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Documento de apoio ao Treinamento de SGI Sistema de Gesto de Indicadores

DOCUMENTO DE APOIO AO TREINAMENTO DE SGI


Sistema de Gesto de Indicadores

Elaborado por Microsiga Mato Grosso MBC MT

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NDICE
1 - Introduo 1.1- Requisitos 1.2- Entidades 2 - Cadastros 2.1- Departamentos 2.2- Unid. De Medida 2.3- Meta Frmula 2.4- Grupo de Indicadores 2.5- Indicadores 2.6- Plano de Ao 2.7- Projetos 3- Consultas 3.1- Scorecarding 3.2- Painis 3.3- Lembrete 3.4- Status dos Planos de Ao 3.5- Apresentao 4- Relatrios 4.1- Planos de Ao 4.2- Departamentos e Indicadores 5- Ferramentas - Tarefas Administrativas - Agendador de Tarefas - Clculo dos indicadores - Planilha de plano de Ao - Planilha de dados - Fonte de dados - Configurao do Sistema - Duplicao do Departamento - Servidor de e-mail - Mensagens Elaborado por Microsiga Mato Grosso MBC MT Pgina 2

Documento de apoio ao Treinamento de SGI Sistema de Gesto de Indicadores - Cadastro de usurios - Grupos

1. INTRODUO
O objetivo do ambiente Sistema de Gesto de Indicadores, oferecer solues para o controle de todos os processos da organizao atravs de instrumentos de medio, particularmente indicadores, para a avaliao dos recursos de informao. Uma vez que a organizao analisou sua misso e definiu suas metas, torna-se necessrio um meio para medir o progresso de suas metas. Os indicadores ou mais conhecidos "Kpis", so os meios para se chegar a essas medies. Indicadores chave de performance (ou simplesmente KPI - Key Performance Indicator), ajudam a sua organizao a definir e medir seu progresso em direo as suas metas organizacionais. Um indicador , portanto primordialmente, uma ferramenta de mensurao, utilizada para determinar aspectos quantitativos e/ou qualitativos de um dado fenmeno, com vistas avaliao e a subsidiar a tomada de deciso. Por indicadores quantitativos entende-se aqueles que podem ser definidos por uma unidade de contagem. J os indicadores qualitativos so os que se referem preocupao com a avaliao e a pesquisa de qualidade. Para poder eleger indicadores deve-se ter um conhecimento preciso da organizao e/ou dos sistemas a serem gerenciados, fato este que pode apresentar diferentes nveis de facilidade ou complexidade. Portanto, diferentes tipos de indicadores existem para que adequaes a organizaes, a objetivos, a meta e misso possam ser efetuadas, permitindo medir diferentes tipos de atividades ou atingir objetivos diversos. Nesta perspectiva, entendem-se indicadores de desempenho como uma ferramenta para mensurar a satisfao do usurio e a qualidade dos servios, com vistas avaliao e tomada de deciso. O que Sistema de Gesto de Indicadores (SGI)? uma ferramenta de anlise de KPI's (indicadores), que permite uma fcil anlise dos scorecards (painis) destes indicadores, alm de possibilitar o acompanhamento de planos de aes que so criados visando o alcance das metas dos indicadores. A concepo do SGI foi essencialmente estruturada para o alcance e monitoramento das metas onde so claramente evidenciadas todas as etapas do SGI, desde o planejamento at a ao ou tomada de deciso, completando assim o ciclo. A sua empresa define, mede e acompanha os indicadores e suas metas? Medir o desempenho inquestionvel, dado o marcante crescimento e desenvolvimento tcnico e econmico ocorrido em dcadas recentes, aliado importncia, cada vez mais acentuada, de qualificar e adequar produtos e servios, sem perder de vista nosso foco principal, a satisfao do cliente/usurio fim, maior do que qualquer servio de informao. O que so indicadores chaves de performance - Key Performance Indicator (KPI)? KPI ou indicadores, so medies quantificadas que antecipadamente refletem os fatores crticos de sucesso, sejam quais forem, eles devem ser selecionados e devem refletir as metas da organizao de acordo com seus objetivos. Os indicadores de desempenho buscam medir a eficincia e a eficcia de uma unidade de informao.
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Assim como a obteno de um amplo conhecimento de seu negcio, e as interaes dos ndices nas diversas reas da organizao, que caminham para uma funo fim a qual deva ser atendida, ou seja, como medir o impacto ou reflexo na funo fim, e fornecer valores referenciais para seus gestores na tomada de deciso. Indicadores chave de performance KPI devem ser quantificveis? O indicador chave de performance vai apresentar um nmero, este pode ser uma porcentagem, uma taxa ou um nmero puro, mas deve ser o meio exato de definir e medir esta relao. Muitas coisas so mensurveis, mas no faz disto a descoberta do sucesso organizacional, na seleo dos KPIs muito importante a seleo dos fatores que so essenciais para a organizao alcanar suas metas, estes Kpis devem apresentar nmeros pequenos para que todos no percam o foco na sua realizao. Qual o perfil do usurio do SGI? Toda pessoa, responsvel por algum departamento ou indicador dentro da empresa, deve ser usurio desta ferramenta para o acompanhamento da performance.

