Arturo Fuentes Zenn

fuzenon@unam.mx

Arturo Fuentes Zenn Gabriel Snchez Guerrero

Profesores de Carrera Departamento de Sistemas Divisin de Estudios de Posgrado Facultad de Ingeniera Universidad Nacional Autnoma de Mxico Mxico, D.F., C.P. 04510

ISBN (Serie) 968-36-4510-0 ISBN (Cuaderno No. 1) 968-36-4511-9

1. Edicin: 1988 2. Edicin: 1990 1. Reimpresin: 1991 2. Reimpresin: 1993 3. Reimpresin: 1995

Tiraje: 500 ejemplares

NDICE
RESUMEN 1. 2. 3. 4. 5. 6. ANTECEDENTES PROBLEMTICA LA IDEA PROPUESTA PROCEDIMIENTO SISTEMA DE PLANEACIN NORMATIVA SUBSISTEMA FORMULACIN DEL PROBLEMA
A.1. PLANTEAMIENTO DE LA PROBLEMTICA A.2. INVESTIGACIN DE LO REAL A.3. FORMULACIN DE LO DESEADO A.4. EVALUACIN Y DIAGNOSTICO

2 3 5 7 9 10 13 15 16 18 19 20 22 24 25 26 28 29

7.

SUBSISTEMA IDENTIFICACIN Y DISEO DE SOLUCIONES

B.1. GENERACIN Y EVALUACIN DE ALTERNATIVAS B.2. FORMULACIN DE BASES ESTRATGICAS B.3. DESARROLLO DE LA SOLUCIN

8.

SUBSISTEMA CONTROL DE RESULTADOS

COMENTARIOS FINALES BIBLIOGRAFA

RESUMEN

Se desarrolla una propuesta metodolgica para la planeacin, considerndola como un proceso lgico de adquisicin de conocimiento, su propsito es orientar al analista en las diferentes etapas de estudio necesarias para la estructuracin de un plan. En la elaboracin de este esquema se emplea un mtodo de desagregacin funcional, este procedimiento permite desarrollar una metodologa integrada por una serie de tareas con una finalidad especfica y debidamente organizadas. Los primeros resultados son corregidos y enriquecidos mediante su comparacin con las propuestas de otros autores.

CAPTULO 1

ANTECEDENTES

En el mundo occidental, la planeacin es un rea de trabajo relativamente reciente; en cambio, en los pases socialistas cuenta ya con una vieja tradicin que de hecho se confunde con el sistema mismo, pues constituye su forma bsica de administracin, la cual ha sido ampliamente criticada desde la perspectiva de una economa libre, esto es, de libre competencia. As, en el mundo capitalista se rechaz la idea de planeacin y se alent, en su lugar, el desarrollo y difusin de aquellas teoras y procedimientos que estn ms acordes con su postura ideolgica y econmica, tal es el caso de los estudios beneficio-costo (que derivan en la actual evaluacin de proyectos) y de las tcnicas y modelos orientados a hacer una adecuada asignacin de recursos. Es hasta finales de los 40 y principios de los 50 que la planeacin empieza a ser aceptada en el mundo occidental. En este cambio de actitud influy la exitosa experiencia francesa con sus planes de reconstruccin de la posguerra y la introduccin en las grandes corporaciones de la denominada planeacin estratgica. En favor de esta nueva posicin -en la que planear deja de ser un sinnimo de totalitarismo o comunismo1- se han dado entre otros los siguientes argumentos: la presencia de un acelerado cambio necesario de prever y orientar, el surgimiento de problemas cada vez ms complejos que demandan una accin de conjunto, la diversificacin de las funciones pblicas, la mayor exigencia social respecto a la eficiencia y eficacia de la direccin, etc.

