INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE Seora

Rosa Emilia Salamanca Gonzlez

Representante Legal Corporacin de Investigacin y Accin Social y Econmica (CIASE) Bogot D.C. Estimada Sra. Rosa Emilia: Hemos examinado el informe financiero de la Corporacin de Investigacin y Accin Social y Econmica (CIASE), por el perodo comprendido entre el 17 de abril y el 30 de junio de 2012 del proyecto titulado Ciudades seguras consolidacin de estrategias de sensibilizacin y produccin de conocimiento para la erradicacin de violencia contra las mujeres en la ciudad, que fue presentado por la organizacin en virtud de su convenio firmado con ONU MUJERES el 17 de abril de 2012. Los Informes Financieros y el mantenimiento de un sistema de control interno adecuado son responsabilidad de la administracin de la entidad ejecutora, siendo funcin de la Auditora Externa examinarlos, preparar con base en los mismos un informe para la Agencia de Apoyo y expresar una opinin sobre ellos. Nuestro examen fue realizado de conformidad con las Normas Internacionales de Auditora promulgadas por la Federacin Internacional de Contadores (IFAC). Estas normas requieren que planeemos y ejecutemos nuestra labor de auditora para obtener seguridad razonable de si los Informes Financieros examinados estn libres de errores de carcter significativo. Una auditora incluye el examen, con base en pruebas, de la evidencia de las cifras y revelaciones presentadas en dichos Informes Financieros. Incluye tambin la evaluacin de los principios de contabilidad utilizados y de las estimaciones relevantes hechas por la administracin. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para expresar nuestra opinin. En nuestra opinin, los Informes Financieros presentan razonablemente la situacin financiera del proyecto, titulado Ciudades seguras consolidacin de estrategias de sensibilizacin y produccin de conocimiento para la erradicacin de violencia contra las mujeres en la ciudad, financiado por ONU MUJERES, por el perodo comprendido entre el 17 de abril y el 30 de junio de 2012. La Corporacin de Investigacin y Accin Social y Econmica (CIASE), cumpli, durante el perodo auditado, con las clusulas del convenio firmado entre las partes para la ejecucin del proyecto. Las sugerencias resultantes del actual proceso de revisin, tendientes a mejorar el sistema de control interno de la entidad, se mencionan en la Carta de Controles

dirigida a la Gerencia que se incluye en el punto 4 de este trabajo, sobre la cual se llevar a cabo seguimiento en futuras auditoras. A la auditora se le proporcion toda la informacin necesaria y se dio respuesta a las inquietudes planteadas en el desarrollo de la misma. Atentamente,

LVARO VALENCIA MEJA

Socio T.P. No. 17.256-T Miembro de Valencia & Falla Auditoras Integrales S.A.S. T.R. No. 309 Junta Central de Contadores Bogot, D.C., 10 de agosto de 2012

4.1.1 Soportes de gastos sin un sello que identifique el proyecto Los documentos de soporte adjunto a los comprobantes de contabilidad que justifican las operaciones, no tienen un sello que indique el nombre y nmero, as como la Agencia Cooperante que financia el proyecto. El uso del sello ayuda en la identificacin de los soportes financiados por la Agencia Cooperante y su registro contable. Riesgo: Bajo Se recomienda poner un sello de tinta a todos los documentos y soportes contables que justifiquen las operaciones, que contenga el nmero y nombre del proyecto as como la Agencia de Cooperacin que lo financia. La aplicacin de la anterior recomendacin contribuir a identificar los soportes contables del proyecto, tanto los de origen interno como externo, facilitar el registro contable, y se invalidarn los soportes evitando realizar eventuales pagos dobles. Respuesta del auditado: Desde la Administracin se asume esta responsabilidad. En la actualidad se estn aplicando sellos al proyecto de Intervida y al informe financiero entregado a Cerdaola. Al respaldo de cada comprobante se les esta aplicando sellos para identificar a que tipo de documento contable corresponde. Se mandaran a hacer lo sellos para cada proyecto en ejecucin.

