas da ZM pelo convvio e o compartilhamento de experincias, em especial a Diretoria por possibilitar minha ausncia da empresa nos horrios de aula. A FEBE-Fundao Educacional de Brusque, por acreditar e confiar no meu trabalho, proporcionando a oportunidade de participar deste projeto da UFSC/Funcitec; A FURB, por abrir as portas da sala de vdeoconferncia e possibilitar que professores de outras instituies assistissem as aulas; A toda equipe USFC/ Funcitec pela organizao e realizao do curso.

SUMRIO

RESUMO ................................................................................................................ vii ABSTRACT............................................................................................................ viii LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ..............................................................ix LISTA DE FIGURAS ..............................................................................................xi LISTA DE TABELAS .............................................................................................xii 1 INTRODUO...................................................................................................1 1.1 APRESEN TAO .......................................................................................1 1.2 OBJETIVOS .................................................................................................4 1.3 ESTRUTURA DO TRABALHO ...................................................................4 1.4 EVOLUO HIST RICA ..........................................................................5 1.5 GERNCIA DE DOCUMENTOS..............................................................11 1.5.1 INFORMAES ESTRUTURADAS............................................13 1.5.2 INFORMAES NO-ESTRUTURADAS .................................13 1.6 COMPONENTES DE DOCUMENTOS....................................................14 2 DOCUMENTOS NAS ORGANIZAES ......................................................16 2.1 DEFINIO DE DOCUMENTO ..............................................................16 2.2 TIPOS DE DOCUMENTOS ......................................................................16 2.3 ARMAZENAMENTO ................................................................................17 2.3.1 FORMAS TRADICIONAIS ..........................................................17 2.3.2 PERIODICIDADE/PRAZOS..........................................................17 2.4 O CICLO DE VIDA DE UM DOCUMENTO ............................................21 2.5 REQUISITOS DA QUALIDADE ...............................................................23 2.5.1 FAMLIA ISO 9000.......................................................................23 2.5.2 CONTROLE DE VERS ES ..........................................................26 2.5.3 ACESSIBILIDADE........................................................................26

2.6

DIFICULDADES NO GERENCIAMENTO .............................................26

3 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS .........................29 3.1 INTRODUO..........................................................................................29 3.2 DEFINIO ..............................................................................................30 3.3 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS................................................31 3.4 PADRES E OBJETIVOS.........................................................................32 3.5 FUNCIONAMENTO .................................................................................35 3.6 ARMAZENAMENTO ELETRNICO.......................................................43 3.6.1 TIPOS DE MDIA..........................................................................44 3.6.2 CLASSIFICAO DOS SISTEMAS DE GERNCIA DE DOCUMENTOS.......................................................................................48 3.6.2.1 Leitores de Texto...............................................................49 3.6.2.1 Visualizadores Nativos de Arquivos.................................... 50 3.6.2.2 Visualizadores Raster......................................................... 50 3.6.2.3 Visualizadores de Pginas...................................................51 3.6.2.4 Browsers Binrios ..............................................................52 3.6.2.5 Browsers de DTD Fixas..................................................... 53 3.6.2.6 Browsers de DTD Arbitrrias............................................. 53 3.6.2.7 Gerenciadores de Documentos ...........................................54 3.6.3 ASPECTOS LEGAIS .....................................................................56 3.6.3.1 Do Documento Eletrnico ..................................................56 3.6.3.2 Do Gerenciamento Eletrnico de Documentos.................... 59 3.7 WORKFLOW ............................................................................................61 3.8 3.9 AUTOMAO DE ESCRITRIO: VANTAGENS E BENEFCIOS .....64 GED NA OTIMIZAO DOS PROCESSOS INTERNOS.....................70

3.10 SITUAO NO BRASIL ........................................................................71 3.11 INTEGRAO COM E-COMMERCE...................................................72 3.12 INTEGRAO COM ERP ......................................................................75 3.13 GED COMO DIFERENCIAL COMPETITIVO .......................................76 3.14 KNOWLEDGE MAN AGEMENT............................................................77 4 CASO PRTICO ...............................................................................................79 v

4.1 A EMPRESA ..............................................................................................79 4.2 TIPOS DE DOCUMENTOS GERADOS NA EMPRESA..........................80 4.2.1 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS .......................................80 4.2.2 DOCUMENTOS TCNICOS.......................................................81 4.2.3 DOCUMENTOS BIBLIOGRFICOS ..........................................82 4.2.4 DOCUMENTOS NOCONVENCIONAIS OU ESPECIAIS....82 4.3 LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES .............................................82 4.4 DIFICULDADES ENCONTRADAS NO PROJETO.................................83 4.4.1 RESISTNCIA DO USURIO .....................................................83 4.4.2 DOCUMENTOS ANTIGOS..........................................................84 4.5 LEVANTAMENTO DAS ALTERNATIVAS DO MERCADO..................85 4.6 CRITRIOS DE ESCOLHA.......................................................................86 4.6.1 TECNOLOGIA..............................................................................86 4.6.2 CONFIABILIDADE.......................................................................86 4.6.3 ADERNCIA S NECESSIDADES .............................................87 4.6.4 CUSTOS........................................................................................87 4.6.5 SUPORTE TCNICO....................................................................87 4.7 PROCESSO PILOTO.................................................................................87 4.8 ALTERNATIVAS ANALISADAS .............................................................88 4.9 CUSTOS.....................................................................................................89 4.10 ALTERNATIVA ESCOLHIDA................................................................90 5 CONCLUSO.................................................................................................... 92 5.1 CONSIDERAES ...................................................................................92 5.2 TRABALHOS FUTUROS..........................................................................95 5.3 O FUTURO DA GERNCIA DE DOCUMENTOS...................................96 REFERNCIAS BIBLIOGR FICAS ..................................................................98 GLOSSRIO ........................................................................................................ 101

vi

RESUMO

Este trabalho faz um estudo das tecnologias disponveis relacionadas a gerenciamento eletrnico de documentos na automao de escritrios e as principais questes pertinentes, tais como digitalizao, converso de arquivos antigos, indexao, anlise de aplicao, hardware e software e questes legais. Faz um breve histrico da informtica, conceitua Gerenciamento Eletrnico e mostra a realidade do mercado de GED no Brasil, mercado crescente, onde as empresas tm a preocupao em aumentar a produtividade e manter-se atualizadas tecnologicamente.

A aplicao dos estudos est demonstrada num caso prtico de escolha de uma soluo para atender as necessidades de uma empresa, onde foram diagnosticadas resistncias e tratadas de forma que a tecnologia a ser adotada pudesse oferecer os benefcios almejados.

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ABSTRACT

This paper makes a study of the available technologies for electronic management of documents in the office automation and the main pertinent subjects, such as digitization, conversion of old files, indexation, application analysis, hardware and software and legal subjects. Makes an abbreviation historical of the computer science, it considers Electronic Management and display the reality of the market in Brazil, growing market, where the companies have the concern in to increase the productivity and to maintain updated technologically.

The application of the studies is demonstrated in a practical case of choice of a solution to assist the needs of a company, where resistances were diagnosed and treated so that the technology to be adopted could offer the longed for benefits.

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LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

AIIM API ASCII BIT BMP BSI CAD CALS CAR CAV CENADEM CIPA COLD COM CRM DLL DMA DMS DPI DTD EBCDIC EDI EDMS

Association for Information and Image Management International Application Programming Interface American Standard Code Information Interchange Binary digit Imagem bitmap British Standards Institution Computer Aided Design Computer Aided Acquisition and Logistic Support Computed Assisted Retrieval Constant Angular Velocity Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informao Comisso Interna de Preveno de Acidentes Computer Output to Laser Disk Computer Output to Microfilm Customer Relationship Management Dynamic Link Library Document Management Alliance Document Management System Dots per inch (pontos por polegada) Document Type Definition Extended binary coded decimal interchange code Electronic Data Interchange Engineering Document Management System ix

ERP GED HTML IBPP ICR ISDN ISO JDBC KM LAN LASER OCR ODA ODBC OLE PC PDF PDM PS ROI SGBD SGML SQL TCP/IP TIFF WAN
WORM WWW

Enterprise Resource Planning Gerenciamento Eletrnico de Documentos Hypertext Markup Language Internet Bill Presentation and Payment Intelligent Character Recognition Integrated Services Digital Network International Organization for Standardization Java Database Connectivity Knowledge Management Local Area Network Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation Optical Character Recognition Office Document Architecture Open Database Connectivity Object Linking and Embedding Personal Computer Portable Document Format Product Data Management PostScript Return of Investiment Sistema de Gerncia de Banco de Dados Standard Generalized Markup Language Structured Query Language Transmission Control Protocol/Internet Protocol Tag Image File Format Wide Area Network Rede remota Write once, read multiple World Wide Web

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Exemplo de um leitor de texto: a ferramenta man ........................................ 49 Figura 2 Exemplo de um visualizador nativo: Word Viewer, usado como plugin para

browser web .......................................................................................................50 Figura 3 Interface do FileNet WaterMark ...................................................................51 Figura 4 Interface do visualizador de pgina Adobe Acrobat Reader...........................52 Figura 5 O browser binrio Microsoft Help ................................................................ 53 Figura 6 Interface do plugin Panorama Viewer ............................................................ 54 Figura 7 Interface da ferramenta Automanager Workflow............................................ 56 Figura 8 Detalhe da interface da aplicao Isodoc .......................................................56

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LISTA DE TABELAS

Tabela 1 Etapas do ciclo de vida do documento..........................................................21 Tabela 2 Custo comparativo do armazenamento de documentos ................................. 44 Tabela 3 Comparativo durabilidade das mdias ...........................................................44 Tabela 4 Tipos e Tamanhos de Discos ........................................................................ 47 Tabela 5 Classificao de Ferramentas de Workflow ..................................................66 Tabela 6 Critrios para a seleo de um processo como piloto.................................... 88 Tabela 7 Recursos dos produtos analisados ................................................................ 88 Tabela 8 Custos dos softwares, em US$..................................................................... 90

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1 INTRODUO

1.1 APRESENTAO
A informao vem sendo registrada em papel h sculos. Estudos da AIIM (Association for Information and Image Management International), indicam que 95% das informaes, nos Estados Unidos, estavam em papel em 1990, e 92%, de um volume muito maior de informaes, ainda estariam em papel no ano 2000.

De acordo com informaes levantadas pela Coopers & Lybrand, um executivo gasta, aproximadamente, quatro semanas por ano procurando documentos; em mdia, fazse dezenove cpias de cada documento. Gasta -se US$ 120,00 para localizar e US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.

Ainda hoje, o papel o maior problema operacional na maioria das empresas, rgos governamentais e instituies. Correspondncias, cheques, faturas, ordens de compra, desenhos de engenharia e formulrios de todos os tipos so, em sua grande maioria, processados manualmente. Surgiu, ento, a necessidade de desenvolver mtodos para o aumento da produtividade de funcionrios de escritrio, tais como engenheiros, bancrios, secretrias, advogados e gerentes, e, principalmente, de melhorar a qualidade de sua produo.

Acrescenta-se, ainda, que, segundo MARCUSE (1988), as mudanas nas organizaes resultam de uma reestruturao econmico-financeira internacional e nacional, alm de sucessivas adaptaes do setor produtivo, i.e., inflao, estabilidade, etc. Essas estruturaes aparecem para se adequar a uma sociedade tpica deste tempo, que a Sociedade Tecnolgica, caracterizada pela automao progressiva do aparato material e

intelectual que regula a produo, a distribuio e o consumo, e que se estende tanto s esferas pblicas de existncia como s particulares, tanto ao domnio cultural como ao econmico e poltico.

A revoluo tecnolgica fez com que as empresas precisassem de novas formas de integrao e trabalho, levando-as aos sistemas de automao de escritrios visando a apoiar a execuo dos processos e atividades, aumentando a disponibilidade de tempo de gerentes e outros profissionais, afim de que com este tempo adicional disponvel, pudessem ter condies de aumentar a eficincia. Com isso, torna-se possvel agilizar os processos crticos da organizao de forma a otimizar o binmio produtividade-qualidade.

Para a implementao de um processo administrativo automatizado, preciso haver uma grande mudana na rotina de uma empresa, com novos procedimentos administrativos, para auxiliar na consulta a documentos que anteriormente pareciam inacessveis.

A velocidade com que as informaes chegam, cada vez mais instantneas, torna obrigatria uma adequada absoro das mesmas na capacidade de agir e, tambm, na estrutura de trabalho. A modernizao, a agilizao e o aumento de qualidade contnuos so requisitos bsicos de qualquer empresa.

H sessenta anos, muitas coisas tm sido registradas em microfilmes, e h trinta anos vem sendo utilizada a mdia magntica, tais como fitas e discos. Entretanto, em cada um desses casos, nova mdia forneceu mais um mtodo de armazenamento de informaes sem substituir a mdia anterior.

Conforme FRUSCIONE (1996), um dos mais fortes movimentos atuais da indstria de sistemas de informao , sem dvida, o acelerado crescimento da utilizao de sistemas de gerncia de documentos. Essa tecnologia vm, cada vez mais, deixando de ser encarada como ferramenta para nichos especficos de mercado, e passando a ser vista

como componente indispens vel para a concepo e desenvolvimento de modernos sistemas de informao (DALLEYRAND, 1995).

Para a AIIM, um sistema de gerncia de documentos um sistema de informao capaz de armazenar, recuperar e manter a integridade de documentos, entre outras funcionalidades. Diversas razes explicam a atual efervescncia do mercado de gerncia de documentos. A principal delas a percepo da vital importncia que os documentos possuem como repositrio do conhecimento das organizaes, uma vez que a maior parte de suas informaes vitais esto contidas em documentos no-estruturados (SADIQ, 1997). Logo, a facilidade em armazenar, recuperar e conservar a integridade deste verdadeiro patrimnio intelectual torna-se um imperativo para manter as organizaes produtivas e competitivas nos dias atuais. Acrescente -se a isso as novas exigncias, em termos de volume de documentos e necessidades de controle, ditadas por normas tcnicas como as normas ISO 9000, e delineia-se um panorama altamente favorvel ao crescimento da utilizao desses sistemas.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos empregam discos pticos como meio de armazenamento, sendo uma opo a mais, em paralelo ao papel, ao microfilme e mdia magntica, pois todos os tipos de mdia continuam sendo utilizados como ferramentas informaes. que ajudam tanto as pessoas quanto organizaes a gerenciar

No Gerenciamento Eletrnico de Documentos , os discos pticos so utilizados para armazenar dados codificados em ASCII, ou seja, a sada de computador para disco laser (COLD). Entretanto, COLD no uma aplicao de Gerenciamento Eletrnico de Documentos. somente uma tcnica de armazenamento de dados. Os sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos lidam com documentos em formato de bitmap digital (compactados ou no) e utilizam discos pticos para armazenamento de imagens.

Mtodos eficazes para derrotar a concorrncia, estratgias de marketing, tcnicas de gesto, absolutamente todo o universo das empresas sente hoje o peso de um desafio

que adequar-se a um ambiente em que os concorrentes so companhias cada vez mais leves, geis e virtuais. H uma quebra total de paradigmas na forma de produzir, fazer negcios, gerar conhecimentos e se relacionar com o mundo. uma era movida pela propulso dos bits, que digitalizam tudo: livros, filmes, dados, voz, imagens, dinheiro e negcios.

Segundo GATES (1999), as empresas que tero sucesso na dcada atual sero aquelas que utilizarem as ferramentas digitais para reinventar sua maneira de trabalhar. Essas empresas tomaro decises com rapidez, atuaro com eficcia e vo atingir direta e positivamente seus clientes.

1.2 OBJETIVOS
Documentos so vitais para as corretas tomadas de decises. Cada vez mais empresas esto com maior pressa em localizar seus documentos de forma rpida e precisa.

Este trabalho tem como objetivo o levantamento dos tecnologias existentes e que podem dar suporte s empresas para implantarem um bom Gerenciamento Eletrnico de Documentos, bem como descrever a metodologia utilizada na escolha de uma soluo.

A aplicao dos estudos e pesquisas a respeito do assunto foi feita em uma empresa, transformando-se num caso prtico real de avaliao de recursos em ferramentas existentes no mercado e que atenderiam as necessidades levantadas para solucionar as questes de gerenciamento de documentos.

1.3 ESTRUTURA DO TRABALHO

No primeiro captulo faz-se uma evoluo histrica do avano da tecnologia, como a revoluo tecnolgica levou as empresas a procurar novas formas de in tegrao e trabalho pelos sistemas de automao de escritrio.

O segundo captulo define o que so documentos, como so gerados, o ciclo de vida, formas e periodicidade de armazenamento, os requisitos da qualidade no que se refere a exigncias da certificao ISO 9000, e, tambm, talvez o maior motivo que leva as empresas a adoo da tecnologia, que so as documentos. dificuldades de gerenciamento dos

O terceiro captulo conceitua Gerenciamento Eletrnico de Documentos, o seu funcionamento e as diversas tecnologias existentes. Descreve tambm, os tipos de mdias, a classificao dos sistemas de GED, os aspectos legais dos documentos e armazenamento eletrnico. Apresenta o GED na otimizao de processos internos, as vantagens e benefcios da automao. Analisa a situao do GED no Brasil, fala sobre workflow, i.e., o fluxo dos documentos processados em formato eletrnico, e aborda como a tecnologia de gerenciamento de documentos conduz uma inteligncia empresarial (knowledge management). Neste captulo, v-se, tambm, a relao do GED e o comrcio eletrnico, e o GED integrado ao ERP ( Enterprise Resource Planning - Gesto Empresarial).

O quarto captulo descreve o caso prtico onde foi desenvolvido um trabalho de levantamento e diagnstico de uma soluo que atendesse as necessidades de uma empresa.

O captulo cinco apresenta as concluses deste trabalho, e tambm os assuntos relevantes que possibilitam uma continuidade de estudo.

1.4 EVOLUO HISTRICA

O Universo pode ter tido um comeo explosivo que fez nascer a teoria do Big Bang, que ganhou apoio em 1992, quando o satlite Cobe, da Nasa, mediu as flutuaes na energia primordial que deram origem as galxias, essas imensas nuvens de estrelas que povoam o espao sideral. Para o homem comum tudo isso coisa de cientistas, e o que importa a revoluo tecnolgica, as descobertas da cincia traduzidas em mquinas que nos transportam, nos ajudam no trabalho e nos carregam pra l e para c. Coisas como o raio laser, criado em 1960, e que hoje usado como bisturi ou para tocar msica, ou o transstor, que acabou com os enormes rdios de vlvulas, surgindo o walkman e o telefone celular. Os ingleses queriam um meio de decifrar as mensagens em cdigo emitidas pelas mquinas Enigma alemes. Uma equipe, onde se destacava o matemtico Alan Turing, bolou o Colossus, o primeiro computador eletrnico moderno. Os americanos correram atrs e construram o Eniac, um "trambolho" que ocupava uma sala inteira e era movido a vlvulas a vcuo. Com o Colossus, os ingleses decifraram o cdigo dos alemes e, depois da guerra, o computador foi parar nos escritrios. H 45 anos, um diretor da IBM chegou a dizer que haveria mercado para apenas uns cinco computadores no mundo. Hoje os PCs esto mais prximos dos robozinhos amigos de Guerra nas Estrelas. A tecnologia dos circuitos integrados, criada na dcada de 1950, miniaturizou tudo e com os lap-tops pode-se carregar esses amigos robticos para qualquer lugar. Atualmente no exatamente como as histrias em quadrinhos imaginavam, no lugar das cidades de torres altssimas, o mundo da Internet conduz a um futuro de pequenas comunidades rurais, permitindo que a humanidade volte a viver no campo. A Internet est permitindo que muitas pessoas trabalhem em casa e enviem o produto do seu trabalho para os escritrios. Vilas sossegadas, equipadas com recursos sofisticados de transmisso por fibra tica e link de satlite, que j existem na Europa e nos Estados Unidos para abrigar as elites intelectuais. O milnio que se inicia em 2001 promete ir alm dos sonhos da fico cientfica.

Nos ltimos cinqenta anos, a humanidade gerou a mesma quantidade de informaes que nos cinco mil anteriores. E no vai parar por a, pois estudos indicam que este nmero duplicar novamente entre os prximos 18 a 36 meses. (KOCH, 1998). Em 2010, segundo levantamentos do Cenadem, a informao duplicar a cada 11 horas.

As grandes empresas comearam a investir em computador que ofereciam mais agilidade ao andamento das atividades a partir de 1970. Nessa poca, a tecnologia cobrava apenas pelo hardware embora os softwares, totalmente grtis, tinham os custos includos no preo do produto final, e se resumiam em sistema operacional, utilitrios e linguagens.