Ver Ackoff (ref. 1, p. 22), Churchman (ref. 4, p. 173 y 174) y Sachs (ref. 15, p. 27 y 28)
3

METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

En este contexto se han desarrollado diferentes concepciones y enfoques de planeacin, sin existir un cuerpo terico unificado. Ahora bien, es de inters sealar que en esa diversidad se gesta cierta convergencia de un importante grupo de autores, que generaron la corriente conocida como planeacin normativa2 (tambin llamada planeacin interactiva o planeacin prospectiva). En esta corriente son caractersticos los tres siguientes aspectos: Dado que los problemas no existen aislados, es planteada la necesidad de un enfoque de sistemas. La planeacin deja de ser considerada como un acto nico y pasa a ser tratada como un proceso continuo de aprendizaje y adaptacin. Y, lo ms importante, el futuro es concebido no exclusivamente como resultado de las condiciones del presente y tendencias del pasado, sino tambin como objeto de diseo y por tanto elegible dentro de cierto rango: si nuestras acciones tienen un efecto sobre el futuro, es posible planear no slo para adaptarnos mejor a las nuevas condiciones sino, ante todo, con la intencin de lograr efectos deseados.

Ver Procedimientos de Planeacin Normativa (Delgado Wise, ref. 5)

CAPTULO 2

PROBLEMTICA

En la prctica profesional relacionada con la solucin de problemas, con frecuencia se observan deficiencias como las siguientes: recopilacin de excesivos volmenes de informacin; mala organizacin de actividades: en ocasiones no se tiene una idea medianamente clara de qu debe hacerse o qu resultados concretos se buscan; realizacin de proyectos que resultan poco relevantes para las instituciones; aspiracin a resolver problemas gigantescos sin tener en cuenta las posibilidades reales de la institucin; numerosos proyectos que nunca concluyen; elaboracin de propuestas que no se implantan por omisiones graves o porque no resultan convincentes; etc. Todo esto se traduce en desperdicio de recursos o retraso en la entrega de resultados, aunque lo ms grave es encontrar que se lleven a la prctica soluciones que nada aportan o que vienen a agravar la problemtica original. Estas situaciones se viven a diario y en buena parte son producto de que no se concede la importancia que merecen los conocimientos de carcter metodolgico. Desafortunadamente, en la literatura de planeacin no existe una respuesta adecuada, ya que se ha incurrido en el error de producir una gran cantidad de materiales que resultan altamente especulativos, vagos e imprecisos, cuya intencin es ms destacar el espritu, validez e importancia del enfoque propuesto, que el ofrecer una gua para ordenar y estructurar las distintas actividades requeridas en la solucin de problemas.

METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

Ello ha orillado al practicante a dejar todo a la intuicin, o bien a adoptar algn esquema o procedimiento encontrado por ah, sin cuestionar sus limitaciones y alcances, y hasta sin comprenderlo adecuadamente, con las consecuencias ya descritas.

CAPTULO 3

LA IDEA PROPUESTA

En estas condiciones, el propsito del presente trabajo consiste en desarrollar un esquema metodolgico que sirva como gua para la solucin de problemas, bajo la premisa de que a nivel metodolgico existen ciertos principios de indagacin y ordenacin de actos que cubren un amplio espectro de casos. En particular, nuestra atencin se dirige hacia aquellos problemas que surgen en la direccin o administracin de un sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea (figura 1).

ESTADO ACTUAL

ESTADO DESEADO

FIGURA 1. CONCEPTO DE PROBLEMA (primera aproximacin)

Entre estos problemas, un caso particular es aquel en que se conoce qu se desea y cmo alcanzarlo, de tal suerte que su solucin estriba en la aplicacin racional del conocimiento con que se cuenta y que puede considerarse como resuelto desde el punto de vista del apoyo a la toma de decisiones. Sin embargo, este no es el caso comn, pues cuando se plantea un problema normalmente existe un mayor o menor grado de incertidumbre, ya sea en cuanto a los fines perseguidos, con respecto a los medios que es posible aplicar o en cuanto a las caractersticas mismas del sistema bajo estudio.

METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

As, por ejemplo, puede partirse de una situacin en la que los fines resulten nebulosos, demasiado cualitativos (como podra ser mejorar la imagen) y hasta contradictorios; o en cuanto a los medios requerir de todo un ejercicio de creatividad para identificar las posibles alternativas de solucin. Esta incertidumbre, asociada a la creciente complejidad de los problemas, hace decir que el decisor no trata propiamente con problemas sino con estados de desorden o embrollos que provocan insatisfaccin, apuro o perplejidad. Y es a partir de estos estados de confusin que deben establecerse puntos de referencia muy especficos para estructurar un plan: definicin de variables relevantes, relaciones causa-efecto, objetivos, metas, programas, proyectos, etc. La figura 2 presenta una versin simplificada de esta situacin, en la que adems puede apreciarse que las distintas interrogantes estn interconectadas.
Cmo actuar? (proyectos, factibilidad, programas,...)

