CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

135

GESTO MUSEOLGICA E SISTEMAS DE QUALIDADE Ana Mercedes Stoffel Fernandes Outubro 2007 QUALIDADE E MUSEUS UMA PARCERIA ESSENCIAL INTRODUO Os Sistemas da Qualidade so mtodos facilitadores do trabalho, que definem e utilizam ferramentas de apoio baseadas no bom senso, para serem aplicadas no planeamento e gesto das organizaes. Esta metodologia no dogmtica nem fechada e pode e deve ser adaptada s diferentes situaes e tipologias institucionais. Em Portugal, os Museus e as organizaes culturais em geral, no possuem nem utilizam regularmente as ferramentas de apoio programao e gesto, que so habitualmente utilizadas pela generalidade das organizaes econmicas e de servios, noutros pases, incluindo j as instituies ligadas Cultura e s Artes. Acresce ainda, que nem sequer a Programao Museolgica, uma ferramenta imprescindvel de implementao e garantia de funcionamento dos museus, aplicada nas suas fases de estruturao, construo ou remodelao, apesar de ser exigida por lei, de existirem em Portugal bons especialistas nesta rea, e de vrias dissertaes de Mestrado sobre o tema terem j sido defendidas em diversas Universidades Portuguesas. Na Museologia Local portuguesa, rea em que se desenvolvem actualmente uma grande quantidade de projectos de criao e renovao de museus, fundamentados no respeito e

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

136

promoo da identidade das populaes, a falta de um bom sistema de programao e gesto pode ser ainda mais grave, dada a importncia do envolvimento da comunidade em regime de voluntariado, a regular exiguidade dos recursos financeiros destinados a fines culturais deste tipo, a frequente dependncia das estruturas museolgicas relativamente aos poderes autrquicos e a sua variabilidade polticopartidria e a necessidade de garantir a sobrevivncia e desenvolvimento sustentado destas estruturas. Urge, portanto, promover a utilizao de modelos sistemticos de planeamento e gesto de museus, aprofundando o cruzamento entre os domnios da Museologia e da Qualidade e definindo regras simples que, tendo como base os Sistemas de Qualidade, sejam aplicveis aos Museus em geral, em todas as fases da sua programao e funcionamento regularA Programao Museolgica um elemento essencial na organizao e funcionamento dos museus. A importncia crescente destas organizaes, no desenvolvimento e na afirmao da identidade cultural e da preservao da memria, exigem uma competncia e um conhecimento das aces a desenvolver cada vez mais apurada. PASSOS DE UMA PROGRAMAO APOIADA PELA QUALIDADE MUSEOLGICA

Em todas as fases da existncia dos Museus, os Sistemas de Gesto da Qualidade podem disponibilizar modelos e ferramentas que, privilegiando o relacionamento transversal entre nveis hierrquicos, o trabalho em equipa e a viso do utilizador, lhes permitem realizar, com melhor desempenho, os seus objectivos.

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

137

A Programao Museolgica prev a concretizao de trs grandes fases: Definio/explicitao Implementao/gesto Avaliao/melhoria contnua. FASE DE DEFINIO/EXPLICITAO O primeiro trabalho do muselogo, perante a criao, renovao ou re-estructurao de qualquer museu preparar o Programa museolgico, com o envolvimento das pessoas interessadas no projecto, Para definir um programa museolgico preciso perguntar: O por que da existncia do museu Para que e a quem serve esse museu Quais so os objectivos das pessoas e entidades envolvidas no projecto A resposta a estas perguntas a definio da Misso e da Vocao do museu. Definida e acordada a Misso e a Vocao do museu, estabelecem-se os objectivos de longo, mdio e curto prazo, assim como os recursos humanos a envolver. Definidos os objectivos e as metas, tem incio concretizao do programa museolgico, atravs da definio e implementao de diferentes funes ou reas de trabalho do museu.

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

138

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Funes museolgicas especficas Funo social do museu Espao ou territrio envolvente Discurso e comunicao museolgicas Contedos e recursos expogrficos e de conservao Recursos humanos a serem envolvidos Recursos financeiros a utilizar

Quando se trate da construo ou remodelao fsica do museu, seguir-se-o as fases de execuo deste projecto. Desenvolveremos, no entanto nesta abordagem apenas as aces de implementao do programa museolgico que diz respeito ao funcionamento dos museus na sua actividade de trabalho como tal. A primeira grande ferramenta de apoio para dar incio ao trabalho de implementao de um projecto museolgico o MANUAL DA QUALIDADE, que deve explicitar de forma clara a Misso e a Vocao do museu e descrever todo o trabalho a desenvolver. Este manual dever ser realizado por uma equipa transdisciplinar, bem liderada e envolvendo todos os intervenintes no processo. Com base na misso e vocao definidas, o MANUAL DA QUALIDADE ajuda a realizar, em primeiro lugar e de modo organizado, um diagnstico prvio definindo claramente: Os principais interesses das pessoas envolvidas Os pontos fortes e fracos desde um determinado ponto de partida, no seio da organizao As oportunidades e ameaas que se deparam ao projecto do exterior