Nessa poca, o computador no era comum em empresas de pequeno, mdio e at mesmo de grande porte, devido ao custo de manuteno com a mquina e funcionrios. Os profissionais tinham que ser altamente especializados. Alm disso, para os empregados, havia a ameaa de perderem o emprego.

A primeira fase dos computadores foi a de processamento de dados, a era do papel, porque todo o segmento do computador era feito por papis desde a entrada de dados, perfuraes e emisso de relatrios. A utilizao do computador visava a rapidez e eficincia das atividades, beneficiando, principalmente, as atividades administrativas, sem, ainda, haver uma preocupao de hardware nem de software.

No havia interao devido ao fato de serem profissionais caros e inexperientes, sistemas estanques, processamento batch, ou em lotes, interfaces, medo do desconhecido e sndrome da inutilidade. Desta forma, as empresas estavam despreparadas para usufruir da tecnologia que estava surgindo.

A segunda fase foi a de sistema de informaes, quando surgiu o disco magntico, o disquete e os terminais que comearam a substituir o papel nas comunicaes. Nesta fase, os profissionais eram mais caros e alguns muito mais caros; o data entry aumentou a eficincia dos servios, aumentando a confiabilidade de reposio de dados enviados pelo usurio para a preparao; surgiu o software de banco de dados; o teleprocessamento, terminais que serviam para incluir dados, e a informao era repassada para um computador central; sistemas transacionais e multiprocessamento.

A terceira fase das informaes estratgicas, a era de transio entre o operacional e a tecnologia virtual, as empresas j estavam mais adaptadas aos computadores, e, tambm, havia um novo perfil de consumidor, mais participativo e exigente. Os diretores e as consultorias de informtica tiveram problemas por no estarem conseguindo atender demanda pelo produto, provocando insatisfao nos usurios que exigiam perfeio. Isto fez com que as empresas traassem metodologias e planejamento estratgico de tecnologia da informa o visando a levantar as necessidades da atividade.

A quarta fase, e atual, da tecnologia da informao, com implantao de sistemas modernos, entrada da Microsoft no mercado, que introduziu o Windows, acompanhado do MS-Office e diversos meios de programaes, comeando, como DBase, Clipper, Visual Basic, Access , entre outros, o perodo da globalizao, um mundo sem fronteiras. Surge a Internet, as empresas entram num processo de informatizao, que a base da empresa, para adaptar-se ao novo paradigma, sistemas que compartilham todas as informaes para a melhor aplicao de recursos.

A indstria da informtica avana e se transforma to rpida que nos prximos anos, entre trs e cinco, haver uma srie de presses sobre estratgias de informtica. Atualmente, essa indstria um inventrio extraordinrio de produtos. A densidade dos chips dobra a cada dezoito meses, e o apelo universal da Internet uma realidade, uma fora, onde os padres de comunicao tornaram possvel a dezenas de milhes de computadores, baseados em diferentes plataformas de hardware e utilizando diferentes sistemas operacionais e programas aplicativos, a se comunicarem entre si, no importando a localizao fsica dos computadores. Manter um site Web mais barato que mandar pelos correios grandes catlogos de produtos. Uma home page ou site Web permite a uma empresa promover seus produtos on line a uma grande audincia de clientes potenciais que podem, assim, acessar informaes relativas a esses produtos e servios quando quiserem.

Apesar do grande avano apresentado nos ltimos anos pelo setor de informtica, o Brasil est muito atrasado em relao a outros pases, no que tange a desenvolvimento de tecnologia, devido a barreiras impostas ao setor at pouco tempo atrs.

Os aperfeioamentos tecnolgicos esto possibilitando o processamento de transaes e o fluxo de informaes inter-empresas e entre empresas e consumidor, fator este necessrio para viabilizar a empresa virtual.

A revoluo tecnolgica, que tomou conta das empresas, criou uma necessidade de novas formas de integrao e trabalho, necessidade esta atendida por sistemas de automao de escritrios. Correio eletrnico, fax corporativo e esquemas de trabalho em grupo so hoje itens indispensveis para quem quer ser competitivo neste mercado.

A tecnologia das telecomunicaes fez avanos significativos nos ltimos anos. A comutao eletrnica e as fibras ticas multiplicaram a velocidade e o volume dos circuitos telefnicos onde foram implantados. Isso possibilitou a substituio dos circuitos de satlites em numerosas linhas de comunicao longa distncia. A rede telefnica est se tornando digital no mundo todo, tornando a comunicao entre computadores via linha telefnica mais simples e confivel. Transferncia, espera e identificao de chamadas, bloqueio de ligaes, discagem automtica, correio de voz, servios bancrios eletrnicos, videoconferncias, computador e vdeo, videotexto, etc. esto se tornando onipresentes.

A evoluo tecnolgica propiciou o teletrabalho. Empregos tornaram-se independentes, a informao chega a todos independentemente do momento ou local de onde se est. O nmero de pessoas que se enquadram nesta categoria cresce a cada dia. Cada novo acrscimo tecnolgico e cada nova reduo de custo da tecnologia j existente abrem caminho para mais teletrabalho e teletrabalhadores .

A globalizao atinge todos os setores da economia brasileira. Em conseqncia disso, as empresas partiram para um sistema de gerenciamento de informaes para entre outras coisas, difundir o conhecimento da empresa a todos que dela necessitam. Alm de permitir um ganho de produtividade, os sistemas de gerenciamento de documentos e informaes trabalham de acordo com as normas e procedimentos da ISO 9000. A tarefa de obter e manter a certificao ISO 9000 fica em muito facilitada.

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A tecnologia de gerenciamento de documentos na automao de escritrios, alm de auxiliar na estrutura organizacional, conduz uma inteligncia empresarial. Acompanhar as rpidas transformaes que esto ocorrendo no mundo da informao uma necessidade para as empresas, principalmente na busca de resultados.

De acordo com AVEDON (1999), o GED um subconjunto de processamento eletrnico de informaes que se iniciou com o uso de computadores, processamento esse que foi disseminado nos anos 60, embora fosse utilizado, principalmente, para o processamento de informaes numricas. Nos anos 70 aconteceu sua expanso, passando a incluir texto. Nos anos 80, os elementos grficos foram adicionados. A partir da dcada de 90, as imagens (documentos), voz e vdeo tambm podem ser processados eletronicamente.

Qualquer coisa vista hoje ainda primria diante do que ainda est por vir, pois basta lembrar o impacto que as antigas feiras da Idade Mdia provocaram na economia ento regida pelos feudos. Tudo mudou quando as feiras passaram a reunir, a cada ano, compradores e vendedores dos mais remotos cantos do planeta, o que deu origem, do lado de fora dos feudos, a uma nova economia baseada em cidades e trocas, e no mais apenas em terra e produo. Como uma feira medieval, a Internet abriu as portas de um enorme mercado que funciona vinte e quatro horas por dia, em todos os idiomas (REBOUAS, 2000).

Os negcios pela Internet entre empresas, conhecidos em ingls pela sigla B2B (de business-to-business), prometem ser dez vezes maiores que as vendas a consumidores. Um exemplo o caso da Boeing que, em novembro de 1996, comeou a oferecer aos clientes a possibilidade de verificar preos e disponibilidade de peas de reposio na Web. Menos de um ano depois, 50% deles j usavam o servio, e o nmero de peas que a Boeing vendia mensalmente cresceu 20% no mesmo perodo.

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No Brasil, as grandes empresas j comeam a se mexer, embora o passo aqui seja mais lento. A maior agilidade na gesto de estoques uma das maiores transformaes provocadas pela onda digital. A experincia com sistemas just-in-time j eliminava boa parte dos estoques.

Um novo mercado dever emergir quando todas as indstrias tradicionais completarem a transio para a economia de rede. Um mercado mais gil e competitivo, em que desaparecer a distino entre as revolucionrias empresas.com e as sisudas corporaes tradicionais (REBOUAS, 2000).

Hoje, segundo a AIIM, as empresas esto gastando bilhes de dlares para o novo milnio. Com a globalizao, dispe-se de tecnologias de gerenciamento de documento para facilitar o acesso e partilhar a informao crtica de negcio.

1.5 GERNCIA DE DOCUMENTOS

As inovaes tecnolgicas ocorridas no campo da informtica tm causado um impacto direto sobre a forma de pensamento da sociedade. Ferramentas de software e equipamentos de hardware tm conseguido contrariar muitos princpios que eram considerados absolutos at a introduo da informtica. O impacto causado pela informtica trouxe contribuies para praticamente todas as reas do conhecimento humano, a ponto de que muitas conquistas jamais teriam sido alcanadas sem a utilizao deste tipo de tecnologia. A globalizao dos recursos da informtica tambm revolucionou a criao de documentos e a distribuio de processos, e obrigou as organizaes a produzirem os seus documentos de maneira mais rpida e com a menor quantidade de recursos. Os documentos, tradicionalmente vistos como pginas impressas estticas, tornaram-se repositrios digitais de texto, grficos e multimdia. Alm disso, as tecnologias recentes de bancos de dados com capacidade de armazenamento de objetos noconvencionais, como imagens, som e vdeo, assim como as tecnologias de representao de documentos, como SGML e HTML, alm da prpria explorao dos recursos da

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Internet, tm aberto as portas para novos produtos e solues que combinam os limites entre banco de dados, editorao eletrnica e gerncia de processos. Esta revoluo oferece benefcios a todos aqueles que de alguma forma so os fornecedores de informao, como grupos de documentao tcnica e editoras comerciais que produzem diversos documentos, manuais de produtos, livros, jornais e catlogos.

Quando se produz algum tipo de documentao, necessrio um processo de autoria para organizar e escalonar as atividades em etapas bem definidas. A diviso do processo em etapas individuais facilita a compreenso e a execuo do processo como um todo. Um processo tpico de autoria de documentos envolve as seguintes atividades:

Criao, armazenamento, e gerenciamento da informao. Recuperao, reviso, e organizao da informao. Distribuio dos documentos. Gerenciamento dos documentos atravs dos ciclos de reviso.

O maior desafio da produo de documentos achar a melhor soluo que consolide os esforos para criao da informao, agilizando o processo de reviso e produzindo a maior diversidade de documentos em diferentes meios de sada, sem aumentar os custos de produo. Atualmente, as organizaes se deparam com o problema do gerenciamento de grandes volumes de documentos de forma eficiente. Embora existam diversas solues proprietrias para criao, armazenamento e recuperao de documentos, estas no suprem necessidades comuns do processamento de documentos. Vrias questes ainda persistem quando se escolhe a ferramenta para o gerenciamento de documentos:

Como fazer para vrios autores trabalharem de maneira produtiva sobre o mesmo documento simultaneamente ? Como as revises dos documentos so armazenadas, aprovadas e arquivadas ?

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Como so gerenciados os documentos que so muito grandes para serem carregados completamente na memria do computador ? Como so gerenciados os elos entre documentos a fim de assegurar que eles sejam consistentes ? Como so gerenciados os elos entre os documentos e outros tipos de dados, como ilustraes, grficos, planilhas, tabelas da base de dados e outros ? Como um documento pode ser distribudo simultaneamente em diferentes formatos de sada, como arquivos, e -mail, formulrios eletrnicos, papel e CD-ROM ?

A soluo adotada pela maioria das organizaes em resposta aos problemas do gerenciamento de documentos tem sido a migrao do conceito de estruturao das informaes. A informao em uma organizao pode ser encontrada em duas formas bsicas, informaes estruturadas e informaes no-estruturadas.

1.5.1 INFORMAES ESTRUTURADAS

As organizaes vm usando os sistemas de informao primariamente para gerenciar dados estruturados, ou seja, informaes que podem ser inseridas e futuramente tratadas por um conjunto de aplicaes de banco de dados. As informaes estruturadas permitem o armazenamento de dados convencionais como o nome do cliente, o endereo comercial o nmero da conta bancria e o cdigo de uma pea. No entanto, alguns , estudos mostram que as informaes estruturadas representam apenas 20% da informao usada na organizao (FILENET, 2000). Isto se deve ao fato que as informaes puramente estruturadas, apesar de facilitarem a representao das informaes crticas da organizao, so normalmente insuficientes para representar e gerenciar os seus processos de negcios. Neste ponto, a utilizao de informaes no-estruturadas tornam-se necessrias.

1.5.2 INFORMAES NO-ESTRUTURADAS

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A maior parte das informaes em uma organizao no possui estrutura. Exemplos de informaes pertencentes a esta categoria so relatrios, faxes, vdeos e emails. Por no possuirem uma estrutura definida de armazenamento, essas informaes no podem ser facilmente gerenciadas em um repositrio de dados. Assim, necessria a combinao das informaes estruturadas e no-estruturadas para oferecer benefcios ao usurio.

A abordagem de informaes estruturadas oferece meios que possibilitam o controle e o gerenciamento dos dados da organizao. Embora a maior parte dos dados manipulados pelas organizaes no possua uma estrutura explcita, a utilizao de ferramentas de software que induzam a separao do contedo dos documentos da sua composio lgica traz benefcios como o aumento da produtividade atravs do reuso de partes de documentos e a diminuio dos custos de produo dos documentos devido a reduo do tempo envolvido na autoria.

1.6 COMPONENTES DE DOCUMENTOS

Componentes so pedaos de informao. Eles podem ser elementos SGML, elementos HTML, grupos de elementos, outros tipos de arquivos como grficos, vdeo e udio ou mesmo documentos inteiros. Quando o usurio tem a possibilidade de gerenciar componentes e no apenas arquivos, ele pode:

Trabalhar com componentes individuais ou uma coleo de componentes para eliminar a interferncia do trabalho de outros usurios. Interligar componentes entre si economizando tempo de localizao da informao desejada. Reconfigurar componentes existentes para construir novos documentos para novos propsitos. Reusar componentes para eliminar a redundncia dos dados e garantir a validade do contedo do documento.

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Quando vrios departamentos de uma mesma organizao produzem documentos com informaes comuns, possvel observar redundncia de contedo em diferentes partes do documento e duplicao do esforo de integrao desses contedos no produto final. A eliminao da duplicao de trabalho s garantida pela reorganizao da maneira com que a informao criada e armazenada. Atravs da reorganizao das atividades de produo de documentos, a organizao pode estruturar os seus grupos de autoria por assunto ou produto, ao contrrio de fazer a diviso por departamento ou tipo de documento, e com isso eliminar a duplicao de trabalho. A autoria cooperativa, por exemplo, s tem sucesso se houver um mecanismo muito bem adequado de compartilhamento dos documentos da base de dados e tcnicas que auxiliem esse uso compartilhado (por exemplo, operaes de check-out e check-in).

2 DOCUMENTOS NAS ORGANIZAES

2.1 DEFINIO DE D OCUMENTO

O documento o conjunto de informaes (em meio eletrnico ou no) que agrega dados estruturados, semi-estruturados e no-estruturados e que representam o conhecimento produzido ao longo de um processo da organizao. A principal diferena entre os dados formatados (arquivos de computador, bases de dados, relatrios e aplicaes) que os dados formatados prestam-se bem para as funes de registro, como armazenamento e recuperao de informaes sobre o estado de um processo. Os documentos, por outro lado, servem para armazenar informaes de carter gerencial, como estratgias, polticas, procedimentos, PDM (Product Data Management) e estrutura das atividades realizadas pela organizao. Os documentos, desta forma, representam o repositrio de dados sobre a seqncia de passos necessrios realizao dos produtos ou servios oferecidos pela organizao.

2.2 TIPOS DE DOCUMENTOS

Os documentos podem existir sob diferentes formas, como facsimiles, e -mails, arquivos de processadores de texto, planilhas, documentos em papel, vdeo e udio, microfilmes, formulrios HTML, relatrios, informao de EDI (Electronic Data Interchange) e outros. Muitas pessoas criam, modificam ou visualizam esses documentos diariamente em uma organizao, entretanto os documentos no so usados exclusivamente por indivduos. Eles so tambm a base para a comunicao entre as pessoas e os processos de negcios.

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2.3 ARMAZENAMENTO
2.3.1 FORMAS TRADICIONAIS

Nos dias atuais ainda predomina o armazenamento dos documentos em papel, em funo de que a troca de grande volume de informaes ainda feita atravs deste mecanismo.

Alguns documentos j so gerados a partir de um software especfico, como por exemplo o Autocad ou MS-Word, e, armazenados eletronicamente, para fins de consultas nos vrios setores da empresa.

Existem tambm outros documentos, como os vdeos que so armazenados em fitas prprias para este fim.

2.3.2 PERIODICIDADE/PRAZOS

Alguns documentos que so gerados a todo momento dentro de uma organizao possuem uma periodicidade definida de acordo com as necessidades burocrticas do processo administrativo, ou, so regidas por uma legislao especfica que determina por quanto tempo devem ser guardados e deixados disposio de uma eventual auditoria pelos rgos competentes.

Segunda a legislao, os documentos devem ser guardados pelos seguintes perodos:

3 Anos

Caged Cadastro geral de admitidos e demitidos

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Folha de votao da CIPA

5 Anos

Atestado Mdico Aviso de dbito e crdito Aviso e recibo de frias Aviso prvio Balancete Carta de Advertncia Carto de Ponto Comunicao de dispensa Conhecimento de frete Conta de gua, Luz e tel fone e Contrato de Estgios Contribuio Sindical DAR-Documento Arrecadao Estadual Despesas de Viagens DIRF-Declarao Imposto de Renda na Fonte Duplicata a Pagar Duplicatas Recebidas Extratos Bancrios ICMS-Guia de recolhimento do Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios IPI-Imposto sobre Produtos Industrializados IPTU-Imposto Predial Territorial Urbano IPVA-Imposto sobre Veculos Automotores IRPF-Imposto de Renda Pessoa Fsica ISSQN-Imposto sobre servios de qualquer natureza ITR-Imposto Territorial Rural

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Livro Registro de Entradas Livro Registro de Inventrio Livro Registro de Sadas Livro Registro de ICMS Livro Registro de IPI Livro Razo Movimento de Caixa Notas Fiscais de Entrada, Sada e Transferncia Pedido de dispensa Recibo de depsito bancrio Recibo de penso alimentcia

10 Anos

Atestado de afastamento e salrios Atestado de vacina Auto de infrao do INSS Autorizao para desconto em folha DARF-Documento Arrecadao Recursos Federais DCTF-Declarao Contribuio Tributos Federais Ficha salrio famlia IRPJ-Imposto de Renda Pessoa Jurdica Lalur-Livro de apurao lucro real PIS-Programa de Integrao Social. Cadastramento PIS-Guia de Recolhimento PAT-Programa de Alimentao ao Trabalhador. Guia de Recolhimento RAIS-Relao Anual de Informaes Sociais Recibo de pagamento Salrio educao guia de recolhimento Salrio famlia

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Salrio maternidade Seguro desemprego

20 anos

Adicional de periculosidade Atestado Admissional Comprovante de acidente de trabalho Contrato de trabalho Equipamento de proteo individual Processo trabalhista Resciso contrato de trabalho

30 anos

Alterao cadastral de empregado Auto de infrao do FGTS-Fundo de Garantia por Tempo de Servio AM-Autorizao para movimentao conta vinculada FGTS Declarao de opo FGTS Discriminao de parcelas salrio contribuio INSS Ficha financeira individual Folha de pagamento GRPS-Guia recolhimento Previdncia Social Guia recolhimento FGTS Recibo de Pr-labore Relao de empregados RPA-Recibo de pagamento a autnomo

Permanente

Ata reunio da Cipa

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Balano Patrimonial Dissdio Coletivo Ficha registro de empregados Livro de registro de inspeo do trabalho Livro de registro de patrimnio Livro dirio

2.4 O CICLO DE VIDA DE UM DOCUMENTO

O ciclo de vida de um documento define as atividades que sero realizadas sobre esse documento, incluindo quem pode execut-las (SADIQ, 1997). Esse conceito encontra-se presente em diversos sistemas de gerncia de documentos, particularmente naqueles produtos classificados neste trabalho como DMS estendidos para workflow.

Existem vrias maneiras diferentes de se descrever o ciclo de vida de um documento (GARG, 1990). No que se refere produo de documentos eletrnicos, a classificao encontrada na tabela 1 mais apropriada:

Tabela 1 Etapas do ciclo de vida do documento

Pesquisa Autoria Aprovao Publicao Armazenamento

A aquisio de informao, incluindo a interpretao da informao contida nos documentos. Criao dos novos documentos. Reviso dos documentos com a finalidade de faz-los conformantes com uma certa estrutura e padro de contedo. Transformao dos documentos em uma forma de apresentao especfica (por exemplo: papel, CD-ROM, Internet). Nesta etapa os documentos devem ser guardados em um meio de armazenamento que oferea confiabilidade e facilidade de localizao e acesso aos documentos.