4.1.2 Actualizacin de la direccin en el Registro nico Tributario (RUT) La Corporacin para la Investigacin y Accin Social y Econmica CIASE, tiene pendiente por actualizar en el Registro nico Tributario RUT, la direccin de la sede de su domicilio social en la ciudad de Bogot, D.C. Es importante conocer que la razn social de la Entidad debe coincidir plenamente en todos los documentos. La anterior situacin podra acarrearle a la organizacin dificultades respecto de la informacin rpida y directa, sobre notificaciones o procesos tributarios similares o de otro tipo, que efecte la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN y/o terceros. El artculo 555-2 del Estatuto Tributario, dice:
REGISTRO UNICO TRIBUTARIO - RUT. El Registro nico Tributario, RUT, administrado por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo nico para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Rgimen Comn y los pertenecientes al rgimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y dems usuarios aduaneros, y los dems sujetos de obligaciones administradas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripcin (resaltado fuera del texto).

Adicionalmente, el no informar o actualizar el cambio de direccin ante la DIAN es sancionable en los trminos del artculo 650-1 del Estatuto Tributario, as:
Artculo 650-1. Sancin por no informar la direccin. Cuando en las declaraciones tributarias el contribuyente no informe la direccin, o la informe incorrectamente, se aplicar lo dispuesto en los artculos 580 y 589-1. (Ley 49/90, art. 51)

Riesgo: Bajo Se recomienda actualizar en el Registro nico Tributario (RUT) la nueva direccin de la Corporacin, acorde con lo dispuesto en las normas legales que regulan la materia, con el fin de minimizar el riesgo de posibles desconocimientos o inadvertencias, sobre posibles notificaciones o actuaciones por parte de la DIAN y/o terceros. La aplicacin de la anterior recomendacin contribuir a dar cumplimiento a la normativa tributaria vigente, evitar el pago de sanciones a la DIAN, que la Corporacin no tiene previstas, y le permitir ser identificada y ubicada de manera precisa, en caso de ser requerida por terceros, para atender cualquier situacin. Respuesta del auditado:

Esta actualizacin se realiz la ltima semana de agosto.

4.1.3 Pasabordos de los tiquetes areos sin anexar a las facturas emitidas por las Agencias de viaje La Corporacin CIASE no adjunt los pasabordos de los pasajes areos utilizados a las facturas expedidas por las Agencias de viaje. La finalidad del pasabordo es comprobar la utilizacin efectiva de los tiquetes, porque la factura no garantiza, por s sola, la realizacin del viaje por parte del(a) colaborador(a). Riesgo: Medio Se recomienda adjuntar a las facturas expedidas por la Agencia de viajes, los pasabordos de los tiquetes areos utilizados, implementando procedimientos o mecanismos que permitan la devolucin de los mismos por parte de los(as) beneficiarios(as) de los tiquetes, o implementar el control de la utilizacin de los ya efectivamente pagados. El cumplimiento de la anterior recomendacin permitir a la Entidad tener un mayor control de los viajes realizados por los(as) colaboradores(as) que participan de las actividades del proyecto y evitar el cobro por parte de la agencia de viajes de pasajes no utilizados. Respuesta del auditado: Se recogieron los pasabordos de los viajes realizados para este proyecto y se tendr en cuenta solicitarlos siempre al personal que realice viajes de trabajo.

4.1.4 Falta de firmas de revisado y autorizado en los comprobantes de egreso No se observ la firma de Revisado y Aprobado en los comprobantes contables que justifican las operaciones del proyecto, durante el perodo auditado. En este sentido el artculo 123 del D.R. 2649 de 1993, dice:
Artculo 123: Los comprobantes deben ser elaborados cronolgicamente y numerados consecutivamente, indicando el da de elaboracin y las personas que intervienen en su elaboracin, as como la codificacin de las cuentas, y el concepto por el cual se expide el documento con caractersticas breves del hecho que lo origin.

Riesgo: Bajo

Se recomienda hacer firmar por parte de las personas responsables, las casillas internas de Revisado y Aprobado en todos los comprobantes de contabilidad del proyecto y de la entidad, durante el perodo auditado. La aplicacin de la anterior recomendacin contribuir a fortalecer los controles de ndole contable y administrativo en la elaboracin de los documentos de soporte de los gastos cargados al proyecto, y se cumplir con la normativa contable vigente. Respuesta del auditado: La firma de los comprobantes se ha realizado por parte de la asistente administrativa. Se tendr en cuenta la observacin para que estos comprobantes sean firmados por la persona que autoriza el gasto.