1.1.

REQUISITOS

O Sistema de Gesto de Indicadores (SGI) uma ferramenta Web, inserida no repositrio RPO do Protheus. Para que seja executada, so necessrios os seguintes requisitos:

Protheus 8 ou superior Banco de Dados Relacional, acessado via TOPConnect 4.0 ou superior Java Virtual Machine (JVM) instalado nas estaes (o prprio SigaSGI faz a instalao automaticamente) Verso mnima: 1.5.x. Licenas Protheus i Licenas Top Connect

A interface da ferramenta que roda na estao totalmente desenvolvida em linguagem Java e as regras de negcio, que rodam no servidor, desenvolvidas em AdvPL. Como a interface utiliza a linguagem Java e o Protheus multiplataforma, torna o SGI tambm uma ferramenta multiplataforma; Obs: Vamos analisar o INI do Servidor instalado localmente

1.2.

ENTIDADES

Antes da utilizao da ferramenta, necessrio conhecer previamente as principais entidades e termos que fazem parte do SGI.

Scorecard: Representa um conjunto de indicadores que sero analisados em um mesmo painel. Podemos compar-lo por exemplo, a um departamento ou a um centro de custos. Ressaltando que, para todo scorecard existe um responsvel. Indicador: a medida que ser analisada. Possui sempre valores realizados e valores de metas.

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Grupo de Indicador: Representam um conjunto de indicadores que possuem algo em comum, principalmente em relao s frmulas. Projetos: So conjuntos de aes que visam alcanar determinado objetivo dentro de um scorecard, ao qual esto ligados. Podemos ter vrios projetos dentro de um scorecard. Planos de aes de Indicadores: So as aes planejadas ou criadas devido uma causa especfica, mas sempre com o objetivo de se alcanar a meta estipulada para o indicador. Meta Frmula: Alguns indicadores possuem frmulas para clculo do seu valor, seja o realizado quanto da meta. Porm, podem existir vrios indicadores que utilizam um mesmo trecho da frmula em comum. Para que no seja necessrio repetir este trecho em toda nova frmula, basta criar uma meta frmula contendo este trecho, que poder ser utilizada em qualquer outra frmula. Data Alvo: a data desejada para anlise dos valores, de acordo com a frequncia dos indicadores. Datas do Acumulado: Corresponde ao perodo que se deseja analisar o valor acumulado do realizado e da meta. Tendncia: Indica se o valor realizado est melhor, pior ou estabilizado em relao ltima medio realizada. Scorecarding: o painel de indicadores que permite o acompanhamento da performance dos indicadores chave.

ANOTAES

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2. CADASTROS

2.1.

