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Utilizao de um Sistema de Informao no Armazenamento e Gesto de Informao Contbil e Gerencial: um Estudo Exploratrio em Escritrios de Contabilidade da Cidade de Joo Pessoa-pb

Isabelle Carlos Campos Rezende isabelle_1236@hotmail.com UNIP Alisson Felipe Silva de Souza alisson_felipe_bj@hotmail.com UNIP Eliedna de Sousa Barbosa eliedna.barbosa@gmail.com UEPB Adriana Fernanades de Vasconcelos adrivasconcelos@hotmail.com UFPE

Resumo:Com os avanos da tecnologia da informao, impulsionados pela era da informtica, os sistemas de informao passaram a se apresentar como ferramentas teis e modernas para auxiliar ao profissional contbil. Nesse sentido, este trabalho buscou evidenciar como as informaes contbeis e gerenciais so armazenadas e geridas nos escritrios de contabilidade da cidade de Joo Pessoa-PB, atravs do uso de um sistema de informao especfico da rea contbil. Caracterizou-se como uma pesquisa exploratria de natureza descritiva, bem como bibliogrfica e quantitativa. Os dados foram coletados atravs de um questionrio estruturado e analisados por meio da estatstica descritiva. A amostra da pesquisa caracterizou-se como no probabilsticas, pois foram recebidos 53 questionrios de um total de 320. Os resultados revelaram que as informaes contbeis e gerenciais so armazenadas em subsistemas do sistema de informao, separado por rea especfica, estando adaptados as novas exigncias que vem ocorrendo na rea contbil. Quanto gesto das informaes contbeis e gerenciais verificou-se que o balancete contbil e a demonstrao do resultado do exerccio esto entre as demonstraes contbeis mais apontadas e o relatrio de compra e venda, despesas e receitas e estimativas de estoques esto entre os relatrios gerenciais mais acessados entre os profissionais.

Palavras Chave: Tecnologia - Sistema - Informao - Armazenamento - Gesto

1. INTRODUO O sculo XX pode ser considerado como a era da informao, sendo este caracterizado pelo surgimento de uma rede de comunicao de dados, a internet. Com os avanos da tecnologia da informao, impulsionados pela era da informtica, os sistemas de informao apresentam ferramentas teis e modernas com a finalidade de armazenar e gerenciar informaes, principalmente, visando atender as necessidades dos usurios proporcionandolhes a otimizao nas tomadas de decises, bem como auxiliar o profissional contbil. Os sistemas de informaes nascem da necessidade do planejamento e controle das diversas reas operacionais da empresa. Moscove, Simkin e Bagranoff (2002) afirmam que um sistema deve ser usado para prover informao (incluindo o seu processamento), qualquer que seja o uso feito dessa informao. As informaes so utilizadas para fins de controle organizacional, pois quando gerenciadas adequadamente possibilitam a comparabilidade do desempenho das entidades. Sendo assim, um sistema de informao pode ser visto como uma rede de informaes cujos fluxos alimentam o processo decisrio, no apenas da empresa como um todo, mas de cada rea de responsabilidade (MOSIMANN; ALVES; FISCH, 1993). Com o processo de transformao que a contabilidade vem sofrendo com relao escriturao contbil, como as mudanas na Lei Societria (Lei n 6.404/76 alterada pela Lei n 11.638/07), tornou-se um desafio para as organizaes contbeis buscar um sistema de informao contbil-gerencial que atendam as suas necessidades e ao mesmo tempo integrem dados relevantes que permita o acesso a relatrios auxiliando-os nas tomadas de decises. Destarte, torna-se pertinente evidenciar que as informaes contbeis podem ser classificadas como financeira e econmica. A primeira est contida no balano patrimonial mostrando a situao financeira de qualquer entidade, assim como a segunda retrata a situao econmica de acordo com a demonstrao do resultado do exerccio do exerccio elaborado. Por outro lado, as informaes gerenciais so mais detalhadas e evidenciar pontos qualitativos da empresa sendo voltada para os usurios internos. Segundo Parada (2004) os usurios que se utilizam da contabilidade buscam respostas nos instrumentos contbeis e se interessam pela situao de suas empresas. Estudo realizado por Guerreiro (1992) desenvolveu uma proposta de um modelo de sistema de informao contbil para mensurao do desempenho econmico das atividades empresariais. Oliveira, Muller e Nakamura (2000) mostraram o uso do sistema de informao contbil aplicado administrao das pequenas empresas. Migiyama (2003) evidenciou o papel do sistema de informao contbil gerencial ou financeira nos mercados globalizados. Tais pesquisas foram direcionadas para mostrar a contribuio da utilizao de sistema de informao como ferramenta estratgica no armazenamento de informaes contbil e gerencial de entidades. Nesse sentido, os profissionais da rea contbil buscam meios para solucionar com rapidez e segurana a obteno de informaes para seus clientes, atravs de softwares que emitam os relatrios contbeis e gerenciais com dados integrados demonstrando os resultados dos exerccios sociais. importante destacar que o uso da tecnologia da informao nesse processo contribui para a eficincia e eficcia dos sistemas de informaes, pois auxilia na velocidade e preciso do armazenamento e distribuio adequada da informao contbil e gerencial no processo de tomada de decises. Desta forma, este estudo pretende responder ao seguinte problema de pesquisa: Atravs de um sistema de informao, como as informaes contbeis e gerenciais so armazenadas e utilizadas nos escritrios de contabilidade localizados na cidade de Joo Pessoa-PB?

