Livro Politica Publica de Arquivos e Gestao Documental

Poltica Pblica de Arquivos e Gesto Documental do Estado de So Paulo
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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO
Alberto Goldman
Governador
CASA CIVIL Luiz Antnio Guimares Marrey

Secretrio-chefe da Casa Civil
ARQUIVO PBLICO DO ESTADO Carlos de Almeida Prado Bacellar

Coordenador
Ieda Pimenta Bernardes

Diretora Tcnica do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP
Equipe Tcnica Ieda Pimenta Bernardes (Diretora) Antonio Gouveia de Sousa Bruna Attina Camila Brandi de Souza Camila Giovana Ribeiro Eliana Martinelli Elisangela Menes Queiroz Gerda Nunes Davanzo Hilda Delatorre Josival Soares da Silva Karina Cristiane de Albuquerque
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ARQUIVO PBLICO DO ESTADO
CASA CIVIL
So Paulo 2010
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Sumrio
Apresentao Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984
Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP.
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Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989

Dispe sobre a constituio de Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado e d outras providncias.
Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004

Dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo e d providncias correlata.
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Decreto n 48.898, de 27 de agosto de 2004

Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio e d providncias correlatas.
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Decreto n 51.286, de 21 de novembro de 2006

Altera a redao e inclui dispositivo que especifica no Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004, que dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo.
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Instruo Normativa APE/SAESP 1, de 10 de maro de 2009

Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gesto, a preservao e o acesso contnuo aos documentos arquivsticos digitais da Administrao Pblica Estadual Direta e Indireta.
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Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009

Reorganiza a Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil, e d providncias correlatas.
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Termo de Cooperao Tcnica, 23 de novembro de 2009

Que entre si celebram a Secretaria da Casa Civil, com a intervenincia do Arquivo Pblico do Estado, Unidade da Casa Civil e rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP, e o Ministrio Pblico do Estado de So Paulo, para a conjugao de esforos visando gesto, acesso e preservao de documentos pblicos, a implementao de programa de gesto documental no Ministrio Pblico e a prestao de orientao tcnica pelo Arquivo Pblico do Estado.
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Decreto n 55.479, de 25 de fevereiro de 2010

Institui, na Casa Civil, Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc e d providncias correlatas.
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Decreto n 56.260, de 6 de outubro de 2010

Altera o Decreto n 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, que institui, na Casa Civil, Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc e d providncias correlatas.
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Resoluo CC-43, de 6-10-2010

Aprova o Regimento Interno do Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc, institudo pelo Dec. 55.479-2010.
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APrESENTAo
com grande satisfao que o Arquivo Pblico do Estado promove a impresso da obra Poltica Pblica de Arquivos e Gesto Documental do Estado de So Paulo com o objetivo de consolidar todos os atos normativos que, at a presente data, regulam a poltica estadual de arquivos. Essa publicao destina-se, preferencialmente, s oitenta e quatro Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivos que atuam como agentes qualificados na disseminao das normas e procedimentos tcnicos que regulam o funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP. Alm de orientar a aplicao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade das atividades-meio, as Comisses de Avaliao vm se dedicando elaborao de Planos e Tabelas relativos s atividades-fim dos rgos e entidades que representam, sempre com a orientao tcnica do Departamento de Gesto do SAESP, que exerce controle rigoroso sobre a qualidade, a adequao e a consistncia dos trabalhos. Esses instrumentos de gesto so requisitos imprescindveis para o bom desempenho de sistema informatizado unificado de gesto arquivstica de documentos e informaes, pois permitem uma identificao completa e padronizada dos tipos documentais produzidos, descrio de contedo, controle de trmite e temporalidade nas diversas fases de seu ciclo de vida. A par do trabalho tcnico na gesto do SAESP, que se tornou uma importante referncia na rea, a atuao do Arquivo Pblico do Estado, como rgo central do Sistema de Arquivos, vem se consolidando em decorrncia da transferncia da instituio para a Casa Civil no ano de 2007 e da reestruturao do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos no ano de 2009, que teve suas atribuies ampliadas para orientar o funcionamento dos protocolos estaduais, bem como exercer atividades de monitoria e fiscalizao na implementao da poltica estadual de arquivos. Alm disso, assumiu a responsabilidade de definir os requisitos, metadados e procedimentos necessrios ao desenvolvimento, implementao e ao aprimoramento contnuo de sistema informatizado unificado de gesto arquivstica de documentos e informaes, pois a incorporao de novas tecnologias da informao considerada condio necessria ao pleno xito da gesto arquivstica dos documentos pblicos estaduais. A propsito, merece destaque a edio da Instruo Normativa APE/SAESP 1, de 10/3/2009, que define as diretrizes e procedimentos para a gesto, a preservao e o acesso contnuo aos documentos arquivsticos digitais da Administrao Pblica Estadu-
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al Direta e Indireta, bem como a posio assumida pelo Arquivo Pblico do Estado como coordenador do Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes SPdoc, institudo pelo Decreto n 55.479/2010. O reconhecimento da excelncia do trabalho que vem sendo desenvolvido tem estimulado importantes parcerias, bem como a renovao do Termo de Cooperao Tcnica com o Ministrio Pblico Estadual no ano de 2009, que prev a conjugao de esforos visando gesto, acesso e preservao de documentos pblicos, inclusive no mbito das administraes municipais. Todo o esforo tcnico ser coroado, a partir de agora, com um Arquivo Pblico devidamente equipado para o exerccio de suas atribuies. Um novo edifcio sede encontra-se em construo, projetado dentro das mais modernas tcnicas para a guarda de 90 km lineares de acervo permanente. Tambm foi obtido um novo edifcio para acomodar o Arquivo Administrativo, permitindo a expanso substantiva da capacidade de guarda documental. Por fim, graas a indito concurso pblico, sessenta novos servidores esto sendo incorporados, possibilitando um reforo substancial das aes tcnicas. Com essas iniciativas, o Arquivo Pblico do Estado cumpre o seu papel de rgo central do SAESP ao promover o estabelecimento de poltica de gesto documental, definindo normas e procedimentos que levem os produtores a criar e manter documentos arquivsticos fidedignos, autnticos, preservveis e acessveis ao longo do tempo, em benefcio das geraes atuais e futuras.
Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar

Coordenador do Arquivo Pblico do Estado
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PolTicAS dE Arquivo, dEmocrAciA E modErNizAo dA gESTo PblicA

As diretrizes traadas pela Constituio Federal de 1988 e pela Lei nacional de arquivos n 8.159/1991 tm orientado as administraes pblicas brasileiras, em todos os nveis, a formular polticas de arquivo e gesto documental. A Lei 8.159/1991 se constitui em marco jurdico de fundamental importncia, pois regulamentou o art. 216, 2 da Constituio e reafirmou princpios importantes quanto ao dever do Estado em promover a gesto dos documentos pblicos, bem como o acesso s informaes. No Estado de So Paulo, trs momentos merecem destaque no processo de formulao e implementao da poltica de arquivos. O primeiro foi no ano de 1984, com a instituio do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP, que lanou a base jurdica para a gesto sistmica dos documentos pblicos estaduais. O segundo momento de inflexo foi no ano de 2004, com a elaborao de instrumentos de gesto documental e a definio de metodologia e estratgias adequadas para a efetiva implementao dessa poltica estadual de arquivos. E o terceiro momento inicia-se no ano de 2007, com a transferncia do Arquivo Pblico do Estado para a Casa Civil e sua reestruturao organizacional. No ambiente democrtico, os arquivos passaram a desempenhar uma funo social cada vez mais relevante, responsveis que so, em grande medida, pela efetividade dos princpios constitucionais da participao, transparncia, responsabilidade e controle social, bem como do direito social de acesso informao. Contudo, muitos ainda ignoram as interfaces entre as polticas de arquivo, a consolidao da democracia e a modernizao da gesto pblica. Na perspectiva de uma retrica modernizante j bastante desgastada, os arquivos e os documentos, de forma geral, so associados ao atraso, lentido de procedimentos, burocracia e formalidades inteis. Nesse discurso, se propugna acabar com a papelada, na mesma medida em que se promove a mistificao das tecnologias da informao como soluo instantnea para os grandes volumes de documentos acumulados nos depsitos, sem tratamento tcnico. No mundo contemporneo, o resultado de diversas experincias, tanto na esfera pblica, quanto na esfera privada, vem demonstrando que as polticas de arquivo se constituem em recursos estratgicos para a modernizao da gesto pblica e para o fortalecimento de sociedades democrticas. As informaes registradas em documentos pblicos e colocadas em circulao so, de fato, os insumos bsicos para as melhores decises, para a celeridade dos processos de trabalho e para a qualidade dos servios pblicos. inegvel que as tecnologias da informao tm sido fortes aliadas na busca da eficincia organizacional, mas a informao pblica que se constitui em ferramenta gerencial aquela registrada, dotada de contexto e rastreabilidade; e essa informao de qualidade tem a sua origem nos arquivos e nos documentos pblicos. Logo, nenhum sistema informatizado, por melhor que sejam as tcnicas utilizadas no seu de-
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senvolvimento, dar conta da gesto, preservao, segurana e disponibilidade das informaes ao longo do tempo se no for orientado por parmetros, critrios e requisitos definidos pelo conhecimento arquivstico. Nos ltimos tempos, o problema tornou-se mais complexo, pois as administraes pblicas esto gerando cada vez mais arquivos hbridos, compostos de documentos convencionais, principalmente em papel, e documentos digitais. Ainda assim, apesar de suas peculiaridades, os documentos digitais preservam caractersticas inerentes a todos os documentos arquivsticos, uma vez que se originam no exerccio de funes e atividades institucionais. Por essa razo, mesmo incorporando maciamente as tecnologias da informao e gerando progressivamente documentos digitais, as administraes pblicas precisam, necessariamente, formular e implementar polticas de arquivo e gesto documental para resguardar a autenticidade, o valor de prova, a confiabilidade e a acessibilidade dos documentos que geram, recebem e acumulam no decurso do tempo. Vale ponderar que a alimentao de sistemas de informao para subsidiar a implementao de polticas pblicas no depende somente de infra-estrutura tecnolgica, mas principalmente de arquivos institucionalizados e de documentos organizados tecnicamente, acessveis e preservados. Por isso, no restam dvidas: sem arquivos e documentos no h sistemas de informao consistentes e confiveis, mesmo com o emprego de tecnologias sofisticadas. Razo pela qual, a eficincia e eficcia dos servios de informao dependem de trabalho integrado e colaborativo de profissionais com conhecimento arquivstico e de profissionais de informtica. No entanto, o que se observa, em geral, a baixa confiabilidade de sistemas de informao constitudos margem dos arquivos, o que compromete a qualidade das decises gerenciais, tomadas sobre um conjunto de dados e informaes pouco precisas sobre a realidade. A propsito, os prprios administradores, que so os usurios preferenciais das informaes registradas nos documentos, muitas vezes no percebem a importncia dos arquivos no processo gerencial, como fundamento para suas decises. A sociedade como um todo, que involuntariamente consome e reproduz o conceito distorcido de arquivos como depsitos de papis velhos sem utilidade prtica, tambm tem suas dificuldades em reconhecer nos arquivos instrumentos imprescindveis para a defesa de seus direitos, para fiscalizar e exercer controle social das aes do poder pblico, para a construo de conhecimento e para a preservao da memria. Essas so, alis, razes suficientes para que a atuao dos arquivos assuma contornos de atividades tpicas de Estado, uma vez que tangenciam questes fundamentais como a construo de nossa identidade e a defesa de nossa soberania. A tradicional indisposio com os arquivos traduz-se, nas administraes pblicas brasileiras, de forma geral, no descaso, no abandono, na falta de recursos e na ausncia de polticas pblicas para a rea. Freqentemente, o gestor pblico se esfora por ocultar ou se esquecer da existncia dos arquivos: eles so escondidos em pores escuros, depsitos abandonados, galpes afastados ou em empresas terceirizadas, ain-
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da que o custo dessa delegao seja elevado e comprometa o exerccio pleno do direito fundamental do cidado de ter acesso s informaes pblicas. A associao dos arquivos com a burocracia e o atraso, inicialmente promovida no campo da poltica, se consolidou e se reproduziu nos meandros da cultura organizacional e da tradio administrativa, e continua a ser praticada pelas novas geraes. A distoro do conceito, por sua contaminao semntica, segue operando seus efeitos no campo das mentalidades, dificultando a defesa de direitos individuais e coletivos, a apurao e punio de delitos, bem como impedindo o acesso memria e a construo de identidades. Esse fenmeno explica, de certa forma, a inclinao das instituies em utilizar, como eufemismo, em lugar de arquivo, a denominao centro de documentao ou centro de memria. Nesse contexto, a prtica arquivstica tem papel estratgico no campo das polticas pblicas, pois deve desconstruir conceitos e valores consolidados por certa tradio administrativa que resiste em atualizar-se. preciso demonstrar aos gestores e sociedade que os arquivos so instrumentos essenciais para que o Poder Pblico cumpra o seu dever de transparncia, responsabilidade e eficincia. Comprometidos com sua vocao original de facultar o acesso aos documentos e s informaes pblicas, os arquivos se constituem em pilares do Estado Democrtico de Direito. Por conseqncia, a formulao e implementao de polticas pblicas de arquivos representam o passaporte da gesto pblica para a modernidade democrtica. Desejamos que os profissionais da administrao estadual paulista e aqueles de outras instituies arquivsticas ou congneres possam, a partir da leitura desse livro, compreender em perspectiva histrica a grande obra que estamos, todos ns agentes do SAESP, ajudando a construir.
Ieda Pimenta Bernardes

Diretora tcnica do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
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decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984

Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP. FRANCO MONTORO, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais, com fundamento no artigo 89, da lei n 9.717, de 30 de janeiro de 1967, Considerando que todos os documentos arquivsticos gerados pela atuao do Governo do Estado de So Paulo constituem parte integrante de seu patrimnio arquivstico; Considerando que o patrimnio arquivstico um bem pblico cuja integridade cabe ao Estado assegurar; Considerando que a destruio indiscriminada de documentos efetuada sem critrios pode acarretar prejuzos irrecuperveis Administrao e Histria; Considerando que as atividades de administrao dos documentos arquivsticos compem-se de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo harmnico e integrado, respeitando-se as especialidades de cada rgo gerador de documentao; Considerando que as concluses apresentadas pela Comisso Especial de Estudos instituda por Despacho de 10, publicado no Dirio Oficial do Estado de 11 de novembro de 1983, com a finalidade de realizar estudos relativos organizao de um Sistema Estadual de Arquivos; e Considerando finalmente que, a exposio de motivos apresentada pelo Secretrio Extraordinrio da Cultura, Decreta: Artigo 1 - Fica institudo, nos termos deste decreto, o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP. Artigo 2 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP tem como objetivos principais: I - assegurar a proteo e apresentao dos documentos do Poder Pblico Estadual, tendo em vista o seu valor administrao e histrico e os interesses da comunidade; II - harmonizar as diversas fases da administrao dos documentos arquivsticos, atendendo s peculiaridades dos rgos geradores da documentao; III - facilitar o acesso ao patrimnio arquivstico pblico de acordo com as necessidades da comunidade. Artigo 3 - Para os fins deste decreto consideram-se integrantes do patrimnio arquivstico pblico todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada rgo da Administrao do Estado de So Paulo, que se distribuem em: I - arquivos correntes, constitudos pelos conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes;
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II - arquivos intermedirios, constitudos pelos conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes e que aguardam destinao final em depsitos de armazenagem temporria; III - arquivos permanente, constitudos pelos conjuntos de documentos que assumem valor cultural, de testemunho, extrapolando a finalidade especfica de sua criao e aos que devem ser assegurados a preservao e o acesso pblico. Artigo 4 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP conta com: I - rgo central, a Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil; II - rgos setoriais, 1 (uma) unidade tcnica responsvel pela gesto de documentos dos arquivos pblicos dos rgos e entidades estaduais referidos no artigo 1 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004. Pargrafo nico - A definio dos rgos setoriais do SAESP nas Secretarias de Estado, na Procuradoria Geral do Estado e nas Autarquias ser objeto de decretos especficos. (Redao dada pelo artigo 32 do Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009). Artigo 5 - Podero, tambm, integrar o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, mediante celebrao de convnios ou termos de cooperao tcnica com o Governo do Estado, por intermdio da Casa Civil, observada a legislao pertinente: I - autarquias estaduais de regime especial; II - o Ministrio Pblico do Estado de So Paulo; III - a Defensoria Pblica do Estado de So Paulo; IV - rgos dos Poderes Legislativo e Judicirio estaduais; V - as Administraes Municipais. (Redao dada pelo Artigo 32 do Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009). Artigo 6 - A Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, como rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo e alm de suas atribuies normais, cabe: I - estabelecer a articulao com os rgos integrantes do SAESP e com unidades afins; II - elaborar princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre organizao e funcionamento das atividades de arquivo; III - prestar orientao tcnica aos rgos integrantes do Sistema e a unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos; IV - orientar e controlar a elaborao dos planos de destinao de documento; V - controlar o encaminhamento obrigatrio aos arquivos competentes dos documentos acumulados nas unidades responsveis pela guarda dos arquivos intermedirios e correntes; VI - providenciar a celebrao de convnios entre o Governo do Estado, por sua Secretaria da Cultura, e entidades, pblicas e privadas, municipais, estaduais, nacionais ou internacionais, visando atingir os objetivos do Sistema;
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VII - administrar os convnios de que trata o inciso anterior e fiscalizar as correspondentes prestaes de contas; VIII - manter cadastro geral atualizado das unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos; IX - produzir textos de interesse para o SAESP; X - elaborar programas de divulgao do Sistema e dos acervos disposio do pblico; XI - desenvolver estudos visando instalao de arquivos intermedirios ou permanentes; XII - propor a poltica de acesso aos documentos pblicos; XIII - promover a organizao de eventos culturais relacionados ao Sistema; XIV - promover a realizao de cursos para o desenvolvimento dos recursos humanos do Sistema. Artigo 7 - (Revogado pelo Decreto n 54.276, de 28 de abril de 2009). Artigo 8 - Os rgos setoriais do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo tm as seguintes atribuies: I - assistir as autoridades das Secretarias de Estado ou das Autarquias a que pertencem, nos assuntos relacionados com o Sistema; II - planejar e acompanhar a execuo, no mbito das Secretarias de Estado ou Autarquias a que pertencerem, dos programas, diretrizes e normas emanadas do rgo central do Sistema; III - elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do rgo central, o conjunto de normas disciplinadoras da recepo, produo, tramitao, arquivamento, preservao e transferncia dos documentos gerados em seus respectivos mbitos de atuao; IV - prestar orientao tcnica, controlar e, quando for o caso, executar as atividades arquivsticas, em seus respectivos mbitos de atuao; V - manter cadastro das unidades pertencentes s suas estruturas organizacionais, responsveis por atividades de arquivo, bem como das relaes de sries documentais que essas unidades mantm sob custdia e que fazem parte de seus arquivos correntes; VI - prestar ao rgo central informaes sobre suas atividades; VII - apresentar sugestes para o aprimoramento do Sistema. Artigo 9 - (Revogado pelo Decreto n 54.276, de 28 de abril de 2009). Artigo 10 - Fica instituda, junto ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, a Comisso Estadual de Arquivo. Artigo 11 - A Comisso Estadual de Arquivo cabe: I - prestar, ao rgo central do SAESP, assessoramento de ordem tcnica e histricocultural; II - manifestar-se sobre instrues normativas emanadas do rgo central ou dos rgos setoriais do SAESP;
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III - propor modificaes aprimoradoras do Sistema; IV - propor medidas para o inter-relacionamento das atividades dos arquivos correntes e dos arquivos intermedirios e permanentes; V - propor a constituio de comisses ou grupos de trabalho para tratar de assuntos especficos; VI - elaborar seu regimento interno. Artigo 12 - A Comisso Estadual de Arquivo tem a seguinte composio: I - 2 (dois) membros escolhidos pelo Secretrio da Cultura; II - Diretor da Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, da Secretaria da Cultura; III - 1 (um) representante da Fundao do Desenvolvimento Administrativo - FUNDAP; IV - 1 (um) representante do Curso de Arquivo ou do Curso de Histria de cada Universidade Estadual; V - 1 (um) representante da Associao dos Arquivistas Brasileiros - ncleo do Estado de So Paulo. 1 - Os Membros da Comisso Estadual de Arquivo sero designados pelo Secretrio da Cultura para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a reconduo, sendo, no caso dos representantes previstos nos incisos III a V deste artigo, mediante indicao dos respectivos rgos de origem. 2 - No caso de vaga em data anterior do trmino do mandato, o Secretrio da Cultura designar novo membro para o perodo restante. 3 - O Presidente ser indicado pelos membros da Comisso, dentre seus pares, em lista trplice apresentada ao Secretrio da Cultura, que o designar. 4 - O Presidente, alm do voto de membro da Comisso, ter o voto de desempate. Artigo 13 - Fica vedada a eliminao de documentos integrantes do patrimnio arquivstico pblico, sem prvia consulta ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo. Artigo 14 - A implantao do Sistema institudo por este decreto ser feita gradativamente, de acordo com as disponibilidades oramentrias e financeiras. Artigo 15 - Este decreto entrar em vigor na data de sua publicao. Palcio dos Bandeirantes, 19 de outubro de 1984. FRANCO MONTORO Jorge Cunha Lima - Secretrio Extraordinrio da Cultura Roberto Gusmo - Secretrio do Governo Publicado na Secretaria de Estado do Governo, aos 19 de outubro de 1984.
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Dispe sobre a constituio de Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado e d outras providncias.
ORESTES QURCIA, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais, e Considerando as disposies do DECRETO n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que criou o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP; Considerando a responsabilidade dos rgos da Administrao do Estado na proteo e conservao dos documentos de valor probatrio, informativo, cultural e histrico; Considerando a necessidade de reduzir ao mnimo essencial a documentao acumulada nos arquivos das Secretarias de Estado, sem prejuzo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informaes indispensveis ao processo decisrio e preservao da memria histrica, Decreta: Artigo 1 - Em cada Secretaria de Estado dever ser constituda, dentro de 45 (quarenta e cinco) dias, a contar da publicao deste decreto, uma Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo visando elaborao de tabela de temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos da respectiva Pasta. Artigo 2 - A Comisso de que trata o artigo anterior dever ser integrada, necessariamente, por funcionrios e/ou servidores representantes das reas jurdica, de administrao geral, de administrao financeira e de arquivo e por representantes das reas especficas da documentao a ser avaliada. Pargrafo nico - A Comisso dever ser composta por 5 (cinco), 7 (sete) ou 9 (nove) membros, designados pelo Titular da Pasta. Artigo 3 - A Comisso ser assessorada por funcionrio ou servidor ligado rea de Histria, indicado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So PauloSAESP. Artigo 4 - Para proceder identificao dos conjuntos documentais a serem analisados pela Comisso, ser designada uma equipe de funcionrios e/ou servidores pelo Titular da Pasta. Artigo 5 - Os trabalhos a que se referem os artigos 2, 3 e 4 deste decreto no sero remunerados e sero prestados sem prejuzo das atribuies prprias dos cargos ou funes e considerados como de servio pblico relevante. Artigo 6 - Para o atendimento do estabelecido no artigo 1, deste decreto, caber Comisso: I - escolher, dentre seus membros, o responsvel pela coordenao dos trabalhos; II - indicar a equipe que proceder identificao dos conjuntos documentais a serem analisados;
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III - propor os prazos de reteno e eliminao dos conjuntos documentais identificados. Artigo 7 - Concludos os trabalhos, a Comisso elaborar relatrio propondo a tabela de temporalidade a ser instituda, o qual, apreciado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, ser submetido ao Titular da Pasta. Pargrafo nico - Acolhida a proposta, a tabela de temporalidade ser publicada no Dirio Oficial do Estado por 3 (trs) dias consecutivos. Artigo 8 - Qualquer impugnao aos critrios de valorao adotados na tabela de temporalidade dever ser dirigida ao Titular da Pasta, no prazo de 15 (quinze) dias, a contar da ltima publicao. 1 - A impugnao ser encaminhada, previamente, Comisso e ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, que devero se manifestar, sucessivamente, no prazo de 10 (dez) dias cada um, o primeiro deles, contado da data do protocolamento da impugnao. 2 - A deciso da impugnao ser irrecorrvel e dever ser publicada no prazo de 30 (trinta) dias a contar da data do protocolamento da impugnao. Artigo 9 - A homologao da tabela de temporalidade pelo Titular da Pasta ser publicada no Dirio Oficial do Estado. Artigo 10 - A execuo das determinaes fixadas na tabela de temporalidade caber s unidades responsveis pelos arquivos de cada Secretaria de Estado. Artigo 11 - Ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP caber o reexame, a qualquer tempo, das tabelas de temporalidade e a prestao de orientao tcnica necessria ao fiel cumprimento deste decreto. Artigo 12 - Este decreto entrar em vigor na data de sua publicao. Palcio dos Bandeirantes, 18 de abril de 1989. ORESTES QURCIA Fernando Gomes de Moraes - Secretrio da Cultura Roberto Valle Rollemberg - Secretrio do Governo Publicado na Secretaria de Estado do Governo, aos 18 de abril de 1989.
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decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004

Dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo e d providncias correlata.
GERALDO ALCKMIN, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais, com base na manifestao da Secretria da Cultura, e Considerando que dever do Poder Pblico promover a gesto dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso s informaes neles contidas, de acordo com o 2 do artigo 216 da Constituio Federal e com o artigo 1 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Considerando que ao Estado cabe a definio dos critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais, bem como a gesto e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Considerando as disposies do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP e do Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989, que determinou a instituio de Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo; Considerando a necessidade urgente de se definirem critrios para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos da Administrao Estadual, sem prejuzo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informaes indispensveis ao processo decisrio e preservao da memria institucional; e Considerando, finalmente, a proposta apresentada pelo Arquivo do Estado, na condio de rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP elaborada em parceria com as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo. Decreta: SEO I Dos Arquivos Pblicos Artigo 1 - Entende-se por arquivos pblicos os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados por rgos pblicos, autarquias, fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, empresas pblicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos e organizaes sociais, definidas como tal pela Lei Complementar n 846, de 4 de junho de 1998, no exerccio de suas funes e atividades. 1 - A sujeio das organizaes sociais s normas arquivsticas do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP constar dos contratos de gesto com o Poder Pblico. 2 - A cessao de atividade dos entes referidos no caput implica o recolhimento de seus documentos de guarda permanente ao Arquivo do Estado.
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3 - Os documentos de valor permanente das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos ao Arquivo do Estado, devendo constar tal recolhimento em clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. Artigo 2 - A Administrao Pblica Estadual garantir acesso aos documentos de arquivos, nos termos da legislao vigente. SEO II Dos Documentos de Arquivo Artigo 3 - So documentos de arquivo todos os registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o magntico ou ptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos e entidades referidos no artigo 1 deste decreto. Artigo 4 - Os documentos de arquivo so identificados como correntes, intermedirios e permanentes, na seguinte conformidade: I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elas consultados; II - consideram-se documentos intermedirios aqueles com uso pouco freqente que aguardam prazos de prescrio e precauo nas unidades que tenham atribuies de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na Seo Tcnica de Arquivo Intermedirio, do Arquivo do Estado; III - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Artigo 5 - Os documentos de arquivo, em razo de seus valores, podem ter guarda temporria ou guarda permanente, observados os seguintes critrios: I - so documentos de guarda temporria aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuies de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na Seo Tcnica de Arquivo Intermedirio, do Arquivo do Estado, podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao Pblica Estadual; II - so documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por fora das informaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. Artigo 6 - As unidades de guarda dos documentos produzidos em cada Secretaria de Estado so as previstas na estrutura organizacional de cada Secretaria de Estado, definida de acordo com a legislao que lhe aplicada. SEO III Da Gesto de Documentos de Arquivo Artigo 7 - Cabe Unidade do Arquivo Pblico do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, para consecuo de suas finalidades, propor,
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orientar e implementar a poltica estadual de gesto de documentos. (Redao dada pelo artigo 1 do Decreto n 51.286, de 21 de novembro de 2006). Artigo 8 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, classificao, avaliao, tramitao, uso, arquivamento e reproduo, que assegura a racionalizao e a eficincia dos arquivos. Pargrafo nico - dever dos rgos da Administrao Pblica Estadual a gesto de documentos como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico. Artigo 9 - So instrumentos bsicos da gesto de documentos os Planos de Classificao de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos. Pargrafo nico - Os critrios para a elaborao, padronizao e atualizao da referncia numrica indicativa dos rgos produtores constantes dos cdigos de classificao de documentos da Administrao Estadual Direta e Indireta, sero definidos pela Unidade do Arquivo Pblico do Estado por meio de Instrues Normativas. (Redao dada pelo artigo 2 do Decreto n 51.286, de 21 de novembro de 2006). SEO IV Dos Planos de Classificao de Documentos Artigo 10 - O Plano de Classificao de Documentos o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Pargrafo nico - Entende-se por classificao de documentos a seqncia das operaes tcnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor, funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. Artigo 11 - Os Planos de Classificao de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero apresentar os cdigos de classificao das sries documentais com a indicao dos rgos produtores, das funes, subfunes e atividades responsveis por sua produo ou acumulao. Artigo 12 - Srie documental o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao. Artigo 13 - O cdigo de classificao da srie documental a referncia numrica que a associa ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades de informao: I - rgo produtor; II - funo; III - subfuno; IV - atividade; V - srie documental.
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Artigo 14 - O rgo produtor a instituio ou entidade juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes do Estado. Artigo 15 - Considera-se funo o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecuo de seus objetivos, que pode ser identificada como: I - direta ou essencial, quando corresponde s razes pelas quais foram criados os diferentes rgos, entidades ou empresas, caracterizando as reas especficas nas quais atuam; II - indireta ou auxiliar, quando a que possibilita a infra-estrutura administrativa necessria ao desempenho concreto e eficaz de funo essencial. Pargrafo nico - A funes indiretas ou auxiliares na Administrao Pblica Estadual so: 1. organizao administrativa; 2. comunicao institucional; 3. gesto de recursos humanos; 4. gesto de bens materiais e patrimoniais; 5. gesto oramentria e financeira; 6. gesto de documentos e informaes; e 7. gesto de atividades complementares. Artigo 16 - Considera-se subfuno o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma modalidade da respectiva funo. Artigo 17 - Considera-se como atividade a ao, o encargo ou o servio decorrente do exerccio de uma funo, que pode ser identificada como: I - atividade-meio, quando se refere a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio; II - atividade-fim, quando se refere a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento. Artigo 18 - Caber aos rgos da Administrao Pblica Estadual elaborar e atualizar os Planos de Classificao de Documentos relativos s suas atividades-fim, os quais devero ser aprovados pelo Arquivo do Estado, antes de sua oficializao. SEO V Das Tabelas de Temporalidade de Documentos Artigo 19 - A Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinao de cada srie documental. Pargrafo nico - Entende-se por avaliao documental o processo de anlise que
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permite a identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus prazos de guarda e de sua destinao. Artigo 20 - As Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero indicar os rgos produtores, as sries documentais, os prazos de guarda e a destinao dos documentos, bem como sua fundamentao jurdica ou administrativa, quando houver. 1 - Entende-se por destinao a deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento. 2 - Ser destinado para eliminao, aps o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que no apresentar valor que justifique sua guarda permanente. 3 - Ser destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histrico, probatrio e informativo. 4 - Para cada srie documental mencionada nas Tabelas de Temporalidade de Documentos devero ser registrados, a ttulo de observaes, os atos legais e as razes de natureza administrativa que fundamentaram a indicao dos prazos propostos ou ainda informaes relevantes sobre a produo, guarda ou contedo do documento. Artigo 21 - Para cada srie documental dever ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanncia de cada conjunto documental nos lugares indicados, a saber: I - unidade produtora: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido; II - unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever permanecer na unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais. Pargrafo nico - Esgotada a vigncia do documento, fica autorizada a sua eliminao, desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria. Artigo 22 - Os prazos considerados para a definio do tempo de guarda na unidade produtora ou na unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria so os seguintes: I - prazo de vigncia: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo. II - prazo de prescrio: intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou suspenso da prescrio, em conformidade com a legislao vigente. III - prazo de precauo: intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda permanente. Artigo 23 - Caber aos rgos da Administrao Pblica Estadual elaborar e atualizar as Tabelas de Temporalidade de Documentos relativas s suas atividades-fim, as quais devero ser aprovadas pelo Arquivo do Estado, antes de sua oficializao.
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SEO VI Da Eliminao de Documentos de Guarda Temporria Artigo 24 - A eliminao de documentos nos rgos da Administrao Pblica Estadual decorrente do trabalho de avaliao documental conduzido pelas respectivas Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo e dever ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos neste decreto. Artigo 25 - Toda e qualquer eliminao de documentos pblicos que no constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio, ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual, ser realizada mediante autorizao do Arquivo do Estado. Artigo 26 - O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Relao de Eliminao de Documentos, conforme modelo constante do Anexo I, que faz parte integrante deste decreto. Pargrafo nico - Os rgos da Administrao Pblica Estadual, que ainda no oficializaram sua Tabela de Temporalidade de Documento - atividades-fim e pretendam proceder eliminao destes documentos, devero encaminhar a respectiva Relao de Eliminao de Documentos ao Arquivo do Estado, para aprovao. Artigo 27 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, em decorrncia da aplicao das Tabelas de Temporalidade de Documentos, faro publicar no Dirio Oficial do Estado os Editais de Cincia de Eliminao de Documentos, conforme modelo constante do ANEXO II, que faz parte integrante deste decreto. 1 - O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminao de documentos, devendo conter informaes sobre os documentos a serem eliminados e sobre o rgo por eles responsvel. 2 - O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos dever consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso, possibilitar s partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de processos ou expedientes. Artigo 28 - O registro das informaes relativas execuo da eliminao dever ser efetuado por meio do Termo de Eliminao de Documentos, preenchido conforme modelo constante do ANEXO III, que faz parte integrante deste decreto. Pargrafo nico - Uma cpia de cada Termo de Eliminao de Documentos ser encaminhada ao Arquivo do Estado para a consolidao de dados e a realizao de estudos tcnicos na rea de gesto de documentos. Artigos 29 - Dos documentos destinados eliminao sero selecionadas amostragens para guarda permanente. Pargrafo nico - Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado eliminao, selecionado por meio de critrios qualitativos e quantitativos. Artigo 30 - A eliminao de documentos pblicos sem valor para guarda permanente ser efetuada por meio da fragmentao manual ou mecnica dos suportes de registro das informaes.
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Pargrafo nico - Os documentos em suporte-papel sero doados nos termos da legislao vigente. SEO VII Da Guarda Permanente de Documentos Artigo 31 - So considerados documentos de guarda permanente: I - os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que sero definitivamente preservados; II - os de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas declarados de interesse pblico e social, nos termos da lei; III - todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos da Administrao Pblica Estadual at o ano de 1940. Artigo 32 - Os documentos de guarda permanente no podero ser eliminados aps a microfilmagem, digitalizao ou qualquer outra forma de reproduo, devendo ser preservados pelo prprio rgo produtor ou recolhidos ao Arquivo do Estado. Pargrafo nico - Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo do Estado, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao, acesso e controle. Artigo 33 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente. SEO VIII Das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo Artigo 34 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos permanentes e multidisciplinares institudos nos rgos da Administrao Pblica Estadual nos termos do artigo 2 do Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989, responsveis pela elaborao e aplicao de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. Pargrafo nico - Os rgos que ainda no instituram suas Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero faz-lo dentro de 15 (quinze) dias, a contar da publicao deste decreto. Artigo 35 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo faro aplicar, em suas respectivas reas de atuao, os Planos de Classificao e as Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo. Pargrafo nico - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados eliminao, conforme o disposto no artigo 29, pargrafo nico deste decreto.
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Artigo 36 - s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo caber consultar, em caso de dvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das aes judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora ou r, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos. Artigo 37 - s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo cabe a elaborao e atualizao de Planos de Classificao de Documentos e de Tabelas de Temporalidade de Documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de seus respectivos rgos. 1- As propostas de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos s atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero ser encaminhadas ao Arquivo do Estado para aprovao e posteriormente oficializadas, nos termos do Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989. 2- Ao Arquivo do Estado, na condio de rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, caber o reexame, a qualquer tempo, das Tabelas de Temporalidade de Documentos. Artigo 38 - Para garantir a efetiva aplicao dos Planos de Classificao e das Tabelas de Temporalidade de Documentos, as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero solicitar as providncias necessrias para sua incluso nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos rgos. SEO IX Disposies Finais Artigo 39 - Ao Arquivo do Estado de So Paulo compete, sempre que solicitado, dar orientao tcnica na rea arquivstica s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo para elaborao e aplicao de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. Artigo 40 - Ao Arquivo do Estado caber decidir sobre a convenincia e a oportunidade de transferncias e recolhimentos de documentos ao seu acervo. Pargrafo nico - As transferncias e os recolhimentos devero obedecer aos cronogramas definidos pelo prprio Arquivo do Estado. Artigo 41 - As disposies deste decreto aplicam-se tambm aos documentos arquivsticos eletrnicos, nos termos da lei. Artigo 42 - As disposies deste decreto aplicam-se, no que couber, s autarquias estaduais, s fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, s empresas pblicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, e s organizaes sociais, definidas como tal pela Lei Complementar n 846, de 4 de junho de 1998, no exerccio de suas funes e atividades. Artigo 43 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
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Palcio dos Bandeirantes, 27 de agosto de 2004. GERALDO ALCKMIN Antnio Duarte Nogueira Jnior - Secretrio de Agricultura e Abastecimento Joo Carlos de Souza Meirelles - Secretrio da Cincia, Tecnologia, Desenvolvimento Econmico e Turismo Cludia Maria Costin - Secretria da Cultura Gabriel Chalita - Secretrio da Educao Mauro Guilherme Jardim Arce - Secretrio de Energia, Recursos Hdricos e Saneamento Eduardo Guardi - Secretrio da Fazenda Mauro Bragato - Secretrio-Adjunto, Respondendo pelo Expediente da Secretaria da Habitao Dario Rais Lopes - Secretrio dos Transportes Alexandre de Moraes - Secretrio da Justia e da Defesa da Cidadania Jos Goldemberg - Secretrio do Meio Ambiente Maria Helena Guimares de Castro - Secretria Estadual de Assistncia e Desenvolvimento Social Andrea Calabi - Secretrio de Economia e Planejamento Luiz Roberto Barradas Barata - Secretrio da Sade Saulo de Castro Abreu Filho - Secretrio da Segurana Pblica Nagashi Furukawa - Secretrio da Administrao Penitenciria Jurandir Fernandes - Secretrio dos Transportes Metropolitanos Francisco Prado de Oliveira Ribeiro - Secretrio do Emprego e Relaes do Trabalho Rubens Frascino Jordo - Secretrio-Adjunto, Respondendo pelo Expediente da Secretaria da Juventude, Esporte e Lazer Rogrio Ferreira - Secretrio de Comunicao Arnaldo Madeira - Secretrio-Chefe da Casa Civil Publicado na Casa Civil, aos 27 de agosto de 2004.
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ANEXO I a que se refere o artigo 26 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004
(Nome do rgo produtor) COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELAO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n _ _ /_ _
Funo: Subfuno: Atividade: Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares): Observaes complementares: Funo: Subfuno: Atividade: Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares): Observaes complementares: Total de caixas = Total de metros lineares = Local e data: Nome do (a) Coordenador (a) da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo: Assinatura:
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ANEXO II a que se refere o artigo 27 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004 (Nome do rgo produtor) COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n _ _ /_ _ O (A) Coordenador (a) da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo, instituda pela Resoluo/Portaria/Ato n _ _ , publicada (o) no Dirio Oficial do Estado de So Paulo de _ _/_ _ /_ _ , em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-meio (quando se tratar da eliminao de documentos das atividades-fim cuja Tabela de Temporalidade ainda no estiver oficializada, a redao ser: em conformidade com a Relao de Eliminao de Documentos aprovada pelo Diretor do Arquivo do Estado no Ofcio n _ _, de_ _ /_ _/_ _ ), faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30 dia subseqente data de publicao deste Edital, o (indicar o nome do rgo/Entidade/Empresa) eliminar os documentos abaixo relacionados. Os interessados podero requerer s suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo. Funo: Subfuno: Atividade: Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares): Funo: Subfuno: Atividade: Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares): Observaes complementares: Total de caixas = Total de metros lineares =
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ANEXO III a que se refere o artigo 28 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004 (Nome do rgo produtor) COMISSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n _ _/_ _ Aos _ _ _ dias do ms de _ _ _ do ano de _ _ _ , o (indicar o nome do rgo/ Entidade/Empresa), em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio (quando se tratar da eliminao de documentos das atividades-fim cuja Tabela de Temporalidade ainda no estiver oficializada, a redao ser: em conformidade com a Relao de Eliminao de Documentos aprovada pelo Diretor do Arquivo do Estado no Ofcio n _ _, de_ _ /_ _/_ _ ), procedeu eliminao dos documentos abaixo relacionados: Funo: Subfuno: Atividade: Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares): Observaes complementares: Funo: Subfuno: Atividade: Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares): Observaes complementares: (Nome e assinatura do representante da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo que presenciou a eliminao dos documentos)
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Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio e d providncias correlatas.
GERALDO ALCKMIN, GOVERNADOR DO ESTADO DE SO PAULO, no uso de suas atribuies legais, com base na manifestao da Secretria da Cultura e na proposta apresentada pelo Arquivo do Estado, na condio de rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, e Considerando que dever do Poder Pblico promover a gesto dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso s informaes neles contidas, de acordo com o 2 do artigo 216 da Constituio Federal e com o artigo 1 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Considerando que ao Estado cabe a definio dos critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais, bem como a gesto e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; Considerando as disposies do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP e do Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989, que determinou a instituio de Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo; Considerando os critrios e conceitos adotados no Estado para a gesto de documentos, aplicados para as atividades meio, Decreta: SEO I Do Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades Meio Artigo 1 - Fica aprovado o Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, constante do Anexo I, que faz parte integrante deste decreto, como modelo a ser adotado nos rgos da Administrao Pblica Estadual. Artigo 2 - O Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio apresenta um ndice, constante do Anexo II, que faz parte integrante deste decreto. Pargrafo nico - O ndice de que trata este artigo um instrumento complementar do Plano de Classificao que relaciona alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funes, subfunes e atividades, bem como os termos e expresses utilizados com maior freqncia para a recuperao dos documentos, a partir das variantes do seu contedo e das modalidades de sua produo.
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SEO II Da Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio Artigo 3 - Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado do So Paulo: Atividades - Meio, como modelo a ser adotado nos rgos da Administrao Pblica Estadual constante do Anexo III, que faz parte integrante deste decreto. Pargrafo nico - A tabela referida no caput indica todos os documentos de arquivo produzidos pela Administrao Pblica Estadual no exerccio de suas atividades meio, nos seguintes suportes: 1. papel; 2. magntico; 3. ptico; 4. filme; 5. fita. SEO III Das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo Artigo 4 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo faro aplicar, em suas respectivas reas de atuao, o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, aprovados por este decreto. Pargrafo nico - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados eliminao. Artigo 5 - Caber s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo comunicar ao Arquivo do Estado a eventual existncia de outros documentos de arquivo produzidos em decorrncia do exerccio de atividades-meio no indicados no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, para sua incorporao. Pargrafo nico - A comunicao dever ser obrigatoriamente acompanhada de proposta de temporalidade, devidamente justificada. Artigo 6 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao. Palcio dos Bandeirantes, 27 de agosto de 2004. GERALDO ALCKMIN
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decreto n 51.286, de 21 de novembro de 2006

Altera a redao e inclui dispositivo que especifica no Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004, que dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo. CLUDIO LEMBO, GOVERNADOR DO ESTADO DE SO PAULO, no uso de suas atribuies legais e considerando as atribuies cometidas Unidade do Arquivo Pblico do Estado pelo Decreto n 50.941, 5 de julho de 2006, Decreta: Artigo 1 - O artigo 7 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004, passa a vigorar com a seguinte redao: Artigo 7 - Cabe Unidade do Arquivo Pblico do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, para consecuo de suas finalidades, propor, orientar e implementar a poltica estadual de gesto de documentos. (NR) Artigo 2 - Fica includo pargrafo nico ao artigo 9 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004, com a seguinte redao: Pargrafo nico - Os critrios para a elaborao, padronizao e atualizao da referncia numrica indicativa dos rgos produtores constantes dos cdigos de classificao de documentos da Administrao Estadual Direta e Indireta, sero definidos pela Unidade do Arquivo Pblico do Estado por meio de Instrues Normativas. Artigo 3 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao. Palcio dos Bandeirantes, 21 de novembro de 2006. CLUDIO LEMBO
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instruo Normativa APE/SAESP 1, de 10 de maro de 2009

Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gesto, a preservao e o acesso contnuo aos documentos arquivsticos digitais da Administrao Pblica Estadual Direta e Indireta. O Coordenador do Arquivo Pblico do Estado, Unidade da Casa Civil, Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental, a proteo especial aos documentos de arquivo e as providncias para franquear aos cidados as informaes contidas na documentao governamental, de acordo com o 2 do art. 216 da Constituio Federal e com o art. 1 da Lei federal de arquivos 8.159, de 8-1-91; Considerando que ao Arquivo Pblico do Estado, na condio de rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, compete formular e implementar a poltica estadual de arquivos e exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do suporte em que a informao est registrada; Considerando as disposies dos Decs. 22.789-84, que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, 48.897-2004, que dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo, 48.898-2004, que aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio, e o 52.026-2007, que reorganiza a Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil; Considerando as recomendaes da UNESCO, do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), especialmente a Resoluo 20, de 16-7-2004, que dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, a Resoluo 24, de 3-8-2006, que estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas, e a Resoluo 25, de 27-4-2007, que dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR e Considerando, finalmente, a proposta do Grupo de Trabalho institudo pela Resoluo do Secretrio-Chefe da Casa Civil n 19, de 14-5-2008, aprovada conforme despacho constante no Processo CC-19.501-2009, expede a presente Instruo Normativa: Artigo 1 - A presente Instruo Normativa estabelece diretrizes e define procedimentos que devero ser adotados por todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta e Indireta, a fim de assegurar a gesto, a preservao e o acesso contnuo aos documentos arquivsticos digitais.
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Artigo 2 - Para efeitos do disposto nesta Instruo Normativa, considera-se: I - Acesso - direito, oportunidade ou meios de localizar, recuperar e usar a informao. II - Arquivo digital - conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por computador e armazenada em suporte apropriado. III - Assinatura digital - modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma operao matemtica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital so: a) ser nica para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatrio; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificao da integridade do documento; d) assegurar ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a princpio, o emitente a nica pessoa que tem acesso chave privada que gerou a assinatura. IV - Atualizao - tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para outro sem mudar sua codificao para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do suporte. V - Autenticidade - credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a qualidade de um documento ser o que diz ser e que est livre de adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo. VI - Avaliao de documentos - processo de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins de definio de seus prazos de guarda e de sua destinao. VII - Captura - incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por meio do registro, classificao e arquivamento. VIII - Certificado de autenticidade - declarao de autenticidade das reprodues dos documentos arquivsticos digitais, emitida pela instituio responsvel por sua preservao. IX - Certificao digital - atividade de reconhecimento em meio eletrnico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relao nica, exclusiva e intransfervel entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao. Esse reconhecimento inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora. X - Certificado digital - documento emitido e assinado digitalmente por uma autoridade certificadora, que contm dados que identificam seu titular e o relaciona sua respectiva chave-pblica. XI - Classificao de documentos - seqncia de operaes tcnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor, funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. XII - Classificao de segurana - atribuio de graus de sigilo a documentos ou s informaes neles contidas, conforme legislao especfica. XIII - Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo - grupo permanente e multidisciplinar institudo oficialmente nos rgos e entidades, responsvel pela elaborao e aplicao de Planos de classificao e de Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.
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XIV - Completeza - atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar conseqncias. XV- Confiabilidade - credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmao do fato. Existe quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida pelo exame da completeza da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criao. XVI - Confidencialidade - propriedade de certos dados ou informaes que no podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem autorizao para pessoas, entidades ou processos. XVII - Contexto tecnolgico - refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que envolve o documento. XVIII - Converso - tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas, tais como: 1. converso de dados: mudana de um formato para outro; 2. converso de sistema computacional: mudana do modelo de computador e de seus perifricos. XIX - Cpia de segurana - cpia feita de um arquivo ou de um documento que deve ser guardada sob condies especiais para a preservao de sua integridade no que diz respeito tanto forma quanto ao contedo, de maneira a permitir a recuperao de programas ou informaes importantes em caso de falha ou perda. XX - Correio eletrnico - sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrnica e outros documentos digitais por meio de redes de computadores. XXI - Credencial de segurana - 1. um ou vrios atributos associados a um usurio que definem as categorias de segurana segundo as quais o acesso concedido; 2. autorizao concedida por autoridade competente, que habilita o usurio a ter acesso a documentos, dados e informaes sigilosos. XXII - Criptografia - mtodo de codificao de dados segundo algoritmo especfico e chave secreta de forma que somente os usurios autorizados podem restabelecer sua forma original. XXIII - Custdia - responsabilidade jurdica de guarda e proteo de documentos de arquivo, independente de vnculo de propriedade. XXIV - Descritor - Palavra, expresso ou smbolo convencionados para expressar o contedo do documento e possibilitar sua recuperao de forma individualizada. XXV - Destinao - deciso decorrente da avaliao de documentos, que determina o seu encaminhamento para eliminao ou guarda permanente. XXVI - Digitalizao - processo de converso de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. XXVII - Disponibilidade - a razo entre o tempo durante o qual o sistema est acessvel e operacional e a unidade de tempo definida como referncia. XXVIII - Documento arquivstico - documento produzido, recebido ou acumulado por um rgo ou entidade no exerccio de suas funes e atividades.
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XXIX - Documento arquivstico digital documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, que pode ser produzido no contexto tecnolgico digital (documentos nato-digitais) ou obtido a partir de suportes analgicos (documentos digitalizados). XXX - Documento digital - documento codificado em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional, que pode ser produzido no contexto tecnolgico digital (objetos nato-digitais) ou obtido a partir de suportes analgicos (objetos digitalizados). XXXI - Documento digitalizado - documento convencional convertido para um padro de formato digital por meio de dispositivo apropriado. XXXII - Documento intermedirio - documento com uso pouco freqente que aguarda prazos de prescrio e precauo nas unidades que tenham atribuies de arquivo nos rgos ou entidades. XXXIII - Documento permanente - documento com valor histrico, probatrio e informativo que deve ser definitivamente preservado. XXXIV - Emulao - Utilizao de recursos computacionais que fazem uma tecnologia funcionar com as caractersticas de outra, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas. XXXV - Encapsulamento - tcnica que permite preservar a integridade de dados durante o processo de transmisso. XXXVI - Formato de arquivo - especificao de regras e padres descritos formalmente para interpretao dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser: 1. aberto quando as especificaes so pblicas (p.ex.: XML, HTML, ODF e RTF); 2. fechado - quando as especificaes no so divulgadas pelo proprietrio (p. ex.: DOC); 3. proprietrio - quando as especificaes so definidas por uma empresa que mantm seus direitos, sendo seu uso gratuito ou no (p.ex.: PDF, JPEG, DOC e GIF); 4. padronizado quando as especificaes so produzidas por um organismo de normalizao, sendo os formatos abertos e no proprietrios (p. ex.: XML). XXXVII - Gesto arquivstica de documentos conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. XXXVIII - Indexao - processo pelo qual se relacionam de forma sistemtica descritores ou palavras-chave que permitem a recuperao posterior do contedo de documentos e informaes. XXXIX - Integridade - estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada. XL - Mensagem de correio eletrnico Documento digital criado ou recebido via sistema de correio eletrnico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem. XLI - Metadados - so informaes estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a: 1. identificao e contexto documental (identificador nico, instituio produtora, nomes, assunto, datas, local, cdigo de classificao,
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tipologia documental, temporalidade, destinao, verso, documentos relacionados, idioma e indexao); 2. segurana (categoria de sigilo, informaes sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais); 3. contexto tecnolgico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependncias de hardware e software, tipos de mdias, algoritmos de compresso) e localizao fsica do documento. XLII - Migrao - conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade dos documentos digitais serem acessados face s mudanas tecnolgicas, que consiste na transferncia de um documento digital: a) de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna. A migrao pode ocorrer por converso, por atualizao ou por reformatao. XLIII - Patrimnio digital - conjunto de documentos digitais que possuem valor suficiente para serem preservados a fim de que possam ser consultados e utilizados no futuro. XLIV - Plano de classificao de documentos instrumento oficial utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, associando-o funo, subfuno e atividade que determinou a sua produo. XLV - Preservao digital - conjunto de aes destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos documentos digitais ao longo do tempo, e que devem alcanar todas as suas caractersticas essenciais: fsicas, lgicas e conceituais. XLVI - Programa de gesto arquivstica de documentos - conjunto de estratgias, procedimentos e tcnicas que permite o planejamento, a implantao e o controle da gesto arquivstica de documentos nos rgos e entidades. XLVII - Recolhimento - entrada de documentos em arquivos permanentes. XLVIII - Reformatao - 1. tcnica de migrao que consiste na mudana da forma de apresentao de um documento para fins de acesso ou manuteno dos dados; 2. apagar todos os dados de uma unidade de armazenamento. XLIX - Requisitos - conjunto de condies a serem cumpridas pelo rgo ou entidade, pelo sistema de gesto arquivstica de documentos e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso. L - Requisitos funcionais - conjunto de condies que refere-se ao registro e captura, classificao, tramitao, avaliao e destinao, recuperao da informao, acesso e segurana, armazenamento e preservao de documentos. LI - Requisitos no-funcionais - conjunto de condies que refere-se utilizao de padres abertos, independncia de fornecedor, integrao com sistemas legados, conformidade com a legislao e os padres de interoperabilidade do governo, atendimento a usurios internos e externos, facilidade de utilizao e desempenho. LII - Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos - conjunto de procedimentos e operaes tcnicas da gesto arquivstica de documentos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo.
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LIII - Suporte - base fsica sobre a qual a informao registrada. LIV - Tabela de temporalidade de documentos - instrumento resultante da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define os prazos de guarda e a destinao de cada srie documental. LV - Transferncia - passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. LVI - Trilhas de auditoria - conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou tentativas de interveno feitas no documento arquivstico digital ou no sistema computacional. CAPTULO I Da gesto arquivstica de documentos digitais Seo I Das consideraes gerais Artigo 3 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero integrar os documentos arquivsticos digitais aos seus respectivos programas de gesto arquivstica de documentos, observando os Planos de classificao de documentos, aprovados pelo Arquivo Pblico do Estado. Artigo 4 - Os programas de gesto arquivstica de documentos devero estar em conformidade com a poltica estadual de arquivos e gesto documental formulada e implementada pelo Arquivo Pblico do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP. Pargrafo nico - Os programas de gesto arquivstica de documentos so aplicveis independente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou hbridos em que os documentos e as informaes so produzidos e armazenados. Artigo 5 - A gesto arquivstica de documentos digitais, convencionais e hbridos dever prever a implementao de sistema informatizado que adotar, no mnimo, os requisitos obrigatrios e seus respectivos metadados, que constam do Anexo I que faz parte integrante desta Instruo Normativa, em conformidade com a Resoluo 25, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 27-4-2007. Pargrafo primeiro - recomendvel que o sistema informatizado de que trata o caput deste artigo incorpore, ainda, os requisitos altamente desejveis e seus respectivos metadados, que constam do Anexo II que faz parte integrante desta Instruo Normativa, em conformidade com a Resoluo 25, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 27-4-2007. Pargrafo segundo - O sistema informatizado utilizado como ferramenta da gesto arquivstica de documentos dever promover a integrao com sistemas legados de controle de documentos e outros sistemas de informao, evitando-se a perda ou corrupo de documentos e informaes. Artigo 6 - O Arquivo Pblico do Estado e profissionais responsveis pelas unidades de
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protocolo e arquivo devem integrar projeto de sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos, de suas unidades, em sua concepo, homologao, implementao e gerenciamento, a fim de assegurar o cumprimento dos requisitos e metadados previstos nesta Instruo Normativa. Artigo 7 - A classificao, os prazos de guarda e a destinao de documentos arquivsticos digitais devem obedecer aos critrios definidos pelo Dec. 48.898-2004, e pelos Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade de Documentos das AtividadesFim, elaborados nos termos do Dec. 48.897-2004, e aprovados pelo Arquivo Pblico do Estado. Pargrafo primeiro - Os documentos arquivsticos digitais de valor permanente, indicados nos Planos de classificao e nas Tabelas de temporalidade de documentos oficializados, so de guarda definitiva e no podero ser eliminados, mesmo no caso de se adotar quaisquer formas de reproduo. Pargrafo segundo - A eliminao de documentos arquivsticos digitais de guarda temporria, s poder ocorrer nos prazos previstos na Tabela de temporalidade de documentos, em conformidade com os procedimentos legais, e de forma irreversvel e permanente utilizando-se ferramentas que sobrescrevam o espao digital utilizado pelo arquivo. Artigo 8 - As mensagens de correio eletrnico e seus anexos so documentos arquivsticos digitais quando produzidas ou recebidas no exerccio de funo ou atividade do rgo ou entidade, e devero integrar os programas de gesto arquivstica de documentos, observando os Planos de classificao de documentos, aprovados pelo Arquivo Pblico do Estado. Pargrafo nico - Para assegurar sua eficcia plena enquanto documento arquivstico digital, a mensagem de correio eletrnico, acompanhada de seus anexos, deve: a) b) c) ter certificao digital ou ser transmitida em ambiente seguro que ateste a identidade do remetente; ser capturada, classificada e gerenciada por sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos; estar completa, ser redigida com linguagem apropriada comunicao oficial e emitida por pessoa autorizada.
Artigo 9 - Os documentos produzidos a partir de sistemas informatizados e bases de dados, gerados por rgos e entidades no exerccio de suas funes e atividades, e que tenham formas fixas e contedos estveis, so considerados documentos arquivsticos digitais. SEO II Da digitalizao de documentos Artigo 10 - Os projetos de digitalizao devero ser orientados por critrios previstos nos programas de gesto arquivstica de documentos e por anlise de custo-benefcio, considerando-se os seguintes fatores principais:
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a) prazo de guarda e destinao dos documentos, de acordo com as Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo, aprovadas pelo Arquivo Pblico do Estado; b) freqncia e intensidade de uso dos documentos; c) necessidade e possibilidade de integrao de documentos digitalizados com outros sistemas; d) custo do servio para a captura da imagem, classificao, descrio e indexao, recuperao e manuteno, incluindo mo-de-obra, infra-estrutura lgica e fsica; e) custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos digitalizao. Pargrafo nico - Os profissionais de arquivo e protocolo devero participar de projetos de digitalizao de documentos arquivsticos, a fim de contriburem com a anlise de custo-benefcio a que se refere o caput deste artigo. Artigo 11 - A eliminao de documentos arquivsticos submetidos a processo de digitalizao s dever ocorrer se estiver prevista na Tabela de temporalidade de documentos oficializada pelo rgo ou entidade, e autorizada pelo Arquivo Pblico do Estado. Artigo 12 - Os documentos arquivsticos de guarda permanente no podero ser eliminados aps a digitalizao, devendo ser recolhidos ao Arquivo Pblico do Estado ou preservados definitivamente pelo prprio rgo custodiador. Artigo 13 - Os servios de digitalizao de documentos devero prever: a) atividades tcnicas prvias de: 1. organizao, classificao, avaliao e descrio de documentos; 2. preparao de documentos a serem digitalizados, sob superviso de profissional qualificado: higienizao, desmetalizao e pequenos reparos; b) utilizao, preferencialmente, de padres e formatos abertos e estveis no mercado, definidos por organismos nacionais e internacionais de ampla aceitao e reconhecimento, para captura, manuteno e acesso aos documentos digitalizados; c) equipamentos e tecnologias que assegurem resoluo de imagem compatvel com necessidades especficas; d) interoperabilidade com outros sistemas; e) procedimentos de registro e controle de mdias; f) controle de qualidade das imagens por meio de sua visualizao e impresso; g) utilizao de sistema de indexao de imagens; h) controle do processo de gravao de imagens digitalizadas; i) digitalizao de sries documentais e no de documentos isolados, levando-se em considerao o valor probatrio ou informativo do conjunto; j) condies adequadas para guarda e preservao das mdias.
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SEO III Das condies para a transferncia e o recolhimento de documentos arquivsticos digitais Artigo 14 - Os documentos arquivsticos digitais a serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Pblico do Estado devero: a) ser previamente identificados, classificados e avaliados, incluindo os documentos no digitais que faam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido, conforme o previsto em Tabela de temporalidade de documentos aprovada pelo Arquivo Pblico do Estado e oficializada, nos termos do Dec. 29.838, de 18-4-89 e do Dec. 48.897, de 27-8-2004; b) vir acompanhados de instrumentos descritivos que permitam sua identificao, acesso e controle; c) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoo de procedimentos administrativos e tcnicos que gerenciem riscos e garantam a segurana de maneira a evitar corrupo ou perda de dados; d) vir acompanhados de Termo de Transferncia ou de Recolhimento para fins de prova e informao; f) estar no(s) formato(s) de arquivo digital definido(s) pelas normas do Arquivo Pblico do Estado; e g) ser enviados em mdia(s) ou protocolo(s) de transmisso previsto(s) pelas normas do Arquivo Pblico do Estado. Artigo 15 - Os rgos e entidades produtores e acumuladores de documentos devem assegurar a preservao, a autenticidade e a acessibilidade dos documentos arquivsticos digitais at a transferncia ou o recolhimento ao Arquivo Pblico do Estado. Artigo 16 - O Arquivo Pblico do Estado, no momento da transferncia ou recolhimento, proceder presuno de autenticidade dos documentos arquivsticos digitais, com base nos metadados obrigatrios previstos no Anexo I a que se refere o art. 5 desta Instruo Normativa. Pargrafo nico - A presuno de autenticidade tambm dever considerar a adoo pelo rgo ou entidade das estratgias, procedimentos e tcnicas de preservao e segurana, a que se referem o Captulo II desta Instruo Normativa. Artigo 17 - O Arquivo Pblico do Estado expedir cpias autnticas dos documentos digitais sob sua custdia. Artigo 18 - Os documentos arquivsticos digitais recebidos por meio de procedimento de transferncia ou recolhimento ao Arquivo Pblico do Estado devem estar sob a forma no criptografada e sem qualquer outro atributo tecnolgico que impea o acesso informao. Artigo 19 - O rgo ou entidade que transfere ou recolhe documentos arquivsticos
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digitais manter uma cpia, at que o Arquivo Pblico do Estado emita atestado de validao aprovando o processo de transferncia ou recolhimento. Pargrafo nico - A cpia a que se refere este artigo dever ser eliminada de forma irreversvel e por mtodo seguro e comprovado. Artigo 20 - As condies definidas para a transferncia e o recolhimento de documentos arquivsticos digitais ao Arquivo Pblico do Estado devero ser observadas tambm pelos demais rgos e entidades custodiadores de documentos arquivsticos digitais intermedirios e permanentes. CAPTULO II Da preservao e segurana de documentos arquivsticos digitais SEO I Da preservao Artigo 21 - Aos rgos e entidades custodiadores de documentos arquivsticos digitais caber: a) definir estratgias, procedimentos e tcnicas de preservao digital com sustentao legal, de maneira a possuir infra-estrutura organizacional, incluindo recursos humanos, tecnolgicos e financeiros adequados, para produzir, receber, descrever, preservar e dar acesso aos documentos arquivsticos digitais sob sua guarda, garantindo o armazenamento e segurana pelo tempo que for necessrio; b) garantir a manuteno e atualizao do ambiente tecnolgico como hardware, software, formatos de arquivo e mdias de armazenamento digital, responsvel pela preservao e acesso aos documentos arquivsticos digitais. Artigo 22 - As estratgias, procedimentos e tcnicas de preservao devero ser integrados aos programas de gesto arquivstica de documentos, registrados e revisados periodicamente, visando controlar os riscos decorrentes: a) da degradao do suporte (mdia); b) da obsolescncia tecnolgica; c) da dependncia de fornecedor ou fabricante. Artigo 23 - Os riscos decorrentes da degradao do suporte devem ser evitados por meio da adoo de adequadas condies ambientais de armazenamento e manipulao, do uso de suporte de qualidade, com vida til prevista apropriada aos propsitos da preservao, do controle do processo de gravao, da gerao de cpias de segurana e seu armazenamento em local fisicamente separado, e da aplicao de tcnicas de migrao, antes do fim da vida til do suporte. Pargrafo nico - As condies ambientais adequadas para armazenamento do suporte e a sua vida til prevista ou pretendida devem ser indicadas pelos fabricantes e por entidades isentas e reconhecidas, com base em estatstica de uso. Artigo 24 - Os riscos decorrentes da obsolescncia tecnolgica devem ser evitados
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com o monitoramento permanente dos avanos tecnolgicos, aes rotineiras de manuteno e aplicao de tcnicas de preservao digital comumente utilizadas, tais como migrao, emulao, encapsulamento e converso de dados. Artigo 25 - Os riscos decorrentes da dependncia de fornecedor ou fabricante de software, hardware e formato devem ser evitados com a migrao, com a utilizao de solues independentes e de padres abertos de formatos de arquivo, de ampla aceitao por organismos oficiais, em mbito nacional e internacional, e de recursos tecnolgicos estveis e consolidados no mercado. Artigo 26 - As aes de preservao so contnuas e devem ser implementadas e monitoradas desde a produo dos documentos at a sua destinao final por sistema informatizado de gesto arquivstica, a que se refere o artigo 5 desta Instruo Normativa, em conformidade com os requisitos obrigatrios previstos no Anexo I. Pargrafo nico - A recuperao e disponibilidade do acervo digital devero ser asseguradas mediante eventual descontinuidade, sinistro ou falta de manuteno de sistema informatizado de gesto arquivstica, ou de quaisquer outros sistemas gerenciadores. SEO II Da segurana Artigo 27 - Os programas de gesto arquivstica de documentos devero prever controles de acesso, trilhas de auditoria e procedimentos de segurana que garantam a integridade, a confiabilidade e a disponibilidade dos documentos arquivsticos digitais, sua proteo contra perdas, acidentes e intervenes no autorizadas, bem como a sua recuperao e restaurao, quando necessrio. Artigo 28 - O controle de acesso e a recuperao de documentos arquivsticos digitais e seus metadados deve ser implementado por meio de procedimentos de identificao de usurios, com base nas credenciais de segurana e por procedimentos que limitem aos responsveis o acesso ao ambiente de armazenamento. Artigo 29 - O controle de acesso aos documentos arquivsticos digitais sigilosos deve prever a classificao da informao quanto ao seu grau de sigilo, nos termos da lei, bem como a utilizao de procedimentos adicionais de segurana, tais como assinatura e certificao digitais, criptografia ou mesmo a guarda de documentos fora da rede. Artigo 30 - A assinatura e a certificao digitais devem utilizar infra-estrutura de chaves pblicas, nos termos da lei, observadas as disposies do Decreto estadual 48.599, de 12-4-2004, que regula a contratao da prestao de servios de certificao digital no mbito da Administrao Pblica Estadual. Artigo 31 - As intervenes ou tentativas de intervenes feitas nos documentos arquivsticos digitais ou no sistema computacional devem ser registradas de modo a permitir que possam ser rastreadas em trilhas de auditoria. Pargrafo nico - As trilhas de auditoria devem estar disponveis para inspeo e no podem ser excludas antes dos prazos previstos nas Tabelas de temporalidade de
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documentos oficializadas, mesmo que implique em transferir cpia da trilha para outro espao de armazenamento com a subseqente liberao do espao original. Artigo 32 - As cpias de segurana de documentos arquivsticos digitais e seus metadados, bem como de parmetros do sistema operacional, do gerenciador de banco de dados, do sistema informatizado de gerenciamento e do software aplicativo, devem ser realizadas regularmente e de acordo com as necessidades especficas, visando garantir a recuperao dos documentos, em caso de sinistro ou falhas nos sistemas computacionais. Pargrafo nico - As cpias de segurana devem ser armazenadas em locais diferentes e fisicamente distantes. Artigo 33 - A segurana da infra-estrutura de instalaes do acervo arquivstico digital e de sistemas gerenciadores deve levar em conta o controle de temperatura e umidade relativa do ar, a iluminao, o fornecimento estvel de energia eltrica, a instalao e manuteno de equipamentos contra incndio e de pra-raios, e o controle de acesso s salas de computadores servidores por profissionais credenciados. Artigo 34 - Os sistemas informatizados que gerenciam ou armazenam documentos arquivsticos digitais devero observar requisitos de autoproteo definidos por organismos nacionais e internacionais de ampla aceitao e reconhecimento, bem como devero interagir com outros sistemas de proteo, tais como antivrus, firewall, anti-spywere. CAPTULO III Disposies Finais Artigo 35 - As eventuais dvidas decorrentes da aplicao desta Instruo Normativa devero ser submetidas anlise e orientao tcnica do Arquivo Pblico do Estado, Unidade da Casa Civil. Artigo 36 - O Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, em conjunto com os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta e Indireta, dever proceder definio e atualizao de normas, procedimentos e padres mencionados nesta Instruo Normativa, que sero disponibilizados no stio do Arquivo Pblico do Estado. Artigo 37 - Esta Instruo Normativa entra em vigor na data de sua publicao.
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ANEXO I a que se refere o artigo 5 da Instruo Normativa APE/SAESP - 1, de 10-3-2009