Ao contrrio de outras vises para o ciclo de vida de documentos, a diviso nas cinco etapas anteriores ajuda a diferenciar os passos que envolvem o processo

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automatizado daqueles que envolvem interaes humanas com a informao contida nos documentos.

Os custos para gerao de documentos crescem devido a inmeras razes durante o processo de autoria. A anlise de documentos, o desenvolvimento das DTDs (Document Type Definitions regras que definem a estrutura lgica de um documento), os requisitos para novas ferramentas e treinamento, e a converso dos dados legados so despesas significantes. A imposio de novos requisitos de controle de qualidade tambm aumenta os custos durante as fases de autoria e edio. Se os autores e editores no utilizarem ferramentas estruturadas, custos adicionais de converso so acrescidos durante a fase de formatao do documento.

Modelos de documentos estruturados fornecem maneiras eficientes para publicar, armazenar, recuperar, visualizar, e interagir com os documentos. Alguns destes benefcios so relacionados com a eficincia mecnica, outros com a interao humana. A escolha feita pela organizao no momento da avaliao dessas medidas tem grande impacto em como (e mesmo se) os benefcios pretendidos e alcanados so percebidos. Os metadados (dados a respeito de outros dados) representam outro grande peso levado em considerao por todas essas escolhas. A informao sozinha no possui grande valor, pois no se consegue representar as caractersticas semnticas associadas a ela. Os metadados, ao contrrio, fornecem as informaes necessrias ao computador para determinar como processar e como classificar o dado. As ma rcas de SGML dentro de uma instncia de um documento, por exemplo, so meta-dados. Elas descrevem o papel de cada elemento dentro do contexto do documento. Os atributos de cada uma das marcas so tambm considerados como meta -dados, pois eles descrevem caractersticas especficas do dado dentro da instncia de SGML. Os ttulos, nomes de autor, datas de publicao e numerao de ndice so meta-dados, assim como anotaes, bookmarks e outros recursos para navegao do documento. Por fazer a recuperao mais simples e eficiente, os modelos estruturados de documentos melhoram a maneira pela qual as pessoas interagem com os documentos para enriquecer a colaborao, o aprendizado, a tomada de deciso, a aquisio e o desenvolvimento do conhecimento.

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Nos processos tradicionais de autoria e publicao, os vrios passos envolvidos no ciclo de vida do documento so finitos e discretos, e cada fase produz um artefato que requer o envolvimento humano. Com a introduo da informtica na automatizao do processo de produo de documentos, h um aumento de eficincia significativo, mas o envolvimento humano continua sendo exigido para integrar e interpretar pedaos individuais de informao atravs do ciclo de vida do documento. Embora as grandes quantidades de papel sejam substitudas por procedimentos automatizados, os diferentes formatos proprietrios sempre oferecem barreiras ao intercmbio e reuso de documentos. As abordagens de gerncia de documentos, por outro lado, tm provado reduzir a necessidade de interao humana, e permitem que os autores se concentrem em atividades mais especficas, como a prpria autoria.

2.5 REQUISITOS DA QUALIDADE

2.5.1 FAMLIA ISO 9000

Em funo da globalizao, onde um grande nmero de empresas possui ramificaes, representaes, filiais ou so coligadas, ou controladoras de capitais, instaladas em diversos ou em todos os continentes da Terra, houve a necessidade de utilizao de normas e padres de aceitao que permitissem s organizaes lidar com a competio mundial.

No ano de 1987 foram criadas as normas da famlia ISO 9000, que se constituem de um conjunto de normas internacionais relativas ao sistema de gesto da qualidade, com vistas a uniformizar requisitos a serem adotados em contratos de fornecimento de materiais e servios, que representem e traduzam o consenso mundial. A ISO International Organization for Standardization -, entidade com sede na Sua, uma federao mundial de rgos nacionais de normalizao, que tem por objetivo preparar e emitir normas tcnicas.

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Com o desenvolvimento destas normas, buscou-se a criao de um sistema bsico da qualidade, objetivando a adequao das empresas s novas necessidades emergentes. Em 1994, estas normas foram revisadas.

A srie ISO 9000 constitui-se de documentos de orientao e ajuda s empresas para a implementao de Sistemas de Gesto da Qualidade. Essas normas so genricas e independentes do setor industrial ou econmico, cabendo s empresas que concebem ou implementam um sistema da qualidade levar em conta suas diferentes necessidades, seus produtos ou servios fornecidos, processos e prticas especficas.

A forma e contedo de se organizar um Sistema de Gesto da Qualidade depende de cada empresa, mas preciso cumprir os quesitos mnimos dessas normas quando quiser se certificar. Esta srie de Normas traduz o estgio de organizao das empresas, sedimenta maior confiana nas relaes cliente/fornecedor e na imagem da organizao. Mas, no se pode esquecer que o sucesso de uma empresa est na competitividade de seus produtos e no no reconhecimento de um dado sistema. A certificao significa empresa organizada, devendo ser entendida como uma conseqncia e no um fim em si mesma.(ALMEIDA JUNIOR, 1995).

As normas da srie ISO 9000 so as seguintes:

ISO 9000 Norma de gesto e garantia da qualidade diretriz para seleo e uso; ISO 9001 Sistema da qualidade modelo para garantia da qualidade em projeto, desenvolvimento, produo, instalao e servios associados; ISO 9002 Sistema da qualidade Modelo para garantia da qualidade em produo, instalao e servios associados; ISO 9003 Sistema da qualidade Modelo para garantia da qualidade em inspeo e ensaios finais;

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ISO 9004-1 Gesto da qualidade e elementos do sistema da qualidade parte 1: diretrizes; ISO 9004-2 Gesto da qualidade e elementos do sistema da qualidade parte 2: diretrizes para servios; ISO 9004-3 Gesto da qualidade e elementos do sistema da qualidade parte 3: Diretrizes para materiais processados; ISO 9004-4 Gesto da qualidade e elementos do sistema da qualidade parte 4: Diretrizes para melhoria da qualidade.

Estas normas passaram a ser padro de referncia, gerando uma adeso das empresas na corrida para manter e/ou ganhar mercado. A implementao de um sistema por meio de uma dessas normas so formas encontradas no mundo competitivo e globalizado.

Assim, a norma ISO 9000 um roteiro para a seleo e o uso das demais normas da srie 9000: a ISO 9004 um guia prtico para elaborao de um sistema da qualidade de uso interno da empresa, vista pela tica do fabricante ou do fornecedor de servio; e, as ISO 9001, 9002 e 9003 so modelos de comprovao do sistema da qualidade vistas pela tica do consumidor, eventualmente de uma situao contratual, e tm como objetivo assegurar a confiabilidade do produto ou servio. uma comprovao externa.

Aliada famlia ISO 9000 est a ISO 14.000, que trata da Gesto Ambiental, fornecendo ferramentas e estabelecendo um padro de Sistema de Gesto Ambiental onde a organizao se mobiliza interna e externamente na conquista da qualidade ambiental. Tambm a ISO 9000 est aliada BS 8800 (BSI, British Standards Institution) que trata da Segurana e Sade do Trabalho sob a tica mais abrangente da Qualidade e no restrita a ordenao das normas trabalhistas (possvel srie ISO 18000). A BS 8800 foi desenvolvida para possibilitar a Gesto da Segurana e Sade do Trabalho dentro de um sistema global de gesto compatvel com as normas srie ISO 9000 e ISO 14000. Segundo SILVA et al (1998), o objetivo da BS 8800 auxiliar na minimizao dos riscos

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para os trabalhadores, melhorar o desempenho dos negcios e estabelecer uma imagem responsvel perante o mercado.

A Norma ISO 9002 composta por 19 itens que determinam os quesitos necessrios para a certificao no sistema. Um dos itens abrange o Controle de Documentos e de dados, cuja redao detalha a forma de como a empresa deve controlar seus documentos e dados de forma a garantir um fornecimento de produtos e servios dentro das caractersticas registradas nestes documentos.

2.5.2 CONTROLE DE VERSES

O quesito 4.5 da ISO 9001 que rege o controle de documentos e de dados determina que a empresa deve possuir um sistema que controle a gerao/distribuio de documentos, principalmente a verso atual em uso no processo administrativo e produtivo da empresa. Existe um enfoque muito grande no sentido de identificar e inutilizar os documentos obsoletos, evitando desta forma que os processos sejam executados de forma incorreta, acarretando no conformidades de acordo com as caractersticas previamente definidas para o processo.

2.5.3 ACESSIBILIDADE

A criao de um documento pressupe que este ser utilizado em dado momento em algum processo de uma organizao. De acordo com o quesito 4.5 da ISO 9001, os documentos devem estar disponveis em todos os locais onde so executadas as operaes essenciais para o funcionamento efetivo do sistema da qualidade. Esta disponibilidade pode ser em forma de papel, eletrnica ou outros meios apropriados, como por exemplo, em vdeo.

2.6

DIFICULDADES NO GERENCIAMENTO

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Informaes, as vezes caras e extremamente valiosas para uma organizao, podem desaparecer pela constante mudana no quadro de profissionais e, principalmente, pela falta de documentao dos processos de trabalho.

Muitos documentos so arquivados de forma aleatria, sem uma estrutura que facilite a sua localizao quando se fizer necessrio. Outros so expostos a fatores que podem provocar danos irrecuperveis, como por exemplo a deteriorao pela ao do tempo, umidade, fungos, ataques de pragas como ratos, traas, baratas e outros que costumam danificar os papis, fitas de vdeo, guias de recolhimento de impostos, recibos de pagamentos diversos, etc.

Os documentos eletrnicos geralmente so armazenados em microcomputadores que so acessados por vrios usurios. A localizao do arquivo ocorre de forma convencional, onde so estipulados os locais (pastas/diretrios) onde os mesmos esto armazenados. Este mtodo demanda tempo na busca do documento, as vezes indeterminado, proporcional a estrutura disponvel e a capacidade de assimilao do conhecimento por parte dos usurios.

Outro ponto crtico o controle de verses. Quando um documento sofre uma alterao, este disponibilizado pela verso mais atual. Uma eventual necessidade de consulta a uma verso anterior normalmente provoca um backup inverso, visto que no mtodo convencional no existe a preocupao com o armazenamento de verses anteriores.

Segundo informaes fornecidas pelos rgos certificadores da ISO, dentre os tens auditados, o que mais tem apresentado problemas nas empresas o que trata do Gerenciamento de Documentos.

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3 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

3.1 INTRODUO
reconhecido que os d ocumentos so um elemento fundamental em todas as organizaes, por registrarem informaes, decises e atividades por elas executadas (SADIQ, 1997). Devido a essa importncia, a preservao, consulta e controle de acesso aos documentos so atividades essenciais a praticamente qualquer organizao. Conforme DALLEYRAND (1995), a agilidade exigida das organizaes as obriga a aes e a tomadas de decises rpidas e de alta qualidade, para as quais imprescindvel o acesso maior quantidade de informaes p ossvel, as quais esto, via de regra, sob a forma de documentos.

Buscando aumento de produtividade e incremento da qualidade muitas organizaes tm procurado solues informatizadas para a gesto de seus documentos. Uma grande variedade de ferramentas de software pode ser usada para este fim, dentre elas pode-se citar os visualizadores, browsers, ferramentas de autoria e os gerenciadores de documentos.

O termo gerncia de documentos usado de muitas maneiras diferentes na rea dos sistemas de informao. Diferentes formas de conceituar o gerenciamento de documentos acabam gerando confuso quando se tenta definir o que realmente a gerncia de documentos significa. Do ponto de vista da gerncia de dados, a gerncia de documentos uma tecnologia usada para manipular um repositrio distribudo de documentos entre diversas organizaes. Desta forma, a gerncia de documentos forma o conjunto de tecnologias que capacitam uma organizao a disseminar a informao atravs dos seus setores internos, clientes e f rnecedores. Do ponto de vista da gerncia de o

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processos de informao, a gerncia de documentos o conjunto de tecnologias usado para fornecer dados e recuper-los de uma maneira conveniente, usando um formato de armazenamento de dados que pode ser um banco de dados, um arquivo ou at mesmo um registro em papel.

As tecnologias de manipulao de documentos so muitas vezes comparadas com as tecnologias de workflow e de groupware. Em ambas as tecnologias, so utilizadas transaes e operaes colaborativas para administrar o fluxo de um processo. Desta forma, h uma similaridade com a gerncia de documentos, uma vez que nesta os documentos precisam ser processados dentro da organizao de acordo com um fluxo pr-definido de etapas e atividades. A gerncia de documentos, que atualmente vem sendo denominada gerenciamento de conhecimento, abrange as seguintes atividades:

controle de revises de documentos armazenamento de documentos eletrnicos integrao de imagens, workflow, groupware e gerenciadores de documentos reconhecimento tico e tecnologias correlatas de aquisio de documentos

A convergncia das tecnologias baseadas em imagens de documentos, gerncia de documentos, workflow e COLD (Computer Output to Laser Disk) uma tendncia que vem ocorrendo n mercado de gerncia de informaes. Essas tecnologias, que antes o eram utilizadas isoladamente para resolver problemas especficos da gerncia de informaes, esto agora sendo combinadas em solues mais completas.

3.2 DEFINIO
AVEDON (1999) define gerenciamento eletrnico de documentos (GED) como uma configurao de equipamento, software e de recursos de telecomunicaes, baseada em computador e automatizada, que armazena e gerencia imagens de documentos, e seus

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ndices codificados, que podem ser idas por mquinas e processadas por computador l para recuperao sob solicitao.

Para KOCH (1998), Gerenciamento Eletrnico de Documentos a somatria de todas as tecnologias e produtos que visam a gerenciar informaes de forma eletrnica. Essas informaes so:

Voz informaes geradas de forma verbal. Cada vez mais informaes verbais esto deixando o carter informal e assumindo importncia no mundo dos negcios, como, por exemplo, pedir uma pizza, aplicao no banco e alterao na aplice de seguros, tudo por telefone.

Texto informaes mais formais, desde cartas a contratos, planilhas, manuais, etc. Imagem informaes que no podem ser representadas nas formas anteriores (mapas, fotografias, assinaturas, etc.)

Em outras palavras, um sistema de GED consiste em capturar documentos transformando-os em formatos digitais, arquivando de maneira conveniente, i.e., alto grau de compactao, e gerando ndices eficazes para uma pesquisa. Organiza e controla as informaes eletrnicas ou em papel. Os aplicativos de procura e chamada permitem que o usurio tenha acesso informao desejada em segundos, no importando onde esta esteja armazenada. O objetivo reduzir os arquivos de papel, atravs de digitalizao e gerenciamento eletrnico de documentos e dados. Os documentos so passados num escaner de alta velocidade e, em seguida, cadastrados num software de gerenciamento. O material, ou melhor, o resultado desse trabalho, pode ser disponibilizado em apenas um microcomputador ou em rede.

3.3 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

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No passado, os sistemas de gerenciamento de informao tais como workflow, sistemas baseados em imagens de documentos, gerenciamento eletrnico de documentos e COLD eram desenvolvidos separadamente. Em muitos casos os sistemas eram implantados para resolver um problema isolado do processo. Exemplos de aplicaes deste tipo so o gerenciamento de documentos em papel usando a tecnologia de document-imaging, ou ento o gerenciamento de texto atravs de processadores de texto e planilhas. Em decorrncia de uma poltica como esta, surgiram com o tempo alguns fatos indesejados, como a incapacidade dos sistemas em compartilhar os documentos. Isto facilmente percebido quando mltiplos sistemas so usados para gerenciar tipos particulares de documentos. A utilizao de sistemas separados, especialmente se eles forem de diferentes fabricantes, cria problemas como a dificuldade de disponibilizar as aplicaes da organizao para os usurios e a necessidade de aprendizado de mltiplas interfaces de usurio.

O Gerenciamento de Documentos no mais um nicho de mercado, e se desenvolveu como um dos blocos bsicos de construo da tecnologia. Atualmente, as tecnologias de gerenciamento de documentos esto presentes sempre que os documentos so criados, processados, distribudos, armazenados ou impressos.

O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) a converso de papis e documentos para a forma digital. Funciona com hardwares e softwares especficos e usa as mdias pticas para o armazenamento. Um sistema de GED usa a tecnologia da informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses digitais dos documentos em papel.

3.4 PADRES E OBJETIVOS

Encontra-se, atualmente, um vasto nmero de aplicaes relacionadas a documentos, envolvendo aspectos como sua criao, armazenamento e recuperao. Entre estas, incluem-se processadores de textos, softwares de digitalizao e sistemas de

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gerncia de documentos. Essa diversidade, no entanto, ocasiona uma grande incompatibilidade entre os sistemas atuais. Por exemplo, um processador de textos no capaz de buscar documentos em um sistema de gerncia de documentos, a menos que tenha sido programado para utilizar a API especfica daquele produto. Similarmente, no possvel realizar pesquisas simultaneamente atravs de sistemas de gerncia de documentos desenvolvidos por empresas diferentes. Segundo a AIIM, no contexto atual, onde proliferam a diversidade de plataformas, a interconectividade e os sistemas distribudos, tais restries so extremamente graves.

As empresas fornecedoras de aplicativos para gerncia de documentos vm, de forma crescente, conscientizando-se que, desta forma, os ganhos de eficincia possveis com a utilizao de sistemas de gerncia de documentos ficam bastante prejudicados. De modo a apresentar uma resposta a essas exigncias, a AIIM, consrcio que rene um expressivo nmero destas empresas, criou uma fora-tarefa para desenvolver um padro para sistemas de gerncia de documentos. Este padro possui os seguintes objetivos:

permitir um acesso uniforme a documentos, armazenados em sistemas de gerncia de documentos, independentemente de plataforma, tecnologia de rede ou formato dos documentos;

manter a integridade dos documentos armazenados, permitindo que regras sejam definidas, e controlando a mdia e os softwares relacionados a cada documento; enquadrar as colees de documentos dentro dos propsitos/interesses da organizao, permitindo a definio de polticas de acesso especficas para cada uma delas;

expandir o uso colaborativo de documentos, atravs do oferecimento de servios de compartilhamento dos documentos, inclusive em tempo real.

A AIIM espera que todos esses pontos sejam cobertos pela especificao Document Management Alliance (DMA) ao longo do tempo. A verso 1.0 da

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especificao, divulgada em dezembro de 1997, foca principalmente a interoperabilidade entre os servios e aplicativos.

O modelo DMA define diversos conceitos a respeito de como os documentos so armazenados, pesquisados e recuperados. Um conceito fundamental o de espao de documentos (document space). Um espao de documentos , no modelo DMA, uma coleo de documentos, mantida sob a responsabilidade de um sistema de gerncia de documentos, o qual emprega uma determinada tecnologia e define polticas de utilizao. Uma organizao pode, por exemplo, possuir um espao de documentos onde so armazenadas imagens de todas as faturas recebidas, em um sistema de gerncia de documentos baseado em discos pticos, assim como possuir um outro espao de documentos que armazene documentos confidenciais da alta gerncia, como planos estratgicos e projees de mercado, em um sistema de gerncia de documentos baseado em bancos de dados relacionais. Essas duas bases distintas podem corresponder a espaos de documentos distintos, pois diferem em tecnologia e em controles de acesso. Outro conceito importante o de sistema de documentos (document system). Um sistema de documentos representa um agrupamento de diversos espaos de documentos, possivelmente heterogneos em suas respectivas tecnologias e polticas. A nica condio existente sobre os espaos de documentos agrupados que eles possam ser acessados a partir de um sistema de documentos comum. O sistema de documentos pode ser visto, assim, como uma porta de entrada a diversos espaos de documentos. Tipicamente, uma organizao possuir um nico sistema de documentos, o qual englobar todos os possveis espaos de documentos nela existentes, que podem diferir significativamente em tecnologia, propsito e polticas de utilizao. Pode-se afirmar, ento, que o modelo DMA encara um sistema de documentos como uma federao de sistemas de gerncia de documentos, permitindo um elevado grau de independncia entre eles.

Os documentos so armazenados, como j afirmado, dentro dos espaos de documentos. O conceito de documento, no modelo DMA, abrange qualquer agrupamento de informaes relacionadas, independente de seu formato ou de seu grau de estruturao;

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textos, grficos, imagens digitalizadas, arquivos de vdeo e som so exemplos de documentos DMA.