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O objetivo geral deste trabalho foi evidenciar como as informaes contbeis e gerenciais so armazenadas e utilizadas nos escritrios de contabilidade da cidade de Joo Pessoa-PB, atravs do uso de um sistema de informao especfico da rea contbil. Este artigo est organizado em cinco partes. A primeira tratou-se da introduo. A segunda dos aspectos relevantes do sistema de informao, da tecnologia da informao nas organizaes contbeis, bem como das caractersticas das informaes contbeis e gerenciais. A terceira parte referiuse aos procedimentos metodolgicos. Na quarta parte destacaram-se os resultados. E por fim as concluses. 2. REVISO DE LITERATURA 2.1. SISTEMA DE INFORMAO: ASPECTOS RELEVANTES Sendo a informao um bem que agrega valor a uma empresa ou a um indivduo necessrio fazer uso de recursos da tecnologia da informao de maneira apropriada, ou seja, preciso utilizar ferramentas, sistemas ou outros meios que faam das informaes um diferencial competitivo (ALECRIM, 2004). Dessa maneira, pode-se dizer que um sistema de informao tem como finalidade coletar, armazenar, processar e transmitir as informaes para os diversos tipos de usurios. No Quadro 1 observam-se algumas definies de sistema de informaes sobre o ponto de vista de alguns autores.
Autores Campos Filho (1994) Definies de Sistema de Informao Baseia-se em quatro componentes reunidos de modo a permitir o melhor atendimento aos objetivos da organizao. um sistema constitudo por pessoas, procedimentos, dados/informao e componentes TIC (hardware, software e comunicaes) que recolhe, processa, armazena, analisa e distribui informao com objetivos especficos. Sistema de informao consiste em uma soma estruturada de elementos. O sistema de informao possui habilidade para buscar, organizar, analisar e fazer uso de informaes para tomada de decises. Tm como objetivo fundamental a integrao, consolidao e aglutinao de todas as informaes necessrias para gesto do sistema empresa.

Turban; Mclean; Wetherbe (1999) Beuren e Martins (2001) Evgeniou e Cartwright (2005) Padoveze (2007)

Quadro 1: Definies de Sistema de Informao.

Ao analisar o Quadro 1 percebe-se que ambos os autores afirmam que o sistema de informao diz respeito captao de dados que so transformados em informaes servindo como base para as organizaes alcanarem seus objetivos. Isso possvel devido tecnologia. necessrio enfatizar que uma boa informao precisa ser relevante, compreensvel, confivel e comparvel para que ela seja til, fidedigna e retrate, principalmente, a realidade operacional das entidades. Os sistemas de informaes so formados pelos componentes: (a) entradas, (b) processos e (c) sadas. Eles ajudam o sistema a funcionar de maneira eficiente interagindo entre si. A entrada em um sistema de informao caracterizada pelos dados ou informaes. Tais informaes uma vez processadas serviro como base para as tomadas de decises realizadas pelos usurios contbeis. Dessa forma, a contabilidade traduz-se naturalmente dentro de um sistema de informao, j que a prpria nasceu sob a arquitetura de um sistema informacional (PADOVEZE, 2007). Cabe ressaltar que no sistema de informao a interligao dos subsistemas proporciona ao operador do software vrias opes de relatrios. A combinao de recursos