CDIGO 1 REQUISITO OBRIGATRIO Organizao dos documentos arquivsticos: Planos de Classificao e manuteno de documentos. Configurao e Administrao de Planos de Classificao de Documentos Elaborao de Planos de Classificao de Documentos para o rgo ou entidade. Os Planos de Classificao de Documentos devem ser aprovados pelo Arquivo Pblico do Estado, nos termos da legislao vigente. OBSERVAO METADADO DEFINIO
1.1 1.1.1
1.1.2
Garantir a criao de funes, subfunes, atividades e sries de acordo com os Planos de Classificao de Documentos. Permitir a usurios autorizados acrescentar novas funes, subfunes, atividades ou sries documentais sempre que se fizer necessrio; Registrar a data de abertura de uma nova funo, subfuno, atividade ou srie no respectivo metadado. Registrar a mudana de nome de uma funo, subfuno, atividade ou srie j existente no respectivo metadado. Registro de abertura Registro de mudana de nome de funo/ sufuno/atividade/srie Registra informaes: data/hora e responsvel pela abertura. Registra informaes: data/hora, responsvel e nome anterior.
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
Permitir o deslocamento de uma funo inteira, Nesse caso, necessrio fazer o incluindo as subfunes, atividades e sries dos registro do deslocamento nos metadados do Plano de Classificao. documentos ali classificados, para um outro ponto do Plano de Classificao.
Registra informaes: data/hora, resRegistro de deslocamento de ponsvel e subordinao anterior. funo/sufuno/ atividade/srie (mudana de subordinao) Registra informaes: data/hora e responsvel pela extino.
1.1.7
Registro de exPermitir que um usurio autorizado apague uma S pode ser apagada uma funo, funo, subfuno, atividade ou srie inativa. subfuno, atividade ou srie que no tino de funo, subfuno, ativitenha documentos ali classificados. dade ou srie Permitir que um usurio autorizado inative uma funo, subfuno, atividade ou srie onde no sero mais classificados documentos, podendo reativ-las se necessrio.
1.1.8
Registro de desa- Registra informaes: data/hora e tivao responsvel pela desativao.
Registro de reativao Indicador de funo, subfuno, atividade ou srie ativa/inativa 1.1.9 Essa eliminao poder ocorrer a Impedir a eliminao de uma funo, subfuno, atividade ou srie que tenham documentos partir do momento em que todos os documentos ali classificados tenham ali classificados. sido recolhidos ou eliminados, e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido reclassificados.
Registra informaes: data/hora e responsvel pela reativao. Indica se a funo, subfuno, atividade ou srie esto ativas ou inativas.
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CDIGO 1.1.10
REQUISITO OBRIGATRIO Permitir a associao de metadados s funes, subfunes, atividades ou sries conforme estabelecido no padro de metadados, e restringir a incluso e alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados. Disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuio de identificadores a funes, subfunes, atividades e sries do Plano de Classificao, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicao: Atribuio de um cdigo numrico;
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
1.1.11
1.1.11.1
Classificao cdigo
Registra a referncia numrica que associa o documento ao seu contexto de produo, composta das seguintes unidades de informao: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental. Refere-se denominao do rgo produtor, da funo, subfuno, atividade e srie documental.
1.1.11.2
Atribuio de um termo que identifique cada funo, subfuno, atividade ou srie. Assegurar que os termos completos, que identificam cada funo, subfuno, atividade ou srie, sejam nicos no Plano de Classificao. Utilizar o termo completo para identificar uma funo, subfuno, atividade ou srie. Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente quela funo. Exemplo: Gesto de Bens Materiais e Patrimoniais Controle de compras, servios e obras Licitao e administrao de contratos Contrato
Classificao nome
1.1.12
1.1.13
1.1.14
Prover funcionalidades para elaborao de relatrios para apoiar a gesto dos Planos de Classificao, incluindo a capacidade de: Gerar relatrio completo dos Planos de Classificao; Gerar relatrio parcial dos Planos de Classificao a partir de um ponto determinado na hierarquia; Gerar relatrio de documentos classificados em uma ou mais funes, subfunes, atividades ou sries dos Planos de Classificao; Gerar relatrio de documentos classificados por unidade administrativa. Classificao e metadados das sries documentais Permitir a classificao das sries documentais somente nas funes, subfunes e atividades autorizadas. Permitir a classificao de um nmero ilimitado de sries documentais dentro de uma funo, subfuno ou atividade.
1.1.14.1 1.1.14.2
1.1.14.3
1.1.14.4 1.2 1.2.1
1.2.2
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CDIGO 1.2.3
REQUISITO OBRIGATRIO Utilizar a classificao completa (funo, subfuno e atividade) para identificar uma srie documental, tal como especificado no item 1.1.12.
OBSERVAO
METADADO Atividade
DEFINIO Indica a ao, encargo ou servio decorrente do exerccio de uma funo, que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim. Indica o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecuo de seus objetivos, que pode ser identificada como direta ou essencial e indireta ou auxiliar. Indica a instituio ou entidade juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes do Estado. Indica o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao. Indica o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma modalidade da respectiva funo.
Funo
rgo Produtor
Srie
Subfuno
1.2.4
Permitir a associao de metadados s sries documentais e restringir a incluso e alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados. Associar os metadados das sries documentais conforme estabelecido no padro de metadados. Permitir que sejam associados, automaticamente, a uma nova srie documental determinados metadados pr-definidos relacionados funo, subfuno ou atividade que lhe deu origem. Permitir a reclassificao por usurio autorizado de uma srie documental e dos documentos que a integram. Permitir que na reclassificao da srie sejam associados, automaticamente, aos documentos que a integram todos os seus metadados prdefinidos. Gerenciamento de documentos Registro de Registrar nos metadados a data da produo ou Essa data pode se constituir em parecebimento e encerramento do documento. rmetro para aplicao dos prazos de abertura guarda e destinao do documento. Registro de encerramento Registra informaes: data/hora e responsvel pela abertura. Registra informaes: data/hora e responsvel pelo encerramento.
1.2.5
1.2.6
1.2.7
1.2.8
1.3 1.3.1
1.3.2
Permitir que um documento seja encerrado atravs de procedimentos regulamentares e somente por usurios autorizados. Permitir a consulta aos documentos j encerrados por usurios autorizados.
1.3.3
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CDIGO 1.3.4
REQUISITO OBRIGATRIO Impedir o acrscimo de novos documentos a processos ou expedientes j encerrados. Impedir a eliminao de uma unidade de arquivamento digital ou de qualquer parte de seu contedo em todas as ocasies, a no ser nos prazos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos. Garantir a integridade da relao hierrquica entre funo, subfuno, atividade, srie, documento, volume e item documental em todos os momentos, independentemente de atividades de manuteno, aes do usurio ou falha de componentes do sistema. Requisitos adicionais para o gerenciamento de documentos Prever a formao/autuao de processos, por usurio autorizado conforme estabelecido em legislao especfica. Prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numerao sequencial sem falhas, no se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numerao. Controlar a renumerao dos documentos integrantes de um processo digital.
OBSERVAO Processos ou expedientes encerrados devero ser reabertos para receber novos documentos. A eliminao ser devidamente registrada em trilha de auditoria.
METADADO
DEFINIO
1.3.5
1.3.6
Em hiptese alguma poder ocorrer uma situao em que qualquer ao do usurio ou falha do sistema d origem a uma inconsistncia na base de dados do Sistema.
1.4 1.4.1
1.4.2
Numerao de folhas de documentos Este requisito tem por objetivo impedir a excluso no autorizada de documentos de um processo. Casos especiais que autorizem a renumerao devem obedecer aos procedimentos oficiais. Este procedimento dever ser registrado nos metadados do expediente ou processo. O apensamento o ato de anexar um processo/expediente a outro que com ele esteja relacionado, por determinao legal ou a pedido de uma das partes, em carter temporrio, permanecendo o processo/ expediente apensado, fora do documento principal. Numerao de folhas de documentos
Numerao sequencial das folhas de documentos inseridos em um processo, expediente ou dossi. Numerao sequencial das folhas de documentos inseridos em um processo, expediente ou dossi.
1.4.3
1.4.4
Prever procedimentos para juntada/desentranhamento, incorporao/desincorporao, apensamento/desapensamento e desmembramento de documentos aos expedientes ou processos, de acordo com os procedimentos oficiais.
Registro de apensamento
Registrar informaes: data/hora do apensamento, responsvel pelo apensamento, identificador do processo que foi apensado.
Este procedimento dever ser registrado nos metadados do expediente ou processo. O desapensamento o ato de separar fisicamente um ou mais documentos (processo/expediente) apensados. Este procedimento dever ser registrado nos metadados do expediente ou processo. O desentranhamento o procedimento que consiste na retirada autorizada de um ou mais documentos juntados a um processo ou expediente.
Registro de desa- Registrar informaes: data/hora do pensamento desapensamento, responsvel pelo desapensamento, identificador do processo que foi desapensado.
Registro de desentranhamento
Registra informaes: data/hora do desentranhamento, responsvel pelo desentranhamento, identificador das peas que foram desentranhadas.
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CDIGO
REQUISITO OBRIGATRIO
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO Registra informaes: data/hora, responsvel pela desincorporao, identificador do processo/expediente que foi desincorporado.
Este procedimento dever ser regis- Registro de desincorporao trado nos metadados do expediente ou processo. A desincorporao consiste em procedimento corretivo de uma incorporao impropriamente realizada. Este procedimento dever ser registrado nos metadados do expediente ou processo. O desmembramento consiste na retirada autorizada de documentos de um processo/expediente para a formao de um outro processo/expediente. Registro de desmembramento
Registrar informaes: data/hora do desmembramento, responsvel pelo desmembramento, registro dos documentos retirados, identificador do novo processo formado com os documentos retirados. Registra informaes: data/hora da incorporao, responsvel pela incorporao, identificador dos processos que foram incorporados.
Este procedimento dever ser regis- Registro de incorporao trado nos metadados do expediente ou processo. A incorporao consiste em incorporar um processo interno a outro quando estes tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas. Este procedimento dever ser registrado nos metadados do expediente ou processo. A juntada o ato de inserir em um processo/expediente, em carter definitivo, outros documentos que dele faro parte integrante. 1.4.5 1.4.6 Prever o encerramento de expediente e processo, incluindo seus volumes e seus metadados. Prever o desarquivamento para reabertura de expediente ou processo por usurio autorizado, de acordo com os procedimentos oficiais. Volumes: abertura, encerramento e metadados Permitir que um volume herde automaticamente do expediente ou processo ao qual pertence, determinados metadados pr-definidos, como por exemplo, procedncia, classificao e temporalidade. Permitir a abertura de volumes a qualquer expediente ou processo que no esteja encerrado. Assegurar que um volume somente conter documentos. No permitido que um volume contenha outro volume ou um outro expediente ou processo. Permitir que um volume seja encerrado atravs de procedimentos oficiais e somente por usurios autorizados. Assegurar que, ao abrir um novo volume, o volume precedente seja automaticamente encerrado. Apenas o volume produzido mais recentemente poder estar aberto, todos os outros volumes existentes nesse expediente ou processo tm que estar fechados. Registro de encerramento de volume Registro de abertura Para manter a integridade do expediente ou processo somente o ltimo volume receber novos documentos. Registro de juntada
Registra informaes: data/hora da juntada, responsvel pela juntada, identificador do documento que foi juntado.
Registro de encerramento Registro de reabertura Nmero do volume
Registra informaes: data/hora e responsvel pelo encerramento. Registra informaes: data/hora e responsvel pela reabertura. Nmero sequencial de registro atribudo aos volumes de um processo/ expediente.
1.5
1.5.1
1.5.2 1.5.3
Registra informaes: data/hora e responsvel pela abertura.
1.5.4
Registra informaes: data/hora e responsvel pelo encerramento de volume.
1.5.5
1.5.6
Impedir a reabertura de um volume j encerrado para acrscimo de documentos.
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CDIGO 1.6
REQUISITO OBRIGATRIO Gerenciamento de documentos arquivsticos convencionais, digitais e hbridos. Capturar documentos arquivsticos convencionais, digitais e hbridos e gerenci-los com base nos mesmos Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade de Documentos.
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
1.6.1
Tipo de suporte
1. Indicar se o documento digital, convencional ou hbrido.2. Especificar o material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco magntico, disco ptico, meio digital. Registra o cdigo gerado automaticamente que identifica o expediente, o processo ou o item documental de maneira a distingu-los dos demais. 1. Indicar se o documento digital, convencional ou hbrido.2. Especificar o material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco magntico, disco ptico, meio digital. Registra o local de armazenamento atual do documento. Pode ser um lugar (depsito, estante, repositrio digital), uma notao fsica ou um link. Registra informaes: identificao do documento, data/hora de transmisso, remetente, data/hora do recebimento, destinatrio, situao do trmite.
1.6.2
Gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de documentos hbridos, associando-as com o mesmo nmero identificador atribudo pelo sistema, alm de indicar que se trata de um documento arquivstico hbrido.
Identificador nico
Tipo de suporte
1.6.3
Permitir a configurao de um conjunto especfico de metadados para os documentos convencionais e a incluso de informaes sobre o local de arquivamento.
Localizao
1.6.4
Ter mecanismos para acompanhar a tramitao do documento arquivstico convencional, digital ou hbrido, de forma que se evidencie ao usurio a localizao atual do documento. Ser capaz de oferecer ao usurio funcionalidades para solicitar ou reservar a consulta a um documento arquivstico convencional, enviando uma mensagem para o detentor atual desse documento ou para o Administrador. Assegurar que a recuperao de um documento hbrido permita igualmente a recuperao dos metadados tanto da parte digital como da parte convencional. Sempre que os documentos hbridos estiverem classificados quanto ao grau de sigilo, garantir que a parte convencional e a parte digital correspondente recebam a mesma classificao de sigilo. Registrar na trilha de auditoria todas as alteraes efetuadas nos metadados dos documentos convencionais e hbridos. Tramitao e fluxo de trabalho Controle do fluxo de trabalho Um recurso de fluxo de trabalho tem que fornecer os passos necessrios para o cumprimento de trmites preestabelecidos ou ad hoc. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um documento, de um agente para outro, a fim de registrar uma manifestao ou deciso.
Registro de tramitao
1.6.5
1.6.6
1.6.7
1.6.8
2 2.1 2.1.1
Registra informaes: identificao do documento, data/hora de transmisso, remetente, data/hora do recebimento, destinatrio, situao do trmite.
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CDIGO 2.1.2
REQUISITO OBRIGATRIO Ter capacidade, sem limitaes, de estabelecer o nmero necessrio de trmites nos fluxos de trabalho. Disponibilizar uma funo para avisar a um agente que participe do fluxo que um documento lhe foi enviado, especificando a ao necessria. Permitir que fluxos de trabalho pr-programados sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usurio autorizado. Registrar na trilha de auditoria todas as alteraes ocorridas nesse fluxo. Registrar a tramitao dos documentos a fim de que os usurios possam conhecer a situao de cada documento no processo.
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
2.1.3
2.1.4
2.1.5 2.1.6
Registra informaes: identificao do documento, data/hora de transmisso, remetente, data/hora do recebimento, destinatrio, situao do trmite. Registra informaes: identificao do documento, data/hora de transmisso, remetente, data/hora do recebimento, destinatrio, situao do trmite.
2.1.7
Fornecer um histrico da tramitao dos documentos.
O histrico de tramitao corresponde a um conjunto de metadados de datas de entrada e sada; nomes de responsveis; providncias etc.
2.1.8
Incluir processamento condicional, isto , permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e prossiga, automaticamente, quando este recebido. Reconhecer indivduos e grupos de trabalho como participantes. Fornecer meios de elaborao de relatrios completos para permitir que gestores monitorem a tramitao dos documentos e o desempenho dos participantes. Registrar a tramitao de um documento em seus metadados. Os metadados referentes tramitao devem registrar data e hora de envio e de recebimento e identificao do usurio. Controle de verses e forma do documento Registrar a forma de transmisso do documento, ou seja, se minuta, original ou cpia. Forma Registra o estgio de preparao e transmisso de documentos: original (primeiro documento completo e efetivo), cpia (resultado da reproduo de um documento), minuta ou rascunho (verso preliminar do documento). Uma ou mais variantes de um mesmo documento. Registra informaes: Identificador da verso, descrio de alteraes, data/hora da produo da verso.
2.1.9 2.1.10
2.1.11
2.2 2.2.1
2.2.2
Controlar as diversas verses de um documento que est sendo tramitado.
Verso
2.2.3 2.2.4
Associar e relacionar as diversas verses de um documento. Manter o identificador nico do documento, e o controle de verses deve ser registrado em metadados especficos.
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CDIGO 3 Captura
OBSERVAO
METADADO Domnio
DEFINIO Origem do registro do documento. Instituio legitimamente responsvel pela captura, autuao ou registro do documento.
3.1 3.1.1
Captura: procedimentos gerais A captura tem que garantir a execuo das seguintes funes: Nmero de protocolo Nmero sequencial automtico de registro no Sistema, atribudo ao documento no ato do protocolo.
Nmero do docu- Nmero atribudo ao documento no mento ato de sua criao. Corresponde sigla do rgo produtor, nmero atribudo e data da produo. Nmero do pro- Nmero sequencial atribudo ao processo/expediente cesso ou expediente (por ano). Registro de captura 3.1.1.1 3.1.1.2 Registrar e gerenciar todos os documentos convencionais; Registrar e gerenciar todos os documentos digitais e hbridos, independente do contexto tecnolgico; Classificar todos os documentos de acordo com os Planos de Classificao; Classificao cdigo Registra a referncia numrica que associa o documento ao seu contexto de produo, composta das seguintes unidades de informao: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental Registra informaes: identificao do documento, data/hora da captura, responsvel pela captura.
3.1.1.3
3.1.1.4 3.1.2 3.1.2.1 3.1.2.2
Controlar e validar a introduo de metadados. Capturar documentos digitais das seguintes formas: Captura de documentos produzidos dentro do Sistema; Captura de documento individual produzido em arquivo digital fora do Sistema, inclusive mensagens de correio eletrnico; Captura de documento individual produzido em workflow ou outros sistemas integrados ao Sistema; Captura de documentos em lote. Aceitar o contedo do documento, bem como as informaes que definem sua aparncia, mantendo as associaes entre as vrias informaes digitais relacionadas ao documento, isto , anexos e links de hipertexto. Permitir a insero de todos os metadados, obrigatrios e altamente desejveis, definidos na sua configurao e garantir que se mantenham associados ao documento: Nome do arquivo digital; Nome do arquivo digital Corresponde denominao padronizada das sries documentais, prevista nos Planos de Classificao de Documentos.
3.1.2.3
3.1.2.4 3.1.3
3.1.4
3.1.4.1
52
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CDIGO 3.1.4.2
REQUISITO OBRIGATRIO Nmero identificador atribudo pelo Sistema;
OBSERVAO
METADADO Identificador nico
DEFINIO Registra o cdigo gerado automaticamente que identifica o expediente, o processo ou o item documental de maneira a distingu-los dos demais.
3.1.4.3
Data de produo ou recebimento;
Data de produo Registro cronolgico (data e hora) e tpico (local) da produo do documento.
3.1.4.4 3.1.4.5 3.1.4.6
Data e hora de transmisso e recebimento; Data e hora da captura; Descrio abreviada; Descrio Corresponde ao assunto. Trata-se de um resumo abreviado do contedo do documento, elaborado com o uso de vocabulrio controlado. Diferente do j estabelecido no cdigo de classificao. Registra a referncia numrica que associa o documento ao seu contexto de produo, composta das seguintes unidades de informao: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental
3.1.4.7
Classificao de acordo com os Planos de Classificao;
Classificao cdigo
3.1.4.8 3.1.4.9
Prazos de guarda; Autor (pessoa fsica ou jurdica); Autor Indica a pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e competncia para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento foi emitido. Indica o responsvel pela elaborao do documento. Indica a pessoa a quem pertence o endereo eletrnico ou a conta de login onde o documento gerado ou enviado. Indica a pessoa fsica ou jurdica a quem o documento dirigido. Indica o rgo ou setor que produziu o documento no exerccio de suas funes e atividades. O documento permanece na Unidade Produtora cumprindo seu prazo de vigncia, ou seja, durante o tempo necessrio para que produza efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo a finalidade que determinou sua produo. Registra se foi feita anotao no documento.
3.1.4.10 3.1.4.11
Redator (se diferente do autor); Originador;
Redator Originador
3.1.4.12 3.1.4.13
Destinatrio (com seu cargo); Nome do setor responsvel pela execuo da ao contida no documento;
Destinatrio Unidade produtora de documentos
3.1.4.14 3.1.4.15 3.1.4.16
Indicao de anotao; Indicao de anexos; Restrio de acesso;
Indicao de anotao
Nveis de acesso
Indica os nveis de acesso segundo a classificao da informao quanto categoria e ao grau de sigilo e restrio de acesso. Registra informaes: data/hora e responsvel pela classificao de categoria e grau de sigilo.
Registro de classificao de sigilo
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CDIGO
OBSERVAO
METADADO Registro de desclassificao de sigilo
DEFINIO Registra informaes: data/hora e responsvel pela desclassificao de categoria e grau de sigilo.
3.1.4.17 3.1.4.18
Registro das migraes e data em que ocorreram. Espcie/tipo/gnero documental; Espcie Registra a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Ex.: processo, ata, relatrio, projeto Registra a configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Ex.: audiovisual, textual, cartogrfico, iconogrfico Refere-se a configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: processo de adiantamento, ata de reunio, relatrio de atividades, projeto de edificao. Uma ou mais variantes de um mesmo documento. Registra informaes: Identificador da verso, descrio de alteraes, data/hora da produo da verso. Registro de relaes significantes do documento com outros pelo fato de registrarem a mesma atividade, pessoa ou situao ou diferentes nveis de agregao (processo/expediente, volume e documento) ou diferentes manifestaes do mesmo documento em diversos formatos. Registra o ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que envolve o documento.
Gnero
Tipo documental
3.1.4.19
Indicao de verso;
Verso
3.1.4.20
Associaes a documentos diferentes que possam estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao;
Relao com outros documentos
3.1.4.21
Formato e software (nome e verso) sob o qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado; Mscaras de formatao (template) necessrias para interpretar a estrutura do documento; Descritores (diferentes dos j estabelecidos nos Planos de Classificao); Localizao fsica;
Contexto tecnolgico
3.1.4.22 3.1.4.23 3.1.4.24
Localizao
Registra o local de armazenamento atual do documento. Pode ser um lugar (depsito, estante, repositrio digital), uma notao fsica ou um link. Registra o idioma em que expresso o contedo do documento. Registra a quantidade de folhas/ pginas do documento.
3.1.4.25 3.1.4.26 3.1.5
Idioma Quantidade de folhas/pginas Prever a insero dos metadados obrigatrios, previstos em procedimentos oficiais, no momento da captura de documentos.
Idioma Quantidade de folhas/pginas
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CDIGO 3.1.6
REQUISITO OBRIGATRIO Atribuir um nmero identificador para cada documento, que serve para identific-lo desde o momento da captura at sua destinao final dentro do Sistema. O formato do nmero identificador atribudo pelo Sistema deve ser definido no momento da configurao do Sistema. O nmero identificador atribudo pelo Sistema tem que:
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
3.1.7
O identificador deve ser nico e sequencial e pode ser numrico ou alfanumrico. Identificador nico Registra o cdigo gerado automaticamente que identifica o expediente, o processo ou o item documental de maneira a distingu-los dos demais.
3.1.8
3.1.8.1 3.1.8.2
Ser gerado automaticamente, sendo vedada sua introduo manual e alterao posterior; ou Ser atribudo pelo usurio e validado pelo Sistema antes de ser aceito; Uma opo seria gerar o nmero identificador automaticamente, mas nesse caso, ocult-lo do usurio, permitindo a este introduzir uma seqncia no necessariamente nica como um identificador. O usurio empregaria essa seqncia como um identificador, mas o Sistema a consideraria como metadado pesquisvel, definido pelo usurio. Classificao cdigo Registra a referncia numrica que associa o documento ao seu contexto de produo, composta das seguintes unidades de informao: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental Registra o cdigo gerado automaticamente que identifica o expediente, o processo ou o item documental de maneira a distingu-los dos demais. Indica se o documento tem anexos. Registra o nome e/ou identificao da pessoa fsica ou jurdica cujo contedo do documento lhe interessa diretamente. Registra a instituio que originou o documento. Registro de relaes significantes do documento com outros pelo fato de registrarem a mesma atividade, pessoa ou situao ou diferentes nveis de agregao (processo/expediente, volume e documento) ou diferentes manifestaes do mesmo documento em diversos formatos.
3.1.9
Prever a adoo da numerao nica de documentos de acordo com a legislao especfica a fim de garantir a integridade do nmero atribudo ao documento na unidade protocolizadora de origem.
Identificador nico
Indicao de anexos Interessado
Procedncia Relao com outros documentos
3.1.10
Garantir que os metadados associados a um documento sejam inseridos somente por usurios autorizados. Garantir que os metadados associados a um documento sejam alterados somente por administradores e usurios autorizados e devidamente registrados em trilhas de auditoria.
3.1.11
55
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CDIGO 3.1.12
REQUISITO OBRIGATRIO Garantir a visualizao do registro de entrada do documento dentro do Sistema com todos os metadados inseridos automaticamente e os demais a serem atribudos pelo usurio. Garantir a insero de outros metadados aps a captura. Sempre que um documento digital tiver mais de uma verso, o Sistema tem que permitir que os usurios selecionem pelo menos uma das seguintes aes: Registrar todas as verses do documento como um s documento arquivstico; Registrar uma nica verso do documento como um documento arquivstico; Registrar cada uma das verses do documento, separadamente, como um documento arquivstico. Em relao aos documentos digitais que mantm associaes com outras informaes digitais, o Sistema tem que: Tratar o documento como uma unidade indivisvel, assegurando a relao entre as informaes digitais; Preservar a integridade do documento, mantendo a relao entre as informaes digitais; Garantir a integridade do documento quando da recuperao, visualizao e gesto posteriores; Gerenciar a destinao de todos as informaes digitais que compem o documento como uma unidade indivisvel. Emitir um aviso caso o usurio tente registrar um documento que j tenha sido registrado no mesmo expediente/processo. Captura em lote
OBSERVAO Exemplo: o Sistema pode atribuir, automaticamente, o nmero identificador, a data de captura, o originador e requerer que o usurio preencha os demais metadados. Exemplo: data e hora de alterao e mudana de suporte.
METADADO
DEFINIO
3.1.13 3.1.14
3.1.14.1 3.1.14.2 3.1.14.3
3.1.15
3.1.15.1
3.1.15.2 3.1.15.3 3.1.15.4
3.1.16
3.2
Data de produo Registro cronolgico (data e hora) e tpico (local) da produo do documento.
3.2.1
Proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros Sistemas. Esse procedimento tem que: Permitir importao de transaes pr-definidas Exemplos de lote de documento de arquivos em lote; podem ser: mensagens de correio eletrnico, correspondncia digitalizada por meio de escner, documentos provenientes de um departamento, de um grupo ou indivduo, transaes de aplicaes de um computador ou ainda documentos oriundos de um sistema de gesto de documentos. Registrar, automaticamente, cada um dos documentos importados contidos no lote; Permitir e controlar a edio do registro de documentos importados; Validar a integridade dos metadados.
3.2.1.1
3.2.1.2 3.2.1.3 3.2.1.4
56
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CDIGO 3.3 3.3.1
REQUISITO OBRIGATRIO Captura de mensagens de correio eletrnico Permitir que, na fase de configurao, se opte por uma das seguintes operaes: Capturar mensagens de correio eletrnico aps selecionar quais sero objeto de registro; ou Capturar automaticamente todas as mensagens de correio eletrnico. Captura de documentos convencionais ou hbridos
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
Data de produo
Registro cronolgico (data e hora) e tpico (local) da produo do documento.
3.3.1.1 3.3.1.2 3.4
Registro de relaes significantes do documento com outros pelo fato de registrarem a mesma atividade, pessoa ou situao ou diferentes nveis de agregao (processo/expediente, volume e documento) ou diferentes manifestaes do mesmo documento em diversos formatos. 1. Indicar se o documento digital, convencional ou hbrido.2. Especificar o material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco magntico, disco ptico, meio digital.
Tipo de suporte
3.4.1 3.4.2
Capturar tambm os documentos convencionais e/ou hbridos. Acrescentar aos metadados dos documentos convencionais informaes sobre a sua localizao. Essa informao s ser acessada por usurios autorizados. Localizao Registra o local de armazenamento atual do documento. Pode ser um lugar (depsito, estante, repositrio digital), uma notao fsica ou um link.
3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.2.1 3.5.2.2
Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados Possuir a capacidade de capturar documentos de diferentes formatos de arquivo e estruturas. Capturar documentos que se apresentam com as seguintes estruturas: Simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrnico, slides digitais, som; Composta: mensagens de correio eletrnico com anexos, pginas web, publicaes eletrnicas, bases de dados. Incluir novos formatos e arquivos medida que forem sendo adotados pelo rgo ou entidade. Estrutura dos procedimentos de gesto Reconhecer trs domnios para o controle dos procedimentos de gesto: espao individual, espao de grupo e espao geral. Operacionalizar as regras estabelecidas pelo Sistema de gesto arquivstica de documentos nos trs espaos. Impedir que o contedo de um documento seja alterado por usurios e Administradores, exceto nos casos em que a alterao fizer parte do processo documental.
3.5.3 3.6 3.6.1
3.6.2
3.6.3
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CDIGO 4 4.1 4.1.1
REQUISITO OBRIGATRIO Avaliao e destinao Configurao da Tabela de Temporalidade de Documentos Prever funcionalidades para definio e manuteno de Tabelas de Temporalidade de Documentos, associadas aos Planos de Classificao dos rgos ou entidades. Associar, automaticamente, ao documento o prazo e a destinao previstos na srie na qual foi classificado. Manter Tabelas de Temporalidade de Documentos com as seguintes informaes:
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
4.1.2
4.1.3
As Tabelas de Temporalidade de Documentos dos rgos e entidades devero ser aprovadas pelo Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, em conformidade com a legislao vigente. rgo Produtor Indica a instituio ou entidade juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes do Estado. Registra a referncia numrica que associa o documento ao seu contexto de produo, composta das seguintes unidades de informao: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental Refere-se denominao do rgo produtor, da funo, subfuno, atividade e srie documental. Refere-se ao tempo em que o documento dever permanecer no arquivo corrente do rgo, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido (fase corrente). Refere-se ao tempo em que o documento deve permanecer no arquivo intermedirio para eventuais consultas, em decorrncia do cumprimento de prazos prescricionais ou precaucionais (fase intermediria). Registra a deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento para eliminao ou guarda permanente, de acordo com a tabela de temporalidade. Registra informaes: atos legais e razes de natureza administrativa que fundamentaram a indicao dos prazos propostos ou ainda informaes relevantes sobre a produo, guarda ou contedo do documento.
4.1.3.1
Identificador do rgo ou entidade;
4.1.3.2
Identificador da funo, subfuno, atividade e srie documental;
Classificao cdigo
Classificao nome 4.1.3.3 Prazo de guarda na unidade produtora; Prazo de guarda na unidade produtora
4.1.3.4
Prazo de guarda na unidade com atribuies de arquivo;
Prazo de guarda na unidade com atribuies de arquivo
4.1.3.5
Destinao final;
Destinao
4.1.3.6
Observaes;
Observaes
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CDIGO 4.1.3.7
REQUISITO OBRIGATRIO Evento que deflagra a contagem do prazo de reteno do documento na unidade produtora ou na unidade com atribuies de arquivo.
OBSERVAO
METADADO Evento deflagrador de contagem de tempo
DEFINIO Evento que autoriza o incio dos prazos prescricionais ou precaucionais, previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos. Exemplo: aprovao das contas pelo TCE; trmino das fases recursal e executria.
4.1.4 4.1.4.1 4.1.4.2 4.1.4.3 4.1.4.4 4.1.5
Prever ao menos as seguintes situaes para destinao: Apresentao dos documentos para reavaliao em data futura; Eliminao; Exportao para transferncia; Exportao para recolhimento (guarda permanente). Prever a iniciao automtica da contagem dos prazos de guarda referenciados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, a partir de pelo menos os seguintes eventos: Acontecimentos especficos descritos na Tabela de Temporalidade como, por exemplo, 12 anos a contar da data de aprovao das contas ou vigncia, quando no puderem ser detectados automaticamente, devero ser informados ao Sistema por usurio autorizado.
4.1.5.1 4.1.5.2 4.1.5.3 4.1.5.4 4.1.6 4.1.7
Produo; Arquivamento; Desarquivamento; Incluso de novos documentos. Prever que a definio dos prazos de guarda seja expressa por um nmero inteiro de anos. Limitar a definio e a manuteno (alterao, incluso e excluso) das Tabelas de Temporalidade de documentos a usurios autorizados. Registro de alterao Registra informaes: data/hora da alterao, responsvel pela alterao, identificador da srie que teve prazo ou destinao alterada, descrio da alterao (incluindo o prazo/destinao anterior). Registra informaes: data/hora da alterao, responsvel pela alterao, identificador da srie que teve prazo ou destinao alterada, descrio da alterao (incluindo o prazo/destinao anterior).
4.1.8
Permitir que o usurio autorizado altere o prazo ou destinao prevista em um item da Tabela de Temporalidade de Documentos e garantir que a alterao tenha efeito em todos os documentos pertencentes mesma srie documental.
As alteraes na Tabela de Temporalidade de Documentos s podero ser feitas como resultado de um processo de reavaliao realizado pela Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo do rgo ou entidade, em virtude de mudana do contexto administrativo, jurdico ou cultural. As propostas de alteraes na Tabela de Temporalidade de Documentos devero ser aprovadas pelo Arquivo Pblico do Estado, em conformidade com a legislao vigente.
Registro de alterao
4.1.9
Prover funcionalidades para elaborao de relatrios que apiem a gesto da Tabela de Temporalidade de Documentos, incluindo a capacidade de: Gerar relatrio completo das Tabelas de Temporalidade de Documentos;
4.1.9.1
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CDIGO 4.1.9.2
REQUISITO OBRIGATRIO Gerar relatrio parcial das Tabelas de Temporalidade de Documentos a partir de um ponto determinado na hierarquia dos Planos de Classificao; Gerar relatrio dos documentos aos quais est atribudo um determinado prazo de guarda; Identificar eventuais inconsistncias existentes entre as Tabelas de Temporalidade de Documentos e os Planos de Classificao. Aplicao da Tabela de Temporalidade de Documentos Fornecer recursos integrados Tabela de Temporalidade de Documentos para implementar as aes de destinao. Para cada documento, o Sistema dever acompanhar automaticamente os prazos de guarda determinados para a srie qual pertence. Prover funcionalidades para informar ao usurio autorizado sobre os documentos que j cumpriram ou esto para cumprir o prazo de guarda previsto. Prover funcionalidades para gerenciar o processo de destinao, que deve ser iniciado por usurio autorizado e cumprir os seguintes passos:
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
4.1.9.3 4.1.9.4
4.2 4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
Destinao
Registra a deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento para eliminao ou guarda permanente, de acordo com a tabela de temporalidade. Registra o tempo de permanncia dos documentos na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo, de acordo com a tabela de temporalidade.
Prazo de guarda
4.2.4.1
Identificar, automaticamente, os documentos que cumpriram os prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade; Informar ao usurio autorizado sobre todos os documentos que foram identificados no passo anterior; Possibilitar a alterao do prazo ou destinao previstos para aqueles documentos, caso necessrio; Proceder ao de destinao quando confirmado por usurio autorizado. Pedir confirmao antes de realizar as aes de destinao. Restringir as funes de destinao a usurios autorizados. Quando um Administrador transfere documentos de uma srie para outra, em virtude de uma reclassificao, o Sistema dever adotar, automaticamente, a temporalidade e a destinao da nova srie.
4.2.4.2
4.2.4.3
4.2.4.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7
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CDIGO 4.2.8
REQUISITO OBRIGATRIO Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado a mais de um expediente ou processo, e tiver prazos de guarda diferentes associados a ele, o Sistema tem que, automaticamente, verificar todos os prazos de guarda e destinaes previstos para esse documento e garantir que o mesmo seja mantido em cada expediente/processo pelo tempo definido na tabela de temporalidade de documentos, de forma que:
OBSERVAO Quando um documento digital estiver associado a mais de um expediente ou processo, o Sistema dever criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo documento digital. No momento da eliminao, o documento digital no poder ser eliminado sem antes se verificar a temporalidade de todas as referncias associadas a ele. O documento digital s poder ser eliminado quando os prazos de guarda de todas as referncias tiverem sido cumpridos. Antes disso, s se pode fazer a eliminao de cada registro individualmente.
METADADO
DEFINIO
4.2.8.1
A remoo de um documento de um expediente/processo no prejudique a manuteno desse mesmo documento em outro expediente/ processo, at que todas as referncias desse documento tenham atingido o prazo de guarda previsto; A manuteno de um documento em um expediente/processo de prazo de guarda mais longo no obrigue a permanncia desse mesmo documento em outro expediente/processo de prazo de guarda mais curto. Nesse caso, o registro do documento de prazo de guarda mais curto tem que ser removido, mas o documento mantido no Sistema. Exportao de documentos Permitir exportar documentos digitais e seus metadados para outro Sistema dentro ou fora do rgo ou entidade. Quando o Sistema exportar os documentos de uma srie para executar uma ao de transferncia ou recolhimento, tem que ser capaz de exportar todos os documentos da mesma srie includos na ao de destinao, com seus respectivos volumes, documentos e metadados associados. Exportar um documento ou grupo de documentos numa seqncia de operaes, de modo que: o contedo, o contexto e a estrutura dos seus documentos no se degradem; todos os componentes de um documento digital sejam exportados como uma unidade. Por exemplo, uma mensagem de correio eletrnico e seus respectivos anexos; todos os metadados do documento sejam relacionados a ele de forma que as ligaes possam ser mantidas no novo Sistema; todas as ligaes entre documentos e volumes sejam mantidas.
4.2.8.2
4.3 4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.3.1 4.3.3.2
4.3.3.3
4.3.3.4
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CDIGO 4.3.4 4.3.5
REQUISITO OBRIGATRIO Exportar todos os tipos de documentos que est apto a capturar. Produzir um relatrio detalhando sobre qualquer falha que ocorra durante uma exportao. O relatrio tem que identificar os documentos que tenham originado erros de processamento ou cuja exportao no tenha sido bem sucedida. Conservar todos os documentos digitais que tiverem sido exportados, pelo menos at que tenham sido importados no Sistema destinatrio com xito. Manter metadados relativos a documentos que foram exportados. Gerar listagem em meio digital e em papel para descrever documentos digitais que esto sendo exportados.
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
4.3.6
4.3.7
O Administrador deve indicar o subconjunto de metadados que dever ser mantido. Este requisito se aplica principalmente nos casos em que feita exportao para transferncia ou recolhimento para o Arquivo Pblico do Estado. Nesse caso, a listagem dever ser produzida no formato estabelecido pelo Arquivo Pblico do Estado. Registro da elimi- Registra informaes: data/hora nao da eliminao, responsvel pela eliminao, nmero da relao de eliminao, do edital e do termo de eliminao.
4.3.8
4.4
Eliminao
4.4.1 4.4.2
Restringir a funo de eliminao de documentos somente a usurios autorizados. Pedir confirmao da eliminao a um usurio autorizado antes que qualquer ao seja tomada com relao ao documento e cancelar o processo de eliminao se a confirmao no for dada. Avisar ao usurio autorizado quando um documento em vias de ser eliminado se encontrar relacionado a outro; o Sistema tambm tem de suspender o processo at que seja tomada uma das medidas abaixo: confirmao pelo usurio autorizado para prosseguir ou cancelar o processo; produo de um relatrio especificando os documentos envolvidos e todas as ligaes com outros documentos. Quando um documento tem vrias referncias armazenadas, o Sistema tem que garantir que todas essas referncias sejam verificadas antes de se proceder eliminao do documento digital. Produzir um relatrio detalhando qualquer falha que ocorra durante uma eliminao. O relatrio tem que identificar os documentos cuja eliminao no tenha sido bem sucedida.
4.4.3
4.4.3.1 4.4.3.2
4.4.4
4.4.5
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CDIGO 4.4.6
REQUISITO OBRIGATRIO Gerar relatrios com os documentos que sero eliminados.
OBSERVAO Um relatrio dever seguir o modelo da Relao de Eliminao de Documentos, conforme anexo I a que se refere o artigo 26 do Decreto n 48.897/2004, e o outro dever seguir o modelo do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, conforme anexo II a que se refere o artigo 27 do Decreto n 48.897/2004.
METADADO
DEFINIO
4.4.7
Manter metadados relativos aos documentos que foram eliminados. O Administrador deve indicar o subconjunto de metadados que dever ser mantido. Avaliao de documentos arquivsticos convencionais, digitais e hbridos Aplicar as mesmas Tabelas de Temporalidade de Documentos para os documentos convencionais, digitais ou hbridos. Acompanhar os prazos de guarda dos documentos convencionais e dar incio aos procedimentos de eliminao ou transferncia desses documentos, tomando em considerao suas especificidades. Alertar o Administrador sobre a existncia e localizao de uma parte convencional associada a um documento hbrido que esteja destinado a ser exportado, transferido ou eliminado. Pesquisa, localizao e apresentao de documentos Fornecer facilidades para pesquisa, localizao e apresentao de documentos. Pesquisa e localizao Fornecer uma srie flexvel de funes que atuem sobre os metadados relacionados com os diversos nveis de agregao (documento, srie, atividade, subfuno, funo) e sobre os contedos dos documentos arquivsticos por meio de parmetros definidos pelo usurio, com o objetivo de localizar e acessar os documentos e/ou metadados, quer individualmente, quer reunidos em grupo. Executar pesquisa de forma integrada, isto , apresentar todos os documentos, sejam eles digitais, hbridos ou convencionais, que satisfaam aos parmetros da pesquisa. Permitir que todos os metadados de gesto de um documento possam ser pesquisados. Permitir que um documento possa ser recuperado por meio de um nmero identificador. Permitir que um documento possa ser recuperado por meio de todas as formas de identificao implementadas, incluindo no mnimo:
Registro da elimiO Sistema dever gerar o Termo de Eliminao de Documentos, conforme nao anexo III a que se refere o artigo 28 do Decreto n 48.897/2004.
Registra informaes: data/hora da eliminao, responsvel pela eliminao, nmero da relao de eliminao, do edital e do termo de eliminao.
4.5 4.5.1
4.5.2
4.5.3
5 5.1 5.2 5.2.1
5.2.2
5.2.3 5.2.4 5.2.5
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CDIGO 5.2.5.1
REQUISITO OBRIGATRIO Identificador;
OBSERVAO
METADADO Identificador nico
DEFINIO Registra o cdigo gerado automaticamente que identifica o expediente, o processo ou o item documental de maneira a distingu-los dos demais. Palavra, expresso ou smbolo convencionado para expressar o contedo do documento. Diferente do j estabelecido no cdigo de classificao.
5.2.5.2
Descritor;
Descritor
5.2.5.3 5.2.5.4
Datas; Procedncia/interessado; Interessado Registra o nome e/ou identificao da pessoa fsica ou jurdica cujo contedo do documento lhe interessa diretamente. Registra a instituio que originou o documento. Indica a pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e competncia para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento foi emitido. Indica o responsvel pela elaborao do documento. Indica a pessoa a quem pertence o endereo eletrnico ou a conta de login onde o documento gerado ou enviado. Indica a ao, encargo ou servio decorrente do exerccio de uma funo, que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim. Indica o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecuo de seus objetivos, que pode ser identificada como direta ou essencial e indireta ou auxiliar. Indica a instituio ou entidade juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes do Estado. Indica o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao. Indica o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma modalidade da respectiva funo.
Procedncia 5.2.5.5 Autor/redator/originador; Autor
Redator Originador
5.2.5.6
Classificao de acordo com os Planos de Classificao.
Atividade
Funo
rgo Produtor
Srie
Subfuno
5.2.6
Permitir a pesquisa e recuperao de uma srie documental completa e exibir a lista de todos os documentos que a integram, como uma unidade, em um nico processo de recuperao.
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CDIGO 5.2.7
REQUISITO OBRIGATRIO Restringir o acesso a qualquer informao (metadado ou contedo do documento arquivstico) nos casos em que restries de acesso e questes de segurana assim o exigirem, nos termos da lei.
OBSERVAO
METADADO Nveis de acesso
DEFINIO Indica os nveis de acesso segundo a classificao da informao quanto categoria e ao grau de sigilo e restrio de acesso. Registra informaes: data/hora e responsvel pela classificao de categoria e grau de sigilo. Registra informaes: data/hora e responsvel pela desclassificao de categoria e grau de sigilo. Registra o ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que envolve o documento.
Registro de classificao de sigilo Registro de desclassificao de sigilo 5.3 Apresentao: visualizao, impresso e emisso de som Apresentar o resultado da pesquisa como uma lista de documentos digitais, convencionais ou hbridos que cumpram os parmetros da mesma e notificar quando o resultado for nulo. Aps apresentar o resultado da pesquisa, o Sistema tem que permitir ao usurio as seguintes opes: visualizar os documentos resultantes da pesquisa; redefinir os parmetros de pesquisa e fazer nova consulta. Apresentar o contedo de todos os tipos de documentos arquivsticos digitais capturados de forma que: Preserve as caractersticas de apresentao visual e formato apresentados pela aplicao geradora; Exiba todos os componentes do documento digital em conjunto, como uma unidade. Exibir em tela todos os tipos de documentos capturados. Imprimir os documentos capturados, preservando o formato produzido pelas aplicaes geradoras. Exibir ou reproduzir o contedo de documentos que incluam imagem fixa, imagem em movimento e som. Proporcionar ao usurio formas flexveis de impresso de documentos com seus metadados, incluindo a possibilidade de definio dos metadados a serem impressos. Exibir em tela e imprimir todos os metadados associados aos documentos resultantes de uma pesquisa. Permitir a impresso de uma lista de documentos resultante de uma pesquisa. Permitir a impresso de uma lista de documentos que compem um expediente ou processo. Contexto tecnolgico
5.3.1
5.3.2
5.3.2.1 5.3.2.2 5.3.3
5.3.3.1
5.3.3.2 5.3.4 5.3.5
5.3.6
5.3.7
5.3.8
5.3.9 5.3.10
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CDIGO 5.3.11
REQUISITO OBRIGATRIO Permitir que todos os documentos de um expediente ou processo sejam impressos em uma nica operao, na seqncia determinada pelo usurio. Incluir recursos destinados a transferir para suportes adequados documentos que no possam ser impressos, tais como som, vdeo e pginas web. Realizar pesquisa e exibio de documentos simultaneamente para diversos usurios. Segurana Cpias de segurana Permitir que, sob controle do seu Administrador, mecanismos de backup criem cpias de todas as informaes nele contidas (documentos arquivsticos, metadados e parmetros do Sistema). Manter o controle das cpias de segurana, prevendo testes de restaurao. Incluir funes para restituir os documentos de arquivo e metadados a um estado conhecido, utilizando uma combinao de cpias restauradas e rotinas de auditoria. Controle de acesso Para implementar o controle de acesso, o Sistema tem que manter, pelo menos, os seguintes atributos dos usurios, de acordo com a poltica de segurana: Identificador do usurio;
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
5.3.12
5.3.13 6 6.1 6.1.1
6.1.2 6.1.3
6.2 6.2.1
6.2.1.1
Identificador do agente Nome do agente
Identifica o agente (usurio, papel e grupo). Indica o nome do agente que pode se apresentar como usurio, papel (funo/cargo) ou grupo (conjunto de usurios reunidos para a realizao de uma atividade temporria). Indica se o agente est ativo ou inativo no sistema. Nvel de restrio de acesso (uso e interveno) aos documentos e operaes do sistema, de acordo com o perfil do usurio. Autentica o usurio no sistema. Pode ser senha, biometria, certificado digital e chave privada.
Situao do agente 6.2.1.2 Autorizaes de acesso; Autorizao de acesso
6.2.1.3
Credenciais de autenticao.
Senha, crach, chave criptogrfica, token USB, smartcard, biometria (de impresso digital, de retina, etc.) so exemplos de credenciais de autenticao.
Credenciais de autenticao
6.2.2
Exigir que o usurio esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer operao no Sistema. Garantir que os valores dos atributos de segurana e controle de acesso, associados ao usurio, estejam dentro de conjuntos de valores vlidos.
6.2.3
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CDIGO 6.2.4
REQUISITO OBRIGATRIO Permitir acesso a funes do Sistema somente a usurios autorizados e sob controle rigoroso da Administrao do Sistema a fim de proteger a autenticidade dos documentos arquivsticos digitais. Somente Administradores autorizados tm que ser capazes de criar, alterar, remover ou revogar as permisses associadas a papis de usurios, grupos de usurios ou usurios individuais. Implementar a poltica de controle de acesso por grupos de usurios sobre documentos baseado no seguinte: Identidade do usurio e sua participao em grupos; Atributos de segurana, associados ao documento arquivstico digital, funo, subfuno, atividade e srie. O acesso a documentos ou sries, tem que ser concedido se a permisso requerida para a operao estiver associada a pelo menos um dos grupos aos quais o usurio pertena. Permitir que um usurio pertena a mais de um grupo. Usar os seguintes atributos do usurio ao implementar a poltica de controle de acesso por perfis de usurios sobre documentos digitais: Identificao do usurio; Perfis associados ao usurio. Usar os seguintes atributos dos documentos digitais ao implementar a poltica de controle de acesso por perfis: Identificao do documento digital; Operaes permitidas para os vrios perfis de usurios, sobre a funo ou srie qual o documento pertence. O acesso a documentos ou sries tem que ser concedido somente se a permisso requerida para a operao estiver presente em pelo menos um dos perfis associados ao usurio. Impedir que um usurio assuma perfis com direitos conflitantes. Classificao da segurana da informao quanto categoria e ao grau de sigilo
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
6.2.5
6.2.6
6.2.6.1 6.2.6.2
Perfil de usurio
Relaciona o usurio a papis e/ou grupos a que pertence.
6.2.7
6.2.8 6.2.9
6.2.9.1 6.2.9.2 6.2.10
6.2.10.1 6.2.10.2
6.2.11
6.2.12 6.3
Classificao de segurana
Refere-se atribuio de categorias e graus de sigilo aos documentos ou s informaes neles contidas, conforme legislao especfica. Registra o prazo de restrio previsto para a categoria e grau de sigilo correspondente. Registra informaes: data/hora e responsvel pela classificao de categoria e grau de sigilo.
Prazo de restrio de acesso Registro de classificao de sigilo
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CDIGO
OBSERVAO
METADADO Registro de desclassificao de sigilo Registro de reclassificao de sigilo
DEFINIO Registra informaes: data/hora e responsvel pela desclassificao de categoria e grau de sigilo. Registra informaes: data/hora e responsvel pela reclassificao da categoria e grau de sigilo.
6.3.1
Classificar os documentos de acordo com a categoria e o grau de sigilo correspondente e implementar as operaes necessrias, baseando-se nos seguintes atributos de segurana para documentos e para usurios: Grau de sigilo do documento; O grau de sigilo do documento tem que estar associado credencial de segurana do usurio. Grau de sigilo Especificao dos graus de sigilo conforme legislao especfica. Especificao da categoria de documento sigiloso conforme legislao especfica. Indica os nveis de acesso segundo a classificao da informao quanto categoria e ao grau de sigilo e restrio de acesso.
6.3.1.1
6.3.1.2
Categoria do documento sigiloso;
Categoria do documento sigiloso Nveis de acesso
6.3.1.3
Credencial de segurana do usurio.
6.3.2
Recusar o acesso de usurios a documentos que possuam um grau de sigilo superior sua credencial de segurana. Garantir que os documentos sem atribuio de grau de sigilo, importados a partir de fontes externas ao Sistema, estejam sujeitos s polticas de controle de acesso e de sigilo. Manter a marcao de sigilo original durante a importao de documentos marcados com graus de sigilo, a partir de fontes externas ao Sistema. Permitir que um dos itens abaixo seja selecionado durante a configurao: Graus de sigilo a serem atribudos a sries e documentos; Sries e documentos sem grau de sigilo. Em caso de erro ou reavaliao, o Administrador tem que ser capaz de alterar o grau de sigilo de todos os documentos arquivsticos de uma srie, numa nica operao. Garantir que o grau de sigilo de um documento importado esteja associado a um usurio autorizado com a credencial de segurana pertinente para receber o documento. Permitir somente aos Administradores autorizados a possibilidade de alterar a configurao dos valores predefinidos (default) para os atributos de segurana e marcaes de graus de sigilo, quando necessrio e apropriado. Somente Administradores autorizados tm que ser capazes de realizar as seguintes aes:
6.3.3
6.3.4
6.3.5 6.3.5.1 6.3.5.2 6.3.6
6.3.7
6.3.8
6.3.9
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CDIGO 6.3.9.1 6.3.9.2 6.3.10
REQUISITO OBRIGATRIO Remover ou revogar os atributos de segurana de documentos; Criar, alterar, remover ou revogar as credenciais de segurana de usurios. Permitir somente ao usurio autorizado, mediante confirmao, a reclassificao, desclassificao ou reduo do grau de sigilo de um documento. Impedir que um documento sigiloso seja eliminado.
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
6.3.11
Os documentos sigilosos tm que se tornar ostensivos para serem submetidos ao processo de avaliao e serem destinados.
6.3.12
Implementar metadados em relao aos documentos ou extratos de documentos para controlar o acesso informao sensvel. Trilhas de Auditoria Registrar na trilha de auditoria informaes acerca das seguintes aes: Data e hora da captura de todos os documentos; Responsvel pela captura; Reclassificao, desclassificao ou prorrogao do prazo de sigilo de um documento, com a classificao inicial e a classificao final; Qualquer alterao nas Tabelas de Temporalidade de Documentos; Qualquer ao de reavaliao de documentos; Qualquer alterao nos metadados associados aos documentos ou sries; Data e hora de produo, aditamento e eliminao de metadados; Alteraes efetuadas nas permisses de acesso que afetem um documento ou um usurio; Aes de exportao e importao envolvendo os documentos; Tentativas de exportao (inclusive para backups) e de importao (inclusive restore); Usurio, data e hora de acesso ou tentativa de acesso aos documentos e ao Sistema; Tentativas de acesso negado a qualquer documento; Aes de eliminao de qualquer documento e seus metadados; Infraes cometidas contra mecanismos de controle de acesso; Mudanas no relgio gerador de carimbos de tempo; Todas as aes administrativas sobre os atributos de segurana (perfis, grupos, permisses, etc);
6.4 6.4.1 6.4.1.1 6.4.1.2 6.4.1.3
6.4.1.4 6.4.1.5 6.4.1.6 6.4.1.7 6.4.1.8 6.4.1.9 6.4.1.10 6.4.1.11 6.4.1.12 6.4.1.13 6.4.1.14 6.4.1.15 6.4.1.16
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CDIGO 6.4.1.17
REQUISITO OBRIGATRIO Todas as aes administrativas sobre dados de usurios (cadastro, ativao, bloqueio, atualizao de dados e permisses, troca de senha, etc.); Todos os eventos de administrao e manuteno das trilhas de auditoria (alarmes, cpias, configurao de parmetros, etc.). Registrar, em cada evento auditado, informaes sobre a identidade do usurio, desde que tal identificao esteja de acordo com a poltica de privacidade da organizao e a legislao vigente. Assegurar que as informaes da trilha de auditoria estejam disponveis para inspeo a fim de que uma ocorrncia especfica possa ser identificada e que todas as respectivas informaes sejam claras e compreensveis. Impedir qualquer modificao da trilha de auditoria. Somente Administradores autorizados tm que ser capazes de exportar as trilhas de auditoria sem afetar a trilha armazenada, ou transferir as trilhas de auditoria de um suporte de armazenamento para outro.
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
6.4.1.18
6.4.2
6.4.3
6.4.4 6.4.5
A trilha de auditoria no pode ser excluda antes da data indicada na Tabela de Temporalidade. Porm, a transferncia implica cpia da trilha para outro espao de armazenamento com a subsequente liberao do espao original. A exportao a cpia sem a liberao do espao.
6.4.6
Fornecer relatrios sobre as aes que afetam sries, unidades de arquivamento e documentos, em ordem cronolgica e organizados por: Documento arquivstico, unidade de arquivamento ou srie; Usurio; Tipo de ao ou operao. Somente Administradores autorizados, acompanhados do auditor, tm que ser capazes de configurar o conjunto de eventos auditveis e seus atributos. Assinaturas digitais Somente Administradores autorizados tm que ser capazes de incluir, remover, ou atualizar no Sistema os certificados digitais de computadores ou de usurios. Verificar a validade da assinatura digital no momento da captura do documento. O Sistema, no processo de verificao da assinatura digital, tem que ser capaz de registrar nos metadados do documento o seguinte: Validade da assinatura verificada; Autoridade certificadora do certificado digital; Data e hora em que a verificao ocorreu. Criptografia
6.4.6.1 6.4.6.2 6.4.6.3 6.4.7
6.5 6.5.1
6.5.2 6.5.3
6.5.3.1 6.5.3.2 6.5.3.3 6.6
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CDIGO 6.6.1
REQUISITO OBRIGATRIO Usar a criptografia no armazenamento, na transmisso e na apresentao de documentos arquivsticos digitais ao classificar documentos de acordo com os graus de sigilo. Limitar o acesso aos documentos cifrados somente queles usurios portadores da chave de decifrao. Registrar os seguintes metadados sobre um documento cifrado: Indicao se est cifrado ou no; Algoritmos usados na cifrao; Identificao do remetente; Identificao do destinatrio; Indicao da robustez ou grau de segurana da criptografia. Somente os usurios autorizados tm que ser capazes de realizar as seguintes operaes: Incluir, remover ou alterar parmetros dos algoritmos criptogrficos instalados no Sistema; Incluir, remover ou substituir chaves criptogrficas de programas ou de usurios do Sistema; Cifrar e alterar criptografia de documentos; Remover a criptografia de um documento.
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
6.6.2
6.6.3 6.6.3.1 6.6.3.2 6.6.3.3 6.6.3.4 6.6.3.5 6.6.4 6.6.4.1 6.6.4.2 6.6.4.3 6.6.4.4
A remoo da cifrao pode ocorrer quando a sua manuteno resultar em indisponibilidade do documento. Por exemplo, quando a chave de cifrao/decifrao estiver embarcada em hardware inviolvel cuja vida til est prestes a se esgotar ou quando o documento for desclassificado.
6.6.5
No caso de remoo da cifrao do documento, os seguintes metadados adicionais tem que ser registrados na trilha de auditoria: Data e hora da remoo da cifrao; Identificao do executor da operao; Motivo da remoo da cifrao. Marcas dgua digitais Recuperar informao contida em marcas dgua digitais. Armazenar documentos arquivsticos digitais que contenham marcas dgua digitais, assim como informao de apoio relacionada marca dgua. Acompanhamento de transferncia Fornecer um recurso de acompanhamento para monitorar e registrar informaes acerca do local atual e da transferncia de documentos digitais e convencionais.
6.6.5.1 6.6.5.2 6.6.5.3 6.7 6.7.1 6.7.2
6.8 6.8.1
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CDIGO 6.8.2
REQUISITO OBRIGATRIO A funo de acompanhamento de transferncia tem que registrar metadados que incluam:
OBSERVAO
METADADO Registro de transferncia
DEFINIO Registra informaes: data/hora de envio, data/hora de recebimento, destinatrio, mtodo utilizado, responsvel pela transferncia, responsvel pelo recebimento, localizao/ suporte anterior, localizao/suporte atual, identificao do lote, nmero do termo de transferncia. Registra o cdigo gerado automaticamente que identifica o expediente, o processo ou o item documental de maneira a distingu-los dos demais.
6.8.2.1
Nmero identificador dos documentos atribudo pelo Sistema;
Identificador nico
6.8.2.2 6.8.2.3 6.8.2.4 6.8.2.5 6.8.2.6 6.8.2.7 6.9 6.9.1
Localizao atual e tambm as localizaes anteriores, definidas pelo usurio; Data e hora de envio/transferncia; Data e hora da recepo no novo local; Destinatrio; Usurio responsvel pela transferncia (sempre que adequado); Mtodo de transferncia. Autoproteo Aps falha ou descontinuidade do Sistema, quando a recuperao automtica no for possvel, o Sistema tem que ser capaz de entrar em modo de manuteno, no qual a possibilidade de restaurar o Sistema para um estado seguro oferecida. Garantir que as funes de controle de acesso sejam invocadas antes de qualquer operao de acesso e retornadas sem erros antes do prosseguimento normal da operao. Preservar um estado seguro de funcionamento, interrompendo completamente a interao com usurios comuns, quando quaisquer dos seguintes erros ocorrerem: Falha de comunicao entre cliente e servidor; Perda de integridade das informaes de controle de acesso; Falta de espao para registro nas trilhas de auditoria. Alterar, Apagar e Truncar Documentos Arquivsticos Digitais Permitir, a um Administrador autorizado a anulao da operao em caso de erro do usurio ou do Sistema. Anular uma operao no significa apagar um documento arquivstico capturado pelo Sistema. No possvel anular a eliminao definitiva de documentos, por tratar-se de operao irreversvel. Na restaurao ao estado seguro, o Sistema deve ser capaz de garantir a recuperao de perdas ocorridas, incluindo os documentos de transaes mais recentes.
6.9.2
6.9.3
6.9.3.1 6.9.3.2 6.9.3.3 6.10
6.10.1
6.10.2
Em casos excepcionais, o Administrador tem que ser autorizado a apagar ou corrigir documentos e volumes. Nesses casos, o Sistema tem que:
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CDIGO 6.10.2.1 6.10.2.2
REQUISITO OBRIGATRIO Registrar integralmente a ao de apagar ou corrigir na trilha de auditoria; Produzir um relatrio de anomalias para o Arquivo Pblico do Estado/Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP; Eliminar todo o contedo de um documento ou volume, quando os mesmos forem eliminados; Garantir que nenhum documento seja eliminado, se tal ao resultar na alterao de outro documento arquivstico; Informar ao Administrador sobre a existncia de ligao entre um documento prestes a ser apagado e qualquer outro documento, solicitando confirmao antes de concluir a operao; Manter a integridade total dos metadados, a qualquer momento. No caso de erro na insero de metadados, o Administrador ter que corrigi-lo e o Sistema ter que registrar essa ao na trilha de auditoria. Permitir a um usurio autorizado fazer um extrato (cpia truncada) de um documento, com o objetivo de trunc-lo sem alterar o original. Quando uma cpia truncada produzida, o Sistema tem que registrar essa ao nos metadados do documento, incluindo pelo menos a data, a hora, o motivo e quem a produziu. Armazenar na trilha de auditoria qualquer alterao efetuada para satisfazer os requisitos desta seo. Armazenamento
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
6.10.2.3 6.10.2.4
6.10.2.5
6.10.2.6 6.10.3
6.10.4
6.10.5
6.10.6
Prazo de guarda
Registra o tempo de permanncia dos documentos na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo, de acordo com a tabela de temporalidade.
7.1 7.1.1
Durabilidade A escolha de dispositivos tem que ser periodicamente revista sempre que a evoluo tecnolgica indicar mudanas importantes. Atividades de migrao tm que ser efetivadas preventivamente sempre que se torne patente ou previsvel a obsolescncia do padro corrente. Para as memrias secundrias, um Sistema tem que manter registro de MTBF (Mean Time Between Failure), bem como as datas de sua aquisio.
7.1.2
7.1.3
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CDIGO 7.1.4
REQUISITO OBRIGATRIO Para as memrias secundrias e tercirias, um Sistema tem que fazer o gerenciamento das mdias por meio do registro de durabilidade prevista, data de aquisio e histrico de utilizao.
OBSERVAO Informaes tcnicas sobre previsibilidade de durao de mdias referidas na alnea 2 deste item devem ser obtidas preferencialmente a partir de rgos independentes. Quando isso no for possvel, podem ser utilizadas informaes de fornecedores. Em ambos os casos, deve ficar registrada a origem da informao. Este requisito aplica-se principalmente s memrias secundria e terciria, pela sua caracterstica no voltil. As informaes devem ser eliminadas de forma irreversvel, incluindo, no caso de memria terciria, a possibilidade de destruio fsica das mdias.
METADADO
DEFINIO
7.1.5
Quando se proceder eliminao de documentos, as memrias de suporte tm que ser devidamente limpas, isto , ter suas informaes efetivamente indisponibilizadas.
7.2 7.2.1
Capacidade Possuir capacidade de armazenamento suficiente para acomodao de todos os documentos e suas cpias de segurana. Nesse sentido, os testes de carga devero anteceder a implementao do Sistema. Em um Sistema, tem que ser prevista a possibilidade de expanso da estrutura de armazenamento. Para grandes volumes de dados conveniente o uso de dispositivos com maior capacidade unitria de armazenamento, a fim de reduzir a sobrecarga operacional. A quantidade de memria primria deve ser superestimada no momento de aquisio, a fim de minimizar as indisponibilidades do Sistema nas situaes de expanso desse tipo de memria. Quando da aquisio de disk arrays as possibilidades de expanso dos equipamentos de controle devem ser consideradas. Para backups em fita magntica em sistemas com grande volume de informao, devem ser utilizados sistemas automticos de seleo, troca e controle de fitas (robots).
7.2.2
7.3 7.3.1 7.3.2
Efetividade de armazenamento Utilizar tcnicas de restaurao de dados em caso de falhas. Utilizar mecanismos de proteo contra escrita, que previnam alteraes indevidas e mantenham a integridade dos dados armazenados. A integridade dos dispositivos de armazenamento tem que ser periodicamente verificada. Preservao Identificador do Identificador dos componentes digidocumento digital tais que integram o documento. Registro de procedimento de preservao Registro de recolhimento Registra informaes: data/hora do procedimento, descrio e responsvel. Informaes histricas e planejadas (em campos separados). Registra informaes: data/hora de envio, data/hora de recebimento, destinatrio, mtodo utilizado, responsvel pelo recolhimento, localizao/suporte anterior, localizao/ suporte atual, identificao do lote, nmero do termo de recolhimento.
7.3.3 8
74
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CDIGO 8.1 8.1.1
REQUISITO OBRIGATRIO Aspectos fsicos Os suportes de armazenamento do Sistema tm que ser acondicionados, manipulados e utilizados em condies ambientais compatveis com sua vida til prevista e/ou pretendida, dentro das especificaes tcnicas de seu fabricante e de entidades isentas e com base em estatsticas de uso. Permitir o controle da vida til dos suportes para auxiliar no processo de rejuvenescimento.
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
A vida til pretendida de um suporte pode ser menor que sua vida til prevista, o que permite condies ambientais mais flexveis.
Caractersticas do documento digital
Registra informaes: suporte, vida til do suporte, tamanho, formato, aplicao utilizada para a criao do documento, nome original, ambiente de criao, informao sobre assinatura digital, relao entre os objetos. Registra informaes: suporte, vida til do suporte, tamanho, formato, aplicao utilizada para a criao do documento, nome original, ambiente de criao, informao sobre assinatura digital, relao entre os objetos.
8.1.2
Caractersticas do documento digital
8.2 8.2.1
Aspectos lgicos Manter cpias de segurana. As cpias de segurana devem ser guardadas em ambientes seguros, em local diferente de onde se encontra a informao original. Cpias de segurana Registra informao sobre as cpias de segurana de documentos arquivsticos digitais e seus metadados, bem como de parmetros do sistema operacional, do gerenciador de banco de dados, do sistema informatizado de gerenciamento e do software aplicativo, sua localizao e caractersticas.
8.2.2
Possuir funcionalidades para a verificao peridica dos dados armazenados, visando deteco de possveis erros.
Nesse caso, recomenda-se o uso de um checksum robusto, ou seja, que permita a constatao da integridade dos dados e seja seguro quanto a fraudes.
8.2.3 8.2.4
Permitir a substituio dos dados armazenados que apresentarem erros. Aes de preservao tm que ser efetivadas sempre que se torne patente ou previsvel a obsolescncia da tecnologia utilizada pelo Sistema. Suportar a transferncia em bloco de documentos (incluindo as demais informaes associadas a cada documento) para outros suportes e/ ou sistemas, de acordo com as normas aplicveis aos formatos utilizados. Aspectos gerais Registrar as operaes de preservao realizadas, em trilhas de auditoria. As modificaes em um Sistema e em sua base tecnolgica tm que ser verificadas em um ambiente exclusivo para essa finalidade, de modo a garantir que, aps a implantao das alteraes, os dados continuem sendo acessados sem alterao de contedo. Gerir metadados relativos preservao dos documentos e seus respectivos componentes. Funes Administrativas Permitir que o Administrador, de uma maneira controlada e sem esforo excessivo, recupere, visualize e reconfigure os parmetros do Sistema e os atributos dos usurios.
8.2.5
8.3 8.3.1 8.3.2
8.3.3 9 9.1
75
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CDIGO 9.2
REQUISITO OBRIGATRIO Fornecer relatrios flexveis para o Administrador gerenciar os documentos e seu uso, que apresentem no mnimo: Quantidade de documentos (avulsos, processos, expedientes), volumes e itens, a partir de parmetros ou atributos definidos (tempo, funo, srie, unidade administrativa etc); Estatsticas de transaes relativas a documentos, volumes e itens; Relatrios de atividades por usurio. Prover documentao cobrindo aspectos de Administrao do Sistema. A documentao deve incluir todas as informaes necessrias para o correto gerenciamento do Sistema. Conformidade com a legislao e regulamentaes O Sistema deve estar de acordo com a legislao e normas pertinentes, tendo em vista a admissibilidade legal e o valor probatrio dos documentos arquivsticos. Estar de acordo com a legislao, normas e procedimentos especficos para gesto e acesso de documentos arquivsticos, em observncia poltica de arquivos e gesto documental implementada pelo Arquivo Pblico do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo. Estar em conformidade com requisitos regulamentares especficos e cdigos de boa prtica necessrios para a execuo de determinadas atividades. Usabilidade O Sistema deve restringir o acesso s funcionalidades administrativas impossibilitando sua visualizao ao usurio final.
OBSERVAO
METADADO
DEFINIO
9.2.1
9.2.2 9.2.3 9.3
10 10.1
10.2
10.3
11 11.1
Exemplos: as operaes no disponveis aparecem com fonte atenuada nos menus e possuem efeito nulo quando acionadas. O acesso s operaes indisponveis restrito pela configurao de menus que no as apresentam ao usurio sem permisso para execut-las.
12 12.1
Interoperabilidade O Sistema deve interoperar com outros sistemas de informao, incluindo sistemas legados de controle de documentos, atravs de padres abertos de interoperabilidade. Por interoperabilidade, entende-se o intercmbio coerente de informaes e servios entre sistemas. A interoperabilidade deve possibilitar a substituio de qualquer componente ou produto usado nos pontos de interligao por outro de especificao similar, sem comprometimento das funcionalidades do Sistema. Isto se faz atravs do uso de regras e padres de comunicao.
76
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CDIGO 12.2
REQUISITO OBRIGATRIO O Sistema deve aplicar os requisitos de segurana descritos neste documento para executar operaes de interoperabilidade.
OBSERVAO Isso fundamental para que as operaes, feitas em ambiente com interoperabilidade, no afetem a integridade dos documentos e impossibilitem acessos no autorizados.
METADADO
DEFINIO
13 13.1
Disponibilidade O Sistema deve se adequar ao grau de disponibilidade estabelecido pelo rgo ou entidade. Os requisitos de disponibilidade descrevem as exigncias mnimas sobre prontido de atendimento de um Sistema. Os requisitos de disponibilidade devem ser especificados pelo Administrador Central do Sistema, de acordo com o nvel de servio a ser fornecido, os perodos previstos de atendimento, bem como o tempo mximo tolervel em interrupes previstas.
14 14.1
Desempenho e Escalabilidade Incluir rotina de manuteno de: Essas tarefas devem atender a mudanas planejadas, sem causar grandes sobrecargas de administrao.
14.1.1 14.1.2 14.1.3 14.1.4 14.1.5
Dados de usurios e de grupos; Perfis de acesso; Planos de Classificao de Documentos; Bases de dados; Tabelas de Temporalidade de Documentos.
77
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ANEXo ii a que se refere o pargrafo primeiro do artigo 5 da instruo Normativa APE/SAESP - 1, de 10-3-2009
cdigo 1 rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl organizao dos documentos arquivsticos: Planos de classificao e manuteno de documentos configurao e Administrao de Planos de classificao de documentos Deve ser capaz de importar e exportar total ou parcialmente um Plano de Classificao de Documentos. Deve possibilitar a consulta ao Plano de Classificao de Documentos a partir de qualquer atributo ou combinao de atributos e gerar relatrios com os resultados obtidos. classificao e metadados das sries documentais Deve relacionar os metadados herdados de forma que a alterao no metadado de uma srie seja automaticamente incorporada srie que herdou esse metadado. Quando um documento reclassificado, o Sistema deve manter registro de suas posies anteriores reclassificao, de forma a manter um histrico. Quando um documento reclassificado, o Sistema deve permitir que o Administrador introduza as razes para a reclassificao. gerenciamento de documentos Deve ser capaz de registrar mltiplas referncias a um documento digital, sem a necessidade de duplic-lo fisicamente. Quando um documento digital estiver associado a outros documentos, o Sistema dever criar um registro para cada referncia aos documentos associados. obSErvAo mETAdAdo dEFiNio
1.1 1.1.1
1.1.2
1.2 1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3 1.3.1
1.4 1.4.1
requisitos adicionais para o gerenciamento de documentos Deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa de existncia de documento relativo mesma ao ou interessado. volumes: abertura, encerramento e metadados Deve ser capaz de gerenciar volumes para subdividir processos, fazendo distino entre processos e volumes. Deve permitir a associao de metadados aos volumes e deve restringir a incluso e a alterao desses mesmos metadados somente a usurios autorizados. Deve permitir o registro de metadados correspondentes s datas de abertura e de encerramento de volumes. Tramitao e fluxo de trabalho controle do fluxo de trabalho O fluxo de trabalho de um Sistema deve permitir o uso do correio eletrnico para que um usurio possa informar a outros usurios sobre documentos que requeiram sua ateno. Esse requisito requer a integrao com um Sistema de correio eletrnico existente.
1.5 1.5.1
1.5.2
1.5.3
2 2.1 2.1.1
78
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cdigo 2.1.2
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl O Administrador deve poder autorizar usurios individuais a redistribuir tarefas ou aes para outro usurio ou grupo diferentes daquele previsto em um fluxo de trabalho. Um recurso de fluxo de trabalho de um Sistema deve gerir os documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo Administrador. O recurso de fluxo de trabalho de um Sistema deve ter a capacidade de deixar que os usurios visualizem a fila de espera de trabalho a eles destinado e que selecionem os itens a trabalhar. Um recurso de fluxo de trabalho de um Sistema deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usurio ou os dados do Sistema.
obSErvAo Um usurio pode precisar enviar um documento a outro usurio, devido ao seu contedo ou no caso do usurio responsvel se encontrar em licena.
mETAdAdo
dEFiNio
2.1.3
2.1.4
2.1.5
Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem de uma condio determinada por um deles. Por exemplo: um fluxo pode levar um documento a um participante ou a um outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou a definio do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema.
2.1.6
O recurso de fluxo de trabalho de um Sistema deve poder associar limites de tempo a trmites e/ou procedimentos individuais em cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com tais limites. Sempre que o participante for um grupo de trabalho, um recurso de fluxo de trabalho de um Sistema deve prever a forma de distribuio dos documentos entre os membros do grupo. Essa distribuio pode ser: De acordo com uma sequncia circular prdefinida, o Sistema envia o prximo documento independentemente da concluso da tarefa anterior; ou medida que cada membro conclui a tarefa, o Sistema lhe envia o prximo documento da fila do grupo. O recurso de fluxo de trabalho de um Sistema deve permitir que a captura de documentos desencadeie automaticamente fluxos de trabalho. Deve manter verses dos fluxos alterados e estabelecer vnculos entre os documentos j processados ou em processamento nos fluxos alterados. Deve assegurar que qualquer modificao nos atributos dos fluxos, como extino ou ampliao do nmero de pessoas ou extino de autorizao, leve em conta os documentos vinculados. captura captura: procedimentos gerais Deve utilizar vocabulrio controlado para apoiar a atribuio do metadado descritor. Deve ser capaz de relacionar o mesmo documento digital a mais de um processo ou expediente, sem duplicao fsica do mesmo. Quando um documento digital estiver associado a mais de um expediente/processo, o Sistema dever criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital.
2.1.7
2.1.7.1
2.1.7.2
2.1.8
2.1.9
2.1.10
3 3.1 3.1.1 3.1.2
79
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cdigo 3.1.3
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Deve ser capaz de inserir automaticamente os metadados previstos no Sistema para o maior nmero possvel de documentos, pois isso diminui as tarefas do usurio do Sistema e garante maior rigor na insero dos metadados.
obSErvAo Exemplo: no caso de documentos com forma padronizada (formulrios, modelos de requerimentos, de memorandos etc.), alguns metadados podem ser inseridos automaticamente, tais como: nmero identificador, ttulo, classificao, prazo de guarda.
mETAdAdo
dEFiNio
3.1.4
Deve prestar assistncia aos usurios no que diz respeito classificao de documentos, por meio de algumas ou de todas as aes que se seguem: Tornar acessvel ao usurio somente o subconjunto do Plano de Classificao de Documentos que diz respeito sua atividade; Indicar as ltimas classificaes feitas pelo usurio; Indicar expedientes ou processos que contenham documentos de arquivo relacionados; Indicar classificaes possveis a partir dos metadados j inseridos; Indicar classificaes possveis a partir do contedo do documento. Deve permitir que um usurio transmita documentos a outro usurio para completar o processo de captura, no caso dos procedimentos dessa captura serem distribudos entre vrios usurios. captura de mensagens de correio eletrnico Deve assegurar a captura do nome e no somente do endereo do originador do correio eletrnico. Por exemplo, Luiz Santos alm de lsa25@ab.br. Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados Deve poder capturar, entre outros, os seguintes documentos: Calendrios eletrnicos; Informaes de outros aplicativos: contabilidade, folha de pagamento, desenho assistido por computador (CAD); Documentos em papel digitalizados por meio de escner; Documentos sonoros; Videoclipes; Diagramas e mapas digitais; Dados estruturados (EDI); Bases de dados; Documentos multimdia. Deve permitir que um documento composto seja capturado de qualquer uma das formas seguintes: Como um nico documento de arquivo composto; Como um conjunto de documentos de arquivo simples relacionados, um para cada componente do documento composto; Estrutura dos procedimentos de gesto A lista de documentos, que um Sistema tem que suportar, ir variar de rgo para rgo.
3.1.4.1
3.1.4.2 3.1.4.3 3.1.4.4 3.1.4.5 3.1.5
3.2 3.2.1
3.3 3.3.1
3.3.1.1 3.3.1.2
3.3.1.3 3.3.1.4 3.3.1.5 3.3.1.6 3.3.1.7 3.3.1.8 3.3.1.9 3.3.2 3.3.2.1 3.3.2.2
3.4
80
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cdigo 3.4.1
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento incompleto ou inconsistente de uma forma que venha a comprometer sua futura autenticidade. Deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento em que a futura verificao de sua autenticidade no for vivel. Avaliao e destinao configurao da Tabela de Temporalidade de documentos Deve ser capaz de manter o histrico das alteraes realizadas na Tabela de Temporalidade de Documentos.
obSErvAo Exemplo: uma correspondncia sem assinatura digital vlida ou uma fatura de fornecedor no identificado.
mETAdAdo
dEFiNio
3.4.2
4 4.1 4.1.1
Registro de alterao
Registra informaes: data/hora da alterao, responsvel pela alterao, identificador da srie que teve prazo ou destinao alterada, descrio da alterao (incluindo o prazo/destinao anterior).
4.1.2
Deve ser capaz de importar e exportar total ou parcialmente uma tabela de temporalidade de documentos (Ver item 10 - Interoperabilidade). Aplicao da Tabela de Temporalidade de documentos Deve prever, em determinados casos, dispositivo de aviso antes do incio da execuo de uma ao de destinao. Por exemplo, aviso ao Administrador caso um documento arquivstico possua um determinado nvel de segurana. Exportao de documentos Deve ser capaz de exportar documentos: Em seu formato nativo (ou no formato para o qual foi migrado); De acordo com os formatos definidos em padres de interoperabilidade; De acordo com o formato definido pelo Arquivo Pblico do Estado que ir receber a documentao, no caso de transferncia ou recolhimento. Deve ser capaz de exportar metadados nos formatos previstos pelo padro de interoperabilidade do governo. Deve possibilitar a incluso de metadados necessrios gesto do arquivo permanente nos documentos que sero exportados para recolhimento. Quando se exportar documentos hbridos, um Sistema deve exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte sob forma convencional dos mesmos documentos tenha passado pelo procedimento de destinao adequado antes de confirmar a exportao da parte sob forma digital. Deve permitir que documentos sejam exportados mais de uma vez. Eliminao Deve permitir a eliminao de documentos de forma irreversvel a fim de que no possam ser restaurados por meio da utilizao normal do Sistema, nem por meio de rotinas auxiliares do Sistema operacional, nem por aplicaes especiais de recuperao de dados. Tipo de suporte 1. Indicar se o documento digital, convencional ou hbrido.2. Especificar o material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco magntico, disco ptico, meio digital.
4.2 4.2.1
4.3 4.3.1 4.3.1.1 4.3.1.2 4.3.1.3
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5 4.4 4.4.1
81
11/1/10 2:47 PM
cdigo 4.4.2
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Quando eliminar documentos hbridos, o Sistema deve exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte sob forma convencional dos mesmos seja eliminada tambm antes de confirmar a eliminao da parte sob forma digital. Avaliao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos Deve exportar metadados de documentos convencionais. Pesquisa, localizao e apresentao de documentos Deve fornecer interface de pesquisa, localizao e apresentao opcionais via um ambiente web. Deve prever a navegao grfica no plano de classificao, a navegao direta de uma funo, subfuno, atividade ou srie para os documentos arquivsticos nessa mesma funo, subfuno, atividade ou srie, e a seleo, recuperao e apresentao direta dos documentos arquivsticos e de seus contedos por meio desse mecanismo. Pesquisa e localizao Deve permitir que os contedos sob a forma de texto dos documentos possam ser pesquisados. Deve fornecer uma interface que possibilite a pesquisa combinada de metadados e de contedo do documento por meio dos operadores booleanos: E, OU e NO. Deve permitir que os termos utilizados na pesquisa possam ser qualificados, especificando-se um metadado ou o contedo do documento como fonte de busca. Deve permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direita para a pesquisa de metadados.
obSErvAo
mETAdAdo
dEFiNio
4.5 4.5.1 5 5.1.1 5.1.2
5.2 5.2.1 5.2.2
5.2.3
5.2.4
Exemplos: o argumento de pesquisa Bra*il pode recuperar Brasil e Brazil; o argumento de pesquisa Arq* pode recuperar Arquivo, Arquivstica etc.
5.2.5
Deve permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direta para pesquisa no contedo do documento. Deve proporcionar a pesquisa por proximidade, isto , que uma palavra aparea no contedo do documento a uma distncia mxima de outra. Deve permitir que os usurios possam armazenar pesquisas para reutilizao posterior. Deve permitir que os usurios possam refinar pesquisas j realizadas. Quando o rgo ou entidade utilizar vocabulrio controlado, um Sistema deve ser capaz de realizar pesquisa dos documentos por meios de navegao desse instrumento. Deve permitir que usurios autorizados configurem e alterem os campos default de pesquisa de forma a definir metadados como campos de pesquisa. Apresentao: visualizao, impresso e emisso de som Deve permitir que os documentos apresentados em uma lista de resultados sejam selecionados e, em seguida, abertos por meio de um clique ou toque de tela ou acionamento de tecla.
5.2.6
5.2.7 5.2.8 5.2.9
5.2.10
5.3 5.3.1
82
11/1/10 2:47 PM
cdigo 5.3.2
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Deve permitir a configurao de formato da lista de resultados de pesquisa pelos usurios ou Administrador, incluindo recursos e funes tais como: Seleo da ordem em que os resultados de pesquisa so apresentados; Determinao do nmero de resultados de pesquisa exibidos na tela de cada vez; Estabelecimento do nmero mximo de resultados para uma pesquisa; Definio dos metadados que devem ser exibidos nas listas de resultados de pesquisa. Deve fornecer recursos que permitam a um usurio navegar para o nvel de agregao imediatamente superior ou inferior, como por exemplo: De um documento para a srie em que est includo; De uma srie para os documentos nela includos; De uma srie para a atividade, subfuno e funo correspondentes; De uma atividade, subfuno e funo para as sries a elas relacionadas. Deve permitir que os metadados exibidos nas listas a que se referem os requisitos (5.3.9 e 5.3.10 da Tabela de Requisitos Obrigatrios) possam ser definidos pelo usurio. Deve ser capaz de apresentar os documentos arquivsticos em outros formatos alm do nativo, tais como: Formato XML adequado pra publicao; Formato HTML adequado para publicao; Formato aprovado por organismos padronizadores na sua esfera de competncia. Deve permitir que o administrador determine que todas as cpias em papel de documentos sejam impressas junto com metadados pr-selecionados. Segurana cpias de segurana As mdias removveis devem ter cpias em suportes equivalentes e armazenamento off-site. Os discos rgidos devem ter cpias de segurana armazenadas em pelo menos dois locais diferentes e fisicamente distantes. Deve ser capaz de agendar automaticamente as cpias de segurana com periodicidade estipulada pelo Administrador. Deve permitir cpias incrementais ou completas.
obSErvAo
mETAdAdo
dEFiNio
5.3.2.1 5.3.2.2 5.3.2.3 5.3.2.4 5.3.3
5.3.3.1 5.3.3.2 5.3.3.3 5.3.3.4 5.3.4
5.3.5
No que se refere a interoperabilidade com outros Sistemas, ver cdigo 10 Interoperabilidade
5.3.5.1 5.3.5.2 5.3.5.3 5.3.6
6 6.1 6.1.1 6.1.2
6.1.3
6.1.4
As assinaturas digitais possibilitam Deve dispor de mecanismos de assinatura digital a verificao de integridade inclusive das cpias de segurana e integridade dos dados e a identificao do responsvel pelo procedimento. em mdias que estejam off-site. Tais verificaes podem ser realizadas sem o auxlio do Sistema. Dados crticos de configurao e controle do Sistema operacional e do gerenciador do banco de dados devem ser especialmente protegidos. Mecanismos especiais de cpias de segurana devero ser previstos para dados crticos.
6.1.5
83
11/1/10 2:47 PM
cdigo 6.1.6
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Trilhas de auditoria devem ser copiadas com frequncia, prevendo-se cpias a serem armazenadas em pelo menos um local off-site. controle de acesso As credenciais de autenticao s podero ser alteradas pelo usurio proprietrio ou pelo Administrador, com a anuncia do proprietrio, em conformidade com a poltica de segurana. Se o usurio solicitar o acesso ou pesquisa de um documento arquivstico ou volume especficos aos quais no tenha o direito de acesso, o Sistema deve fornecer uma das seguintes respostas (estabelecidas durante a configurao):
obSErvAo
mETAdAdo
dEFiNio
6.2 6.2.1
Credenciais de autenticao
Autentica o usurio no sistema. Pode ser senha, biometria, certificado digital e chave privada.
6.2.2
Essas opes so apresentadas em ordem crescente de segurana. O requisito da terceira opo (isto , a mais rigorosa) implica que um Sistema ter de excluir esses documentos de qualquer listagem de resultados de uma pesquisa. Esse procedimento normalmente adequado para documentos que requeiram elevados graus de segurana e sigilo. O Sistema deve ser capaz de registrar e informar tentativas indevidas de acesso. Este requisito se aplica tanto em pesquisa em metadados quanto a pesquisa no prprio documento (texto livre).
6.2.2.1 6.2.2.2 6.2.2.3 6.2.3
Mostrar a classificao e os metadados do documento; Demonstrar a existncia do documento, mas no a respectiva classificao nem outro metadado; No mostrar qualquer informao do documento, nem indicar a existncia do mesmo. Deve implementar imediatamente alteraes ou revogaes dos atributos de segurana de usurios e de documentos digitais. Deve oferecer ferramentas de aumento de produtividade ao Administrador, tais como, realizao de operaes sobre lotes ou grupos de usurios e lotes de documentos digitais, agenda de tarefas, anlises de trilhas e gerao de alarmes. Quando um Sistema controlar o acesso por grupos de usurios, papis de usurios e usurios individuais, deve obedecer a uma hierarquia de permisses preestabelecida na poltica de segurana. classificao da segurana da informao quanto categoria e ao grau de sigilo Deve garantir que no haja ambiguidade na associao entre as marcaes de grau de sigilo e os outros atributos de segurana (permisses) do documento importado. Deve permitir o armazenamento dos documentos sigilosos em meios fsicos ou lgicos distintos. Trilhas de Auditoria Deve permitir apenas ao Administrador e ao auditor a leitura das trilhas de auditoria.
6.2.4
6.2.5
6.3 6.3.1
6.3.2 6.4 6.4.1
84
11/1/10 2:47 PM
cdigo 6.4.2
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Deve possuir mecanismos para a realizao de buscas nos eventos das trilhas de auditoria.
obSErvAo Para facilidade de relatrio, os resultados podem ser apresentados ordenados, mas esta ordenao no pode alterar os dados contidos na trilha. Esse alarme deve ser usado para indicar a proximidade do esgotamento de espao reservado trilha de auditoria.
mETAdAdo
dEFiNio
6.4.3
Deve ser capaz de gerar um alarme, para os administradores apropriados, se o tamanho da trilha de auditoria exceder um limite preestabelecido.
6.4.4
Todas as outras operaes estariam Quando o espao de armazenamento da trilha de auditoria atingir o limite preestabelecido, o Sistema bloqueadas at a liberao pelo Administrador. deve permitir somente operaes auditveis originadas por administradores. Deve ser capaz de aplicar um conjunto de regras na monitorao de eventos auditados e, com base nessas regras, indicar a possvel violao da segurana. Deve garantir pelo menos as seguintes regras para a monitorao dos eventos auditados: Acumulao de um nmero pr-determinado de tentativas consecutivas de login com erro (autenticao mal sucedida), conforme especificado pela poltica de segurana; Ocorrncia de vrios login simultneos do mesmo usurio em locais (computadores) diferentes; Login do usurio fora do horrio autorizado, aps logoff no perodo normal. Assinaturas digitais O Sistema deve ser capaz de garantir a origem e a integridade dos documentos com assinatura digital. O Sistema deve ser capaz de armazenar juntamente com o documento as seguintes informaes de certificao: Assinatura digital; Certificado digital (cadeia de certificao) usado na verificao da assinatura; Lista de certificados revogados LCR. Deve ser capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica de assinatura digital. Deve destruir, ou tornar indisponvel, as chaves de criptografia quando estas estiverem contidas em listas de certificados revogados (LCR). Deve ter acesso a relgios e carimbador de tempo confiveis para o seu prprio uso. O relgio gerador de selo de tempo deve ser sincronizado com o Observatrio Nacional (Diviso do Servio da Hora, disponvel em: http://pcdsh01.on.br/).
6.4.5
6.4.6 6.4.6.1
6.4.6.2 6.4.6.3 6.5 6.5.1 6.5.2
6.5.2.1 6.5.2.2 6.5.2.3 6.5.3
6.5.4
6.5.5
6.6 6.6.1
criptografia Deve poder assegurar a captura de documentos cifrados, diretamente de uma aplicao de software que disponha da funcionalidade da cifrao. Deve possuir uma arquitetura capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica. marcas dgua digitais
6.6.2
6.7
85
11/1/10 2:47 PM
cdigo 6.7.1
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Deve possuir uma arquitetura capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma de gerao e de deteco de marca dgua digital. Acompanhamento de transferncia Deve ser capaz de manter, para cada documento, o histrico das movimentaes e transferncias de mdia sofridas por aquele documento. Autoproteo Deve fazer a verificao de vrus ou pragas antes da efetivao da captura. Deve ter dispositivos e procedimentos que reduzam as possibilidades de erros, falhas e descontinuidades no seu funcionamento que causem danos ou perdas aos documentos arquivsticos digitais. Deve garantir que os dados de segurana, quando replicados, sejam consistentes.
obSErvAo
mETAdAdo
dEFiNio
6.8 6.8.1
6.9 6.9.1 6.9.2
6.9.3
Permisses de controle de acesso, chaves criptogrficas e parmetros de algoritmos criptogrficos so exemplos de dados de segurana.
6.9.4
Quando no for possvel escrever na trilha de auditoria, o Sistema deve impedir toda operao de qualquer usurio e passar para o modo de manuteno. Deve detectar o reenvio de dados de autenticao e segurana de um usurio, sem conhecimento deste. O evento deve ser registrado nas trilhas, cancelando a comunicao com o Sistema remoto/ usurio e considerando o usurio fora do Sistema. Alterar, Apagar e Truncar documentos Arquivsticos digitais Para evitar erros irreparveis, deve inibir a eliminao (permanente ou lgica) de grupos ou lotes de documentos fora do processo regular de eliminao previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos. Deve dispor de funes de ocultao de informao Se o Sistema no fornecer diretamente esses recursos, tem sigilosa contida na cpia truncada do documento, que permitir que outros pacotes de permitindo o seguinte: software os proporcionem. essencial que quando os recursos para truncar documento forem empregados, nenhuma informao retirada ou ocultada seja passvel de visualizao da cpia truncada na tela, nem quando impressa ou reproduzida por meios audiovisuais, independentemente da utilizao de quaisquer recursos, tais como rotao, variao focal ou qualquer outra manifestao. Retiradas de pginas de um documento; Adio de retngulos opacos para ocultar nomes ou palavras sensveis; Quaisquer outros recursos necessrios para formatos de vdeos ou de udio, caso existam. Deve registrar no documento original uma referncia cruzada a uma cpia truncada dele efetuada. Armazenamento durabilidade
6.9.5
6.10 6.10.1
6.10.2
6.10.2.1 6.10.2.2 6.10.2.3 6.10.3
7 7.1
86
11/1/10 2:47 PM
cdigo 7.1.1
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Deve utilizar preferencialmente dispositivos e padres de armazenamento maduros, estveis no mercado e amplamente disponveis.
obSErvAo Um Sistema deve utilizar preferencialmente padres abertos de armazenamento (como exemplo: ISO 9660:1999 definio do formato de Sistemas de arquivos para CR-Rom). A escolha dos dispositivos de armazenamento deve contemplar padres estveis de mercado e fornecedores consolidados.
mETAdAdo
dEFiNio
7.1.2
Para as memrias secundrias e tercirias, o Sistema deve manter estatsticas da durabilidade efetivamente observada. No caso de uso de fitas magnticas, o mecanismo de cpias de segurana provido pelo Sistema deve proporcionar meios para que o item 8.2.2 possa ser implementado automaticamente, integrado ao de cpias de segurana. O acesso s informaes armazenadas em memria O objetivo minimizar o acesso fsico s mdias, visando diminuio terciria deve ser efetuado preferencialmente do desgaste. A manipulao direta mediante uso de rede de dados. das mdias dever ser restrita aos administradores do Sistema e no aos usurios comuns. capacidade Deve permitir ao administrador configurar os limites de capacidade de armazenamento dos diversos dispositivos. Deve oferecer facilidade ao Administrador para a monitorao da capacidade de armazenamento. Esse controle indica, por exemplo, capacidade utilizada, capacidade disponvel e taxa de ocupao. Tais informaes so teis para subsidiar aes de expanso em tempo hbil.
7.1.3
7.1.4
7.2 7.2.1
7.2.2
7.2.3
Deve informar automaticamente ao Administrador quando os dispositivos de armazenamento on line atingirem nveis crticos de ocupao. Deve manter estatsticas de taxa de crescimento de utilizao de memria secundria e terciria para informar ao administrador previses de exausto de recursos. Efetividade de armazenamento Os dispositivos de armazenamento de um Sistema devem suportar mtodos de deteco de erros para leitura e escrita de dados. A infraestrutura de um Sistema deve prever o uso de tcnicas para garantir maior confiabilidade e desempenho. As tcnicas recomendadas incluem: Espelhamento (mirroring) nas memrias secundrias para maior confiabilidade; Partio de dados (data stripping) nas memrias secundrias para maior desempenho. Preservao Aspectos fsicos Deve permitir ao Administrador especificar a vida til prevista/pretendida dos suportes. Caractersticas do documento digital Registra informaes: suporte, vida til do suporte, tamanho, formato, aplicao utilizada para a criao do documento, nome original, ambiente de criao, informao sobre assinatura digital, relao entre os objetos. Este tipo de estimativa possibilita ao administrador antecipar aes de expanso antes que a utilizao atinja nveis crticos.
7.2.4
7.3 7.3.1
7.3.2
7.3.2.1 7.3.2.2 8 8.1 8.1.2
87
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cdigo 8.1.3
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Deve informar, automaticamente, quais so os suportes que se encontram prximos do fim de sua vida til.
obSErvAo
mETAdAdo Caractersticas do documento digital
dEFiNio Registra informaes: suporte, vida til do suporte, tamanho, formato, aplicao utilizada para a criao do documento, nome original, ambiente de criao, informao sobre assinatura digital, relao entre os objetos.
8.2 8.2.1
Aspectos lgicos Deve informar os resultados da verificao peridica dos dados armazenados, incluindo os erros detectados, bem como as substituies e as correes de dados realizadas. Deve manter um histrico dos resultados da verificao peridica dos dados armazenados. Aspectos gerais Deve utilizar suportes de armazenamento e de recursos de hardware e software que sejam maduros, estveis no mercado e amplamente disponveis. Deve utilizar normas amplamente aceitas, descritas em especificaes abertas e disponveis publicamente, no que se refere s estruturas para codificao, armazenamento e banco de dados. Deve evitar o uso de estruturas proprietrias para codificao, armazenamento ou banco de dados. Caso venha a utiliz-las, estas devem estar plenamente documentadas e a documentao disponvel para o administrador. usabilidade Deve possuir documentao completa, clara, inteligvel e organizada para a instalao e uso do software. Deve possuir Sistema de ajuda on line. A ajuda on line fornecida pelo Sistema deve ser vinculada funo ou tarefa executada, em todo o Sistema. O Sistema deve permitir a personalizao de contedo de ajuda on line por adio de texto ou edio de texto existente. Exemplo: quando se est executando uma operao de edio, uma vez acionada a ajuda, ela deve remeter para o tpico da ajuda edio. Exemplo: o responsvel pela administrao de contedo da ajuda pode adicionar esclarecimentos ou alterar o contedo das descries, de modo a facilitar o entendimento das funes.
8.2.2 8.3 8.3.1
8.3.2
8.3.3
9 9.1.1
9.1.2 9.1.3
9.1.4
9.1.5
Toda mensagem de erro produzida pelo Sistema deve ser clara e significativa, de modo a permitir que o usurio possa recuperar-se do erro ou cancelar a operao. A interface do Sistema deve seguir padres prestabelecidos e consolidados como boas prticas de projeto grfico. Normas ou regras de interface podem ser relativas utilizao de padro de identidade visual (ligado marca da instituio ou alguma legislao especfica do Estado, bem como a utilizao de guias de estilo para implementao e padronizao da interface.
9.1.6
88
11/1/10 2:47 PM
cdigo 9.1.7
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Deve empregar um conjunto simples e consistente de regras de interface, privilegiando a facilidade de aprendizado de operao pelos seus usurios.
obSErvAo O uso de um conjunto de regras consistentes com o ambiente operacional em que o Sistema ser executado permite que ele apresente menus, comandos e outras facilidades consistentes em toda aplicao. Essas regras de interface, quando compatveis com outras aplicaes principais j instaladas, levam padronizao da terminologia utilizada para funes, rtulos e aes consistentes em toda a aplicao.
mETAdAdo
dEFiNio
9.1.8
A interface de visualizao dos documentos arquivsticos deve fornecer o recurso de arrastar e soltar, se apropriado no ambiente operacional do Sistema. Deve permitir que a sua estrutura de funes, subfunes, atividades e sries possa ser visualizada em diferentes formas de apresentao. Deve ser possvel personalizar a interface grfica com o usurio de um Sistema. A personalizao deve incluir pelo menos as seguintes possibilidades: Contedos de menus; Formatos de telas; Utilizao de teclas de funo; Alterao de cores, fontes e tamanhos de fontes em telas e janelas; Avisos sonoros. Sempre que o Sistema utilizar janelas pop-up e barras de ferramentas, deve-se permitir ao usurio a possibilidade de configurao e de habilitar/ desabilitar esse tipo de recurso. Sempre que o Sistema permitir o uso de janelas, ele deve permitir sua movimentao, redimensionamento e gravao das modificaes da aparncia, de forma a permitir a personalizao por perfil de usurio. Deve permitir a seleo de avisos sonoros e a personalizao de tom e volume, bem como a gravao dessas escolhas no perfil do usurio. Deve permitir a gravao de opes default para entrada de dados de configurao: Valores de variveis definidas pelo usurio; Valores iguais aos de um item anterior; Valores que possam ser selecionados de uma lista configurvel; Valores derivados do contexto, como data, referncia do documento, identificador do usurio; Valores pr-definidos por um Administrador (para campos de metadados como, por exemplo, o nome da organizao que est utilizando o Sistema). Porm, de forma a no infringir a recomendao de uso de um conjunto simples e consistente de regras de interface.
9.1.9
9.1.10
9.1.10.1 9.1.10.2 9.1.10.3 9.1.10.4 9.1.10.5 9.1.11
9.1.12
9.1.13
9.1.14 9.1.14.1 9.1.14.2 9.1.14.3 9.1.14.4 9.1.14.5
89
11/1/10 2:47 PM
cdigo 9.1.15
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl A interface de um Sistema com usurio deve ser apropriada para adaptaes e personalizaes que permitam a sua utilizao por usurios com necessidades especiais. Essas adaptaes e personalizaes devem ser compatveis com software especializado que possa vir a ser acoplado (por exemplo, leitores de telas para cegos), bem como seguir orientaes especficas de acessibilidade de interface. Deve permitir a realizao de transaes ou tarefas mais frequentemente executadas com um pequeno nmero de repeties (por exemplo, cliques de mouse) e sem mudanas excessivas de contexto. Deve estar fortemente integrado com o Sistema de correio eletrnico da organizao, de forma a permitir a gerao de mensagens com possibilidade de manipular documentos digitais, sem necessidade de sair do Sistema. No caso de integrao do Sistema com o correio eletrnico, deve ser possvel fazer referncias a documentos arquivsticos sem necessidade de envio de cpias adicionais. Deve possuir integrao com o Sistema padro de edio de documentos, de modo que possa fazer uso da facilidade de gravao. Deve permitir a definio e utilizao de referncias cruzadas entre documentos arquivsticos digitais correlacionados, permitindo uma fcil navegao entre eles, inclusive com o uso de hiperlinks.
obSErvAo Para ambientes e stios apoiados na web importante seguir orientaes especficas de acessibilidade. desejvel que o padro seguido possa ser verificado atravs da aplicao de uma validao manual ou automtica, de preferncia visando obteno de certificao de acessibilidade.
mETAdAdo
dEFiNio
9.1.16
9.1.17
Esse requisito deve estar de acordo com as normas de segurana.
9.1.18
9.1.19
9.1.20
Registro de relaes significantes do documento com outros pelo fato de registrarem a mesma atividade, pessoa ou situao ou diferentes nveis de agregao (processo/expediente, volume e documento) ou diferentes manifestaes do mesmo documento em diversos formatos. Relaciona o usurio a papis e/ou grupos a que pertence.
9.1.21
Deve disponibilizar pelo menos dois papis de acesso diferenciados, um para usurio final e outro para administrador de Sistema. Deve fornecer para os usurios finais e administradores funes intuitivas e fceis de usar, que requeira poucas aes para completar uma tarefa padro. Particularmente em operao normal, o Sistema deve ser capaz de: Capturar e declarar um documento arquivstico com, no mximo, trs cliques de mouse ou acionamentos de telas; Apresentar todos os elementos de metadados obrigatrios para a captura do documento com mnima demanda para o usurio; Apresentar o contedo de um documento arquivstico, a partir de uma lista de pesquisa, com no mximo trs cliques de mouse ou acionamentos de telas; Apresentar os metadados de um documento arquivstico com no mximo, trs cliques de mouse ou acionamentos de tarefas.
Perfil de usurio
9.1.22
9.1.22.1
9.1.22.2
9.1.22.3
9.1.22.4
90
11/1/10 2:47 PM
cdigo 9.1.23
rEquiSiTo AlTAmENTE dESEJvEl Deve levar em considerao as condies de operao como rudo, luminosidade, necessidade de rapidez na concluso da tarefa, necessidades especficas para dispositivos mveis, ambiente desktop/web e necessidades de instalao automtica, para configurar as formas de interao com o usurio. interoperabilidade
obSErvAo Exemplo: no se deve utilizar menus audveis em ambientes que apresentam alto volume de rudos na proximidade dos terminais de usurios.
mETAdAdo
dEFiNio
10 10.1
Deve ser capaz de interoperar com outros Sistemas, As operaes de interoperabilidade devem respeitar a legislao vigente permitindo pelo menos consulta, recuperao, e a poltica de segurana. importao e exportao de documentos e seus metadados. Deve ser capaz de interoperar com outros Sistemas atravs de padres abertos de interoperabilidade. desempenho e Escalabilidade Deve manter estatsticas dos tempos de atendimento, discriminados por tipo de operao. Deve ser expansvel at comportar um nmero mximo preestabelecido de usurios simultneos, provendo continuidade efetiva de servios. Deve ser escalvel, a fim de permitir adaptao a organizaes de diferentes tamanhos e complexidades. Deve fornecer evidncias de grau de escalabilidade ao longo do tempo. Avaliaes quantitativas devem incluir: O nmero mximo de sites remotos suportados com desempenho adequado; O tamanho mximo do repositrio, expresso em Gigabytes ou Terabytes, que pode ser suportado com desempenho adequado; O nmero mximo de usurios simultneos que possam ser atendidos com desempenho adequado; A sobrecarga administrativa prevista para um perodo de cinco anos, permitindo crescimento do nmero de usurios e da quantidade de registros; A quantidade de reconfiguraes e de indisponibilidades previstas para um perodo de cinco anos, permitindo o crescimento do nmero de usurios e da quantidade de registros; A quantidade de reconfiguraes e de indisponibilidades previstas para um perodo de cinco anos, permitindo mudanas substanciais na estrutura da organizao, mudanas nos esquemas de classificao e mudanas na administrao de usurios. Exemplo: padres abertos como os estabelecidos pela e-PING, XML e Dublin Core.
10.2
11 11.1 11.2
11.3
11.4
11.4.1 11.4.2
11.4.3 11.4.4
11.4.5
11.4.6
91
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decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009