4.1.5 Actualizacin de las actas de la Junta Directiva e impresin de las actas de la Asamblea General en el libro oficial En el artculo 14 de los Estatutos de la Entidad se menciona que las reuniones ordinarias de la Junta Directiva se harn el primer martes de cada mes, en las instalaciones de la Corporacin. La administracin de la organizacin inform que stas reuniones se realizan, pero al observar el libro oficial correspondiente se evidenci que stas no se encuentran asentadas. La ltima acta registrada corresponde a la No. 12 del 24 de septiembre de 2009. Tambin se constat que falta sentar en el libro, el acta de la Asamblea General correspondiente a la aprobacin de Estados Financieros del ao 2011, la cual segn los Estatutos debe celebrarse el primer trimestre de cada ao. Es importante comentar que las actas que estn asentadas en el libro oficial, no fueron firmadas por el presidente y secretario elegidos en cada reunin. El Consejo Tcnico de la Contadura en su Orientacin Profesional No 5 expresa:
Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los rganos colegiados de las diferentes clases de personas jurdicas, sean stas sociedades comerciales, civiles o entidades sin nimo de lucro. El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los rganos colegiados del ente, constituyndose en el relato histrico, aunque resumido, de aspectos administrativos, econmicos, jurdicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.

Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal (art.431 del C. de Cio) Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligacin de llevar un libro debidamente registrado para anotar en orden cronolgico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, los entes econmicos podrn asentar en un solo libro las actas de los rganos de direccin, administracin y control.

Riesgo: Medio Al respecto se recomienda: Actualizar el libro con la impresin de las actas realizadas, sean stas ordinarias o extraordinarias y que correspondan a la Asamblea General o Junta de Socios. Hacer firmar todas las actas de las reuniones de la Asamblea General por el Presidente y el Secretario de las mismas. La aplicacin de las anteriores recomendaciones contribuir a dar cumplimiento a las decisiones adoptadas en los Estatutos, y servirn de medio probatorio en eventuales trmites judiciales y administrativos. Respuesta del auditado: Las Actas de la Asamblea estn actualizadas. Se imprimir para el respectivo libro las actas faltantes de la Junta directiva con las respectivas firmas.

4.1.6 Documento equivalente a factura en operaciones con responsables del rgimen simplificado Los soportes contables que justifican las operaciones realizadas, especialmente con personas naturales, corresponden a cuentas de cobro, que no renen los requisitos contemplados por el artculo 3 del D.R. 522 de 2003, que al respecto dice:
Artculo 3. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del rgimen comn a personas naturales no comerciantes o inscritas en el rgimen simplificado. El adquirente, responsable del rgimen comn que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el rgimen simplificado, expedir a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: a) Apellidos, nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

c) Nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva; d) Fecha de la operacin; e) Concepto; f) Valor de la operacin; g) Discriminacin del impuesto asumido por el adquirente en la operacin;

Los soportes y dems informacin debern estar a disposicin de la Administracin de Impuestos y Aduanas Nacionales, de conformidad con lo sealado en el artculo 632 del Estatuto Tributario. Riesgo: Medio Se recomienda disear un formato especial siguiendo las directrices sealadas en el artculo 3 del D.R. 522 de 2003, para justificar los pagos por compra de bienes y/o servicios a personas naturales pertenecientes al Rgimen Simplificado del impuesto a las ventas - IVA. Con la implementacin del documento equivalente a la factura, la entidad cumplir las normas legales, justificar adecuadamente las declaraciones tributarias al igual que la diversa informacin que se suministre a la DIAN, y evitar el desconocimiento de costos y gastos, en caso de una eventual revisin. Respuesta del auditado: Se ajustar el formato de acuerdo a las normas vigentes actualmente.

Atentamente,

LVARO VALENCIA MEJA

Socio T.P. No. 17.256 - T Miembro de Valencia & Falla Auditoras Integrales S.A.S. T.R. No. 309 Junta Central de Contadores Bogot, D.C., 1O de agosto de 2012