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humanos, fiscal, contbeis e computacionais interrelacionados coleta, armazena e recupera a distribuio e o uso de dados com o objetivo de eficincia gerencial (planejamento, controle, comunicao e tomada de deciso) nas organizaes. Com o avano da internet o sistema de informao vem sendo conhecido como Sistema de Inteligncia dos Negcios (BI Business Intelligence) sendo integrado ao sistema de gesto empresarial. importante destacar que o sistema de informao gerencial est ligado ao sistema de informao contbil atravs de suas diversidades de informaes. O sistema de informao contbil deve produzir informaes vantajosas e que atendam aos seguintes aspectos: (a) ser dinmicos, flexveis, possuir interao homem/mquina, dar suporte deciso e auxlio nas previses sobre o futuro; (b) ter como relevncia o suprimento de informaes para promover a eficcia operacional e decisria da instituio; e (c) utilizar das bases de dados dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio gesto. Sendo assim, pode-se dizer segundo Rocha (1999) que os tradicionais sistemas de informaes contbeis, em particular, caracterizam-se por concentrar-se em questes relativas alocao eficiente e eficaz de recursos, necessidade de avaliar resultados de unidades e desempenhos de gestores, sob a ptica dos aspectos operacional, econmico, financeiro e patrimonial das atividades desenvolvidas nas organizaes. 2.2. A TECNOLOGIA DA INFORMAO NAS ORGANIZAES CONTBEIS A tecnologia da informao (TI) muito importante para empresas e governos (MOSCOVE; SIMKIN; BAGRANOFF, 2002). Ela est ligada a informtica e a telecomunicao, pois faz parte de uma estrutura em nvel estratgico das empresas e contribui para a qualidade da informao. importante evidenciar que a tecnologia da informao est presente no sistema de informao contbil utilizado pelas organizaes contbeis, pois a mesma auxilia os profissionais contbeis com a qualidade e distribuio adequada da informao. Entende-se por organizaes contbeis os escritrios de contabilidade. Uma segunda razo pela qual a tecnologia da informao relevante para os contadores refere-se aos programas (sistemas) que podem interagir com a internet. De acordo com Cruz (1998, p. 20) a tecnologia da informao todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e/ou informaes, tanto de forma sistmica como espordica, quer esteja aplicada no produto, quer no processo. A informao sistmica trata-se da informao estruturada e detalhada, por meio dos relatrios completos. J a informao espordica acessada de forma aleatria. A base de a base de sustentao dos sistemas de informaes, em termos de TI, composta por quatro grupos, conforme mostra a Figura 1.

Tecnologia da Informao e Sistemas de Informao Econmico-financeiros Fsico-operacionais Sistema de Informao Hardware Software Banco de dados Telecomunicaes

Figura 1: Tecnologia da informao e sistemas de informao.

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Ao analisar a Figura 1 observam-se elementos como o hardware, o software, o banco de dados e as telecomunicaes, principais componentes tcnicos da tecnologia da informao que integram os sistemas de informaes econmico-financeiros e fsicooperacionais. Eles permitem maior integrao entre os profissionais com vises de reas complementares e que devem atuar de forma sinrgica nas organizaes: viso de negcios, gesto empresarial e viso de tecnologia (BIO, 2008). 2.3. INFORMAO CONTBIL E GERENCIAL A contabilidade tem como finalidade fornecer informaes teis para os usurios auxiliando-os no processo decisrio. As informaes geradas nas entidades atravs dos sistemas de informao assumem o carter de suporte informativo adequado, pois propiciam aos gestores a percepo de que a eficincia e a eficcia empresarial figuram como uma necessidade contnua e sustentada. Quanto aos usurios dessas informaes nota-se que podem ser tanto internos quanto externos, com interesses diversificados, razo pela qual as informaes geradas pela entidade devem ser amplas e fidedignas para a avaliao da sua situao patrimonial e das mutaes sofridas, permitindo a realizao de inferncias sobre o seu futuro. Os usurios internos so as pessoas ou grupos de pessoas relacionadas com a empresa e que tm facilidade de acesso s informaes contbeis, tais como: gerentes ou administradores; funcionrios com interesse em pleitear melhorias; diretoria com a funo de executar planejamentos organizacionais. Eles usualmente se valem de informaes mais aprofundadas e especficas acerca da empresa, notadamente aquelas relativas ao seu ciclo operacional. Os usurios externos concentram suas atenes, de forma geral, em aspectos genricos expressos nas demonstraes contbeis. So grupos de pessoas sem facilidade de acesso direto s informaes como: bancos, interessados nas demonstraes financeiras a fim de analisar a concesso de financiamento e medir a capacidade de retorno do capital emprestado; concorrentes, interessados em conhecer a situao da empresa; governo, necessita obter informaes sobre as receitas e as despesas para poder atuar sobre o resultado operacional no que concerne a sua parcela de tributao e planejamento macroeconmico; fornecedores, interessados em conhecer a situao da entidade para continuar ou no as transaes comerciais com a entidade, alm de medir a garantia de recebimento futuro; clientes, medem a integridade da entidade e a garantia de que seu pedido ser atendido nas suas especificaes e no tempo acordado. Devido ao volume de informaes demandadas por cada tipo de usurio da contabilidade os sistemas de informaes apiam as funes operacionais, gerenciais e de tomada de deciso existentes nas organizaes (LAUDON; LAUDON, 2001). Para que essas informaes sejam direcionadas, o profissional da rea contbil utiliza softwares especficos que tenham como finalidade armazenar e gerenciar tais informaes de maneira hbil. Esses sistemas adotam a estrutura contbil circunstanciada nas legislaes e no plano de contas que possibilita os registros relativos s movimentaes contbeis. Em geral, os sistemas de gesto de informao contbil so compostos por partes especficas focadas contabilidade empresarial e integradas a outras reas da contabilidade como: (a) contabilidade geral: direcionada ao registro contbil com foco nos itens dos demonstrativos contbeis, principalmente, balano patrimonial e demonstrao do resultado do exerccio. Pode disponibilizar aplicativos adicionais como a elaborao de fluxo de caixa, livro dirio, livro razo, entre outros relatrios especficos contabilidade; (b) contabilidade de custos: integrada a movimentao dos almoxarifados e direcionada a informao sobre a apropriao e os rateios contbeis dos custos e despesas; (c) contabilidade gerencial:

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informao para a gesto administrativa com nfase nas anlises financeiras e econmicas (esta ltima principalmente em relao aos custos e investimentos), converso em moeda estrangeira e consolidao de balanos; e (d) controladoria: integrada aos oramentos de curto-prazo e direcionadas s informaes dos chamados itens controlveis do balano. Os sistemas de informaes contbeis (SIC) so sistemas de nvel operacional e tambm gerencial que coletam e armazenam dados sobre transaes e podem controlar decises que so executadas como parte de uma transao. Atendem a rea contbil, gerencial e controlam o fluxo de informaes financeiras (LAUDON & LAUDON, 2001). Contudo, os sistemas de informaes gerenciais (SIG) fortalecem o plano de atuao das empresas, pois eles afetam diretamente o modo como os administradores decidem, planejam e gerenciam seus funcionrios. Dessa maneira, pode-se dizer que as informaes voltadas para os usurios externos so armazenadas pelo sistema de informao contbil, enquanto que os usurios internos buscam suas informaes em sistema gerencial. Todavia, ambos os sistemas so relevantes para os gestores das organizaes, pois possibilitam a eles controle das reas estratgicas, tticas e operacionais. 3. PROCEDIMENTOS METODOLGICOS Este trabalho caracterizou-se como uma pesquisa exploratria tendo em vista a importncia de verificar se um determinado sistema de informao atende as necessidades de seus usurios quanto ao armazenamento e controle das informaes contbeis e gerenciais, na cidade de Joo Pessoa-PB, utilizando-se da deduo na etapa bibliogrfica e da induo na pesquisa de campo. Quanto abordagem do problema um estudo quantitativo. Segundo Marconi e Lakatos (2003) a razo para se conduzir uma pesquisa quantitativa descobrir quantas pessoas de uma determinada populao compartilham uma caracterstica ou um grupo de caractersticas. A escolha de ter como objeto de estudo esse sistema de informao se motivou pelo fato da empresa atuar a mais de 20 anos no mercado, tem como finalidade principal se especializar no desenvolvimento de softwares contbeis, administrativos, financeiros e jurdicos, alm de solues na rea de conectividade e possui uma carteira de mais de quatro mil clientes em dez Estados brasileiros (Paraba, Pernambuco, Piau, Cear, Aracaju, Rio Grande do Norte, Bahia, Maranho, Rio de Janeiro e Minas Gerais). Sua matriz se encontra na cidade de Fortaleza. Com relao equipe de profissionais que prestam servios empresa, vale ressaltar que a formao da maior parte deles de nvel superior e ps-graduao destacando analistas de sistemas, programadores, contadores, administradores, advogados, matemticos, tcnicos de suporte, alm de pessoal administrativo e de apoio. importante destacar que a empresa instituiu o Programa de Apoio ao Estudante e Iniciao Profissional em parceria com as Universidades e Faculdades de todo pas ou diretamente com os estudantes, com o objetivo de contribuir com a comunidade acadmica dos cursos de Cincias Contbeis, Administrao de Empresas e reas afins. Sendo assim, inicialmente, o universo da pesquisa correspondeu aos clientes dessa empresa que vende software contbil localizados na cidade de Joo Pessoa-PB, correspondendo a trezentos e vinte (320) escritrios de contabilidade. Todavia, ao aplicar o questionrio foram recebidos apenas cinquenta e trs (53) caracterizando a amostra da pesquisa como no-probabilstica, pois representou 16,56% do universo estudado. Na coleta de dados foi usada a tcnica do questionrio estruturado aplicado com os clientes (organizaes contbeis) do sistema de informao contbil pessoalmente. O mesmo foi dividido em duas partes, sendo a primeira referente s caractersticas dos clientes e a segunda parte tratou-se sobre os aplicativos do sistema para controlar as informaes

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contbeis e gerenciais. Faz-se necessrio destacar que foi realizado um pr-teste do questionrio para verificar a sua clareza. Como mtodos estatsticos utilizaram-se a estatstica descritiva aplicando a medida de tendncia central (mdia aritmtica) e de disperso (desvio padro) (FVERO et al, 2009). 4. APRESENTAO E ANLISE DOS DADOS 4.1. CARACTERSTICAS DOS CLIENTES (ESCRITRIOS DE CONTABILIDADE) 4.1.1. Tempo de atuao na rea contbil Verifica-se de acordo com a Tabela 1, dos clientes que responderam a esta indagao 45,28% (24 escritrios) atuam na rea contbil no perodo de 0 a 5 anos. Contudo, 7,55% (04 escritrios) corresponderam aos clientes que atuam na rea a mais de 15 anos. Nesse sentido, pode-se dizer que a maioria dos clientes est iniciando suas atividades profissionais. Todavia, tanto os clientes mais antigos quanto os que esto a pouco tempo no mercado precisam estar atualizados com as mudanas que a contabilidade vem passando com relao s novas prticas contbeis introduzidas pelo CPC (Comit de Pronunciamentos Contbeis).
Tempo de atuao na rea contbil 0 a 5 anos 6 a 10 anos 11 a 15 anos Acima de 15 anos Total Tabela 1: Tempo de atuao dos clientes na rea contbil. Frequncia absoluta 24 14 11 4 53 % 45,28 26,42 20,75 7,55 100,00