Reorganiza a Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil, e d providncias correlatas. JOS SERRA, GOVERNADOR DO ESTADO DE SO PAULO, no uso de suas atribuies legais, Decreta: SEO I Disposies Preliminares Artigo 1 - A Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil, prevista no inciso VI do artigo 3 do Decreto n 51.991, de 18 de julho de 2007, fica reorganizada nos termos deste decreto. Artigo 2 - Unidade do Arquivo Pblico do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, cabe: I - formular e implementar a poltica estadual de arquivos, por meio da gesto, do recolhimento, da preservao e da difuso do patrimnio documental do Estado, garantindo pleno acesso informao, com vista a: a) subsidiar as decises governamentais; b) apoiar o cidado na defesa de seus direitos; c) incentivar a produo de conhecimento cientfico e cultural; II - orientar o desenvolvimento, a implementao e o aperfeioamento contnuo de sistema informatizado unificado de gesto arquivstica de documentos e informaes, em conformidade com a poltica estadual de arquivos. SEO II Da Estrutura Artigo 3 - A Unidade do Arquivo Pblico do Estado tem a seguinte estrutura: I - 2 (dois) Ncleos de Apoio Tcnico ao Coordenador (I e II); II - Ncleo de Comunicao; III - Centro de Processamento de Informaes Digitais, com: a) Ncleo de Suporte de Imagens Digitais; b) Ncleo de Apoio Informtica; IV - Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, com: a) Centro de Gesto Documental, com: 1. Ncleo de Assistncia Tcnica aos rgos do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo;
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2. Ncleo de Normas Tcnicas; 3. Ncleo de Formao e Treinamento; 4. Ncleo de Monitoria e Fiscalizao; b) Centro de Coordenao dos Protocolos Estaduais; c) Centro de Assistncia aos Municpios; d) Centro de Arquivo Administrativo, com: 1. Ncleo de Processamento Tcnico; 2. Ncleo de Registro e Emprstimo; 3. Central de Atendimento ao Cidado (CAC); 4. Ncleo de Apoio Logstico; V - Departamento de Preservao e Difuso do Acervo, com: a) Centro de Acervo Permanente, com: 1. Ncleo de Paleografia; 2. Ncleo de Acervo Textual Pblico; 3. Ncleo de Acervo Textual Privado; b) Centro de Acervo Iconogrfico e Cartogrfico, com: 1. Ncleo de Acervo Iconogrfico; 2. Ncleo de Acervo Cartogrfico; c) Centro de Difuso e Apoio Pesquisa, com: 1. Ncleo de Ao Educativa; 2. Ncleo de Assistncia ao Pesquisador; 3. Ncleo de Atendimento ao Pblico; 4. Ncleo de Biblioteca e Hemeroteca; d) Centro de Preservao, com: 1. Ncleo de Conservao; 2. Ncleo de Acondicionamento e Encadernao; 3. Ncleo de Microfilmagem; VI - Ncleo de Apoio Administrativo. Artigo 4 - As unidades a seguir relacionadas contam, cada uma, com: I - Assistncia Tcnica, a Unidade do Arquivo Pblico do Estado; II - Assistncia Tcnica e Clula de Apoio Administrativo:
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a) o Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo; b) o Departamento de Preservao e Difuso do Acervo; III - Corpo Tcnico e Clula de Apoio Administrativo: a) o Centro de Processamento de Informaes Digitais; b) os Centros do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo; c) os Centros do Departamento de Preservao e Difuso do Acervo. Pargrafo nico - Os Corpos Tcnicos so compostos de pessoal tcnico especializado, de comprovada qualificao profissional para o desempenho de suas atribuies. Artigo 5 - As Assistncias Tcnicas, os Corpos Tcnicos e as Clulas de Apoio Administrativo no se caracterizam como unidades administrativas. SEO III Dos Nveis Hierrquicos Artigo 6 - As unidades a seguir relacionadas tm os seguintes nveis hierrquicos: I - de Coordenadoria, a Unidade do Arquivo Pblico do Estado; II - de Departamento Tcnico: a) o Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo; b) o Departamento de Preservao e Difuso do Acervo; III - de Diviso Tcnica: a) o Centro de Processamento de Informaes Digitais; b) os Centros do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo; c) os Centros do Departamento de Preservao e Difuso do Acervo; IV - de Servio Tcnico: a) os Ncleos de Apoio Tcnico ao Coordenador; b) o Ncleo de Comunicao; c) do Centro de Processamento de Informaes Digitais, o Ncleo de Suporte de Imagens Digitais; d) os Ncleos do Centro de Gesto Documental; e) do Centro de Arquivo Administrativo: 1. os Ncleos; 2. a Central de Atendimento ao Cidado (CAC); f) os Ncleos do Centro de Acervo Permanente;
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g) os Ncleos do Centro de Acervo Iconogrfico e Cartogrfico; h) do Centro de Difuso e Apoio Pesquisa: 1. o Ncleo de Ao Educativa; 2. o Ncleo de Assistncia ao Pesquisador; 3. o Ncleo de Biblioteca e Hemeroteca; i) do Centro de Preservao, o Ncleo de Conservao; V - de Servio: a) do Centro de Processamento de Informaes Digitais, o Ncleo de Apoio Informtica; b) do Centro de Difuso e Apoio Pesquisa, o Ncleo de Atendimento ao Pblico; c) do Centro de Preservao: 1. o Ncleo de Acondicionamento e Encadernao; 2. o Ncleo de Microfilmagem; d) o Ncleo de Apoio Administrativo. SEO IV Das Atribuies SUBSEO I Das Atribuies Gerais Artigo 7 - A Unidade do Arquivo Pblico do Estado tem as seguintes atribuies: I - formular e implementar a poltica estadual de arquivos, em conformidade com o artigo 216, 2, da Constituio Federal e com a Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, compreendendo, entre outras matrias: a) a gesto documental; b) o acesso a: 1. documentos pblicos estaduais; 2. documentos integrantes de arquivos privados do Estado de So Paulo, declarados de interesse pblico e social; c) a preservao e a difuso do acervo; II - recolher os documentos produzidos pelo Poder Executivo Estadual; III - gerir, preservar e divulgar o acervo sob sua guarda; IV - propor: a) a edio de normas legais, regulamentares e instrues normativas que se fizerem
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necessrias implementao da poltica estadual de arquivos e ao pleno funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP; b) a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados do Estado de So Paulo, nos termos do artigo 12 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, mediante parecer e avaliao tcnica; V - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos do Estado de So Paulo; VI - exercer as atribuies previstas nos seguintes decretos para o rgo central do SAESP: a) Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que institui o SAESP; b) Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989, que dispe sobre a constituio de Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado; c) Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004 , que dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo e define normas para avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo, alterado pelo Decreto n 51.286, de 21 de novembro de 2006 ; VII - estimular: a) a criao de arquivos pblicos municipais; b) a implementao de polticas municipais de arquivos, compreendendo, entre outras matrias: 1. a gesto documental; 2. o acesso a documentos pblicos municipais; 3. a preservao e a difuso do acervo. SUBSEO II Dos Ncleos de Apoio Tcnico ao Coordenador Artigo 8 - Os Ncleos de Apoio Tcnico ao Coordenador tm as seguintes atribuies: I - apoiar o Coordenador no desempenho de suas atribuies; II - contribuir para: a) o desenvolvimento de projetos que envolvam as diversas reas da instituio; b) o adequado encaminhamento dos assuntos tcnico-adminitrativos; III - receber e analisar as reivindicaes e sugestes dos usurios dos servios da instituio, visando o aperfeioamento contnuo de suas atividades. SUBSEO III Do Ncleo de Comunicao Artigo 9 - O Ncleo de Comunicao, em integrao e de acordo com a orientao
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emanada do rgo central do Sistema de Comunicao do Governo do Estado de So Paulo - SICOM, institudo pelo Decreto n 43.833, de 8 de fevereiro de 1999, tem as seguintes atribuies: I - divulgar aes e projetos desenvolvidos na instituio; II - produzir e editorar textos sobre o acervo e a instituio; III - assistir o Coordenador nas relaes com a imprensa. SUBSEO IV Do Centro de Processamento de Informaes Digitais Artigo 10 - O Centro de Processamento de Informaes Digitais tem as seguintes atribuies: I - por meio do Corpo Tcnico, em relao ao desenvolvimento de sistemas: a) desenvolver aplicativos e sistemas de gerenciamento eletrnico de acervos, objetos, imagens digitais e instrumentos de pesquisa eletrnicos; b) participar do planejamento das polticas para a rea de tecnologia da informao aplicada s atividades de gesto documental; c) elaborar e executar programas e projetos de gerenciamento eletrnico dos acervos da instituio; II - por meio do Ncleo de Suporte de Imagens Digitais: a) executar programas de converso digital do acervo; b) fornecer imagens digitais ao pblico interno e externo; c) realizar a captura digital a partir de documentos originais e de microfilmes; d) participar do desenvolvimento de sistemas integrados de acesso s imagens digitais; e) operar, gerenciar, manter e prestar suporte rede local e pgina eletrnica da instituio, diretamente ou por meio de terceiros; III - por meio do Ncleo de Apoio Informtica: a) prover as unidades da instituio do necessrio suporte para: 1. instalao, configurao e uso de equipamentos; 2. utilizao de sistemas e de aplicativos; b) promover a manuteno dos equipamentos e sistemas de informtica da instituio; c) prestar os demais servios de apoio na rea de informaes digitais. SUBSEO V Do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo Artigo 11 - O Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo tem as seguintes atribuies:
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I - realizar estudos para a proposio da poltica estadual de arquivos, em especial quanto s matrias a que se referem as alneas a e b do inciso I do artigo 7 deste decreto; II - coordenar o funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, visando gesto, ao acesso e preservao dos documentos pblicos; III - orientar a execuo e promover a integrao e o aperfeioamento das atividades dos arquivos e protocolos dos rgos e entidades integrantes do SAESP; IV - definir requisitos, padres, normas e procedimentos arquivsticos a serem cumpridos por sistema de gesto arquivstica de documentos e informaes, a fim de garantir sua consistncia, segurana e confiabilidade; V - orientar sobre os procedimentos para eliminao de documentos pblicos estaduais desprovidos de valor permanente, mantendo os registros pertinentes; VI - manifestar-se sobre propostas de declarao de interesse pblico e social de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento cientfico estadual; VII - colaborar com o Ministrio Pblico e com instituies de direito do consumidor, na defesa do patrimnio arquivstico estadual e na proteo dos direitos dos usurios, de acordo com a Constituio Federal, artigo 216, e com a Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; VIII - propor e coordenar programa de: a) institucionalizao de arquivos pblicos municipais; b) implementao das polticas municipais a que se refere a alnea b do inciso VII do artigo 7 deste decreto. Artigo 12 - A Assistncia Tcnica tem, em relao gesto do conhecimento arquivstico, as seguintes atribuies: I - estimular a produo, o compartilhamento e a disseminao de conhecimento arquivstico na Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional; II - realizar estudos visando contribuir para o aperfeioamento da organizao e o pleno funcionamento dos rgos do SAESP; III - desenvolver pesquisas e realizar diagnsticos e censos sobre a produo documental, os arquivos e os protocolos estaduais; IV - manter cadastro atualizado das unidades estaduais responsveis pela guarda de documentos arquivsticos. Artigo 13 - O Centro de Gesto Documental tem as seguintes atribuies: I - por meio do Ncleo de Assistncia Tcnica aos rgos do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo: a) prestar orientao aos rgos do SAESP na formulao e na implementao de programas de gesto, acesso e preservao de documentos;
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b) analisar e promover adequaes s propostas de planos de classificao e tabelas de temporalidade de documentos da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional; c) orientar quanto aos procedimentos de: 1. eliminao de documentos desprovidos de valor permanente; 2. transferncia e recolhimento de documentos ao Arquivo Pblico do Estado; d) manter servio de orientao aos usurios de sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos; II - por meio do Ncleo de Normas Tcnicas, elaborar e propor: a) princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre a organizao e o funcionamento de arquivos e protocolos; b) para compor a poltica estadual de arquivos, o contedo relativo matria a que se referem as alneas a e b, item 1, do inciso I do artigo 7 deste decreto; c) a edio de normas legais, regulamentares e instrues normativas que se fizerem necessrias gesto, ao acesso e preservao de documentos arquivsticos; III - por meio do Ncleo de Formao e Treinamento: a) elaborar calendrio oficial de cursos, palestras e treinamentos visando formao e capacitao de recursos humanos do SAESP; b) disseminar, em mbito estadual, o conhecimento arquivstico, a legislao e as normas tcnicas relativos aos arquivos, protocolos e documentos pblicos; c) elaborar manuais de normas e procedimentos visando ao pleno funcionamento dos arquivos e protocolos estaduais; IV - por meio do Ncleo de Monitoria e Fiscalizao: a) realizar fiscalizao peridica, com avaliao documentada e sistemtica das instalaes e prticas operacionais e de manuteno das unidades de arquivo e protocolo; b) monitorar a implementao de programas de gesto e preservao documental, visando ao contnuo aperfeioamento das atividades de arquivo e protocolo; c) elaborar dados gerenciais e recomendar providncias para apurao e reparao de atos lesivos poltica estadual de arquivos pblicos e privados. Artigo 14 - O Centro de Coordenao dos Protocolos Estaduais tem, por meio de seu Corpo Tcnico, as seguintes atribuies: I - coordenar a aplicao de normas e procedimentos tcnicos visando padronizao das atividades dos protocolos dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional; II - promover aes coordenadas visando integrao sistmica dos protocolos com os arquivos; III - desenvolver estudos sobre o fluxo de documentos visando padronizar sua tramitao e assegurar acesso rpido s informaes;
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IV - propor solues articuladas com os rgos integrantes do SAESP nos assuntos afetos ao uso da tecnologia da informao nas atividades de protocolo. Artigo 15 - O Centro de Assistncia aos Municpios tem, por meio de seu Corpo Tcnico, as seguintes atribuies: I - prestar orientao tcnica s administraes municipais, em consonncia com o disposto nas alneas a e b do inciso VII do artigo 7 deste decreto, visando: a) a formulao e a implementao das respectivas polticas municipais de arquivo; b) a elaborao de normas legais; c) a implementao de sistemas municipais de arquivo; d) a elaborao de diagnsticos, projetos e aes, em especial quanto aos aspectos pertinentes gesto e preservao documental; II - atuar junto s autoridades municipais; III - realizar encontros regionais e organizar cursos, palestras, seminrios e treinamentos para os agentes pblicos municipais; IV - disseminar, em mbito municipal, o conhecimento arquivstico, a legislao e as normas tcnicas relativos aos arquivos, protocolos e documentos pblicos; V - propor: a) a realizao de convnios, termos de cooperao ou ajustes congneres com os municpios paulistas; b) solues articuladas quanto ao uso da tecnologia da informao nas atividades de gesto dos documentos e informaes municipais; VI - elaborar e propor princpios, diretrizes, normas e mtodos visando ao aprimoramento das atividades de arquivo e protocolo municipais. Artigo 16 - O Centro de Arquivo Administrativo tem as seguintes atribuies: I - assegurar a preservao e o acesso aos documentos intermedirios, de que trata o inciso II do artigo 4 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004 , dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional; II - gerir os documentos intermedirios, observando os Planos de Classificao e as Tabelas de Temporalidade de Documentos; III - por meio do Ncleo de Processamento Tcnico: a) elaborar calendrio oficial de transferncia de documentos ao Centro; b) identificar, classificar e valorar as sries documentais da massa acumulada, produzindo instrumentos de controle; c) dar cumprimento aos prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos e propor o recolhimento dos documentos de guarda definitiva; IV - por meio do Ncleo de Registro e Emprstimo:
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a) receber, por transferncia, os documentos dos rgos integrantes do SAESP; b) atender s solicitaes de consulta dos rgos produtores de documentos; c) manter controle dos emprstimos realizados; V - por meio da Central de Atendimento ao Cidado (CAC): a) facultar a consulta pblica ao sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos, prestando as orientaes que, para esse fim, se fizerem necessrias; b) atuar como centro de referncia do Estado, informando ao cidado sobre a localizao e o andamento de documentos de seu interesse particular ou coletivo; c) dar cumprimento s normas de acesso aos documentos pblicos; d) elaborar estatsticas, em especial sobre: 1. o perfil do usurio; 2. as demandas de consulta; VI - por meio do Ncleo de Apoio Logstico: a) manter controle dos espaos disponveis no depsito; b) promover o arquivamento e o desarquivamento de documentos, mantendo a organizao do acervo; c) desenvolver aes de conservao preventiva, visando ao monitoramento e ao controle permanente das condies dos depsitos. SUBSEO VI Do Departamento de Preservao e Difuso do Acervo Artigo 17 - O Departamento de Preservao e Difuso do Acervo tem as seguintes atribuies: I - recolher e custodiar os documentos de arquivo considerados de valor permanente: a) dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional; b) dos arquivos privados, de pessoas fsicas ou jurdicas, considerados de interesse pblico e social; II - propor: a) para compor a poltica estadual de arquivos, o contedo relativo s matrias a que se refere a alnea c do inciso I do artigo 7 deste decreto; b) programas de recuperao e preservao de acervos municipais em situao de risco; c) aes de incentivo da produo do conhecimento cientfico, didtico e cultural a partir do acervo sob guarda da instituio;
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III - propor e coordenar programas de ao educativa, social e editorial com a finalidade de aproximar o Arquivo Pblico do Estado de instituies educacionais e da sociedade; IV - assegurar: a) a integridade do acervo sob sua guarda; b) o acesso pblico aos documentos do acervo; V - contribuir para a democratizao e a difuso do acervo permanente sob guarda do Arquivo Pblico do Estado, atendendo ao cidado, na forma da lei, em demandas relacionadas ao acervo. Artigo 18 - O Centro de Acervo Permanente tem as seguintes atribuies: I - assegurar a preservao e o acesso aos documentos textuais de guarda permanente oriundos: a) dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional; b) dos arquivos privados, de pessoas fsicas ou jurdicas, considerados de interesse pblico e social; II - gerir os documentos textuais de guarda permanente e sua movimentao; III - por meio do Ncleo de Paleografia: a) realizar a leitura e a transcrio paleogrfica de documentos manuscritos, auxiliando na organizao do acervo; b) treinar o corpo tcnico da instituio na leitura paleogrfica; c) propor a publicao de transcries de documentos de relevante potencial para pesquisa; IV - por meio do Ncleo de Acervo Textual Pblico: a) identificar, organizar e classificar os documentos textuais de arquivo considerados de valor permanente, dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional; b) realizar estudos de histria institucional, visando orientar a aplicao de planos de classificao de documentos textuais dos fundos de origem pblica; V - por meio do Ncleo de Acervo Textual Privado, identificar, organizar e classificar os documentos textuais de arquivos privados sob guarda da instituio. Pargrafo nico - Os Ncleos a que se referem os incisos IV e V deste artigo tm, ainda, em suas respectivas reas de atuao, a atribuio de implementar orientao de descrio de documentos textuais, visando elaborao de instrumentos de pesquisa. Artigo 19 - O Centro de Acervo Iconogrfico e Cartogrfico tem as seguintes atribuies: I - assegurar a preservao e o acesso aos documentos iconogrficos, cartogrficos e audiovisuais de guarda permanente;
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II - gerir: a) os documentos iconogrficos, cartogrficos e audiovisuais de guarda permanente; b) a movimentao dos documentos sob sua guarda; c) em ambiente especfico, o atendimento ao pblico; III - por meio do Ncleo de Acervo Iconogrfico: a) identificar, organizar, classificar, catalogar e descrever os documentos iconogrficos, audiovisuais e sonoros de valor permanente: 1. dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional; 2. de acervos privados, de interesse pblico e social; b) implantar e gerenciar programa de converso digital do acervo iconogrfico; c) elaborar, implantar e gerenciar programa de telecinagem de objetos audiovisuais em pelcula; IV - por meio do Ncleo de Acervo Cartogrfico: a) identificar, organizar, classificar, catalogar e descrever mapas e plantas; b) gerenciar programa de converso digital do acervo cartogrfico. Pargrafo nico - Os Ncleos do Centro de Acervo Iconogrfico e Cartogrfico tm, ainda, em suas respectivas reas de atuao, a atribuio de gerenciar os depsitos de documentos. Artigo 20 - O Centro de Difuso e Apoio Pesquisa tem as seguintes atribuies: I - prestar assistncia aos pesquisadores, promovendo condies de acesso ao acervo; II - por meio do Corpo Tcnico, em integrao com o Ncleo de Comunicao: a) desenvolver programas e projetos de divulgao do acervo sob guarda do Arquivo Pblico do Estado e das atividades realizadas na instituio; b) desenvolver e gerenciar a ao editorial do Arquivo Pblico do Estado de So Paulo; III - por meio do Ncleo de Ao Educativa: a) elaborar programas de ao educativa com vista a aproximar a Unidade do Arquivo Pblico do Estado de instituies educacionais e da sociedade em geral; b) desenvolver materiais de apoio pedaggico a partir de documentos do acervo; c) promover oficinas de qualificao de professores e de outros profissionais da memria; d) proporcionar visitas monitoradas a estudantes e a professores de instituies de ensino; IV - por meio do Ncleo de Assistncia ao Pesquisador: a) atender e orientar os interessados na pesquisa de documentos permanentes;
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b) elaborar: 1. estatsticas, em especial sobre o perfil do usurio e a demanda de consulta; 2. certides de carter comprobatrio legal; V - por meio do Ncleo de Atendimento ao Pblico: a) supervisionar a logstica de atendimento aos pesquisadores na sala de consulta; b) receber os pedidos de consulta e reproduo de documentos, controlando o fluxo interno do material; c) assegurar a integridade fsica dos documentos durante o perodo de consulta; VI - por meio do Ncleo de Biblioteca e Hemeroteca: a) administrar: 1. o acervo bibliogrfico e hemerogrfico do Arquivo Pblico do Estado; 2. as colees de livros e peridicos que integram os conjuntos documentais privados sob guarda da instituio; b) identificar as necessidades do corpo tcnico da instituio e dos usurios, para fins de aquisio de livros e peridicos e promoo de intercmbio de publicaes; c) atuar como depsito legal das publicaes oficiais ou co-edies dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional. Artigo 21 - O Centro de Preservao tem as seguintes atribuies: I - por meio do Corpo Tcnico: a) elaborar, implementar e gerenciar programa de preservao dos acervos da instituio; b) prestar orientao tcnica aos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional e a outras instituies congneres; c) propor parcerias com instituies cientficas para promover pesquisas conjuntas nas reas de entomologia, microbiologia e qumica aplicadas conservao; d) gerenciar o monitoramento ambiental nos depsitos de acervo; II - por meio do Ncleo de Conservao: a) orientar servidores e usurios quanto ao manuseio dos documentos; b) avaliar o estado de conservao dos documentos recolhidos, antes de serem incorporados aos arquivos Administrativo e Permanente, e definir perodos de quarentena; c) desenvolver atividades sistemticas de conservao preventiva, higienizao e recuperao de documentos textuais e cartogrficos; III - por meio do Ncleo de Acondicionamento e Encadernao: a) monitorar o estado de conservao das encadernaes do acervo bibliogrfico e dos volumes de documentos textuais pblicos e privados; b) promover:
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1. a substituio programada de encadernaes; 2. estudos para acondicionamento dos diversos formatos de documentos; c) elaborar as embalagens para o acervo; IV - por meio do Ncleo de Microfilmagem: a) elaborar, desenvolver e gerenciar programas de: 1. reproduo microfotogrfica de documentos textuais e hemerogrficos; 2. duplicao de microfilmes e de materiais intermedirios; b) gerenciar: 1. a manuteno de equipamentos de microfilmagem, leitura, processamento e duplicao; 2. a guarda de matrizes e microfilmes de segurana; c) processar microfilmes e materiais intermedirios, efetuando a inspeo de qualidade; d) avaliar e elaborar pareceres quanto qualidade dos microfilmes e materiais intermedirios recolhidos. SUBSEO VII Das Assistncias Tcnicas e dos Corpos Tcnicos Artigo 22 - As Assistncias Tcnicas e os Corpos Tcnicos tm, em suas respectivas reas de atuao, as atribuies comuns previstas no artigo 82 do Decreto n 51.991, de 18 de julho de 2007. SUBSEO VIII Do Ncleo de Apoio Administrativo e das Clulas de Apoio Administrativo Artigo 23 - O Ncleo de Apoio Administrativo e as Clulas de Apoio Administrativo tm, em suas respectivas reas de atuao, as atribuies previstas no artigo 83 do Decreto n 51.991, de 18 de julho de 2007. SEO V Das Competncias Artigo 24 - O Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado tem, em sua rea de atuao, as seguintes competncias: I - as previstas nos artigos 91, incisos I e III, 100 e 110, incisos I e III, do Decreto n 51.991, de 18 de julho de 2007; II - em relao ao Sistema de Administrao de Pessoal, as previstas nos artigos 29, 38 e 39 do Decreto n 52.833, de 24 de maro de 2008. Artigo 25 - Compete ao Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado, em nvel central: I - aprovar os planos de classificao e as tabelas de temporalidade de documentos;
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II - autorizar a eliminao de documentos de arquivo dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta, Indireta e Fundacional. Artigo 26 - Os Diretores de Departamento tm, em suas respectivas reas de atuao, as seguintes competncias: I - as previstas nos artigos 92, inciso I, e 110, incisos I e III, do Decreto n 51.991, de 18 de julho de 2007; II - em relao ao Sistema de Administrao de Pessoal, as previstas nos artigos 31, 38 e 39 do Decreto n 52.833, de 24 de maro de 2008. Artigo 27 - Os Diretores dos Centros tm, em suas respectivas reas de atuao, as seguintes competncias: I - as previstas nos artigos 95 e 110, incisos I e III, do Decreto n 51.991, de 18 de julho de 2007; II - em relao ao Sistema de Administrao de Pessoal, as previstas nos artigos 34, 38 e 39 do Decreto n 52.833, de 24 de maro de 2008. Artigo 28 - Os Diretores dos Ncleos tm, em suas respectivas reas de atuao, as seguintes competncias: I - as previstas nos artigos 95 e 110, incisos I e III, do Decreto n 51.991, de 18 de julho de 2007; II - em relao ao Sistema de Administrao de Pessoal, as previstas no artigo 38 do Decreto n 52.833, de 24 de maro de 2008. SEO VI Disposies Finais Artigo 29 - As atribuies e competncias de que trata este decreto podero ser detalhadas mediante resoluo do Secretrio-Chefe da Casa Civil. Artigo 30 - Para o pleno exerccio de suas atribuies, a Unidade do Arquivo Pblico do Estado poder vir a contar com unidades regionais, a serem gradativamente criadas mediante decretos especficos. Artigo 31 - Ficam extintos, no Quadro da Casa Civil: I - 22 (vinte e dois) cargos vagos, sendo: a) 5 (cinco) de Analista de Tecnologia; b) 2 (dois) de Auxiliar de Enfermagem; c) 3 (trs) de Chefe I; d) 1 (um) de Chefe II; e) 1 (um) de Educador de Sade Pblica; f) 1 (um) de Mdico; g) 9 (nove) de Oficial Operacional;
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II - 2 (duas) funes-atividades de Oficial Operacional. Pargrafo nico - O Departamento de Recursos Humanos, da Casa Civil, providenciar a edio, no prazo de 15 (quinze) dias contados a partir da data da publicao deste decreto, de relao dos cargos e das funes-atividades extintos por este artigo, contendo nome do ltimo ocupante e motivo da vacncia. Artigo 32 - Os artigos 4 e 5 do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, passam a vigorar com a seguinte redao: Artigo 4 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP conta com: I - rgo central, a Unidade do Arquivo Pblico do Estado, da Casa Civil; II - rgos setoriais, 1 (uma) unidade tcnica responsvel pela gesto de documentos dos arquivos pblicos dos rgos e entidades estaduais referidos no artigo 1 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004 . Pargrafo nico - A definio dos rgos setoriais do SAESP nas Secretarias de Estado, na Procuradoria Geral do Estado e nas Autarquias ser objeto de decretos especficos. Artigo 5 - Podero, tambm, integrar o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, mediante celebrao de convnios ou termos de cooperao tcnica com o Governo do Estado, por intermdio da Casa Civil, observada a legislao pertinente: I - autarquias estaduais de regime especial; II - o Ministrio Pblico do Estado de So Paulo; III - a Defensoria Pblica do Estado de So Paulo; IV - rgos dos Poderes Legislativo e Judicirio estaduais; V - as Administraes Municipais.. (NR) Artigo 33 - Os representantes da Fazenda do Estado, nas fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, nas empresas em cujo capital o Estado tenha participao majoritria e nas demais entidades direta ou indiretamente por ele controladas, e o Conselho de Defesa dos Capitais do Estado - CODEC adotaro, em seus respectivos mbitos de atuao, as providncias que julgarem oportunas para a maior divulgao e observncia das normas que regem o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP e de outras previstas neste decreto. Artigo 34 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao, ficando revogadas as disposies em contrrio, em especial: I - os artigos 7 e 9 do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984; II - o inciso II do artigo 91 do Decreto n 51.991, de 18 de julho de 2007; III - os artigos 1 a 21 do Decreto n 52.026, de 1 de agosto de 2007.
Palcio dos Bandeirantes, 27 de abril de 2009 JOS SERRA Publicado em 28 de abril de 2009.
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Termo de cooperao Tcnica, 23 de novembro de 2009