Departamentos

O Cadastro de Scorecards possibilita a definio da hierarquia dos scorecards que ser utilizada na ferramenta. O termo Scorecard pode ser alterado de acordo com a necessidade da empresa. Por exemplo, pode se usar o termo "Departamento" para identificar esta entidade em todo o sistema. Para mudar o termo "Scorecard", insira no arquivo .ini de configurao do Protheus, na seo do job do SGI a linha:
SCORECARDNAME=NovoNome onde NovoNome ser o novo termo a ser utilizado.

2.2.

Unidade de Medida

A unidade de medida um dado informativo do cadastro de indicadores, permitindo saber por qual medida o indicador analisado.

2.3.

Meta Frmula

A Meta Frmula auxilia na construo de frmulas de indicadores onde uma mesma expresso pode ser utilizada vrias vezes, o objetivo da utilizao da meta frmula, a reduo do tempo para a criao dos indicadores

2.4.

Grupo de Indicadores

A principal finalidade do cadastro de Grupo de Indicadores agrupar em uma entidade um conjunto de indicadores com a mesma finalidade, porm em scorecards diferentes. Por exemplo, podem existir vrios indicadores chamado 'Faturamento Bruto' de vrias filiais (scorecards), todas com a mesma composio de frmulas, porm cada frmula usando indicadores diferentes.

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O grupo de indicadores utilizado quando a frmula de um destes indicadores alterada, pois teoricamente as frmulas dos outros indicadores tambm deveriam ser alteradas, sendo assim o SGI automaticamente apresenta todos os indicadores do grupo para auxiliar na alterao dos demais, caso haja necessidade.

2.5.

Indicadores

O Cadastro de Indicadores o principal cadastro do SGI, pois atravs deste cadastro que sero gerados os relatrios para as anlises dos indicadores.

2.6.

Plano de Ao

Os planos de aes para um indicador representam as tarefas a serem executadas, visando o alcance da meta estabelecida. Os responsveis pelo Plano de Ao, podero editar as informaes de status, % realizado e observao. As outras informaes somente o criador do plano poder editar. A data Final do plano no poder ser alterada. Caso seja necessrio a alterao, existe uma configurao para este fim no cadastro de configuraes do sistema (menu ferramentas), permitindo a alterao. Entretanto, sempre que esta data for alterada, o responsvel pelo scorecard ser informado atravs de um email. No possvel excluir um plano de ao cadastrado. Neste caso, o plano deve ser cancelado (alterar o status da ao para "Cancelada"). Quando o plano for informado como cancelado, dever ser informado obrigatoriamente, na tela que abrir para a gravao do plano, o motivo do cancelamento. Este motivo ser gravado no campo "Observao" do plano, aps essa alterao este plano no poder ser mais alterado.

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2.7.

Projetos

Os projetos so representados por um conjunto de planos de aes que visam melhorar a performance de um scorecard, ao qual esto ligados. Um scorecard pode conter vrios projetos. Porm no podemos confundir "Plano de Aes de Indicadores" com "Plano de Aes de Projetos". Uma vez que o primeiro est diretamente ligado um indicador e o outro ao scorecard. Os responsveis pelo Plano de Ao podero somente editar as informaes de status, % realizado e observao. As outras informaes somente o criador do plano poder editar. A data Final do plano no poder ser alterada. Caso necessite de alterao, existe uma configurao no cadastro de configuraes do sistema (menu ferramentas), permitindo a alterao. Porm, sempre que esta data for alterada, o responsvel pelo scorecard ser informado atravs de um email. No possvel excluir um plano de ao cadastrado. Neste caso, o plano dever ser cancelado (alterando o status da ao para cancelada). Quando o plano for informado como cancelado, dever ser informado obrigatoriamente, na tela que se abrir para gravao do plano o motivo do cancelamento. Este motivo ser gravado no campo "Observao" do plano e aps isto este plano no poder mais ser alterado.

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ANOTAES

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3. CONSULTAS

3.1.