Tambm, percebe-se que 14 escritrios de contabilidade esto atuando de 6 a 10 anos. Inicialmente ao aplicar o questionrio no perodo de janeiro de 2011 foi encontrado dificuldade, pois a maior parte dos contadores nesta poca deve cumprir com os prazos das obrigaes fiscais. 4.1.2 Tempo de cliente do sistema Em se tratando do tempo que os escritrios de contabilidade da cidade de Joo PessoaPB adotam o sistema de informao para a realizao de suas atividades contbeis nota-se que 43,40% (23 escritrios) utilizam tal sistema entre 2 a 4 anos, enquanto que 24,53% (13 escritrios) usam-no a mais de 4 anos. importante enfatizar que a empresa que oferece esse sistema de informao atua na cidade h 8 anos.
Tempo de cliente do sistema 0 a 1 ano 2 a 4 anos Acima de 4 anos Total Tabela 2: Tempo de cliente do sistema. Frequncia absoluta 17 23 13 53 % 32,08 43,40 24,53 100,00

Alm de oferecer os servios de contabilidade para os contabilistas (profissionais da rea tanto tcnicos como contadores) a empresa tambm oferece a verso acadmica do seu sistema para as universidades pblicas e faculdades particulares por meio do programa de

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apoio ao estudante e iniciao profissional com a finalidade de mostrar seu sistema para os futuros profissionais da rea e clientes. Sendo assim, ao observar a Tabela 2, dos entrevistados, 17 escritrios de contabilidade trabalham com o sistema h 1 ano. 4.2. ASPECTOS DO ARMAZENAMENTO E GESTO DA INFORMAO CONTBIL E GERENCIAL 4.2.1. Atendimento do sistema quanto ao armazenamento de informaes contbeis Durante a pesquisa de campo foi constatado que 100% dos clientes afirmaram que o sistema atende ao armazenamento de informaes contbeis por setor (Tabela 3). Existe uma subdiviso de subsistemas que atendem aos aspectos especficos de cada rea: contbil, fiscal e pessoal. Cada um destes subsistemas responsvel por sua rea e os armazenamentos de suas informaes so realizados por meio de um banco de dados o qual retm todas as informaes lanadas, mas as distingue de acordo com seus setores.
Atendimento do sistema quanto ao armazenamento de informaes contbeis por setor SIM NO Total Frequncia absoluta 53 0 53 Tabela 3: Atendimento quanto s expectativas do armazenamento de informaes contbeis. % 100,00 0,00 100,00

Os subsistemas utilizam o firebird que um Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD), gratuito e seu suporte discutido em listas na internet, o que facilita a obteno de ajuda tcnica. A utilizao do SGDB proporciona eficincia e segurana no armazenamento de dados fazendo com que a perda de informaes seja uma possibilidade remota. 4.2.2. Enquadramento com as novas exigncias da contabilidade A contabilidade no Brasil tem alcanado sensveis progressos, porm sempre foi muito influenciada pelos limites e crditos fiscais (IUDCIBUS et al, 2010). Contudo, o modelo contbil antigo (baseado na legislao fiscal) vem sendo substitudo por um modelo que priorize a qualidade e transparncia da informao com o propsito de atender as necessidades de gestores, que demandam informaes gerenciais dinmicas e teis tanto nos aspectos relativos prpria empresa, quanto ao ambiente em que ela est inserida. Novas tecnologias apareceram para auxiliar os profissionais da rea contbil na obteno dessas informaes como o caso dos sistemas de informaes (SI) integrados com a Receita Federal e outros rgos competentes pelo recolhimento das obrigaes das organizaes trazendo um relacionamento transparente entre o governo e as empresas.
Disponibilidade das novas exigncias da contabilidade SIM NO Total Frequncia absoluta 53 0 53 Tabela 4: Disponibilidade das novas exigncias da contabilidade. % 100,00 0,00 100,00

A Tabela 4 evidencia que 100% (53 escritrios) dos que responderam a este questionamento afirmaram que o sistema est se adaptando as novas exigncias da contabilidade. Isto mostra que o mesmo est se adequando as mudanas na rea contbil (Lei n 11.638/07 e Lei n 11.941/09).