Que entre si celebram a Secretaria da Casa Civil, com a intervenincia do Arquivo Pblico do Estado, Unidade da Casa Civil e rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP, e o Ministrio Pblico do Estado de So Paulo, para a conjugao de esforos visando gesto, acesso e preservao de documentos pblicos, a implementao de programa de gesto documental no Ministrio Pblico e a prestao de orientao tcnica pelo Arquivo Pblico do Estado.
Pelo presente instrumento, os abaixo assinados, de um lado a Secretaria da CASA CIVIL, com sede no Palcio dos Bandeirantes, em So Paulo, Capital, na Av. Morumbi, n 4.500, Morumbi, inscrita no CGC/MF sob o n 46.379.400/0001-80, doravante denominada simplesmente CASA CIVIL, neste ato representada por seu SecretrioChefe, Dr. ALOYSIO NUNES FERREIRA FILHO com a intervenincia do Arquivo Pblico do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP, representado por seu Coordenador, Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar, e, de outro, o MINISTRIO PBLICO DO ESTADO DE SO PAULO, com sede em So Paulo, Capital, na Rua Riachuelo, n 115, 8 andar, Centro, So Paulo, Capital, inscrito no CGC/MF sob o n 01.468.760/0001-90, instituio doravante designada simplesmente MINISTRIO PBLICO, neste ato representado por seu Procurador-Geral de Justia do Estado de So Paulo, Dr. FERNANDO GRELLA VIEIRA, Considerando que interessa a toda a sociedade a gesto, a preservao e o acesso aos documentos pblicos ou de natureza pblica; Considerando que direito assegurado pela Constituio Federal o acesso informao (artigo 5, inciso XIV) e obrigao do Estado a gesto da documentao governamental e a realizao das providncias aptas para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Constituio Federal, artigo 216, pargrafo 2); Considerando que dever do Poder Pblico dar proteo especial aos documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao (Lei federal n 8.159/91, artigo 1); Considerando que a Constituio Federal estabelece que dever do Estado garantir a todos o pleno exerccio dos direitos culturais e o acesso s fontes da cultura (Constituio Federal, artigo 215); Considerando que o MINISTRIO PBLICO a instituio a quem incumbe, na sua esfera de atuao, a defesa dos direitos assegurados nas Constituies Federal e Estadual, sempre que se cuidar de garantir-lhes o respeito pelos poderes estaduais ou municipais, pelos rgos da administrao pblica estadual ou municipal, direta ou indireta, pelos concessionrios e permissionrios de servio pblico estadual ou municipal e por entidades que exeram outra funo delegada do Estado ou do Municpio ou executem servios de relevncia pblica (Lei Orgnica do Ministrio Pblico do Estado de So Paulo, art. 103, incisos I e VII);
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Considerando que o ARQUIVO PBLICO DO ESTADO, Unidade da Casa Civil, o rgo responsvel pela administrao da documentao pblica ou de carter pblico no Estado de So Paulo (Lei federal n 8.159/91, art. 17), atuando como rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP, com a atribuio, entre outras, de providenciar a celebrao de ajustes e convnios entre o Governo do Estado, por sua Casa Civil, e entidades, pblicas e privadas, municipais, estaduais, nacionais ou internacionais, visando atingir os objetivos do Sistema (Decreto estadual n 22.789/84, art. 6, inciso VI, e Decreto estadual n 54.276/2009, art. 7, inciso VI, a); Considerando, no que diz respeito gesto, preservao e ao acesso aos documentos pblicos ou de natureza pblica, que o Arquivo Pblico do Estado e o Ministrio Pblico compartilham responsabilidades e preocupaes, e o relacionamento mais estreito entre ambos resultaria em aes mais eficazes para alcanar esse objetivo; Considerando, finalmente, que o Termo de Cooperao Tcnica assinado entre a Secretaria de Estado da Cultura do Estado de So Paulo e o Ministrio Pblico, em 30 de agosto de 2000, tem vigncia indeterminada e carece de atualizao, tendo em vista que persiste o interesse das partes em ampliar o alcance das aes integradas e que a Unidade do Arquivo Pblico do Estado, inicialmente pertencente quela Secretaria, passou a integrar a Secretaria da Casa Civil, de acordo com os Decretos n 51.991/2007, n 52.026/2007 e n 54.276/2009; Tm, como fato justo e acertado, as obrigaes e compromissos recprocos que ora assumem nos termos das clusulas e condies seguintes:
Clusula Primeira do Objeto Constitui objeto do presente ajuste o desenvolvimento de aes integradas visando gesto, acesso e preservao dos documentos pblicos ou de natureza pblica do Estado de So Paulo e o esforo conjugado para a integrao do Ministrio Pblico ao Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP.
Clusula Segunda das Atribuies dos Partcipes 2.1 - Compete Casa Civil, por meio da Unidade do Arquivo Pblico do Estado: I - prestar orientao tcnica Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo do Ministrio Pblico visando implementao de programa permanente de gesto documental na instituio; II - promover cursos de treinamento para os membros da referida Comisso e para outros grupos de trabalho das reas de arquivo e protocolo; III - recolher, preservar e disponibilizar para consulta pblica os documentos produzidos pelo Ministrio Pblico no exerccio de suas atividades, que apresentarem valor probatrio e informativo relevante e que tenham sido avaliados e organizados pelo Ministrio Pblico; IV - receber em transferncia para o Arquivo Administrativo, os documentos de guarda intermediria produzidos pelo Ministrio Pblico, segundo a avaliao tcnica da Instituio;
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V - atuar como rgo tcnico consultivo em relao s polticas pblicas de arquivos e gesto documental, inclusive atendendo a eventuais requisies de percias tcnicas; VI - colaborar com o Ministrio Pblico, dentro de suas atribuies e possibilidades, na proteo aos documentos de arquivos, inclusive promovendo a divulgao das aes do Ministrio Pblico nessa rea; VII promover aes integradas junto aos membros do Ministrio Pblico Estadual a fim de divulgar a legislao sobre arquivos e documentos pblicos, bem como o presente Termo de Cooperao Tcnica; VIII - disponibilizar no stio institucional do Arquivo Pblico do Estado um formulrio eletrnico, por meio do qual qualquer cidado ou instituio interessada que identifique situaes de irregularidade, descaso ou omisso com relao aos documentos pblicos, possa provocar o Ministrio Pblico Estadual para que sejam tomadas as medidas jurdicas cabveis; IX - realizar fiscalizao peridica, com avaliao documentada e sistemtica das instalaes e prticas operacionais e de manuteno das unidades de arquivo e protocolo de rgos pblicos, recomendando providncias para apurao e reparao de atos lesivos poltica estadual de arquivos. 2.2 - Compete ao Ministrio Pblico do Estado de So Paulo: I - elaborar e implementar, de forma gradual, um programa permanente de gesto documental no mbito do Ministrio Pblico; II - assegurar as condies necessrias ao pleno funcionamento da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo da instituio, colocando sua disposio os funcionrios e recursos materiais necessrios implementao do programa permanente de gesto documental; III difundir amplamente dentre os membros do Ministrio Pblico Estadual a legislao sobre arquivos e documentos pblicos, bem como o presente Termo de Cooperao Tcnica; IV - zelar pelo cumprimento da legislao federal e estadual sobre arquivos e documentos pblicos, inclusive recebendo notcias de desrespeito a suas normas, bem como denncias encaminhadas por meio do formulrio eletrnico disponvel no stio institucional do Arquivo Pblico do Estado, para as providncias cabveis; V - colaborar, dentro de suas atribuies e possibilidades, com o Arquivo Pblico do Estado, em especial com o Ncleo de Monitoria e Fiscalizao, do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, nos esforos para a aplicao efetiva da legislao referente aos arquivos e documentos pblicos e para a preservao do patrimnio documental do Estado. VI colaborar com o Programa de Institucionalizao de Arquivos Pblicos Municipais, que vem sendo implementado pelo Arquivo Pblico do Estado, nos termos do Decreto n 54.276/2009, art. 11, inciso VIII, inclusive enviando palestrantes aos eventos organizados para essa finalidade. VII disponibilizar, ao Arquivo Pblico do Estado, na medida de suas possibilidades,
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informaes consolidadas e, periodicamente atualizadas, relativas aos Inquritos Civis, Termos de Ajustamento de Conduta e Aes Civis Pblicas motivados por violao da legislao referente aos arquivos e documentos pblicos. VIII atuar junto s autoridades municipais visando institucionalizao de Arquivos Pblicos, bem como implementao de polticas de gesto, preservao e acesso aos documentos pblicos; IX - observar os requisitos, padres, normas e procedimentos arquivsticos necessrios adeso ao sistema informatizado unificado de gesto arquivstica de documentos, recomendado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo; Clusula Terceira dos Produtos Gerados pelo Ajuste Os produtos gerados pela cooperao podero ser objeto de publicaes especiais, inclusive em pginas na Internet, onde haver referncia aos partcipes deste ajuste. Clusula Quarta dos Recursos para Atender s Despesas do Ajuste O objeto do presente ajuste ser executado com os recursos consignados nas dotaes oramentrias dos partcipes, no que concerne s atribuies cometidas a cada um. Clusula Quinta da Vigncia e Denncia O presente ajuste entrar em vigor na data de sua assinatura e por tempo indeterminado, podendo ser denunciado por qualquer um dos partcipes, mediante manifestao escrita com antecedncia mnima de 60 (sessenta) dias. No caso de resciso, havendo trabalhos em execuo, ser lavrado um Termo de Resciso no qual sero fixadas as responsabilidades respectivas quanto concluso de cada um dos trabalhos pendentes. E, por assim estarem justos e acertados, firmam os partcipes o presente Termo de Cooperao Tcnica em 3 (trs) vias de igual teor e perante as testemunhas abaixo nomeadas, as quais tambm o assinam.
So Paulo, 23 de novembro de 2009. CASA CIVIL Aloysio Nunes Ferreira Filho - Secretrio-Chefe da Casa Civil ARQUIVO PBLICO DO ESTADO Carlos de Almeida Prado Bacellar - Coordenador MINISTRIO PBLICO DO ESTADO DE SO PAULO Fernando Grella Vieira - Procurador-Geral de Justia TESTEMUNHAS Jos Roberto Rochel de Oliveira - Promotor de Justia da Capital e Coordenador da Comisso de Avaliao de Documentos do Ministrio Pblico do Estado Ieda Pimenta Bernardes - Diretora Tcnica do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo Arquivo Pblico do Estado/Casa Civil
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decreto n 55.479, de 25 de fevereiro de 2010