3.5 FUNCIONAMENTO
Os sistemas de GED preservam as caractersticas visuais e espaciais, e a aparncia do documento original em papel. Gerencia o ciclo de vida das informaes desde sua criao at o arquivamento, e podem estar registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida. O documento pode ser exibido ou impresso em papel onde e quando necessrio em apenas alguns segundos.

O GED permite capturar, recuperar e transmitir documentos contendo todos os tipos de informao, tais como: manuscritas, criadas por computador, diagramas, fotografias, desenhos de engenharia e impresses digitais.

As informaes podem ser criadas em mdias eletrnicas (por exemplo, um engenheiro gerando um desenho em produto CAD Computer Aided Design), revisadas a partir de mdias eletrnicas, processadas a partir destas mdias e arquivadas eletronicamente.

O GED a melhor forma de tornar documentos disponveis de forma extremamente eficiente para o usurio, permitindo a recuperao desses documentos atravs de estruturas eletrnicas. Essa eficincia na hora de localizar os documentos possvel atravs da atribuio de mltiplos ndices eletrnicos que permitem a recuperao mais rpida dos dados. Da chamar-se o sistema de gerenciamento eletrnico porque as mdias usadas para guardar os documentos so eletrnicas, como discos magnticos e pticos.

A maioria dos sistemas de Gerenciamento Eletrnico utiliza discos pticos para armazenamento e, tambm, fitas ou outras mdias digitais. Os discos pticos armazenam

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dados codificados em ASCII, ou seja, a sada do computador para disco laser (COLD), embora COLD no seja uma aplicao de Gerenciamento Eletrnico de Documentos, mas uma tcnica de armazenamento de dados. Os sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos lidam com documentos em formato de bitmap digital (compactados ou no), muitas vezes utilizando discos pticos para armazenar as imagens (AVEDON, 1999).

O GED surgiu devido a necessidade de gerenciar adequadamente uma grande quantidade de arquivos, documentos e informaes geradas de forma isolada, em microcomputadores, na maioria das vezes utilizados somente por uma pessoa e de difcil acesso e compartilhamento. O GED soluciona problemas como, por exemplo, a

condio de armazenamento comum num microcomputador, ou seja, disco, diretrio, subdiretrio e nome do arquivo faz com que a informao seja localizada apenas por quem a gerou. Ou, ainda, informaes geradas por uma pessoa que deixa a empresa podem ficar difceis de localizao. Desta forma, o GED soluciona o modo de se tratar as informaes, funcionando atravs de preenchimento de um perfil semelhante a uma ficha de biblioteca, para cada documento criado, com informaes significativas e customizadas como, por exemplo, ttulo do documento, autor, data, tipo de documento e cliente ou fornecedor a que se refere. Para a pesquisa do documento usado um ou mais campos definidos no perfil.

Uma pgina A4 que tenha sido gerada em um editor de textos de microcomputador ocupa 3KB, aproximadamente. Esta mesma pgina impressa e depois captada por um escaner ocupar, no mnimo, dez vezes mais a rea de armazenamento, devido forma interna de representao da informao (KOCH, 1998).

Os escaners so utilizados na maioria dos sistemas de GED para converter documentos em papel, ou imagens de microfilmes em imagens eletrnicas digitalizadas (imagens digitais). Embora as imagens eletrnicas possam ser armazenadas em qualquer mdia compatvel com computador, ela s requerem uma quantidade substancial de espao de armazenamento para leitura por mquina, sendo os discos pticos os mais apropriados para tais sistemas. Feita a digitalizao, as imagens eletrnicas dos documentos so

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gravadas em discos pticos em locais controlados pelo software. Entretanto, as imagens eletrnicas podem ser inseridas no sistema por meio de outras tcnicas alm da digitalizao. Tambm possvel a converso de informaes de outros sistemas eletrnicos, como o CAD, projeto auxiliado por computador. (AVEDON, 1999).

O universo da informao lida com documentos em trs formatos:

analgico documentos analgicos incluem informaes em papel ou microfilme que podem ser lidas por seres humanos. ASCII (ou EBCDIC) so representaes binrias, digitalmente codificadas, de informaes para computadores em fitas e discos magnticos. Digitalizao baseada em caracteres, nos sistemas de computador de processamento e textos e OCR (reconhecimento ptico de caracteres), onde cada letra do alfabeto e cada nmero representado por uma combinao de 8 bits (8 zeros e uns). Quando o computador exibe ou imprime caracteres, esse cdigo de 8 bits convertido novamente para um formato que possa ser lido por humanos. Nesses sistemas, o computador reconhece q ualquer caractere digitado por meio de um teclado ou lido por meio de um dispositivo OCR pelo cdigo exclusivo do caractere. Toda a manipulao ou transmisso por mquina realizada segundo o cdigo de cada letra ou nmero.

bit-map / raster tcnica conhecida como raster ou bitmap, so representaes digitais binrias de informaes para sistemas de

Gerenciamento Eletrnico de Documentos em discos pticos e sistemas facsmile. O documento digitalizado, i.e., uma tcnica conhecida como bitmap, em que os caracteres no so reconhecidos; o escaner simplesmente converte pontos claros e escuros da pgina de texto ou grfico em bits de informao digital. Toda a pgina do documento tratada como um conjunto retangular de pontos, chamados de elementos de figura ou pixels.

Para AVEDON (1999), compreender a diferena entre as formas de informao codificadas e que podem ser lidas por humanos mais fcil do que as diferenas entre as

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formas ASCII/EBCDIC e bitmap / raster, que so representaes digitais binrias, e no so claras para a maioria das pessoas. Isto porque os computadores usam o cdigo ASCII, um padro de 8 zeros e uns para cada letra do alfabeto e nmero. Os sistemas de GED utilizam zeros e uns para representar informaes em termos de pontos claros e escuros de uma imagem. Essa diferena claro e escuro codificados versus caracteres alfanumricos codificados distingue o GED de outros sistemas eletrnicos de informao.

Quanto aos requisitos de armazenamento, ainda nos ensinamentos de AVEDON (1999), um documento com 400 palavras armazenado em cdigo ASCII ou EBCDIC exige cerca de 24.000 bits, i.e., 3.000 bytes, ou 3 KB (um byte tem 8 bits). Um documento de 8,5 x 11 polegadas com bitmap a 200 dpi (pontos por polegada), 200 pixels na horizontal e 200 na vertical exige 3.74 milhes de bits, ou seja, 467.500 bytes (467 KB). Um documento desse tamanho exige esta quantidade de bits e bytes, independentemente do nmero de palavras, mesmo que existam ilustraes de linhas na pgina. Portanto, necessrio ter 150 vezes mais memria para armazenar um documento com 400 palavras em bitmap do que em cdigo ASCII.

Entretanto, h tcnicas de compactao para reduzir o nmero de bits que representam a imagem numa pgina, como, por exemplo, na criao de um bitmap de uma pgina de 8,5 x 11 polegadas e 8.5 milhes de bits a 300 dpi que exige quase 4 milhes de bits a 200 dpi.

Existe no mercado de Gerenciamento Eletrnico de Documentos uma diversidade de solues, pois, por baixo da expresso GED encontra-se uma g ama de tecnologias, onde cada uma delas tem um objetivo especfico para atender s aplicaes especficas, conforme descritas abaixo (KOCH, 1998):

Gerenciamento de documentos (document management) como se fosse um DIR do DOS que aponta todas as propriedades do documento. So produtos voltados ao gerenciamento do ciclo de criao/reviso dos documentos, cujos

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dados mais relevantes so: nmero da verso/reviso, data de criao, autor, data de expirao, etc., i.e, a informao mais dinmica devido ao constante processo de alterao. Esses produtos gerenciam arquivos oriundos de editores de texto, planilhas e outras formas de documentos, porm no gerenciam obrigatoriamente imagens, pois estas so somente um tipo de documento. Esta tecnologia aplica-se ao gerenciamento de documentos para efeito de certificao ISO 9000.

Imagem (document imaging) Tendo como foco o gerenciamento de documentos estticos, esta ferramenta oferece produtos que armazenam imagens de documentos em estruturas pr-definidas de ndices, e boa parte dos produtos reproduzem estruturas do tipo pasta/subpasta/documento. Outros indexam documentos diretamente. mera substituio de mdias com alguma sofisticao adicional como mltiplos ndices. Alguns exemplos so aplicaes de recur sos humanos e pastas de clientes com informaes para efeito de crdito.

Integrao com sistemas de processamento de dados (imaging enable) So bibliotecas de sub -rotinas de produtos de document imaging que podem ser integradas em programas tradicionais de processamento de dados, permitindo o acesso a funes de imagem (imaging) a partir destes. Esta integrao pode ser feita atravs de uma srie de recursos como DLL, API, etc., e fornece informaes em forma de dados e de imagem sobre determinado assunto, exibidas simultaneamente. Contas a pagar e recursos humanos so casos onde dados necessitam ser complementados com imagens de documentos.

EDMS (Engineering Document Management Systems) So produtos voltados ao gerenciamento de documentos tcnicos, e possuem algumas caractersticas adicionais quando comparados a produtos de imaging quanto a controle de verses; manuseio de arquivos em formato TIFF (Tagged Image File Format), CALS (Computer Aided Acquisition and Logistic Support) e gerados por CAD; funes de red-line (faz marcas nos desenhos para futuras revises); gerenciamento de perifricos com capacidade de manusear documentos do tamanho A0 etc. E,

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ainda, esses produtos gerenciam tanto arquivos imagem (raster) como arquivos CAD (vector). Normalmente , so utilizados para o gerenciamento de documentos tcnicos como plantas de engenharia, manuais e listas de materiais. OCR (Optical Character Recognition) e ICR (Intelligent Character Recognition) So utilizadas para obter dados processveis por sistemas de processamento de dados a partir de imagens. OCR utilizado para a converso de caracteres gerados de forma mecnica (datilografia, impressa). O ICR usado para a converso de caracteres gerados de forma manuscrita. A converso de imagens para caracteres ASCII, EBCDIC ou HEXA pode ser feita das seguintes formas: na primeira tcnica, a matriz resultante do processo de digitalizao comparada a um banco de dados de matrizes e a matriz mais semelhante escolhida; na segunda tcnica, so analisadas as caractersticas da imagem para a identificao de caracteres semelhantes. Contudo, necessria uma base de grafia que contenha a grafia a ser reconhecida, i.e., por exemplo, se na base no tiver um , no h como reconhec-lo.

Full Text Retrieval So utilizados para recuperar documentos a partir de qualquer palavra do contedo do texto. Os documentos so digitalizados e submetidos a um processamento de OCR para a extrao de seu contedo e criao de base de ndices.

COLD (Computer Output to Laser Disk) aplica-se ao gerenciamento de relatrios feitos em sistemas de processamento de dados (relatrios gerados em arquivos spool, que esto armazenados em discos pticos, como extratos, relatrios contbeis, gerenciais e de cobrana), armazena arquivos com relatrios em forma de dados cuja recuperao atravs de diversos ndices, e diversas formas, tais como servidor de fax, monitor ou impressora, alm de integrar recursos de imagem para o armazenamento de mscaras de relatrios pr-impressos. Permite que sejam feitas anotaes sobre o relatrio sem afetar o documento original. Os relatrios contidos nos discos podem ser recuperados e visualizados, impressos,

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transmitidos

por

fax

ou

enviados

eletronicamente

para

terminais

de

microcomputadores.

Os sistemas de COLD so de baixo custo, de alta

capacidade e eficincia na distribuio eletrnica de dados, eliminao ou diminuio de papel, eliminao de risco de extravio e deteriorao e melhoria na prestao de servios. Essa tecnologia pode ser integrada com ferramentas de data warehouse e data mining, para criao de um ambiente de business intelligence. Alm disso, pode ser integrada a pacotes de ERP e a sistemas de gerenciamento de documentos, dando uma viso corporativa de todos os relatrios da empresa (SALLES, 2000).

COM (Computer Output to Microfilm) - a sada de computador diretamente para microfilme. Tecnologia que est aos poucos sendo substituida pelo COLD.

Workflow de produo gerencia fluxos de trabalho e a integrao de ferramentas em processos estruturados, possuindo interface grfica para o desenho do fluxo e mecanismos sofisticados de controle do processos que envolvam altos valores e volumes, como por exemplo, no mercado nacional, os processos de concesso de crdito, cmbio e sinistro em seguros.

Workflow ad-hoc so produtos que no possuem interface grfica para a fluxogramao de processos. So voltados ao roteamento de informaes no estruturadas, alm de serem utilizados para gerar infra-estrutura de comunicao e integrao de ferramental de automao de escritrios.

Forms Processing Processamento eletrnico de formulrios: A digitalizao converte imagens de documentos para o mundo digital. A etapa seguinte transforma essa imagem em dados processveis por um sistema de comp utao. A tecnologia de processamento eletrnico de formulrios permite reconhecer as informaes nos formulrios e relacion-las com campos nos bancos de dados. O processamento eletrnico de formulrios est automatizando o processo de digitao em muitas empresas. Essa tecnologia j vem sendo utilizada por alguns

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bancos para agilizar o processamento dos formulrios de abertura de contas. Outra grande aplicao dessa tecnologia o reconhecimento de todos os formulrios manuscritos do censo 2000 no Brasil, feito pelo IBGE Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica. Produtos integrados so combinaes de produtos/ferramentas, p.ex. integrao de CAD (vector) com "imaging" (raster), "imaging" com estrutura de recuperao "full text retrieval" onde os ndices foram obtidos atravs de OCR; "imaging" com COLD; "workflow" de produo com "imaging".

De todos os elementos dos sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos, a preparao de documentos tarefa bastante trabalhosa e que no deve ser abandonada, mesmo com os mais modernos sistemas automatizados. Pode ser feita pela prpria equipe ou por um bir de servios.

Os escaners utilizam mecanismos de transporte de papel (de rotao ou de mesa) semelhantes aos das cmeras de microfilme rotatrias, dos dispositivos de fotocpia e das mquinas de facsmile. Portanto, a preparao dos documentos requer a remoo de grampos, clipes e outros prendedores. Alguns documentos em papel contm informaes que no podem ser comunicadas em preto e branco (por exemplo, nmeros de contabilidade demonstrando valores negativos em vermelho), pois a maioria dos escaners reconhece apenas o preto e branco. Portanto, como parte de preparao importante identificar por escrito o que est em vermelho no original, antes da digitalizao.

Os trs tipos de escaner de documentos so:

escaners vetoriais, utilizados em sistemas CAD (computer-aided design, ou projeto assistido por computador) para a criao de desenhos de engenharia; escaners de OCR (reconhecimento ptico de caracteres), que convertem todos os nmeros e letras do texto num cdigo ASCII para processamento de dados e textos;

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escaners raster (digitalizadores), que convertem a imagem num bitmap, processo conhecido como bitmapping. (AVEDON, 1999)

Existem escaners com alimentadores para vrias pginas, escaners de mesa para a digitalizao de material encadernado, alimentadores de cartes-janela etc. Muitos permitem que o operador altere a resoluo da digitalizao, e a maioria dos escaners funciona de forma semelhante a uma fotocopiadora, mas existem unidades especiais para diferentes tipos de entrada.

O bitmapping utilizado na converso de documentos para uma representao digital binria eletrnica nos sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos para documentos comerciais que utilizam discos WORM (uma gravao, vrias leituras) e discos pticos regravveis. O bitmapping (digitalizao) trata uma imagem ou documento como um conjunto retangular de pontos, chamados picture elements, ou pixels. Nesse processo, usa-se uma tcnica digital binria para representar os pixels escuros (pretos ou quase pretos) e claros (brancos ou quase brancos).

O projeto de ndice muito importante no s porque ele a chave para a localizao de documentos, mas porque ele tem uma grande influncia sobre os cronogramas de converso e os custos iniciais, e tambm contnuos, do sistema.

Geralmente, os dados de ndices so armazenados em discos magnticos, pois os discos pticos no recuperam informaes de ndice com a velocidade necessria para as pesquisas.

3.6 ARMAZENAMENTO ELETRNICO

Um levantamento da Coopers & Lybrand demonstra na tabela 2 o custo

comparativo do armazenamento de documentos na forma tradicional (papel) e na forma eletrnica:

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Tabela 2 Custo comparativo do armazenamento de documentos

Quantidade 1,5 milho 10 150.000 2.700 26 1

Descrio Pginas de texto Arquivos de quatro gavetas Pginas de imagem (microfilme) Disquetes Discos ZIP Disco de 2,6 GB

Valor em US$ 30.000 4.000 3.000 2.700 520 100

3.6.1 TIPOS DE MDIA

AVEDON(1999) chama a ateno para um cuidado bsico, mas bastante importante com relao a durabilidade das mdias, conforme demonstrado na tabela 3:

Tabela 3 Comparativo durabilidade das mdias

Mdia Jornal Papel Normal Meios magnticos Discos pticos Microfilme Papel especial (sem cido)

Durabilidade 5 anos 20 anos 30 anos 30 anos 500 anos 1000 anos

As projees feitas por fabricantes indicam que um disco ptico pode come ar a apresentar oxidao em sua camada de metal em 30 anos. Por isso, importante que alguns anos antes sejam feitas outras cpias em discos novos. Para que isto seja possvel, importante que o usurio deixe um rtulo com orientaes para seu sucessor, contendo dados que facilitem este trabalho, como data de gravao, hardware e software utilizado. Essas informaes so importantes para uma converso (migrao) para outros sistemas, pois muitos programas e equipamentos, at l, certamente j estaro em desuso.

KOCH (1998) alerta para o fato de que h confuso quanto ao uso da expresso CD-ROM como forma de referenciar discos pticos, que so para informaes e

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automao de documentos. Isto pode implicar em erros de entendimento, pois um disco ptico WORM de 12 polegadas nunca poder ser lido em um drive de CD-ROM e um CD-ROM nunca ser regravvel.

Portanto, a seguir faz-se a conceituao:

CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) so discos pticos gerados atravs de um processo de masterizao a partir de um original, em instalaes industriais sofisticadas, em pequeno nmero, principalmente em S. Paulo e Manaus. Tem, aproximadamente, capacidade de 650 Mb de informaes, em dados e/ou imagens em suas 4 3/4 polegadas de dimetro. No pode ser alterada qualquer informao. So discos lidos em drives de CD ou em equipamentos que permitem o armazenamento de uma biblioteca destes, conhecidas por jukebox (com capacidade para 1.478 discos CDROM). A cor destes discos prateada. Esta mdia ideal para grand es quantidades de cpias de informaes estticas como enciclopdias, listas de componentes farmacuticos, catlogos, etc. A principal aplicao do CD-ROM a publicao, geralmente comercial, tais como catlogos, softwares, listas, enciclopdias, materiais para consulta, etc. Aps configurado o sistema de rplica, so necessrios apenas alguns segundos para se produzir cada CD-ROM duplicado. A criao do master original cara e, portanto, s compensa para mais de 50 cpias. Um CD-ROM gravado em apenas u lado e as informaes m so contidas numa nica trilha que segue em espiral do centro para sua circunferncia. Atravs de uma tcnica chamada velocidade linear constante (CLV), a unidade de disco varia constantemente a velocidade com que o disco gira.

CD-R (Compact Disk Recordable ou Writable) so discos pticos com o mesmo padro de leitura do CD-ROM, mas com a possibilidade de gravao em instalaes de empresas ou casa, bastando ter uma unidade de gravao para esta mdia. Em geral, a mdia CD-R dourada, o que torna fcil distinguir esta do CD-ROM (prateado). Esses discos podem ser lidos com os mesmos perifricos para a leitura do CD-ROM, pois tm o mesmo formato. Esta mdia utilizada quando o nmero de cpias da mesma informao baixo e/ou para o armazenamento de informaes dinmicas, onde

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o tempo necessrio para a gerao de um CD-ROM tornariam estas obsoletas. As informaes dos CD-R, assim como as dos CD-ROM, so contidas numa nica trilha que segue em espiral do centro do disco para a margem externa. Aps gravadas, as informaes no podem ser modificadas ou removidas. CD-RW (Compact Disk Rewritable ) so discos pticos com o mesmo padro de leitura do CD-ROM, mas possvel fazer gravao nas instalaes da empresa ou em casa, se tiver uma unidade de gravao. O CD-RW regravvel e o CD-R no permite regravao. DVD (Digital Video Disk ) so discos pticos mais recentes, os substitutos do CD, e tem a mesma dimenso do CD (4 3/4"). Podem ser gravados em uma face, uma camada, uma face, duas camadas ou duas faces duas camadas atravs de feixes de laser mais fracos ou mais intensos. A capacidade mxima anunciada no mercado de 4,7 GB para uma face, uma camada, 9GB para uma face, dupla camada, e 17 GB para duas faces, duas camadas.