SCORECARDING

O objetivo do scorecarding facilitar a anlise dos KPIs (indicadores) de maneira fcil e rpida, usando uma interface intuitiva e nica. O Scorecarding pode ser ativado na entrada do sistema atravs da opo escolhida na pasta de segurana de cada usurio. O padro estar ativo. O Scorecarding formado por trs partes:

A primeira, localizada no canto esquerdo superior, mostra em formato de rvore todos os scorecards que o usurio corrente tem acesso, isto , os scorecards que ele o responsvel. Mostra tambm os scorecards filhos dos scorecards em que ele o responsvel, e os scorecards de outros responsveis que deram permisso a este usurio acessar. Os scorecards que o usurio no possui acesso aparecem em cinza. A segunda, localizada no canto esquerdo inferior, mostra um conjunto de botes para acesso aos planos de aes de indicadores e de projetos, alm de uma ajuda na navegao. A terceira e principal, apresenta as informaes dos indicadores pertinentes ao scorecard escolhido na rvore.

3.2.

Painis

A consulta de Painis permite que somente alguns indicadores, independente do scorecard, sejam analisados dentro de um contexto ou necessidade. Atravs desta consulta a anlise dos indicadores pode ser mais rpida, porm mais simples. Somente o criador do painel poder visualizlo. DICA: Em cada carto de indicador, existe o boto indicador, e o boto que permite visualizar o grfico do

, que permite visualizar os planos de aes deste indicador, caso existam.

Atravs do boto "Imprimir", possvel imprimir o painel, e atravs do boto "Exportar" possvel tambm exportlo para uma figura .jpg. O boto "Abrir" permite visualizar uma figura previamente exportada.
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3.3.

Lembrete

A consulta de Lembretes tem por objetivo mostrar ao usurio corrente todos os planos de aes de sua responsabilidade que esto em atraso ou que vencero em at sete dias. Ela sempre ser aberta na entrada do sistema, desde que hajam aes ou alguma mensagem conforme as regras acima mencionadas e pode ser acionada tambm atravs do menu ou do boto .

Nesta tela sero apresentados os planos de aes, tanto os de indicadores como os de projetos, divididos por tipo de vencimento. Para acessar o plano de ao, d um duplo clique sobre ele.Uma outra opo para a visualizao das mensagens, dar um duplo clique sobre ela.

3.4.

Status/Lista dos Planos de Ao

Esta consulta permite visualizar, por scorecard, qual acesso o usurio corrente possui, todos os planos de aes vencidos e os que esto a vencer em at sete dias. Para visualizar os planos de aes vencidos ou a vencer, d um duplo clique sobre o nmero de aes. Ser ento apresentada uma lista dos planos daquele contexto. D um duplo clique sobre o plano de ao para visualizlo.

3.5.

Apresentao

Esta consulta permite a gerao de uma apresentao em formato .html. Ela permite que sejam escolhidos apenas determinados indicadores, planos de aes ou projetos para serem apresentados, por exemplo, em uma reunio de resultados, ou em um ambiente que no se tenha acesso ao sistema SGI, pois esta apresentao gerada pode ser copiada para qualquer local (computador). ANOTAES

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4. RELATRIOS

4.1.

Planos de Ao

Este relatrio permite visualizar os planos de aes de determinados scorecards ou determinados projetos, por usurio. Os seguintes parmetros devem ser informados:

Nome: Nome do relatrio. Descrio: Descrio para o relatrio. Imprimir: Escolha se deseja imprimir plano de ao de indicadores, de projetos ou ambos. Projeto de At o Projeto: Informe o projeto inicial e final. Scorecard: Informe o scorecard que deseja visualizar os indicadores. Indicador de At o Indicador: Escolha a faixa de indicadores desejado. Usurio de At o Usurio: Informe a faixa de usurios. Status: Filtra o Status atual do plano de ao. Situao: Informe um filtro por situao do plano,se vencido ou a vencer (em branco mostrar todas). Incio de At: Informe a faixa de incio dos planos (deixe ambos em branco para visualizar todos). Trmino de At: Informe a faixa de trmino dos planos (Para visualizar todos os planos deixe ambos em branco).