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4.2.3. Tipos de demonstraes contbeis que podem ser elaboradas As demonstraes contbeis so o conjunto de informaes que devem ser obrigatoriamente divulgadas, anualmente, segundo a Lei n 6.404/76 alterada pela Lei n 11.638/07, pela administrao de uma sociedade por aes e representa a sua prestao de contas para os scios e acionistas. A prestao anual de contas composta pelo Relatrio da Administrao, as Demonstraes Contbeis e as notas explicativas. A Tabela 5 mostra as demonstraes contbeis obrigatrias e no obrigatrias por lei e o que o sistema pode oferecer segundo os entrevistados. Atravs do clculo das mdias e desvio padro foi possvel identificar os relatrios mais acessados pelos clientes do sistema.
Tipos de Demonstraes Contbeis Balancete Contbil Balano Patrimonial DRE DFC DLPA Notas Explicativas DMPL DVA Frequncia absoluta 53 53 51 47 33 33 32 31 Tabela 5: Acesso aos relatrios. Mdia 1,000000 1,000000 1,037736 1,113208 1,377358 1,377358 1,396226 1,415094 Desvio Padro 0,000000 0,000000 0,192380 0,319878 0,489364 0,489364 0,493793 0,497454

De acordo com o observado na Tabela 5 o Balancete Contbil, o balano Patrimonial e a Demonstrao do Resultado do Exerccio esto entre os relatrios contbeis mais apontados pelos clientes do sistema, sendo o balancete e o balano apontado por todos (53 clientes). A mdia confirma a resposta, pois quando o valor est mais prximo de 1 significa dizer que foi a alternativa mais apontada entre as pessoas que responderam a esta questo. Todavia, os outros relatrios tambm foram apontados entre os entrevistados como a Demonstrao do Fluxo de Caixa, a Demonstrao de Lucros e Prejuzos Acumulados, as notas explicativas e a Demonstrao do Valor Adicionado que tambm evidenciam informaes relevantes para tomada de decises. 4.2.4 Acesso e Impresso dos relatrios contbeis Com relao ao acesso e impresso dos relatrios contbeis verifica-se de acordo com a Tabela 6 que 100% dos usurios que responderam a esta pergunta fazem-no por dia, por quinzena, por ms ou anual. Os relatrios contbeis possibilitam aos gestores a comparabilidade das informaes contbeis detalhadas.
Acesso e Impresso dos relatrios contbeis Por dia Por Quinzena Por Ms Anual Todas as Alternativas Tabela 6: Acesso e lista dos relatrios contbeis. Freqncia absoluta 0 0 0 0 53 % 0,00 0,00 0,00 0,00 100,00

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relevante salientar que o sistema oferece a possibilidade das organizaes contbeis informarem aos seus clientes (empresas) situaes de desempenho financeiro e econmico em vrios perodos. 4.2.5 Alerta na existncia de saldos divergentes Para facilitar a percepo do usurio do programa, o sistema disponibiliza um alerta de saldos divergentes. No momento de imprimir relatrios e visualizar os lanamentos aparecem mensagens para advertir que naquela movimentao existem saldos ou informaes divergentes. O software confere os erros de preenchimento e lanamentos inconsistentes, evitando possveis falhas na exportao para o subsistema contbil.
Alerta na existncia de saldos divergentes SIM NO Total Frequencia absoluta 51 2 53 Tabela 7: Acesso e lista dos relatrios contbeis. % 96,23 3,77 100,00

De acordo com a Tabela 7 nota-se que 96,23% (51 organizaes contbeis) afirmaram que foram beneficiados com esse alerta de saldos divergentes. Apenas 3,77% (2 escritrios) no perceberam ou nunca se depararam com mensagem de alerta. 4.2.6 Acesso e listagem aos relatrios de conciliao Em se tratando na conciliao dos relatrios o sistema permite que os seus usurios utilizem-no. Dessa maneira, possvel fazer conciliaes de relatrios financeiros e gerenciais. Entre os mais apontados pelos clientes do sistema de informao destacam-se o balancete contbil e a conciliao bancria como os relatrios mais acessados e que apresentaram a menor mdia e desvio padro. O balancete apresenta os saldos devedores de credores de todas as contas movimentadas.
As empresas podero listar e acessar os seus relatrios de conciliao Balancete Contbil Conciliao Bancria Razo de Conciliao Saldos Divergentes Balancete Histrico Balancete vinculado ao plano de contas referencial Contas no Movimentadas Freqncia absoluta 53 53 48 38 34 29 27 Mdia 1,000000 1,000000 1,094340 1,283019 1,358491 1,452830 1,490566 Desvio Padro 0,000000 0,000000 0,295098 0,454776 0,484146 0,502533 0,504695

Tabela 8: As empresas podero listar e acessar os seus relatrios de conciliao.

De acordo com a Tabela 8 tambm verificou-se que o relatrio contas no movimentadas foi o menos apontado. Talvez seja pelo fato deste relatrio apenas apresentar contas que no apresentam saldos. Um plano de contas apresenta uma variedade de contas, mas que s so utilizadas dependendo do tipo de contabilidade da empresa. Torna-se interessante evidenciar que alguns respondentes tiveram dvida no que seria o balancete histrico. Sendo assim, foi explicado que o mesmo um tipo de relatrio comum para a anlise de perodos anteriores, ou seja, para que seja mantido um histrico dos anos que a empresa teve movimentao.