MEDIOS

ESTADO ACTUAL

FINES

de qu se parte? (problemtica, relaciones causa-efecto, variables relevantes, situacin futura,...)

qu se desea? (ideales, objetivos, metas,...)

FIGURA 2. ESTRUCTURA DE UNA SITUACIN PROBLEMTICA

El papel que juega la metodologa ser, entonces, el de orientar las distintas etapas de indagacin requeridas para dar respuesta a tales interrogantes. Por este motivo, la metodologa de planeacin es concebida como un proceso lgico de adquisicin de conocimiento, el conocimiento necesario para apoyar la toma de decisiones.

CAPTULO 4

PROCEDIMIENTO

El procedimiento adoptado para el desarrollo de la propuesta fue el mtodo de desagregacin funcional planteado en la literatura de sistemas,3 trabajo que en trminos breves consisti en lo siguiente: a) b) se concibi a la planeacin como el proceso de transformacin de un insumo (problemtica) en un producto (acciones planificadas). se definieron las actividades bsicas que era necesario desarrollar para cumplir con dicho proceso de transformacin: formulacin del problema identificacin y diseo de soluciones control de resultados cada una de estas funciones se consider como un proceso de transformacin y se identificaron las subactividades requeridas para su cumplimiento. este mismo procedimiento se llev hasta un tercer nivel de desagregacin. la primera versin obtenida, basada en la lgica, fue corregida y enriquecida mediante la comparacin con las propuestas de otros autores y a la luz de discrepancias -resultantes de fallas en la lgica u omisin de tareas significativas- se hicieron las enmiendas pertinentes.

c)

d) e)

Este procedimiento permiti desarrollar una propuesta integrada por tareas debidamente ordenadas y con una funcin especfica, que a la luz de la experiencia ganada en los ltimos aos tiene un adecuado mapeo con la praxis. Se ha procurado que esta metodologa resulte de fcil comprensin para el lector al reducir la argumentacin a un mnimo y al evitar el uso de tecnicismos innecesarios.
3

Ver Checkland (ref. 3), Fuentes Zenn (ref. 7) y Gelman-Negroe (ref. 9)

9

CAPTULO 5

SISTEMA DE PLANEACIN NORMATIVA

A continuacin, se describe brevemente el esquema metodolgico propuesto, que genricamente se denomina Sistema de Planeacin Normativa. El Sistema de Planeacin est integrado por tres subsistemas, a saber:
A. SUBSISTEMA FORMULACIN DEL PROBLEMA

Tiene como funcin el identificar los problemas presentes y los previsibles para el futuro, adems de explicar la razn de su existencia.
B. SUBSISTEMA IDENTIFICACIN Y DISEO DE SOLUCIONES

Su propsito es plantear y juzgar las posibles formas de intervencin, as como la elaboracin de los programas, presupuestos y diseos requeridos para pasar a la fase de ejecucin.
C. SUBSISTEMA CONTROL DE RESULTADOS

Todo plan, estrategia o programa est sujeto a ajustes o replanteamientos al detectar errores, omisiones, cambios en el medio ambiente, variaciones en la estructura de valores, etc. Actividades propias de este subsistema.

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METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

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A su vez, estos tres subsistemas se desagregan de la manera siguiente:

A. SUBSISTEMA FORMULACIN DEL PROBLEMA

A.1. A.2. A.3. A.4. B.

Planteamiento de la problemtica Investigacin de lo real Formulacin de lo deseado Evaluacin y diagnstico

SUBSISTEMA IDENTIFICACIN Y DISEO DE SOLUCIONES B.1. B.2. B.3. Generacin y evaluacin de alternativas Formulacin de bases estratgicas Desarrollo de la solucin

C.

SUBSISTEMA CONTROL DE RESULTADOS C.1. C.2. Planeacin del control Evaluacin de resultados y adaptacin

La figura 3 contiene una representacin grfica de estos sealamientos, as como la forma en que se organizan estas actividades. Cabe advertir que este procedimiento no es lineal, de hecho varias etapas son llevadas al mismo tiempo y continuamente hay que retornar para obtener mayor informacin o para revisar parte de lo ya ejecutado. Los captulos 6, 7 y 8 tratan con mayor detalle el contenido y propsito de cada una de las etapas e incluyen un siguiente nivel de desagregacin de las actividades anotadas.

METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

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SUBSISTEMA FORMULACIN DEL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DE LA PROBLEMTICA

INVESTIGACIN DE LO REAL

FORMULACIN DE LO DESEADO

EVALUACIN Y DIAGNSTICO

SUBSISTEMA IDENTIFICACIN Y DISEO DE SOLUCIONES

GENERACIN Y EVALUACIN DE ALTERNATIVAS

DESARROLLO DE LA SOLUCIN

FORMULACIN DE BASES ESTRATGICAS

SUBSISTEMA CONTROL DE RESULTADOS

PLANEACIN DEL CONTROL

EVALUACIN DE RESULTADOS Y ADAPTACIN

FIGURA 3. SISTEMA DE PLANEACIN NORMATIVA

CAPTULO 6

SUBSISTEMA FORMULACIN DEL PROBLEMA

En un principio la planeacin no trata propiamente con problemas sino ms bien con sus manifestaciones ltimas o sntomas -baja productividad, prdida de mercados, inflacin, etc.- y con las reacciones que tal tipo de hechos provocan entre las personas involucradas -insatisfaccin, apuro, perplejidad, duda, etc. Al conjunto de estas manifestaciones se le denominar problemtica y problema al planteamiento global y debidamente fundado de la serie de deficiencias existentes, sus interrelaciones, la explicacin causal, los efectos al futuro, etc. El actuar slo con base en el conocimiento de la problemtica conlleva el riesgo de no resolver nada al no atacar el problema en su origen o al atacarlo de manera equivocada: equivaldra a querer curar todo dolor de cabeza nicamente con aspirinas. La figura 4 contiene una representacin grfica de este subsistema.

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PLANTEAMIENTO DE LA PROBLEMTICA

ESTADO DE INSATISFACCIN

DESCRIPCIN DE LA PROBLEMTICA

RESULTADOS ESPERADOS

INVESTIGACIN DE LO REAL

FORMULACIN DE LO DESEADO

ELABORACIN DEL MODELO CONCEPTUAL

INVESTIGACIN DEL ESTADO ACTUAL

ELABORACIN DEL ESTADO NORMATIVO

ANLISIS HISTRICO

FORMULACIN DE OBJETIVOS ESCENARIO DE REFERENCIA

EVALUACIN DEL SISTEMA

EVALUACIN Y DIAGNSTICO

DIAGNOSTICO

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

generacin de alternativas

FIGURA 4. SUBSISTEMA FORMULACIN DEL PROBLEMA

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A.1.

PLANTEAMIENTO DE LA PROBLEMTICA
a. ESTADO DE INSATISFACCIN

El proceso de planeacin inicia en un estado de insatisfaccin y el deseo de actuar por parte de los responsables. La primera visin que se ofrece generalmente es parcial, vaga y a veces equvoca (principales sntomas, algunos datos aislados, creencias respecto a las causas, etc.), por lo que se debe tener cuidado de no adelantar juicios o crear compromisos prematuros.
b. DESCRIPCIN DE LA PROBLEMTICA

De la misma manera que un mdico requiere elaborar un cuadro completo de la sintomatologa para conjeturar de manera ms justa en cuanto a las posibles causas de una enfermedad, en la planeacin tambin es necesario contar con una visin amplia y ordenada de la situacin que se enfrenta, para as orientar de mejor manera las etapas de estudio subsecuentes. Para ello, entre las distintas personas involucradas se recabar su opinin respecto a los siguientes puntos: Problema: cul o cules se cree que son los principales problemas? Antecedentes: cmo se gesta el problema, cules son las causas y cmo ha evolucionado? Efectos: qu repercusiones existen y qu se espera para el futuro? Soluciones: qu se sugiere hacer y qu debe evitarse? Restricciones: qu limitantes deben tomarse en cuenta?
c. RESULTADOS ESPERADOS

Por ningn motivo conviene avanzar sin dejar claro la clase de resultados a que se aspira, pues ello es determinante para fijar la profundidad y tipo de estudios por realizar. Por ejemplo, al tratar un problema de suministros la solucin puede ir desde la sola revisin de la lista de proveedores, hasta un anlisis integral de la poltica de inventarios, del manejo de almacenes y del flujo de informacin en la organizacin.