Institui, na Casa Civil, Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc e d providncias correlatas. JOS SERRA, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais e considerando que, nos termos do artigo 2, inciso II, do Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009, cabe Unidade do Arquivo Pblico do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, orientar o desenvolvimento, a implementao e o aperfeioamento contnuo de sistema informatizado unificado de gesto arquivstica de documentos e informaes, em conformidade com a poltica estadual de arquivos, Decreta: Artigo 1 - Fica institudo, na Casa Civil, junto ao Gabinete do Secretrio, Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc, no mbito da administrao direta do Poder Executivo, para planejar sua implementao progressiva e aperfeioamento contnuo. Artigo 2 - O Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc se constitui em conjunto de procedimentos e operaes tcnicas da gesto arquivstica de documentos processado eletronicamente, aplicvel a documentos convencionais e digitais. Pargrafo nico - Para assegurar consistncia, segurana e confiabilidade ao Sistema devero ser observados os requisitos, padres, normas e procedimentos arquivsticos, definidos nos termos do artigo 11, inciso IV, do Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009. Artigo 3 - O Comit Gestor composto dos seguintes membros, designados pelo Secretrio-Chefe da Casa Civil: I - 3 (trs) representantes da Casa Civil, na seguinte conformidade: a) o Coordenador da Unidade do Arquivo Pblico do Estado, que exercer a coordenao dos trabalhos; b) o Diretor do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo; c) 1 (um) de livre escolha do Secretrio-Chefe da Casa Civil; II - 2 (dois) representantes da Secretaria de Gesto Pblica, sendo 1 (um) da Unidade de Tecnologia da Informao e Comunicao; III - 1 (um) representante de cada um dos seguintes rgos e entidade, que exercero funes de assessoramento nas suas reas especficas de atuao: a) Secretaria de Economia e Planejamento; b) Procuradoria Geral do Estado; c) Companhia de Processamento de Dados do Estado de So Paulo - PRODESP.
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1 - As funes de membro do Comit Gestor no sero remuneradas, mas consideradas como servio pblico relevante. 2 - O Comit Gestor poder convidar, para participar de suas reunies, tcnicos e especialistas de reas afins que, por seus conhecimentos e experincia profissional, possam contribuir para a discusso das matrias em exame. (Redao dada pelo artigo 2 do Decreto n 56.260, de 6 de outubro de 2010 - acrescenta pargrafos): 3 - O Coordenador do Comit Gestor ser substitudo, em suas faltas e impedimentos, pelo Diretor do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo. 4 - Os membros de que tratam os incisos I, alnea c, II e III deste artigo sero designados para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a reconduo. 5 - Na hiptese de vacncia antes do trmino do mandato dos membros a que se refere o 4 deste artigo, far-se- nova designao para o perodo restante. 6 - Concludo o mandato, os membros a que se refere o 4 deste artigo permanecero no exerccio de suas funes at a posse dos novos designados. Artigo 4 - Para a consecuo de seus objetivos, cabe ao Comit Gestor: I - desenvolver aes integradas entre a Casa Civil e a Secretaria de Gesto Pblica nos assuntos afetos ao uso da tecnologia da informao nas atividades de protocolo e arquivo; II - planejar, coordenar e acompanhar a implementao gradual e progressiva do Sistema; III - elaborar e propor diretrizes e procedimentos a serem adotados para contnua manuteno e aprimoramento do Sistema; IV - planejar os recursos necessrios ao pleno funcionamento, manuteno e aprimoramento do Sistema; V - manifestar-se conclusivamente a respeito das formulaes apresentadas por rgos pblicos a respeito do funcionamento do Sistema; VI - elaborar projeto de capacitao de pessoal referente aos procedimentos de arquivo e protocolo e operao do Sistema, orientando sua execuo; VII - planejar e manter servio de orientao aos usurios do Sistema; VIII - atualizar, ajustar e revisar, de forma permanente, os procedimentos e as prticas estabelecidas, garantindo sua compatibilidade; IX - promover a atualizao constante do Sistema e a sua conformidade com a poltica estadual de arquivo e de segurana da informao. (Redao dada pelo artigo 2 do Decreto n 56.260, de 6 de outubro de 2010 - acrescenta inciso e pargrafo): X - elaborar seu Regimento Interno. Pargrafo nico - O Regimento Interno do Comit Gestor ser aprovado mediante resoluo do Secretrio-Chefe da Casa Civil e poder conter, alm das normas de seu funcionamento, o detalhamento das atribuies e competncias previstas neste decreto.
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Artigo 5 - O Comit Gestor conta com: I - Ncleo de Apoio; II - Comisses Tcnicas. 1 - Ao Ncleo de Apoio cabe: 1. assessorar o Comit Gestor no desempenho de suas atividades; 2. desenvolver atividades caractersticas de apoio tcnico e administrativo. 2 - A conduo dos trabalhos do Ncleo de Apoio, que no se caracteriza como unidade administrativa, da responsabilidade do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo. 3 - s Comisses Tcnicas, integradas por especialistas, membros ou no do Comit Gestor, cabe a realizao de estudos e pesquisas sobre temas especficos, necessrios adequada execuo deste decreto. 4 - Sero objeto de resoluo do Secretrio-Chefe da Casa Civil, por proposta do Coordenador do Comit Gestor, a definio de cada Comisso Tcnica e a designao de seus membros. 5 - O disposto no 1 do artigo 3 deste decreto aplica-se, tambm, aos membros das Comisses Tcnicas. (Redao dada pelo artigo 1 do Decreto n 56.260, de 6 de outubro de 2010). (Redao dada pelo artigo 2 do Decreto n 56.260, de 6 de outubro de 2010 acrescenta artigos): Artigo 5-A - As ausncias no justificadas s reunies do Comit Gestor e de suas Comisses Tcnicas, por 2 (duas) vezes consecutivas ou 3 (trs) alternadas, implicaro na solicitao de sua substituio. Pargrafo nico - O disposto no caput deste artigo no se aplica aos membros de que tratam as alneas a e b do inciso I do artigo 3 deste decreto. Artigo 5-B - O Comit Gestor poder promover intercmbio com rgos nacionais e internacionais, pblicos e privados, visando capacitao e atualizao de recursos humanos, ao desenvolvimento de pesquisas e incorporao de novas melhorias no Sistema. Artigo 6 - O Comit Gestor dever apresentar, ao Secretrio-Chefe da Casa Civil, relatrios peridicos a respeito do andamento dos trabalhos. Artigo 7 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao. Palcio dos Bandeirantes, 25 de fevereiro de 2010. JOS SERRA Sidney Estanislau Beraldo - Secretrio de Gesto Pblica Francisco Vidal Luna - Secretrio de Economia e Planejamento Aloysio Nunes Ferreira Filho - Secretrio-Chefe da Casa Civil Publicado na Casa Civil, aos 25 de fevereiro de 2010.
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decreto n 56.260, de 6 de outubro de 2010