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4.2.7 O sistema gera arquivos do SPED fiscal e contbil O Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED) consiste na modernizao da sistemtica atual do cumprimento das obrigaes acessrias, transmitidas pelos contribuintes s administraes tributrias e aos rgos fiscalizadores utilizando-se da certificao digital para fins de assinatura dos documentos eletrnicos, garantindo a validade jurdica dos mesmos apenas na sua forma digital. As empresas obrigadas a esta sistemtica so as sociedades empresrias sujeitas tributao do imposto de renda com base no Lucro Real, nos termos da Portaria da RFB n 11.211 de 7 de novembro de 2007 desde 1 de janeiro de 2009.
O sistema gera arquivos do SPED fiscal e contbil SIM NO Total Frequncia absoluta 51 2 53 Tabela 9: O sistema gera arquivos do SPED fiscal e contbil. % 96,23 3,77 100,00

Com a aplicao do questionrio observou-se, conforme a Tabela 9, que 96,23% dos usurios do sistema geram arquivos do SPED fiscal e contbil. Apenas 3,77% dos clientes no geram os arquivos, pois afirmaram no ter conhecimento sobre o assunto e no trabalhar com empresas do Lucro Real. 4.2.8 Possibilidade de elaborar relatrios gerenciais de escriturao contbil e fiscal Os relatrios gerenciais contm informaes mais detalhada, no monetria e com maior nfase para o futuro voltado para os usurios interno (JIAMBALVO, 2009). Entretanto, mesmo diferindo dos relatrios financeiros so relevantes para os usurios em geral no auxlio de tomada de decises. O gerenciamento de relatrios da rea fiscal tambm relevante, pois demonstra dados particulares s notas fiscais e aos regimes tributrios especficos de cada empresa cadastrada no sistema. O setor fiscal requer cuidados nos lanamentos das notas, na apurao dos impostos, nos inventrios (com o controle de estoque) e nos relatrios de compra e venda de mercadorias ou servios.
Possibilidade de elaborar relatrios gerenciais SIM NO Total Frequncia absoluta 53 0 53 % 100,00 0,00 100,00

Tabela 10: Possibilidade de elaborar relatrios gerenciais de escriturao contbil e fiscal.

Ao verificar a Tabela 10 nota-se que as 53 organizaes contbeis afirmaram que o sistema de informao possibilita a elaborao de relatrios gerenciais de escriturao contbil e fiscal. 4.2.9 Tipos de relatrios gerenciais de escriturao contbil Conforme apresentado na Tabela 10, todos os clientes que responderam ao questionrio afirmaram que o sistema elabora relatrios gerenciais de escriturao contbil e fiscal. Deste modo, a Tabela 11, na pgina 11, apresenta os principais tipos de relatrios gerenciais de escriturao contbil que podem ser elaborados pelos profissionais da rea contbil e os mais apontados pelos respondentes.

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Tipos de relatrios gerenciais Razo e Balancete da Execuo Oramentria Anlise Vertical e Horizontal Quantidade de Lanamentos Contbeis ndice de Liquidez Lanamentos por Usurios Termo de Abertura e Encerramento

Freqncia absoluta 20 18 7 6 5 4

Mdia 1,622642 1,660377 1,867225 1,886792 1,905660 1,924528

Desvio Padro 0,489364 0,478113 0,341813 0,319878 0,295098 0,266679

Tabela11: Tipos de relatrios gerenciais de escriturao contbil.

Entre os tipos de relatrios gerenciais de escriturao contbil mais elaborado foram o razo e balancete de execuo oramentria e a anlise vertical e horizontal, respectivamente por 20 e 18 organizaes contbeis. Eles apresentaram as mdias mais prximas de 1 confirmando que foram os itens mais escolhidos. A apresentao de relatrios como quantidade de lanamentos contbeis, ndice de liquidez, lanamentos por usurios e termo de abertura e encerramento forma os menos apontados. O que pode ser observado que tais relatrios tanto so importantes para os escritrios de contabilidade ter o controle dos servios que eles prestam para seus clientes quanto para as empresas que queiram saber sua situao financeira e econmica detalhada por indicadores. 4.2.10 Tipos de relatrios gerenciais de escriturao fiscal Os relatrios gerenciais de escriturao fiscal auxiliam na busca de informaes dos lanamentos da rea fiscal, como notas fiscais e cupons fiscais. Atravs da impresso destes relatrios possvel obter o controle da quantidade de compras e vendas, bem como dos impostos.
Tipos de relatrios gerenciais de escriturao fiscal Relatrio das Compras e das Vendas Estimativa de Estoque Quantidade de Lanamento por CFOP Relatrio de Receitas e Despesas Quantidade de Lanamento de UF Formulrios Utilizados Frequncia absoluta 14 14 13 11 9 7 Mdia 1,735849 1,735849 1,754717 1,792453 1,830189 1,867925 Desvio Padro 0,445099 0,445099 0,434372 0,409432 0,379060 0,341813

Tabela 12: Tipos de relatrios gerenciais de escriturao fiscal.