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

139

Os recursos humanos e financeiros disponveis O Manual da Qualidade garante ainda a estruturao de um Plano Estratgico, que define as aces de longo prazo (+/-5 anos) e um Plano operacional, que define as aces de curto e mdio prazo (+/- 1 a 2 anos), ajudando a clarificar as perguntas: Quem somos Onde queremos ir Como vamos fazer Com que recursos vamos trabalhar Quem sero as pessoas responsveis FASE DE IMPLEMENTAO/GESTO O correcto funcionamento no tempo de um museu passa pela existncia de um Plano Anual de trabalho, que corresponda aos objectivos do programa de interveno social e/ou do programa cientfico e de divulgao desse museu e considere os recursos materiais, financeiros e humanos a envolver. Em funo do tipo de museu, estes so alguns dos principais planos que integram uma programao anual:

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

140

1. Plano Geral de Actividades 2. Plano de organizao, funcionamento, conservao e segurana 3. Plano de colaborao com a comunidade 4. Plano de incorporao, investigao e documentao 5. Plano de divulgao cultural, entretenimento e lazer 6. Plano de cooperao e integrao em rede 7. Plano de formao contnua e aco social Ao Manual da Qualidade pertence ainda o Manual de Procedimentos, que especificar, por grandes reas, as principais responsabilidades, as tarefas a realizar e o modo de as concretizar com as pessoas envolvidas. O Manual de Procedimentos prepara instrues concretas para cada uma das tarefas definidas nos programas e planos, apresentando ferramentas de apoio, que facilitam a tomada de deciso e a escolha das aces para a concretizao dos objectivos. As instrues definem ainda as principais responsabilidades e estabelecem as relaes entre as reas. O Manual de Procedimentos deve conter, escritas, as instrues de trabalho, a documentao de suporte e as ferramentas de apoio para cada plano, programa ou tarefa e garantir a sua compreenso e uso pelos utilizadores.

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

141

Principais Procedimentos: Administrativos - Organizao gesto Tcnicos museolgicos Melhoria

interna

- Equipamentos e contedos - Avaliao e formao - Anlise e resoluo de

problemas Principais Ferramentas de apoio gesto museolgica: Simples: - Instrues de trabalho - Diagramas e grficos de anlise Combinadas: - As oito disciplinas Sem a pretenso de ser exaustivos, explicitamos a seguir, nos distintos planos e programas habitualmente existentes nos museus, algumas das principais tarefas a executar e sugerimos as instrues, a documentao de suporte e as ferramentas que podero ser utilizadas e adaptadas aos distintos processos de trabalho. 1 - Plano Geral de Actividades Neste plano anual, os museus costumam integrar as iniciativas dos restantes planos num documento geral, que permite a compreenso global, o custo e a abrangncia dos trabalhos que se pretendem executar ao longo de todo o ano.

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

142

Para este plano as ferramentas e procedimentos de trabalho mais usadas so: Os diagramas de calendarizao ou cronogramas Os diagramas de oramentao Os diagramas/actas de reunio de trabalho Os diagramas de programao de projectos e definio de responsabilidades. 2 Plano de organizao, funcionamento, conservao e segurana Neste Plano so importantes as seguintes aces: Programas de gesto administrativa e financeira Programas de manuteno de espaos e de equipamentos Programas de gesto tcnica dos esplios e de restauro Neste plano os procedimentos e ferramentas tcnicas mais usadas so: Modelos de gesto contabilstica Instrues de funcionamento de equipamentos Manuais de utilizao de sistemas Listagem de verificao de execuo de tarefas Modelos de contratos de assistncia e servios Instrues de trabalho

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

143

3 Plano de colaborao com a comunidade Para este plano as principais aces podero ser: Definio dos programas por zonas ou ncleos de interveno Programao conjunta de actividades de investigao local Definio de programas de formao/sensibilizao Definio de actividades de aco social Neste plano e, segundo o tipo de museu, os procedimentos e ferramentas de trabalho a preparar podero ser: Modelos de reunies de esclarecimento, entrevistas e de definio de interesses da comunidade Questionrios temticos Ficheiros de pesquisa Sistemas administrativos e informticos de gesto de informao cultural 4 Plano de incorporao, investigao e documentao Neste plano, as principais iniciativas so: Programa de incorporaes Programas de investigao especfica por temas ou por esplios Programa de recolha de informao junto da comunidade Programa de registo e inventrio