Altera o Decreto n 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, que institui, na Casa Civil, Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc e d providncias correlatas. ALBERTO GOLDMAN, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais, Decreta: Artigo 1 - O artigo 5 do Decreto n 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, passa a vigorar com a seguinte redao: Artigo 5 - O Comit Gestor conta com: I - Ncleo de Apoio; II - Comisses Tcnicas. 1 - Ao Ncleo de Apoio cabe: 1. assessorar o Comit Gestor no desempenho de suas atividades; 2. desenvolver atividades caractersticas de apoio tcnico e administrativo. 2 - A conduo dos trabalhos do Ncleo de Apoio, que no se caracteriza como unidade administrativa, da responsabilidade do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo. 3 - s Comisses Tcnicas, integradas por especialistas, membros ou no do Comit Gestor, cabe a realizao de estudos e pesquisas sobre temas especficos, necessrios adequada execuo deste decreto. 4 - Sero objeto de resoluo do Secretrio-Chefe da Casa Civil, por proposta do Coordenador do Comit Gestor, a definio de cada Comisso Tcnica e a designao de seus membros. 5 - O disposto no 1 do artigo 3 deste decreto aplica-se, tambm, aos membros das Comisses Tcnicas.. (NR) Artigo 2 - Ficam includos, no Decreto n 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, os dispositivos adiante indicados, com a seguinte redao: I - no artigo 3: a) o 3: 3 - O Coordenador do Comit Gestor ser substitudo, em suas faltas e impedimentos, pelo Diretor do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo.; b) o 4: 4 - Os membros de que tratam os incisos I, alnea c, II e III deste artigo sero designados para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a reconduo.;
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c) o 5: 5 - Na hiptese de vacncia antes do trmino do mandato dos membros a que se refere o 4 deste artigo, far-se- nova designao para o perodo restante.; d) o 6: 6 - Concludo o mandato, os membros a que se refere o 4 deste artigo permanecero no exerccio de suas funes at a posse dos novos designados.; II - no artigo 4: a) o inciso X: X - elaborar seu Regimento Interno.; b) o pargrafo nico: Pargrafo nico - O Regimento Interno do Comit Gestor ser aprovado mediante resoluo do Secretrio-Chefe da Casa Civil e poder conter, alm das normas de seu funcionamento, o detalhamento das atribuies e competncias previstas neste decreto.; III - o artigo 5-A: Artigo 5-A - As ausncias no justificadas s reunies do Comit Gestor e de suas Comisses Tcnicas, por 2 (duas) vezes consecutivas ou 3 (trs) alternadas, implicaro na solicitao de sua substituio. Pargrafo nico - O disposto no caput deste artigo no se aplica aos membros de que tratam as alneas a e b do inciso I do artigo 3 deste decreto.; IV - o artigo 5-B: Artigo 5-B - O Comit Gestor poder promover intercmbio com rgos nacionais e internacionais, pblicos e privados, visando capacitao e atualizao de recursos humanos, ao desenvolvimento de pesquisas e incorporao de novas melhorias no Sistema.. Artigo 3 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao. Palcio dos Bandeirantes, 6 de outubro de 2010 ALBERTO GOLDMAN Luiz Antonio Guimares Marrey - Secretrio-Chefe da Casa Civil Publicado na Casa Civil, aos 6 de outubro de 2010.
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resoluo cc-43, de 6-10-2010