DISCOS PTICOS WORM (Write Once, Read Multiple) so discos pticos onde o processo de gravao fsico e altera a superfcie, mas no possibilita alterar a gravao, pois s podem ser gravados uma vez, mas com ilimitadas leituras. Apresentam tamanhos de 5 1/4, 12 e 14 polegadas cuja capacidade varia de 650 MB a 25 GB. Considera-se que esta mdia dever ter preferncia no uso em aplicaes onde se deseja valor legal para a informao. Atravs da velocidade angular constante (CAV), o disco WORM sempre gira na unidade de disco com a mesma velocidade. Um disco WORM, na unidade adequada, pode ser gravado por praticamente qualquer computador. As informaes, na maioria dos discos WORM, so dispostas em crculos concntricos chamados trilhas, que, por sua vez, so divididas radialmente em setores. A principal aplicao dos discos WORM o armazenamento de todos os tipos de documentos comerciais, como correspondncia, faturas, vouchers, formulrios preenchidos de todos os tipos e desenhos de engenharia. Os documentos podem ser gravados no disco WORM

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durante um perodo indefinido, at que o disco esteja cheio. As informaes podem ser recuperadas e utilizadas durante esse perodo.

As principais diferenas entre o disco WORM e o CD-ROM so: o primeiro criado pelo usurio, e o segundo geralmente criado por um publicante. Ambos precisam de unidades diferentes para leitura.

DISCOS PTICOS REGRAVVEIS podem ser apagados para novo processo de gravao e podem ter diferentes formas de se fazer isto, sendo o magnetoptico e o phase change os mais comuns. Tm tamanhos de 3 1/2, 5 1/4 e 12 polegadas, com capacidades entre 128 MB e 15 GB. Assim como os discos WORM, podem ser lidos em unidades standalone ou em jukebox.

A principal aplicao dos discos regravveis o armazenamento de todos os tipos de documentos comerciais em que a admissibilidade legal no um requisito ou esse requisito seja atendido por meio de microfilmes ou da manuteno de documentos em papel.

Todos os sistemas de discos pticos utilizam a codificao digital binria para armazenar as informaes, um raio laser de alta potncia para gravar e um de baixa potncia para ler as informaes. Por ser lido com uma fonte de laser, no ocorre desgaste, independentemente de quantas vezes utilizado.

A tabela 4, resume os tipos e tamanhos de discos .

Tabela 4 Tipos e Tamanhos de Discos

Tipo de Disco CD-ROM/CD-R WORM WORM Regravvel Regravvel Regravvel Regravvel

Polegadas 4 3/4 (4.7) 5 1/4 (5.1) 12 (11.8) 3 1/2 (3.4) 4 3/4 (4.7) 5 1/4 (5.1) 12 (11.8)

Milmetros 120 130 300 86 120 130 300

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A mdia deve ser armazenada de acordo com os padres nacionais e as recomendaes do fabricante, antes e depois da gravao. No caso do microfilme, supese que o filme bruto tenha uma expectativa de vida de ao menos cem anos.

A taxa de erro de dados nos discos pticos quase zero, i.e., inferior a um em 10-12 bits. Portanto, dos milhes de documentos de um nico disco contendo milhes de palavras e dezenas de milhes de caracteres e nmeros, um caractere pode ficar incompleto ou uma linha pode ser quebrada dentro do contedo de todo o disco.

3.6.2

CLASSIFICAO

DOS

SISTEMAS

DE

GERNCIA

DE

DOCUMENTOS

Uma grande variedade de ferramentas de software pode ser usada na manipulao de documentos. Essas ferramentas podem ser classificadas nas seguintes categorias: leitores de texto, visualizadores (nativos de arquivos, raster e de pginas), browsers (binrios, de DTD fixa e de DTD arbitrria) e gerenciadores de documentos. Os leitores so usados para mostrar o contedo do documento sem qualquer interpretao ou processamento. Os visualizadores incluem capacidades de interpretao e processamento, embora utilizem um padro de interpretao desenvolvido para suportar a impresso em papel (hard copy). Os browsers abandonam a metfora de pgina e fornecem um ambiente de entrega eletrnica que mais adequado com as caractersticas do meio de exibio digital. Os browsers so geralmente mais poderosos e melhor apropriados para explorar a informao contida no contedo do documento, oferecendo navegao e recuperao. Os gerenciadores de documentos no tratam o documento em si, mas sim os dados relativos ao documento e ao processo que o manipula, bem como so responsveis pela edio do contedo do documento (texto, imagens, objetos multimdia), oferecendo um ambiente integrado de produo, manuteno, controle e entrega de documentos.

Estas categorias de ferramentas so classificadas principalmente pela maneira com a qual a informao criada e entregue. O formato de entrega fortemente relacionado

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com a riqueza dos meta-dados que o software pode usar e este relacionamento tem importantes implicaes sobre o ciclo de vida do documento. No incomum existirem DTDs projetadas de acordo com as caractersticas positivas ou deficincias de um sistema em particular. Por causa disso, muitas vezes os meta-dados que a ferramenta de entrega suporta pode limitar as opes de interao humana.

3.6.2.1 Leitores de Texto

As ferramentas de leitura de texto simplesmente mostram o contedo ASCII de um arquivo. Neste caso, o documento a ser exibido deve ser convertido para um formato que o leitor seja capaz de manipular. Para arquivos que contm apenas texto, o leitor exibe o contedo ASCII de maneira correta. O mesmo no ocorre se o arquivo contm dados binrios, pois neste caso os caracteres no-ASCII podem no ser corretamente interpretados pelo leitor devido a diferenas de cdigo entre diferentes ambientes. Com isso, a viso dos arquivos no homognea. Na maioria dos casos, quando documentos estruturados so mostrados usando leitores de texto, as marcas da linguagem de definio do documento so mostradas como parte do contedo. Devido a sua incapacidade de fornecer uma representao visual formatada do documento, os leitores de texto no so muito utilizados na exibio de documentos. A ferramenta de visualizao de manuais man (figura 1) do sistema operacional Unix um exemplo tpico de um leitor de texto.

Figura 1 Exemplo de um leitor de texto: a ferramenta man

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3.6.2.1 Visualizadores Nativos de Arquivos

Esta classe de software de visualizao usada para mostrar o contedo do documento no seu formato nativo. Em alguns casos, os visualizadores nativos de arquivos no existem como produtos independentes, mas so disponveis como funes dentro de outros produtos de software. Outros exemplos de visualizadores nativos so o Word Viewer (figura 2) e o Powerpoint Viewer . Muitas vezes a qualidade da visualizao de um documento imitada pelos visualizadores nativos. Em alguns casos, a interpretao de l cdigos de formatao proprietrios imperfeita e no coincide com o formato do ambiente nativo de edio.

Figura 2 Exemplo de um visualizador nativo: Word Viewer, usado como plugin para browser web

Alm disso, o suporte para grficos embutidos no contedo do documento tende a ser problemtico. Porm, para muitas aplicaes isto no chega a ser um problema, pois o objetivo principal a visualizao dos documentos legados a baixo custo.

3.6.2.2 Visualizadores Raster

Os visualizadores raster so projetados para exibir imagens. Esta caracterstica atribui aos visualizadores raster a capacidade de fornecer uma boa representao da pgina do documento, preservand o a sua apresentao, tipografia, ilustraes e outros elementos visuais. Os visualizadores raster so usados em conjunto com ferramentas mais

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robustas para visualizao de imagens que so referenciadas em diferentes instncias de documentos. Entretanto, os visualizadores raster no so uma alternativa eficiente para a exibio de dados textuais. Por serem apenas uma coleo de pontos, as imagens no so muito teis para pesquisa e recuperao. Para contornar este problema, alguns sistemas hbridos usam uma abordagem que combina imagens e texto, na qual a tcnica de OCR (Optical Character Recognition) usada para converter as imagens digitalizadas em arquivos texto. Um exemplo de visualizador raster o plugin FileNet WaterMark, para gerncia de imagens de documentos. O plugin FileNet WaterMark (figura 3) para browser web um visualizador raster usado para visualizar imagens de documentos e permite a interpretao de anotaes, marcao de texto e comentrios.

Figura 3 Interface do FileNet WaterMark

3.6.2.3 Visualizadores de Pginas

Os visualizadores de pginas so programas usados na exibio de documentos na forma de imagens de pginas. O sistema Adobe Acrobat Reader, mostrado na figura 4, um exemplo deste tipo de produto. Um visualizador de pgina usa formatos proprietrios de arquivos para armazenar as pginas do documento. Em muitos casos, estes arquivos so produzidos no por digitalizao do documento em papel, mas pela impresso do documento atravs de filtros especiais. Esta abordagem oferece uma exibio visual de qualidade superior a dos visualizadores nativos de arquivos, pois os visualizadores de pginas no se envolvem com a interpretao das imagens. Os visualizadores de pginas possuem algumas vantagens sobre a visualizao pelos visualizadores raster. A maior

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delas que os visualizadores de pginas capturam os dados textuais do documento permitindo que estes possam ser usados em forma de pesquisa de texto, e no como apenas uma srie de pontos. Alm da capacidade de suportar marcao de texto e anotaes, alguns visualizadores de pginas oferecem mecanismos para embutir elos de hipertexto nos documentos. Estes so normalmente usados para ligar partes do contedo entre si, como por exemplo ligar as entradas da tabela de contedos sua localizao no documento, ou ento ligar termos do texto s suas entradas no glossrio.

Figura 4 Interface do visualizador de pgina Adobe Acrobat Reader

3.6.2.4 Browsers Binrios

Os browsers binrios usam formatos binrios proprietrios, assim como os visualizadores de pginas, mas eles no so limitados representao de imagens de pginas. Um exemplo de produto desta categoria o Microsoft Help, mostrado na figura 5. Alguns browsers binrios podem ser usados na visualizao de documentos SGML, mas para que isso possa ser realizado, o dado SGML deve primeiro ser convertido para um formato binrio de arquivos no-SGML reconhecido pelo browser. Na medida que filtros so usados para fazer a converso dos documento s, muitos browsers binrios so mais propriamente considerados como ambientes de autoria do que simplesmente ambientes para entrega de documentos.

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Figura 5 O browser binrio Microsoft Help

3.6.2.5 Browsers de DTD Fixas

Uma DTD fixa a especificao de um documento feita em linguagem SGML. A linguagem HTML um exemplo de DTD fixa de SGML. Um browser de DTD fixa uma ferramenta que utiliza SGML como parte do produto mas apenas manipula um nmero reduzido de DTDs. O Netscape Navigator e o Microsoft Internet Explorer pertencem a esta categoria. Os browsers de HTML operam contra um conjunto finito de DTDs de SGML. Entretanto, cada um deles utiliza DTDs proprietrias que, por sua vez, no so totalmente compatveis entre si. O Netscape Navigator, por exemplo, usa uma verso proprietria de HTML conhecida popularmente como Netscape Extensions. A Microsoft, semelhantemente, implementa certas caractersticas na linguagem HTML que somente so reconhecidas pelo Internet Explorer, e o HotJava da Sun Microsystems adota recursos adicionais na interpretao de applets Java que no so interpretados pelas mquinas virtuais de Java dos demais browsers.

3.6.2.6 Browsers de DTD Arbitrrias

Uma DTD arbitrria uma linguagem de definio de documentos que possui comandos ou instrues responsveis pela definio dos elementos lgicos de um documento. O exemplo mais conhecido de DTD arbitrria a linguagem SGML. Os browsers de DTD arbitrrias, desta forma, so browsers projetados para interpretar integralmente documentos SGML e seus meta-dados. Por manipular DTDs arbitrrias,

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estes produtos no requerem que a instncia de um documento seja reestruturada, convertida ou mapeada para um formato especfico. Estas ferramentas manipulam os meta-dados da instncia do documento, e mantm uma clara separao entre a estrutura do documento, o contedo e a visualizao. Os estilos de apresentao so definidos para cada tipo de elemento da DTD e armazenados em arquivos separados, chamados style sheets. Mltiplas style sheets podem ser definidas para uma DTD.

Uma das funes primrias do browser reunir os dados do contedo e estilo no momento da visualizao, caracterstica que no est presente nos demais visualizadores ou browsers. Seguindo esta abordagem, tambm possvel a utilizao de mltiplos estilos ao mesmo tempo no documento (por exemplo, o DynaText pode usar um estilo na formatao da tabela de contedos e outro estilo na formatao do texto do documento). Alguns destes browsers tambm permitem que o usurio defina um estilo personalizado. A figura 6 ilustra um exemplo da exibio de um documento SGML atravs do produto SoftQuad Panorama Viewer, demonstrando alternativas de visualizao de documentos SGML que possuem estrutura lgica e de apresentao.

Figura 6 Interface do plugin Panorama Viewer

3.6.2.7 Gerenciadores de Documentos

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Os gerenciadores de documentos so as ferramentas de manipulao de documentos que possuem todas as caractersticas das categorias anteriores (autoria, armazenamento e visualizao) acrescidas da capacidade de gerncia (acompanhamento do ciclo de vida do documento). Os gerenciadores de documentos so usados pelas organizaes como uma soluo integrada para automatizar o processo de desenvolvimento de documentos. Alguns exemplos de gerenciadores de documentos so os sistemas Automanager Workflow da empresa Cyco e o Isodoc da empresa Softexpert.

As ferramentas so compostas por vrias aplicaes independentes, que executam tarefas distintas como edio de texto, marcao e anotao do contedo e criao de DTDs. A estrutura do documento manipulado dada pela DTD de SGML que dirige a ferramenta de autoria. As ferramentas oferecem uma interface que pode ser integrada com diferentes DMSs, e informaes externas localizadas em um banco de dados relacional podem ser importadas pelo documento atravs de drivers especficos. So ferramentas que possuem a capacidade de manipular imagens e arquivos de CAD (Computer Aided Design) e armazenar dados textuais a respeito dessas imagens e diagramas. Possuem um sistema de indexao de imagens, que permite a pesquisa por um ou mais campos definidos pelo usurio. O sistema oferece um mecanismo de troca de mensagens e de roteamento de documentos entre os usurios do sistema. A sua interface permite o controle de revises, sistema de proteo de documentos e capacidade de anotao da imagem (marcao e comentrios). As interfaces dos sistemas so mostradas nas figuras 7 e 8.

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Figura 7 Interface da ferramenta Automanager Workflow

Figura 8 Detalhe da interface da aplicao Isodoc

3.6.3 ASPECTOS LEGAIS

3.6.3.1 Do Documento Eletrnico

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Os avanos tecnolgicos ocorreram graas ao desenvolvimento do computador. Funcionando como uma engrenagem para novas descobertas, vem deixando rastros em todas as reas do conhecimento humano.

Nos anos 80, a cincia jurdica via o computador como uma simples mquina, protegidos o hardware e o software pela legislao referente propriedade intelectual. Os litgios envolvendo computador e seus acessrios resumiam-se, apenas, a causas de direitos de patentes e autoral.

A crescente informatizao do cotidiano, com o advento de caixas eletrnicos nos bancos, substituio das antigas mquinas de escrever por avanados editores de texto, faz com que as discusses jurdicas referentes a essa mquina no podem se resumir aos assuntos debatidos nas dcadas passadas.

Segundo LIMA NETO (2000), a Internet um dos meios de comunicao mais completos, e tornou possvel a comunicao em nvel global, uma verdadeira praa pblica, onde todos tm direito ao uso da palavra. Por isso, no pode estar subutilizado em virtude de entendimentos arraigados e inflexveis de antigos dogmas jurdicos.

O Direito no pode ficar alheio ao fato de que o reconhecimento do uso da Internet como meio hbil para a realizao de atividades comerciais, reconhecidas como vlidas e eficazes em sede de direito comparado (ocasionando o incremento da dinmica comercial e o aumento da circulao de riquezas), sinal inconteste de sua legitimidade como instrumento de progresso social.

A validade do documento eletrnico em si no deve ser questionada, pois, se um contrato verbal admitido como vlido desde 1916, o contrato realizado em meio eletrnico por maior razo dever ser considerado como vlido. Entretanto, o meio eletrnico, por sua prpria natureza, um meio bastante voltil, pois possvel modificar um documento elaborado originariamente em meio eletrnico sem que seja vivel, ao menos facilmente, comprovar a existncia das adulteraes porventura realizadas e, alm

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disso, como se pode comprovar a autoria de um documento eletrnico, por no apresentar, normalmente, consignado qualquer trao de cunho personalssimo, tais como assinatura para o documento escrito, que possa ligar o autor obra.

prefervel, portanto, por falta de um disciplinamento especfico, relacionar o documento eletrnico com uma espcie de prova sui generis, arrolada fora do captulo destinado a regulamentao da prova documental.

De acordo com o art. 332 do Digesto Processual Civil: "Todos os meios legais, bem como moralmente legtimos, ainda que no especificados neste Cdigo, so hbeis para provar a verdade dos fatos, em que se funda a ao ou defesa.".

MIRANDA (2000) considera que

"a finalidade processual da prova convencer o Juiz. Alm das qualidades humanas, que tem ele, ou de inteligncia, de reflexo, de raciocnio, o Estado, que o fez seu rgo, lhe impe certas regras de convico a que tem de obedecer, regras que vo de mximo (sistema de livre convico do Juiz) at o mnimo de liberdade (sistema da taxao da prova). (...) Sempre que o legislador enfrenta o problema dos meios de prova, o que desafia o balanceamento do que deve fixar e do que h de deixar ao elemento lgico e cientfico. Seja como for, nunca o Juiz to livre quanto o cientista; e o cientista que se restrinja a meios e regras de prova limitada a livre disponibilidade de esprito, que lhe essencial". Desta forma, o documento eletrnico um meio de prova no elencado especificamente no Digesto Processual Civil mas reconhecido por este diploma legal de forma genrica, como um meio vlido desde que no esteja eivado de ilicitude.

O Ministro de Estado da Fazenda e os Secretrios de Fazenda, Finanas ou Tributao dos Estados e do Distrito Federal firmaram a possibilidade de emisso de documentos fiscais e a escriturao de livros por processamento de dados, mediante a
o assinatura do Convnio ICMS n 75, de 13 de setembro de 1996, e, posteriormente

alterado pelo convnio 31 de 23 de julho de 1999, no esteio dos avanos da Informtica.

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Neste incio de sculo, o meio magntico vem substituindo paulatina e decisivamente o meio papel como suporte de informaes. Por isso, o registro da concesso, cobrana e cumprimento do crdito comercial no fica margem desse processo.

Segundo KOCH (1998), a tecnologia mais rpida que a legislao: "No adianta se fazer uma legislao rgida quando se atropelado pela tecnologia".

3.6.3.2 Do Gerenciamento Eletrnico de Documentos

Muitos pases j possuem alguma legislao a respeito, como por exemplo, os Estados Unidos, que possuem derivaes jurdicas como "best evidence" e "regular course of business ", que acabam fazendo indiretamente com que juzes aceitem documentos oriundos de sistemas eletrnicos.

Em 1995, a ISO elaborou uma sugesto do que deveria ser uma legislao que permitisse aos pases a troca de imagens de documentos com valor legal, j que as exigncias seriam parecidas, embora no tivesse muito sucesso.

No Brasil, surgiu a legislao especfica para Juntas Comerciais (Lei 8.934 /94) e para cartrios (Lei 8.935/94).

O Ministrio do Trabalho autorizou o uso de meios pticos para efetuar o registro de empregados pela Portaria 1.121/95.

No Cdigo Brasileiro de Trnsito, j existe amparo para a guarda dos documentos relativos a habilitao em meios magnticos ou pticos, atravs da Lei 9.503/97.

O Projeto de Lei 22/96, do Senador Sebastio Rocha, sobre o assunto, foi aprovado no Senado e tramita na Cmara dos Deputados sob nmero 3.173/97 que,

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mesmo que entre em vigor, dever ser complementada por decretos regulamentadores especficos (KOCH,1998).

Entretanto, h uma preocupao freqente quanto ao uso exclusivo de sistemas GED como forma de armazenamento de documentos e seu valor legal. Questiona-se at onde uma aplicao dever ter apoio legal.

KOCH (1998) sugere:

a) digitalizar e guardar o original b) digitar e microfilmar (microfilme tem valor legal, u bom back-up e ocupa m menos espao que o papel) c) digitalizar e destruir o original (em algumas aplicaes possvel, pois o original no possui valor legal).