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A.2.

INVESTIGACIN DE LO REAL
d. ELABORACIN DEL MODELO CONCEPTUAL

El modelo conceptual es una representacin grfica o escrita del problema y del objeto bajo consideracin, cuyo propsito es delimitar el rea de inters, fijar la estructura del problema, definir qu es relevante y qu irrelevante, identificar las principales restricciones, etc. Los modelos conceptuales son importantes porque obligan a ser claros en cuanto a lo que se esta tratando de estudiar, observar y medir, y porque permiten una comunicacin ms amplia entre los distintos participantes. Esa representacin incluye elementos de estructura (personal, instalaciones, equipo, etc.), elementos de proceso (organizacin, objetivos, programas, etc.) y factores ambientales (demanda, competidores, poltica econmica, etc.), cuya seleccin depende de la problemtica planteada, las conjeturas en cuanto a sus causas y los resultados esperados.
e. INVESTIGACIN DEL ESTADO ACTUAL

La recopilacin, procesamiento y anlisis de la informacin es tal vez la actividad que mayor cantidad de recursos y tiempo demanda, de ah la necesidad de que se precise lo siguiente: qu conjetura o hecho se busca esclarecer; qu informacin se requiere; qu indicadores se pretende obtener; cules son las posibles fuentes de informacin; y qu procesamiento se sugiere.

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f.

ANLISIS HISTRICO

El anlisis histrico no consiste en capturar todo antecedente con la sola esperanza de un hallazgo que de respuesta a las preguntas que ni siquiera hemos sido capaces de formular. El valor de una serie o dato histrico est dado por su capacidad para explicar algn hecho del presente que despierte dudas o como base de conocimiento para el pronstico de alguna variable de inters, por ello siempre debe quedar claro qu informacin se busca y para qu. Desafortunadamente, la prctica comn consiste en recopilar datos sin ningn orden ni propsito, lo cual lleva al manejo de grandes volmenes de informacin de escasa utilidad.
g. ESCENARIO DE REFERENCIA

La planeacin tiene que ver no slo con las dificultades o propsitos del presente, sino tambin con las amenazas, oportunidades y aspiraciones para el mediano y largo plazo. Esa es la razn de esta etapa, que consiste en la proyeccin de las variables relevantes y en la elaboracin de una sntesis que describa el clima que se vivir en el futuro. Para la elaboracin de los escenarios de referencia se parte de la hiptesis de que no habr ninguna intervencin para cambiar el curso de las cosas y as poner de manifiesto las dificultades latentes.

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A.3.

FORMULACIN DE LO DESEADO
h. ELABORACIN DEL ESTADO NORMATIVO

Esta etapa debe partir de una crtica de lo observado o previsible en la realidad, ya que as se evita caer en consideraciones vagas y de poca utilidad para la planeacin. Por ejemplo, si se le pregunta a un rector a qu aspira en su universidad, es previsible que se pronuncie por una institucin al servicio de la sociedad o por cualquier otra generalidad. Esta situacin cambia drsticamente si previamente ha sido planteada la problemtica de un severo atraso tecnolgico o los altos niveles de desercin.
i. FORMULACIN DE OBJETIVOS

La definicin del estado normativo (lo deseado) es cualitativa en un mayor o menor grado y dado que la utilidad de los fines para orientar la accin esta correlacionada con el grado de explicitez alcanzado, en esta etapa cada planteamiento se deber traducir en objetivos concretos y que parezcan alcanzables, an cuando este ltimo no sea posible de garantizar dentro del perodo de planeacin.4 Respecto a los objetivos conviene distinguir entre lo que denominaremos como objetivos operacionales y objetivos de desarrollo. Los primeros buscan la correccin o el mejoramiento del desempeo del sistema, en tanto que los segundos establecen la imagen general hacia donde se pretende conducir al sistema (con un futuro a veces radicalmente distinto de lo actual y de lo previsto de acuerdo a las tendencias).