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

144

Para este plano as ferramentas administrativas de trabalho mais usadas so: Instrues de gesto de esplios Bases de dados de gesto de documentao Bases de dados de inventariao / catalogao Fichas de pesquisa Procedimentos de aquisies 5 Plano de divulgao cultural, entretenimento e lazer Alguns dos programas mais importantes so: Programas de promoo e/ou actualizao das exposies permanentes e de longa durao Programas de exposies temporrias Programas de publicaes Programas de aces de divulgao e marketing Programas de conferncias, ateliers, visitas guiadas e sesses de sensibilizao Neste plano os procedimentos e ferramentas mais usados so: Cronogramas e diagramas de responsabilidades Procedimentos de intercambio de informao com o exterior: protocolos e contratos de cedncia Procedimentos de contacto com a comunicao social: guies de escrita Procedimentos de comunicao com os pblicos: inquritos, consultas, guies de visitas, maletas pedaggicas

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

145

6 Plano de cooperao e integrao em rede Neste plano definem-se as principais aces de integrao ou colaborao do museu com associaes, redes ou organizaes que se identificam com a vocao e os objectivos do museu Neste plano as principais ferramentas so: Diagramas/actas de reunio Modelos de programas de colaborao: protocolos, programas de gesto comum de esplios Procedimentos de intercambio de informao com o exterior: protocolos e contratos de cedncia 7- Plano de formao e aco social Este plano executa ou promove as aces de formao e sensibilizao interna e externa que respondem ao trabalho de avaliao de desempenho do museu, procurando dar resposta aos problemas, necessidades e interesses dos processos e dos profissionais do prprio museu e s necessidades detectadas junto da comunidade, dentro da sua na zona de interveno. Neste Plano as ferramentas e procedimentos mais usados podero ser: Calendarizaes Cadernos de Seguimento das aces Programas de melhoria e implementao de aces correctivas Dossiers de formao

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

146

FASE DE AVALIAO/MELHORIA CONTNUA Para garantir um bom servio pblico e melhorar permanentemente a qualidade dos processos e dos seus profissionais, o programa de avaliao/melhoria contnua de um museu deve analisar, com modelos adequados e estatsticas prprias, o desempenho e os resultados dos esforos de comunicao e interveno do museu. Esta fase do funcionamento do museu, que se interliga permanentemente com a gesto, define o modelo das aces regulares ou pontuais de acompanhamento e anlise. A definio destes modelos, resulta habitualmente da avaliao dos pblicos e sua frequncia. Mas deveriam ser encontrados modelos alternativos de anlise interna e externa, que lhes permitissem uma melhor leitura dos resultados, principalmente do ponto de vista qualitativo. O programa de avaliao s ter sentido quando o resultado das informaes obtidas pela avaliao seja seguido de um programa aces de melhoria e de formao, que garanta a sua execuo que os profissionais envolvidos actualizam e adquirem os conhecimentos necessrios ao desempenho de todas as aces definidas. Os Sistemas de Gesto da Qualidade aplicada aos museus podero ajudar a definir melhor os mecanismos de avaliao objectiva que permitam estas anlises, utilizando e adaptando ainda algumas das ferramentas j desenhadas para outras organizaes.

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

147

Diagramas de anlise estatstico e de causa-efeito Brainstormings Questionrios de avaliao externos e internos Ferramentas de anlise e resoluo de problemas: as oito disciplinas

QUALIDADE E MUSEUS UMA PARCERIA INEVITVEL CONCLUSO A Programao Museolgica um elemento essencial na organizao e funcionamento dos museus. A importncia crescente destas organizaes, no desenvolvimento e na afirmao da identidade cultural e da preservao da memria, exigem uma competncia e um conhecimento das aces a desenvolver cada vez mais apurada. Em todos os passos que so executados nas diversas fases da programao museolgica, a Qualidade pode ajudar a definir e a desenvolver com maior clareza a vocao e a misso de um museu e facilitar a execuo das funes e dos trabalhos necessrios para garantir, com maior confiana, os resultados que se pretendem atingir. Numa linha de evoluo contnua, baseada nas funes e necessidades dos museus e seus utilizadores, o desenho dos processos realizado atravs dos modelos orientadores dos Sistemas de Gesto da Qualidade, sustentado pela documentao de suporte e pelas ferramentas de apoio necessrias boa execuo das tarefas, um contributo fundamental para as boas prticas nos museus e para o envolvimento activo de todos os intervenientes no processo museolgico.

CADERNOS DE MUSEOLOGIA N 28 2007

148

A utilizao sistemtica pelos museus deste recurso essencial de competncia, que j outros tipos de organizaes econmicas ou de servios utilizam regularmente, deposita ainda nas mos dos tcnicos e profissionais dos museus, elementos de informao e gesto fundamentais para uma correcta avaliao do seu desempenho e, por consequncia, de uma permanente melhoria da sua aco. Torna-se fundamental, por isso, com base nas regras ISO e na CAF Estrutura Comum de Avaliao, desenvolver os trabalhos de investigao e reflexo activa necessrios, para conseguir criar os modelos de Gesto da Qualidade adequados e aplicveis aos museus de forma operacional, apurar e adaptar ferramentas e definir ferramentas novas de carcter especfico para os processos museolgicos, de modo a poder contribuir para uma actividade de excelncia nos museus e nas reas e organizaes de carcter cultural semelhantes.