AVEDON (1999), no que tange dvida de se as informaes armazenadas em discos pticos so aceit as numa corte judicial, acrescenta que h restries.

Nos Estados Unidos, h sete tipos diferentes de leis de evidncia, mais de cinqenta jurisdies judiciais diferentes e mais de uma centena de rgos regulamentares, o que mostra que o assunto no algo simples.

L, os cinqenta estados tm leis que fornecem uma base legal slida para admisso de registros armazenados em discos pticos pelas cortes judiciais, com divergncias de um estado para outro. A legalidade discutida de acordo com as Regras R de Evidncia ( ules of Evidence) ou estatutos da maioria dos Estados. As Regras de Evidncia Federais e Uniformes autorizam a aceitao de uma "compilao de dados, sob qualquer forma" que tenha sido mantida no curso regular das atividades. Compilao de dados, aqui, so as informaes armazenadas magneticamente e deve -se aplicar aos registros armazenados em discos pticos.

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Ainda segundo AVEDON (1999), os requisitos de legalidade, arquivamento e qualidade so questes isoladas. Deve-se fazer uma distino entre: legalidade da mdia, e legalidade do sistema.

Existe uma base legal slida para a admisso de discos pticos, mas no h garantias de que seu sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos ser aceito.

3.7 WORKFLOW
Workflow pode ser definido com um conjunto de tarefas compostas que compreendem subtarefas humanas e computacionais.

A utilizao de sistemas de gerncia de documentos e de sistemas de gerncia de workflow no so apenas ferramentas para nichos especficos de mercado. So indispensveis para o desenvolvimento de modernos sistemas de informao, devido necessidade de novas formas de gesto das organizaes

Workflow refere-se ao modo como os documentos so processados. Um sistema de GED integra e roteia automaticamente o fluxo de documentos em formato eletrnico de estao de trabalho para estao de trabalho, ao longo de uma organizao. Os documentos e arquivos no so simplesmente armazenados e recuperados, mas sim utilizados na conduo de transaes de negcios. O trabalho processado mais rapidamente numa LAN, em que todos compartilham de documentos e arquivos (AVEDON, 1999).

Assim, o workflow redefine o fluxo de documentos e das tarefas para a melhoria geral da qualidade e produtividade em todos os nveis de uma organizao, permitindo que vrias pessoas trabalhem com um mesmo documento ou arquivo ao mesmo tempo.

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Com o software de workflow, os usurios podem elaborar programas (scripts) que detalham para onde cada documento deve seguir numa organizao, mapeiam e controlam todos os documentos que entram no sistema. Os scripts podem especificar em quais estaes de trabalho a imagem de um documento deve aparecer e que outras imagens devem estar junto com ela na tela, em todas as categorias de documentos.

Os menus do software de workflow ajudam os usurios a seqenciar e programar documentos para que sejam processados de maneira que o sistema colete e distribua automaticamente as imagens dos documentos para caixas de entrada eletrnicas na ordem adequada. Quando cada pessoa termina de processar uma imagem de documento, ela enviada automaticamente para a prxima estao de trabalho e assim sucessivamente. No final do processo, o arquivamento realizado quando o documento foi digitalizado e indexado. Todos os documentos gerados posteriormente, ou seja, todas as adies, anotaes, etc. so colocados automaticamente no arquivo apropriado.

O software workflow controla eletronicamente as imagens de documentos, automatiza vrias outras tarefas de gerenciamento, tais como avaliaes de produtividade, gerao de relatrios, ajustes de cargas de trabalho e cronograma de funcionrios. Se a imagem do documento no tiver progressos numa estao dentro de seu perodo atribudo, ela ser encaminhada automaticamente ateno de um supervisor. Com isso, eliminam-se gargalos, e o script tambm pode alertar o supervisor de que um usurio em particular pode estar precisando de ajuda. Essas informaes contribuem para a criao de grficos de workflow. Por exemplo, uma fatura no pode ser processada at que o produto chegue. O workflow, atravs do recurso rendezvous, suspende a imagem do documento at que o sistema seja informado da chegada do produto. O software do sistema junta a imagem do documento com as novas informaes e despacha automaticamente o arquivo completo para a estao de trabalho de contas a pagar. Entretanto, um programa no pode ser adequado a todas as necessidades e ambientes de negcios, devido a uma flexibilidade personalizada (AVEDON, 1999).

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Portanto, o workflow acelera e simplifica todo o processamento de imagens de documentos, gerando aumentos de produtividade de 50% ou mais.

Segundo AVEDON(1999), aps a implantao da tecnologia, o prximo passo mudar os procedimentos que j esto enraizados h dcadas, para que os funcionrios comecem a se adaptar ao sistema. Neste caso, entra o conceito de Organizao e Mtodos dos procedimentos de automao, o Workflow, pois no adianta substituir papel por disco ptico e continuar a manter processos antigos de organizao e mtodos.

KOCH (1998) ensina que os tipos de processos de trabalho

podem ser

classificados em processos no estruturados (ad-hoc) e em processos estruturados. Os processos ad-hoc no tm como ser fluxogramados, por no ser possvel prever, de forma antecipada, a seqncia das atividades. Os processos estruturados so pr-definidos e permitem a fluxogramao.

Ferramentas voltadas a processos estruturados possuem at interfaces grficas para o monitoramento das caixas de entrada, o que no existe para processos ad-hoc.

As ferramentas de workflow de produo possuem interfaces grficas para o desenvolvimento da aplicao, onde o fluxo definido atravs do uso de cones. Possuem, ainda, o papel de automatizar a disponibilizao das ferramentas necessrias para a execuo das diversas atividades.

Os produtos de workflow, voltados a processos estruturados, trouxeram a preocupao com o fluxo da informao dentro de um processo. A difuso do uso desta tecnologia e o aumento das alternativas de integrao dos mai diversos produtos do aos s usurios uma interface nica, passando para uma ferramenta a responsabilidade de oferecer os produtos necessrios ao desempenho de suas funes.

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Desta forma, com o workflow, todos os produtos necessrios execuo de uma tarefa so chamados conforme a necessidade, a partir de uma interface nica com o usurio. Um determinado campo de um formulrio eletrnico significa um acesso a um banco de dados em mainframe, o segundo campo obtm seus dados de uma planilha eletrnica, o terceiro campo de um sistema de terceiros, e o formulrio todo enviado a algum, por fax, na sua concluso. O produto de workflow passa a se responsabilizar pela obteno destes recursos, fazendo ele o papel ativo e o usurio passando a ser passivo (KOCH, 1998).

3.8

AUTOMAO DE ESCRITRIO: VANTAGENS E

BENEFCIOS
A automao de escritrio o conjunto de tecnologias de informtica e comunicaes e conceitos envolvendo aplicaes, equipamentos, software e servios destinados a aumentar a produtividade dos recursos dos escritrios afim de agilizar os processos crticos da organizao de forma a otimizar o binmio produtividade-qualidade.

Atualmente, o trabalho com papel est trazendo a necessidade de desenvolver mtodos para o aumento da produtividade de funcionrios de escritrio e de melhorar a qualidade de sua produo. Para isso, importante rever metas e todo o processo de negcio de uma organizao.

Segundo KOCH (1998), o que mais tem sensibilizado as organizaes para investir em sistemas GED a possibilidade de aumento da produtividade e competitividade numa economia cada vez mais globalizada. As mdias analgicas (papel e microfilme) so mdias que em situaes de freqente acesso no conseguem trazer ganhos de produtividade aos processos tradicionais de negcios. A rpida localizao de documentos ajuda a tornar mais eficiente o servio prestado por uma empresa. Entretanto, existem outros fatores complementares que ajudam a justificar ou viabilizar a implantao de projetos desse tipo, tais como proteo contra catstrofes. difcil fazer cpias de

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segurana de arquivos de papel, enquanto em arquivos eletrnicos o procedimento de backup trivial. Outra justificativa para implantar um sistema GED atender s exigncias de programas de certificao, como ISO 9000, que cobra controle efetivo dos documentos e processos. A reduo de custos bastante significativa.

Afirma-se que as vantagens do GED s so obtidas quando ele aplicado para a melhoria do workflow, i.e., o processo de negcio s, que muitas vezes chamado

"workflow organizacional".

A implementao de um processo administrativo automatizado implica em uma grande mudana na rotina de uma empresa devido ao fato de criar novos procedimentos administrativos, auxiliando na consulta a documentos que antes pareciam inacessveis.

A introduo de um sistema de armazenamento eletrnico de documentos (imaging ) tem por objetivos: 1) uniformizar a fonte de consulta de documentos: papel, microfilme ou arquivos gerados em computador; 2) economizar espao de armazenamento de papel; 3) permitir a consulta simultnea de pastas de documentos por diversas pessoas; 4) manter a integridade dos documentos.

Os sistemas de grupos de projetos permitem que um projeto seja desenvolvido por um grupo de trabalho sem a necessidade de os participantes estarem permanentemente reunidos, sem perder o controle do que foi feito anteriormente e por quem. Para isso, esses sistemas possuem controle de verso e interface possibilitando a edio dos documentos envolvidos no projeto, alm de ter o acesso remoto.

Pode-se implementar Grupos de Projetos a partir de EDMS (Engineering Document Management System), Workgroup Computing e Sistemas de Fluxo de Formulrios.

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Fluxo de documentos ou "workflow" a ferramenta de maior complexidade quanto interface com o usurio. Ela possui funes de implementao de tomada de deciso, de desvio de processo e de atividades correlatas. Os produtos oferecidos no mercado rumaram para a especializao ou para um excesso de generalizao devido variao de atividades de trmite de documentos de empresa para empresa. A tabela 5 mostra a classificao das ferramentas de Workflow, de acordo com o tipo de aplicao.

Tabela 5 Classificao de Ferramentas de Workflow

Nvel de utilizao de documentos alto alto baixo Nvel de atividades externas baixo alto baixo

Tipo Produo Administrativo a d-hoc

Ferramenta auxiliar armazenamento ptico decises, regras de desvio, grupos de trabalho e gerenciamento de documentos groupware computing e correio eletrnico gerenciamento de documentos, gerenciador de tarefas, gerenciador de formulrios

Colaborativo

baixo

alto

A transio do processo em papel para o totalmente informatizado especialmente difcil para os funcionrios, requerendo, portanto, uma interface.

O ganho com a implementao da tecnologia deve ser a busca por uma soluo e conhecer as necessidades da empresa. Esses ganhos so: produtividade do posto de trabalho melhora do atendimento ao cliente melhor aproveitamento das fontes de documentao otimizao do uso de espao fsico reduo do tempo de transaes comerciais e financeiras, etc.

Deve-se fazer uma pesquisa nas diversas reas a fim de se identificar o que cada uma precisa, de acordo com a seguinte classificao:

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gerenciamento eletrnico de documentos, cujo objetivo organizar os documentos da empresa de forma que a consulta seja feita em rede; armazenamento eletrnico ou imaging , cujo objetivo a substituio do documento papel para o meio eletrnico; fluxo de trabalho, cujo objetivo gerenciar processos administrativos; grupos de projetos, cujo objetivo o de permitir o desenvolvimento de um projeto por uma equipe atravs da rede; troca entre empresas, cujo objetivo o de eliminar o papel e economizar tempo nas transaes entre empresas.

Somente aps esta pesquisa que possvel escolher a soluo ideal de automao. Alm disso, deve -se considerar:

interface amigvel, i.e, a substituio de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionrios envolvidos no usam computador intensamente, por isso, uma interface amigvel essencial no ganho de produtividade;

performance em rede: alm da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condies normais de trabalho em rede. Com a transferncia de boa parte das atividades para o computador, a baixa performance em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema.

formatos proprietrios: antes da transferncia de boa parte do acervo de documentos de uma empresa para o meio eletrnico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos proprietrios.

flexibilidade: no que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um software flexvel reduzir o custo da adaptao a pequenas mudanas nos processos da empresa.

Muitas empresas adotam solues hbridas no gerenciamento do seu acervo documental: documentos com valor legal e/ou histrico, ficam em papel; documentos com

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longo prazo de reteno, mas com baixo volume de acesso ficam em mdias microgrficas; documentos com alto ndice de acesso, ficam em mdias eletrnicas; e, ainda, o mesmo documento pode estar em papel e mdia eletrnica ou, ento, em mdia microgrfica e eletrnica. Primariamente, o GED indicado para informaes com alto ndice de acesso. Em segundo plano, entra o valor da informao onde, principalmente, as informaes estratgicas (Knowledge Management) possuem condies de justificar o emprego de tecnologias eletrnicas. No restante, mantm-se a mdia que vem sendo empregada, pois praticamente impossvel conseguir justificar a adoo de outra sem um estudo real de custo/benefcio (KOCH, 1998).

Os sistemas de GED que utilizam discos pticos oferecem outras vantagens. Entretanto, deve haver uma base de comparao se for considerado que os sistemas de documentao em papel, microfilme e mdia magntica servem de linha de base.

Deve-se considerar que, em relao a:

1) densidade dos pacotes: o contedo (imagens bitmap) de dez arquivos com quatro gavetas cada (200 mil pginas) pode ser armazenado num nico disco de 12 polegadas em vez de 1.200 microfichas, 40 rolos de microfilme de 16 mm (com reduo 24:1), 40 rolos de fita magntica ou 2 mil disquetes;

2) recuperao de voz: qualquer documento (de um arquivo entre centenas de milhares) pode ser localizado em alguns segundos; de um arquivo com milhes de pginas, a recuperao no deve exceder os 30 segundos. O papel num arquivo local pode exigir 5 minutos; de um local remoto, a recuperao pode levar horas. A recuperao em microfilme leva mais tempo que a do disco ptico, porm menos que a do papel.

3) velocidade de transmisso: uma pgina de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco ptico para a estao do usurio numa rede em 2 a 3

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segundos. A transmisso a partir do papel e de sistemas facsimile leva 15 a 20 segundos.

4) workflow (seqenciamento, rastreamento, gerao de relatrios): com o gerenciamento do fluxo de papis com sistemas de discos pticos, as pessoas podem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o prximo procedimento; os documentos sensveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos atravs do sistema. Podem-se estabelecer trilhas eletrnicas de autoria alm de relatrios de gerenciamento gerados para a reviso do andamento do trabalho.

5) indexao e referncia cruzada : utilizado um computador como controlador ou "gerenciador eletrnico de sistemas", podendo definir referncias cruzadas para os documentos. A pesquisa de um documento pode ser feita por nome, nmero de conta, palavra-chave ou outra combinao de descritores. Essa funo tambm pode ser feita por papel, microfilme ou mdia magntica. Entretanto, nos sistemas GED h uma integrao dessa funo.

6) integrao com outros sistemas : os sistemas de discos pticos permitem fazer interface com outros sistemas eletrnicos, como o processamento de dados e o facsmile. possvel recuperar documentos de um disco ptico enquanto o usurio acessa, simultaneamente, os dados relacionados a partir do computador da organizao, e por meio de janelas exibe as imagens e os dados.

Mesmo havendo vantagens para a implantao de um sistema GED na empresa, ainda uma pesquisa mostra que mesmo nos Estados Unidos, onde o nvel de automao alto, 95% do armazenamento de dados ainda feito em papel. Isto at pode ser considerado uma resistncia. Entretanto, nem sempre o custo/benefcio da migrao justifica a implantao de um projeto GED. Um exemplo o uso dessas tecnologias nada indicado para a automao de um "arquivo morto" ou inativo. Todavia, a reduo, nos Estados Unidos, lenta, mas gradativa, do volume de papel em termos percentuais no

70 em termos reais porque a quantidade de informaes est crescendo muito rapidamente. A longo prazo, haver a eliminao contnua da mdia papel at por consideraes tecnolgicas.

Segundo KOCH (1998), somente aps uma clara definio das necessidades e premissas do projeto que o processo de seleo de produtos dever ser iniciado, levantando-se quais os recursos necessrios. Somente neste momento possvel analisar custo-benefcio com alguma preciso diante de todas as variveis tangveis, alm de algumas variveis intangveis, que devero ser analisadas com viso estratgica, i.e., quanto vale o arquivo existente, no caso deste no possuir backup; qual o impacto do sistema a ser implementado num processo de certificao ISO 9000; qual a situao do seu nicho de mercado em termos de atendimento ao cliente ou; como vai a competitividade de seus servios. Deve-se analisar essas questes juntamente com as puramente financeiras.

Em resumo, no se justifica o emprego destas tecnologias para arquivos inativos. Deve-se obter o mximo de informaes sobre a recuperao/acesso (quantas vezes se recupera por dia, quanto tempo leva cada recuperao, quanto custa cada funcionrio que recupera, quanto tempo se perde quando no se acha um documento, o que se faz quando no se acha, quanto custa refazer um documento no achado, etc.). Tudo isso de grande importncia para a anlise custo/benefcio, principalmente se for necessria a converso do acervo existente, quando os custos totais do projeto aumentam consideravelmente.

3.9

GED NA OTIMIZAO DOS PROCESSOS INTERNOS

As tecnologias do GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos se tornam

cada vez mais mandatrias para a garantia da sobrevivncia em um mercado cada vez mais globalizado. Essa tecnologia permite a rpida e eficiente localizao de documentos associados a clientes, transaes, mercado e concorrncia, otimizando, cada vez mais, os processos internos para ganhar agilidade e produtividade nos mercados competitivos.

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O GED vai permitir que as empresas possam ser competitivas nos negcios de forma eletrnica em modelos como "business-to-business" e "business-to-consumer".

3.10 SITUAO NO BRASIL

Segundo o CENADEM, o Gerenciamento Eletrnico de Documentos est em

crescimento no Brasil que, em toda a Amrica Latina, tem o maior mercado e que, at 2002, movimentar US$1,88 bilho. Acrescenta, ainda, que nenhuma outra tecnologia da informao est crescendo to rapidamente no Brasil. Isto se deve reduo de custos, aumento de produtividade e melhoria no atendi ento ao cliente. m

A Sexta Pesquisa de Mercado do CENADEM projeta o mercado de GED no Brasil para o perodo 2000-2001 e revela que o crescimento ser de 98% para o binio 2000/2001, ou seja, 49% ao ano. Entre 388 empresas e organismos do governo pesquisados, 76,5% pretendem implantar algum tipo de sistema de GED. Quase todas as empresas querem transformar seus documentos, processos e at documentos tcnicos em mdias eletrnicas e discos pticos, devido ao fato de que tm maior pressa em localizar os documentos de forma rpida e precisa. Quase todas as grandes organizaes brasileiras j possuem um sistema de GED com expanso para outras aplicaes.

Na mesma pesquisa foram diagnosticadas as 16 principais razes pelas quais os sistemas de GED esto sendo implantados no Brasil:

Absoluto controle nos processos de negcios Alta velocidade e preciso na localizao de documentos Criao de facilidades para o trabalhador do conhecimento na empresa virtual Disponibilizao instantnea de documentos sem limites fsicos Eliminao de fraudes. Principalmente em agncias governamentais Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade

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Grande melhoria no processo de tomada de decises Grande reduo de espao fsico Ilimitadas possibilidades para indexao de documentos Impossibilidade de extravio ou falsificao de documentos Integrao com outros sistemas e tecnologias Maior agilidade nas transaes entre empresas Maior velocidade na implementao de mudanas nos processos. Exigncia da alta competitividade Melhor atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas precisas e instantneas Obteno de vantagem competitiva sustentvel Possibilidade da empresa virtual sem limites fsicos

3.11 INTEGRAO COM E-COMMERCE

Desde os primrdios da indstria informtica, especialistas j previram a inevitabilidade de um mundo sem papis, embora a tecnologia da informtica fez com que se produzissem documentos em papel em quantidades maiores do que sonharia Gutenberg. Hoje, com o IBPP (Internet Bill Presentation and Payment) possvel eliminar o to ineficiente e caro papel no dia-a-dia. A tecnologia IBPP requer a unio do gerenciamento de documentos (GED) e o comrcio eletrnico (e-commerce), como resultado da conectividade global eletrnica possibilitada pela Internet.

Em 1997, cerca de 63 bilhes de pagamentos em cheques foram processados nos Estados Unidos. Um tero desses cheques foram de consumidores para pagamentos comerciais; outro tero, pagamentos para outras atividades tambm comerciais; o restante inclui pagamentos de pontas de vendas, etc. Ainda, os cheques pagam faturas em papel que so enviadas pelos correios dos Estados Unidos. As estimativas do custo variam no processo do vai-e-vem, o que inclui a impresso da fatura, postagem e processar o

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pagamento, e so em torno de US$0,75 por faturamento eficiente, para US1.50 ou mais para operaes menos eficientes. IBPP poderia economizar US$1.00 por fatura.