Aprova o Regimento Interno do Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc, institudo pelo Dec. 55.479-2010. O Secretrio-Chefe da Casa Civil, resolve: Artigo 1 - Fica aprovado o Regimento Interno do Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc, institudo pelo Dec. 55.479-2010, alterado pelo Dec. 56.260-2010, na forma do Anexo que faz parte integrante desta resoluo. Artigo 2 - Esta resoluo entra em vigor na data de sua publicao. Anexo a que se refere o artigo 1 da Resoluo CC-43, de 6-10-2010 Regimento Interno Do Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes SPdoc Artigo 1 - O Comit Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes - SPdoc ter seu funcionamento orientado pelo Dec. 55.479-2010, alterado pelo Dec. 56.260-2010, e pelo presente Regimento Interno. Artigo 2 - Para a adequada execuo do Dec. 55.479-2010, em especial do disposto nos arts. 1 e 4, o Comit Gestor dever, entre outras providncias: I - propor a definio de Comisses Tcnicas, de acordo com as necessidades dos trabalhos; II - definir requisitos, metadados, formatos, padres, normas e procedimentos arquivsticos a serem cumpridos pelo Sistema; III - orientar o desenvolvimento de mdulos especficos do Sistema visando incluso de documentos digitais e preservao de documentos de guarda permanente; IV - administrar no Sistema a incluso, alterao ou excluso de funcionalidades arquivsticas; V - orientar a definio de critrios para acesso e sigilo de documentos pblicos estaduais; VI - estimular a participao da gesto municipal na implementao de polticas de arquivo e sua adeso ao Sistema; VII - homologar o Sistema e as melhorias incorporadas;
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VIII - planejar a infraestrutura e a atualizao permanente do ambiente tecnolgico; IX - avaliar o desempenho do Sistema e incorporar melhoria de forma contnua; X - definir estratgias, procedimentos e tcnicas de preservao digital; XI - instituir procedimentos de segurana; XII - elaborar polticas para assegurar a interoperabilidade do Sistema, bem como a migrao de dados de sistemas legados; XIII - elaborar e manter atualizada a documentao de requisitos do Sistema, bem como seus manuais bsicos. Pargrafo nico - Os trabalhos necessrios ao cumprimento do disposto nos incisos II a XIII deste artigo sero distribudos aos membros do Comit, pelo Coordenador, em consonncia com as atribuies dos rgos que representam. Artigo 3 - Ao Coordenador do Comit Gestor, no exerccio da coordenao dos trabalhos, cabe: I - dirigir e supervisionar os trabalhos do Comit; II - convocar e presidir as reunies, bem como submeter votao as matrias a serem decididas pelo Comit; III - representar oficialmente o Comit e promover aes de divulgao de seus trabalhos; IV - receber os expedientes dirigidos ao Comit; V - encaminhar ao Secretrio-Chefe da Casa Civil: a) proposta de definio de cada Comisso Tcnica e a designao de seus membros; b) as necessidades de recursos oramentrios para o Comit, visando sua incluso no oramento da Pasta; c) relatrios peridicos e informaes sobre matrias pertinentes atuao do Comit; VI - cumprir e fazer cumprir as deliberaes emanadas do Comit. Artigo 4 - Aos membros do Comit Gestor cabe: I - comparecer s reunies, apreciar e votar as matrias em discusso; II - requerer informaes, providncias e esclarecimentos ao Coordenador do Comit; III - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as matrias que lhes forem atribudas. Artigo 5 - Ao Ncleo de Apoio ao Comit Gestor no exerccio das atribuies previstas no 1 do art. 5 do Dec. 55.479-2010, com a redao dada pelo Dec. 56.260-2010, cabe, em especial: I - preparar as reunies, inclusive a convocao de seus membros, preferencialmente por correio eletrnico, com confirmao de recebimento; II - providenciar a elaborao de pautas de reunio, listas de presena, atas e relatrios, bem como o arquivamento de todos os estudos, projetos e demais documentos do Comit e de suas Comisses Tcnicas;
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III - monitorar a implementao das deliberaes e diretrizes fixadas pelo Comit; IV - acompanhar os estudos, as pesquisas e a execuo de projetos, bem como o cumprimento de prazos e os resultados obtidos. Artigo 6 - As Comisses Tcnicas indicaro, dentre os seus membros, os relatores dos trabalhos. Artigo 7 - Os resultados dos trabalhos das Comisses Tcnicas devero ser apresentados por seus respectivos relatores ao Comit Gestor, para anlise e aprovao. Artigo 8 - Os relatores dos trabalhos das Comisses Tcnicas encaminharo, periodicamente, relatrios de suas atividades ao Coordenador do Comit Gestor. Artigo 9 - As Comisses Tcnicas reunir-se-o por convocao dos respectivos relatores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros. Artigo 10 - O Comit Gestor funcionar na sede da Unidade do Arquivo Pblico do Estado. Pargrafo nico - As reunies do Comit Gestor podero ser, eventualmente, realizadas em outro local, sempre que razo superveniente justificar a adoo dessa medida. Artigo 11 - O Comit Gestor reunir-se-, ordinariamente, uma vez por bimestre e, extraordinariamente, por convocao de seu Coordenador. Artigo 12 - O Comit Gestor somente se reunir com a presena de, no mnimo, 5 membros. 1 - As decises e deliberaes sero tomadas por maioria simples dos membros presentes. 2 - Ocorrendo empate na votao, caber ao Coordenador o voto de qualidade. Artigo 13 - As atas das reunies do Comit Gestor e de suas Comisses Tcnicas, as correspondncias, bem como os estudos, pesquisas, projetos, relatrios e outros documentos decorrentes de suas atividades devero ser encaminhados ao Ncleo de Apoio, para arquivamento. Artigo 14 - A pauta de reunies do Comit Gestor ser encaminhada aos seus membros com antecedncia, acompanhada da documentao necessria aos estudos para deliberao. Artigo 15 - Os membros do Comit Gestor devero observar discrio quanto circulao de documentos dos procedimentos administrativos e trabalhos tcnicos a que tiveram acesso no exerccio da funo, sendo-lhes vedado: I - utilizar informaes da advindas no exerccio da atividade privada; II - manifestar, por qualquer meio de comunicao, opinio sobre matrias pendentes de deliberao. Artigo 16 - Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento Interno sero dirimidos pelos membros do Comit Gestor.
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Este livro foi impresso nas oficinas grficas da Imprensa Oficial do Estado de So Paulo em novembro de 2010.
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Livro Politica Publica de Arquivos e Gestao Documental

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Poltica Pblica de Arquivos e Gesto Documental do Estado de So Paulo

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

CASA CIVIL Luiz Antnio Guimares Marrey

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO Carlos de Almeida Prado Bacellar

Ieda Pimenta Bernardes

Poltica Pblica de Arquivos e Gesto Documental do Estado de So Paulo

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO

Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989

Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004

Decreto n 48.898, de 27 de agosto de 2004

Decreto n 51.286, de 21 de novembro de 2006

Instruo Normativa APE/SAESP 1, de 10 de maro de 2009

Decreto n 54.276, de 27 de abril de 2009

Termo de Cooperao Tcnica, 23 de novembro de 2009

Decreto n 55.479, de 25 de fevereiro de 2010

Decreto n 56.260, de 6 de outubro de 2010

Resoluo CC-43, de 6-10-2010

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Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar

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PolTicAS dE Arquivo, dEmocrAciA E modErNizAo dA gESTo PblicA

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Ieda Pimenta Bernardes

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decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984

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decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989

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decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004

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ANEXO I a que se refere o artigo 26 do Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004

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decreto n 48.898, de 27 de agosto de 2004

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decreto n 51.286, de 21 de novembro de 2006

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instruo Normativa APE/SAESP 1, de 10 de maro de 2009

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