Para mayor claridad conviene hacer las siguientes definiciones: meta: es un resultado preferido que se propone alcanzar dentro del perodo de planeacin, cuyo valor y plazo es resultante del o de los proyectos que se propone llevar a cabo. Objetivo: es un resultado preferido que puede o no ser alcanzado dentro del perodo de planeacin, ya que no se plantea a la luz de ninguna accin especfica; su funcin es dar una interpretacin nica a los planteamientos cualitativos hechos en el diseo del estado normativo.

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A.4.

EVALUACIN Y DIAGNOSTICO
j. EVALUACIN DEL SISTEMA

La evaluacin del sistema tiene por propsito establecer las discrepancias entre lo que se desea y el estado actual o previsto; contando, para el efecto, con los elementos necesarios (el conocimiento del sistema y los objetivos) para dejar de lado las meras opiniones e inquietudes dadas en el planteamiento de la problemtica.
k. DIAGNOSTICO

Esta es una de las etapas bsicas en la formulacin del problema, consiste en establecer las relaciones causa-efecto que permiten explicar el porqu de las diferencias detectadas en la fase anterior y por este medio identificar sobre qu actuar para corregir o mejorar la funcionalidad del sistema. Por lo que se refiere a los objetivos de desarrollo, la intencin es indagar qu bases objetivas existen para su logro, as como la identificacin de los obstculos que deben salvarse.
l. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Esta es la ltima fase del proceso de formulacin del problema, tiene por propsito hacer una presentacin clara y ordenada de los resultados hasta ahora obtenidos, a efecto de comunicarlos a quienes corresponda. Entre los aspectos a contemplar destacan los siguientes: Proponer un ttulo adecuado para el problema. Elaborar una descripcin sumaria de la naturaleza del problema y de lo que se espera para el futuro. Determinar los principales factores y agentes (o departamentos) involucrados en el problema y por tanto en su solucin. Plantear los objetivos y prioridades entre los distintos puntos por atender. Concluir con una breve descripcin del procedimiento que se sigui y de los principales trabajos realizados.

CAPTULO 7

SUBSISTEMA IDENTIFICACIN Y DISEO DE SOLUCIONES

La planeacin normativa concibe al futuro no slo como resultado de las condiciones del presente y tendencias del pasado, sino tambin como objeto de diseo y por tanto elegible dentro de cierto rango. As, con el diseo del estado deseado y con la formulacin de los objetivos se ha dado el primer paso para la identificacin y seleccin de las formas de intervencin, al quedar establecido sobre qu actuar y qu rumbo seguir, restando establecer los posibles cmo. Esta posicin debe ser ponderada con una fuerte dosis de conocimiento de la realidad, ya que de lo contrario se corre el grave riesgo de caer en utopas o de sesgar la investigacin sobre el futuro y olvidar las deficiencias que como requisito se deben salvar en el presente. Por tanto, las medidas propuestas tienen que ver con los ajustes necesarios para mejorar el funcionamiento del sistema, con los actos tendientes a aprovechar oportunidades o evitar amenazas futuras, y, desde luego, con las estrategias de cambio necesarias para promover el desarrollo del sistema. La figura 5 contiene una representacin grfica de este subsistema.

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METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

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planteamiento del problema

GENERACIN Y EVALUACIN DE ALTERNATIVAS GENERACIN DE ALTERNATIVAS restricciones

recursos EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y SELECCIN

objetivos

PLAN ESTRATGICO

FORMULACIN DE PROGRAMAS solucin funcional integral

ANLISIS DE CONTINGENCIAS

FORMULACIN DE PROYECTOS solucin estructural

REDISEO DE LA ORGANIZACIN

PLAN DE ACCIN programa operativo y presupuesto

FORMULACIN DE BASES ESTRATGICAS implantacin y control

DESARROLLO DE LA SOLUCIN

FIGURA 5. SUBSISTEMA IDENTIFICACIN Y DISEO DE SOLUCIONES

METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

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B.1.