Para muitas empresas que produzem um volume significativo de faturas, a economia de custo associada ao faturamento na Internet seria suficiente para fazer com que um gerente de operaes, atento a custos, fizesse essa mudana. IBPP possibilita explorar um novo canal de comunicaes entre a empresa e o consumidor por ser um canal eletrnico que pode passar a ser interativo em tempo real. IBPP d novas oportunidades para promoes, anncios, vendas cruzadas, etc.

Tradicionalmente, a tecnologia de gerenciamento de documentos tinha um enfoque nas necessidades organizacionais internas. No final dos anos 70 e incio dos anos 80, o comrcio eletrnico espalhou-se pelas empresas sob a forma das tecnologias de transmisso de mensagens eletrnicas: intercmbio eletrnico de dados (EDI) e correio eletrnico. Essa tecnologia no se difundiu muito devido ao custo envolvido na montagem de redes privadas entre fornecedores e clientes, infra-estrutura acessvel, hoje, via Internet. As tecnologias de transmisso de mensagens eletrnicas simplificam os processos comerciais porque diminuem a papelada e aumentam a automao. As trocas comerciais, tradicionalmente feitas atravs de papis, como cheques, ordens de compra e documentos de embarque, passam a ser realizadas eletronicamente.

No final dos anos 80 e incio dos anos 90, as tecnologias de transmisso de mensagens tornaram-se parte integrante tanto do fluxo de trabalho (workflow) como dos sistemas de computao cooperativos (groupware).

Os consumidores passaram a ter uma tecnologia comercial eletrnica sob a forma de servios on-line, o que possibilitou uma nova forma de interao social e compartilhamento de conhecimentos. Essa interao social criou o sentimento de comunidade virtual entre os habitantes do ciberespao dando origem ao conceito de "aldeia global". Como conseqncia, o acesso a informaes e seu intercmbio tornaramse economicamente mais acessveis.

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Esta tecnologia pode diminuir custos operacionais como aumentar

receitas. O

aspecto de gerenciamento de transaes do comrcio eletrnico pode capacitar as empresas para diminurem seus custos operacionais atravs de melhor coordenao em processos de vendas, produo e distribuio (ou melhor gerenciamento da cadeia de suprimento), alm de consolidar operaes e reduzir custos administrativos.

Nos ltimos anos, o boom da Internet j se refletiu no mundo do GED e j comum ter solues operando na rede. Os produtos partiram da consulta de imagens de documentos via browser para workflow distribudo, captao remota de documentos e transaes seguras.

As empresas de software geraram as partes clientes de seus produtos para serem executadas em browsers de Internet. Tudo comeou com a disponibilizao dos documentos digitalizados e relatrios de COLD na Web. Inicialmente, o mtodo adotado por quase todos os fornecedores de GED era o de habilitar o programa j existente para oper-lo na Internet, transformando os arquivos dos documentos digitalizados e os relatrios de COLD em HTML. Em seguida, foram desenvolvidas verses com linguagem e otimizao de recursos para a rede.

Com o comrcio eletrnico, estabelecem-se novos sistemas para manter os registros e atender as mesmas finalidades. Isso feito atravs de sistemas COLD, um mtodo simples e eficiente. O dados digitais como transaes eletrnicas podem ser indexadas e registradas em discos pticos para atender tais necessidades.

Os fornecedores de GED, Workflow e COLD j oferecem solues de eBusiness, e, alguns, os produtos eCommerce. Nesses produtos, a caracterstica bsica de eBusiness a disponibilizao dos mesmos recursos no ambiente local, agora na Internet.

Um ambiente de eCommerce gera uma necessidade de gerenciamento de processos, de pedidos, de notas fiscais e de outros documentos utilizados no processo. A

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integrao de eCommerce com o ambiente legado um dos grandes desafios, pois alguns produtos oferecem uma estrutura prpria para banco de dados e gerenciamento, ficando a cargo de terceiros o processo de integrao. Outros produtos j oferecem integrao com softwares de ERP (Enterprise Resource Planning). Os produtos de GED, Workflow e COLD so imprescindveis para a manuteno dessas informaes, principalmente pelo gerenciamento de reclamaes no CRM (Customer Relationship Management), que utilizar o GED ou o COLD como base para o atendimento.

3.12 INTEGRAO COM ERP

O ERPEnterprise Resource Planning (Tecnologia de Gesto Empresarial) um aplicativo de informtica formado por mdulos que abrangem todas as reas e funes da empresa, trata as informaes estruturadas da empresa, i.e., as informaes armazenadas em banco de dados e oriundas de transaes como dados de um pedido de compras, nota fiscal, etc.

As informaes no-estruturadas no constam nos sistemas ERP, como, por exemplo, contratos, cheques, plantas de engenharia e outros documentos. Face a isto, de extrema importncia de se integrar GED, COLD e workflow ao ERP. Alguns fornecedores de ERP j esto disponibilizando interfaces para integrao com softwares de GED.

O ERP reduz atividades duplicadas e disponibiliza informaes de forma corporativa e transparente. Tambm agrega valor final aos produtos, seja na qualidade do atendimento, no custo do produto e no aumento de lucratividade.

O uso de GED em sistemas de ERP permite que documentos estejam disponveis no apenas para os usurios do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.

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A integrao do ERP ao GED e workflow possibilita organizar seus processos atravs de um fluxo de trabalho. Ela permite o arquivamento, o gerenciamento e a recuperao das informaes no-estruturadas como imagens de documentos e arquivos oriundos de processadores de texto, planilhas, etc. dentro de um ambiente integrado ao ERP. A partir do pacote de gesto, a consulta e recuperao destas informaes so geis e precisas. Alm disso, o workflow um componente imprescindvel para solues de Call Center, CRM, Business Intelligence e eBusiness.

A implantao de um sistema de ERP numa empresa requer fundamentos bsicos de administrao. Os profissionais de Organizao, Sistemas e Mtodos, ou O&M, devem se envolver na formao da equipe de trabalho, no estudo do projeto, na elaborao de um relatrio tcnico, na seleo de um fornecedor, na anlise do investimento, alm de desenhar o sistema de informao pensando nos sistemas de forma integrada; estudar as caractersticas dos negcios da empresa e projetar uma estrutura organizacional adequada; classificar as atividades separando os processos; elaborar workshop entre todos os envolvidos; reunir a documentao gerada em todo o processo e outras atividades importantes. Tudo isso antes de tentarem automatiz -los.

Tanto o ERP como o GED podem ser implantados de forma progressiva e modular. Pode-se implantar um workflow no processo de compras e depois estend-lo para os processos de contas a pagar, contabilidade, estoques, recebimento, e, alm disso, integr-lo com GED e COLD. O GED integrado ao ERP aumenta a produtividade das empresas e a eficincia dos usurios, agiliza a busca de informaes e a consulta aos documentos, melhora o atendimento ao cliente, reduz custos e, ainda, permite um retorno do investimento do ERP.

3.13 GED COMO DIFERENCIAL COMPETITIVO

A utilizao de um sistema de Gerenciamento eletrnico de documentos pode levar as empresas a um diferencial competitivo, basicamente de trs maneiras:

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Atravs do aumento da qualidade e da produtividade do trabalho: Com o GED, cria-se uma base corporativa de informaes de rpido e fcil acesso. Novos documentos podem ser gerados a partir de outros, bastando salv -lo com outro nome e alter-lo para as novas necessidades. Assim, a informao no fica somente restrita a poucos, mas passa a ser um ativo corporativo, acessado e compartilhado por todos.

Atravs da reduo de custos proporcionada pelo aumento da produtividade. Com a facilidade de se consultar e acessar os documentos atravs do seu perfil, diminui-se o tempo de procura, de recuperao e de elaborao. Com isso, os servios acabam absorvendo menos tempo de trabalho e ficam potencialmente mais baratos.

Atravs da obteno da certificao ISO 9000: As ferramentas de GED, por controlarem de forma sistemtica o acervo de documentos, sua localizao, utilizao, verses e principalmente a segurana dos documentos, tm sido muito utilizadas para dar suporte necessidade de registros demandada na certificao ISO 9000. Quando os auditores da ISO vo a uma empresa que usa o GED, o processo de auditoria da certificao fica simplificado, uma vez que uma ferramenta automatizada controla todo o processo de gerao, acesso e manuteno dos documentos.

3.14 KNOWLEDGE MANAGEMENT

Knowledge Management ou KM ou Gerenciamento do Conhecimento o processo de obter, gerenciar e compartilhar a experincia e especializao dos funcionrios, com o objetivo de se ter acesso a melhor informao no tempo certo, utilizando-se de tecnologias de forma corporativa. Alm disso ele o fator para melhorar o

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desempenho das empresas atravs da localizao, aplicao e manuteno do conhecimento que a empresa tem, gera ou adquire.

Muitas empresas j perceberam que o conhecimento o seu maior patrimnio, mas ainda no o utiliza como deveriam. Muitas vezes, o conhecimento fica restrito ao funcionrio que o adquiriu e no o compartilhou na empresa. O gerenciamento desse capital intelectual passou a ser vital no mundo globalizado e competitivo em que vivemos.

O Knowledge Management o to procurado "Santo Graal" pelas empresas. Ele est prometendo sucesso e vantagem competitiva sustentvel.

Esse assunto vem sendo acompanhado por administradores e economistas. Foi abordado no ltimo livro do maior guru da administrao moderna, Peter Druker. O KM hoje o que todas as empresas precisam para se manter no mercado.

Este gerenciamento e compartilhamento das informaes tem sido feito atravs de ferramentas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos, onde as pessoas registram seus conhecimentos em documentos e disponibilizam eletronicamente para os demais membros da organizao.

4 CASO PRTICO

4.1 A EMPRESA
A ZM S.A. uma empresa fundada em 25 de abril 1983, situada na cidade de Brusque, Santa Catarina, composta por capital totalmente nacional. Tem como objetivo a fabricao de Solenides para motores de partida de automveis. O solenide tambm conhecido como a chave magntica do motor de arranque, sendo a pea eletromecnica que se acopla ao motor de arranque do veculo, para possibilitar o acionamento do motor de combusto.

Iniciou suas atividades em um pequeno galpo alugado de 170 m2, e atualmente ocupa uma rea fabril de 12.000 m2, abrigando mais de 420 funcionrios.

A ZM projeta e desenvolve produtos destinados ao mercado automobilstico. Entre os principais, destaca-se o solenide, com uma produo anual superior a 2,2 milhes de unidades, exportadas para mais de 30 pases em todo o mundo. Em 1999 iniciou a produo de peas especiais conformadas a frio, que atualmente so fornecidas a empresas que atendem a montadoras nacionais e mercado de reposio. Devido a necessidade de mercado, no ano de 2000 a ZM lanou a nova l nha de produtos, os i parafusos de roda, para aplicaes em automveis e caminhes. Visa satisfazer plenamente as necessidades e expectativas do cliente, com um custo atrativo e excelente performance.

Na corrida pela qualidade, a ZM certificou-se no sistema ISO 9002 em julho de 1996, e, desde ento vem aprimorando a inovando diariamente mtodos de trabalho e

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controle, conforme as tendncias mundiais de gesto da qualidade do ramo automobilstico. Auditorias contnuas de equipes internas, dos rgos certificadores e de clientes, entre eles montadoras nacionais e internacionais, garantem uma atualizao constante das normas utilizadas. O objetivo da qualidade para a empresa atender os requisitos do cliente, desde o projeto, escolha e testes das matrias-primas, fabricao, reviso final dos produtos e servios de ps-venda.

4.2 TIPOS DE DOCUMENTOS GERADOS NA EMP RESA

A ZM, assim como na maioria das empresas, convive diariamente com a gerao e manuseio de vrios tipos de documentos, seja em papel, formato eletrnico, imagem e outros. Os documentos podem ser classificados em Administrativos, Tcnicos, Bibliogrficos e No-convencionais ou Especiais..

4.2.1 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Para fins de classificao, podemos considerar como administrativos os documentos que aps terem sido gerados devem permanecer inalterados. Com estas caractersticas podemos relacionar os seguintes documentos:

Fax Recebidos e Enviados Memorandos Guias de Recolhimento de Impostos Notas Fiscais de Entrada Relatrios Contbeis Registro de Funcionrio Cartas Processos Jurdicos

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4.2.2 DOCUMENTOS TCNICOS

Nesta classe esto os documentos que sofrem alteraes freqentes no decorrer do seu ciclo de vida. Dizem respeito ao negcio da organizao. Sob o ponto de vista empresarial, apresentam-se com o segundo maior volume documental. Tm importncia vital como registro do processo tcnico e histrico evolutivo dos produtos/servios comercializados.

Com estas caractersticas esto os seguintes documentos:

Desenhos Tcnicos: so os desenhos dos projetos da empresa, dos produtos fabricados, dos componentes que comporo o produto final que comercializado, das ferramentas fabricadas pelo setor de ferramentaria. Estes desenhos so gerados atravs de software especfico, o Autocad. Caso o projeto sofra alguma alterao, torna -se necessrio o controle das verses anteriores para efeito de consulta de como estava sendo fabricado o produto numa determinada poca.

Folha de Operao: consiste num documento onde consta o desenho do componente a ser fabricado, descrevendo as operaes de cada etapa que

devero ser executadas pelo operador para que o produto seja produzido dentro das especificaes tcnicas descritas afim de atender os requisitos de qualidade. Estes documentos so gerados atravs do Autocad ou Editor de Textos.

Normas: so documentos que descrevem os procedimentos que devem ser adotados para a produo e desenvolvimento das atividades da empresa. Estes documentos so gerenciados mediante uma srie de controles, desde a criao da norma, discusso entre os setores envolvidos, consenso e aprovao, sendo que aps aprovada pode ser consultada por toda a empresa. Caso sofra alguma alterao, passa a ser incrementada uma verso, possibilitando o registro das situaes anteriores a alterao.

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Manuais: conjunto de instrues que descrevem a forma de utilizao de um equipamento ou procedimentos a serem adotados para a realizao de uma tarefa.

Planos de Montagem: De tal forma como existe a folha de operao, na etapa final de produo existe a linha de montagem, onde so feitos os trabalhos de juno dos componentes que compem o produto final da empresa. Para que estas tarefas sejam feitas dentro de uma padronizao exigida pela qualidade e pelas caractersticas do produto, existe o plano de montagem que descreve a forma correta para a montagem do produto.

4.2.3 DOCUMENTOS BIBLIOGRFICOS

Nesta categoria esto os livros, revistas, jornais, leis, teses, estudos tcnicos, que, de modo geral, relacionam-se ao negcio da empresa, restringindo-se s reas de conhecimento que suportam o negcio.

4.2.4 DOCUMENTOS NOCONVENCIONAIS OU ESPECIAIS

Trata-se de contedo informacional de natureza variada, em mdias diferenciadas. So microfilmes, mapas, CD, disquetes, fitas de vdeo, fitas cassetes, etc.

4.3 LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES

A necessidade de melhorar o gerenciamento dos documentos levou a empresa a optar por avaliar no mercado uma soluo em termos de gerenciamento eletrnico que atendesse as necessidades bsicas e que oferecesse algumas vantagens em relao aos controles que estavam sendo usados at ento.

A empresa elencou as vantagens que pretendia obter com a adoo desta tecnologia:

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reduo do consumo de papel padronizao de software de gerenciamento (um nico produto que atendesse a todas as reas envolvidas, principalmente no que tange a visualizao de projetos) agilidade na recuperao de um documento controle automatizado de horas trabalhadas por projeto controle automatizado de verses controle de distribuio/aprovao de normas tcnicas

4.4 DIFICULDADES ENCONTRADAS NO PROJETO

A idia da implantao do Gerenciamento Eletrnico de Documentos partiu da rea de Informtica. Inicialmente foram envolvidos os usurios que manipulavam os documentos mais difceis de serem gerenciados, os documentos tcnicos. Os gerentes das reas de Engenharia e da Qualidade comearam a participar de encontros onde discutia -se a viabilidade de adoo da tecnologia proposta. Discutiu-se a necessidade e a viabilidade do projeto, em funo de questes administrativas e tcnicas relatadas a seguir.

4.4.1 RESISTNCIA DO USURIO

O Departamento de Engenharia desenvolveu ao longo dos anos uma metodologia de gerao e armazenamento de documentos que atende as necessidades bsicas da empresa, bem como aos quesitos da ISO 9002. Alguns controles so feitos manualmente, com o auxlio de planilhas eletrnicas, como por exemplo, o apontamento das horas trabalhadas em cada projeto tcnico. Para este controle os funcionrios deste departamento dispensam parte do horrio disponvel de trabalho para gerenciar suas atividades. Estes controles propiciam um gerenciamento dos documentos que de certa forma, mesmo limitada, atendem as necessidades bsicas da empresa. Para mostrar as vantagens da adoo e implantao do projeto, foi usada a estratgia de mostrar o funcionamento desta tecnologia, atravs de visitas a vrias empresas que j utilizam algum tipo de software com este fim, com o objetivo de trocar idias no sentido de esclarecer os

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usurios envolvidos. Em algumas das visitas, inclusive, no tivemos este objetivo alcanado, tendo em vista que a forma de como estava sendo usado nestas empresas, demonstrava que caso fosse usado de forma incorreta, poderia acarretar um aumento significativo da burocraria dos controles, chegando inclusive a gerar um aumento na emisso de documentos em papel, o que vem no sentido contrrio aos objetivos inicialmente traados que justamente a reduo de documentos em papel. Baseado nestas condies, existe o questionamento da necessidade da implantao de uma nova metodologia de gerenciamento, o que caracteriza de certa forma uma certa resistncia por parte destes usurios em aderir a nova tecnologia.

O Departamento da Qualidade, como responsvel pela implantao da ISO 9000 e atualmente desenvolvendo o projeto da QS9000, administra o processo de criao e distribuio das normas tcnicas que do suporte ao processo administrativo e produtivo da empresa. Estes documentos foram desenvolvidos atravs de um editor de textos, sendo que o processo burocrtico de aprovao e distribuio feito atravs de papel. Isto demanda um elevado consumo de tempo e papel para emiso e distribuio das cpias necessrias para os setores da empresa. Apesar destes fatores negativos, o processo vem funcionando normalmente. Isto tem sido motivo para a justificativa de que desta forma est atendendo as necessidades da empresa, e, por consequncia, no h motivo para justificar a adoo do gerenciamento eletrnico, situao idntica aque la encontrada no Departamento Tcnico.

4.4.2 DOCUMENTOS ANTIGOS

Uma das caractersticas do gerenciamento eletrnico a criao de um catlogo (ndice) onde so informados os dados que identificam um documento. Dentro da tecnologia proposta, esta etapa seria elaborada juntamente com o documento a ser gerenciado, e, desta forma armazenado para posterior acesso. Como a empresa possui vrios documentos antigos, tanto de projetos como de normas, este trabalho de catalogao dispenderia um tempo onde os tcnicos das reas envolvidas teriam que cadastrar o documento indicando suas caractersticas bsicas, afim de possibilitar o acesso

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atravs do software de gerenciamento eletrnico. Este trabalho envolvendo cerca de 20.000 projetos e 200 normas consumiria cerca de 3 meses de toda a equipe de projetistas e tambm do responsvel pelo gerenciamento das normas. Isto significava um atraso na criao de novos projetos. Este fator era considervel no contexto deste projeto, tendo em vista que a equipe que seria envolvida estava comprometida com atividades de desenvolvimento de vrios projetos que eram importantes para o crescimento da empresa.

Como forma de contornar esta situao, ficou estabelecido que com a adoo do gerenciamento eletrnico, os novos projetos seriam criados dentro das caracteristicas exigidas pelo software, e, os documentos antigos seriam cadastrados gradativamente, tendo como objetivo traado o prazo de 12 meses para estarem todos disponveis atravs do gerenciamento eletrnico.

Quanto as normas, como o volume era relativamente pequeno, seria feito um cadastramento imediato das j existentes, podendo em seguida j usufruir das vantagens oferecidas pela nova tecnologia.

4.5 LEVANTAMENTO DAS ALTERNATIVAS DO MERCADO

Inicialmente foram feitos alguns contatos e visitas em empresas que j haviam adotado algum software de gerenciamento eletrnico de documentos. A aplicao do software estava baseado em gerenciamento de documentos gerados pela rea tcnica, como desenhos de produtos, e, de documentos relacionados a rea da qualidade, como normas e procedimentos.