Analisando a Tabela 12 percebe-se que o Relatrio das compras e vendas de produtos e a Estimativa de estoque foram os mais acessados entre os profissionais da rea contbil apresentando uma mdia de 1,735849. Pode-se dizer que estes evidenciam de forma mais detalhada o total de compras e vendas permitindo um controle rigoroso da apurao do imposto de circulao de mercadorias e servios (ICMS). Outro relatrio escolhidos entre os contabilistas foi a Quantidade de lanamento por CFOP que significa o controle dos lanamentos pelo cdigo fiscal de operaes e prestaes, ou seja, o registro de entrada e sadas. Torna-se essencial enfatizar que o relatrio de receitas e despesas relevante para o controle de fluxo de caixa de qualquer entidade e principalmente, para verificar o resultado mensal e anual do desempenho da sua atividade operacional. Nesse sentido, pode-se dizer que o sistema contribui e atende as necessidades dos seus usurios no que diz respeito ao armazenamento e gesto da informao contbil e gerencial. 5. CONSIDERAES FINAIS

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O objetivo geral deste estudo foi evidenciar como as informaes contbeis e gerenciais so armazenadas e geridas nos escritrios de contabilidade da cidade de Joo Pessoa-PB, atravs do uso de um sistema de informao especfico da rea contbil. Para tal, foi realizada uma pesquisa de campo com 53 escritrios de contabilidade (organizaes contbeis) da cidade de Joo Pessoa-PB, correspondendo a amostra do estudo. importante destacar algumas limitaes do trabalho como a dificuldade de realizar pesquisa de campo, pois na maioria das vezes as pessoas demoram a responder ao questionrio e afirmam que no tem tempo. O no aparecimento do nome da empresa foi acordado entre os autores, mesmo a empresa permitindo que divulgasse o seu nome do trabalho, para no caracterizar propaganda e trabalho de consultoria, j que a finalidade apresentar contribuies do trabalho para rea contbil. Ao aplicar o questionrio alguns resultados com relao s caractersticas das organizaes contbeis foram alcanados como: (a) o tempo de atuao dos escritrios de contabilidade varia entre 0 a 10 anos correspondendo a 71,7% (38 escritrios) dos entrevistados, dos quais 23 (43,40%) tm de 2 a 4 anos que utilizam esse sistema de informao como software especfico de contabilidade. Quanto ao armazenamento das informaes contbeis os respondentes afirmaram que existe uma subdiviso de subsistemas que atendem aos aspectos especficos de cada rea: contbil, fiscal e pessoal atendendo as necessidades de seus usurios e que o sistema j est enquadrado nas novas exigncias trazidas pelas legislaes n 11.638/07 e lei n 11.941/09. Isto mostra a preocupao da empresa em oferecer um sistema de informao atual, que acompanha as mudanas e, principalmente, em contratar pessoal capacitado para monitorar o mesmo e adequ-lo as prioridades da rea. Entre as demonstraes contbeis que podem ser elaboradas o sistema possibilita a elaborao das obrigatrias e no obrigatrias em lei como, respectivamente, o balano patrimonial, a DRE, DFC, DLPA e DVA e o balancete contbil, as notas explicativas e a DMPL. Todas essas demonstraes podem ser acessadas diariamente, quinzenalmente, mensalmente ou anualmente. Nesse sentido, para facilitar a percepo do usurio do programa, o sistema disponibiliza um alerta de saldos divergentes nos lanamentos contbeis para facilitar a elaborao das demonstraes contbeis. O sistema gera os arquivos do SPED fiscal e contbil (96,23% dos usurios do sistema geram os arquivos). Apenas 3,77% dos clientes no geram os arquivos, pois afirmaram no ter conhecimento sobre o assunto e no trabalhar com empresas do Lucro Real. Em se tratando da possibilidade de gerar relatrios gerenciais de escriturao contbil notou-se que as 53 organizaes contbeis afirmaram que o sistema de informao possibilita a elaborao de relatrios gerenciais de escriturao contbil e fiscal. J os relatrios gerenciais fiscais tiveram como destaque o Relatrio das compras e vendas de produtos e a Estimativa de estoque sendo apontados, ambos, por 14 profissionais, no deixando de evidenciar o relatrio de despesas de receitas (11 profissionais). Por fim, pode-se afirmar que o sistema de informao contbil utilizado pelos escritrios de contabilidade da cidade de Joo Pessoa-PB armazena e gere as informaes contbeis e gerenciais de modo a auxiliar os contabilistas ao emitir relatrios para os seus clientes em tempo hbil e com informaes relevantes para o processo de tomada de deciso. Outro ponto que deve ser destacado que tal sistema utiliza ferramentas como blog, chat, twitter, acesso remoto e portal interativo para auxiliar o atendimento ao cliente. Tudo isto possvel devido tecnologia (internet). Conclui-se que o uso de sistemas de informao na rea de contabilidade vem se tornando cada vez mais til, relevante e necessrio quanto otimizao de prestar servios eficientes, em tempo hbil, integrado e promovendo segurana quanto ao armazenamento das informaes.

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