Somente aparecero os scorecards que o usurio possuir acesso. Caso o usurio no seja o administrador, somente poder visualizar os seus planos de aes. Clique em "Gerar" para que o relatrio seja gerado e em "Visualizar" para visualizlo no browser. Voc pode gravlo em um diretrio atravs do boto "Gravar". O boto "Abrir" permite a visualizao.

4.2.

Departamentos(Scorecards) e Indicadores

Este relatrio lista todos os scorecards e indicadores existentes no sistema.


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Os seguintes parmetros devem ser informados: Nome: Nome do relatrio Descrio: Descrio do relatrio Scorecard de Scorecard at: Informe a lista de scorecards desejados. Sero listados todos os indicadores destes scorecards caso a opo "Imprime Indicadores" esteja ativa.

Clique em "Gerar" para o relatrio ser gerado e em "Visualizar" para visualizlo no browser. Voc pode gravlo em um diretrio atravs do boto "Gravar". O boto "Abrir", permite a visualizao de relatrios previamente salvos.

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5. FERRAMENTAS

5.1.

Agendador de Tarefas

O Agendador de tarefas permite que sejam agendadas tarefas a serem executadas em determinados horrios previamente definidos, por exemplo, como a importao de dados, execuo de uma funo AdvPL ou avisos de planos de aes vencidos. Alm de cadastrar as tarefas que sero executadas, necessrio iniciar o agendador. Isto pode ser feito automaticamente pelo server do Protheus, inserindo a seguinte linha:
SGISchedInit=1

Dentro da seo do Job do SGI, este job deve estar dentro da seo ONSTART do arquivo de configuraes do Protheus (.ini). Uma outra forma manualmente iniciar ou parar este servio, atravs da tela do agendador de tarefas. Aps iniciar ou parar um agendamento, necessrio aguardar um tempo (cerca de cinco segundos) e atualizar a tela para mostrar a situao atual do agendador. (executando ou parado)

5.2.

Clculo dos indicadores

O Clculo dos Indicadores tem por objetivo, calcular todas as frmulas dos indicadores que as possuem. Osistema calcula indicador a indicador, atualizando tambm a planilha de dados de cada um. Este processamento pode ser demorado dependendo do nmero de indicadores existentes que utilizam frmulas. Este procedimento pode ser efetuado manualmente ou quando os dados so importados, (rotina agendada de importao de dados) o clculo ser realizado da mesma forma.

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O Clculo realizado em um job que fica sendo executado em background. Para verificar se o clculo foi finalizado necessrio clicar no boto "Atualizar", ele apresentar o status atual do processamento. Todo clculo gera logs que permitem saber se houveram erros ou no no processamento do clculo. Para isto basta acessar o boto "Logs".

5.3.

Planilha de plano de Ao (exportar para Excell)

Esta opo permite a exportao para uma planilha Excel dos Planos de Aes, filtrados por Situao, Status ou Responsvel. Escolha os filtros (caso deseje todas as situaes ou todos Status, basta deixar estas informaes em branco) e clique em "Gerar". Ser gerada uma planilha Excel.

5.4.

Planilha de dados

Para facilitar a importao dos dados e consequente o preenchimento do arquivo que ser utilizado para a importao, esta opo tem como objetivo, gerar um arquivo que pode ser lido diretamente no Excel e os dados preenchidos nesta ferramenta.

5.5.

Fonte de dados

A opo de Fonte de Dados, permite informar ao sistema a fonte de dados onde esto as informaes dos indicadores a serem importados de forma automtica para o SGI.

5.6.