GENERACIN Y EVALUACIN DE ALTERNATIVAS

m. GENERACIN DE ALTERNATIVAS

En la generacin de alternativas hay que tener en cuenta las distintas clases de objetivos. En el caso de los objetivos operacionales de correccin 5 las alternativas resultan de trabajar sobre las causas o sobre los efectos, al preguntar qu es aquello que anula o contrarresta un efecto negativo? o, en el otro extremo, qu hacer para cancelar el problema en su origen o en alguna fase intermedia? Para los objetivos operacionales de mejoramiento el procedimiento es distinto. Primero debe quedar claro que debera cambiar para lograr el efecto deseado y despus pensar en cmo introducir el cambio requerido. El anlisis de amenazas y oportunidades futuras guarda cierto paralelismo con el anlisis de los objetivos de correccin y mejoramiento, respectivamente. Para las amenazas, la idea es ver cmo evitar su aparicin o qu hacer para no ser vulnerables a sus efectos; mientras que para las oportunidades primero debe plantearse qu condiciones se requiere reunir para aprovecharlas y luego en cmo reunir tales condiciones. En el caso de los objetivos de desarrollo, definidos a travs de un diseo idealizado del sistema, la tarea es mucho ms amplia ya que debe considerar al sistema total para identificar qu cambiar y sobre esa base formular estrategias integrales de accin, ms que trabajar sobre propuestas aisladas.

En un problema de correccin lo que est mal es identificado como una relacin causa-efecto, una cadena causa-efecto (por ejemplo: exceso de trabajo stress hipertensin) o como toda una red de relaciones causales.

METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

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n.

EVALUACIN DE ALTERNATIVAS

Con la evaluacin se busca probar la factibilidad de las alternativas propuestas, as como ponderar su aceptabilidad y grado de bondad. El anlisis de factibilidad contempla la disponibilidad de recursos, y la capacidad tcnica y organizacional de la institucin. La aceptabilidad considera la viabilidad de las alternativas desde una perspectiva poltica, social o humana, esto es, tiene que ver con las actitudes y reacciones de individuos, sindicatos, directivos, grupos de poder, etc. Finalmente, la bondad de las opciones est dada por la oportunidad y grado con que se da cumplimiento a los objetivos, adems de la eficiencia y costos con los que esto se logra. Para ordenar el trabajo de evaluacin es til tener en cuenta los siguientes lineamientos: Hacer explcitos los criterios de evaluacin. Para cada criterio definir una forma de medicin o calificacin. Definir prioridades y niveles de lo deseable o aceptable. Calificar o medir las distintas alternativas. Hacer las comparaciones pertinentes entre alternativas. Proponer aquellas alternativas que resulten ms apropiadas.
. SELECCIN

La seleccin o toma de decisiones es un proceso que conjuga muy diversos factores y que vara notablemente de caso a caso, por lo que su anlisis rebasa con mucho las posibilidades de este trabajo.

METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

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B.2.

FORMULACIN DE BASES ESTRATGICAS

o. PLAN ESTRATGICO

Aqu se presentan de manera ordenada los ideales y objetivos a que se aspira; la problemtica presente y los efectos al futuro si no se acta; los ms importantes resultados del diagnstico; las principales caractersticas, ventajas y metas de la solucin propuesta; y por ltimo un esquema de los actos futuros. Constituye un ideario del plan y su propsito es favorecer el consenso y la concertacin de acciones.
p. REDISEO DE LA ORGANIZACIN

La efectividad de un plan est condicionada por la capacidad de la organizacin para llevarlo a la prctica, de ah la necesidad de considerar el ajuste o rediseo de la organizacin cuando no sea adecuada, o bien el ajuste del plan cuando ello no es factible.
q. ANLISIS DE CONTINGENCIAS

No es raro ver que un plan fracase al ocurrir algn evento contrario, a pesar de que era previsible la posibilidad de su ocurrencia y que tambin era factible haber preparado una respuesta eficaz y oportuna. De ah la necesidad del anlisis de contingencias, cuyo propsito es reducir la vulnerabilidad del sistema, ya sea desarrollando medidas preventivas o bien articulando una respuesta para disminuir los efectos negativos.

METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

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B.3.