De forma geral, as empresas visitadas possuem um aplicativo capaz de gerenciar vrios tipos de documentos, mas restringem-se as reas citadas anteriormente, devido a no divulgao da tecnologia para as demais reas da empresa, o que faz com que o investimento feito no produto seja atribuido a somente uma ou duas aplicaes, o que de certa forma torna o projeto de custo relativamente alto.

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Aps obter-se vrias informaes junto a estas empresas usurias, partiu-se para contatos com os fornecedores dos produtos a serem analisados com mais detalhes. A partir deste momento aconteceu uma aproximao dos fornecedores, que, atravs de visitas e apresentaes, demonstravam os produtos que revendiam.

4.6 CRITRIOS DE ESCOLHA

Aps o levantamento das alternativas do mercado, onde foram analisados alguns softwares que poderiam atender as necessidades da empresa, fz-se um roteiro dos critrios que deveriam ser analisados afim de apontar qual deles seria o indicado para implementao na empresa. Foram analisados os fatores relacionados a tecnologia, confiabilidade, aderncia as necessidades, custos e suporte tcnico.

4.6.1 TECNOLOGIA

No que se refere a tecnologia, deparou-se com a necessidade de gerenciar diversos tipos de documentos. O software a ser adotado deve possuir caractersticas que abranjam o maior nmero possvel de documentos existentes na empresa. Outro fator a ser considerado a possibilidade de integrao com Internet, em funo da necessidade de transferir arquivos ou dispobiliz -los diretamente via Web.

4.6.2 CONFIABILIDADE

O software a ser adotado dever ter alto ndice de confiabilidade, em funo de que muitos documentos no sero mais emitidos em papel, existindo apenas eletronicamente. Caso no atender a esta caracterstica, a empresa poder executar procedimentos no conformes com as exigncias da qualidade.

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4.6.3 ADERNCIA S NECESSIDADES

Este fator dever ser o diferencial que ser analisado afim de escolher a soluo que apresente alto grau de aderncia as atuais necessidades existentes na empresa, bem como possibilitar o alcance das vantagens citadas no tem 4.3.

4.6.4 CUSTOS

Um dos fatores mais analisados num processo de compra de servios ou produtos o preo. Considerando a importncia do projeto para a empresa, foi estabelecido que este fator somente teria grande influncia na deciso caso surgisse alternativas semelhantes, com caractersticas idnticas ou que atendessem da mesma forma as necessidades d a empresa, com custo diferenciado.

4.6.5 SUPORTE TCN ICO

O suporte tcnico deve abranger um acompanhamento durante o processo de implantao, como tambm para soluo de dvidas ou problemas que possam surgir no transcorrer dos trabalhos do dia a dia.

4.7 PROCESSO PILOTO

De acordo com KOCH (1999), a empresa deve escolher, segundo critrios apontados na tabela 6, um processo que ser usado no projeto piloto.

Levando-se em considerao os critrios da tabela, foi definido pelo controle dos documentos que mais geram manuteno, tanto na gerao como na disponibilizao destes para os demais setores da empresa. Os documentos que se enquadram nesta categoria so as Normas Tcnicas gerenciadas pela rea da Qualidade.

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Tabela 6 Critrios para a seleo de um processo como piloto

Indicado Nvel de Automao Etapas do Processo Nveis de aprovao Tempo gasto Acesso/recuperao Quantidade Documentos Impacto Financeiro Impacto no Atendimento Intensidade de Trabalho Variao no Fluxo Baixo Muitas Muitas Vergonhoso Muito Grande Alto Alto Alta Muito pequena

Possvel Moderado Algumas Algumas Moderado Moderado Mdia Moderado Moderado Moderada Moderada

Arriscado Alto Poucas Poucas Rpido Baixo Baixa Baixo Baixo Baixa Baixa

4.8 ALTERNATIVAS ANALISADAS

Foram analisadas em profundidade duas alternativas de soluo entre as vrias existentes no mercado, sendo que os softwares apresentam recursos semelhantes, conforme demonstrado na tabela 7.

Tabela 7 Recursos dos produtos analisados

RECURSO

Automanager Workflow Sim

Isodoc

01 Manipulao de documentos estruturados e gerenciamento de componentes (capacidade de separar o contedo da estrutura lgica do documento) 02 Tratamento de documentos no estruturados

Sim

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(gerenciamento de documentos formados por blocos de dados sem estrutura) 03 Estratgia de armazenamento de documentos (define o tipo de repositrio de documentos) 04 Capacidade de autoria de documentos (possibilidade de edio do contedo dos documentos atravs da prpria ferramenta de gerncia) 05 Definio de tipos de documentos (interface prpria de criao e manuteno de tipos estruturados de documentos) 06 Manipulao de mltiplos formatos de dados (textos, imagens, objetos multimdia) 07 Tratamento de verses (gerenciamento de verses e manuteno do histrico de alteraes dos documentos) 08 Segurana e proteo (poltica de acesso dos usurios aos documentos) 09 Flexibilidade de apresentao e visualizao (diferentes formatos de sada) 10 Integrao com ferramentas especficas de autoria (capacidade de trocar informaes com ferramentas externas) 11 Controle e acompanhamento de revises (gerenciar os ciclos de aprovao e pareceres dos diversos revisores)

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

12 Capacidade de execuo em ambiente Internet

Sim

Sim

Outras alternativas foram analisadas superficialmente, em funo de que os produtos citados tinham maior tendncia para serem adquiridos.

4.9 CUSTOS
Os softwares de gerenciamento eletrnico de documentos analisados possuem caractersticas semelhantes e preos diferenciados. Considerando as necessidades da empresa, procurou-se analisar com mais detalhes aqueles que pudessem atender um maior

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nmero possvel de controles, permitindo com isto a aquisio de apenas um produto com abrangncia maior para o gerenciamento de vrios tipos de documentos.

Os produtos ana lisados possuem forma de comercializao semelhantes. considerado o nmero de usurios concorrentes que estaro conectados e gerenciando ou consultando documentos, conforme pode-se observar na tabela 8 abaixo.

Tabela 8 Custos dos softwares, em US$

tem Customizao Treinamento Por usurio

Automanager Workflow 3.000,00 400,00 935,00

Isodoc

1.000,00 440,00

4.10 ALTERNATIVA ESCOLHIDA

Aps a anlise das alternativas, a empresa optou por adotar o software Automanager Workflow, desenvolvido pela Cyco, que demonstrou possuir as caractersticas pr-estabelecidas como fundamentais para a implantao do projeto, que so as seguintes:

Tecnologia: com este software a empresa poder gerenciar vrios tipos de documentos relacionados no tem 4.2, inclusive a integrao com Internet.

Confiabilidade: de acordo com os testes realizados, bem como as consideraes dos usurios das empresas visitadas, o software apresenta alto grau de confiabilidade, no tendo apresentado indcios de perda de informaes ou qualquer outro fator que pudesse provocar descrdito perante os usurios.

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Aderncia as necessidades: a escolha recaiu sobre o software descrito acima em funo de atender as necessidades da empresa, podendo gerenciar vrios tipos de documentos de formatos diferentes, como documentos gerados por editor de textos, desenhos gerados por Autocad, documentos digitalizados. Com isto podese alcanar as vantagens esperadas com a nova tecnologia.

Suporte Tcnico: O software em questo pode ser customizado para ser usado de tal forma que para cada tipo de documento seja desenvolvida uma interface de gerenciamento/pesquisa, de acordo com as caractersticas do documento.

5 CONCLUSO

5.1 CONSIDERAES
Os documentos sempre tiveram um importante papel na histria das civilizaes. Isso comprovado, por exemplo, pelas escritas arqueolgicas que relatam os costumes e a vida de sociedades ancestrais. No fossem por esses testemunhos fsicos, talvez ainda hoje no se conheceria nada a respeit o da existncia dos povos antigos. Atualmente, os documentos tomaram diferentes formas e padres, mas continuam mantendo a sua funo principal de registrar o conhecimento humano sobre um assunto especfico.

Por meio dos computadores e softwares adequados, tornou-se possvel a publicao de informaes de forma quase instantnea, na medida em que elas vo sendo geradas. Este avano no retrata apenas a caracterstica de eficincia dos sistemas de computador em publicar a informao, mas tambm reflete a idia de fazer com que outras pessoas desfrutem das informaes publicadas de forma rpida e simples. O melhor exemplo deste aspecto a World Wide Web junto com o conjunto de tecnologias associadas que permitem o seu acesso e utilizao (web browsers, servidores de aplicaes, repositrio de dados distribudo, programas Java etc.).

As informaes manipuladas por um sistema de informao podem ser de dois tipos: estruturadas e no-estruturadas. As informaes estruturadas so facilmente representadas no modelo de dados de um sistema de computador por se tratarem de dados com pouco volume e sobre os quais se pode aplicar operaes de normalizao. As informaes no-estruturadas, por sua vez, possuem uma maior dificuldade em serem tratadas por um sistema de informao convencional e so melhor representadas atravs

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de um documento. Os documentos so repositrios de dados muito flexveis, que admitem tanto o armazenamento de dados sem qualquer estrutura lgica quanto o armazenamento de dados mais complexos. No entanto, ao se utilizar documentos atravs de um sistema de informao, preciso observar dois problemas principais. O primeiro deles que a informao dos documentos, por possuir uma organizao de complexidade varivel, no permite o seu acesso de maneira simples atravs de aplicaes diferentes. O segundo problema que muitos documentos possuem um formato de armazenamento proprietrio, comprometendo a sua reutilizao e o seu compartilhamento entre os diferentes sistemas.

O mercado de produo de soft ware de Gerenciamento Eletrnico de Documentos um dos mais complexos e volteis da indstria da computao. Uma grande quantidade de produtos e tecnologias variadas dominam o segmento, e como os computadores so vistos como ferramentas com capacidade de produzir algo mais do que documentos em papel, os produtores de software esto competindo entre si para integrar capacidades de autoria de documentos nos seus produtos.

Conforme dito anteriormente, o que mais tem sensibilizado as organizaes para investir em sistemas GED a possibilidade de aumento da produtividade e competitividade, pois as mdias analgicas (papel e microfilme) so mdias que em situaes de freqente acesso no conseguem trazer ganhos de produtividade aos processos tradicionais de negcios. Entretanto, outros fatores complementares ajudam a justificar ou viabilizar a implantao de projetos desse tipo, em especial a proteo contra catstrofes. Em arquivos eletrnicos o procedimento de backup mais simples de fazer cpias de seguran a. Alm disso, um sistema GED atende s exigncias de programas de certificao, como ISO 9000, que cobra controle efetivo dos documentos e processos.

O mundo dos negcios tem assistido a um processo de crescimento do volume de informaes, cuja velocidade assusta os que dependem delas como subsdios para o exerccio de suas funes nas empresas.

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Hoje percebe-se nitidamente que pequenas atitudes no dia -a-dia dos funcionrios fazem a diferena no contexto empresarial.

O gerenciamento de documentos com o microfilme tinha como objetivo maior facilitar o acesso informao, minimizando o stress de se lidar com volumes considerveis de documentos em papel. A passagem para o meio eletrnico foi um passo natural, as pessoas aprendendo a gerenciar os documentos e informaes eletronicamente facilitando, assim, a sua rotina de trabalho com considerveis ganhos de produtividade. Essa realidade possvel devido agilidade no acesso s informaes, interagindo, de forma ativa, no fluxo de trabalho.

No entanto, para uma implantao de um projeto de gerenciamento eletrnico eficaz, e verdadeiramente produtivo, deve -se comear a partir de um estudo criterioso das reais necessidades da empresa, dos usurios e das perspectivas em vista. A exatido desses dados permitir o desenho de um projeto que definir os produtos certos, os processos adequados e fases de implantao pertinentes a cada caso.

No mundo da tecnologia da informao, no existem frmulas padronizadas que atendam a 100% das expectativas e necessidades apresentadas pelos usurios.

A informao como matria-prima, quando inserida no meio eletrnico, prescinde do hardware que permite rodar os softwares e os aplicativos, mas precisa de um desenho adequado que permita a definio de um processo que viabilize e justifique o investimento realizado na implantao de um sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos.

O fornecedor de hardware entende de hardware, e sabe o que ele capaz de fazer. O fornecedor de software entende de software, e conhece todos os benefcios que o seu produto pode proporcionar ao usurio. O usurio, pode ou no entender de hardware ou software, mas com certeza ele sabe realizar o seu trabalho melhor que ningum e quer uma ferramenta que possa auxili-lo a desempenhar bem a sua tarefa.

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Toda mudana gera alguns transtornos, prescinde de fases de adaptao, porm pode ser tranqila quando se leva em conta as particularidades de cada projeto, evitando, assim, surpresas desagradveis tais como: objetivos no atendidos, incompatibilidades com a plataforma existente, falta de preciso no ncleo do projeto, etc. O que preocupa que estas surpresas podem gerar imagens negativas para o mercado de GED, por passar a imagem de que esta tecnologia no atende as necessidades do mercado.

Segundo pesquisa feita nos Estados Unidos, 75% dos executivos da rea de tecnologia da informao esto mudando suas prioridades com muita freqncia, sendo que alguns, at uma vez por semana.

Essa velocidade de mudana atribuda a fatores como Internet, desregulamentao, globalizao, evoluo das tecnologias e consumidores, fornecedores e parceiros mais sofisticados.

A tecnologia da informao no mais vista como uma unidade capacitadora, mas como detentora de um papel central nos negcios. Os objetivos so atendimento s necessidades do consumidor, melhora no servio prestado e dinamismo nos processos comercais, finalidades relacionadas aos negcios e no somente tecnologia da informao.

5.2 TRABALHOS FUTUROS

Cada vez mais as organizaes sero conduzidas atravs de decises tomadas baseadas em informaes. Estas informaes sero geradas e armazenadas de forma que quando forem necessrias, estejam disponveis para rpido acesso.

A adoo da tecnologia de Gerenciamento Eletrnico de Documentos envolve vrias mudanas, entre elas culturais e filosofia de trabalho. Esses tpicos so passveis de

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estudos aprofundados afim de se diagnosticar os motivos que levam as pessoas a demonstrarem resistncia quando se trata de novas tecnologias.

Diante destas consideraes, pode-se considerar como assuntos para trabalhos futuros:

a) Um modelo que traduza em valores financeiros os benefcios alcanados com a implantao do GED. Calcular o retorno sobre investimentos feitos em tecnologia de informao muito difcil, para no dizer impossvel. Geralmente, as empresas divulgam o ROI aps um perodo de utilizao da nova tecnologia, aps levantamento dos resultados obtidos com os novos processos. Um desafio a ser alcanado seria a criao de um modelo que indicasse quais os itens que contribuem no custo do gerenciamento de documentos, e, quanto representa financeiramente os benefcios alcanados com a implantao do GED.

b) Estudo das resistncias e mudanas no comportamento das pessoas. Durante os trabalhos de levantamento das necessidades da empresa citada neste trabalho foi verificado uma resistncia por parte dos usurios, fator que determinou um processo mais lento na implantao da tecnologia. A identificao dos fatores que levam as pessoas a esse tipo de comportamento pode contribuir para que este processo seja facilitado nas futuras implantaes.

5.3 O FUTURO DA GERNCIA DE DOCUMENTOS

A integrao das aplicaes de banco de dados com repositrios de recursos da World Wide Web se torna cada vez mais bvia. Usando uma abordagem visionria, compreensvel aceitar a idia de que os sistemas de documentos do futuro utilizem um repositrio de dados global onde todas as informaes so consideradas como sendo documentos ou componentes de documentos. Neste aspecto, os sistemas de

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gerenciamento de documentos devem evoluir de ferramentas de apoio autoria para ferramentas de procura de documentos, que tm a capacidade de localizar e obter um componente de um lugar qualquer da web e integr-lo ao documento em produo. Desta forma os sistemas de gerncia de documentos, ou mais genericamente, os sistemas de informao, parecem estar no caminho de uma integrao, que s foi possvel graas ao avano tecnolgico da Internet que aproxima no s aplicaes separadas logicamente, mas tambm pessoas separadas geograficamente.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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GLOSSRIO

Ad-Hoc Autocad Backbone

No estruturado Software de desenvolvimento de projetos de engenharia Espinha dorsal. Principal caminho das transmisses enviadas pela Internet, de onde derivam as ramificaes

Backup Batch

Procedimento de cpia de segurana dos dados amazenados em lote, conjunto de programas processados consecutivamente pelo sistema operacional de um microcomputador

Binrio Bit (binary digit)

pertencente a um sistema de nmeros com uma base de dois representa o cdigo binrio (0 ou 1) com que o computador funciona.

Bookmark Browser Byte Carto-janela

Lista de Tarefas Programa para navegar na Internet Conjunto de Bits carto com uma ou mais aberturas projetadas especificamente para a instalao ou insero de microfilme antes ou aps o GED

Chip

Circuito eletrnico produzido em uma pastilha de silcio. O chip mais importante presente no micro o processador, que funciona como se fosse o motor do computador.

Coopers & Lybrand

Empresa de consultoria e auditoria, com escritrios em vrias cidades do mundo

Data entry

entrada de dados (captao dos dados e sua entrada no computador).

Digitalizar

Utilizar scanner para converter documentos em imagens eletrnicas codificadas digitalmente

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Disco Disco magntico

mdia de gravao disco com superfcie magntica na qual podem ser armazenados dados pela magnetizao de reas de sua superfcie

Disco ptico

mdia que aceita e mantm informaes sob a forma de marcas numa camada de gravao que pode ser lida com um raio ptico

Disco regravvel

ptico disco ptico em que so gravados os dados, que podem ser excludos, posteriormente, para que outros dados sejam gravados

Document Imaging E-commerce

Tecnologia de gerenciamento de documentos estticos (Comrcio Eletrnico). Atividade comercial que acontece por processos digitais atravs de uma rede. Boa parte das novas transaes empresa-empresa e empresa-consumidor est se efetuando pela Internet

Escaner

(scanner) : dispositivo que converte de maneira eletro-ptica um documento em cdigos binrios (digitais) pela deteco e medida da intensidade da luz refletida ou transmitida

Extranet

muito similar a uma Intranet com o recurso adicional de que a informao contida pode ser acessada externamente por parceiros de negcios

Groupware

software que permite que um grupo de usurios em uma rede colabore num determinado projeto; incorpora e-mail,

desenvolvimento colaborativo de documentos, programao e rastreamento Hipertexto Ligao de texto com outros documentos contendo mais informaes sobre o mesmo tpico ou sobre tpico correlato Home page Host Imagem Imaging Pgina publicada na Internet. um computador que oferece servios especiais aos usurios representao digital de um documento Processo de capturar, armazenar e retirar documentos independentemente do formato original, utilizando micrografia e/ou imaging eletrnico

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Indexao

numa soluo de imagens, indica a criao de ndices que permite recuperar um documento armazenado em discos pticos

Interface

em termos genricos, uma interconexo comum entre dois componentes ou algum conjunto de instrues comuns que so compartilhados por dois ou mais programas

Intranet

Rede projetada para organizar e compartilhar informaes, e realizar transaes digitais dentro de uma empresa. A intranet emprega aplicativos associados Internet, tais como pginas WEB, browsers, e-mail, news groups e mailing lists, mas s acessvel aos que fazem parte da organizao

ISO 9000

srie de normas do tipo procedimento que incluem diretrizes e modelos para a garantia da qualidade

Jukebox

dispositivo para acomodar diversos discos pticos para acesso por meio de um sistema de computador

Lap-top Link

computador porttil ligao entre 2 grupos de arquivos de dado de modo que ambos se atualizaro ao mesmo tempo

MS-Office MS-Word Plugin

Pacote de ferramentas de automao de escritrio, da Microsoft Editor de textos da Microsoft Extenses das funcionalidades dos browsers, oferecendo recursos adicionais de multimdia

Pixel Raster

(picture element) menor elemento da imagem digital Descrio de um conjunto retangular ou quadrado formado por vrias linhas de digitalizao horizontais com diversos elementos da figura

Rede

caminho de comunicaes entre computadores ou entre terminais e computadores

Sistema

coleo organizada de hardware, software, telecomunicaes, suprimentos, pessoas, manuteno

Sistemas estanques Site web

sistemas que no compartilhavam as informaes Ponto da World Wide possudo e controlado por uma pessoa

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ou organizao Trilha Walkman Workflow Caminho percorrido pelo raio laser de gravao ou leitura rdio/gravador pequeno e porttil com fones Processo que permite o controle eletrnico do fluxo de documentos dentro de uma organizao Browser Programa para navegar na Internet.