Configurao do Sistema

O sistema possui alguns parmetros de configurao utilizados em algumas entidades do sistema. Nesta tela de configurao podem ser informados:

Mostrar plano de Aes Finalizados durante: Informe o nmero de dias anteriores a data atual que define a visualizao de planos de aes j finalizados. Por exemplo, caso o nmero seja 90 dias (padro), os planos de aes j executados com mais de 90 dias no aparecero nas consultas (somente atravs do relatrio de planos de ao ser possvel visualizlos). Nmero de Dias a Vencer para planos de aes: Define o nmero de dias a vencer dos planos de aes que sero mostrados na consulta de "Lembretes" e "Status" dos Planos de Aes. Habilitar Log de Usurios: Permite que cada acesso realizado pelos usurios sejam gravados em um arquivo de log. Desta forma gerado um arquivo de log por dia, contendo, alm das informaes de acesso, em qual opo do menu o usurio acessou. O boto "Logs" permite tambm visualizar todos os logs gerados. Habilitar valor prvio de indicadores: Esta opo permite habilitar mais um nmero a ser analisado como uma prvia. Esta prvia pode ser usada para inserir um valor previsto para o valor real, quando ainda no se tem este valor. Quando habilitado, o valor da prvia aparecer nos seguintes cadastros/consultas:
o o o
Planilha de Indicadores Scorecarding Grfico de Indicadores

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Painel de Indicadores Importao da Planilha Apresentao

Habilitar alterao da data final dos Planos de Aes: Permite a alterao, pelo criador do Plano ou Administradores, da data final dos planos de aes. No recomendada sua ativao. Somente os responsveis geram apresentaes: Se esta opo estiver ativa, o criador de uma apresentao somente visualizar os scorecards que ele tem acesso para a criao de uma apresentao. O padro desta opo estar ativa. Planilha de Valores: Nesta pasta podese limitar a insero de valores na planilha de valores dos indicadores, a partir de uma data. Informe a data a partir da qual possvel alterar os valores no campo "Alterar valores" do indicador a partir de valores anteriores a esta data no podero ser mais alterados. Caso necessite que determinado usurio alterare os valores anteriores a esta data, informe a data para o respectivo usurio.

5.7.

Duplicao do Departamento

A rotina de duplicao de scorecard permite que uma estrutura de scorecards seja duplicada, utilizada quando, por exemplo, temos o controle de vrias filiais, caso a estrutura seja a mesma. Na criao de uma nova filial basta copiar a estrutura de uma filial j existente para a nova. Minimizando assim o trabalho manual.

5.8.

Mensagens

A ferramenta possui um recurso que possibilita aos usurios cadastrados o envio de mensagens de emails. As mensagens podem ser usadas por exemplo, para notificar os responsveis no caso de planos de aes vencidos, para avisar reunies, mudanas na estrutura, etc. (O envio de emails um recurso opcional).
Configurando o servidor de e-mail:
Para utilizar o recurso de envio de e-mails necessrio informar qual servidor de e-mail ser utilizado. Para isto, no menu ferramentas existe a opo "Servidor de E-mail", nesta opo informe o seguinte: 1. 2. 3. 4. 5. Conta de e-mail: Informe a conta de e-mail que ser usada para enviar os e-mails. Servidor Http: Informe o nome ou endereo IP do servidor de e-mail (o protocolo SMTP dever estar ativo neste servidor, caso contrrio o Protheus no enviar os e-mails). Porta SMTP: Informe o nmero da porta SMTP configurada no servidor de e-mail. Usurio e Senha: Caso o servidor SMTP necessite de autenticao para enviar os e-mails, informe o usurio e a senha que ser autenticada no servidor de e-mail. Clique em "Gravar".

5.9.

Cadastro de usurios

O cadastro de usurios deve ser o primeiro a ser preenchido, pois posteriormente esses usurios sero informados como responsveis em outros cadastros, como por exemplo: de Scorecard e de Planos de Aes.
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Somente os Administradores do sistema podem efetuar a manuteno nesse cadastro, que inclui tambm a definio de "Grupos" e de "Segurana" (permisses), para os usurios. Usurios Os usurios so as pessoas que iro acessar a ferramenta e tambm recebero planos de aes a serem executados. Grupos de Usurios Primeiramente, devese definir se existiro os grupos de usurios. Uma vez definidos, os grupos de usurios auxiliam quando existem muitos usurios que tero as mesmas regras de segurana, pois basta definir estas regras para o grupo e no usurio a usurio, desta forma minimizando o tempo na definio da segurana.

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