DESARROLLO DE LA SOLUCIN

Cabe advertir que hasta este momento las propuestas de solucin han sido desarrolladas a niveles macro, por lo que es necesario establecer en detalle los cmo.
r. FORMULACIN DE PROGRAMAS (solucin funcional integral)

Para que la propuesta seleccionada (solucin principal) realmente llegue a ofrecer los resultados previstos, es necesario contemplar una serie de acciones complementarias. Por ejemplo, en la planeacin de una lnea del metro se deben considerar actividades tan diversas como la reestructuracin de rutas camioneras, la capacitacin de personal, la adquisicin de equipo, la creacin de estacionamientos, la ampliacin de talleres, etc. Tal conjunto de acciones constituye lo que aqu se denomina como solucin funcional integral, que debe considerar las fases de diseo, construccin, operacin y mantenimiento. El resultado ser el conjunto de programas a desarrollar, as como las metas cuantitativas y plazos.
s. FORMULACIN DE PROYECTOS (solucin estructural)

En esta etapa los programas de la solucin funcional integral son traducidos en un conjunto de proyectos concretos, indicando para cada caso los recursos requeridos, la secuenciacin lgica, tiempos de ejecucin para cumplir con las metas previstas y rea responsable.
t. PLAN DE ACCIN (programa operativo y presupuesto)

Finalmente, los proyectos se traducen en actividades calendarizadas con una definicin precisa de los recursos a ejercer en un perodo dado, que son los programas operativos y presupuestos anuales que prcticamente toda organizacin maneja.

CAPTULO 8

SUBSISTEMA CONTROL DE RESULTADOS

De antemano hay que aceptar que un plan no cumplir satisfactoriamente con todo lo previsto, debido entre otras a las siguientes razones: en su elaboracin no es posible reducir a cero la incertidumbre, por lo que habr errores y se caer en omisiones; existen cambios organizacionales y ambientales inimaginables; surgen nuevas tecnologas; las soluciones generan nuevos problemas; las metas y prioridades cambian como resultado de cambios en los valores; etc. De ah que sea necesaria una labor de continua correccin, mejoramiento y adecuacin del plan. La figura 6 contiene una representacin grfica de este subsistema.
u. PLANEACIN DEL CONTROL

Para llevar el control es necesario definir un conjunto de indicadores a travs de los cuales sea posible juzgar el estado actual del sistema, el avance logrado y cualquier otro factor que sea considerado clave para el buen cumplimiento del plan; despus de lo cual ser diseado e instrumentado un sistema de informacin para recabar, procesar y analizar los datos requeridos, as como para elaborar los informes pertinentes.
v. EVALUACIN Y ADAPTACIN

Su funcin es comparar lo planeado con lo real y ante discrepancias significativas realizar el ajuste de programas, proyectos o presupuestos, e incluso rehacer el plan al replantear el problema y la solucin general que se ha propuesto.

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METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

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objetivos, programas, presupuestos,...

amenazas, oportunidades,...

resultados reales

supuestos,...

PLANEACIN DEL CONTROL

DISEO DE INDICADORES

SISTEMA DE INFORMACIN

EVALUACIN Y ADAPTACIN

ajuste a programas, proyectos o presupuestos

replanteamiento del problema o de la solucin

FIGURA 6. SUBSISTEMA CONTROL DE RESULTADOS

METODOLOGA DE LA PLANEACIN NORMATIVA

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COMENTARIOS FINALES
El esquema de planeacin normativa tiene como principal argumento brindar una base lgica para orientar la investigacin y estructuracin de un plan en sus distintas fases. Parte de la premisa de que a nivel metodolgico existen ciertos principios de orden general, lo que supone la aplicabilidad de esta gua en una amplia variedad de casos, aunque, por eso mismo, esta propuesta debe ser revisada y desarrollada en mayor detalle ante cualquier problema especfico. Este esquema fue elaborado de acuerdo al principio de desagregacin funcional planteado en la literatura de sistemas, siendo de gran importancia para su desarrollo la lectura de la obra de los siguientes autores: Hasan L. Ozbekhan, Peter B. Checkland, Russell L. Ackoff, Ovsei Gelman M. y Gonzalo Negroe P. Por ltimo, conviene hacer la siguiente reflexin: En la solucin de problemas resulta estril ganar conocimientos cuando estos no se acompaan de una gran capacidad imaginativa, misma que lleve a inventar nuevos arreglos, a tocar soluciones aun no pensadas; aunque tampoco ello es suficiente, pues esa capacidad creativa y esos conocimientos tambin son intiles si no existe un genuino deseo de cambio.

BIBLIOGRAFA
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