GESTION DOCUMENTAL DIGITAL

Conceptos tericos
Gestin documental
o Conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.

Gestin de documentos electrnicos

o o Un sistema informtico utilizado para rastrear y almacenar documentos electrnicos y/o imgenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El trmino puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administracin de contenido (CMS) y es comnmente visto como un sistema de administracin de contenido corporativo y relacionado con el trmino Digital Asset Management

Firma digital
o Es un esquema matemtico que sirve para demostrar la autenticidad de un documento electrnico.

Conceptos tericos
Firma digital en Costa Rica
o En Costa Rica, la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrnicos (Ley 8454) es firmada el 22 de agosto del 2005. Esta Ley faculta la posibilidad de vincular jurdicamente a los actores que participan en transacciones electrnicas, lo que permite llevar al mundo virtual transacciones o procesos que anteriormente requeran el uso de documentos fsicos para tener validez jurdica, bajo el precepto de presuncin de autora y responsabilidad, adems lo anterior sin demrito del cumplimiento de los requisitos de las formalidades legales segn negocio jurdico. http://www.firmadigital.go.cr/

Conceptos tericos
Generacin de la firma digital
o o Utiliza algoritmos asimtricos, uso de dos llaves (claves) Basada en el concepto de certificados digitales, un certificado digital es la asociacin de las dos llaves.
Llave Privada solo la utiliza el dueo para firmar y tambin para descifrar archivos Llave Pblica se distribuye a todos los interesados para validar la firma del dueo y para cifrar archivos que se compartirn http://youtu.be/EU6vgU077xU

DOCUMENTO

LLAVE PRIVADA FIRMA DEL DOCUMENTO FUNCION HASH

Conceptos tericos
Cifrado del documento
U s u a r i o A B

Llave pblica OS

Documento cifrado

Funcin Hash cifrado

Documento a cifrar

U s u a r i o O S

Documento sin cifrar

Funcin Hash descifrar

Llave privada OS

Empresa B Empresa A

Documento firmado en Word

Oportunidades
Las oportunidades de la gestin documental para las empresas son mltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimizacin y organizacin de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo un mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo as una mejora del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos

Ventajas
Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organizacin tiene acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas aadidas de la eliminacin de desplazamientos, reduccin de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio fsico, resolucin del problema de localizacin de documentos... Uso racional de los recursos La gestin documental facilita que la informacin se comparta y se aproveche de forma ms eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Informacin, documentos, etc. de gran valor para la organizacin pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservacin mientras que, para el uso diario, se dispone de su rplica electrnica. Productividad y valor aadido Una gestin documental, adems de ahorro de costes, genera una productividad y valor aadido adicionales, originados por el rpido acceso a la informacin dentro de la organizacin y su posterior distribucin, sin necesidad de trasladar los documentos.

Pasos a seguir
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Habilitar con su cuenta de correo que se puede leer su correo con Outllook de Microsoft. Con su cuenta de correo, crearse un certificado digital Enviar un correo a osvaldo.sc@gmail.com Ir al sitio http://www.globalsign.com/authentication-secure-email/digitalid/index.html para obtener una certificado digital, para el correo dado anteriormente. Debe seguir todos los pasos dados por el profesor Instalar el certificado dentro del PC y grabarlo dentro de la llave de memoria. Del primer captulo del resumen del libro, definir el documento como versin final Firmar mediante el Word de Microsoft el documento Enviar por correo al profesor osvaldo.sc@gmail.com el archivo documento firmado digitalmente Convierta el artculo en formato Word a PDF del artculo (sin firmar), luego utilice la herramienta Xolidosign, para firmar y estampar el sello de tiempo al documento. Enviar por correo al profesor osvaldo.sc@gmail.com el archivo documento firmado digitalmente

Pasos a seguir
1. 2. 3. 4. 5. Configurar el Outlook, para procesar los correos Enviar un correo para prueba de funcionamiento al Outlook, a la cuenta osvaldo.sc@gmail, indicando Tema: prueba outlook Recibir un correo de osvaldo.sc@gmail, indicando que el correo fue exitoso Verificar la existencia del certificado en la PC mediante el explorer Enviar un correo firmado con el tema correo firmado y en el texto del correo : esto es el correo firmado del entregable II con el nombre completo del alumno El profesor responder dicho correo de forma firmada, el alumno debe verificar la firma del profesor Responder al correo del profesor, pero esta vez lo va a cifrar con la llave pblica del profesor Recepcin del correo de confirmacin del correo

6. 7. 8.